ANALISA SISTEM PENGENDALIAN INTERN PENGGAJIAN PADA BADAN NASIONAL PENGELOLA PERBATASAN REPUBLIK INDONESIA JAKARTA JURNAL ILMIAH Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Kenaikan Pangkat Jabatan Fungsional
Oleh M. Setiadi. Hartoko, SE.MM ( 201209470 ) Email :
[email protected]
PROGRAM STUDI Komputerisasi Akuntansi Bina.Sarana.Informatika 2014
i
Abstrak Peran Lembaga Negara yang baru terbentuk ini sangat strategis. Analisa yang dilakukan untuk mengelola tugas fungsional personalia dan karyawan serta melakukan pola penggajian yang sesuai dengan prosedur yang ada. Badan Nasional Pengelola Perbatasan ini berada di pimpin Departemen Dalam Negeri sebagai badan yang menangani perbatasan teritorial strategis Negara Kesatuan Republik Indonesia. Analisa terkait dengan sistem pengendalian internal penggajian terhadap supporting staff yang direkrut dari masyarakat umum untuk mengelola administrasi umum. Alur dan pola penggajian merupakan bagian dari alur administrasi yang dikelola untuk kelancaran kegiatan supporting staff. Kata kunci : Pengendalian Internal, Supporting Staff, BNPPRI, personalia.
Abstract Role of the newly formed state is very strategic. Analysis is done to manage the assignment of functional personnel and employee payroll and perform pattern in accordance with existing procedures. National Agency for Border Management is located in the Department of the Interior as the lead agency handling the strategic territorial borders of the Republic of Indonesia. Analysis of internal controls related to the payroll system to the supporting staff are recruited from the general community
to
manage
general
administration.
Grooves and patterns are part of the groove payroll administration managed to smooth operation of supporting staff. Keywords: Internal Control, Supporting Staff, BNPPRI, personnel.
1
pegawai
I. PENDAHULUAN
membutuhkan
lembaga 1.1 Latar Belakang Masalah Dalam upaya menjalankan perannya,
Badan
Pengelola
Nasional
Perbatasan
RepublikIndonesia (BNPP RI) sangat memerlukan sumber daya
manusia
yang
Sumber
daya
sebagai
sarana
mencapai
tujuan
baik.
manusia untuk lembaga,
merupakan salah satu faktor penentu
yang
mempunyai
andil besar dalam kinerja suatu lembaga. Sumber daya manusia
tersebut
diartikan
sebagai pegawai pengelola dan
pelaksana
suatu
lembaga yang dipercaya oleh lembaga
dalam
melaksanakan lembaga.
operasional Lembaga
mempunyai
kesempatan
yang baik untuk bertahan dan maju jika memiliki pegawai yang
tepat,
membutuhkan
sehingga usaha
yang
terus menerus untuk mencari, memilih, dan melatih para pegawai.
Sebaliknya,
sebagai
untuk
tempat
mencari
nafkah.
Pegawai harus bekerja untuk memenuhi
kebutuhan
hidupnya. Oleh karena itu pegawai
berhak
mendapatkan
gaji
sesuai
dengan kualitasnya. Sistem pengendalian intern sangat
diperlukan
melakukan terhadap
untuk
pengecekan sistem
akuntansi
penggajian. pengendalian
Sistem intern
harus
dimiliki oleh BNPP RI dalam sistem
penggajian
yang
dimiliki agar tujuan lembaga dapat
tercapai.
keharusan
bagi
Suatu suatu
lembaga untuk menerapkan sistem pengendalian intern untuk mencegah terjadinya manipulasi,
penyelewengan
dan kecurangan yang dapat merugikan lembaga. Dengan adanya
penerapan
pengendalian baik
intern
diharapkan
meningkatkan
sistem yang dapat kinerja
pegawai.
1
Berdasarkan latar belakang
PENGELOLA
masalah
PERBATASAN
tersebut
dan
pentingnya
sistem
pengendalian setiap
intern
kegiatan
INDONESIA (BNPP RI)”.
dalam
lembaga,
maka penulis memilih judul
1.3 Tujuan dan Manfaat
“ANALISA
SISTEM
Adapun
PENGENDALIAN
INTERN
mempunyai
PENGGAJIAN BADAN
REPUBLIK
penulisan
ini
tujuan
dan
PADA
manfaat sebagai berikut:
NASIONAL
1.3.1. Tujuan Penulisan
PENGELOLA
Tujuan penulisan ini
PERBATASAN
REPUBLIK
INDONESIA (BNPP RI)”.
adalah sebagai berikut : 1. Untuk
1.2 Alasan Pemilihan Objek
mengetahui
bagaimana
Berdasarkan latar belakang
prosedur penggajian
tersebut,
pada BNPP RI.
penulis
menganalisa prosedur
ingin
bagaimana
penggajian
pada
2. Untuk
mengetahui
bagaimana
alur
BNPP RI dan bagaimana
sistem
sistem pengendalian intern
pada
penggajian
Nasional Pengelola
yang
sudah
penggajian Badan
diterapkan di BNPP RI. Yang
Perbatasan
dapat diketahui berdasarkan
Republik Indonesia
rekap absen dan penggajian
(BNPP RI).
yang
sudah
dilaksanakan.
3. Untuk
mengetahui
Untuk itu penulis mengambil
bagaimana
judul
SISTEM
pengendalian intern
INTERN
penggajian
yang
PADA
diterapkan
pada
“ANALISA
PENGENDALIAN PENGGAJIAN BADAN
NASIONAL
sistem
BNPP RI.
2
4. Untuk
mengetahui
bagaimana sistem
Pengelola
alur
Perbatasan
penggajian
Republik
yang sudah sesuai
Indonesia.
dengan pengendalian intern.
2.
Bagi
Kementerian/Lembaga Evaluasi
sistem
pengendalian intern
penggajian
selama
anggaran
tahun 2013 agar 1.3.2. Manfaat Penulisan
lebih baik di tahun
Penulis berharap agar penulisan
ini
memberikan untuk
berikutnya.
dapat manfaat
banyak
pihak
3.
Bagi
Dunia
Pendidikan
antara lain :
Penulisan ini bisa
1. Bagi Penulis
digunakan sebagai
Penulisan
ini
tambahan
merupakan
informasi
implementasi dari
sumber bagi pihak
teori,
itu
yang berkompeten
penulis juga dapat
terhadap masalah
mengembangkan
yang
wawasan
sekaligus sebagai
selain
dan
dan
dibahas,
pengetahuan
bahan
mengenai
perbandingan dari
sistem
pengendalian
laporan
sejenis
intern
yang
pernah
penggajian
di Badan Nasional
dibuat sebelumnya
3
dan
juga
diharapkan
dapat
4. Bagaimana alur/flow chart sistem
penggajian
memberikan
sudah
konstribusi
pengendalian intern?
sebagai
sesuai
yang
dengan
sumber 1.5 Batasan Masalah
ilmiah.
Untuk menghindari agar tidak menyimpang
1.4 Identifikasi Masalah Dalam penulisan ini, maka penulis
akan
mengidentifikasikan masalah
1. Bagaimana penggajian
prosedur pada
Nasional
Badan
Pengelola
Perbatasan Indonesia
Republik (BNPP
RI)
selama Tahun Anggaran
tujuan batasan
permasalahan yang ada pada sistem pengendalian intern di
Nasional
Badan Pengelola
Perbatasan
Republik
Indonesia (BNPP RI) adalah sebagai berikut : 1. Prosedur
penggajian
supporting staff padaBNPP RI.
2013? 2. Bagaimana alur/flow chart sistem
utama,
penggajian
sebagai berikut :
dari
penggajian
pada
Badan Nasional Pengelola Perbatasan
Republik
pengendalian
supporting staff yang telah diterapkan
pada
(BNPP
intern yang
diterapkan
padaBadan
Perbatasan
penggajian
sistem
penggajian
Nasional
intern
pengendalian
RI).
Indonesia (BNPP RI)? 3. Bagaimana
2. Sistem
Pengelola Republik
Indonesia (BNPP RI)?
4
II. LANDASAN TEORI 2.1 Sistem Pengendalian Intern 2.1.1 Definisi
Sistem
tersebut menekankan tujuan
yang
dicapai
hendak
bukan
pada
Pengendalian Intern
unsur-unsur
yang
Mulyadi
membentuk
sistem
(2008)
mendefinisikan sistem
tersebut.
pengendalian
demikian,
intern
Dengan pengertian
adalah sebagai berikut
pengendalian
:
tersebut “Hal-hal
yang
berlaku
di
atas
baik
dalam
meliputi struktur
perusahaan
organisasi,
mengolah
metode
dan
intern
informasinya
yang
secara
ukuran-ukuran
manual, dengan mesin
yang
pembukuan
dikoordinasikan
dengan komputer.
untuk
Demikian pula menurut
menjaga
kekayaan
penulis
organisasi,
yang lazim diterapkan
mengecek
dalam
perusahaan
untuk
meningkatkan
ketelitian
dan
lain
maupun
“Sistem
keandalan data
keandalan
akuntansi,
akuntansi dan laporan
mendorong
keuangan
efisiensi
dan
catatan
perusahaan”.
Al.
mendorong
Harjono Yusup (2011).
dipatuhinya
Jadi,
kebijakan
pengendalian
manajemen”
adalah suatu sistem
Definisi pengendalian
sistem intern
sistem intern
yang dapat mencegah dan
mendeteksi
5
kesalahan,
baik
2. Mengecek ketelitian
kesalahan
disengaja
dan keandalan data
maupun
tidak
disengaja,
sehingga
laporan keuangan bisa dipercaya
akuntansi. 3. Mendorong efisiensi. 4. Mendorong
kebenarannya. Sistem
dipatuhinya
tersebut
kebijakan
mencakup
organisasi perusahaan secara dan
manajemen.
keseluruhan tidak
hanya
menyangkut
bagian
2.1.3 Jenis-jenis
Sistem
Pengendalian Intern
akuntansi saja. Karena
Menurut
Mulyadi
transaksi
perusahaan
(2008),
sistem
dilakukan
oleh
pengendalian
intern
berbagai bagian dalam
terbagi
menjadi
organisasi
jenis :
perusahaan.
1. Pengendalian intern akuntansi
dua
(internal
accounting control) adalah bagian dari 2.1.2 Tujuan
Sistem
sistem
Pengendalian Intern
pengendalian intern,
Tujuan
meliputi
pengendalian menurut
sistem intern Mulyadi
(2008) yaitu : 1. Menjaga organisasi.
struktur
organisasi, metode dan
ukuran-ukuran
yang kekayaan
dikoordinasikan terutama
untuk
menjaga
kekayaan
organisasi
dan
6
mengecek ketelitian
2.1.4 Manfaat
Sistem
dan keandalan data
Pengendalian Intern
akuntansi.
