ALL-CRM Gebruikershandleiding AC-EmailChecker
Author: Date: Version: Reference:
Shams Hadi 16-10-2012 v1.0
© 2012, All-CRM
1 Table of content 1
Table of content
2
2
Inleiding
3
3
Gebruikershandleiding
4
3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 4
Stap Stap Stap Stap Stap Stap
1 2 3 4 5 6
-
Database verbinding Selectie Resultaten Export Export – Geavanceerd Voltooid
4 4 5 7 9 10
Document
11
4.1 4.2
11 11
Document geschiedenis Disclaimer & Legal
Date: 17-10-2012
V 1.0
page 2 of 11
2 Inleiding Met AC-EmailChecker is het mogelijk om foutieve e-mail adressen filteren. Dit is op bedrijfsniveau als op persoonsniveau. Het is mogelijk om e-mail adressen direct te verwijderen of wijzigen. Ook is het mogelijk om alle foutieve e-mail adressen te exporteren voor toekomstige wijzigingen. AC-EmailChecker bespaart tijd want het haalt foutieve e-mail adressen uit het systeem. Doormiddel van ons gebruiksvriendelijke scherm is het gebruik van een ervaren database administrator niet nodig. Hierdoor stijgt productiviteit voor de organisatie als geheel. De plaatjes kunnen afwijken in de handleiding. AC-EmailChecker wordt zowel volledig Engels en Nederlands ondersteund. All-CRM levert ook een overkoepelend beheersprogramma. Met deze zo geheten Application Control Center (AC-ACC) is het mogelijk om alle All-CRM’s producten te beheren. Hier valt ook AC-EmailChecker onder.
Date: 17-10-2012
V 1.0
page 3 of 11
3 Gebruikershandleiding 3.1 Stap 1 - Database verbinding In dit scherm wordt het systeem verbinding vastgesteld. Dit scherm wordt niet getoond wanneer gebruik wordt gemaakt van AC-ACC. o Voer alle gevraagde gegevens in. o Klik vervolgens op de knop “Controleer”. o Klik bij een succesvol uitgevoerde test op “Next”. Plaats een vinkje achter het wachtwoord veld om het wachtwoord weer te geven.
3.2 Stap 2 - Selectie AC-EmailChecker controleert of het e-mail adres wel in orde is, het domein in orde is en of het e-mail adres wel bestaat. - De “Is het adres geldig” functie is aanbevolen voor de eerste controle. Deze functie controleert of het adres wel voldoet aan de juiste tekens. Zoals een “@” of een “.nl”. - De “Bestaat het domein” functie controleert wat alles achter het “@” is, wel bestaat. Deze controle duurt iets langer. - De “Bestaat het adres” functie stuurt een virtuele e-mail naar het adres dat gecontroleerd moet worden. Dit proces kan enige tijd duren en kan vals positieve resultaten opleveren.
Date: 17-10-2012
V 1.0
page 4 of 11
De geselecteerde controles worden uitgevoerd op de volgende entiteiten (= bedrijf en / of persoon). Bij het plaatsen van een vinkje op bedrijf, zal AC-EmailChecker de geselecteerde controles op elke zakelijke e-mail adressen uitvoeren. Bij het plaatsen van het vinkje op Persoon, zal AC-EmailChecker op zoek gaan naar foutieve persoonlijke e-mailadressen in het systeem. In SuperOffice is het mogelijk om selecties te maken, deze selecties worden getoond in “Selectie”. Deze selecties kunnen gebruikt worden voor nieuwsbrieven of andere dergelijke e-mails.
3.3 Stap 3 - Resultaten Het programma meldt zodra alle controles zijn afgerond. De resultaten worden weergeven in 5 verschillende kolommen. De geweigerde e-mail adressen zijn gebaseerd op de controles die geselecteerd zijn in het vorige scherm.
