ANALISIS DAN DESAIN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI UNTUK AKSES E-JOURNAL DI BADAN LITBANG KEMKOMINFO
OLEH NRP DOSEN PEMBIMBING
: P U T R I P R A D N YAW I DYA S A R I : 91.07.205.311 : I R . A R I E S TJ A H YA N T O , M . S C .
www.kominfo.go.id
Latar Belakang
Struktur organisasi Balitbang SDM Balitbang SDM
Sekretariat Badan
Pusat Penelitian & Pengembangan Pos & Telekomunikasi
Pusat Penelitian & Pengembangan Aplikasi Telematika Sarana Komunikasi & Diseminasi Informatika
Pusat Penelitian & Pengembangan Literasi Komunikasi & Informatika
Pusat Penelitian & Pengembangan Profil Komunikasi & Informatika
UPT
BPPKI Medan
BPPKI Jakarta
BPPKI Bandung
BPPKI Yogyakarta
BPPKI Surabaya
BPPKI Banjarmasin
BPPKI Makassar
BPPKI Manado
Jurnal yang dihasilkan dari Balitbang dan BPPKI sudah cukup banyak dan pendistribusiannya pun juga cukup memakan banyak biaya, karena pengiriman dilakukan via pos.
Sistem informasi yang ada saat ini masih LIPI belum INSTANSI LITBANG terlihat DAERAH PUSAT adanya efektifitas dan JURNAL, ARSIP efisiensi HASIL AKADEMISI NASIONAL PENELITIAN yang optimal dalam INSTANSI mendistribu WIL. PERPUSDA sikan hasil KERJA MASYARAKAT kajian ke DI WIL. KERJA Balitbang SDM maupun Perlu adanya sebuah sistem informasi yang dapat antar mendesiminasikan hasil kajian yang berupa jurnal BPPKI.
tersebut kedalam sebuah digital journal.
Rumusan Masalah Bagaimana menganalisa kebutuhan sistem e-journal yang sesuai dengan kebutuhan sebuah badan penelitian di kemkominfo?
Bagaimana membuat desain sistem e-journal berdasarkan analisa kebutuhan sistem e-journal?
Bagaimana sistem e-journal dapat terintegrasi dengan website yang sudah ada (www.kominfo.go.id) ?
Tujuan Penelitian
Membuat e-journal dengan tepat dan jelas sesuai dengan kebutuhan kemkominfo.
Menyediakan fasilitas e-journal yang terintegrasi dengan website kemkominfo yang sudah tersedia. Fasilitas e-journal dapat dengan mudah melakukan sharing resource antar instansi.
Menghasilkankan desain/rancangan sistem e-journal sehingga menjadi kontribusi bagi kemkominfo dalam mengimplementasikan sistem e-journal di badan litbang.
Customer Communication
Metode Penelitian Interview
Web Application Process Framework (Roger, S. Pressman, (2006). “Software Engineering, a Practitioners Approach (SEPA) 6th nd.)
observasi
Identify The Problem
Requirement Analysis
Fungsional kebutuhan dari litbang depkominfo
Open Journal System Analysis
Fungsional kebutuhan baru
Modelling
Architecture Design
Database Design
Document Design
Interface Design
Web menu Design
Customer Communication Interview Kepala Subbid. Rencana dan Program Puslitbang Profesi, Bapak Arifianto yang memiliki tugas pokok merencanakan dan memprogram pelaksanakan penelitian dan pengembangan profesi komunikasi dan informatika. 2. Kepala devisi Publikasi BPPKI Surabaya, Bapak Ria putra Paripurna yang memiliki tugas pokok dalam mempublikasikan hasil-hasil penelitian BPPKI Surabaya dan penerbitan jurnal BPPKI Surabaya. 1.
Customer Communication Hasil Interview CAUSE AND EFFECT ANALYSIS Problem or Opportunity 1.
Belum adanya jurnal digital sehingga penerbitan jurnal dilakukan secara manual.
Causes and Effects •
Dengan melakukan penerbitan jurnal secara manual maka penerbitan jurnal tidak berjalan sesuai dengan yang dijadwalkan karena prosesnya membutuhkan banyak waktu.
•
Penerbitan jurnal yang ada saat ini memerlukan banyak biaya transportasi, ATK (Alat Tulis Kantor) dan waktu sehingga terjadi pemborosan
2.
Mengembangkan sistem pemberitahuan mengenai jadwal masuknya tulisan jurnal ke redaksi
•
Pengembangan pada halaman sistem jurnal berupa pengumuman mengenai jadwal terakhir artikel jurnal masuk kedalam redaksi. Jika melebihi batas waktu maka artikel tidak bisa masuk.
3.
Data koleksi jurnal dan data penulis yang tersimpan kurang aktual dan akurat.
