ANALISIS BEBAN KERJA SEBAGAI DASAR PERENCANAAN KEBUTUHAN SDM
Endang Hendrayanti
ABSTRACT In achieving the optimum human resources result, it is important for the organization to find out the individual or group workload. With the information of the workload, it can used by the organization, as the benchmark, to state the needs of the human resources, either it is for long term or short term, so that it will influence, either the internal or external, recruitment and eventually the organization goal to benefit the human resources effectively can be achieved. Keywords: workload, working standard, the human resources need plan.
PENDAHULUAN Untuk mencapai kinerja Sumber Daya Manusia (SDM) yang optimal membutuhkan setidaknya tiga pilar utama. Pertama, teknologi yang mendukung pelaksanaan kerja. Kedua,
budaya kerja yang mengarah pada budaya
professional. Ketiga, sistem kerja yang dapat mendorong terciptanya semangat kerja. Membangun tiga hal tersebut bukanlah hal yang mudah karena membutuhkan dana, komitmen, semangat dan konsistensi. Salah satu titik kritis dan strategis dalam peningkatan kinerja SDM adalah workload analysis atau analisa beban kerja. Dari sinilah kemudian berkembang berbagai teori dan turunannya seperti Full Time Equivalent Employment dan masih banyak lagi. Karena posisi strategisnya, beban kerja mampu mempengaruhi KPI dan strategic iniciative yang pada akhirnya mempengaruhi hasil dari individual/group performance. HR Planning atau man power planning baik jangka pendek maupun jangka panjang juga tidak akan lepas dari analisis beban kerja. Analisisnya cukup sederhana,
pembagian
beban
kerja
pada
setiap
individu/group
akan
mempengaruhi man power planning sehingga berpengaruh pula dalam recruitment baik internal maupun eksternal dan akhirnya pada corporate
1
planning. Workload analysis cukup mendapat perhatian yang serius karena pada prinsipnya bertujuan untuk membuat proses organisasi lebih efektif dan efisien.
TUJUAN Tujuan kajian ini adalah untuk memahami proses identifikasi beban kerja yang selanjutnya dapat menjadi dasar bagi organisasi untuk memahami kebutuhan organisasi dan atau departemen dalam merencanakan kebutuhan SDM.
TINJAUAN TEORI Perencanaan SDM Berbicara tentang perencanaan sumber daya manusia, yang menjadi fokus perhatian ialah langkah-langkah tertentu yang diambil oleh manajemen guna lebih menjamin bahwa bagi organisasi tersedia tenaga kerja yang tepat untuk menduduki berbagai kedudukan, jabatan dan pekerjaan yang tepat pada waktu yang tepat dalam rangka pencapaian tujuan dan berbagai sasaran yang telah ditetapkan. Adapun manfaat perencanaan SDM antara lain: 1. Organisasi dapat memanfaatkan sumber daya manusia yang sudah ada dalam organisasi secara lebih baik. 2. Melalui perencanaan sumber daya manusia yang matang, produktivitas kerja dari tenaga yang sudah ada dapat ditingkatkan. 3. Perencanaan sumber daya manusia berkaitan dengan penentuan kebutuhan akan tenaga kerja di masa depan, baik dalam arti jumlah dan kualifikasinya untuk mengisi berbagai jabatan dan menyelenggarakan berbagai aktifitas baru kelak. 4. Salah satu segi manajemen sumber daya manusia yang dewasa ini dirasakan semakin penting ialah penanganan informasi ketenagakerjaan. 5. Rencana sumber daya manusia merupakan dasar bagi penyusunan program kerja bagi satuan kerja yang menangani sumber daya manusia dalam organisasi.
