ANALISA PENGUKURAN KINERJA DENGAN MENGGUNAKAN METODE PERFORMANCE PRISM (Studi Kasus: PT Petrokimia Gresik) Eka Zusan Arianto, Sri Gunani Partiwi Jurusan Teknik Industri Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) Surabaya Kampus ITS Sukolilo Surabaya 60111 Email:
[email protected];
[email protected] Abstrak Metode pengukuran kinerja Performance Prism digunakan untuk memperbaiki metode pengukuran kinerja pada PT Petrokimia Gresik. PT Petrokimia Gresik sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang industri pupuk. Selama ini sistem pengukuran kinerja di PT Petrokimia Gresik belum merepresentasikan kinerja organisasi secara komprehensif dan integratif karena hanya menggunakan pengukuran kinerja berdasarkan individu (SKI). Perancangan dan pengukuran kinerja dengan metode Performance Prism digunakan karena dapat merefleksikan kebutuhan dan keinginan dari setiap stakeholder yang diidentifikasikan dalam bentuk tujuan (objective). Pengukuran kinerja tersebut merupakan pengukuran yang terintegrasi, meliputi seluruh aspek perusahaan (stakeholder) yang menyangkut kepuasan stakeholder dan kontribusi stakeholder kepada perusahaan. Pengukuran kinerja dalam penelitian ini juga didukung oleh beberapa metode antara lain pembobotan dengan Analytic Hierachy Process (AHP) untuk mengetahui skala nilai prioritas setiap KPI, Scoring System dengan metode Objectives Matrix (OMAX) dan Traffic Light System untuk mengetahui nilai indeks total perusahaan pada tingat korporasi dan kategori dari indeks tersebut. Hasil perancangan pengukuran kinerja pada PT Petrokimia Gresik dengan Performance Prism berupa 55 KPI meliputi 13 KPI pada perspektif Customer, 9 KPI pada perspektif Supplier, 14 KPI pada perspektif Investor, 11 KPI pada perspektif Emplooye, 8 KPI pada perspektif Regulator. Dari perhitungan pengukuran kinerja dengan menggunakan Objective Matrix diperoleh nilai kinerja perusahaan sebesar 8,681. Kata Kunci : Performance Prism, Key Performance Indicator, Pengukuran kinerja, Stakeholder.
Abstract Performance Prism method is used to improve performance measurement method in PT Petrokimia Gresik. PT Petrokimia Gresik a company engaged in the fertilizer industry. During this performance measurement system in PT Petrokimia Gresik not represent the organization's performance in a comprehensive and integrative because it only uses measurements based on individual performance (SKI). The design and performance measurement methods used for Performance Prism can reflect the needs and desires of each stakeholder identified in the form of goals (objectives). Performance measurement is an integrated measurement, covering all aspects of the company (stakeholders) involving stakeholder satisfaction and stakeholder contribution to the company. Performance measurement in this study is also supported by several methods such as weighting by Hierachy Analytic Process (AHP) to determine the scale of priority value of each KPI, Scoring System Objectives Matrix method (OMAX) and Traffic Light System to determine the total index value of the company on corporate tingat and categories of the index.
Design of performance measurement results on PT Petrokimia Gresik to the Performance Prism includes a 55 KPI 13 KPIs at Customer's perspective, the perspective of 9 supplier KPI, KPI 14 investor perspective, the perspective of 11 KPI Emplooye, 8 KPI on Regulator's perspective. From the calculation of performance measurement by using the Objective Matrix obtained by the company's performance value 8.681. Keywords : Performance Prism, Key Perfomance Indicator, Performance Measurement, Stakeholder. 1. Pendahuluan Seiring dengan perkembangan industri pupuk di Indonesia yang semakin tinggi, terutama untuk industri pupuk non subsidi yang bersaing sempurna. Hal ini ditunjukkan dengan banyaknya perusahaan penghasil pupuk non subsidi yang ada sehingga memunculkan adanya persaingan antar perusahaan pupuk non subsidi. Untuk menghadapi persaingan yang semakin ketat ini, setiap perusahaan pupuk dituntut untuk melakukan beberapa usaha agar mendapatkan performansi kerja dan layanan bagi konsumen yang semakin baik. Sehingga dengan kondisi ini perusahaan pupuk akan memiliki daya saing untuk berkompetisi dengan lainya.
Untuk mengatasi hal ini, digunakan suatu pengukuran kinerja yang mengedepankan pentingnya menyelaraskan aspek perusahaan (stakeholder) secara keseluruhan ke dalam suatu framework pengukuran yang strategis. Stakeholder ini meliputi investor, customer, tenaga kerja, supplier, dan masyarakat. Konsep pengukuran kinerja ini dikenal dengan istilah Performance Prism. Performance Prism merupakan salah satu pengukuran kinerja yang mempunyai lima sisi (facets) yang membentuk framework tiga dimensi berupa prisma segitiga. Sisi atas dan bawah merupakan stakeholder satisfaction dan stakeholder contribution. Sedangkan tiga sisi yang lain adalah strategies, processes, dan capabilities.