Apabila pengendalian
Pengendalian intern
intern telah diterapkan
akuntansi yang baik
dengan
akan
efektif,
maka
pengendalian
intern
menjamin
keamanan kekayaan
para
baik
akan
dan
memberikan
investor dan kreditur
manfaat sebagaimana
yang
ditanamkan
tertulis
dalam
perusahaan
Dasar-dasar Akuntansi
dan
akan
(Jilid
dalam
II)
buku
oleh
Al.
menghasilkan
Haryono Jusup (2011)
laporan
yaitu :
keuangan
yang
dapat
dipercaya. 2. Pengendalian intern administratif
1. Menjamin
bahwa
semua
transaksi
dicatat
secara
lengkap dan akurat.
(internal
2. Memastikan bahwa
administration
hanya
control)
yang
telah
struktur organisasi,
diotorisasi
yang
metode dan ukuran-
dapat dilaksanakan.
meliputi
ukuran
yang
transaksi
3. Menjamin
bahwa
dikoordinasikan
semua
terutama
untuk
didukung
dengan
mendorong efisiensi
dokumen
yang
dan
memadai.
dipatuhinya
kebijakan manajemen.
transaksi
4. Menjamin
bahwa
aset dan kewajiban perusahaan
telah
7
ditetapkan
dengan
benar,
sehingga
dapat
digunakan
sebagai
ketentuan hukum dan peraturan
yang
berlaku.
informasi
Menurut Al. Haryono
yang
dapat
Jusup (2011), ada lima
diandalkan
untuk
komponen
utama
dalam
sistem
pengendalian
intern,
pengambilan keputusan
dalam
mengoperasikan
yaitu :
perusahaan.
1. Lingkungan
5. Meminimalkan resiko
pengendalian.
terjadinya
kecurangan
dan
Merupakan
tugas
manajemen
untuk
penyalahgunaan
menciptakan
aset perusahaan.
suasana
atau
lingkungan
yang
kondusif
agar
2.1.5 Komponen
Sistem
Pengendalian Intern
pengendalian intern
Pengendalian
dapat
diterapkan
dengan
baik
terdiri
atas
intern semua
metode dan tindakan yang saling berkaitan
dan
efektif. 2. Penilaian resiko.
yang diterapkan dalam
Perusahaan
suatu organisasi untuk
mengidentifikasi dan
mengamankan
menganalisis
aset,
meningkatkan keandalan
harus
berbagai faktor yang catatan
bisa
menimbulkan
akuntansi,
resiko
bagi
meningkatkan efisiensi
perusahaan
dan
operasi dan menjamin
juga
kesesuaian
menentukan
dengan
harus
8
bagaimana
ekstern
mengelola
resiko
tersebut.
yang
sesuai. 5. Monitoring.
3. Aktivitas
Sistem
pengendalian.
pengendalian intern
Untuk
harus
mengurangi
memonitor
terjadinya
secara
penyelewengan,
dengan
manajemen
Penyimpangan yang
harus
merancang
periodik memadai.
signifikan
kebijakan
dan
prosedur
untuk
dilaporkan
kepada
manajemen puncak
menghadapi resiko
atau
tertentu
perusahaan.
tang
harus
petinggi
dihadapi perusahaan. 4. Informasi
2.1.6 Prinsip-prinsip dan
Aktivitas
komunikasi.
Pengendalian Intern
Sistem
Aktivitas pengendalian
pengendalian intern
yang diterapkan dalam
harus
perusahaan
mengkomunikasikan
berbeda
semua
perusahaan yang satu
informasi
penting ke semua
dengan
lapisan
yang
dalam
bisa antara
perusahaan lainnya,
organisasi, baik ke
tergantung bagaimana
bawah maupun ke
manajemen
atas,
resiko
serta
menilai yang
mengkomunikasikan
dihadapinya. Penilaian
informasi ke pihak
ini sangat bergantung pada
besar-kecilnya
9
perusahaan dan sifat
ya.
perusahaan
akan semakin efektif
yang
bersangkutan. Ada
Pengendalian
apabila satu orang
enam
prinsip
bertanggungjawab
aktivitas pengendalian
atas
seperti
tertentu.
yang
diungkapkan oleh Al.
satu
tugas
2. Pemisahan tugas.
Harjono Yusuf (2011)
Pemisahan
tugas
dalam bukunya Dasar-
merupakan hal yang
dasar Akuntansi (Jilid
harus
diterapkan
II), yaitu :
dalam
sistem
1. Penetapan
pengendalian intern
tanggungjawab.
yang baik. Ada dua
Penetapan
hal penting dalam
tanggungjawab
penerapan
yang
jelas
bagi
prinsip
ini,
yaitu
setiap orang yang
memisahkan bagian
ada
yang
dalam
mengurus
organisasi
operasi
dengan
perusahaan
bagian
akuntansi
merupakan satu
salah prinsip
dan
memisahkan
bagian
yang
pengendalian intern
mengurus
aset
yang
sangat
dengan
penting.
Dalam
akuntansi.
perusahaan/lembag
Kecurangan
a
berkurang
yang
memiliki
bagian
akan apabila
pengendalian intern
perusahaan
yang
membagi tugas dan
tugas
baik,
setiap
ditetapkan
penanggungjawabn
aktivitas
dapat
dengan
baik.
10
3. Prosedur
keandalan
dokumentasi.
akuntansi.
Dokumen
4. Pengawasan fisik.
merupakan bahwa
catatan
bukti transaksi
Pengawasan berkaitan
fisik dengan
dan peristiwa telah
pengamanan
atas
terjadi.
aset
dan
Dengan
adanya tandatangan
meningkatkan
pada
setiap
ketelitian
dokumen,
dapat
dapat dipercayanya
serta
diketahui siapa yang
catatan
bertanggungjawab
Pengamanan
atas
dapat
suatu
transaksi.
akuntansi.
dilakukan
dengan
Perusahaan
harus
cara,
aset
berbagai seperti
:
membuat dokumen
menggunakan
transaksi pada saat
safety
deposit
transaksi terjadi dan
boxes,
gudang
juga
dengan
menetapkan
prosedur
untuk
berkunci,
pintu alarm,
dokumentasi.
monitor televisi atau
Tindakan
timeclock
pengendalian
pencatatan
tersebut
kerja.
untuk
berguna memastikan
bahwa
transaksi
5. Verifikasi
untuk jam
internal
secara independen.
dicatat tepat waktu
Verifikasi
dapat
dan
dilakukan
dengan
berpengaruh
langsung
pada
ketelitian
dan
cara
review
(mengkaji
11
ulang)
data
yang
Mereka
mengkaji
telah dihasilkan oleh
ulang
para pegawai yang
semua bagian yang
dilakukan
ada
secara
aktivitas
dalam
periodik
dan
perusahaan beserta
diverifikasi
oleh
orang-orangnya
orang
yang
untuk
berkompeten. Apabila
apakah terjadi
selisih
atau
penyimpangan maka
kepada
manajemen
sistem
pengendalian intern yang
ditetapkan
perusahaan benarperlu
dilaporkan
memastikan
benar
diikuti.
Mereka
juga
agar
memberikan saran-
dapat ditindaklanjuti.
saran perbaikan jika
Pada
diperlukan.
perusahaan
besar, verifikasi
fungsi internal
6. Pengendalian sumber
daya
secara independen
manusia.
biasanya
Aktivitas
dibebankan kepada
pengendalian
auditor intern, yaitu
sumber
daya
pegawai-pegawai
manusia
dapat
perusahaan
yang
dilakukan
bertugas
untuk
cara
secara
terus
mempertanggungja
dengan
menerus
wabkan
pegawai-
mengevaluasi
pegawai
yang
sistem
menangani
pengendalian intern
merotasi
perusahaan.
tugas pegawai dan
kas, tugas-
12
mewajibkan
b
pegawai mengambil
tersedianya
cuti
serta
berbagai
memeriksa
latar
informasi operasi,
belakang
calon
pegawai.
atas
seperti
nama
karyawan, jumlah karyawan,
2.1.7 Unsur Pengendalian Intern
pangkat,
jumlah
tanggungan
Menurut
Mulyadi
keluarga,
tarif
(2008), ada 4 unsur
upah
dan
pokok
sistem
berbagai
tarif
pengendalian
intern,
kesejahteraan
yaitu :
karyawan.
1. Struktur yang
organisasi
memisahkan
Informasi operasi ini
dipakai
tanggungjawab dan
sebagai
wewenang
untuk
secara
dasar
tegas, meliputi :
menghasilkan
a. Fungsi
informasi
pembuatan daftar
akuntansi berupa
gaji
gaji
dan
harus
upah
terpisah
dari
fungsi
keuangan. Dalam
yang
dan
upah
disajikan
dalam daftar gaji dan upah yang
sistem
akuntansi penggajian
selanjutnya digunakan untuk
dan
dasar
pengupahan,
pembayaran gaji
fungsi personalia
dan
bertanggungjawa
tersebut. Karena
upah
13
eratnya informasi
fungsi akuntansi
operasi
yang
yang
dihasilkan
oleh
bertanggungjawa
fungsi personalia
b
dengan informasi
penghitungan
akuntansi
penghasilan
yang
dihasilkan
atas
setiap karyawan.
sebagai
dasar
Hasil
pembayaran gaji
penghitungan
dan
penghasilan
upah
tersebut,
fungsi
karyawan
personalia dapat
disasarkan pada
dikategorikan
berbagai
surat
sebagai
keputusan
yang
pemegang fungsi
diterbitkan
oleh
akuntansi. Untuk
fungsi
menciptakan
kepegawaian dan
sistem
dituangkan dalam
pengendalian
daftar
intern,
fungsi
upah.
akuntansi
harus
dipisahkannya
dipisahkan
dari
gaji
dan
Dengan
dua
fungsi
fungsi
tersebut,
penyimpanan.
penghitungan gaji
Dalam
dan upah yang
sistem
akuntansi penggajian
dilakukan dan
fungsi
pengupahan,
daftar
fungsi
upah,
daftar
pembuat gaji
hasil
dan
upah merupakan
oleh
pembuat gaji
dan dicek
ketelitian
dan
keandalannya
14
oleh
fungsi
keandalan
data
keuangan,
waktu
hadir
sebelum gaji dan
karyawan,
upah dibayarkan
pencatatan waktu
kepada karyawan
hadir tidak boleh
yang berhak.
dilaksanakan
b. Fungsi
oleh
fungsi
pencatatan waktu
operasi
(seperti
hadir
fungsi
operasi
harus
terpisah
dari
fungsi operasi. Waktu
hadir
dan
fungsi
teknik). 2. Sistem otorisasi dan
merupakan waktu
prosedur
yang
pencatatan,
dipakai
sebaga
salah
terdiri
dari :
satu dasar untuk
a. Setiap
penghitungan gaji
yang
dan
tercantum dalam
upah
orang namanya
karyawan.
daftar
gaji
dan
Dengan
upah
harus
demikian,
memiliki
surat
ketelitian
dan
keputusan
keandalan
data
pengangkatan
waktu
hadir
sebagai
karyawan sangat
karyawan
menentukan
perusahaan yang
ketelitian
dan
ditandatangani
keandalan
data
oleh
gaji
upah
Utama.
setiap karyawan.
