ALL-CRM Gebruikers handleiding AC-Docufilter release 2
Auteur: Datum: Versie: Reference:
GvB 21-11-2014 v2.1
© 2014, All-CRM
1 Inhoudsopgave 1
Inhoudsopgave
2
2
Document geschiedenis
3
3
Disclaimer & Legal
4
4
Inleiding
5
5
Integratie binnen de verschillende producten
6
5.1 5.2
6 7
6
SuperOffice In de module “Urenregistratie”
Gebruik van AC-DocuFilter release2 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5
Sorteren en openen van de getoonde informatie Tabblad Tasks/Doc Tabblad Projects Tabblad Sales Tabblad Info
Date: 21-11-2014
V 1.1
8 8 9 11 12 13
page 2 of 13
2 Document geschiedenis Versie 2.1
Datum 21-11-14
Date: 21-11-2014
Auteur GvB
Aanpassingen Initial version.
V 1.1
page 3 of 13
3 Disclaimer & Legal Alhoewel dit document met de grootste zorg is samengesteld kan het fouten bevatten of incompleet zijn. Er kunnen geen rechten aan dit document worden ontleend. De inhoud van dit document is vertrouwelijk van aard. Het wordt onder de nadrukkelijke voorwaarde van non-disclosure ter beschikking gesteld. The disclosed information is the (intellectual) property of All-CRM copying it or using it in any way other than the intended purpose of cooperation is a breach of copyrights and the agreement under which this document has been supplied. All rights reserved © 2014 All-CRM.
Date: 21-11-2014
V 1.1
page 4 of 13
4 Inleiding In SuperOffice staan alle activiteiten en documenten in een overzicht. SuperOffice biedt slechts beperkte mogelijkheden om deze informatie te filteren en te sorteren. ACDocufilter release2 lost deze beperkingen op. Daarnaast is het in AC-Docufilter release 2 mogelijk om in een overzicht zowel de activiteiten van het bedrijf zelf te zien, alsook de activiteiten die zijn geregistreerd op het moeder / dochter bedrijf. AC-DocuFilter release2 is geoptimaliseerd op snelheid, over het algemeen worden de resultaten (veel) sneller getoond dan in de voorgaande versie van AC-DocuFilter en ook sneller dan in SuperOffice zelf. AC-DocuFilter release2 kan in SuperOffice als tabblad op de bedrijfskaart worden toegevoegd. Daarnaast wordt AC-Docufilter release2 automatisch toegevoegd aan AC-TimeWriter, zodat ook binnen AC-Timewriter de functionaliteit van AC-Docufilter release2 beschikbaar is.
Date: 21-11-2014
V 1.1
page 5 of 13
5 Integratie binnen de verschillende producten
5.1 SuperOffice Binnen SuperOffice wordt AC-DocuFilter release2 als tabblad aan de bedrijfskaart toegevoegd. Zoals hierna is weergegeven
Op het moment dat het tabblad wordt geopend zal het openen met de laatst gebruikte instellingen. Natuurlijk wordt de inhoudelijke informatie ververst en wordt de informatie met betrekking tot het getoonde bedrijf getoond.
Date: 21-11-2014
V 1.1
page 6 of 13
5.2 In de module “Urenregistratie” Binnen de module “Urenregistratie” is AC-DocuFilter release2 achter de knop “Info” van de bedrijfsregel te vinden.
Door op de knop “Info” te klikken wordt een nieuw venster geopend waarin de module AC-DocuFilter wordt getoond.
Date: 21-11-2014
V 1.1
page 7 of 13
6 Gebruik van AC-DocuFilter release2
6.1 Sorteren en openen van de getoonde informatie In alle tabbladen kan de sorteervolgorde worden aangepast door op de naam / omschrijving van de betreffende kolom te klikken. Nadat voor de eerste keer op de kolomnaam is geklikt wordt de tabel oplopend gesorteerd op de inhoud van de betreffende kolom. Als nogmaals op dezelfde kolom wordt geklikt, wordt de tabel aflopend op de inhoud van de kolom geklikt. Detail informatie omtrent de inhoud van de betreffende regel wordt getoond door op het teken [∞] voor de regel te klikken. (Werkt niet in de urenregistratie module als deze op een tablet of telefoon wordt gebruikt.)
Het programma kent 4 tabbladen die hierna een voor een worden uitgewerkt en toegelicht.
