Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XIV Program Studi MMT-ITS, Surabaya 23 Juli 2011
ANALISIS DAN DESAIN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI UNTUK AKSES E-JOURNAL DI BADAN LITBANG KEMKOMINFO Putri Pradnyawidya Sari dan Aries Tjahyanto Program Studi Magister Manajemen Teknologi Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya
ABSTRAK Sementara ini jurnal yang dihasilkan dari Balitbang dan BPPKI Kemenkominfo sudah cukup banyak, pendistribusiannya pun juga cukup memakan banyak biaya karena pengiriman dilakukan via pos. Sistem informasi yang ada saat ini masih belum terlihat adanya efektifitas dan efisiensi yang optimal dalam mendistribusikan hasil kajian ke Balitbang SDM pusat maupun antar BPPKI didaerah, sehingga perlu adanya sebuah sistem informasi yang dapat mendesiminasikan hasil kajian yang berupa jurnal tersebut kedalam sebuah digital jurnal atau yang biasa disebut dengan e-journal. Dalam merancang aplikasi e-journal pada penelitian ini menggunakan metode rekayasa web (web engineering) yang merupakan gabungan antara web publishing dan aktifitas rekayasa perangkat lunak. Aplikasi e-journal yang akan dibangun menggunakan jenis software Open source electronic publishing system yaitu Open Journal System (OJS) karena bersifat multiple platform. Hasil dari analisa dan desain e-journal adalah berupa document design yang diharapkan dapat ditindak lanjuti oleh Balitbang SDM Kemenkominfo untuk mewujudkannya menjadi sebuah sistem informasi e-journal yang terintegrasi dengan situs www.kemenkominfo.go.id. Kata kunci: e-journal, web engineering, open journal system
PENDAHULUAN Latar Belakang Kementerian Komunikasi dan Informatika (Kemkominfo) memiliki situs website dengan alamat www.kemkominfo.go.id, content dari website tersebut adalah situs pemerintah yang terdapat fasilitas pelayanan elektronik berbasis web. Pelayanan tersebut berupa layanan informasi dan layanan operasional bagi masyarakat. Namun dari fasilitas layanan elektronik tersebut masih ada layanan elektronik yang belum dimiliki oleh kemkominfo, layanan tersebut adalah e-journal. Kemkominfo perlu memiliki e-journal karena didalam struktur organisasinya terdapat sebuah lembaga penelitian yaitu Badan Penelitian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia (Balitbang SDM) yang tugasnya adalah melaksanakan penelitian dan pengembangan di bidang komunikasi, informatika dan sumber daya manusia. Penelitian yang dikerjakan oleh Balitbang SDM adalah policy riset dengan output berupa jurnal ilmiah. Sementara ini jurnal yang dihasilkan dari Balitbang dan BPPKI sudah cukup banyak dan pendistribusiannya pun juga cukup memakan banyak biaya, karena pengiriman dilakukan via pos. Sistem informasi yang ada saat ini masih belum terlihat adanya efektifitas dan efisiensi yang optimal dalam mendistribusikan hasil kajian ke Balitbang SDM maupun antar BPPKI, sehingga perlu adanya sebuah sistem informasi
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XIV Program Studi MMT-ITS, Surabaya 23 Juli 2011
yang dapat mendesiminasikan hasil kajian yang berupa jurnal tersebut kedalam sebuah digital journal. Untuk itu, makalah ini mencoba menganalisa dan mendesain bagaimana proses pengembangan situs web kemkominfo dengan menghadirkan portal e-journal didalamnya dengan melibatkan partisipasi dari unit kerja dan unit pelaksana teknis balitbang sdm kemkominfo. Rumusan Masalah Dari uraian yang telah dikemukakan di atas, maka dapat dirumuskan permasalahan, yaitu : 1. Bagaimana menganalisa kebutuhan sistem e-journal yang sesuai dengan kebutuhan sebuah badan penelitian di kemkominfo? 2. Bagaimana membuat desain sistem e-journal berdasarkan analisa kebutuhan sistem e-journal? 3. Bagaimana sistem e-journal dapat terintegrasi dengan website yang sudah ada (www.kemkominfo.go.id) ? Manfaat Penelitian Dengan adanya e-journal maka diharapkan dapat membantu memberikan kemudahan bagi Balitbang SDM Kemkominfo dan BPPKI dalam mendistribusikan dan mempublikasikan hasil jurnal penelitian secara efektif dan efisien. Selain itu e-journal dapat digunakan sebagai data storage jurnal sehingga mengurangi penggunaan kertas. E-journal mempermudah dalam sharing informasi antar instansi serta salah satu cara bagi peneliti untuk mempublikasikan dan mengkomunikasikan hasil penelitiannya. Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini dimaksudkan untuk mengintegrasikan, menganalisa dan mendesain e-journal sehingga dapat: a) Membuat e-journal dengan tepat dan jelas sesuai dengan kebutuhan kemkominfo. b) Menyediakan fasilitas e-journal yang terintegrasi dengan website kemkominfo yang sudah tersedia. c) Mendapatkan desain/rancangan sistem e-journal sehingga menjadi kontribusi bagi kemkominfo dalam mengimplementasikan sistem e-journal di badan litbang. Batasan Masalah Fokus pembahasan dari penelitian ini adalah : 1. Analisa kebutuhan dan spesifikasi sistem e-journal khusus untuk kebutuhan ejournal intern Badan Litbang SDM Kemkominfo dan UPT BPPKI Kemkominfo. 