Algemeen Handleiding voor AccountView Windows

Algemeen Handleiding voor AccountView Windows

Een product van Visma Software BV

Copyright Alle rechten met betrekking tot de documentatie en de daarin beschreven software berusten bij Visma Software BV. Dit geldt ook voor eventuele aanvullingen of wijzigingen. Het gebruik van de in deze documentatie beschreven software is gebonden aan regels die worden omschreven in de licentiebepalingen. Reproductie van het materiaal, op welke wijze dan ook, is zonder voorafgaande schriftelijke toestemming uitdrukkelijk verboden. De informatie in deze documentatie kan zonder voorafgaande mededeling worden gewijzigd en impliceert geen enkele verplichting voor Visma Software BV.

Visma Software BV, AccountView, MyAccountView, AccountView Go, BusinessViews, BusinessModeller, BusinessDimensions, BusinessReporter, BusinessAlerter, SetupAnalyser, Controllers Desk, Samenstel-assistent zijn handelsmerken van Visma Software BV. De naam Visma en het Visma-logo zijn handelsmerken van Visma AS.

Microsoft, Visual FoxPro, SQL Server, Windows, Excel, Word, Outlook en .NET zijn geregistreerde handelsmerken van Microsoft Corporation.

Alle andere genoemde handelsmerken zijn eigendom van hun respectievelijke eigenaren.

Versie 9.4, juni 2014 © 2014

Visma Software BV

Inhoud 1. Over deze documentatie 1.1 Druk op F1 voor uitgebreide en actuele informatie 1.2 AccountView Cliënt-invoer, Solo, Team en Business 1.3 Structuur van de documentatie 1.4 Helpinformatie en productondersteuning 1.5 Symbolen en conventies

2. Instellingen en administraties 2.1 Functionaliteit instellingen en administraties 2.2 Werkwijze instellingen en administraties 2.3 Stamgegevens systeem vastleggen 2.4 Systeeminstellingen vastleggen 2.5 Persoonlijke instellingen vastleggen 2.6 Instellingen e-mail vastleggen 2.7 Systeembladwijzers vastleggen 2.8 Algemene opties gebruiken

3. Grootboek 3.1 Functionaliteit grootboek 3.2 Werkwijze grootboek 3.3 Stamgegevens grootboek vastleggen 3.4 Grootboekrapporten opvragen

4. Debiteuren en crediteuren 4.1 Functionaliteit debiteuren en crediteuren 4.2 Debiteur- en crediteurgegevens opvragen 4.3 Debiteur- en crediteurkaarten opvragen 4.4 Openstaande posten beheren 4.5 BTW-nummers verifiëren 4.6 Buitenlandse adressen invoeren 4.7 Brieven versturen 4.8 Betalingskorting gebruiken 4.9 Kredietbeperking gebruiken

5. Dagboeken 5.1 Functionaliteit dagboeken 5.2 Werkwijze dagboeken 5.3 Saldi invoeren

9 9 9 11 14 17

19 21 21 22 22 24 25 26 30

33 33 34 34 37

41 41 42 43 44 49 49 51 55 59

63 63 64 64

5.4 Openstaande posten afboeken 5.5 Correcties invoeren 5.6 Boekingsinformatie invoeren 5.7 Boekingen sneller invoeren 5.8 Batchverwerking gebruiken

6. Journaal 6.1 Functionaliteit journaal 6.2 Journaalregels zoeken 6.3 Journaalrapporten opvragen 6.4 Journaal- en grootboekrapporten vergelijken 6.5 Analyserapporten opvragen 6.6 Journaalrapporten opvragen - voorbeelden

7. Verslaglegging 7.1 Functionaliteit verslaglegging 7.2 Werkwijze verslaglegging 7.3 Het venster Verslaglegging 7.4 Financiële gegevens weergeven 7.5 Rapporten afdrukken in verslaglegging 7.6 Verslagmodellen aanmaken 7.7 Rubrieken aanmaken 7.8 Verslagmodelregels invoeren 7.9 Verslagmodellen controleren

8. Relatiebeheer 8.1 Functionaliteit relatiebeheer 8.2 Werkwijze relatiebeheer 8.3 Instellingen relatiebeheer vastleggen 8.4 Stamgegevens relatiebeheer vastleggen 8.5 Relatiebeheer gebruiken 8.6 Gepersonaliseerde mailingen versturen 8.7 Relatiebeheer onderhouden 8.8 Activiteiten op basis van offertes aanmaken

9. Customer Relationship Management 9.1 Functionaliteit CRM 9.2 Werkwijze CRM 9.3 Voorbeelden van verkooptrajectanalyse binnen CRM 9.4 Stamgegevens CRM vastleggen 9.5 CRM gebruiken 9.6 Voortgang van opportunities bewaken 9.7 Offertes op basis van opportunities aanmaken 9.8 Opportunities analyseren

66 71 74 78 80

83 83 84 84 86 87 87

91 91 92 92 93 99 99 102 105 109

111 111 112 113 113 120 123 127 130

133 133 134 135 136 139 141 141 143

9.9 Hulpmiddelen voor relatiegegevens 9.10 Documentkoppelingen centraal beheren 9.11 Stamgegevens met invoersjablonen toevoegen 9.12 E-mail uit Microsoft Outlook importeren als activiteit 9.13 Exporteren van activiteiten naar Microsoft Outlook 9.14 Exporteren van relaties naar Microsoft Outlook

10. Communication Service Online 10.1 Functionaliteit Communication Service Online 10.2 AccountView Contact 10.3 Werkwijze Communication Service Online 10.4 Instellingen Communication Service Online vastleggen 10.5 Stamgegevens Communication Service Online vastleggen 10.6 Communication Service Online gebruiken

11. Uitgebreide toegangsbeveiliging 11.1 Functionaliteit uitgebreide toegangsbeveiliging 11.2 Werkwijze uitgebreide toegangsbeveiliging 11.3 Overzicht rechtenstructuur 11.4 Standaardrollen en -gebruikers 11.5 Vereisten voor wachtwoorden 11.6 Uitgebreide toegangsbeveiliging in gebruik nemen 11.7 Instellingen uitgebreide toegangsbeveiliging vastleggen 11.8 Stamgegevens uitgebreide toegangsbeveiliging vastleggen 11.9 Toegang tot dagboeken beperken 11.10 Toegang tot administratiebestanden afschermen 11.11 Toegangsbeveiliging in andere administratie overnemen 11.12 Wachtwoord wijzigen door gebruikers 11.13 Gebruikerstoegang tijdelijk blokkeren 11.14 Tijdelijke gebruiker inloggen

12. Betalingsfiattering 12.1 Functionaliteit betalingsfiattering 12.2 Werkwijze betalingsfiattering 12.3 Stamgegevens betalingsfiattering vastleggen 12.4 Inkoopfacturen registreren 12.5 Inkoopfacturen controleren en fiatteren 12.6 Fiatteringshistorie inzien 12.7 Betalingen voor gefiatteerde inkoopfacturen invoeren 12.8 Andere fiatteringsmedewerker kiezen

13. Audit Trail 13.1 Functionaliteit Audit Trail 13.2 Werkwijze Audit Trail

144 148 150 153 156 156

159 159 159 159 160 161 164

165 165 166 167 171 172 173 173 174 181 182 182 183 183 184

185 185 185 186 188 189 190 190 191

193 193 193

13.3 Audit Trail activeren 13.4 Audit Trail opvragen 13.5 Audit Trail verwijderen 13.6 Bestaande Audit Trail importeren

14. Centraal stambestand 14.1 Functionaliteit centraal stambestand 14.2 Werkwijze centraal stambestand 14.3 Werkwijze centrale administratie 14.4 Werkwijze abonnee-administraties 14.5 Instellingen voor externe verzending en ontvangst vastleggen 14.6 Berichten naar abonnee-administraties sturen 14.7 Berichten in abonnee-administraties verwerken 14.8 Administraties tijdelijk uitsluiten van berichten 14.9 Werken met berichten

15. Layouts 15.1 Werkwijze layouts 15.2 Layouts ontwerpen 15.3 Layouts opvragen en aanmaken 15.4 Layouts in niveaus indelen 15.5 Layoutgegevens bewerken 15.6 Vaste gegevens invoeren 15.7 Variabele gegevens invoeren 15.8 Layouts opmaken 15.9 Layouts controleren 15.10 Layouts afdrukken 15.11 Layoutproblemen oplossen

16. Artikelen 16.1 Functionaliteit artikelen 16.2 Werkwijze artikelen 16.3 Artikelen in groepen indelen 16.4 Artikelgroepen aanmaken 16.5 Artikelen coderen en registreren 16.6 Artikelen aanmaken 16.7 Artikeletiketten afdrukken 16.8 Artikelcatalogus afdrukken

17. Facturering 17.1 Functionaliteit facturering 17.2 Werkwijze facturering 17.3 Instellingen facturering vastleggen 17.4 Stamgegevens facturering vastleggen

194 195 196 197

199 199 199 200 201 203 206 206 207 207

211 211 213 213 215 218 221 222 230 234 235 236

241 242 242 242 244 245 247 247 247

249 249 250 251 254

17.5 Factuurlayouts aanmaken 17.6 Factuurlayouts koppelen 17.7 Verkoopfacturen invoeren 17.8 Verkoopfacturen controleren 17.9 Verkoopfacturen verzamelen 17.10 Verkoopfacturen afdrukken 17.11 Verkoopfacturen elektronisch versturen 17.12 Verkoopfacturen achteraf journaliseren 17.13 Betalingskorting direct verrekenen 17.14 Verkooprapporten opvragen 17.15 Kopiedocumenten bekijken en beheren

18. E-invoicing 18.1 Werkwijze e-invoicing 18.2 Volgorde e-mailadressen bij e-invoicing

19. BusinessDimensions 19.1 Functionaliteit BusinessDimensions 19.2 Werkwijze subadministraties 19.3 Subadministraties opzetten en gebruiken 19.4 Stamgegevens subadministraties vastleggen 19.5 Subadministraties aan grootboekrekeningen en artikelen koppelen 19.6 Boekingen op subadministraties invoeren 19.7 Rapportage subadministraties 19.8 Eindejaarsverwerking subadministraties

20. BusinessModeller 20.1 Functionaliteit BusinessModeller 20.2 Velden toevoegen 20.3 Objecten toevoegen 20.4 Menu-opties toevoegen 20.5 Taakgerichte interfaces toevoegen

21. BusinessReporter 21.1 Functionaliteit BusinessReporter 21.2 Werkwijze BusinessReporter 21.3 Gebruikersrapporten aanmaken 21.4 Gebruikersrapporten opvragen 21.5 Gebruikersrapporten wijzigen 21.6 Gebruikersrapporten verbergen 21.7 Gebruikersrapporten verwijderen 21.8 Exportbestanden met BusinessReporter aanmaken 21.9 BusinessReporter voor gevorderden

254 255 257 263 264 265 266 268 269 271 271

273 274 274

275 275 276 277 282 285 288 290 292

293 293 293 296 299 301

305 305 306 306 312 312 312 312 313 315

22. BusinessAlerter 22.1 Functionaliteit BusinessAlerter 22.2 Werkwijze BusinessAlerter 22.3 Instellingen BusinessAlerter vastleggen 22.4 Gebruikersactiviteiten en alerts 22.5 Stamgegevens BusinessAlerter vastleggen 22.6 Alerts kopiëren 22.7 Alerts uitvoeren

23. Begrippenlijst Abonnee-administratie Activiteithoofdgebied Administratievaluta Administrator Basisvaluta Centrale administratie Extern opslagmedium Gebruikersgroep Gebruikersrapport Grootboekrekening Kenmerk Kostenplaats Layout Layoutgegeven Layoutsymbool Opportunity Peildatum Relatiebeheerfunctie Toegangsbeveiligingrol Verkooporder

Index

317 317 317 318 319 320 326 327

331 331 331 331 331 331 331 331 331 332 332 332 332 332 332 333 333 333 333 333 334

335

9

1. Over deze documentatie In deze documentatie wordt de werking van AccountView Business en Team besproken, inclusief alle uitbreidingsmodules. Met elkaar vormen deze modules een uitgebalanceerd systeem waarmee u een volledige administratie kunt bijhouden. In combinatie met de verschillende modules voor financiële administratie, handel, projecten, uren of accountancy kunt u met AccountView een op maat gesneden systeem voor uw bedrijf samenstellen. De gedrukte versie van deze documentatie bestaat uit meerdere delen. Globaal wordt de volgende indeling aangehouden:

• • • • • •

Installatie: informatie om AccountView te installeren, in te richten en in gebruik te nemen Algemeen: de basisfunctionaliteit van AccountView, en uitbreidingsmodules die niet tot een bepaalde modulegroep behoren Financieel: uitbreidingsmodules voor financiële administratie, telebankieren en automatische betalingen en incasso Handel: uitbreidingsmodules voor facturering, inkoop, voorraadbeheer, productie en webwinkels Projecten en uren: uitbreidingsmodules voor projectadministratie en -facturering, urenregistratie en declaraties Accountancy: uitbreidingsmodules voor accountants en administratiekantoren

Deze indeling wordt ook toegepast in de contextgevoelige helpinformatie (F1 / Help > Onderwerp ).

1.1 Druk op F1 voor uitgebreide en actuele informatie De beschrijving van de opties en velden vindt u niet in de gedrukte documentatie, maar in de helpinformatie. Op deze manier kunt u de informatie snel opvragen: u drukt op F1 in het venster of in het veld, en de beschrijving verschijnt. De gedrukte documentatie bevat dus de werkvolgorde en de achtergrondinformatie. De helpinformatie bevat daarnaast ook het naslaggedeelte: de gedetailleerde informatie per optie en veld. Met andere woorden: de gedrukte documentatie bevat het ‘hoe’, de helpinformatie bevat het ‘hoe’ en ‘wat’. De helpinformatie is niet alleen uitgebreider, maar vaak ook actueler. Zodra nieuwe informatie beschikbaar komt (bijvoorbeeld over nieuwe modules of een gewijzigde procedure) wordt die opgenomen in de helpinformatie. De gedrukte documentatie kan niet zo snel worden bijgewerkt als de helpinformatie. Vandaar dat wij u aanraden om zoveel mogelijk gebruik te maken van de helpinformatie. Zie ook: Helpinformatie en productondersteuning (14)

1.2 AccountView Cliënt-invoer, Solo, Team en Business In deze paragraaf worden de verschillen tussen AccountView Cliënt-invoer, Solo, Team en Business toegelicht.

AccountView Business AccountView Business is de meest uitgebreide uitvoering van AccountView. Het pakket bevat BusinessViews waarmee u uw eigen inrichting van AccountView kunt realiseren. U kunt dit pakket uitbreiden tot een onbeperkt aantal gebruikers, met alle modules van AccountView Team, en bovendien met:

• •

de business-modules BusinessModeller, BusinessDimensions en BusinessReporter, waarmee u AccountView kunt uitbreiden met uw branche- of bedrijfsspecifieke gegevens; de System Development Kit, waarmee u AccountView kunt aanpassen aan uw eigen wensen, of kunt inzetten als financieel-logistieke bouwstenen in uw eigen applicaties;

10 | Over deze documentatie

• •

de Integrated Test Facility, waarmee u uw aanpassingen automatisch kunt testen. Customer Relationship Management, voor uitgebreid marketing- en relatiebeheer, volledig toegesneden op complexe verkooptrajecten en omvangrijke bestanden.

AccountView Team AccountView Team is het meestgebruikte pakket. Het pakket bevat kostenplaatsen, vreemde valuta, wachtwoordbeveiliging en verslaglegging. U kunt dit pakket uitbreiden met alle beschikbare modules (met uitzondering van de modules genoemd onder AccountView Business) en tot maximaal vijf gebruikers. U kunt op elk moment, zonder verlies van gegevens en met behoud van uw investering, overstappen van Team naar Business.

AccountView Solo Naast AccountView Team en Business is er ook een pakket ontwikkeld dat is toegesneden op het kleinbedrijf: AccountView Solo. Het pakket bevat Autocodering, grootboek en subadministraties debiteuren en crediteuren. Het pakket is geschikt voor één gebruiker en maximaal vijf administraties, en kan worden uitgebreid met de volgende modules:

• • • • • •

Automatische betalingen Solo Inlezen bankmutaties Facturering Solo Agrarische subadministratie Cliënt-export en Cliënt-import (voor uitwisseling met uw accountant) COM Client Access Licence (voor het koppelen met andere pakketten)

Omdat dit pakket is afgeleid van AccountView Team, zijn de boekingsprincipes en de bedieningsprocedures gelijk. U kunt op elk moment, zonder verlies van gegevens en met behoud van uw investering, overstappen van Solo naar Team. Let op: AccountView Solo wordt alleen in Nederland geleverd.

AccountView Cliënt-invoer Naast AccountView Business, Team en Solo is ook AccountView Cliënt-invoer beschikbaar, een afgeslankte uitvoering die kan worden toegepast als de accountant over de module Centraal cliëntbeheer beschikt. Als cliënt moet u beschikken over een AccountView-licentie, die wordt beheerd door uw accountant. Verdere investeringen zijn niet nodig, een internet-aansluiting volstaat. De administratie wordt beheerd door de accountant. Hierdoor wordt AccountView-gebruikers veel werk uit handen genomen. De accountant zorgt immers voor installatie, updates en upgrades, backups, etc. Daarnaast neemt de accountant natuurlijk de meeste administratieve taken voor zijn rekening. Ook zorgt de accountant voor het afsluiten en aanmaken van boekjaren. Op deze specifieke gebieden hoeft de cliënt dus geen expertise op te bouwen. Accountants en cliënten werken in dezelfde AccountView-administraties. Dubbele invoer is niet aan de orde, en de accountant kan de administratie makkelijk controleren en bewerken. Als gebruiker kunt u op elk gewenst tijdstip uw boekingen invoeren en controleren, en eventueel aanvullende taken uitvoeren (voor zover mogelijk binnen uw licentie). U kunt taken en mededelingen snel uitwisselen met uw acountant met de ingebouwde berichtenuitwisseling.

Over deze documentatie | 11

1.3 Structuur van de documentatie Aan de meeste modules is een apart hoofdstuk gewijd. Sommige onderwerpen, die voor meerdere modules van belang zijn, worden daar behandeld waar ze het meest worden gebruikt. Voor elk onderwerp worden de handelingen beschreven die nodig zijn voor het uitvoeren van specifieke taken. In elk hoofdstuk komen de volgende onderwerpen aan de orde:

• • • •

de algemene functionaliteit; de werkwijze in het kort; de procedures voor het vastleggen van de instellingen en stamgegevens; de procedures voor het verrichten van bepaalde taken. Bij deze procedures wordt alleen aangegeven welke opties u moet kiezen, en in welke volgorde.

Waar vindt u welke module? Hieronder vindt u een overzicht van de belangrijkste optie(s) per module. De kolom Doc geeft aan in welke handleiding u de module kunt vinden: Algemeen, Financieel, Handel, Projecten en uren of Accountancy. Modules zonder handleidingcode vindt u in de helpinformatie, die u kunt opvragen met Help > Onderwerp . Module

Doc

Opties

Aanmaningen

Fi

Bestand > Debiteuren , Bewerken > Aanmaningen

Abonnementen

Ha

Bestand > Handel > Abonnementen

Accountants Toolkit

Ac

Bestand > Journaal , Rapporten > Chi-kwadraat / Rapporten > Cumulatief journaal / Rapporten > Negatieve kascontrole / Rapporten > Random getallen / Rapporten > Steekproef / Zoeken > Chi-kwadraat

AccountReporter

Ac

Document > Stamgegevens administratie > Rapportagetaxonomieën

Agrarische subadministratie

Fi

Document > Stamgegevens administratie > Vennoten

Artikeleenheden

Ha

Document > Stamgegevens administratie > Eenheden , Zoeken > Eenheden per artikel / Bestand > Handel > Artikelen

Artikelkaarten

Ha

Bestand > Handel > Artikelen , Rapporten > Artikelkaarten / Zoeken > Artikelkaart

Audit Trail

Al

Opties > Audit Trail

Automatische betalingen / Automatische incasso

Fi

Bestand > Debiteuren , Bestand > Financieel > Automatische incasso / Bestand > Crediteuren , Bestand > Financieel > Automatische betalingen

Automatische betalingen buitenland

Fi

Bestand > Crediteuren , Bestand > Financieel > Automatische betalingen

Baliefacturering

Ha

Rapporten > Baliefactuur

Betalingsfiattering

Al

Document > Stamgegevens administratie > Betalingsfiatteringen

Budgettering I / Budgettering II

Fi

Bestand > Financieel > Budgetten

Business Alerter I / Business Alerter II

Al

Document > Stamgegevens systeem > Alerts

BusinessDimensions

Al

Document > Stamgegevens systeem > Subadministraties

BusinessModeller

Al

Opties > Gebruikersvelden

BusinessReporter

Al

Rapporten > Gebruikersrapport aanmaken

Centraal cliëntbeheer

Ac

Document > Stamgegevens administratie > Cliëntadministraties

Centraal stambestand

Al

Document > Stamgegevens systeem > Berichten


Module

Doc

Opties

Cliënt-export / Cliënt-import

Ac

Bestand > Administraties , Document > Exporteren > Cliëntgegevens / Document > Importeren > Cliëntgegevens

Communication Service Nmbrs

Fi

Document > Posten uit AccountView Nmbrs ophalen / Document > Dagboekberichten importeren

Consolidatie / Consolidatie internationaal

Fi

Bestand > Administraties , Bewerken > Consolidatie

Contact Manager

Al

Bestand > Relatiebeheer > Bedrijven

Controllers Desk

Fi

Bestand > Verslaglegging

Customer Relationship Management

Al

Bestand > Relatiebeheer > Opportunities

Declaratiehistorie

Pr

Document > Stamgegevens administratie > Declaratiehistorie / Document > Stamgegevens administratie > Declaratiehistorie meerdere jaren

Dynamic Office

Ac

Bewerken > Dynamic Office > Invoegen

eCatalogus

Ha

Document > Stamgegevens administratie > Webcatalogi

Facturering / Facturering II

Al

Bestand > Handel > Verkoopfacturen

Fiattering

Ha

Bestand > Handel > Verkooporders , Bewerken > Verkooporders fiatteren / Bestand > Handel > Inkooporders , Bewerken > Inkooporders fiatteren

G-rekening

Fi

Bestand > Crediteuren > F6 , Bestand > Dagboekbladzijden > F6 , Bestand > Debiteuren > F6

Goederenuitgifte

Ha

Bestand > Handel > Uitgifte-opdrachten

IFA Workflow / IFA Scanning

Fi

Document > Stamgegevens administratie > IFA-documenten / Document > Stamgegevens administratie > IFA-workflow / Zoeken > IFA-document opvragen , Rapporten

Initiële cijferbeoordeling

Ac

Rapporten > Analyserapporten > Cijferbeoordeling , Document > Status bepalen door controles

Inkoop I

Ha

Bestand > Handel > Inkooporders

Inkoop II

Ha

Bestand > Handel > Artikelen , Zoeken > Leveranciers per artikel

Inkoophistorie I / Inkoophistorie II / Inkoopanalyse

Ha

Bestand > Handel > Artikelen , Document > Stamgegevens administratie > Artikelhistorie , Rapporten

Inlezen bankmutaties

Fi

Bestand > Dagboekbladzijden , Bestand > Financieel > Bankafschriften

Intercompanyboekingen

Ac

Bestand > Administraties , Bewerken > Intercompanyboekingen aanmaken

Intrastat

Ha

Bestand > Administraties , Rapporten > Intrastat-aangifte

Kostenverdeel I / Kostenverdeel II

Fi

Document > Stamgegevens administratie > Verdeelsleutels

Kredietinformatie Graydon

Fi

Document > Kredietinformatie ophalen

Magazijnlocaties

Ha

Document > Stamgegevens administratie > Magazijnen

Multicliënt telebankieren / Multirekening telebankieren

Ac

Document > Stamgegevens systeem > Multicliënt-telebankbladzijden

Multi-Year Financials

Fi

Document > Stamgegevens administratie > Journaalhistorie meerdere jaren Bestand > Administraties , Document > Importeren > Importdefinitie aanmaken > Mutaties / Document > Stamgegevens systeem > Importdefinities

Mutatie-import Offertes

Ha

Bestand > Handel > Offertes

Orderinkoop

Ha

Document > Stamgegevens administratie > Concept-bestellingen


Module

Doc

Opties

Periodieke boekingen

Al

Bestand > Dagboekbladzijden > F6 , Document > Journaalpost overnemen

Productiestuklijsten

Ha

Bestand > Handel > Productieorders

Projecten / Uitgebreide projectbudgettering

Pr

Bestand > Projecten en uren > Projecten

Projecten onderhanden werk I / Projecten onderhanden werk II

Pr

Document > Projectresultaten overboeken , Rapporten

Projectfacturering

Pr

Document > Declaratievoorstellen aanmaken

Projecthiërarchie

Pr

Bestand > Projecten en uren > Projectgroepen

Projectinkopen

Pr

Zoeken > Projectcalculatie , Document > Inkooporders aanmaken

Projectoffertes

Pr

Bestand > Projecten en uren > Offertes

Projectvoorschotten

Pr

Bestand > Projecten en uren > Projecten , Document > Voorschotten declareren

Prijsafspraken I

Ha

Document > Stamgegevens administratie > Prijslijsten / Document > Stamgegevens administratie > Staffels

Samengestelde artikelen

Ha

Document > Stamgegevens administratie > Artikelsamenstellingen

Samenstel-assistent I / Samenstel-assistent II

Ac

Opties > Statusoverzicht controles Bestand > Administraties , Document > Importeren > Importdefinitie aanmaken > Stamgegevens / Document > Stamgegevens systeem > Importdefinities

Stamgegevens-import Transitorische posten

Fi

Bestand > Dagboekbladzijden > F6 , Bewerken > Dagboekregel > Transitorische post

Uitgebreide artikelomschrijving

Ha

Document > Stamgegevens administratie > Uitgebreide artikelomschrijvingen

Uitgebreide kostenanalyse

Fi

Document > Stamgegevens administratie > Kostensoorten

Uitgebreide toegangsbeveiliging I / Uitgebreide toegangsbeveiliging II / Uitgebreide toegangsbeveiliging III

Al

Document > Stamgegevens systeem > Toegangsbeveiligingrollen

Uitgebreide vreemde valuta

Fi

Document > Stamgegevens administratie > Valutacodes

Uitwerken kolommenbalans

Ac

Bestand > Verslaglegging

Urenhistorie

Pr

Document > Stamgegevens administratie > Urenhistorie , Rapporten

Urenregistratie

Pr

Bestand > Projecten en uren > Urenregistratie

Uren en Declaraties I / Uren en Declaraties II

Pr

Document > Declaratievoorstellen aanmaken

Vaste activa I / Vaste activa II

Fi

Bestand > Vaste activa

Vennotenadministratie

Ac

Document > Stamgegevens administratie > Vennotenadministraties

Verkoopadvisering

Ha

Document > Stamgegevens administratie > Artikelrelaties

Verkoophistorie I / Verkoophistorie II / Verkoopanalyse

Ha


Verkoopinformatiesysteem

Al

Bestand > Relatiebeheer > Bedrijven , Document > Mailing (Samenvoegbrieven) / Verkoophistorie / Inkoophistorie

Verkooporders

Ha

Bestand > Handel > Verkooporders

Voorraad

Ha

Bestand > Handel > Voorraadbladzijden


Module

Doc

Opties

Voorraadbeheer

Ha

Bestand > Handel > Artikelen > F6 > Bestel / Bestand > Handel > Artikelen , Bewerken > ABC-analyse / Bestand > Handel > Artikelen , Document > Inventarisatieopdracht aanmaken

Voorraadhistorie I / Voorraadhistorie II / Voorraadanalyse

Ha


Voorraadwaardering

Ha

Opties > Instellingen > Administratie > Handel > Voorraad , Voorraadwaardering

XBRL/SBR

Ac

Document > Stamgegevens administratie > Taxonomie-elementen

Tabel 1.1. Opties per module.

1.4 Helpinformatie en productondersteuning De gedrukte documentatie bevat de informatie die nodig is om AccountView te installeren en te gebruiken. Uitgebreide informatie vindt u in de helpinformatie. Hierin vindt u informatie over AccountView Business, Team en Solo en alle uitbreidingsmodules. Daarnaast biedt de website van Visma Software actuele informatie en uitgebreide productondersteuning.

Helpinformatie opvragen Het helpsysteem heeft een modulaire opbouw; de aangeboden informatie is steeds gerelateerd aan een bepaald onderwerp of een bepaalde module. Zo is bijvoorbeeld alle informatie over het factureringsproces te vinden onder ‘Facturering’. De indeling van de helpinformatie komt overeen met de indeling van de gedrukte documentatie, met als verschil dat de helpinformatie meer hoofdstukken bevat en altijd actueler is. Druk op F1 om de helpinformatie op te vragen. Het helpsysteem van AccountView is contextgevoelig. Dit houdt in dat, waar u in AccountView ook op F1 drukt, de gepresenteerde informatie altijd afhankelijk is van het veld of venster dat op dat moment actief is. Zo kunt u in alle invoervelden van AccountView het helpsysteem raadplegen om te achterhalen welke gegevens u kunt invoeren. Is het helpsysteem eenmaal actief, dan kunt u door de helptekst bladeren om informatie op te zoeken over procedures waarin de optie of het veld voorkomt, of om informatie te zoeken over andere onderwerpen.

Het helpsysteem gebruiken U kunt de helpinformatie op verschillende manieren opvragen.

U hebt een vraag over een bepaald onderwerp? U vraagt het trefwoordenregister van de helpinformatie op. Dubbelklik op het trefwoord waar u meer over wilt weten om de helpinformatie op te vragen. Als er meer dan één bijbehorend onderwerp is, verschijnt er een venster waarin u een onderwerp kunt kiezen. Voorbeeld: “Hoe kan ik een backup maken van een administratie?” 1.

Kies Help > Index .

2.

Voer ‘Backups maken’ in en druk op Enter.

3.

Er wordt een overzicht van alle relevante helpinformatie gegeven.

4.

Druk op Enter om de helpinformatie te tonen.

5.

U krijgt informatie over het maken van een backup.


Als u de inhoudsopgave (tab Inhoud / Contents) kiest, ziet u in welk deel van de helpinformatie het getoonde onderwerp staat. U kunt op deze manier snel meer informatie over gerelateerde onderwerpen terugvinden. Let op: U kunt met Help > Index ook alle menu-opties van AccountView terugvinden, bijvoorbeeld als u meer informatie wilt over de menu-optie Document > Organiseren > Administratie .

U hebt een vraag over een veld of menu-optie? U vraagt contextgevoelige helpinformatie op (F1). In vrijwel alle gevallen verschijnt een beschrijving van het veld of de optie waarin u bezig bent. Daar vindt u vaak ook hyperlinks naar onderwerpen waarin de optie voorkomt. Mocht er geen gedetailleerde beschrijving beschikbaar zijn, dan kunt u de inhoudsopgave (tab Inhoud / Contents), het trefwoordenregister (tab Index) of de zoekfunctie (tab Zoeken / Search) gebruiken om de informatie te vinden die u zoekt. Voorbeeld: “In de stamgegevens van mijn debiteur staat een veld Zoekcode, waar kan ik dat voor gebruiken?” 1.

Kies Bestand > Debiteuren .

2.

Kies Bewerken > Stamgegevens of druk op F6.

3.

Plaats de cursor in het veld Zoekcode.

4.

Kies Help > Onderwerp of druk op F1.

5.

U krijgt informatie over het gebruik van het veld Zoekcode.

U wilt weten wat een bepaald woord betekent? In de begrippenlijsten zijn omschrijvingen van belangrijke woorden opgenomen. Elke handleiding in PDF- of gedrukte vorm bevat een begrippenlijst. Die vindt u achterin, net voor de index. Daarin staan echter alleen begrippen die voor de onderwerpen van die handleiding relevant zijn. De helpinformatie bevat een volledige begrippenlijst waarin de begrippen uit alle handleidingen zijn verzameld. Zo zoekt u de betekenis van een woord op in de volledige begrippenlijst: 1.

Kies Help > Onderwerp of druk op F1.

2.

Klik op Begrippenlijst. Deze staat onderaan in de tab Inhoudsopgave / Contents.

3.

De opgenomen begrippen staan op alfabet. Klik op het woord dat u zoekt.

U wilt in de helpinformatie zoeken? Met Help > Zoeken vraagt u de zoekfunctie van de helpinformatie op. In het zoekveld kunt u een of meer zoektermen invoeren. Kies daarna de knop Onderwerpen zoeken (List Topics) om de bijbehorende onderwerpen op te vragen. Selecteer ten slotte een onderwerp en druk op Enter, of kies de knop Weergeven (Display). Zie ook: Documentatie afdrukken (16)

Door de helpinformatie bladeren Het is belangrijk om het verschil tussen de bladerknoppen te kennen:


•

•

De knoppen Vorige / Back en Volgende / Forward boven in het venster Het helpsysteem onthoudt de onderwerpen die u hebt bekeken. Klik op Back om terug te gaan naar het onderwerp dat u hiervoor bekeek. Gebruik deze knop bijvoorbeeld als u een hyperlink hebt gevolgd, en terug wilt gaan naar het oorspronkelijke onderwerp, waar de hyperlink stond. Als u Vorige / Back hebt gebruikt, kunt u Volgende / Forward gebruiken om dat weer ongedaan te maken. Als u in het rechterdeel van het venster hebt geklikt, kunt u ook de toets Backspace in plaats van de knop Vorige / Back gebruiken. De links Vorige en Volgende onder de onderwerptitels in het rechterdeel van het venster De helpinformatie is geordend in de volgorde die u in de inhoudsopgave ziet. Klik op deze links om heen (Volgende) of terug (Vorige) te bladeren in de huidige paragraaf, waarmee u dan het voorgaande of volgende onderwerp van dezelfde paragraaf opvraagt. U bladert als het ware door het boek. In de inhoudsopgave kunt u ook de pijltoetsen gebruiken om door de helpinformatie te bladeren: • Pijl omhoog / Pijl omlaag: ga naar het vorige of volgende onderwerp dat zichtbaar is in de inhoudsopgave • Pijl rechts: klap het huidige onderwerp open, en toon de ‘onderliggende’ onderwerpen; als het onderwerp al is opengeklapt: ga naar het eerste ‘onderliggende’ onderwerp • Alt+[*] op het numerieke toetsenbord: klap het huidige onderwerp en alle ‘onderliggende’ onderwerpen open • Pijl links: klap het huidige onderwerp dicht, waardoor de ‘onderliggende’ onderwerpen niet meer worden getoond; als het onderwerp al is dichtgeklapt: ga naar het ‘bovenliggende’ onderwerp • Enter: toon het geselecteerde onderwerp in het rechterdeel van het venster

Hyperlinks volgen In de helpinformatie kunt u hyperlinks tegenkomen naar andere onderwerpen. Zo kunt u snel informatie opvragen die met een onderwerp samenhangt. Hyperlinks zijn onderstreept en worden getoond in een afwijkende kleur. Klik op de hyperlink om de informatie op te vragen. Als er meerdere hyperlinks mogelijk zijn, verschijnt het venster Gevonden onderwerpen / Topics Found. Selecteer een onderwerp en druk op Enter (of kies de knop Weergeven / Display).

Documentatie afdrukken U kunt de helpinformatie afdrukken, of u kunt de informatie afdrukken die in de handleiding staat.

U wilt helpinformatie afdrukken? In de helpinformatie zijn de afdrukmogelijkheden beperkt, maar u kunt meerdere onderwerpen in één keer afdrukken. Selecteer in de inhoudsopgave het onderwerp dat u wilt afdrukken, en druk op Enter. Het onderwerp wordt getoond. Klik daarna op Afdrukken / Print om het onderwerp af te drukken. U kunt er nu voor kiezen om alleen het getoonde onderwerp af te drukken (Het geselecteerde onderwerp afdrukken / Print the selected topic), of om ook alle ‘onderliggende’ informatie af te drukken (De geselecteerde koptekst en alle onderliggende onderwerpen afdrukken / Print the selected heading and all subtopics). Bij het afdrukken wordt gebruik gemaakt van de Extra>Afdrukken>Pagina-instelling (Tools>Print>Page Setup) van Internet Explorer. Dit geldt ook voor kop- en voetteksten (header en footer). Als u de velden Koptekst (Header) en Voettekst (Footer) leegmaakt, worden er ook geen kop- en voetteksten afgedrukt als u helpinformatie van AccountView afdrukt.


Pas op: Bij het afdrukken van één onderwerp kunnen de marges onjuist worden geplaatst omdat de help-programmatuur van Microsoft geen rekening houdt met de printermarges. U kunt dit oplossen door het helpvenster niet te maximaliseren, maar het wel zo groot te maken dat u alles kunt zien wat u wilt afdrukken (bijvoorbeeld schermafbeeldingen). Vervolgens drukt u de informatie niet staand (portrait) maar liggend (landscape) af. Het afdrukken gaat overigens ook niet goed als u dit vanuit de index-tab of de zoek-tab doet. Ook dit wordt veroorzaakt door fouten in de help-programmatuur van Microsoft. In het algemeen raden we u dan ook aan om altijd eerst het onderwerp in de inhoudsopgave te selecteren, en bij het afdrukken altijd voor de tweede mogelijkheid te kiezen (De geselecteerde koptekst en alle onderliggende onderwerpen afdrukken / Print the selected heading and all subtopics). U kunt de uitvoer dan nog beperken met het paginabereik in het afdrukvenster van de printer. Voorbeeld: Als u het onderwerp ‘Werken met AccountView’ selecteert en alle ‘onderliggende’ informatie afdrukt, drukt u een heel hoofdstuk af. Als u het onderwerp Bestand > Grootboek > F6 selecteert en alle ‘onderliggende’ informatie afdrukt, drukt u de optiebeschrijving en alle bijbehorende veldbeschrijvingen af. In beide gevallen kunt u in het afdrukvenster de beginen eindpagina invoeren om de uitvoer te beperken.

U wilt handleidinginformatie afdrukken? Kies Help > PDF-handleiding om een AccountView-handleiding op te vragen in het formaat Adobe Acrobat Portable Document Format (PDF). In PDF kunt u makkelijk één of meer hoofdstukken tegelijk afdrukken. Deze gedrukte documentatie in digitale vorm bevat de werkvolgorde en de achtergrondinformatie. Het naslaggedeelte (de gedetailleerde informatie per optie en veld) staat alleen in de helpinformatie. Bovendien kan de gedrukte documentatie niet zo snel worden bijgewerkt als de helpinformatie. Vandaar dat wij u aanraden om zoveel mogelijk gebruik te maken van de helpinformatie. Zie ook: Help > PDF-handleiding ( )

Ondersteuning via internet Visma Software biedt uitgebreide ondersteuning op haar website www.vismasoftware.nl). U vindt er tips en trucs, antwoorden op veelgestelde vragen, supportinformatie en actuele informatie. Als uw computer toegang heeft tot internet, gebruik dan de opties onder Help > AccountView op internet om rechtstreeks naar de betreffende pagina’s van de website te gaan. Ook in het venster Infoline ( Help > Infoline ) vindt u regelmatig nieuwe tips en trucs, naast verscheidene links naar de Visma Software-website. Als uw internetverbinding op een andere computer is geïnstalleerd kunt u daar het adres van de website van Visma Software in de browser invoeren (http://www.vismasoftware.nl). Kies achtereenvolgens Klanten, Supportinformatie.

Toch nog vragen? Mocht u desondanks nog vragen hebben waarop u geen antwoord kunt vinden in de documentatie of op de website, dan kunt u contact opnemen met de afdeling Support van Visma Software. Zie ook: Help > Productondersteuning ( )

1.5 Symbolen en conventies In de documentatie wordt voortdurend verwezen naar onderdelen van het programma. De volgende typografische conventies worden in deze documentatie gebruikt:


• • •

•

Vetgedrukte tekst Wordt gebruikt voor velden, kolommen en opties in vensters en voor menu-opties, zoals Help > Onderwerp . De naam van een menu-optie wordt samengesteld uit de menunaam in de menubalk (Help) en de keuze uit het menu (Onderwerp). Cursieve tekst Wordt gebruikt voor de namen van modules en vensters. Cursieve tekst wordt ook gebruikt om bepaalde woorden of tekstgedeelten te benadrukken of om opties en instellingen van Windows aan te duiden (zie ook Opties en instellingen van Microsoft Windows (18)). Schrijfmachineletters Worden gebruikt voor de namen van programma’s en bestanden, en voor gegevens die u met het toetsenbord moet invoeren. Voor de duidelijkheid worden deze meestal in hoofdletters weergegeven. Bij het invoeren van deze namen kunt u echter zowel hoofdletters als kleine letters gebruiken. Schrijfmachineletters worden ook gebruikt voor journaalposten. Ctrl+F5 Toetsen die u op het toetsenbord moet indrukken beginnen met een hoofdletter. Een plusteken tussen twee toetsen geeft aan dat u beide toetsen tegelijk moet indrukken. Dus Ctrl+F5 betekent dat u de toets Ctrl ingedrukt moet houden en vervolgens op F5 moet drukken.

Daarnaast wordt er een aantal symbolen in de documentatie gebruikt, elk met een vaste tekst. Hieronder vindt u van elk symbool een voorbeeld en een korte toelichting. Let op: Kopieën van facturen worden alleen bewaard als u hier een map hebt opgegeven. Een vierkant met een groterdanteken wordt vaak gebruikt om eventuele gevolgen aan te geven als u een bepaalde handeling al dan niet uitvoert. Voorbeeld: De administratiecode YR_GRD2014 is een duidelijke code voor administratie Your Garden Products 2014. Een cirkel met de letter i wordt gevolgd door een voorbeeld. Pas op: Maak altijd eerst een backup voordat u een update uitvoert. Een driehoek met een uitroepteken komt u zelden tegen, maar als u het ziet, betekent het: ‘Opgepast, gevaar!’ Een bepaalde optie is niet beschikbaar of niet zichtbaar. Een veelgestelde vraag wordt vooraf gegaan door een ruitje met een vraagteken. Zie ook: Aan het einde van een paragraaf vindt u eventuele verwijzingen. Hieronder wordt voor meer informatie verwezen naar het hoofdstuk ‘AccountView installeren’, en de beschrijving van de optie Opties > Instellingen > Administratie > Algemeen > Administratie . In de handleiding staat het paginanummer tussen haakjes erachter. Een boekje geeft aan dat de informatie in een ander boek staat (en ook in de helpinformatie); F1 geeft aan dat u optiebeschrijvingen in de helpinformatie vindt. In de helpinformatie kunt u de verwijzing volgen door te klikken op een link in de vorm van een pijltje. Zie ook: AccountView installeren ( ), Opties > Instellingen > Administratie > Algemeen > Administratie ( )

Opties en instellingen van Microsoft Windows Sommige instellingen en opties van Microsoft Windows zijn belangrijk voor de juiste werking van AccountView. In de documentatie komen daarom verwijzingen naar Windows voor. Deze zijn opgenomen als cursieve tekst. De aanduidingen van de opties en instellingen en de beschrijvingen waar u ze in Windows vindt, zijn gebaseerd op Windows XP. De verwijzingen worden voor de Nederlandstalige Windows-versie gegeven met daarachter tussen haakjes die voor de Engelstalige versie. Als de verwijzing in beide talen gelijk is, vervalt de tekst tussen haakjes. Voorbeeld: Veel Windows-instellingen zijn vast te leggen via Start/Configuratiescherm (Start/Control Panel).