Date: 21-11-2014
V 1.1
page 8 of 13
6.2 Tabblad Tasks/Doc Dit tabblad toont de in de basis soortgelijke informatie als het tabblad activiteiten van SuperOffice. Het is mogelijk met behulp van de instellingen de getoonde informatie te filteren. Dit kan met het hierna getoonde scherm:
Associate: Achter de tekst “associate:” wordt de lijst van medewerkers getoond. Alleen de medewerkers die activiteiten voor het bedrijf hebben uitgevoerd worden in de lijst getoond. Relation: Indien het bedrijf gekoppeld is aan een “moeder” bedrijf of zelf “dochters” heeft, kunnen ook die activiteiten in dit scherm worden getoond. Selecteer hiervoor de gewenste relatie uit de lijst die achter “Relation” wordt getoond. Alleen die relaties die in gebruik zijn voor het betreffende bedrijf worden getoond. Type: Achter “Type” staan alle activiteitomschrijvingen vermeld die in gebruik zijn bij het geselecteerde bedrijf. (zowel activiteiten die betrekking hebben op documenten als activiteiten die betrekking hebben op documenten.) Person: Achter “Person” staat de lijst met contactpersonen van het bedrijf (of gerelateerde bedrijven) waarmee contact (activiteiten) is geweest. Start en Eind: Het overzicht kan gefilterd worden op een aanvangs datum en eind datum. Deze worden hierachter ingesteld door de betreffende data in te voeren. De registratie is DD – MM – JJJJ. Bij de eerste start van het programma wordt automatisch een start en einddatum aangemaakt en ingevuld. Deze worden later niet meer aangepast. Show: Met behulp van de vinkboxen kan worden aangegeven welke informatie in het overzicht moet worden getoond: - “Task” toont alle activiteiten die zijn uitgevoerd voor het geselecteerde bedrijf, zoals bellen, bezoeken en dergelijke. -
“Doc” toont alle documenten en correspondentie die is gevoerd met het geselecteerde bedrijf. Bijvoorbeeld brieven en e-mails.
-
“Time” Toont de urenregistratie, dus alle bestede tijd aan activiteiten voor het geselecteerde bedrijf.
Date: 21-11-2014
V 1.1
page 9 of 13
Als dit vinkje is geplaatst worden geen documenten getoond, ook al is het vinkje documenten ook geplaatst! Voor het gebruik van de urenadministratie is aanvullende software beschikbaar. Show results Nadat een filter is ingesteld, wordt het geactiveerd en getoond nadat op de knop “Show results” is geklikt. Tevens worden de gebruikte instellingen vastgelegd, zodat als het programma opnieuw wordt gestart de laatst gebruikte instellingen weer worden gebruikt.
Date: 21-11-2014
V 1.1
page 10 of 13
6.3 Tabblad Projects Dit tabblad toont de in de basis soortgelijke informatie als het tabblad projecten van SuperOffice. Het is mogelijk de getoonde informatie aan te passen aan de behoefte door het aanpassen van de instellingen.
Associate: Achter de tekst “associate:” wordt de lijst van medewerkers getoond. Alleen de medewerkers die activiteiten voor het bedrijf hebben uitgevoerd worden in de lijst getoond. Relation: Indien het bedrijf gekoppeld is aan een “moeder” bedrijf of zelf “dochters” heeft, kunnen ook die activiteiten in dit scherm worden getoond. Selecteer hiervoor de gewenste relatie uit de lijst die achter “Relation” wordt getoond. Alleen die relaties die in gebruik zijn voor het betreffende bedrijf worden getoond. Type: Achter “Type” staan alle projectomschrijvingen vermeld die in gebruik zijn bij het geselecteerde bedrijf, of aan het bedrijf gelieerde bedrijven. Status: Achter “Status” staat de lijst met voor het betreffende bedrijf (of gerelateerde bedrijven) in gebruik zijnde project statussen. Show results Nadat een filter is ingesteld, wordt het geactiveerd en getoond nadat op de knop “Show results” is geklikt. Tevens worden de gebruikte instellingen vastgelegd, zodat als het programma opnieuw wordt gestart de laatst gebruikte instellingen weer worden gebruikt.
Date: 21-11-2014
V 1.1
page 11 of 13
6.4 Tabblad Sales Dit tabblad toont de in de basis soortgelijke informatie als het tabblad sales van SuperOffice. Het is mogelijk de getoonde informatie aan te passen aan de behoefte door het aanpassen van de instellingen.
Associate: Achter de tekst “associate:” wordt de lijst van medewerkers getoond. Alleen de medewerkers die activiteiten voor het bedrijf hebben uitgevoerd worden in de lijst getoond. Relation: Indien het bedrijf gekoppeld is aan een “moeder” bedrijf of zelf “dochters” heeft, kunnen ook die activiteiten in dit scherm worden getoond. Selecteer hiervoor de gewenste relatie uit de lijst die achter “Relation” wordt getoond. Alleen die relaties die in gebruik zijn voor het betreffende bedrijf worden getoond. Type: Achter “Type” staan alle Sale “soorten” vermeld die in gebruik zijn bij het geselecteerde bedrijf, of aan het bedrijf gelieerde bedrijven. Stage: Achter “Stage” staat de lijst met voor het betreffende bedrijf (of gerelateerde bedrijven) in gebruik zijnde verkoop fasen. Show results Nadat een filter is ingesteld, wordt het geactiveerd en getoond nadat op de knop “Show results” is geklikt. Tevens worden de gebruikte instellingen vastgelegd, zodat als het programma opnieuw wordt gestart de laatst gebruikte instellingen weer worden gebruikt.
Date: 21-11-2014
V 1.1
page 12 of 13
6.5 Tabblad Info Info is niet echt een tabblad. Als op de tab “Info” wordt geklikt wordt de tekst getoond die zich ook achter de “Paperclip” van de bedrijfskaart bevind. (Dit tabblad is vooral bedoeld om te gebruiken in combinatie met de module “Urenadministratie”, zonder SuperOffice.)
Date: 21-11-2014
V 1.1
page 13 of 13
