Magister Manajemen Teknologi Manajemen Industri
Tesis
ANALISA PERENCANAAN DAN MANAJEMEN RISIKO PADA PROYEK PEMBANGUNAN PIPA GAS JUMPER PT. PETROKIMIA GRESIK
Oleh : Jogi Krisdianto Nrm. 9106 201 303 Pembimbing
: Dr.Ir. Budi Santosa, MSc
Latar Belakang
Gas alam merupakan bahan baku utama pabrik NH3, terjadi shortage akhir 2006 sehingga production rate hanya 85% dan kebutuhan solar tinggi. Proyek pembangunan pipa gas jumper dilakukan untuk mengembalikan pasokan gas alam PKG. Pelaksanaan proyek terlambat penyelesaiannya dan biaya membengkak, karena perencanaan kurang baik dan tidak mengantisipasi risiko proyek. Penting untuk dilakukan analisa perencanaan proyek serta penanganan risiko dalam proyek.
Latar Belakang
Proyek direncanakan selama 9 bulan yang meliputi persiapan hingga comissioning test. Aktual penyelesaian menjadi 10 bulan dan pembengkakan biaya sekitar 20% dari yang dianggarkan. Beberapa hal yang menjadi penyebab yaitu perijinan, desain, metode yang digunakan, serta masalah sosial.
Perumusan Masalah Bagaimana melakukan analisis proyek pembangunan pipa gas yang meliputi : • perencanaan, • analisa biaya manfaat (cost benefit analysis), • analisa risiko, • pengawasan pelaksanaan proyek guna mendapatkan pelaksanaan proyek yang efisien, baik dari sisi waktu maupun biaya sehingga perpanjangan waktu pelaksanaan proyek bisa diminimalisasi.
Tujuan Penelitian
Melakukan tinjauan terhadap perencanaan serta pengendalian proyek pembangunan pipa gas. Melakukan analisa kelayakan proyek pembangunan pipa gas melalui analisa biaya manfaat (cost benefit analysis). Melakukan analisa risiko proyek. Mendapatkan informasi teknis guna menentukan strategi pelaksanaan proyek. Melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan proyek. Usulan untuk menentukan strategi dalam rangka melaksanakan proyek pembangunan pipa gas berikutnya.
Manfaat Penelitian
Mengetahui sistem perencanaan serta pengendalian dalam melaksanakan proyek pembangunan pipa gas. Mengetahui kelayakan proyek melalui analisa biaya manfaat (cost benefit analysis). Bisa memberikan informasi mengenai penjadwalan dan pelaksanaan suatu proyek secara efisien. Mendapatkan informasi tentang berbagai risiko yang dihadapi dalam pelaksanaan proyek pembangunan pipa gas dan cara penanggulangannya. Dapat menentukan langkah-langkah dalam melaksanakan proyek pembangunan pipa gas. Ketersediaan bahan baku gas alam terpenuhi secepatnya, target produksi tercapai dan biaya produksi bisa diminimalisasi.
Ruang Lingkup Penelitian Batasan
Penelitian meliputi perencanaan, penjadwalan dan pengendalian proyek dilakukan selama tahap implementasi proyek pembangunan pipa gas jumper PKG diameter 12“ dari ORF Pertagas di Porong s/d pipa gas EJGP 28“ di KM 35-200 Jl. Tol Surabaya-Porong. Perhitungan cost benefit dilakukan terkait penggunaan bahan baku gas alam untuk operasional pabrik amoniak dan utilitasnya dan digunakan untuk membandingkan biaya pada saat persiapan dan realisasi hingga akhir proyek. Penentuan analisa risiko dilakukan pada hal-hal yang terkait selama tahap implementasi proyek pembangunan pipa gas ini berlangsung. Evaluasi pelaksanaan proyek dilakukan setelah proyek pembangunan pipa gas jumper ini dinyatakan selesai.
Ruang Lingkup Penelitian Asumsi Selama penelitian tidak terdapat perubahan kebijaksanaan pelaksanaan proyek. Selama penelitian tidak terjadi perubahan peraturan dari instansi terkait yang dapat menyebabkan berubahnya atau berhentinya pelaksanaan proyek ini.