2
Melalui perencanaan SDM yang baik, maka dapat diketahui berapa jumlah SDM yang tersedia dibandingkan dengan SDM yang dibutuhkan. Hal ini dapat menjadi informasi untuk memutuskan apakah harus mempertahankan apabila kondisinya seimbang atau mengurangi apabila kondisi SDM yang ada lebih besar dengan SDM yang dibutuhkan. Atau pun bahkan harus menambah apabila SDM yang ada lebih sedikit dibandingkan dengan SDM yang dibutuhkan, secara lengkap kondisi tersebut dapat digambarkan sebagai berikut:
Gambar 1: Dinamika SDM Konsep Analisis Pekerjaan Dessler (1993:85) mengemukakan bahwa analisis pekerjaan adalah prosedur untuk menentukan tugas-tugas dan hakikat pekerjaan, serta jenis orang yang perlu diangkat untuk melaksanakannya, atau dengan kata lain analisis pekerjaan menyediakan data tentang syarat pekerjaan yang digunakan untuk menyusun uraian pekerjaan (job description) dan spesifikasi pekerjaan (job specification). Lebih lanjut dikatakan pula, bahwa informasi yang dihasilkan oleh analisis pekerjaan dapat digunakan dalam rekrutmen dan seleksi, kompensasi, penilaian prestasi kerja, serta pendidikan dan pelatihan. Selanjutnya Moekijat (1995 : 58) mengemukakan, bahwa analisis jabatan memberikan informasi tentang syarat-syarat tenaga kerja secara kualitatif serta jenis-jenis jabatan dan karyawan yang diperlukan untuk menyelesaikan tugastugas. Di samping itu dinyatakan pula, bahwa jumlah waktu yang dipergunakan untuk menyelesaikan pekerjaan adalah sama dengan jumlah keempat waktu 3
berikut : a) waktu yang sungguh-sungguh dipergunakan untuk bekerja yakni waktu yang dipergunakan dalam kegiatan-kegiatan yang langsung berhubungan dengan produksi (waktu lingkaran/waktu baku/dasar); b) waktu yang digunakan dalam kegiatan-kegiatan yang tidak langsung berhubungan dengan produksi (bukan lingkaran/non-cyclical time); c) waktu untuk menghilangkan kelelahan (fatigue time); d) waktu untuk keperluan pribadi (personal time). Jumlah orang yang diperlukan untuk menyelesaikan jabatan/pekerjaan sama dengan jumlah waktu untuk menyelesaikan jabatan/pekerjaan dibagi dengan waktu yang diberikan kepada satu orang. Untuk menentukan jumlah orang yang diperlukan secara lebih tepat, maka jumlah tersebut perlu ditambah dengan prosentase tertentu akibat ketidakhadiran pegawai. Menurut Irawan, Motik, dan Sakti (1997 : 63) analisis jabatan adalah kegiatan untuk memberikan analisis pada setiap jabatan/pekerjaan, sehingga akan memberikan gambaran tentang spesifikasi jabatan tertentu. Di samping itu dikemukakan pula, bahwa analisis jabatan secara sistematik meliputi kegiatankegiatan mengumpulkan, mengevaluasi, dan mengorganisasikan pekerjaan/ jabatan, di mana hasilnya meliputi uraian jabatan (job description) dan syarat jabatan (job specification).
Beban Kerja, Standar Kerja dan Langkah Penerapannya Menurut Komaruddin (1996 : 235) analisa beban kerja adalah proses untuk menetapkan jumlah jam kerja orang yang digunakan atau dibutuhkan untuk merampungkan suatu pekerjaan dalam waktu tertentu. Sementara itu menurut Menpan (1997), pengertian beban kerja adalah sekumpulan atau sejumlah kegiatan yang harus diselesaikan oleh suatu unit organisasi atau pemegang jabatan dalam jangka waktu tertentu. Lebih lanjut, Menpan (1997 : 5) juga menyatakan, bahwa pengukuran beban kerja diartikan sebagai suatu teknik untuk mendapatkan informasi tentang efisiensi dan efektivitas kerja suatu unit organisasi, atau pemegang jabatan yang dilakukan secara sistematis dengan menggunakan teknik analisis jabatan, teknik analisis beban kerja atau teknik manajemen lainnya.
4
Beban kerja dapat dikelompokkan menjadi 1) Beban kerja standar adalah perhitungan waktu kerja secara efektif kali volume/frekuensi yang ditargetkan dalam satu periode dan 2) Beban kerja real adalah beban kerja standar yaitu perhitungan waktu kerja secara efektif kali volume/frekuensi yang ditargetkan dalam satu periode. Adapun manfaat dari analisis beban kerja, yang dapat digunakan organisasi antara lain : 1.
