ANALISIS & PERANCANGAN SISTEM PEMBAAYARAN SOP PADA SMA PGRI 2 COMAL MENGGUNAKAN VISUAL BASIC 6.0 & MICROSOFT ACCESS 2003 Naskah Publikasi
disusun oleh : Moh.Rudi 08.11.2473
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER “AMIKOM” YOGYAKARTA 2012
PAYMENT SYSTEM ANALYSIS & DESIGN IN SOP SMA PGRI 2 Comal USING VISUAL BASIC 6.0 & MICROSOFT ACCESS 2003
ANALISIS & PERANCAGAN SISTEM PEMBAAYARAN SOP PADA SMA PGRI 2 COMAL MENGGUNAKAN VISUAL BASIC 6.0 & MICROSOFT ACCESS 2003 Moh.Rudi Kusrini Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT Information system running on the SMA PGRI 2 Comal still manually so there is a continuous problem in terms of effectiveness and efficiency of data into information that is essential in the process of school management. The main problem faced by the school administrative officer is not an optimal use of the computer in the payment process, causing delays in service to students, and not infrequently also occur error reporting and recordkeeping. The main purpose of the analysis was to evaluate the system and determine the problems encountered in high school tuition payments system administration PGRI 2 Comal. In addition, the analysis can be performed using methods PIECES Analysis, Feasibility Analysis System. The design of the new system uses structured techniques where the system is modeled using data flow diagrams, database modeled using Diagram (ERD). Implementation of the SPP and Dues Payment SMA PGRI 2 application Comal Visual Basic programming language and Microsoft Access 2003 database. This research has resulted in applications for Payment Application Information System Cost and higher education schools SMA PGRI 2 Comal. Application of litter has been realized and can operate as a system requirement. In general, the new system has been successfully optimize existing computer systems in the process of payment of school fees so that they can manage the data well, to produce an effective and efficient information. Keywords : Information Systems, School, Payment SOP SMA PGRI 2 Comal.
1.
Pendahuluan Seiring perkembangan zaman, perkembangan teknologipun semakin pesat,
berbicara tentang teknologi dan informasi, komputer merupakan salah satu bentuk teknologi yang perkembangannya dalam hitungan hari saja dan merupakan suatu media elektronik yang memegang peranan yang sangat penting dalam perkembangan teknologi saat ini, serta terus menerus mendominasi berbagai proses kerja agar dapat lebih mudah, efektif dan efisien. Perkembangan teknologi komputer telah banyak membantu pekerjaan manusia. Komputerisasi adalah pemanfaatan secara benar dan semaksimal mungkin, bukan sekedar pengganti mesin ketik. Hal ini harus ditunjang oleh hardware (perangkat keras), software (perangkat lunak), dan brainware (operator/pengguna). Perkembangan teknologi komputer juga telah merambat kedalam dunia pendidikan, hampir seluruh sekolah telah memiliki teknologi yang canggih dalam pengolahan data sekolah, baik dalam pengolahan data siswa, data pegawai maupun laporan penggajian hingga laporan pembayaran SPP maupun biaya pendidikan lainnya. 2.
Landasan Teori
2.1.
Pengertian Basis Data Basis data atau database merupakan kumpulan data yang pada umumnya
menggambarkan aktivitas dan pelakunya dalam suatu organisasi. Sedangkan sistem database adalah sistem komputer yang digunakan untuk menyimpan dan mengelola data tersebut. Sistem database memiliki empat komponen penting, antara lain : (Jogiyanto HM, 2005, Hal 15) 1)
Data, Merupakan informasi yang disimpan dalam suatu struktur tertentu yang terintegrasi.
2)
Hardware, Perangkat keras yang berupa komputer dengan media penyimpan sekunder yang digunakan untuk menyimpan data.
3)
Software, Merupakan perangkat lunak yang digunakan untuk melakukan pengolahan data.
4)
User, Merupakan orang yang menggunakan data yang tersimpan dan terkelola. User dapat berupa seseorang yang mengelola database.
