ANALISIS PENATAAN RUANG KANTOR TATA USAHA DALAM MENCAPAI EFISIENSI KERJA PEGAWAI

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

ANALISIS PENATAAN RUANG KANTOR TATA USAHA DALAM MENCAPAI EFISIENSI KERJA PEGAWAI

(Studi Kasus di Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS Surakarta Tahun 2010)

SKRIPSI

Oleh : NIKEN NURNOVITASARI K7407025

P. IPS / PAP

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2011

commit to user i


digilib.uns.ac.id

ANALISIS PENATAAN RUANG KANTOR TATA USAHA DALAM MENCAPAI EFISIENSI KERJA PEGAWAI

(Studi Kasus di Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS Surakarta Tahun 2010)

Oleh : NIKEN NURNOVITASARI K7407025

SKRIPSI

Ditulis dan diajukan untuk memenuhi syarat mendapatkan gelar Sarjana Pendidikan Program Pendidikan Ekonomi BKK Pendidikan Administrasi Perkantoran Jurusan Pendidikan Ilmu Pengetahuan Sosial

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2011

commit to user ii


digilib.uns.ac.id

PERSETUJUAN

Skripsi ini telah disetujui untuk dipertahankan di hadapan Tim Penguji Skripsi Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Persetujuan Pembimbing

Pembimbing I,

Pembimbing II,

Dr. Wiedy Murtini, M. Pd

Drs. Hery Sawiji, M. Pd

NIP 19530724 198010 2 001

NIP 19610518 198903 1 001

commit to user iii


digilib.uns.ac.id

HALAMAN PENGESAHAN

Skripsi ini telah dipertahankan di hadapan Tim Penguji Skripsi Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret Surakarta dan diterima untuk memenuhi persyaratan mendapatkan gelar Sarjana Pendidikan.

Pada hari : Tanggal

:

Tim Penguji

Nama Terang dan Tanda Tangan

1. Ketua

: Dra. C. Dyah S. I, M. Pd

1. ................

2. Sekretaris : Drs. Ign Wagimin, M. Si 3. Anggota 1 : Dr. Wiedy Murtini, M. Pd 4. Anggota 2 : Drs. Hery Sawiji, M. Pd

Disahkan oleh Fakultas keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret Dekan,

Prof. Dr. H. M. Furqon Hidayatullah, M. Pd NIP 19600727 198702 1 001

commit to user iv

2. ................ 3. ................ 4. ...............


digilib.uns.ac.id

ABSTRAK

Niken Nurnovitasari. ANALISIS PENATAAN RUANG KANTOR TATA USAHA DALAM MENCAPAI EFISIENSI KERJA PEGAWAI (Studi kasus di Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS Surakarta Tahun 2010). Skripsi. Surakarta: Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan, Universitas Sebelas Maret, Februari 2011. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana penataan ruang kantor tata usaha Dekanat FKIP UNS Surakarta yang dapat mendorong pencapaian efisiensi kerja pegawai dilihat dari asas penataan ruang kantor menurut The Liang Gie yaitu: (1) asas jarak terpendek, (2) asas rangkaian kerja, (3) asas penggunaan segenap ruang, dan (4) asas perubahan susunan tempat kerja. Pendekatan penelitian yang digunakan adalah kualitatif dengan bentuk deskriptif dan jenis penelitian yang digunakan adalah studi kasus. Strategi yang digunakan adalah strategi tunggal terpancang. Teknik sampling dengan teknik bola salju (snowball sampling). Sumber datanya adalah informan, tempat dan peristiwa serta dokumen. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah wawancara, observasi dan analisis dokumentasi. Untuk keabsahan data, menggunakan trianggulasi data atau trianggulasi sumber. Sedangkan teknik analisis data yang digunakan adalah analisis interaktif. Berdasarkan hasil penelitian, dapat disimpulkan bahwa: (1) Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS belum menerapkan asas jarak terpendek dalam penataan ruangnya. Hal ini ditunjukkan dengan penempatan almari arsip dan filling cabinet yang jauh dari tempat duduk pegawai, penempatan pegawai yang banyak berhubungan dengan mahasiswa di posisi yang jauh dari pintu dan jarak antar meja yang terlalu sempit sehingga mengganggu proses penyelesaian pekerjaan oleh pegawai. Beberapa kondisi tersebut menimbulkan pemborosan waktu dan tenaga, sehingga efisiensi kerja tidak tercapai; (2) Jika ditinjau dari sudut pandang pegawai, penataan ruang Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS sudah menerapkan asas rangkaian kerja, karena setiap ruangan sudah ditata sesuai dengan aliran prosedur kerja masing-masing bagian. Namun, jika ditilik dari

commit to user v


digilib.uns.ac.id

sudut pandang pengguna layanan posisi ruangan (loket) belum sesuai dengan asas rangkaian kerja, misalnya dalam proses legalisir. Gerakan yang dilakukan tidak selalu maju, melainkan banyak gerakan mundur dan menyilang. Apalagi urutan lokasi pelayanan tidak dari yang terdekat sampai terjauh melainkan lokasi pertama yang harus didatangi justru ruangan yang letaknya paling jauh. Hal ini mengakibatkan pemborosan waktu dan tenaga; (3) Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS belum menerapkan asas penggunaan segenap ruang, karena berdasarkan pengamatan peneliti masih ditemukan ruangan yang komposisi atau alokasi ruangnya belum seimbang. Dalam satu ruangan terdapat ruang yang masih lapang atau kosong, sedangkan di sisi lain ruangan terdapat penumpukan, baik penumpukan pegawai, peralatan maupun perlengkapan; (4) Penataan ruang Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS belum menerapkan asas perubahan susunan tempat kerja secara maksimal. Walaupun sebenarnya masing-masing ruangan ditata dengan tipe terbuka yang memungkinkan perubahan susunan tempat kerja sesuai kebutuhan, ternyata susunannya tersebut sudah ³dipatenkan´ sehingga sulit untuk diubah jika dibutuhkan. Dipatenkan dalam hal ini merupakan aturan tidak tertulis antar pegawai (kesepakatan) untuk tidak mengubah susunan tempat duduk para pegawai.

commit to user vi


digilib.uns.ac.id

ABSTRACT

Niken Nurnovitasari. ANALYZE OF ADMINISTRATION OFFICE ROOM ARRANGEMENT IN REACHING EFFICIENCY OF OFFICER STAFF WORK (Case Study in the Administration Office of Dean of FKIP UNS Surakarta, Year 2010). Script. Surakarta: Pedagogic and Education Science Faculty, Sebelas Maret University, February 2011. This research aims to know how the administration room arrangement of ).,3 GHDQ RI 816 RI 6XUDNDUWD FDQ HQFRXUDJH WKH UHDFKLQJ RI VWDII¶V ZRUN efficiency viewed from principle of office room arrangement according to The Liang Gie, they are: (1) the shortest distance principle, (2) work chain principle, (3) principle of using all room, and 4) work place change arrangement principle. In line with the objectives of the research, so this research use approach or the form of research is qualitative research with descriptive method, Strategy used is single driven strategy. Sampling technique used is snow ball sampling. The sources of data are informer, place and event and document. Data collecting technique used is interview, observation, and documentation analysis. Triangulation data or triangulation is used for legalizing data. While data analysis used is interactive analysis. Based on the result of the research, it can be concluded that: (1) Administration office room of dean of FKIP UNS has not yet shortest distance principle in room arrangement. This is showed by archive cabinet placement and filling cabinet which is far from the seat of staff so that they have to walk when they will take a file, document or archive which is needed at the moment of work. By placing archive cabinet and filling cabinet which is far from VWDII¶VVHDW make the wasting time and energy, so that the work efficiency can not be UHDFKHG ,I LW LV YLHZHG IURP WKH VWDII¶V SHUVSHFWLYH $GPLQLVWUDWLRQ RIILFH room arrangement of dean of FKIP UNS has applied principle of work chain, because all of rooms have been arranged according to the flow of work procedure of each departments. However, if it is view from perspective of user of

commit to user vii


digilib.uns.ac.id

service of room position (locket), it has not yet suited to principle of work chain, for example in the process of legalizing process. The movement which is performed is not always forward, but also a lot of backward and a cross moving. And even the sequence of service is not from the nearest to the furthest, but the first location which has to be visited is the furthest room. It makes wasting time and energy; (3) Administration office of dean of FKIP UNS has not yet applied principle of using all rooms, because based on observation of the researcher IRXQGHGWKDWWKHUHLVWKHLUFRPSRVLWLRQDQGLW¶VORFDWLRQKDVQRWEHHQEDOanced. In a room there is still large and empty , while in another side of that room there is accumulation , both accumulation of staffs, tools or equipments; (4) The arrangement of administration office room of dean of FKIP UNS has not yet applied principle of the change of work place arrangement optimally. Although in fact each of room is arranged with open type which enables change of work place arrangement according to the need, but the arrangement has been patterned, so that it is difficult to be changed, if it is needed.

commit to user viii


digilib.uns.ac.id

MOTTO

Allah akan meninggikan orang-orang yang beriman dan orang-orang yang diberi ilmu pengetahuan beberapa derajat (Q.S. Mujadillah : 11)

Pengetahuan tidaklah cukup, maka kita harus mengamalkannya. Niat tidaklah cukup, maka kita harus melakukannya. (Johann Wolfgang Von Goeth)

THERE IS A WILL, THERE IS A WAY Dimana ada niat disitu pasti ada jalan

PLAN YOUR WORK, WORK YOUR PLAN Rencanakan pekerjaanmu, kerjakan rencanamu

SIMPLE LIVING BUT HIGH THINKING Hiduplah apa adanya tetapi berpikirlah yang luas

(Penulis)

commit to user ix


digilib.uns.ac.id

PERSEMBAHAN

Kusuntingkan skripsi ini untuk :

Bapak Darno dan Ibu Lis ďĂƉĂŬĚĂŶŝďƵŬƵƚĞƌĐŝŶƚĂ͕ĚŽ͛ĂŶǇĂƉĞŶŐƵĂƚũŝǁĂŬƵ Meyda dan Zaky adik-adikku terkasih, aku ingin pulang karena kalian

Alm. Eyang Supangat dan Almh. Eyang Etty Alm. Mbah Suharjo dan Almh. Mbah Ditmiarti semoga Allah SWT selalu menjaga Eyang dan Mbah di surga-EǇĂ͕ŵŝĞŶ͙

Keluarga besar SUHARJO dan SUPANGAT (paman, bibi dan sepupu2ku tersayang) keluarga penuh cinta

The Special One waktu terasa singkat jika bersamamu

0\6LVWD´)(/1,(='<7+$µ (febe, elyn, ezty, mb dee, yunita) kebersamaan penuh kenangan dan kegilaan

PAP - FKIP ² UNS Surakarta almamater tercinta tempatku menimba ilmu

commit to user x


digilib.uns.ac.id

KATA PENGANTAR

$VVDODPX¶DODLNXPZUZb Puji syukur Alhamdulillah peneliti panjatkan kehadirat Allah SWT karena berkat rahmat dan hidayah-Nya, peneliti diberi kemampuan dan kemudahan sehingga PDPSX PHQ\HOHVDLNDQ SHQ\XVXQDQ VNULSVL GHQJDQ MXGXO ³$1$/,6,6 PENATAAN RUANG KANTOR TATA USAHA DALAM MENCAPAI EFISIENSI KERJA PEGAWAI (Studi Kasus di Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS Surakarta Tahun 2010) dengan baik dan lancar. Penyusunan skripsi ini sebagai syarat untuk mendapatkan gelar Sarjana Pendidikan di Program Pendidikan Ekonomi BKK Pendidikan Administrasi Perkantoran Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret Surakarta. Dalam proses penyelesaian skripsi ini, tentu saja peneliti mengalami berbagai hambatan dan kesulitan. Namun, berkat bantuan, bimbingan dan pengarahan dari berbagai pihak, akhirnya kesulitan-kesulitan yang timbul dapat teratasi. Oleh karena itu, atas segala bentuk bantuannya, peneliti sampaikan terima kasih kepada: 1. Bapak Prof. Dr. H. M. Furqon Hidayatullah, M. Pd selaku Dekan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret Surakarta yang telah memberikan izin penulisan skripsi ini. 2. Bapak Drs. Syaiful Bachri, M. Pd selaku Ketua Jurusan Pendidikan Ilmu Pengetahuan Sosial FKIP UNS, yang telah menyetujui permohonan penyusunan skripsi ini. 3. Bapak Drs. Sutaryadi, M. Pd selaku Ketua Program Studi Pendidikan Ekonomi Jurusan Pendidikan Ilmu Pengetahuan Sosial FKIP UNS yang telah memberikan izin penelitian ini. 4. Ibu Dra. C. Dyah S. I, M. Pd selaku Ketua BKK Pendidikan Administrasi Perkantoran Program Studi Pendidikan Ekomomi Jurusan Pendidikan Ilmu

commit to user xi


digilib.uns.ac.id

Pengetahuan Sosial FKIP UNS, yang telah memberikan ijin peneliti untuk menyusun skripsi ini. 5. Ibu Dr. Wiedy Murtini, M. Pd selaku Pembimbing I yang telah memberikan pengarahan, bimbingan dan motivasi tiada henti kepada peneliti selama pelaksanaan penelitian dan penyusunan skripsi ini. 6. Bapak Drs. Hery Sawiji, M. Pd selaku Pembimbing II yang telah banyak memberikan pengarahan, bimbingan dan dukungan kepada peneliti selama pelaksanaan penelitian dan penyusunan skripsi ini. 7. Bapak Drs. Ign. Wagimin, M. Si selaku Pembimbing Akademik yang telah banyak membimbing peneliti selama menimba ilmu di sini. 8. Bapak Djoko Santoso, Bapak Pradja Suminta, Bapak Andre Rahmanto, Bapak J. Widodo, Bapak Anton Subarno, Ibu Tri Murwaningsih, Ibu Patni Ninghardjanti, Ibu Tutik Susilowati dan Ibu Susantiningrum, selaku Bapak dan Ibu dosen di BKK Pendidikan Administrasi Perkantoran FKIP UNS atas bimbingan dan segala ilmu yang telah diajarkan selama ini. 9. Kepala Bagian Tata Usaha, Kepala Sub-sub Bagian, Staff dan seluruh karyawan Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS Surakarta yang telah membantu kelancaran penelitian ini. 10. Ayahanda dan Ibunda tercinta, atas motivasi dan doa-doa yang tak pernah putus untukku. 11. Adik-DGLNNXWHUNDVLK³0H\GDGDQ=DN\´\DQJPHndorongku menyelesaikan skripsi ini. 12. 6HSXSXNX WHUVD\DQJ ³*DOLK 5HVSDWL 3UDGDQD 0XNWL´ \DQJ VHODOX VLDS membantu mencarikan bahan yang aku butuhkan. 13. Taufik Hidayat beserta keluarga (Bapak, Ibu, Mba Kurni, Mas Imam, Mbah) atas motivasi dan perhatian yang telah diberikan selama ini. 14. Sahabat-VDKDEDWNX ³FELNIEZDYTHA´ \DQJ WHODK PHQMDGL VDXGDUD \DQJ menemaniku di perantauan dan banyak memberikan semangat untukku. 15. Compaq-ku, Accer-nya Ezty dan Axio-nya Ita yang telah berjuang bersamaku di malam-malam panjang.

commit to user xii


digilib.uns.ac.id

16. Anak-DQDN .RVW ³5LQHQJJR´ 0E 0\WKD $QJJUD /DVWUL 1LWKD /XVV\ Shelma, Lisa, Septi, Sepfriend, Fitrie, Hanna, Githa), hidup seatap bersama kalian membuat hari-hariku berwarna seperti pelangi. 17. Keluarga Luliana Elin (Bapak, Ibu, Pikachu) yang sudah menerima aku di rumahnya seperti keluarga sendiri. 18. Sahabat-VDKDEDWNX ³ 1HQ\ $U\ ,WKD 0\UQD 9LYL GDQ /LO\´ DWDV MDOLQDQ persahabatan yang tak pernah putus. 19. Chikal, MovieZone, Azten dan El Torros, berkat buku dan film kalian pikiranku kembali segar, sesegar es kelapa muda. 20. Teman-teman kelas A- 3HQGLGLNDQ (NRQRPL GDQ NHODV $ 3$3¶ \DQJ karena terlalu banyak maka tidak bisa disebutkan satu persatu, bersama kalian hari-hari kuliahku tidak membosankan. Semoga kita semua sukses kawan. 21. Semua pihak yang telah banyak membantu penyusunan skripsi ini.

Dengan semua kemampuan yang ada, peneliti berusaha menyajikan skripsi ini dalam bentuk yang sebaik-baiknya. Namun, peneliti menyadari bahwa masih banyak kekurangan dalam skripsi ini. Oleh karena itu, saran dan kritik sangat peneliti harapkan guna kesempurnaan skripsi ini. Semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi peneliti khususnya dan pembaca pada umumnya. Amin. :DVVDODPX¶DODLNXPZUZE

Surakarta,

Februari 2011

Peneliti

commit to user xiii


digilib.uns.ac.id

DAFTAR ISI

Halaman HALAMAN JUDUL......................................................................................

i

HALAMAN PERSETUJUAN .......................................................................

iii

HALAMAN PENGESAHAN ........................................................................

iv

ABSTRAK .....................................................................................................

v

MOTTO .........................................................................................................

ix

PERSEMBAHAN ..........................................................................................

x

KATA PENGANTAR

...........................................

xi

DAFTAR ISI ..................................................................................................

xiv

DAFTAR GAMBAR .....................................................................................

xvii

DAFTAR TABEL ..........................................................................................

xviii

DAFTAR LAMPIRAN ..................................................................................

xix

BAB I

PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ............................................................

1

B. Fokus Masalah ...........................................................................

5

C. Perumusan Masalah ...................................................................

6

D. Tujuan Penelitian .......................................................................

6

E. Manfaat Penelitian .....................................................................

6

BAB II LANDASAN TEORI A. Tinjauan Pustaka ........................................................................

8

1. Tinjauan Tentang Tata Ruang Kantor ..................................

8

a. Pengertian Tata Ruang Kantor ........................................

8

b. Tujuan Tata Ruang Kantor..............................................

10

c. Asas Tata Ruang Kantor .................................................

12

d. Tata Ruang Kantor yang Efektif .....................................

13

e. Manfaat Tata Ruang Kantor............................................

16

f. Macam Tata Ruang Kantor .............................................

17

g. Faktor-faktor yang Berpengaruh dalam Penataan Tata Ruang Kantor ..................................................................

19

2. Kantor Tata Usaha ................................................................

31

commit to user xiv


digilib.uns.ac.id

a. Pengertian Tata Usaha ....................................................

31

b. Ruang Lingkup Tata Usaha ...........................................

32

3. Efisiensi Kerja ......................................................................

35

a. Pengertian Efisiensi Kerja...............................................

35

b. Prinsip Bekerja Efisien ...................................................

37

c. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Efisiensi Kerja ........

38

B. Tinjauan Penelitian yang Relevan .............................................

39

C. Kerangka Pemikiran...................................................................

43

BAB III METODOLOGI PENELITIAN A. Tempat dan Waktu Penelitian ....................................................

46

1. Tempat Penelitian .................................................................

46

2. Waktu Penelitian ..................................................................

47

B. Bentuk dan Strategi Penelitian ...................................................

47

1. Bentuk Penelitian .................................................................

47

2. Strategi Penelitian .................................................................

48

C. Sumber Data...............................................................................

49

D. Teknik Sampling ........................................................................

50

E. Teknik Pengumpulan Data .........................................................

51

F. Validitas Data.............................................................................

53

G. Analisis Data ..............................................................................

54

H. Prosedur Penelitian ....................................................................

56

BAB IV HASIL PENELITIAN A. Deskripsi Lokasi Penelitian .......................................................

58

1. Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS ...............................

58

a. Lantai 1 ..........................................................................

58

b. Lantai 2 ..........................................................................

59

c. Lantai 3 ..........................................................................

59

2. Struktur Organisasi Bagian Tata Usaha Dekanat FKIP UNS ......................................................................................

60

a. Sub Bagian Pendidikan ..................................................

62

b. Sub Bagian Kemahasiswaan ...........................................

62

c. Sub Bagian Kepegawaian ...............................................

63

d. Sub Bagian Umum dan Perlengkapan ............................

63

commit to user xv


digilib.uns.ac.id

B. Deskripsi Ruang Sub-sub Bagian Tata Usaha Dekanat FKIP UNS............................................................................................

63

1. Bagian Tata Usaha ................................................................

63

2. Sub Bagian Pendidikan ........................................................

69

3. Sub Bagian Kemahasiswaan ................................................

72

4. Sub Bagian Kepegawaian .....................................................

74

5. Sub Bagian Umum dan Perlengkapan ..................................

78

6. Bidang Keuangan .................................................................

81

C. Deskripsi Permasalahan Penelitian ............................................

84

1. Alokasi Ruangan ..................................................................

84

2. Penempatan Peralatan dan Perlengkapan .............................

90

3. Tata Ruang yang Aman dan Nyaman ...................................

92

a. Cahaya atau penerangan .................................................

92

b. Warna ..............................................................................

94

c. Udara ...............................................................................

95

d. Suara ...............................................................................

96

D. Temuan Studi yang Dihubungkan dengan Kajian Teori ............

97

1. Asas Jarak Terpendek ............................................................

98

2. Asas Rangkaian Kerja ...........................................................

105

3. Asas Penggunaan Segenap Ruang .........................................

111

4. Asas Perubahan Susunan Tempat Kerja ................................

113

5. Asas Kepuasan Kerja Pegawai ...............................................

114

a. Cahaya.............................................................................

115

b. Warna ..............................................................................

117

c. Udara ...............................................................................

118

d. Suara ...............................................................................

119

BABV SIMPULAN, IMPLIKASI DAN SARAN A. Simpulan ....................................................................................

121

B. Implikasi ....................................................................................

122

C. Saran ..........................................................................................

123

DAFTAR PUSTAKA ....................................................................................

126

LAMPIRAN ...................................................................................................

128

commit to user xvi


digilib.uns.ac.id

DAFTAR GAMBAR

Halaman Gambar 1. Kerangka Pemikiran...................................................................

44

Gambar 2. Siklus Penentuan Informan Menggunakan Teknik Snowball Sampling

....................................................................................................

51

Gambar 3. Model Teknik Pengumpulan Data dan Analisis Data Secara Interaktif

.................................................................................................... 55

Gambar 4. Bagan Prosedur Penelitian .........................................................

57

Gambar 5. Struktur Organisasi FKIP UNS ..................................................

60

Gambar 6. Struktur Organisasi Bagian Tata Usaha .....................................

61

Gambar 7. Denah Ruangan Kepala Bagian Tata Usaha ..............................

65

Gambar 8. Denah Ruang Bagian Tata Usaha ..............................................

66

Gambar 9. Denah Ruang Sub Bagian Pendidikan .......................................

69

Gambar 10. Denah Ruang Sub Bagian Kemahasiswaan ..............................

73

Gambar 11. Denah Ruang Sub Bagian Kepegawaian ...................................

75

Gambar 12. Denah Ruang Sub Bagian UMKAP ...........................................

78

Gambar 13. Denah Ruang Bidang Keuangan ................................................

83

Gambar 14. Alur Pengurusan Legalisir .........................................................

87

Gambar 15. Loket Pelayanan di Gedung F ....................................................

88

Gambar 16. Proses Pengurusan Legalisir Alumni .........................................

106

Gambar 17. Diagram Aliran Tata Kerja Pengurusan Legalisir Sekarang ......

107

Gambar 18. Diagram Aliran Tata Kerja Pengurusan Legalisir yang Disarankan ....................................................................................................

commit to user xvii

108


digilib.uns.ac.id

DAFTAR TABEL

Halaman Tabel 1. Saran-saran Besarnya Cahaya (Foot Candle) ................................

22

Tabel 2. Pengaruh Warna ............................................................................

24

Tabel 3. Persentase Pemantulan terhadap Cahaya dari Lampu Neon Putih

....................................................................................................... 25

Tabel 4. Sumber Kebisingan........................................................................

29

Tabel 5. Daftar Barang Inventaris Ruang Bagian Tata Usaha.....................

68

Tabel 6. Daftar Barang Inventaris Ruang Sub Bagian Pendidikan .............

71

Tabel 7. Daftar Barang Inventaris Ruang Sub Bagian Kemahasiswaan .....

74

Tabel 8. Daftar Barang Inventaris Ruang Sub Bagian Kepegawaian ..........

77

Tabel 9. Daftar Barang Inventaris Ruang Sub Bagian UMKAP .................

81

Tabel 10. Daftar Barang Inventaris Ruang Bidang Keuangan ......................

84

Tabel 11. Analisis Gerak dan Waktu dengan Jarak 1 meter ..........................

99


100


101


102

commit to user xviii


digilib.uns.ac.id

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman Lampiran 1. Jadwal Penelitian .....................................................................

128

Lampiran 2. Struktur Organisasi FKIP UNS ...............................................

129

Lampiran 3. Struktur Organisasi Bagian Tata Usaha...................................

130

Lampiran 4. Data Ruang Gedung F .............................................................

131

Lampiran 5. Daftar Barang Inventaris Gedung F ........................................

132

Lampiran 6. Daftar Rincian Tugas Karyawan Tata Usaha ..........................

149

Lampiran 7. Foto Kegiatan dan Ruangan ....................................................

179

Lampiran 8. Pedoman Wawancara ..............................................................

182

Lampiran 9. Field Note ................................................................................

183

Lampiran 10. Surat Permohonan Ijin Menyusun Skripsi ...............................

193

Lampiran 11. Surat Permohonan Ijin Penelitian ............................................

194

Lampiran 12. Surat Permohonan Ijin Research .............................................

195

Lampiran 13. Surat Ijin Menyusun Skripsi ....................................................

196

Lampiran 14. Surat Keterangan Penelitian ....................................................

198

commit to user xix


digilib.uns.ac.id

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah Di era globalisasi sekarang ini, banyak bermunculan berbagai macam organisasi baik organisasi-organisasi swasta maupun pemerintah yang bergerak dalam berbagai bidang kehidupan seperti bidang politik, ekonomi, sosial budaya dan lain sebagainya. Hal ini membuktikan bahwa di zaman kehidupan yang modern ini, manusia tidak dapat meninggalkan dan terlepas dari adanya organisasi sebagai sarana yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan hidupnya. Hampir di setiap lini kehidupan, manusia tidak bisa keluar dari lingkup organisasi. Beragamnya organisasi yang berkembang tersebut merupakan bukti nyata bahwa semakin modernnya kehidupan manusia maka akan semakin kompleks pula kebutuhan manusia yang harus dipenuhi. Kenyataan inilah yang mendorong manusia untuk memasuki dan menjadi anggota suatu organisasi, dimana di dalam organisasi inilah manusia akan bersosialisasi dengan orang lain demi mewujudkan tujuan. Setiap organisasi yang dibentuk dan bergerak di bidang apapun memiliki suatu tujuan yang hendak dicapai. Keberhasilan pencapaian tujuan organisasi tersebut dipengaruhi oleh beberapa faktor yaitu manusia (man), metode (method), mesin (machine), bahan (materials) dan modal (money) atau yang lebih dikenal dengan 5M. Dalam usaha mencapai tujuan tersebut organisasi seringkali menghadapi suatu masalah yaitu bagaimana agar pekerjaan tersebut dapat berjalan dengan lancar. Dalam setiap organisasi yang menginginkan tujuannya tercapai dengan baik dituntut untuk dapat menyelesaikan tugas-tugasnya secara efektif dan efisien. Dikatakan efektif apabila sasaran yang dicapai sesuai dengan kebijaksanaan, rencana dan program yang telah ditentukan. Sedangkan efisien jika segala sarana dan fasilitas kerja yang diperlukan bagi tercapainya tujuan relatif lebih kecil dibanding dengan besarnya hasil yang dicapai. commit to user 1


digilib.uns.ac.id

2

Salah satu upaya agar pekerjaan organisasi dapat berjalan dengan lancar adalah dengan cara menjalankan setiap aktivitas organisasi dengan berlandaskan pada efisiensi yakni perbandingan terbaik antara usaha yang dilakukan dengan hasil yang dicapai. Dengan cara tersebut diharapkan seluruh sumber daya yang dimiliki organisasi dapat dimanfaatkan dan dipergunakan sebaik-baiknya. Efisiensi disini memiliki arti penghematan yaitu dalam penggunaan tenaga, pikiran, waktu, ruang dan benda termasuk uang. Adapun kantor merupakan pusat seluruh kegiatan pegawai dalam melaksanakan tugas pekerjaan. Pengaturan tata ruang kantor yang sesuai asas dapat membuat pegawai menyelesaikan pekerjaannya dengan baik dan dapat membantu terciptanya suatu proses mekanisme dan mobilisasi kerja yang baik pula sehingga efisiensi kerja dapat terwujud dan tujuan dapat dengan mudah dicapai. Susunan ruang kantor yang tidak berdesak-desakkan dan terkesan rapi serta faktor warna dan cahaya yang sesuai dengan ruang kerja dapat memunculkan kegairahan pegawai dalam bekerja. Penataan ruang dan fasilitas di dalamnya akan dapat membantu tercapainya suatu proses mekanisme dan mobilisasi kerja yang baik sehingga efisiensi kerja dapat terwujud dan tujuan organisasi dapat tercapai. Jika semua anggota organisasi mulai dari jabatan yang tertinggi hingga yang terendah bekerja secara efisien, maka setiap pekerjaan dapat terselesaikan dengan baik. Namun, jika hal ini tidak dapat dijalankan maka pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan dikhawatirkan akan sulit diraih. Dalam melakukan aktivitasnya, tiap-tiap bagian di suatu kantor harus menjalin hubungan kerja yang baik. Satu sama lain saling berkaitan dan memiliki ketergantungan sehingga tidak mungkin berjalan sendiri-sendiri. Tata usaha merupakan unsur administrasi yang sangat penting bagi suatu organisasi dalam usaha mencapai tujuan. Oleh karena itu, pada pelaksanaan kegiatan operatif di dalam setiap organisasi pasti melaksanakan pekerjaan tata usaha. Menurut pola isinya, tata usaha adalah segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan

commit to user


digilib.uns.ac.id

3

menyimpan pelbagai keterangan untuk keperluan sesuatu organisasi. Hal ini sering disebut juga pekerjaan kantor (office work). Kegiatan ketatausahaan merupakan kegiatan yang menyeluruh yang harus ada di setiap organisasi yang mana kegiatan tersebut ikut menentukan berhasil atau tidaknya pencapaian tujuan organisasi. Menurut The Liang Gie (2000:21) tata usaha mempunyai 3 (tiga) ciri utama yaitu : 1) Bersifat pelayanan Menyatakan bahwa tata usaha melayani pelaksanaan pekerjaanpekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi. 2) Bersifat merembes ke segenap bagian Artinya bahwa tata usaha diperlukan dimana-mana dan dilaksanakan dalam seluruh organisasi. 3) Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi Walaupun tata usaha dapat menjadi tugas pokok dari sekelompok pegawai, pekerjaan itu tidak merupakan monopoli kelompok pegawai tersebut melainkan dilaksanakan oleh pimpinan tertinggi hingga pegawai terendah. Ketatausahaan bertujuan untuk melayani dan membantu dalam pelaksanaan

pekerjaan,

karena

kegiatan-kegiatan

tersebut

menyangkut

penanganan informasi bagi suatu organisasi. Hal ini berarti dalam pelaksanaan kegiatan ketatausahaan harus terdapat informasi yang mutakhir, lengkap dan dapat diandalkan sebagai bahan untuk mengambil keputusan. Kantor tata usaha FKIP UNS sendiri belum lama ini menempati gedung yang baru dan dengan susunan yang berbeda dari yang sebelumnya. Kantor tata usaha menempati dua lantai yakni lantai satu dan lantai dua. Lantai satu digunakan oleh bagian Umum dan Perlengkapan (UMKAP) sedangkan lantai dua ditempati oleh kantor pimpinan tata usaha, bagian kemahasiswaan, bagian pendidikan dan kepegawaian. Para mahasiswa sendiri lebih banyak berurusan di lantai satu ini khususnya bagian pendidikan dan kemahasiswaan. Berdasarkan studi pendahuluan, peneliti menemukan bahwa penataan perabot dan peralatan kantor di dalam masing-masing ruangan, khususnya ruang Sub Bagian Kemahasiswaan dan Pendidikan, tidak sesuai dengan asas penataan ruang kantor yang baik terutama asas jarak terpendek dan asas penggunaan segenap ruang. Di ruangan Sub commit Bagian to Pendidikan, penataan meja dan kursi user


digilib.uns.ac.id

4

yang berdempetan di tengah ruangan dengan jarak antar meja terlalu pendek membuat ruangan terasa sesak dan ruang gerak menjadi sempit. Walaupun ruangan sudah dilengkapi dengan AC (air conditioner) tetapi masih saja terasa pengap karena sirkulasi udara yang terganggu dengan banyaknya barang yang ada di ruangan tersebut. Kurang maksimalnya pemanfaatan fasilitas-fasilitas yang tersedia di kantor tata usaha menyebabkan proses pelayanan terganggu. Loket pelayanan mahasiswa di ruang Sub Bagian Pendidikan kurang berfungsi dengan baik. Hal ini disebabkan barang-barang yang digunakan untuk melayani mahasiswa tidak diletakkan di dekat loket sehingga proses pelayanannya lebih lama. Seharusnya dengan adanya loket tersebut akan dapat mempercepat pelayanan yang dilakukan untuk mahasiswa. Hal ini menunjukkan belum diterapkannya asas jarak terpendek dalam penataan ruang kantor. Di depan loket pelayanan mahasiswa bagian pendidikan juga terdapat meja-meja yang berjejer tetapi jarang digunakan oleh pegawai dan di belakang meja pimpinan juga masih ada ruang kosong yang justru digunakan untuk menumpuk arsip. Hal ini tidak sesuai dengan asas penggunaan segenap ruang, dimana di suatu bagian ruang berdempetan tetapi di bagian lain kosong dan belum dimanfaatkan secara optimal. Posisi meja pimpinan yang berada di dekat pintu membuat pimpinan terganggu dalam bekerja akibat adanya lalu lintas orang yang keluar masuk ruangan. Seharusnya meja pimpinan berada di bagian dalam ruangan yang terpisah sendiri. Di ruangan Sub Bagian Kemahasiswaan terlihat ada lemari arsip, tetapi arsip dan dokumen justru diletakkan di meja dan berbagai sudut ruangan dengan susunan yang belum teratur. Banyak dokumen yang hanya diletakkan di lantai ruangan sehingga mengganggu lalu lintas pekerjaan. Masalah lain yang peneliti temukan yaitu di ruangan Sub Bagian Kepegawaian dimana penerapan prinsip efisiensi khususnya efisiensi waktu dan tenaga belum terlaksana dengan baik. Lemari-lemari arsip diletakkan di satu sisi ruangan tersendiri, tidak diletakkan di tempat yang dekat dengan pengguna arsip dan dokumen tersebut. Oleh karena itu, ketika akan menggunakan arsip atau dokumen harus mengambil di tempat yang jauh dari tempat duduknya. commit to userBegitu pula ketika arsip atau


digilib.uns.ac.id

5

dokumen telah selesai digunakan dan akan dikembalikan, maka harus berjalan lagi ke tempat lemari arsip itu diletakkan. Masalah penempatan arsip di satu sisi ruangan bukan di dekat pegawai yang membutuhkan sebenarnya tidak hanya di ruang Sub bagian Kepegawaian saja tetapi juga di ruang sub-sub bagian lainnya, seperti UMKAP, Pendidikan dan Kemahasiswaan. Susunan atau tata ruang dari kantor tata usaha tersebut sedikit banyak ikut menentukan keberhasilan pencapaian tujuan organisasi. Hal ini diperkuat dengan implikasi hasil penelitian tentang tata ruang kantor dan efisiensi kerja (Nur Syamsiyah Widyaningrum, 2008) yang dilakukan di Kantor Pelayanan Pajak Pratama Surakarta, menyatakan bahwa penataan ruang kantor yang baik akan dapat menciptakan suasana yang hangat serta komunikasi yang lancar dan efektif bagi pegawai sehingga efisiensi kerja pegawai di Kantor Pelayanan Pajak Pratama Surakarta dapat tercapai. Berdasarkan hal itulah, maka peneliti berusaha mengkaji tentang efisiensi kerja dalam kaitannya dengan penataan ruang kantor tata usaha dengan melakukan penelitian yang diberi judul ³ANALISIS PENATAAN RUANG KANTOR TATA USAHA DALAM MENCAPAI EFISIENSI KERJA PEGAWAI (Studi kasus di Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS Surakarta tahun 2010)´.