Date: 17-10-2012
V 1.0
page 5 of 11
De tellers, linksonder, tonen het aantal gecontroleerde bedrijven/personen Bijvoorbeeld 66/66 betekent dat er 66 e-mail adressen zijn gecontroleerd van de 66 e-mail adressen die moeten worden gecontroleerd. Het bovenste getal is voor bedrijf en het onderste getal is voor persoon. Vanuit dit scherm is het mogelijk om de entiteiten te wijzigen, verwijderen of exporteren voor toekomstige wijzigingen. Om e-mail adressen te verwijderen moeten eerst de rijen, met de te verwijderen e-mail adressen, worden geselecteerd. Nu wordt de knop verwijderen zichtbaar. Door op deze knop te klikken worden de geselecteerde rijen (en dus e-mail adressen) verwijdert. Om e-mail adressen te wijzigen moeten eerst de rijen, met de te wijzigen e-mail adressen, worden geselecteerd. Nu wordt de knop wijzig zichtbaar.
Date: 17-10-2012
V 1.0
page 6 of 11
3.4 Stap 4 - Export AC-EmailChecker kan bestanden maken die kunnen worden geïmporteerd in Microsoft Office Excel. Deze stap toont aan hoe dit werkt. 1. Klik op “Export” om de resultaten to exporteren naar een kladblok bestand.
2. Klik op de rechter muisknop op het kladblok bestand en selecteer open met: Microsoft Office Excel. De gegevens worden gecategoriseerd per kolom. Ook het kladblok bestand slepen naar Excel kan ook.
3. Als de geëxporteerde gegevens al verdeelt zijn over de kolommen A tot en met E, ga dan door naar stap 7. Als alle gegevens in de kolom A staan, en dus B, C, D en E leeg zijn, dan moeten ook de volgende stappen worden doorlopen.
Date: 17-10-2012
V 1.0
page 7 of 11
4. Klik op Data > Tekst naar kolommen. 5. Selecteer “Gescheiden” als wordt getoond in het scherm hiernaast.
6. Selecteer “Tab” en klik vervolgens op “Voltooien”.
7. Selecteer alle tabellen en dubbel klik de kolom breedte.
Date: 17-10-2012
V 1.0
page 8 of 11
3.5 Stap 5 - Export – Geavanceerd Het is ook mogelijk om de bestanden te importeren in SuperOffice. Deze stap vereist wel dat de geëxporteerde e-mail adressen moeten worden verwijderen met behulp van AC-EmailChecker.
(zie stap 3)
Start SuperOffice Administration. Ga naar het Import tab. Klik op het vergrootglas. Selecteer het importbestand in het installatie map.
Klik nu op het onderste vergrootglas. Selecteer het bestand dat u wilt importeren.
Voor presenterende doeleinden heeft de auteur “tested editing email.” gezet in 10 contacten.
Date: 17-10-2012
V 1.0
page 9 of 11
Na dat er op "Start" wordt geklikt laat SuperOffice zien wat en hoeveel records zijn toegevoegd of overgeslagen. Zoals te zien op de afbeelding. Aantal records toegevoegd aan tabel e-mail: 10.
3.6 Stap 6 - Voltooid Als alles verloopt volgens de gebruiksaanwijzing. Dan is het proces succesvol. Bij het zoeken naar “tested editing email.” heeft SuperOffice 10 records gevonden. De scherm aan de rechterkant toont welke.
Date: 17-10-2012
V 1.0
page 10 of 11
4 Document 4.1 Document geschiedenis Versie 1.0
Datum 16-10-2012
Auteur All-CRM
Aanpassingen Initial version
4.2 Disclaimer & Legal Alhoewel dit document met de grootste zorg is samengesteld kan het fouten bevatten of incompleet zijn. Er kunnen geen rechten aan dit document worden ontleend. De inhoud van dit document is vertrouwelijk van aard. Het wordt onder de nadrukkelijke voorwaarde van non-disclosure ter beschikking gesteld. The disclosed information is the (intellectual) property of All-CRM copying it or using it in any way other than the intended purpose of cooperation is a breach of copyrights and the agreement under which this document has been supplied. All rights reserved © 2012 All-CRM.
Date: 17-10-2012
V 1.0
page 11 of 11