2.2.
Tujuan Basis Data Tujuan dari basis data itu sendiri yaitu : (Indrajani , 2009, Hal 25)
a. Pemrosesan basis data menjadi perangkat andalan dan kehadirannya sangat diperlukan oleh berbagai institusi sekolah dan perusahaan. b. Dalam pengembangan sistem informasi diperukan basis data sebagai media penyimpan data. c.
Kehadiran basis data dapat meningkatkan kinerja perusahaan dan dapat meningkatkan daya saing sekolah tersebut.
d. Basis data dapat mempercepat upaya pelayanan kepada pelanggan e. Dapat menghasilkan informasi dengan cepat dan tepat f.
Membantu mengambil keputusan untuk segera memutuskan suatu masalah berdasarakan informasi yang ada.
Dalam suatu file terdapat record yang sejenis, sama besar, sama bentuk, merupakan suatu kumpulan entity yang seragam. Satu record terdiri dari field-field yang saling berhubungan umtuk menunjukkan bahwa field tersebut dalam satu pengertian yang kengkap dan direkam dalam satu record. Definisi-definisi yang berhubungan dengan basis data : 1. Entity Entity adalah orang, tempat, kejadian atau konsep yang informasinya direkam. 2. Atribute Setiap entity mempunyai atribut untuk mewakili suatu entitas. Atribut juga disebut sebagai data elemen, data field, dan data item. 3. Data Value Data value adalah aktual yang disimpan pada setiap data element atau atribut. 4. Record atau Tuple Kumpulan elemen-elemen yang salaing berkaitan menginformasikan tentang entity secara lengkap. 5. File Kumpulan record-record yang sejenis yang mempunyai panjang elemen yangsama, atribut yang sama, namun berbeda-beda data valuenya. 6. Database Kumpulan file-file yang mempunyai kaitan antara satu dengan file yang lainnya
sehingga
membentuk
satu
bangunan
data
untuk
menginformasikan satu perusahaan, instansi sekolah dalam batasan tertentu. 7. Database Management System (DBMS) Kumpulan file yang saling berkaitan dengan program pengelolanya disebut Database Management System (DBMS). DBMS merupakan perangkat lunak yang dirancang untuk dapat melakukan utilisasi dan mengelola data dalam jumlah besar. Dengan menggunakan DBMS maka pengguna dapat mendefinisikan dta yang akan disimpan dalam bentuk yang dinamakan model data (data model), model data merupakan koleksi dari konstruksi diskripsi data tingkat tinggi yang menyembunyikan detail tingkat rendahnya. Secara umum terdapat tiga model data yang digunakan untuk memodelkan penyimpanan data, antara lain yaitu : (Indrajani, 2009, Hal 32) 1) Model Hierarki, Merupakan model data yang dibangun secara hierarki dimana terdapat root sebagai titik puncaknya. Pada model data ini setiap data hanya akan memiliki sebuah penghubung untuk data dibawahnya. 2) Model Jaringan, Menggunakan pointer untuk menghubungkan data yang satu dengan data lainnya. Dalam model data jaringan satu dapat memiliki banyak penghubung dengan data yang lain. 3) Model Relasional, Menggunakan pendekatan dimana seyiap data memiliki relasi dengan data yang lain. 2.3.
Flowchart Flowchart adalah penggambaran secara grafik dari langkah-langkah dan urut-urutan
prosedur dari suatu program. Flowchart menolong analis dan programmer untuk memecahkan masalah kedalam segmen-segmen yang lebih kecil dan menolong dalam menganalisis
alternatif-alternatif
lain
dalam
pengoperasian.
Flowchart
biasanya
mempermudah penyelesaian suatu masalah khususnya masalah yang perlu dipelajari dan dievaluasi lebih lanjut. Ada 2 macam Flowchart : (Fathansyah, 2004, Hal 21) 1.
