Analisis dan Perancangan Sistem Hanif Al Fatta M.kom
Abstraks System informasi telah menjadi bagian yang tak terpisahkan dari kegiatan bisnis suatu perusahaan atau organisasi modern. Sehingga system informasi merupakan aplikasi yang sangat dibutuhkan dan diminati. Tetapi untuk menghasilkan sistem informasi yang bisa membantu dan mendukung kegiatan bisnis dan manajemen dari suatu perusahaan bukan pekerjaan yang mudah. Ada langkah-langkah dan metode terstandarisasi yang harus diikuti untuk menghasilkan sistem informasi yang handal. Langkah-langkah standar inilah yang menghasilkan tahapan-tahapan klasik yaitu analisis dan perancangan sistem informasi yang berisi serangkaian langkah dan dokumentasi baku yang harus diikuti oleg pengembang sistem informasi untuk menjamin diperolehnya sistem informasi yang bisa menyelesaikan permasalahan-permasalahan bisnis, sekaligus mempermudah pengembangan sistem dimasa di depan. Pada bab ini kita akan membahas secara singkat seluruh tahapan yang dilalui dalam pengembangan suatu sistem informasi. Kata Kunci : analisis, perancangan, bisnis, sistem informasi Pengertian Analisis dan Perancangan Sistem Analisis sistem didefinisikan sebagai bagaimana memahami dan menspesifikasi dengan detail apa yang harus dilakukan oleh sistem. Sedangkan sistem desain diartikan sebagai menjelaskan dengan detail bagaimana bagian-bagian dari sistem informasi diimplementasikan. Sehingga Analisis dan desain sistem informasi (ANSI)
bisa didefinisikan sebagai: Proses organisasional kompleks dimana sistem informasi berbasis komputer diimplementasikan. Sehingga bisa diringkas sebagai berikut: Analysis: mendefinisikan masalah – From requirements to specification Design: memecahkan masalah –From specification to implementation Ada pertanyaan kunci, mengapa urutan tahapan-tahapan dalam ANSI menjadi sangat penting. Ada beberapa alas an spesifik. Pertama kesuksesan suatu sistem informasi tergantung pada analisis dan perancangan yang baik. Tahapan analisis akan menentukan masalah apa yang harus diselesaikan pada organisasi atau perusahaan. Kesalahan daam tahap ini akan mengakibatkan masalah tetap ada walaupun sistem informasi telah diimplementasikan. Sedangkan tahapan desain akan sangat menentukan seperti apa sistem akan berfungsi. Walaupun pada tahapan analisis masalah utama sudah terpetakan dengan benar, kesalahan desain akan mengakibatkan gagalnya penyelesaian masalah oleh sistem komputer, sehingga 2 langkah ini adalah langkah yang sangat menentukan untukpengembangan sistem. Kedua, metode ANSI merupakan metode yang cukup lama dipakai untuk membangun software-software konvensional. Sehingga kesahihan langkah-langkah baku yang ada sudah teruji, metode ini juga telah digunakan secara luas di berbagai industri (teknologi yang telah teruji). Ketiga, ANSI menawarkan profesi baru sebagai seorang analis. Dibagian sebelumnya telah kita bahas bahwa stake holder yang bertanggung jawab pada pelaksanaan seluruh tahapan ANSI adalah seorang analis. Dengan perkembangan industri sistem informasi maka sistem analis merupakan bagian dari karir dalam dunia IT, menawarkan banyak kesenangan dan tantangan serta gaji yang tidak rendah. Dan permintaan akan keahlian sistem analis dari tahun ke tahun juga semakin meningkat.
