ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM PEMESANAN ALAT TULIS KANTOR BERBASIS ONLINE DENGAN NOTIFIKASI

SNIPTEK 2016

ISBN: 978-602-72850-3-3

ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM PEMESANAN ALAT TULIS KANTOR BERBASIS ONLINE DENGAN NOTIFIKASI EMAIL Yesni Malau

Manajemen Administrasi Akademi Sekretari Manajemen Bina Sarana Informatika Jl. Jatiwaringin Raya No.18 Jakarta Timur [email protected]

ABSTRACTOffice stationery ordering system that had been running still using the conventional system, it is considered to hamper and become an obstacle in performing activities of daily work because some of the work will be delayed if the office supplies needed are not available. Building Systems Booking office stationery based online with e-mail notification can be the solution of problems of proficiency level, because the system is based on online will allow each department to file a request form, and with e-mail notification will speed up response to user on each request form are entered into the system. Keywords: email notification, request form, online-Based INTISARISistem pemesanan alat tulis kantor yang selama ini berjalan masih menggunakan sistem konvensional, hal ini dianggap menghambat dan menjadi kendala dalam melakukan kegiatan pekerjaan sehari-hari karena beberapa pekerjaan akan tertunda jika alat tulis kantor yang dibutuhkan tidak tersedia. Membangun Sistem Pemesanan alat tulis kantor berbasis online dengan notifikasi email dapat menjadi solusi dari permasalahan tesebut, karena dengan sistem berbasis online akan memudahkan setiap Departemen dalam mengajukan form request, dan dengan adanya notifikasi email akan mempercepat respon User atas setiap form request yang masuk ke dalam sistem. Kata Kunci : Notifikasi email, online

form request, Berbasis

PENDAHULUAN

Kebutuhan akan alat tulis kantor sebagai penunjang dalam melakukan pekerjaan menjadikan ketersediaan akan alat tulis kantor diupayakan selalu ada, sehingga kekurangan alat tulis kantor tidak menjadi hambatan dalam melakukan pekerjaan. Kendala dalam pengadaan alat tulis kantor yang selama ini terjadi adalah dimana sistem pengadaan dilakukan masih manual sehingga prosedurnya terkesan lama dan rumit. Setiap bulan, masing-masing Departement wajib mengajukan kebutuhan alat tulis kantor melalui form request yang ditujukan kepada Kepala Departemen, setelah Kepala Departemen memberikan persetujuan selanjutnya form request diserahkan ke Genaral Affair di Departemen HR untuk proses rekapitulasi, Hasil rekapitulasi form

request selanjutnya diserahkan ke Departemen Purchasing untuk dilakukan Purchase order ke Vendor. Prosedur yang panjang dan proses pengolahan data yang masih manual menjadi penyebab utama keterlambatan pengadaan alat tulis kantor di setiap Departeman, kondisi ini secara tidak langsung akan menghambat pekerjaan karena saat dibutuhkan ternyata alat kantor tersebut tidak tersedia. Sebagai solusi atas permasalahan tersebut adalah merubah sistem manual ke sistem komputerisasi dengan membangun sistem informasi berbasis online untuk kebutuhan request Alat Tulis Kantor serta mengaktifkan workflow sebagai Alert setiap proses pengajuan form request. Berikut ini adalah beberapa penelitian terkait sistem informasi alat tulis kantor yang pernah ada sebelumnya : 1. Penelitian yang dilakukan oleh Nugraha, dkk(2012) membahas tentang sistem pengelolaan alat tulis kantor (ATK) yang dilaksanakan secara manual, sehingga mengakibatkan lambatnya pembuatan laporan rencana pemakaian barang untuk pengajuan anggaran tahun yang akan datang, keterlambatan pemasokan barang-barang ATK ini secara tidak langsung mempengaruhi pekerjaan yang ada di masing-masing unit kerja. Penelitian dibuat dengan tujuan untuk membangun sistem informasi manajemen alat tulis kantor berbasis web untuk membantu mempercepat proses pelaporan penggunaan alat tulis dan mengurangi kesalahan informasi sehingga akan menghasilkan laporan yang dapat dipertanggungjawabkan. Berdasarkan hasil pengujian yang telah dilakukan membuktikan bahwa sistem informasi pengelolaan ATK berbasis web yang dibangun dapat berjalan dengan baik, hal ini ditandai dengan menu-menu yang ada dapat bekerja dengan semestinya, data yang dimasukkan ke dalam basis data tersimpan dengan baik, dan aplikasi update, insert, maupun select telah terhubung ke basis data dengan baik pula 2. Penelitian yang dilakukan oleh Rahayu, dkk (2015) membahas tentang masalah yang dihadapi user pada sistem persediaan alat tulis kantor (ATK) di Perguruan Tinggi Raharja dimana kurangnya dukungan sistem yang mampu mempermudah dalam mengambil keputusan untuk persediaan alat tulis kantor. Saat ini sistem persediaan alat tulis kantor masih menggunakan sistem semi komputerisasi, hal