•
Input data yang baru tidak tersimpan dengan baik. Akibatnya data sering hilang.
•
Jurnal dapat dinyatakan hilang dan tidak diketahui letaknya.
Customer Communication Hasil Interview 1.
Keterbatasan dalam mengakses jurnal.
•
•
Sistem tidak dapat diakses dari luar Balitbang Kemkominfo. Pembaca jurnal harus menuju kantor Balitbang kominfo ato UPT jika ingin mencari jurnal. Jumlah jurnal yang ada di perpustakaan balitbang kominfo sangat terbatas. pengguna harus menunggu untuk dapat membaca jurnal.
2.
Pengurus jurnal mengalami kesulitan dalam menerbitkan sebuah jurnal.
•
Data dan Laporan jurnal dilakukan secara manual sehingga pengurus harus memindahkan data dari satu tempat ketempat yang lain.
3.
Pembaca jurnal mengalami kesulitan dalam mencari koleksi jurnal.
•
Sistem pencatatan koleksi jurnal belum terintegrasi.
4.
Menyediakan informasi mengenai jurnal.
lengkap
•
Saat ini pengurus jurnal tidak dapat menyediakan informasi mengenai koleksi jurnal seperti review, abstrak, Author dan lain sebagainya. Calon peminjam kesulitan dalam menemukan informasi lengkap mengenai koleksi jurnal.
5.
Pengembangan berdasarkan UPT.
pencarian
•
Pengguna jurnal mengalami kesulitan untuk mengetahui informasi mengenai keberadaan koleksi jurnal. Hal ini menyebabkan pengguna tidak dapat melihat seluruh koleksi jurnal.
sistem
yang
Customer Communication Hasil Interview 1.
Pengembangan sistem download artikel jurnal dengan menyediakan fasilitas download jurnal.
•
Pengguna dapat mendaftarkan (mendownload) jurnal yang ingin dibaca Proses download masih dilakukan dengan cara melakukan permintaan terhadap pengurus, kemudian dikirim oleh pengurus jurnal.
•
Pengembangan artikel tidak bisa di download oleh sembarang orang, harus melakukan permission ke pengurus/admin. Tampilan jurnal pada interface yaitu berupa abstrak dan kesimpulan.
2.
Mengembangkan sistem untuk menangani pemberitahuan jika ada jurnal baru melalui email.
•
Untuk mengurangi waktu pendistribusian jurnal maka memerlukan sistem yang dapat memberitahu pengguna mengenai jurnal yang baru terbit
3.
Pengembangan sistem kotak kritik dan saran bagi kemajuan jurnal.
•
Untuk meningkatkan pelayanan maka dapat disediakan fasilitas kritik dan saran bagi pengguna untuk kemajuan jurnal sehingga kedepannya menjadi lebih baik.
Journal Workflow ADMIN
PENULIS
PENYUNTING
MITRA BESTARI
PENGGUNA
Start Menerima Email
Observasi
Kirim surat pemberitahuan akan diterbitkan jurnal melalui email
Membuat naskah jurnal
Menerima naskah jurnal Mengirim naskah jurnal Cek naskah jurnal sesuai dengan lembar evaluasi
Sesuai dengan acuan jurnal ?
Merevisi substansi dari naskah jurnal
YES
NO
Kirim email pemberitahuan kekurangan jurnal
Menerima revisi Perlu revisi ?
YES
Melengkapi kekurangan jurnal
Menseleksi judul jurnal yang layak untuk diterbitkan
Setuju diterbitkan ?
NO
Memeriksa format tulisan
NO
YES
Manajemen edisi/menyusun daftar pustaka
Cetak Pembaca Jurnal Didistribusikan
Finish
Open Journal System Workflow
OPEN JOURNAL SYSTEM ANALYSIS
Penulis
Editor
Penulis meng upload jurnal ke website
Penerimaan antrian jurnal
PHP (4.2.x ke atas)
2.
MySQL (3.23.23 ke atas) atau PostgreSQL (7.1 ke atas)
Start
Installasi & Pengaturan OJS
Review pengumpulan jurnal
Berikut adalah kebutuhan sistem OJS : 1.
Pengelola
Cek penerimaan jurnal
Peer review jurnal
Memilih Reviewer jurnal
Mengadakan review jurnal Reviewer mengadakan penilaian thdp jurnal
Copyedit jurnal Keputusan Layout jurnal Review penerimaan jurnal
No
Diterima ?
Proofreading jurnal
Yes
3.