Sistem analis adalah profesi yang menantang karena menggabungkan banyak keahlian seperti keahlian analisis, teknis, interpersonal dan managerial. Hal ini bisa dilihat dari tanggung jawab dari seorang analis berdasarkan pendekatan ANSI, akan meliputi : Bagaimana membangun sistem informasi Bagaimana menganalisis kebutuhan dari sistem informasi Bagaimana merancang sebuah Sistem Informasi berbasi komputer Bagaimana memecahkan masalah dalam organisasi melalui sistem informasi Metodologi pengembangan Sistem Beberapa ahli membagi proses-proses dalam pengembangan system ke dalam sejumlah urutan yang berbeda-beda. Tetapi semuanya akan mengacu pada Prosesproses standard yang berikut ini: o Analisis o Desain o Implementasi o Maintenance Pada perkembangannya, proses-propses standar tadi dituangkan dalam satu metode yang dikenal dengan nama Systems Development Life Cycle (SDLC) yang merupakan metodologi umum dalam pengembangan sistem yang menandai kemajuan dari usaha analisis dan desain. SDLC meliputi fase-fase sebagai berikut: 1. Identifikasi dan seleksi proyek 2. Inisiasi dan perencanaan proyek 3. Analisis 4. Desain o Desain logikal o Desain Fisikal 5. Implementasi 6. Maintenance
Identifikasi dan seleksi proyek Langkah pertama dalam SDLC keseluruhan informasi yang dubutuhkan oleh sistem diidentifikasi, dianalisis, diprioritaskan dan disusun ulang. Dalam langkah ini dilakukan beberapa hal diantaranya: o Mengidentifikasi proyek-proyek yang potensial, potensi dari proyek yang dimaksud adalah: seberapa besar keuntungan yang bisa diperoleh, durasi waktu yang tersedia apakah cukup untuk menyelesaikan proyek, apakah sumber daya yang dimiliki mampu untuk menyelesaikan proyek. o Melakukan klasifikasi dan me-rangking proyek, jika pada saat yang bersamaan ada beberapa proyek yang harus dikerjakan sekaligus maka perlu dibuat klasifikasi dan ranking proyek, dari proyek yang paling layak untuk dikerjakan sampai proyek yang dirasa tidak menguntungkan jika dikerjakan o Memilih proyek untuk dikembangkan. Jika klasifikasi dan ranking telah ditetapkan maka proyek yang harus dikerjakan harus ditentukan. Adapun sumber daya yang terlibat adalah user, sistem analis, manager yang mengkoordinasi proyek. Aktivitas yang biasa dilakukan pada tahapini meliputi: mewawancarai manajemen user, merangkum pengetahuan yang didapatkan, dan mengestimasi cakupan proyek dan mendokumentasikan hasilnya. Tahapan ini akan menghasilkan Laporan kelayakan berisi definisi masalah dan rangkuman tujuan yang ingin dicapai dari proyek yang dipilih. Inisiasi dan perencanaan proyek Dalam tahapan ini Proyek SI yang potensial dijelaskan dan argumentasi melanjutkan proyek dikemukakan. Rencana kerja yang matang juga disusun menjalankan tahapan-tahapan lainnya. Pada tahap ini ditentukan secara rencana kerja yang harus dikerjakan, durasi yang diperlukan masing-masing
untuk untuk detail tahap,
sumber daya manusia , software, hardware maupun finansial diestimasi. Biasanya halhal tadi dituangkan dalam jadwal pelaksanaan proyek.Pembuatan perencanaan ini bukan langkah mudah karena untuk mengestimasi beban kerja dan durasi dari masing-masing tahap dibutuhkan pengalaman yang cukup banyak. Kesalahan pada tahap ini akan mengakibatkan keuntungan yang diperoleh tidak maksimal bahwa bisa rugi. Pada tahapan ini peran manager Sistem Informasi yang berpengalaman sangat dibutuhkan. Tahapan Analisis Fase ketiga dalam SDLC adalah tahapan analisis. Tahapan analisis adalah tahapan dimana sistem yang sedang berjalan dipelajari dan sistem pengganti diusulkan. Dalam tahapan ini dideskripsikan sistem yang sedang berjalan, masalah dan kesempatan didefinisikan, dan rekomendasi umum untuk bagaimana memperbaiki, meningkatkan atau mengganti sistem yang sedang berjalan diusulkan. Tujuan utama dari fase analisis adalah untuk memahami dan mendokumentasikan kebutuhan bisnis (business need) dan persyaratan proses dari sistem baru. Ada 6 aktifitas utama dalam fase ini: o Pengumpulan informasi Langkah awal pada tahapan analisis adalah mengumpulkan informasi tentang bagaimana proses-proses bisnis yang ada pada system lama berjalan. Kemudian ditentukan pada titik-titik mana saja proses bisnis yang mengalami masalah yang bias diselesaikan dengan system informasi. Kelemahankelemahan dari system lama diidentifikasi untuk diperbaiki dengan system baru. o Mendefinisikan sistem requirement Dari informasi kelemahan system yang didapat, system analis kemudian mendefinisikan apa saja sebenarnya yang dibutuhkan oleh system lama untuk mengatasi masalahnya. Inilah yang disebut sebagai system requirement. Seringkali requirement ini akan merubah total keseluruhan proses bisnis pada
o
o
o
system lama, tetapi kadang-kadang juga hanya peruba penambahan beberapa prosedur baru. Memprioritaskan requirement Dalam beberapa kasus, requirement yang diperoleh sangat lengkap dan rumit. Ketersediaan waktu dan sumberdaya lain untuk menyelesaikan keseluruhan requirement bias saja tidak mencukupi. Pada kondisi seperti ini maka analis akan memprioritaskan requirement-requirement yang dianggap kritis untuk diprioritaskan. Menyusun dan mengevaluasi alternative Satu hal yang tidak boleh dilupakan analis adalah rencana kedua. Setelah menyusun dan memprioritaskan requirement, analis harus juga menyiapkan alternative jika seandainya susunan requirement nantinya akan ditolak oleh klien. Mereview requiremen dengan pihak manajemen. Langkah terakhir adalah me-review requirement yang sudah ada dengan pihak klien, karena pihak klienlah yang paling tahu kebutuhan dari system mereka.