Begitu juga halnya dengan PT Petrokimia Gresik, sebagai satu-satunya perusahaan penghasil pupuk terlengkap di Indonesia, perusahaan ini senantiasa mengevalusai kinerja karyawanya. Dalam menilai kinerja perusahaan, pihak manajemen melakukan suatu pengukurn kinerja yang dinamakan SKI (Sistem Kinerja Individu), SKI ini disebar kepada setiap bagian untuk penilaian kinerja personal. Penilaian ini akan diisi langsung oleh atasan dari setiap karyawan di setiap bagian. Dengan adanya SKI ini, kinerja dari setiap personal dapat terukur dengan baik, tetapi ada satu kelemahan yang terjadi yaitu belum adanya pengukuran kinerja tingkat korporasi yang dapat menilai performa perusahaan secara keseluruhan.
Performance Prism memberikan pengukuran yang komprehensif dan sudut pandang yang luas, sehingga memberikan gambaran yang realistis mengenai penentu kesuksesan bisnis. Selain itu, Performance Prism tidak hanya mengukur hasil akhir, tetapi juga aktivitas-aktivitas penentu hasil akhir. Dengan demikian, pengukuran kinerja dapat memberikan gambaran yang jelas dan nyata tentang kondisi perusahaan yang sebenarnya. Berikut adalah beberapa KPI yang dapat menunjukkan dibutuhkannya pengukuran tentang tingkat kepuasan stakeholder. Indeks kepuasan pelanggan sebesar 81,12% pada 2007 menjadi 80,93%
pada 2008 mengalami penurunan, itu artinya menuntut perusahaan memberikan kepuasan kepada customer. Untuk tingkat ketersediaan pupuk di pasar juga semakin menurun dari 81,64% pada 2007 menjadi 80,56% pada 2008, juga menuntut perusahaan memberikan kepuasan kepada customer mereka. Begitupun dengan supplier yang mengharapkan lamanya pembayaran tagihan supplier menjadi lebih singkat dari 25 hari pada 2007 menjadi 20 hari pada 2008 . Indeks kepuasan masyarakat juga mengalami penurunan dari 78,4% pada 2007 menjadi 78,24% pada 2008, sehingga perusahaan memerlukan perbaikan tingkat pelayanan kepada masyarakat. Berdasarkan pengamatan dan brainstorming yang dilakukan di PT. Petrokimia Gresik, dapat disimpulkan adanya kekurangan atau kelemahan pada Sistem Kinerja Individu (SKI) yang telah dilakukan oleh PT. Petrokimia Gresik dan perlu diperbaiki. Pada penelitian ini akan diterapkan konsep Performance Prism tersebut untuk sistem pengukuran kinerja PT Petrokimia Gresik. Pemilihan model sistem pengukuran kinerja PT Petrokimia Gresik memperhatikan tujuan/keinginan perusahaan untuk mengukur kinerja perusahaan secara keseluruhan. PT. Petrokimia Gresik merupakan salah satu perusahaan penghasil pupuk terlengkap yang ada di Indonesia sehingga sangat mementingkan adanya perbaikan kinerja dalam setiap prosesnya. Performance Prism merupakan metode pengukuran kinerja yang mengakomodasi kemampuan Balance Scorecard yang dibangun dari strategi dan financial serta Integrated Performance Measurement System (IPMS) yang dibangun dari stakeholder requirement dan tujuan perusahaan. Didasarkan atas hal ini, maka perancangan dan implementasi sistem pengukuran kinerja pada PT Petrokimia Gresik akan menggunakan Performance
Prism. Desain pengukuran kinerja dengan menggunakan Performance Prism pada PT Petrokimia Gresik ini dirancang untuk mengantisipasi persaingan antara sesama perusahaan pupuk non subsidi (PT Gunung Mas Perkasa Indonesia, PT Indo Chito Internasional, PT Suryaindo Tirta Kreasi, PT Agribizforesta Lestari). Penggunaan Performance Prism ini perlu dimodifikasi dengan menggunakan AHP (Analytic Hierarchi Process), Scoring System dengan OMAX (Objective Mtrix), dan Traffic Light System. Pengukuran kinerja ini akan merekomendasikan proses perbaikan yang dapat digunakan sesuai dengan hasil pengukuran kinerja yang dilakukan. Dari hasil pengukuran kinerja, akan terlihat pada bagian mana kinerja perusahaan yang bermasalah. Dengan adanya rekomendasi perbaikan ini, perusahaan dapat mengetahui permasalahan yang terjadi dan mempertimbangan untuk melakukan langkah korektif. 1.1 Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang, ada beberapa masalah yang dapat diidentifikasi. Masalah-masalah tersebut antara lain : 1. Belum adanya pengukuran kinerja yang dapat mengukur performa perusahaan secara keseluruhan (tingkat korporasi). Pengukuran kinerja sebelumnya hanya mengukur kinerja personal karyawan saja. 2. Kurang terintegrasinya seluruh stakeholder perusahaan dalam penentuan KPI pada pengukuran kinerja sebelumnya. 3. Tidak mempertimbangkan kepuasan dan kontribusi stakeholder secara keseluruhan, hanya menyinggung