Apache (1.3.2x ke atas) atau Apache 2 (2.0.4x ke atas) atau Microsoft IIS 6 (dibutuhkan PHP 5.x)
Edit hasil penerimaan jurnal
Pengeditan hasil penerimaan jurnal Copyedit jurnal
Layout jurnal
Manajemen Edisi, Jadwal penerimaan & mengatur daftar isi jurnal
Publikasi
Edisi terbaru
Pengumpulan Arsip
Arsip Jurnal
Finish
New Journal Workflow ADMIN SYSTEM
START
Alur Kerja E-Journal Untuk menghasilkan sistem e-journal yang tepat untuk Badan Litbang Kominfo maka dibuat penggabungan antara workflow jurnal badan litbang kominfo saat ini dengan workflow e-journal dari Open Journal System (OJS) sehingga menghasilkan workflow e-journal yang baru.
ADMIN REDAKSI
PENULIS
PENYUNTING
MITRA BESTARI
Maintenance User
Installasi & Pengaturan Sistem
Membuat jadwal penerbitan jurnal
Menerima Email
Kirim Surat Pemberitahuan Melalui Email
Membuat Naskah Jurnal
Penerimaan antrian jurnal
Mengupload jurnal ke website
Cek Kelengkapan Naskah
Sesuai dgn acuan Jurnal?
YES NO
Memilih reviewer jurnal Kirim Email Pemberitahuan Kekurangan Jurnal
Mengadakan review jurnal
Menerima revisi jurnal
Mengadakan penilaian thdp jurnal
Melengkapi kekurangan jurnal perlu revisi?
YES
NO
Proofreading jurnal
Pengeditan jurnal Keputusan Manajemen Edisi/Menyusun Daftar Pustaka Publikasi
Edisi terbaru
Pengumpulan arsip jurnal
Arsip Jurnal
A
YES
Setuju diterbitkan?
ANGGOTA
NON ANGGOTA
New Workflow Journal ADMIN SYSTEM
A
ADMIN REDAKSI
PENULIS
PENYUNTING
MITRA BESTARI
ANGGOTA
NON ANGGOTA
A
Membaca jurnal Back Up Data Download artikel jurnal
Maintenance system Anggota e-journal?
Finish
YES
login
Download full artikel jurnal .pdf
Laporan Artikel jurnal
Finish
NO
Membaca abstrak & kesimpulan dari artikel jurnal
MODELLING 0 EJOURNAL
1 MAINTENANCE USER
2 PROSES JADWAL
3 PROSES JURNAL
3.2 1.1 CREATE USER
1.2 EDIT USER
3.1 UPLOAD JURNAL
PROSES PENERIMAAN ANTRIAN JURNAL
3.3 REVIEW JURNAL
4 PROSES SEARCHING
5 PROSES LOGIN
3.4 PROOFREADIN G JURNAL
3.5 MANAJEMEN JURNAL
3.5.1
3.5.2
LAYOUT
EDISI
6 PROSES DOWNLOAD NASKAH JURNAL
3.5.3 DAFTAR PUSTAKA
Hierarchy Process Diagram
8 7 PENGUKURAN STATISTIK
9 MAINTENANCE SYSTEM
KRITIK & SARAN
8.1
8.2
9.1
ANGGOTA
NON ANGGOTA
BACK UP DATA
9.2 LAY OUT EJOURNAL
MODELLING layout ejournal System Admin
Penulis backup data
Jadwal Penerbitan
lap kritik saran data jadwal 0
data anggota
Laporan_review_jurnal
data jurnal Admin Redaksi
naskah jurnal laporan naskah jurnal
data review penyunting
searching anggota
E_JOURNAL
data penulis
login
data penyunting data mitra bestari
kritik saran anggota
+
tampilan statistik data review
searching non anggota
Penyunting comment review jurnal Abstrak Jurnal Mitra Bestari
comment proofreader
kritik saran
review jurnal penyunting
DFD Level Konteks
Non Anggota
Anggota
data edit anggota data edit penyunting
MODELLING
data edit penulis data edit mitra bestari data mitra bestari edit mitra bestari
9
Data Mitra Bestari
data penyunting
10
Data Penyunting
11
Data Anggota
data backup mitra bestari
1
data anggota
data backup penyunting
data mitra bestari
edit penyunting data backup anggota
data penulis
data anggota
MAINTENANCE USER
edit data anggota data penulis
data penyunting
+
edit penulis
data jadwal
data backup penulis 12
Data Penulis
5
jadwal penerbitan
data login anggota 2 Admin Redaksi
Jadwal Penerbitan
JADWAL PENERBITAN
data jadwal
Penulis
data review penyunting lap kritik saran 3 data jurnal
Mitra Bestari
Laporan_review_jurnal naskah jurnal tgl penerbitan naskah jurnal antrian data antrian 6 jurnal naskah jurnal
PROSES JURNAL review jurnal penyunting
+ comment proofreader
7
arsip jurnal
arsip jurnal data review Penyunting
data judul
comment review jurnal
data backup arsip jurnal 4
5
MAINTENANCE SYSTEM
naskah abstrak nama penulis
searching non anggota
Non Anggota