2. Desain dengan menggunakan diagram arus data (data flow diagram) dan terintegrasi dengan sumber data dan sistem yang sudah ada. METODOLOGI PENELITIAN Untuk merancang aplikasi e-journal pada penelitian ini menggunakan metode rekayasa web (web engineering). Rekayasa web mengadaptasi rekayasa perangkat lunak dalam hal konsep dasar yang menekankan pada aktifitas teknis dan manajemen. Rekayasa web gabungan antara web publishing (suatu konsep yang berasal dari printed publishing) dan aktifitas rekayasa perangkat lunak. Menurut Roger S. Pressman secara garis besar tahap-tahap yang dilakukan untuk mendapatkan aplikasi e-journal pada badan litbang depkminfo adalah: ISBN : 978-602-97491-3-7 C-30-2
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XIV Program Studi MMT-ITS, Surabaya 23 Juli 2011
1. Customer Communication (Analysis / Formulation) 2. Planning (Schedulling) 3. Modelling 4. Kesimpulan dan saran Tahap-tahap proses web application tersebut dapat diilustrasikan pada bagan diagram seperti pada gambar berikut ini :
Gambar 1. WebApp Process Framework
Implementasi sistem e-journal menggunakan software yang disebut dengan Open Journal System (OJS). OJS ditulis dengan PHP, menggunakan basis data MySQL ditempatkan pada server berbasis *NIX maupun Windows.
ISBN : 978-602-97491-3-7 C-30-3
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XIV Program Studi MMT-ITS, Surabaya 23 Juli 2011
ANALISA DAN DESAIN Analisa Untuk menghasilkan sistem e-journal yang tepat untuk Badan Litbang Kominfo dibuat penggabungan antara analisa workflow jurnal badan litbang kominfo saat ini dengan analisa workflow e-journal dari Open Journal System (OJS) sehingga menghasilkan workflow e-journal yang baru. Workflow e-journal yang baru terdapat pada gambar dibawah ini :
ISBN : 978-602-97491-3-7 C-30-4
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XIV Program Studi MMT-ITS, Surabaya 23 Juli 2011
Gambar 1. Alur Kerja E-Journal
Desain layout ejournal System Admin
Penulis backup data
Jadwal Penerbitan
lap kritik saran data jadwal 0
data anggota
Laporan_review_jurnal
data jurnal Admin Redaksi
naskah jurnal laporan naskah jurnal
data review penyunting data penulis
searching anggota
E_JOURNAL
login
data penyunting data mitra bestari
Anggota
kritik saran anggota
+
tampilan statistik data review
searching non anggota
Penyunting comment review jurnal Abstrak Jurnal Mitra Bestari
comment proofreader
Non Anggota
kritik saran
review jurnal penyunting
Gambar 2. DFD Level Konteks
Dari DFD level konteks dapat dijelaskan bahwa dalam proses sistem e-journal memerlukan beberapa data, seperti data penulis, penyunting, mitra bestari dan beberapa data artikel jurnal, data-data tersebut diperoleh dari entitas yang berhubungan dengan sistem. Proses sistem e-journal pada Data Flow Diagram level konteks perlu dijabarkan kembali. Gambar dibawah ini menggambarkan penjabaran dari Data Flow Diagram level konteks yakni DFD Level 1. ISBN : 978-602-97491-3-7 C-30-5
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XIV Program Studi MMT-ITS, Surabaya 23 Juli 2011 data edit anggota data edit penyunting data edit penulis data edit mitra bestari
data backup mitra bestari
data mitra bestari edit mitra bestari
9
Data Mitra Bestari
data penyunting
10
Data Penyunting
11
Data Anggota
12
Data Penulis
5
jadwal penerbitan
1
data anggota
data backup penyunting
data mitra bestari
edit penyunting data backup anggota
data penulis
data anggota
MAINTENANCE USER
edit data anggota data penulis
data penyunting
+
data backup penulis
edit penulis
data jadwal
data login anggota 2 Admin Redaksi
Jadwal Penerbitan
JADWAL PENERBITAN
data jadwal
Penulis
data review penyunting lap kritik saran 3 data jurnal
Mitra Bestari
Laporan_review_jurnal naskah jurnal tgl penerbitan naskah jurnal antrian data antrian 6 jurnal naskah jurnal
PROSES JURNAL review jurnal penyunting
+ comment proofreader
7
arsip jurnal
arsip jurnal data review Penyunting
data judul
comment review jurnal
data backup arsip jurnal 4
5
MAINTENANCE SYSTEM
naskah abstrak nama penulis
searching non anggota
Non Anggota
PROSES SEARCHING Abstrak Jurnal
17
+
Data Login backup data download naskah jurnal
kritik saran
layout ejournal
System Admin
password tampilan statistik 9 KRITIK & SARAN
STATISTIK
searching anggota
7
8 Pengukuran statistik
DOWNLOAD
hak akses download
6 PROSES AUTOTENTIFIKASI
login laporan naskah jurnal kritik saran anggota
Anggota tampilan statistik anggota
Gambar 3. DFD Level 1
CDM merupakan fase perencanaan awal dari hubungan antar entitas. Antar entitas akan dihubungkan dengan menggunakan kardinalitas yaitu one-to-one relationship, one-to-many relationship, dan many-to-many relationship. Berikut adalah gambar ERD tahap CDM.
