Algemene handleiding voor nieuwe actieve leden

Algemene handleiding voor nieuwe actieve leden Studievereniging A–Eskwadraat aangepast door Mirjam Hart, 2004 aangepast door Peter van de Werken, 2005 aangepast door Wouter Duivesteijn, 2007 aangepast door Arnoud Pastink, 2008 aangepast door Ines van Drie, 2010 aangepast door Hannah Tops, 2010 aangepast door Peter Boot, 2011 aangepast door Jolien Marsman en Eveline Visee, 2012

10 oktober 2012

1

Inleiding

Deze handleiding is bedoeld om je wegwijs te maken binnen A–Eskwadraat. Hoe alles precies gaat binnen de vereniging leer je waarschijnlijk het best in de praktijk, maar om je een beetje op weg te helpen volgt onderstaande informatie. Voor alles geldt: haal uit deze handleiding wat jou nuttig lijkt en wees niet bang om je eigen idee¨en toe te passen. Hulp vragen bij de wat meer ervaren leden is trouwens vaak de beste en snelste manier om aan meer informatie te komen. Wees niet bang om iets te vragen!

2

Studievereniging A–Eskwadraat

A–Eskwadraat is de studievereniging voor de studies Natuur- en Sterrenkunde, Wiskunde, Informatica en Informatiekunde. Het ledenaantal schommelt op dit moment rond de 1800 en daarmee behoort A–Eskwadraat tot de grootste studieverenigingen van Utrecht. Een nog leuker feit is dat A–Eskwadraat de grootste b`etavereniging van Nederland is! Het aantal actieve leden is op dit moment zo’n 180, deze 180 mensen zitten allemaal in een commissie. Het aantal mensen dat meedoet met A–Eskwadraatactiviteiten is een stuk groter.

3

Kamers

A–Eskwadraat heeft verschillende kamers in het BBL. Kamer 266 is de gezelligheidskamer. Hier kan je lunchen, een spel spelen, muziek luisteren, de krant lezen, enz. In deze kamer is tussen kwart voor negen en half zes altijd een bestuurslid aanwezig. Dit wordt de “kamerdienst” genoemd. Als je vragen hebt, kan je vaak het beste eerst naar het bestuurslid dat kamerdienst heeft gaan. Behalve bestuursleden zijn er ook koffie, thee, fris en versnaperingen aanwezig. De prijzen voor blikjes en snoep staan op de colakoelkast, het geld hiervoor kun je in de colakas gooien, naast de koelkast. De koffie en thee zijn gratis. Kamer 267 is de vergaderkamer. Als er geen vergadering plaatsvindt kun je hier ook gaan zitten om een spelletje te spelen. Ook staan in deze kamer vier zeer belangrijke kasten. De roze bestuurskast wordt gebruikt door bestuursleden, in deze kast staan onder andere belangrijke administratie en sleutels voor allerlei sloten. Ook staat er de oranje commissiekast. In deze kast wordt materiaal van commissies bewaard, bijvoorbeeld de

fluitjes van de Sportcommissie en de knutselspullen van de AxiCie. Mocht je dus spullen voor een commissie hebben die je een tijdje wil bewaren bij A–Eskwadraat, dan is deze kast de plaats om die spullen te bewaren. De groene kast is voor de commissiemappen. Veel commissies hebben een map waarin ze belangrijke papieren bewaren, waarschijnlijk heeft jouw commissie er ook ´e´en. Ook vind je hier veel mappen van vorige jaren als naslagwerk. Tenslotte staat er de blauwe kast welke als archiefkast dient. De archiefcommissie zorgt dat alle administratie van de afgelopen tien jaar hierin wordt bewaard. Kamer 268 is de werkkamer. Hier staan computers, waarop commissiewerk gedaan kan worden. In deze kamer staat ook de postvakjeskast. De meeste commissies hebben in deze kast een eigen postvakje waar de post binnenkomt. Verder vind je in de werkkamer een paar rode laatjes met daarin allerlei spullen die nuttig zouden kunnen zijn tijdens commissiewerk (pennen, nietmachines, plakband, gekleurd papier enzovoort) en zie je twee zwarte kasten, met enveloppen, papier en nog meer administratie. Kamer 238 is de boekverkoop. Elke middag kun je hier boeken en kaartjes voor activiteiten kopen. De boekverkoop is dagelijks geopend van 11:30 - 13:30 uur. In de eerste week van de periode zelfs van 10:30 14:15 uur! Naast deze kamers heeft A–Eskwadraat ook nog twee kelders. De ene kelder in het Wiskundegebouw wordt gebuikt deoor de BBCie, de borrelcommissie van A–Eskwadraat. De andere kelder bevindt zich in het BBL, K13. In deze kelder worden spullen bewaard die veel ruimte innemen of die maar heel af en toe gebruikt worden.