Karena
Untuk menjamin
pembayaran gaji
dan
Direktur
15
dan
upah
didasarkan
atas
memiliki
surat
keputusan
dokumen
daftar
pengangkatan
gaji
upah,
sebagai
perlu
karyawan
dan
maka dilakukan
perusahaan yang
pengawasan
ditandatangani
terhadap
nama-
oleh manajemen
karyawan
puncak (misalnya
yang dimasukkan
Direktur Utama).
ke dalam daftar
Dengan
gaji
sistem
nama
dan
upah.
unsur
Untuk
pengendalian
menghindari
intern ini dapat
pembayaran gaji
dihindari
dan upah kepada
terjadinya
karyawan
yang
pembayaran gaji
berhak,
dan upah kepada
tidak setiap
orang yang tidak
pencantuman
berhak
nama
menerimanya.
karyawan
dalam daftar gaji
untuk
b. Setiap perubahan
dan upah harus
gaji
mendapat
karyawan karena
otorisasi
oleh
dan
perubahan
yang berwenang.
pangkat,
Setiap
perubahan
yang
orang namanya
gaji
dan
tercantum dalam
tambahan
daftar
keluarga
upah
gaji
dan harus
upah
tarif upah,
harus
didasarkan pada
16
surat
keputusan
c. Setiap potongan
Direktur
atas
Keuangan.
upah
Untuk menjamin
selain dari pajak
keandalan
data
penghasilan
gaji
upah
karyawan
dan
gaji
karyawan
harus
karyawan, setiap
didasarkan
perubahan unsur
surat
yang
gaji
dipakai
sebagai
dasar
dan
atas
potongan dan
upah
yang
diotorisasi
untuk
oleh
fungsi
menghitung
kepegawaian.
penghasilan
Di
atas
telah
karyawan
harus
dijelaskan bahwa
diotorisasi
oleh
setiap data yang
yang berwenang.
dipakai
Dengan
dasar
demikian, perubahan
setiap
penambahan gaji dan
upah
upah
karyawan
harus
karyawan karena
diotorisasi
oleh
perubahan
yang berwenang
pangkat,
(Direktur
dan
perubahan gaji
dan
gaji
sebagai
tarif upah,
tambahan keluarga
dan
Direktur
Keuangan) data
harus
Utama
gaji
upah
agar dan yang
didasarkan pada
tercantum dalam
surat
daftar
keputusan
gaji
Direktur
upah
Keuangan.
diandalkan.
dan dapat Di
17
lain pihak, setiap
data waktu hadir
pengurangan
setiap
terhadap
harus diotorisasi
penghasilan
oleh
fungsi
pencatat
waktu
karyawan pula
harus
mendapat
otorisasi
dari
karyawan
agar sah sebagai dasar
yang berwenang.
penghitungan gaji
Oleh karena itu,
dan upah.
tidak
setiap
fungsi
dapat
e. Perintah
lembur
harus diotorisasi
melakukan
oleh
pemotongan atas
departemen
gaji
karyawan
dan
upah
kepala
yang
yang menjadi hak
bersangkutan.
karyawan
Upah
tanpa
mendapat
lembur
dibayarkan
otorisasi
dari
kepada karyawan
fungsi
yang bekerja di
kepegawaian.
luar
d. Kartu jam hadir
jam
reguler,
kerja dengan
harus diotorisasi
tarif upah yang
oleh
lebih tinggi dari
fungsi
pencatatan
tarif
upah
jam
waktu.
reguler.
Karena jam hadir
menjamin bahwa
merupakan salah
pekerjaan lembur
satu dasar untuk
memang
penentuan
diperlukan
penghasilan
perusahaan,
karyawan, maka
maka setiap kerja
Untuk
oleh
18
lembur
harus
diotorisasi
oleh
dan upah kepada karyawan
yang
kepala
berhak.
Oleh
departemen
karena itu, daftar
karyawan
yang
gaji dan upah ini
bersangkutan.
harus diotorisasi
Dengan
sistem
oleh
otorisasi
ini,
kepala
fungsi personalia
perusahaan
yang
dijamin
menunjukkan
hanya
akan
bahwa karyawan
membayarkan
yang
upah lembur bagi
dalam daftar gaji
pekerjaan
yang
dan upah adalah
memang
tidak
karyawan
tercantum
yang
dapat dikerjakan
diangkat menurut
dalam jam kerja
surat
reguler.
pejabat
f. Daftar gaji dan upah
harus
diotorisasi
oleh
keputusan yang
berwenang, gaji
dan
yang
tarif upah
dipakai
fungsi personalia.
sebagai
Seperti
telah
penghitungan gaji
di
dan upah adalah
atas, daftar gaji
tarif yang berlaku
dan
sesuai
disebutkan
upah
merupakan dokumen dipakai
surat yang
sebagai
dasar
dengan keputusan
pejabat
yang
berwenang, data
dasar
yang
pembayaran gaji
sebagai
dipakai dasar
19
penghitungan gaji
Dokumen ini diisi
dan
upah
oleh
karyawan
telah
akuntansi
diotorisasi
oleh
(Bagian
fungsi
Utang)
yang berwenang,
setelah fungsi ini
perkalian
melakukan
dan
penjumlahan
verifikasi
yang
tercantum
terhadap
dalam daftar gaji
informasi
dan upah telah
tercantum dalam
dicek
daftar
ketelitiannya.
upah. Bukti kas
g. Bukti kas keluar
yang
gaji
keluar
dan
harus
untuk
diotorisasi
pembayaran gaji
Kepala
dan upah harus
Departemen
diotorisasi
Akuntansi
oleh
oleh
fungsi akuntansi.
Keuangan
atau
Bukti kas keluar
pejabat
yang
merupakan
lebih tinggi.
perintah
kepada
h. Perubahan dalam
fungsi keuangan
catatan
untuk
penghasilan
mengeluarkan
karyawan
sejumlah
direkonsiliasi
uang
pada tanggal dan
dengan
untuk
gaji
keperluan
seperti
yang
dan
daftar upah
karyawan.
tercantum dalam
Kartu
dokumen
penghasilan
tersebut.
karyawan
20
diselenggarakan
karyawan adalah
oleh
fungsi
daftar
pembuat
daftar
upah.
gaji
dan
upah
gaji
dan Oleh
karena itu, untuk
untuk
mengecek
mengumpulkan
ketelitian
semua
yang
penghasilan yang
dicantumkan
diperoleh masing-
dalam
masing karyawan
penghasilan
selama
karyawan, sistem
waktu
jangka setahun.
Informasi
yang
dicantumkan dalam
kartu
pengendalian intern mewajibkan
kartu
penghasilan
diadakannya rekonsiliasi
karyawan dipakai
data
ini sebagai
antara perubahan data
yang
dasar
tercantum dalam
penghitungan
kartu penghasilan
pajak
karyawan dengan
penghasilan yang
daftar
menjadi
upah.
kewajiban setiap karyawan. Dokumen
gaji
dan
i. Tarif upah yang dicantumkan
yang
dalam kartu jam
merupakan
kerja
sumber
ketelitiannya oleh
pencatatan dalam penghasilan
ke kartu
diverifikasi
fungsi akuntansi. Fungsi akuntansi biaya
21
bertanggungjawa
yang
dipakai
b atas distribusi
sebagai
pengali
upah langsung ke
dalam
dalam
kartu
penghitungan
harga
pokok
produk
pesanan
upah
harus
diverifikasi
oleh
yang
fungsi akuntansi
menggunakan
biaya.
tenaga
kerja
langsung
yang
bersangkutan. Distribusi
upah
3. Praktik yang sehat, yaitu : a. Kartu jam hadir harus
langsung
dibandingkan
tersebut
dengan kartu jam
dilakukan
kerja
sebelum
berdasarkan data
kartu
yang
yang
terakhir
ini
dikumpulkan
dipakai
sebagai
dalam kartu jam
distribusi
biaya
kerja.
Sebelum
tenaga
kerja
upah
yang
langsung.
tercantum dalam
Kartu jam hadir
kartu jam kerja
merekam jumlah
dipakai
jam
sebagai
setiap
dasar pencatatan
karyawan berada
upah langsung ke
diperusahaan,
dalam
kartu
sedangkan kartu
harga
pokok
jam kerja merinci
produk
yang
penggunaan jam
bersangkutan,
hadir
data
karyawan.
tarif
upah
setiap
22
Dengan kata lain,
yang
kartu jam kerja
dalam kartu jam
digunakan untuk
kerja.
mempertanggung
tercantum
b. Pemasukan kartu
jawabkan
jam
hadir
penggunaan
dalam
mesin waktu
waktu
hadir
pencatat
karyawan.
Kartu
harus
jam
kerja
ini
ke
diawasi
oleh
fungsi
merupakan dasar
pencatat waktu.
untuk melakukan
Untuk menjamin
distribusi
biaya
keandalan
tenaga
kerja
jam hadir yang
data
langsung kepada
direkam
pesanan
kartu jam hadir
yang
dalam
menggunakan
harus
tenaga
pengawasan
kerja
langsung.
Untuk
mengecek ketelitian yang
dilakukan
terhadap pemasukan kartu
data
hadir
ke
dalam
mesin
dalam kartu jam
pencatat
waktu.
kerja,
fungsi
Dengan
pembuat
daftar
diawasinya
upah
perekaman
gaji
tercantum
jam
dan
jam
harus
hadir
membandingkan
oleh
fungsi
data
pencatat
waktu
jam
yang
karyawan
tercantum dalam
dapat
kartu jam hadir
perekaman
jam
dengan
hadir
oleh
data
dihindari
23
karyawan
yang
daftar upah yang
tidak benar-benar
dibuat oleh fungsi
hadir
pembuatan daftar
di
perusahaan.
gaji
c. Pembuatan daftar gaji
dan
upah
dan
upah.
Dengan demikian ,
unsur
sistem
harus diverifikasi
pengendalian
kebenaran
intern
dan
ini
ketelitian
menjamin
perhitungannya
kas keluar dibuat
oleh
atas
fungsi
bukti
dasar
akuntansi
dokumen
sebelum
pendukung yang
dilakukan
handal.
pembayaran.
d. Penghitungan
Sebelum
pajak
membuat kas
bukti keluar
penghasilan karyawan
sebagai perintah
direkonsiliasi
untuk pembuatan
dengan
cek pembayaran
penghasilan
gaji
karyawan.
dan
upah,
catatan
fungsi akuntansi
Dalam
keuangan
pemungutan
harus
sistem
melakukan
pajak
verifikasi
penghasilan atas
kebenaran
dan
ketelitian perhitungan
gaji
dan
upah
karyawan, gaji
perusahaan
dan upah yang
ditunjuk
tercantum dalam
pemerintah
oleh
24
sebagai
wajib
pajak
pajak
penghasilan
penghasilan yang
karyawan
menjadi
harus disetor oleh
kewajiban
perusahaan
karyawan, dikenal PPh
yang dengan
Pasal
Seperti disebutkan
21.