B. Fokus Masalah Seorang peneliti yang melaksanakan penelitian ilmiah harus menetapkan pembatasan masalah agar bidang penelitiannya terfokus pada satu masalah saja dan tidak meluas tetapi mendalam. Hal ini mengingat adanya keterbatasan-keterbatasan yang dimiliki oleh seorang peneliti baik itu keterbatasan waktu, dana, pikiran dan lain sebagainya. Dengan adanya fokus penelitian seorang peneliti tahu mana data atau informasi yang dibutuhkan dan relevan dengan penelitian yang dilakukan. Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan, penelitian ini berfokus pada penataan dan pemanfaatan ruang kantor guna mendorong

commit to user


digilib.uns.ac.id

6

terciptanya efisiensi kerja pegawai di Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP pada tahun 2010. C. Perumusan Masalah Kegiatan penelitian muncul karena disebabkan adanya suatu masalah yang harus dipecahkan secara ilmiah. Masalah merupakan suatu gejala yang menimbulkan

kesulitan

sehingga

menggerakan

manusia

untuk

menyelesaikannya. Menurut pendapat Winarno Surachmad (1998:34 ³0DVDODK DGDODKVHWLDSNHVXOLWDQ\DQJPHQJJHUDNNDQPDQXVLDXQWXNPHPHFDKNDQQ\D´ Berdasarkan uraian identifikasi dan fokus masalah, rumusan masalah dari penelitian ini adalah ³Bagaimana penataan ruang kantor tata usaha Dekanat FKIP UNS Surakarta mampu mendorong tercapainya efisiensi kerja pegawai dilihat dari asas penataan kantor menurut The Liang Gie yaitu: (1) asas jarak terpendek, (2) asas rangkaian kerja, (3) asas penggunaan segenap ruang, dan (4) asas perubahan susunan tempat kerja?´

D. Tujuan Penelitian Tujuan merupakan suatu arah dan cara yang hendak ditempuh dalam melaksanakan suatu kegiatan. Untuk itu dalam melaksanakan suatu kegiatan tidak bisa terlepas dari tujuan yang hendak dicapai. Dengan demikian jika masalah dalam suatu penelitian sudah ditentukan maka tujuan penelitian tersebut adalah untuk memecahkan masalah yang telah dirumuskan sebelumnya. Tujuan dari penelitian ini yang hendak dicapai adalah untuk mengetahui bagaimana penataan ruang kantor tata usaha Dekanat FKIP UNS Surakarta mampu mendorong pencapaian efisiensi kerja pegawai dilihat dari asas penataan kantor menurut The Liang Gie yaitu : (1) asas jarak terpendek, (2) asas rangkaian kerja, (3) asas penggunaan segenap ruang, dan (4) asas perubahan susunan tempat kerja.

E. Manfaat Penelitian Manfaat merupakan suatu hal baik yang dapat dirasakan ketika kegiatan telah selesai dilaksanakan. Manfaat penelitian menjadi sesuatu yang commit to user


digilib.uns.ac.id

7

penting karena dapat memberikan gambaran jelas dalam menjawab suatu permasalahan baik secara teoritis maupun praktis. Penelitian yang dilakukan dengan baik akan menghasilkan informasi yang akurat, rinci, dan faktual. Adapun menfaat yang dapat diambil dari penelitian ini antara lain: 1. Manfaat teoretis Hasil penelitian ini diharapkan dapat menambah dan memperluas pengetahuan di bidang administrasi perkantoran khususnya tentang penataan ruang kantor dan efisiensi kerja.

2. Manfaat praktis Dari hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat sebagai berikut : a. Sebagai bahan masukan bagi pimpinan di kantor tata usaha Dekanat FKIP UNS Surakarta dalam menentukan kebijakan penataan ruang kantor yang berhubungan dengan efisiensi kerja dalam usaha mencapai tujuan yang telah ditentukan. b. Sebagai bahan pertimbangan dan perbandingan bagi pengembangan penelitian sejenis di masa yang akan datang. c. Sebagai bahan informasi bagi masyarakat mengenai tata ruang kantor dan efisiensi kerja. d. Sebagai tambahan bahan pustaka di perpustakaan. e. Syarat kelulusan pendidikan jenjang Strata Satu (S1).

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB II LANDASAN TEORI

D. Tinjauan Pustaka 4. Tinjauan Tentang Tata Ruang Kantor h. Pengertian Tata Ruang Kantor Salah satu faktor yang dapat menciptakan efisiensi kerja pegawai adalah penyusunan tata ruang kantor yang baik. A. S. Moenir (1983:7) menyatakan bahwa ³Kantor sebagai tempat untuk bekerja seseorang dengan menggunakan peralatan seperti mesin tulis, mesin hitung, pensil/pulpen dan alat tulis lain dan perlengkapan kerja seperti meja, kursi, almari, telepon, meja gambar dan lain-ODLQ´ A. S. Moenir (1983:8) juga menyatakan bahwa suatu tempat kerja disebut kantor apabila memenuhi tiga syarat yaitu: 1) Tempat itu berupa bangunan yang berfungsi sebagai tempat yang bebas dari hujan dan panas pada orang-orang yang berada di tempat itu. 2) Jenis pekerjaan yang dilakukan pada umumnya ialah tulis/menulis, komunikasi dan arsip/dokumentasi. 3) Di tempat itu terdapat alat-alat kerja seperti mesin-tulis, mesin hitung, mesin ganda dan lain-lain dan perlengkapan kerja serta pasilitas kerja seperti lampu, air, telepon dan lain-lain. Sedangkan Prajudi Atmosudirdjo dalam Ida Nuraida (2008:1) menyatakan bahwa ³.antor adalah unit organisasi yang terdiri atas tempat, staf, personel, dan operasi ketatausahaan, guna membantu pimpinan´. Dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa kantor adalah tempat seseorang melakukan pemikiran dan menyelesaikan segala sesuatu yang menjadi tugas, pekerjaan dan tanggung jawabnya sebagai anggota suatu organisasi. Selain itu, kantor merupakan tempat untuk menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan dan menyalurkan suratsurat, dokumen-dokumen, data-data dan informasi penting lainnya. Produktivitas suatu organisasi secara langsung ataupun tidak langsung dipengaruhi oleh penataan ruang kerja. Porras dan Robertson dalam

commit to user 8


digilib.uns.ac.id

9

Badri Munir Sukoco (2007:189) PHQ\DWDNDQ ³3HPLOLKDQ layout harus menjadi

salah

satu

agenda

dari

pihak

manajemen,

karena

akan

PHPSHQJDUXKLSURGXNWLYLWDVVHEXDKRUJDQLVDVL´ Littlefield dan Peterson dalam The Liang Gie (2000:186) menyatakan ³7ata ruang perkantoran dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabotan dan alat perlengkapan pada luas lantai yang tersedia´6HGDQJNDQ Komaruddin (1993:157) PHQJDWDNDQ EDKZD ³7DWD UXDQJ NDQWRU LWX merupakan suatu metode untuk membenahi dan menyusun alat-alat, alat-alat pembantu, dan perlengkapan di dalam ruangan yang bertujuan untuk PHPEHULNDQVDUDQDEDJLSHNHUMD´ Selain itu George R. Terry dalam The Liang Gie (2000:186) PHQHUDQJNDQ EDKZD ³7ata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan dan penggunaan ruang secara terperinci untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya-ELD\D \DQJ OD\DN´. Pendapat tersebut mengindikasikan bahwa dalam penyusunan tata ruang kantor juga harus memperhatikan faktor kenyamanan dan biaya. Sedangkan The Liang Gie PHQJHPXNDNDQ EDKZD ³7DWD UXDQJ NDQWRU DGDODK SHQ\XVXQDQ alat-alat kantor pada letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepXDVDQEHNHUMDEDJLSHJDZDL´ Mengenai definisi tata ruang kantor, Ida Nuraida (2008:142) PHQJDWDNDQ ³7DWD UXDQJ NDQWRU adalah pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat dan perabotan kantor pada luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia untuk PHPEHULNDQVDUDQDEDJLSHNHUMD´ Dari beberapa pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa tata ruang kantor adalah penyusunan perabot, peralatan dan perlengkapan kantor serta pengaturan tempat kerja yang disesuaikan dengan ruangan yang bertujuan untuk mewujudkan efisiensi kerja bagi pegawai. Tata ruang kantor tidak hanya sebatas tentang penempatan dan penyusunan peralatan dan perlengkapan kantor saja, tetapi juga menyangkut jumlah peralatan dan

commit to user


digilib.uns.ac.id

10

perlengkapan tersebut, jumlah orang yang menempati ruangan, jumlah dan fungsi ruangan serta biaya yang diperlukan.

i. Tujuan Tata Ruang Kantor Setiap kegiatan yang dilakukan dalam suatu organisasi atau instansi, memiliki suatu tujuan. Dalam menyusun ruang untuk kerja perkantoran, ada beberapa tujuan yang hendak dicapai. Menurut The Liang Gie (2000:188189) tujuan tersebut antara lain: 1) Pekerjaan di kantor itu dalam proses pelaksanaannya dapat menempuh jarak yang sependek mungkin. 2) Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secara lancar. 3) Segenap ruang dipergunakan secara efisien untuk keperluan pekerjaan. 4) Kesehatan dan kepuasan kerja pegawai dapat terpelihara. 5) Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan. 6) Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapat kesan yang baik tentang organisasi itu. 7) Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah sewaktu-waktu diperlukan. Sedangkan Slamet Soesanto (1995:57) mengemukakan tata ruang kantor memiliki tujuan-tujuan khusus seperti: 1) Agar tersedia ruang kantor yang cocok dan memaksimumkan penggunaannya. 2) Untuk menjamin kenyamanan para karyawan maupun masyarakat luar yang berhubungan dengan perusahaan. 3) Mengembangkan aliran kerja yang efektif dengan biaya yang murah. 4) Untuk merancang tempat-tempat kerja yang mampu menyerap metode-metode kerja yang baik dan memelihara sistem aliran kerja. 5) Untuk mengkoordinasi penggunaan ruang dengan faktor-faktor lingkungan terkait, seperti pemanas, penerangan, warna dan pengendalian kebisingan. 6) Menjamin fleksibilitas dan mengembangkan tata letak agar bisa dirubah-rubah untuk kecepatan kerja yang diperlukan. 7) Untuk lebih mempertimbangkan perlunya hubungan antar karyawan dengan menyediakan suatu lingkungan yang bebas dari hambatan-hambatan komunikasi.

commit to user


digilib.uns.ac.id

11

Berkenaan dengan tujuan tata ruang kantor, Ida Nuraida (2008:142143) memberikan rumusan sebagai berikut: 1) Menggunakan ruangan yang ada guna dimanfaatkan untuk faedah ekonomis yang besar. 2) Memudahkan pengawasan manajer terhadap para staf yang sedang bekerja. 3) Memudahkan arus komunikasi dan arus kerja. 4) Memberikan kepuasan dan kenyamanan kerja. 5) Menyediakan pelayanan yang dibutuhkan pegawai seperti komputer, telepon, teleks, intercom, faksimili, e-mail, dan pelayanan lainnya yang menyangkut pelayanan rumah tangga perusahaan seperti penyediaan air minum. 6) Memudahkan setiap gerakan para pegawai dalam penyimpanan arsip. 7) Memberikan rasa aman dan keleluasaan pribadi. 8) Menjauhkan pekerjaan yang menimbulkan bunyi keras, gaduh, dan mengganggu pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi tinggi. 9) Menciptakan citra dan kesan yang baik bagi para pelanggan dan tamu perusahaan.

Berdasarkan beberapa pendapat tersebut, dapat disimpulkan bahwa tujuan dari tata ruang kantor adalah untuk memanfaatkan segenap ruangan secara optimal dan menempatkan perabot kantor di tempat yang sesuai, sehingga dapat melancarkan dan memudahkan pelaksanaan pekerjaan kantor. Jika ruangan kantor tidak ditata dengan baik, maka akan menyita banyak waktu, tenaga dan pikiran para pegawai dalam menyelesaikan tugasnya sehingga prinsip efisiensi dalam bekerja sulit terwujud. Dengan tata ruang kantor yang baik, akan memberikan kepuasan dan kenyamanan untuk bekerja, sehingga pegawai merasa betah ketika bekerja di kantor. Penataan ruang kantor tidak hanya ditujukan untuk pegawai saja melainkan pihak-pihak lain yang berkepentingan di kantor tersebut, antara lain pimpinan dan pihak luar yang mengunjungi kantor. Bagi pimpinan, akan lebih memudahkan pengawasan terhadap para pegawainya sedangkan bagi pihak luar akan memberikan kesan yang baik terhadap kantor tersebut. Pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan diperlukan agar proses

commit to user


digilib.uns.ac.id

12

pelaksanaan pekerjaan oleh pegawai dapat terlaksana sesuai dengan yang semestinya. Penataan kantor juga bertujuan agar pihak-pihak luar yang berkepentingan merasa nyaman berada di kantor tersebut, apalagi jika fungsi kantor adalah untuk pelayanan masyarakat, maka harus benar-benar memperhatikan segi kenyamanan dan efisiensi kerjanya, sehingga akan menimbulkan kesan yang baik dari masyarakat.

j. Asas Tata Ruang Kantor Agar penataan ruang kantor dapat tercapai secara maksimal, maka perlu memperhatikan asas-asas tata ruang kantor. Ada empat asas pokok tata ruang (The Liang Gie, 2000) yaitu: 1) asas mengenai jarak terpendek, 2) asas mengenai rangkaian kerja, 3) asas mengenai penggunaan segenap ruang, 4) asas mengenai perubahan susunan tempat kerja. Asas-asas tersebut berfungsi sebagai pedoman dalam menyusun dan menata ruang kantor agar dapat menciptakan efisiensi kerja bagi para pegawai. Asas jarak terpendek berguna agar penyelesaian pekerjaan lebih cepat. Salah satu penerapan asas ini adalah dengan meletakkan barangbarang yang diperlukan pegawai dalam bekerja di dekat tempat duduknya, sehingga akan mengurangi pemborosan waktu dan tenaga. Selain itu, penataan ruang kantor juga harus memperhatikan rangkaian kerja yang dilakukan para pegawai. Pengaturan dan penempatan para pegawai seharusnya disesuaikan dengan urutan pelaksanaan dan penyelesaian pekerjaan. Menurut asas ini, suatu pekerjaan harus senantiasa bergerak maju dari permulaan sampai penyelesaian, tidak ada gerakan mundur atau menyilang. Dalam penataan ruang kantor, suatu ruangan harus ditata sedemikian rupa sehingga satu ruangan tersebut dapat dimanfaatkan secara optimal. Artinya, semua sudut dan sisi ruangan terpakai sesuai dengan komposisinya, tidak terjadi penumpukan di suatu sudut tetapi di sudut yang lain justru tidak dimanfaatkan. Susunan tempat kerja yang baik harus bisa menerapkan prinsip fleksibilitas. Artinya, ruangan tersebut bisa diubah susunannya sesuai dengan situasi dantokondisi, commit user dengan tidak mengeluarkan


digilib.uns.ac.id

13

biaya yang terlampau banyak. Hal ini sesuai dengan asas perubahan susunan tempat kerja. Jadi, sebaiknya ruang kantor disusun dan ditata dengan posisi yang mudah diubah letaknya agar dapat disesuaikan dengan kebutuhan para personil kantor tersebut. Mengenai asas tata ruang kantor, Ida Nuraida (2007) menambahkan bahwa dalam penataan ruang kantor juga harus memperhatikan 2 (dua) hal yaitu asas integrasi kegiatan dan asas kepuasaan kerja bagi pegawai. Tata ruang dan peralatan kantor harus mengintegrasikan kegiatan antar dan inter bagian yang ada dalam organisasi. Selain itu, tata ruang dan peralatan kantor harus membuat pegawai dapat bekerja secara aman, nyaman, dan puas. Artinya, pegawai dalam bekerja tidak terganggu oleh situasi-situasi yang menghambat pekerjaannya misalnya suasana yang berisik dan panas, barangbarang yang dapat membahayakan dan lingkungan kantor yang tidak mendukung dalam penyelesaian pekerjaan. Dengan berpedoman pada asas-asas tersebut, diharapkan dapat terwujud tata ruang kantor yang mampu mendorong suatu pekerjaan berjalan secara efektif dan efisien. Jika efisiensi dalam bekerja dapat terwujud, maka pencapaian tujuan organisasi pun dapat tercapai dengan baik.

k. Tata Ruang Kantor yang Efektif Slamet Soesanto (1995:56) menyatakan bahwa pedoman penyusunan tata ruang kantor yang baik dan efektif yaitu: 1) Menjamin terselenggaranya komunikasi dan transportasi yang mengalir secara garis lurus bukannya saling menyilang. 2) Sebaiknya ruang tidak dibagi-bagi menjadi ruang-ruang kecil, melainkan dibiarkan dalam ruang lebar yang terbuka sifatnya. 3) Dinding penyekat hendaknya bisa dipindah-pindah. 4) Ruangan hendaknya dihemat sebanyak mungkin tanpa mengekang tempat-tempat kerja individual. 5) Bagian yang memerlukan kontak dengan masyarakat seperti bagian personalia harus ditempatkan di suatu ruangan yang memudahkan hubungan dengan masyarakat. 6) Alokasi ruangan didasarkan pada aliran-aliran tugas utama yang berfungsi disekitar penyimpanan dokuman untuk bagian-bagian

commit to user


digilib.uns.ac.id

14

yang membutuhkan komunikasi silang dengan departemen lain harus diletakkan berdekatan satu sama lain. Selain itu, Quible dalam Badri Munir Sukoco (2007) menyebutkan ada beberapa faktor yang harus diperhatikan dalam penyusunan tata ruang kantor agar lebih efektif dan efisien, antara lain: 1) tugas pegawai, jenis tugas dan tingkat otonomi yang dimiliki pegawai akan mempengaruhi penggunaan jenis fasilitas kantor yang dibutuhkan guna pengoptimalan kinerja mereka; 2) arus kerja, dalam perancangan layout analisis arus kerja yang mengacu pada pergerakan informasi dan tugas sangat diperlukan agar dalam penyelesaian pekerjaan selalu bergerak lurus dan maju; 3) bagan organisasi, bagan organisasi mengidentifikasi hubungan kerja antarpegawai dan membantu dalam menjelaskan lokasi yang tepat bagi pegawai tersebut sehingga pegawai-pegawai yang memiliki keterkaitan pekerjaan yang erat ditempatkan saling berdekatan; 4) proyeksi kebutuhan tenaga kerja di masa datang, menjelaskan berapa luas area yang dibutuhkan jika perusahaan akan melakukan perluasan atau pengurangan di masa akan datang; 5) jaringan komunikasi, semakin tinggi frekuensi hubungan yang dilakukan oleh pegawai maka akan semakin dekat letak ruangannya; 6) departemen dalam organisasi, banyak perusahaan maupun instansi yang mengelola kantornya berdasarkan fungsi, terutama departemen yang berpengaruh terhadap keputusan penempatan ruang kerja yang biasanya ditetapkan berdasarkan arus kerja di antara mereka; 7) kantor publik dan privat, pengoperasian kantor privat yang mahal; sulitnya mengontrol sejumlah pegawai yang bersifat teknis; sulitnya mengubah layout bila diperlukan; lebih sulit dilakukan dibandingkan di kantor terbuka yang tentunya akan menghambat komunikasi yang efektif; 8) kebutuhan ruang, pegawai yang membutuhkan peralatan yang banyak dalam melaksanakan tugasnya akan membutuhkan ruangan yang lebih besar dibandingkan yang tidak; 9) pertimbangan keamanan, perencanaan layout harus dapat membuat pegawai bergerak secara mudah tanpa terhambat, dan sebaiknya lorong tempat pegawai bergerak tidak diisi oleh furnitur atau peralatan commit to user yang dapat menghalangi; dan


digilib.uns.ac.id

15

10) pembiayaan ruang perkantoran, beberapa faktor yang merupakan potensi biaya di masa depan juga harus diperhatikan, seperti layout yang tidak efisien sehingga arus kerja kurang optimal dan lain-lain. Sedangkan The Liang Gie (2000:191-192) berpendapat bahwa untuk menentukan letak dan susunan ruang kantor perlu memperhatikan beberapa pedoman sebagai berikut: 1) Satuan-satuan yang tugas pekerjaannya memang khusus melayani publik hendaknya ditaruh di teampat yang mudah didatangi orang-orang luar itu tanpa mengganggu satuan-satuan lainnya. 2) Satuan-satuan yang pekerjaannya berhubungan erat satu sama lain hendaknya dikelompokkan pada 1 tempat. 3) Satuan pusat yang mengerjakan semua kerja ketatausahaan dari organisasi itu hendaknya diberi tempat di tengah-tengah, sehingga satuan-satuan lainnya dapat mudah menghubunginya. 4) Satuan yang tugas pekerjaannya bersifat sangat gaduh, hendaknya dijauhkan dari satuan-satuan lainnya terutama satuan yang banyak menjalankan pekerjaan otak. Martinez dan Quible dalam Badri Munir Sukoco (2007:196) berpendapat bahwa ada beberapa prinsip yang harus diperhatikan guna mendesain layout kantor yang efektif, antara lain: 1) Menganalisis hubungan antara peralatan, informasi, dan pegawai dalam arus kerja. 2) Mengondisikan arus kerja agar bergerak dalam bentuk garis lurus dan meminimalisir kemungkinan terjadinya crisscrossing dan backtracking. 3) Pegawai maupun tim kerja yang melakukan pekerjaan serupa harus ditempatkan dalam area yang bedekatan. 4) Pegawai maupun divisi yang berhubungan dengan publik harus ditempatkan berdekatan dengan pintu masuk. 5) Pegawai maupun tim kerja yang membutuhkan konsentrasi harus ditempatkan di ruang kerja yang suasananya lebih tenang. 6) Alokasi ruang harus berdasarkan posisi, pekerjaan yang dilakukan, dan peralatan khusus yang diperlukan masing-masing individu. 7) Furnitur dan peralatan harus sesuai dengan kebutuhan. 8) Lorong harus nyaman dan lebar untuk mengantisipasi pergerakan yang lebih efisien dari pekerja. 9) Pertimbangan keamanan harus diberikan prioritas tinggi. 10) Area terbuka yang besar lebih efisien dibandingkan ruangan kecil yang tertutup.

commit to user


digilib.uns.ac.id

16

11) Provisi yang tepat bagi pencahayaan, dekorasi, AC, kelembaban, dan kontrol suara. 12) Memperhatikan kebutuhan perluasan kantor di masa datang. 13) Pekerjaan harus datang pada pegawai, bukan sebaliknya. Dari beberapa pendapat tersebut, dapat disimpulkan bahwa tata ruang kantor yang baik dan efektif adalah tata ruang yang menekankan pada penyusunan dan penempatan perabot dan alat perlengkapan kantor secara tepat, sehingga dengan pengaturan tersebut diharapkan akan tercipta suatu ruangan yang menunjang kelancaran aktivitas pegawai dalam bekerja. Dengan pedoman-pedoman tersebut diharapkan layout kantor dapat membuat pekerjaan berlangsung secara efektif dan efisien serta sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan oleh pegawai dalam menjalankan pekerjaannya tersebut.

l. Manfaat Tata Ruang Kantor Manfaat yang dapat diperoleh dengan adanya tata ruang kantor yang efisien diharapkan dapat mengakibatkan lancarnya kegiatan-kegiatan kantor. Badri Munir Sukoco (2007:189) menyatakan bahwa layout kantor yang efektif akan memberikan manfaat sebagai berikut: 1) 2) 3) 4) 5) 6)

Mengoptimalkan penggunaan ruang yang efektif. Mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman bagi pegawai. Memberikan kesan yang positif terhadap masyarakat. Menjamin efisiensi dari arus kerja yang ada. Meningkatkan produktivitas kerja pegawai. Mengantisipasi pengembangan organisasi di masa depan dengan melakukan perencanaan layout yang fleksibel.

Dari pendapat tersebut dapat diketahui bahwa tata ruang kantor yang baik dan terencana memberikan manfaat kepada 2 (dua) pihak yaitu pihak internal kantor yakni para personil kantor khususnya pegawai dan pihak eksternal kantor yakni masyarakat umum. Manfaat yang diberikan bagi pegawai antara lain dapat menciptakan suatu kondisi yang menunjang kelancaran

pekerjaan

kantor,

penghematan

commit to user

ruangan,

mempercepat


digilib.uns.ac.id

17

terselesainya pekerjaan kantor dan yang paling utama adalah terciptanya efisiensi dalam bekerja. Sedangkan bagi pihak luar, tata ruang kantor yang baik juga memberikan kenyamanan dan kepuasan bagi masyarakat, sehingga masyarakat memiliki kesan yang baik terhadap kantor tersebut.

m. Macam Tata Ruang Kantor Dalam melaksanakan penataan ruang kantor, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain bentuk dan luas ruangan yang tersedia serta jenis pekerjaan, sehingga akan menghasilkan tata ruang kantor yang efektif dan efisien. The Liang Gie (2000:192-193) membedakan tata ruang kantor dalam dua macam, yaitu: 1) Tata ruang kantor yang terpisah-pisah Pada susunan ini ruangan untuk bekerja terbagi-bagi dalam beberapa satuan. 2) Tata ruang terbuka Menurut susunan ini ruang kerja yang bersangkutan tidak dipisahkan. Tata ruang kantor yang terbuka lebih baik dan memuaskan daripada ruang yang sama luasnya tetapi terbagi dalam satuan-satuan kecil. Hal tersebut diungkapkan The Liang Gie (2000) dengan alasan sebagai berikut: 1) memudahkan pengawasan terhadap pegawai, dengan tata ruang kantor yang terbuka, para pimpinan lebih leluasa untuk melihat dan mengamati proses pelaksanaan pekerjaan pegawainya; 2) lebih memudahkan hubungan di antara para pegawai, karena merasa bekerja dalam satu ruangan yang sama maka akan menumbuhkan rasa persatuan yang lebih erat; 3) jika terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantor ataupun perubahan mengenai proses penyelesaian suatu pekerjaan, tataruang yang terbuka lebih mudah menampungnya. Meskipun tata ruang kantor yang terbuka memiliki keuntungan dalam hal penyelesaian pekerjaan, tetapi Komarudin (1993:160) menjelaskan beberapa kerugiannya, yaitu:

commit to user


digilib.uns.ac.id

18

1) Dapat merendahkan moral pekerja atau staf. Hal ini terutama disebabkan oleh cara hidup yang diawasi yang dirasakan terus menerus. Tidak ada perasaan eksklusif yang diperlukan sebagian jiwa pekerja. 2) Pekerja akan kehilangan kepribadiannya, kehilangan status dari staf Pembina dan kurang rasa memiliki. 3) Ruang yang terbuka (meskipun dapat disekat-sekat) akan mengurangi keamanan bagi pekerjaan rahasia dan pengelolaan kas. 4) Penyakit infeksi, epidemik dan endemik dapat menyebar dengan lebih bebas. 5) Ketidakpuasan akan lebih mudah menjalar. 6) Suara yang ditimbulkan oleh pekerja-pekerja secara bersamaan dapat menjadi-jadi. 7) Akan menyebabkan gangguan yang disebabkan letak taman sebagai penyekat hidup dan gerakan umumnya. Berkenaan dengan macam ruang kantor, Ida Nuraida (2008:143-144) menyebutkan bahwa secara garis besar tata ruang kantor dapat dibedakan menjadi dua macam yaitu: 1) Ruang kantor terbuka (open plan offices) Semua aktivitas dilaksanakan bersama-sama oleh beberapa pegawai dalam satu ruangan besar yang terbuka serta tidak dipisahkan oleh tembok atau penyekat yang terbuat dari kayu. Keuntungannya adalah : a) Memudahkan perubahan layout ruangan tanpa perlu biaya yang tinggi. b) Memudahkan komunikasi dan koordinasi kerja antarpegawai baik. c) Menghemat penggunaan penerangan dan peralatan kerja. d) Memudahkan pengawasan. Kerugiannya adalah: a) Sulit melakukan pekerjaan yang bersifat rahasia. b) Memerlukan air conditioning untuk mengurangi debu dan pendingin udara serta air cleaner untuk mengurangi bau. c) Memungkinkan terjadinya kebisingan yang mengganggu konsentrasi kerja. 2) Ruang kantor tertutup (closed plan offices) Tempat kerja dipisahkan dalam kamar-kamar atau ruangan yang dipisahkan oleh tembok atau penyekat yang terbuat dari kayu.

commit to user


digilib.uns.ac.id

19

Keuntungannya adalah: a) Cocok untuk pekerjaan yang harus terjamin kepentingan, kerahasiaan, dan keamanannya, baik dari segi pembicaraan, dokumen-dokumen, atau asset perusahaan yang berharga. b) Konsentrasi terhadap pekerjaan lebih mudah. c) Dapat lebih menghargai tamu. Kerugiannya adalah: a) Membutuhkan biaya yang lebih besar untuk memisahkan ruangan, lebih banyak alat komunikasi (seperti telepon dan email), penerangan, ventilasi, peralatan kantor dan pemeliharaannya, dan lain-lain. b) Mempersulit perubahan layout kantor atau fleksibilitas ruangan kurang. c) Komunikasi dan koordinasi lebih sulit jika tidak ditunjang oleh alat komunikasi yang memadai. d) Mempersulit pengawasan. Berdasarkan beberapa pendapat tersebut, secara garis besar tata ruang kantor dibagi menjadi 2 (dua) macam, yaitu ruang kantor terbuka dan ruang kantor tertutup, dengan keuntungan dan kerugiannya masing-masing. Pemilihan jenis tata ruang kantor baik itu terpisah, terbuka atau tertutup tergantung pada jenis pekerjaan, situasi dan kondisi organisasi yang bersangkutan. Setelah memahami keuntungan dan kerugian dari macammacam tata ruang ini, hendaknya benar-benar menjadi perhatian karena jika tidak tepat dalam menentukan jenis tata ruang kantor, maka prinsip efisiensi dalam pelaksanaan pekerjaan kantor tidak akan terwujud.

n. Faktor-faktor yang Berpengaruh dalam Penataan Tata Ruang Kantor The /LDQJ *LH PHQ\DWDNDQ EDKZD ³(PSDW KDO SHQWLQJ yang sangat mempengaruhi efisiensi dalam pekerjaan perkantoran adalah FDKD\D ZDUQD XGDUD GDQ VXDUD´ Hal-hal itulah yang harus diperhatikan dalam penataan ruang kantor. Berikut ini adalah uraian dari keempat hal tersebut.