Metodologi Penelitian Mulai Identifikasi masalah Tujuan Penelitian Studi Literatur: a. Manajemen Proyek b. Analisa Biaya Manfaat c. Analisa Risiko Proyek
Studi Lapangan: a. Persiapan proyek b. Perencanaan proyek c. Pelaksanaan proyek
A
Metodologi Penelitian A
Pengumpulan Data: Estimasi biaya proyek Penjadwalan proyek Data-data selama pelaksanaan proyek Data-data kebutuhan bahan bakar atau energi di pabrik Amoniak Urea Identifikasi risiko melalui brainstorming
B
Metodologi Penelitian A
Pengolahan Data: a Melakukan perhitungan kelayakan proyek melalui analisa biaya-manfaat dengan beberapa metode seperti NPV, Payback Period, ROI maupun IRR. b Penjadwalan proyek : • Penyusunan work breakdown structure • Pembuatan jadwal proyek • Pembuatan network planning dan menentukan lintasan kritis. C
Metodologi Penelitian A
c Menentukan tingkat risiko berdasarkan hasil analisa risiko proyek yang meliputi : • Identifikasi risk event • Identifikasi risk agent • Penghitungan ARP • Pengisian tabel HOR 1 dan menentukan risk agent yang berkontribusi besar. • Identifikasi proactive action • Penghitungan dalam tabel HOR 2 • Penentuan peringkat prioritas proactive action untuk proses penanganan risiko. Analisis dan interpretasi
Kesimpulan dan saran Selesai
ANALISA HASIL & PEMBAHASAN
Analisa Biaya Manfaat
Analisa terhadap estimasi biaya dan realisasi biaya. Pengoperasian pipa hanya 3 tahun.
Biaya (Cost) Estimasi biaya Rp. 30.000.000.000,00 Realisasi biaya Rp. 36.019.996.500,00 Biaya pengoperasian Rp. 275.865.000.000,00
Analisa Biaya Manfaat Manfaat (Benefit) Tangible benefit Rp. 643.795.250.000,00
Intangible benefit Rp. 2.300.000.000,00
Analisa Biaya Manfaat
NPV (Net Present Value) Estimasi biaya ~ positif (Rp. 818,9 M) Realisasi biaya ~ positif (Rp. 812,7 M) (suku bunga 14%)
Payback Period
Estimasi biaya ~ 31,806 hari Realisasi biaya ~ 38,316 hari
Analisa Biaya Manfaat
ROI (Return on Invesment)
Estimasi biaya ~ > 0 (120,70 %) Realisasi biaya ~ > 0 (119,18 %)
IRR (Internal Rate of Return)
Estimasi biaya ~ > 0 (1173,84 %) Realisasi biaya ~ > 0 (974,21 %)
Persiapan Proyek Tahapan persiapan proyek meliputi : Engineering procurement, Perijinan dari berbagai instansi terkait, Sosialisasi ke warga desa sekitar, Pelaksanaan pengadaan material, Pengadaan jasa konstruksi hingga penentuan pemenang. Pelaksanaan konstruksi proyek meliputi : Mobilisasi peralatan dan material, Pelaksanaan instalasi pipa, Pengujian-pengujian,
Commisioning test
Perencanaan Proyek
Proyek direncanakan 9 bulan :
Persiapan Konstruksi
: 6 bulan : 3 bulan
Pelaksanaan proyek 01 Pebruari s/d 1 Oktober 2008. Pendefinisian pekerjaan ~ dibuat work breakdown structure (WBS). Penjadwalan dengan gantt chart.