Kas
yang
Negara
dapat di verifikasi dengan
telah
melakukan
di
rekonsiliasi
atas, PPh Pasal
perhitungan
21
pajak
ini
dihitung
ke
oleh perusahaan
penghasilan
berdasarkan data
setiap
penghasilan
dengan
karyawan
penghasilan
setahun
yang
dikumpulkan dalam
karyawan catatan
karyawan
yang
tercantum dalam kartu
kartu penghasilan
penghasilan
karyawan
karyawan.
bersangkutan.
Ketelitian
dan
keandalan
data
e. Catatan penghasilan
pajak
karyawan
penghasilan
disimpan
karyawan
yang
fungsi
harus
daftar
dipotongkan dari
upah.
gaji
Kartu
dan
upah
karyawan
dan
besarnya
utang
yang
oleh pembuat
gaji
dan
penghasilan karyawan
selain
25
berfungsi sebagai
dan
catatan
Setelah
penghasilan yang
ditandatangani
diterima
oleh
karyawan selama
yang
setahun
bersangkutan,
juga
upah.
karyawan
berfungsi sebagai
kartu penghasilan
tanda
karyawan
telah
diterimanya dan
gaji
upah
ini
disimpan kembali
oleh
oleh
fungsi
karyawan
yang
pembuat
daftar
berhak.
Oleh
gaji dan upah ke
karena itu, dalam
dalam
arsip
sistem
menurut
abjad
penggajian
nama karyawan.
maupun
4. Pegawai
yang
pengupahan,
mutunya
sesuai
setelah diisi data
dengan
gaji
tanggungjawabnya.
dan
upah
karyawan
oleh
fungsi
pembuat
daftar
gaji
kemudian
2.1.8 Kelemahan Pengendalian Intern Selain
dikirimkan
ke
memiliki
manfaat, pengendalian
fungsi keuangan
intern
pun
memiliki
untuk dimintakan
kekurangan
atau
tanda
kelemahan.
Menurut
karyawan
tangan yang
Al.
Haryono
bersangkutan
(2011),
sebagai
kelemahan
tanda
Jusup
beberapa
terima uang gaji
26
pengendalian
intern
sehingga
tidak
yaitu :
semua
1. Pengendalian intern
pengendalian dapat
rentan
terhadap
dicapai.
kelemahan-
5. Pengendalian yang
kelemahan manusiawi
tujuan
diterapkan seperti
kelelahan
perusahaan
fisik
seringkali
tidak
maupun
mental
disesuaikan dengan
pegawai
dan
perkembangan yang
kejenuhan dapat
yang
terjadi
mengurangi
di
dalam
perusahaan.
ketelitian kerja. 2. Kerjasama
antar
pegawai yang tidak jujur
untuk
melakukan
2.2.1 Definisi Gaji
pelanggaran/kejahat an seringkali tidak dapat dicegah oleh sistem.
Untuk
menjalankan
kegiatannya, perusahaan mempekerjakan orang
3. Pengendalian intern pada
2.2 Gaji
umumnya
diterapkan
pada
transaksi-transaksi rutin
harian,
sedangkan
yang disebut pegawai atau
buruh.
umum
Secara disebut
karyawan. Dalam hal ini,
pegawai,
buruh
dan karyawan menjual
transaksi yang lain tidak terawasi.
tenaga
kerja
untuk
mendapatkan imbalan
4. Faktor biaya sering menjadi
kendala,
27
yang disebut gaji atau
dan
upah.
Perusahaan
Menurut
James
karyawan. di
M.
Indonesia
harus
Reeve et. al (2013),
mengikuti
ketentuan
istilah
yang tercantum dalam
gaji
adalah untuk
(salary)
pembayaran tenaga
bagian
kerja
manajerial,
Undang-Undang Ketenagakerjaan 13/2003.
No.
Perusahaan
administrasi atau jasa
yang disebutkan dalam
kantoran
peraturan
sejenis.
ini
Besaran gaji biasanya
diharuskan membayar
dinyatakan dalam satu
minimum 2 kali dari
bulan atau satu tahun.
tingkat normal untuk
Lain
halnya
dengan
setiap jam kerja di atas
upah
(wage)
40 jam per minggu,
istilah yaitu
pembayaran
kecuali
untuk
jam
pertama
tenaga
kerja
buruh
lembur
pabrik,
baik
yang
mana
tingkat
minimumnya
adalah
memiliki
keahlian
di
ataupun tidak. Besaran
1,5 kali dari tingkat
upah
pembayaran
dinyatakan
biasanya dalam
normal.
Pengecualian
basis per jam atau per
diberikan untuk para
minggu.
eksekutif,
Dalam
bagian
praktiknya, istilah gaji
administrasi dan posisi
dan upah sering kali
pengawas
tetukar digunakan.
Tingkat premium untuk
Tingkat gaji dan upah
lembur di malam hari,
ditentukan
hari libur atau waktu-
berdasarkan perjanjian
waktu
yang
tertentu.
tidak
antara pemberi kerja
28
umum juga ditentukan
perusahaan
oleh UU tersebut.
dengan
gaji,
Di samping gaji dan
dibuat
berdasarkan
upah,
jumlah
yang
pegawai
buruh
atau
mungkin
terkait yang
dibayarkan karyawan,
memperoleh manfaat-
yaitu :
manfaat
1. Jaminan Hari Tua
lain
diberikan
yang dalam
(JHT).
bentuk
tunjangan.
Iuran JHT berasal
Misalnya
tunjangan
dari
jabatan,
tunjangan
gabungan
oleh
perumahan, tunjangan
perusahaan
dan
pengobatan, tunjangan
karyawan.
Dimana
hari
besarnya
bagian
raya,
uang
pembayaran
transport, uang makan
perusahaan adalah
dan lain-lain.
3,7% dari gaji atau upah karyawan.
2.2.2 Kewajiban
2. Jaminan
Perusahaan
Terkait
Kecelakaan
Kerja
Dengan Penggajian
(JKK).
Sebagai pemberi kerja,
Kecelakaan
yang
perusahaan
disebabkan
oleh
juga
mempunyai beberapa
pekerjaan
kewajiban
melukai
terhadap
hingga karyawan
karyawannya. Seperti
merupakan
ditulis
tanggungjawab
dalam
buku
Pengantar
Akuntansi
perusahaan
dan
(Adaptasi
Indonesia)
dilindungi
oleh
yang
ditulis
oleh
jaminan kecelakaan
James M. Reeve et. al
kerja.
(2013),
semacam
kewajiban
Manfaat ini
29
memberikan
karyawan
pembayaran
untuk
kecelakaan
yang
untuk
jaminan tersebut.
berhubungan dengan
pekerjaan.
Terdapat
lima
klasifikasi
industri
2.2.3 Sistem
Akuntansi
Penggajian
Dan
Pengupahan
dengan iuran untuk
Menurut
jaminan kecelakaan
(2008)
kerja
dari
Sistem
Akuntansi,
sampai
sistem
akuntansi
mulai
0.24%
Mulyadi dalam
buku
dengan 1,74% dari
penggajian
upah,
pengupahan terdiri dari
pada
bergantung jenis
usaha
pemberi kerja. 3. Jaminan
dan
: 1. Fungsi
Kematian
(JKM).
kepegawaian. Fungsi
Jaminan
kematian
kepegawaian
adalah pembayaran
bertanggungjawab
oleh
Jamsostek
dalam
yang
diberikan
pengangkatan
kepada ahli waris
karyawan,
karena
kematian
penetapan jabatan,
karyawan
akibat
penetapan tarif gaji,
berbagai
sebab.
promosi
dan
Perusahaan
penurunan pangkat,
diwajibkan
mutasi
membayar
iuran
karyawan,
pemberhentian
sebesar 0,3% dari
karyawan
dan
penghasilan
penetapan berbagai tunjangan
30
kesejahteraan karyawan
membutuhkan serta
penghitungan
gaji
karyawan.
ditulis
oleh
Mulyadi
(2008), yaitu :
2. Fungsi keuangan. Fungsi
informasi seperti yang
keuangan
1. Jumlah biaya gaji dan
upah
yang
bertanggungjawab
menjadi
atas
perusahaan selama
pelaksanaan
pembayaran dan
gaji
upah
serta
berbagai tunjangan
periode
2. Jumlah biaya gaji dan
karyawan.
menjadi
Fungsi
akuntansi
akuntansi
tertentu.
kesejahteraan
3. Fungsi akuntansi.
beban
upah
yang beban
setiap
pusat
pertanggungjawaba
bertanggungjawab
n
atas
akuntansi tertentu.
pencatatan
biaya tenaga kerja
selama
3. Jumlah biaya gaji
dan distribusi biaya
dan
tenaga kerja untuk
diterima
kepentingan
karyawan
perhitungan
harga
pokok produk dan penyediaan
periode
upah
periode
yang setiap selama
akuntansi
tertentu. 4. Rincian unsur biaya
informasi
guna
gaji dan upah yang
pengawasan
biaya
menjadi
tenaga kerja. Selain akuntansi,
perusahaan sistem
kegiatan
setiap
beban dan pusat
pertanggungjawaba
penggajian
dan
n
selama
periode
pengupahan
juga
akuntansi tertentu.
31
Menurut
Mulyadi
(skorsing),
(2008), selain sistem
pemindahan
akuntansi
dan
lain
informasi
dalam
kegiatan
penggajian
dan
pengupahan,
dibutuhkan dokumen
pula penunjang,
sebagainya.
Tembusan dokumen –dokumen
ini
dikirimkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan
upah
seperti :
kepentingan
1. Dokumen
pembuatan
pendukung
dan
untuk
daftar
gaji dan upah.
perubahan gaji.
2. Kartu jam hadir.
Dokumen-dokumen
Dokumen
ini
digunakan
umumnya
dikeluarkan
ini oleh
oleh
fungsi
pencatat
fungsi kepegawaian
waktu
untuk
berupa
mencatat jam hadir
surat-surat
keputusan
yang
setiap karyawan di
bersangkutan
perusahaan.
dengan
karyawan.
Catatatn jam hadir
surat
karyawan ini dapat
Misalnya keputusan
berupa daftar hadir
pengangkatan
biasa,
karyawan
baru,
kenaikan
pangkat,
perubahan upah,
tarif
penurunan
pangkat
pekerjaan
berbentuk hadir
pula kartu
yang
dengan
diisi mesin
pencatat waktu. 3. Kartu jam kerja.
pemberhentian sementara
dapat
Dokumen dari
ini
digunakan
untuk
mencatat
waktu
32
yang oleh
dikonsumsi tenaga
langsung guna
upah bruto setiap
kerja
karyawan, dikurangi
pabrik
potongan-potongan
mengerjakan
berupa PPh Pasal
pesanan
tertentu.