tentang kepuasan pelanggan, karyawan dan masyarakat. 4. Tidak diidentifikasinya strategi, proses dan kemampuan yang dimiliki perusahaan untuk memenuhi kepuasan stakeholder. Berdasarkan identifikasi masalah di atas, maka pertanyaan yang perlu di jawab melalui penelitian ini adalah Bagaimana melakukan pengukuran kinerja dengan mengunakan metode performance prism, yang meliputi lima faset stakeholder, jika diterapkan di tingkat korporasi PT Petrokimia Gresik. 1.2 Tujuan Tujuan dari penelitian yang akan dilakukan adalah: 1. Mengukur kinerja PT. Petrokimia Gresik dengan menggunakan metode Performance Prism pada tingkat korporasi perusahaan. 2. Mengintegrasikan KPI yang ada kedalam pengukuran kinerja yang dilakukan. 3. Memberikan rekomendasi hasil improvement sistem pengukuran kinerja di PT Petrokimia Gresik. 1.3 Manfaat Tugas Akhir Manfaat yang akan didapat dari penelitian tugas akhir ini meliputi: Dapat digunakan oleh perusahan objek penelitian sebagai improvement sistem pengukuran kinerja yang telah ada sebelumya. 1.4 Ruang Lingkup Permasalahan Batasan Untuk memperoleh analisis permasalahan yang baik dan terspesifikasi, maka dibuat batasan-batasan masalah sebagai berikut: 1.
Implementasi pengukuran kinerja dilakukan dengan menggunakan datadata selama 2 Tahun terakhir.
2.
Data-data variabel kinerja menggunakan data sekunder yang diambil dari perusahaan tempat penelitian.
2. Metodologi Penelitian Metodologi penelitian merupakan gambaran penelitian secara keseluruhan sehingga diketahui proses, metode dan hasil yang diperoleh dalam penelitian 2.1 Tahap Studi Pendahuluan Dalam tahap ini dicari dan ditentukan topik yang akan dibahas sesuai dengan minat dan konsentrasi yang diambil. Dalam tugas akhir ini, topik yang dibahas adalah mengenai pengukuran kinerja suatu perusahaan. Pada tugas akhir ini metode pemecahan masalah menggunakan metode Performance Prism. 2.1.1
Observasi Lapangan
Pada tahap ini dilakukan observasi awal ke perusahaan untuk mengetahui masalah apa yang berkaitan dengan topik penulis yang dapat digunakan sebagai obyek penelitian. 2.1.2 Penetapan Tujuan Langkah selanjutnya adalah penetapan tujuan dari penelitian ini. Penetapan tujuan dilakukan agar peneliti dapat fokus terhadap masalah yang akan diselesaikan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan. 2.1.3
Kajian Pustaka
Kajian pustaka dilakukan untuk mendapatkan informasi dan teori-teori penunjang yang berkenaan dengan Performance Prism. Hal ini dapat dilakukan
dengan mengumpulkan informasi dari berbagai sumber pustaka, baik berupa referensi buku, literatur maupun jurnal yang membahas tentang penelitian tentang konsep Performance Prism. 2.2 Tahap Pengumpulan dan Pengolahan Data Tahap ini dilakukan dengan mengumpulkan data-data, baik data Primer maupun data Sekunder. Data-data yang akan dikumpulkan adalah data profil perusahaan, data pengukuran kinerja perusahaan, Data Key Performance Indicator, jumlah Stakeholder yang akan diperoleh dengan cara membagikan kuisioner dan interview dengan Kepala Biro (Karo) 2.2.1 Data Primer Data Primer adalah informasi atau data orisinil yang dikumpulkan dan berhubungan dengan objek yang akan diteliti. Untuk mendapatkan informasi ini dilakukan penelitian secara langsung pada lantai produksi. Data-data tersebut antara lain adalah data produk cacat yang terjadi, data penggunaan kapasitas mesin, jumlah pelanggan, jumlah keluhan, dan lain-lain. 2.2.2 Data Sekunder Data Sekunder adalah data yang diperoleh secara tidak langsung yang biasanya berbentuk dokumen, file, arsip, atau catatan-catatan perusahaan. Data sekunder yang dibutuhkan pada penelitian ini antara lain adalah data historis keuangan dalam dua tahun terakhir, data realisasi penjualan, jumlah karyawan, jumlah pelatihan, jumlah pemasaran, dan lain-lain. 2.3 Tahap Perancangan Pengukuran Kinerja
dan