19

2. Instellingen en administraties Als u AccountView start, dan verschijnt het hoofdvenster van AccountView. In dit venster vindt u opties die in vrijwel alle vensters van AccountView beschikbaar zijn. In het venster Administraties ( Bestand > Administraties ) vindt u de beschikbare administraties. Een administratie is een boekhoudkundige eenheid: het bevat de financiële feiten van een organisatie voor een bepaald boekjaar. In het venster Administraties maakt u administraties aan, en voert u bewerkingen op (meerdere) administraties uit. Drie belangrijke opties vindt u daarom niet in het venster Administraties, maar wel in het hoofdvenster en vrijwel alle andere vensters:

• • •

Bestand > Openen (Ctrl+O) om een andere administratie te selecteren Document/Stamgegevens administratie om stamgegevens van de huidige administratie te bewerken Opties/Instellingen/Administratie om de instellingen van de huidige administratie te bewerken

Afbeelding 2.1. In het hoofdvenster van AccountView is Opties/Instellingen/Administratie beschikbaar.

20 | Instellingen en administraties Let op: U kunt de geselecteerde administratie in het venster Administraties openen met ctrl+Enter. De opties in het hoofdvenster en in het venster Administraties zijn in te delen in een aantal groepen:

•

•

Systeemopties die betrekking hebben op de werking van heel AccountView, bijvoorbeeld: Document/Stamgegevens programma Document/Stamgegevens systeem Opties/Instellingen/Systeem Opties/Instellingen/Persoonlijk Opties > Taal Administratie-opties, die betrekking hebben op de werking van de huidige administratie (hoofdvenster), of de geselecteerde administratie of meerdere administraties (venster Administraties), bijvoorbeeld: Bewerken > Administratiemap wijzigen Bewerken > Netwerk/stand alone Document/Backup Document/Controleren Document/Organiseren Document/Overnemen Document/Stamgegevens administratie Opties/Instellingen/Administratie

Afbeelding 2.2. Administraties bewerkt u met de opties in het menu Document.

Instellingen en administraties | 21

•

Algemene opties, die vaak beschikbaar zijn in een groot aantal vensters van AccountView, bijvoorbeeld: Opties > Exporteren Opties > Kalender Opties > Rekenmachine

2.1 Functionaliteit instellingen en administraties In deze standaardfunctionaliteit kunt u onder andere beschikken over:

• • • •

Administraties controleren. Backup en restore van administraties. Perioden sluiten en verdichten. Flexibele jaarovergang (beginbalans onbeperkt over te nemen).

Voorwaarden: AccountView Solo • Maximaal vijf administraties. Voorwaarden: AccountView Team / AccountView Business • Onbeperkt aantal administraties. • Systeemgegevens over meerdere AccountView-installaties verspreiden. Voorwaarden: AccountView Business • Laatste weergave en regel automatisch herstellen per gebruiker.

2.2 Werkwijze instellingen en administraties Zo gebruikt u het hoofdvenster en het venster Administraties: 1.

Leg de systeem- en persoonlijke instellingen en stamgegevens vast, voor zover noodzakelijk. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om gebruikers, taal en weergaven. Hierover vindt u meer in dit hoofdstuk.

2.

Maak de administraties aan die u nodig hebt, en leg per administratie de bijbehorende instellingen vast. Dit wordt beschreven in het hoofdstuk Administraties inrichten ( ).

3.

Leg de stamgegevens per administratie vast met Document/Stamgegevens administratie. Dit wordt per hoofdstuk beschreven, zodra u bepaalde stamgegevens nodig hebt.

22 | Instellingen en administraties

Afbeelding 2.3. Het venster Administratie-instellingen - Algemeen (Administratie) toont onder andere de administratienaam en de map van de administratie. Zie ook: Administraties aanmaken ( ), Administraties inrichten ( ), Bestand > Administraties > F6 ( ), Opties > Instellingen > Administratie > Algemeen > Administratie ( )

2.3 Stamgegevens systeem vastleggen Gebruikersnamen gelden voor heel AccountView, en vallen dan ook onder de stamgegevens van het systeem. Het onderhoud van gebruikers wordt in het hoofdstuk Backups maken en administraties onderhouden ( ) beschreven. Zie ook: Gebruikers onderhouden ( ),

Document > Stamgegevens systeem > Gebruikers ( )

2.4 Systeeminstellingen vastleggen Systeeminstellingen in AccountView vastleggen De systeeminstellingen (Opties > Instellingen > Systeem) hebben onder andere betrekking op de modules Audit Trail, Urenregistratie (tab Uren), Uitgebreide toegangsbeveiliging II (tab Toegang), Centraal stambestand (tab Berichten) en AccountView .NET Backoffice Server, en worden in de gelijknamige hoofdstukken beschreven. Voor kopiedocumenten zijn behalve systeeminstellingen ook handelsinstellingen nodig en voor e-mailinstellingen zijn behalve systeeminstellingen ook persoonlijke instellingen nodig. Daarom zijn daaraan aparte paragrafen gewijd.. Zie ook: Audit Trail (193), Urenregistratie ( ), Uitgebreide toegangsbeveiliging (165), Instellingen kopiedocumenten vastleggen (252), Instellingen e-mail vastleggen (25), AccountView .NET Backoffice Server ( ), Centraal stambestand (199)

Systeemgegevens distribueren U kunt systeemgegevens, zoals gebruikers, layouts, etiketten en een aantal navigatie-onderdelen, makkelijk over meerdere AccountView-installaties verspreiden. Partners van Visma Software kunnen zo bijvoorbeeld een standaardinstallatie naar al hun klanten distribueren, om inrichtingstijd te besparen. Accountantskantoren hoeven zo de systeeminrichting maar één keer uit te voeren, en kunnen die vervolgens snel en efficiënt op alle vestigingen installeren.


Zo distribueert u systeemgegevens: 1.

Kies Document/Stamgegevens programma/Data Dictionary.

2.

Kies Document/Setup Wizard.

3.

Voer de gegevens in het venster in en kies Volgende.

4.

Markeer de systeemgegevens die u wilt distribueren:

• •

Layouts: alle bestanden uit de geselecteerde map Navigatievenster: alle groepen, subgroepen en onderdelen, en eventuele pictogrammen en afbeeldingen waarnaar wordt verwezen • Knoppenbalken • Gebruikersactiviteiten • Access Security: Users and User Groups: tabellen Gebruikers, Gebruikersgroepen, Koppelingen gebruikers-groepen Access Role Definitions: tabellen Toegangsbeveiligingrollen, Roldefinities Access Roles per User: tabellen Gebruikersrollen, Gebruikersgroeprollen. Dit veld kan alleen worden gemarkeerd als Users and User Groups en Access Role Definitions ook zijn gemarkeerd. Rollen kunnen immers niet worden toegekend aan gebruikers en gebruikersgroepen, als die niet beschikbaar zijn. Drie andere tabellen (Sleutelveldseries, Etiketten en AccountView Verkenner) worden altijd gedistribueerd. Voor de laatste tabel worden ook eventuele pictogrammen en afbeeldingen meegenomen waarnaar wordt verwezen. Ook importdefinities worden altijd gedistribueerd. Let op: De Setup Wizard is bedoeld voor AccountView-ontwikkelprojecten (SDK-projecten), waaruit in principe vrijwel alle wijzigingen worden gedistribueerd. Voor een beperkt aantal onderdelen, zoals weergaven, layouts, toegangsbeveiliging, navigatievenster, knoppenbalken en gebruikersactiviteiten, kunt u aangeven of u die wilt distribueren of niet. Als u niet met SDK-projecten werkt, raden wij u aan om voor de distributie van systeeminstellingen een aparte, ‘schone’ AccountView-installatie te reserveren. De gedistribueerde systeemgegevens kunt u installeren met Document > Uitbreiding installeren in het venster Administraties. Met Rapporten > Add-Ins vraagt u een overzicht op van de geïnstalleerde uitbreidingen. Zie ook: Setup Wizard ( )

Systeeminstellingen in Windows vastleggen AccountView maakt ook gebruik van systeeminstellingen die u in Windows vastlegt met Start/Configuratiescherm (Start/Control Panel). Hieronder vindt u de belangrijkste:


•

Netwerk- en Internetverbindingen/Netwerkverbindingen (Network and Internet Connections/Network Connections) Uw netwerkinstellingen bepalen of u AccountView-bestanden kunt benaderen die op een server of een ander werkstation staan. De naam van de schijf (in het netwerk) waar de stamgegevens van de administratie staan, wordt in AccountView vastgelegd in het veld Map admin. Voorbeeld: Als de gegevens van uw administratie op \\SERVER\VOLUME (schijfnaam F:) zijn vastgelegd, kunt u die gegevens alleen benaderen als de verbinding met die server functioneert. Als u de gegevens verplaatst naar G:, moet u ook de schijfnaam in Map admin wijzigen.

•

Printers en andere hardware/Printers en faxapparaten (Printers and Other Hardware/Printers and Faxes) Rapporten en layouts worden afgedrukt met de printer die in Windows als standaardprinter is ingesteld. Deze printer wordt in AccountView als afdrukvoorkeur bewaard. Wel kunt u vanuit AccountView per rapport een andere printer selecteren of de printerinstellingen wijzigen. Vormgeving en thema’s/Lettertypen (Appearance and Themes/Fonts) Als u een layout opmaakt, maakt u gebruik van lettertypen. De lijst met lettertypen die u in AccountView ziet bevat alle de lettertypen die u in Windows hebt geïnstalleerd. Datum, tijd, taal en landinstellingen/Datum en tijd (Date, Time, Language, and Regional Options/Date and Time) De datum en tijd die in Windows is ingesteld bepaalt de systeemdatum van AccountView; bijvoorbeeld de datum die wordt voorgesteld als u boekingen invoert of posten journaliseert. Datum, tijd, taal en landinstellingen/Landinstellingen (Date, Time, Language, and Regional Options/Regional and Language Options) Vanwege de speciale eisen die aan financiële software worden gesteld, worden de landinstellingen van Windows niet gebruikt in AccountView. Valuta, decimalen, datumnotatie en dergelijke stelt u in Opties > Instellingen > Administratie > Algemeen > Algemeen en Opties > Instellingen > Administratie > Algemeen > Bedrijf in. Let op: Sommige Windows-landinstellingen hebben wel invloed op AccountView, zoals standaardscheidingstekens op de modules Stamgegevens-import, Mutatie-import en Inlezen bankmutaties.

• • •

2.5 Persoonlijke instellingen vastleggen Persoonlijke instellingen in AccountView vastleggen Per gebruiker kunt u uw wachtwoord wijzigen, en instellingen vastleggen voor weergaven, vensters, en afdrukvoorkeuren. Als u taaluitbreidingen hebt aangeschaft, kunt u ook de taal vastleggen waarin u AccountView gebruikt. Zo legt u persoonlijke instellingen vast: 1.

Kies Opties > Taal als u één of meer taaluitbreidingen hebt aangeschaft. U stelt hiermee de taal in waarin vensters, menu’s en rapporten worden getoond. De taal van de ingevoerde gegevens in de geselecteerde administratie wordt uiteraard niet gewijzigd.

2.

Kies Opties > Instellingen > Persoonlijk > Weergave .

3.

Markeer Laatste weergave herstellen en Laatste regel herstellen (AccountView Business) als u uw eigen vensterweergaven wilt gebruiken. Vensters worden dan altijd geopend met de laatste selectie, sortering en kolomweergave, en met de cursor op de plaats waar u het venster had gesloten.

4.

Kies Leegmaken om bewaarde weergaven of vensterinstellingen te verwijderen.

5.

Kies Leegmaken in Meldingen om de meldingen weer in te schakelen die u eerder hebt uitgeschakeld. Bij sommige meldingen kunt u zelf aangeven, dat deze niet meer hoeven te worden getoond. Hierdoor wordt de melding uitgeschakeld, tot u Leegmaken kiest.


6.

Kies Opties > Instellingen > Persoonlijk > Afdrukken , en demarkeer eventueel Standaardprinter Windows gebruiken om rapporten of etiketten standaard op een andere printer naar keuze af te drukken.

7.

Kies Opties > Instellingen > Persoonlijk > Starten , en markeer Laatste administratie opnieuw selecteren en Laatste vensters opnieuw openen. Als u AccountView start wordt automatisch de situatie hersteld waarmee u AccountView de laatste keer afsloot.

8.

Stel de Verversingen in als u met meerdere gebruikers in AccountView werkt. De gegevens in het venster worden dan regelmatig geactualiseerd. Met Beeld > Verversen kunt u de gegevens op het scherm handmatig actualiseren.

Persoonlijke instellingen in Windows vastleggen AccountView maakt gebruik van persoonlijke instellingen die u in Windows vastlegt met Start/Configuratiescherm (Start/Control Panel). Hieronder vindt u de belangrijkste:

• •

Vormgeving en thema’s/Beeldscherm (Appearance and Themes/Display) U kunt de schermresolutie, de kleuren en de lettertypen in Windows instellen. Deze worden dan automatisch toegepast in AccountView. Datum, tijd, taal en landinstellingen/Landinstellingen/Talen/Details/Instellingen/Geïnstalleerde services (Date, Time, Language, and Regional Options/Regional and Language Options/Details/Languages/Settings/Installed Services) Als u in een andere of in meerdere talen werkt, kunt u de bijbehorende toetsenborden in Windows instellen. Voorbeeld: Als u zowel in het Duits als in het Nederlands met AccountView werkt, installeert u het Duitse en het Nederlandse toetsenbord in Windows. U kunt dan van toetsenbord wisselen om ‘ß’ in te voeren.

2.6 Instellingen e-mail vastleggen U kunt AccountView integreren met uw e-mailsysteem. Hierdoor kunt u gegevens vanuit AccountView versturen. Zowel Microsoft Outlook als systemen die MAPI ondersteunen, worden door AccountView ondersteund. U hebt onder andere de volgende mogelijkheden:

• • • • • •

Backups versturen, zie Backups aanmaken ( ). Rapporten versturen, zie Rapporten per e-mail versturen ( ). Uw postbus uitlezen om te controleren of er e-mailberichten met een backup zijn binnengekomen (Accountants Toolkit). Elektronische BTW- en ICP-aangiften ter controle naar een cliënt versturen (Accountants Toolkit) Berichten in uw postbus automatisch uitlezen en verwerken (module AccountView .NET Backoffice Server) Stamgegevens uitwisselen, als u gebruikmaakt van een centrale administratie die stamgegevens aanlevert aan andere administraties (module Centraal stambestand).

Wanneer Microsoft Outlook als e-mailsysteem is ingesteld:

• •

E-mail importeren naar activiteiten en de e-mail in die activiteiten beantwoorden (module CRM). Zie E-mail uit Microsoft Outlook importeren als activiteit (153), Geïmporteerde e-mail openen (155) en Geïmporteerde e-mail beantwoorden (156). Activiteiten en relaties exporteren naar Microsoft Outlook (module ). Zie Exporteren van activiteiten naar Microsoft Outlook (156) en Exporteren van relaties naar Microsoft Outlook (156).

U moet eerst de verbinding tussen AccountView en uw e-mailsysteem instellen. In het venster Systeeminstellingen - Algemeen bepaalt u op welke manier u deze verbinding tot stand wilt brengen. Deze instelling geldt voor alle gebruikers en alle administraties. Leg vervolgens per gebruiker de e-mailinstellingen vast in Persoonlijke instellingen - Starten. Zo legt u de e-mailinstellingen vast: 1.

Kies Opties > Instellingen > Systeem > Algemeen .

2.

Selecteer in E-mail instellen de manier waarop u een verbinding tussen AccountView en uw e-mailsysteem tot stand wilt brengen.

26 | Instellingen en administraties 3.

Kies Instellingen om het standaardlettertype voor e-mail in HTML-formaat in te voeren.

4.

Kies OK.

5.

Kies Opties > Instellingen > Persoonlijk > Starten .

6.

Kies Wijzigen onder E-mail instellen.

7.

Voer uw persoonlijke instellingen in. Hiermee brengt u een verbinding tot stand tussen AccountView en uw postbus. De beschikbare velden zijn afhankelijk van de systeeminstellingen. Gebruikers van Outlook kunnen gebruikmaken van Microsoft Exchange Server of een e-mailprofiel. Gebruikers van het MAPI-protocol kunnen een e-mailprofiel instellen. Daarnaast kunt u een standaardhandtekening vastleggen.

2.7 Systeembladwijzers vastleggen Systeembladwijzers zijn koppelingen naar zoekmachines, die u in staat stellen om rechtstreeks vanuit AccountView zoekopdrachten uit te voeren. U kunt zo met één druk op de knop bijvoorbeeld (meer) informatie vinden over een debiteur, een routebeschrijving of een leverancier. Systeembladwijzers legt u vast met Document > Stamgegevens systeem > Systeembladwijzers . Vervolgens kunt u ze gebruiken vanuit een of meerdere vensters, afhankelijk van het bladwijzertype en uw instellingen:


•

Zoekopdracht Kies dit bladwijzertype als u een eenvoudige koppeling met een zoekmachine wilt vastleggen. Om een bladwijzer van dit type daarna te gebruiken, opent u in een willekeurig venster het snelmenu (rechtermuisknop) en kiest u Snelzoeken (online). Hiervoor moet u wel Beschikbaar in Snelzoeken hebben gemarkeerd in de stamgegevens. Afhankelijk van welke vensters in uw modulesamenstelling beschikbaar zijn, kunt u de bladwijzer ook opnemen in het menu Zoeken van de vensters Debiteuren, Crediteuren, Bedrijven en/of Contactpersonen en hem vanuit daar gebruiken. Hebt u de module Communication Service Online en gebruikt u AccountView Contact? Dan verschijnt dit type bladwijzer ook op de pagina Zoeken:

Afbeelding 2.4. De bladwijzers voor zoekopdrachten vindt u op de pagina Zoeken.

•

Complexe zoekopdracht Met dit bladwijzertype kunt u automatisch meerdere veldwaarden uit onder andere de debiteurgegevens 'plukken' en verwerken in een zoekopdracht. Zo kunt u snel op (combinaties van) specifieke gegevens zoeken, zoals plaats en straatnaam of KvK-nummer. De optie Snelzoeken (online) is voor dit bladwijzertype niet beschikbaar.

•

Bladwijzer Contact Als u in het bezit bent van de module Communication Service Online, beschikt u ook over dit derde bladwijzertype. Meer informatie hierover vindt u in het hoofdstuk over de module.

Zie ook: Communication Service Online (159)


Werkwijze systeembladwijzers vastleggen Er zijn twee bladwijzertypen voor zoekopdrachten: Zoekopdracht en Complexe zoekopdracht. Omdat het invoeren van de URL's voor deze bladwijzers nauw luistert, volgt hier een uitgebreide uitleg. Wanneer u met een internetbrowser naar een zoekmachine surft, een zoekterm invoert en op Enter drukt, wordt uw invoer omgezet in een gecodeerde opdracht. Deze opdracht wordt opgenomen in de URL, die u in de adresbalk van uw browser kunt terugzien. Hier ziet u bijvoorbeeld hoe de zoekterm ‘AccountView’ door Google wordt verwerkt:

Afbeelding 2.5. Een zoekopdracht in Google. De URL die in de adresbalk verschijnt, bestaat uit drie elementen:

Afbeelding 2.6. De URL van de zoekopdracht. 1. 2. 3.

het adres van de zoekmachine (https://www.google.nl/) een opdrachtcode waaruit Google kan opmaken dat er een zoekterm volgt (#q=) de eigenlijke zoekterm (AccountView).

Een zoekopdracht kan nog meer elementen bevatten, maar de bovenstaande moeten er in ieder geval in voorkomen. Wanneer u een systeembladwijzer aanmaakt om op Google te kunnen zoeken, moet u dus een soortgelijk URL invoeren. Echter heeft het geen zin om


de bovenstaande in zijn geheel over te nemen, want dan krijgt u telkens dezelfde zoekresultaten. In plaats daarvan vervangt u de zoekterm (in dit geval het woord 'AccountView') in de URL door een zogenaamde zoektermvariabele. De zoektermvariabele wordt bij het bladwijzertype Zoekopdracht aangeduid met de code '<1>'. Deze code plaatst u in de URL op de plek waar de zoekterm normaal gesproken staat. Wanneer u vervolgens een zoekopdracht uitvoert en een zoekterm opgeeft, wordt de '<1>' daardoor vervangen. Uitgaand van het bovenstaande voorbeeld, moet voor een bladwijzer waarmee u op Google kunt zoeken dus de volgende URL instellen: https://www.google.nl/#q=<1>. Waar eerder 'AccountView' stond, staat nu de zoektermvariabele. Bij andere zoekmachines moet de variabele mogelijk op een andere plek in de URL staan. De zoektermvariabelen voor een Complexe zoekopdracht werken anders. Deze zijn gekoppeld aan specifieke veldwaarden in AccountView-vensters en worden dan ook aangeduid met andere codes. Zo bevat AccountView standaard de bladwijzer Google Maps, die de volgende URL heeft: https://maps.google.nl/maps?q=,+,+. Hier worden meerdere zoektermen tegelijk gebruikt: in dit geval worden het adres, de stad en het land van de relatie automatisch uit de stamgegevens 'geplukt'. Welke zoektermvariabelen u kunt, moet of mag gebruiken in een URL, verschilt per zoekmachine. Als u zelf bladwijzers voor (complexe) zoekopdrachten wilt aanmaken, moet u daarom eerst de aansturing van de desbetreffende zoekmachine bestuderen. Uw systeem- of applicatiebeheerder kan u hierbij mogelijk helpen. Zo legt u een systeembladwijzer vast: 1.

Kies Document > Stamgegevens systeem > Systeembladwijzers .

2.

Kies Bewerken > Toevoegen (Ctrl+N/Ctrl+Ins).

3.

Selecteer het bladwijzertype Zoekopdracht of Complexe zoekopdracht.

4.

Voer een omschrijving in voor de bladwijzer.

5.

Voer de URL met zoektermvariabele(n) in. Druk op F1 voor meer informatie.

6.

Markeer de menu's en vensters waarin de bladwijzer beschikbaar moet zijn. Druk op F1 voor meer informatie.

7.

Voeg (indien gewenst) een pictogram toe.

Zo voert u een snelzoekopdracht uit: 1.

Open een willekeurig lijst-, stamgegevens- of subvenster, bijvoorbeeld Artikelen of Bedrijven.

2.

Klik met de rechtermuisknop op de waarde die u als zoekterm wilt gebruiken. Het snelmenu wordt geopend.

3.

Kies Snelzoeken.

4.

Pas zo nodig de automatisch ingevoerde zoekterm aan.

5.

Kies een zoekmachine om de zoekopdracht uit te voeren.

Uw zoekresultaten worden weergegeven in uw standaardbrowser, die automatisch op de voorgrond verschijnt. Minimaliseer of sluit de browser om terug te keren naar AccountView. Zo voert u een zoekopdracht uit: 1.

Open het venster Bedrijven, Crediteuren, Debiteuren of Contactpersonen.

2.

Selecteer de relatie waarop u een zoekopdracht wilt uitvoeren.

3.

Kies Zoeken in de menubalk.

4.

Kies onder in het menu de zoekmachine die u wilt gebruiken.

30 | Instellingen en administraties De zoekresultaten worden weergegeven in uw standaardbrowser en zijn afhankelijk van de bladwijzerinstellingen. Sluit of minimaliseer de browser om terug te keren naar AccountView.

2.8 Algemene opties gebruiken De algemene opties worden beschreven in het hoofdstuk Werken met AccountView ( ). Zie ook: Gegevens invoeren ( ),

Opties > Exporteren ( ),

Opties > Kalender ( ),

Opties > Rekenmachine ( )

Ingelogde gebruikers opvragen U kunt een overzicht opvragen van alle gebruikers die in AccountView zijn ingelogd met Document > Stamgegevens programma > Ingelogde gebruikers . U kunt dit overzicht onder andere gebruiken als u een backup gaat maken of terugzetten, omdat andere gebruikers dan niet in AccountView ingelogd mogen zijn. Bovendien heeft elke AccountView-licentie een maximumaantal gelijktijdige gebruikers. Als dit aantal is bereikt, kunnen andere gebruikers niet meer inloggen. U kunt via Ingelogde gebruikers controleren welke gebruikers zijn ingelogd, welke werkstations zij gebruiken en eventueel kunt u gebruikers verzoeken om uit te loggen. Als u AccountView start met de parameter /single, wordt gecontroleerd of u de enige gebruiker bent. Als dit niet het geval is, verschijnt er een melding. Hierna kunnen andere gebruikers niet meer inloggen, tot u weer hebt uitgelogd. Door op te starten met /single en alle andere gebruikers te vragen uit te loggen, weet u zeker dat u de enige gebruiker bent. Zie ook: Audit Trail (193)

Auditfile exporteren Door een auditfile te exporteren kunt u uw grootboekadministratie voor controles in elektronische vorm bij de belastingdienst aanleveren. Een auditfile is een uittreksel van uw grootboek waarin alle grootboekmutaties worden opgenomen. Per mutatie wordt een aantal standaardgegevens opgenomen, zoals de dagboekcode, het rekeningnummer, de omschrijving van de rekening, de boekingsdatum, de omschrijving van de mutatie en het mutatiebedrag. Let op: U mag uw administratieve gegevens aanleveren in auditfile-formaat, maar dit is niet verplicht. Bij een controle door de belastingdienst kunt u hiermee echter veel tijd en dus kosten besparen omdat het bestand eenvoudig kan worden ingelezen en gebruikt om belastingcontroles op uit te voeren. Met Document > Exporteren > Auditfile of Document > Exporteren > XML Auditfile Financieel kunt u het grootboek exporteren naar één van de twee auditfile-formaten: ASCII of XML. Voor de controle door de belastingdienst maakt het niet uit welk formaat u kiest. De XML Auditfile Financieel heeft echter niet alleen nut voor de belastingdienst, maar kan ook voor andere toepassingen worden gebruikt. In dat geval kunt u eventueel extra gegevens opnemen zoals cijfers van de vorige twee boekjaren, een rubriekindeling en aanvullende financiële informatie. Door het gebruik van XML is universeel vastgelegd hoe de datastructuur van een boekhouding eruit ziet. Hierdoor is het mogelijk gegevens uit AccountView eenvoudig te gebruiken in andere applicaties, bijvoorbeeld in het jaarwerkpakket van de accountant. Daarnaast kunnen er eenvoudig koppelingen worden gemaakt met uiteenlopende pakketten, bijvoorbeeld op het gebied van rapportage, aangifte, financiële planning en pensioenberekeningen. In de koppeling kan ook extracomptabele informatie worden opgenomen. Zo maakt u een auditfile aan: 1.

Kies Bestand > Administraties .

2.

Selecteer de juiste administratie.

3.

Kies Document > Exporteren > Auditfile of Document > Exporteren > XML Auditfile Financieel .


4.

Geef eventueel aan welke extra informatie u wilt opnemen en kies Volgende.

5.

Voer de naam van het exportbestand in, of verstuur dit direct per e-mail.

6.

Controleer het bestand met Inzien. Let op: Klik met de rechtermuisknop in het venster Auditfile en kies Properties om de weergave te wijzigen.

7.

Kies Volgende en druk eventueel een rapport af voor uw eigen administratie. Dit is geen rapport van de auditfile zelf, maar van de instellingen die voor de auditfile zijn gebruikt.

33

3. Grootboek In het venster Grootboek vindt u het rekeningschema. Dit is de basis van uw administratie. De rekeningen in het grootboek verdelen uw administratie in logische onderdelen. Elke rekening bevat één soort mutaties, bijvoorbeeld omzet, kosten of afschrijvingen. U kunt de mutaties zover uitsplitsen als u wilt, door meer rekeningen te gebruiken. In het venster Grootboek vindt u ook de saldi per grootboekrekening.

Afbeelding 3.1. In het venster Grootboek vindt u de saldi per grootboekrekening. Boekingen die u invoert in het venster Dagboekinvoer worden verwerkt in het journaal. De journaalregels (het venster Journaal) worden vervolgens verwerkt in het grootboek. Elk saldo in het grootboek is daarom, via het journaal, te herleiden tot een boekingsregel van een dagboek.

3.1 Functionaliteit grootboek Deze standaardfunctionaliteit bevat onder andere:

• • • • • •

Vrij indeelbaar rekeningschema Onbeperkt aantal grootboekrekeningen Standaardcode voor de BTW aan grootboekrekening te koppelen Invoeren BTW-code verplicht te stellen Grootboekkaart in venster Standaardrapporten, zoals Balans, Verlies & winst, Grootboekkaarten, Periodecijfers en BTW-aangifte

Voorwaarden: AccountView Team / AccountView Business • Invoeren kostenplaats verplicht te stellen • Periodecijfers in venster • Vanuit venster Grootboekkaart 'inzoomen' op journaalposten • Standaardrapporten, zoals Proef- en saldibalans en Kolommenbalans

34 | Grootboek Voorwaarden: Multi-Year Financials • Grootboekkaart vorig jaar

3.2 Werkwijze grootboek Zo gebruikt u het venster Grootboek: 1.

Maak de grootboekrekeningen en BTW-codes aan die u nodig hebt, en leg de koppelingen vast. Dit wordt beschreven in het hoofdstuk Administraties inrichten ( ).

2.

Leg de autocoderingen vast met Document > Stamgegevens administratie > Autocodering . Met autocoderingen kunt u veelgebruikte boekingen snel invoeren.

3.

Leg de valutasoorten vast met Document > Stamgegevens administratie > Valutacodes . Dit is alleen noodzakelijk als u boekingen in vreemde valuta wilt invoeren.

4.

Leg de kostenplaatsen vast met Document > Stamgegevens administratie > Kostenplaatsen . Met kostenplaatsen kunt u uw boekingen toewijzen aan afdelingen, waardoor u een extra invalshoek in het grootboekschema krijgt.

Zie ook: Een rekeningschema aanmaken ( ), BTW-codes aanmaken en koppelen ( )

3.3 Stamgegevens grootboek vastleggen Om grootboekrekeningen te gebruiken, hebt u een aantal andere stamgegevens nodig, zoals BTW-codes. De werkwijze voor het vastleggen van grootboekrekeningen en BTW-codes wordt beschreven in het hoofdstuk Administraties inrichten ( ). In dit hoofdstuk vindt u de beschrijving van de bijbehorende opties. Opeenvolgend wordt het vastleggen van autocodes, valutacodes en kostenplaatscodes beschreven. Deze codes worden op meerdere plaatsen gebruikt, onder andere tijdens dagboekinvoer, en bij debiteuren en crediteuren (valutacodes). Meer informatie vindt u in de betreffende hoofdstukken.

Autocoderingen aanmaken Als u regelmatig dezelfde mutaties invoert in een dagboek, dan kunt u dit proces met behulp van autocodering voor een groot deel automatiseren. Bij de stamgegevens van een autocode legt u alle boekingsgegevens van een mutatie vast zoals het rekeningnummer en de mutatie-omschrijving. Vervolgens hoeft u op de dagboekregel nog slechts de autocode in te voeren, waarna AccountView automatisch de mutatiegegevens invult. Voor elke mutatie die u met behulp van autocodering wilt boeken, maakt u een autocode aan. Onder deze code legt u alle boekingsgegevens van een mutatie vast. Een eenmaal aangemaakte autocode kunt u in elk dagboek gebruiken. Zo maakt u autocoderingen aan: 1.

Kies Document > Stamgegevens administratie > Autocodering .

2.

Kies Bewerken > Toevoegen (ctrl+ins/ctrl+n).

3.

Voer de gegevens in het venster in. Als u de omschrijving op de dagboekregel nog wilt kunnen wijzigen, moet u ervoor zorgen dat wat u invoert bij het veld Autocode niet ook voorkomt in het veld Omschr autocodering. Druk op F1 voor meer informatie.

Grootboek | 35

Afbeelding 3.2. Bij de stamgegevens van een autocode legt u de boekingsgegevens van een mutatie vast. Let op: Met Rapporten > Autocodering vraagt u een overzicht op van de autocoderingen. Let op: Als u beschikt over de module BusinessDimensions Financieel, dan kunt u subadministratiekenmerken automatisch aan dagboekregels koppelen via autocodering. Zie ook: Autocoderingen gebruiken (78), Autocodering gebruiken met BusinessDimensions ( )

Valutacodes aanmaken Om facturen in vreemde valuta in te voeren in dagboeken, kunt u gebruikmaken van valutacodes. Als u een valutacode gebruikt, wordt het factuurbedrag automatisch omgerekend naar de administratievaluta. De berekening gebeurt op basis van de koers en de eenheid die u vastlegt bij de stamgegevens van de valutacode. Het valutabedrag wordt linksonder in het venster Dagboekinvoer getoond. De koers die u vastlegt bij de valutacode, is een gemiddelde koers voor het hele boekjaar. Wijzigt de koers teveel tijdens een boekjaar, maak dan een nieuwe valutacode aan. U voorkomt hiermee dat de nieuwe koersen onbedoeld worden gebruikt, wanneer u correcties aanbrengt in de perioden voor de koerswijziging. Let op: U kunt een nieuwe valuta als basisvaluta instellen door vanuit het venster Valutacodes of het venster Stamgegevens valutacode de optie Document > Basisvaluta instellen te kiezen. Met Uitgebreide vreemde valuta is het mogelijk om meerdere koersen per valuta vast te leggen. U gebruikt dan één valutacode, terwijl de boekingsdatum de koers bepaalt. Zo maakt u valutacodes aan: 1.

Kies Document > Stamgegevens administratie > Valutacodes .

2.


3.

Voer de gegevens in het venster in. Druk op F1 voor meer informatie. Voorbeeld: In dit voorbeeld betaalt u USD 1,100000 voor EUR 1.

36 | Grootboek Let op: Rek valutaherw is een onderdeel van de module Uitgebreide vreemde valuta. De velden ISO-valutacode en Geen decimalen in autom betalingen buitenland worden gebruikt door de module Automatische betalingen buitenland.

Afbeelding 3.3. Per valuta legt u de koers en de eenheid vast. Let op: Met Rapporten > Valutacodes drukt u een overzicht af van de valutacodes. Zie ook: Uitgebreide vreemde valuta ( )

Kostenplaatsen aanmaken Kostenplaatsen zijn deelgebieden in de administratie waarvan u de kosten en baten apart wilt bijhouden. Een deelgebied kan bijvoorbeeld een artikel zijn of een afdeling van uw bedrijf. Voorbeeld: Zo kunt u een post Inventaris toeschrijven aan een bepaalde afdeling, een post Materiaalkosten aan de productie van een artikel of een post Autokosten aan een bepaald kenteken. Deze verdeling vormt als het ware een ‘verdieping’ van uw administratie, een tweede invalshoek. Voor elk deelgebied dat u wilt onderscheiden, maakt u een kostenplaatscode aan. Wanneer u een kostenplaatscode invoert op de mutatieregel, wordt deze code meegenomen naar de boekingsregel op de grootboekkaart. Op deze manier kunt u kosten niet alleen analyseren op basis van de grootboekrekeningen, maar ook op basis van de verdeling over de kostenplaatsen. Zo maakt u kostenplaatscodes aan: 1.

Kies Document > Stamgegevens administratie > Kostenplaatsen .

2.


3.

Voer de gegevens in het venster in. Druk op F1 voor meer informatie. Let op: Met Rapporten > Kostenplaatsen drukt u een overzicht af van de kostenplaatscodes.

Zie ook: Kostenplaatsen gebruiken (77), Kostenverdeling ( )

Grootboek | 37

3.4 Grootboekrapporten opvragen In het menu Rapporten in het venster Grootboek vindt u onder andere menukeuzen voor de balans en de verliesen winstrekening. In AccountView Team en Business kunt u daarnaast de proef- en saldibalans, de gecombineerde balans en de kolommenbalans opvragen.

Afbeelding 3.4. Rapporten in het venster Grootboek Zie ook: Jaarverslagen opstellen ( )

Periodecijfers opvragen In het venster Grootboek kunt u periodecijfers opvragen. Dit rapport geeft u inzicht in uw financiële positie in en tot en met een bepaalde periode. Door dit rapport bijvoorbeeld op te vragen voor periode 3, 6, 9 en 12 krijgt u cumulatieve kwartaalcijfers. Als u het rapport voor elke periode opvraagt, kunt u de perioden onderling vergelijken. Het rapport bevat de debet- en creditbedragen van balans- en/of verliesen winstrekeningen. Per grootboekrekening wordt het saldo voor de opgegeven periode en het cumulatief tot en met die periode afgedrukt. Zo vraagt u periodecijfers op: 1.

Kies Bestand > Grootboek .

2.

Kies Rapporten > Periodecijfers .

3.

Selecteer een waarde in het veld Type. Als u voor Balans of Verlies & winst kiest, worden alleen grootboekrekeningen van dat type getoond. Kiest u voor Beide, dan worden beide typen getoond in één lijst, gesorteerd op rekeningnummer.

4.

Voer een waarde in het veld Bereik in, en kies Volgende.

38 | Grootboek

Afbeelding 3.5. In het venster Periodecijfers kiest u een periode in Bereik. In het rapport ziet u links de debet- en creditbedragen van de gekozen periode, gesorteerd op grootboekrekening. Rechts staan de totalen tot en met de gekozen periode. Let op: Met Bestand > Verslaglegging en Rapporten > Verslaglegging kunt u periodecijfers afdrukken in elke door u gekozen weergave. Zie ook: Periodesaldi opvragen (86),

Zoeken > Periodecijfers ( ), Rapporten > Periodesaldi ( )

Vergelijkende periodecijfers opvragen Periodecijfers zijn beter te interpreteren in vergelijking met andere cijfers. U vergelijkt bijvoorbeeld kwartaalcijfers van dit jaar met die van vorig jaar, of periodecijfers tussen vestigingen onderling. Voordat u de vergelijkende cijfers kunt opvragen, moet u eerst de grootboekcumulatieven van de andere administratie inlezen. Zo vraagt u vergelijkende periodecijfers op: 1.


2.

Selecteer de administratie waarin u de cijfers wilt overnemen.

3.

Kies Document > Overnemen > Vergelijkende cijfers .

4.

Druk op f4 in Overnemen van en selecteer de administratie waarmee u wilt vergelijken (de vergelijkende administratie).

5.

Kies Overnemen. De periodecijfers van de vergelijkende administratie worden toegevoegd aan de huidige administratie. Vergelijkende periodecijfers die u eerder had overgenomen worden overschreven. De periodecijfers van de huidige administratie blijven ongewijzigd.

•

Zolang er geen mutaties plaatsvinden in de vergelijkende administratie hoeft u de vergelijkende cijfers niet opnieuw over te nemen. • Als de stamgegevens van de vergelijkende administratie afwijken (bijvoorbeeld ontbrekende grootboekrekeningen) dan wordt dat gemeld. Nu de vergelijkende cijfers zijn overgenomen kunt u de cijfers vergelijken. 6.


7.

Kies Rapporten > Periodecijfers .

8.

Selecteer een Type en voer een Bereik in.

Grootboek | 39

9.

Markeer Vergelijkende cijfers.

10. U kunt nu in de velden Huidig boekjaar en Vorig boekjaar titels opgeven, die boven de betreffende kolommen worden afgedrukt. Het Huidig boekjaar (bijvoorbeeld T/m derde kwartaal 2014) verschijnt links, en het Vorig boekjaar (bijvoorbeeld T/m derde kwartaal 2013) verschijnt rechts. Let op: Met Bestand > Verslaglegging en Rapporten > Verslaglegging kunt u periodecijfers afdrukken in elke door u gekozen weergave. Zie ook: Periodesaldi opvragen (86), Rapporten > Periodesaldi ( ), Grootboekkaart vorig jaar opvragen ( ) Veelgestelde vragen Als ik vergelijkende cijfers overneem klopt het resultaat van de vergelijkende administratie niet. Als het grootboekschema van de vergelijkende administratie niet overeenkomt met het grootboekschema van de huidige administratie, kan het voorkomen dat het resultaat van de vergelijkende administratie (via vergelijkende cijfers) niet overeenkomt met het werkelijke resultaat (in het grootboek van de vergelijkende administratie).

41

4. Debiteuren en crediteuren Dit hoofdstuk behandelt de subadministraties debiteuren (klanten) en crediteuren (leveranciers). In het venster Debiteuren vindt u uw klanten, met het saldo dat zij nog aan u verschuldigd zijn. In het venster Crediteuren vindt u uw leveranciers, met het saldo dat u aan hen verschuldigd bent. In deze twee vensters beheert u de openstaande posten. De twee vensters en de bijbehorende opties zijn vrijwel gelijk, vandaar dat de twee subadministraties hier in één hoofdstuk worden beschreven. Als een optie maar voor één van de twee subadministraties beschikbaar is, wordt dat apart vermeld. Het inrichten van uw debiteuren- en crediteurenadministratie wordt beschreven in het hoofdstuk Administraties inrichten ( ). In dit hoofdstuk vindt u meer informatie over het gebruik van de twee subadministraties. Voor het debiteuren- en crediteurenbeheer zijn uitbreidingsmodules beschikbaar. Met de module Automatische betalingen (crediteuren) en Automatische incasso (debiteuren) kunt u openstaande posten automatisch betalen en incasseren. Met de module Aanmaningen kunt u aanmaningen versturen naar debiteuren. U kunt gebruikmaken van G-rekeningen en geblokkeerde bedragen betalen of incasseren als u beschikt over de module G-rekening. Deze modules worden in aparte hoofdstukken beschreven. De uitbreidingsmodules Automatische incasso en G-rekening zijn alleen beschikbaar voor AccountView Team en Business. De modules Automatische betalingen en Aanmaningen zijn in afgeslankte vorm ook beschikbaar voor AccountView Solo.

4.1 Functionaliteit debiteuren en crediteuren Deze standaardfunctionaliteit bevat onder andere:

• • • • •

Bezoek- en postadressen Standaardcode voor de BTW aan debiteur en crediteur koppelen Debiteur-/crediteurkaart in venster Openstaande posten in venster Standaardrapporten, waaronder:

• • • •

Saldilijst Debiteur-/crediteurkaarten Openstaande posten Kredietruimte debiteuren en Kredietruimte crediteuren

Voorwaarden: AccountView Team / AccountView Business • Standaardkosten-/omzetrekening opgeven • Inzoomen op journaalposten via debiteur-/crediteurkaarten

42 | Debiteuren en crediteuren Voorwaarden: AccountView Business • Debiteuren als crediteuren gebruiken, en omgekeerd Voorwaarden: Multi-Year Financials • Debiteur-/crediteurkaart vorig jaar opvragen

4.2 Debiteur- en crediteurgegevens opvragen De vensters Debiteuren en Crediteuren bieden een overzicht op volgorde van nummer of zoekcode. Met Bestand > Debiteuren en Bestand > Crediteuren vraagt u de debiteuren crediteurgegevens op. Nadat u een debiteur of crediteur hebt geselecteerd, kunt u met een paar sneltoetsen snel detailinformatie opvragen:

• • •

F6: Stamgegevens F5: Openstaande posten Ctrl+F5: Debiteurkaart

Afbeelding 4.1. In het venster Debiteuren (of Crediteuren) kunt u met sneltoetsen meer informatie opvragen. Zie ook: Rapporten > Crediteuren ( ),

Rapporten > Debiteuren ( ), Debiteur-/crediteurkaart vorig jaar opvragen ( )

Debiteuren en crediteuren combineren Voorwaarden: AccountView Business In sommige gevallen wilt u een debiteur ook als crediteur kunnen gebruiken. Dit kunt u vastleggen in de stamgegevens van de debiteur. U kunt de debiteur dan selecteren als crediteur, op plaatsen waar u normaal gesproken een crediteur zou selecteren. De hoofdeigenschappen van de relatie blijven die van een debiteur, zoals het controleren van de BTW-code en dergelijke. Het omgekeerde, een crediteur als debiteur gebruiken, is ook mogelijk. Let op: Als u een crediteur als debiteur gebruikt, bijvoorbeeld door op deze crediteur een factuur te boeken in een verkoopboek, dan wordt deze boeking verwerkt op de verzamelrekening crediteuren. Zo gebruikt u een debiteur ook als crediteur: 1.