Sistem Flowchart adalah urutan proses dalam system dengan menunjukkan alat media input, output, serta jenis media penyimpanan dalam proses pengolahan data.
2.
Program Flowchart adalah urutan instruksi yang digambarkan dengan simbol tertentu untuk memecahkan masalah dalam suatu program.
3.
Analisis & Perancangan Sistem
3.1.
Analisis Kelayakan Sistem Analisis kelayakan akan memberikan tekanan-tekanan secara garis besar dalam menyusun suatu sistem baru untuk mencapai sasaran yang sesuai dengan kebutuhan
dan
kondisi
perusahaan.
Sehingga
dibutuhkan
pertimbangan-
pertimbangan, apakah keuntungan yang diperoleh dapat menutupi biaya yang dikeluarkan atau bahkan lebih. Suatu sistem baru yang akan ditawarkan harus diuji kelayakannya, apakah sistem tersebut lebih baik dari sistem lama atau malah sebaliknya. Dalam pengujian kelayakan ini akan dipertimbangkan secara matang harga atau biaya yang akan dikeluarkan dengan keuntungan yang akan diperoleh instansi tersebut. Adapun
beberapa
kelayakan
yang
dipertimbangkan
dalam
perancangan sistem ini adalah sebagai berikut. 3.2.
Analisis Kelayakan Teknis Sistem ini secara tekni ssangat layak karena dapat mengoptimalkan sumberdaya
yang ada dengan pendayagunaan waktu dan personel secara efisien serta mampu melakukan pengendalian dari kesalahan-kesalahan. Selain itu, ketersediaan teknologi yang ada sangat memadai dan mudah untuk didapatkan. 3.2.1
Analisis Kelayakan Operasi Dari hasil analisa yang dilakukan terhadap pelaksanaan kegiatan operasional,
menunjukan sistem yang baru tidak menggangu sistem lama yang sedang berjalan dan sumberdaya manusia (SDM) bendahara SMA PGRI 2 Comal mampu mengoperasikan komputer dan internet dengan baik. Kondisi ini mempermudah bimbingan dan pelatihan dalam penerapan sistem baru. 3.2.2
Analisis Biaya dan Manfaat Untuk membangun sistem baru akan membutuhkan investasi yang tidak edikit untuk
mendapatkan hasil manfaat dimasa yang akan datang. Pembangunan istem ini nantinya akan membutuhkan sumber daya. Jika sumber daya yang dihasilkan lebih besar dari manfaat-manfaat yang dihasilkan, maka sistem ini dikatakan tidak bernilai atau tidak layak.
Oleh karena itu, sebelum proyek ini dilaksanakan perlu dilakukan kelayakan ekonomisnya, khususnya untuk teknolgi-teknologi dan faktor-faktor pendukung sistem baru. Untuk menentukan apakah sistem ini layak atau tidak terdiri dari dua kategori yaitu biaya yang berhubungan dengan pengembangan sistem dan biaya yang berhubungan dengan operasi atau perawatan sistem. Komponen biaya yang berhubungan dengan pengembangan sebuah sistem informasi dapat dikelasifisikan sebagai berikut : (Jogiyanto, 2005, Hal 663-667) 1. Komponen Biaya (Cost) a. Biaya pengadaan (Procurement Cost) Dapat didefinisikan sebagai semua biaya yang terjadi sehubungan dengan memperoleh perangkat keras, diantaranya yang termasuk biaya pengadaan ini adalah biaya konsultasi pengadaan perangkat keras, biaya perangkat keras, biaya instalasi perangkat keras. b. Biaya persiapan operasi (Start Up Cost) Adalah biaya berhubungan dengan biaya untuk membuat sistem agar siap diopersikan serta dijalanakan, yang termasuk biaya operasi antara lain biaya pembelian perangkat lunak sistem, biaya persiapan personil, biaya manajemen staff yang dibutuhkan dalam kegiatan persiapan operasi dan lain-lain. c.