4

Commissies

A–Eskwadraat heeft veel verschillende commissies, het zijn er ongeveer 40. In elke commissie zit iemand van het bestuur. De taak van bestuursleden is anders dan die van de overige commissieleden. Hij of zij verzorgt het directe contact met het bestuur en zorgt ervoor dat de commissie goed loopt. Belangrijk is het om te weten dat ze in principe GEEN commissiewerk doen. Verder hebben de meeste commissies een voorzitter, een penningmeester, een secretaris en een paar andere functies die per comissie kunnen verschillen. Een voorbeeld van zo’n functie is PR-commissaris. De voorzitter zorgt dat er een vergadering wordt gepland en leidt de vergaderingen. Hij/zij let er op dat mensen hun taken op tijd en naar behoren uitvoeren. Ook is de voorzitter in principe verantwoordelijk voor het goed functioneren van de commissie. De secretaris heeft als taak de post (zowel in als uit) te verzorgen. Ook beheert de secretaris meestal het commissieaccount op het A–Eskwadraatnetwerk en de eerder besproken map in de werkkamer. Als een commissie geen secretaris heeft, wordt in overleg besloten wie de secretaristaken uitvoert. Dit kan dan ook rouleren. Het maken van de notulen tijdens een vergadering is duidelijk geen taak van de secretaris, dit rouleert meestal binnen de commissie. Wel zorgt de secretaris ervoor dat de notulen in de map zitten en op het account te vinden zijn. De penningmeester beheert de financi¨en van de commissie. Dit betekent dat hij/zij de financi¨ele situatie van de commissie in de gaten houdt. Concreet betekent dit dat de penningmeester een jaarbegroting, begrotingen voor activiteiten en na afloop van de activiteit een afrekening maakt. De begroting van activiteiten en grote financi¨ele handelingen moeten door het bestuur worden goedgekeurd. De PR-commissaris zorgt voor de promotie rondom activiteiten. Dit hangt vaak samen met het maken van posters. Posters zorgen voor bekendheid van een activiteit en zijn dus een belangrijk middel om ervoor te zorgen dat er mensen op je activiteit komen.

4.1

Het organiseren

Het organiseren van activiteiten is de kerntaak van veel commissies. In sommige commissies werk je toe naar ´e´en activiteit (Ouderdag, symposium), andere commissies gaan van activiteit naar activiteit (Sport, ExcurCie). Het organiseren van een activiteit gaat vaak volgens het volgende schema: Er wordt vergaderd over wat te doen en hierbij worden taken verdeeld (wie maakt posters, wie schrijft een stukje voor op de website, wie regelt het materiaal etc.). Per vergadering wordt er bekeken of alle taken

2

zijn uitgevoerd. Voor elke activiteit maakt de penningmeester samen met de rest van de commissie een begroting. Bij grotere activiteiten maakt de voorzitter met zijn commissie ruim van tevoren een planning, zodat het overzicht bewaard kan blijven. Bij de activiteit zelf is het de bedoeling dat de commissie volledig aanwezig is. In principe zijn er bij elke activiteit ´e´en of meer bestuursleden aanwezig. Waarschijnlijk is dit bestuurslid het lid uit je commissie. Na de activiteit is het werk nog niet afgelopen. Het is de bedoeling dat van kleine activiteiten binnen een week en van grote activiteiten binnen een maand een afrekening van de activiteit is gemaakt. Dit doe je, zodat je als commissie weet wat je hebt uitgegeven en zodat de penningmeester van de vereniging een goed overzicht heeft van de financi¨en van de vereniging.