2.

Selecteer een debiteur.

3.

Kies Bewerken > Stamgegevens (F6/Enter).

4.

Kies de tab Instellingen.

5.

Markeer Ook als crediteur tonen.

Debiteuren en crediteuren | 43

4.3 Debiteur- en crediteurkaarten opvragen Debiteur- en crediteurkaarten bevatten een specificatie van het saldo. Op een debiteur- of crediteurkaart vindt u alle mutatieregels waaruit het saldo van de debiteur of crediteur is opgebouwd. U kunt een kaart van één debiteur of crediteur in het venster opvragen, of u kunt een overzicht van meerdere kaarten en perioden tegelijk opvragen.

Eén debiteur- of crediteurkaart opvragen Als u het venster Debiteur-/crediteurkaart opvraagt hebt u snel een volledig overzicht van één debiteur of crediteur. Zo vraagt u één debiteurkaart op: 1.


2.


3.

Kies Zoeken > Debiteurkaart (Ctrl+F5).

Afbeelding 4.2. Het venster Debiteurkaart (of Crediteurkaart) bevat een specificatie van alle mutaties. In dit venster hebt u de volgende mogelijkheden:

• • • •

Alleen openstaande posten tonen (weergave Openstaande posten in Beeld > Weergaven beheren ). De journaalpost opvragen waaruit de mutatieregel afkomstig is met Zoeken > Journaalpost (Ctrl+F5). De kopiefactuur opvragen (module Facturering) met Zoeken > Kopiefactuur (Shift+F5). De kaart afdrukken met Rapporten > Debiteur-/crediteurkaart .

Meerdere debiteur- of crediteurkaarten opvragen Om meerdere debiteur- of crediteurkaarten op te vragen, of om de kaart(en) te beperken tot een aantal perioden, kunt u gebruikmaken van een rapport.

44 | Debiteuren en crediteuren

Zo vraagt u meerdere debiteurkaarten op: 1.


2.

Kies Rapporten > Debiteurkaarten om het rapport op te vragen.

3.

Selecteer de debiteur(en) en/of de periode(n) die u op het rapport wilt afdrukken, en kies Volgende. Als u niets selecteert, worden alle debiteurkaarten over alle perioden getoond. Met Facturen verdichten kunt u het overzicht beperken tot één regel per document-/factuurnummer.

Niet-actieve debiteuren opvragen Om na te gaan welke debiteuren al enige tijd niets meer hebben gekocht, kunt u gebruikmaken van een rapport. U voert een datum in om dat begrip ‘enige tijd’ concreet te maken, en u ziet meteen wanneer die debiteuren hun laatste verkooporder hebben geplaatst. Zo vraagt u niet-actieve debiteuren op: 1.


2.

Kies Rapporten > Niet-actieve debiteuren om het rapport op te vragen.

3.

Voer een datum in het veld Debiteuren die geen orders hebben geplaatst sinds in.

4.

Voer de gegevens in het venster in.

4.4 Openstaande posten beheren Het beheer van uw openstaande posten is de belangrijkste functie van de vensters Debiteuren en Crediteuren. Met de saldilijst kunt u snel vaststellen welke debiteuren een hoog saldo hebben, of bij welke crediteuren u een grote schuld hebt. Via de openstaande posten kunt u nagaan hoe dat saldo is opgebouwd, en welke posten inmiddels zijn vervallen. Vervolgens maakt de ouderdomsanalyse het mogelijk om die openstaande posten per debiteur of crediteur te splitsen in een aantal termijnen. Met de debiteurenanalyse kunt u ten slotte per debiteur de gemiddelde betalingstermijn nagaan.

Saldilijsten opvragen Op de saldilijst vindt u een overzicht van debiteuren of crediteuren met openstaande posten. U kunt eruit aflezen welke debiteuren of crediteuren een hoog saldo hebben. Op basis daarvan kunt u besluiten debiteuren te manen of crediteuren te betalen. Debiteuren of crediteuren waarvan het saldo nul is, komen niet op de saldilijst voor. Het totaal van de saldilijst sluit aan op het totaal van de saldi van de grootboekrekeningen Debiteuren en Crediteuren. Zo vraagt u een saldilijst van debiteuren op: 1.


2.

Kies Rapporten > Saldilijst .

Zie ook: Aanmaningen controleren ( )

Openstaande posten opvragen De lijst met openstaande posten is een specificatie van de saldilijst. Op de saldilijst vindt u saldi van de debiteuren of crediteuren; op de lijst met openstaande posten vindt u vervolgens de bijbehorende posten die moeten worden betaald. U kunt kiezen voor een uitgebreide lijst met informatie per post, of een samenvatting met één regel per openstaande post.


Zo vraagt u een lijst met openstaande posten van één debiteur op: 1.


2.


3.

Kies Zoeken > Openstaande posten (F5).

Afbeelding 4.3. Het venster Openstaande posten bevat een specificatie van het saldo. In dit venster hebt u de volgende mogelijkheden:

• • • •

De mutatieregels van de openstaande post opvragen met Zoeken > Mutatieregels openstaande post (F5). De kopiefactuur opvragen (module Facturering) met Zoeken > Kopiefactuur (Shift+F5). Een overzicht van de gegevens van de openstaande post opvragen met Bewerken > Stamgegevens (F6/Enter). Zie Stamgegevens openstaande post (45) voor meer informatie. De openstaande posten afdrukken met Rapporten > Openstaande posten .

Zo drukt u openstaande posten van meerdere debiteuren af: 1.


2.

Selecteer eventueel de gewenste debiteuren met Beeld > Selecteren .

3.

Kies Rapporten > Openstaande posten . Voer de gegevens in het venster in. Kies Heden in Tijdsbestek, en kies Volgende.

Veelgestelde vragen Het totaal van de openstaande posten van een debiteur komt niet overeen met het saldo. Dit kan voorkomen als er tijdens het verwerken van de openstaande posten een stroomstoring of een computerstoring is opgetreden. Kies Document > Controleren > Administratie in het venster Administraties, markeer in het tweede venster de groep Financieel, kies Geavanceerd, en markeer het veld Aansluiting subadministratie/openstaande posten. Let op: Zie Aansluitingsverschillen oplossen ( ) voor de juiste werkwijze.

Stamgegevens openstaande post U kunt de stamgegevens van een openstaande post snel opvragen vanuit het venster Openstaande posten. Dit venster bevat:

• •

Algemene gegevens van de openstaande post Gegevens over aanmaningen (module Aanmaningen)


• •

Gegevens over betalingscondities en documenten van de openstaande post. Deze kunt u bewerken. Notities van de openstaande post. Ook deze kunt u bewerken.

Afbeelding 4.4. De stamgegevens van een openstaande post Zo raadpleegt u de stamgegevens van een openstaande post van een debiteur: 1.


2.

Selecteer de gewenste debiteur.

3.


4.

Selecteer de gewenste openstaande post en kies Bewerken > Stamgegevens (F6/Enter).

5.

U hebt nu de volgende mogelijkheden:

• • • •

Gegevens raadplegen De Omschrijving of de Betalingsreferentie wijzigen Kies daarvoor Bewerken > Omschrijvingen . De Betalingstermijn, Betalingskorting en de Kortingstermijn wijzigen op de tab Condities Kies daarvoor de knop Bet.cond of Bewerken > Betalingscondities . Notities toevoegen op de tab Notities Deze is verdeeld in drie delen. Bovenaan worden de notities van de debiteur getoond. Daarna volgen de notities van de dagboekbladzijde en vervolgens de notities van de openstaande post. Let op: Notities van openstaande posten kunnen worden afgedrukt met Rapporten > Openstaande posten . Kies Gedetailleerd in Uitvoer.

Zie ook: Zoeken > Openstaande posten > F6 ( ), Document > Stamgegevens administratie > Betalingscondities > F6 ( )

Historische openstaande posten opvragen De lijst met openstaande posten gaat uit van de situatie van vandaag: welke posten zijn er vandaag nog niet betaald? Het is ook mogelijk om die vraag over een datum in het verleden te stellen: welke posten moesten er op 1 juni nog worden betaald? Deze datum wordt een peildatum genoemd; met behulp van een peildatum kunt u een lijst met historische openstaande posten opvragen. Deze lijst kan dus posten bevatten die inmiddels zijn betaald. Uw accountant kan u vragen om deze lijst voor een bepaalde peildatum op te stellen. Ook kan de lijst nuttig zijn bij verschil van mening met een debiteur over de betaling van een openstaande post. Om een lijst met historische openstaande posten op te vragen gaat u op dezelfde manier te werk als voor openstaande posten. Het enige verschil is dat u kiest voor Peildatum in Tijdsbestek, en dat u de gewenste peildatum invoert. In combinatie met Ouderdom hebt u de mogelijkheid om openstaande posten over een bepaalde periode op te vragen. Als u bijvoorbeeld een Peildatum neemt van 31-03-2016,


en u neemt voor Ouderdom 1 t/m 93 dagen, dan ziet u alleen de openstaande posten aan het eind van het eerste kwartaal, en niet de openstaande posten van daarvoor. De gewijzigde peildatum geldt voor heel AccountView, totdat u AccountView afsluit. Zo vraagt u een lijst met historische openstaande posten van debiteuren op: 1.


2.

Kies Rapporten > Openstaande posten .

3.

Voer de gegevens in het venster in. Kies Peildatum in Tijdsbestek, voer de Peildatum en eventueel de Ouderdom in, en kies Volgende.

Afbeelding 4.5. In het venster Openstaande posten debiteuren geeft u aan hoe de lijst met openstaande posten moet worden getoond. Veelgestelde vragen De ouderdom in dagen van een openstaande post is niet berekend op basis van de huidige datum. De ouderdom wordt bepaald op grond van de huidige datum, tenzij u eerder een peildatum hebt ingevoerd (bijvoorbeeld in Rapporten > Ouderdomsanalyse ). De peildatum geldt tot u AccountView afsluit. De ouderdom houdt geen rekening met de betalingstermijn. Dat is juist. Zie ook: Openstaande posten opvragen (44)

Ouderdomsanalyse opvragen De ouderdomsanalyse geeft een overzicht van de openstaande posten, verdeeld over een aantal ouderdomstermijnen. U kunt eruit aflezen welke openstaande posten dringend moeten worden betaald, en welke nog niet zo lang open staan. De termijnen legt u vast in het venster Administratie-instellingen - Algemeen (Algemeen). Zo vraagt u een ouderdomsanalyse van debiteuren op: 1.

Kies Opties > Instellingen > Administratie > Algemeen > Algemeen .

2.

Voer de velden onder Ouderdomsanalyse in om de ouderdomstermijnen vast te leggen.

3.


4.

Kies Rapporten > Ouderdomsanalyse .

5.

Voer de gegevens in het venster in. De peildatum geldt tot u AccountView afsluit.

48 | Debiteuren en crediteuren Let op: Als u met de module Aanmaningen werkt, dan kunt u vanuit het venster Openstaande postenanalyse ook een ouderdomsanalyse van uw openstaande posten bij crediteuren opvragen.

Historische ouderdomsanalyse opvragen Op dezelfde manier als voor openstaande posten kunt u ook voor de ouderdomsanalyse een historische ouderdomsanalyse opvragen door een peildatum te gebruiken. Om een historische ouderdomsanalyse op te vragen gaat u op dezelfde manier te werk als voor ouderdomsanalyse. Het enige verschil is dat u in het venster Ouderdomsanalyse de gewenste Peildatum invoert, in plaats van de huidige datum. De gewijzigde peildatum geldt voor heel AccountView, totdat u AccountView afsluit. Zie ook: Ouderdomsanalyse opvragen (47), Historische openstaande posten opvragen (46), ( )

Rapporten > Ouderdomsanalyse

Kredietruimte opvragen Om na te gaan wat de kredietstatus van uw debiteuren (of crediteuren) is, kunt u gebruikmaken van een rapport. De kredietruimte is het verschil tussen de kredietlimiet die u bij een debiteur (of crediteur) hebt vastgelegd en het saldo van de posten dat de debiteur bij u open heeft staan (of dat nog u open hebt staan bij de crediteur). In het rapport wordt de kredietruimte als bedrag weergegeven en als percentage van de kredietlimiet. Zo kunt u snel zien wat de kredietstatus van uw crediteuren is. Zo vraagt u de kredietruimte van debiteuren op: 1.


2.

Kies Rapporten > Kredietruimte debiteuren om het rapport op te vragen.

3.

Voer eventueel een percentage in Debiteuren met kredietruimte minder dan in.

4.

Voer de gegevens in het venster in. Druk op F1 voor meer informatie.

Debiteurenanalyse opvragen Met de debiteurenanalyse kunt u het betalingsgedrag van uw debiteuren nagaan. Dit betalingsgedrag wordt afgebeeld in een kruistabel, met horizontaal de perioden en verticaal de debiteuren. In de tabel vindt u de gemiddelde betalingstermijn. U kunt er het gemiddeld aantal dagen uit aflezen waarin een debiteur betaalt, over verschillende perioden, over alle posten, of alleen posten die al zijn betaald. Zo vraagt u de debiteurenanalyse op: 1.


2.

Kies Rapporten > Analyse debiteuren .

3.

Voer de gegevens in het venster in. Als u bijvoorbeeld kiest voor Gemiddelde betalingstermijn debiteuren en voor Maand, dan krijgt u een kruistabel met de gemiddelde betalingstermijn per debiteur, per maand, en per debiteur per maand, zowel voor posten die al zijn betaald als voor posten die nog moeten worden betaald.


Afbeelding 4.6. Een tabel afdrukken van de gemiddelde betalingstermijn van debiteuren per jaar Let op: Als u met de module Aanmaningen werkt, dan kunt u vanuit het venster Openstaande postenanalyse een uitgebreidere debiteurenanalyse opvragen. Bovendien kunt u dan ook een crediteurenanalyse opvragen.

4.5 BTW-nummers verifiëren Bij levering van goederen naar een ander EU-land moet u beschikken over het BTW-nummer van uw debiteur om het nultarief te kunnen toepassen. Via dit nummer geeft de debiteur aan dat hij een belaste intracommunautaire verwerving verricht. U moet het BTW-nummer van uw debiteur vermelden op de factuur. Ook is het BTW-nummer noodzakelijk voor de opgaaf ICP (intracommunautaire prestaties). In verband hiermee is het noodzakelijk dat u de BTW-nummers, die uw debiteuren aan u opgeven, regelmatig verifieert. Hiertoe stelt u een lijst op van BTW-nummers van uw debiteuren. Deze lijst stuurt u naar de belastingdienst. Van de verificatie krijgt u schriftelijk bericht. De datum van verificatie registreert u in Verificatiedatum, in het venster Stamgegevens debiteur, tab Financieel. Zo verifieert u BTW-nummers van debiteuren: 1.


2.

Kies Rapporten > BTW-verificatielijst .

3.

Voer de gegevens in het venster in. Met Bereik kunt u de lijst beperken tot ongeverifieerde BTW-nummers, of BTW-nummers die opnieuw moeten worden geverifieerd.

Zie ook het veld Fiscaal BTW-nr in het venster Administratie-instellingen - Algemeen (Elektr aangifte). Zie ook: Opties > Instellingen > Administratie > Algemeen > Elektr aangifte ( )

4.6 Buitenlandse adressen invoeren De indeling van adressen verschilt van land tot land. U kunt in AccountView de adresindeling per land wijzigen, zodat u het debiteuradres in de indeling van het land van de debiteur kunt invoeren. Voorbeeld: U voert een nieuwe debiteur uit het Verenigd Koninkrijk in. Doordat u de landcode GB hebt gekozen, wordt het invoervenster Stamgegevens debiteur gewijzigd. Hierdoor kan het adres worden ingevoerd als huisnummer + bijvoegsel + straatnaam (in plaats van straatnaam + huisnummer + bijvoegsel, zoals in Nederland gebruikelijk is). De postcode wordt na het land ingevoerd.

50 | Debiteuren en crediteuren De adresinvoer van debiteuren is afhankelijk van het ISO-land van de debiteur. Hierdoor kunt u onderscheid maken tussen verschillende buitenlandse adresindelingen. Bij binnenlandse debiteuren voert u geen landcode in. Daardoor geldt de landcode van de administratie, en de bijbehorende Invoerlayout. Die landcode hebt u vastgelegd in Opties > Instellingen > Administratie > Algemeen > Adres . Voorbeeld: Uw bedrijf is in Nederland gevestigd en u hebt daarom de landcode NL gekozen in Administratie-instellingen Algemeen (Adres). Bij het invoeren van Nederlandse debiteuren kiest u geen landcode, waardoor de Invoerlayout voor Nederlandse adressen automatisch wordt toegepast. U hoeft verder geen land vast te leggen bij deze debiteuren: uw correspondentie met deze debiteuren vindt altijd binnen Nederland plaats, waardoor het land niet hoeft te worden vermeld op brieven, facturen, enzovoort.

Afbeelding 4.7. Nadat u tijdens het invoeren van een buitenlandse debiteur het juiste Land hebt geselecteerd, wordt de bijbehorende adresindeling weergegeven. Internationale indeling Haucket Attention to mr. A. Claes Frankrijklei 1 B-2000 ANTWERPEN BELGIË

Britse indeling TMU Worldwide 12 High Road LONDON N22 8HG VERENIGD KONINKRIJK

Duitse indeling Becker GmbH Brunnenkoppel 23 22041 HAMBURG DUITSLAND

Nederlandse indeling De Koning B.V. T.a.v. de heer H.J.L. Dekker Stadhouderslaan 17 2517 HX DEN HAAG

Tabel 4.1. Voorbeelden van adresindelingen. De ISO-landcode van een debiteur bepaalt ook de Uitvoerlayout van adresgegevens, bijvoorbeeld op etiketten en facturen en in samenvoegbestanden. De adresgegevens worden afgedrukt in de indeling van de ISO-landcode van de debiteur:


• •

U kunt de Uitvoerlayout van een adres vastleggen bij een ISO-land. Documenten en etiketten van debiteuren, crediteuren en relaties worden volgens deze Uitvoerlayout afgedrukt. Ook in samenvoegbestanden (bijvoorbeeld voor het aanmaken van samenvoegbrieven in Microsoft Word), wordt deze indeling aangehouden. Voorbeeld: U hebt de ISO-landcode FR gekoppeld aan een Franse debiteur. Vervolgens kunt de adresgegevens volgens de Franse adresindeling invoeren. De adresgegevens worden ook volgens de Franse indeling afgedrukt, omdat deze indeling in de ISO-landcode FR is opgenomen.

•

Als een ISO-landcode geen Uitvoerlayout heeft, wordt de internationale Uitvoerlayout gebruikt.

Zo voert u buitenlandse adressen in: 1.

Kies Opties > Instellingen > Administratie > Algemeen > Adres .

2.

Controleer het Land van de administratie en de adresgegevens. Als u geen Land invoert, wordt standaard de internationale indeling gebruikt.

3.

Kies Document > Stamgegevens administratie > ISO-landcodes . De ISO-landentabel wordt geleverd door Visma Software. Het is doorgaans niet nodig ISO-landen toe te voegen of te verwijderen.

4.

Selecteer de landcode van de administratie.

5.


6.

Kies de tab Adres en voer de instellingen in.

7.

Controleer op dezelfde manier de landcodes van uw buitenlandse relaties.

Als u nu een buitenlandse debiteur toevoegt, kunt u het Land selecteren. Het invoervenster wordt dan gewijzigd volgens de bijbehorende Invoerlayout. Bij het afdrukken van etiketten of het aanmaken van een samenvoegbestand voor uw tekstverwerker kunt u zelf bepalen, of u bezoekof postadressen gebruikt. In andere gevallen is dit meestal niet zo. Correspondentie gaat naar het postadres, maar goederen worden geleverd aan het bezoekadres. Zie ook: Brieven versturen (51)

4.7 Brieven versturen U kunt uw debiteuren- en crediteurenadministratie ook gebruiken om brieven en mailings te versturen. U kunt een standaardbrief in uw tekstverwerker samenvoegen tot een mailing met informatie per debiteur uit AccountView, en u kunt etiketten afdrukken. De adresindeling kan per debiteur verschillen. Hiermee wordt rekening gehouden bij het afdrukken van etiketten: de adresindeling van een debiteur is bepalend. Deze adresindeling is gebaseerd op de Uitvoerlayout van de landcode van de debiteur. Hierdoor kunt u de etiketten van binnenlandse en buitenlandse debiteuren tegelijk afdrukken: AccountView zorgt ervoor dat de gegevens in de juiste

52 | Debiteuren en crediteuren volgorde op de etiketten worden geplaatst. De regels worden aaneengesloten afgedrukt (witregels worden onderdrukt). Hierdoor kan de eerste rij afgedrukte etiketten er bijvoorbeeld als volgt uitzien: Internationale indeling

Britse indeling

Haucket Attention to mr. A. Claes Frankrijklei 1 B-2000 ANTWERPEN BELGIË

Duitse indeling

TMU Worldwide 12 High Road LONDON VERENIGD KONINKRIJK N22 8HG

Nederlandse indeling

Becker GmbH Brunnenkoppel 23 22041 HAMBURG DUITSLAND

De Koning B.V. T.a.v. de heer H.J.L. Dekker Stadhouderslaan 17 2517 HX DEN HAAG

Tabel 4.2. Voorbeeld van een rij etiketten, waarop de adresgegevens aaneengesloten (zonder witregels) zijn afgedrukt. In samenvoegbestanden worden de volgende gegevens opgenomen: adresgegevens (maximaal zeven gegevens), contactpersoon en zakelijk telefoonnummer. De adresgegevens worden aaneengesloten in het bestand geplaatst, in de eerste zeven kolommen. Deze kolommen worden van achter naar voor gevuld (van kolom ADDRESS7 naar ADDRESS1). Hierdoor worden de adresgegevens aaneengesloten getoond. Voorbeeld: Bij debiteur De Koning B.V. zijn vier adresvelden gevuld; postcode en plaats worden samengevoegd. De zeven adresvelden worden van achter naar voor gevuld, dus de eerste drie velden in het samenvoegbestand zijn blanco. De velden ADDRESS4 t/m ADDRESS7 bevatten de naam, de geaddresseerde het adres, de postcode en de plaats. ADDRESS1

ADDRESS2

ADDRESS3

ADDRESS4

ADDRESS5

ADDRESS6

ADDRESS7

DEAR

""

""

""

"De Koning B.V."

"T.a.v. H.J.L. Dekker"

"Stadhouderslaan 17"

"2517 HX DEN HAAG"

"Geachte heer Dekker"

""

""

“Becker GmbH”

“z.H. T. Becker”

“Brunnenkoppel 23”

“D-22041 HAMBURG”

“GERMANY”

"Sehr geehrter Herr Becker"

""

"TMU Worldwide"

"Attention to M. Bennett"

"12 High Road"

"LONDON"

"GREAT BRITAIN"

"N22 8HG"

"Dear Mr Bennett"

Tabel 4.3. Voorbeeld van een samenvoegbestand van drie debiteuren. In uw samenvoegbrief neemt u velden op die verwijzen naar ADDRESS1 t/m ADDRESS7. Hierdoor wordt het adres altijd juist getoond, ongeacht het aantal adresregels. De naam van de contactpersoon staat altijd in de kolom DEAR en het zakelijke telefoonnummer staat in de kolom TEL_BUS. Let op: Het is in uitzonderingsgevallen mogelijk dat er meer dan zeven adresvelden bij een debiteur zijn ingevoerd. In dat geval worden alleen de eerste zeven velden in het samenvoegbestand opgenomen. Zie ook: Document > Stamgegevens administratie > ISO-landcodes > F6 ( ) Zo verstuurt u één brief aan een debiteur: 1.


2.

Selecteer de debiteur die u wilt aanschrijven.

3.


4.

Kies de knop

5.

Open de brief in uw tekstverwerker en druk op Ctrl+V om het adres in te voegen.

linksonder in het venster.


Let op: Als u beschikt over de module Contact Manager, dan kunt u direct een etiket van de geselecteerde debiteur afdrukken met Rapporten > Enkel etiket afdrukken (F12). Het etiket wordt direct afgedrukt op de printer die in Windows als standaardprinter is ingesteld of die met Opties > Instellingen > Persoonlijk > Afdrukken is vastgelegd in Afdrukvoorkeur etiketten. Hiervoor wordt de etiketlayout gebruikt die het laatst is gebruikt in Document > Mailing . Zo verstuurt u brieven aan debiteuren met behulp van etiketten: 1.


2.

Kies Beeld > Selecteren .

3.

Selecteer de debiteuren die u wilt aanschrijven.

4.

Kies Document > Mailing , markeer Etiketten (AccountView Team en Business) en kies Volgende. Kies Alle als u een selectie hebt gedefinieerd, of als u alle debiteuren wilt aanschrijven. Kies Geselecteerde alleen als u één etiket wilt afdrukken. Als u gebruikmaakt van een samenvoegbestand en vensterenveloppen, hebt u geen etiketten nodig.

5.

Als een van de relatiebeheermodules beschikbaar is, markeert u de contactpersoon die moet worden vermeld. Dit is afhankelijk van de inhoud van de brief. Als u Eén functie markeert, kunt u een specifieke functie selecteren en eventueel alle bedrijven zonder deze functie uitsluiten.

6.

Markeer Postadres gebruiken als u het postadres van de debiteuren wilt afdrukken.

7.

Als een van de relatiebeheermodules beschikbaar is, markeert u Activiteit automatisch aanmaken als u deze brief als activiteit in het subvenster Activiteiten wilt vermelden. Voer in dat geval de benodigde gegevens voor deze activiteit in het volgende venster in.

8.

Kies Volgende.

9.

Selecteer het Type papier waarop u etiketten afdrukt, en selecteer een etiketdefinitie. De beschikbare etiketdefinities in Selecteer een etiketformaat zijn afhankelijk van het Type dat u selecteert.

10. Kies Volgende. 11. Kies Afdrukvoorb om de etiketten vooraf te controleren. 12. Kies Afdrukken. Zo maakt u een samenvoeg-gegevensbestand voor uw tekstverwerker aan: 1.


2.


3.

Selecteer de debiteuren die u wilt aanschrijven.

4.

Kies Document > Mailing , en markeer Samenvoeg-gegevensbestand om de AccountView-informatie van de geselecteerde debiteuren op te slaan in een samenvoegbestand.

5.

Kies Alle als u een selectie hebt gedefinieerd, of als u alle debiteuren wilt aanschrijven. Kies Geselecteerde alleen als u informatie over één debiteur wilt opslaan. Als u geen persoonlijke brieven wilt versturen kunt u ervoor kiezen om alleen etiketten afdrukken. U hebt dan geen samenvoegbestand nodig.

6.

Als een van de relatiebeheermodules beschikbaar is, markeert u de contactpersoon die moet worden vermeld. Dit is afhankelijk van de inhoud van de brief. Als u Eén functie markeert, kunt u een specifieke functie selecteren en eventueel alle bedrijven zonder deze functie uitsluiten.

54 | Debiteuren en crediteuren 7.

Markeer Postadres gebruiken als u het postadres van de debiteuren wilt afdrukken.

8.

Als een van de relatiebeheermodules beschikbaar is, markeert u Activiteit automatisch aanmaken als u deze brief als activiteit in het subvenster Activiteiten wilt vermelden. Voer in dat geval de benodigde gegevens voor deze activiteit in het volgende venster in.

9.

Selecteer het Bestandstype en voer de naam van het Bestand in.

Afbeelding 4.8. Een samenvoeg-gegevensbestand aanmaken voor Microsoft Word 10. Verlaat AccountView en start uw tekstverwerker. Als u een persoonlijke standaardbrief wilt versturen, voegt u het samenvoeg-gegevensbestand samen met de standaardbrief tot een mailing. De manier waarop u dit doet hangt af van uw tekstverwerker. Als u etiketten wilt afdrukken, voegt u het samenvoegbestand samen met uw etikettenlayout tot etikettenvellen. Zie ook: Gepersonaliseerde mailingen versturen (123)

Etiketdefinities aanmaken Met Document > Mailing kunt u standaardetiketten afdrukken voor debiteuren en crediteuren. Er is een groot aantal etiketdefinities beschikbaar waaruit u kunt kiezen. Als uw etiketformaat er niet bij zit, kunt u direct zelf een nieuwe etiketdefinitie aanmaken met de knop Nieuw, die zal worden toegevoegd aan de lijst met definties. Een bestaande etiketdefinitie kunt u wijzigen met de knop Wijzigen.


Afbeelding 4.9. Beschikbare etiketdefinities Zo maakt u een etiketdefinitie aan: 1.

Kies Document > Mailing in het venster Debiteuren of Crediteuren.

2.

Markeer Etiketten en kies Volgende.

3.

Selecteer de gewenste verzendinstellingen en kies Volgende.

4.

Kies Nieuw.

5.

Voer de Naam en het aantal Kolommen in, en selecteer het Type.

6.

Voer de velden onder Etiketformaat in de afbeelding in. Wijzig eventueel het lettertype en dergelijke op de tab Opmaak. Druk op F1 voor meer informatie.

U kunt ook etiketten wijzigen of toevoegen met Opties > Etiketten . Veelgestelde vragen Hoe kan ik etiketten afdrukken met een afwijkende layout? Als u andere informatie op een etiket wilt afdrukken, kunt u gebruikmaken van een samenvoegbestand en uw tekstverwerker. U stelt de informatie op het etiket dan samen in uw tekstverwerker, en vervolgens voegt u het samenvoegbestand en de etiketinformatie samen tot etikettenvellen.

4.8 Betalingskorting gebruiken Voorwaarden: Facturering / Automatische betalingen / Automatische incasso U kunt een betalingskorting verlenen aan uw debiteur, als deze betaalt binnen de vastgestelde kortingstermijn. Op deze manier kunt u het voor debiteuren aantrekkelijk maken om snel te betalen. Ook voor crediteuren kunt u een betalingskorting invoeren: dit is het kortingspercentage dat u in mindering kunt brengen als u betaalt binnen de vastgelegde kortingstermijn. In de rest van deze paragraaf wordt betalingskorting toegelicht aan de hand van debiteuren.


Afbeelding 4.10. In een betalingsconditie legt u de betalingstermijn, de betalingskorting en de kortingstermijn vast. Om betalingskorting te verlenen, voert u met Document > Stamgegevens administratie > Betalingscondities in Bet.kort % een positief kortingspercentage in. Hebt u voor de betreffende debiteur een kortingspercentage vastgelegd bij de financiële gegevens in Betalingsconditie, dan wordt dit percentage automatisch overgenomen. Zie ook: Betalingskorting en kredietbeperking invoeren (76)

Instellingen betalingskorting vastleggen Bij de financiële gegevens van de debiteur kunt u een betalingsconditie invoeren. Deze bevat een kortingspercentage, een kortingstermijn en een betalingstermijn. Als u een verkoopboeking voor de debiteur invoert, wordt de betalingsconditie automatisch overgenomen. Deze geldt voor de hele verkoopboeking. U kunt de kortingsgegevens eventueel wijzigen in de dagboekbladzijde, bijvoorbeeld omdat u met uw debiteur afwijkende afspraken hebt gemaakt. Bij de instellingen van de administratie legt u het rekeningnummer vast waarop de betalingskorting moet worden geboekt als de debiteur de betalingskorting in mindering heeft gebracht bij de betaling. Zo legt u de instellingen betalingskorting vast: 1.


2.


3.

Kies Bewerken > Stamgegevens (F6/Enter), tab Factuur.

4.

Selecteer een Betalingsconditie, of maak een nieuwe aan met Document > Stamgegevens administratie > Betalingscondities en Bewerken > Toevoegen (ctrl+ins/Ctrl+N). Voer de betalingskorting (Bet.kort %, positief percentage) en de Kortingstermijn in.

5.

Kies Opties > Instellingen > Administratie > Financieel > Financieel .

6.

Selecteer een grootboekrekening in Kortingen deb.

Betalingskorting achteraf verrekenen Volgens de standaardmethode verrekent u de betalingskorting achteraf. Door de betalingskorting achteraf te verrekenen wordt de betalingskorting (en de BTW erover) niet in de factuur verwerkt. Wel blijft het kortingsbedrag zichtbaar bij de openstaande post.


Als u gebruikmaakt van de module Facturering of Inkoop I, dan is het mogelijk om de betalingskorting direct in de factuur te verwerken als factuurkorting. Zie ook: Betalingskorting direct verrekenen (269)

Instelling betalingskorting achteraf verrekenen Als u gebruikmaakt van de module Facturering of Inkoop I, dan moet u naast de algemene instellingen vastleggen dat de betalingskorting achteraf moet worden verrekend. Zo verrekent u betalingskorting achteraf: 1.

Kies Opties > Instellingen > Administratie > Handel > Facturering .

2.

Zorg ervoor dat Directe verwerking betalingskorting verkoop niet is gemarkeerd.

3.

Kies de tab Inkoop I.

4.

Zorg ervoor dat Directe verwerking betalingskorting inkoop niet is gemarkeerd.

Voorbeeld berekening factuurbedrag bij betalingskorting achteraf

• • •

1 maal verkoop elektrische heggenschaar à 129,- (excl. 21% BTW) 1 maal verkoop grasmaaier à 139,- (excl. 21% BTW) Betalingskorting 2% Veld

Berekening

Bedrag

Subtotaal

129,- + 139,-

268,00

BTW

(129,- + 139,-) * 21%

56,28


Veld

Berekening

Bedrag

Bet.kort

(129,- + 139,-) * 2%

-5,36

Totaal

268,- + 56,28

324,28

Tabel 4.4. Berekening factuurbedrag bij betalingskorting achteraf verrekenen.

Afbeelding 4.11. Als de betalingskorting achteraf wordt verrekend, wordt deze niet verwerkt in de factuur.

Journaalpost verkoopfactuur bij betalingskorting achteraf 1200 Debiteuren 318,92 aan 1600 BTW af te dragen hoog 50,92 aan 8110 Omzet artikelgroep 3 139,aan 8115 Omzet artikelgroep 4 129,-

Betaling binnen kortingstermijn bij betalingskorting achteraf Als de debiteur binnen de kortingstermijn betaalt, zal hij de betalingskorting à 5,36 van het factuurbedrag 318,92 aftrekken. Het hierdoor ontstane betalingsverschil met de openstaande post kunt u wegboeken als betalingskorting in het venster Verschil afboeken. De betalingskorting wordt geboekt op de rekening die u hebt ingevoerd in Kortingen deb in het venster Administratie-instellingen Financieel (Financieel).


Afbeelding 4.12. Als de debiteur op tijd betaalt, kunt u de betalingskorting achteraf verrekenen. AccountView maakt de volgende boeking: 1100 Bank 313,56 8880 Verleende kortingen debiteuren 5,36 aan 1200 Debiteuren 318,92

Opmerking BTW bij betalingskorting achteraf Omdat er geen BTW over de betalingskorting wordt berekend, betaalt de debiteur eigenlijk teveel en ontvangt u dus teveel. Betaalt de debiteur binnen de kortingstermijn, dan betaalt hij eigenlijk teveel BTW (1,02). Volgens de Wet op de Omzetbelasting moet de debiteur het BTW-bedrag betalen dat op de factuur vermeld staat. Is de debiteur BTW-plichtig, dan kan hij dit (te hoge) bedrag terugvorderen. Zelf ontvangt u teveel BTW. Als u beschikt over de module Facturering kunt u dit voorkomen door de betalingskorting direct te verrekenen (zie het hoofdstuk Facturering (249)).

4.9 Kredietbeperking gebruiken Voorwaarden: Facturering / Automatische betalingen / Automatische incasso In plaats van een betalingskorting kunt u ook een kredietbeperkingstoeslag toepassen. Hierbij past u een toeslag toe op de factuur, die vervalt als de debiteur betaalt binnen de vastgestelde kortingstermijn. Ook op deze manier kunt u het voor debiteuren aantrekkelijk maken om snel te betalen. De kredietbeperkingstoeslag wordt altijd opgenomen in de factuur. Om kredietbeperking te verlenen, voert u met Document > Stamgegevens administratie > Betalingscondities in Bet.kort % een negatief kortingspercentage in. Koppel vervolgens de betalingsconditie aan de debiteur in Bestand > Debiteuren > F6 . De betalingsconditie wordt automatisch gebruikt bij het invoeren van verkoopfacturen voor de debiteur. De kredietbeperking, en de BTW over de kredietbeperking, wordt altijd direct verrekend in het factuurbedrag. Voor buitenlandse debiteuren wordt er geen BTW over de kredietbeperking berekend. Om een buitenlandse debiteur te kunnen herkennen, vergelijkt AccountView het BTW-nummer uit de stamgegevens van de debiteur met het BTW-nummer van de administratie. AccountView geeft een melding als een binnenlandse BTW-code wordt gebruikt voor een buitenlandse debiteur of omgekeerd. Als het BTW-nummer van de debiteur niet is ingevoerd, vindt geen controle plaats.

60 | Debiteuren en crediteuren Let op: U zult de kredietbeperking ook moeten opnemen op uw factuurlayouts. Zie ook: Betalingskorting en kredietbeperking invoeren (76)

Instellingen kredietbeperking vastleggen Bij de financiële gegevens van de debiteur kunt u een standaardpercentage voor de kredietbeperking vastleggen in Betalingsconditie. Het kredietbeperkingspercentage kunt u op de order desgewenst wijzigen. Dit heeft dan betrekking op alle orderregels van de betreffende verkoop- of inkooporder. Vervolgens legt u het BTW-nummer vast van de debiteur. Bij de instellingen van de administratie legt u het rekeningnummer vast waarop de kredietbeperking moet worden geboekt en de BTW-code die bepaalt op welke rekening, en tegen welk percentage, de BTW over de kredietbeperking moet worden geboekt. Ook legt u het BTW-nummer van de administratie vast. Komen de eerste twee posities van dit BTW-nummer niet overeen met de eerste twee posities van het BTW-nummer van de debiteur, dan gaat AccountView ervan uit dat het een buitenlandse debiteur is, en wordt er geen BTW over de kredietbeperking berekend. Zo legt u de instellingen kredietbeperking vast: 1.


2.


3.

Kies Bewerken > Stamgegevens (F6/Enter), tab Financieel.

4.

Voer het veld BTW-nummer in.

5.

Selecteer een Betalingsconditie op de tab Factuur, of maak een nieuwe aan met Document > Stamgegevens administratie > Betalingscondities en Bewerken > Toevoegen (ctrl+ins/Ctrl+N). Voer de betalingskorting (Bet.kort %, negatief percentage) en de Kortingstermijn in.

6.

Kies Opties > Instellingen > Administratie > Algemeen > Bedrijf .

7.

Voer het BTW-nummer in.

8.


9.

Selecteer een grootboekrekening in Kortingen deb. De BTW-code deb wordt niet gebruikt voor boekingen in dagboeken.

Voorbeeld berekening factuurbedrag bij kredietbeperking

• • • •

1 maal verkoop elektrische heggenschaar à 129,- (excl. 21% BTW) 1 maal verkoop grasmaaier à 139,- (excl. 21% BTW) Kredietbeperking -2% 21% BTW over kredietbeperking Veld

Berekening

Bedrag

Subtotaal

129,- + 139,-

268,00

BTW

(129,- + 139,-) * 21%

57,41

Kredietbeperking (Bet.kort)

(129,- + 139,-) * 2%

5,36


Veld

Berekening

Bedrag

Kredietbeperking (BTWBet.kort)

(268,- * 2%) * 21%

1,17

Totaal

268,- + 50,92 + 5,36 + 1,17

331,94

Tabel 4.5. Berekening factuurbedrag bij kredietbeperking.

Afbeelding 4.13. Als u kredietbeperkingstoeslag toepast (een negatief percentage), dan wordt deze verwerkt in de factuur.

Journaalpost verkoopfactuur bij kredietbeperking 1200 Debiteuren 330,77 aan 8880 Verleende kortingen debiteuren 5,36 aan 1600 BTW af te dragen hoog 57,41 aan 8110 Omzet artikelgroep 3 139,aan 8115 Omzet artikelgroep 4 129,-

Betaling binnen kortingstermijn bij kredietbeperking Als de debiteur binnen de kortingstermijn betaalt, zal hij de kredietbeperking à 5,36 van het factuurbedrag 325,30 aftrekken. Hij betaalt dan 319,94. Het hierdoor ontstane betalingsverschil met de openstaande post kunt u wegboeken als betalingskorting in het venster Verschil afboeken. De rekening die u hebt ingevoerd in Kortingen deb in het venster Administratie-instellingen - Financieel (Financieel) loopt dan glad.


Afbeelding 4.14. Als de debiteur op tijd betaalt, kunt u de kredietbeperkingstoeslag achteraf wegboeken. AccountView maakt de volgende boeking: 1100 Bank 319,94 8880 Verleende kortingen debiteuren 5,36 aan 1200 Debiteuren 325,30

Opmerking BTW bij kredietbeperking Betaalt de debiteur binnen de kortingstermijn, dan betaalt hij eigenlijk teveel BTW (1,02). Volgens de Wet op de Omzetbelasting moet de debiteur het BTW-bedrag betalen dat op de factuur vermeld staat. Is de debiteur BTW-plichtig, dan kan hij dit (te hoge) bedrag terugvorderen. Zelf ontvangt u teveel BTW. U kunt dit corrigeren door de debiteur een creditnota te sturen.

63

5. Dagboeken In het venster Dagboekbladzijden vindt u de dagboeken waarin u de boekingen invoert. U kunt zoveel dagboeken aanmaken als u wilt, bijvoorbeeld voor inkopen en voor verkopen, voor uw bankrekening en uw girorekening. Elk dagboek bestaat uit dagboekbladzijden, waarop u de boekingen invoert. U kunt zoveel dagboekbladzijden gebruiken als u wilt, bijvoorbeeld één per maand, per dag of per afschrift. Voor inkoopen verkoopdagboeken voert u een bladzijde per factuur in. Boekingen die u invoert in het venster Dagboekinvoer worden direct verwerkt in het journaal. De journaalregels (het venster Journaal) worden vervolgens verwerkt in het grootboek. Elk saldo in het grootboek is daarom, via het journaal, te herleiden tot een boekingsregel van een dagboek.

Afbeelding 5.1. In het venster Dagboekbladzijden vindt u de dagboeken waarin u boekingen kunt invoeren.

5.1 Functionaliteit dagboeken Deze standaardfunctionaliteit bevat onder andere:

• • • • • • •

Onbeperkt aantal dagboeken aanmaken. Autocodering (veelvoorkomende boekingen vastleggen onder een code, bij het invoeren van deze code worden de gegevens van de boekingsregel ingevoerd). Snelle, regelgeoriënteerde invoer. Wisselen tussen bruto- of nettoweergave. BTW handmatig aan te passen. Saldocontrole instelbaar. Standaardrapporten, waaronder Invoerverslag en Controle ingevoerde BTW.

64 | Dagboeken Voorwaarden: AccountView Team / AccountView Business • Invoer in vreemde valuta. • Regels naar kostenplaats te boeken.