Work Breakdown Structure (WBS) Proyek Pembangunan Pipa Gas Jumper PKG
Engineering
Perijinan Ditjen Migas
Perijinan Dinas Pengairan
Perijinan PT Pertagas
Perijinan Pemkab Sidoarjo
Sosialisasi proyek
Sosialisasi ke warga desa
Mekanik
Sipil
Gambar desain
Estimasi biaya bid mekanikal
Gambar desain
Estimasi biaya bid. sipil
Rapat teknis & presentasi
Rapat teknis
Rapat teknis & presentasi
Peninjauan lapangan
Peninjauan lapangan
Peninjauan lapangan
Pengurusan Dinas Perijinan
Proses tender
Fabrikasi pipa
Pengadaan pipa dan aksesoris
Presentasi & sosialisasi proyek ke pemkab
Pengiriman pipa
Proses tender
Instalasi pipa
Penyerahan CSR
Pengadaan Jasa
Penggalian sungai
]Penggelaran pipa
Hydrostatic test
Kick of meeting
Pigging&cleaning
Purging N2
Proses Gas in
Kualifikasi jurulas & WPS PQR
Penyiapan sample uji
Pengujian
Sertifikasi & Kualifikasi Hot tapping
Pengelasan
Uji radiografi
Pemasangan isolasi
Holiday test
Penanaman pipa
Pemasangan cover beton Perijinan Ditjen Migas
Beveling
Fit up joint
Pengelasan
Pengelasan
Proses Hot Tapping
Daftar Kegiatan Proyek No.
Jenis Kegiatan
Kode
Kegiatan
Waktu
Kegiatan
Sebelumnya
(hari) 40
1
Engineering
A
2
Perijinan Ditjen Migas
B
A
35
3
Perijinan Dinas Pengairan
C
A
20
4
Perijinan Pemkab Sidoarjo
D
C
20
5
Perijinan PT. Pertagas
E
B
20
6
Pengadaan pipa dan aksesoris
F
A
120
7
Pengadaan jasa konstruksi
G
B
32
8
Sosialisasi proyek
H
B
18
9
Kualifikasi Juru las dan WPS PQR
I
H
20
10
Penggelaran pipa
J
F,G
25
Daftar Kegiatan Proyek No.
Jenis Kegiatan
Kode
Kegiatan
Waktu
Kegiatan
Sebelumnya
(hari)
11
Penggalian tanah dasar sungai
K
F
50
12
Instalasi pipa
L
D,E,H,I,J
55
13
Hot tapping
M
L
22
14
Uji hidrostatik
N
M
3
15
Pigging dan cleaning
O
N
3
16
Purging N2
P
O
3
17
Proses gas in
Q
P
1
Jadwal Proyek
Network Planning
Lintasan kritis proyek meliputi : Engineering - Pengadaan pipa dan aksesoris - Penggelaran pipa - Instalasi pipa - Hot tapping - Hydrostatic test - Pigging dan cleaning - Purging N2 - Proses gas-in.
ANALISA RISIKO PROYEK
Identifikasi Risiko Proyek 1. Risiko dari sisi internal : a. Perusahaan (PT. Petrokimia Gresik) Pembayaran kontraktor Penentuan jadwal proyek Desain konstruksi Kontrak proyek b. Rancang bangun Desain konstruksi c. Kontraktor Pelaksanaan konstruksi Kinerja Personil Kontrak kerja d. SDM Pengawas Pengawasan proyek Jumlah tenaga pengawas e. Rekanan (Supplier) Pengiriman barang Kualitas barang
Identifikasi Risiko Proyek 2. Risiko dari sisi eksternal : a. Perijinan Instansi Pemerintah
Perijinan Ditjen Migas Perijinan Dinas Pengairan Perijinan Pemkab Sidoarjo
b. Perijinan Instansi Swasta