4.2

Vergaderen

Vergaderingen zijn noodzakelijk voor een commissie. Tijdens de vergadering bespreek je wat je wil organiseren en hoe je dit wil organiseren. Voor de vergadering maakt de voorzitter een agenda waarin staat waarover je het gaat hebben in de vergadering. De volgende punten zie je vaak terug op een agenda: • Opening • Vorige notulen (deze worden besproken en fouten worden gemeld) • Mededelingen (hier kunnen mededelingen worden gedaan) • Post in/uit (alle inkomende en uitgaande post wordt behandeld) • Vergaderpunten (Dit zijn wisselende punten, elke vergadering anders) • W.V.T.T.K. (Wat Verder Ter Tafel Komt. Punten die tijdens de vergadering naar boven komen, worden hiernaartoe doorgeschoven) • Rondvraag (iedereen kan, als laatste, nog iets vragen of opmerken) • Sluiting Vergaderingen kun je opsplitsen in twee soorten, overdag vergaderen en ’s avonds vergaderen. Bij het vergaderen overdag bespreek je meestal alleen lopende zaken en (her)verdeel je de taken. Deze vergaderingen zijn meestal kort en redelijk strak. De tweede optie is ’s avonds vergaderen. Dit gaat vaak samen met gezamenlijk eten, wat zorgt voor een hoop gezelligheid en de mogelijkheid tot vrij lang vergaderen. Tijdens deze vergaderingen heb je dan ook de tijd om nieuwe plannen te ontwikkelen. Tijdens de vergadering worden er een hoop nuttige opmerkingen gemaakt. Om ervoor te zorgen dat deze informatie niet verloren gaat, wordt elke vergadering genotuleerd. Dit houdt in dat er ´e´en persoon (steeds een ander) is, die tijdens de vergadering notuleert wat er besproken wordt. Hierna worden de notulen netjes uitgewerkt en onder de commissieleden verspreid. Al met al verzamelt een commissie in de loop van de tijd flink wat papieren. Deze papieren kunnen bewaard worden in de commissiemap die in de werkkamer (BBL 268) staat. Hierdoor heb je alles netjes bij elkaar en kun je informatie altijd terugvinden. Soms staan er ook mappen van oude commissies in deze kamer, zodat je die als naslagwerk kunt gebruiken. Bijna iedere commissie heeft ook een postvakje (in de werkkamer). Alle post die binnenkomt wordt door de verenigingssecretaris verwerkt en verspreid onder de commissies. De secretaris zal de commissie mailen wanneer er post binnenkomt en deze poststukken in de juiste postvakken stoppen. Het is de taak van de secretaris van de commissie om deze bij te houden en te bespreken op de vergaderingen.

3

4.3

Verantwoordelijkheid

Het is natuurlijk erg leuk om met mensen die je zo leert kennen activiteiten te organiseren voor andere mensen. Bij het organiseren komen echter wel financi¨en en verantwoordelijkheid kijken ten opzichte van commissieleden, het bestuur, maar vooral: de vereniging. Als commissielid heb je verantwoordelijkheden, namelijk: • financieel: het verschilt nogal per activiteit hoeveel geld er omgaat in het gebeuren; sommige commissies hebben een behoorlijk grote omzet. • ten opzichte van medecommissieleden: veel van je commissieleden steken veel tijd en energie in commissiewerk. • ten opzichte van het bestuur: het bestuur houdt in de gaten hoeveel en wat voor soort activiteiten er door de commissies worden georganiseerd; zij weten wat er speelt en weten wat er (niet) mogelijk is. Zij verwachten leuke activiteiten en natuurlijk ook serieuzere zaken als afrekeningen. • Tenslotte: ten opzichte van de vereniging. Alle leden hebben contributie betaald en een aantal verwachten hier meer dingen voor terug dan alleen de boekverkoop. Deze vier punten klinken misschien gewichtig. Je hoeft echter alleen maar het volgende in je achterhoofd te houden: je hebt verantwoordelijkheden ten opzichte van een aantal groepen mensen, welke het dan ook op prijs stellen dat je je houdt aan je afspraken en aangeeft wanneer het helaas niet gaat lukken deze na te komen.

4.4

Handleidingen

Voor een aantal functies bestaan er aparte handleidingen, zoals voor de voorzitter, secretaris en penningmeester. Deze staan op de A–Eskwadraathomepage (www.A-Eskwadraat.nl/Handleidingen), maar je kunt ze ook aan het bestuurslid in je commissie vragen. Als je ´e´en van deze taken gaat vervullen, lees de desbetreffende handleiding dan aandachtig door. Hierin staan niet alleen de verwachtingen die A–Eskwadraat van je heeft bij het vervullen van de taak, maar ook praktische tips. Naast deze handleidingen worden er ook cursussen gegeven voor de functies, van praktijkvoorbeelden leer je natuurlijk veel meer dan van alleen een handleiding. Deze cursus volg je samen met mensen uit andere commissies met dezelfde functie. Een goede gelegenheid dus om je ervaringen te delen en informatie op te doen. Vraag aan het bestuurslid in je commissie wanneer er een cursus gaat komen.