Pada tahap ini, dilakukan perancangan sistem pengukuran kinerja berdasarkan lima faset yang ada dalam metode Performance Prism. Tahap ini dapat dilakukan dengan pengidentifikasian faset Satisfaction dan Contribution yang ada pada metode Performance Prism. 2.3.1 Identifikasi 5 faset Performance Prism Pada tahap ini akan dilakukan proses identifikasi 5 faset atau perspektif Performance Prism dengan lima pertanyaan kunci untuk masing-masing kelompok stakeholder pada PT. Petrokimia Gresik. Stakeholder Satisfaction : Apa yang dibutuhkan dan diinginkan oleh investor dari PT. Petrokimia Gresik? Stakeholder Contribution : Apa yang dibutuhkan dan diinginkan oleh PT. Petrokimia Gresik dari para Investor? Stakeholder Strategi : Strategi apa yang dapat digunakan untuk memenuhi keinginan dan kebutuhan tersebut? Stakeholder Process : Proses apa yang dilakukan untuk dapat menjalankan strategi? Stakeholder Capabilities : Kapabilitas apa yang harus dimiliki oleh PT. Petrokimia Gresik agar proses tersebut dapat terlaksana? 2.3.2
Mengintegrasi KPI
Tahapan ini dilakukan dengan melakukan interview dengan pihak yang berkompeten (Karo) di perusahaan berdasarkan pemilihan variable kinerja berdasarkan Performance Prism. 2.3.3
Validasi
Digunakan untuk menilai apakah KPI yang terbentuk sudah cukup mampu mempresentasikan kondisi perusahaan. 2.3.4 Pembobotan parameter dengan Analytic Hierarchy Process (AHP). Menentukan bobot dari tiap KPI didasarkan pada data yang telah disebar ke perusahaan. Selanjutnya perhitungan untuk mengetahui bobot masing-masing KPI dilakukan dengan menggunakan AHP. 2.4 Tahap kesimpulan
analisa
dan
penarikan
Tahap ini merupakan inti dari proses penelitian. Hal yang pertama dilakukan adalah melakukan penyusunan Key Performance Indicator (KPI), setelah itu menyusun Performance Measurement Record Sheet, lalu setelah itu scoring system dengan Objective Matrix (OMAX). 2.4.1
Penyusunan Key Indicators (KPI)
Performance
Dari tujuan yang telah dibuat, ditentukan measure sebagai ukuran pencapaian tujuan yang telah ditentukan. Mengidentifikasi ukuran-ukuran kinerja yang digunakan untuk mengetahui pencapaian terhadap objectives yang telah dirumuskan. Key Performance Indicators disusun dari hasil kuesioner perusahaan 2.4.2
Penyusunan
Performance
Measurement Record Sheet Penyusunan Performance Measurement Record Sheet dilakukan dengan cara interview kepada pihak perusahaan (Karo) mengenai tujuan, sumber data dan apa yang akan dilakukan terhadap pengukuran yang dihasilkan.
2.4.3
Scoring system dengan Objective
Matrix (OMAX). Penentuan score dilakukan dengan membandingkan hasil pencapaian (achievement) terhadap target dengan menggunakan metode scoring system dengan metode OMAX. Dari metode ini dapat diketahui skor untuk setiap kriteria. Dari perhitungan scoring system yang telah dilakukan dengan menggunakan metode OMAX, akan diketahui level dari setiap kriteria. 2.4.4
Analisis Hasil
Pada tahap ini, dilakukan analisis mengenai pengukuran kinerja yang telah dilakukan terhadap perusahaan. Dari analisis tersebut, indikator-indikator kinerja yang masih memerlukan perbaikan akan dievaluasi untuk segera diperbaiki. 2.4.5
Rekomendasi Perbaikan
Pada tahap ini, diberikan rekomendasi perbaikan terhadap indikatorindikator kinerja yang berwarna kuning dan merah. 2.4.6
Kesimpulan dan Saran
Tahap ini merupakan tahap yang berisi tentang kesimpulan hasil penelitian yang dilakukan dan merupakan jawaban dari rumusan masalah serta saran yang didapatkan dari hasil penelitian yang dilakukan
3. Hasil dan Pembahasan Dengan memperhatikan beberapa kekurangan yang terjadi dalam Sistem Pengukuran Kinerja Individu yang telah dilaksanakan oleh PT. Petrokimia Gresik, maka disarankan untuk dilakukan perbaikan (improvement) dengan membangun sistem pengukuran kinerja PT. Petrokimia Gresik yang menggunakan metode performance prism. Hal ini dilakukan untuk dapat melihat kinerja perusahaan secara keseluruhan. 3.1 Identifikasi Stakeholder Kunci PT. Petrokimia Gresik Hal pertama yang harus dilakukan dalam penelitian ini adalah mengidentifikasi siapa saja yang menjadi stakeholder kunci dari PT. Petrokimia Gresik. Dari hasil interview, diketahui bahwa yang merupakan stakeholder kunci dari PT. Petrokimia Gresik adalah sebagai berikut : 1. 2. 3. 4. 5.