5.2 Werkwijze dagboeken Zo gebruikt u dagboeken: 1.

Maak de dagboeken aan die u nodig hebt met Bewerken > Toevoegen in Document > Stamgegevens administratie > Dagboeken , en leg de gekoppelde rekeningen vast. Dit wordt beschreven in het hoofdstuk Administraties inrichten ( ).

2.

Voer boekingen in de dagboeken in met Bewerken > Toevoegen in Bestand > Dagboekbladzijden . Dit wordt toegelicht in het hoofdstuk Boekingen invoeren ( ) aan de hand van een paar voorbeelden, die het gebruik van de verschillende dagboeken illustreren.

Als u Uitgebreide toegangsbeveiliging I hebt, kunt u per dagboek bepalen welke gebruikers in het dagboek mogen boeken, of boekingen mogen wijzigen of verwijderen. Bovendien kunnen boekingen direct na invoer worden geblokkeerd. Dit wordt aangegeven in de kolom Blk. De dagboekbladzijde kan pas worden geopend als deze is gedeblokkeerd. Dit hoofdstuk bevat aanvullende informatie over boekingen en de bijbehorende opties. Zie ook: Dagboeken aanmaken en koppelen ( ), Boekingen invoeren ( ), Invoervensters gebruiken ( ), Periode-/datumcontrole opzetten ( ), Toegang tot dagboeken beperken (181), Periode-/datumcontrole achteraf uitvoeren (86)

5.3 Saldi invoeren Het beginsaldo van dagboeken van het type Bank/Kas wordt automatisch overgenomen van het grootboeksaldo, op het moment dat u de eerste dagboekbladzijde aanmaakt. U hoeft het beginsaldo dus in principe niet te wijzigen. U kunt het beginsaldo van een dagboek bijvoorbeeld wijzigen als u de beginbalans opnieuw hebt overgenomen uit het oude boekjaar, als u halverwege het boekjaar AccountView in gebruik neemt, als het beginsaldo van het dagboek onjuist is, of na het uitvoeren van een batchverwerking. Let op: Als het beginsaldo op de beginbalans juist is geboekt, en u laat de bladzijdenummering van uw dagboek gelijk lopen met de nummering van de afschriften, dan kunt u de invoer van uw bankrekeningen altijd gemakkelijk controleren: de beginen eindsaldi van de dagboekbladzijde moeten overeenkomen met de beginen eindsaldi van het afschrift met hetzelfde nummer.

Beginsaldi automatisch overnemen U kunt het beginsaldo automatisch overnemen als u de eerste bladzijde van het dagboek aanmaakt. Als in het grootboek een saldo is vermeld op de rekening Bank, wordt dit saldo automatisch overgenomen als u de eerste dagboekbladzijde aanmaakt in het dagboek dat gekoppeld is aan de rekening Bank. Bovendien kunt u het bladzijdenummer gelijk laten lopen met het afschriftnummer.

Afbeelding 5.2. De eerste bladzijde van een dagboek van het type Bank/Kas aanmaken

Dagboeken | 65

Als u nog geen beginbalans hebt ingevoerd als u gaat boeken in het nieuwe dagboek, kunt u het beginsaldo ook op een later tijdstip invoeren met Bewerken > Beginsaldo . Dit beginsaldo dient u dan ook apart in te voeren op de beginbalans. Het saldo is alleen een ‘teller’ in het dagboek.

Beginsaldi wijzigen In principe komt het beginsaldo van uw dagboek overeen met het bedrag op de beginbalans voor de rekening die is gekoppeld aan het dagboek. Maar als u in het oude boekjaar mutaties hebt toegevoegd, en daarna de beginbalans hebt overgenomen, dan wordt het beginsaldo niet automatisch bijgewerkt. In dat geval gebruikt u Bewerken > Beginsaldo om de beginsaldi van de dagboeken te wijzigen.

Afbeelding 5.3. Met Bewerken > Beginsaldo kunt u het beginsaldo van het dagboek wijzigen. Zo wijzigt u het beginsaldo van een dagboek: 1.

Kies Bestand > Dagboekbladzijden .

2.

Selecteer het dagboek (type Bank/Kas).

3.

Open de eerste dagboekbladzijde van het dagboek (of selecteer de bladzijde in het venster Dagboekbladzijden).

4.

Kies Bewerken > Beginsaldo , en wijzig het beginsaldo.

5.

Doe zonodig hetzelfde bij andere dagboeken. Pas op: Als u deze optie niet op de eerste dagboekbladzijde kiest, wijzigt u het beginsaldo van de dagboekbladzijde, in plaats van het beginsaldo van het dagboek. De beginen eindsaldi van de dagboekbladzijden sluiten dan niet meer op elkaar aan. U kunt dit controleren met Rapporten > Invoerverslag .

Ook is het mogelijk is om één rekening aan meerdere dagboeken te koppelen, en dan kan het zo zijn dat het totaal van de beginsaldi van die dagboeken niet overeenkomt met het bedrag op de beginbalans voor de rekening die is gekoppeld aan die dagboeken. Voorbeeld: Als u een dagboek KLK (Kleine kas) en een dagboek GRK (Grote kas) hebt, kunt u beide dagboeken koppelen aan de grootboekrekening 1000 Kas. Maar bij het aanmaken van de eerste dagboekbladzijde hebt u per ongeluk in beide dagboeken het beginsaldo van de rekening Kas overgenomen. U kunt nu met Bewerken > Beginsaldo de beginsaldi van de dagboeken KLK en GRK wijzigen, zodat het totaal van die saldi overeenkomt met het saldo van de grootboekrekening 1000 Kas. Veelgestelde vragen Ik kan het beginsaldo niet wijzigen. Dit kan voorkomen als u de eerste dagboekbladzijde hebt aangemaakt, maar die nog niet hebt bewaard. Bewaar de dagboekbladzijde, en kies de optie opnieuw.

66 | Dagboeken

Saldi automatisch controleren Het is mogelijk om het saldo van een dagboekbladzijde automatisch te laten controleren op het moment dat u de dagboekbladzijde verlaat. Voordat u dagboekregels invoert, voert u dan het Controlesaldo in. Op het moment dat u de bladzijde verlaat, wordt het saldo van de regels vergeleken met het ingevoerde Controlesaldo. Zo gebruikt u automatische saldocontrole: 1.

Kies Document > Stamgegevens administratie > Dagboeken .

2.

Selecteer het dagboek (type Bank/Kas, Inkoop of Verkoop).

3.


4.

Markeer Saldocontrole.

5.4 Openstaande posten afboeken Openstaande posten van debiteuren en crediteuren worden automatisch bijgehouden. Als u een verkoop- of inkoopboeking invoert, wordt de openstaande post geregistreerd. Als u de betreffende betaling ontvangt (of verricht) in het bank- of kasboek, kunt u de bijbehorende openstaande post van de debiteur (of crediteur) ook meteen afboeken: de post is betaald en wordt afgevoerd van de openstaande postenlijst.

Eén openstaande post afboeken Zo boekt u een openstaande post af in het dagboekinvoervenster: 1.

Selecteer het debiteur-/crediteurnummer in de kolom Db/Cr. De tegenrekening en de mutatiedatum worden automatisch ingevoerd.

2.

Druk op f4 in de kolom Doc/Fac. Het venster Openstaande posten verschijnt, met de posten voor de betreffende debiteur of crediteur. Als u nog geen debiteur-/crediteurnummer had ingevoerd, kunt u kiezen uit alle openstaande posten.

3.

Selecteer de juiste openstaande post. Kies eventueel Saldo deb/cred om saldo-informatie van de geselecteerde debiteur of crediteur op te vragen.

Dagboeken | 67

4.

Druk op Enter om de gegevens over te nemen op de dagboekregel. Als u nog geen debiteur-/crediteurnummer had ingevoerd, wordt ook dat ingevoerd. Let op: U kunt het document-/factuurnummer ook rechtstreeks invoeren. De omschrijving en het openstaande bedrag wordt automatisch overgenomen op de dagboekregel.

Afbeelding 5.4. Tijdens het afboeken beschikt u over gedetailleerde informatie van de openstaande posten. 5.

Zodra u de bladzijde verlaat wordt het saldo van de rekening van het dagboek, de rekening Debiteuren of Crediteuren en de lijst met openstaande posten automatisch bijgewerkt.

In dagboeken in vreemde valuta is aan het venster Openstaande posten een kolom met bedragen in de dagboekvaluta opgenomen. Hierdoor kunt u precies zien welke bedragen moeten worden afgeboekt, en worden afrondingsverschillen voorkomen.

Meerdere posten tegelijk afboeken Als u meerdere facturen in één keer hebt betaald, of als u één betaling ontvangt voor meerdere facturen, dan kunt u de bijbehorende openstaande posten in één keer afboeken. In het venster Openstaande posten markeert u alle posten die u gaat afboeken, en daarna kunt u ze in één keer overnemen op de dagboekbladzijde. Elke post komt op een aparte regel te staan.

68 | Dagboeken

Afbeelding 5.5. Meerdere posten markeren en in één keer overnemen op de dagboekbladzijde Zo boekt u meerdere openstaande posten in het venster Dagboekinvoer af: 1.

Druk op f4 in de kolom Doc/Fac. Alle openstaande posten van alle debiteuren of crediteuren verschijnen.

2.

Selecteer een openstaande post en druk op spatie om deze af te boeken. Boek op deze wijze alle gewenste posten af. In Totaalbedrag ziet u het totaal van de gemarkeerde posten.

3.

Druk op Enter om de gemarkeerde posten over te nemen op de dagboekbladzijde.

Een bedrag over diverse posten verdelen Eén bedrag kan automatisch worden verdeeld over de openstaande posten van een debiteur of crediteur. Dit kan handig zijn als u geregeld betalingen ontvangt van grote aantallen openstaande posten. Het ontvangen bedrag wordt automatisch over de openstaande posten verdeeld, waarbij de oudste post het eerst wordt afgeboekt. U hoeft dus niet handmatig te bepalen welke (of hoeveel) posten kunnen worden afgeboekt.

Dagboeken | 69

Afbeelding 5.6. Een bedrag wordt verdeeld over de oudste openstaande posten. Zo verdeelt u een bedrag over diverse posten: 1.

Kies de debiteur of crediteur.

2.

Druk op f4 in de kolom Doc/Fac. Alle openstaande posten van de debiteur of crediteur verschijnen.

3.

Kies de knop Verdeelbedrag en voer het totale ontvangen bedrag in. Openstaande posten die volledig kunnen worden afgeboekt, worden afgeboekt.

4.

Als de laatste post niet geheel kan worden afgeboekt, geeft u aan hoe deze moet worden afgehandeld.

5.

Wijzig eventueel handmatig de afgeboekte bedragen met de knop Bedrag wijzigen.

6.

Kies OK om de betalingen over te nemen in de boekingsregels.

Verschillen automatisch afboeken Het betaalde bedrag hoeft niet altijd gelijk te zijn aan het bedrag van de openstaande post. Dit verschil kan bijvoorbeeld ontstaan door betalingskorting of bankkosten. Het verschil wordt door AccountView automatisch opgemerkt, en er verschijnt een venster waarin u kunt aangeven hoe u het verschil wilt verwerken. U kunt het verschil laten staan (als openstaande post) of u kunt het op een verschillenrekening boeken. De verschillenrekeningen legt u van tevoren vast in het venster Administratie-instellingen - Financieel (Financieel). Voor Valutaverschil legt u de rekening vast in het veld Rek valutaversch in het venster Stamgegevens valutacode.

70 | Dagboeken

Afbeelding 5.7. In het venster Verschil afboeken geeft u aan hoe u het verschil wilt afhandelen. Zo boekt u betalingsverschillen af in het dagboekinvoervenster: 1.

Kies de openstaande post in het venster Openstaande posten.

2.

Kies Bedrag wijzigen en voer het ontvangen bedrag in.

3.

Bepaal in Afhandeling hoe het restbedrag moet worden afgehandeld. Als u Laten staan kiest wordt er geen boeking gemaakt, en blijft het restant als openstaande post bestaan.

4.

Kies OK. U keert terug naar het venster Openstaande posten. Als u meer betalingen hebt ontvangen, kunt u die regels met spatie markeren, of een afwijkend bedrag invoeren met de bovenstaande methode.

5.

Druk op Enter. Het verschil wordt onderin het venster getoond. Er worden boekingsregels aangemaakt voor de (gedeeltelijk) betaalde openstaande posten.

6.

Als u de bladzijde verlaat, wordt het verschil automatisch op de juiste grootboekrekening geboekt. Let op: U kunt een openstaande post ook direct overnemen vanuit het venster Openstaande posten, en dan het regelbedrag wijzigen. Vervolgens bepaalt u de gewenste Afhandeling van het verschil. Let op: Met Document > Verschil afboeken kunt u achteraf eenvoudig de afhandeling van een betalingsverschil nog wijzigen.

Als u gebruik maakt van de module Uitgebreide vreemde valuta, dan hebt u meer mogelijkheden voor het afboeken van betalings- en valutaverschillen. Zie ook: Opties > Instellingen > Administratie > Financieel > Financieel ( )

Openstaande posten verrekenen Openstaande posten kunnen met elkaar worden verrekend, bijvoorbeeld om een factuur te verrekenen met een creditfactuur. Door de openstaande posten te verrekenen, worden deze automatisch tegengeboekt en in een memoriaalbladzijde getoond. U kunt de regels in deze dagboekbladzijde uiteraard nog wijzigen. Het systeemdagboek dat hiervoor wordt gebruikt legt u vast in Open posten verrek met Opties > Instellingen > Administratie > Financieel > Algemeen .

Dagboeken | 71

Afbeelding 5.8. Een factuur wordt verrekend met een creditfactuur in het memoriaal. Zo verrekent u diverse posten: 1.

Kies Bestand > Debiteuren (of Bestand > Crediteuren ).

2.


3.

Markeer de openstaande posten die u wilt verrekenen met spatie.

4.

Kies Document > Openstaande posten verrekenen . Er wordt een nieuwe memoriaalbladzijde aangemaakt in dagboek 900, waarin de geselecteerde posten zijn tegengeboekt. Let op: U kunt deze optie ook gebruiken om een openstaande post weg te boeken tegen een tussenrekening. Gebruik de bovenstaande methode, maar markeer slechts één openstaande post. Maak een nieuwe regel aan in de memoriaalbladzijde en kies de gewenste tussenrekening.

Zie ook: Een creditnota in het memoriaal verrekenen ( ), Opties > Instellingen > Administratie > Financieel > Algemeen ( )

5.5 Correcties invoeren Soms is het noodzakelijk om een ingevoerde boeking te wijzigen, bijvoorbeeld als u op een andere grootboekrekening wilt boeken, of als u een andere BTW-code wilt gebruiken. Zolang een boekingsperiode nog niet is afgesloten, kunt u een mutatie corrigeren zonder dat u een tegenboeking hoeft aan te maken. Als een boekingsperiode is afgesloten kunt u een tegenboeking invoeren om een mutatie te corrigeren. Let op: Visma Software adviseert u om perioden niet af te sluiten, maar deze te blokkeren. Hierdoor worden de dagboeken tot een bepaalde periode geblokkeerd, maar u kunt deze blokkering nog terugdraaien. Zie ook: Dagboekbladzijden corrigeren ( )

72 | Dagboeken

Mutaties corrigeren U keert terug naar de dagboekbladzijde waarop u de mutatie hebt geboekt en wijzigt de betreffende dagboekregel. De correctie wordt direct verwerkt op het moment dat u de dagboekbladzijde verlaat. De oorspronkelijke mutatie wordt automatisch teruggeboekt en vervangen door de gecorrigeerde mutatie. Als u bijvoorbeeld de kosten van postzegels op de rekening 4700 Kantoorbenodigdheden hebt geboekt, terwijl daarvoor een aparte rekening 4730 Portokosten bestaat, kunt u de mutatie corrigeren door op de oorspronkelijke dagboekregel het rekeningnummer te wijzigen. Het dagboek en de bladzijde waarop een mutatie is geboekt, vindt u in alle vensters terug.

Afbeelding 5.9. De aankoop van postzegels is per abuis geboekt op rekening 4700 Kantoorbenodigdheden. Zo voert u een correctie in: 1.

Zoek de dagboekbladzijde van de boeking op, bijvoorbeeld op de grootboekkaart met Zoeken > Grootboekkaart in het venster Grootboek.

2.

Ga naar de dagboekbladzijde waarop u de mutatie hebt ingevoerd ( Bestand > Dagboekbladzijden ), bijvoorbeeld bladzijde 4 van het kasboek.

Dagboeken | 73

3.

Voer de gewenste wijziging in op de betreffende dagboekregel. Wijzig bijvoorbeeld 4700 in 4730 in de kolom Rekening.

Afbeelding 5.10. U corrigeert een mutatie door de oorspronkelijke dagboekregel te wijzigen. 4.

Controleer de volledige mutatieregel. Het BTW-bedrag wordt bijvoorbeeld automatisch herrekend na elke wijziging. Als u het BTW-bedrag handmatig had gewijzigd ( Bewerken > Regel wijzigen ), dan moet u die wijziging ook opnieuw doorvoeren.

5.

Verlaat de bladzijde. Alle mutaties op de bladzijde worden teruggeboekt, en vervolgens wordt de bladzijde opnieuw verwerkt, inclusief de gewijzigde mutatie.

6.

Controleer de wijziging, bijvoorbeeld op de grootboekkaart of in het journaal. Let op: Ingevoerde dagboekbladzijden kunnen direct na invoer worden geblokkeerd. U kunt de dagboekbladzijde pas corrigeren, als deze is gedeblokkeerd met Document > Bladzijde (de-)blokkeren .

Zie ook: Toegang tot dagboeken beperken (181), Dagboekbladzijden corrigeren ( )

Tegenboekingen invoeren Hebt u een periode afgesloten met Document > Periode sluiten , dan kunt u er niet meer in corrigeren. De grootboekkaarten van de afgesloten periode zijn definitief en de dagboekinvoer is verwijderd. Een foutieve mutatie kan dan alleen worden gecorrigeerd door een tegenboeking en vervolgens een correctieboeking. Let op: Visma Software adviseert u om perioden niet af te sluiten, maar deze te blokkeren. Hierdoor worden de dagboeken tot een bepaalde periode geblokkeerd, maar u kunt deze blokkering nog terugdraaien. In bovengenoemd voorbeeld zouden deze boekingen er als volgt uitzien: 1000 Kas 39,aan 4700 Kantoorbenodigdheden 39,en 4730 Portokosten 39,aan 1000 Kas 39,Deze tegenboeking en correctieboeking worden meestal gecombineerd tot één correctiepost, omdat er anders kastransacties worden geboekt die er niet zijn geweest:

74 | Dagboeken 4730 Portokosten 39,aan 4700 Kantoorbenodigdheden 39,-

Afbeelding 5.11. Een correctieboeking wordt ingevoerd in het Memoriaal, bijvoorbeeld in 820 Correctieboekingen. Zie ook: Dagboekbladzijden corrigeren ( )

5.6 Boekingsinformatie invoeren In deze paragraaf vindt u informatie over het boeken van BTW- en valutabedragen, en het gebruik van kostenplaatsen.

BTW-bedragen invoeren Voor het boeken van BTW kunt u gebruikmaken van BTW-codes. Als u een BTW-code gebruikt, wordt het BTW-bedrag automatisch berekend uit het factuurbedrag dat u invoert op de dagboekregel. De berekening gebeurt op basis van het percentage dat u vastlegt bij de stamgegevens van de BTW-code. U kunt zowel netto- als brutobedragen invoeren. Het BTW-bedrag wordt onder in het venster getoond en tijdens het verwerken van de bladzijde automatisch geboekt op de rekening die is gekoppeld aan de BTW-code. Zo voert u BTW-bedragen in het dagboekinvoervenster in: 1.

Gebruik Bewerken > Bruto/Netto (Ctrl+F8) om netto- of juist brutobedragen in te voeren. Gebruik het veld Bruto-invoer in het venster Stamgegevens dagboek om de standaardinstelling voor het dagboek vast te leggen.

2.

Voer de BTW-code in de kolom BTW in.

3.

Voer het factuurbedrag op de dagboekregel in. Het nettobedrag en het BTW-bedrag worden linksonder in het venster getoond.

4.

Als het BTW-bedrag op het venster niet overeenkomt met het bedrag op de factuur, kunt u het bedrag wijzigen met Bewerken > Regel wijzigen (Ctrl+F6). Voor de margeregeling (alleen beschikbaar in speciale situaties) wijzigt u het Basisbedrag BTW in plaats van het BTW-bedrag. U kunt een overzicht opvragen van gewijzigde BTW-bedragen met Rapporten > Controle ingevoerde BTW .

Dagboeken | 75

Afbeelding 5.12. Het BTW-bedrag wijzigen met Bewerken > Regel wijzigen Het BTW-bedrag wordt per dagboekregel berekend en afgerond op 2 decimalen. Door deze afronding per regel kan het voorkomen dat de som van de BTW over een reeks dagboekmutaties afwijkt van het BTW-bedrag over de som van die mutaties. Bijvoorbeeld:

• •

de som van de BTW (21%) over 2 mutaties van 0,50 is samen 0,22. Het BTW-bedrag van 0,105 wordt voor beide mutaties afgerond op 0,11. de BTW over een totaalbedrag van 1,- is 0,21.

Dit is toegestaan door de fiscus, want je kunt geen halve cent BTW in rekening brengen. Op de BTW-aangifte worden de bedragen afgekapt op nul decimalen. U kunt een BTW-code ook als standaardinvoer vastleggen voor een grootboekrekening of een debiteur of crediteur. Zie BTW-codes koppelen aan grootboekrekeningen ( ) en BTW-codes koppelen aan debiteuren ( ). U kunt het gebruik van een BTW-code op een grootboekrekening verplicht stellen door BTW-code verplicht te markeren in het venster Stamgegevens grootboek. Als u het nummer van de grootboekrekening invoert op de dagboekregel, kunt u de regel niet verlaten voordat ook een BTW-code is ingevoerd. Zie ook: BTW-codes aanmaken en koppelen ( )

Valutabedragen invoeren Door valutacodes te gebruiken, kunt u tijdens het boeken bedragen invoeren in vreemde valuta. U kunt de valutacode rechtstreeks invoeren op de dagboekbladzijde, maar als u een standaardvalutacode vastlegt bij de stamgegevens van uw buitenlandse debiteuren en crediteuren, dan wordt deze automatisch overgenomen op de dagboekbladzijde als u het nummer van de debiteur of crediteur invoert. U legt de valutacode vast in Valutacode in het venster Stamgegevens debiteur of Stamgegevens crediteur. Het mutatiebedrag wordt direkt omgerekend naar de administratievaluta. Het Valutabedrag wordt onder in het venster getoond. In andere vensters toont AccountView de valutacode en het valutabedrag van de oorspronkelijke mutatie.

76 | Dagboeken

Zo voert u valutabedragen in het dagboekinvoervenster in: 1.

Selecteer een debiteur of crediteur waaraan een valutacode is gekoppeld, of voer de valutacode in Valuta in.

2.

Voer de bedragen in de vreemde valuta in op de dagboekregel. Na bevestiging wordt het ingevoerde bedrag (in de vreemde valuta) linksonder in het venster getoond. Het omgerekende bedrag (in de administratievaluta) verschijnt in de kolom Bedrag.

Zie ook: Bestand > Debiteuren > F6 ( ), Rapporten > Valuta-analyse ( ), Valutacodes aanmaken (35)

Betalingskorting en kredietbeperking invoeren Bij het invoeren van een factuur in een dagboek van het type Inkoop of Verkoop kunt u betalingskorting (positief percentage) of kredietbeperking (negatief percentage) voor een factuur invoeren. Hebt u voor de betreffende debiteur of crediteur een kortingspercentage (positief of negatief) vastgelegd bij de stamgegevens, dan wordt dit percentage overgenomen op de dagboekbladzijde. De betalingskorting wordt zonder financiële mutatie vastgelegd bij de openstaande post. Hoewel de betalingskorting wel wordt bijgehouden door AccountView, wordt deze niet verrekend op de factuur. Dit is wel mogelijk als u beschikt over de module Facturering. Ook wordt er in Nederland over de betalingskorting geen BTW berekend. Omdat u het bedrag op de dagboekregel inclusief de kredietbeperkingstoeslag invoert, wordt ook de BTW over de kredietbeperking altijd direct (naar rato) verrekend in het factuurbedrag. Zo voert u betalingskorting of kredietbeperking in het dagboekinvoervenster in: 1.

Selecteer een dagboek van het type Inkoop of Verkoop en voer de mutatiegegevens in het venster Dagboekinvoer in. Voor betalingskorting voert u het bedrag op de dagboekregel exclusief korting in, voor kredietbeperking inclusief de kredietbeperkingstoeslag. Hebt u bij de stamgegevens van de betreffende debiteur/crediteur een kortingspercentage vastgelegd, dan wordt dit percentage automatisch overgenomen.

2.

De betalingsconditie van de debiteur of crediteur wordt getoond, maar kan worden gewijzigd.

3.

Kies de tab Cond met de muis of met alt+2. In Bet.kort kunt u het percentage betalingskorting of kredietbeperking invoeren of wijzigen.

Dagboeken | 77

Afbeelding 5.13. U kunt de betalingskorting en de kredietbeperking op de dagboekbladzijde wijzigen in het veld Bet.kort. Hebt u voor een factuur mutatieregels waarvoor een verschillend BTW-percentage geldt, dan wordt de BTW over de kredietbeperking naar rato berekend. Het is echter ook denkbaar dat u uitsluitend het BTW hoog tarief over de kredietbeperking wilt berekenen. In dat geval voert u mutatiebedragen exclusief kredietbeperkingstoeslag in, en voert u een aparte mutatieregel in waarop u de kredietbeperking boekt. Voor deze regel selecteert u de code voor het BTW hoog tarief. Zie ook: Betalingskorting gebruiken (55), Kredietbeperking gebruiken (59)

Kostenplaatsen gebruiken Door kostenplaatscodes te gebruiken tijdens het boeken, kunt u de mutaties later uitsplitsen naar kostenplaatsen. U kunt bijvoorbeeld de telefoonkosten uitsplitsen naar de afdelingen kantoor, magazijn en verkoop. Tegelijkertijd kunt u per afdeling de gemaakte kosten vergelijken met de gerealiseerde inkomsten. U voert kostenplaatscodes in de kolom Kostenplaats in. In de uitbreidingsmodules Facturering, Urenregistratie en Uitgebreide kostenanalyse wordt gebruikgemaakt van dezelfde codes. Let op: Met Beeld > Selecteren in het venster Journaal kunt u mutaties selecteren op kostenplaatscode. De rapporten die u daarna opvraagt in het Journaal hebben alleen betrekking op de geselecteerde mutaties. Zo kunt u bijvoorbeeld de gecombineerde balans of de grootboekkaarten van een kostenplaats opvragen. U kunt het gebruik van een kostenplaatscode op een grootboekrekening verplicht stellen door Kostenplaatscode verplicht te markeren in het venster Stamgegevens grootboek. Als u het nummer van de grootboekrekening invoert op de dagboekregel, kunt u de regel niet verlaten voordat ook een kostenplaatscode is ingevoerd.

78 | Dagboeken

Afbeelding 5.14. Als Kostenplaatscode verplicht is gemarkeerd, kan er niet zonder kostenplaatscode worden geboekt op de rekening. Zie ook: Bestand > Grootboek > F6 ( ),

Rapporten > Kostenplaatsanalyse ( ), Kostenplaatsen aanmaken (36)

5.7 Boekingen sneller invoeren Met behulp van autocodering en het kopiëren van dagboekbladzijden (module Periodieke boekingen) kunt u het invoeren van boekingen aanzienlijk versnellen. Autocoderingen zijn zeer geschikt om het invoeren van een boekingsregel te standaardiseren: u weet bijvoorbeeld zeker dat de juiste grootboekrekening of BTW-code wordt gebruikt. Het kopiëren van dagboekbladzijden is zeer geschikt voor complexe of uitgebreide boekingen die uit meerdere regels bestaan, en die bijvoorbeeld iedere periode of iedere week in dezelfde vorm terugkeren. U kunt overigens ook sneltoetsen gebruiken. Zie ook: Invoervensters gebruiken ( )

Autocoderingen gebruiken Met autocoderingen kunt u veelvoorkomende of regelmatig terugkerende boekingen vastleggen als autocode. Nadat u één of meer autocodes hebt aangemaakt, kunt u op eenvoudige wijze een mutatie boeken. U voert op de dagboekregel de gewenste autocode in, waarna AccountView alle boekingsgegevens invoert.

Dagboeken | 79

Zo gebruikt u een autocode in het dagboekinvoervenster: 1.

Boven in het venster ziet u of autocodering is ingeschakeld. Kies Bewerken > Autocodering actief als Autocodering niet actief is. Pas op: Het in- of uitschakelen van de autocodering geldt alleen voor de dagboekinvoer. De autocodering van de autoherkenning voor het inlezen van bankafschriften kunt u namelijk nooit uitschakelen.

2.

Druk op f4 in de kolom Omschrijving regel.

3.

Selecteer de juiste autocode en druk op Enter om de gegevens over te nemen op de dagboekregel. Als u al een rekeningnummer op de dagboekregel hebt ingevoerd, verschijnt er een melding of u de autocode alsnog wilt gebruiken. U kunt de autocode ook rechtstreeks invoeren in Omschrijving regel. De gegevens worden automatisch overgenomen op de dagboekregel.

Afbeelding 5.15. Met autocodering kunt u een dagboekregel in één keer invoeren. Let op: U kunt een ingevoerde dagboekregel direct omzetten in een autocode. Klik in de gewenste regel en kies Document > Autocode aanmaken . Let op: Als u beschikt over de module BusinessDimensions Financieel, dan kunt u subadministratiekenmerken automatisch aan dagboekregels koppelen via autocodering. Zie ook: Autocoderingen aanmaken (34), Autocodering gebruiken met BusinessDimensions ( )

Dagboekbladzijden kopiëren Voorwaarden: Periodieke boekingen Beschikt u over de module Periodieke boekingen, dan kunt u het invoeren van regelmatig terugkerende journaalposten aanzienlijk versnellen. Maandelijkse salarisposten of lease-afdrachten voert u één keer in op een dagboekbladzijde; daarna kunt u de bladzijde steeds kopiëren. Nadat de mutaties zijn gekopieerd kunt u ze altijd nog wijzigen, en regels verwijderen of toevoegen.

80 | Dagboeken

Afbeelding 5.16. Met Document > Journaalpost overnemen kunt u een dagboekbladzijde steeds kopiëren. Zo kopieert u een dagboekbladzijde: 1.

Selecteer het dagboek waarin u een bladzijde wilt overnemen.

2.

Kies Bewerken > Toevoegen (ctrl+ins/Ctrl+N).

3.

Kies Document > Journaalpost overnemen .

4.

Selecteer de administratie en het Dagboek waaruit u de journaalpost wilt overnemen. Door een andere administratie te selecteren, kunt u een journaalpost uit een voorgaand boekjaar overnemen.

5.

Selecteer het Bladzijdenummer dat u wilt overnemen en controleer de Mutatiedatum.

6.

Voer de overige gegevens in en kies Volgende. Druk op F1 voor meer informatie.

7.

De dagboekregels worden ter controle getoond, inclusief de eventuele bewerkingen die u hebt ingevoerd.

8.

Kies Voltooien. Let op: Het gebruik van de module Periodieke boekingen is alleen mogelijk als u gebruikmaakt van directe verwerking, omdat bij batchverwerking de verwerkte dagboekbladzijden worden verwijderd.

5.8 Batchverwerking gebruiken AccountView staat standaard ingesteld op directe verwerking van de dagboeken: zodra u de dagboekbladzijde verlaat waarop u mutaties hebt ingevoerd of gewijzigd, worden de gegevens verwerkt in het grootboek en het journaal. Het voordeel hiervan is dat AccountView altijd de actuele stand van zaken toont in alle vensters. Als u wilt kunt u batchverwerking gebruiken in plaats van directe verwerking. De mutaties worden dan pas verwerkt in het grootboek en het journaal als u daar expliciet opdracht toe geeft. Sommige gebruikers geven de voorkeur aan batchverwerking om de verwerking in het grootboek en het journaal ’s ochtends of ’s avonds uit te voeren. Batchverwerking kent echter ook een aantal nadelen:

• •

Uw administratie toont alleen in de dagboeken de actuele stand van zaken; niet in de grootboekkaarten en het journaal. Dit is met name van belang als u AccountView in een netwerk gebruikt. Voor een actueel overzicht moet u altijd zowel het grootboek als de dagboeken bekijken. De mogelijkheid vervalt om verwerkte boekingen te corrigeren door boekingsregels rechtstreeks te wijzigen, omdat verwerkte boekingen worden verwijderd uit de dagboeken. In plaats daarvan zult u correctieboekingen moeten invoeren als aparte journaalposten.

Dagboeken | 81

• • •

Na het uitvoeren van een batchverwerking moeten de beginsaldi van dagboeken van het type Bank/Kas handmatig opnieuw worden ingevoerd. U dient verwerkingsverslagen af te drukken. Het is niet mogelijk om de module Periodieke boekingen te gebruiken.

Batchverwerking inschakelen U kunt batchverwerking alleen inschakelen nadat alle voorafgaande perioden zijn afgesloten en alle dagboekinvoer is verwijderd.

Afbeelding 5.17. U kunt de directe verwerking uitschakelen (batchverwerking). Zo schakelt u over op batchverwerking: 1.

Kies Bestand > Administraties . Sluit de perioden waarin u al geboekt hebt. Dit wordt beschreven in het hoofdstuk Perioden en jaren afsluiten ( ).

2.

Kies Opties > Instellingen > Administratie > Financieel > Algemeen .

3.

Demarkeer Directe verwerking dagboeken.

Veelgestelde vragen Ik kan batchverwerking niet uitschakelen. Directe verwerking kan pas weer worden ingeschakeld nadat alle batches zijn verwerkt.

Batchmutaties in dagboeken invoeren en verwerken U voert mutaties voor batchverwerking op dezelfde manier in als voor directe verwerking. Het is alleen niet meer mogelijk om boekingen te wijzigen na verwerking. Ook kunt u geen gebruikmaken van de module Periodieke boekingen.

82 | Dagboeken

Zo verwerkt u de ingevoerde mutaties: 1.


2.

Kies Document > Batchverwerking . Dit venster bevat alle dagboekbladzijden die nog niet zijn verwerkt.

3.

Markeer de bladzijden die u wilt verwerken met spatie.

4.

Kies Document > Batches verwerken . Er verschijnt een melding dat het invoerverslag moet worden afgedrukt.

5.

Nadat het invoerverslag is afgedrukt, vraagt AccountView of u wilt doorgaan met verwerking. Kies Ja om de bladzijden te verwerken. De dagboekbladzijden worden verwijderd nadat ze zijn verwerkt, om te voorkomen dat ze twee keer worden verwerkt.

83

6. Journaal In het venster Journaal vindt u alle journaalregels. Het venster geeft een volledig en gedetailleerd overzicht van de mutaties in uw administratie. Het gebruik van het venster is in drie categorieën te onderscheiden:

• • •

Zoeken Voor de meeste bedrijven is het de plaats waar gegevens snel en efficiënt kunnen worden opgezocht. Controleren Veel accountants en administratiekantoren gebruiken het venster naast het grootboek, omdat het journaal meer gedetailleerde informatie bevat. Rapportage Met name grotere bedrijven gebruiken het venster voor hun eigen managementrapportage.

Afbeelding 6.1. In het venster Journaal vindt u de journaalposten per grootboekrekening. Boekingen die u invoert in het venster Dagboekinvoer worden verwerkt in het venster Journaal. Elke journaalregel is daarom te herleiden tot een boekingsregel van een dagboek. De journaalregels worden vervolgens verwerkt in het grootboek. Bovendien kunt u vooraf een selectie maken met Beeld > Selecteren . Hierdoor kunt u rapporten toespitsen op een bepaalde vraag. U kunt bijvoorbeeld de gecombineerde balans van een kostenplaats afdrukken of de omzet per kostenplaats. Zie ook: Selecties gebruiken ( )

6.1 Functionaliteit journaal In deze standaardfunctionaliteit kunt u onder andere beschikken over:

84 | Journaal

•

Uitgebreide rapportagemogelijkheden op basis van selecties, zoals:

• • • • • • • •

Rekeninganalyse Afletteringsanalyse Omzet Debiteur-/crediteuranalyse Valuta-analyse Kostensoortanalyse. Krachtige zoekopties waarmee u snel boekingsgegevens kunt opzoeken. Degelijke controlefuncties voor al uw boekingen.

6.2 Journaalregels zoeken Het venster Journaal bevat al snel een zeer groot aantal journaalregels. Vandaar dat u verschillende mogelijkheden hebt om snel een journaalregel op te zoeken:

•

Als u het rekeningnummer weet (bijvoorbeeld 4300) dan kunt u dat nummer direct invoeren, omdat de journaalregels zijn gesorteerd op rekeningnummer. • Als u een deel van de omschrijving weet (bijvoorbeeld STOEL), dan kunt u bijvoorbeeld Zoeken > Zoeken (en Zoeken > Verder zoeken ) gebruiken om een Omschrijving mutatie te zoeken die ‘STOEL’ bevat. • Als u weet dat de journaalregel een bepaalde waarde bevat (bijvoorbeeld periode 2), dan kunt u met de rechtermuisknop (optie Snelselectie) alle regels selecteren die in periode 2 zijn geboekt. • Als u andere informatie hebt over de journaalregel die u zoekt (bijvoorbeeld periode 2 en een bedrag tussen 100,- en 200,-), dan kunt u Beeld > Selecteren gebruiken om het venster te beperken tot de journaalregels die aan die voorwaarden voldoen. Zie ook: Gegevens zoeken ( ), Selecties gebruiken ( )

6.3 Journaalrapporten opvragen Mutaties selecteren en totaliseren In combinatie met Rapporten > Tellingen is Beeld > Selecteren een zeer veelzijdige mutatie-rekenmachine. U selecteert eerst de mutaties die u wilt optellen, en vervolgens telt u de mutaties. Het rapport toont totalen voor zowel bedragen als aantallen mutaties, zowel debet als credit. Om bijvoorbeeld na te gaan voor welk bedrag u hebt omgezet aan bedragen kleiner dan 1.000,- waarover u geen BTW-code 1 hebt berekend, selecteert u in Beeld > Selecteren de omzetrekeningen, bedragen kleiner dan 1.000,- en een BTW-code ongelijk aan 1. Over de mutaties die hieraan voldoen vraagt u vervolgens Rapporten > Tellingen op. Zo vraagt u bovenstaande telling op: 1.

Kies Bestand > Journaal .

2.


Journaal | 85

3.

Maak een selectie op journaalregels met rekeningnummers die beginnen met ‘8’ zonder BTW-codes die ‘1’bevatten. Verkopen worden negatief geboekt, dus u selecteert ‘Mutatiebedrag is groter dan -1.000’. Markeer Alle criteria in Voldoet aan.

Afbeelding 6.2. Een voorbeeld van een selectie in het Journaal 4.

Kies OK. Het venster Journaal toont de journaalregels die aan de selectie voldoen.

5.

Kies Rapporten > Tellingen . Op het rapport vindt u het totaalbedrag dat u hebt omgezet aan bedragen kleiner dan 1.000,- waarover u geen BTW-code 1 hebt berekend.

Afbeelding 6.3. Het overzicht Tellingen op basis van de gemaakte selectie Zie ook: Selecties gebruiken ( )

Omzetrapporten opvragen U kunt twee soorten omzetrapporten opvragen: totaalbedragen per debiteur en per BTW-code. Aan de hand van de Omzet per debiteur kunt u bepalen welke debiteuren grote afnemers zijn en welke niet. De Omzet per BTW-code geeft de omzettotalen van verkoopboekingen waarbij een BTW-code is gebruikt. U kunt het rapport onder andere gebruiken om uw BTW-aangifte te controleren. Let op: In het venster Debiteuren kunt u met Beeld > Kolommen de kolom Omzet vorig jaar toevoegen. Zie ook: BTW-aangifte opvragen ( ), Rapporten > Omzet ( )

86 | Journaal

Periodesaldi opvragen Met Rapporten > Periodesaldi kunt u periodesaldi per grootboekrekening, kostenplaats, kostensoort of debiteur/crediteur opvragen. Het rapport is geschikt om de resultaten van verschillende perioden binnen het huidige boekjaar te vergelijken en te analyseren. Ook voor dit rapport kunt u van tevoren een selectie maken, bijvoorbeeld om de periodesaldi voor bepaalde grootboekrekeningen of een bepaalde debiteur op te vragen.

Afbeelding 6.4. Met Rapporten > Periodesaldi kunt u resultaten tussen perioden onderling vergelijken. Zie ook: Periodecijfers opvragen (37), Financiële gegevens weergeven (93),

Rapporten > Periodecijfers ( )

Periode-/datumcontrole achteraf uitvoeren U kunt controleren of de periode en de datum(s) in een dagboekbladzijde overeenkomen. Normaal gesproken gebeurt dit al bij de invoer, op basis van de periode-/datumtabel die is vastgelegd met Document > Stamgegevens administratie > Perioden . Als periode en datum niet overeenstemmen, wordt dit gemeld. U kunt de periode of de datum wijzigen, maar dit is niet verplicht. U kunt achteraf de consistentie van periode en datum controleren vanuit het Journaal. Zo controleert u de consistentie van perioden en datums achteraf: 1.


2.

Kies Beeld > Selecteren en selecteer de journaalregels die u wilt controleren.

3.

Kies Rapporten > Periode-/datumcontrole . Op het rapport worden alleen regels getoond waarvan de datum niet in de periode valt.

Zie ook: Periode-/datumcontrole opzetten ( )

6.4 Journaal- en grootboekrapporten vergelijken In het venster Journaal kunt u een aantal dezelfde rapporten opvragen als in het venster Grootboek, bijvoorbeeld de gecombineerde balans en de grootboekkaarten. De gecombineerde balans in het grootboek wordt opgebouwd uit de mutaties op de grootboekrekeningen. De gecombineerde balans in het journaal wordt opgebouwd uit de journaalregels. Een vergelijking tussen de twee rapporten is een

Journaal | 87

controle op het evenwicht tussen journaal en grootboek. Hetzelfde geldt voor de grootboekkaarten, de debiteurkaarten en de crediteurkaarten. Zie ook: Rapporten > Gecombineerde balans ( ), Debiteur-/crediteurkaarten ( )

Rapporten > Grootboekkaarten ( ),

Rapporten >

6.5 Analyserapporten opvragen In het venster Journaal kunt u met behulp van vier verschillende opties een groot aantal rapporten opvragen waarmee u debiteuren, crediteuren, grootboekrekeningen, kostenplaatsen en valuta’s kunt analyseren. De invalshoek die u wilt gebruiken bepaalt de optie die u kiest. Een rapport op invalshoek debiteur/crediteur, uitgesplitst naar grootboekrekening (Grootboekrekeningen per deb/cred), vraagt u bijvoorbeeld op met Rapporten > Debiteur-/crediteuranalyse . Een rapport op invalshoek grootboekrekening, uitgesplitst naar kostenplaats (Kostenplaatsen per rekening), vraagt u op met Rapporten > Rekeninganalyse . Beschikt u ook over de module Uitgebreide kostenanalyse, dan kunt u ook rapporten opvragen uitgesplitst naar kostensoort, kostenplaatsen per kostensoort en kostensoorten per kostenplaats. Let op: U kunt vooraf een selectie maken met Beeld > Selecteren . Hierdoor kunt u rapporten toespitsen op een bepaalde vraag. Zie ook: Kostenanalyserapporten opvragen ( ), Selecties gebruiken ( ), Rapporten > Debiteur-/crediteuranalyse ( ), Rapporten > In-/verkoopanalyse ( ), Rapporten > Kostenplaatsanalyse ( ), Rapporten > Rekeninganalyse ( ), Rapporten > Valuta-analyse ( )

6.6 Journaalrapporten opvragen - voorbeelden Uw belangrijkste hulpmiddel bij het opvragen van rapporten is Beeld > Selecteren . Met deze optie kunt u vooraf een selectie maken. Hierdoor kunt u rapporten toespitsen op een bepaalde vraag. U kunt bijvoorbeeld de gecombineerde balans van een kostenplaats afdrukken of de omzet per kostenplaats.