21, utang karyawan,
Dokumen
ini
iuran
diisi
untuk
oleh mandor pabrik
organisasi karyawan
dan diserahkan ke
dan
fungsi
sebagainya.
pembuat
daftar gaji dan upah untuk
kemudain
5. Rekap
lain
daftar
gaji
rekap daftar upah.
dibandingkan
Dokumen
dengan kartu jam
merupakan
hadir,
ringkasan gaji dan
sebelum
digunakan
untuk
ini
upah
per
distribusi biaya upah
departemen
langsung
kepada
dibuat berdasarkan
setiap jenis produk
daftar gaji dan upah.
atau
Distribusi
pesanan.
yang
biaya
Catatan waktu kerja
tenaga
kerja
ini
ini hanya diperlukan
dilakukan
dalam
perusahaan
fungsi
yang
produksinya
biaya dengan dasar
oleh akuntansi
berdasarkan
rekap daftar gaji dan
pesanan.
upah. 6. Surat
pernyataan
gaji dan upah. 4. Daftar
gaji
dan
Dokumen ini dibuat
daftar upah.
oleh fungsi pembuat
Dokumen ini berisi
daftar gaji dan upah
jumlah
bersamaan dengan
gaji
dan
33
pembuatan
daftar
karyawan
dan
gaji dan upah atau
jumlah gaji bersih
dalam
yang
kegiatan
diterima
yang terpisah dari
karyawan
pembuatan
daftar
bulan tertentu.
gaji
upah.
8. Bukti kas keluar.
dan
dalam
Dokumen ini dibuat
Dokumen
sebagai
merupakan perintah
catatan
bagi
setiap
pengeluaran
karyawan mengenai
yang
rincian
fungsi
gaji
dan
dibuat
kepada
setiap
keuangan,
karyawan berbagai
potongan
dalam
daftar gaji dan upah
setiap karyawan. gaji
fungsi
informasi
beban
7. Amplop
oleh
berdasarkan
yang
menjadi
uang
akuntansi
upah yang diterima
beserta
ini
yang diterima dari
dan
fungsi
upah.
pembuat
daftar gaji dan upah.
Uang gaji dan upah
Selain
karyawan
sistem
diserahkan kepada
penggajian
setiap
karyawan
pengupahan
terdapat
dalam amplop gaji
fungsi-fungsi
yang
dan
terkait.
upah.
halaman amplop upah
gaji
Di
itu,
dalam akuntansi dan
Menurut
muka
Mulyadi (2008), fungsi-
dan
fungsi tersebut adalah
berisi
informasi mengenai nama
karyawan,
nomor
identifikasi
: 1. Fungsi kepegawaian.
34
Fungsi
ini
waktu
hadir
bertanggungjawab
karyawan
tidak
untuk
mencari
boleh dilaksanakan
karyawan
baru,
oleh fungsi operasi
menyeleksi
calon
atau fungsi pembuat
karyawan,
daftar gaji dan upah.
memutuskan
3. Fungsi
penempatan
pembuat
daftar gaji dan upah.
karyawan
baru,
Fungsi
ini
membuat
surat
bertanggungjawab
keputusan tarif gaji
untuk
dan upah karyawan,
daftar gaji dan upah
kenaikan
yang
berisi
dan golongan gaji,
penghasilan
bruto
mutasi
yang menjadi hak
pangkat
karyawan
membuat
dan pemberhentian
dan
karyawan.
potongan
2. Fungsi
pencatat
waktu.
berbagai
menjadi setiap
Fungsi
ini
yang beban karyawan
selama
jangka
bertanggungjawab
waktu pembayaran
untuk
gaji
menyelenggarakan
Daftar gaji dan upah
catatan waktu hadir
diserahkan
bagi
fungsi
semua
dan
upah.
oleh pembuat
karyawan
daftar gaji dan upah
perusahaan. Sistem
kepada
pengendalian intern
akuntansi
guna
yang
pembuatan
bukti
mensyaratkan
kas
yang
fungsi
dipakai
baik
pencatatan
keluar
fungsi
sebagai
35
dasar
untuk
pembayaran
gaji
pencatat
utang
yang
dalam
dan upah kepada
sistem akuntansi
karyawan.
penggajian
4. Fungsi akuntansi. Dalam
pengupahan
sistem
akuntansi
bertanggungjawa b
penggajian
dan
dan
untuk
memproses
pengupahan, fungsi
pembayaran gaji
akuntansi
dan upah seperti
bertanggungjawab
yang
untuk
mencatat
dalam daftar gaji
yang
dan upah. Bagian
kewajiban timbul
dalam
ini
tercantum
menerbitkan
hubungannya
bukti kas keluar
dengan
yang
pembayaran
memberi
gaji
otorisasi kepada
dan upah karyawan
fungsi pembayar
(misalnya utang gaji
gaji
dan upah karyawan,
untuk
utang pajak, utang
membayarkan
dana
pensiun).
gaji
Fungsi
akuntansi
kepada karyawan
yang
menangani
sistem
akuntansi
penggajian
pengupahan berada
upah. b. Bagian
a. Bagian utang.
upah
upah
yang
tercantum dalam daftar
Bagian
dan
seperti
dan
di tangan :
dan
gaji
dan
kartu
biaya. ini
memegang fungsi
Bagian
ini
memegang fungsi
36
akuntansi
biaya
yang
dalam
Fungsi
ini
bertanggungjawab
sistem akuntansi
untuk mengisi cek
penggajian
guna
dan
pembayaran
pengupahan
gaji dan upah dan
bertanggungjawa
menguangkan
b untuk mencatat
tersebut
distribusi biaya ke
Uang tunai tersebut
dalam
kartu
kemudian
harga
pokok
ke
dimasukkan
cek bank.
ke
produk dan kartu
dalam amplop gaji
biaya
dan
berdasarkan
karyawan,
rekap daftar gaji
selanjutnya
dan
dan
dibagikan
kepada
kartu jam kerja
karyawan
yang
(untuk
berhak.
upah
tenaga
kerja
langsung
pabrik). c. Bagian jurnal. ini
memegang fungsi
untuk
Menurut
Mulyadi
(2008),
sistem
jaringan
prosedur
berikut ini :
jurnal
yang
1. Prosedur
bertanggungjawa
pencatatan
b untuk mencatat
hadir.
biaya
setiap
penggajian terdiri dari
Bagian
pencatat
upah
gaji
dan
2. Prosedur
upah dalam jurnal
pembuatan
umum.
gaji.
5. Fungsi keuangan.
waktu
3. Prosedur
daftar
distribusi
biaya gaji.
37
4. Prosedur pembuatan
bukti
kas keluar. 5. Prosedur
hadir
bertujuan
untuk
mencatat
waktu
hadir
karyawan.
pembayaran gaji Sedangkan
sistem
Pencatatan
waktu
hadir
ini
pengupahan terdiri dari
diselenggarakan
jaringan
oleh fungsi pencatat
prosedur
berikut ini :
waktu
1. Prosedur
menggunakan
pencatatan
waktu
hadir.
daftar
dengan
hadir
pada
pintu masuk kantor
2. Prosedur
administrasi
pencatatan
waktu
kerja.
pabrik.
atau
Pencatatan
waktu hadir dapat
3. Prosedur
menggunakan
pembuatan
daftar
upah. 4. Prosedur
distribusi
biaya upah.
daftar hadir biasa, yang
mana
karyawan
harus
menandatanganinya
5. Prosedur
setiap
pembuatan
bukti
kas keluar. 6. Prosedur
hadir
dan
pulang
dari
perusahaan
atau
dapat menggunakan
pembayaran upah.
kartu hadir (berupa
Berikut ini dijelaskan
clock
tujuan
diisi secara otomatis
atau
manfaat
card)
dari prosedur-prosedur
dengan
tersebut diatas :
menggunakan
1. Prosedur
mesin
pencatatan
waktu
yang
pencatat
waktu (time recorder
38
machine).
atau
Pencatatan
waktu
hadir
ini
menerima
tunjangan lembur. 2. Prosedur
diselenggarakan
pencatatan
waktu
untuk
menentukan
kerja
gaji
dan
upah
bagi karyawan yang
karyawan.
Bagi
bekerja
karyawan
yang
produksi yang mana
diperlukan
di
fungsi
digaji
bulanan,
perusahaan
daftar
hadir
tersebut
digunakan
untuk
memproduksi
menentukan apakah
barang berdasarkan
karyawan
pesanan
dapat
memperoleh
gaji
keperluan distribusi
penuh atau harus
biaya
dipotong
karyawan
akibat
untuk
upah kepada
ketidakhadiran
produk
atau
mereka. Daftar hadir
pesanan
yang
ini juga digunakan
menikmati
untuk
karyawan tersebut.
menentukan
apakah
karyawan
bekerja
di
perusahaan
dalam
jasa
Jika
misalnya
seorang
karyawan
pabrik
hadi
di
jam biasa atau jam
perusahaan selama
lembur
7 jam dalam satu
(overtime),
sehingga
dapat
hari
kerja,
jumlah
digunakan
untuk
jam hadir tersebut
menentukan apakah
dirinci
karyawan
waktu kerja dalam
akan
menerima gaji saja
tiap-tiap yang
menjadi
pesanan dikerjakan.
39
Dengan
demikian,
waktu
kerja
dipakai
ini
sebagai
daftar
hadir.
gaji
Jika
karyawan
melebihi
dasar pembebanan
penghasilan
biaya tenaga kerja
kena
langsung
kepada
informasi mengenai
yang
potongan PPh Pasal
produk diproduksi.
21
3. Prosedur
gaji
pajak,
dihitung
fungsi
pembuatan
daftar
dan
bertujuan
tidak
oleh
pembuat
daftar gaji dan upah
upah
atas
untuk
yang
dasar
data
tercantum
membuat daftar gaji
dalam
dan upah karyawan
penghasilan
yang
oleh
karyawan. Potongan
pembuat
PPh Pasal 21 ini
daftar gaji dan upah.
dicantumkan dalam
Data yang dipakai
daftar gaji dan upah.
dibuat
fungsi
sebagai
dasar
pembuatan
daftar
biaya gaji dan upah
gaji
surat-
adalah
adalah
surat
keputusan
4. Prosedur
kartu
distribusi
untuk
mendistribusikan
mengenai
biaya tenaga kerja
pengangkatan
kepada
karyawan
baru,
kenaikan
pangkat,
departemendepartemen
yang
pemberhentian
menikmati manfaat
karyawan,
tenaga
kerja.
penurunan pangkat,
Distribusi
biaya
daftar
tenaga
gaji
bulan
sebelumnya
dan
kerja
ini
dimaksudkan untuk
40
pengendalian biaya
dan
dan
dilakukan
perhitungan
harga pokok produk. 5. Prosedur
upah
dan
gaji
dengan
membagikan gaji
pembayaran
dapat
cek
dan
upah
kepada karyawan.
upah
melibatkan
fungsi
akuntansi
dan
fungsi
keuangan.
Fungsi
akuntansi
membuat
perintah
pengeluaran
kas
2.2.4 Pengendalian
Intern
Atas Penggajian Penyelewengan dalam kegiatan
penggajian
sering kali terjadi pada berbagai perusahaan.
kepada
fungsi
Beberapa
bentuk
keuangan
untuk
penyelewengan
yang
menulis cek guna
sering dijumpai adalah
pembayaran
gaji
dengan menambahkan
dan upah. Fungsi
nama-nama karyawan
keuangan kemudian
palsu
(fiktif)
dalam
menguangkan
daftar
gaji
dan
tersebut dan
ke
cek bank
uangnya diterima oleh
memasukkan
pemalsu
daftar
uang ke amplop gaji
tersebut.