Perijinan PT. Pertagas
c. Sosialisasi proyek
Sosialisasi ke warga desa
d. Faktor ekonomi
Fluktuasi nilai tukar rupiah terhadap dollar US Pasokan material
e. Kondisi alam
Perubahan cuaca Kondisi area penanaman pipa
Risk Breakdown Structure (RBS) Resiko Proyek
Resiko Internal
Manajemen Perusahaan
Pembayaran kontraktor Penentuan Jadwal proyek Desain konstruksi Kontrak proyek
Rancang Bangun
Desain konstruksi
Resiko Eksternal
Kontraktor
SDM Pengawas
Pelaksanaan konstruksi
Pengawasan proyek Jumlah tenaga pengawas
Kinerja Personil Kontrak kerja
Rekanan (Supplier)
Instansi Pemerintah
Instansi Swasta
Sosialisasi Proyek
Pengiriman barang
Perijinan Ditjen Migas
Perijinan PT Pertagas
Sosialisasi ke warga desa
Kualitas barang
Perijinan Dinas Pengairan Perijinan Pemkab Sidoarjo
Faktor Ekonomi
Fluktuasi nilai tukar rupiah terhadap dollar US Pasokan material
Kondisi Alam
Perubahan cuaca
Metode House Of Risk (HOR)
Identifikasi Risk Event ~ Severity & Code
Identifikasi Risk Agent ~ Occurrence & Code
Perhitungan dalam Tabel HOR 1 Identifikasi Proactive Action Perhitungan dalam Tabel HOR 2 Penentuan peringkat Proactive Action
Data Risk Event Major Sources Manajemen Perusahaan
SDM Pengawas
Sub Sources
Risk Event
Severity
Code
Pembayaran kontraktor
Keterlambatan pembayaran kontraktor
2
E1
Penentuan jadwalproyek
Jadwal proyek dipercepat
4
E2
Desain konstruksi
Perubahan desain konstruksi
3
E3
Kontrak proyek
Pelanggaran kontrak kerja
2
E4
Pengawasan proyek
Terjadi keterlambatan inspeksi
3
E31
Jumlah tenaga Pengawas proyek
Tahapan pekerjaan terhenti
3
E32
Data Risk Agent Code
Risk Agent
Occurrence
A1
Keterlambatan keputusan manajemen tentang CSR
5
A2
Kewenangan Kepala Proyek terbatas
4
A3
Faktor perubahan musim
3
A28
Perubahan kebijakan pemerintah dalam hal pengaturan gas alam
5
A29
Perundingan tidak mendapatkan kesepakatan
6
A30
Pengawasan pekerjaan proyek kurang
5
Perhitungan Tabel HOR 1
Penentuan nilai korelasi antara risk agent dan risk event, dimana diberikan nilai 0, 1, 3, 9. memasukkan nilai-nilai tersebut dalam tabel HOR 1, Perhitungan aggregate risk potential (ARP) : ARPj = Oj ∑ Si Rij i
Tabel HOR 1
ARP Risk Agent
Peringkat Risk Agent
Penentuan peringkat Risk Agent PARETO DIAGRAM OF ARP OF RISK AGENT 1000
120.00%
900 100.00%
800 700
80.00%
600 500
60.00%
ARPj Cum ARPj
400 40.00%
300 200
20.00%
100 0
A2 4 A6 A1 9 A2 0 A2 9 A1 1 A1 8 A1 A1 4 A1 0 A1 3 A1 6 A2 6 A2 8 A3 0 A9 A1 8 A5 A1 2 A1 5 A2 1 A4 A2 5 A3 A2 7 A2 A2 3 A1 7 A2 2 A7
0.00%
RISK AGENT
Berdasarkan diagram pareto dapat ditentukan risk agent yang berkontribusi terhadap 75% total ARP.