Biaya Proyek (Project Related Cost) Adalah semua biaya yang berhubungan dengan biaya untuk mengembangkan sistem termasuk penerapannya.Yang termasuk biaya proyek adalah biaya analis, desain sistem, biaya programmer, biaya konversi dan biaya pelatihan personil.
d. Biaya operasi dan perawatan (Ongoing and Maintance) Adalah biaya-biaya yang akan dikeluarkan untuk mengopersikan sistem agar dapat beropersai. Sedangkan biaya perawatan adalah biaya yang dikeluarkan untuk merawat sistem dalam masao perasinya. Yang termasuk biaya operasi dan perawatan adalah biaya personil, overhead, perawatan perangkat keras.
4.
Pembahasan Sistem
4.1
Rencana Implementasi
Tahap implementasi sistem merupakan tahap meletakkan sistem yang baru dikembangkan pada sistem yang sesungguhnya agar siap untuk dioperasikan. Implementasi dilakukan setelah melewati tahap analisis & perancangan dengan tujuan untuk menyiapakan semua kegiatan penerapan sistem sesuai dengan rancangan yang telah ditentukan. Kegiatan yang dilakukan dalam implementasi ini adalah sebagai berikut : Tabel 4.1 Kegiatan Implementasi No
Nama Kegiatan
Waktu
1
Pengetesan program
5 Hari
2
Pemilihan tempat dan penginstallan program
1 Hari
3
Pemilihan dan pelatihan personil
6 Hari
4
Pengetesan sistem
5 Hari
5
Pemeliharaan Sistem
1 Bulan
4.2
Kegiatan Implementasi
4.2.1
Manual Program Aplikasi Sistem Informasi Pembayaran SOP pada SMA PGRI 2 Comal merupakan
sebuah aplikasi perangkat lunak komputer yang dibangun dan dikembangkan dalam rangka memudahkan user dalam melaksanakan kegiatan pengolahan data pembayaran SOP sekolah. Sistem ini terdiri dari enam menu utama, yaitu :
1. Menu Data Siswa 2. Menu Jenis Pembayaran 3. Menu Penentuan Tarif 4. Menu Pembuatan Data Pembayaran 5. Menu Pembayaran 6. Menu Laporan Menu Data Siswa, Jenis Pembayaran, Penentuan Tarif, Menu Pembuatan Data Pembayaran, Menu Pembayaran, dan Menu Laporan merupakan menu utama program ini. Menu Pembayaran mempunyai sub menu iuran untuk menampilkan input data iuran dan sub menu SOP untuk menginputkan data SOP. Aplikasi Sistem Informasi Pembayaran SOP pada SMA PGRI 2 Comal akan membuka form utama aplikasi ketika pertama kali dijalankan. Pada form utama terdapat Menu Data Siswa, Jenis Pembayaran, Penentuan Tarif, Menu Pembuatan Data Pembayaran, Menu Pembayaran, dan Menu Laporan dalam mode non-aktif. Untuk mengaktifkan menu diperlukan autorisasi user dengan melakukan login. Untuk melakukan login masukkan username dan password pada kotak login. Jika login berhasil menu akan aktif semua dan tombol login akan berubah mode menjadi Logout, sebagaimana yang ditunjukkan oleh gambar 4.1 sebagai berikut :
Gambar 4.1 Form Utama Aplikasi 4.2.2
Menu Data Siswa Untuk mengelola data siswa pilih menu Data Siswa sehingga akan muncul form
anggota seperti gambar 4.2 :
Gambar 4.2 Form Input Data Siswa Pada saat pertama form data siswa dibuka Simpan, Edit, Delete, dan Batal dalam mode non-aktif. Untuk menambah data baru klik tombol ADD sehingga kotak entry data pada mode kosong. Berikut ini petunjuk cara pendisian data siswa untuk masing-masing field: a. Field NIS diisi dengan nomor induk siswa. b. Field Nama diisi dengan nama siswa. c.
Field Alamat diisi dengan alamat siswa.