commit to user


digilib.uns.ac.id

20

1) Cahaya Cahaya sangat diperlukan di sebuah kantor guna menunjang pelaksanaan pekerjaan kantor. Cahaya penerangan yang cukup dan memancar dengan tepat akan menambah efisiensi kerja pegawai, karena mereka dapat bekerja dengan lebih cepat, lebih sedikit melakukan kesalahan dan matanya tidak cepat lelah. Hal tersebut sesuai dengan yang dikemukakan oleh Ida Nuraida (2008:155) bahwa: Cahaya/penerangan merupakan faktor penting untuk meningkatkan efisiensi kerja pegawai karena mempengaruhi kesehatan pegawai, keselamatan, serta kelancaran kerja. Penerangan yang baik merupakan hal vital yang dibutuhkan pancaindra penglihatan untuk dapat melaksanakan tugas kantor. Tugas-tugas kantor ini lebih banyak tuntutannya karena yang dilihat adalah catatan-catatan kantor sehingga harus didukung oleh penerangan dalam jumlah dan mutu yang tepat dan dalam tempat yang tepat pula. Selain itu McShane dalam Badri Munir Sukoco (2007:208) mendeskripsikan bahwa: 80 hingga 85 persen informasi yang diterima pegawai di kantor adalah menggunakan indera penglihatan (mata). Hal inilah yang menjadikan kenyamanan visual bagi pegawai di kantor sangat penting karena akan mempengaruhi produktivitas mereka. Kelelahan pada mata pegawai akan meningkat apabila tingkat cahaya di tempat kerja tidak sesuai yang akan mengakibatkan pegawai mengalami ketegangan pada matanya, sehingga mempengaruhi fisiknya. Hal ini berdampak terhadap penurunan motivasi pegawai dan mengakibatkan kinerja pegawai menurun. Oleh karena itu, sistem pencahayaan yang efektif harus memperhitungkan kualitas dan kuantitas cahaya yang sesuai dengan tugas, ruangan, serta pegawai itu sendiri. Lebih lanjut Ida Nuraida (2008) mengemukakan penerangan kantor yang optimal berguna untuk: a) meningkatkan produktivitas kerja, suasana ruangan yang terang akan membuat pegawai lebih mudah melaksanakan pekerjaannya sehingga produktivitas akan meningkat; b) meningkatkan mutu kerja, pencahayaan yang baik dan cukup dapat mengurangi tingkat kesalahan pegawai sehingga mutu kerja pegawai pun akan tinggi; c) mengurangi ketegangan/kerusakan mata, karena sebagian

commit to user


digilib.uns.ac.id

21

besar

pekerjaan

yang

dilakukan

pegawai

menggunakan

indera

penglihatan, maka diperlukan penerangan yang optimal agar dapat mencegah kerusakan pada mata; d) mengurangi rasa lelah, suasana kantor dengan pencahayaan yang baik akan menimbulkan perasaan semangat dalam diri pegawai dan akan mengurangi perasaan letih dan lelah; e) meningkatkan semangat kerja pegawai, suasana yang terang akan membuat pegawai bersemangat dalam bekerja, lain halnya jika suasana ruangan gelap atau remang-remang maka pegawai akan cenderung malas; dan f) memberikan citra yang baik bagi perusahaan, jika ruangan kantor dilengkapi dengan pencahayaan yang optimal, maka masyarakat akan lebih nyaman dan mendapatkan kesan yang baik atas kantor tersebut. Menurut The Liang Gie (2000:213-215), cahaya penerangan buatan manusia dapat dibedakan menjadi 4 (empat) macam yaitu: a) Cahaya langsung Cahaya ini memancar langsung dari sumbernya ke permukaan meja. Apabila dipakai lampu biasa (pijar), cahaya bersifat sangat tajam. Bayangan yang ditimbulkan sangat tegas. Cahaya ini lekas menimbulkan kelelahan pada mata. Lebihlebih apabila terletak dalam lingkungan sudut 45 derajat dari SHQJOLKDWDQPDWDODPSXLWXGDSDWPHQ\LODXNDQVLSHNHUMD« b) Cahaya setengah langsung Cahaya ini memancar dari sumbernya melalui tudung lampu yang biasanya terbuat dari gelas dengan warna seperti susu« . Sebagian besar cahaya tetap langsung jatuh ke permukaan meja dan memantul kembali ke arah mata si pekerja. c) Cahaya setengah tak langsung Cahaya ini sudah lebih baik daripada cahaya setengah langsung, karena sumbernya untuk sebagian besar adalah langit-langit ruangan. Sifat cahaya dan bayang-bayang yang diciptakannya sudah tidak begitu tajam« d) Cahaya tak langsung Cahaya ini dari sumbernya memancar ke arah langit-langit ruangan, dari situ barulah dipantulkan ke arah permukaan meja. Sifat cahaya ini benar-benar sudah lunak, karena itu tidak menimbulkan kelelaKDQSDGDPDWD« Dari pendapat tersebut, dapat disimpulkan bahwa cahaya penerangan yang paling baik digunakan di kantor adalah cahaya tak

commit to user


digilib.uns.ac.id

22

langsung, karena cahaya tersebut tidak menimbulkan kelelahan pada mata sehingga para pekerja akan lebih cepat dalam menyelesaikan pekerjaannya dan kesehatan mata para pekerja terjaga. McShane dalam Badri Munir Sukoco (2007:209) menjelaskan bahwa ada 4 (empat) jenis pencahayaan di kantor, yaitu: a) Ambrient lighting, yang digunakan untuk memberikan pencahayaan ke seluruh ruangan dan biasanya dipasang pada langit-langit ruang kantor. Biasanya lampu jenis ini merupakan satu-satunya pencahayaan yang terdapat di ruangan kantor tersebut. b) Task lighting, yang digunakan untuk menerangi area kerja seorang pegawai, misalnya meja kerja. Meskipun menawarkan lebih banyak kontrol bagi pegawai, namun jenis cahaya ini jarang digunakan pada kantor-kantor di Indonesia NDUHQDDODVDQNHSUDNWLVDQ« c) Accent lighting «dirancang pada lorong sebuah kantor atau area lain yang membutuhkan penerangan sehingga pegawai atau pengunjung tidak tersesat. d) Natural lighting, biasanya berasal dari jendela, pintu kaca, dinding, serta cahaya langit. Jenis cahaya ini akan memberikan dampak positif bagi pegawai, namun cahaya ini tidak selalu tersedia apabila langit dalam keadaan mendung atau gelap. The Liang Gie (2000:215) mengemukakan: Selain macamnya penerangan, hal lain yang perlu diperhatikan adalah banyaknya cahaya penerangan tersebut. Satuan untuk mengukur besarnya penerangan dipakai sebuah satuan hitung yang disebuW ³foot-candle´ ,QL LDODK EDQ\DNQ\D FDKD\D yang dipancarkan dari sebuah lilin ukuran biasa pada sebuah benda yang jaraknya 1 kaki (30,48 cm) dari lilin itu. Tabel 1. Saran-saran Besarnya Cahaya (Foot Candle) Macam Pekerjaan 1. Pekerjaan yang memerlukan penglihatan tajam. Contoh: memeriksa perhitungan, pembukuan, menggambar. 2. Pekerjaan yang memerlukan penglihatan biasa. Contoh: surat menyurat, mengurus arsip, rapat, pengiriman dan penerimaan surat. 3. Pekerjaan yang membutuhkan penglihatan commit to user

Foot Candle 50

30

10


digilib.uns.ac.id

23

sepintas lalu. Contoh: aktivitas dalam ruang resepsi, tangga gedung, atau kamar mandi. 4. Pekerjaan yang membutuhkan penglihatan sederhana. Contoh: untuk lorong atau jalan lalu lintas dalam gedung. Sumber: The Liang Gie (2000:215)

5

Pemilihan cahaya penerangan untuk ruang kerja pegawai harus diperhatikan dengan sebaik-baiknya. Hal ini perlu dilakukan karena sistem pencahayaan yang berpengaruh terhadap pelaksanaan pekerjaan oleh pegawai. Dengan pemilihan pencahayaan yang tepat, maka akan mengurangi ketegangan dan kelelahan mata pegawai sehingga pegawai dapat bekerja secara maksimal.

2) Warna Warna adalah salah satu elemen penting dalam lingkungan kantor yang berpengaruh dalam meningkatkan efisiensi kerja pegawai. Bagi suatu kantor warna tidak hanya mempunyai nilai estetika tetapi juga mempunyai nilai fungsi. Penggunaan tata warna dalam kantor mempunyai pengaruh besar terhadap jiwa pegawai. seperti yang dikemukakan ROHK $OH[ 6 1LWLVHPLWR EDKZD ³:DUQD mempunyai pengaruh terhadap jiwa orang yang melihatnya dan masingPDVLQJZDUQDLWXDNDQPHQLPEXONDQSHUDVDDQWHUWHQWX´ Dalam pemilihan warna, hendaknya disesuaikan dengan iklim, suasana kerja dan cahaya yang digunakan di dalam kantor tersebut. Selain itu, pemilihan warna juga harus memperhatikan sifat dan jenis pekerjaan yang dilakukan. McShane dalam Badri Munir Sukoco (2007:214) EHUSHQGDSDWEDKZD³Meskipun sebagian besar pegawai sadar akan dampak fisik warna, namun banyak yang tidak sadar akan dampak psikologisnya-baik positif maupun negatif- pada produktivitas, kelelahan, PRUDOWLQJNDKODNXGDQNHWHJDQJDQ´

commit to user


digilib.uns.ac.id

24

Quible dalam Badri Munir Sukoco (2007:214) menjelaskan ada beberapa faktor yang dapat dijadikan bahan pertimbangan dalam pemilihan warna di kantor, antara lain: a) b) c) d)

Kombinasi warna Efek cahaya pada warna Nilai pemantulan warna Dampak dari warna

Para ahli membedakan 3 (tiga) warna pokok, yaitu merah, kuning dan biru. Merah adalah warna yang menggambarkan panas, semangat dan kegembiraan. Warna kuning menggambarkan kehangatan, sedangkan warna biru menggambarkan keleluasaan dan ketentraman. Dari ketiga warna tersebut, dapat diciptakan beberapa warna sekunder. Warna merah dan kuning jika dicampur dengan kuantitas yang sama maka akan menghasilkan warna oranye. Warna kuning ditambah dengan biru maka akan menjadi hijau, sedangkan jika biru dan merah dicampur maka akan menghasilkan warna ungu. Apabila ketiga warna pokok dicampur, terciptalah warna abu-abu netral. Setiap warna mempunyai pengaruh yang berlainan bagi setiap orang dan setiap orang akan menunjukkan rekasi yang berbeda terhadap warna-warna tertentu. Pengaruh umum warna dapat dijelaskan sebagai berikut: Tabel 2. Pengaruh Warna No.

Warna

Jarak

Temperatur

1. 2. 3. 4.

Putih Biru Hijau Merah

Netral Jauh Jauh Dekat

Dingin Dingin/sejuk Netral Panas

5. 6.

Oranye Kuning

Sangat dekat Dekat

Sangat hangat Hangat

7.

Coklat

Sangat dekat

Netral

commit to user

Efek Psikis Ketenangan Keleluasaan Ketentraman Menyenangkan Merangsang kegembiraan tapi bisa juga mengganggu Merangsang Merangsang riang gembira, Merangsang


digilib.uns.ac.id

25

8. 9.

Ungu Hitam

Sangat dekat Sangat dekat

Dingin Panas (menyerap cahaya besar)

Agresif Agresif, menakutkan mengganggu, menolak

Sumber: Ida Nuraida (2008:158) Bukan hanya pemilihan warna saja yang diperlukan, tetapi komposisi warnapun harus diperhatikan juga, karena jika memilih komposisi warna yang salah, maka akan mengganggu pemandangan dan dapat menimbulkan rasa kurang nyaman serta dapat mempengaruhi kegairahan dan semangat kerja pegawai. Oleh karena itu, untuk ruang kantor hendaknya dipilih warna-warna yang lembut seperti coklat muda atau krem, abu-abu muda, biru muda, dan lain sebagainya. The Liang GLH PHQ\DWDNDQ EDKZD ³0asing-masing warna apabila disoroti oleh cahaya penerangan akan memantulkan kembali cahaya itu secara berbeda-beda. Kemampuan suatu warna untuk memantulkan kembali cahaya yang mendatangi disebut daya pantul warna. Banyaknya cahaya yang dipantulkan dinyatakan dengan presentasi(sic)«´ Persentase-persentase ini diperhitungkan berdasarkan pemantulan terhadap cahaya dari lampu neon putih.

Tabel 3. Persentase Pemantulan terhadap Cahaya dari Lampu Neon Putih Warna

Persentase

1. Kaca bening 2. Putih 3. Warna sangat muda: x Hijau kebiru-biruan x Gading x Biru x Kuning kecoklat-coklatan x Abu-abu 4. Warna sedang: x Hijau kebiru-biruan x Kuning commit to user

100% 88% 76% 81% 65% 76% 83% 54% 65%


digilib.uns.ac.id

26

x Kuning kecoklat-coklatan x Abu-abu 5. Warna tua/gelap: x Biru x Kuning x Coklat x Abu-abu x Hijau x Hitam 6. Perabotan kayu: x Kayu maple x Kayu pohon kenari x Kayu mahoni

63% 61% 8% 50% 10% 25% 7% 0% 42% 16% 12%

Sumber: Ida Nuraida (2008:160) Menurut Badri Munir Sukoco (2007:215), ada beberapa faktor yang perlu diperhatikan sebelum memulai proses perencanaan memilih warna ruang kantor, yaitu: a) Penutup Lantai Warna yang digunakan untuk menutup lantai sangat penting, dan menutup lantai dengan karpet merupakan pilihan yang bagus. Pilihan warnanya beragam sangat beragam dan mudah disesuaikan dengan faktor lain yang terdapat di kantor, menjadikan karpet sebagai pilihan favorit untuk menutup ODQWDL« b) Penutup Dinding Karpet juga menjadi pilihan favorit untuk menutup dinding karena nilai estetikanya serta kemampuan untuk menyerap suara. Pilhan warna disesuaikan dengan kondisi raung NDQWRU« c) Warna Furnitur Pemilihan warna furnitur yang akan digunakan dalam ruang kantor juga harus disesuaikan dengan kedua hal tersebut di DWDV« Dewasa ini, tren yang sedang berkembang adalah memilih furnitur dengan warna yang kontras dengan warna GLQGLQJ« 3) Udara Faktor udara sangat penting bagi pegawai yang bekerja dalam suatu ruangan. Udara yang dihirup pegawai setiap hari dapat mempengaruhi kesehatan commit dan ketenangan to user pegawai dalam bekerja. Udara


digilib.uns.ac.id

27

yang kotor disebabkan karena kurangnya sirkulasi udara, sehingga akan mengganggu kesehatan pegawai, yang berakibat pada menurunnya prestasi kerja pegawai. Oleh karena itu, perlu adanya ventilasi dan jendela yang banyak supaya pertukaran udaranya baik, sehingga udara di dalam kantor akan tetap bersih. Suhu udara di dalam ruangan juga perlu diperhatikan. Suhu udara yang sesuai akan menaikkan produktivitas, kualitas kerja meningkat, memperbaiki suasana kerja dan kesehatan, serta menimbulkan kesan yang baik bagi para tamu yang datang. Hal ini sesuai dengan pernyataan Moekijat dalam Ida Nuraida (2008:161) bahwa: Air Conditioner (AC) mengatur keadaan udara dengan mengawasi suhu, peredaran, kelembaban, dan kebersihan. Efisiensi pegawai kantor menunjukkan keuntungan rata-rata 20% setelah diberi AC. Dengan terpenuhinya kualitas dan kuantitas udara yang baik maka akan memberikan keuntungan yang banyak bagi kantor antara lain meningkatkan produktivitas kerja, meningkat mutukerja kantor, menjaga kesehatan pegawai, meningkatkan semangat kerja dan menimbulkan kesan yang menyenangkan bagi para tamu. Badri Munir Sukoco (2007:219) mengemukakan bahwa faktor kualitas udara yang perlu diperhatikan ada 4 (empat), yaitu: a) Temperatur udara Temperatur ideal yang digunakan pada ruang kantor adalah 34ºCelcius, sehingga tubuh pegawai tidak terkejut ketika memasuki ruangan. Apabila di luar kantor sedang panas dengan temperatur udara 30ºC, sebaiknya temperatur diatur pada 26ºC, dan apabila temperatur di luar sebesar 14ºC, sebaiknya di dalam kantor GLDWUXUSDGD&« b) Tingkat kelembaban udara Tingkat kelembaban udara mempengaruhi temperatur udara. Tingkat kelembaban udara antara 40-60% akan memaksimalkan kenyamanan bagi pegawai di ruang kantor. Tingkat kelembaban optimum adalah sekitar 50%. c) Sirkulasi udara Udara pada beberapa tempat kerja, terutama yang peralatannya menghasilkan panas, harus disirkulasikan untuk menghasilkan kenyamanan. Tanpa sirkulasi udara, temperatur XGDUD VHNLWDU DNDQ PHQLQJNDW« . Tingkat pergantian udara rata-rata yang cukup adalah 0,67 m³« commit to user


digilib.uns.ac.id

28

d) Kebersihan udara «VHEDJLDQ EHVDU $& \DQJ GLSDVDUNDQ SDGD VDDW LQL WHODK dilengkapi dengan alat guna membersihkan udara dari kuman, debu, dan kotoran. Cahaya ultraviolet digunakan untuk membunuh kuman dan filter mekanik digunakan untuk membuang debu serta kotoran lain. Kebersihan udara menjadi pertimbangan yang besar, karena bangunan akan menjadi lebih kedap udara dan pemakaian energy listrik menjadi lebih efisien. Menurut

American

Society

of

Heating

and

Ventilating

Engineering, suhu udara yang nyaman bagi sebagian pekerja adalah 25,6ºC dengan kelembaban 45% (The Liang Gie, 1996:145). Di Indonesia nilai kelembaban udaranya rata-rata lebih dari 70% dengan suhu udara yang berbeda-beda dari satu tempat ke tempat lain. Soetarman dalam The Liang Gie (2000:220) mengemukakan bahwa ada beberapa hal yang dapat mengatasi udara yang panas-lembab seperti yang terjadi di Indonesia, yaitu: a) Mengatur suhu udara dalam ruang kerja dengan alat conditioning. b) Mengusahakan peredaran udara yang cukup dalam ruang kerja. c) Mengatur pakaian kerja yang sebaik-baiknya dipakai oleh para pekerja. 4) Suara Faktor suara dapat mempengaruhi efisiensi kerja terutama pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi tinggi, karena suara yang bising dapat mengganggu dalam bekerja dan berpengaruh pada kesehatan pegawai. Seperti yang diungkapkan Shomer dalam Badri Munir Sukoco (2007:216) EDKZD ³Apabila tingkat kebisingan melampaui batas yang tidak diinginkan, beberapa gangguan fisik dan psikologis terhadap PHUHNDDNDQWHUMDGL«´ Selain itu Alex S. Nitisemito (1992:196) menyatakan ³'HQJDQ adanya kebisingan ini maka konsentrasi dalam bekerja akan pula terganggu. Dengan terganggunya konsentrasi ini maka pekerjaan yang

commit to user


digilib.uns.ac.id

29

GLODNXNDQ DNDQ EDQ\DN WLPEXO NHVDODKDQ DWDX NHUXVDNDQ´ 0RHNLMDW dalam Ida Nuraida (2008:161-162) mengemukakan: Pengaruh suara yang gaduh adalah: a) Gangguan mental dan saraf pegawai. b) Kesulitan mengadakan konsentrasi, mengurangi hasil, kesalahan lebih banyak, kesulitan menggunakan telepon, dan ketidakhadiran yang lebih banyak. c) Kelelahan yang bertambah dan semangat kerja pegawai yang berkurang. Adapun cara-cara yang dapat dilakukan untuk mengurangi kebisingan tersebut, antara lain: a) Membuat teknik konstruksi bangunan yang efektif. b) Menggunakan peralatan kantor yang yang tidak menimbulkan VXDUDELVLQJ« c) Menggunakan material penyerap suara yang diletakkan pada dinding, jendela, ataulantai yang menyerap dan mengisolasi VXDUD« d) Menjauhkan peralatan yang menimbulkan VXDUDELVLQJ« Berikut ini adalah beberapa sumber kebisingan hasil dari penelitian Ayr, Cirillo, Fato, dan Martellota.

Tabel 4. Sumber Kebisingan Sumber Kebisingan Orang berbicara

Telepon Berbunyi

Suara dari luar

HVAC systems*

8% 31% Seluruh sampel 11% 34% 9% 47% Ruang baca 14% 26% 18% 7% Kantor tunggal 21% 27% 33% 14% Kantor non AC 13% 10% 21% Kantor ber-AC 12% 41% *HVAC systems: heating, ventilating, and conditioning system

Peralatan kantor 16% 4% 27% 40% 16%

Sumber: Badri Munir Sukoco (2007:217)

Dari data tersebut dapat diketahui bahwa sumber kebisingan dapat berasal dari beberapa hal dengan tingkat kebisingan yang berbeda satu sama

commit to user


digilib.uns.ac.id

30

lain di berbagai tempat, khususnya kantor. Hal ini dapat dijadikan acuan bagi kantor agar dapat mengantisipasi adanya kebisingan-kebisingan yang mungkin muncul dan dapat mengganggu aktivitas pekerjaan kantor. Quible dalam Badri Munir Sukoco (2007:217-218) mengemukakan beberapa teknik yang dapat digunakan untuk mengontrol kebisingan pada ruang kantor, antara lain: a) Konstruksi yang Sesuai Berikut adalah teknik konstruksi yang direkomendasikan untuk mengurangi kebisingan: (1) Memasang jaringan yang terhubung dengan jaringan utama dari sistem HVAC. (2) Penggunaan jendela dan pintu yang rapat dan memiliki seal yang terbuat dari kaUHW« (3) Membangun udara diam (silent air) pada beberapa struktur bangunan, yaitu dengan menempatkan ruang berongga« (4) Penggunaan material konstruksi yang dapat mengurangi kemungkinan WHUMDGLQ\DJHWDUDQVXDUD« b) Penggunaan Material Peredam Suara Tingkat peredaman suara diukur dengan menggunakan noise reduction coefficient (NRC), yang kebanyakan materialnya mempunyai ukuran .50 sampai .95. nilai .50 berarti 50% suara diredam oleh material tersebut. Untuk tujuan meredam suara, material dengan nilai di bawah .75 kurDQJHIHNWLI« c) Alat Peredam Suara Beberapa alat peredam suara sering digunakan untuk mengontrol VXDUDSHUNDQWRUDQ«Alat yang dapat digunakan adalah penutup peralatan yang dapat meredam suara (misalnya, karpet atau kain WHEDO « d) Masking Metode ini melibatkan pencampuran suara kantor dengan suara rendah yang tidak mengganggu. Ada suatu cara yang saat ini sering digunakan untuk meningkatkan efisiensi kerja, yaitu penggunaan musik. Musik menghasilkan beberapa keuntungan, diantaranya membantu meningkatkan kepuasan kerja dan produktivitas pegawai dengan menghilangkan rasa bosan dan monoton dalam bekerja. Memutar musik yang menstimulasi akan menguntungkan secara psikologis ketika efisiensi karyawan berada di bawah rata-rata.

commit to user


digilib.uns.ac.id

31

Penelitian yang dilakukan menunjukkan bahwa musik yang diputar secara terus menerus akan berkurang efektivitasnya karena karyawan tidak lagi menyadari kehadirannya. Oleh karena itu, sebaiknya pemutaran musik hanya diberikan dalam jangka waktu yang pendek, misalnya 10-15 menit setiap jam, sehingga karyawan menjadi sadar akan keberadaannya di kantor dan diharapkan dapat menjalankan tugasnya dengan baik.

5. Kantor Tata Usaha c. Pengertian Tata Usaha Setiap organisasi tidak terlepas dari penyelenggaraan pekerjaan ketatausahaan. Ig. Wursanto (2003:24) menyatakan bahwa ³6uatu pekerjaan kantor itu dilaksanakan oleh orang-orang, dan untuk kepentingan orangorang´ A. S. Moenir (1983:7) mengemukakan bahwa syarat kantor³«-HQLV pekerjaan yang dilakukan pada umumnya ialah tulis/menulis, komunikasi dan arsip/dokuPHQWDVL«´ Sebagaimana telah dijelaskan pada pengertian kantor sebelumnya bahwa kantor merupakan tempat seseorang melakukan pemikiran dan menyelesaikan segala sesuatu yang menjadi tugas, pekerjaan dan tanggung jawabnya sebagai anggota suatu organisasi. Selain itu, kantor merupakan tempat untuk menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan dan menyalurkan surat-surat, dokumen, data dan informasi penting. Kantor dalam hal ini bukan hanya sekedar tempat, gedung atau ruangannya saja, tetapi juga segala perabotan dan perlengkapan yang ada di dalamnya. Pekerjaan ketatausahaan tidak dapat dielakkan dari sebuah instansi atau organisasi, karena berhubungan dengan penyediaan, penyimpanan dan penyampaian berbagai bahan keterangan (informasi), yang diperlukan oleh pimpinan organisasi dalam melaksanakan tugasnya. Bahan keterangan merupakan unsur yang sangat penting dalam suatu organisasi sehingga pengaturannya pun merupakan hal yang penting untuk diketahui. Pengaturan bahan keterangan tersebut dinamakan tata usaha. Djoko Santoso (2003:14) menyatakan EDKZD³Tata usaha dalamtoistilah commit user asing adalah sebagai berikut :


digilib.uns.ac.id

32

(1) office work berarti pekerjaan kantor, (2) clerical work berarti pekerjaan tulis, (3) paper work EHUDUWLSHNHUMDDQNHUWDV´ Menurut The Liang Gie (2000:16) ³Tata usaha adalah segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam usaha kerjasama itu³. Dari beberapa pendapat tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa tata usaha adalah kegiatan menghimpun, mencatat, mengadakan, menggandakan dan mengirim berbagai bahan keterangan yang dapat dipergunakan bagi siapa saja yang membutuhkan. Wajah kantor sangat ditentukan oleh aktivitas orang-orang yang ada di dalamnya. Perlu diperhatikan lebih lanjut bahwa pengertian kantor tidak cukup hanya melihat dari segi bangunan atau orang-orang yang ada di dalamnya, tetapi juga harus melihat kegiatan yang dilakukan oleh orangRUDQJ\DQJDGDGLEDQJXQDQWHUVHEXW³'L dalam kantor dilakukan pekerjaanpekerjaan yang meliputi pekerjaan pemikiran dan ketatausahaan.´ $ 6 Moenir, 1983:7) Dari beberapa pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa kantor tata usaha adalah tempat di mana dilaksanakannya kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan dan mengirim berbagai bahan keterangan yang diperlukan dalam usaha kerjasama untuk mewujudkan tugas-tugas pokok organisasi.

d. Ruang Lingkup Tata Usaha Awalnya tata usaha hanya dianggap sebagai pekerjaan dasar saja. Dengan peranan informasi yang semakin berkembang, maka semakin penting pula ketatausahaan guna menunjang tugas tersebut. Pengelolaan informasi sangat dibutuhkan oleh setiap organisasi formal guna mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Informasi yang akurat sangat dibutuhkan dalam setiap pengambilan keputusan.

commit to user


digilib.uns.ac.id

33

Pengambilan keputusan tidak dapat dilakukan jika tidak ada informasi yang akurat. Baik buruknya suatu informasi ditinjau dari kelengkapan, ketepatan dan ketelitian yang sangat berpengaruh terhadap kualitas keputusan yang akan ditetapkan. Pengelolaan informasi sangat penting bagi setiap kantor. Penyediaan informasi merupakan salah satu fungsi yang paling penting bagi kegiatan perkantoran dan akan memberikan kontribusi paling riil dan esensial bagi produktivitas dengan catatan informasi tersebut dikelola secara efektif dan efisien. Inilah yang merupakan tugas dari tata usaha. Menurut The Liang Gie (2000) tata usaha memiliki ciri utama sebagai berikut: 1) Bersifat pelayanan, artinya bahwa tata usaha melaksanakan tugas melayani pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan suatu organisasi; 2) Bersifat merembes ke segenap bagian dalam organisasi, artinya bahwa pekerjaan tata usaha diperlukan dan dilaksanakan di seluruh lingkup organisasi; 3) dilaksanakan oleh semua pihak dalam suatu organisasi, maksudnya ialah bahwa tata usaha dilaksanakan oleh semua personel dalam setiap organisasi terlepas dari tugas pokok masing-masing anggota tersebut. Tata usaha mempunyai peranan yang sangat penting dalam melancarkan aktivitas dan perkembangan di suatu organisasi atau instansi. Peranan tata usaha menurut The Liang Gie (2000:20) sebagai berikut: 1) Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan organisasi. 2) Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi itu untuk membantu membuat keputusan atau melaksanakan tindakan yang tepat 3) Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan. Tata usaha melayani pelaksanaan pekerjaan operatif dengan menyediakan pelbagai keterangan yang diperlukan. Keterangan-keterangan itu memungkinkan penyelesaian pekerjaan operatif dengan baik sehingga akan memudahkan tercapainya tujuan yang diinginkan. The Liang Gie (2000) merumuskan 6 (enam) pola kegiatan tata usaha sebagai berikut: 1)

commit to user


digilib.uns.ac.id

34

menghimpun, yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada sehingga siap digunakan jika diperlukan; 2) mencatat, yaitu kegiatan membubuhkan dengan pelbagai peralatan tulis keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan; 3) mengolah, yaitu kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan tujuan menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna sehingga akan lebih mudah ketika digunakan; 4) mengganda, yaitu kegiatan memperbanyak dengan pelbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan; 5) mengirim, yaitu kegiatan menyampaikan dengan pelbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan; 6) menyimpan, yaitu kegiatan menaruh dengan pelbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman. Tata usaha melaksanakan berbagai macam kegiatan ketatausahaan. Seperti yang diungkapkan Prajudi Atmosudirdjo dalam Ida Nuraida (2008:12) bahwa tata usaha dapat digolongkan menjadi: 1) Pekerjaan yang bersifat komunikasi, yakni: a) Penyelenggaraan rapat b) Briefing c) Musyawarah d) Pertemuan e) Wawancara f) Konferensi g) Pengaturan telepon h) Pengaturan telegram i) TV dan radio j) Pengaturan korespondensi (penaskahan, koreksi, pengetikan) k) 0HVVHQJHU¶VVHUYLFH l) Protokol 2) Pekerjaan yang bersifat registrasi, yakni: a) Agendaris surat-surat (penomoran agenda) b) Filling c) Recording d) Dokumentasi e) Perpustakaan f) Microfilm g) Photocopy h) Perekam tape 3) Pekerjaan yang bersifat komputasi, yakni: a) Analisa dan pengetahuan daripada laporan-laporan b) Data processing commit to user


digilib.uns.ac.id

35

c) d) e) f)

Penyusunan tabel-tabel Daftar-daftar ikhtisar Grafik-grafik Penyusunan laporan harian, bulanan, triwulan, semester, tahunan 4) Pekerjaan yang bersifat informasi, yakni: a) Pengumpulan data b) Pemberian peringatan c) Survey d) Research e) Inspeksi f) Opname (pemeriksaan-pemeriksaan) g) Intelegence h) Pemberian keterangan 6. Efisiensi Kerja d. Pengertian Efisiensi Kerja WJS Poerwodarminto dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (1995:250) ³(fisiensi adalah ketepatan cara dalam menjalankan sesuatu (dengan tidak membuang-buang waktu, tenaga dan biaya) kedayagunaan. Kemampuan menjalankan tugas dengan baik dan tepat (dengan tidak membuang-buang tenaga dan biaya ´ Sedangkan Marshal Edward Dimock dan Gladys Ogden Dimock dalam A. S. Moenir (1983:256) mengatakan EDKZD ³(ILVLHQVL DGDODK VXDWX FDUD XQWXN PHQFDSDL VXDWX RE\HNWLSVLF , bukan suatu tujuan bagi dirinya sendiri; efisiensi adalah suatu aspek dari alatalt SHQJXNXUEXNDQVXDWXDODWXQWXNGLULQ\DVHQGLUL´ Selain itu menurut The Liang Gie (2002:171) ³(ILVLHQVL yaitu suatu asas dasar tentang perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasilnya´. Ibnu Syamsi (2007:2) mengatakan ³Efisien diterjemahkan dengan daya JXQD´ Dari beberapa pengertian efisiensi tersebut, dapat diambil kesimpulan bahwa efisiensi adalah perbandingan terbaik antara usaha yang dilakukan dengan hasil yang dicapai dengan tidak membuang waktu, biaya dan tenaga. Definisi kerja menurut WJS Poerwodarminto dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia LDODK ³.egiatan melakukan sesuatu´. Sedangkan The

commit to user


digilib.uns.ac.id

36

/LDQJ *LH PHQ\DWDNDQ EDKZD ³.HUMD DGDODK NHVHOXUXKDQ pelaksanaan kegiatan-kegiatan rohaniah dan jasmaniah yang pelaksanaan kegiatan-kegiatan untuNPHQFDSDLWXMXDQWHUWHQWX´ Allan H. Morgensen dalam The Liang Gie (2000:173) merumuskan efisiensi kerja VHEDJDL ³3HQJJXQDDQ DNDO VHKDW VHFDUD WHUDWXU XQWXN menemukan cara-cara yang lebih mudah dan lebih baik dalam melaksanakan SHNHUMDDQ´ The Liang Gie PHQJXQJNDSNDQ EDKZD ³(ILVLHQVL kerja adalah perbandingan terbaik antara suatu kerja dengan hasil yang GLFDSDLROHKNHUMDLWX´ Berdasarkan beberapa pendapat tersebut, dapat disimpulkan bahwa efisiensi kerja adalah keseluruhan aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan untuk mencapai tujuan dengan perbandingan terbaik antara usaha dan hasil yang dicapai. The Liang Gie (2000:171-172) meninjau tentang efisiensi kerja dari 2 (dua) segi, yaitu:

1) Segi Usaha Suatu kegiatan dapat dikatakan efisien kalau sesuatu hasil tertentu tercapai dengan usaha yang sekecil-kecilnya. Ibnu Syamsi [2007:6] mengatakan bahwa: Yang dimaksud dengan efisiensi ditinjau dari segi usaha yaitu hasil minimum yang dikehendaki ditetapkan terlebih dahulu. Kemudian pengorbanan maksimalnya (tenaga, pikiran, uang, atau ODLQQ\D MXJD GLWHWDSNDQ« .DODX WHUQ\DWD SHQJRUEDQDQ OHELK sedikit daripada yang ditetapkan, itu termasuk efisien. Tetapi kalau pengorbanannya lebih banyak, itu termasuk tidak efisien. 2) Segi Hasil Suatu kegiatan dapat disebut efisien kalau dengan sesuatu usaha tertentu memberikan hasil yang sebanyak-banyaknya, baik yang mengenai mutunya ataupun jumlah satuan hasil itu. Berdasarkan pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa efisiensi kerja merupakan perwujudan dari cara kerja yang memungkinkan mencapai hasil yang ditentukan dengan penggunaan sumber usaha yang kecil. Seperti halnya yang dikemukakan oleh The Liang Gie (2000:173) bahwa: Dengan tidak mengabaikan faktor-faktor lainnya yang ikut mempengaruhi sesuatucommit kerja, maka perbandingan terbaik antara usaha to user


digilib.uns.ac.id

37

dan hasilnya dalam kerja itu terutama ditentukan oleh caranya melakukan aktivitas yang bersangkutan. Jadi, efisiensi kerja pada umumnya merupakan perwujudan dari cara-cara kerja yang memungkinkan tercapainya perbandingan terbaik antara usaha dan hasil, yaitu cara-cara bekerja efisien. Efisiensi kerja dapat dilihat dari 2 (dua) segi yaitu segi hasil kerja dan segi usaha. Efisiensi kerja dilihat dari segi hasil kerja yang dikehendaki berkaitan dengan jumlah yang lebih banyak dan mutu yang lebih baik, dengan kata lain bahwa dengan usaha tertentu yang dilakukan akan mampu mendapatkan hasil yang maksimal. Sedangkan efisiensi kerja jika dilihat dari segi usaha, dapat dikembalikan pada 5 (lima) unsur yang dapat juga disebut sebagai sumber-sumber kerja, yakni pikiran, tenaga, waktu, ruang dan benda, termasuk uang (The Liang Gie, 2000), dimana dalam penggunaan kelima unsur kerja tersebut sesuai dengan kebutuhan dan tidak menimbulkan pemborosan. Artinya efisiensi kerja jika dilihat dari segi usaha adalah bekerja yang tidak sedikitpun mengurangi hasil yang dicapai karena dilakukan melalui cara yang paling mudah, ringan, cepat, dekat dan murah.