Bentuk
dan
kecurangan
upah.
jumlah
Jika
karyawan
adalah
lain
memanipulasi
perusahaan banyak,
(menambah) jam kerja
pembagian amplop
karyawan,
gaji
menggunakan
dan
upah
tarif
biasanya dilakukan
yang tidak diotorisasi
oleh juru bayar (pay
pejabat
yang
master).
berwenang,
tetap
Pembayaran
gaji
mencantumkan nama
41
karyawan yang sudah
akan
mencatat
berhenti dalam daftar
berbagai
informasi
gaji dan membuat cek
penting
ganda
karyawan
(satu
orang
mengenai tersebut
karyawan diberi lebih
yang meliputi data
dari satu lembar cek).
diri, status, tingkat
Menurut Al. Haryono
gaji/upah,
Jusup (2011), kegiatan
dan sebagainya.
penggajian
Setiap
meliputi
empat fungsi, yaitu :
atas
1. Pengangkatan
tersebut
pegawai.
perubahan informasi harus
selalu dicatat dan
Pendaftaran
calon
pegawai,
mendapat persetujuan
wawancara seleksi
mutasi
dan
pendaftar
bagian
dari
personalia.
Formulir
serta pengangkatan
persetujuan
pegawai
pengangkatan
dilaksanakan
oleh
bagian
personalia.
Bagian
ini
pegawai dikirimkan ke
bagian
penggajian sebagai
memegang peranan
dasae
penting
memasukkan
dalam
untuk
pengawasan
karyawan
karyawan, terutama
tersebut ke dalam
dalam
daftar
hal
dokumentasi
dan
baru
gaji.
Pencantuman nama
pemberian otorisasi.
karyawan
Apabila
seorang
dalam
karyawan diangkat,
harus
bagian
persetujuan
personalia
baru
daftar
gaji
mendapat dari
42
bagian
personalia.
peralatan
Hal ini penting untuk
dan
menghindarkan
(misalnya
masuknya
clock),
pegawai
nama fiktif
ke
mekanis elektronis time sangat
membantu
dalam daftar gaji.
ketepatan data dan
Bagian
mengurangi
personalia
juga
kemungkinan
bertanggungjawab
terjadinya
untuk mengotorisasi
pemalsuan
perubahan
kerja.
tingkat
Prosedur
gaji atau upah dan
pemakaian
pemberhentian
clock
pegawai. Pemberian
diawasi
otorisasi
harus
pengawas
dilakukan
secara
tertulis
dan
satu
salah salinan
perubahan harus
status
dikirim
ke
bagian penggajian. 2. Pencatatan
waktu
waktu
time
sebaiknya oleh untuk
meyakinkan bahwa satu
orang
karyawan
hanya
memasukkan
satu
kartu.
akhir
Pada
periode
gaji
(misalnya
akhir
kerja pegawai.
minggu atau akhir
Bidang kegiatan lain
bulan),
yang
harus
ditinjau
penting dari
segi
pengawas
menandatangani
pengendalian intern
(mengesahkan)
ialah
pencatatan
waktu kerja pegawai
waktu
kerja.
dalam kartu waktu.
Pencatatan
waktu
Apabila
kerja menggunakan
melakukan
pegawai kerja
43
lembur,
harus
diperlukan petugas
mendapatkan
kedua yang bekerja
persetujuan tertulis
secara
dari pengawas. Hal
untuk
ini
perhitungan
penting
untuk
mencegah
terpisah memeriksa
dilakukan
pemalsuan
jam
petugas
pertama. Daftar gaji
kerja melalui kerja
yang
lembur
diperiksa,
yang
yang
telah
sesungguhnya tidak
ditandatangani oleh
dilakukan.
Kartu
kepala
waktu
yang
penggajian. Bagian
kerja
telah
disahkan
bagian
penggajian
juga
pengawas
berkewajiban untuk
dikirimkan ke bagian
menyiapkan cek gaji
penggajian.
(tapi
3. Pembuatan
daftar
gaji. Daftar
tidak
menandatanganinya ),
gaji
oleh
menyimpan
dibuat
catatan
bagian
menyiapkan
gaji
penggajian
pembayaran
berdasarkan
penghasilan
otorisasi dari bagian
karyawan.
personalia dan kartu waktu
yang
telah
boleh
dan
pajak
4. Pembayaran gaji. Pembayaran
gaji
mendapat
biasanya dilakukan
persetujuan.
oleh kasir di bagian
Berhubung
keuangan.
perhitungan cukup
gaji rumit,
kadang-kadang
Pembayaran dengan menggunakan
cek
44
dilakukan
dengan
bagian
keuangan
maksud
untuk
atau oleh juru bayar.
mengurangi
resiko
Apabila
kerugian
akibat
pembayaran
pencurian dan demi
dilakukan
dengan
kepraktisan.
uang
(bukan
Agar
tercipta
dengan cek), maka
pengendalian intern
diperlukan
orang
yang baik, cek gaji
kedua
untuk
harus bernomor urut
menghitung
uang
tercetak
dan
yang dimasukkan ke
setiap
dalam amplop gaji
pemakaian lembar
cek harus
dan
untuk
dapat
mendapatkan
dipertanggungjawab
tandatangan
kan.
penerimaan
Semua
cek
dari
harus
pegawai yang telah
ditandatangani oleh
menerima
kepala
gajinya.
bagian
keuangan
atau
bendahara
atau
pejabat
yang
ditunjuk
dan
amplop
2.3 Flowchart 2.3.1 Simbol-simbol Flowchart
penyerahannya
Sistem
akuntansi
kepada
dapat
dijelaskan
pegawai
yang berhak harus
dengan menggunakan
selalu
bagan
di
bawah
alir
dokumen
pengawasan bagian
(document flowchart).
keuangan. Cek bisa
Berikut
dibayarkan
simbol-simbol standar
oleh
dengan
ini
adalah
maknanya
45
masing-masing
yang
pengeluaran barang
dikutip
buku
gudang, faktur dari
Akuntansi,
pemasok dan bukti
dari
Sistem
Mulyadi (2008).
kas masuk. Bagan
1. Dokumen.
alir
harus
menunjukkan dengan Simbol
ini
digunakan
untuk
mana
dari suatu
dokumen masuk ke dalam sistem dan
menggambarkan semua
jenis
dokumen
yang
merupakan formulir yang
jelas
digunakan
ke mana dokumen keluar dari sitem. 2. Dokumen
dan
tembusannya.
untuk merekam data terjadinya
suatu
transaksi.
Nama Simbol
dokumen dicantumkan
di
tengah
simbol.
Contoh
dokumen
yang
digambarkan
dengan simbol ini adalah
:
penjualan, order
faktur surat
pembelian,
cek, bukti memorial, bukti
kas
ini
digunakan
untuk
menggambarkan dokumen asli dan tembusannya. Nomor
lembar
dokumen dicantumkan
di
sudut kanan atas. 3. Berbagai dokumen.
keluar
(voucher),
surat
permintaan
dan
46
Simbol
ini
digunakan
untuk
dicantumkan dalam
di
simbol
ini.
menggambarkan
Catatan
akuntansi
berbagai
jenis
yang
dokumen
yang
dengan simbol ini
digambarkan
digabungkan
adalah : jurnal, buku
bersama di dalam
pembantu dan buku
satu paket. Nama
besar.
dokumen dituliskan di
dalam
masing-
5. Keterangan, komentar.
masing simbol dan nomor
lembar
dokumen dicantumkan sudut
kanan
simbol
di atas
dokumen
yang bersangkutan.
Simbol
ini
memungkinkan ahli sistem menambahkan keterangan
4. Catatan.
untuk
memperjelas pesan yang Simbol
ini
digunakan
untuk
disampaikan
dalam bagan alir. 6. Arsip sementara.
menggambarkan catatan yang
akuntansi digunakan
Simbol
ini
untuk mencatat data
digunakan
yang
menunjukkan
direkam
sebelumnya dalam
di
dokumen
tempat penyimpanan
atau formulir. Nama
dokumen,
catatan
almari
akuntansi
unutk
seperti
arsip
dan
47
kotak
arsip.
Simbol
ini
Terdapat dua tipe
digunakan
arsip
menggambarkan
dokumen,
yaitu
:
untuk
arsip
arsip
permanen
sementara dan arsip
yang
merupakan
permanen.
Arsip
tempat
sementara
adalah
penyimpanan
tempat
dokumen yang tidak
penyimpanan
akan diproses lagi
dokumen
yang
dalam
dokumennya
akan
akuntansi
diambil kembali dari arsip
tersebut
masa
yang
datang
di
akan
sistem yang
bersangkutan. 8. On-line
computer
process.
untuk
keperluan pengolahan
lebih
Simbol
ini
lanjut
terhadap
menggambarkan
dokumen
tersebut.
pengolahan
data
Untuk menunjukkan
dengan
urutan pengarsipan
secara
on-line.
dokumen digunakan
Nama
program
simbol berikut ini :
ditulis
A = menurut abjad
simbol
N = menurut nomor urut T
komputer
di
9. Keying
dalam
(typing,
verifying). =
kronologis,
menurut tanggal 7. Arsip permanen.
Simbol
ini
menggambarkan pemasukan data ke
48
dalam
komputer
melalui
on-line
terminal. 10. Pita
Dalam menggambarkan bagan
magnetik
(magnetik tape).
alir,
dokumen
arus dibuat
mengalir dari atas ke bawah dan dari kiri
Simbol
ini
arsip komputer yang berbentuk
pita
magnetik.
Nama
arsip ditulis di dalam
halaman
kertas
untuk menggambar, maka
diperlukan
simbol penghubung
memungkinkan
11. On-line storage.
Simbol
ini
menggambarkan arsip komputer yang berbentuk on-line (di memori
komputer). 12. Penghubung pada halaman yang sama connector).
Karena
untuk
simbol.
(on-page
kanan.
keterbatasan ruang
menggambarkan
dalam
ke
aliran
dokumen
berhenti
di
suatu
lokasi
pada
halaman
tertentu
dan
kembali
berjalan
di
lokasi
lain pada halaman yang sama. Dengan memperhatikan nomor
yang
tercantum di dalam simbol penghubung pada halaman yang sama,
dapat
diketahui
aliran
dokumen
dalam
49
sistem yang
akuntansi digambarkan
dalam bagan alir.
seperti
yang
tercantum di dalam simbol tersebut. 13. Penghubung pada halaman
yang
berbeda (off page connector).
Akhir arus dokumen dan
mengarahkan
pembaca ke simbol penghubung halaman yang sama yang
bernomor
seperti
yang
tercantum di dalam simbol tersebut.
Jika
untuk
menggambarkan bagan
alir
sitem
suatu
akuntansi
diperlukan lebih dari satu
halaman,
simbol
ini
harus
digunakan
untuk
menunjukkan kemana
dan
bagaimana alir
bagan
terkait
dengan
satu lainnya.