Untuk menghitung load pekerjaan seseorang dalam satu periode waktu tertentu
2.
Untuk menghitung kebutuhan jumlah tenaga kerja dalam suatu proses atau departemen
3.
Untuk proses pengajuan penambahan/pengurangan tenaga kerja
4.
Sebagai sarana pendukung untuk pengajuan kenaikan gaji/intensif
5.
Sebagai alat evaluasi aplikasi teknologi yang dapat mengurangi beban kerja Berbicara tentang beban kerja, tentu tidak terlepas dengan standar kerja,
karena Standar kerja (labor standars) adalah jumlah waktu yang harus digunakan untuk melaksankan kegiatan tertentu dibawah kondisi kerja normal. Dengan pengukuran kerja maka organisasi dapat melakukan evaluasi pelaksanaan kerja karyawan, merencanakan kebutuhan tenaga kerja, menentukan tingkat kapasitas, menentukan harga atau biaya suatu produk, memperbandingkan metoda-metoda kerja, memudahkan scheduling operasi-operasi bahkan dapat dijadikan dasar untuk menentapkan upah insentif. Beberapa metode dapat digunakan untuk menentukan standar kerja, namun yang paling populer dan mudah diterapkan adalah metode studi waktu (time study), dengan menggunakan studi waktu, seorang analis mengambil suatu sampel kecil dari satu kegiatan karyawan dan menggunakannya untuk menentukan suatu standar bagi organisasi keseluruhan. Adapun prosedur dalam penggunaan studi waktu adalah :
5
1. Menentukan jumlah siklus Z2 [n’ x2 - ( x)2 ] N = -----------------------------H2 ( x )2 Dimana : ’ = besarnya sampel pendahuluan x = waktu-waktu yang dicatat stopwatch h = setengah interval ketelitian z = deviasi standar normal untuk tingkat kepercayaan yang diinginkan 2. Perhitungan waktu siklus rata-rata (CT) / waktu terpilih waktu CT
=
------------ siklus
3. Perhitungan waktu normal Untuk membuat waktu terpilih dapat diterapkan untuk semua karyawan, suatu ukuran kecepatan/rating factor (RF) harus dimasukkan untuk menormalkan pekerjaan. Aplikasi RF tertentu pada waktu terpilih disebut waktu normal. Bila karyawan yang diteliti bekerja lebih cepat daripada karyawan rata-rata, maka bentuk persamaannya adalah : NT = CT (RF)
Bila karyawan diteliti untuk suatu periode waktu dan memproduksi sejumlah unit produk selama waktu itu, maka bentuk persamaan normal menjadi : Waktu bekerja NT = ----------------------------------- X RF Jumlah unit yang diproduksi
4. Penghitungan waktu standar
6
Diperoleh melalui penambahan waktu normal dengan cadangan-cadangan untuk kebutuhan pribadi
ST = NT ( 1 + waktu cadangan )
Dari waktu standar yang telah ditetapkan organisasi maka dapat menjadi dasar untuk menghitung beban kerja karyawan baik secara individu maupun divisi/kelompok.