e. Prinsip Bekerja Efisien Cara bekerja efisien berarti setiap pegawai dalam melaksanakan tugas pekerjaannya berusaha untuk tidak melakukan pemborosan-pemborosan dalam usaha mencapai tujuan yang telah ditentukan. Hal ini berarti cara bekerja yang efisien ialah cara kerja yang termudah, teringan, tercepat, terpendek dan termurah untuk mencapai tujuan. Cara bekerja termudah artinya tidak sulit dan tidak memakai banyak pikiran, teringan artinya tidak memerlukan banyak tenaga, tercepat artinya tidak memakan waktu yang banyak, terdekat artinya jarak tempuh yang tidak jauh dan termurah yang artinya tidak memerlukan banyak biaya. Untuk menentukan apakah suatu kegiatan dalam organisasi itu termasuk efisien atau tidak, maka prinsip-prinsip atau persyaratan efisiensi harus terpenuhi. Ibnu Syamsi (2007) mengemukakan beberapa prinsip antara

commit to user


digilib.uns.ac.id

38

lain: 1) efisiensi harus dapat diukur, untuk dapat mengukur efisiensi maka harus ada standar yang digunakan dan disepakati oleh pihak-pihak yang terkait; 2) efisiensi mengacu pada pertimbangan rasional, rasional artinya segala pertimbangan harus berdasarkan akal sehat, masuk akal, logis, bukan emosional. Dengan pertimbangan rasional, objektivitas pengukuran dan penilaian akan terjamin; 3) efisiensi tidak boleh mengorbankan kualitas, dalam bekerja efisien jangan hanya mengejar kuantitas tetapi mengorbankan kualitas. Jangan sampai hasil ditingkatkan tetapi kualitasnya rendah; 4) efisiensi merupakan teknis pelaksanaan, artinya dalam pelaksanaannya jangan sampai bertentangan dengan kebijaksanaan atasan; 5) pelaksanaan efisiensi

harus

bersangkutan,

disesuaikan

ini

berarti

dengan

bahwa

kemampuan

penerapannya

organisasi

disesuaikan

yang dengan

kemampuan sumber daya manusia (SDM), dana, fasilitas, dan lain-lain, yang dimilki

oleh

organisasi

yang

bersangkutan

sambil

diusahakan

peningkatannya; 6) efisiensi itu ada tingkatannya, secara sederhana dapat ditentukan penggolongan tingkatan efisiensi, misalnya tidak efisien, kurang efisien, efisien, lebih efisien, dan paling efisien (optimal). Untuk mencapai perbandingan terbaik antara usaha dan hasilnya dalam bekerja, maka diperlukan suatu prinsip dalam bekerja. Menurut The Liang Gie (2000) agar tercapai perbandingan terbaik antara setiap kerja ketatausahaan dengan hasilnya, ada 5 asas yang harus dilakukan antara lain: 1) perencanaan, yaitu menggambarkan dan mempersiapkan di awal mengenai tindakan-tindakan yang akan dilaksanakan; 2) penyederhanaan, yaitu tindakan membuat suatu sistem yang ruwet atau pekerjaan yang sukar menjadi lebih mudah; 3) penghematan, yaitu mencegah pemakaian bendabenda secara berlebih-lebihan sehingga biaya pekerjaan yang bersangkutan menjadi mahal; 4) penghapusan, yaitu tindakan menghilangkan langkahlangkah atau kegiatan-kegiatan dalam pelaksanaan sesuatu pekerjaan yang dianggap kurang perlu; 5) penggabungan, yaitu menyatukan benda-benda atau pekerjaan-pekerjaan yang mempunyai persamaan dan memungkinkan untuk dikerjakan dalam satu langkah commitsekaligus. to user


digilib.uns.ac.id

39

f. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Efisiensi Kerja Kemampuan seseorang bekerja efisien tidak hanya tergantung pada kecerdasan dan bakat yang dibawa sejak lahir. Upaya untuk mewujudkan efisiensi kerja tidak terlepas dari beberapa faktor yang berpengaruh terhadapnya, seperti yang diungkapkan Lehrer dalam The Liang Gie (1992:15) bahwa: Faktor-faktor yang dapat mempengaruhi efisiensi kerja itu dapat diketegorikan menjadi delapan jenis yaitu: 1) Non physical working environtment (Suasana kerja) 2) Physical working environtment (Lingkungan tempat bekerja) 3) Product design (Corak hasil produksi) 4) Process or procedure (Proses atau prosedur) 5) Equipment and facilities (Perlengkapan dan fasilitas) 6) Tools (Alat-alat perkakas) 7) Workplace lay out (Tata ruang tempat kerja) 8) Hand and body motion (Gerak-gerak tangan dan tubuh) Dari seluruh pembahasan mengenai efisiensi kerja sebelumnya, dapat ditarik kesimpulan bahwa efisiensi kerja adalah pelaksanaan seluruh aktivitas-aktivitas manusia dengan memperhatikan perbandingan terbaik antara usaha dengan hasilnya. Jadi, setiap pegawai dikatakan dapat mencapai efisiensi kerja apabila ia dapat menyelesaikan tugas pekerjaannya dengan mudah, murah dan cepat, tanpa menyisihkan kualitas pekerjaan yang dilakukan. Hal tersebut merupakan perwujudan dari 5 (lima) unsur efisiensi yaitu pikiran, tenaga, waktu, ruang, dan benda termasuk uang. Pengukuran efisiensi kerja pegawai dapat dilakukan dengan melihat pada ketercapaian tujuan dengan memperhatikan perbandingan antara usaha dengan hasilnya.

E. Tinjauan Penelitian yang Relevan 1. Juwanti (2002) dalam penelitiannya yang berjudul ³3HQJDUXK 6LNDS Pegawai dalam Bekerja dan Lingkungan Kerja Fisik terhadap Prestasi Kerja Pegawai di Kantor Kelurahan Trimulyo Kecamatan Jetis Kabupaten

commit to user


digilib.uns.ac.id

40

%DQWXO 'DHUDK ,VWLPHZD
commit to user


digilib.uns.ac.id

41

Implikasi dari kesimpulan penelitian tersebut antara lain: «WDWD ruang kantor berpengaruh secara signifikan terhadap kelancaran kerja karyawan Rumah Sakit Jiwa Surakarta tahun 2002. Implikasinya, karyawan Rumah Sakit Jiwa Daerah Surakarta lebih bersemangat dalam menciptakan dan memelihara suasana nyaman dan penataan ruang kerja yang efisien bagi pelaksanaan kerja mereka. 3. Nur Syamsiyah Widyaningrum (2006) dalam penelitiannya yang berjudul ³Analisis Penataan Ruang Kantor Tata Usaha dalam Mencapai Efisiensi Kerja Pegawai di Kantor Pelayanan Pajak Pratama Surakarta TDKXQ´ dengan implikasi hasil penelitian sebagai berikut: a) hasil penelitian dan analisis data menunjukkan bahwa penataan tata ruang kantor yang baik dapat menimbulkan inspirasi dan semangat baru bagi pegawai dalam upaya pencapaian efisiensi kerja pegawai di Kantor Pelayanan Pajak Pratama Surakarta; b) dengan penataan ruang kantor yang baik di Kantor Pelayanan Pajak Pratama Surakarta, maka akan tercipta kondisi mutualis antara pegawai dengan pekerjaannya, antara pegawai yang satu dengan pegawai lain, antara pegawai dengan pimpinan maupun antara pegawai dengan lingkungan kerjanya; c) penataan ruang kantor yang baik akan dapat menciptakan suasana yang hangat serta komunikasi yang lancar dan efektif bagi pegawai sehingga efisiensi kerja pegawai di Kantor Pelayanan Pajak Pratama Surakarta dapat tercapai. 4. Amin Priyono (2006) dalam penelitiannya yang berjudul ³6WXGL .RUHODVL Sistem Kearsipan dan Tata Ruang Kantor dengan Efisiensi Kerja Pegawai Kantor Dinas Pendidikan KabupDWHQ 6XNRKDUMR 7DKXQ ´ dengan hasil sebagai berikut: a) ada hubungan yang signifikan antara sistem kearsipan dengan efisiensi kerja pegawai Kantor Dinas Pendidikan Kabupaten Sukoharjo, b) ada hubungan yang signifikan antara tata ruang kantor dengan efisiensi kerja pegawai Kantor Dinas Pendidikan Kabupaten Sukoharjo, c) ada hubungan yang signifikan antara sistem kearsipan dan tata ruang kantor secara bersama-sama dengan efisiensi kerja pegawai Kantor Dinas

commit to user


digilib.uns.ac.id

42

Pendidikan Kabupaten Sukoharjo. Implikasi penelitiannya antara lain menyebutkan bahwa: Berdasarkan analisis data menunjukkan bahwa tata ruang kantor mempunyai hubungan yang signifikan dengan efisiensi kerja pegawai di Kantor Dinas Pendidikan Kabupaten Sukoharjo. Implikasinya, pegawai Dinas Pendidikan Kabupaten Sukoharjo lebih memahami tentang tata ruang kantor dan melaksanakan tata ruang kantor yang dapat meningkatkan efisiensi kerja pegawai.

Hasil penelitian yang dilakukan Juwanti (2002) PHQ\DWDNDQ ³ada pengaruh yang signifikan lingkungan kerja fisik terhadap prestasi kerja pegawai di kantor kelurahan Trimulyo kecamatan Jetis kabupaten Bantul Daerah ,VWLPHZD
commit to user


digilib.uns.ac.id

43

SHJDZDL.DQWRU'LQDV3HQGLGLNDQ.DEXSDWHQ6XNRKDUMR´. Hal ini menunjukkan bahwa antara tata ruang kantor dan efisiensi kerja pegawai saling berkaitan. Tata ruang kantor yang baik dan efektif akan membantu pencapaian efisiensi kerja di kantor. Beberapa penelitian yang dilakukan di tempat dan waktu yang berbeda tersebut menyimpulkan satu hal yang sama yaitu bahwa tata ruang kantor memang memiliki keterkaitan dan pengaruh terhadap efisiensi kerja pegawai, dengan presentase pengaruh yang berbeda satu sama lain. Dengan adanya tata ruang kantor yang baik akan membantu tercapainya efisiensi kerja para pegawai di kantor. Hal ini semakin meyakinkan peneliti untuk melaksanakan penelitian mengenai tata ruang kantor dalam upaya mencapai efisiensi kerja pegawai di Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS. Hasil penelitian

ini

dapat

menguatkan

kesimpulan

dari

penelitian-penelitian

sebelumnya yang menyatakan bahwa tata ruang kantor berkaitan dan mempengaruhi efisiensi kerja pegawai atau justru menghasilkan kesimpulan yang berbeda sehingga akan memperbanyak referensi hasil penelitian yang sejenis. F. Kerangka Pemikiran Sebuah organisasi atau instansi pasti memilki tujuan yang hendak dicapai. Dalam rangka mencapai tujuan tersebut, salah satu prinsip yang harus diperhatikan adalah efisiensi kerja. Salah satu unsur penting dalam mewujudkan efisiensi kerja pegawai adalah dengan menerapkan penataan ruang kantor yang baik dan efektif. Hal ini dikarenakan tata ruang kantor menjadi sesuatu yang bersinggungan langsung dengan pegawai selaku subyek pelaksana pekerjaan kantor. Dalam hal ini kantor tata usaha merupakan pusat dari seluruh kegiatan dalam pengelolaan informasi dalam suatu organisasi, sehingga kantor perlu dibuat seaman dan senyaman mungkin bagi pegawai untuk bekerja. Penataan ruang kantor tata usaha Dekanat FKIP belum sepenuhnya menerapkan 4 (empat) asas penataan ruang kantor yang baik, yaitu asas jarak terpendek, asas rangkaian kerja, asas penggunaan segenap ruang dan asas perubahan susunan tempat kerja. Misalnya, commit to userpeletakkan arsip di sembarang


digilib.uns.ac.id

44

tempat, penumpukkan pegawai di suatu sisi ruangan dan peralatan kantor yang diletakkan jauh dari penggunanya. Hal inilah yang diduga menyebabkan efisiensi kerja para pegawai belum tercapai secara optimal. Oleh karena itu, untuk menciptakan efisiensi kerja pegawai yang optimal perlu memperhatikan prinsipprinsip dalam penataan ruang kantor. Melalui kegiatan penelitian ini, akan dapat diketahui kondisi nyata di lapangan mengenai penataan ruang kantor tata usaha Dekanat FKIP. Berdasarkan data yang diperoleh kemudian akan dianalisis sehingga akan dapat diketahui kelemahan penataan ruang kantor yang diduga menyebabkan efisiensi kerja pegawai di kantor tata usaha Dekanat FKIP belum optimal. Seteleh mengetahui kelemahan atau kekurangannya, maka langkah berikutnya adalah mencari dan menemukan solusi atas masalah tersebut, yaitu dengan membuat suatu rancangan tata ruang kantor yang efektif dan mampu meningkatkan efisiensi kerja pegawai. Dengan penataan ruang kantor yang baik di mana dalam penyusunannya didasarkan pada asas-asas yang ada, akan mampu menciptakan suasana kerja yang kondusif bagi pegawai dalam bekerja. Suasana kerja yang kondusif akan mendorong terciptanya efisiensi kerja pegawai. Jika para pegawai dapat bekerja secara efisien, maka hal tersebut akan semakin mempercepat pencapaian tujuan suatu organisasi dengan kualitas pencapaian yang baik pula. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada bagan berikut:

Penataan ruang kantor tata usaha

berdasarkan asas jarak terpendek, asas rangkaian kerja, asas penggunaan segenap ruang dan asas perubahan susunan tempat kerja. Gambar 1. Kerangka Pemikiran

commit to user

Efisiensi Kerja Pegawai


digilib.uns.ac.id

BAB III METODOLOGI PENELITIAN

Kehidupan tidak bisa terlepas dari masalah. Sesuai dengan keinginan manusia bahwa masalah harus dicari solusi penyelesaiannya. Melakukan penelitian pada intinya menggiring manusia kepada usaha mencari solusi penyelesaian masalah secara metode ilmiah. Penelitian merupakan suatu kegiatan untuk memperoleh data atau informasi yang sangat berguna untuk mengetahui dan memecahkan masalah. Penelitian dalam hal ini berupa penelitian ilmiah. Kerlinger dalam Iskandar (2009:7) menyatakan bahwa ³3HQHOLWLDQ LOPLDK DGDODK aktivitas penelitian yang dilakukukan secara sistematis, terkontrol, empiris dan kritis terhadap proposisi-proposisi hipotesis tentang hubungan yang diperkirakan WHUKDGDS DQWDUD JHMDOD DODP´ Sedangkan Mukhtar dalam Iskandar (2009:8) menyebutkan bahwa Penelitian ilmiah adalah suatu kegiatan untuk memilih judul, merumuskan persoalan, kemudoan diikuti dengan pengumpulan, pengolahan, penyajian dan analisis data yang dilakukan dengan metode ilmiah secara efisien dan sistematis, yang hasilnya berguna untuk mengetahui suatu keadaan/persoalan dalam usaha pengembangan ilmu pengetahuan atau untuk membuat keputusan dalam rangka pemecahan persoalan. Dari beberapa pendapat tentang penelitian ilmiah, dapat disimpulkan bahwa penelitian ilmiah adalah proses mengumpulkan, menganalisis dan menafsirkan fakta-fakta atau fenomena yang terjadi sebagai data untuk membuat keputusan dan dilakukan secara sistematik. Dalam penelitian, untuk mendapatkan kebenaran diperlukan tata cara atau prosedur tertentu. Sebelum penelitian ini dilaksanakan, perlu ditentukan terlebih dahulu metodologi penelitian yang digunakan. Ketepatan dalam menentukan metodologi disesuaikan dengan jenis data yang akan mengantar penelitian kearah tujuan yang diinginkan.

commit to user 45


digilib.uns.ac.id

46

³0HWRGH penelitian pada dasarnya merupakan cara ilmiah untuk PHQGDSDWNDQ GDWD GHQJDQ WXMXDQ GDQ NHJXQDDQ WHUWHQWX´ 6XJL\RQR Cara ilmiah berarti bahwa data yang diperoleh menunjukkan ciri-ciri keilmuan, seperti rasional (masuk akal), empiris (dapat diamati oleh panca indera) dan sistematis (menggunakan langkah-langkah tertentu). Menurut Suharsimi Arikunto (2006:36) ³0HWRGRORJL SHQHOLWLDQ DGDODK FDUD \DQJ GLJXQDNDQ ROHK SHQHOLWLGDODPPHQJXPSXONDQGDWDSHQHOLWLDQQ\D´ Berdasarkan beberapa pengertian metodologi penelitian tersebut, dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud metodologi penelitian adalah suatu kegiatan mengumpulkan data dalam penelitian dengan teratur, terencana dan sitematis untuk mencari jawaban atas suatu masalah.

I.

Tempat dan Waktu Penelitian 3. Tempat Penelitian

Penentuan tempat atau lokasi penelitian berkaitan erat dengan adanya data atau informasi yang bisa diperoleh sesuai dengan permasalahan yang diketengahkan dalam penelitian. Di dalam penelitian ini, peneliti memilih lokasi di Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS, dengan pertimbangan sebagai berikut: b. Kantor tata usaha Dekanat FKIP UNS Surakarta merupakan bagian dari kampus tempat peneliti menimba ilmu, sehingga diharapkan akan dapat memberikan saran, ide, dan gagasan demi kemajuan instansi tersebut. c. Tersedianya data dan informasi yang dibutuhkan untuk menjawab permasalahan dalam penelitian ini. d. Lokasi kantor tata usaha Dekanat FKIP UNS yang mudah dijangkau sehingga dapat memberikan kemudahan bagi peneliti untuk datang dengan frekuensi yang besar sehingga mampu mendapatkan data yang lengkap dan aktual

commit to user


digilib.uns.ac.id

47

4. Waktu Penelitian Penelitian ini dilaksanakan selama 8 (delapan) bulan mulai dari disetujuinya proposal penelitian sampai dengan terselesaikannya laporan penelitian ini, terhitung dari bulai Juli 2010 - Februari 2011. (Jadwal terlampir)

J.

Bentuk dan Strategi Penelitian 4.

Bentuk Penelitian

Penelitian merupakan suatu usaha menentukan, menggambarkan, dan menguji kebenaran dari suatu pengetahuan yang dilaksanakan dengan menggunakan suatu metode ilmiah. Dalam penyelesaian suatu masalah diperlukan suatu pendekatan. Pada dasarnya pendekatan dalam penelitian ilmiah dibedakan menjadi 3 macam, yaitu kuantitatif, kualitatif dan kombinasi antara kualitatif dan kuantitatif. Dalam penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif, yaitu jenis penelitian yang menghasilkan penemuan-penemuan yang tidak dapat dicapai dengan menggunakan prosedur-prosedur statistik atau dengan cara ± cara lain dari kuantifikasi (pengukuran). Bogdan dan Taylor dalam Iskandar (2009:11) mengemukakan EDKZD ³0HWRGRORJL NXDOLWDWLI PHUXSDNDQ SURVHGXU SHQHOLWLDQ yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis maupun lisan dari orang-orang dan perilaku yang diamati´. Sedangkan H.B. Sutopo (2002) mengemukakan bahwa penelitian kualitatif adalah suatu kegiatan penelitian yang menekankan pada proses dan makna. Oleh karena itu jika dirumuskan dalam bentuk pertanyaan cenderung menggunakan kata bagaimana dan mengapa yang jawabannya mencakup pemahaman mengenai prosesnya dan

sejauh mana

dampak itu bisa terjadi. Selain itu, Kirk dan Miller dalam Iskandar (2009:12) menyatakan EDKZD ³3HQHOLWLDQ NXDOLWDWLI DGDODK WUDGLVL WHUWHQWX GDODP LOPX SHQJHWDKXDQ sosial secara fundamental tergantung pada pengamatan manusia dalam kawasannya sendiri dan berhubungan dengan orang-orang tersebut dalam EDKDVDQ\D GDQ GDODP SHULVWLODKDQQ\D´ 'DUL EHEHUDSD SHQGDSDW DKOL WHUVHEXW dapat disimpulkan bahwa penelitian kualitatif adalah penelitian yang dilakukan commit to user


digilib.uns.ac.id

48

terhadap obyek dengan tidak mengubah kondisi obyek tersebut, dan hanya mencatat sesuai dengan kondisi alamiah obyek penelitian tersebut. Dalam penelitian kualitatif, peneliti adalah instrumen kunci karena peneliti harus bisa menginterpretasikan data yang diperoleh guna mengambil kesimpulan akhir. Oleh karena itu, peneliti harus memiliki bekal teori dan wawasan yang luas sehingga bisa menganalisis dan mengkonstruksi obyek yang diteliti supaya menjadi lebih jelas. (Iskandar, 2009). Bentuk penelitian ini mengikuti paradigma penelitian deskriptif kualitatif yang dilakukan tehadap variabel mandiri, yaitu tanpa membuat perbandingan atau menghubungkan dengan variabel lain. Peneliti tidak memberikan perlakuan apapun terhadap objek penelitian sehingga objek dibiarkan seperti kondisi aslinya secara apa adanya. Penelitian kualitatif diarahkan pada kondisi aslinya, bahwa datanya ditanyakan pada keadaan apa adanya sesuai dengan yang ada di lapangan. Sedangkan deskriptif dimaksudkan bahwa penelitian bertujuan mendeskripsikan data berdasarkan kenyataan dilapangan dengan kata-kata, uraian ataupun penjelasan cara untuk memecahkan masalah dengan menjabarkan fakta-fakta yang tampak sebagaimana adanya. Jenis penelitian yang dipilih yakni studi kasus. Menurut Iskandar (2009) penelitian ini bertujuan untuk mengembangkan metode kerja yang paling efisien, di mana peneliti mengadakan telaah secara mendalam tentang suatu kasus, dan kesimpulan hanya berlaku atau terbatas pada kasus tertentu saja. Hasil penelitian kasus tidak dapat dipakai untuk kepentingan generalisasi kepada semua populasi.

5. Strategi Penelitian Strategi penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah strategi tunggal terpancang. Tunggal diartikan bahwa hanya ada satu permasalahan dan satu ruang lingkup lokasi penelitian yaitu tentang penataan ruang kantor tata usaha Dekanat FKIP UNS. Sedangkan terpancang maksudnya peneliti terjun langsung ke lapangan memilih dan menentukan fokus utama atau

commit to user


digilib.uns.ac.id

49

sasaran dan tujuan serta permasalahan yang sudah berbekal teori-teori yang sudah ada.

K. Sumber Data Sumber data merupakan suatu sumber di mana data dapat diperoleh. Dalam memilih sumber data, peneliti harus benar-benar berpikir mengenai kemungkinan kelengkapan informasi yang akan dikumpulkan dan juga validitasnya. Menurut H. B. Sutopo (2002:49 ³6XPEHUGDWDSHQHOLWLDQNXDOLWDWLI dapat berupa manusia, peristiwa dan tingkah laku, dokumen dan arsip serta berbagai benda lain. Informan adalah orang yang dipandang mengetahui permasalahan yang dikaji dalam penelitian dan bersedia untuk memberikan LQIRUPDVLNHSDGDSHQHOLWL´ Adapun sumber data yang peneliti gunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: 2. Informan Informan adalah orang-orang yang dipandang mengetahui permasalahan yang akan dikaji oleh peneliti dan bersedia memberikan informasi terkait dengan penelitian ini. Informan dalam penelitian ini adalah : b.

Dekan atau Pembantu Dekan FKIP UNS Surakarta.

c.

Kepala bagian Tata Usaha kantor Dekanat FKIP UNS Surakarta.

d.

Staff bagian Tata Usaha kantor Dekanat FKIP UNS Surakarta

Dalam penelitian ini yang ditunjuk sebagai informan kunci (key informan) adalah Kepala Bagian Tata Usaha kantor Dekanat FKIP UNS Surakarta karena

dianggap

sebagai

informan

utama

yang

mengerti

tentang

permasalahan yang sedang diteliti. 3. Tempat dan peristiwa Dari pengamatan pada tempat dengan keragaman benda yang berada di lokasi, peneliti dapat memperoleh informasi yang berkaitan dengan perilaku atau peristiwa yang terjadi. Tidak semua peristiwa dapat diamati secara langsung, kecuali peristiwa atau aktivitas yang sedang berlangsung ketika

commit to user


digilib.uns.ac.id

50

penelitian dilakukan. Dalam hal ini, kajian peristiwa didapatkan dari cerita informan atau dokumen yang ada. 4. Dokumen Dokumen merupakan bahan tertulis/benda yang berkaitan dengan suatu peristiwa atau aktivitas tertentu. Dalam penelitian ini, dokumen yang digunakan sebagai sumber data antara lain foto, denah tata ruang, laporanlaporan

dan

catatan-catatan

mengenai

kepemilikan

peralatan

dan

perlengkapan kantor.

L. Teknik Sampling H. B. Sutopo (2002:55) PHQ\DWDNDQEDKZD³7eknik sampling atau teknik cuplikan merupakan suatu bentuk khusus atau proses bagi pemusatan atau SHPLOLKDQ GDODP SHQHOLWLDQ \DQJ PHQJDUDK SDGD VHOHNVL´ Teknik sampling digunakan untuk menyeleksi dan memfokuskan permasalahan agar dalam pelaksanaan penelitian atau dalam pemilihan sampel lebih terarah dan tepat pada orang yang mengetahui permasalahan yang dibahas. Menurut Iskandar (2009: 114) bahwa ³'alam penelitian kualitatif, teknik yang biasa digunakan dalam memilih dan menentukan subjek penelitian dengan menggunakan teknik subjek sesuai tujuan (Purposive Sampling) dan teknik bola salju (Snowball Sampling)´. Dalam penelitian ini, peneliti menggunakan teknik bola salju (Snowball Sampling). Dalam teknik bola salju, peneliti memulainya dengan menetapkan satu atau beberapa orang informan kunci (key informan) dan melakukan wawancara (interview) terhadap mereka secara bertahap atau berproses, kepada mereka kemudian diminta arahan, saran, petunjuk siapa sebaiknya yang menjadi informan

berikutnya

yang

menurut

mereka

mempunyai

pengetahuan,

pengalaman, dan informasi yang dicari, selanjutnya penentuan informan berikutnya dilakukan dengan teknik yang sama sehingga akan diperoleh jumlah informan yang semakin lama semakin besar.

commit to user


digilib.uns.ac.id

51

Adapun proses teknik bola salju dapat digambarkan sebagai berikut: 4 1 8

Key Informan

5

2

10

6 9

3

7

Gambar 2. Siklus Penentuan Informan Menggunakan Teknik Snowball Sampling Sumber: Iskandar (2009 : 116)

M. Teknik Pengumpulan Data Pemecahan suatu masalah dalam penelitian memerlukan data yang relevan dengan permasalahan. Teknik pengumpulan data merupakan cara khusus yang digunakan untuk memperoleh data tersebut. Oleh karena itu, data yang obyektif dan relevan dengan permasalahan sangat diperlukan dalam suatu penelitian. Dalam penelitian ini, peneliti menggunakan beberapa teknik pengumpulan data, yaitu: 1. Wawancara Wawancara adalah suatu proses memperoleh keterangan atau informasi guna tujuan tertentu yang dilakukan dengan cara tanya jawab antara pewawancara yang mengajukan pertanyaan dengan responden yang memberikan jawaban atas pertanyaan yang diajukan oleh pewawancara. Licoln dan Guba dalam Iskandar (2009) mengemukakan bahwa tujuan mengadakan wawancara antara lain adalah untuk

mengkonstruksi

mengenai orang, kejadian, kegiatan, organisasi, perasaan, motivasi, tuntutan dan kepedulian commit tentang to situasi user sosial (setting social). Dalam


digilib.uns.ac.id

52

penelitian ini, peneliti menggunakan jenis wawancara terstruktur. Hal ini dikarenakan pokok-pokok pertanyaan sudah dibuat kerangka dan garis besarnya, sehingga pertanyaan lebih terstruktur dan terarah. Pertanyaan dapat berkembang sesuai dengan kebutuhan data, sehingga dapat menggali informasi secara mendalam. 2. Observasi Kegiatan observasi meliputi melakukan pengamatan, pencatatan secara sistematik kejadian-kejadian, perilaku, objek-objek yang dilihat dan halhal lain yang diperlukan dalam mendukung penelitian yang sedang dilakukan. Dalam penelitian ini, teknik observasi yang peneliti gunakan adalah observasi berperan pasif. H. B. Sutopo (2002) menyatakan bahwa observasi berperan pasif adalah metode pengumpulan data yang digunakan untuk menghimpun data penelitian melalui pengamatan dan penginderaan, di mana peneliti hanya mendatangi lokasi, tetapi sama sekali tidak berperan sebagai apapun selain sebagai pengamat pasif. 3. Analisis dokumentasi Selain menggunakan observasi dan wawancara, pengumpulan data juga dilakukan dengan cara mencatat arsip atau dokumen yang berkaitan dengan pemasalahan penelitian. Analisis dokumen dilakukan untuk mengumpulkan data yang bersumber dari arsip dan dokumen baik yang berada di tempat penelitian ataupun yang berada di luar penelitian, yang ada hubungannya dengan penelitian tersebut. Arikunto dalam Iskandar PHQ\DWDNDQEDKZD³Teknik dokumentasi yaitu mencari data mengenai atau variabel yang berupa catatan, transkrip, buku, surat kabar, majalah, prasasti,notulen rapat, agenda dan sebagaiQ\D´ Dalam penelitian ini, peneliti mengumpulkan data dengan mempelajari dokumen, arsip dan laporan-laporan yang ada di kantor tata usaha Dekanat FKIP UNS, antara lain berupa struktur organisasi, job description, denah tata ruang kantor dan dokumen lain yang relevan.

commit to user


digilib.uns.ac.id

53

N. Validitas Data Dalam pengumpulan data sering kali terjadi perbedaan bahkan pertentangan antara sumber data terhadap data yang diperoleh. Untuk itu, diperlukan suatu teknik pengabsahan data. ³.HDEVDKDQGDWDPHUXSDNDQ NRQVHS penting yang diperbaharui dari konsep kesahihan (validitas) dan keterandalan (reliabilitas)´,VNDQGDU Dalam penelitian kualitatif, data yang dikumpulkan diolah dan diuji validitasnya melalui trianggulasi. Lexy J. Moleong (2001:178) menjelaskan EDKZD ³Trianggulasi adalah teknik pemeriksaan keabsahan data yang memanfaatkan sesuatu yang lain diluar data itu untuk keperluan pengecekan atau sebagai pembanding terhadap suatu data itu´. Patton dalam H. B. Sutopo (2002) terdapat empat macam teknik trianggulasi, yaitu: 1. Trianggulasi data (data triangulation), cara ini mengarahkan peneliti agar dalam mengumpulkan data, peneliti wajib menggunakan beragam sumber yang tersedia. Artinya, data yang sejenis akan lebih mantap kebenarannya jika digali dari berbagai sumber yang berbeda. Trianggulasi data sering disebut juga dengan trianggulasi sumber. 2. Trianggulasi peneliti (investigation triangulation), hasil peneliti baik data maupun kesimpulan mengenai bagian atau keseluruhannya bisa diuji validitasnya dari beberapa peneliti. 3. Trianggulasi metodologi (methodological triangulation), jenis trianggulasi ini bisa dilakukan oleh seorang peneliti dengan mengumpulkan data sejenis tetapi menggunakan teknik atau metode pengumpulan data yang berbeda. Dengan menggunakan metode yang berbeda untuk satu informasi yang sama, peneliti dapat menarik kesimpulan atas data yang digali secara lebih mantap. 4. Trianggulasi teoritis (theorical triangulation), trianggulasi ini dilakukan dengan menggunakan perspektif lebih dari satu teori dalam membahas permasalahan yang dikaji. Hal ini dikarenakan setiap pandangan teori selalu memiliki kekhususan cara pandang, maka dengan menggunakan beberapa perspektif dapat menghasilkancommit simpulan to yang user multidimensi.


digilib.uns.ac.id

54

Untuk

memastikan

keabsahan

data,

dalam

penelitian

ini

menggunakan trianggulasi data (data trianggulation). Trianggulasi data sering juga disebut trianggulasi sumber berarti membandingkan dan mengecek balik derajat kepercayaan suatu informasi yang diperoleh melalui waktu dan alat yang berbeda. Dengan teknik ini data yang diperoleh melalui sumber yang satu bisa lebih teruji kebenarannya bila dibandingkan dengan data sejenis yang diperoleh dari sumber yang berbeda.

O. Analisis Data Bogdan dan Taylor dalam Iskandar (2009:136) mengemukakan EDKZD ³$QDOLVLV GDWD sebagai proses yang mencari usaha secara formal untuk menemukan tema dan merumuskan ide seperti yang disarankan oleh data dan VHEDJDLXVDKDXQWXNPHPEHULNDQEDQWXDQSDGDWHPDGDQLGHLWX´ Teknik analisis data adalah proses kategori urutan data, mengorganisasikan ke dalam suatu pola, kategori dan satuan uraian dasar. Karena penelitian ini bersifat kualitatif, maka analisis data berlangsung mulai dari awal penelitian sampai penelitian berakhir yang dituangkan dalam laporan penelitian yang dilakukan secara simultan dan terus menerus. Analisis data sebagai proses yang merinci usaha secara formal untuk menemukan tema dan merumuskan hipotesis. Teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian ini bertujuan untuk menjawab pertanyaanpertanyaan yang didapat dalam penelitian dan mengembangkan serta menghubungkan dengan teori-teori yang melandasinya. Teknik analisis data yang digunakan adalah teknik interaktif. Adapun langkah-langkah yang digunakan dalam analisis interaktif adalah: 1. Reduksi data Reduksi data merupakan suatu kegiatan analisis data yang menajamkan, mengarahkan, membuang yang tidak perlu dan mengorganisasikan data. Proses reduksi data berlangsung secara terus menerus sepanjang pelaksanaan penelitian, bahkan prosesnya diawali sebelum pelaksanaan pengumpulan data. Artinya, sebenarnya peneliti melaksanakan reduksi data sejak commitsudah to user


digilib.uns.ac.id

55

peneliti mengambil dan menyusun kerangka kerja konseptual mengenai penelitian yang akan dilakukan. 2. Penyajian data Penyajian data merupakan suatu proses pengumpulan informasi yang tersusun dan disajikan yang memberi kemudahan dalam penarikan kesimpulan, data yang sudah terkumpul perlu disajikan dalam bentuk-bentuk tertentu guna menggabungkan informasi yang tersusun dalam bentuk yang padu dan sistematis sehingga akan lebih mudah dipahami ketika dibaca. 3. Penarikan kesimpulan dan verifikasi Penarikan kesimpulan merupakan langkah analisis data yang dilaksanakan segera setelah data diperoleh. Kesimpulan-kesimpulan yang didapat juga harus diverifikasikan. Jadi, bukan berarti sesudah dilakukan penarikan kesimpulan merupakan analisis final, karena pada dasarnya makna-makna yang muncul dari data harus diuji kebenarannya.