PROSES SEARCHING Abstrak Jurnal
17
Data Login
+ layout ejournal backup data
download naskah jurnal
kritik saran
password
System Admin
tampilan statistik 9 KRITIK & SARAN 7
8 STATISTIK
Pengukuran statistik
DOWNLOAD
searching anggota hak akses download
6 PROSES AUTOTENTIFIKASI
login
Gambar DFD Level 1
laporan naskah jurnal kritik saran anggota tampilan statistik anggota
Anggota
ERD-Conceptual Data Model (CDM) C onceptual D ata M odel Pr oj ect : T ESIS PU TR I M odel
: JU R N AL
Author
: PU TR I
Ver si on 1.1
5/30/2011
email penulis
D ata Penuli s ID P F ir s t name M i ddle name Last name Ini ti al s Gender Affi li ati on Emai l URL Phone F ax M ail i ng Addr ess C ountr y Bio Statement R eg i ster As
j adwal pener bi tan N umber Vol ume Year Issues per volume Vol umes per year tgl pener bi tan
email penyunt ing
mengupload jurnal
data antr ian jur nal N umber queue Submi t date T ittle Abstr ac t
review
D ata Penyunting ID PG F ir s t name M i ddle name Last name Ini ti al s Gender Affi li ati on Emai l URL Phone F ax M ail i ng Addr ess C ountr y Bio Statement R eg i ster As
Proof reading
menyimpan
ar s ip j ur nal ID T ittle D i vis i Abstr ac t Keywor d F ul ltext
download
D ata Logi n ID Log in U ser N ame Pass wor d
login
email mit ra best ari
D ata M i tr a Bestar i ID M F ir s t name M i ddle name Last name Ini ti al s Gender Affi li ati on Emai l URL Phone F ax M ail i ng Addr ess C ountr y Bio Statement R eg i ster As
D ata Ang gota ID A F ir s t name M i ddle name Last name Ini ti al s Gender Affi li ati on Emai l URL Phone F ax M ail i ng Addr ess C ountr y Bio Statement R eg i ster As
User Interface Design
User Interface Design
No.
Evaluasi Hasil Desain
Kebutuhan
Hasil Desain
1.
Setting dan Maintenance sistem ejournal (back up data dan lay out).
DFD level 1.3 Sub Process Maintenance System. Tampilan untuk Setting ejournal.
2.
Otentifikasi pengguna sistem (system login).
DFD Level 1.6 Proses Authentifikasi. Tampilan untuk Sistem Lo In.
3.
Penambahan, pengubahan serta penghapusan data user.
DFD level 1.1 Sub Process Maintenance User. Tampilan untuk Edit dan Create User.
4.
Jadwal Penerbitan.
DFD Level 1.2 Proses Jadw Penerbitan. Tampilan untuk Menu Jad Penerbitan.
5.
Up date jurnal.
DFD level 1.3 Sub Process Jurnal. Tampilan untuk Create Jurnal.
6.
Review jurnal.
DFD level 1.3.3 Sub Proce Jurnal. Tampilan untuk Reviewer.
7.
Proofreader Comments.
DFD level 1.3.4 Sub Proce Jurnal. Tampilan untuk Proofread
8.
Fasilitas download naskah jurnal secara full text.
DFD Level 1.7 Proses Download. Tampilan untuk Mendownload Artikel.
9.
Pencarian koleksi jurnal (search
DFD Level 1.5 Proses
10.
Statistik jurnal.
DFD Level 1.8 Proses Statistik. Tampilan untuk Statistik Jurnal.
11.
Manajemen edisi jurnal.
DFD level 1.3.1 Sub Proce Manajemen Jurnal.
12.
Kritik dan Saran
DFD Level 1.9 Kritik dan Saran.
Evaluasi Hasil Desain
KESIMPULAN Kesimpulan yang didapatkan dalam penelitian tesis ini adalah : 1. 2.
3.
4.
Hasil interview dan observasi diperoleh analysis requirement dari penerbitan jurnal yang ada di badan litbang kemkominfo. Perlu menganalisa kebutuhan dan alur kerja OJS, hasil analisa tersebut digabungkan dengan analisa kebutuhan yang ada di badan litbang kemkominfo, penggabungan tersebut menghasilkan kebutuhan dan alur kerja yang baru . Desain dibuat berdasarkan hasil analisa, yang meliputi desain arsitektur menggunakan Data Flow Diagram (DFD), desain database menggunakan ERD yang terdiri dari 2 kategori yaitu CDM (Conceptual Data Model) dan PDM (Physical Data Model dan desain interface dengan menginstal OJS. Sistem e-journal yang sudah jadi akan diintegrasikan dengan cara membuat link untuk e-journal pada website www.kominfo.go.id
Sekian TERIMA KASIH