5

Sponsoren

A–Eskwadraat haalt veel sponsoring binnen via de sponsorcommissie. Als commissielid merk je hier over het algmeen niets van. Voor kleine activieiten is het niet de bedoeling om aparte sponsoring binnen te halen. Hiervoor heeft de commissie een budget wat gebruikt kan worden. Voor grotere activiteiten kan er sponsoring mogelijk zijn. Mocht je sponsoring willen voor een activiteit neem dan altijd contact op met de SpoCie, de sponsorcommissie van A–Eskwadraat. Het is uitdrukkelijk NIET de bedoeling dat commissies zelf zomaar bedrijven aanschrijven, overleg altijd met de SpoCie. Er is een Manifest van de Sponsorcommissie, waarin informatie over sponsoring staat.

6 6.1

Publiciteit Publiciteitsmogelijkheden

Om voldoende deelnemers te krijgen is goede publiciteit nodig, bijvoorbeeld door mooie posters, je commissiehomepage en de A–Eskwadraatmailing. De regelmatig verstuurde A–Eskwadraatmailing wordt verzorgd 4

door Jolien Marsman van het bestuur (mail: [email protected]). Als er een stukje op de website over de activiteit staat, dan komt dit stukje ook in de activiteitenmailing. Op de website met handleidingen vind je ook een aantal handige documenten voor de promotie. Bijvoorbeeld een tutorial over Adobe Illustrator en Adobe Photoshop. Op www.a-eskwadraat.nl/ap vind je nog meer handige tips over waar je posters ophangt, waar posters aan moeten voldoen etc. Naast posters en een homepage is er natuurlijk ook de mondelinge reclame voor een activiteit. Dit is de effectiefste manier van reclame. Promoot bij je medestudenten en push ze om mee te doen aan activiteiten, want vaak is de reden voor een tekort aan deelnemers niet het tekort aan publiciteit, maar de binding van de potenti¨ele deelnemers met A–Eskwadraat. Jij kunt samen met je commissie zorgen dat mensen het leuk vinden om mee te doen aan activiteiten. Om vervolgens te zien dat je medestudenten hier plezier aan beleven, is waarschijnlijk nog wel het leukste van het organiseren.

6.2

Homepage

De homepage van A–Eskwadraat is www.A-Eskwadraat.nl. In principe heeft iedere commissie een eigen homepage, die door een van de commissieleden wordt bijgehouden. Het is leuk om aan te geven wie in de commissie zitten, wat de commissie doet en wanneer welke activiteiten zullen plaatsvinden/hebben plaatsgevonden. Het maken of bijhouden van je homepage gebeurt in HTML-code en kan zeer eenvoudig. Met een klein beetje kennis van HTML kun je via de Publisher op de website makkelijk je commissiepagina aanpassen. De Publisher is te vinden onder het kopje Service op de website van A–Eskwadraat.

7

Foto’s

Van veel activiteiten worden foto’s gemaakt. Op de website van A–Eskwadraat is er een plek waar je deze foto’s kunt plaatsen, namelijk op het FotoWeb (www.A-Eskwadraat.nl/fotoweb). Hier kun je de foto’s per activiteit plaatsen. De foto’s kunnen vervolgens ook nog ’getagd’ worden, waardoor je weet wie er op de foto stonden en waardoor je jezelf snel kan terugvinden op de foto’s. De ViCie is de commissie die FotoWeb beheert en veel foto’s van activiteiten maakt. Als je wilt dat de ViCie foto’s maakt op jouw activiteit, kun je ze mailen op [email protected].

8

Het Bestuur

Het bestuur van A–Eskwadraat Mariken Weijs Michael van den Hoogenband Janneke Hutter Lars van den Haak Remco de Koeijer Susan van Praag

bestaat dit collegejaar uit de volgende zes personen: Voorzitter Secretaris Penningmeester Commissaris Onderwijs Commissaris Extern Boekencommissaris

Zij vervullen de volgende taken binnen en buiten hun bestuurstaak: • De voorzitter zit de Algemene Vergadering (AV) voor, hij is de offici¨ele vertegenwoordiger van A–Eskwadraat naar buiten toe. Hij houdt binnen en buiten het bestuur het overzicht. Email:[email protected] • De secretaris doet de post in/uit, zij zorgt dus dat de post in de juiste (commissie)postvakjes terecht komt, zij is de AV-notulist en het aanspreekpunt voor andere verenigingen. Ook doet de secretaris het ledenbestand. Email:[email protected]

5

• De penningmeester (penny) doet de verenigingsgeldzaken. Hij maakt ook de afrekeningen van de vereniging. De commissiepenningmeesters hebben veel met hem te maken. Email:[email protected]. • De commissaris onderwijs is verantwoordelijk voor het contact met de universiteit (medewerkers en docenten). De commissaris Onderwijs is op de hoogte van wat er binnen de medezeggeschap speelt. Verder houdt zij zich bezig met arbeidsmarktori¨entatie. Email:[email protected] • De commissaris extern zorgt voor de sponsoring van de vereniging. Zij is voorzitter van de sponsorcommissie van A–Eskwadraat (SpoCie) en onderhandelt veel met bedrijven. Ook is zij contactpersoon voor de landelijke overleggroepen die betrekking hebben op de studies binnen A–Eskwadraat. Email: [email protected]. • De boekencommissaris verzorgt de studieboekenadministratie en bestellingen. Hij zorgt ervoor dat alle boeken in het systeem worden gezet en onderhoudt het contact met docenten en met NewBricks.nl (onze boekenleverancier). Email: [email protected].