Pemerintah (Investor) Pelanggan (Customer) Karyawan (Employees) Pemasok (Suppliers) Masyarakat (Regulator)
3.2 Identifikasi 5 faset Performance Prism di PT. Petrokimia Gresik Tahapan selanjutnya yang harus dilakukan dalam penelitian ini adalah identifikasi 5 (lima) faset atau perspektif Performance Prism dengan lima pertanyaan kuncinya untuk masing-masing kelompok stakeholder pada PT. Petrokimia Gresik. 3.3 Identifikasi Parameter (Performance Indicators)
Kinerja
Langkah selanjutnya adalah menyusun indikator atau parameter kinerja, dan Interview dengan beberapa Kepala Biro (Karo), Kepala Departemen (Kadep) dan Kepala Bidang (Kabid) yang mengisi kuesioner variabel kinerja berdasarkan performance prism. Berdasarkan hasil diskusi dan mempertimbangkan segi pengukuran kinerja yang telah dilakukan perusahaan sebelumnya, hasil checklist pemilihan variabel kinerja performance prism yang disarankan dan hasil identifikasi kelima faset performance prism, disusun beberapa item parameter kinerja (Performance Indicator) dan dilakukan pengklasifikasian sesuai dengan kerangka dasar performance prism. Sebagai verifikasi parameter kinerja yang telah disusun, dilakukan diskusi kembali dengan Karo, Kadep dan Kabid PT. Petrokimia Gresik untuk memastikan bahwa parameter kinerja (Performance Indicator) yang disusun benar-benar applicable dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Daftar parameter kinerja dapat dilihat pada tabel 3.1.
Tabel 3.1 Daftar Parameter Kinerja
kembali kepada Karo, Kadep dan Kabid yang bersangkutan untuk diberi bobot sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Bobot untuk masing-masing kategori kemudian diolah lebih lanjut menggunakan Analytic Hierarchy Process (AHP) untuk menentukan tingkat kepentingan perusahaan terhadap KPI tersebut. Analisis tersebut dapat digunakan untuk menentukan perbedaan antara prasyarat yang diinginkan dengan kondisi lingkungan perusahaan. Pembobotan dilakukan sebanyak 3 kali. Pembobotan tersebut adalah pembobotan antar stakeholder, pembobotan antar faset untuk setiap stakeholder, dan pembobotan antar KPI dalam setiap faset. Dari ketiga pembobotan yang dilakukan, akan didapatkan nilai pembobotan perusahaan secara keseluruhan.
Tabel 3.1 (Lanjutan)
Untuk mendapatkan nilai bobot KPI terhadap perusahaan dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut : KPI I-1 = Nilai Bobot stakeholder investor x Nilai bobot faset staisfaction x Nilai bobot KPI I-1 dalam faset satisfaction =0,298x0,338x0,264=0,026591136 Total nilai bobot dari seluruh KPI adalah 1. Adapun keseluruhan nilai bobot KPI terhadap perusahaan dapat dilihat pada tabel 3.2.
3.4 Pembobotan dan Pengkategorian KPI Parameter-parameter yang telah dirumuskan diatas kemudian dituangkan ke dalam bentuk kuesioner untuk diberikan
Tabel 3.2 Nilai Bobot KPI terhadap PT. Petrokimia Gresik
untuk masing-masing KPI. Penyusunan Performance Measurement Record Sheet dilakukan dengan cara interview kepada pihak perusahaan mengenai tujuan, sumber data dan apa yang akan dilakukan terhadap pengukuran yang dihasilkan. 3.6 Pengukuran Petrokimia Gresik
3.5 Penyusunan Performance Measurement Record Sheet Setelah memperoleh KPI sebagai parameter pengukuran kinerja perusahaan, selanjutnya dilakukan penyusunan Performance Measurement Record Sheet
Kinerja
PT.
Setelah penyusunan Performance Measure Record Sheet, langkah selanjutnya adalah pengumpulan data-data yang diperlukan. Pengambilan data dilakukan di setiap Biro sesuai yang tercantum di Performance Measure Record Sheet. Dari hasil pengambilan data yang dilakukan di 1 Bidang, 5 Departemen dan 14 Biro yang ada di PT. Petrokimia Gresik, diperoleh data yang ditampilkan pada tabel 3.3 sebagai berikut :
Table 3.3 Data KPI PT Petrokimia Gresik
3.7 Scoring System dengan Model Objective Matrix (OMAX) dan Traffic Light System
dapat mengetahui kinerja perusahaan secara keseluruhan.