Secara dragmatik proses siklus pengumpulan data dan analisis data sampai pada tahap penyajian hasil penelitian serta pengambilan keputusan tampak pada gambar di bawah ini: Pengumpulan data

Reduksi Data

Sajian Data

Kesimpulan / Verifikasi

Gambar 3. Model Teknik Pengumpulan Data dan Analisis Data Secara Interaktif Sumber: H. B. Sutopo (2002:96)

commit to user


digilib.uns.ac.id

56

P. Prosedur Penelitian Prosedur penelitian adalah tata urutan atau langkah-langkah rinci yang harus ditempuh untuk melaksanakan penelitian. Hal ini dimaksudkan agar penelitian

dapat

berjalan

teratur

sehingga

hasil

penelitian

dapat

dipertanggungjawabkan. Dalam penelitian ini peneliti melakukan beberapa langkah atau melalui beberapa prosedur yang dapat dilakukan secara sistematis. Adapun prosedur yang dilakukan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Tahap persiapan Dalam tahap ini peneliti mengumpulkan bahan informasi dan teori yang dapat mendukung permasalahan. Tahap ini dimulai dari pembuatan rancangan penelitian, penyusunan proposal, memilih lokasi, mengurus perijinan dan persiapan pelaksanaan teknis. 2. Tahap pelaksanaan Tahap pelaksanaan dilakukan dengan terjun ke lapangan dan memulai untuk menggali data yang relevan dengan tujuan penelitian. 3. Tahap analisis Untuk analisis awal penelitian ini dilakukan sejak pengumpulan data di lapangan, sedangkan analisis akhir dilakukan setelah penggalian data dianggap cukup mendukung maksud dan tujuan penelitian. Tahap ini merupakan usaha untuk menemukan tema-team yang relevan dengan masalah penelitian. Setelah data yang dikumpulkan relevan dengan masalah penelitian, data tersebut kemudian dianalisis kembali secara intensif dan mendalam untuk kemudian ditarik suatu kesimpulan. 4. Tahap penulisan laporan penelitian Pada tahap ini peneliti akan menuliskan hasil penelitiannya dalam bentuk skripsi. Hasil laporan ini kemudian digandakan sesuai kebutuhan guna pelaporan kepada pihak-pihak terkait.

commit to user


digilib.uns.ac.id

57

Untuk lebih memudahkan peneliti dalam melangkah, peneliti sajikan skema prosedur penelitian sebagai berikut.

Persiapan

Pengumpulan data dan analisis awal

Analisis Akhir

Penarikan kesimpulan

Penulisan laporan penelitian

Penggandaan Laporan

Gambar 4. Bagan Prosedur Penelitian

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB IV HASIL PENELITIAN

A. Deskripsi Lokasi Penelitian 1. Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS

Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS merupakan kantor yang berfungsi untuk membantu penyelenggaraan kegiatan administrasi di FKIP UNS. Kantor ini berada di lantai 1 dan 2 gedung F FKIP dan mulai ditempati sejak pertengahan Juni 2010. Gedung F sendiri berada di kompleks FKIP UNS dan merupakan gedung yang terakhir dibangun sehingga menjadi gedung termegah di antara gedung-gedung lain di komplek FKIP UNS. Sedangkan gedung-gedung lain yang dimiliki FKIP UNS yaitu gedung A, B, C, D dan E digunakan untuk perkuliahan baik Program S1 maupun S2. Pada awalnya pembangunan gedung F FKIP UNS ini tidak dimaksudkan untuk djadikan kantor melainkan untuk laboratorium. Sedangkan kantor Tata Usaha tetap berada di gedung A seperti semula. Namun, pada perkembangannya gedung F ini beralih fungsi dan dijadikan kantor Tata Usaha dan kantor bagi pimpinan fakultas. Hal ini merupakan keputusan dari para pimpinan fakultas yang terdiri dari Dekan, Pembantu Dekan I, Pembantu Dekan II dan Pembantu Dekan III. Gedung F FKIP UNS ini terdiri dari 3 (tiga) lantai. Berikut ini rincian ruang yang berada di masing-masing lantai. a. Lantai 1 Lantai yang terletak paling bawah dari Gedung F FKIP UNS. Di lantai ini memiliki 13 (tiga belas) ruangan yang terdiri dari : 1) SBI A 2) SBI B 3) Arsip/Dokumen 4) Umkap 5) Risograp/Foto Copy

commit to user 58


digilib.uns.ac.id

59

6) Gudang 7) Penelitian Abdimus/Jurnal 8) Sertifikasi 9) Arsip Dok. PLPG/Sertifikasi 10) Gudang Perabot/Peralatan Kantor 11) Sekretariat Sertifikasi 12) Sekretaris Sertifikasi 13) Hall Sertifikasi

b. Lantai 2 Lantai 2 Gedung F terbagi menjadi 14 (empat belas) ruang, yaitu ruang: 1) Bagian Tata Usaha, terbagi lagi menjadi 2 ruang yaitu ruang Kepala Bagian Tata Usaha dan ruang pegawai. 2) Sub Bagian Pendidikan 3) Sub Bagian Kemahasiswaan 4) Sub Bagian Kepegawaian 5) Bidang Keuangan 6) Dekan 7) Pembantu Dekan 1 8) Pembantu Dekan 2 9) Pembantu Dekan 3 10) Mushola 11) Sidang 12) Sidang 1A 13) Hall 14) Gudang

c. Lantai 3 Lantai 3 merupakan lantai tertinggi di Gedung F yang diperuntukkan untuk aula besar yang digunakan untuk berbagai kegiatan.

commit to user


digilib.uns.ac.id

60

Penelitian ini berkaitan dengan tata ruang kantor tata usaha, sehingga ruang yang akan diobservasi dan dijadikan objek penelitian adalah ruanganruangan yang merupakan bagian dari kantor tata usaha di Gedung F FKIP UNS. Dengan kata lain, penelitian ini hanya akan meneliti tata ruang bagian atau sub bagian yang berada di bawah garis komando tata usaha. Hal ini dimaksudkan agar penelitian lebih terfokus dan tidak keluar dari lingkup penelitian. Ruanganruangan tersebut antara lain : 1) Ruang Bagian Tata Usaha, termasuk di dalamnya ruang Kepala Bagian Tata Usaha. 2) Ruang Sub Bagian Pendidikan 3) Ruang Sub Bagian Kemahasiswaan 4) Ruang Sub Bagian Kepegawaian 5) Ruang Sub Bagian Umum dan Perlengkapan (UMKAP) 6) Ruang Bidang Keuangan

2. Struktur Organisasi Bagian Tata Usaha Dekanat FKIP UNS Di dalam struktur organisasi FKIP UNS Surakarta, Bagian Tata Usaha berada di bawah komando Dekan. Bagian Tata Usaha memiliki jalur tersendiri sehingga terpisah dari jurusan yang sama-sama di bawah garis komando Dekan dan Pembantu Dekan. Berikut ini struktur organisasi FKIP UNS Surakarta.

Dekan PD I

PD II

Senat FKIP UNS

PD III

Kasubag TU

Jur P. IPS

Jur P. MIPA

Jur PBS

Jur PTK

Jur POK

Jur P. IP

Gambar 5. Struktur Organisasi commit to user FKIP UNS

Unsur Penunjang


digilib.uns.ac.id

61

Dalam melaksanakan tugasnya, bagian Tata Usaha dibagi dalam 4 (empat) sub bagian dan satu bidang. Sub bagian yang ada di bawah komando Bagian Tata Usaha adalah Sub Bagian

Pendidikan, Kemahasiswaan,

Kepegawaian serta Umum dan Perelengkapan (UMKAP). Satu bidang lain di luar sub bagian ialah bidang administrasi. Bidang administrasi ini terbagi dalam 6 (enam) jurusan, yaitu administrasi jurusan P. IPS, IP, PBS, P.MIPA, POK dan PTK. Untuk lebih jelasnya, berikut ini disajikan struktur organisasi bagian tata usaha FKIP UNS.

KABAG TATA USAHA

ADMINISTRASI

ADM. JURUSAN P.IPS

ADM. JURUSAN P. MIPA

ADM. JURUSAN POK

ADM. JURUSAN IP

ADM. JURUSAN PBS

ADM. JURUSAN PTK

SUBBAG PENDIDIKAN

SUBBAG KEMAHASISWAAN

SUBBAG KEPEGAWAIAN

SUBBAG UMKAP

Gambar 6. Struktur Organisasi Bagian Tata Usaha

Dari struktur organisasi tersebut dapat diketahui bahwa Bagian Tata Usaha dipimpin oleh seorang Kasubag. Kabag Tata Usaha membawahi 4

commit to user


digilib.uns.ac.id

62

(empat) Kasubag dan 6 (enam) Kepala Administrasi Jurusan, baik yang berada di Kentingan, Kleco maupun Kebumen. Seorang Kasubag membawahi beberapa Kepala Urusan (Kaur) dan seorang Kaur membawahi beberapa pegawai. jumlah total pegawai yang berada di bawah komando Kasubag Tata Usaha ± 140 orang yang tersebar di kampus FKIP Kentingan, Kleco dan Kebumen. Berikut ini rincian masing-masing sub bagian.

e. Sub Bagian Pendidikan Sub Bagian Pendidikan dipimpin oleh seorang Kasubag yaitu Bapak Arif Wibowo. Sub Bagian Pendidikan terdiri dari 4 (empat) urusan, yaitu urusan Pendidikan dan Evaluasi, urusan Registrasi dan Statistik, urusan Kerjasama, Penelitian, P2M, urusan Komputer dan urusan Perpustakaan. Masing-masing urusan dipimpin oleh seorang Kepala Urusan (KAUR). Jumlah seluruh personil di Sub Bagian Pendidikan sebanyak

20 orang.

Tanggung jawab Sub Bagian Pendidikan adalah melaksanakan semua proses yang berhubungan dengan aktivitas perkuliahan mahasiswa, mulai dari registrasi, pembayaran, pengolahan nilai dan transkrip nilai. f. Sub Bagian Kemahasiswaan Sub

Bagian

Kemahasiswaan

dipimpin

seorang

Kasubag

Kemahasiswaan yaitu Bapak Supardi, S.IP. Sub Bagian Kemahasiswaan terdiri dari 2 (dua) urusan yaitu urusan Minat, Penalaran dan Info dan urusan Kesejahteraan dan Alumni. Masing-masing urusan terdiri dari seorang KAUR dan seorang pegawai, sehingga total seluruh personil di Sub Bagian Kemahasiswaan berjumlah 5 (lima) orang. Jumlah personil di Sub Bagian Pendidikan adalah yang paling sedikit diantara sub-sub bagian di Kantor Tata Usaha FKIP UNS ini. Tugas Sub Bagian Kemahasiswaan adalah mengurus segala sesuatu yang berhubungan dengan mahsiswa dan alumni di luar urusan perkuliahan. Misalnya, mengajukan beasiswa, mengurus legalisir alumni dan mengajukan PKM.

commit to user


digilib.uns.ac.id

63

g. Sub Bagian Kepegawaian Kepala Sub Bagian Kepegawaian adalah Ibu Dra. E. Aris Setiyani yang merupakan satu-satunya Kasubag wanita di lingkungan Kantor Tata Usaha FKIP UNS. Sub Bagian Kepegawaian ini terdiri dari 3 (tiga) urusan yaitu urusan Tenaga Edukatif, urusan Administrasi dan urusan Keuangan. Total personil di Sub Bagian Kepegawaian berjumlah 18 orang. Tanggung jawab Sub Bagian Kepegawaian adalah mengurus segala hal yang berhubungan dengan seluruh pegawai baik dosen maupun karyawan di lingkungan FKIP UNS, serta mengurus keuangan FKIP UNS. h. Sub Bagian Umum dan Perlengkapan Sub Bagian Umum dan Perlengkapan (UMKAP) dipimpin oleh seorang Kasubag yaitu Bapak Sukaryono, S.Pd. Sub Bagian Pendidikan terdiri dari 5 (lima) urusan, yaitu urusan Persuratan, urusan Rumah Tangga, urusan perlengkapan, urusan Keamanan dan tenaga kontrak Fakultas. Masing-masing urusan dipimpin oleh seorang KAUR, kecuali tenaga kontrak Fakultas. Jumlah seluruh personil di Sub Bagian Pendidikan sebanyak 36 orang. Tanggung jawab Sub Bagian Pendidikan adalah melaksanakan semua proses yang berhubungan dengan pencatatan dan pengadaan seluruh kebutuhan perlengkapan dan peralatan yang dibutuhkan oleh FKIP UNS.

B. Deskripsi Ruang Sub-sub Bagian Tata Usaha Dekanat FKIP UNS 1. Bagian Tata Usaha Ruang tata usaha ini berada di bagian depan Gedung F FKIP UNS Lantai 2. Ruangan ini terletak di sebelah lobi Gedung F dan bersebelahan dengan front office atau receptionist. Jika kita masuk ke lobi lewat pintu sebelah barat, maka ruang tata usaha ini tepat berada di belokan ketika akan memasuki bagian dalam gedung F atau tepat di belakang mesin registrasi legalisir alumni. Namun, jika kita masuk dari pintu sebelah selatan, kita tinggal berjalan lurus ± 5 m dan ruang tata usaha ini akan berada di kiri, berseberangan dengan front office. Ruang Bagian Tata Usaha ini berbentuk L

commit to user


digilib.uns.ac.id

64

karena di dalamnya terdapat ruang khusus untuk pimpinan atau Kepala Bagian Tata Usaha. Ruang Kabag Tata Usaha terletak di pojok dengan ukuran 3,40 m x 3, 60 m. Pintu ruangan berada ± 3 m dari pintu masuk ruang Bagian Tata Usaha. Tepat di sebelah kiri pintu terdapat 2 (dua) buah filling cabinet dengan 4 (empat) laci yang ditata saling membelakangi. Filling cabinet yang berada di sebelah pintu ruangan menghadap ke timur, sedangkan filling cabinet kedua diletakkan membelakangi filling cabinet yang pertama sehingga menghadap ke barat. Di depan pintu, terdapat satu set sofa berwarna coklat dengan 4 (empat) buah kursi dan diselingi oleh sebuah meja kecil. Sofa ini juga dilengkapi dengan sebuah meja kaca yang diatasnya terdapat vas beserta bunganya. Sofa tersebut diletakkan di pojok utara ruangan. Di ruangan tersebut juga terdapat 1 (satu) buah almari arsip yang berukuran 180 cm x 88 cm berwarna abu-abu. Almari arsip ini diletakkan di pojok kiri ruangan dan menghadap ke selatan. Tepat di depan almari arsip ini terdapat satu set meja pimpinan yang terdiri dari 1 kursi metal baja berwarna hitam untuk pimpinan, 1 meja kaca dan 2 kursi metal baja warna biru untuk tamu. Kursi pimpinan menghadap ke timur sedangkan kursi tamu menghadap sebaliknya. Meja pimpinan berbeda dengan meja pegawai, karena ukurannya lebih besar dan terbuat dari stainless stell dan di atasnya dilapisi kaca, sedangkan meja pegawai hanya berupa meja kayu biasa. Meja pimpinan memiliki panjang 148 cm, lebar 76 cm dan tinggi 75 cm. Baik meja maupun kursi yang digunakan oleh Kabag Tata Usaha ini juga digunakan oleh seluruh Kasubag yang ada di kantor ini. Di atas meja tersebut banyak sekali ditemukan dokumen-dokumen yang dimiliki oleh Kabag Tata Usaha. Selain dokumen, di atas meja juga terdapat kalender duduk, alat-alat tulis dan sebuah baki arsip. Di belakang kursi pimpinan terdapat tirai berwarna biru dan di atasnya terdapat Air Conditioner (AC), sehingga AC ini tepat berada di atas pimpinan. AC ini dipasang pada suhu to 16°-21° commit user Celcius. Selain itu, di ruangan


digilib.uns.ac.id

65

ini terdapat pengharum ruangan otomatis yang dipasang di dinding bagian atas sofa. Ruangan ini dipasangi lampu neon merk Philips sebanyak 2 (dua) buah dengan masing-masing lampu berdaya 25 watt. Lampu neon ini ditutupi sejenis teralis agar cahaya tidak langsung jatuh ke permukaan yang menyebabkan mata menjadi silau, melainkan dipantulkan terlebih dahulu. Dengan adanya teralis yang menutupi lampu, ruangan akan tetap terang tetapi tidak menyilaukan. Dinding di ruangan pimpinan ini maupun di ruangan-ruangan lainnya berwarna krem muda sehingga menimbulkan suasana yang sejuk dan tenteram ketika memasuki ruangan tersebut. Dinding ruangan Kabag Tata Usaha bagian utara terbuat dari triplek yang tebal, karena pada awalnya ruangan tersebut tidak ada. Seperti yang diungkapkan Informan I (wawancara tanggal 28 Desember 2010) bahwa: ³Dinding ruangan sebelah utara ini bukan merupakan dinding yang permanen melainkan tripleks tebal karena dulunya ini bukan merupakan suatu ruangan, sehingga untuk menambah ruangan dipasangi tripleks sebagai pembatasnya. Penggunaan tripleks dimaksudkan agar pembuatan sekat ruangan cepat dan mudah dicopot, tetapi sepengetahuan saya pembatas ini belum pernah GLFRSRW´

Skala 1 : 40

Gambar 7. Denah Ruangan Kepala Bagian Tata Usaha

commit to user


digilib.uns.ac.id

66

Selain ruangan Kabag Tata Usaha, ruangan yang terdapat di ruang Bagian Tata Usaha ini ialah ruang karyawan. Seperti halnya ruang Kabag Tata Usaha, ruangan karyawan ini dipenuhi dengan barang-barang yang berhubungan dengan pelaksanaan kegiatan administrasi, karena pada hakekatnya tugas Tata Usaha ialah melaksanakan administrasi di instansi yang terkait. Ruang bagi pegawai tata usaha terletak tepat di depan pintu masuk ruang Bagian Tata Usaha. Baik pintu masuk utama ruang Tata Usaha maupun pintu masuk ruangan Kabag Tata Usaha tidak pernah ditutup apalagi dikunci, kecuali pada saat istirahat. Hal ini dimaksudkan untuk mempermudah para pegawai untuk keluar masuk ruangan mengingat mobilitas pekerjaan pegawai yang cukup tinggi. Berikut ini denah ruang pegawai Tata Usaha. U

Skala 1 : 62

Gambar 8. Denah Ruang Bagian Tata Usaha

commit to user


digilib.uns.ac.id

67

Ruang pegawai ini berukuran 7,40 m x 7,50 m. Tepat di depan pintu masuk terdapat 2 (dua) buah almari arsip yang ditata berjajar menghadap ke selatan. Di sebelah barat almari arsip terdapat 1 (satu) buah meja telepon yang di atasnya terdapat pesawat telepon dan buku telepon. Bagian dinding di atas mejatelepon ini digantungkan sebuah kalender. Meja telepon ini berada tepat di sebelah timur pintu masuk ruang Kabag Tata Usaha. Di sebelah kiri pintu masuk terdapat 3 (tiga) buah meja kayu kecil yang ditata sejajar ke arah selatan, sehingga meja yang ketiga berada tepat di pojok ruangan. Adapun 2 meja pertama yang terletak bersebelahan dengan pintu masuk digunakan untuk menumpuk dokumen, sedangkan meja yang berada di pojok ruangan di digunakan sebagai meja dapur yaitu meja untuk meletakkan dispenser dan alat-alat makan seperti gelas, piring dan sendok. Di sebelah barat meja dapur terdapat sebuah filling cabinet 4 laci menghadap ke utara. Di tengah ruangan atau di sebelah barat filling cabinet terdapat 3 (tiga) buah meja pegawai yang berderet ke arah barat. Masingmasing meja pegawai terdapat 1 (satu) buah kursi yang menghadap ke utara untuk pegawai dan 1 (satu) buah kursi yang menghadap ke selatan untuk tamu yang. Jarak antara meja pegawai pertama dan kedua ± 30 cm, sedangkan antara meja kedua dan ketiga jaraknya lebih besar yaitu ± 50 cm. Hal ini dikarenakan di antara meja kedua dan ketiga (jika diurutkan dari timur) terdapat meja komputer yang berisi seperangkat komputer dan printer. Dengan jarak meja yang lebih luas, maka akan memudahkan lau lintas pegawai yang ingin menggunakan komputer. Di sebelah barat ruangan terdapat 2 (dua) buah meja kayu yang berjejer menghadap ke barat dan memenuhi seluruh dinding ruangan bagian barat. Masing-masing meja dilengkapi dengan satu buah kursi. Jika diurutkan dari timur, meja yang pertama terletak di pojok timur sedangkan meja ketiga terletak di pojok barat ruangan. Meja ketiga ini sekaligus dijadikan meja untuk Loket 1 di gedung F ini, sedangkan meja pertama dan kedua dijadikan tempat meletakkan dokumen-dokumen yang dibutuhkan di Loket 1. Dokumen tersebut antara laincommit legalisir to alumni, user kwitansi pembayaran, buku


digilib.uns.ac.id

68

pencatatan dokumen dan lain sebagainya. Di meja loket terdapat cap/stempel, buku pencatatan dokumen dan di meja loket bagian kiri terdapat printer. Selanjutnya, di sebelah timur printer terdapat 1 (satu) meja kayu yang diatasnya diletakkan seperangkat komputer dan kursi yang menghadap ke utara. Kemudian di sebelahnya lagi terdapat 1 (satu) filling cabinet 4 laci yang menghadap ke timur. Filling cabinet ini tepat berada di sebelah barat pintu masuk ruang Kabag Tata Usaha. Jadi, pintu masuk ruang Kabag Tata Usaha diapit oleh meja telepon di sebelah timur dan filling cabinet di sebelah barat. Di ruangan ini terdapat sebuah AC yang dipasang di dinding ruangan bagian selatan. Sumber pencahayaan yang digunakan di ruangan ini berupa 2 set neon yang masing-masing set terdiri dari 2 (dua) lampu neon berdaya 40 watt. Lampu neon di ruangan ini juga menggunakan teralis sehingga pencahayaannya tidak terlalu kuat, tetapi cukup terang. Berikut ini adalah daftar barang inventaris yang terdapat di ruang Bagian Tata Usaha.

Tabel 5. Daftar Barang Inventaris Ruang Bagian Tata Usaha No.

Nama Barang

Jumlah (buah)

1.

Meja besi

1

2.

Meja kayu

8

3.

Kursi

10

4.

Almari arsip

3

5.

Komputer

2

6.

Printer

2

7.

Meja komputer

1

8.

Filling cabinet

3

9.

Sofa

1 set

10.

AC

2

Sumber: Sub Bagian Umum dan Perlengkapan Dekanat FKIP-UNS

commit to user


digilib.uns.ac.id

69

2. Sub Bagian Pendidikan Ruang Sub Bagian Pendidikan terletak di sebelah utara ruang Bagian Tata Usaha. Pintu masuk ruangan ini terletak sejajar dengan pintu masuk Ruang Bagian Tata Usaha. Jika kita masuk ke gedung F, berjalan dari front office ke arah utara ± 7 m akan menemukan ruang Sub Bagian Pendidikan di sebelah kiri sedangkan di sebelah kanan adalah ruang Pembantu Dekan I. Dengan kata lain, ruang Sub Bagian Pendidikan berhadapan dengan ruang Pembantu Dekan I. Pintu masuk ruang Sub Bagian Pendidikan merupakan jenis pintu yang terbuat dari aluminium dengan 2 (dua) daun pintu. Pemilihan pintu ini disesuaikan dengan jenis pekerjaan yang dilakukan, mengingat dalam pelaksanaan pekerjaan di Bagian Tata Usaha ini membutuhkan mobilitas yang cukup tinggi. Dengan adanya pintu yang berbentuk dapat ditarik maupun didorong ini akan memudahkan pegawai untuk keluar masuk ruangan. Ruang inti Sub Bagian Pendidikan berukuran 7,40 m x 8,70 m, tetapi ada tambahan ruang di bagian kiri pintu masuk berukuran 3,90 m x 3,80 m. Tambahan ruang ini berasal dari sisa ruang Bagian Tata Usaha yang disekat sebagai ruang Kabag Tata Usaha. Berikut ini gambaran ruang Sub Bagian Pendidikan.

U

Skala 1 : 90

Gambar 9. Denahcommit Ruang Sub Bagian Pendidikan to user


digilib.uns.ac.id

70

Di bagian ruang tambahan ini terdapat seperangkat meja bagi pimpinan, yang terdiri dari sebuah meja kaca, sebuah kursi metal baja warna hitam bagi pimpinan, sebuah meja kayu dan dua buah kursi bagi tamu pimpinan. Meja pimpinan ini ditata menghadap ke utara. Selain meja pimpinan, di bagian ruang tambahan ini terdapat 4 (empat) buah almari kaca yang diletakkan berjejer. 2 (dua) almari kaca diletakkan di sebalah kiri pintu masuk ruangan dan menghadap ke barat. Kemudian di sebelah selatan almari kaca ini terdapat meja telepon beserta pesawat teleponnya. Meja telepon ini terletak di pojok ruangan. Sedangkan 2 (dua) almari kaca yang lainnya diletakkan di sebelah barat meja telepon dan menghadap ke utara. Almari laca ini berjarak ± 2 m dari meja pimpinan yang berada di depannya. Terlihat hanya sebuah almari kaca yang diisi penuh, sedangkan 3 almari lainnya tampak masih kosong. Di bawah almari kaca tersebut atau tepat di belakang kursi pimpinan tampak dokumen-dokumen yang diletakkan di lantai dalam kondisi bertumpuk-tumpuk. Di sebelah barat meja pimpinan dipasang whiteboard yang berguna sebagai tempat untuk menempel atau menuliskan pengumuman. Bagian barat ruang Sub Bagian Pendidikan ini berjejer meja-meja baik meja kayu maupun meja komputer. Bagian barat ruang Sub Bagian Pendidikan ini digunakan sebagai Loket 3 pelayanan mahasiswa. Jika diurutkan dari selatan, meja yang berderet itu adalah meja kayu kecil yang digunakan untuk meletakkan mesin tik, meja komputer beserta komputernya, 2 (dua) buah meja kayu untuk pegawai dan 3 (tiga) buah meja komputer beserta perangkat komputernya. Di bagian utara ruangan diletakkan 3 (tiga) buah filling cabinet dengan 4 laci. Filling cabinet ini digunakan untuk menyimpan file-file pegawai, sehingga untuk memudahkan tiap laci ditempeli nama sesuai dengan nama pegawai yang bersangkutan. Sedangkan, di sisi timur ruangan terdapat 3 (tiga) buah meja komputer beserta seperangkat komputer di masing-masing meja. Masing-masing meja dilengkapi dengan sebuah kursi. Meja-meja ini ditata berjejer ke arah selatan, sehingga kursi-kursi ini diletakkan menghadap ke timur. Di tengah ruangan Sub Bagian Pendidikan diletakkan meja bagi para pegawai. Ada 12 (dua belas) meja kayu dan tiap meja dilengkapai sebuah kursi commit to user


digilib.uns.ac.id

71

pada masing-masing meja. Kedua belas meja tersebut ditata sedemikian rupa agar dapat memenuhi ruangan tersebut. Dari arah utara ke selatan berjejer 4 (empat) meja dengan jarak antar meja ± 60 cm. Dari arah barat ke timur berjejer 3 (tiga) buah meja dengan jarak antara meja pertama dan kedua ± 50 cm, sedangkan meja kedua dan ketiga saling berhimpitan tanpa ada celah. Di atas meja-meja pegawai yang berhimpitan di dua baris paling utara terdapat perangkat komputer sebanyak 5 (lima) unit. Penerangan di ruangan ini berasal dari lampu neon yang berjumlah 6 (enam) set. Masing-masing set terdiri dari 2 (dua) buah lampu neon berdaya 40 watt. Sebagaimana ruangan Bagian Tata Usaha, ruang Sub Bagian Pendidikan ini dicat warna krem muda diseluruh bagian dindingnya. Ruangan Sub Bagian Pendidikan ini dilengkapi dengan 3 (tiga) buah Air Conditioner (AC). AC ini diset dalam suhu 16°-21°C. Peralatan di ruang ini cukup lengkap dalam upaya melaksanakan pekerjaan di Sub Bagian Pendidikan ini. Peralatan yang mendominasi di ruang ini adalah komputer, karena pada dasarnya pekerjaan di Sub Bagian Pendidikan ini memang banyak menggunakan komputer dalam pengolahan data. Untuk lebih jelasnya, berikut ini daftar barang inventaris yang terdapat di ruang Sub Bagian Pendidikan. Tabel 6. Daftar Barang Inventaris Ruang Sub Bagian Pendidikan No.

Nama Barang

Jumlah (buah)

1.

Meja besi

1

2.

Meja kayu

13

3.

Kursi

23

4.

Almari arsip

1

5.

Komputer

11

6.

Printer

11

7.

Meja komputer

14

8.

Filling cabinet

3

9.

AC

3

10.

Lemari kaca

4

11.

Mesin ketik

1

Sumber: Sub Bagian Umum dan Perlengkapan Dekanat FKIP-UNS commit to user


digilib.uns.ac.id

72

3. Sub Bagian Kemahasiswaan Ruangan berikutnya adalah ruang Sub Bagian Kemahasiswaan (MAWA). Karena ruangan sub-sub bagian ditata berjejer ke arah utara, maka letak ruang Sub Bagian Kemahasiswaan ini tentunya berada di sebelah utara ruang Sub Bagian Pendidikan. Ruang Sub Bagian Kemahasiswaan ini berukuran 5,40 m x 7,40 m. Pintu masuk ruangan ini merupakan pintu aluminium yang terdiri dari 2 (dua) daun pintu. Pintu ini bisa didorong maupun ditarik, sehingga memudahkan lalu lintas pegawai yang keluar masuk ruangan. Di depan pintu masuk atau tepatnya di sisi selatan ruangan tampak berjejer almari dan filling cabinet. Jika diurut dari timur ke barat ada almari kaca I, almari arsip I, almari kaca II, filling cabinet 4 laci dan almari arsip II. Barang-barang tersebut memenuhi sisi selatan ruangan Sub Bagian Kemahasiswaan, sehingga almari arsip II menempati pojok ruangan. Di sisi barat ruangan yang sekaligus digunakan sebagai Loket 3 untuk pelayanan, terdapat beberapa meja yang dijejerkan ke arah utara. Di sisi barat paling selatan terdapat tumpukan dokumen-dokumen yang diletakkan di lantai ruangan. Kemudian di sebelah utaranya terdapat meja kayu berukuran kecil yang digunakan untuk meletakkan mesin ketik dan sebuah meja kayu berukuran besar untu meletakkan dokumen-dokumen legalisir alumni. Di atas meja besar ini, dipasang sebuah AC pada dinding. Di sebelah timur meja besar ini ada banyak sekali tumpukan arsip yang terikat dengan tali rafia. Kebanyakan arsip tersebut merupakan arsip-arsip beasiswa para mahasiswa. Selanjutnya, ada 2 (dua) buah meja kayu yang dijejerkan sampai ke pojok ruangan. Kedua meja ini digunakan sebagai tempat untuk melayani para mahasiswa, misalnya untuk memberi stempel pada dokumen. Untuk sisi ruangan bagian utara dipenuhi oleh 4 (empat) meja komputer beserta perangkat komputernya yang berjejer ke arah timur. Masingmasing meja dilengkapi dengan sebuah kursi, dengan arah kursi menghadap ke utara. Di sebelah timur meja komputer yang ke-4, terdapat tumpukan arsip dan

commit to user


digilib.uns.ac.id

73

dokumen yang diletakkan di atas lantai dan sebuah almari arsip yang berada tepat di pojok utara pada sisi timur ruangan. Meja pimpinan terletak di sisi timur ruangan dengan 2 (dua) buah filling cabinet di sebelah selatannya. Filling cabinet ini berada tepat di sebelah utara pintu masuk. Jadi, jika kita memasuki ruangan maka meja pimpinan tidak terlihat karena tertutup oleh filling cabinet. Meja pimpinan ini menghadap ke barat dan di depannya terdapat 2 (dua) buah kursi untuk tamu. Selain meja pimpinan, ada 2 (dua) buah meja yang diperuntukkan bagi Kepala Urusan (KAUR). Letak meja ini di sebelah utara almari arsip I dan almari kaca II. Masing-masing meja Kaur ini dilengkapi 2 (dua) buah kursi yaitu kursi kayu untuk Kaur dan kursi metal baja warna merah untuk tamu. Untuk lebih jelasnya, berikut ganmbaran ruang Sub Bagian Kemahasiswaan.

U

Skala 1 : 74

Gambar 10. Denah Ruang Sub Bagian Kemahasiswaan

Di ruang Sub Bagian Pendidikan ini terlihat banyak sekali tumpukantumpukan arsip yang diletakkan di atas lantai. Tumpukan arsip ini terdapat baik di tengah, pinggir maupun pojok ruangan. Selain tumpukan arsip, salah satu hal yang bisa kita temui di ruang Sub Bagian Pendidikan ini adalah adanya musik yang selalu mengalun disepanjang waktu. Jenis musik yang biasa terdengar commit to user


digilib.uns.ac.id

74

antara lain keroncong, campur sari, langgem dan lagu nostalgia. Pencahayaan di ruangan ini berupa lampu neon sebanyak 4 (empat) set dengan masing-masing set terdiri dari 2 (dua) buah lampu neon berdaya 40 watt. Peralatan dan perlengkapan yang terdapat di ruang Sub Bagian Kemahasiswaan ini cukup lengkap dan memadai dalam menunjang aktivitas pekerjaan. Berikut ini daftar barang yang terdapat di ruang Sub Bagian Kemahasiswaan. Tabel 7. Daftar Barang Inventaris Ruang Sub Bagian Kemahasiswaan No.