Seminar Nasional Ilmu Pengetahuan dan Teknologi Komputer Nusa Mandiri

217

ISBN: 978-602-72850-3-3

SNIPTEK 2016

ini membuat proses pengelolaan data menjadi lambat, begitu pula saat penyediaan informasi saat dibutuhkan. Dengan adanya sistem informasi persediaan alat tulis kantor setiap transaksi yang terjadi setiap harinya secara otomatis digeneralisasi ke laporan dengan cepat dan akurat. Dengan kecepatan dan keakuratan informasi yang diterima bagian logistic perihal laporan stock barang menjadikan kemudahan untuk mengambil keputusan barang-barang ATK apa saja yang akan dibeli untuk persedian bulan berikutnya. Selain itu, kemudahan lainnya adalah dalam memenuhi permintaan barang setiap divisi perguruan tinggi raharja dapat direalisasikan karena stok barang tersedia.

BAHAN DAN METODE Analisa kebutuhan perangkat lunak merupakan proses pengumpulan kebutuhan yang dilakukan secara intensif untuk menspesifikasikan kebutuhan perangkat lunak agar dapat dipahami perangkat lunak seperti apa yang dibutuhkan oleh User. Spesifikasi kebutuhan perangkat lunak pada tahap ini perlu untuk didokumentasikan (Rosa dan Shalahuddin, 2013:29). Alat tulis kantor (office stationery) atau kadang-kadang disebut pelengkapan kantor (office supplies) adalah semua barang yang dikonsumsi dalam kegiatan seharihari dikantor seperti kertas,karbon,pena, staples dan amlop dengan kata lain alat tulis kantor adalah barang habis pakai untuk konsumsi dalam operasi sehari-hari (Rasto, 270 : 2015). Basis data adalah sekumpulan data yang saling berhubungan secara logis beserta deskripsinya, yang digunakan secara bersama-sama dan dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi di suatu tempat (Pahlevi : 2013 :1). Database Management System (DBMS) adalah sistem perangkat lunak yang memungkinkan pemakai untuk mendefinisikan, mengelola dan mengontrol akses ke basis data. DMBS yang mengelola basisdata relasional disebut dengan RelationshipmDBMS (Pahlevi : 2013 :13). Djuandi (2002:3) mendefinisikan bahwa: “SQL Server adalah sebuah sistem arsitektur terbuka yang memungkinkan para pengembang program memperluas dan menambahkan fungsi-fungsi ke dalam database tersebut”. Cox (2008:12) mendefinisakan bahwa ASP.net adalah kumpulan teknologi dalam Framework.NET untuk membangun aplikasi web dimanik dan XML Web Service. Dimana halaman ASP.net akan dijalankan di server selanjutnya akan dibuatkan halaman markup seperti HTML. WML atau XML yang dikirim ke browser desktop atau mobile. ASP.net merupakan komponen dari Internet