Langkah selanjutnya, model pengukuran kinerja tersebut dapat dipadukan dengan model scoring system yaitu model OMAX (objectives matrix) sebagaimana fungsinya untuk menyamakan skala nilai dari masingmasing indikator, sehingga pencapaian terhadap tiap- tiap parameter yang ada dan
Dengan menggunakan model OMAX, diketahui untuk KPI no. I-2, C-2, E-2, S-2, R2 masing-masing memiliki target maksimal berturut-turut adalah 100; 6; 100; 30 dan 100 kesemua target tersebut diletakkan pada level 10 sedangkan pencapaian terendah perusahaan memiliki nilai berturut-turut sebagai berikut 0; 150; 50; 0 dan 70 yang
diletakkan pada level 0 tabel OMAX. Dalam pengukuran OMAX pada Performance Prism, nilai pencapaian tahun lalu (Tahun 2007) biasanya lebih kecil dari target yang ditentukan, tetapi untuk sebagian besar kasus dalam KPI PT Petrokimia pencapaian tahun 2007 sudah melebihi target yang telah ditetapkan oleh Perusahaan. Sehingga dalam perhitungan OMAX ini, level 10 diisi dengan target optimum yang bisa dicapai perusahaan dalam keadaan maksimal. Sedangkan target minimum perusahaan yang telah ditetapkan sebelumnya dimasukkan pada level 8 karena telah memenuhi batas bawah traffic light hijau. Level 0 diisi dengan nilai terendah yang mungkin dicapai perusahaan dalam keadaan terjelek.
Hal yang sama dilakukan untuk memperoleh nilai pada masing-masing level untuk setiap KPI. Setelah diperoleh nilai untuk setiap level (dari level 0 hingga 10), selanjutnya adalah mengisi tabel performance yang merupakan kinerja yang telah diukur untuk tahun 2008. setelah itu level pada bagian monitoring dapat diisi bedasarkan posisi level pada angka performance. Untuk mengisi level di bagian monitoring, maka langkah yang digunakan adalah dengan menggunakan rumus interpolasi. Adapun rumus yang digunakan adalah sebagai berikut :
Berikut akan diberikan 2 contoh perhitungan untuk dapat dibedakan target perusahaan yang terletak di level 10 dan level 8.
Nilai x adalah level yang akan diisi di bagian monitoring. Untuk weight diisi dengan nilai bobot KPI I-1 terhadap perusahaan yang ada pada tabel 4.23 yaitu 0,0266. Nilai value merupakan perkalian antara level dan weight. Demikian setersusnya hingga bagian monitoring semua KPI terisi. Berikut adalah hasil perhitungan OMAX untuk seluruh stakeholder :
Tabel 3.4 Scoring OMAX Stakeholder Investor PT.Petrokimia Gresik
Tabel 3.6 Scoring OMAX Stakeholder Empploye PT.Petrokimia Gresik
Tabel 3.5 Scoring OMAX Stakeholder Customer PT.Petrokimia Gresik
Tabel 3.7 Scoring OMAX Stakeholder Supplier PT.Petrokimia Gresik
Tabel 3.8 Scoring OMAX Stakeholder Regulator PT.Petrokimia Gresik
Tabel 5.3 Daftar KPI yang masuk ke dalam kategorihijau
Dari table diatas, didapatkan nilai indeks total sebesar 8,313. Jika menggunakan Traffic Light System, maka dapat diambil kesimpulan bahwa kinerja PT. Petrokimia Gresik secara keseluruhan dapat dikatakan telah mencapai performa yang diharapkan. Dengan model OMAX dan Traffic Light System, dapat dilihat bahwa KPI pada PT. Petrokimia Gresik yang termasuk ke dalam kategori performa yang diharapkan, performa yang belum tercapai dan performa yang buruk sehingga perlu dilakukan tindakan perbaikan dan pencegahan. Adapun hasil pengkategorian berdasarkan model OMAX dan Traffic Light System dapat dilihat pada tabel 3.9 dan 3.10.