Omzet per kostenplaats opvragen Om bijvoorbeeld de omzet per kostenplaats te berekenen, selecteert u eerst de omzetrekeningen; daarna vraagt u het rapport Kostenplaatsanalyse op.

Afbeelding 6.5. Door in het venster Journaal een selectie te maken op omzetrekeningen, kunt u de omzet per kostenplaats afdrukken.

88 | Journaal

Zo vraagt u de omzet per kostenplaats op: 1.


2.


3.

Maak een selectie van de mutaties op de omzetrekeningen (Beschikbare velden selecteren uit: Grootboek; Veld: Omzetrekening; Conditie: Ja)

4.

Kies Rapporten > Kostenplaatsanalyse .

5.

Kies Saldilijst kostenplaatsen om de omzet per kostenplaats op te vragen.

Zie ook: Selecties gebruiken ( )

De balans van een kostenplaats opvragen Door eerst alle mutaties te selecteren die op een kostenplaats zijn geboekt, kunt u daarna standaardrapporten opvragen met de totalen van de kostenplaats. Zo kunt u bijvoorbeeld de Gecombineerde balans van een kostenplaats opvragen, door eerst alle mutaties te selecteren die geboekt zijn met de betreffende kostenplaatscode.

Afbeelding 6.6. Door in het venster Journaal een selectie te maken op kostenplaatscode, kunt u de balans van een kostenplaats afdrukken. Zo vraagt u de balans van een kostenplaats op: 1.


2.


3.

Maak een selectie van de mutaties op de kostenplaatscode met Kostenplaatscode.

4.

Kies Rapporten > Gecombineerde balans .


Kolommenbalans voor periode- of datumbereik opvragen Met de optie Rapporten > Kolommenbalans is het mogelijk om een kolommenbalans op te vragen voor een periode- of datumbereik. Op de kolommenbalans worden de proef- en saldibalans, de verliesen winstrekening en de balans naast elkaar afgedrukt.

Journaal | 89

Zo vraagt u de kolommenbalans voor periode- of datumbereik op: 1.


2.


3.

Maak een selectie van de mutaties in een periode- of datumbereik met bijvoorbeeld Periode of Mutatiedatum.

4.

Kies Rapporten > Kolommenbalans .


91

7. Verslaglegging Voor al uw interne financiële rapportage is in AccountView het venster Verslaglegging beschikbaar, waar u altijd uw actuele cijfers beschikbaar hebt. U kunt naar eigen inzicht een onbeperkt aantal weergaven opvragen en afdrukken voor controle en managementrapportage, zoals bijvoorbeeld een balans, een verliesen winstrekening of een kostenbudget. In Verslaglegging hebt u uitgebreide mogelijkheden om het grootboek naar eigen inzicht in te delen en te groeperen. Zo kunt u grootboekrekeningen snel indelen op eerste aantal tekens van het rekeningnummer, maar voor rapportage op maat kunt u ook gebruikmaken van verslagmodellen, waarin u grootboekrekeningen geheel naar eigen inzicht kunt rubriceren. Deze eerste indeling kunt u bovendien verder groeperen of ‘uitsplitsen’ op bijvoorbeeld periode en tegelijk beperken op basis van een aantal selectiecriteria, zoals periode of kostenplaats. De cijfers die u wilt zien, vraagt u vervolgens eenvoudig op met een van de standaardweergaven. Het venster Verslaglegging is bij uitstek geschikt om belangrijke informatie gedetailleerd weer te geven, of om juist sterk vereenvoudigde of verkorte rapportage mogelijk te maken. Voorbeelden hiervan zijn periodecijfers per kostenplaats of een vergelijking van de verliesen winstrekening van vorig en dit jaar. Het principe is simpel: de weergave en selectie die u in het venster opvraagt, wordt op precies dezelfde manier afgedrukt op het rapport. Verslaglegging is met name bedoeld voor uw interne financiële rapportage. Voor externe rapporten bestaan uitgebreide opmaakmogelijkheden in de module AccountReporter. Zo kan in AccountReporter elk onderdeel van de rapportage worden onderscheiden door een eigen opmaak.

7.1 Functionaliteit verslaglegging Deze module bevat onder andere de volgende functionaliteit:

• • • • •

• • • • •

Geheel naar eigen inzicht uw financiële rapportage opstellen Grootboekrekeningen groeperen op cijfers, of op basis van verslagmodellen Grootboekrekeningen groeperen op basis van rapportagetaxonomieën (in combinatie met Uitwerken kolommenbalans en AccountReporter) Eenvoudig de specificatie (brugstaat) van tussentotalen opvragen in één venster Standaardweergaven in het venster Verslaglegging: • Werkelijk hj • Werkelijk vj • Werkelijk hj - vj • Periodevergelijking • Percentagebasis • Proef- en saldibalans Budgetcijfers in rapporten opnemen (in combinatie met Budgettering I of Budgettering II). Vensterweergave een-op-een overnemen en afdrukken als rapport In verslagmodellen volledig vrije indeling van rekeningschema in rubrieken Verslagmodellen opstellen in elke gewenste taal Administraties van derden inlezen en controleren (in combinatie met Uitwerken kolommenbalans)

92 | Verslaglegging

7.2 Werkwijze verslaglegging In het venster Verslaglegging bepaalt u zelf hoe u uw financiële gegevens wilt weergeven, afhankelijk van wat u hiermee van plan bent. Zo gebruikt u verslaglegging: 1.

Bepaal in welke weergave u uw financiële gegevens wilt opvragen en met welk doel.

2.

Kies Bestand > Verslaglegging .

3.

Voer de instellingen voor het venster in met Bewerken > Instellingen verslaglegging (Ctrl+I) op de tabs Weergave en Selectie. U kunt onder andere gebruik maken van verslagmodellen ingedeeld in rubrieken. Het maken van een verslagmodel kan worden verdeeld in de volgende stappen: • Leg de stamgegevens van het verslagmodel vast. • Leg de stamgegevens van de rubrieken vast en koppel rekeningen aan rubrieken. • Voer de verslagmodelregels in. • Controleer de indeling van het verslagmodel.

4.

Selecteer de juiste weergave in het venster Verslaglegging.

5.

Gebruik Verslaglegging als hulpmiddel om de cijfers te controleren en corrigeren of om uw financiële rapportage af te drukken.

Het opvragen van uw financiële gegevens en het vastleggen van een verslagmodel worden uitgelegd aan de hand van eenvoudige voorbeelden. Alle voorbeelden kunt u terugvinden in de voorbeeldadministratie Your Garden Products.

7.3 Het venster Verslaglegging Het venster Verslaglegging is dé plaats om uw financiële gegevens op te vragen, te controleren en te corrigeren. U gebruikt dit venster dus niet alleen voor al uw interne financiële rapportage, maar ook voor het controleproces dat daaraan voorafgaat. Afhankelijk hiervan, maar ook van de grootte van uw onderneming, hebt u in feite een andere weergave van uw gegevens nodig. Om die reden kunt u in het venster Verslaglegging deze weergave vrijwel volledig zelf bepalen. Dit betekent ook dat u een duidelijk beeld moet hebben van de invalshoek van waaruit u uw gegevens wilt zien, voordat u met Verslaglegging aan de slag gaat. Veelal grotere ondernemingen hebben behoefte aan periodieke - voornamelijk financiële - rapportage, zoals omzet- of kostenrapportage. Echter, vóór het uitdraaien van de rapporten zullen de cijfers worden gecontroleerd en gecorrigeerd, door middel van cijferbeoordelingen bijvoorbeeld. Voor controledoeleinden is het belangrijk over een totaaloverzicht te beschikken waarin afwijkingen snel kunnen worden geconstateerd. AccountView biedt de mogelijkheid om in Verslaglegging eenvoudig subtotalen op te nemen voor aaneengesloten grootboekrekeningen. U bepaalt eenvoudig het aantal eerste cijfers waarop u de rekeningen wilt indelen, en daarmee het niveau waarop u naar uw financiële gegevens wilt kijken. Op deze manier hoeft u geen tijd te besteden aan het vastleggen van ingewikkelde definities. Ook voor niet-periodieke rapportage, of binnen de kleinere onderneming, is deze indeling daarom zeer bruikbaar. Aan de andere kant kan regelmatig terugkerende rapportage beter worden gebaseerd op een model dat u maar één keer hoeft te definiëren en steeds opnieuw kunt gebruiken. Hiervoor kunt u in AccountView verslagmodellen vastleggen, waarin u de grootboekrekeningen volledig naar eigen inzicht kunt indelen in rubrieken. Dit maakt het bijvoorbeeld ook mogelijk een onderdeel van de administratie uit te lichten, of kosten en omzet tegen elkaar af te zetten. Deze verslagmodellen kunt u vervolgens gebruiken voor de indeling in het venster Verslaglegging, van waaruit u het definitieve rapport afdrukt. Zo zult u de uiteindelijke weergave van de gegevens in het venster én op papier volledig zelf bepalen, afhankelijk van uw doeleinde. Zie ook: Financiële gegevens weergeven (93), Tussentotalen opnemen (93)

Verslaglegging | 93

7.4 Financiële gegevens weergeven In het venster Verslaglegging beschikt u over een groot aantal mogelijkheden om de weergave van uw financiële gegevens te wijzigen. Standaard worden in dit venster de cijfers van alle grootboekrekeningen afzonderlijk getoond. In twee stappen kunt u deze weergave zo wijzigen dat u precies de informatie die u nodig hebt, voor u ziet: 1.

Kies Bewerken > Instellingen verslaglegging (Ctrl+I) of de knop Instellingen verslaglegging linksboven in het venster. Op de tabs Weergave en Selectie kunt u:

• • •

Grootboekrekeningen groeperen en tussentotalen opnemen De getoonde gegevens beperken door middel van selectiecriteria De bedragweergave wijzigen Let op: De instellingen die u hier kiest, worden per gebruiker en per administratie onthouden.

2.

Vervolgens bepaalt u met een van de standaardweergaven in de werkbalk welke cijfers u precies wilt zien. Zo kunt u:

• •

Cijfers van het huidig en het vorig jaar opvragen en vergelijken Werkelijke cijfers met budgetten, en budgetten onderling vergelijken (module Budgettering I of Budgettering II)

In het venster Verslaglegging ziet u twee selectievelden voor weergaven in de werkbalk bovenin het venster. De belangrijkste standaardweergave kiest u altijd links, bijvoorbeeld Werkelijk hj - vj. Rechts verschijnt standaard Bedragen. Alleen als u beschikt over de module Budgettering II, dan kunt u in het selectieveld rechts kiezen uit Bedragen of Aantallen. Zodra u tevreden bent met hoe de gegevens in het venster worden getoond, kunt u de informatie in precies dezelfde weergave als rapport uitdraaien, zonder dat u nog extra instellingen hoeft te selecteren. Zie ook: Rapporten afdrukken in verslaglegging (99),

Bestand > Verslaglegging ( )

Veelgestelde vragen: Hoe weet ik zeker dat de meest actuele cijfers worden getoond? Telkens als u het venster Verslaglegging opnieuw opent, of Bewerken > Instellingen verslaglegging hebt gekozen, dan worden alle cijfers automatisch opnieuw berekend. Bent u echter bezig met een controle en hebt u een boeking gewijzigd, terwijl u het venster Verslaglegging nog hebt geopend, dan kunt u aan de knop zien of de financiële administratie zodanig is gewijzigd dat de saldi moeten worden herrekend. U kunt ook Document > Herrekenen (Ctrl+R) kiezen. Let op: De knop Herrekenen wijzigt niet als een andere gebruiker gelijktijdig in dezelfde administratie werkt, waardoor de bedragen in het venster Verslaglegging herrekend moeten worden.

Tussentotalen opnemen Standaard worden in het venster Verslaglegging de cijfers van alle afzonderlijke grootboekrekeningen getoond. U hebt echter verschillende mogelijkheden om grootboekrekeningen te groeperen en tussentotalen op te nemen. Deze vindt u met Bewerken > Instellingen verslaglegging (Ctrl+I) of de knop Instellingen verslaglegging linksboven in het venster, op de tab Weergave. In de eerste plaats bepaalt u met het veld Indeling hoe u de grootboekrekeningen wilt indelen. Wilt u subtotalen opnemen zonder van tevoren ingewikkelde definities vast te hoeven leggen, dan selecteert u Eerste aantal tekens. De grootboekrekeningen worden ingedeeld naar grootboekrekeningnummer, en u maakt zo op een praktische manier gebruik van het bestaande rekeningschema.

94 | Verslaglegging Hebt u echter behoefte aan een meer flexibele manier om uw grootboekrekeningen in te delen, bijvoorbeeld omdat u complexe rapportage moet leveren, dan kunt u Volgens verslagmodel selecteren. In het verslagmodel zijn grootboekrekeningen geheel naar eigen inzicht gerubriceerd, zie Verslagmodellen aanmaken (99). Beschikt u over de modules AccountReporter en Uitwerken kolommenbalans, dan kunt u grootboekrekeningen ook groeperen op basis van rapportagetaxonomieën. Dit is vergelijkbaar met, maar eenvoudiger dan de indeling in rubrieken. Zie ook Rapportagetaxonomieën vastleggen ( ). Als u een van de bovenstaande indelingen kiest, dan kunt u in het venster Verslaglegging Beeld > Alle regels tonen of Beeld > Alleen subtotalen tonen kiezen. Om de specificatie van één regel op te vragen, selecteert u de regel en kiest u Beeld > In-/uitklappen , of klikt u direct op de regel. Dus ook al deelt u uw grootboekrekeningen in in groepen, u hebt altijd de mogelijkheid om de specificatie van elk (sub)totaal direct in het venster op te vragen.

Afbeelding 7.1. Weergave-instellingen van het venster Verslaglegging Let op: De functionaliteit die u ziet is afhankelijk van uw licentie In de tweede plaats kunt u een Groepering instellen op de tab Weergave. Deze groepering splitst als het ware de (ingedeelde) grootboekrekeningen uit naar de door u geselecteerde waarde, bijvoorbeeld Periode. De groepering kan verticaal of horizontaal worden weergegeven. Verticaal kunt u de geselecteerde groepering en bijbehorende tussentotalen duidelijk herkennen aan de afwijkende achtergrondkleur van de regel. Als u Horizontaal markeert, dan toont het venster Verslaglegging een kolom per groep in de breedte. In het geval dat een horizontale groepering veel kolommen toont, bijvoorbeeld voor perioden 1 tot en met 12, kan het voorkomen dat een aantal kolommen buiten het beeld valt. Op dat moment verschijnt automatisch een horizontale scrollbalk. Met Beeld > 1e twee kolommen vastzetten zorgt u ervoor dat Rekening en Omschrijving altijd in beeld blijven, terwijl u de overige kolommen kunt verschuiven. Let op: Horizontaal groeperen is niet altijd mogelijk. Standaardweergaven waarin de kolom ‘tot en met periode n’ voorkomt, en de weergaven Proef- en saldibalans en Kolommenbalans kunnen niet horizontaal worden gegroepeerd.

Verslaglegging | 95

De subtotalen van verticaal gegroepeerde rekeningen worden altijd op aparte regels getoond in een afwijkende kleur, evenals het eindtotaal. Het eindtotaal wordt alleen getoond als Grootboekrekeningen of Eerste aantal tekens is geselecteerd als Indeling. U kunt deze kleuren instellen met Opties > Instellingen > Persoonlijk > Verslaglegging . Als u beschikt over de modules Uitwerken kolommenbalans of Controllers Desk, dan kunt u een tweede groepering instellen. Daarbij kunt u groeperen op kostenplaats of kostensoort, kwartalen of maanden, op vennoot (in combinatie met Vennotenadministratie) of op de financiële dimensies die u zelf hebt ingesteld (in combinatie met BusinessDimensions Financieel en BusinessModeller Financieel). Het grote voordeel van deze werkwijze is dat u niet langer meerdere selecties hoeft te maken of verschillende rapporten uit te draaien om alle gewenste gegevens te verkrijgen. Alle informatie kan worden weergegeven in het venster Verslaglegging. Zie ook: Voorbeeld periodecijfers weergeven (96)

Selecties in verslaglegging Het venster Verslaglegging toont standaard de cijfers over alle beschikbare informatie. Met Bewerken > Instellingen verslaglegging (Ctrl+I) kunt u op de tab Selectie de getoonde gegevens beperken op basis van een aantal selectiecriteria:

• • • • •

Periode Budget (module Budgettering II) Budgethouder (module Budgettering II) Kostenplaats Kostensoort

Afbeelding 7.2. Selectie-instellingen van het venster Verslaglegging Op deze manier kunt u bijvoorbeeld rapporten over een deel van het jaar opvragen, of beperken tot een bepaalde kostenplaats. Zie ook: Voorbeeld periodecijfers weergeven (96)

96 | Verslaglegging

Voorbeeld vergelijkende cijfers weergeven Als u met Document > Overnemen > Vergelijkende cijfers in het venster Administraties de cijfers van een ander boekjaar hebt overgenomen, kunt u de cijfers van het huidig en het vorig jaar heel eenvoudig vergelijken met de weergave Werkelijk hj - vj. In het venster Verslaglegging ziet u de vergelijkende cijfers naast elkaar, en aparte kolommen voor het Verschil en het percentage %.

Afbeelding 7.3. Vergelijkende cijfers weergeven in het venster Verslaglegging Met de module Budgettering I of Budgettering II kunt u op dezelfde manier werkelijke cijfers met budgetten, en budgetten onderling vergelijken. Hiervoor beschikt u over de weergaven Werkelijk-budget hj, Werkelijk-budget vj, Budgetvergelijking enBudget hj vj. Zo kunt u vergelijkende cijfers weergeven in het venster Verslaglegging: 1.


2.

Kies eventueel Bewerken > Instellingen verslaglegging (Ctrl+I), als u de weergave- en selectie-instellingen voor het venster Verslaglegging wilt wijzigen. Kies OK.

3.

Selecteer de weergave Werkelijk hj - vj linksboven in het venster Verslaglegging. Rechts verschijnt standaard Bedragen.

4.

Selecteer in de weergavenlijst rechts eventueel Aantallen (Budgettering II).

Zie ook: Rapporten afdrukken in verslaglegging (99)

Voorbeeld periodecijfers weergeven Om periodecijfers weer te geven in het venster Verslaglegging kiest u Periode als Groepering met Bewerken > Instellingen verslaglegging . Als u Horizontaal markeert, toont het venster Verslaglegging een kolom per periode, dus in de breedte. Standaard wordt het aantal perioden getoond dat is vastgelegd in de administratie-instellingen, plus de beginbalans, twee extra perioden en een totaal. U kunt ook het aantal weer te geven perioden beperken door een bereik in te voeren op de tab Selectie.

Verslaglegging | 97

Afbeelding 7.4. Periodecijfers weergeven in het venster Verslaglegging Zo kunt u periodecijfers weergeven in het venster Verslaglegging: 1.


2.

Selecteer de weergave Werkelijk hj linksboven in het venster Verslaglegging. Rechts verschijnt standaard Bedragen.

3.

Kies Bewerken > Instellingen verslaglegging (Ctrl+I).

4.

Selecteer eventueel een Indeling op de tab Weergave om het venster overzichtelijker te maken.

5.

Selecteer Periode in Groepering.

6.

Markeer Horizontaal als u de periodecijfers naast elkaar wilt weergeven.

7.

Ga naar de tab Selectie en voer in Periode het bereik in waarvoor u de periodecijfers wilt opvragen. Kies OK.

8.

Kies eventueel Beeld > 1e twee kolommen vastzetten .

Zie ook: Rapporten afdrukken in verslaglegging (99), Tussentotalen opnemen (93)

Percentages weergeven Met de weergave Percentagebasis in het venster Verslaglegging kunt u bedragen uitdrukken in percentages, bijvoorbeeld om kostenrubrieken weer te geven als percentage van de omzet. Om een bedrag uit te drukken in een percentage is het nodig om aan te geven welk bedrag als basis (100%) moet worden genomen. Dit doet u door een rubriek in te voeren als Percentagebasis op de tab Algemeen van een Verslagmodel. Vervolgens gebruikt u hetzelfde verslagmodel als Indelingin het venster Verslaglegging. Voorbeeld: U kunt Percentagebasis bijvoorbeeld gebruiken om uw omzet (100%) af te zetten tegen de gemaakte kosten. U koppelt rubriek P00000 (Omzet) als Percentagebasis in een verslagmodel voor de verliesen winstrekening. Gebruikt u dit verslagmodel vervolgens in het venster Verslaglegging, dan geldt het saldo van die rubriek als 100%: alle bedragen worden gedeeld door dit saldo en vermenigvuldigd met 100.

98 | Verslaglegging

Afbeelding 7.5. Alle bedragen uitgedrukt als percentage van de rubriek Omzet Zo kunt u percentages weergeven in het venster Verslaglegging: 1.

Kies Document > Stamgegevens administratie > Verslagmodellen en controleer of een rubriek is ingevoerd in Percentagebasis op de tab Algemeen van het venster Verslagmodel.

2.


3.

Kies Bewerken > Instellingen verslaglegging (Ctrl+I).

4.

Selecteer Volgens verslagmodel als Indeling en selecteer het verslagmodel waarvoor u de percentagebasis hebt ingevoerd. Kies OK.

5.

Selecteer de weergave Percentagebasis linksboven in het venster Verslaglegging.

Bedragen afronden Als u beschikt over de module Uitwerken kolommenbalans of Controllers Desk, dan kunt u in Verslaglegging bedragen laten afronden. U kunt aangeven of u decimalen wilt tonen, of dat u bijvoorbeeld alleen duizendtallen wilt tonen. U selecteert een afronding in Afronden op met Bewerken > Instellingen verslaglegging (Ctrl+I of de knop linksboven in het venster). Door bedragen af te ronden, ontstaan echter wel afrondingsverschillen, die het evenwicht tussen debet- en creditzijde kunnen verstoren. U kunt de afrondingsverschillen corrigeren door de rekening Afronding verslag op te nemen. Deze rekening wordt alleen gebruikt in de vensters Verslaglegging en Verslagmodellen. De afrondingsverschillen worden niet daadwerkelijk geboekt. Zo corrigeert u afrondingsverschillen: 1.

Maak in het grootboek een rekening aan voor afrondingsverschillen.

2.

Selecteer deze rekening bij Afronding verslag in het venster Administratie-instellingen - Financieel (Financieel).

3.

Als u gebruik wilt maken van de indeling Volgens verslagmodel, zorg er dan voor dat deze grootboekrekening voor afrondingsverschillen is gekoppeld aan een rubriek in dit verslagmodel. Bij een indeling op Grootboekrekeningen of Eerste aantal tekens (zonder selectie) wordt de rekening voor afrondingsverschillen automatisch opgenomen in het venster Verslaglegging.

Verslaglegging | 99

7.5 Rapporten afdrukken in verslaglegging Alle mogelijke weergaven die u in het venster Verslaglegging kunt opvragen, met Bewerken > Instellingen verslaglegging en de standaardweergaven, kunt u precies zo als rapport afdrukken met Rapporten > Verslaglegging . Anders dan voor veel AccountView-rapporten hoeft u dus geen extra instellingen te selecteren. Aangezien u zelf bepaalt welke weergave u wilt afdrukken, kan het voorkomen dat het rapport een groot aantal gegevens moet tonen. Om die reden kunt u kiezen voor een staande of liggende Afdrukstand. Bovendien worden zowel kolommen als lettergrootte automatisch aangepast aan de beschikbare ruimte. Zo kunt u alle kolommen die u op het scherm ziet, ook op één pagina terugvinden. Daarnaast hebt u de mogelijkheid om de kolommen juist over meerdere pagina’s in de breedte te verdelen. U kunt een rapport tot maximaal 9 pagina’s breed afdrukken. Voordat u afdrukt, kunt u in het afdrukvoorbeeld controleren of de kolommen goed uitkomen op het ingevoerde aantal pagina’s. Zo drukt u een rapport af van het venster Verslaglegging: 1.


2.

Als u de juiste weergave hebt gekozen, kies Rapporten > Verslaglegging .

3.

Selecteer de AfdrukstandStaand of Liggend.

4.

Voer in Pagina's breed eventueel het aantal pagina’s in waarover u de gegevens wilt verdelen.

5.

Kies Volgende om een Afdrukvoorb op te vragen of het rapport af te drukken.

Zie ook: Financiële gegevens weergeven (93)

7.6 Verslagmodellen aanmaken In het venster Verslagmodel beschikt u over een heel flexibele manier om grootboekrekeningen in te delen, namelijk op basis van rubrieken. U kunt het grootboek geheel naar eigen inzicht rubriceren. U hoeft geen bereik van grootboekrekeningen in te voeren: u kunt precies die grootboekrekeningen selecteren die u wilt combineren in een rubriek. Zo kunt u bijvoorbeeld rekeningen die betrekking hebben op autokosten, maar die in het grootboek niet opeenvolgend genummerd zijn, zoals verzekeringen, brandstof en onderhoud, samenvatten in (verdichten tot) de rubriek Autokosten. De rubricering vindt plaats met rubrieken en telrubrieken: in een rubriek worden meerdere grootboekrekeningen ondergebracht, in een telrubriek wordt het saldo van meerdere rubrieken opgeteld. Een verslagmodel bestaat uit regels waarop u een combinatie van rubrieken en vaste tekst kunt invoeren. Hierdoor kunt u gemakkelijk een rapport in een andere taal maken. U hoeft een verslagmodel maar één keer in te voeren. Daarna kunt u het op verschillende manieren weergeven en afdrukken in het venster Verslaglegging. Voordat u de daadwerkelijke indeling kunt invoeren, legt u bij de stamgegevens van het verslagmodel een unieke code en een omschrijving vast. Daarna kunt u verslagmodelregels invoeren op de tab Indeling.

100 | Verslaglegging

Afbeelding 7.6. U maakt eerst de stamgegevens van het verslagmodel aan. Zo maakt u een verslagmodel aan: 1.

Kies Document > Stamgegevens administratie > Verslagmodellen .

2.


3.

Voer de Verslagmodelcode en de omschrijving van het verslagmodel in op de tab Algemeen.

4.

Selecteer eventueel in Percentagebasis de rubriek die u wilt gebruiken als basis voor percentageberekeningen. Deze kunt u in het venster Verslaglegging opvragen met de weergave Percentagebasis.

5.

Selecteer het Type rekeningen dat in het verslagmodel wordt gebruikt: Balans, Verlies & winst of Beide.

6.

Desgewenst kunt u het veld Tegenovergestelde weergave eindtotaal markeren. Daarmee bereikt u dat in het venster Verslaglegging het eindtotaal van de rubrieken met het tegenovergestelde teken wordt weergegeven. Dat is van belang voor verslagmodellen met (alleen) rekeningen van het type Verlies & winst.

7.

Kies Bewaren (Ctrl+S).

8.

Kies de tab Indeling. Hier voert u tekst en rubrieken in.

Verslagmodellen overnemen Als u een nieuw verslagmodel wilt aanmaken dat lijkt op een bestaand model, dan kunt u het bestaande verslagmodel kopiëren. Dit scheelt u veel invoerwerk. Let op: U kunt ook verslagmodellen overnemen uit een andere administratie met Document > Overnemen > Verslagmodellen . Alle bestaande verslagmodellen en rubrieken worden dan verwijderd. Zo kopieert u een verslagmodel: 1.


2.

Selecteer het model waarin u het verslagmodel wilt overnemen, of maak een nieuw verslagmodel aan met Bewerken > Toevoegen (ctrl+ins/Ctrl+N). Pas op: Selecteer het juiste verslagmodel voordat u de volgende optie kiest. Het geselecteerde model wordt overschreven met het over te nemen verslagmodel.

Verslaglegging | 101

3.

Kies Document > Verslagmodel overnemen .

4.

Selecteer de Administratiecode waaruit u het verslagmodel wilt overnemen, en selecteer het Verslagmodel dat u wilt overnemen. Markeer Rubrieken overnemen als u een verslagmodel uit een andere administratie overneemt. Rubrieken die niet bestaan in de huidige administratie worden dan automatisch overgenomen. Controleer de gekoppelde rekeningen van de overgenomen rubrieken als het rekeningschema niet gelijk is.

Zie ook: Gekoppelde rekeningen wijzigen (104)

Een globale indeling maken Rubrieken groeperen grootboekrekeningen tot een saldo en een omschrijving. Telrubrieken zijn speciale rubrieken die worden gebruikt om (tel)rubrieken te salderen tot een totaal of een subtotaal. Het verslagmodel bepaalt de rubrieken en telrubrieken die u nodig hebt. Maak daarom eerst een globale indeling van uw verslagmodel. Daarna kunt u rubrieken aanmaken, grootboekrekeningen aan de rubrieken koppelen, en verslagmodelregels invoeren.

Afbeelding 7.7. Het verschil tussen rubrieken en telrubrieken is wat er wordt opgeteld. Voor een globale indeling van uw verslagmodel is pen en papier nog steeds het handigst.


Zo maakt u een globale indeling voor uw verslagmodel: 1.


2.

Kies Rapporten > Rekeningschema om een lijst af te drukken van de beschikbare grootboekrekeningen. Als u alleen rekeningen met saldi wilt zien kunt u bijvoorbeeld ook Rapporten > Balans en Rapporten > Verlies & winst gebruiken.

3.

Groepeer de grootboekrekeningen tot rubrieken. Elke rubriek bestaat uit een code en een omschrijving, en saldeert één of meer grootboekrekeningen. U maakt een rubriek aan voor elke regel die is opgebouwd uit de saldi van grootboekrekeningen. U kunt de rubriekcodes bijvoorbeeld noteren op het rapport, zodat u snel kunt zien welke grootboekrekeningen nog niet zijn ingedeeld.

4.

Groepeer de rubrieken tot telrubrieken. Elke telrubriek bestaat uit een code en een omschrijving, en saldeert één of meer rubrieken. U maakt een telrubriek aan voor elke regel die rubrieksaldi totaliseert. Let op: Behalve rubrieken kunt u ook telrubrieken salderen in een telrubriek, bijvoorbeeld om van een aantal subtotalen een totaal te berekenen.

Met deze globale indeling in rubrieken en telrubrieken kunt u de stamgegevens van rubrieken snel aanmaken. De telrubrieken maakt u aan tijdens het invoeren van de verslagmodelregels. Zie ook: Rubrieken aanmaken (102), Telrubrieken definiëren (106) Veelgestelde vragen Hoe voeg ik nieuwe grootboekrekeningen toe aan verslagmodellen? Grootboekrekeningen worden niet als zodanig opgenomen in verslagmodellen. Neem nieuwe grootboekrekeningen op in nieuwe of bestaande rubrieken, en neem eventuele nieuwe rubrieken op in verslagmodellen. Bouw de rubrieken opnieuw op met Document > Rubrieken herrekenen . Kies Rapporten > Verslagmodellen controleren om na te gaan, welke rekeningen nog niet zijn ingedeeld in het geselecteerde verslagmodel. Kies Rapporten > Niet-ingedeelde rekeningen in het venster Rubrieken om na te gaan, welke rekeningen nog helemaal niet zijn gekoppeld.

7.7 Rubrieken aanmaken Rubrieken zijn beschikbaar voor alle verslagmodellen in een administratie. U hoeft een rubriek dus maar één keer aan te maken. Als u twee verslagmodellen hebt die gedeeltelijk dezelfde indeling hebben, kunt u de betreffende rubrieken in beide modellen gebruiken. Maar als u een rubriek wijzigt, dan geldt deze wijziging ook voor alle verslagmodellen waarin de rubriek wordt gebruikt. Bij de stamgegevens van een rubriek legt u een unieke code en een omschrijving vast. De grootboekrekeningen koppelt u op één van de volgende twee manieren aan een rubriek:

• •

Als de rubriek een reeks grootboekrekeningen saldeert (bijvoorbeeld 1100 t/m 1140) kunt u het bereik van grootboekrekeningen opgeven. Alle rekeningen binnen het opgegeven bereik worden automatisch opgenomen in de rubriek, ook als u ze pas in een later stadium toevoegt. Als de rekeningen die u in de rubriek wilt opnemen niet binnen één bereik vallen, kunt u de koppeling handmatig tot stand brengen door de gewenste rekeningen te selecteren.

Zo maakt u een rubriek aan: 1.

Kies Document > Stamgegevens administratie > Rubrieken .

2.



3.

Voer het veld Rubriekcode en het veld Omschr rubriek in en kies Bewaren.

4.

Voer de overige gegevens in het venster in:

•

Als de rubriek een reeks grootboekrekeningen saldeert (bijvoorbeeld 1100 t/m 1140), dan geeft u het bereik van grootboekrekeningen op in Vanaf rekening en T/m rekening op de tab Algemeen.

Afbeelding 7.8. Bij de stamgegevens van de rubriek kunt u het bereik opgeven van grootboekrekeningen die u in de rubriek wilt onderbrengen.

•

Als de rubriek afzonderlijke grootboekrekeningen saldeert (bijvoorbeeld 2200 t/m 2215 en 3000 t/m 3110), gebruik dan Toevoegen op de tab Gekoppelde rekeningen.

Afbeelding 7.9. Rekeningen koppelt u afzonderlijk aan de rubriek in het venster Gekoppelde rekeningen. In de kolom Rekening kunt u met f4 grootboekrekeningen selecteren. Let op: Het saldo in het venster Rubrieken wordt pas bijgewerkt als u Document > Rubrieken herrekenen (Ctrl+F5) kiest. Dit geldt ook voor de tab Gekoppelde rekeningen, als u een bereik van grootboekrekeningen hebt ingevoerd op de tab Algemeen.


Veelgestelde vragen Wat is het verschil tussen een bereik en een gekoppelde rekening? Een gekoppelde rekening is een rekening die in een rubriek wordt gesaldeerd. U kunt meerdere afzonderlijke grootboekrekeningen aan een rubriek koppelen op de tab Gekoppelde rekeningen in het venster Stamgegevens rubriek. Op de tab Algemeen kunt u een bereik opgeven van grootboekrekeningen die moeten worden gekoppeld. Kan ik alle verliesen winstrekeningen in één keer salderen? U kunt het resultaat van de verliesen winstrekening (alle grootboekrekeningen van het type Verlies & winst) automatisch salderen in rubriek _UNALLOC. Maak deze rubriek aan zonder een bereik in te voeren of grootboekrekeningen te koppelen.

Gekoppelde rekeningen wijzigen Als u een bereik van gekoppelde rekeningen wilt omzetten in afzonderlijk gekoppelde rekeningen (of omgekeerd), of als u de automatisch of afzonderlijk gekoppelde rekeningen wilt wijzigen, kunt u dit doen in het venster Stamgegevens rubriek. Als er geen bereik van grootboekrekeningen is ingevoerd in Vanaf rekening en T/m rekening op de tab Algemeen, dan gelden de rekeningen op de tab Gekoppelde rekeningen. Als er wel een bereik is ingevoerd, en u kiest Document > Rubrieken herrekenen , dan worden de rekeningen op de tab Gekoppelde rekeningen vervangen door de rekeningen die binnen het opgegeven bereik vallen. Als u de automatisch gekoppelde rekeningen wilt wijzigen, of als de rekeningen die u in de rubriek wilt opnemen niet binnen één bereik vallen, kunt u de grootboekrekeningen handmatig aan de rubriek koppelen. In de voorbeeldadministratie Your Garden Products geldt dit bijvoorbeeld voor de rubriek M70000 (Overige schulden). Aan deze rubriek zijn alleen de rekeningen 1900 Overige schulden, 1940 Nog te betalen vakantietoeslag en 2000 Tussenrekening netto-lonen gekoppeld. Zo wijzigt u de gekoppelde rekeningen van een rubriek: 1.

Kies Document > Stamgegevens administratie > Rubrieken .

2.

Kies Document > Rubrieken herrekenen (Ctrl+F5) om er zeker van te zijn dat ook de tab Gekoppelde rekeningen is bijgewerkt.

3.

Selecteer de rubriek en druk op F6.

•

Als u een bereik wilt wijzigen, of afzonderlijk gekoppelde rekeningen wilt omzetten in een bereik, voer dan de rekeningnummers in Vanaf rekening en T/m rekening op de tab Algemeen. • Als u afzonderlijk gekoppelde rekeningen wilt wijzigen, of een bereik wilt omzetten in afzonderlijk gekoppelde rekeningen, verwijder dan eerst eventuele de rekeningnummers uit Vanaf rekening en T/m rekening op de tab Algemeen. Vervolgens kunt u de rekeningen op de tab Gekoppelde rekeningen wijzigen. In de kolom Rekening kunt u met f4 grootboekrekeningen selecteren. 4.

Kies ten slotte Document > Rubrieken herrekenen (Ctrl+F5) om de wijzigingen door te voeren en de rubrieksaldi bij te werken.

Veelgestelde vragen Op de tab Gekoppelde rekeningen staan tientallen rekeningen. Hoe kan ik die snel verwijderen? Voer één rekening die u wilt koppelen zowel in Vanaf rekening als T/m rekening in op de tab Algemeen. Kies vervolgens Document > Rubrieken herrekenen . De rekeningen op de tab Gekoppelde rekeningen worden nu vervangen door die ene rekening. Verwijder de ingevoerde rekening weer uit Vanaf rekening en T/m rekening op de tab Algemeen, en voer de gewenste rekeningen in op de tab Gekoppelde rekeningen. U kunt ook de rubriek verwijderen en een nieuwe aanmaken, als de rubriek niet in een verslagmodel wordt gebruikt.


7.8 Verslagmodelregels invoeren Nadat u de stamgegevens van een verslagmodel hebt aangemaakt, kunt u de tab Indeling opvragen en de verslagmodelregels invoeren. Rubrieken definieert u met Document > Stamgegevens administratie > Rubrieken . Vervolgens kunt u ze selecteren in de kolom Rubriek in het venster Verslagmodel. Telrubrieken definieert u in het verslagmodel zelf.

Afbeelding 7.10. Verslagmodelregels invoeren

106 | Verslaglegging In het venster Verslagmodel hebt u de volgende opties om regels als geheel te bewerken. Deze opties zijn alleen beschikbaar als u een verslagmodelregel hebt geselecteerd.

• • • • • • •

Bewerken > Regel tussenvoegen (Ctrl+F3): een regel toevoegen boven de geselecteerde regel Bewerken > Regel knippen (Alt+X): de geselecteerde regel verwijderen; deze regel kan weer worden ingevoegd met Bewerken > Regel plakken Bewerken > Regel plakken : de regel die is verwijderd met Bewerken > Regel knippen toevoegen boven de geselecteerde regel Zoeken > Ga naar regel : rechtstreeks naar een regel in het verslagmodel gaan; het huidige regelnummer staat midden boven het verslagmodel Zoeken > Huidige regel bewaren : de huidige regel in het geheugen plaatsen om te kopiëren met ins knop Toevoegen (alt+t): een regel toevoegen aan het eind van het verslagmodel knop Verwijderen (alt+v): de geselecteerde regel verwijderen Pas op: Druk niet op Ctrl+Del ( Bewerken > Verwijderen ). Daarmee verwijdert u het hele verslagmodel in plaats van één regel.

Daarnaast beschikt u over de standaardopties om informatie in een veld van een kolom te bewerken.

• •

Bewerken > Invoer ongedaan maken (Ctrl+Z): De laatste invoerhandeling ongedaan maken Bewerken > Knippen (Ctrl+X): de geselecteerde informatie verwijderen; deze informatie kan weer worden ingevoegd met Bewerken > Plakken (Ctrl+V) • Bewerken > Kopiëren (Ctrl+C): de geselecteerde informatie niet verwijderen maar onthouden; deze informatie kan weer worden ingevoegd met Bewerken > Plakken (Ctrl+V) • Bewerken > Plakken (Ctrl+V): de informatie die is onthouden met Bewerken > Knippen (Ctrl+X) of Bewerken > Kopiëren (Ctrl+C) toevoegen in het huidige veld Zie ook: Document > Stamgegevens administratie > Verslagmodellen > F6 > Indeling ( ), Invoervensters gebruiken ( )

Rubrieken selecteren Selecteer een rubriek in de kolom Rubriek om één of meer grootboekrekeningen op te nemen in het verslagmodel. Zo selecteert u een rubriek: 1.

Druk op f4 in de kolom Rubriek.

2.

Selecteer de rubriek en druk op Enter. De code en de omschrijving worden automatisch overgenomen op de verslagmodelregel. Als u de rubriek nog niet had aangemaakt, kunt u een nieuwe rubriek aanmaken met Bewerken > Toevoegen (ctrl+ins/Ctrl+N) in het venster Rubrieken ( Document > Stamgegevens administratie > Rubrieken ).

Zie ook: Rubrieken aanmaken (102)

Telrubrieken definiëren Telrubrieken definieert u in de verslagmodelregels zelf. Daarom zijn ze alleen beschikbaar in het verslagmodel waarin u ze definieert, en niet in de andere verslagmodellen. U kunt dus telrubrieken met dezelfde code maar met een andere definitie in twee verschillende verslagmodellen gebruiken (bijvoorbeeld #TOTAAL). Met behulp van een telrubriek voegt u de saldi van meerdere rubrieken samen tot één saldo. U gebruikt telrubrieken om subtotalen en totalen van rubrieken weer te geven in het verslagmodel. Een voorbeeld van een telrubriek is de rubriek #ACTIVA in het verslagmodel


Balans. U moet een telrubriek altijd definiëren onder de rubrieken die u wilt salderen. Met Bewerken > Instellingen verslaglegging in het venster Verslaglegging kunt u aangeven of u de detailregels onder of boven de totaalregels wilt tonen. In het venster Verslagmodel legt u in de kolom Rubriek een unieke code vast voor de telrubriek, en een omschrijving in de kolom Omschrijving. Telrubrieken bestaan uit een code, en worden onderscheiden van gewone rubrieken door het hekje (#) voor de code. Aan de hand van dit hekje maakt AccountView onderscheid tussen een rubriek en een telrubriek. Vervolgens kunt u de telrubriek selecteren in de kolom Telkolom 1 of Telkolom 2 om aan te geven welke rubrieken in de telrubriek moeten worden gesaldeerd. Let op: Verslagmodellen met telrubrieken in Telkolom 2 kunnen niet worden gebruikt als Indeling in het venster Verslaglegging. Zo definieert u een telrubriek: 1.

Voer de code van de telrubriek, voorafgegaan door een hekje (#), in de kolom Rubriek in.

2.

Voer de omschrijving van de telrubriek in de kolom Omschrijving in.

De telrubriek is nu gedefinieerd. U kunt de telrubriek selecteren in de kolom Telkolom 1 of Telkolom 2. U moet een telrubriek altijd selecteren boven de plaats van de definitie. Zie ook: Telrubrieken selecteren (107) Veelgestelde vragen De telling van de telrubriek is onjuist. • Controleer of de telrubriek op de juiste plaatsen voorkomt in de kolom Telkolom 1 of Telkolom 2. Misschien hebt u bij het wijzigen van een regel ook de telrubriek gewijzigd. • Controleer of de telrubriek voorkomt in Telkolom 1 of Telkolom 2 onder de plaats van de definitie in Rubriek. U moet een telrubriek altijd selecteren boven de plaats van de definitie.