Klik tombol simpan untuk menyimpannya. Sistem akan menyimpan data yang diisikan tersebut dalam tabel siswa dan sistem menampilkan kembali data tersebut dalam bentuk tabel pada form input data siswa. 4.2.3
Menu Pembuatan Data Pembayaran
Untuk mengelola data pembayaran pilih menu Pembuatan Data Pembayaran sehingga akan muncul form seperti gambar 4.3 :
Gambar 4.3 Form Pembuatan Data Pembayaran Pada saat pertama form data tahun ajaran dibuka tombol Simpan, Edit, Delete, dan Batal dalam mode non-aktif. Untuk menambah data baru klik tombol ADD sehingga kotak entry data pada mode kosong. Berikut ini petunjuk cara pengisian data tahun ajaran untuk masing-masing field : a. Field bulan diisi dengan bulan pembayaran. b. File tahun berlaku diisi dengan tahun berlaku pembayaran. c.
Field jenis diisi dengan jenis pembayaran.
d. Field tahun masuk diisi dengan tahun masuk siswa 4.2.4
Menu Penentuan Tarif Menu ini berguna untuk menentukan besaran SOP dan Iuran yang harus dibayar
oleh siswa secara khusus sesuai dengan kelas dan angkatannya. Pengguna memasukkan tahun ajaran, kelas, jenis pembayaran apakah SOP atau Iuran dan besaran nilainya. Pengguna juga menentukan manakah setting yang berlaku untuk acuan pembayaran. Form untuk mencatat besaran SOP dan Iuran ada ada gambar 4.4 :
Gambar 4.4 Menu Penentuan Tarif 4.2.5
Menu Pembayaran Menu data kelas mempunyai sub menu SOP dan Iuran.
4.2.5.1 Sub Menu SOP Form input data SOP digunakan untuk mengelola data SOP siswa. Tampilan form ini terlihat pada gambar 4.5 :
Gambar 4.5 Form Input Data Pembayaran SOP Pada awal form dibuka tombol Simpan, dan Batal dalam mode non-aktif. Untuk menambah data baru klik tombol Pembayaran sehingga kotak entry data pada mode kosong. Berikut ini petunjuk cara pengisian data SOP untuk masing-masing field : a. Field Tanggal otomatis akan diisi sesuai tanggal sistem. b. Field NIS, Nama, dan Kelas akan terisi secara otomatis sehingga tidak perlu diketikkan lagi. c.
Field bulan dipilih dari daftar yang ada.
d. Field jumlah bayar akan terisi otomatis nominalnya sesuai dengan jenis pembayaran. Nominal jumlah bayar bisa diinputkan tidak sesuai jumlah yang harus dibayar. Jika siswa membayar kurang dari nominal iuran yang ditentukan akan tampil nominal pada sisa pembayaran. Jika semua field terisi klik tombol proses bayar untuk menyimpannya. Data akan tersimpan pada tabel pembayaran. Tombol Batal disediakan untuk membatalkan entry data. Untuk menghapus data, pilih baris data yang akan dihapus pada tabel pembayaran kemudian klik tombol hapus. 4.3
Menu Laporan Menu laporan digunakan untuk menampilkan laporan pembayaran SOP dan Iuran
siswa. Tampilan laporan terlihat pada gambar 4.6 berikut :
Gambar 4.6 Form Laporan Pada form laporan terdapat beberapa tombol yaitu tombol Bulan Tagihan, Tahun Tagihan, Jenis, Tahun Masuk, dan Keterangan untuk melihat daftar pembayaran SOP siswa. Tombol Cetak untuk mencetak laporan. Tombol Reset untuk membatalkan proses. Dan
Tombol Keluar untuk keluar dari form laporan. Laporan yang dapat ditampilkan ada 2 jenis, yaitu : 1. Laporan Semua Pembayaran Iuran Siswa Untuk menampilkan laporan ini pilih radio button “Laporan”. Bentuk laporanSemua Pembayaran Iuran terlihat pada gambar 4.7 berikut :
Gambar 4.7 Form Laporan Semua Pembayaran Iuran Siswa 2. Laporan Semua Pembayaran Lunas SOP Untuk menampilkan laporan ini pilih radio button keterangan “LUNAS”. Bentuk laporan Pembayaran Lunas SOP terlihat pada gambar 4.8 berikut:
Gambar 4.8 Form Laporan Semua Pembayaran Lunas SOP
5.