Tabel 5.2 Daftar KPI yang masuk ke dalam kategori kuning
Tabel 5.3 Daftar KPI yang masuk ke dalam kategori merah
Dari tabel 5.1, 5.2 dan 5.3 dapat diketahui bahwa KPI yang masuk dalam kategori hijau sebanyak 48 KPI sedangkan yang masuk kategori kuning sebanyak 6 KPI dan yang masuk aktegori merah sebanyak 1 KPI. Aspek kinerja yang masih berada dalam kategori kuning tersebut adalah Jumlah keluhan pelanggan, Pelayanan Pelanggan, Penyusunan Kurikulum Core Soft Competence, Lamanya Pembayaran, Indeks Kepuasan Masyarakat, Realisasi Anggaran Humas. Sedangkan aspek kinerja yang berada dalam kategori merah adalah Tingkat Ketersediaan Pupuk di Pasar, untuk itu perlu adanya perbaikan pada kinerja ini. 4. Ringkasan Rekomendasi Perbaikan Dari rekomendasi perbaikan 6 (Enam) KPI yang masih berada di kategori kuning dan merah, ada beberapa metode yang dapat diterapkan untuk peningkatan kinerja perusahaan yang telah ada ke arah yang lebih baik. Untuk KPI Jumlah keluhan pelanggan (C-2) dapat menggunakan konsep Customer Relationship Management (CRM). CRM ini memiliki konsep untuk menjalin hubungan yang lebih dekat dengan pelanggan. Pelanggan sebisa mungkin dilibatkan dalam sistem yang terjadi di perusahaan, sehingga pelanggan merasa dilibatkan dalam pembuatan keputusan yang diambil di perusahaan. Dengan menggunakan konsep CRM ini, perusahaan dapat memiliki hubungan yang lebih erat dengan pelanggan dan menjaga loyalitas mereka. Untuk KPI Tingkat ketersediaan pupuk di pasar (C-4), disarankan untuk dilakukan perbaikan dengan konsep Supply Chain Management (SCM). Konsep SCM ini diterapkan untuk perbaikan rantai pasokan dari perusahaan kepada intermediate customer yang dalam hal ini adalah distributor. Perbaikan rantai pasokan ini dapat
dilakukan dengan beberapa cara antara lain perbaikan pola distribusi yang ada. KPI Penyusunan Kurikulum Core Soft Competence (E-9) memerlukan perbaikan dalam hal teknologi sistem informasi yang sudah ada di perusahaan. Perbaikan dalam teknologi sistem informasi dilakukan untuk meningkatkan efisiensi waktu dan proses yang ada di perusahaan. Dengan adanya perbaikan teknologi sistem informasi, perusahaan dapat meningkatkan produktivitas kerja karena terjadinya peningkatan efisiensi waktu dan proses yang ada. Selain itu, dengan perbaikan pada teknologi sistem informasi yang ada, karyawan PT Petrokimia Gresik diharapkan untuk terbiasa untuk selalu berorientasi pada teknologi yang sesuai dengan perkembangan global saat ini. Untuk KPI Lamanya Pembayaran (S1) dan Realisasi Anggaran Humas (R-7), memerlukan perbaikan dengan saran perbaikan improvement budaya kerja yang ada. Improvement ini dapat dilakukan dengan perbaikan sistem birokrasi yang ada. Pada KPI S-1, perbaikan birokrasi dilakukan dengan menyederhanakan alur birokrasi pembayaran supplier yang kompleks. KPI R7 memerlukan perbaikan budaya kerja dalam penyusunan rencana program kerja Biro Hubungan Masyarakat agar lebih efektif dan efisien. Pada KPI Indeks Kepuasan Masyarakat (R-1), akan dilakukan perbaikan dengan peningkatan penerapan Corporate Social Responsibility (CSR) yang telah ada. CSR adalah upaya peningkatan kualitas komunitas di sekitar perusahaan sebagai tanggung jawab perusahaan. Dengan peningkatan CSR yang dilakukan perusahaan, akan terjadi peningkatan pula pada indeks kepuasan masyarakat. Dari hasil penelitian ini, disarankan kepada perusahaan untuk memasukkan hasil pengukuran ke dalam tinjauan manajemen (Management Review) yang dilaksanakan secara periodik oleh perusahaan dan dihadiri
oleh middle hingga top management, untuk memperbaiki sistem Management Review yang telah diterapkan sebelumnya oleh perusahaan. Hal ini karena hasil rekayasa sistem pengukuran kinerja perusahaan yang disarankan dengan menggunakan metode performance prism, lebih terintegrasi dan lebih mudah dipahami serta dapat diketahui performa perusahaan secara keseluruhan dimana hal ini sangat diperlukan oleh top management sebagai pembuat kebiijakan perusahaan. 5. Kesimpulan dan Saran Berikut ini adalah kesimpulan dari penelitian yang telah dilakukan: 1. Dengan metode Performance Prism, Pengukuran kinerja korporasi pada PT. Petrokimia Gresik, didapatkan indeks total dari perhitungan menggunakan metode Objectives matrix (OMAX) dan Traffic Light System sebesar 8,722. Dari 55 KPI yang ada, sebanyak 48 KPI yang masuk dalam kategori hijau dan 5 KPI yang masih berada dalam kategori kuning. Dan 1 KPI yang masuk dalam kategori merah. 5 KPI yang masih berada dalam kategori kuning antara lain adalah Jumlah keluhan pelanggan, Penyusunan Kurikulum Core Soft Competence, Lamanya Pembayaran, Indeks Kepuasan Masyarakat, Realisasi Anggaran. Sedangkan aspek kinerja yang berada dalam kategori merah adalah Tingkat Ketersediaan Pupuk di Pasar, untuk itu perlu adanya perbaikan pada kinerja ini. 2. Dalam pengukuran kinerja menggunakan metode Performance Prism, terintegrasi 5 stakeholder yaitu Investor dengan 14 KPI, Customer dengan 13 KPI, Employee dengan 11 KPI, Supplier dengan 9 KPI dan Regulator dengan 8 KPI. Total ada 55 buah KPI sebagai indikator kinerja PT. Petrokimia Gresik.