218

Information Service (ISS). ASP.net adalah komponen utama window yang membuat ISS dapat menjalankan aplikasi yang berbasiskan .net. Dalam memperoleh data yang dibutuhkan untuk penelitian ini penulis menggunakan metode : a. Observasi Melakukan pengamatan pada kegiatan pemesanan alat tulis kantor yang ada pada setiap departemen, sehingga data yang penulis butuhkan dalam penulisan ini dapat terpenuhi. b. Wawancara Melakukan tanya jawab terhadap User pelaksana pemesanan alat tulis kantor sehingga data dan kedala pada sistem berjalan dapat menjadi masukan dalam membuat solusi permasalahan. c. Studi Pustaka Menggunakan literatur yang berhubungan dengan tema penelitian yang dibuat penulis, literatur bersumber dari buku, jurnal, artikel dan sumber lainnya. Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif di bidang rekayasa perangkat lunak. Penelitian ini dilakukan dengan cara membangun suatu perangkat lunak (software) berupa sistem informasi pemesanan alat tulis kantor berbasis online dengan notifikasi email.

HASIL DAN PEMBAHASAN Sebagai solusi dari permasalahan dari uraian yang telah dibahas sebelumnya adalah dengan merubah sistem berjalan yang masih manual ke sistem komputerisasi dengan membangun sistem pemesanan alat tulis kantor berbasis online yang didukung dengan notifikasi email. Workflow pemesanan alat tulis kantor yang dideskripsikan sebagai berikut : 1. Staff atau User wajib melakukan login terlebih dahulu 2. Staff atau User masing-masing Departemen menginput secara online data alat tulis kantor yang dibutuhkan pada form request dengan memilih item alat tulis kantor yang tersedia pada tampilan halaman form request setelah itu langkah selanjutnya adalah melakukan complete request. 3. Selanjutnya Staff atau User akan melakukan Complete request pada form keranjang request atau chart, maka secara otomatis sistem akan mengirimkan notifikasi email kepada Kepala Departement. 4. Form request tersebut akan di approve oleh Kepala Departemen, sebelum melakukan proses approve pada form tersebut, Kepala Departement akan mengecek data pada form request, jika ada Item alat tulis kantor yang tertera pada form request tidak disetujui, maka Kepala Departemen dapat mengajukan proses koreksi. 5. Setelah Kepala Departemen melakukan proses approve pada form request alat tulis kantor,


SNIPTEK 2016 selanjutnya form request akan diteruskan ke Genaral Affair, dan saat Kepala Departemen melakukan proses approve, maka secara otomatis sistem akan mengirimkan notifikasi email kepada Genaral Affair 6. Genaral Affair akan melakukan approve setiap form request dari semua Departemen yang masuk di dasboard. Dan form request dari semua Departemen yang sudah di approve secara sistem akan diteruskan ke bagian Purchasing untuk selanjutnya dilakukan dilakukan Purchase order ke Vendor. Berikut ini adalah desain data model untuk menggambarkan bagaimana User dapat melihat data secara logik dalam sistem pemesanan alat tulis kantor berbasis online.

ISBN: 978-602-72850-3-3 Berikut ini adalah gambar tampilan program untuk analisa dan perancangan pemesanan alat tulis kantor berbasis online dengan notifikasi email. 1.

Tampilan Form Login Agar dapat mengakses semua menu yang ada di program maka User wajib melakukan login terlebih dahulu dengan memasukkan User Name dan password, Berdasarkan User Name dan password tersebut maka User hanya akan boleh mengakses data sesuai dengan hak akses yang telah ditentukan oleh Administrator, hal ini dilakukan untuk menjaga keamanan data serta untuk mengetahui rekam jejak dari semua transaksi yeng pernah dilaukan melalui program ini.