Nomor
yang
tercantum di dalam simbol penghubung Awal arus dokumen
menunjukkan
yang
bagaimana
berasal
dari
bagan
simbol penghubung
alir yang tercantum
halaman yang sama
pada
yang
tertentu
bernomor
halaman terkait
50
dengan bagan alir
proses pengolahan
yang
data.
tercantum
pada halaman lain
Keputusan
yang dibuat ditulis di
14. Kegiatan manual.
dalam simbol. 16. Garis
alir
(flowline). Simbol
ini
digunakan
untuk
menggambarkan kegiatan
manual
seperti : menerima order dari pembeli, mengisi
formulir,
dan
berbagai
jenis
kegiatan
lainnya.
Uraian
singkat
kegiatan
manual
dicantumkan
ini
menggambarkan arah
proses
pengolahan
data.
Anak panah tidak
membandingkan, memeriksa
Simbol
di
digambarkan arus
jika
dokumen
mengarah ke bawah dan ke kanan. Jika arus
dokumen
mengalir
ke
atas
atau ke kiri, anak
dalam simbol ini.
panah
15. Keputusan.
perlu
dicantumkan. 17. Persimpangan garis alir.
Simbol
ini
menggambarkan keputusan
yang
Jika dua garis alir bersimpangan,
harus dibuat dalam 51
untuk menunjukkan arah masing-masing garis,
salah
satu
garis dibuat sedikit melengkung
tepat
Karena kegiatan di
pada persimpangan
luar
ke
perlu
dua
garis
sistem
digambarkan
dalam
tersebut. 18. Pertemuan
garis
tidak
bagan
maka
diperlukan
simbol
alir.
alir,
untuk
menggambarkan masuk yang
ke
sistem
digambarkan
dalam bagan alir. Simbol
ini
digunakan jika dua
21. Keluar ke sistem lain.
garis alir bertemu dan salah satu garis mengikuti arus garis lainnya. Karena kegiatan di
19. Mulai/berakhir
luar
(terminal).
sistem
perlu dalam Simbol
ini
untuk
maka
tidak
digambarkan bagan
alir,
diperlukan
menggambarkan
simbol
awal
menggambarkan
dan
suatu
akhir sistem
akuntansi. 20. Masuk ke sistem.
untuk
keluar sistem lain. Untuk menggambarkan aliran dokumen dalam sistem
52
tertentu,
digunakan
lebih
mudah
simbol-simbol tersebut
diperoleh
dengan
di
menggunakan
atas
bagan
dalam alir
satu
dokumen
bagan alir.
(document flowchart).
2. Perubahan
sistem
Dalam bagan alir, arus
lebih
dokumen digambarkan
digambarkan
berjalan dari kiri ke
dengan
kanan dan dari atas ke
menggunakan
bawah.
bagan alir.
Arah
perjalanan
dokumen
mudah
3. Kelemahan-
ini dapat diikuti dengan
kelemahan
melihat nomor dalam
sistem
simbol
identifikasi
pada
penghubung halaman
sama
yang
dan bidang-
bidang
(on-page
yang
memerlukan
connector) atau nomor
perbaikan
dalam
mudah
simbol
penghubung
dalam
pada
lebih ditemukan
dengan bagan alir.
halaman yang berbeda
4. Dokumentasi sistem
(off –page connector).
akuntansi dilakukan
Penggunaan
dengan
bagan
alir lebih bermanfaat
menggunakan
dibandingkan
bagan alir.
dengan
uraian tertulis dalam menggambarkan suatu
III. Metodologi Penulisan
sistem.
Metode
tersebut
Manfaat adalah
sebagai berikut : 1. Gambaran
sistem
secara menyeluruh
penulisan
yang
dilakukan dalam penelitian ini adalah
metode
yaitu
penelitian
bertujuan
deskriptif, yang
menggambarkan
53
secara
terperinci
keadan
2. Pengamatan (observasi)
serta kondisi dari suatu objek penelitian
dengan
teknik
Yaitu kegiatan yang
penulisan sebagai berikut :
dilakukan
1.
penulis dengan cara
Studi Lapangan (Field Research)
oleh
mengamati
Dalam
penelitian
lapangan,
secara
langsung
Penulis
objek
yang diteliti. Adapun
melakukan peninjauan
data
langsung
diperlukan tersebut
ke
penelitian maksud data
objek dengan
memperoleh primer.
Data
yang
berupa
gambaran
umum
mengenai
penggajian.
primer yaitu data yang diperlukan
secara
langsung dari sumber penelitian itu sendiri, dalam
hal
ini
Kementerian/Lembaga yang dijadikan objek penelitian adapun cara yang dilakukan adalah sebagai berikut : 1. Wawancara Yaitu pengumpulan data dengan cara tanya langsung
2.
Studi
Pustaka
(Library Research) Yaitu
pengumpulan
data-data dengan cara mempelajari berbagai bentuk
bahan-bahan
tertulis seperti bukubuku penunjang kajian, majalah,
catatan-
catatan
maupun
referensi
lain
yang
bersifat tertulis.
jawab dengan
.
Kepala Sub Bagian Perbendaharaan dan Penggajian.
54
wilayah negara dan kawasan
PROFIL LEMBAGA 3.1 Sejarah
Berdirinya
Pengelolaan
perbatasan
merupakan bagian integral manajemen
yang
BNPP
mengedepankan
sinergi
kebijakan
Lembaga
dari
perbatasan,
secara
negara,
operasional
merupakan
kegiatan
penanganan atau mengelola batas wilayah dan kawasan perbatasan. Sejalan dengan reorientasi
kebijakan
pembangunan
di
kawasan
perbatasan, melalui Undang-
sehingga
dan
program,
kelemahan
keterbatasan
dan
yang
ada
selama ini, yakni penanganan perbatasan ad-hoc
negara
dan
egosektoral, mengakibatkan
secara
parsial
serta
yang
telah
overlapping
dan redundance serta salah sasaran dan inefisiensi dalam pengelolaan
perbatasan,
diharapkan dapat diperbaiki.
Undang Nomor 43 Tahun 2008 tentang Wilayah Negara yang
memberikan
kepada
mandat
Pemerintah
untuk
membentuk Badan Pengelola Perbatasan di tingkat pusat dan daerah dalam rangka mengelola
BNPP
terdiri
dari
18
Kementerian/Lembaga Pemerintah Non Kementerian serta
12
Gubernur
di
kawasan perbatasan.
kawasan
perbatasan. amanat
Keanggotaan
Berdasarkan UU
tersebut,
Pemerintah melalui Peraturan Presiden Nomor 12 Tahun 2010
membentuk
Nasional
Badan
Pengelola
perbatasan (BNPP). Dalam konteks pengelolaan batas 55
Fungsi
IV. HASIL DAN
ini
bertanggungjawab
PEMBAHASAN
untuk 4.1 Prosedur Penggajian Pada BNPP RI 4.1.1 Fungsi
yang
terkait
dalam
sistem
penggajian
pada
BNPP RI :
Fungsi
ini
bertanggungjawab untuk
mencari
pegawai
baru,
menyeleksi
calon
pegawai,
pegawai BNPP RI. Pencatatan
waktu
hadir di BNPP RI dua yaitu
:menggunakan daftar hadir biasa, yang mana pegawai tersebut
harus
menandatanganinya setiap datang dan dan
menggunakan
penempatan pegawai
baru,
membuat
surat
keputusan, pangkat
dan golongan gaji, pegawai,
dan pemberhentian pegawai.
waktu
semua
pulang
memutuskan
2. Fungsi
bagi
cara,
kepegawaian.
mutasi
catatan waktu hadir
menggunakan
1. Fungsi
kenaikan
menyelenggarakan
pencatat
absensi
sidik
jari
(finger print), yang mana setiap datang dan pulang pegawai harus jarinya
men-scan di
mesin
finger print. Fungsi pencatat berada
waktu di
tangan
bagian administrasi, disetiap bagian dan juga
disetiap
56
keasdepan.
pembuatan
Sedangkan absensi
gaji pegawai adalah
sidik
(finger
surat
keputusan
print), berada di lobi
kerja
mengenai
kantor yang diawasi
pengangkatan
oleh
keamanan
pegawai dan daftar
kantor,
di
hadir pegawai.
jari
bawah
tanggungjawab
4. Fungsi akuntansi.
fungsi kepegawaian. 3. Fungsi
daftar
pembuat
daftar gaji.
Fungsi
akuntansi
bertanggungjawab untuk
Fungsi
ini
mencatat
kewajiban
yang
bertanggungjawab
timbul
untuk
hubungannya
membuat
daftar
gaji
yang
berisi
penghasilan
dalam
dengan pembayaran
gaji
bruto yang menjadi
pegawai. Fungsi ini
hak dan berbagai
berada
potongan
bendahara
menjadi setiap
yang beban pegawai
selama
jangka
di
tangan
pengeluaran. 5. Fungsi keuangan Bertanggungjawab
waktu pembayaran
untuk menguji Surat
gaji,berdasarkan
Permintaan
laporan rekap daftar
Pembayaran (SPP)
hadir
guna
pembayaran
gaji,
menerbitkan
dari
bagian
administrasi
di
masing-masing
dan
bagian. Data yang
menandatangani
dipakai
Surat
dasar
sebagai untuk
Membayar
Perintah (SPM).
57
Kemudian
menandatangani
bendahara
daftar gaji..
pengeluaran bagian
pada
keuangan
membawa
Surat
4.1.2 Jaringan sistem
prosedur akuntansi
Perintah Membayar
penggajian
(SPM) tersebut ke
pada BNPP RI :
Kantor
1. Prosedur
Pelayanan
Perbendaharaan
pencatatan
Negara
hadir
untuk
(KPPN)
pegawai
waktu
selanjutnya
Prosedur
ini
diproses dan KPPN
dilakukan
dengan
mengeluarkan
menggunakan
SP2D
(Surat
daftar hadir biasa
Perintah Pencairan
yang
Dana), lalu KPPN
diselenggarakan
melakukan
oleh fungsi pencatat
pemindahbukuan
waktu ditangani oleh
sejumlah uang dari
bagian
pencatat
rekening kas negara
waktu,
dengan
ke
uraian kegiatannya
rekening
bendahara
sebagai berikut:
pengeluaran.
a. Bagian
Kemudian
pencatatan waktu
bendahara
mengawasi
pengeluaran
setiap
pegawai
yang
mengisi
mentransfer
gaji
pegawai
ke
rekening
masing-
masing pegawai
dan
daftar hadir yang dicatat
dengan
menggunakan daftar hadir biasa
58
pada
waktu
masuk
dan
pulang.
mengawasi setiap
pegawai
yang melakukan
b. Membuat
rekap
scan pada mesin
daftar
hadir
absensi sidik jari
pegawai
(finger print)pada
berdasarkan
waktu masuk dan
catatan yang ada
pulang.
pada
catatan
daftar
hadir
pegawai.
b. Membuat
rekap
daftar
hadir
pegawai
c. Menyerahkan daftar
berdasarkan
hadir
catatan yang ada
pegawai masing-
pada
memori
masing
mesin
absensi
bagian
sidik jari (finger
kebagian administrasi
di
bagian
c. Melaporkan
keuangan. Untuk
rekap daftar hadir
absensi
menggunakan absensi
print).
pimpinan tertinggi
sidik
(finger
pegawaikepada
jari
print),
badan. Absensi
diselenggarakan
menggunakan
oleh
absensi
fungsi
kepegawaian, dengan
biasa
maupun uraian
menggunakan
kegiatannya
absensi
sebagai berikut:
(finger print) tidak
a. Bagian
berpengaruh
keamanan kantor
sidik
jari
terhadap gaji (tidak
59
adanya pemotongan
menggunakan
dikarenakan
daftar hadir biasa
tidak
masuk
kerja).