3. Rekomendasi perbaikan dilakukan dengan implementasi dan perbaikan metode pada 5 KPI yang berada dalam kategori kuning dan 1 KPI yang berada dalam kategori merah. Implementasi dan perbaikan metode tersebut antara lain dapat diterapkan pada konsep Supply Chain Management (SCM), Customer Relationship Management (CRM), Corporate Social Responsibility (CSR), dan perubahan budaya kerja perusahaan. Berikut ini adalah saran yangi dapat diberikan pada penelitian ini: 1. Disarankan kepada PT Petrokimia untuk melakukan pengukuran kinerja dengan menggunakan metode Performance Prism agar pengukuran kinerja tingkat korporasi dapat dilakukan. Metode Performance Prism ini tidak hanya dapat dilakukan pada tingkat korporasi saja tetapi pada setiap bagian kerja yang ada di perusahaan sampai dengan level terkecil. 2. Perlu dilakukan pula penambahan KPI sebagai indikator kerja yang mengacu pada identifikasi 5 (lima) faset Performance Prism yang telah dilakukan pada seluruh stakeholder. 3. Sistem pengukuran kinerja dengan mengunakan metode Performance Prism ini harus ditinjau secara periodik, agar variabel kinerja dan target KPI yang ada dapat disesuaikan dengan perkembangan terbaru, baik menyangkut perubahan lingkungan, persaingan usaha, regulasi pemerintah, tuntutan masyarakat, perkembangan kebutuhan pelanggan, perkembangan teknologi terbaru maupun perkembangan standar pencapaian kinerja dengan metode terbaru. 6. Daftar Pustaka Febriarso, P., Fitriadi R. Perancangan Sistem Pengukuran Kinerja dengan metode
Performance Prism Studi Kasus di Hotel X. Laporan Tugas Akhir, Jurusan Teknik Industri, Universitas Muhammadiyah Surakarta Johnson, C., 2006. “Introduction to the Balanced Scorecard and Performance Measurement Systems”. Balanced Scorecard for State-Owned Enterprises. Kaplan, R.S and Norton, D.P., 1996. “Translating Strategic into Action The Balanced Scorecard“, Harvard Business School Press, Boston, Massachussets Kusuma, W., Suwignjo, P., Vanany I., 2006. “Perancangan dan pengukuran kinerja dengan metode Performance Prism di PT KANGSEN KENKO INDONESIA cabang Surabaya“ Program Pascasarjana Bidang Keahlian Manajemen Operasional Program Studi Teknik Industri – Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya Neely,
A.D.,1999. “The performance revolution: why now and what next?”, International Journal of Operations & Production Management, vol. 19 no. 2, pp. 2058.
Neely, A.D., and Kennerly, M., 2000. Performance Measurement Frameworks -A Review, Centre for Business Performance, Cranfield School of Management, UK. Neely, A.D., and Adams, C.(a), 2000. Perpectives on Performances: The Performance Prism, Centre for
Business Performance, Cranfield School of Management, UK. Neely, A.D., and Adams, C.(b), 2000. The Performance prism Can Boost M & A Success, Centre for Business Performance, Cranfield School of Management, UK. Neely, A.D., and Adams, C.(c), 2000. The Performance Prism in Practice, Centre for Business Performance, Cranfield School of Management, UK. Supiah, Z., 2005. Perancangan Sistem Pengukuran Kinerja dengan metode Performance Prism studi kasus Pelayanan Gizi IRNA RSU Haji Surabaya. Laporan Tugas Akhir, Jurusan Teknik Industri, Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya. Suwignjo, P., 2000. “Sistem Pengukuran Kinerja: Sejarah Perkembangan dan Agenda Penelitian ke Depan”, Seminar Nasional Performance Measurement, 30- 31 Maret, Hotel Wisata Jakarta. Suwignjo, P., Budi S W., 2006. “Perancangan Pengukuran Kinerja Bisnis Unit dengan Performance Prism di PT. XYZ. Manajemen Industri, Magister Manajemen Teknologi - Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya Wibisono, D., 2006. Manajemen Kinerja : Konsep, Desain, dan Teknik Meningkatkan Daya Saing Perusahaan, Erlangga. Jakarta.