9

Andere (actieve) leden, ’Who is Who’

De gegevens van alle leden staan in het ledenvolgsysteem “Who’s Who”. Je komt hier door in te loggen op het systeem van A–Eskwadraat en whoswho aan te klikken: (www.A-Eskwadraat.nl/whoswho). Dit mooie systeem zorgt dat je gemakkelijk gegevens van medecommissieleden op kunt zoeken (telefoonnummers en adressen zijn vaak heel handig als je wilt gaan vergaderen), en zorgt er ook voor dat alleen andere leden je gegevens kunnen zien. Verder hangt bij de telefoon in de gezelligheidskamer een lijst van telefoonnummers en emailadressen van de actieve leden. A–Eskwadraat heeft jaarlijks een aantal bedankjes in petto voor haar actieve leden waarvan jij dus ook gebruik mag maken! Het Actieve Leden Eten (ALE), dat wil zeggen gratis dineren op kosten van A–Eskwadraat, het Actieve Leden Weekend (ALW), een dag of twee dagen met andere actieve leden iets gezelligs doen en het Commissie Sport Toernooi (CST) waar commissies tegen elkaar strijden om de sportieve eer.

10

Algemene Vergadering (AV)

Zoals iedere andere erkende vereniging heeft ook A–Eskwadraat jaarlijks AV’s (Algemene Vergaderingen). A–Eskwadraat heeft per jaar ongeveer drie AV’s. Zoals de naam al zegt zijn deze voor alle leden, zowel actief als niet-actief en we willen je dan ook aanmoedigen om hiernaartoe te komen. In de A–Eskwadraat mailing wordt melding gemaakt van de datum van de eerstvolgende AV en ook op het web verschijnt een paar weken voor de AV bij de A–Eskwadraatagenda de datum van de AV. De agenda van de vergadering wordt ook bijtijds bekend gemaakt zodat je je mening over bepaalde onderwerpen kunt vormen en na kunt denken over zaken die je wilt aansnijden. De Algemene Vergadering is een goede gelegenheid om het bestuur eens aan de tand te voelen over de nodige zaken (dit wordt dus ook gedaan) en om zelf op de hoogte te worden gehouden over het een en ander. Verder is het de gelegenheid voor het bestuur om voorstellen van hun kant voor te leggen aan alle leden. Bij onenigheid over een onderwerp kan hierover gestemd worden. Onthoud dat er na de AV je wat te drinken wordt aangeboden door het bestuur.

11

Praktische zaken

afkortingen Zoals je wel hebt gemerkt worden begrippen al snel afgekort. Een aantal afkortingen die je misschien vaak zult horen zijn: ALE, ALW, AV, CST, BO, BV, BMW, BBL, IBA en Sysop. Het is 6

begrijpelijk als je ze niet meteen allemaal kunt onthouden. Ook als je met mensen aan het praten bent en ze gebruiken specifieke A–Eskwadraatafkortingen, vraag wat ze betekenen, dat schept veel duidelijkheid voor jezelf! declareren Als je geld uitgeeft ten behoeve van de vereniging uit je eigen portemonnee, kun je dit met een formuliertje declareren bij de hoofdpenningmeester. Belangrijk: Er wordt NIET uitbetaald zonder bonnetje! Overleg wel met het bestuurslid van je commissie voor je iets betaalt, zodat je duidelijkheid hebt of het wel een uitgave is die vergoed wordt. naslagwerken We hebben telefoonboeken, gouden gidsen, studiegidsen, (computer)handleidingen, woordenboeken, LaTeX-handleiding, almanakken, bestuursleden (Zeer handig!), etc. telefoon en fax Er zijn twee telefoons, ´e´en in de gezelligheidskamer en ´e´en in de werkkamer. Het A–Eskwadraat telefoonnummer is (030 253) 4499. Er hangt een lijst naast met handige telefoonnummers. Verder kun je gebruik maken van de fax bij het OSZ.

We hopen je regelmatig in de kamers tegen te komen en wensen je veel plezier bij A–Eskwadraat!

7