Sedangkan alat bantu yang dapat digunakan untuk pengukuran beban kerja antara lain. a. Bagan Proses Aliran (Mapping Process Chart) Bagan ini menggambarkan urutan operasi, baik gerakan pekerja maupun aliran material. Bagan ini bermanfaat dalam memperlihatkan bagian proses yang tidak produktif, seperti penundaan (delay), penyimpanan sementara, dan untuk mengetahui panjang pendeknya jarak yang ditempuh. Analis harus menguji apakah penundaan dapat dihindarkan, apakah penyimpanan sementara
memang
perlu,
atau
seberapa
sering
terjadi
pemindahan/transportasi itu bisa diminimalkan. Pengurangan atau peniadaan waktu tunda, penyimpanan sementara, maupun tranportasi akan mengurangi waktu proses total. b. Bagan Pekerja-mesin (Worker-machine Chart) Bagan ini menggambarkan suatu siklus kerja dimana pekerjaan dan mesin sibuk atau menganggur. Analis dapat dengan mudah mengetahui kapan pekerja dan mesin bekerja secara bersamaan atau bekerja secara sendirisendiri (independen). Salah satu dari kegunaan dari bagan ini untuk mengetahui berapa mesin/peralatan yang dapat ditangani oleh seorang pekerja, atau sebaliknya. Bagan ini sering disebut juga dengan bagan multiaktivitas. c. Bagan Proses-kelompok (Gang-process Chart)
7
Bagan proses kelompok merupakan jenis lain dari bagan multiaktivitas, yang menggambarkan kesibukan beberapa pekerja dan mesin yang bekerja bersama-sama dalam suatu kelompok. Bagan ini bermanfaat untuk mengkoordinasikan kegiatan sekelompok pekerja dan untuk mengetahui tingkat kesibukan dari masing-masing pekerja. Dengan menggunakan bagan proses-kelompok dapat diketahui pekerja mana yang memiliki waktu kosong cukup besar, yang jika mungkin, dilakukan pengaturan pekerja yang banyak memiliki waktu kosong membantu pekerja yang waktunya padat, sehingga secara keseluruhan waktu proses bisa diminimalkan, atau diperoleh keseimbangan beban kerja yang lebih merata diantara para pekerja dalam kelompok tersebut, sehingga secara formula, menghitung beban kerja adalah :
Beban Kerja = ∑ Waktu Pengerjaan X Frekuensi ( Volume ) dimana :
∑ waktu mengerjakan : lama waktu yang
digunakan untuk
mengerjakan
Frekuensi/volume : jumlah siklus pekerjaan yang harus dilakukan
Sedangkan untuk menentukan Jumlah Kebutuhan Pegawai di Unit adalah Total Beban Kerja Unit dalam 1 tahun Jam Kerja efektif Per Orang Per Tahun
dimana :
Total Beban Kerja Unit dalam 1 tahun = Penjumlahan beban kerja individu di Unit
Jam Kerja Efektif dalam 1 tahun: Jam kerja efektif 1 hari
= 7 jam
Jam kerja efektif 1 tahun
= 235 hari
Jadi jam kerja efektif
= 7 X 235 hari = 1645 jam
8
Secara lengkap tahapan dalam menghitung beban kerja dapat dilakukan melalui : a. Melakukan mapping business untuk mengidentifikasi detail proses. Mapping business merupakan representasi secara grafis dari proses, yang menunjukkan serangkaian langkah, tugas, atau
pekerjaan yang
mengkonversikan input menjadi output. Manfaat dari mapping business adalah untuk membuat permasalahan lebih jelas, menggambarkan bagaimana masalah saat ini terjadi, mencari/mengembangkan peluang improvement dan sebagai alat untuk analisis beban kerja. b. Melakukan identifikasi proses kerja hasil mapping proses ( detail pekerjaan) . Mengisi form RACI Matrix Standar. Diperoleh beban kerja dari core process. RACI diartikan Responsible, Accountable, Consulted dan Informed (Responsible artinya individu yang tepat menjalankan tugas/aktivitas,
pelaksana
atau
yang
bertanggung
jawab
untuk
implementasi, Accountable artinya seorang yang bertanggung jawab dan mempunyai kewenangan penuh. Hanya ada satu yang bertanggung jawab dalam setiap tugas /aktivitas, Consulted artinya individu yang dapat dimintai saran/pendapat/nasehat sebelum keptusan dilakukan dan Informed artinya individu-individu yang butuh diinformasikan setelah keputusan di tetapkan). RACI merupakan suatu cara untuk menguji tahapan proses, tugas, aktivitas, usaha, keputusan atau inspeksi untuk menetapkan siapa yang accountable, responsible, consulted dan informed, RACI dapat digunakan untuk menentukan persoalan yang fundamental terkait proses kerja. Manfaat dari RACI antara lain : mendorong team work dalam mengklarifikasi tugas dan tanggung jawab, menghilangkan duplikasi kerja, mengurangi mis understanding, meningkatkan komunikasi memastikan setiap orang yang terlibat tidak lepas tanggung jawab, memperjelas kepemilikan process, membantu klarifikasi aktivitas dan tugas dalam process, mengurangi keputusan yang tidak tepat dengan memastikan orang