Nama Barang

Jumlah (buah)

1.

Meja besi

1

2.

Meja kayu

9

3.

Kursi

13

4.

Almari arsip

3

5.

Komputer

3

6.

Printer

3

7.

Meja komputer

4

8.

Filling cabinet

4

9.

Lemari kaca

2

10.

AC

1


4. Sub Bagian Kepegawaian Ruangan Sub Bagian Kepegawaian terletak di sebelah utara ruang Sub bagian Kemahasiswaan. Ruang Sub Kepegawaian berukuran 5,80 m x 7,40 m. Karena jumlah pegawai dan peralatan di Sub Bagian Kepegawaian ini relatif banyak, maka ruangnya ditata sedemikian rupa agar dapat menampung seluruh pegawai dan peralatan yang dibutuhkan. Berikut ini denah ruangan Sub Bagian Kepegawaian.

commit to user


digilib.uns.ac.id

75

U Skala 1 : 62

Gambar 11. Denah Ruang Sub Bagian Kepegawaian

Pintu masuk yang digunakan di ruang Sub Bagian Kepegawaian ini sama dengan pintu yang digunakan di ruang sub-sub bagian lainnya yaitu jenis pintu aluminium dengan 2 (dua) daun pintu. Pintu masuk ini terletak di pojok tenggara ruangan. Di depan pintu masuk atau sisi selatan ruangan terlihat almari yang berjejeran. Urutan dari timur ke barat adalah filling cabinet 4 laci, lemari arsip besi, 2 (dua) buah almari kayu ukuran besar yang digunakan untuk menyimpan arsip, kemudian almari arsip besi dan yang paling barat adalah filling cabinet 4 laci. Di atas almari kayu besar terdapat TV yang dipasang di dinding. Hampir sepanjang waktu kerja TV ini dinyalakan dan dimatikan pada saat istirahat atau berakhirnya jamcommit kerja. to user


digilib.uns.ac.id

76

Kemudian, disisi barat ruangan paling selatan terdapat meja Kasubag Kemahasiswaan yang dilengkapi kursi metal baja warna hitam menghadap ke timur, sedangkan di depan meja disediakan 2 (dua) buah kursi metal baja warna biru untuk tamu yang menghadap ke arah sebaliknya. Di dinding belakang kursi pimpinan bagian atas dipasang sebuah AC. Di sebelah utara meja pimpinan ini ada sebuah meja kayu kecil yang digunakan untuk meletakkan kertas-kertas. Selanjutnya ada 2 (dua) buah meja komputer beserta perangkat komputernya dan dilengkapi kursi pada masing-masing meja. Kedua meja komputer ini menghadap ke selatan dan ditata berjejeran ke arah timur. Dibelakang kursi atau disebelah utaranya terdapat meja kayu kecil yang tampak kosong. Tidak seperti ruang-ruang sebelumnya dimana sisi barat ruangan dijadikan loket, di sepanjang sisi barat ruang Sub Bagian Kepegawaian ini tidak dijadikan loket. Tirai yang berada di sisi barat ruangan ini dibiarkan selalu tertutup sepanjang hari. Ruang Sub Bagian di sisi utara diisi oleh meja-meja komputer dan lemari arsip. Mulai dari sisi utara paling barat diletakkan 2 (dua) buah meja komputer beserta perangkat komputernya. Masing-masing meja dilengkapi sebuah kursi. Meja-meja ini ditata menghadap ke timur sehingga posisi kedua meja ini tidak berjejeran tetapi membelakangi dan posisi kursi berada di barat meja. Jarak antara kedua komputer ini ± 40 cm. Selanjutnya di timur meja komputer ini terdapat 2 (dua) buah meja kayu yang ditata berjejeran menghadap ke utara dengan posisi kursi di sebelah selatannya. Kedua meja ini digunakan untuk meletakkan komputer dan printer. Ada 2 (dua) buah lemari arsip di sebelah timur meja. Kedua lemari arsip ini menghadap ke selatan. Di samping lemari arsip terdapat meja kayu yang diatasnya digunakan untuk meletakkan dispenser dan kipas angin. Sisi timur ruangan atau sebelah kanan pintu ketika kita memasuki ruangan, terdapat lemari kayu di pojok utara ruangan yang digunakan untuk menyimpan arsip. Di sebelah selatan lemari kayu, terdapat sebuah filling cabinet 4 laci. Tepat di sebelah pintu masuk terdapat meja kayu yang digunakan untuk meletakkan telepon dan mesin tik. Di atas meja ini dipasang kalender gantung

commit to user


digilib.uns.ac.id

77

pada dindingnya. Di bawah meja terdapat sebuah tempat sampah berukuran sedang. Di tengah-tengah ruangan diletakkan 4 (empat) buah meja bagi para pegawai yang ditata berjejer dan membelakangi. 2 (dua) buah meja di sebelah utara dan sisanya berada di selatannya. Kedua meja baik di sebelah utara maupun selatan ditata berhimpitan. Keempat meja ini menmghadap ke selatan. Jarak antara meja yang berada di sebelah utara dan selatan ± 30 cm. sedangkan jarak antara meja yang berada di sebelah utara dengan lemari arsip di belakangnya ± 40cm. Berikut ini gambaran ruang Sub Bagian Kepegawaian. Untuk sumber pencahayaan di ruangan ini berasal dari lampo neon sebanyak 4 (empat) set dengan masing-masing set terdiri dari 2 (dua) buah lampu TL (neon) berdaya 40 watt. Di ruangan ini tidak tercium wewangian dari pengharum ruangan. Warna dinding ruangan ini sama dengan ruangan-ruangan lainnya di gedung F yakni menggunakan warna krem muda. Peralatan dan perlengkapan di ruanagn ini didominasi oleh komputer, mesin ketik dan tempat penyimpanan arsip baik berupa almari arsip maupun filling cabinet. Berikut ini daftar barang inventaris yang ada di ruang Sub Bagian Kepegawaian. Tabel 8. Daftar Barang Inventaris Ruang Sub Bagian Kepegawaian No.

Nama Barang

Jumlah (buah)

1.

Meja besi

1

2.

Meja kayu

6

3.

Kursi

15

4.

Almari arsip

7

5.

Komputer

5

6.

Printer

4

7.

Meja komputer

5

8.

Filling cabinet

3

9.

AC

2

10.

Mesin ketik

1

commit to user


digilib.uns.ac.id

78

Sumber: Sub Bagian Umum dan Perlengkapan Dekanat FKIP-UNS 5. Sub Bagian Umum dan Perlengkapan Sub Bagian Umum dan Perlengkapan (UMKAP) menempati ruang Lantai 1 pojok bagian utara. Dari 6 (enam) ruangan yang diteliti, ruangan ini menjadi satu-satunya ruangan yang berada di Lantai 1. Di dalam ruang Sub Bagian UMKAP ini tedapat ruangan bagi pimpinan yang terpisah dengan ruang pegawai. Selain itu, di dalam ruang ini juga terdapat pula gudang tempat penyimpanan alat-alat. Berikut gambaran ruang Sub Bagian UMKAP. Skala 1 : 85

Ruang Kasubbag UMKAP

U

GUDANG

RUANG FOTO COPY

Gambar 12. Denah Ruang Sub Bagian UMKAP

Ruangan untuk Kasubag UMKAP berada di sisi timur ruangan bagian pojok utara utara dengan ukuran 3 m x 4 m. Ruangan ini menghadap ke timur dengan pintu masuk di sebelah commit barat. Di to sebelah user utara pintu masuk terdapat


digilib.uns.ac.id

79

sebuah lemari arsip. Sisi utara ruangan tidak diletakkan barang apapun hanya ada tirai dengan warna biru. Jika diletakkan barang-barang disini, akan menyulitkan untuk membuka tirai atau gordyn. Tirai ini selalu dibuka sehingga cahaya dan udara selalu masuk ke ruangan. Ruangan ini tergolong sempit, maka barang-barang di sini pun relatif sedikit. Meja pimpinan berada tepat di depan pintu masuk dan menghadap ke barat. Meja ini dilengkapi 3 (tiga) buah kursi, satu kursi untuk pimpinan berada di sebelah timur meja dan dua kursi lainnya diperuntukkan bagi tamu menghadap ke timur. Di sisi barat terdapat sebuah filling cabinet dan di sisi timur tedapat sebuah almari arsip. Di sebelah selatan kursi pimpinan terdapat 2 (dua) buah meja kayu ukuran kecil, masing-masing untuk meletakkan printer dan kertas-kertas dokumen. Sedangkan di belakang kursi pimpinan terdapat tumpukan file dan dokumen diletakkan di atas lantai begitu saja. Di ruangan ini terpasang sebuah AC di dinding sisi timur ruangan. Berbeda dengan ruangan yang lain, ruangan ini dilengkapi dengan lampu esensial merk Philips berdaya 23 watt. Di sebelah selatan ruang Kasubag UMKAP terdapat sebuah gudang berukuran 3 m x 4 m sebagai tempat penyimpanan barang. Gudang ini merupakan gudang khusus bagi Sub Bagian UMKAP, bukan gudang utama gedung F. Gudang utama gedung F berada di sisi lain ruangan. Pintu masuk gudang berhimpitan dengan pintu masuk ruangan Kasubag UMKAP. Di dalam gudang ini hanya terlihat tumpukan-tumpukan barang, gardus dan alat-alat kecil lainnya. Di gudang ini tidak terdapat AC maupun kipas angin. Di gudang ini juga hanya menggunakan lampu esensial merk Philips berdaya 23 watt dan lebih sering dimatikan. Lampu dinyalakan ketika pegawai masuk ke gudang dan dimatikan begitu keluar. Hal ini berbeda dengan ruangan lain yang sepanjang waktu kerja lampu terus dinyalakan, karena memang gudang ini hanya dimasuki sesekali saja. Di sebelah pintu gudang bagian luar, terlihat tumpukan-tumpukan barang dan berkas yang diikat dengan tali rafia, yang diletakkan begitu saja di atas lantai dan disebelahnya ada sebuah yang digunakan untuk meletakkan commitmeja to user


digilib.uns.ac.id

80

pesawat telepon dan buku teleponnya. Di dinding ruangan sisi timur tergantung sebuah whiteboard yang digunakan untuk menuliskan atau menempelkan pengumuman dan sebuah kalender. Di pojok ruangan atau tepatnya di sebelah timur pintu masuk terdapat sebuah kulkas dan dispenser. Kulkas dan dispenser ini menghadap barat. Jika di timur pintu masuk terdapat kulkas, maka di sebelah barat pintu masuk terdapat 2 (dua) buah meja pegawai yang ditata ke arah barat dan dilengkapi sebuah kursi pada masing-masing meja. Kedua meja ini menghadap timur dengan kursi yang berada di sebelah baratnya. Di belakang kursi pegawai yang paling barat terdapat jendela kecil yang ditutupi gorden warna biru. Jendela ini tepat berada di pojok ruangan. Ruang bagi pegawai ini berukuran 7 m x 8,90 m. Di bagian tengah ruangan ini terdapat 6 (enam) buah meja sekaligus kursi bagi pegawai Sub Bagian UMKAP. Keenam meja dan kursi ini dibagi menjadi 2 (dua) saff sehingga masing-masing saff terdiri dari 3 (tiga) meja dan 3 (tiga) kursi. Saff ini ditata ke arah barat. Semua meja pegawai menghadap ke arah timur. Jarak antar meja yang bersebelahan ± 60 cm, sedangkan jarak antar meja yang saling membelakangi ± 40 cm. Sisi barat ruang Sub Bagian UMKAP terdapat dua buah filling cabinet di bagian selatan, 4 (empat) lemari arsip dan sebuah rak kayu besar yang berjejer ke arah utara. Rak kayu ini digunakan menyimpan arsip dan dokumen, tetapi terlihat baru sebagian yang terisi. Sisi utara ruangan digunakan untuk meletakkan 4 (empat) buah meja komputer beserta perangkat komputernya dan 4 (empat) buah kursi. Tiga meja komputer ini ditata berjejer ke arah barat-timur dan menghadap ke utara, sehingga masing-masing kursi akan berada di sebelah selatan meja. Di bawah meja komputer terlihat tumpukan dokumen yang berceceran di lantai Ruang pegawai Sub Bagian UMKAP ini diterangi oleh 6 (enam) set lampu yang masing-masing set terdiri dari 2 (dua) buah lampu neon berdaya 40watt. Ruang seluas ini hanya dilengkapi dengan sebuah AC yang dipasang di dinding sisi utara ruangan. Tidak commit tampak adanya to user kipas angin di ruangan ini. Ada


digilib.uns.ac.id

81

sebuah dispenser di depan ruangan Kasubag atau tepatnya di sebelah utara pintu masuk ruangan Kasubag bagian luar. Dispenser ini dilengkapi sebuah galon air mineral. Berikut ini barang-barang inventaris yang dapat ditemukan di ruang Sub Bagian UMKAP.

Tabel 9. Daftar Barang Inventaris Ruang Sub Bagian UMKAP No.

Nama Barang

Jumlah (buah)

1.

Meja besi

1

2.

Meja kayu

12

3.

Kursi

13

4.

Almari arsip

6

5.

Komputer

4

6.

Printer

5

7.

Meja komputer

4

8.

Filling cabinet

3

9.

Kulkas

1

10.

AC

3

11.

Dispenser

1


6. Bidang Keuangan Bidang keuangan merupakan bagian dari Sub Bagian Kepegawaian. Namun, karena tugas dan personil pegawai yang banyak maka Bagian Keuangan menempati ruangan tersendiri. Hal ini juga dimaksudkan agar pelaksanaan pekerjaan di bidang keuangan ini lebih terjaga kerahasiaannya. Bidang Keuangan menempati ruangan di sisi barat Gedung F lantai satu bagian pojok utara. Walaupun ruangan bidang keuangan ini berada di lantai 1 Gedung F dan berderet dengan ruangan sub-sub bagian, tetapi letaknya terpisah karena

commit to user


digilib.uns.ac.id

82

antara ruang Sub Bagian Kepegawaian dan Bidang Keuangan dipisahkan oleh jalan masuk gedung F dari sebelah barat. Perlu diketahui bahwa pintu masuk gedung F di bagian barat ada 2, yaitu pintu yang bersebelahan dengan lobi di sebelah utara dan pintu masuk di sebelah ruang bidang keuangan ini. Namun, pintu masuk di sebelah ruang bidang keuangan ini sudah ditutup agar lebih efektif. Ruang Bidang Keuangan ini berukuran 7 m x 8,60 m. Pintu masuk terdapat di pojok selatan sisi timur ruangan. Di depan pintu masuk terdapat sebuah lemari kaca yang menghadap ke utara. Di sebelah barat lemari kaca terdapat meja receptionist besar yang terbuat dari kayu membujur ke arah utaraselatan dan menghadap ke timur. Di bagian dalam meja tersebut terdapat seperangkat komputer, 2 (dua) buah kursi, tumpukan dokumen dan di bagian barat meja ini digunakan sebagai Loket 4. Di sebelah utara pintu masuk juga terdapat sebuah meja receptionist yang sejenis yang menghadap ke selatan. Di belakang meja receptionist inilah terdapat meje-meja bagi para pegawai. Untuk masuk ke dalam, harus melalui sebuah pintu semi permanen yang berada di sisi barat meja receptionist ini. Ada 12 (dua belas) buah meja kayu untuk pegawai yang semuanya menghadap ke selatan. Meja-meja ini membujur ke arah utara-selatan sebanyak 4 (empat) meja dan membujur ke arah timur-barat ssebanyak tiga meja. Meja-meja yang berada di ruangan ini dipenuhi oleh tumpukan berkas/file dan dokumen-dokumen. Sisi timur ruangan digunakan untuk meletakkan brankas. Ada 5 (lima) buah brankas yang terlihat berjejeran menghadap ke arah barat. Sedangkan sisi barat ruangan terdapat 6 (enam) buah meja computer yang ditata ke arah utara dan menghadap ke timur. Walaupun ada 6 (enam) meja tetapi yang di atasnya terdapat komputer hanya 3 (tiga) meja saja. Tiga meja lainnya digunakan untuk meletakkan dokumen. Sisi utara ruangan diisi 3 (tiga) meja komputer beserta seperangkat komputernya dan dilengkapi sebuah kursi pada masing-masing meja. Di pojok ruangan terdapat sebuah lemari arsip dan sebuah filling cabinet yang menghadap ke selatan. Berikut gambaran ruangan Bidang Keuangan.

commit to user


digilib.uns.ac.id

83

Skala 1 : 86

U

Gambar 13. Denah Ruang Bidang Keuangan

Di ruang Bidang Keuangan ini terpasang 2 (dua) buah AC. Warna dinding ruangan ini sama seperti ruangan lainnya yaitu krem muda. Tidak tampak adanya pengharum ruangan. Di ruangan ini juga tidak terdengar alunan suara baik dari radio maupun televisi, mengingat pekerjaan bidang keuangan membutuhkan konsentrasi tinggi. Untuk mendukung pelaksanaan pekerjaan di bidang keuangan, peralatan yang paling penting adalah komputer dan brankas. Untuk lebih mengetahui secara detail barang-barang yang terdapat di ruang Bidang Keuangan, berikut ini adalah daftarnya.

commit to user


digilib.uns.ac.id

84

Tabel 10. Daftar Barang Inventaris Ruang Bidang Keuangan No.

Nama Barang

Jumlah (buah)

1.

Meja receptionist

2

2.

Meja kayu

12

3.

Kursi

24

4.

Almari arsip

1

5.

Komputer

6

6.

Printer

6

7

Meja komputer

9

8.

Filling cabinet

4

9.

AC

2

10.

Brankas

5


C. Deskripsi Permasalahan Penelitian 1. Alokasi Ruangan Jumlah ruangan di seluruh gedung F ini berjumlah 28 ruang. Unitunit kantor yang banyak berhubungan dengan pelayanan berada di lantai 1. Selain unit-unit utama pelayanan, di lantai 1 ini juga terdapat kantor Dekan, Pembantu Dekan I dan Pembantu Dekan II. Praktis semua kegiatan terpusat di lantai 1, sehingga lantai 1 ini menjadi lantai utama di Gedung F. Penataan ruang kantor merupakan pengaturan tempat pegawai dalam melaksanakan pekerjaannya, serta pengaturan peralatan dan perlengkapan kantor yang mendukung pelaksanaan pekerjaan, dengan mempertimbangkan luas lantai yang tersedia. Penataan ruang kantor dimaksudkan untuk memperlancar pekerjaan yang menjadi tugas dan wewenang pegawai yang menempatinya, serta agar dapat memaksimalkan ruangan yang ada pada suatu kantor. Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS terbagi dalam beberapa ruangan. Sebuah ruangan untuk Bidang Tata Usaha sedangan 5 (lima) ruangan

commit to user


digilib.uns.ac.id

85

untuk sub-sub bagian di bawah garis komando Tata Usaha, yaitu Pendidikan, Kemahasiswaa, Kepegawaian, Umum dan Perlengkapan, serta Keuangan. Di ruang Bidang Tata Usaha, Kabag Tata Usaha memiliki ruangan khusus yang disekat semi permanen. Begitu pula Kepala Sub Bagian Umum dan Perlengkapan (UMKAP) memiliki ruangan khusus di dalam ruang Sub Bagian UMKAP. Ruangan Kasubag UMKAP dan gudang di dalam ruang Sub Bagian UMKAP disekat semi permanen dengan menggunakan papan kayu. Namun, ruang bagi pegawai tidak disekat-sekat untuk masing-masing pegawai. Hal ini menunjukkan bahwa jenis atau tipe yang digunakan di ruang Tata Usaha dan UMKAP adalah semi terbuka. Adanya ruangan khusus bagi pimpinan ini dimaksudkan agar pelaksanaan pekerjaan pimpinan tidak terganggu karena beban kerja pimpinan lebih banyak. Seperti yang diungkapkan Informan I (wawancara tanggal 6 Januari 2011) bahwa: ³3LPSLQDQ PHPDQJ VXGDK VHSDQWDVQ\D PHPLOLNL UXDQJDQ NKXVXV tidak bercampur dengan pegawai. Hal ini akan membuat saya lebih berkonsentrasi pada pekerjaan dan tidak terganggu oleh lalu lalang SHJDZDL´ Ruangan sub-sub bagian lainnya yaitu Sub Bagian Pendidikan, Kemahasiswaan, Kepegawaian dan Keuangan menggunakan tipe ruang terbuka karena di dalam ruang tersebut tidak terdapat sekat, baik sekat antara pegawai dan pimpinan maupun antar pegawai. Hal ini dilakukan agar menghemat ruangan, kedekatan antarfungsi dan memudahkan pengawasan. Hal ini sesuai dengan pernyataan Informan IV (wawancara tanggal 7 Januari 2011): ³'HQJDQSHQDWDDQUXDQJWHUEXNDVHSHUWL LQLGDQWLGDNEersekat-sekat ruangan akan menjadi lapang sehingga bisa digunakan untuk meletakkan berbagai barang, dibandingkan dengan adanya sekat maka ruangan akan terasa sempit. Selain itu juga agar pengawasan WHUKDGDSSHJDZDLOHELKPXGDK´ Sementara Informan III (wawancara tanggal 7 Januari 2011) menyatakan bahwa: ³5XDQJ \DQJ WHUEXND GDQ WLGDN EHUVHNDW VHSHUWL LQL DNDQ PHPEXDW semua pegawai dekat dan juga memudahkan pengawasan terhadap NHUMDDQDNEXDK´ commit to user


digilib.uns.ac.id

86

Pada awalnya gedung F ini akan digunakan sebagai laboratorium, tetapi atas beberapa pertimbangan maka akhirnya gedung F ini digunakan sebagai kompleks kantor Dekanat. Karena penempatan gedung F yang diluar rencana awal, maka ruangan-ruangan yang disediakan juga tidak direncanakan secara matang. Penataan kantor yang baik bukan hanya penataan yang rapi, bersih dan nyaman saja, melainkan juga harus memperhatikan luas ruangan yang dibutuhkan berdasarkan jumlah pegawai dan jenis pekerjaannya, serta penempatan ruang yang sesuai alur prosedur kerja. Beberapa informan yang peneliti wawancarai mengeluhkan masalah alokasi ruang yang tidak sesuai kebutuhan. Seperti yang diungkapkan Informan IV (wawancara tanggal 7 Januari 2011): ³Sebenarnya ruangan ini terlalu sempit walaupun jika dibandingkan dengan ruangan lainnya, ruangan ini lebih luas. Hal ini terjadi karena pegawai di bagian ini banyak jadi tetap terasa sempit. Tetapi apa boleh buat, kita hanya bisa menerima karena yang mengatur ruangan mana untuk bagian apa adalah atasan. Kami harus pintar-pintar menata ruangan agar cukup menampung semua personil dan SHUDODWDQ\DQJGLEXWXKNDQ´ Hal ini diperkuat oleh pernyataan Informan VII (wawancara tanggal 8 Januari 2011) sebagai berikut. ³Karena ruang ini memang sempit makanya ditata sedemikian rupa DJDUVHPXDQ\DWHUWDPSXQJ´ Penataan ruang kantor tata usaha ini juga belum mengikuti alur prosedur kerja, misalnya dalam prosedur pengurusan legalisir. Dalam proses pengurusan legalisir, gerakan yang dilakukan tidak selalu maju tetapi ada gerakan mundur, membelok dan penyelesaiannya tidak dalam satu arah melainkan harus bolak balik. Berikut ini bagan alur prosedur pengurusan legalisir di Gedung F.

commit to user


digilib.uns.ac.id

87

Pembayaran Keuangan

4

Pengambilan

Pendaftaran

Anjungan

setelah jadi

(dapat kuitansi)

pembuatan

3

2

1

Gambar 14. Alur Pengurusan Legalisir Sumber: Tata Usaha Dekanat FKIP UNS

Alumni yang akan mengurus legalisir di Gedung F ini harus mengunjungi beberapa loket yaitu Loket 1, Loket 3 dan Loket 4. Setelah melakukan registrasi on-line dan mendapatkan pin, alumni menuju Loket 1 (Tata Usaha) untuk menyerahkan dokumen yang akan dilegalisir. Oleh petugas Loket 1 dokumen tersebut akan dicek kebenaran dan jumlahnya. Hal ini dikarenakan jumlah dokumen yang dilegalisir dibatasi. Untuk Dekan maksimal 9 lembar (3 ijasah, 3 akta dan 3 transkrip) sedangkan untuk PD I dan PD III maksimal 15 lembar (5ijasah, 5 akta dan 5 transkrip). Setelah dicek, alumni akan mendapatkan kuitansi pembayaran rangkap 3 warna putih, kuning dan merah muda. Di kuitansi tersebut tercantum jumlah uang yang harus dibayarkan oleh alumni di Loket 4 (Keuangan). Di Loket 4 ini kuitansi yang berwarna merah muda ditinggal sebagai bukti bagi bagian Keuangan. Setelah membayar di Loket 4, alumni kembali ke Loket 1 untuk menyerahkan kuitansi yang berwarna kuning, sedangkan kuitansi warna putih dipegang oleh alumni sebagai bukti pengambilan di Loket 3 (Pendidikan). Dari tata usaha, dokumen legalisir ini diserahkan ke Sub Bagian Pendidikan untuk dikerjakan, dengan melampirkan kuitansi pembayaran berwarna kuning. Legalisir alumni ini memang menjadi tanggung jawab Sub Bagian Pendidikan. Alumni

dapat mengambil dokumen yang sudah dilegalisir di Loket 3

(Pendidikan) dengan menyerahkan lembar kuitansi warna putih untuk kemudian ditukar dengan lembar kuitansi warna kuning. Jadi, pada akhirnya lembar

commit to user


digilib.uns.ac.id

88

kuitansi yang berada di bagian Pendidikan adalah yang berwarna putih. Proses penyelesaian legalisir ini membutuhkan waktu antara 3 hari sampai 1 minggu. Berikut ini susunan loket pelayanan di Gedung F FKIP UNS Surakarta.

LOKET 4

P

A

U

R LOKET 3

K LOKET 2

I

R

LOKET 1

Registrasi On-Line

Gambar 15. Loket Pelayanan di Gedung F

Jika kita melihat susunan loket pelayanan tersebut, dapat kita ketahui bahwa seorang alumni yang akan mengurus legalisir pertama-tama harus berjalan jauh ke tempat registrasi on-line yang sudah disediakan dan berada di lobi Gedung F. Setelah itu, dia harus berjalan kembali menuju Loket 1 kemudian commit to user


digilib.uns.ac.id

89

ke Loket 4 dan kembali lagi ke Loket 1. Dengan susunan loket seperti yang tergambar di atas, maka perjalanan yang harus dilalui tidak selalu maju tetapi maju-mundur. Hal ini tentu saja membuat pelaksanaan pekerjaan menjadi tidak efisien. Hal tersebut diperkuat oleh pernyataan Informan III (wawancara tanggal 7 Januari 2011) bahwa: ³6HEHQDUQ\D XQWXN SHQJurusan legalisir kurang efisien karena perjalanannya harus bolak balik. Lebih baik jika ada bagian keuangan yang ditempatkan di tata usaha sehingga tidak bolak-balik, tetapi ternyata juga tidak bisa karena keterbatasan tempat.´ Dari wawancara tersebut, dapat diketahui bahwa letak loket tidak berdasarkan alur prosedur kerja, sehingga terjadi aliran gerakan maju mundur dan pelaksanaan pekerjaan menjadi tidak efisien. Sebenarnya, hal ini disadari betul baik oleh para pegawai maupun mahasiswa serta alumni, sehingga muncul usulan agar antara Loket 1 dan Loket 4 diperpendek jarak tempuhnya dengan cara menempatkan bagian keuangan di Loket 1 (tata usaha). Dengan adanya bagian keuangan di Loket 1, maka alumni yang akan membayar tidak harus berjalan lagi ke Loket 4 dan pencatatan data di bagian keuangan juga akan lebih cepat. Hal ini tidak hanya menghemat tenaga tetapi juga menghemat waktu pekerjaan. Namun, usulan ini pun terbentur masalah ruang tata usaha yang terbatas dan tidak bisa menampung bagian keuangan di ruangan tersebut. Untuk penataan ruang di masing-masing bagian atau sub bagian pada dasarnya sudah mengikuti alur prosedur kerja, walaupun tidak semua berjalan selalu maju melainkan ada pula yang arahnya berbelok. Hal ini dipermudah dengan bentuk ruangan yang terbuka dan tanpa sekat. Selain untuk efisiensi gerak, waktu, langkah dan tenaga, hal ini juga untuk mengurangi tingkat lalu lintas pegawai yang dapat mengganggu pegawai lain. Tata ruang kantor yang baik dan efektif akan memberikan pengaruh terhadap efisiensi kerja pegawai, sehingga dalam penataannya didasarkan pada fungsi masing-masing tugas pegawai. Suatu bagian dalam satu kantor mempunyai keterkaitan tugas dan tujuan yang sama, sehingga penataan ruang

commit to user


digilib.uns.ac.id

90

kantor yang baik dan sesuai dengan aliran tugas pegawai akan memperlancar pelaksanaan tugas dan kewajibannya dalam rangka mencapai tujuan.

2. Penempatan Peralatan dan Perlengkapan Dalam melaksanakan pekerjaan yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya, seorang pegawai membutuhkan peralatan dan perlengkapan kantor yang memadai untuk menunjang pekerjaannya tersebut. Peralatan dan perlengkapan tersebut memerlukan penempatan yang tepat agar aktivitas pekerjaan yang dilakukan pegawai dapat berjalan dengan baik dan lancar sesuai dengan prosedur. Peralatan dan perlengkapan di bagian tata usaha dan sub-sub bagian dibawahnya dapat dikatakan cukup lengkap dan sesuai dengan pekerjaan di masing-masing bagian. Pekerjaan di tata usaha lebih banyak berupa kegiatan administrasi. Seperti yang kita ketahui bahwa pekerjaan tata usaha meliputi menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan. Semua kegiatan tersebut lebih banyak membutuhkan peralatan berupa komputer, mesin ketik, printer, scanner, lemari arsip, filling cabinet, brankas dan lain-lain. Sedangkan perlengkapan yang dibutuhkan berupa alat tulis kantor (ATK) seperti pulpen, pena, pensil, spidol, kertas, tinta spidol, tinta printer, tip-ex dan lain sebagainya. Sarana komunikasi yang disediakan adalah pesawat telepon yang ada di setiap ruang di bagian tata usaha dan sudah disambungkan secara paralel ke ruang-ruang lainnya, sehingga memudahkan komunikasi lintas bagian. Sedangkan prasarana lainnya antara lain jam dinding, radio, televisi dan satu set sofa yang diletakkan di ruang Kabag Tata Usaha. Penataan peralatan dan perlengkapan kantor mempunyai pengaruh terhadap pelaksanaan pekerjaan oleh pegawai. Namun, berdasarkan observasi yang peneliti lakukan letak peralatan dan perlengkapan tidak berdekatan dengan tempat duduk pegawai. Misalnya lemari arsip atau filling cabinet yang diletakkan di sisi ruangan secara berjejeran, tidak di dekat tempat duduk pegawai yang menggunakan file atau arsip tersebut. Hal ini menghambat kerja para commit to user


digilib.uns.ac.id

91

pegawai karena harus bolak balik ketika membutuhkan file atau arsip tersebut. Seperti yang diungkapkan oleh Informan III (wawancara tanggal 7 Januari 2011) bahwa: ³/HWDN DUVLS PHPDQJ WHUSHQFDU-pencar dan letaknya jauh dari pegawai yang menggunakan, sehingga jika akan menggunakan arsip tersebut harus berjalan agak jauh.´ Hal ini diperkuat oleh pernyataan Informan II (wawancara tanggal 7 Januari 2011) sebagai berikut. ³Semua lemari arsip berada di belakang sehingga kalau membutuhkan arsip harus mengambilnya di sana. Ini membuat SHNHUMDDQMDGLWLGDNHILVLHQ´ Penataan lemari arsip di satu sisi tertentu ruangan dan bukan di dekat masing-masing pegawai dilakukan karena keterbatasan ruangan serta tidak adanya sarana berupa lemari arsip kecil untuk masing-masing pegawai. Seperti yang diungkapkan oleh Informan I (wawancara tanggal 8 Desember 2010) bahwa: ³)LOOLQJ FDELQHW LQL EHULVL file-file pegawai terpaksa diletakkan di ruangan saya karena sudah tidak ada tempat di ruang pegawai. Jadi jika ada pegawai yang membutuhkan file di filling cabinet ini harus PDVXNNHUXDQJDQVD\D´ Dari beberapa wawancara di atas dapat diketahui bahwa peralatan yang tidak diletakkan di dekat pegawai akan menghambat pekerjaan dan efisiensi kerja tidak tercapai. Selain filling cabinet dan lemari arsip, peralatan lain yang perlu diperhatikan adalah meja telepon. Meja telepon sebaiknya diletakkan di sisi ruangan yang mudah dijangkau oleh semua personil di ruangan tersebut. Namun, meja telepon di ruang Sub Bagian Pendidikan terletak di pojok selatan ruangan, di belakang kursi pimpinan yang jauh dari para pegawai. Jadi, jika telepon berdering yang lebih sering mengangkat adalah Kasubag Pendidikan. Padahal dengan tugas yang begitu banyak, kondisi seperti itu tentu saja mengganggu konsentrasi Kasubag Pendidikan dalam melaksanakan tugasnya.

commit to user


digilib.uns.ac.id

92

Selain penataan peralatan, perlengkapan seperti kertas, pulpen, pensil dan alat tulis lainnya, sebaiknya juga diletakkan dekat dengan pegawai. Kertas untuk print sebaiknya diletakkan di meja komputer atau di dekat printer agar mudah dan cepat diambil jika dibutuhkan. Namun, yang tampak bahwa di meja pegawai adalah berkas-berkas pekerjaan yang menumpuk dan berserakan, hingga tidak menyisakan tempat untuk meletakkan alat-alat tulis. Sedangkan kertas juga diletakkan di lemari dan diambil ketika membutuhkan saja. Hal seperti ini akan menghambat kerja pegawai karena tidak efisien waktu, tempat dan tenaga.