Absensi untuk
berfungsi mengontrol
kegiatan-kegiatan kantor.
Seperti
kegiatan
rapat
maupun
kegiatan
perjalanan dinas.
pada
waktu
masuk
dan
pulang. b. Membuat
rekap
daftar
hadir
pegawai berdasarkan catatan yang ada
2. Prosedur
pada
administrasi
catatan
daftar
Prosedur
ini
dilakukan
dengan
hadir
pegawai. c. Menyerahkan
menggunakan
daftar
hadir
daftar hadir biasa
pegawai masing-
yang
masing
diselenggarakan
kebagian
oleh fungsi pencatat
administrasi
waktu ditangani oleh
bagian
bagian
pencatat
keuangan.
waktu,
dengan
bagian
di
3. Prosedur
uraian kegiatannya
administrasi
sebagai berikut:
Prosedur
ini
a. Bagian
dilakukan
oleh
pencatatan waktu
bagian administrasi
mengawasi
di bagian keuangan
setiap
pegawai
dengan
yang
mengisi
kegiatan
daftar hadir yang
berikut :
dicatat
uraian sebagai
dengan
60
a. Menerima daftar
uraian
kegiatan
hadir pegawaidari
sebagai berikut :
masing-masing
a. Menerima daftar
bagian.
gajipegawai dari
b. Membuat
rekap
bagian
daftar
hadir
administrasi.
berdasarkan catatan
b. Membuat
daftar
hadir
pegawai
dari
masing-
masing bagian. c. Membuat
rekap
daftar gaji. c. Membuat
Surat
Permintaan Pembayaran
daftar
(SPP) dan Surat
gaji berdasarkan
Perintah
dokumen
Membayar
Surat
Keputusan
(SPM).
pengangkatan pegawai
d. Laporan
dan
daftar hadir.
kepala
gaji
daftar gaji, SPP dan
d. Menyerahkan daftar
rekap
SPM
tersebut diajukan ke sub
bagian
ke kepala bagian keuangan
untuk
di acc/disetujui.
perbendaharaan dan penggajian. 4. Prosedur penggajian Prosedur
ini
dilakukan
oleh
5. Prosedur pembayaran gaji Prosedur
ini
dilakukan
oleh
kepala keuangan
bagian dengan
kepala sub bagian
uraian
kegiatan
perbendaharaandan
sebagai berikut :
penggajian dengan
61
a. Menerima
hasil
rekap daftar gaji, SPPdan SPM gaji
4.2 Flowchart
Sistem
Penggajian Pada BNPP RI.
dari kepala sub bagian perbendaharaand an penggajian. b. Menandatangani SPP
dan
SPM
gaji. c. SPM gaji dikirim ke KPPN untuk selanjutnya diproses pencairannya melalui
bank.
Sebagai
bukti
SPM
telah
gaji
telah masuk ke rekening bendahara, maka KPPN mengeluarkan SP2D
(Surat
Perintah Pencairan Dana). d. Mentransfer ke
gaji
rekening
tabungan masing-masing pegawai.
62
63
Gambar 4.1 Flowchart Sistem Penggajian Pada BNPP RI
64
4.3 Sistem Pengendalian Intern dalam Sistem Penggajian pada BNPP RI. Unsur-unsur intern
pengendalian
penggajian
pegawai
BNPP RI meliputi : a) Aspek organisasi Struktur organisasi yang telah
memisahkan
tanggung
jawab
serta
memberikan kewenangan terhadap bagian
masing-masing terkait
proses
dengan
pelaksanaan
prosedur penggajian pada BNPP
RI
ditunjukkan
dengan : 1)
Pemisahan
fungsi
pembuatan daftar gaji dari fungsi keuangan 2)
Pemisahan
fungsi
pencatatan waktu hadir dari fungsi pembuatan daftar gaji Fungsi pembuatan daftar gaji dipegang oleh bagian penggajian,
fungsi
keuangan dipegang oleh Gambar 4.2 Flowchart Sistem Penggajian Pada BNPP RI
bagian keuangan, fungsi pencatatan
waktu
hadir
65
yang menggunakan daftar
bagian
hadir biasa dipegang oleh
bidang masing-masing
bagian pencatat waktu.
atau
kepala
5) Bukti pengeluaran untuk pembayaran
b) Aspek otorisasi
gaji
diotorisasi oleh kepala
Sistem otorisasi yang ada pada BNPP RI adalah :
c)
1) Setiap pegawaiBNPP RI yang
bagian keuangan.
namanya
tercantum dalam daftar gaji harus memiliki surat keputusan
Aspek
prosedur
pencatatan Prosedur pencatatan pada BNPP RI adalah : 1) Belum
adanya
penghasilan
pengangkatan
sebagai
kartu
pegawai,
sehingga
perubahan
pegawaiBNPP RI yang
gaji pegawai belum bisa
ditandatangani
direkonsiliasi
oleh
yang pejabat tertinggi atau kepala badan.
oleh
administrasi.
kartu
penghasilan
pegawai,tarif gaji hanya tercantum
3) Setiap perubahan gaji pegawai
karena
perubahan perubahan
daftar gaji. 2) Karena belum adanya
2) Pencatatan waktu hadir diotorisasi
pangkat, tarif
dengan
gaji
daftar tidak
di
gaji, bisa
dalam sehingga
diverifikasi
oleh fungsi akuntansi. d) Aspek praktik yang sehat
harus didasarkan pada
Praktik yang sehat dalam
surat
melaksanakan tugas dan
keputusan
kepala kepegawaian
dari
bagian dan
kepala badan. 4) Perintah
fungsi
pada
BNPP
RI
adalah : 1) Pengisian daftar hadir
lembur
diotorisasi oleh kepala
diawasi
oleh
fungsi
pencatatan waktu.
66
2) Pembuatan daftar gaji diverifikasi
kebenaran
dan
ketelitian
perhitungannya
oleh
fungsi
akuntansi
sebelum
dilakukan
pembayaran. 3) Perhitungan
pajak
penghasilan pegawaibelum
bisa
direkonsiliasi tidak
karena
adanya
kartu
penghasilan pegawai. 4) Daftar
gaji
disimpan
karyawan
oleh
fungsi
pembuat daftar gaji. 4.4 Flowchart Penggajian
Sistem Sesuai
Pengendalian Intern.
Gambar 4.3 Flowchart Sistem Penggajian Sesuai Pengendalian Intern
67
Gambar 4.4 Flowchart Sistem Penggajian Sesuai Pengendalian Intern
68
yang
dapat
dari
hasil
pengamatan
dan
pembahasan terhadap sistem pengendalian penggajian
intern pada
Nasional
Badan Pengelola
Perbatasan
Republik
Indonesia (BNPP RI) adalah sebagai berikut : 1. BNPP
telah
tugas
dan
tanggungjawab fungsional pada
masing-masing
bagian dalam penggajian pegawai.
Jaringan
prosedur
sistem
penggajian pegawai pada BNPP
RI
terdiri
dari
prosedur pencatatan waktu hadir,
prosedur
administrasi,
prosedur
penggajian dan prosedur pembayaran gaji. 2. Flowchart
dikatakan
baik,
serta
pengendalian
intern
penggajian
BNPP
RI
pada
menunjukkan
bahwa
pengendalian
internnya Sudah
cukup ada
baik.
pemisahan
tugas dan tanggungjawab dalam
struktur
organisasinya,
sistem
otorisasi
yang
baik
walaupun
masih
ada
sedikit kekurangan pada
RI
memisahkan
dapat
3. Sistem
5.1 Kesimpulan
diambil
dan
mudah dipahami.
V. PENUTUP Kesimpulan
sederhana
prosedur pencatatan, yaitu belum tersedianya kartu penghasilan sehingga
pegawai belum
dilakukannya perubahan dan
rekonsiliasi
gaji
verifikasi
pegawai tarif
penggajian pada BNPP RI
gaji
pegawai
oleh
fungsi
akuntansi,
serta
praktik
yang
sehat
melaksanakan
dalam fungsi
setiap organisasi. 4. Flowchart penggajian
sistem
bisa
sistem sesuai
pengendalian intern terlihat lebih
sempurna
karena
69
adanya kartu penghasilan
menangani
pegawai. Sehingga dapat
kartu
dilakukan
pegawai.
rekonsiliasi
perubahan dan
gaji
pegawai
verifikasi
pegawai
tarif
oleh
gaji
fungsi
akuntansi.
pencatatan penghasilan
3. Sebaiknya
dilakukan
pemeriksaan
secara
berkala terhadap prosedur penggajian
di
Nasional
Pengelola
Perbatasan 5.2 Saran
Badan
Republik
Indonesia (BNPP RI) untuk
Berdasarkan kesimpulan di
mencegah
atas, maka penulis mencoba
kecurangan
memberikan
saran-saran
penyelewengan,
yang
mungkin
bermanfaat
semua kegiatan yang telah
untuk
Badan
Nasional
ditetapkan dapat berjalan
Pengelola
Perbatasan
Republik Indonesia (BNPP
terjadinya dan agar
dengan baik. 4. Sebaiknya dibuat laporan
RI), yaitu sebagai berikut :
realisasi
1. Pencatatan
bulan, per triwulan, per
transaksi
penggajian
berupa kartu penghasilan
semester
pegawai seharusnya ada
tahun, untuk memudahkan
agar lebih mudah untuk
lembaga
merekonsiliasi perubahan
pemeriksaan
gaji pegawai serta lebih
terkait.
mudah
maupun
per
jika oleh
per
adanya pihak
untuk
memverifikasi
tarif
gaji
pegawai. 2. Agar lebih efisien, perlu diadakannya yang
membantu
penggajian
pegawai bagian untuk
70
DAFTAR PUSTAKA BNPP
RI. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 31 Tahun 2010 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Tetap BNPP. Jakarta: BNPP RI, 2011.
Jusuf, Al. Haryono. Dasar-dasar Akuntansi. Yogyakarta: Bagian Penerbitan STIE YKPN, 2011.
Reeve, James M et. al. Pengantar Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat, 2011. Soemarso. Akuntansi Suatu Pengantar, Buku 2. Jakarta: Salemba Empat, 2010. Tofik, Moch. Panduan Praktis Membuat Aplikasi Penggajian Dengan Excel 2007, Jakarta: Mediakita, 2010.
Mulyadi. Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat, 2008.
71