9
yang tepat yang terlibat dan mengklarifikasi batasan tugas dan keterkaitan process. c. Mengidentifikasi aktivitas supporting process ( meeting di luar bagian, penugasan keluar, kepanitiaan, dll) dan aktivitas terkait pengembangan ( training internal, training external, dll). d. Memerinci beban kerja individu hasil penghitungan pada proses b dan hasil penghitungan pada proses c e. Merekap hasil perhitungan beban kerja menggunakan form Rekap beban kerja standar per bagian / divisi, dari setiap beban individu selanjutnya dapat direkap dalam form beban kerja perbagian/divisi sehingga beban kerja per individu dan per bagian/divisi dapat diketahui selanjunya sebagai dasar dalam perencanaan apakah bagian/divisi tersebut perlu menambah atau mengurangi SDM-nya
III. PENUTUP Analisa beban kerja adalah proses untuk menetapkan jumlah jam kerja orang yang digunakan atau dibutuhkan untuk merampungkan suatu pekerjaan dalam waktu tertentu, atau dengan kata lain analisis beban kerja bertujuan untuk menentukan berapa jumlah personalia dan berapa jumlah tanggung jawab atau beban kerja yang tepat dilimpahkan kepada seorang petugas, sedangkan standar kerja (labor standars) adalah jumlah waktu yang harus digunakan untuk melaksanakan kegiatan tertentu dibawah kondisi kerja normal. Dengan pengukuran kerja maka organisasi dapat melakukan evaluasi pelaksanaan kerja karyawan, merencanakan kebutuhan tenaga kerja, menentukan tingkat kapasitas, menentukan harga atau biaya suatu produk, memperbandingkan metoda-metoda kerja, memudahkan scheduling operasi-operasi bahkan dapat dijadikan dasar untuk menetapkan upah insentif . Bagi organisasi tentu mempunyai tujuan dalam efisiensi dan efektifitas baik SDA maupun SDM, keterkaitan dengan pengelolaan SDM yang optimal maka perlu kiranya organisasi mengaplikasikan work analysis atau analisis beban kerja, karena dengan mengetahui beban kerja baik indibidu dan atau divisi maka diharapkan organisasi dapat melakukan
10
proses perencanaan SDM mulai dari prinsip dan konsep perencanaan, strategi, metode dan pendekatan, mampu memahami Business Mapping process dalam kaitan dengan analisa beban kerja dan mampu mengetahui kebutuhan organisasi dan atau departemen dalam merencanakan kebutuhan SDM-nya, sehingga organisasi dapat memutuskan apakah perlu menambah atau mengurangi SDM agar produktivitas organisasi tetap terjaga.
Daftar Pustaka
Berry, Render dan Jay Heizer.2001. Prinsip-Prinsip Manajemen Operasional. Jakarta : Salemba Empat Gaspersz, Vincent. 2004. Proction Planning and Inventory Control. Jakarta : Gramedia Pustaka Utama Handoko, T. Hani. 2000. Manajemen Produksi. Yogyakarta : BPFE-UGM Handoko, Hani T. 2000. Manajemen Personalia dan Sumberdaya Manusia. Edisi Kedua. Cetakan Keempatbelas. Yogyakarta : BPFE.
Herjanto, Eddy, 2003 Manajemen Produksi dan Operasi Edisi ke dua Jakarta: PT Gramedia Widiasarana Indonesia Handoko, Hani T. 2000. Manajemen Personalia dan Sumberdaya Manusia. Edisi Kedua. Cetakan Keempatbelas Yogyakarta : BPFE. Hasibuan, Malayu, SP. 2006. Manajemen Sumber Daya Manusia. Edisi Revisi Jakarta : PT Bumi Aksara Mark D. Hanna dan W. Rocky Newman. 2001. Integrated Operations Management. Engelwood, NJ : Prentice Hall, Inc Reksohadiprodjo, Sukanto dan Indriyo Gitosudarmo. 1999. Manajemen Produksi. Yogyakarta : BPFE-UGM Stevenson, William. 1996. Production/Operations Management. New York : McGrow-Hill Companies Tampubolon, Manahan. 2004. Manajemen Management, Jakarta : Ghalia Indonesia
11
Operasional
:
Operations