6. Tata Ruang yang Aman dan Nyaman Dalam menjalankan pekerjaan, selain harus dilengkapi dengan peraatan dan perlengkapan yang memadai, pegawai juga membutuhkan suasana ruangan yang aman dan nyaman. Aman artinya terbebas dari berbagai gangguan dalam melaksanakan tugasnya, sedangkan nyaman artinya kondisi yang menyenangkan hati dan pikiran serta membuat pegawai betah berada di ruangan tersebut. Suasana kantor yang tidak gaduh, tenang, terang dan tidak sumpek akan membuat pegawai merasa nyaman, sehingga dapat menimbulkan semangat kerja pada para pegawai. Ada beberapa faktor yang mempengaruhi keamanan dan kenyamanan dalam penataan ruang kantor, yaitu: a. Cahaya atau penerangan Penerangan yang ada harus sesuai dengan kebutuhan, tidak terlalu terang tetapi juga tidak terlalu gelap. Dengan sistem penerangan yang baik, diharapkan para pegawai dapat menjalankan tugasnya dengan baik, kenyamanan dalam bekerja dapat tercapai dan akan memperkecil tingkat kesalahan pegawai, sehingga akan dapat meningkatkan produktivitas pegawai. Penerangan atau pencahayaan di seluruh ruang Tata Usaha menggunakan cahaya kombinasi, yaitu perpaduan antara cahaya buatan dengan cahaya matahari. Cahaya buatan berasal dari lampu TL (neon) yang commit to user


digilib.uns.ac.id

93

ditutupi semacam teralis yang terbuat dari aluminium dan lampu esensial. Sedangkan cahaya matahari yang ikut menerangi ruangan berasal dari jendela kaca warna bening. Namun, pada ruang-ruang tersebut terdapat perbedaan dalam besarnya kombinasi cahaya ini. Misalnya, pencahayaan di ruang Kabag Tata Usaha dan ruang Sub Bagian Kepegawaian lebih dominan berasal dari lampu buatan yaitu lampu TL (neon) yang berdaya 40 watt, karena walaupun memiliki jendela kaca yang besar di sisi ruangan tetapi jendela tersebut selalu tertutup gordyn warna biru dan jarang sekali dibuka. Informan I (wawancara tanggal 28 Desember 2010) menyatakan: ³Gordynnya memang sengaja ditutup karena silau jika dibuka. 6D\DUDVDGHQJDQSHQFDKD\DDQGDULODPSXLQLVXGDKFXNXS´ Untuk pencahayaan di ruangan-ruangan lain seperti ruang pegawai Tata Usaha, ruang Sub Bagian Pendidikan, Sub Bagian Kemahasiswaan dan Bidang Keuangan memang berasal dari kombinasi cahaya buatan dan cahaya matahari. Karena selain menyalakan lampu TL (neon), ruangan-ruangan tersebut juga membuka gordyn sehingga cahaya matahari dapat masuk ke ruangan. Selain agar cahaya matahari dapat masuk, alasan utama gordyn ini dibuka adalah karena memang sisi ruangan yang dipasangi gordyn dijadikan loket pelayanan, sehingga gordyn tersebut harus dibuka. Sedangkan ruang Sub Bagian UMKAP tidak memiliki jendela kaca, sehingga cahaya yang dominan dalam menerangi ruangan ini berasal dari cahaya lampu TL (neon) berdaya 40 watt. Penerangan dari cahaya matahari berasal dari pintu masuk ruangan. Untuk ruangan Kasubbag UMKAP, penerangan berasal dari cahaya lampu esensial berdaya 23 watt dan cahaya matahari yang masuk melalui jendela kaca di sisi utara ruangan. Kabag Tata Usaha dan Kasubbag UMKAP sama-sama memiliki ruang khusus dengan jendela kaca di salah satu sisinya dengan gordyn berwarna biru. Namun, gordyn di ruang Kabag Tata Usaha lebih sering ditutup dengan alasan silau, maka berbeda dengan gordyn di ruangan Kasubbag UMKAP yang selalu

commit to user


digilib.uns.ac.id

94

dibuka. Ada alasan gordyn di ruang Kasubbag UMKAP dibuka, seperti yang GLXQJNDSNDQROHK,QIRUPDQ,,,ZDZDQFDUDWDQJJDO-DQXDUL ´ ³Gordynnya memang selalu saya buka. Tidak silau kok, malah saya ELVDPHOLKDWSHPDQGDQJDQGLOXDU´ Dari beberapa wawancara yang peneliti lakukan, walaupun dengan ruangan yang relatif sama ternyata memiliki pertimbangan sendiri dalam sistem pencahayaannya. Masing-masing keputusan untuk jenis pencahayaan di suatu ruangan memiliki dasar alasan. Yang penting adalah ruangan tersebut harus cukup cahaya, karena para pegawai akan lebih efisien dalam bekerja jika ditunjang oleh pencahayaan yang baik. Dengan adanya cahaya matahari maupun lampu TL (neon) dan esensial, sudah cukup memberikan penerangan bagi pegawai di ruangan tata usaha. Hal ini diperkuat oleh pernyataan Informan VIII (wawancara tanggal 14 Januari 2011) bahwa: ³6D\DNLUDGHQJDQSHQHUDQJDQVHSHUWLLQLVXGDKFXNXSWHUDQJDSDODJL GLSDGXNDQGHQJDQZDUQDGLQGLQJ\DQJNDOHP´ Dalam sebuah kantor, cahaya sangat diperlukan untuk menunjang pelaksanaan pekerjaan kantor. Cahaya dalam ruangan diusahakan dapat memancar dengan cukup dan tepat ke segala penjuru ruangan, agar pegawai lebih sedikit membuat kesalahan, mata tidak cepat lelah dan penyelesaian pekerjaan akan lebih cepat, yang artinya efisiensi kerja pegawai dapat tercapai.

b. Warna Bagi suatu kantor, warna tidak hanya berfungsi untuk memperindah ruangan saja. Namun, warna juga memiliki pengaruh yang penting pada kejiwaan pegawai. Dengan pemilihan warna yang tepat bagi ruangan, maka akan dapat menumbuhkan kegembiraan dan kenyamanan dalam bekerja. Dengan kegembiraan dan kenyamanan yang dirasakan pegawai, akan meningkatkan semangat pegawai dalam bekerja, sehingga efisiensi dapat commit to user


digilib.uns.ac.id

95

tercapai. Warna yang dipilih untuk ruangan-ruangan di gedung F ini adalah warna krem muda yang menimbulkan hawa sejuk. Sebagaimana yang diungkapkan Informan III (wawancara tanggal 14 Januari 2011) bahwa: ³:DUQD UXDQJDQ GL VHOXUXK JHGXQJ ) DGDODK NUHP PXGD NHFXDOL GL ruang sidang. Kemarin di ruang sidang dindingnya ditambahi motif bunga-bunga berwarna ungu sebagai cirri khas FKIP. Dengan warna krem muda ini ruangan menjadi terasa sejuk dan nyaman jika GLSDQGDQJPDWD´ Untuk sebuah kantor atau instansi, sebaiknya menggunakan warnawarna yang kalem. Pemilihan warna pada ruangan menjadi penting karena setiap warna memiliki pengaruh yang berbeda-beda. Jika kita memilih warna yang tidak cocok, maka akan membuat suasana ruangan menjadi tidak nyaman. Dengan suasana ruangan yang tidak nyaman, akan membuat pegawai tidak betah berada di ruangan, sehingga efisiensi dan produktivitas pegawai akan menurun.

c. Udara Kualitas udara yang dihirup pegawai setiap hari, dapat mempengaruhi kesehatan dan ketenangan pegawai dalam bekerja. Udara yang kurang bersih karena kurangnya sirkulasi, akan mengganggu kesehatan para pegawai yang akan berakibat pada menurunnya kinerja pegawai. Oleh karena itu, setiap ruangan perlu adanya ventilasi udara yang berguna untuk memperlancar sirkulasi udara. Keberadaan Air Conditoner (AC) sangat membantu dalam sirkulasi udara ini, karena pada AC sudah dilengkapi dengan alat penyaring udara. Selain itu, dengan adanya AC membuat ruangan menjadi lebih nyaman. Hal ini diperkuat oleh pernyataan Informan I (wawancara tanggal 28 Desember 2010) berikut. ³.DODX VHNDUDQJ UXDQJDQQ\D OHELK Q\DPDQ GDULSDGD \DQJ GXOX GL gedung A. Sekarang sudah memakai AC sedangkan dulu hanya kipas DQJLQELDVDVDMD´

commit to user


digilib.uns.ac.id

96

Semua ruangan di gedung F ini dilengkapi dengan AC, yang jumlah di masing-masing ruangan berbeda sesuai dengan kebutuhan. Jika ruangannya tergolong sempit dengan pegawai yang sedikit maka AC yang dipasang cukup satu saja. Namun, jika pegawai yang ada di ruangan relatif banyak, maka ruangan tersebut dipasangi 2 (dua) buah AC. Seperti yang diungkapkan Informan VIII (wawancara tanggal 14 Januari 2011) bahwa: ³3DNDL VDWX $& VDMD sudah cukup karena ruangannya juga cuma segini. Ini saja sudah dingin apalagi kalau ditambah lagi, nanti ada SHJDZDL\DQJWLGDNNXDW´ Keberadaan AC ini juga harus diikuti dengan pengaturan suhu yang tepat. Suhu udara sangat penting bagi kenyamanan dan kesehatan pegawai. Suhu yang sesuai dapat menciptakan semangat para pegawai dalam melakukan aktifitas. Dengan semangat kerja yang tinggi, produktivitas kerja akan meningkat dan efisiensi kerja pun dapat tercapai. Jangan sampai pegawai merasa kedinginan karena suhu AC yang terlalu rendah ataupun sebaliknya. Seperti yang diungkapkan Informan I (wawancara tanggal 28 Desember 2010) menyatakan: ³.DODX $& GHQJDQ VXKX & LWX WHUODOX GLQJLQ 0EDN ELDVDQ\D diatur pada suhu 21°C supaya tidak terlalu dingin´ d. Suara Suara berpengaruh terhadap kelancaran pegawai dalam melaksanakan pekerjaan. Suara gaduh dan bising akan mengganggu konsentrasi dan ketenangan pegawai dalam bekerja, apalagi jika melaksanakan pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi tinggi seperti menghitung. Namun, ada pula suara yang justru membuat pegawai lebih bersemangat dalam bekerja. Suara itu ialah musik yang disetel di dalam ruangan. Ruangan yang selalu terdengar musik di dalamnya adalah ruang Sub Bagian Kemahasiswaan. Musik tersebut dinyalakan dari komputer yang ada di ruangan. Sedangkan di ruang Sub Bagian Kepegawaian terdapat

commit to user


digilib.uns.ac.id

97

televisi yang bisa dinikmati suara sekaligus gambarnya. Seperti yang diungkapkan Informan VIII (wawancara tanggal 14 Januari 2011) bahwa: ³'L VLQL VHODOX PHQ\HWHO PXVLN GDUL NRmputer. Adanya musik ini tidak mengganggu, justru membuat pegawai semangat bekerja. Selain itu musik ini membuat pegawai betah di kantor karena serasa seperti di rumah sendiri. Suara yang mengganggu itu jika ada mahasiswa atau alumni yang marah-marah di loket karena masalah legalisir yang belum jadi. Suara mereka menimbulkan kegaduhan sehingga PHQJJDQJJXNRQVHQWUDVLSDUDSHJDZDL´ Dari wawancara tersebut dapat disimpulkan bahwa keberadaan suara sangat mempengaruhi kondisi jiwa para pegawai. Adanya musik justru membuat pegawai betah dan meningkatkan semangat dalam bekerja, sedangkan suara yang gaduh dan bising membuat konsentrasi pegawai dalam bekerja menjadi terpecah.

D. Temuan Studi yang Dihubungkan dengan Kajian Teori Tata usaha merupakan unsur administrasi yang sangat penting bagi suatu organisasi dalam usaha mencapai tujuan. Oleh karena itu, pada pelaksanaan kegiatan operatif di dalam setiap organisasi pasti melaksanakan pekerjaan tata usaha. Menurut pola isinya, tata usaha adalah segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan pelbagai keterangan untuk keperluan sesuatu organisasi. Hal ini sering disebut juga pekerjaan kantor (office work). Seluruh kegiatan tata usaha ini dilakukan di kantor. Kantor

merupakan

pusat

seluruh

kegiatan

pegawai

dalam

melaksanakan tugas pekerjaan. Pengaturan tata ruang kantor yang sesuai asas dapat membuat pegawai menyelesaikan pekerjaannya dengan baik dan dapat membantu terciptanya suatu proses mekanisme dan mobilisasi kerja yang baik pula sehingga efisiensi kerja dapat terwujud dan tujuan dapat dengan mudah dicapai. ,GD 1XUDLGD PHQ\DWDNDQ ³7DWD UXDQJ NDQWRU DGDODK pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat dan perabot kantor pada luas lantai dan ruangan yang tHUVHGLDXQWXNPHPEHULNDQVDUDQDEDJLSHNHUMD´

commit to user


digilib.uns.ac.id

98

Susunan ruang kantor yang tidak berdesak-desakkan dan terkesan rapi dapat memunculkan kegairahan pegawai dalam bekerja. Penataan ruang dan fasilitas di dalamnya akan dapat membantu tercapainya suatu proses mekanisme dan mobilisasi kerja yang baik sehingga efisiensi kerja dapat terwujud dan tujuan organisasi dapat tercapai. Jika semua anggota organisasi mulai dari jabatan yang tertinggi hingga yang terendah bekerja secara efisien, maka setiap pekerjaan dapat terselesaikan dengan baik. Namun, jika hal ini tidak dapat dijalankan maka pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan dikhawatirkan akan sulit diraih. Dalam melakukan aktivitasnya, tiap-tiap bagian di suatu kantor harus menjalin hubungan kerja yang baik. Satu sama lain saling berkaitan dan memiliki ketergantungan sehingga tidak mungkin berjalan sendiri-sendiri. Ada empat asas pokok tata ruang (The Liang Gie, 2000) yaitu: 1) asas mengenai jarak terpendek, 2) asas mengenai rangkaian kerja, 3) asas mengenai penggunaan segenap ruang dan 4) asas mengenai perubahan susunan tempat kerja. Berikut ini akan peneliti uraikan permasalah penataan ruang kantor di Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS Surakarta berdasarkan 4 (empat) asas tersebut. 1. Asas Jarak Terpendek Asas jarak terpendek berguna agar penyelesaian pekerjaan lebih cepat. Salah satu penerapan asas ini adalah dengan meletakkan barang-barang yang diperlukan pegawai dalam bekerja di dekat tempat duduknya, sehingga akan mengurangi pemborosan waktu dan tenaga. Penataan ruang kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS nampaknya belum menerapkan asas jarak terpendek ini secara maksimal. Hal tersebut dapat dilihat dari peletakkan lemari arsip dan filling cabinet yang jauh dari tempat duduk pegawai. Padahal, dalam pekerjaan tata usaha selalu berhubungan dengan file, dokumen dan arsip. Jadi, setiap hari pekerjaan pegawai tata usaha selalu menggunakan file, dokumen maupun arsip tersebut. Dengan intensitas penggunaan yang sering tetapi letaknya jauh dari tempat duduk akan menimbulkan pemborosan waktu dan tenaga. Permasalahan ini dapat ditemui di seluruh ruangan tata usaha, baik ruang bagian Tata Usaha maupun ruang sub-sub commitbagiannya. to user Lemari arsip dan filling cabinet


digilib.uns.ac.id

99

diletakkan di satu sisi ruangan yang jauh dari tempat duduk pegawai, sehingga jika pegawai membutuhkan file, dokuman atau arsip yang tersimpan di dalamnya harus berjalan agak jauh. Apalagi jika file,dokumen atau arsip yang diperlukan berbedabeda dan berganti-ganti, maka pegawai akan berjalan bolak balik dari tempat duduknya ke tempat menyimpan file tersebut. Contoh di Sub Bagian Umum dan Perlengkapan yang letak lemari arsip dan filling cabinet berada di belakang tempat duduk pegawai atau di sisi barat ruangan. Berikut ini analisis gerakan dan waktu ketika pegawai mengambil arsip di Sub Bagian UMKAP. a. Pegawai yang duduk paling dekat dengan almari arsip Jarak : ± 1 meter Tabel 11. Analisis Gerak dan Waktu dengan Jarak 1 meter No

Gerakan

Waktu (detik)

1.

Berdiri sambil menggeser kursi ke belakang

10

2.

Gerakan mata mencari letak almari arsip

20

3.

Menemukan letak almari arsip

10

4.

Berjalan menuju almari arsip

15

5.

Membuka almari arsip

10

6.

Mencari folder dari file yang dibutuhkan

30

7.

Mengambil folder

10

8.

Mencari file di dalam folder

90

9.

Membaca file untuk mengecek kesesuaian dengan file yang dicari

45

10.

Mengambil file yang sesuai

10

11.

Merapikan file lainnya dan menutup folder

30

12.

Meletakkan folder ke tempat semula

10

13.

Menutup pintu almari arsip

10

14.

Berjalan kembali ke tempat duduk

15

15.

Masuk ke bagian antara meja dan kursi

16.

Menarik kursi ke depan

17.

Duduk

18.

Meletakkan file di meja

15

TOTAL

commit to user

325


digilib.uns.ac.id

100

b. Pegawai yang duduk paling jauh dengan almari arsip (depan) Jarak : ± 4 meter

Tabel 12. Analisis Gerak dan Waktu dengan Jarak 4 meter No

Gerakan

Waktu (detik)

1.


10

2.


20

3.


10

4.


60

5.


10

6.


30

7.

Mengambil folder

10

8.


90

9.

Membaca file untuk mengecek kesesuaian dengan

45

file yang dicari 10. Mengambil file yang sesuai

10

11. Merapikan file lainnya dan menutup folder

30

12. Meletakkan folder ke tempat semula

10

13.


10

14. Berjalan kembali ke tempat duduk

60

15. Masuk ke bagian antara meja dan kursi 16. Menarik kursi ke depan

15

17. Duduk 18. Meletakkan file di meja TOTAL

commit to user

415


digilib.uns.ac.id

101

c. Pegawai yang duduk paling jauh dengan almari arsip (samping) Jarak : ± 6 meter


Gerakan

Waktu (detik)

1.


10

2.


20

3.


10

4.


90

5.


10

6.


30

7.

Mengambil folder

10

8.


90

9.

Membaca file untuk mengecek kesesuaian dengan file

45

yang dicari 10.

Mengambil file yang sesuai

10

11.

Merapikan file lainnya dan menutup folder

30

12.

Meletakkan folder ke tempat semula

10

13.


10

14.

Berjalan kembali ke tempat duduk

90

15.

Masuk ke bagian antara meja dan kursi

16.

Menarik kursi ke depan

17.

Duduk

18.

Meletakkan file di meja

15

TOTAL

475

Berdasarkan analisis gerak dan waktu ketika pegawai mengambil file di lemari arsip yang tidak berada di dekat tempat duduknya, hasilnya adalah sebagai berikut. a. Jarak tempat duduk pegawai yang terdekat dengan almari arsip ± 1 meter, ketika akan mengambil file, dokumen atau arsip di almari arsip dan kembali

commit to user


digilib.uns.ac.id

102

ke tempat duduknya, akan melakukan 18 gerakan dengan waktu tempuh 325 detik atau 5 menit 25 detik. b. Jarak tempat duduk pegawai yang terjauh dengan almari (depan) ± 4 meter, ketika akan mengambil file, dokumen atau arsip di almari arsip dan kembali ke tempat duduknya, akan melakukan 18 gerakan dengan waktu tempuh 415 detik atau 6 menit 55 detik. c. Jarak tempat duduk pegawai yang terjauh dengan almari (samping) ± 6 meter, ketika akan mengambil file, dokumen atau arsip di almari arsip dan kembali ke tempat duduknya, akan melakukan 18 gerakan dengan waktu tempuh 475 detik atau 7 menit 55 detik.

Untuk dapat mengetahui gerakan dan waktu tersebut sudah efisien atau belum, kita harus membandingkan dengan perlakuan yang lain. Di muka sudah dikatakan bahwa sebaiknya file, arsip atau dokumen diletakkan di dekat tempat

duduk

pegawai

yang

menggunakannya.

Dengan

keberadaan

file/dokumen/arsip di sebelahnya, pegawai tersebut tidak perlu beranjak dari tempat duduknya. Berikut ini analisis gerak dan waktunya.


Gerakan

Waktu (detik)

1.

Tangan mendekati lemari atau meja kecil

2

2.

Mencari folder

3.

Mengambil folder

4.

Mencari file/dokumen/arsip

5.

Mengambil file/dokumen/arsip

5

6.

Mengembalikan folder ke almari atau meja kecil

3

10 3

TOTAL

30

53

Berdasarkan tabel tersebut dapat kita ketahui bahwa jika masingmasing pegawai memiliki meja atau almari kecil tempat menyimpan arsip dan dokumen yang dibutuhkannya, commit dia hanya melakukan 6 (enam) gerakan dan to user


digilib.uns.ac.id

103

membutuhkan waktu 53 detik. Hal ini menunjukkan bahwa dengan meletakkan file, dokumen atau arsip di dekat pegawai, maka pekerjaan akan lebih efisien baik gerakan dan waktu. Efisiensi waktu yang diperoleh adalah (325-53) detik = 272 detik sampai dengan (475-53) detik = 422 detik. Sedangkan efisiensi gerakan yang diperoleh adalah 18-6 = 12 gerakan, artinya pegawai tidak perlu melakukan 12 gerakan yang lainnya. Dengan berkurangnya 12 gerakan, maka pegawai juga akan menghemat energi atau tenaga. Penghematan tenaga ini akan menghindarkan pegawai dari kelelahan dan keletihan dalam bekerja. Jadi, sebaiknya setiap pegawai memiliki almari atau meja kecil sebagai tempat menyimpan file, dokumen atau arsip tersebut dan diletakkan di sebelah pegawai. Akan lebih tepat jika meja atau lemari kecil tersebut diletakkan di sebelah kiri kursi pegawai. Jika diletakkan di sebelah kursi, keberadaan meja atau lemari kecil tersebut masih dalam wilayah meja pegawai tersebut, tidak mengambil tempat atau wilayah pegawai yang lain. Sedangkan peletakkan di sebelah kiri dimaksudkan agar ketika mencari file/dokumen/arsip dapat menggunakan tangan kiri, sedangkan tangan kanan tetap bisa memegang pena dan ketika mengambil file/dokumen/arsip tersebut tubuh tidak akan melakukan gerakan membelok. Selain itu, ketika proses pengambilan tidak terhalang oleh adanya tangan kanan sebagaimana jika letak lemari atau meja tersebut berada di sebelah kanan. Selain masalah penempatan almari arsip dan filling cabinet yang jauh dari pegawai, belum diterapkannya asas jarak terpendek juga dapat diketahui dari penempatan posisi tempat duduk pegawai yang tidak sesuai dengan jenis pekerjaannya. Misalnya, di ruang Sub Bagian Pendidikan yang banyak berhubungan dengan mahasiswa, posisi tempat duduk pegawai yang langsung mengurus kepentingan mahasiswa berada di bagian paling belakang. Tidak semua pelayanan mahasiswa dilakukan di depan loket, tetapi sering mahasiswa atau pihak lain yang berkepentingan langsung masuk melalui pintu masuk ruangan, misalnya ketika mengurus transkrip atau revisi nilai. Dari pintu masuk ruangan, tempat duduk pegawai administrasi mahasiswa masingmasing jurusan justru berada paling belakang (utara). Jarak dari pintu masuk ke commit to user


digilib.uns.ac.id

104

tempat duduk pegawai tersebut ± 5 m. Hal ini mengakibatkan mahasiswa harus berjalan lebih jauh untuk menemui petugas yang dimaksud. Dengan jarak yang lebih jauh maka otomatis waktu penyelesaian pekerjaan pun akan lebih lama. Sebaiknya pegawai yang banyak berhubungan dengan mahasiswa ditempatkan di dekat pintu masuk ruangan yaitu di deretan depan, sehingga begitu mahasiswa masuk akan dapat langsung menemui petugas yang dimaksud. Jika pegawai tersebut di tempatkan di deretan depan, jarak yang ditempuh ± 2 m dari pintu masuk. Semakin cepat dia menemui petugas maka akan semakin cepat pula proses penyelesaian pekerjaan tersebut. Belum diterapkannya asas jarak terpendek juga dapat diketahui dari jarak antar meja di dalam ruangan yang terlalu sempit. Asas jarak terpendek menyebutkan bahwa tata ruang kantor yang paling baik adalah tata ruang yang memungkinkan para pegawai menempuh jarak yang sependek-pendeknya dalam penyelesaian pekerjaan. Jarak terpendek dalam hal ini bukan berarti jarak yang paling pendek tanpa menghiraukan proses penyelenggaraan pekerjaan, tetapi jarak terpendek yang paling ideal untuk proses penyelenggaraan pekerjaan. Jadi, jika terdapat jarak yang lebih pendek dari jarak terpendek ideal justru mengganggu proses penyelesaian pekerjaan, maka hal tersebut dapat dikategorikan belum menerapkan asasa jarak terpendek. Misalnya di ruang Sub Bagian Pendidikanyang jarak antar meja pegawai ± 50-60 cm. Di tengah ruangan Sub Bagian Pendidikan diletakkan meja bagi para pegawai. Ada 12 (dua belas meja) yang ditata sedemikian rupa agar dapat memenuhi ruangan. Dari arah utara ke selatan berjejer 4 (empat) meja dengan jarak antar meja ± 60 cm. Dari arah barat ke timur berjejer 3 (tiga) buah meja dengan jarak antara meja pertama dan kedua ± 50 cm, sedangkan meja kedua dan ketiga saling berhimpitan tanpa ada celah. Padahal, jarak terpendek ideal antar meja baik yang bersebelahan ataupun membelakangi ± 80 cm. Dengan jarak antar meja yang hanya 50-60 cm mengakibatkan pegawai tidak memiliki ruang gerak yang cukup. Apalagi ada meja yang berhimpitan sehingga mengganggu lalu lintas para pegawai yang akan duduk di kursinya, karena terhalang kursi pegawai yang berada di sebelahnya. commit to user


digilib.uns.ac.id

105

Dari hasil analisis tersebut, dapat kita ketahui bahwa dengan menerapkan asas jarak terpendek dalam penataan ruang kantor, efisiensi kerja pegawai dapat tercapai. Penerapan asas jarak terpendek ini dapat berupa peletakkan benda-benda yang dibutuhkan pegawai di tempat yang dekat dengan tempat duduk pegawai yang menggunakannya tersebut, menempatkan pegawai di posisi yang paling dekat sesuai dengan arus prosedur kerjanya dan mengatur posisi antar meja pegawai dengan jarak terpendek yang paling ideal. Efisiensi yang dapat diperoleh berupa efisiensi waktu, gerakan dan tenaga. Jika efisiensi kerja dapat tercapai, maka pencapaian tujuan organisasi atau instansi dapat terwujud dengan baik.

2. Asas Rangkaian Kerja Menurut asas ini, suatu tata ruang yang baik harus menempatkan para pegawai dan alat-alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urut-urutan penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. Suatu pekerjaan harus senantiasa bergerak maju dari permulaan dikerjakan hingga selesai. Tidak boleh ada gerakan mundur atau menyilang. Berdasarkan hasil pengamatan dan wawancara yang peneliti lakukan, ternyata penataan ruang kantor tata usaha Dekanat FKIP UNS ini sudah menerapkan asas rangkaian kerja. Letak atau posisi duduk pegawai di masing-masing ruangan disusun sedemikian rupa sehingga sesuai dengan alur kerja yang dilakukan di bagian tersebut. Seperti yang diungkapkan Informan IV (wawancara tanggal 7 Januari 2011) bahwa: ³5XDQJDQ LQL PHPDQJ VXGDK GLDWXU DJDU VHVXDL GHQJDQ UDQJNDLDQ SHNHUMDDQVXSD\DOHELKFHSDWGDQHILVLHQ´ Namun, jika kita melihat dari sudut pandang pengguna layanan di gedung F FKIP UNS ini, ternyata penataan antar ruang khususnya loket pelayanannya belum efisien, misalnya dalam mengurus legalisir. Letak loket pelayanan yang terkait ternyata saling berjauhan. Prosedur pengurusan legalisir alumni adalah sebagai berikut.

commit to user


digilib.uns.ac.id

106

LOKET 4

U

P

A LOKET 3

R

2

LOKET 2

3

K

LOKET 1

I

Registrasi

1

On-Line

R

Gambar 16. Proses Pengurusan Legalisir Alumni Jika kita melihat alur pengurusan dengan susunan loket pelayanan tersebut, dapat kita ketahui bahwa seorang alumni yang akan mengurus legalisir pertama-tama harus berjalan jauh ke tempat registrasi on-line yang sudah disediakan dan berada di lobi Gedung F. Setelah itu, dia harus berjalan kembali menuju Loket 1 kemudian ke Loket 4 dan kembali lagi ke Loket 1. Dengan susunan loket seperti yang tergambar di atas, maka perjalanan yang harus dilalui tidak selalu maju tetapi maju-mundur. Hal ini tentu saja membuat pelaksanaan pekerjaan menjadi tidak efisien. Seperti yang dituturkan Informan IX (wawancara tanggal 14 Januari 2011) bahwa: ³8QWXNPHQJXUXVOHJDOLVLUVD\DKDUXVMDODQERODNEDOLNGDULORNHWVLQL ke sana terus balik ke sini lagi bikin saya capek aja. Nanti pas ambil GLORNHWEHGDODJLVD\DPDODKMDGLELQJXQJ´ Dari wawancara tersebut, dapat diketahui bahwa letak loket tidak sesuai dengan asas rangkaian kerja jika todilihat commit user dari sudut pandang pengguna


digilib.uns.ac.id

107

layanan. Hal ini dikarenakan adanya gerakan yang mundur yaitu dari anjungan pembuatan ke Loket 1, lalu ke Loket 4 dan kembali lagi ke Loket 1. Berikut ini adalah diagram aliran tata kerja pengurusan legalisir ditinjau dari sudut pandang pengguna layanan

No

O

T

I

O

D

S

D

Proses pengerjaan : legalisir dokumen Jarak/m Waktu/menit

1.

23

3

Keterangan Berjalan dari tempat parkir ke anjungan

2.

0

10

Mengantre penggunaan komputer

3.

0

15

Registrasi on-line dan mendapat pin

4.

4

1

Berjalan ke Loket 1

5.

0

2

Mempersiapkan dan menyerahkan berkas

6.

0

5

Menunggu pencatatan administrasi (kuitansi)

7.

17

2

Berjalan ke Loket 4

8.

0

2

Membayar

9.

0

5

Menunggu penyelesaian pembayaran

10.

17

2

Berjalan ke Loket 1

11.

0

1

Menyerahkan lembar kuitansi warna kuning

12.

19

3

Berjalan menuju tempat parkir

4

5

0

3

0

80

51

Jumlah langkah, jarak dan waktu

Gambar 17. Diagram Aliran commit Tata Kerja Pengurusan Legalisir Sekarang to user


digilib.uns.ac.id

108

Dari diagram aliran tata kerja tersebut, dapat diketahui bahwa dalam pengurusan legalisir alumni akan melakukan 12 aktivitas menempuh jarak 80 meter dalam 51 menit mulai dari proses awal sampai akhir. Dari diagram tersebut pula, dapat diketahui bahwa tata ruang kantor (loket) belum mengikuti asas rangkaian kerja, sehingga terjadi pemborosan tenaga dan waktu. Sebaiknya ada pegawai tata usaha yang diberi wewenang untuk memegang kas kecil dan ditempatkan di Loket 1 untuk mengurus pembayaran. Dengan demikian, alumni tidak harus bolak balik antara Loket 1 dan Loket 4 untuk membayar. Pengurusan legalisir terpusat di satu loket saja yaitu Loket 1. Berikut ini diagram aliran tata kerja yang disarankan.

No

O

T

I

O

D

S

D

Proses pengerjaan : legalisir dokumen Jarak/m Waktu/menit

1.

23

3

Keterangan Berjalan dari tempat parkir ke anjungan

2.

0

10

Mengantre penggunaan komputer

3.

0

15

Registrasi on-line dan mendapat pin

4.

4

1

Berjalan ke Loket 1

5.

0

2

Mempersiapkan dan menyerahkan berkas

6

0

3

Membayar

7.

0

5

Menunggu penyelesaian pembayaran

8.

19

3

Berjalan menuju tempat parkir

3

3

0

2

0

46

42

Jumlah langkah, jarak dan waktu

commit to user


digilib.uns.ac.id

109

Gambar 18. Diagram Aliran Tata Kerja Pengurusan Legalisir yang Disarankan Dari diagram tersebut dapat diketahui bahwa jika dengan menempatkan pegawai tata usaha yang memegang kas kecil di Loket 1, maka alumni tidak perlu melakukan perjalanan bolak balik Loket 1 ke Loket 4 dan kembali ke Loket 1. Alumni hanya melakukan 8 aktivitas dengan jarak tempuh 46 meter dalam waktu 42 menit. Dengan demikian akan menghasilkan beberapa penghematan yaitu: a. Aktivitas/gerakan

: 12 - 8 = 4 aktivitas/gerakan

b. Tenaga, karena jarak lebih pendek

: 80 m - 46 m = 34 meter

c. Waktu

: 51 menit ± 42 menit = 9 menit Jika registrasi on-line tidak dilakukan di tempat yang sudah

disediakan di lobi gedung F atau alumni datang dengan status sudah registrasi, maka akan menghemat waktu dan tenaga. Alumni akan menempuh jarak yang lebih pendek karena langsung menuju ke Loket 1, tidak ke anjungan regitrasi online di lobi gedung. Alumni juga tidak harus mengantre untuk menggunakan komputer di anjungan. Dengan menempuh jarak yang lebih pendek dan terhindar dari antrean, alumni akan dapat menyelesaikan proses legalisir dengan lebih cepat. Penempatan pegawai pemegang kas kecil di Loket 1 juga akan membuat pekerjaan pegawai lebih cepat. Jika pembayaran dilakukan di Loket 4, maka waktu yang dibutuhkan oleh pegawai untuk mengurus administrasinya adalah: Adminstrasi di Loket 1 + waktu tempuh + Administrasi di Loket 4 = (2+5) menit + (2x2) menit + (2+5+1) menit = 7 menit + 4 menit + 8 menit = 19 menit

Sedangkan jika menempatkan pegawai pemegang kas kecil di Loket 1, maka akan mengurangi waktu penyelesaian, commit to user karena waktu tempuh antara


digilib.uns.ac.id

110

Loket 1 dan Loket 4 tidak ada. Selain itu, karena hanya di satu loket, proses pengurusan administrasi hanya dilakukan satu kali oleh pegawai. Berikut ini perhitungan waktu pengurusan administrasinya.