Tahapan Desain Tahapan Desain adalah tahapan merubah requirement yang masih berupa konsep menjadi spesifikasi system yang riil. Tahapan disain system dapat dibagi menjadi 2 tahap yaitu disain logikal (logical design) dan tahapan disain fisik (Physical Design). Adapun perbedaan dari keduanya dapat dijelaskan sebagai berikut : Logical Design Logical Design adalah bagian dari fase desain dalam SDLC dimana semua fitur-fitur fungsional dari sistem dipilih dari tahapan analisis dideskripsikan terpisah dari platform komputer yang nanti digunakan. Hasil dari tahapan ini adalah : o Deskripsi fungsional mengenai data dan proses yang ada dalam sistem baru o Deskripsi yang detail dari spesifikasi sistem meliputi:
Input (data apa saja yang menjadi input) Output (informasi apa saja yang menjadi output) Process (prosedur apa saja yang harus dieksekusi untuk mengubah input menjadi output)
Tahapan disain logikal biasanya menghasilkan beberapa dokumen diantaranya : dokumen model data, dokumen model proses, rancangan tabel, hirarki antar modul sampai ke desain antar muka dari system yang akan dibuat. Physical design Pada bagian ini spesifikasi logical diubah ke dalam detail teknologi dimana pemrograman dan pengembangan sistem bisa diselesaikan. Pada tahapan inilah aktifitas coding dilakukan Adapun output dari sistem ini adalah : o Deskripsi teknikal, mengenai pilihan teknologi software dan hardware yang digunakan o Deskripsi yang detail dari spesifikasi sistem meliputi: Modul-modul program File-file System Jaringan system software Pada tahapan desain ada beberapa aktifitas utama yang dilakukan yaitu: o Merancang dan mengintegrasikan network o Merancang Arsitektur aplikasi o Mendesain user interface o Mendesain sistem interface o Mendesain dan mengintegrasikan database o Membuat prototype untuk detail dari desain o Mendesain dan mengintegrasikan kendali sistem
Implementasi Tahapan kelima pada SDLC, dimana pada tahapan ini dilakukan beberapa hal yaitu: o Testing, hasil kode program yang telah dihasilkan dari tahapan disain fisik, diuji. Tujuan pengujian ada 2. Dari sisi pengembang sistem, harus dijamin kodeprogram yang dibuat bebas dari kesalahan sintaks maupun logika. Dari sisi pengguna program yang dihasilkan harus mampu menyelesaikan masalah yang ada pada klien dan sistem baru harus mudah dijalankan dan dipahami oleh end user. o Instalasi. Setelah program lulus ujicoba, maka software dan hardware akan diinstal pada organisasi atau perusahaan klien dan secara resmi mulai digunakan untuk menggantikan sistem lama. Output dari tahapan ini adalah : source code yang error free, prosedur pelatihan, dan user manual. Maintenances Langkah terakhir dari SDLC dimana pada tahapan ini sistem secara sistematis diperbaiki dan ditingkatkan. Hasil dari tahapan ini adalah versi baru dari software yang telah dibuat. Perbaikan yang dilakukan tingkatannya bisa sangat variatif, mulai dari memperbaiki program yang crash hingga berfungsi kembali sampai pada penambahan modul-modul program yang baru sebagai jawaban atas perubahan kebutuhan pengguna. Kelemahan dari SDLC tradisional
Hampir sama seperti semua standar industri lain, system development life cycle punya kelebihan maupun kelemahan. Kelebihannya adalah langkah-langkah yang sekuensial memungkinkan pengembang system focus pada 1 langkah terlebih dahulu, baru setelah selesai berpindah ke langkah berikutnya.Untuk pemula pendekatan ini sangat bermanfaat. Tetapi ada beberapa kelemahan sebagai akibat dari langkahlangkah sekuensial ini, diantaranya: Terlalu mahal (biaya dan waktu) ketika terjadi perubahan ketika sistem sudah dikembangkan. Hal ini disebabkan perubahan pada satu tahap akan berakibat pada tahap berikutnya. Sehingga SDLC harus dilaksanakan dengan asumsi setiap tahap tidak boleh salah. o SDLC merupakan metode dengan pendekatan terstruktur yang mensyaratkan mengikuti semua langkah yang ada. Jika pengembang menginginkan proses pembuatan lebih cepat dengan meniadakan satu atau beberapa langkah maka hasilnya justru sistem yang dibangun akan gagal. _________________________________________________________ Kesimpulan _________________________________________________________ o
a. Sistem informasi yang baik dihasilkan dari pengembangan system dengan metode yang terstandarisasi. Salah satunya adalah System Development Life Cycle. b. Langkah-langkah dalam SDLC terdiri dari : Analisis, Desain, Testing dan Pemeliharaan. Tahapan ini merupakan tahapan terurut yang tidak boleh dilewati atau ditukar urutan pelaksanaannya. c. SDLC mempunyai kelemahan antara lain biaya dan waktu yang tinggi, dan metodenya merupakan metode yang tidak fleksibel karena keseluruhan langkah harus dikuti.
Daftar Pustaka Al fatta, Hanif, 2007, Analisis dan perancangan system informasi untuk keunggulan perusahaan dan organisasi kelas dunia, Andi offset – STMIK AMIKOM Yogyakarta, Yogyakarta