Sumber: Hasil desain(2016) Gambar 1. Desan Model Data

Sumber: hasil perancangan(2016) Gambar 3. Tampilan Form Login

Untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data dari objek-objek dasar yang mempunyai hubungan atau relasi antara objek tersebut akan digambarkan dalam bentuk Entity Relationship Diagram (ERD) berikut ini :

2.

Tampilan Form Dasboard Menu Utama Form Dasboard digunakan untuk menampilkan history dari permintaan alat tulis kantor dengan batasan bahwa hanya 15 form request terakhir yang akan ditampilkan pada program. Procurement Management adalah menu yang digunakan untuk mengakses menu berikutnya, mulai dari form Request, form Aprrovel sampai dengan report sesuai hak akses masing-masing User.

Sumber: hasil perancangan(2016) Gambar 2. Entity Relationship Diagram


219

ISBN: 978-602-72850-3-3

SNIPTEK 2016

Sumber: hasil perancangan(2016) Gambar 6. Tampilan Form Take Material Request Sumber: hasil perancangan(2016) Gambar 4. Tampilan Form Dasboard Menu Utama 3.

5.

Tampilan Form Request Alat Tulis Kantor Form Request hanya bisa diakses oleh User yang memiliki hak untuk melakukan request, di dalam Form Request tersedia semua item data alat tulis kantor yang dapat dipilih oleh User sesuai kebutuhan departemennya masing-masing. Master data dikelompokkan sesuai dengan kategori yang sudah ditentukan, dan ditampilkan dalam bentuk Page. Form terdiri dua bagian yaitu List product untuk menampilkan data master item alat tulis kantor secara keseluruhan dan Request Chart untuk menampilkan summary alat tulis kantor yang telah di request.

Tampilan Form Chart Request Form Chart Request berfungsi untuk menampilkan semua request User atas item yang sudah di request. Di dalam form ini User dapat melakukan koreksi atas item yang sudah di request. Untuk menghapus item User dapat menggunakan button delete dan untuk merevisi jumlah User dapat menggunakan button edit.

Sumber: hasil perancangan(2016) Gambar 7. Tampilan Form Chart Request 6.

Sumber: hasil perancangan(2016) Gambar 5. Tampilan Form Request 4.

Tampilan Form Take Material Request Form ini digunakan untuk menentukan jumlah atas item yang di request, User dapat memberikan jumlah quantity yang dibutuhkan untuk ditambahkan pada form chart request.

220

Tampilan Form Complete Request Form ini digunakan sebagai bagian akhir dari alur proses request kebutuhan alat tulis kantor, pada form ini akan ditampilkan informasi perusahaan, office dan departement sesuai dengan login User. Pada free text descreption user dapat menambahkan catatan atau informasi tambahan mengenai request yang diminta. Button Complete request digunakan untuk menyimpan data dan sistem akan melakukan pengajuan approve request ke Kepala Departement sesuai dengan struktur workflow yang sudah dibuat dan pada saat bersamaan akan mengirimkan alert system berupa notifikasi melalui email kepada Kepala Departement.


SNIPTEK 2016

ISBN: 978-602-72850-3-3

Sumber: hasil perancangan(2016) Gambar 10. Tampilan Form Approve Kepala Departement (HOD) Sumber: hasil perancangan(2016) Gambar 8. Tampilan Form Complete Request 7.

Tampilan Workflow Notifikasi Email Alert system akan dikirimkan secara otomatis ke struktur workflow kepada Departemen dan User, system akan memberikan informasi berkaitan dengan proses permintaan Alat Tulis Kantor dengan mengirimkan informasi melalui email.

9.

Tampilan Alert System untuk proses Approve Alert system akan dikirimkan untuk setiap proses approve

Sumber: hasil perancangan(2016) Gambar 11. Tampilan Alert System untuk proses Approve Sumber: hasil perancangan(2016) Gambar 9. Tampilan Workflow Notifikasi Email 8.