Penutup
5.1
Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan maka diperoleh beberapa
kesimpulan sebagai berikut : 1. Penelitian telah menghasilkan aplikasi untuk Aplikasi Sistem Informasi Pembayaran SOP pada SMA PGRI 2 Comal. Aplikasi tersebut telah terealisasi dan dapat berjalan sebagaimana kebutuhan sistem. Secara umum sistem baru telah berhasil mengoptimalkan sistem komputer yang ada dalam proses pembayaran iuran sekolah sehingga dapat mengelola data dengan baik, untuk menghasilkan informasi yang efektif dan efisien. a. Proses pelayanan pembayaran SOP menjadi lebih cepat sehingga siswa yang dilayani per satuan waktu lebih banyak. b. Proses pencatatan data pembayaran terutama angka nominal lebih teliti sehingga menghindarkan dari kesalahan input data.
c.
Mencetak laporan transaksi pembayaran SOP yang dapat disesuaikan dengan tanggal transaksi maupun periode tanggal terjadinya transaksi.
d. Dengan adanya pembatasan pengguna yang diterapkan pada sistem, maka pengguna yang mempunyai password saja yang dapat menggunakan sistem sehingga keamanan sistem terjamin dari pengguna yang tidak berhak. 2. Keunggulan aplikasi adalah mudah digunakan, sederhana, menyelesaikan masalah dan dapat dijalankan di lingkungan jaringan client/server. Semua fungsi utama aplikasi dapat bekerja dengan baik. 3. Kelemahan aplikasi adalah tergantung dari keberadaan sistem operasi Windows, proses instalasi membutuhkan orang yang mengerti Microsoft Access. 4. Sistem aplikasi yang dibangun dapat memberikan keluaran berupa laporan pembayaran SOP dalam kurun waktu tertentu. 5.2
Saran 1. Sebagai saran penelitian adalah hemdaknya aplikasi dikembangkan untuk lebih dinamis misalnya untuk pengelolaan keuangan SMA yang lainnya. Aplikasi dilengkapi dengan setup user sistem sehingga tidak hanya satu user saja yang dapat menggunakannya. Laporan yang dihasilkan dapat ditampilkan sesuai periode tertentu misalnya per bulan atau pertahun. 2. Penulis menyarankan agar administrator atau puhak manajemen membuat backup secara soft copy dan hard copy (laporan) yang diperlukan sesering mungkin sesuai dengan kebutuhan. 3. Diharapkan dalam waktu kedepan aplikasi budidaya ini dapat dikembangkan lebih lanjut lagi agar lebih maksimal dalam penggunaannya.
DAFTAR PUSTAKA
Fathansyah, 2004. Sistem Basis Data, Informatika, Bandung.
Hamakonda & Tairas, 1999. 7 Jam Belajar Interaktif Visual Basic 6.0 Untuk Orang Awam, Maxikom, Palembang. Hartono, Jogiyanto. 1999. Analisis dan Desain Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta.
Hartono, Jogiyanto. 2005. Sistem Teknologi Informasi – Edisi III. Andi Offset, Yogyakarta. Herry Utomo, 2011. Konsep dan Perancangan Database, Andi Offset, Yogyakarta.
Indrajani , 2009. Trik Microsoft Visual Basic 6.0, Edisi V, Elex Media Komputindo, Jakarta. Kusrini. M.Kom, 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data, Andi Offset, Yogyakarta.
Suyanto, M. 2004. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Penerbit Andi Yogyakarta.
Winarno, 2008. Sistem Informasi Manajemen, Prentice Hall, Jakarta.