Telrubrieken selecteren Als u de telrubriek hebt gedefinieerd in de kolom Rubriek, kunt u de telrubriek selecteren in de kolom Telkolom 1 of Telkolom 2 om aan te geven welke rubrieken in de telrubriek moeten worden gesaldeerd. U moet een telrubriek altijd selecteren boven de plaats van de definitie. Zo saldeert u een rubriek in een telrubriek: 1.

Ga naar regel met de rubriek die u wilt salderen in de telrubriek, en ga naar de kolom Telkolom 1 of Telkolom 2.

2.

Druk op f4.

3.

Selecteer de telrubriek waarin de rubriek moet worden gesaldeerd. Let op: Behalve rubrieken kunt u op dezelfde manier ook telrubrieken salderen in een telrubriek, bijvoorbeeld om van een aantal subtotalen een totaal te berekenen.

Tekstregels invoeren Om tekstregels in te voeren laat u de kolom Rubriek leeg, en voert u alleen de kolom Omschrijving in. U kunt ook lege regels invoeren door de kolom Omschrijving leeg te laten. U kunt spaties gebruiken om omschrijvingen in te laten springen. Let op: Gebruikt u Beeld > Alleen subtotalen tonen of Beeld > In-/uitklappen om de regels die bij een (sub)totaal horen, in te klappen, dan worden lege of tekstregels niet meegenomen. Deze (gedeeltelijk) ingeklapte weergave is dan ook minder geschikt om af te drukken met Rapporten > Verslaglegging .


Verslagmodelregels opmaken In de kolom Opmaak van de tab Indeling van het venster Verslagmodel kunt u voor zowel bedragen als tekstregels een opmaakcode opnemen. Elke opmaakvorm wordt in het verslagmodel met een code weergegeven; zie de tabel voor een overzicht. De opmaak wordt toegepast in het venster Verslaglegging. Opmaakcode

Bedrag/Tekstregel

Opmaak

>

Bedrag

Debetbedrag tussen haakjes

<

Bedrag

Creditbedrag tussen haakjes

#

Bedrag

Tegenovergestelde weergave (bedrag vermenigvuldigd met -1)

(leeg)

Bedrag

Geen opmaak

P

Tekstregel

Paginascheiding na de regel

=

Tekstregel

Geen opmaak

Tabel 7.1. Opmaakcodes voor bedragen en tekstregels

Bedragen opmaken U kunt debet- en creditbedragen tussen haakjes afdrukken, of u kunt voor tegenovergestelde weergave kiezen, waarbij debetbedragen worden afgedrukt als creditbedragen en andersom. U kunt dit bijvoorbeeld gebruiken als een debetrubriek een creditsaldo heeft of omgekeerd (omzetrekeningen).

Afbeelding 7.11. Met behulp van het venster Opmaak bedrag kunt u bedragen tussen haakjes zetten of van teken (debet of credit) veranderen. Zo maakt u bedragen op: 1.

Selecteer een regel, en ga naar de kolom Opmaak.

2.

Druk op f4.

3.

Selecteer de gewenste opmaak en druk op Enter. De opmaak wordt toegepast op het saldo in het venster Verslaglegging. Let op: Als u bekend bent met de betekenis van de codes, kunt u die ook met het toetsenbord invoeren.

Paginascheidingen na tekstregels toevoegen U kunt aan een tekstregel een opmaakcode meegeven waardoor die regel wordt gevolgd door een paginascheiding.


Zo voegt u een paginascheiding in: 1.

Selecteer een tekstregel, en ga naar de kolom Opmaak.

2.

Druk op f4.

3.

Selecteer de gewenste opmaak en druk op Enter. De opmaak wordt toegepast op de tekstregel in het venster Verslaglegging. Let op: Als u bekend bent met de betekenis van de code, kunt u die ook met het toetsenbord invoeren.

7.9 Verslagmodellen controleren Als u de verslagmodelregels hebt ingevoerd, kunt u de indeling van het verslagmodel controleren op de tab Indeling, of op papier. Met het rapport Verslagmodelindeling kunt u gemakkelijk nagaan uit welke rekeningen een rubriek is opgebouwd. Ook de saldi van de grootboekrekeningen worden op dit rapport getoond. Om verslagmodellen te controleren op niet of dubbel ingedeelde rekeningen kiest u Rapporten > Verslagmodellen controleren . Natuurlijk kunt u ook direct het effect van het zojuist aangemaakte verslagmodel bekijken in het venster Verslaglegging met Bewerken > Instellingen verslaglegging (Ctrl+I). Zie ook: Financiële gegevens weergeven (93) Zo drukt u de indeling van het verslagmodel af: 1.


2.

Selecteer het verslagmodel waarvoor u de indeling wilt afdrukken.

3.

Kies Rapporten > Verslagmodelindeling .

4.

Markeer Gekoppelde rekeningen afdrukken als u wilt zien uit welke rekeningen de rubrieken zijn opgebouwd.

111

8. Relatiebeheer Dit hoofdstuk beschrijft de modules Contact Manager en Verkoopinformatiesysteem. Deze modules zijn sterk verweven, en worden daarom in één hoofdstuk beschreven. Als opties alleen beschikbaar zijn voor de module Verkoopinformatiesysteem, wordt dat vermeld. De overige opties zijn beschikbaar voor beide modules. Met de module Contact Manager kunt u niet alleen alle contacten met uw relaties registreren, maar ook de openstaande activiteiten efficiënt bewaken. Per relatie, contactpersoon en activiteit hebt u uitgebreide mogelijkheden om gegevens vast te leggen, inclusief notities, afbeeldingen en snelkoppelingen naar documenten. De module is uiterst flexibel opgezet, waardoor de volgende onderdelen volledig vrij definieerbaar zijn:

• • • •

de activiteitenstructuur (hoofd- en subgebieden) en activiteitprioriteiten de functie van contactpersonen bij uw relaties de functie (verantwoordelijkheid) van uw eigen medewerkers ten opzichte van uw relaties lijsten aankruisvelden bij relaties en contactpersonen

In AccountView Team is de module Verkoopinformatiesysteem een uitbreiding op de module Contact Manager. Met deze module kunt u inkoopen verkoopinformatie rechtstreeks opvragen vanuit het centrale relatievenster, en kunt u historische inkoopen verkoopinformatie opvragen vanuit debiteuren en crediteuren. Daarnaast is het mogelijk om samenvoegbrieven (gepersonaliseerde mailingen) rechtstreeks vanuit AccountView in Microsoft Word of in uw e-mailprogramma aan te maken. Met deze module kunt u voor bedrijven en contactpersonen registreren of zij u hebben toegestaan hun e-mail voor mailings te gebruiken. De module Wijzigen sleutelvelden is een geschikte aanvullende module, omdat u daarmee uw relaties flexibeler kunt beheren. Bij een naamswijziging kunt u dan bijvoorbeeld ook de code wijzigen. Voor AccountView Business is het mogelijk om de uitbreidingsmodule BusinessModeller VIS aan te schaffen, waarmee u uw eigen velden, lijsten, vensters en menu’s kunt toevoegen. Voor die uitvoering is bovendien de module Customer Relationship Management beschikbaar, die nog meer relatiebeheerfunctionaliteit bevat. In combinatie met de module Aanmaningen kunnen activiteiten worden aangemaakt op basis van het versturen van aanmaningen. Hierdoor kunt u per relatie zien welke aanmaningen zijn verstuurd. In combinatie met de module Offertes kunt u automatisch activiteiten aanmaken op basis van offertes. Zie ook: Activiteiten voor aanmaningen aanmaken ( ), Activiteiten op basis van offertes aanmaken (130), Customer Relationship Management (133)

8.1 Functionaliteit relatiebeheer Deze uitbreidingsmodules bevatten onder andere de volgende functionaliteit:

• • • • •

Gegevens van activiteiten, bedrijven, contactpersonen en medewerkers bijhouden. Activiteiten structureren met activiteitprioriteiten en activiteithoofdgebieden. Activiteiten aan medewerkers toekennen. Activiteiten automatisch aanmaken voor selecties van relaties of contactpersonen. Activiteiten op basis van offertes aanmaken.

112 | Relatiebeheer

• • • • • • •

Voor relaties en contactpersonen: notities, snelkoppelingen naar documenten, meerdere telefoon- en e-mailvelden, tientallen vrij definieerbare gebruikersvelden (zowel lijst- als aankruisvelden). Met de uitbreidingsmodule BusinessModeller VIS bent u hierin volledig vrij. Onderlinge relaties tussen bedrijven, contactpersonen en medewerkers vastleggen. Vrij instelbare knoppenbalken. Etiketten, bedrijfsprofiel en afbeeldingen afdrukken. E-mail sturen naar afzonderlijke relatie of contactpersoon. Visitekaartje-wizard. Koppelen met sociale media door middel van relatiebladwijzers.

Voorwaarden: Verkoopinformatiesysteem • Extra relatiebeheerinformatie vanuit het venster Bedrijven, zoals: • Openstaande posten per bedrijf; • Verkoop- of inkooporders per bedrijf; • Projectinformatie per bedrijf; • Historische verkoop- of inkoopinformatie per bedrijf. • Gepersonaliseerde mailingen versturen, per post of per e-mail, door Word-documenten samen te voegen met adresgegevens uit AccountView. • Gepersonaliseerde mailingen per e-mail voorkomen als geen toestemming is gegeven het e-mailadres voor dat doel te gebruiken.

8.2 Werkwijze relatiebeheer Voordat u de modules kunt gebruiken, moet u de structuur vastleggen waarop u uw relatiebeheer baseert. Pas daarna kunt u relaties, contactpersonen en activiteiten invoeren. Hieronder vindt u de werkwijze in het kort. Deze werkwijze wordt in de rest van dit hoofdstuk in detail beschreven.

Werkwijze relatiebeheer inrichten De inrichting van de relatiebeheermodules is van groot belang. Uw activiteitenstructuur moet goed aansluiten op uw bedrijfspraktijk. Een te grove (of te fijnmazige) structuur maakt het lastig om de juiste activiteiten te selecteren. Hetzelfde geldt voor de contactpersoonen medewerkerfuncties. Ook de gebruikersvelden moeten met zorg worden gekozen, zodat ze meerdere jaren ‘meegaan’. Zo richt u uw relatiebeheer in: 1.

Voer de aanspreektitels voor Vrouw, Man, en Onbekend in met Document > Stamgegevens administratie > Taalcodes > F6 , tab Relatiebeheer.

2.

Voer de titulatuur in voor Contactpersoon titel 1 en Contactpersoon titel 2 in met Document > Stamgegevens administratie > Vrije lijsten .

3.

Voer de relatiebeheerfuncties tussen bedrijven, contactpersonen en medewerkers in. U legt hier niet de koppeling zelf vast, maar de aard van de onderlinge relatie die kan worden geselecteerd.

• • 4.

Voer uw eigen relatiebeheerfuncties voor Contactpersoonfuncties bij bedrijven en Medewerkerfuncties bij bedrijven in met Document > Stamgegevens administratie > Relatiebeheerfuncties . Leg voor beide typen relatiebeheerfuncties de standaardfunctie vast met Bewerken > Standaardfunctie .

Voer uw activiteitenstructuur in met Document > Stamgegevens administratie > Activiteithoofdgebieden . Deze activiteithoofden subgebieden vormen het belangrijkste selectiemechanisme voor activiteiten.

Relatiebeheer | 113

5.

Voer uw medewerkers in met Bestand > Relatiebeheer > Medewerkers .

6.

Kies Bewerken > Gebruikersvelden in Bedrijven en Contactpersonen om de gebruikersvelden in gebruik te nemen.

Bovenstaande werkwijze wordt in de rest van dit hoofdstuk in detail beschreven. Zie ook: Stamgegevens relatiebeheer vastleggen (113)

Werkwijze relatiebeheer gebruiken Als de relatiebeheermodules eenmaal zijn ingericht, kunt u de meeste gegevens opvragen uit en invoeren in het venster Bedrijven. Daarnaast is het van belang dat u met enige regelmaat onderhoud verricht op uw relatiebeheersysteem: nieuwe activiteiten onderbrengen in de activiteitenstructuur, gebruikersvelden herzien, verouderde stamgegevens blokkeren of verwijderen, enzovoort. Zie ook: Relatiebeheer gebruiken (120), Relatiebeheer onderhouden (127)

8.3 Instellingen relatiebeheer vastleggen In de instellingen legt u mappen en een aantal algemene instellingen vast. Zo legt u de mappen en overige instellingen vast: 1.

Kies Opties > Instellingen > Administratie > Relatiebeheer > Algemeen .

2.

Bepaal of de omschrijving van het land van een relatie mag worden gewijzigd (bijvoorbeeld of ‘Great Britain’ mag worden gewijzigd in ‘Scotland’) en of uw medewerkers zelf extra titels mogen invoeren bij contactpersonen.

3.

Voer de map voor samenvoegbrieven in Samenvoegbrieven in.

4.

Voer de map voor samengevoegde brieven in Samengev brieven in.

8.4 Stamgegevens relatiebeheer vastleggen Voordat u de modules kunt gebruiken, moet u de structuur vastleggen waarop u uw relatiebeheer baseert. Pas daarna kunt u relaties, contactpersonen en activiteiten invoeren. De stamgegevens van de relatiebeheermodules zijn van groot belang. Uw activiteitenstructuur moet goed aansluiten op uw bedrijfspraktijk. Een te grove (of te fijnmazige) structuur maakt het lastig om de juiste activiteiten te selecteren. Hetzelfde geldt voor de contactpersoonen medewerkerfuncties. Ook de gebruikersvelden moeten met zorg worden gekozen, zodat ze meerdere jaren ‘meegaan’.

Titulatuur voor contactpersonen vastleggen Wij raden u aan om veelgebruikte titulatuur, zoals Drs, Dr, Mr en RA, vooraf vast te leggen. U weet dan zeker dat deze consequent en foutloos worden gebruikt. Overige titulatuur kan dan gaandeweg, tijdens het invoeren van contactpersonen, automatisch worden vastgelegd. Zo legt u titulatuur voor contactpersonen vast: 1.

Kies Document > Stamgegevens administratie > Vrije lijsten .

2.


3.

Selecteer Contactpersoon titel 1 in Type vrije lijst.

4.

Voer een titel in die aan het begin van een adressering wordt gebruikt (bijvoorbeeld Drs) en kies OK.

114 | Relatiebeheer 5.

Voer de overige begintitels in.

6.

Doe hetzelfde voor titels die aan het eind van een adressering worden gebruikt (Contactpersoon titel 2).

Als u een contactpersoon invoert, kunt u de ingevoerde titels selecteren in de velden Titel 1 en Titel 2. Als u in die velden een nieuwe titel invoert, kunt u er bij het bewaren van de contactpersoon voor kiezen om die titel aan de vrije lijst toe te voegen. Dit is niet mogelijk als Alleen uit vrije lijsten selecteren in Opties > Instellingen > Administratie > Relatiebeheer > Algemeen gemarkeerd is.

Aanspreektitels vastleggen U legt per taal vast wat de standaardaanspreektitels zijn voor een mannelijke en een vrouwelijke contactpersoon, en voor iemand van wie u het geslacht niet kent. Als u vervolgens het geslacht van een contactpersoon selecteert, wordt de bijbehorende aanspreektitel automatisch toegepast in de Aanhef. Zo legt u aanspreektitels vast: 1.

Kies Document > Stamgegevens administratie > Taalcodes .

2.

Selecteer de taalcode waarvoor u aanspreektitels wilt vastleggen.

3.


4.

Voer de aanspreektitels op de tab Relatiebeheer in Aanspreektitels relatiebeheer in.

5.

Doe hetzelfde voor andere taalcodes die u gebruikt.

Relatiebeheerfuncties vastleggen In AccountView legt u niet alleen vast dat een contactpersoon bij een bepaald bedrijf hoort, maar ook de aard van de onderlinge relatie. Dit zal meestal de functie of het werkgebied binnen het andere bedrijf zijn, bijvoorbeeld ‘Directie’, ‘Administratie’ of ‘Inkoop’. Hetzelfde geldt voor de relatie tussen uw eigen medewerkers en de contactpersonen en/of bedrijven. Voor hen zal dit meestal de verantwoordelijkheid zijn binnen het eigen bedrijf wat betreft het contact met het andere bedrijf (of de contactpersoon van dat bedrijf), bijvoorbeeld ‘Verkoop binnendienst’ of ‘Debiteurenbeheer’. Met relatiebeheerfuncties legt u dus niet de koppeling zelf vast, maar de aard van de onderlinge relatie die kan worden geselecteerd, zodra u een contactpersoon (of een medewerker) bij een bedrijf invoert. Kies Document > Stamgegevens administratie > Relatiebeheerfuncties . Wij raden u aan om in ieder geval twee relatiebeheerfuncties in te voeren voor Contactpersoonfuncties bij bedrijven: Hoofdcontact en Administratiecontact. Deze relatiebeheerfuncties kunt u selecteren als u een contactpersoon bij een bedrijf invoert. Deze komen dan overeen met de twee standaardrelatiebeheerfuncties die worden onderscheiden in het venster Stamgegevens bedrijf, en die u bij een mailing kunt toepassen. Als u hiermee over voldoende relatiebeheerfuncties voor contactpersonen beschikt, en geen relatiebeheerfuncties voor medewerkers gebruikt, hoeft u geen extra relatiebeheerfuncties in te voeren. Als u extra relatiebeheerfuncties wilt vastleggen, maak dan eerst een analyse van de contactpersoonfuncties en medewerkerfuncties die u binnen uw bedrijf onderscheidt. Dit is bijvoorbeeld afhankelijk van:

• • • •

de afdelingen van uw relaties waarmee uw bedrijf vaak contact heeft (verkoop, inkoop) de doelgroepen (geadresseerden) van de mailingen die u naar relaties verstuurt (directie) de afdelingsstructuur binnen uw eigen bedrijf (magazijn, klantenservice) de verantwoordelijkheden die uw bedrijf onderscheidt in het contact met relaties (debiteurenbeheer)

Houd er rekening mee dat de relatiebeheerfuncties voldoende ‘dekkend’ moeten zijn. Als u in plaats van de relatiebeheerfunctie Hoofdcontact extra relatiebeheerfuncties ‘Algemeen directeur’, ‘Directeur verkoop’ en ‘Directeur inkoop’ invoert, dan kunt u een

Relatiebeheer | 115

gerichte gepersonaliseerde mailing versturen waarin een inkoopbeslissing wordt gevraagd. Dat betekent wel dat u voor elke relatie een contactpersoon als ‘Directeur inkoop’ moet vastleggen.

Afbeelding 8.1. In het venster Relatiebeheerfuncties legt u contactpersoonen medewerkerfuncties bij bedrijven vast. Zo legt u extra relatiebeheerfuncties vast: 1.

Kies Document > Stamgegevens administratie > Relatiebeheerfuncties .

2.


3.

Voer een omschrijving in het veld Relatiebeheerfunctie in. Deze omschrijving wordt getoond als u een relatiebeheerfunctie selecteert.

4.

Selecteer het type relatiebeheerfunctie dat u invoert.

5.

Doe hetzelfde voor de andere extra relatiebeheerfuncties die u wilt vastleggen.

6.

Leg voor beide typen relatiebeheerfuncties de standaardfunctie vast met Bewerken > Standaardfunctie .

Zie ook: Relatiebeheerfuncties onderhouden (128)

Activiteitenstructuur vastleggen De activiteithoofden subgebieden vormen het belangrijkste selectiemechanisme voor activiteiten. Maak een grondige analyse van de activiteiten die u binnen uw bedrijf onderscheidt, en voer de activiteitenstructuur volledig in, voordat u begint met het invoeren van activiteiten. Er zijn geen vaste regels te geven voor een optimale structuur. U kunt bij het vaststellen van de activiteitenstructuur de volgende punten in overweging nemen:

• •

Maak de activiteitenstructuur zo tijdloos mogelijk. Baseer de structuur op de algemene doelstellingen van uw bedrijf, het meerjaren-beleidsplan, en de algemene taken per afdeling. Maak de activiteitenstructuur evenwichtig. Voorkom dat de helft van alle activiteiten op één activiteitsubgebied wordt geboekt. Probeer een schatting te maken van het aantal activiteiten per hoofd- en subgebied per jaar. Hoe gelijkmatiger de activiteiten over hoofd- en subgebied worden verdeeld, hoe makkelijker het is om prioriteiten te stellen, analyses uit te voeren en het werk te verdelen.

116 | Relatiebeheer

•

Het kan handig zijn om de afdelingsstructuur binnen uw eigen bedrijf te verwerken in de activiteitenstructuur, bijvoorbeeld in de eerste letter van de code van het activiteithoofdgebied. Medewerkers kunnen dan de eerste letter van hun afdeling in het veld Activiteithoofdgebied invoeren, en daarna met f4 snel de juiste code kiezen. Voorbeeld: Activiteithoofdgebieden die beginnen met een V, I, K en A zijn respectievelijk voor de afdelingen Verkoop, Inkoop, Klantenservice en Administratie.

•

Groepeer gelijksoortige activiteiten zoveel mogelijk als subgebieden in een activiteithoofdgebied, zodat het makkelijker is om gelijksoortige activiteiten gezamenlijk af te werken. Voorbeeld: Maak voor het versturen van productinformatie geen aparte hoofdgebieden PRINFHARD, PRINFSOFT en PRINFMISC, maar maak een activiteithoofdgebied VPRODINFO voor de verkoopafdeling, met daarbinnen de subgebieden HARDWARE, SOFTWARE en MISC voor de gelijknamige artikelgroepen.

•

Splits zeer frequente activiteiten uit in categorieën, zodat het makkelijker is om prioriteiten te stellen, analyses uit te voeren en het werk te verdelen. Voorbeeld: Als u relatief veel telefonische klantenservice biedt, maak dan niet één subgebied TELEFOON in activiteithoofdgebied KSERVICE, maar maak een activiteithoofdgebied KSERVTEL voor de telefonische klantenservice, met daarbinnen de subgebieden HARDWARE, SOFTWARE en MISC voor de gelijknamige artikelgroepen.

•

Houd vooraf rekening met ‘tijdelijke acties’. Voorkom dat activiteiten die maar een paar weken of maanden duren uw structuur vertroebelen. Maak bijvoorbeeld een activiteithoofdgebied TIJDELIJK aan, waarbinnen u alle tijdelijke acties als activiteitsubgebieden vastlegt. Maar u kunt ook binnen elk activiteithoofdgebied een activiteitsubgebied TIJDELIJK vastleggen.

Zo legt u uw activiteitenstructuur vast: 1.

Kies Document > Stamgegevens administratie > Activiteitprioriteiten .

2.

Leg de prioriteitsniveaus vast die u onderscheidt. De prioriteit kunt u selecteren als u een activiteit invoert. Wij raden u aan om drie tot maximaal zeven prioriteiten te onderscheiden. Voorbeeld: Drie activiteitprioriteiten HOOG, MIDDEL en LAAG.

3.

Kies Document > Stamgegevens administratie > Activiteithoofdgebieden .

4.


5.

Voer de velden Activiteithoofdgebied en Omschr act.hfdgebd in.

6.

Kies Toevoegen (alt+t) voor elk activiteitsubgebied binnen het huidige activiteithoofdgebied. Voer de velden Act.subgebied, Omschrijving activiteitsubgebied en Standaardomschrijving activiteit in. De standaardomschrijving wordt automatisch overgenomen in de notitie van de activiteit, en kan u veel invoerwerk besparen. Voorbeeld: Voor activiteitsubgebied ENEWS van activiteithoofdgebied VERK kunt u bijvoorbeeld ‘Nieuwsbrief per e-mail verstuurd’ als standaardomschrijving invoeren.

7.

Voer de overige activiteithoofdgebieden op dezelfde manier in.

Relatiebeheer | 117

Afbeelding 8.2. Een activiteithoofdgebied VERK voor het versturen van productinformatie, met daarbinnen verschillende subgebieden. De standaardomschrijving wordt automatisch overgenomen in de notitie van de activiteit. Zie ook: Activiteitenstructuur onderhouden (128)

Medewerkers invoeren Om uw activiteiten efficiënt af te werken kunt u ze aan medewerkers toekennen. Zij kunnen dan snel hun eigen activiteiten selecteren. Ook kunt u medewerkers via relatiebeheerfuncties aan bedrijven koppelen, met Medewerkerfuncties bij bedrijven. In beide gevallen is het nodig dat u uw medewerkers in AccountView invoert. Als u al beschikt over de module Urenregistratie is dit waarschijnlijk al gebeurd. Zo voert u uw medewerkers in: 1.

Kies Bestand > Relatiebeheer > Medewerkers .

2.


3.

Voer de gegevens in het venster in. U moet minimaal de velden Medewerker en Naam invoeren.

Zie ook: Medewerkergroepen, medewerkers, kostenplaatsen en afdelingen ( )

Gebruikersvelden vastleggen Op de tab Gebr.velden van bedrijven en contactpersonen kunt u informatie vastleggen die u nodig hebt voor uw eigen bedrijfsvoering. In lijstvelden kunt u een waarde uit een lijst selecteren. Hiermee kunt u bijvoorbeeld de status van de relatie vastleggen (HOT, WARM, COLD, LOST), of de branche. Aankruisvelden kunt u markeren (‘ja’ of ‘van toepassing’) of demarkeren (‘nee’ of ‘niet van toepassing’). Hiermee kunt u bijvoorbeeld vastleggen of de relatie de nieuwsbrief ontvangt, een kerstkaart, enzovoort. Zolang u geen gebruikersvelden gebruikt, is de tab niet zichtbaar. Kies Bewerken > Gebruikersvelden om gebruikersvelden in gebruik te nemen (markeer Aanwezig). Met die optie kunt u ook voor beide soorten velden de standaardomschrijving wijzigen in een betekenisvolle omschrijving voor uw bedrijf.

118 | Relatiebeheer Kies uw gebruikersvelden zorgvuldig, en gericht op de lange termijn. Maak een analyse van de essentiële kenmerken waarop u uw relaties en/of contactpersonen wilt kunnen selecteren. Houd ook een aantal gebruikersvelden vrij voor toekomstig gebruik. Let op: Voor AccountView Business is het mogelijk om de uitbreidingsmodule BusinessModeller VIS aan te schaffen, waarmee u uw eigen velden, lijsten, vensters en menu’s kunt toevoegen. Zo legt u gebruikersvelden vast: 1.

Kies Opties > Gebruikerslijsten en voer een lijst in, als u een lijst wilt gebruiken. Voorbeeld: Voor het type klant kunt u bijvoorbeeld de lijst TYPE gebruiken, met de waarden 1-GEEN (Geen klant), 2-LEAD (Prospect), 3-CUST (Klant) en 4-KEY (Key account).

2.

Kies Bestand > Relatiebeheer > Bedrijven .

3.

Kies Bewerken > Gebruikersvelden .

• • • •

Markeer Aanwezig voor de gebruikersvelden die u wilt gebruiken, en voer voor elk veld de omschrijving in Omschrijving veld (nieuw) in. Kies een gebruikerslijst in Lijst, als u een lijst wilt koppelen. U kunt één lijst aan meerdere lijstvelden koppelen. Zo kunt u bijvoorbeeld een lijst met rayons aanmaken, en deze koppelen aan de velden Rayon Verkoop en Rayon Marketing. Kies Volgende. Controleer de gewijzigde lijsten aankruisvelden, en kies Voltooien. Oud is gemarkeerd als u een veld hebt uitgeschakeld (omdat u dit veld niet wilt gebruiken).

Afbeelding 8.3. Markeer Aanwezig voor de gebruikersvelden die u wilt gebruiken, en voer voor elk veld de omschrijving in Omschrijving veld (nieuw) in. 4.

Kies Bestand > Relatiebeheer > Contactpersonen , en doe hetzelfde voor die gebruikersvelden.

5.

Als u een gebruikersveld hebt ge(de)activeerd (kolom Aanwezig), en u hebt de bestanden niet automatisch laten organiseren, dan moet u dat nu handmatig doen. Kies Bestand > Administraties , selecteer uw administratie, en kies Document > Organiseren > Administratie .

6.

U moet nu nog de mogelijke lijstwaarden vastleggen voor de gebruikerslijstvelden. Kies Opties > Gebruikerslijsten .

7.

Selecteer een gebruikerslijstveld.

8.

Kies Bewerken > Stamgegevens (F6/Enter), tab Waarden.

Relatiebeheer | 119

9.

Voer één of meer waarden in voor het geselecteerde gebruikerslijstveld.

10. Doe hetzelfde voor de overige gebruikerslijstvelden die u hebt hernoemd. Zie ook: Gebruikersvelden onderhouden (129)

E-mailsjablonen en e-mailactiviteitsjablonen Het aanmaken van e-mails kunt u vereenvoudigen door e-mailsjablonen te definiëren voor veelvoorkomende e-mails (zie Invoersjablonen aanmaken (151)). U kunt automatisch een activiteit laten genereren bij het versturen van e-mail. Met behulp van een e-mailactiviteitsjabloon hoeft u de stamgegevens van een activiteit slechts één keer op te geven. De stamgegevens van deze activiteiten legt u vast in e-mailactiviteitsjablonen. U maakt eerst een e-mailsjabloon aan en daarna een e-mailactiviteitsjabloon. In de e-mailactiviteitsjabloon selecteert u de e-mailsjabloon en voert de stamgegevens van de activiteit in. Zo gebruikt u e-mailactiviteitsjablonen: 1.

Kies Document > Stamgegevens systeem > E-mailsjablonen .

2.

Maak een e-mailsjabloon aan.

3.

Kies Document > Stamgegevens administratie > E-mailactiviteitsjablonen .

4.

Selecteer de E-mailsjabloon.

5.

Leg de stamgegevens van de activiteit vast.

6.

Kies Opties > E-mail .

7.

Selecteer de E-mailsjabloon op de tab Bericht.

8.

Markeer E-mail in activiteit bewaren op de tab Activiteit.

Op de tab Activiteit worden de stamgegevens van de activiteit ingevoerd.

Relatiebladwijzers vastleggen Relatiebladwijzers zijn directe koppelingen met sociale media, bedrijfswebsites en -blogs, en andere pagina’s die specifieke informatie bevatten over een bedrijf of contactpersoon. Hiermee kunt u snel informatie over een relatie opvragen vanaf internet om bijvoorbeeld een verkoopgesprek voor te bereiden. Als u beschikt over de module Communication Service Online, zijn relatiebladwijzers ook van belang voor de samenwerking met AccountView Contact. Om relatiebladwijzers te kunnen gebruiken, moet u ze eerst vastleggen. Dit doet u met Zoeken > Relatiebladwijzers in de vensters Bedrijven en Contactpersonen. In de werkbalken van deze vensters vindt u ook de knoppen en , waarmee u vastgelegde Twitteren LinkedIn-profielen snel kunt opvragen. Er zijn in totaal drie typen relatiebladwijzers: Twitter, LinkedIn en Bladwijzer. De algemene stappen voor het vastleggen zijn steeds hetzelfde, maar u moet voor ieder type verschillende informatie invoeren. Zie ook: Communication Service Online (159), AccountView Contact (159) Zo legt u relatiebladwijzers vast: 1.

Kies Bestand > Relatiebeheer > Bedrijven of Bestand > Relatiebeheer > Contactpersonen .

2.

Selecteer het bedrijf of de contactpersoon waarvoor u een relatiebladwijzer wilt vastleggen.

3.

Kies Zoeken > Relatiebladwijzers . Het subvenster Relatiebladwijzers wordt geopend.

4.

Kies Bewerken > Toevoegen (Ctrl+Ins/Ctrl+N).

5.

Selecteer het bladwijzertype dat u wilt aanmaken. Druk eventueel op F1 voor meer informatie.


Voer een omschrijving in.

7.

Voer in het veld Naam of URL de gevraagde gegevens in. Druk eventueel op F1 voor meer informatie.

8.

Voeg (indien gewenst) een pictogram toe. Dit maakt de bladwijzer met name beter herkenbaar in AccountView Contact.

9.

Controleer of de doellocatie juist is door eenmaal op de link in het veld Volledige URL te klikken.

Bladwijzers voor Twitter en LinkedIn kunt u opvragen met de knoppen u op vanuit het subvenster.

en

. Relatiebladwijzers van het type Bladwijzer vraagt

Let op: Hoewel u meerdere Twitter-adressen per relatie kunt vastleggen, geldt dit niet voor LinkedIn-adressen. Een bedrijf mag op LinkedIn maar één publieke pagina onderhouden.

8.5 Relatiebeheer gebruiken Het basisvenster voor het gebruik van de relatiebeheermodules is Bedrijven ( Bestand > Relatiebeheer > Bedrijven ). In de volgende paragrafen leest u, hoe u efficiënt uw relaties en activiteiten invoert, activiteiten afwerkt en informatie opvraagt. De relatiebeheermodules maken gebruik van combinatievensters, waarmee u gemakkelijk door uw gegevens kunt bladeren, bijvoorbeeld activiteiten per bedrijf (Bedrijven - Activiteiten) of bedrijven per medewerker (Medewerkers - Bedrijven). Zie ook: Combinatievensters gebruiken ( ) Zo gebruikt u combinatievensters in relatiebeheer: 1.

Bepaal de informatie die u wilt opvragen, bijvoorbeeld contactpersonen per bedrijf.

2.

Open het hoofdvenster Bedrijven met Bestand > Relatiebeheer > Bedrijven .

3.

Kies Zoeken > Contactpersonen (Ctrl+P) of de knop bovenin het venster Bedrijven. Het subvenster Contactpersonen wordt geopend.

4.

Druk op ctrl+tab om het hoofdvenster weer te activeren.

5.

Met de pijltoetsen kun u nu gemakkelijk door de contactpersonen per bedrijf bladeren.

Op dezelfde manier kunt u zowel vanuit het hoofd- als subvenster nieuwe subvensters opvragen, zoals activiteiten per bedrijf, of activiteiten per contactpersoon. Let op: Kies Beeld > Venster-knoppenbalk wijzigen om de indeling van de knoppenbalk van het venster te wijzigen.

Relaties invoeren Relaties (en de bijbehorende contactpersonen) kunt u het beste in het basisvenster Bedrijven invoeren ( Bestand > Relatiebeheer > Bedrijven ). U hebt meerdere mogelijkheden om dit te doen:

Relatiebeheer | 121

•

Een nieuwe relatie inclusief contactpersoon invoeren: Bewerken > Visitekaartje invoeren (module Verkoopinformatiesysteem) U selecteert dan ook meteen de relatiebeheerfunctie (Relatiebeheerfunctie) tussen de relatie en de contactpersoon. • Een nieuwe relatie zonder contactpersoon invoeren: Bewerken > Toevoegen (ctrl+ins/ctrl+n) Een nieuwe contactpersoon voor een relatie invoeren: Relatie selecteren; Zoeken > Contactpersonen ; Bewerken > Toevoegen (ctrl+ins/ctrl+n) Wijzig zonodig de relatiebeheerfunctie (Relatiebeheerfunctie) tussen de relatie en de contactpersoon. De standaardfunctie wordt automatisch ingevoerd. Als u een nieuwe relatie invoert, kunt u ook alvast de debiteur/crediteur-informatie invoeren, zodat deze informatie al bestaat op het moment dat een relatie wordt omgezet in een debiteur of crediteur. Hierdoor wordt bijvoorbeeld het aanmaken van offertes eenvoudiger: Betalingsconditie, Prijslijst artikelprijzen, Prijslijst percentages, BTW-code en BTW-nummer (op tab Subadmin). Met invoersjablonen kunt u het invoeren vereenvoudigen (zie Stamgegevens met invoersjablonen toevoegen (150)). Als de module Verkoopinformatiesysteem beschikbaar is, kunt u met Opties > Instellingen > Administratie > Financieel > Financieel II in Grb.rek debiteuren en Grb.rek crediteuren een standaardverzamelrekening voor debiteuren en crediteuren vastleggen. Als een relatie in een debiteur of crediteur wordt omgezet, wordt deze rekening als standaardwaarde voorgesteld. U kunt de velden met de debiteur/crediteur-informatie en de standaardverzamelrekeningen met Uitgebreide toegangsbeveiliging eventueel beveiligen (zie Uitgebreide toegangsbeveiliging (165)). Zie ook: Bestand > Relatiebeheer > Bedrijven > F6 ( ), Bestand > Relatiebeheer > Contactpersonen > F6 ( ), Relaties onderhouden (127)

Activiteiten invoeren U hebt meerdere mogelijkheden om activiteiten in te voeren. Natuurlijk kunt u algemene activiteiten altijd invoeren met Bewerken > Toevoegen (ctrl+ins/ctrl+n) in het basisvenster Activiteiten ( Bestand > Relatiebeheer > Activiteiten ). Maar als u activiteiten invoert voor relaties of contactpersonen, of als u altijd activiteiten voor uzelf invoert, kunt u beter met combinatievensters werken. Die informatie wordt dan automatisch ingevoerd. Let op: Kies Document > Notitie maken in het venster Activiteiten als u snel een telefoontje als activiteit wilt invoeren. U kunt dan meteen de relatie selecteren en de notitie invoeren. De overige gegevens kunt u rustig invoeren als u hebt neergelegd. Zie ook: Relaties onderhouden (127) Zo voert u een activiteit voor een relatie in: 1.


2.

Selecteer de relatie.

3.

Kies Zoeken > Activiteiten .

4.


5.

Voer in ieder geval iets bij de velden Activiteithoofdgebied, Activiteitsubgebied, Notitie activiteit en Medewerker in. Bij Bedrijf is de geselecteerde relatie al ingevoerd.

6.

Controleer de overige velden en kies OK.

7.

Druk eventueel op ctrl+tab om het hoofdvenster weer te activeren en een nieuwe activiteit voor een andere relatie in te voeren.

Zo voert u een activiteit voor een contactpersoon in: 1.

Kies Bestand > Relatiebeheer > Contactpersonen .

2.

Selecteer de contactpersoon.

3.




5.

Voer in ieder geval iets bij de velden Activiteithoofdgebied, Activiteitsubgebied, Notitie activiteit, Bedrijf en Medewerker in. Bij Contactpersoon is de geselecteerde contactpersoon al ingevoerd.

6.


7.

Druk eventueel op ctrl+tab om het hoofdvenster weer te activeren en een nieuwe activiteit voor een andere contactpersoon in te voeren.

Zo voert u meerdere activiteiten voor uzelf in: 1.


2.

Selecteer uzelf.

3.


4.


5.

Voer in ieder geval iets bij de velden Activiteithoofdgebied, Activiteitsubgebied, Notitie activiteit en Bedrijf in. Bij Medewerker is de geselecteerde medewerker al ingevoerd.

6.


7.

Druk eventueel op ctrl+tab om het hoofdvenster weer te activeren en een nieuwe activiteit voor een andere medewerker in te voeren.

Voorwaarden: Verkoopinformatiesysteem Zo voert u meerdere activiteiten tegelijk in: 1.


2.

Kies Beeld > Selecteren of markeer de gewenste bedrijven waarvoor u de activiteiten wilt aanmaken. Op de laatste tab van het venster Activiteiten genereren hebt u nog de gelegenheid om bedrijven toe te voegen of te verwijderen, voordat de activiteiten worden aangemaakt.

3.

Kies Bewerken > Activiteiten genereren .

4.


Activiteiten afwerken Activiteiten kunt u het beste in het basisvenster Activiteiten afwerken ( Bestand > Relatiebeheer > Activiteiten ). Voorwaarden: Verkoopinformatiesysteem Let op: Als medewerkers aan activiteiten zijn gekoppeld, kunt u activiteiten ook afwerken vanuit het venster Medewerkers - Activiteiten. U beperkt de lijst dan automatisch tot uw eigen activiteiten. Zo werkt u activiteiten af: 1.

Kies Bestand > Relatiebeheer > Activiteiten .

2.

Kies Beeld > Weergaven beheren , Niet afgewerkt, Toepassen. Het venster toont nu alleen niet afgewerkte activiteiten.

3.

Kies eventueel Beeld > Selecteren om de getoonde activiteiten verder te beperken.

4.

Dubbelklik eventueel op de kolommen in het venster om de activiteiten op een andere manier te sorteren.

5.

Voer de eerste activiteit uit. Kies eventueel Bewerken > Stamgegevens (F6/Enter) om de volledige notitie op te vragen.

Relatiebeheer | 123

6.

Kies Bewerken > Activiteit afgewerkt (Shift+F2). De activiteit wordt als Afgewerkt gemarkeerd in het veld Activiteitstatus. Het veld Einddatum wordt automatisch ingevoerd.

7.

U kunt nu de volgende activiteit uitvoeren en als afgewerkt markeren.

Extra relatiebeheerinformatie opvragen Voorwaarden: Verkoopinformatiesysteem Als u beschikt over de module Verkoopinformatiesysteem, kunt u extra relatiebeheerinformatie opvragen vanuit het basisvenster Bedrijven ( Bestand > Relatiebeheer > Bedrijven ). U hebt meerdere mogelijkheden om dit te doen:

•

Openstaande posten van een debiteur of crediteur opvragen: Kies Zoeken > Openstaande posten (F5). • Verkoop- of inkoopinformatie van een debiteur of crediteur opvragen: Kies Zoeken > Verkooporders of Zoeken > Inkooporders . • Projectinformatie van een debiteur of crediteur opvragen: Kies Zoeken > Projecten . • Lopende of historische handelsgegevens van een debiteur of crediteur opvragen: Kies Zoeken > Artikelregels (ook in de vensters Debiteuren en Crediteuren): • Zoeken > Artikelregels , Verkooporders per debiteur • Zoeken > Artikelregels , Uitgifte-opdrachten per debiteur • Zoeken > Artikelregels , Verkoopfacturen per debiteur • Zoeken > Artikelregels , Verkoophistorie per debiteur • Zoeken > Artikelregels , Offertes per bedrijf • Zoeken > Artikelregels , Offertehistorie per bedrijf • Zoeken > Artikelregels , Inkooporders per leverancier • Zoeken > Artikelregels , Ontvangsten per leverancier • Zoeken > Artikelregels , Inkoopfacturen per leverancier • Zoeken > Artikelregels , Inkoophistorie per leverancier Zie ook: Artikelregels uit handelsstromen opvragen ( )

8.6 Gepersonaliseerde mailingen versturen Voorwaarden: Verkoopinformatiesysteem U kunt mailingen rechtstreeks vanuit AccountView versturen. U combineert een samenvoegbrief in Microsoft Word met AccountView-bedrijfsgegevens tot gepersonaliseerde brieven of e-mails. Het werken met samenvoegbrieven kent vier stappen: 1.

Per e-mailadres van bedrijven en contactpersonen toestemming voor gebruik voor mailings registreren Deze stap is niet noodzakelijk, maar maakt het eenvoudiger te voorkomen dat u e-mailadressen ten onrechte voor mailings gebruikt. In de vensters Stamgegevens bedrijf en Stamgegevens contactpersoon legt u vast of u expliciet toestemming hebt gekregen om het e-mailadres voor dat doel te gebruiken. U kunt dan tijdens het genereren van de brieven adressen uitsluiten waarvoor die toestemming ontbreekt.

2.

Weergaven voor samenvoegbrieven aanmaken Een nieuwe samenvoegbrief maakt u altijd aan op basis van een weergave in een venster, met name de relatiebeheervensters zoals Bedrijven, Debiteuren of Opportunities. Alleen kolommen die in een weergave voorkomen, kunnen als samenvoegveld in het Microsoft Word-document worden opgenomen.