ISBN : 978-602-97491-3-7 C-30-6
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XIV Program Studi MMT-ITS, Surabaya 23 Juli 2011 Conceptual Data M odel Project : T ESIS PUTRI Model
: JURNAL
Author : PUTRI
Version 1.1
5/30/2011
email penulis
jadwal penerbitan Number Volume Year Issues per volume Volumes per year tgl penerbitan
Data Penulis IDP F irs t name Middle name Last name Initials Gender Affiliation Email URL Phone F ax Mailing Address Country Bio Statement Reg ister As
email penyunt ing
Data Penyunting IDPG F irs t name Middle name Last name Initials Gender Affiliation Email URL Phone F ax Mailing Address Country Bio Statement Reg ister As
mengupload jurnal
data antrian jurnal review
Number queue Submit date T ittle Abstrac t
Proof reading
menyimpan
email mit ra best ari
Data Mitra Bestari IDM F irs t name Middle name Last name Initials Gender Affiliation Email URL Phone F ax Mailing Address Country Bio Statement Reg ister As
ars ip jurnal ID T ittle Divis i Abstrac t Keyword F ulltext
download
Data Login ID Log in UserName Pass word
Data Ang gota
login
IDA F irs t name Middle name Last name Initials Gender Affiliation Email URL Phone F ax Mailing Address Country Bio Statement Reg ister As
Gambar 4. ERD-Conceptual Data Model (CDM)
Pada desain interface akan dijelaskan mengenai tampilan halaman e-journal sebagai interaksi antara sistem dengan user. Desain interface berikut menggunakan open source OJS. Dibawah ini adalah tampilan index atau home pada e-journal.
ISBN : 978-602-97491-3-7 C-30-7
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XIV Program Studi MMT-ITS, Surabaya 23 Juli 2011
Gambar 5. Desain Interface Halaman Index
KESIMPULAN Kesimpulan yang didapatkan dalam penelitian tesis ini adalah : 1. Dalam menganalisa kebutuhan dari sistem e-journal yang sesuai dengan kebutuhan sebuah badan penelitian di kemkominfo memerlukan interview dan observasi. Dari hasil interview dan observasi maka diperoleh analysis requirement dari penerbitan jurnal yang ada di badan litbang kemkominfo. 2. Perlu menganalisa kebutuhan dan alur kerja OJS tersebut, hasil analisa tersebut digabungkan dengan analisa kebutuhan yang ada di badan litbang kemkominfo, penggabungan tersebut menghasilkan kebutuhan dan alur kerja yang baru sesuai dengan sistem e-journal yang diperlukan oleh balitbang sdm kemkominfo. 3. Desain dibuat berdasarkan hasil analisa, desain tersebut meliputi desain arsitektur menggunakan Data Flow Diagram (DFD), desain database menggunakan ERD yang terdiri dari 2 kategori yaitu CDM (Conceptual Data Model) dan PDM (Physical Data Model). Terakhir adalah desain interface dengan menginstal OJS sehingga dapat terlihat interface dari penggunaan e-journal. DAFTAR PUSTAKA Pressman, Roger.S. "Software Engineering : A Practioner's Approach." 5th. McGrawHill. 2001. Powell, Thomas A. “ Web Site Engineering”. Prentice Hall. 1998. Basuki, S., 1991. Pengantar Ilmu Pengantar, Gramedia Pustaka Utama. Jakarta. Hoffer, A.J., George, F.J., Valacich, S.Y., 1999. Modern System Analysis and Design (2ᴺᵈ), Addison-Wesley Longman.Inc., Massachusetts. O’Brien, J.A., 2004, Management Information Systems: Managing Information Technology in The Business Enterprise (6ᵗ ͪ), McGraw Hill – Irwin, Boston. Rowley, J., 2002. The Electronic Library, Facet Publishing, London.
ISBN : 978-602-97491-3-7 C-30-8