Penentuan peringkat Risk Agent Urutan 18 besar nilai ARP risk agent yaitu : 1. Adanya LSM yang menentang dan memprovokasi warga ARP = 945 2. Keterlambatan surat permohonan perijinan dari manajemen ARP = 915 3. Desain konstruksi tidak memenuhi standar ARP = 846 4. Metode dan teknik pengerjaan tidak sesuai ARP = 816 5. Perundingan tidak mendapatkan kesepakatan ARP = 630 6. Perbedaan acuan standar/ code yang digunakan ARP = 600 7. Kelengkapan persyaratan perijinan kurang ARP = 570 8. Keterlambatan keputusan manajemen tentang CSR ARP = 540 9. Kontraktor atau sub kontraktor rugi ARP = 528 10. Penundaan jadwal rapat, diskusi teknik dan studi lapangan ARP = 495 11. Keterbatasan informasi teknik pembangunan pipa gas ARP = 450 12. Spesifikasi barang atau material tidak memenuhi standar ARP = 441 13. Biaya sewa peralatan bantu (alat berat) terlalu mahal ARP = 432 14. Perubahan kebijakan pemerintah dalam hal pengaturan gas alam ARP= 390 15. Pengawasan pekerjaan proyek kurang ARP = 330 16. Kesalahan evaluasi kontraktor ARP = 297 17. Perubahan rencana produksi ARP = 270 18. Terjadi fluktuasi nilai tukar uang ARP = 240
Identifikasi Proactive Action Berdasarkan hasil identifikasi, diperoleh beberapa tindakan Preventif atau proactive action yang harus dilakukan sbb : 1. Melakukan diskusi teknis dan rapat koordinasi dengan pihak instansi terkait secara intensif (PA 1). 2. Membentuk beberapa tim kecil yang bertugas mengurus perijinan di masing-masing instansi terkait, sehingga proses perijinan bisa berjalan paralel (PA 2). 3. Melakukan pendekatan persuasif terhadap LSM dan tokoh masyarakat desa (PA 3). 4. Melakukan studi banding tentang pembangunan pipa gas (PA 4). 5. Pengadaan buku standar internasional dan peraturan dari Ditjen Migas terkait pembangunan pipa gas (PA 5). 6. dan seterusnya, hingga 16. Strategi pemenuhan produk pupuk (PA 16).
Perhitungan Tabel HOR 2
Perhitungan pertama adalah total effectiveness of proactive k (TEk), TEk = ∑ ARPjEjk ∀k i Tahap berikutnya merupakan perhitungan total effectiveness to difficulty ratio, TEk ETDk = Dk
Tabel HOR 2
TEk Dk
ETDk Peringkat Proactive Action
Hasil Analisa HOR 2 Berdasarkan analisa dan perhitungan dalam HOR2 diperoleh hasil peringkat sebagai berikut : PA 9 dengan nilai ETDk = 4016,25 Melibatkan tenaga ahli pembangunan pipa gas PA 3 dengan nilai ETDk = 3678,75 Melakukan pendekatan persuasif terhadap LSM dan tokoh masyarakat desa. PA 5 dengan nilai ETDk = 3686 Pengadaan buku standar internasional dan peraturan dari Ditjen Migas terkait pembangunan pipa gas. dan seterusnya
Prioritas Proactive Action
Prioritas utama adalah melibatkan tenaga ahli pembangunan pipa gas. Tindakan ini bisa meminimalisir :
Kesalahan penggunaan standar/ code Kesalahan metode pelaksanaan Kesalahan desain konstruksi
Prioritas Proactive Action
Prioritas kedua adalah pendekatan persuasif terhadap tokoh LSM dan tokoh masyarakat. Tindakan ini bisa meminimalisir :
Kegiatan demonstrasi Terhentinya konstruksi proyek
Kesimpulan
Analisa biaya manfaat sangat membantu dalam uji kelayakan proyek. Hasil analisa biaya manfaat menunjukkan bahwa proyek sangat menguntungkan meskipun hanya beroperasi 3 tahun. WBS bisa memberikan detail pekerjaan proyek sehingga penjadwalan bisa dibuat dengan baik. Dari Network planning bisa diketahui beberapa pekerjaan yang menjadi lintasan kritis proyek. Metode House of Risk (HOR) sangat membantu dalam penanganan risiko proyek, dimana dengan melakukan tindakan preventif (proactive action) bisa meminimalisir peluang terjadinya risk agent sehingga terjadinya risiko bisa dihindari. Hasil analisa HOR diperoleh prioritas proactive action yang harus dilakukan sesuai dengan risiko yang sudah diidentifikasi.
Saran
Analisa biaya manfaat dengan metode NPV,Payback period,ROI dan IRR sangat baik digunakan dalam uji kelayakan proyek, dengan perhitungan secara akurat terutama dalam penentuan intangible benefit. Implementasi House of Risk (HOR) bisa lebih efektif lagi bila dalam penentuan risk event, risk agent dan proactive action melibatkan tenaga ahli sesuai bidang proyek maupun pejabat yang berkompeten dalam perusahaan. Langkah-langkah dalam penelitian ini bisa diimplementasikan untuk proyek-proyek yang sejenis agar pelaksanaan proyek bisa berjalan sesuai dengan rencana.