Tampilan Form Approve Kepala Departemen (HOD) Form ini hanya bisa diakses oleh User sebagai Kepala Departemen. Form ini memberikan informasi nomor document yang belum di approve dan informasi mengenai list alat tulis kantor yang diorder. Button Approve digunakan untuk melakukan approve jika request disetujui. Proses approve secara otomatis akan melanjutkan document dari dasboard Kepala Depertement kepada Departement Genaral Affair. Dan Button Corrected digunakan untuk pengajuan permintaan revisi atas form request, jika menekan button corrected maka form request secara otomatis akan dikembalikan ke User untuk proses perbaikan.

10. Tampilan Form Approve General Affair Pada Form Approve General Affair hanya ada button approve dan tidak teredia untuk button corrected. General Affair hanya dipebolehkan untuk proses approve sesuai dengan form request yang masuk dari masing-masing Departemen.

Sumber: hasil perancangan(2016) Gambar 12. Tampilan Form Approve General Affair


221

ISBN: 978-602-72850-3-3

SNIPTEK 2016

11. Tampilan Form Report Status Document Form report ini digunakan untuk menampilkan rekap data request Alat tulis kantor detail per nomor document per product.

request merupakan solusi dari permasalahan dan kendala dalam pemesanan alat tulis kantor selama ini terjadi. Dengan adanya notifikasi email maka User akan lebih cepat dalam memberikan respon terhadap form request alat tulis kantor yang masuk ke dalam sistem.

UCAPAN TERIMA KASIH Ucapan terima kasih kepada keluarga tercinta yang telah menjadi semangat dan inspirasi bagi penulis untuk terus melakukan yang terbaik dan ucapan terima kasih juga kepada semua pihak yang telah membantu penulis dalam penelitian ini.

REFERENSI Sumber: hasil perancangan(2016) Gambar 13. Tampilan Form Report Status Document Plant digunakan untuk menginformasikan plant, Departemen untuk memilih Departemen dan date digunakan untuk memilih range tanggal yang akan diproses.

Sumber: hasil perancangan(2016) Gambar 14. Tampilan Form Report Status Departemen KESIMPULAN Berdasarkan uraian yang telah disampaikan diatas dapat disimpulkan bahwa pembangunan pemesanan alat tulis kantor berbasis online untuk kebutuhan request alat tulis kantor dengan mengaktifkan workflow sebagai Alert setiap proses pengajuan form

222

Cox. Ken. (2008). ASP.NET 3.5 For Dummies. Published by Wiley Publishing, Inc. Indianapolis, Indiana Nugraha Wiria Deny. (2012). Membangun Sistem Informasi Pengelolaan Alat Tuis Kantor (ATK) Berbasis Web. Majalah Ilmiah Mektek ,Tahun XIV No.2, Mei 2012. Diakses dari http://jurnal.untad.ac.id/jurnal/index.php/Mekte k/article/view/1033/828 Djuandi.Feri. (2002). SQL Server 2000 Untuk Profesional. Jakarta : PT. Elek Media Komputinda Rahayu Sri, Nurhaeni Tuti, Rohmah dan Malidah. (2015). Sistem Persediaan Alat Tulis Kantor Sebagai Penunjang Pengambilan Keputusan Bagian Logistik di Perguruan Tinggi Raharja. CCIT Jurnal Raharja ISSN 1978-8282 Vol.8 No.2 – Januari 2015, Diakses dari http://raharja.ac.id/raharja_file/file_jurnal/file//8 020915.pdf Rasto. (2015). Manajemen Perkantoran Paradigma Baru. Bandung : Alfabeta Rosa A.S. dan M. Shalahuddin. (2013). Rekayasa Perangkat Lunak. Bandung: Informatika. Pahlevi Mirza Said. (2013) .Tujuh Langkah Praktis Pembangunan Basis Data. Jakarta : PT. Elex Media Komputindo


ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM PEMESANAN ALAT TULIS KANTOR BERBASIS ONLINE DENGAN NOTIFIKASI

Recommend Documents