Administrasi di Loket 1 = 2 menit + 3 menit + 5 menit = 10 menit

Dari hasil kedua perhitungan waktu tersebut dapat diketahui dengan jelas bahwa dengan adanya pegawai tata usaha pemegang kas kecil di Loket 1 dapat menghemat waktu dan tenaga para pegawai pelaksana. Penghematan waktu yang diperoleh sebesar (19-10) menit = 9 menit. Jadi, jika proses administrasi yang dilakukan di 2 (dua) loket menyelesaiakn administrasi legalisir untuk 1 (satu) orang, maka jika proses administrasi dilakukan di satu loket dapat menyelesaikan administrasi untuk 2 (dua) orang, dalam kurun waktu yang sama. Namun, walaupun memberikan beberapa penghematan, penempatan tambahan pegawai di Loket 1 menemui kendala, yaitu ruangan Loket 1 yang sempit dan tidak cukup untuk memuat seorang pegawai lagi. Loket 1 sebenarnya memiliki 2 (dua) pintu loket, tetapi yang digunakan hanya satu yaitu yang berada di bagian paling utara. Di dalam Loket 1 terdapat 2 (dua) buah meja kayu, tetapi yang digunakan untuk melakukan kegiatan administrasi hanya satu meja, yaitu meja yang di pintu loket bagian utara, sedangkan satu meja lainnya digunakan untuk meletakkan dokumen-dokumen. Menurut peneliti sebaiknya dokumen-dokumen yang terdapat di kedua meja disingkirkan. Loket 1 ini memerlukan sebuah rak arsip yang bisa diletakkan menempel dinding sisi selatan. Dengan demikian ada sebuah meja yang bisa digunakan oleh pegawai bidang keuangan. Sebaiknya tempat duduk pegawai Loket 1 berada di sebelah selatan dan pegawai pemegang kas kecil di sebelah utaranya. Hal ini juga sesuai dengan asas rangkaian pekerjaan. Kemudian seluruh pintu Loket 1 dibuka sehingga akan mempermudah proses pelayanan. Dengan dibukanya seluruh pintu loket, maka penggunaan Loket 1 akan lebih maksimal dalam memberikan commitpelayanan. to user


digilib.uns.ac.id

111

3. Asas Penggunaan Segenap Ruang Menurut asas ini, penataan ruang kantor yang baik adalah penataan yang menggunakan sepenuhnya semua ruang yang ada. Ruang yang dimaksud tidak hanya berupa luas lantai saja (ruang datar) melainkan juga ruang vertikal ke atas maupun ke bawah. Jadi, dalam suatu ruangan jangan terdapat ruang yang kosong. Penataan ruang kantor tata usaha Dekanat FKIP UNS pada dasarnya sudah menerapkan asas ini, tetapi nampaknya ruangan Sub Bagian Pendidikan belum menerapkan asas ini sepenuhnya. Di ruangan Sub Bagian Pendidikan masih terlihat ada ruang kosong di belakang kursi pimpinan, sementara di sisi lain ruangan terdapat penumpukan. Di belakang kursi pimpinan terdapat 4 (empat) buah lemari kaca yang tampak masih kosong, hanya terisi ± 5% dari keseluruhan ruang lemari kaca tersebut. Padahal di bawahnya terlihat tumpukan berkas atau dokumen yang diletakkan di atas lantai. Di beberapa bagian ruangan pun tampak tumpukantumpukan arsip yang diletakkan di atas lantai. Ada baiknya lemari kaca tersebut digunakan untuk menyimpan berkas dan dokumen, sehingga tidak bertumpuk di lantai yang menimbulkan kesan berantakan dan memenuhi jalan ruangan. Adanya lemari kaca yang tidak dimanfaatkan secara optimal, justru membuat ruangan menjadi tidak efektif dan efisien. Jika memang lemari kaca tersebut belum diperlukan, sebaiknya disingkirkan terlebih dahulu saja. Dengan demikian ada ruang kosong di belakang kursi pimpinan. Ruang kosong tersebut dapat digunakan untuk meletakkan meja-meja komputer yang berada di sisi timur ruangan. Dengan pemindahan meja-meja komputer, maka ruang bagi pegawai akan lebih lebar. Meja-meja pegawai yang berhimpitan dapat dilonggarkan dan diberi jarak antarmeja tersebut. Jika antarmeja memiliki jarak, maka akan memudahkan pegawai untuk keluar dan masuk mejanya serta memperlancar lalu lintas pegawai dalam ruangan. Agar pimpinan tidak terganggu dengan adanya meja komputer dan pegawai di sebelahnya, lebih baik ruang bagicommit pimpinan to disekat user dengan partisi atau penyekat


digilib.uns.ac.id

112

ruangan yang semi permanen. Tidak harus menyekat secara keseluruhan, cukup di sebelah ruang pimpinan yang terdapat meja komputer tersebut, bagian depan meja pimpinan tidak perlu disekat jika memang pimpinan menghendaki agar pengawasan lebih mudah dilakukan. Selain di ruangan Sub Bagian Pendidikan, asas penggunaan segenap ruang juga belum sepenuhnya diterapkan di ruangan Sub Bagian Umum dan Perlengkapan (UMKAP). Jika di ruangan Sub Bagian Pendidikan belum menerapkan asas penggunaan segenap ruang pada ruang datarnya, maka di ruangan Sub Bagian UMKAP belum menerapkan asas ini pada ruang vertikalnya. Ruang vertikal khususnya vertikal ke atas yang dimaksud adalah dinding atau tembok ruangan. Sebagaimana sudah dijelaskan sebelumnya bahwa setiap ruangan dilengkapi dengan Air Conditioner (AC) yang dipasang di dinding ruangan. Ruangan Sub Bagian UMKAP memiliki 2 (dua) buah AC yang keduanya dipasang di dinding sisi utara ruangan. Dinding di sisi selatan ruangan kosong karena tidak dipasang atau ditempeli apapun. Dinding di sisi barat digunakan untuk memasang whiteboard yang berfungsi sebagai papan pengumuman, sedangkan dinding di sisi timur tertutup lemari arsip dan lemari kayu yang diletakkan menempel ke dinding. Dengan kondisi demikian, dapat diketahui bahwa ruangan Sub Bagian UMKAP belum menerapkan asas penggunaan segenap ruang karena masih ada ruang kosong sementara di sisi lain justru berlebihan. Dinding sisi selatan dipasangi 2 (dua) buah AC sedangkan sisi utara tidak dipasang apapun. Sebaiknya, 2 (dua) buah AC tersebut dipasang di kedua sisi ruangan yaitu sisi utara dan selatan supaya seimbang. Dengan pemasangan salah satu AC di sisi utara ruangan, maka tidak ada lagi kekosongan pada keempat sisi ruangan. Selain untuk menghindari kekosongan pada salah satu ruang, pemasangan AC di sisi utara ruangan akan membuat pegawai lebih nyaman. Ruangan pegawai Sub Bagian UMKAP dari sisi utara ke selatan memiliki panjang 8,90 meter. Di sepanjang ruangan ini berjejer meja-meja pegawai. Dengan ruangan sepanjang itu dan letak AC hanya berada di sisi selatan, maka commit to user


digilib.uns.ac.id

113

hembusan angin dan sirkulasi udara tidak maksimal ke seluruh ruangan. Ketika AC diletakkan di sisi yang seimbang, maka akan membuat semua pegawai merasakan kesejukan dan sirkulasi udara yang lebih baik, tidak hanya pegawai yang duduk di sebelah selatan saja, dimana AC diletakkan pada awalnya.

4. Asas Perubahan Susunan Tempat Kerja Menurut asas ini, tata ruang yang baik adalah tata ruang yang dapat diubah dan disusun kembali dengan tidak terlampau sulit dan memakan biaya serta tenaga yang besar. Jadi, dalam menata ruangan susunan tempat kerjanya dapat diubah-ubah sesuai dengan kebutuhan, kemudian menyusunnya kembali dengan mudah dan murah. Hampir seluruh ruangan di Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP ini sudah memiliki susunan yang paten. Artinya, susunan empat kerja pegawai sudah diatur sedemikian rupa yang susunannya tidak pernah diubah. Hal tersebut dilakukan dengan alasan supaya lebih tertib dan menilai bahwa susunan tersebut adalah yang paling ideal. Seperti yang diungkapkan Informan IV (wawancara tangal 7 Januari 2011) bahwa: ³6XVXQDQ UXDQJDQ LQL PHPDQJ WLGDN SHUQDK GLXEDK GDUL DZDO ditempati, karena susunan ini adalah yang dinilai paling ideal untuk VHOXUXKSHJDZDL´ Asas perubahan susunan tempat kerja ini juga belum diterapkan di ruang Sub Bagian UMKAP. Susunan tempat duduk pegawai Sub Bagian UMKAP sudah ³paten´ dan tidak diubah-ubah. Paten dalam hal ini merupakan aturan tidak tertulis antar para pegawai (kesepakatan) dimana susunan tempat duduk para pegawai tidak boleh diubah. Hal ini membuat ruangan menjadi tidak fleksibel, misalnya ketika proses pembuatan amplop. Pada saat proses pembuatan amplop, pegawai mengerjakan tugas tersebut di luar ruangan atau tepatnya di meja yang berada di depan pintu ruangan Sub Bagian UMKAP. Padahal berdasarkan pengamatan peneliti, di dalam ruangan masih banyak meja

commit to user


digilib.uns.ac.id

114

yang kosong karena ada pegawai yang sedang dinas di luar. Informan V (wawancara tanggal 28 Desember 2010) menuturkan bahwa: ³3HNHUMDDQPHPEXDWDPSORSGLODNXNDQGLOXDUUXDQJDQNDUHQDWLGDN ada meja yang bisa digunakan. Memang ada beberapa meja yang NRVRQJWDSLLWXNDQVXGDKDGD\DQJSXQ\DMDGLWLGDNELVDGLSDNDL´ Berdasarkan wawancara tersebut, dapat diketahui bahwa walaupun ada meja yang kosong tetapi tidak bisa digunakan untuk melaksanakan tugas pegawai lain, misalnya membuat amplop. Ada atau tidak pegawai yang menempati meja, meja tersebut tidak bisa digunakan untuk melaksanakan pekerjaan

lainnya.

Padahal

meja

tersebut

sangat

dibutuhkan

untuk

menyelesaikan pembuatan amplop, tetapi hanya dibiarkan kosong begitu saja tanpa memberi kemanfaatan bagi Sub Bagian UMKAP sendiri. Hal ini menunjukkan bahwa susunan tempat kerja di ruangan Sub Bagian UMKAP tidak fleksibel dan belum menerapkan asas perubahan susunan tempat kerja. Seharusnya meja-meja yang kosong tersebut dapat digabung dan beralih fungsi untuk melaksanakan pekerjaan yang lainnya. Dengan demikian tidak perlu mengerjakan tugas di luar ruangan, padahal masih ada ruang kosong di dalam untuk bekerja. Setelah pembuatan amplop selesai, susunan dan letak meja dikembalikan seperti semula. Penerapan asas susunan tempat kerja ini perlu diperhatikan karena akan membuat ruangan menjadi fleksibel untuk menyelesaikan tugas. Susunan ruangan yang paten mengakibatkan efisiensi kerja sulit tercapai, karena tidak bisa diubah sesuai dengan kebutuhan. Ada baiknya tempat kerja diatur dengan susunan yang mudah diubah karena selain untuk mencapai efisiensi kerja juga menghindarkan pegawai dari kebosanan karena letak dan susunan tempat kerja yang seperti itu-itu terus. Selain empat asas yang dikemukakan The Liang Gie tersebut, Ida Nuraida (2007) menambahkan bahwa dalam penataan ruang kantor yang baik juga harus memperhatikan asas kepuasaan kerja bagi pegawai.

commit to user


digilib.uns.ac.id

115

5. Asas Kepuasan Kerja Pegawai Menurut asas ini, tata ruang dan peralatan kantor harus membuat pegawai dapat bekerja secara aman, nyaman dan puas. Artinya, pegawai dalam bekerja tidak terganggu oleh sitasi-situasi yang menghambat pekerjaannya, misalnya suasana yang berisik dan panas, barang-barang yang dapat membahayakan dan lingkungan kantor yang tidak mendukung dalam penyelesaian pekerjaan. Berkaitan dengan asas kepuasaan kerja pegawai, ada beberapa hal yang harus diperhatikan. The Liang Gie (2000) menyatakan bahwa ada empat hal penting yang sangat mempengaruhi kinerja pegawai yaitu cahaya, warna, udara dan suara.

e. Cahaya Cahaya sangat diperlukan di sebuah kantor guna menunjang pelaksanaan pekerjaan kantor. Cahaya penerangan yang cukup dan memancar dengan tepat akan menambah efisiensi kerja pegawai, karena mereka dapat bekerja dengan lebih cepat, lebih sedikit melakukan kesalahan dan matanya tidak cepat lelah. Ida Nuraida (2008) mengemukakan penerangan kantor yang optimal berguna untuk: a) meningkatkan produktivitas kerja, suasana ruangan yang terang akan membuat pegawai lebih mudah melaksanakan pekerjaannya sehingga produktivitas akan meningkat; b) meningkatkan mutu kerja, pencahayaan yang baik dan cukup dapat mengurangi tingkat kesalahan pegawai sehingga mutu kerja pegawai pun akan tinggi; c) mengurangi ketegangan/kerusakan mata, karena sebagian besar pekerjaan yang dilakukan pegawai menggunakan indera penglihatan, maka diperlukan penerangan yang optimal agar dapat mencegah kerusakan pada mata; d) mengurangi rasa lelah, suasana kantor dengan pencahayaan yang baik akan menimbulkan perasaan semangat dalam diri pegawai dan akan mengurangi perasaan letih dan lelah; e) meningkatkan semangat kerja pegawai, suasana yang terang akan membuat pegawai bersemangat commit dalam to userbekerja, lain halnya jika suasana


digilib.uns.ac.id

116

ruangan gelap atau remang-remang maka pegawai akan cenderung malas; dan f) memberikan citra yang baik bagi perusahaan, jika ruangan kantor dilengkapi dengan pencahayaan yang optimal, maka masyarakat akan lebih nyaman dan mendapatkan kesan yang baik atas kantor tersebut. McShane dalam Badri Munir Sukoco (2007:209) menjelaskan bahwa ada 4 (empat) jenis pencahayaan di kantor, yaitu: a) Ambrient lighting, yang digunakan untuk memberikan pencahayaan ke seluruh ruangan dan biasanya dipasang pada langit-langit ruang kantor. Biasanya lampu jenis ini merupakan satu-satunya pencahayaan yang terdapat di ruangan kantor tersebut. b) Task lighting, yang digunakan untuk menerangi area kerja seorang pegawai, misalnya meja kerja. c) Accent lighting«GLUDQFDQJSDGDORURQJVHEXDKNDQWRUDWDXDUHDODLQ yang membutuhkan penerangan sehingga pegawai atau pengunjung tidak tersesat. d) Natural lighting, biasanya berasal dari jendela, pintu kaca, dinding, serta cahaya langit. Untuk keseluruhan ruang di gedung F FKIP UNS ini menggunakan 3 (tiga) jenis pencahayaan yaitu ambrient lighting, accent lighting dan natural lighting. Ambrient lighting digunakan di masing-masing ruangan berupa lampu TL (neon) berdaya 25 watt dan 40 watt serta lampu esensial berdaya 18 watt dan 23 watt. Lampu esensial hanya digunakan di ruang Kasubag UMKAP dan gudang, selebihnya menggunakan lampu TL (neon). Ruang Kabag Tata Usaha menggunakan 2 lampu TL (neon) masing-masing berdaya 25 watt, sedangkan ruangan lainnya menggunakan lampu TL (neon) berdaya 40 watt dengan jumlah yang berbeda-beda di masing-masing ruangan tergantung luasnya. Seharusnya jumlah lampu atau pencahayaan bukan hanya tergantung pada luas ruangannya saja melainkan juga jenis pekerjaan yang dilakukan. Untuk pekerjaan yang membutuhkan ketelitian dan penglihatan yang baik, seperti menghitung dan mencatat lebih banyak memerlukan pencahayaan. Hal ini untuk mengurangi kesalahan pegawai dalam bekerja. Oleh sebab itu pencahayaan di ruang Bidang Keuangan harus lebih diperhatikan.

commit to user


digilib.uns.ac.id

117

Jenis, jumlah dan daya lampu di ruangan Sub Bagian UMKAP dan Bidang Keuangan sama, padahal dari jenis pekerjaannya tentu saja Bidang Keuangan lebih membutuhkan pencahayaan yang maksimal. Jika perlu, meja pegawai Bidang Keuangan dilengkapi dengan lampu meja (task light) untuk membantu pegawai dalam bekerja sehingga akan mengurangi tingkat kesalahan. Walaupun demikian lampu TL atau neon yang dipasang di masing-masing ruangan sudah memberikan penerangan yang cukup, apalagi didukung adanya pencahayaan alami (natural lighting) yang berasal dari cahaya matahari yang masuk melalui jendela kaca dan pintu. Di lorong ruangan mulai dari ruang Bagian Tata Usaha sampai ruang Bidang Keuangan dilengkapi 5 set lampu TL (neon) berdaya 25 watt. Masing-masing set terdiri dari 2 lampu yang dilengkapi teralis dari aluminium agar cahaya yang memancar tidak menyilaukan mata. Lampu yang digunakan di lorong ruangan ini biasa disebut accent lighting.

f. Warna Warna adalah salah satu elemen penting dalam lingkungan kantor yang berpengaruh dalam meningkatkan efisiensi kerja pegawai. Bagi suatu kantor warna tidak hanya mempunyai nilai estetika tetapi juga mempunyai nilai fungsi. Penggunaan tata warna dalam kantor mempunyai pengaruh besar terhadap jiwa pegawai. seperti yang dikemukakan oleh Alex S. 1LWLVHPLWR EDKZD ³:DUQD PHPSXQ\DL SHQJDUXK WHUKDGDS MLZD orang yang melihatnya dan masing-masing warna itu akan menimbulkan SHUDVDDQWHUWHQWX´ Setiap warna mempunyai pengaruh yang berlainan bagi setiap orang dan setiap orang akan menunjukkan rekasi yang berbeda terhadap warnawarna tertentu. Seluruh ruangan di Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS menggunakan warna krem muda pada dindingnya. Warna krem adalah warna campuran antara coklat dan putih. Menurut Ida Nuraida (2008) warna putih memiliki temperatur dingin dan menimbulkan efek tenang, sedangkan warna coklat memiliki temperatur netral dan to menimbulkan efek bergairah. commit user


digilib.uns.ac.id

118

Berdasarkan hal tersebut dapat disimpulkan bahwa warna krem menimbulkan kesan dingan dan sejuk. Warna krem juga menimbulkan efek ketenteraman

pada

pegawai

sekaligus

merangsang

pegawai

unuk

bersemangat dalam bekerja. Hal itu pula yang peneliti rasakan ketika memasuki ruangan-ruangan di lingkungan Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS. Untuk kantor sebuah instansi memang sebaiknya menggunakan warnawarna yang terkesan kalem dan tidak mencolok, karena pegawai instansi biasanya membutuhkan suasana yang sejuk dan tenang dalam bekerja.

g. Udara Kualitas udara yang dihirup pegawai stiap hari, dapat mempengaruhi kesehatan dan ketenangan pegawai dalam bekerja. Udara yang kurang bersih karena kurangnya sirkulasi, akan mengganggu kesehatan para pegawai yang akan berakibat pada menurunnya kinerja pegawai. Seperti yang diungkapkan oleh Moekijat dalam Ida Nuraida (2008) bahwa Air Conditioner (AC) mengatur keadaan udara dengan mengawasi suhu, peredaran, kelembaban, dan kebersihan.

Adanya AC dapat

meningkatkan efisiensi kerja pegawai. Oleh karena itu, seluruh ruangan di lingkungan Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS sudah dilengkapi dengan AC. Jumlah AC di masing-masing ruangan berbeda-beda tergantung luas ruangan dan jumlah pegawai di ruangan tersebut. Ruangan yang tergolong sempit dan jumlah pegawai yang sedikit (antara 1-5 orang) hanya dipasangi sebuah AC, misalnya ruangan Kasubag Tata Usaha, ruangan pegawai Tata Usaha, ruangan Sub Bagian Kemahasiswaan dan ruang Kasubag UMKAP. Untuk ruangan yang lebih luas tetapi dengan pegawai yang lebih banyak (antara 6-8 orang) dilengkapi 2 (dua) buah AC, yaitu di ruangan Sub Bagian Kepegawaian. Ruangan yang paling luas dengan jumlah pegawai antara 9-14 orang juga dilengkapi 2 (dua) buah AC, misalnya ruangan Sub Bagian Pendidikan dan Bidang Keuangan. Suhu udara di dalam ruangan juga perlu diperhatikan. Suhu udara yang sesuai akan menaikkan produktivitas, kualitas kerja meningkat, commit to user


digilib.uns.ac.id

119

memperbaiki suasana kerja dan kesehatan, serta menimbulkan kesan yang baik bagi para tamu yang datang. Badri Munir Sukoco (2007) mengemukakan bahwa temperatur ideal yang digunakan pada ruang kantor adalah 3-4qCelcius. Hal ini bertujuan agar tubuh pegawai tidak terkejut ketika memasuki ruangan. Misalnya jika di luar kantor sedang panas dengan temperatur udara 30qC maka sebaiknya temperatur di dalam ruangan diatur pada suhu 26qC. Di dalam ruangan Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS ini, AC diatur pada suhu antara 16qC sampai dengan 21qC. Jika dicocokkan dengan teori yang diungkap Badri Munir Sukoco tersebut, maka pengaturan suhu udara di dalam ruang kantor tata usaha ini masih masih belum sesuai. Temperatur 16-21qC masih terlalu dingin karena suhu udara di Indonesia sebagai negara tropis > 30qC.

h. Suara Faktor suara dapat mempengaruhi efisiensi kerja terutama pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi tinggi, karena suara yang bising dapat mengganggu dalam bekerja dan berpengaruh pada kesehatan pegawai. Seperti yang diungkapkan Shomer dalam Badri Munir Sukoco (2007:216) EDKZD³$SDELODWLQJNDW NHELVLQJDQPHODPSDXLEDWDV \DQJWLGDNGLLQJLQNDQ EHEHUDSDJDQJJXDQILVLNGDQSVLNRORJLVWHUKDGDSPHUHNDDNDQWHUMDGL«´ Gangguan suara seringkali dihadapi oleh petugas atau pegawai di Sub Bagian Pendidikan. Misalnya, jika ada orang yang marah dan berbicara dengan tensi yang tinggi ketika mengambil dokumen legalisir tetapi ternyata belum selesai. Selain itu ada pula orang yang meminta agar proses legalisir dokumennya dengan suara keras. Suara-suara tersebut menimbulkan kebisingan dan mengganggu konsentrasi para pegawai. Tidak hanya dampak psikologis yang dirasakan pegawai, tetapi secara fisik mereka juga terganggu karena para pegawai harus mengerahkan fisik untuk menangani dokumen

commit to user


digilib.uns.ac.id

120

legalisir jika ada yang memaksa harus cepat. Seperti yang diungkapkan Informan VIII (wawancara tanggal 14 Januari 2011) berikut. ³.DPL WHUJDQJJX VHNDOL GHQJDQ VXDUD ELVLQJ RUDQJ-orang di Loket jika berkas legalisirnya belum jadi. Apalagi kalau yang mintanya cepat, padahal pekerjaan disini juga banyak. Kasihan anak-anak yang magang itu harus lari pontang panting mencari berkas legalisir yang GLPLQWD´ Namun, di ruangan Sub Bagian Kemahasiswaan ini selalu terdengar alunan musik dari komputer. Menurut beberapa penelitian, musik menghasilkan beberapa keuntungan antara lain membantu meningkatkan kepuasan kerja dan produktivitas pegawai dengan menghilangkan rasa bosan dan monoton dalam bekerja. Memutar musik yang menstimulasi akan menguntungkan secara psikologis ketika efisiensi karyawan berada di bawah rata-rata. Dari seluruh ruangan yang peneliti observasi, hanya ruangan Sub Bagian Kemahasiswaan inilah yang selalu memperdengarkan musik. Jenis musik yang biasa didengarkan adalah langgam, keroncong, campursari dan lagu-lagu nostalgia. Mendengarkan musik di dalam ruangan ternyata memberi banyak manfaat. Hal ini sesuai dengan penuturan Informan VIII (wawancara tanggal 14 Januari 2011) bahwa: ³$GDQ\D PXVLN LQL WLGDN PHQJJDQJJX DVDO WLGak keras-keras menyetelnya. Justru dengan adanya musik ini kami jadi lebih betah NDUHQDVHSHUWLGLUXPDKVHQGLULGDQVHPDQJDWNHUMDSXQPHQLQJNDW´ Dari wawancara tersebut dapat diketahui bahwa adanya musik di dalam ruangan tidak mengganggu selama volumenya tidak terlalu keras, justru memberi manfaat bagi pegawai. Dengan adanya musik ini, para pegawai lebih betah berada di ruangan dan semangat dalam bekerja meningkat. Oleh karena itu, sebaiknya instansi-instansi mulai sekarang ini mencoba untuk menerapkan metode ini, dengan cara mendengarkan musik di ruangan dengan porsi yang sesuai.

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB V SIMPULAN, IMPLIKASI DAN SARAN

A. Simpulan Berdasarkan pembahasan dan analisis yang telah dilakukan, maka simpulan yang dapat ditarik peneliti sebagai berikut. 1. Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS belum menerapkan asas jarak terpendek dalam penataan ruangnya. Hal ini ditunjukkan dengan penempatan almari arsip dan filling cabinet yang jauh dari tempat duduk pegawai sehingga pegawai harus berjalan ketika akan mengambil file, dokumen dan atau arsip yang dibutuhkan pada saat bekerja, penempatan pegawai yang banyak berhubungan dengan mahasiswa di posisi yang jauh dari pintu dan jarak antar meja yang terlalu sempit sehingga mengganggu proses penyelesaian

pekerjaan

oleh

pegawai.

Beberapa

kondisi

tersebut

menimbulkan pemborosan waktu dan tenaga, sehingga efisiensi kerja tidak tercapai. 2. Jika ditinjau dari sudut pandang pegawai, penataan ruang Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS sudah menerapkan asas rangkaian kerja, karena setiap ruangan sudah ditata sesuai dengan aliran prosedur kerja masing-masing bagian. Namun, jika dilihat dari sudut pandang pengguna layanan, posisi ruangan (loket) belum sesuai dengan asas rangkaian kerja, misalnya dalam proses legalisir. Gerakan yang dilakukan tidak selalu maju, melainkan banyak gerakan mundur dan menyilang. Apalagi urutan lokasi pelayanan tidak dari yang terdekat sampai terjauh melainkan lokasi pertama yang harus didatangi justru ruangan yang letaknya paling jauh. Hal ini mengakibatkan pemborosan waktu dan tenaga. 3. Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS belum menerapkan asas penggunaan segenap ruang, karena berdasarkan pengamatan peneliti masih ditemukan ruangan yang komposisi atau alokasi ruangnya belum seimbang. Dalam satu ruangan terdapat ruang yang masih lapang atau kosong, sedangkan di sisi

commit to user 121


digilib.uns.ac.id

122

lain ruangan terdapat penumpukan, baik penumpukan pegawai, peralatan maupun perlengkapan. 4. Penataan ruang Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS belum menerapkan asas perubahan susunan tempat kerja secara maksimal. Walaupun sebenarnya masing-masing ruangan ditata dengan tipe terbuka yang memungkinkan perubahan susunan tempat kerja sesuai kebutuhan, ternyata susunannya tersebut sudah ³dipatenkan´ sehingga sulit untuk diubah jika dibutuhkan. Dipatenkan dalam hal ini merupakan aturan tidak tertulis antar pegawai (kesepakatan) untuk tidak mengubah susunan tempat duduk para pegawai. B. Implikasi Berdasarkan simpulan yang telah diuraikan sebelumnya, implikasi hasil penelitian ini sebagai berikut. 1. Menimbulkan inspirasi bagi Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS untuk menerapkan asas-asas penataan ruang kantor yang baik agar dapat mendorong tercapainya efisiensi kerja pegawai. Apabila Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS tetap ditata seperti sekarang yang ternyata belum menerapkan asas-asas penataan ruang kantor yang baik, maka penyelesaian pekerjaan administrasi akan terhambat. Namun, jika melakukan penataan ulang (re-design) maka Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP memerlukan persiapan dana khusus. 2. Mendorong peneliti lain untuk melaksanakan penelitian dengan mengambil tema penataan ruang kantor yang efektif guna mencapai efisiensi kerja pegawai. hasil penelitian ini dapat dijadikan pedoman bagi peneliti lain sebagai tambahan kajian teori pada penelitian sejenis. 3. Dengan penataan ruang kantor yang sesuai asas, maka akan memperlancar pelaksanaan pekerjaan secara lebih maksimal dan efisiensi kerja dapat dicapai. Selain itu, akan tercipta kondisi mutualis antarpegawai, antara pegawai dengan pekerjaannya, pegawai dengan pengguna layanan, pegawai dengan pimpinan maupun pegawai dengan lingkungannya.

commit to user


digilib.uns.ac.id

123

C. Saran Berdasarkan simpulan dan implikasi hasil penelitian yang telah dikemukakan, maka saran yang dapat diberikan peneliti sebagai berikut. a. Kepada Para Pegawai Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS a. Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, ternyata musik memberikan efek yang positif karena mampu meningkatkan semangat kerja para pegawai. Oleh sebab itu, peneliti menyarankan agar para pegawai dalam bekerja sambil mendengarkan musik yang lembut sebagai alat relaksasi. Sebaliknya, jangan menggunakan musik-musik yang keras sehingga akan mengganggu pelaksanaan pekerjaan. b. Susunan tempat duduk para pegawai sebaiknya fleksibel agar dapat diubah sewaktu-waktu jika dibutuhkan. c. Para pegawai hendaknya selalu menjaga kebersihan dan kerapian lingkungan kerja mereka. Dengan ruangan yang bersih dan rapi, pegawai akan merasa nyaman dalam bekerja dan semangat kerja pun meningkat, sehingga efektivitas dan efisiensi akan dapat dicapai.

b. Kepada Pimpinan Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS a. Jenis pekerjaan dan jumlah personil pada masing-masing Sub Bagian berbeda-beda. Oleh karena itu, sebaiknya alokasi ruangan untuk masingmasing Sub Bagian diperhitungkan dan disesuaikan dengan tugas dan jumlah personil, sehingga pelaksanaan pekerjaan akan lebih efektif dan efisien. b. Untuk memudahkan dan melancarkan pelaksanaan pekerjaan, sebaiknya pada masing-masing tempat duduk pegawai dilengkapi dengan almari atau rak arsip kecil yang dapat menampung file/dokumen/berkas masingmasing pegawai. Jika masing-masing pegawai memiliki meja atau almari kecil tempat menyimpan arsip dan dokumen yang dibutuhkannya, dia hanya melakukan 6 (enam) gerakan dan membutuhkan waktu 53 detik. Hal ini menunjukkan bahwa dengan meletakkan file, dokumen atau arsip di dekat pegawai, maka pekerjaan commit toakan user lebih efisien baik gerakan dan


digilib.uns.ac.id

124

waktu. Efisiensi waktu yang diperoleh adalah (325-53) detik = 272 detik sampai dengan (475-53) detik = 422 detik. Sedangkan efisiensi gerakan yang diperoleh adalah 18-6 = 12 gerakan. Dengan berkurangnya 12 gerakan, maka pegawai juga akan menghemat energi atau tenaga. Penghematan tenaga ini akan menghindarkan pegawai dari kelelahan dan keletihan dalam bekerja. c. Sebagai kantor yang berkutat di bidang pelayanan baik mahasiswa maupun alumni, susunan dan letak ruangan tidak hanya dilihat dari efisiensi kerja pegawai saja melainkan juga dari sudut pandang para pengguna. Oleh karena itu, sebaiknya ruangan atau loket yang banyak digunakan untuk pelayanan mahasiswa dan alumni letaknya saling berdekatan sehingga akan memudahkan para pengguna layanan tersebut. d. Sebaiknya pimpinan kantor menempatkan salah satu pegawai tata usaha yang diberi wewenang untuk memegang kas kecil di Loket 1. Tugas petugas pemegang kas kecil ini adalah mengurus pembayaran legalisir, sehingga alumni tidak perlu membayar ke Loket 4. Dengan demikian, alumni tidak perlu melakukan perjalanan bolak balik Loket 1 ke Loket 4 dan kembali ke Loket 1. Alumni hanya melakukan 8 aktivitas dengan jarak tempuh 46 meter dalam waktu 42 menit. Dengan demikian akan menghasilkan beberapa penghematan yaitu: a) Aktivitas/gerakan

: 12 - 8 = 4 aktivitas/gerakan

b) Tenaga, karena jarak lebih pendek : 80 m - 46 m = 34 meter c) Waktu

: 51 menit ± 42 menit = 9 menit

c. Kepada Kepala Sub Bagian Kemahasiswaan a. Sebaiknya mengatur ulang (re-design) ruangan agar dapat menampung almari arsip atau filling cabinet yang lebih banyak. Dengan adanya tambahan filling cabinet ini, arsip dan dokumen yang pada saat ini masih berserakan baik di lantai maupun meja-meja dapat diletakkan di dalamnya sehingga ruangan akan terlihat rapi.

commit to user


digilib.uns.ac.id

125

b. Mengoptimalkan adanya almari kaca yang terdapat di dalam ruangan Sub Bagian Kemahasiswaaan sebagai tempat menyimpan arsip dan dokumen. Hal ini dapat dilakukan dengan cara mengatur tata letak barang-barang di dalam almari kaca tersebut sehingga terdapat ruang yang luas sebagai tempat menyimpan arsip atau dokumen.

d. Kepada Kepala Sub Bagian Pendidikan Sebaiknya menempatkan pegawai yang banyak berhubungan dengan mahasiswa di dekat pintu ruangan, agar mahasiswa yang menemui akan menempuh jarak yang lebih dekat dan waktu yang lebih singkat pula.

commit to user

ANALISIS PENATAAN RUANG KANTOR TATA USAHA DALAM MENCAPAI EFISIENSI KERJA PEGAWAI

Recommend Documents