De layout van de samenvoegbrief aanmaken Voordat u een gepersonaliseerde mailing de deur uit doet, maakt u een samenvoegbrief aan in Microsoft Word. Dit hoofddocument bevat de algemene tekst, en samenvoegvelden op de plaats waar de gegevens uit AccountView moeten worden overgenomen.

4.

De samenvoegbrieven genereren Als u beschikt over een samenvoegbrief met de juiste layout, kunt u vanuit AccountView eenvoudig de daadwerkelijke brieven of e-mails genereren. U kunt deze controleren in Microsoft Word voordat u alles afdrukt op per e-mail verstuurt.

Als u wilt, kunt u automatisch activiteiten aanmaken, waarin u registreert dat u de brief of de e-mail hebt verstuurd. Bovendien kunt u een snelkoppeling naar de verstuurde brief laten aanmaken op de tab Documenten van het venster Stamgegevens activiteit.

Weergaven gebruiken voor samenvoegbrieven Het maakt nogal wat uit of u een algemene mailing aan al uw relaties wilt sturen of bijvoorbeeld alleen de status van alle projecten aan de opdrachtgevers wilt doorgeven. Door de weergaven uit AccountView-vensters te gebruiken, bepaalt u zelf welke samenvoegvelden u in een samenvoegbrief kunt selecteren. Ter ondersteuning is in de verschillende relatiebeheervensters de weergave Samenvoegbrief beschikbaar. Deze weergave toont altijd een aantal kolommen die handig zijn als samenvoegvelden. In het venster Bedrijven zijn dat bijvoorbeeld de kolommen Adres, Bezoekadres, Aanhef administratiecontactpersoon, Bedrijfsnaam en Contactpersoon. Naast de standaardweergaven kunt u uiteraard zelf extra weergaven voor samenvoegbrieven aanmaken en bewaren. Zo maakt u weergaven voor samenvoegbrieven aan: 1.

Open het venster waarin u de nieuwe weergave wilt aanmaken, bijvoorbeeld Bedrijven.

2.

Als u beschikt over AccountView Business, kies dan Beeld > Kolommen om kolommen toe te voegen of te verwijderen. De kolommen die u in de weergave bewaart, zijn beschikbaar als samenvoegvelden in het Microsoft Word-document.

3.

Kies eventueel Beeld > Selecteren om een gegevensselectie te maken. Bij het genereren van de samenvoegbrieven kunt u deze gegevensselectie gebruiken door Selectie uit weergave samenvoegbrief te kiezen.

4.

Kies Beeld > Weergave bewaren als en voer een naam voor de weergave in.

Zie ook: Werken met weergaven ( )

Samenvoegbrieven aanmaken Omdat weergaven de basis zijn voor samenvoegbrieven, is het logisch dat u samenvoegbrieven rechtstreeks vanuit bepaalde vensters kunt aanmaken. U kunt de wizard Samenvoegbrief aanmaken starten in de vensters Abonnementen, Activiteiten, Artikelhistorie, Bedrijven, Crediteuren, Debiteuren, Opportunities en Projecten (afhankelijk van uw licentie).

Relatiebeheer | 125

Afbeelding 8.4. Eenvoudig samenvoegbrieven aanmaken met behulp van de wizard U legt eerst een aantal gegevens vast in AccountView, waarna u de samenvoegbrief in Microsoft Word kunt opmaken en opslaan. Dit is de layout, of het hoofddocument, die u later gebruikt voor een gepersonaliseerde mailing vanuit AccountView. Let op: Het is ook mogelijk handmatig samenvoegbrieven aan te maken met Document > Stamgegevens administratie > Samenvoegbrieven . Wij raden u echter aan om samenvoegbrieven aan te maken met de wizard. Het juiste venster, en de gekozen weergave in het venster, zijn dan al automatisch geselecteerd, en het Microsoft Word-document wordt direct gekoppeld. Let op: Kies Document > Mailing en markeer Samenvoeg-gegevensbestand als u samenvoegbrieven wilt aanmaken in een andere applicatie dan Microsoft Word. Zo maakt u samenvoegbrieven aan: 1.

Open het venster op basis waarvan u een samenvoegbrief wilt aanmaken, bijvoorbeeld Bedrijven.

2.

Selecteer de juiste weergave, bijvoorbeeld Samenvoegbrief. Zo ziet u welke kolommen beschikbaar zullen zijn als samenvoegvelden.

3.

Kies Bewerken > Samenvoegbrieven > Aanmaken .

4.

Voer Samenvoegbriefcode en Omschr samenv.brief voor de samenvoegbrief in.

5.

Voer de bestandsnaam en de map van de samenvoegbrief in. We raden u aan om uw samenvoegbrieven op een centrale plaats op het netwerk te bewaren (bijvoorbeeld F:\AV_Samenvoeg), zodat iedereen alle samenvoegbrieven kan selecteren en bewerken. Als u de samenvoegbrief als Word 2007-bestand wilt opslaan, gebruikt u de extensie *.docx, bijvoorbeeld mailing.docx.

6.

Voer eventueel Uitgebreide omschr in.

7.

Controleer of de juiste weergave is geselecteerd. U kunt hier nog een andere weergave kiezen.

8.

Kies Volgende en Voltooien. De lege samenvoegbrief wordt aangemaakt in Microsoft Word. U kunt nu de brief opstellen en opmaken. De AccountView-samenvoegvelden van de gekozen weergave vindt u onder de knop Samenvoegveld invoegen (Insert Merge Field) op de werkbalk Afdruk samenvoegen (Mail Merge) van Microsoft Word. Zie voor meer informatie de documentatie van Microsoft Word. Als u de brief hebt gemaakt, kunt u het bestand bewaren en Microsoft Word afsluiten. U keert terug in AccountView.

Als u om een of andere reden de samenvoegbrief niet kunt afmaken, of u wilt de samenvoegbrief op een later moment wijzigen, dan kunt u Bewerken/Samenvoegbrieven/Bewerken kiezen. In het venster Samenvoegbrieven ziet u alleen de brieven die horen bij het geopende venster. Selecteer de samenvoegbrief en kies Bewerken > MS Word-samenvoegbrief om deze te openen in Microsoft Word.

126 | Relatiebeheer Als u een aangemaakte samenvoegbrief wilt verwijderen, dan kunt u dit doen met Document > Stamgegevens administratie > Samenvoegbrieven en Bewerken > Verwijderen (Ctrl+Del). Overigens blijft het Microsoft Word-document wel bestaan.

Samenvoegbrieven genereren Op basis van de hoofddocumenten die u hebt aangemaakt in Microsoft Word, kunt u vanuit AccountView heel gemakkelijk de daadwerkelijke brieven of e-mails genereren, waarin alle adresgegevens en andere velden zijn opgenomen. Als u kiest voor het genereren van e-mails, dan worden die meteen ook verstuurd. Om het aantal brieven of e-mails dat wordt gegenereerd te beperken, hebt u twee opties:

•

Selectie bewaard in weergave samenvoegbrief U hebt zelf een aparte weergave bewaard voor de samenvoegbrief in een van de relatiebeheervensters, en in deze weergave ook een selectie opgenomen. In de wizard Samenvoegbrief genereren kiest u dan Selectie uit weergave samenvoegbrief als bereik.

•

Huidige selectie in venster U hebt op het moment dat u een mailing gaat versturen een selectie gemaakt in het venster. In de wizard kiest u dan zoals gebruikelijk Geselecteerde, Gemarkeerde of Alle gegevens als bereik.

Afbeelding 8.5. De wizard Samenvoegbrief genereren Zo genereert u samenvoegbrieven: 1.

Open het venster op basis waarvan de samenvoegbrief is aangemaakt, bijvoorbeeld Bedrijven.

2.

Kies eventueel Beeld > Selecteren om het aantal samenvoegbrieven te beperken.

3.

Kies Bewerken > Samenvoegbrieven > Genereren .

4.

Voer Samenvoegbriefcode in.

5.

Geef in Bereik aan of u de selectie uit de weergave wilt gebruiken, of de huidige selectie.

6.

Selecteer in Samenvoegtype wat u met de samenvoegbrieven wilt doen, nadat deze zijn gegenereerd. Let op: Als u Afdrukken, Inhoud per e-mail of Bijlage per e-mail kiest, worden alle brieven meteen afgedrukt of per e-mail verstuurt. Kies daarom eerst In Microsoft Word tonen om de samenvoegbrief te controleren. Let op: Als u Inhoud per e-mail of Bijlage per e-mail kiest, kunt u in een volgend venster Uitsluitend e-mailadressen waarvoor mailings is toegestaan markeren. Als in de vensters Stamgegevens bedrijf of Stamgegevens contactpersoon bij een e-mailadres niet is aangegeven dat gebruik voor mailings is toegestaan, wordt het bij het genereren overgeslagen.

Relatiebeheer | 127

7.

Markeer eventueel Activiteit automatisch aanmaken, Samengevoegde brief bewaren en Ontdubbelen. Druk op F1 voor meer informatie.

8.

Kies Volgende en Genereren.

9.

Kies Afdrukvoorb als u het resultaat wilt controleren. In dit rapport ziet u bijvoorbeeld welke gegevens werden uitgesloten. Redenen voor uitsluiting kunnen zijn:

• • •

Er is geen bedrijf gekoppeld. Er is sprake van dubbele gegevens (als Ontdubbelen was gemarkeerd). Er is geen e-mailadres ingevoerd (als Samenvoegtype per e-mail was geselecteerd).

8.7 Relatiebeheer onderhouden Hoe meer er met de relatiebeheermodules wordt gewerkt, hoe groter de noodzaak om uw relatiegegevens te onderhouden: nieuwe activiteiten onderbrengen in de activiteitenstructuur, gebruikersvelden herzien, verouderde stamgegevens blokkeren of verwijderen enzovoort.

Relaties onderhouden De relatiebeheermodules bevatten verschillende onderhoudsopties voor relaties:

• • •

Een relatie ‘promoveren’ tot debiteur of crediteur: Selecteer de relatie in het venster Bedrijven en kies Document > Relatie naar deb/cred omzetten . Bedrijven of contactpersonen (tijdelijk) blokkeren voor gebruik: Selecteer de relatie in het venster Bedrijven of Contactpersonen en kies Bewerken > Stamgegevens (F6/Enter). Markeer het veld Geblokkeerd op tab Algemeen. Bedrijven, contactpersonen of activiteiten verwijderen: Hiervoor is de optie Bewerken > Gemarkeerde verwijderen beschikbaar. Deze optie is beschikbaar in de vensters Bedrijven, Contactpersonen, Activiteiten, Contactpersoonfuncties bij bedrijven, Medewerkerfuncties bij bedrijven en als u over de module Verkoopinformatiesysteem beschikt ook in de vensters Bedrijffuncties bij projecten en Medewerkerfuncties bij projecten. Pas op: Verplaats eventueel eerst contactpersonen en activiteiten naar een ander bedrijf voordat u een bedrijf verwijdert, bijvoorbeeld als een bedrijf dubbel voorkomt. Let op: Het is niet mogelijk gegevens te verwijderen die ergens anders in AccountView nog worden gebruikt.

•

De relatiebeheerfunctie tussen bedrijven en contactpersonen (of medewerkers) wijzigen:

•

• •

Kies Document > Stamgegevens administratie > Contactpersoonfuncties bij bedrijven (of Document > Stamgegevens administratie > Medewerkerfuncties bij bedrijven ). • Selecteer de regel met het bedrijf en de contactpersoon (of medewerker) waarvan u de relatiebeheerfunctie wilt wijzigen. • Kies Bewerken > Stamgegevens (F6/Enter). • Wijzig het veld Relatiebeheerfunctie. Activiteiten en contactpersonen bij een andere relatie onderbrengen (bijvoorbeeld na een fusie of overname): Selecteer de huidige relatie in het venster Bedrijven en kies Bewerken > Activiteiten en contactpers verplaatsen . Controleren of er contactpersonen zijn waaraan geen bedrijf is gekoppeld: Kies Rapporten > Contactpersonen zonder bedrijf in het venster Contactpersonen.

128 | Relatiebeheer Voorwaarden: Verkoopinformatiesysteem • Documenten (tab Documenten) van een relatie en/of de bijbehorende activiteiten en contactpersonen in een map plaatsen: Selecteer de relatie in het venster Bedrijven en kies Document > Documenten exporteren . U kunt eventueel meerdere relaties selecteren met spatie, of de documenten van alle relaties exporteren.

Relatiebeheerfuncties onderhouden In de loop van de tijd kan het voorkomen dat u de relatiebeheerfuncties wilt toevoegen of verwijderen. In deze paragraaf vindt u in het kort hoe u dat kunt doen. Zo voegt u een relatiebeheerfunctie toe: 1.

Kies Document > Stamgegevens administratie > Relatiebeheerfuncties .

2.

Kies Bewerken > Toevoegen (ctrl+ins/ctrl+n) en voeg de relatiebeheerfunctie toe.

3.

Kies het overzicht van de relatiebeheerfunctie (bijvoorbeeld Document > Stamgegevens administratie > Contactpersoonfuncties bij bedrijven ).

4.

Controleer voor elke regel of de nieuwe relatiebeheerfunctie van toepassing is. Kies Bewerken > Stamgegevens (F6/Enter) als dat het geval is, en wijzig het veld Relatiebeheerfunctie.

Zo verwijdert u een relatiebeheerfunctie: 1.

Kies het overzicht van de relatiebeheerfunctie (bijvoorbeeld Document > Stamgegevens administratie > Contactpersoonfuncties bij bedrijven ).

2.

Kies Beeld > Selecteren , en beperk het overzicht tot de relatiebeheerfunctie die u wilt verwijderen.

3.

Kies voor elke regel Bewerken > Stamgegevens (F6/Enter), en wijzig het veld Relatiebeheerfunctie.

4.

Kies Document > Stamgegevens administratie > Relatiebeheerfuncties als het venster leeg is.

5.

Selecteer de relatiebeheerfunctie die u wilt verwijderen.

6.

Kies Bewerken > Verwijderen (Ctrl+Del).

Om een relatiebeheerfunctie te splitsen in twee of meer nieuwe relatiebeheerfuncties (bijvoorbeeld ‘Netwerkbeheerder’, ‘Postmaster’ en ‘Webmaster’ in plaats van alleen ‘Systeembeheerder’), voegt u eerst die nieuwe relatiebeheerfuncties toe in het venster Relatiebeheerfuncties. Vervolgens volgt u de voorgaande werkwijze voor verwijderen, waarbij u de oude relatiebeheerfunctie steeds wijzigt in één van de nieuwe relatiebeheerfuncties. Zie ook: Document > Stamgegevens administratie > Medewerkerfuncties bij bedrijven ( )

Activiteitenstructuur onderhouden Als de activiteitenstructuur goed is opgezet, zal het onderhoud voornamelijk bestaan uit het toevoegen van nieuwe activiteitsubgebieden, en wellicht een enkel activiteithoofdgebied. Zodra u een nieuw activiteithoofd- of subgebied hebt ingevoerd, is het beschikbaar voor gebruik. In tegenstelling tot relatiebeheerfuncties, zal het in de meeste gevallen ondoenlijk zijn om de activiteitenstructuur met ‘terugwerkende kracht’ te wijzigen. Daarvoor is het aantal activiteiten te groot. Wel kunt u het oude activiteithoofdgebied blokkeren voor verder gebruik. Als u historische analyses wilt uitvoeren, moet u dan wel de oude én de nieuwe activiteitcodes selecteren.

Relatiebeheer | 129

Zo blokkeert u een activiteithoofdgebied: 1.

Kies Document > Stamgegevens administratie > Activiteithoofdgebieden .

2.

Selecteer het activiteithoofdgebied dat u wilt blokkeren.

3.


4.

Markeer het veld Geblokkeerd op tab Algemeen. Let op: Als het toch nodig is om de activiteitenstructuur te wijzigen, kunt u overwegen om de betekenis (de omschrijving) van één code zó te wijzigen, dat die voor het grootste deel van de activiteiten van toepassing is. Voor de resterende activiteiten kunt u activiteithoofd- of subgebiedcodes toevoegen, en vervolgens de activiteithoofd- of subgebiedcode voor die resterende activiteiten handmatig wijzigen.

Gebruikersvelden onderhouden In de loop van de tijd kan het voorkomen dat u de gebruikersvelden wilt toevoegen of verwijderen. In deze paragraaf vindt u in het kort hoe u dat kunt doen. Als u een gebruikersveld wilt toevoegen, en u beschikt nog over ongebruikte gebruikersvelden, kunt u het gebruikersveld activeren en hernoemen met Bewerken > Gebruikersvelden . Voor lijstvelden moet u daarna nog de mogelijke lijstwaarden vastleggen met Opties > Gebruikerslijsten . Zie Gebruikersvelden vastleggen (117). Als er geen ongebruikte gebruikersvelden meer zijn, moet u een bestaand gebruikersveld opofferen om een nieuw gebruikersveld toe te voegen. De werkwijze is verschillend voor lijsten aankruisvelden. Zo geeft u een bestaand gebruikerslijstveld een nieuwe betekenis: 1.

Kies Opties > Gebruikerslijsten .

2.

Selecteer het gebruikersveld dat u wilt opofferen.

3.

Kies Bewerken > Verwijderen (Ctrl+Del).

4.

Kies Bestand > Relatiebeheer > Bedrijven (of Bestand > Relatiebeheer > Contactpersonen ) als het gebruikerslijstveld geen waarden meer heeft.

5.

Hernoem het gebruikerslijstveld met Bewerken > Gebruikersvelden . Wijzig de omschrijving in Omschrijving veld (nieuw).

6.

U moet nu nog de mogelijke lijstwaarden vastleggen voor het hernoemde gebruikerslijstveld. Kies Opties > Gebruikerslijsten .

7.

Selecteer het gebruikersveld.

8.


9.

Voer één of meer waarden in voor het geselecteerde gebruikersveld.

10. Kies Bestand > Relatiebeheer > Bedrijven (of Bestand > Relatiebeheer > Contactpersonen ), tab Gebr.velden. 11. Selecteer voor elk bedrijf (of contactpersoon) de juiste waarde in het hernoemde gebruikerslijstveld.

130 | Relatiebeheer

Zo geeft u een bestaand gebruikersaankruisveld een nieuwe betekenis: 1.

Kies Bestand > Relatiebeheer > Bedrijven (of Bestand > Relatiebeheer > Contactpersonen ).

2.

Kies Document > Per groep wijzigen om het veld leeg te maken:

• • • •

Markeer Alle in Bereik. Selecteer het gebruikersaankruisveld in Veld. Markeer Aankruisveld demarkeren in Actie. Kies OK.

3.

Hernoem het gebruikersaankruisveld met Bewerken > Gebruikersvelden . Wijzig de omschrijving in Omschrijving veld (nieuw).

4.

Kies Bestand > Relatiebeheer > Bedrijven (of Bestand > Relatiebeheer > Contactpersonen ), tab Gebr.velden.

5.

Selecteer voor elk bedrijf (of contactpersoon) de juiste waarde in het hernoemde gebruikersaankruisveld. Let op: Voor AccountView Business is het mogelijk om de uitbreidingsmodule BusinessModeller VIS aan te schaffen, waarmee u uw eigen velden, lijsten, vensters en menu’s kunt toevoegen.

8.8 Activiteiten op basis van offertes aanmaken In combinatie met de module Offertes kunt u automatisch activiteiten aanmaken op basis van offertes. Offertes worden altijd aangemaakt ten aanzien van relaties. Activiteiten worden automatisch geregistreerd, als de status van de offerte wordt gewijzigd door:

• • • •

het afdrukken van een definitieve offerte; het wijzigen van een definitief afgedrukte offerte; het omzetten van de offerte in een verkooporder (de offerte is geaccepteerd door de debiteur); het afwijzen van de offerte.

Met deze activiteiten kunt u het offertetraject volgen en eventueel vervolgacties inplannen. In combinatie met de module Customer Relationship Management kunt u offertes aanmaken op basis van opportunities, en actitiviteiten bij deze opportunities registreren. Zie ook: Offertes op basis van opportunities aanmaken (141)

Standaardactiviteiten voor offertes instellen U bepaalt in de instellingen welke activiteiten automatisch worden geregistreerd. U kunt alleen activiteiten gebruiken die tot hetzelfde activiteithoofdgebied behoren. Zo stelt u standaardactiviteiten voor offertes in: 1.

Kies Document > Stamgegevens administratie > Activiteithoofdgebieden en maak het gewenste activiteithoofdgebied en de gewenste activiteiten aan.

2.

Kies Opties > Instellingen > Administratie > Handel > Offertes .

3.

Markeer Activiteiten aanmaken.

4.

Selecteer het gewenste activiteithoofdgebied en de gewenste activiteiten.

Standaardactiviteiten voor offertes aanmaken Standaardactiviteiten worden automatisch aangemaakt bij het uitvoeren van de volgende opties in het venster Offertes:

Relatiebeheer | 131

• • • •

Rapporten > Definitieve offerte Document > Offerte wijzigen Document > Verkooporder aanmaken Document > Offerte afwijzen

Afbeelding 8.6. De activiteiten hebben een standaardomschrijving die verwijst naar de gebruikte optie en het offertenummer. De Activiteitstatus is altijd Afgewerkt. In combinatie met de module Verkoopinformatiesysteem worden definitief afgedrukte offertedocumenten ook aan de activiteiten gekoppeld, zodat u deze vanuit de activiteiten kunt raadplegen. De documenten worden getoond in Stamgegevens activiteit, op de tab Documenten.

133

9. Customer Relationship Management U kunt de module Customer Relationship Management (hierna: CRM) gebruiken om gegevens van verkoopkansen (opportunities) vast te leggen, deze te analyseren en ze daardoor met succes om te zetten in verkoopresultaten. Na afloop van een verkooptraject kunt u evaluerende analyserapporten opstellen, zodat u uw verkoopapparaat in de toekomst efficiënter kunt inzetten. De module is gericht op bedrijven in het MKB die te maken hebben met langere verkooptrajecten. Voor deze trajecten legt u een aantal stadia vast, waarbij u de mogelijkheid hebt om een streefomzet of een streefaantal opportunities in te voeren. Op elk moment gedurende het verkooptraject kunt u de actuele situatie toetsen aan deze ingevoerde streefwaarden. Het venster Opportunities is het centrale venster in CRM. Dankzij combinatievensters kunt u eenvoudig verbanden aanbrengen tussen de verschillende relatiebeheergrootheden. Zo kunt u makkelijk activiteiten aan een opportunity koppelen, of betrokken medewerkers toevoegen bij een opportunity. Binnenkomende e-mail wordt automatisch geïmporteerd en als activiteit gekoppeld aan bedrijven en medewerkers. Met de rapporten Voortgangsanalyse opportunities en Breakdown-analyse opportunities kunt u gedetailleerde informatie uit de vastgelegde opportunity-gegevens afleiden om zo uw verkooptrajecten te analyseren. Deze module biedt u verder uitgekiende hulpmiddelen voor het beheren en selecteren van relatiegegevens. Daarmee kunt u bijvoorbeeld op eenvoudige wijze gecompliceerde selecties maken of voor een groot aantal gegevens de waarde van een veld in één keer wijzigen. Of u kunt een geselecteerde verzameling regels in één keer verwijderen. Bovendien helpt de intelligente ontdubbelingsfunctie in het venster Bedrijven u bij het opschonen van bedrijven die ondanks de controles dubbel voorkomen. Snelkoppelingen naar bestanden of mappen buiten AccountView kunt u centraal beheren en bewerken in het venster Documentkoppelingen. Hiermee kunt u eenvoudig meerdere documentkoppelingen wijzigen of kopiëren. In combinatie met de module Offertes kunt u offertes aanmaken op basis van opportunities, en het offertetraject vanuit opportunities volgen. Als de status van de offerte wordt gewijzigd, wordt een activiteit geregistreerd bij de opportunity, als u dit in de instellingen hebt vastgelegd.

9.1 Functionaliteit CRM Deze module is een uitbreiding op AccountView Business en de modules Verkoopinformatiesysteem en BusinessModeller VIS. U kunt onder andere beschikken over de volgende functionaliteit:

• • • • • • • • • •

E-mail automatisch importeren uit Microsoft Outlook en als activiteit laten registreren met de juiste stamgegevens Volledige en eenduidige registratie van uw verkooptrajecten met opportunities Verkooptrajecten indelen in stadia om de voortgang te bewaken, onder andere aan de hand van een opportunity-grafiek Offertes toevoegen en beheren vanuit opportunities (module Offertes) Activiteiten aanmaken voor opportunities Diverse analysemogelijkheden, zoals concurrentie-analyse, prospect-/klantanalyse, marketinganalyse en afwijzingsanalyse Branche-analyses uitvoeren aan de hand van standaardtabellen met branchecodes Extra stamgegevens bij bedrijven bijhouden (bijvoorbeeld omzetcategorie en medewerkerklasse) voor uitgebreidere analysemogelijkheden Opportunities analyseren vanuit verschillende invalshoeken aan de hand van standaardrapporten, zoals Voortgangsanalyse opportunities en Breakdown-analyse opportunities Hulpmiddelen voor het beheren en selecteren van relatiegegevens

134 | Customer Relationship Management

• • • • • •

Documentkoppelingen centraal beheren Snel stamgegevens invoeren met invoersjablonen Een invoersjabloon als standaardinvoersjabloon voor een tabel aanwijzen Automatisch e-mailadressen laten invullen en activiteiten registreren Contactpersonen en activiteiten exporteren Koppelen met sociale media door middel van relatiebladwijzers

9.2 Werkwijze CRM Voordat u de module kunt gebruiken, moet u de structuur vastleggen waarop u uw CRM baseert. Pas daarna kunt u opportunities invoeren. Hieronder vindt u de werkwijze in het kort. Deze werkwijze wordt in de rest van dit hoofdstuk in detail beschreven.

Werkwijze CRM inrichten Evenals bij de overige relatiebeheermodules, zijn de stamgegevens van CRM van groot belang. Bedenk van tevoren welke gegevens u wilt vastleggen bij de opportunities en welke informatie u er uiteindelijk uit wilt kunnen afleiden. Zo richt u CRM in: 1.

Neem de gewenste gebruikerslijsten over met Document > Overnemen > Gebruikerswaarden .

2.

Als u branche-analyses wilt uitvoeren, neem dan de branchecode-tabellen over in uw eigen administratie met Document > Basisgegevens bijwerken .

3.

Voor uitgebreidere analysemogelijkheden van uw opportunities kunt u extra gegevens invoeren bij bedrijven met Bestand > Relatiebeheer > Bedrijven > F6 > Classificatie .

4.

Leg opportunitystadia vast voor de opportunities met Document > Stamgegevens administratie > Opportunitystadia > F6 .

5.

Leg de overige stamgegevens vast die u wilt gebruiken om informatie uit de opportunities te halen.

6.

Leg het sjabloon vast waarmee e-mail uit Microsoft Outlook wordt geïmporteerd en geregistreerd als activiteit.

Bovenstaande werkwijze wordt in de rest van dit hoofdstuk in detail beschreven. Zie ook: Stamgegevens CRM vastleggen (136)

Werkwijze CRM gebruiken Als u de module CRM hebt ingericht, is dat het hart van de externe en interne communicatie. De binnenkomende en uitgaande e-mail, telefoontjes en brieven worden in CRM vastgelegd als activiteit. Op die manier staat alle informatie over uw relaties overzichtelijk bij elkaar. In CRM kunt u de meeste gegevens invoeren en opvragen in het venster Opportunities en de bijbehorende combinatievensters. Voor het opvolgen van de opportunities maakt u activiteiten aan met Zoeken > Activiteiten in het venster Opportunities. Vooral de rapporten Voortgangsanalyse opportunities en Breakdown-analyse opportunities kunt u gebruiken om gedetailleerde informatie uit de vastgelegde opportunity-gegevens af te leiden en zo uw verkooptrajecten te analyseren. Om op elk moment correcte analyses te kunnen uitvoeren, is het van groot belang dat u de ingevoerde opportunities regelmatig bijwerkt.

Customer Relationship Management | 135

9.3 Voorbeelden van verkooptrajectanalyse binnen CRM U kunt met de module CRM op heel veel verschillende manieren uw verkooptrajecten analyseren. In het vervolg van deze paragraaf vindt u een aantal voorbeelden van gebruiksmogelijkheden, met daarbij vermeld welke stamgegevens relevant zijn.

Concurrentie-analyse U wilt bijvoorbeeld weten bij welke opportunities u de slag van de belangrijkste concurrent hebt gewonnen, welke concurrent dit is en welk product deze concurrent voert. Bij iedere opportunity kunt u daarom de belangrijkste concurrent invoeren en het product waarmee deze concurrent u bestrijdt. Deze belangrijkste concurrent is gewoon één van de bedrijven die u hebt ingevoerd in uw administratie en waarbij u Relatie is mijn concurrent op de tab Classificatie hebt gemarkeerd. Het kan ook zo zijn dat de potentiële klant op dit moment al een ander product gebruikt. Hiervoor kunt u bij een opportunity het concurrentieproduct bij Huidige oplossing invoeren. Met het rapport Voortgangsanalyse opportunities kunt u bijvoorbeeld per concurrentieproduct zien hoeveel opportunities u uiteindelijk succesvol hebt afgesloten (Opp.status: Gerealiseerd) en hoeveel opportunities er zijn afgewezen. U kunt het rapport zo instellen dat de openstaande, gerealiseerde en afgewezen opportunities per concurrent of concurrentieproduct staan gegroepeerd (Invalshoek: Concurrent / Concurrentieproduct). Relevante stamgegevens:

• •

Bestand > Relatiebeheer > Bedrijven > F6 > Classificatie Document > Stamgegevens administratie > Concurrentieproducten

Prospect-/klantanalyse Op basis van de behaalde verkoopresultaten bij bedrijven in een bepaalde branche kunt u besluiten om in de toekomst uw verkoopapparaat anders in te zetten. Door aan alle bedrijven een branchecode toe te kennen, kunt u de bedrijven waarvoor u opportunities invoert groeperen op branchecode of branchegroep. Met het rapport Voortgangsanalyse opportunities kunt u gerealiseerde (of juist afgewezen) opportunities, afzetten tegen deze branches. Op een wat eenvoudiger niveau zou u zelf relatiegroepen kunnen definiëren, deze aan de bedrijven toekennen en het rapport Voortgangsanalyse opportunities groeperen op relatiegroepen. Voor een uitgebreidere klantanalyse kunt u informatie als aantal medewerkers en omzetcategorie bij de bedrijven invoeren. Evenals de relatiegroep, zijn dit voorbeelden van gebruikerslijsten die u kunt overnemen in uw administratie. Relevante stamgegevens:

• • •

Bestand > Relatiebeheer > Bedrijven > F6 > Classificatie Document > Stamgegevens administratie > Branchecodes Document > Stamgegevens administratie > Branchegroepen

Marketinganalyse Om uw verkoop- of marketinginspanningen te kunnen analyseren, hebt u de mogelijkheid om opportunitybronnen te definiëren en aan opportunities toe te kennen. Door een marketingactie als opportunitybron in te voeren, kunt u achteraf eenvoudig nagaan tot hoeveel gerealiseerde en afgewezen opportunities deze marketingactie heeft geleid. Relevante stamgegevens:


•

Document > Stamgegevens administratie > Opportunitybronnen

Afwijzingsanalyse Het kan erg leerzaam zijn voor toekomstige verkoopinspanningen om voor afgewezen opportunities achteraf te bezien in welk opportunitystadium de opportunities worden afgewezen, en welke reden daarvoor bestaat. U kunt het rapport Breakdown-analyse opportunities opvragen voor alleen de afgewezen opportunities en dan respectievelijk de invalshoek Opportunitystadium of Afwijzingsredencode kiezen. Relevante stamgegevens:

• •

Document > Stamgegevens administratie > Afwijzingsredenen Document > Stamgegevens administratie > Opportunitystadia

9.4 Stamgegevens CRM vastleggen Voordat u de module kunt gebruiken, moet u de structuur vastleggen waarop u uw CRM baseert. Pas daarna kunt u opportunities invoeren. Evenals bij de overige relatiebeheermodules, zijn de stamgegevens van CRM van groot belang. Bedenk van tevoren welke gegevens u wilt vastleggen bij de opportunities en welke informatie u er uiteindelijk uit wilt kunnen afleiden. De voorbeelden in de paragraaf Voorbeelden van verkooptrajectanalyse binnen CRM (135) kunnen u hierbij misschien op weg helpen. De manier waarop u de opportunities structureert moet goed aansluiten op de verkooptrajecten in uw bedrijfspraktijk. Ook de gebruikerslijsten moeten met zorg worden samengesteld, zodat ze meerdere jaren kunnen ‘meegaan’. In deze paragraaf vindt u meer informatie over het vastleggen van de belangrijkste stamgegevens.

Extra stamgegevens voor bedrijven vastleggen Als u al met de module Verkoopinformatiesysteem werkt, dan hebt u ongetwijfeld stamgegevens van bedrijven vastgelegd. CRM is onder andere gericht op het afleiden van gedetailleerde informatie uit de ingevoerde opportunities. Omdat een opportunity altijd aan een bedrijf wordt gekoppeld, kan de behoefte ontstaan om per bedrijf meer details vast te leggen dan voorheen mogelijk was. Daarom is de tab Classificatie toegevoegd aan het venster Stamgegevens bedrijf.


Afbeelding 9.1. Op de tab Classificatie kunt u extra stamgegevens voor een bedrijf vastleggen. Zie ook: Bestand > Relatiebeheer > Bedrijven > F6 > Classificatie ( )

Branchecodes overnemen In de voorbeeldadministraties Your Garden Products en Your Advice worden tabellen meegeleverd met daarin alle branchecodes en branchegroepen volgens DVBI ’95 van Cendris Business Information (versie 5.1, september 2002). Dit is een codering die grotendeels overeenkomt met SBI ’93 (Standaard Bedrijfsindeling 1993, CBS) en BIK ’95 (BedrijfsIndeling Kamers van Koophandel 1995). Deze branchecodetabellen kunt u overnemen in uw eigen administratie, zodat u ze niet allemaal handmatig hoeft in te voeren. Zo neemt u de branchecodes over in uw eigen administratie: 1.


2.

Selecteer de administratie waarin u de branchecodetabellen wilt gebruiken.

3.

Kies Document > Basisgegevens bijwerken .

4.

Selecteer YR_GARDEN of YR_ADVICE bij Overnemen van en markeer de basisgegevens die u wilt bijwerken. Druk op F1 voor meer informatie.

Zowel de branchecode- als de branchegroeptabel wordt overgenomen. Met Document > Stamgegevens administratie > Branchecodes en Document > Stamgegevens administratie > Branchegroepen kunt u de gegevens inzien en bewerken.

Gebruikerswaarden overnemen De velden Relatiegroep, Medewerkerklasse, Omzetcategorie en Dealerkanaal op de tab Classificatie maken gebruik van zogeheten gebruikerslijsten. Dit zijn hybride stamgegevens, in de zin dat u ze moet overnemen uit de voorbeeldadministratie Your Garden Products of Your Advice om ze te kunnen gebruiken in uw eigen administratie. Let op: De waarden in de gebruikerslijst Relatiegroep is erg algemeen gehouden voor de voorbeeldadministraties. U kunt deze lijst beter zelf invoeren met Opties > Gebruikerslijsten > F6 .


Zo neemt u gebruikerswaarden over in uw eigen administratie: 1.


2.

Selecteer de administratie waarin u de gebruikerswaarden wilt overnemen.

3.

Kies Document > Overnemen > Gebruikerswaarden .

4.

Selecteer YR_GARDEN of YR_ADVICE in Overnemen van.

5.

Kies Volgende en markeer de lijsten die u wilt overnemen. U kunt meerdere gebruikerslijsten in één keer overnemen.

6.

Kies Overnemen.

Gebruikerslijsten aanvullen of wijzigen Nadat u de gebruikerslijsten hebt overgenomen, kunt u beschikken over de waarden die in de voorbeeldadministratie waren vastgelegd in deze lijsten. In veel gevallen zult u hier prima mee uit de voeten kunnen, maar het is natuurlijk mogelijk dat u extra waarden wilt toevoegen, eigenschappen van enkele waarden wilt wijzigen of bepaalde waarden wilt verwijderen. Zo wijzigt u gebruikerslijsten: 1.

Kies Opties > Gebruikerslijsten .

2.

Selecteer de gebruikerslijst die u wilt wijzigen en kies Bewerken > Stamgegevens (F6/Enter).

3.

Op de tab Waarden kunt u regels toevoegen, wijzigen of verwijderen. Druk op F1 voor meer informatie.

Opportunitystadia vastleggen U kunt een verkooptraject indelen in verschillende stadia, afhankelijk van de manier waarop u te werk gaat. Een opportunitystadium is het stadium in het totale verkooptraject waarin een potentiële klant zich bevindt, bijvoorbeeld oriëntatiefase of onderhandeling. U zou hier ook verschillende statussen van de potentiële klant kunnen invoeren, zoals lead of prospect. De opportunitystadia kunt u gebruiken om de voortgang van de opportunities te bewaken. Op basis van historische informatie kunt u voor ieder opportunitystadium een streefomzet of een streefaantal opportunities invoeren, waarmee u verwacht uw totale omzetdoelstelling te behalen. Met de opportunity-grafiek kunt u dan op ieder moment zien of u ‘op schema ligt’. Voordat u de eerste opportunities gaat invoeren, is het dus belangrijk dat u hebt vastgesteld aan de hand van welke opportunitystadia u de opportunities later wilt kunnen analyseren. Als u op een later moment extra opportunitystadia gaat toevoegen, dan kan dit een vertekend beeld opleveren in uw analyses. In de stamgegevens vindt u een aantal opportunitystadia die u hiervoor kunt gebruiken. Zo legt u opportunitystadia vast: 1.

Kies Document > Stamgegevens administratie > Opportunitystadia .

2.


3.

Voer ten minste een code en een omschrijving in. De omschrijving vindt u terug in de keuzelijst in het venster Stamgegevens opportunity.

4.

Om de voortgang van de opportunities met de opportunity-grafiek te kunnen bewaken, voert u in Streefomzet of in Streefaantal een waarde in. Het is mogelijk, maar niet nodig, om in beide velden iets in te voeren. Druk op F1 voor meer informatie. Voorbeeld: Bijvoorbeeld, als u met uw bedrijf de uiteindelijke omzetdoelstelling wilt behalen, dan moet een nieuwe opportunity minstens 8 potentiële leads opleveren.


Afbeelding 9.2. Een nieuwe opportunity moet minstens 8 potentiële leads opleveren om de uiteindelijke omzetdoelstelling te behalen. Zie ook: Voortgang van opportunities bewaken (141)

De volgorde van opportunitystadia wijzigen Het toekennen van een opportunitystadium aan een opportunity gaat het eenvoudigst als u het opportunitystadium kunt kiezen uit een keuzelijst waarin ze in de juiste volgorde staan. Hiervoor kan het nodig zijn dat u de volgorde van de opportunitystadia wijzigt. De meegeleverde opportunitystadia staan namelijk in een vaste volgorde. De opportunitystadia die u misschien inmiddels zelf hebt ingevoerd, staan op volgorde van invoer. Zo wijzigt u de volgorde van opportunitystadia: 1.

Kies Document > Stamgegevens administratie > Opportunitystadia .

2.

Kies Bewerken > Volgorde wijzigen .

3.

Selecteer de regel die u wilt verplaatsen en kies Omhoog of Omlaag.

9.5 CRM gebruiken Het basisvenster voor het gebruik van Customer Relationship Management is Opportunities. De volgende paragraaf bespreekt hoe u met opportunities werkt.

Opportunities invoeren Een opportunity is een verkoopkans van een bepaald product (of van een bepaalde productgroep) voor een bepaald bedrijf. Het registreren van opportunities kan u helpen om inzicht te krijgen in het verloop en de resultaten van een verkooptraject. U kunt opportunities zo uitgebreid registreren als u zelf wilt. Bedenk van tevoren welke informatie u wilt kunnen afleiden uit de opportunities, zodat u niet teveel, maar ook niet te weinig eigenschappen vastlegt. Zo voert u opportunities in: 1.

Kies Bestand > Relatiebeheer > Opportunities .

2.


3.

Voer in ieder geval een omschrijving in, zodat u de opportunity kunt herkennen. Omschr opportunity is een verplicht veld.

140 | Customer Relationship Management 4.

Controleer de velden Opp.stadium en Startdatum.

5.

Voer, afhankelijk van uw informatiebehoefte, de overige gevraagde gegevens in. Druk op F1 voor meer informatie.

Natuurlijk kunt u algemene opportunities altijd op deze manier invoeren. Maar als u opportunities invoert voor relaties, of als u altijd opportunities voor uzelf invoert, dan is het eenvoudiger om met combinatievensters te werken. Die informatie wordt dan automatisch ingevoerd. Zie ook: Combinatievensters gebruiken ( ) Zo voert u een opportunity voor een relatie in: 1.


2.

Selecteer de relatie.

3.

Kies Zoeken > Opportunities of de knop Opportunities. Het gelijknamige subvenster wordt geopend.

4.


5.

Voer ten minste iets in Omschr opportunity in. In het veld Bedrijf is de geselecteerde relatie al ingevoerd.

6.

Controleer de overige velden, en kies OK.

Zo voert u meerdere opportunities voor uzelf in: 1.


2.

Selecteer uzelf.

3.

Kies Zoeken > Opportunities of de knop Opportunities. Het gelijknamige subvenster wordt geopend.

4.


5.

Voer ten minste iets in bij Omschr opportunity. Bij Medewerker is de geselecteerde medewerker al ingevoerd.

6.

Controleer de overige velden, en kies Bewerken > Toevoegen (ctrl+ins/Ctrl+N) om de volgende opportunity in te voeren.

Opportunities opvolgen CRM is een aanvulling op de module Verkoopinformatiesysteem, maar de verwevenheid is erg groot. Voor het opvolgen van een opportunity kunt u activiteiten aanmaken en deze koppelen aan de opportunity. Als u al een bestaande activiteitenstructuur hebt, kan het nodig zijn dat u deze herziet (zie Activiteitenstructuur onderhouden (128)). Zo koppelt u een nieuwe activiteit aan een opportunity: 1.


2.

Selecteer de opportunity waaraan u een activiteit wilt koppelen.

3.

Kies Zoeken > Activiteiten of de knop Activiteiten. Het gelijknamige subvenster wordt geopend.

4.


5.

Voer ten minste iets in bij Activiteithoofdgebied, Activiteitsubgebied, Bedrijf en Medewerker. Bij Opportunity is de geselecteerde opportunity al ingevoerd. Druk op F1 voor meer informatie. Let op: Met Bewerken > Activiteiten genereren kunt u in één keer activiteiten genereren voor een aantal gemarkeerde opportunities.

Zie ook: Activiteiten afwerken (122),

Rapporten > Opportunities zonder activiteit ( )


Opportunities onderhouden Naarmate het verkooptraject vordert, zullen er zaken veranderen waardoor de gegevens die bij een opportunity zijn bewaard niet meer actueel zijn. Zo kan er een verschuiving plaatsvinden in de markt, waardoor een ander bedrijf de belangrijkste concurrent wordt voor deze opportunity. U wilt dan misschien een andere concurrent, met wellicht een ander concurrentieproduct, aan de opportunity koppelen. Of u ziet uw eigen slagingskans verminderen, waardoor u de omzetprognose zou willen bijstellen. Maar het is natuurlijk ook goed denkbaar dat de verantwoordelijkheden voor een opportunity worden overgedragen aan een andere medewerker. Zo zijn er nog meer voorbeelden te bedenken van situaties waarin u de stamgegevens van een opportunity wilt bijwerken. U moet zich realiseren dat de mate waarin u deze gegevens bijwerkt van groot belang is voor de resultaten uit uw analyserapporten. De belangrijkste velden om regelmatig bij te werken, zijn:

• •

Opp.stadium Opp.status

9.6 Voortgang van opportunities bewaken Als u gebruikmaakt van opportunitystadia en deze consequent aan opportunities koppelt, dan hebt u de mogelijkheid om de voortgang van uw opportunities in de gaten te houden met de opportunity-grafiek. De opportunity-grafiek is een staafgrafiek waarmee u op elk moment kunt zien in hoeverre u het gewenste aantal opportunities of de gewenste omzet voor een bepaald opportunitystadium al hebt bereikt. Zo vraagt u de opportunity-grafiek op: 1.


2.

Kies Document > Opportunity-grafiek .

3.

Kies of u naar aantallen opportunities per opportunitystadium wilt kijken of naar de omzet die met deze opportunities kan worden behaald.

4.

Kies Volgende om de grafiek te zien.

Iedere staaf in de grafiek stelt een opportunitystadium voor. Als u de muisaanwijzer boven de staaf houdt, dan verschijnt de naam van het opportunitystadium. Onder de staaf staat hoeveel procent van het streefaantal of de streefomzet van dit opportunitystadium u al hebt behaald. Het streefaantal of de streefomzet hebt u ingevoerd met Document > Stamgegevens administratie > Opportunitystadia > F6 . Voorbeeld: U weet bijvoorbeeld dat er van iedere 100 leads 20 prospects overblijven en dat er dan uiteindelijk maar 5 orders worden afgesloten. Met deze informatie kunt u per opportunitystadium vaststellen hoeveel opportunities er nodig zijn om uw omzetdoelstelling te behalen.

9.7 Offertes op basis van opportunities aanmaken U kunt offertes aanmaken op basis van opportunities (module Offertes). De offerte kan vervolgens op normale wijze worden verwerkt. De offertes blijven gekoppeld aan de opportunities, en kunnen vanuit het venster Opportunities worden opgevraagd.

142 | Customer Relationship Management Als de status van een offerte wijzigt, kunt u de opportunity direct bijwerken. Bovendien kan er automatisch een activiteit worden aangemaakt bij de opportunity. Dit verschilt niet van het aanmaken van activiteiten bij een relatie (bedrijf) op basis van offertes. U moet hiervoor standaardactiviteiten invoeren in Opties > Instellingen > Administratie > Handel > Offertes . Dit wordt apart toegelicht. Zie ook: Activiteiten op basis van offertes aanmaken (130)

Opportunities en offertes invoeren en afhandelen U kunt per opportunity meerdere offertes invoeren en blijven volgen. Bij het wijzigen van de status van een offerte wordt een venster getoond waarin u de belangrijkste gegevens van de opportunity kunt wijzigen. Activiteiten worden automatisch aangemaakt als u dit hebt ingesteld. Zo maakt u een offerte aan op basis van een opportunity: 1.

Kies Bestand > Relatiebeheer > Opportunities en voer de opportunity in.

2.

Kies Document > Offerte aanmaken . Het venster Offerte verschijnt. Het invoeren van een offerte komt grotendeels overeen met het invoeren van een verkooporder. Na het bewaren van de offerte keert u terug naar het venster Opportunities. Let op: U kunt de offertes van de geselecteerde opportunity opvragen met Zoeken > Offertes . Met deze optie kunt u alleen lopende offertes opvragen. Dit zijn offertes die niet zijn omgezet in een verkooporder of zijn afgewezen. U kunt historische offertes van de geselecteerde opportunity opvragen met Zoeken > Offertehistorie .

3.

De status van een offerte kan vanuit het venster Offertes worden gewijzigd met de volgende opties:

• • • •

Rapporten > Definitieve offerte Document > Offerte wijzigen Document > Verkooporder aanmaken Document > Offerte afwijzen Bij het wijzigen van de status verschijnt een wizard. Hierin kunt u de opportunity direct bewerken.


Afbeelding 9.3. De opportunity wordt gewijzigd na het definitief versturen van de offerte. Let op: Bij het gebruik van de bovenstaande opties worden automatisch activiteiten aangemaakt ten aanzien van de opportunity waarop de offerte gebaseerd is, als u dit hebt vastgelegd in de instellingen. Opportunities worden ook vermeld op het rapport Offertes; u kunt dit opvragen met Rapporten > Offertes in het venster Offertes. Kies in Uitvoer voor Gedetailleerd.

9.8 Opportunities analyseren De belangrijkste reden om opportunities te registreren is de analyse van uw verkooptraject, zodat u tijdig kunt bijsturen of trajecten in de toekomst beter kunt inrichten. Met name de rapporten Voortgangsanalyse opportunities en Breakdown-analyse opportunities kunt u hiervoor goed gebruiken. Door de juiste invalshoek te kiezen, kunt u een schat aan informatie afleiden uit uw opportunity-gegevens. Let op: In de meeste gevallen kunt u de mogelijkheden van de analyserapporten vergroten door vooraf in het venster Opportunities met Beeld > Selecteren een selectie te maken op een bepaalde opportunity-eigenschap. Deze selectie wordt standaard overgenomen in het rapport; in sommige gevallen wordt u gevraagd of u de selectie wilt gebruiken.


Zo vraagt u analyserapporten op: 1.


2.

Kies eventueel Beeld > Selecteren om een selectie te maken op een bepaalde opportunity-eigenschap.

3.

Kies Rapporten > Voortgangsanalyse opportunities of Rapporten > Breakdown-analyse opportunities .

4.

Voer een tijdsbestek in en kies de juiste invalshoek. Druk op F1 voor meer informatie.

9.9 Hulpmiddelen voor relatiegegevens In vier lijstvensters van de module CRM hebt u, net als bij de modules Contact Manager en Verkoopinformatiesysteem, de mogelijkheid om regels te markeren en in één keer te verwijderen. Dat zijn de vensters Opportunities, Bedrijffuncties bij bedrijven, Bedrijffuncties bij opportunities en Medewerkerfuncties bij opportunities. De desbetreffende optie is Bewerken > Gemarkeerde verwijderen . Hoe u daarmee werkt, is beschreven in Relaties onderhouden (127). De module CRM bevat bovendien geavanceerde hulpmiddelen voor het beheer en de selectie van relatiegegevens. U kunt daarmee markeringen overzetten naar andere vensters, veldwaarden in meerdere regels in een keer wijzigen en dubbel opgenomen bedrijven opsporen.

Regels in een ander venster markeren Het komt regelmatig voor dat u op basis van een bepaalde selectie een andere selectie wilt maken. In CRM is dat heel eenvoudig en zonder te programmeren mogelijk. U maakt gewoon in het ene venster een selectie en markeert daarmee in een ander venster de daaraan gerelateerde regels. Vervolgens kunt u in een nieuw venster weer een selectie opgeven waarmee u de gemarkeerde regels verder filtert. U gebruikt hiervoor de optie Zoeken > In ander venster markeren ; deze optie kunt u in alle vensters kiezen. De werking van deze selectiemogelijkheden wordt met een voorbeeld toegelicht. Hiervoor is de voorbeeldadministratie Your Garden Products gebruikt. In dit voorbeeld willen we in het venster Opportunities de gekwalificeerde leads selecteren en vervolgens in het venster Bedrijven de bijbehorende bedrijven markeren. Maar we willen de bedrijven uitsluiten waarvoor een verkooporder loopt. Zo markeert u regels in een ander venster (voorbeeld): 1.


2.

Maak een snelselectie op Gekwalificeerde lead in de kolom Omschr opp.stadium.

3.

Kies Zoeken > In ander venster markeren .


4.

Kies Verwijssleutel in Markeerwijze.

Afbeelding 9.4. De markeerwijze bepaalt hoe de relatie tussen de twee vensters wordt gelegd. Als u Verwijssleutel kiest, dan bepaalt het bronvenster welke relaties u kunt leggen. Er kunnen alleen regels worden gemarkeerd in doelvensters waarvan de verwijssleutel in het bronvenster aanwezig is. Voor ons voorbeeld komt het goed uit dat Bedrijven (basisgegevens) een van de verwijssleutels in het bronvenster Opportunities is. U kunt dus Zoeken > In ander venster markeren kiezen in het venster Opportunities als u de bijbehorende bedrijven in het venster Bedrijven wilt markeren. Als u Primaire sleutel kiest, dan bepalen de doelvensters welke relaties u kunt leggen. Er kunnen alleen regels worden gemarkeerd in doelvensters waar de primaire sleutel in gebruik is. In dit voorbeeld is de primaire sleutel Opportunities. Deze is in de doelvensters Offertes en Activiteiten in gebruik. Voor ons voorbeeld is dit dus geen geschikte manier om regels te markeren in het venster Bedrijven (basisgegevens). 5.

Kies Leegmaken in Doelmarkering. Met Leegmaken geeft u aan dat alle eventueel al bestaande markeringen in het doelvenster moeten worden opgeheven (leeggemaakt). Op deze manier voorkomt u dat er selecties worden gestapeld.

6.

Kies Alle in Bereik en kies Volgende.

7.

Kies Bedrijven (basisgegevens) in Tabel, kies Bedrijf in Veld, en kies Voltooien. Afhankelijk van de markeerwijze kunt u in Tabel kiezen in welk doelvenster de regels moeten worden gemarkeerd. Bovendien kunt u, indien van toepassing, invoeren met welk Veld de relatie moet worden gelegd. Na Voltooien wordt het doelvenster met de gemarkeerde regels geopend.

8.

Kies Beeld > Selectie gemarkeerd in het venster Bedrijven. De bedrijven die horen bij de gekwalificeerde leads, zijn nu gemarkeerd. U gaat verder met het uitsluiten van de bedrijven waarvoor een verkooporder loopt:

9.

Kies Bestand > Handel > Verkooporders .

10. Kies Zoeken > In ander venster markeren . 11. Kies Verwijssleutel in Markeerwijze. 12. Kies Verwijderen in Doelmarkering. Met Verwijderen geeft u aan dat alle markeringen die niet binnen de selectie vallen die u nu opgeeft, moeten worden verwijderd.

146 | Customer Relationship Management 13. Kies Alle in Bereik en kies Volgende. 14. Kies Bedrijven (basisgegevens) in Tabel, kies Verzenddebiteur in Veld, en kies Voltooien. U ziet dat er in het venster Bedrijven één markering is verwijderd. Voor dat bedrijf liep dus een verkooporder. Let op: Met Zoeken > Markering omdraaien kunt u de gemaakte markering omdraaien. In ons voorbeeld bereiken we hiermee dat alleen de bedrijven met een opportunity worden geselecteerd waarvoor een verkooporder loopt.

Een veldwaarde in meerdere regels tegelijk wijzigen Het is efficiënt als u de waarde van een veld in meerdere regels tegelijk kunt wijzigen. U wilt bijvoorbeeld in de stamgegevens van geselecteerde bedrijven het veld Kerstkaart markeren. Of u wilt alle velden waar als plaatsnaam ‘Den Haag’ is ingevoerd in één keer vervangen door ’s-Gravenhage. Met Bewerken > Veld wijzigen kunt u de waarde van een veld in meerdere regels tegelijk wijzgen. Deze menu-optie is beschikbaar in de vensters Bedrijven, Contactpersonen, Activiteiten, Opportunities, Contactpersoonfuncties bij bedrijven, Bedrijffuncties bij bedrijven, Bedrijffuncties bij opportunities, Bedrijffuncties bij projecten, Medewerkerfuncties bij bedrijven, Medewerkerfuncties bij opportunities en Medewerkerfuncties bij projecten. Als de wijziging alleen moet worden toegepast op een beperkt aantal regels, dan maakt u eerst een selectie met Beeld > Selecteren . In alle getoonde regels in het venster wordt de oude waarde vervangen door de nieuwe. Zo wijzigt u een veld in meerdere regels tegelijk: 1.

Open het venster waarin u velden wilt wijzigen.

2.

Maak eventueel een selectie met Beeld > Selecteren .

3.

Kies Bewerken > Veld wijzigen .

4.

Selecteer het Veld dat u wilt wijzigen.

5.

Kies Nieuwe waarde of Uitdrukking in Vervangen door:

• •

Nieuwe waarde: als de nieuwe waarde van het veld voor alle regels hetzelfde is. Uitdrukking: als u de waarde wilt vervangen met behulp van een formule. De uitkomst kan dan voor elke regel verschillend zijn. Voer in Uitdrukking de formule in die gebruikt wordt om de waarde van het veld te wijzigen. Kies Formule wijzigen om de formule in te voeren.

Lijsten met bedrijfsgegevens ontdubbelen Lijsten met bedrijfsgegevens bevatten na verloop van tijd vaak dubbele vermeldingen van dezelfde bedrijven. AccountView beschikt over een hulpmiddel om dergelijke gegevens te ontdubbelen. In het venster Bedrijven kunt u de optie Rapporten > Ontdubbellijst kiezen. Het rapport toont de dubbele bedrijfsgegevens, zodat u uw gegevens makkelijk kunt opschonen. Zo ontdubbelt u lijsten met bedrijfsgegevens: 1.


2.

Maak eventueel een selectie met Beeld > Selecteren .

3.

Kies Rapporten > Ontdubbellijst .

4.

Kies Gemarkeerde of Alle in Bereik.

5.

Voeg eventueel kolommen uit Beschikbare kolommen toe aan Geselecteerde kolommen en kies Volgende. Als u niets wijzigt, worden de bedrijven standaard met elkaar vergeleken op de klank van de bedrijfsnaam, het huisnummer en de postcode.


Nadat u het rapport Ontdubbellijst hebt gemaakt, kunt u van dubbel opgenomen bedrijven de activiteiten, contactpersonen, opportunities en medewerkers met Bewerken > Activiteiten en contactpers verplaatsen samenvoegen met die van het duplicaat ervan.

E-mailadressen vastleggen en beheren Net als met de module Verkoopinformatiesysteem kunt u bij bedrijven en contactpersonen e-mailadressen vastleggen. Het vensters Stamgegevens bedrijf bevat daarvoor het veld E-mail zakelijk. Het venster Stamgegevens contactpersoon bevat twee velden voor e-mailadressen: E-mail zakelijk en E-mail privé. Bij elk van deze drie adresvelden hoort een apart veld Mailing. Daarin kunt u registreren of het bedrijf of de contactpersoon u toestemming heeft gegeven het adres te gebruiken voor het toesturen van mailings. Op basis van deze registratie kunt u bijvoorbeeld bij het genereren van samenvoegbrieven de e-mailadressen zonder expliciete toestemming uitsluiten.

Afbeelding 9.5. Het venster Stamgegevens contactpersoon Met CRM beschikt u bovendien over enkele rapporten om deze e-mailadressen te beheren. U kunt zo overzichten met de volgende inhoud opvragen: 1.

E-mailadressen die (al dan niet ten onrechte) bij meer dan één bedrijf zijn vastgelegd Hiervoor kiest u Rapporten > Ontdubbellijst in het venster Bedrijven. Met dit rapport kunt u ook nagaan of andere bedrijfsgegevens vaker voorkomen; zie Lijsten met bedrijfsgegevens ontdubbelen (146). Voor het controleren op e-mailadressen voegt u in de wizard de kolom E-mail zakelijk aan toe aan Geselecteerde kolommen.

2.

E-mailadressen die (al dan niet ten onrechte) bij meer dan één contactpersoon zijn vastgelegd Hiervoor kiest u Rapporten > E-mailadressen vergelijken in het venster Contactpersonen of Stamgegevens contactpersoon. U kunt een vergelijking uitvoeren tussen de typen e-mailadressen of juist binnen de typen. In het eerste geval wordt nagegaan of zakelijke adressen ook voorkomen als privéadres, en omgekeerd. In het tweede geval bevat het overzicht (de Ontdubbellijst) de e-mailadressen die meer dan eens óf als zakelijk adres óf als privéadres voorkomen.


E-mailadressen die zowel bij een bedrijf als bij een contactpersoon zijn vastgelegd Hiervoor kiest u Rapporten > E-mailadressen vergelijken in het venster Bedrijven of Stamgegevens bedrijf. U kunt kiezen of u de inhoud van het veld E-mail zakelijk van elk van de bedrijven wilt vergelijken met de inhoud van E-mail zakelijk of van E-mail privé van de contactpersonen.

4.

E-mailadressen die meer dan eens zijn vastgelegd en waarvan de toestemmingstatus onderling verschilt U kiest hiervoor Rapporten > E-mailadressen vergelijken om een van de vergelijkingen uit te voeren zoals die hierboven zijn beschreven onder de punten 2 of 3. Als u daarbij in de wizard Alleen verschillende toestemmingstatus voor mailing markeert, worden adressen met gelijke status weggelaten.

5.

Alle e-mailadressen en hun toestemmingstatus, of e-mailadressen met een bepaalde status Kies daarvoor Rapporten > E-mailadressen voor mailing . U kunt deze optie kiezen in het venster Bedrijven voor een overzicht van de adressen van bedrijven, en in het venster Contactpersonen voor een overzicht van de adressen van contactpersonen. Het samengevatte rapport bevat aantallen e-mailadressen per relatie en per toestemmingstatus. Het uitgebreide rapport kunt u gebruiken als u de e-mailadressen per relatie en de daarbij geregistreerde status wilt bekijken.

Zie ook: Gepersonaliseerde mailingen versturen (123)

9.10 Documentkoppelingen centraal beheren Onder andere bij opportunities, maar bijvoorbeeld ook bij debiteuren, activiteiten of openstaande posten, hebt u de mogelijkheid om snelkoppelingen naar bestanden of mappen buiten AccountView vast te leggen. In AccountView worden dit documentkoppelingen genoemd. In het venster Documentkoppelingen vindt u een overzicht van alle documentkoppelingen die u in AccountView hebt ingevoerd. U kunt hiermee dus vanaf één centrale plaats uw documentkoppelingen beheren en bewerken, zonder dat u hoeft te weten aan welke debiteur dat ene contract ook al weer is gekoppeld. Bovendien kunt u de bestanden of de mappen waar deze koppelingen naar wijzen direct openen vanuit AccountView.

Een documentkoppeling wijzigen De snelste manier om een bestand, waarvoor u een documentkoppeling op een tab Documenten bij een stamgegeven hebt gemaakt, aan een ander stamgegeven te koppelen, is door gebruik te maken van het centrale overzicht van alle documentkoppelingen. Zo wijzigt u een documentkoppeling: 1.

Kies Document > Stamgegevens administratie > Documentkoppelingen .

2.

Selecteer de documentkoppeling die u wilt wijzigen. Gebruik eventueel Zoeken > Zoeken (Ctrl+F) om de juiste documentkoppeling te vinden.

3.


4.

Voer bij Waarde sleutelveld en eventueel bij Omschr tabel een ander stamgegeven in. Druk op F1 voor meer informatie.

Meerdere bestanden aan meerdere stamgegevens koppelen In het venster Documentkoppelingen kunt u vrij eenvoudig een aantal bestanden aan een aantal stamgegevens koppelen, zonder dat u al deze stamgegevens afzonderlijk hoeft op te zoeken en één voor één hoeft te openen. U koppelt alle documenten eerst aan één stamgegeven en vervolgens wijzigt u vanuit het venster Documentkoppelingen voor elke documentkoppeling het stamgegeven.


Voorbeeld: Stel dat u alle correspondentie met debiteuren in een bepaalde map bewaart. U kunt snelkoppelingen naar deze brieven vastleggen in het venster Documentkoppelingen. Ze worden dan in eerste instantie aan één debiteur gekoppeld. Wijzig daarna voor iedere documentkoppeling de debiteur. Let op: U kunt ook snelkoppelingen naar mappen vastleggen in AccountView. Hiervoor maakt u deze snelkoppeling eerst aan in Windows Verkenner (Windows Explorer) en deze sleept u vervolgens naar AccountView. In dit geval zou u bij alle debiteuren een koppeling naar de correspondentiemap kunnen opnemen. Zo maakt u documentkoppelingen aan voor meerdere stamgegevens: 1.


2.

Open Windows Verkenner (Windows Explorer) en selecteer de bestanden die u in AccountView wilt koppelen.

3.

Klik ergens in de selectie, houd de muisknop ingedrukt en versleep de selectie een klein stukje. De muisaanwijzer verandert in een rondje met een schuine streep erdoor.

4.

Houd de muisknop ingedrukt en druk op alt+tab om AccountView te activeren.

5.

Als AccountView met het venster Documentkoppelingenwordt geopend, laat u de muisknop los. Het venster Documentkoppelingen toevoegen verschijnt.

6.

Kies een type stamgegeven in Omschr tabel en voer in Waarde sleutelveld één van de stamgegevens in waaraan u de bestanden wilt koppelen.

7.

Kies OK. In het venster Documentkoppelingen zijn de bestanden nu aan één stamgegeven gekoppeld, met voor elk bestand een aparte regel (documentkoppeling). U kunt nu de afzonderlijke documentkoppelingen aan het juiste stamgegeven gaan koppelen. Als er bestanden zijn die u aan meer dan een stamgegeven wilt koppelen, dan kiest u Bewerken > Stamgegeven kopiëren (F8) om de documentkoppeling te kopiëren. (Het stamgegeven dat wordt gekopieerd, is dus de documentkoppeling.)

8.

Selecteer een regel en kies Bewerken > Stamgegevens (F6/Enter) om de documentkoppeling bij een ander stamgegeven vast te leggen. Herhaal deze stap tot alle koppelingen goed zijn vastgelegd.

Documentkoppelingen naar een ander stamgegeven kopiëren Vanuit het venster Documentkoppelingen kunt u eenvoudig kopieën maken van één of meer documentkoppelingen die u aan een ander stamgegeven wilt koppelen. Dezelfde actie kunt u herhalen voor andere stamgegevens waarbij u deze documentkoppelingen wilt vastleggen. Zo kopieert u documentkoppelingen naar een ander stamgegeven: 1.


2.

Markeer de documentkoppelingen waarvan u de bestanden wilt kopiëren met spatie. U kunt ook eerst met Beeld > Selecteren een selectie samenstellen met daarin alle documentkoppelingen die u wilt wijzigen. Kies daarna Zoeken > Selectie markeren om alle documentkoppelingen in de selectie te markeren.

3.

Kies Document > Documentkoppelingenbeheer .

4.

Markeer Gemarkeerde bij Bereik. Let op: Als u Alle markeert bij Bereik, dan worden alle documentkoppelingen gekopieerd, dus ook de documentkoppelingen die buiten de selectie vallen.

5.

Markeer Kopiëren bij Actie.

6.

Markeer eventueel het veld Documenten kopiëren. Druk op F1 voor meer informatie.


Als u Documenten kopiëren hebt gemarkeerd, dan voert u in Map de locatie in waar de gekopieerde documenten moeten worden bewaard. Hebt u Documenten kopiëren niet gemarkeerd, dan laat u het veld Map leeg.

8.

Kies bij Omschr doeltabel en Doelsleutelveld het stamgegeven waarbij de kopieën van de documentkoppelingen moeten worden vastgelegd.

9.

Kies Volgende en controleer eventueel of de juiste documentkoppelingen klaarstaan om te worden gekopieerd.

Bestanden vanuit AccountView verplaatsen Soms wilt u bestanden op een andere plaats bewaren dan u tot nu toe deed. U kunt deze bestanden natuurlijk verplaatsen vanuit Windows Verkenner (Windows Explorer) en vervolgens handmatig alle documentkoppelingen in AccountView wijzigen. U kunt dit ook in één keer doen; als u de bestanden vanuit AccountView verplaatst, dan worden de betreffende koppelingen direct bijgewerkt. Zo verplaatst u bestanden vanuit AccountView: 1.


2.

Markeer de documentkoppelingen waarvan u de bestanden wilt verplaatsen met spatie. U kunt ook eerst met Beeld > Selecteren een selectie samenstellen met daarin alle documentkoppelingen die u wilt wijzigen. Kies daarna Zoeken > Selectie markeren om alle documentkoppelingen in de selectie te markeren.

3.

Kies Document > Documentkoppelingenbeheer .

4.

Markeer Gemarkeerde bij Bereik. Let op: Als u Alle markeert bij Bereik, dan worden alle documentkoppelingen verplaatst, dus ook de documentkoppelingen die buiten de selectie vallen.

5.

Markeer Documenten verplaatsen bij Actie.

6.

Voer in het veld Map de nieuwe bestandslocatie in.

7.

Kies Volgende en controleer eventueel of de juiste documentkoppelingen klaarstaan om te worden gewijzigd. Als u de gemarkeerde documentkoppelingen naar verschillende mappen wilt verplaatsen, dan kun u in de kolom Nieuwe documentkoppeling de mappen wijzigen.

9.11 Stamgegevens met invoersjablonen toevoegen Het gebruik van de module CRM kan ertoe leiden dat u relatief veel nieuwe stamgegevens toevoegt die erg lijken op eerder toegevoegde stamgegevens. Om het invoeren van deze gegevens zo efficiënt mogelijk te maken, hebt u de mogelijkheid om met invoersjablonen te werken. Door invoersjablonen aan te maken, zorgt u ervoor dat bij het toevoegen van nieuwe stamgegevens een deel van de velden al een waarde heeft. De waarden die u relatief vaak in stamgegevens van een bepaald type gebruikt, legt u dus vast in de sjabloon. Het volgende voorbeeld illustreert dit. Voorbeeld: Op de verkoopafdeling van Your Advice komen de hele dag aanvragen voor verkoopdocumentatie binnen. Het versturen van deze documentatie wordt door de medewerkers als activiteit geregistreerd. Your Advice heeft hiervoor een invoersjabloon aangemaakt, waarin het activiteithoofdgebied (Verkoop), het activiteitsubgebied (Documentatie), de prioriteit (Middel), de activiteitstatus (Afgewerkt) en de notitie Documentatie verstuurd al zijn vastgelegd.


Invoersjablonen aanmaken U kunt invoersjablonen aanmaken voor stamgegevens (zoals debiteuren en activiteiten), maar ook voor mutatiegegevens (zoals dagboekbladzijden). Afhankelijk van uw wensen bepaalt u zelf hoe uitgebreid uw invoersjablonen worden. Voor de verdere uitleg maken we gebruik van het eerdergenoemde voorbeeld. Zo maakt u een invoersjabloon aan: 1.

Kies Document > Stamgegevens administratie > Invoersjablonen .

2.


3.

Selecteer de gewenste tabel in Tabelnaam, bijvoorbeeld Activiteiten.

4.

Geef de sjabloon een duidelijke, unieke omschrijving in Omschr inv.sjabloon.

5.

Selecteer de tab Definitie.

6.

Selecteer in Beschikbare velden het veld dat u in de invoersjabloon een standaardwaarde wilt geven, bijvoorbeeld Act.hoofdgebd, en kies Toevoegen. Het veld verschijnt nu in Geselecteerde velden. Herhaal deze stap voor alle velden die u in de invoersjabloon een standaardwaarde wilt geven. Met shift en ctrl kunt u meerdere velden tegelijk selecteren. Let op: U legt standaardwaarden vast, dus bij het toevoegen van een nieuw stamgegeven op basis van deze sjabloon kunt u de reeds ingevoerde waarden altijd nog wijzigen.

7.

Selecteer het veld in Geselecteerde velden en bepaal hoe de standaardwaarde moet worden bepaald. Markeer bijvoorbeeld Vaste waarde voor het veld Act.hoofdgebd.

8.

Voer de vaste waarde in, in dit geval door een activiteithoofdgebied te selecteren in de opvraaglijst.

9.

Selecteer de tab Gebruikers of Gebr.groepen om één of meer gebruikers aan de invoersjabloon te koppelen. Een invoersjabloon is alleen beschikbaar voor gebruikers die aan de sjabloon zijn gekoppeld.


Afbeelding 9.6. Een vaste waarde selecteren voor het veld Activiteithoofdgebied Pas op: Als u normaal gesproken gegevens in een stamgegevensvenster invoert, dan kan er bijvoorbeeld een melding worden getoond die vraagt om te bevestigen of een omschrijving in een veld moet worden overgenomen. Omwille van het invoergemak en de tijdwinst worden deze meldingen niet getoond bij het gebruik van invoersjablonen; onder water worden de standaardantwoorden gekozen. Hierdoor kan het dus gebeuren dat in een veld dat u niet in de gebruikte sjabloon had gedefinieerd een andere standaardwaarde verschijnt dan u zou verwachten. U kunt dit omzeilen door dat veld alsnog in de sjabloon op te nemen en het zelf van een standaardwaarde te voorzien. Dit is ook de reden dat in het voorbeeld in deze paragraaf het veld Notitie activiteit in de sjabloon is gedefinieerd. Bij het invoeren van een activiteithoofdgebied in het venster Stamgegevens activiteit worden namelijk standaard een subactiviteitgebied en de omschrijving daarvan overgenomen.

Gegevens met invoersjablonen toevoegen Als u invoersjablonen hebt gedefinieerd, dan kan het toevoegen van nieuwe stamgegevens of mutatiegegevens in het vervolg sneller worden afgehandeld dan voorheen. Een deel van de gegevens wordt immers automatisch ingevoerd. Zo gebruikt u een invoersjabloon voor het toevoegen van stamgegevens: 1.

Open het venster waarin u nieuwe stamgegevens wilt toevoegen.

2.

Kies Bewerken > Toevoegen met invoersjabloon (Ctrl+Y).

3.

Selecteer de sjabloon die u wilt gebruiken en kies OK. Er verschijnt een stamgegevensvenster waarin een deel van de velden al een waarde heeft.

4.

Voer de overige gegevens in.


Een invoersjabloon als standaard instellen U kunt meerdere invoersjablonen aanmaken voor een tabel, en deze desgewenst om de beurt gebruiken bij het toevoegen van gegevens. Als er nu voor een tabel één invoersjabloon is die u in veruit de meeste gevallen gebruikt, dan kunt u deze invoersjabloon als de standaardinvoersjabloon voor de tabel aanwijzen. Bij het toevoegen van gegevens hoeft u dan geen sjabloon te selecteren om de standaardsjabloon toe te passen. Zo maakt u van een invoersjabloon de standaardinvoersjabloon voor een tabel: 1.

Kies Document > Stamgegevens administratie > Invoersjablonen .

2.

Kies Document > Standaardinvoersjablonen per tabel .

3.

Selecteer de regel waarin de tabel staat waarvoor u een standaardinvoersjabloon wilt aanwijzen.

4.

Kies Wijzigen.

5.

Selecteer in Std.invoersjabloon de invoersjabloon die u als standaardsjabloon voor deze tabel wilt aanwijzen. Kies Leegmaken om de standaardinvoersjabloon bij deze tabel te verwijderen.

Gegevens met standaardinvoersjablonen toevoegen Als u een standaardinvoersjabloon hebt aangewezen voor een tabel, dan gaat het toevoegen van nieuwe gegevens nog eenvoudiger. U hoeft dan geen invoersjabloon meer aan te wijzen. Zo voegt u een stamgegeven toe met een standaardinvoersjabloon: 1.

Open het venster waarin u een stamgegeven wilt toevoegen.

2.

Kies Bewerken > Toevoegen (ctrl+ins/Ctrl+N). Het stamgegevensvenster verschijnt, en de standaardwaarden uit de invoersjabloon zijn al ingevoerd.

3.

Voer de overige gegevens in.

9.12 E-mail uit Microsoft Outlook importeren als activiteit In het venster Activiteiten kunt u e-mail uit Microsoft Outlook importeren als activiteit met Document > Microsoft Outlook-koppeling > E-mail importeren . U kunt daarvoor één of meer activiteitimportsjablonen aanmaken, afhankelijk van het aantal mappen dat u in Microsoft Outlook gebruikt voor het onderbrengen van binnenkomende e-mails. Op basis van de Microsoft Outlook-map en de gegevens in de e-mail worden de velden van de activiteit automatisch gevuld. Als u beschikt over de module Business Alerter, kunt u het importeren automatiseren. Hierdoor vindt het importeren regelmatig plaats en hebt u steeds een actueel beeld van de activiteiten die via e-mail binnenkomen of moeten worden uitgevoerd. Als u e-mail wilt importeren in AccountView, moet Microsoft Outlook als e-mailsysteem zijn ingesteld. Pas op: Een e-mail kan slechts eenmaal worden geïmporteerd, zodat er ook slechts één activiteit van wordt gemaakt.

E-mail handmatig importeren Hoewel u e-mail meestal als activiteit zult importeren met behulp van activiteitimportsjablonen, is het ook mogelijk om handmatig te importeren. Hiermee worden alle e-mails uit de ingevoerde map uit Microsoft Outlook opgehaald en opgeslagen in activiteiten met de door u ingevoerde stamgegevens. Zie ook: E-mail conform sjablonen importeren (154)


Zo importeert u e-mail handmatig als activiteit: 1.

Open het venster Activiteiten.

2.

Kies Document > Microsoft Outlook-koppeling > E-mail importeren .

3.

Markeer Handmatig. Standaard wordt de laatst ingevoerde Microsoft Outlook-map getoond.

4.

Kies Wijzigen als u nog geen Microsoft Outlook-map hebt ingevoerd of als u deze wilt wijzigen. Alle Microsoft Outlook-mappen worden getoond. U kunt importeren uit zowel mappen met ontvangen berichten als uit mappen met verzonden berichten.

5.

Markeer de map waaruit u e-mails als activiteit wilt importeren en kies OK.

6.

Markeer eventueel E-mail verplaatsen na importeren. U kunt de e-mail in Microsoft Outlook verplaatsen nadat deze is geïmporteerd. Geef in Verplaatsen naar de Microsoft Outlook-map op waarnaar u de e-mail wilt verplaatsen.

7.

Markeer eventueel Afzender/ontvanger automatisch herkennen. Tijdens het importeren kan de relatie die hoort bij het e-mailadres van de afzender automatisch worden herkend en vervolgens worden vastgelegd in de activiteit die wordt aangemaakt. AccountView controleert dan eerst of het een e-mailadres is van een bedrijf dat in AccountView is ingevoerd (bijvoorbeeld [email protected]). Zo niet, dan wordt gezocht of het een e-mailadres van een contacpersoon in AccountView is. Als er meerdere relaties zijn die hetzelfde e-mailadres hebben, dan wordt de eerst herkende relatie in de activiteit vastgelegd.

8.

Markeer eventueel Niet herkende afzender/ontvanger overslaan en kies Volgende. U kunt hiermee voorkomen dat voor een niet-herkende afzender/onvanger een activiteit wordt aangemaakt.

9.

Voer het Bedrijf en de Contactpersoon in. Dit is niet nodig als u Niet herkende afzender/ontvanger overslaan hebt gemarkeerd. Het bedrijf en de contactpersoon die u invoert, worden in de activiteit vastgelegd als: • Een relatie wel wordt herkend, maar geblokkeerd is. • Geen relatie wordt herkend.

10. Voer Medewerker in. 11. Voer het Activiteithoofdgebied en Activiteitsubgebied in en kies Importeren.

E-mail conform sjablonen importeren Binnenkomende e-mail in Microsoft Outlook kunt u door middel van sjablonen in AccountView als activiteit importeren. Voor elke Microsoft Outlook-map waaruit u wilt importeren maakt u een activiteitimportsjabloon aan. Voorbeeld: Een veelvoorkomende map is bijvoorbeeld Info. Een verzoek om informatie zal gericht worden aan [email protected] en door middel van Microsoft Outlook-regels (“rules”) in de map Info terecht komen (raadpleeg de Microsoft Outlook-documentatie voor informatie over “rules”). Het activiteitimportsjabloon dat u voor de map Info maakt, haalt alle e-mails met informatieverzoeken uit die map. Nadat deze e-mails zijn geïmporteerd en als activiteit voor een aangewezen medewerker in AccountView zijn vastgelegd, kan de medewerker in AccountView alle informatieverzoeken afhandelen. Zie ook: E-mail handmatig importeren (153)


Zo legt u een activiteitimportsjabloon vast: 1.

Kies Document > Stamgegevens administratie > Activiteitimportsjablonen.

2.

Kies Bewerken > Toevoegen (ctrl+ins/Ctrl+N). Tab Classificatie

3.

Voer het Bedrijf en eventueel de Contactpersoon in.

4.

Voer eventueel de Opportunity en het Project in.

5.

Voer de Medewerker in die verantwoordelijk is voor de uitvoering van of het toezicht op deze activiteit.

6.

Voer het Activiteithoofdgebied en Activiteitsubgebied in.

7.

Voer eventueel de Prioriteit en de Activiteitstatus in. Tab Sjabloon

8.

Voer een Omschrijving in voor de sjabloon.

9.

Kies Wijzigen als u nog geen Map hebt ingevoerd of als u deze wilt wijzigen. Alle Microsoft Outlook-mappen worden getoond. U kunt importeren uit zowel mappen met ontvangen berichten als uit mappen met verzonden berichten.

10. Kies Bericht verplaatsen. U kunt de e-mail in Microsoft Outlook verplaatsen nadat deze is geïmporteerd. Geef in Verplaatsen naar de Microsoft Outlook-map op waarnaar u de e-mail wilt verplaatsen. 11. Markeer eventueel Afzender/ontvanger automatisch herkennen. Tijdens het importeren kan de relatie die hoort bij het e-mailadres van de afzender automatisch worden herkend en vervolgens worden vastgelegd in de activiteit die wordt aangemaakt. AccountView controleert dan eerst of het een e-mailadres is van een bedrijf dat in AccountView is ingevoerd (bijvoorbeeld [email protected]). Zo niet, dan wordt gezocht of het een e-mailadres van een contacpersoon in AccountView is. Als er meerdere relaties zijn die hetzelfde e-mailadres hebben, dan wordt de eerst herkende relatie in de activiteit vastgelegd. 12. Markeer eventueel Niet herkende afzender/ontvanger overslaan. U kunt hiermee voorkomen dat voor een niet-herkende afzender/onvanger een activiteit wordt aangemaakt. Zo importeert u e-mail conform sjablonen: 1.


2.

Kies Document > Microsoft Outlook-koppeling > E-mail importeren .

3.

Markeer Conform sjablonen en kies Volgende. Alle activiteitimportsjablonen die u hebt aangemaakt, worden automatisch uitgevoerd.

Geïmporteerde e-mail openen Nadat de e-mail handmatig of conform sjablonen is geïmporteerd en de activiteiten zijn aangemaakt, kunt u de inhoud van de e-mail in het venster Activiteiten openen door de activiteit te selecteren en Bewerken > Stamgegevens (F6) te kiezen. Op de tab Algemeen en Notitie van het venster Stamgegevens activiteit wordt de inhoud van de e-mail getoond. Let op: De e-mail wordt zonder opmaak getoond als “platte tekst”.

156 | Customer Relationship Management Vaak wordt aan een e-mail een bijlage toegevoegd. Als u een bijlage wilt openen, selecteert u de activiteit in het venster Stamgegevens activiteit. Vervolgens kiest u Document > Microsoft Outlook-koppeling > E-mail openen . In het venster E-mail kunt u in Bijlage een lijst met bijlagen tonen. Nadat u een bijlage hebt geselecteerd, kiest u:

• •

Openen: De bijlage wordt geopend. Opslaan als: U kunt de map kiezen waarin de bijlage wordt opgeslagen.

Geïmporteerde e-mail beantwoorden U kunt in het venster Activiteiten een activiteit beantwoorden die met een geïmporteerde e-mail is aangemaakt. U selecteert de activiteit en kiest Document > Microsoft Outlook-koppeling > E-mail beantwoorden . Let op: De e-mail die u als antwoord stuurt, heeft geen opmaak (“platte tekst”). Zie ook: Opties > E-mail ( )

9.13 Exporteren van activiteiten naar Microsoft Outlook U kunt taken in Microsoft Outlook aanvullen met activiteiten die u in AccountView hebt aangemaakt door deze activiteiten te exporteren. Taken die u al eerder naar Microsoft Outlook had geëxporteerd, worden op deze manier bijgewerkt. U kunt er ook voor kiezen om eerst de map waarnaar u taken exporteert leeg te maken en vervolgens uw activiteiten naar die Microsoft Outlook-map te exporteren. Als u activiteiten wilt exporteren uit AccountView, moet Microsoft Outlook als e-mailsysteem zijn ingesteld. Zo exporteert u activiteiten naar Microsoft Outlook: 1.


2.

Kies Document > Microsoft Outlook-koppeling > Activiteiten exporteren .

3.

Markeer Geselecteerde, Gemarkeerde of Alles in Bereik.

4.

Kies Wijzigen als u nog geen Microsoft Outlook-map hebt ingevoerd of als u deze wilt wijzigen. Automatisch worden de takenmappen in Microsoft Outlook getoond.

5.

Markeer eventueel Alle taken in Outlook verwijderen. Als u Alle taken in Outlook verwijderen markeert, worden alle Microsoft Outlook-taken en AccountView-activiteiten uit de map verwijderd die u in Map hebt ingevoerd. Als u deze optie niet markeert, kunt u de Microsoft Outlook-taken in die map aanvullen met de AccountView-activiteiten of bestaande AccountView-activiteiten bijwerken.

6.

Kies Exporteren. De AccountView-activiteiten worden naar de gekozen Microsoft Outlook-map geëxporteerd.

9.14 Exporteren van relaties naar Microsoft Outlook Bedrijfsgegevens en contactpersonen die u in AccountView hebt vastgelegd, kunt u exporteren naar de contactpersonenlijst van Microsoft Outlook. Als u relaties wilt exporteren uit AccountView, moet Microsoft Outlook als e-mailsysteem zijn ingesteld.


Zo exporteert u relaties naar Microsoft Outlook: 1.

Open het venster Bedrijven.

2.

Kies Document > Microsoft Outlook-koppeling > Relaties exporteren .

3.

Markeer Geselecteerde, Gemarkeerde of Alles in Bereik.

4.

Markeer eventueel Bedrijfsgegevens exporteren. Als u Bedrijfsgegevens exporteren markeert, worden de bedrijven als contactpersoon aangemaakt in Microsoft Outlook.

5.

Markeer een van de opties in Contactpersonen. U geeft hiermee aan welke contactpersonen van het bedrijf moeten worden geëxporteerd:

• • • • •

Geen: Er worden geen contactpersonen geëxporteerd. Hoofdcontact: De hoofdcontactpersoon die is vastgelegd in de stamgegevens van het bedrijf, wordt geëxporteerd. Administratiecontact: De administratiecontactpersoon die is vastgelegd in de stamgegevens van het bedrijf, wordt geëxporteerd. Alle: Alle contactpersonen van het bedrijf worden geëxporteerd. Eén functie: De contactpersonen met de ingevoerde relatiebeheerfunctie worden geëxporteerd.

6.

Voer de Relatiebeheerfunctie in als u Eén functie hebt gemarkeerd.

7.

Markeer eventueel Alleen bedrijven met deze relatiebeheerfunctie exporteren en kies Volgende. Als u Alleen bedrijven met deze relatiebeheerfunctie exporteren markeert, worden alleen de bedrijven geëxporteerd die een contactpersoon hebben met de ingevoerde relatiebeheerfunctie.

8.

Kies Wijzigen als u nog geen Microsoft Outlook-map hebt ingevoerd of als u deze wilt wijzigen. Automatisch worden de contactpersonenmappen in Microsoft Outlook getoond.

9.

Markeer eventueel Alle contactpersonen in Outlook verwijderen. Als u Alle contactpersonen in Outlook verwijderen markeert, worden alle contactpersonen uit de map verwijderd die u in Map hebt ingevoerd. Als u deze optie niet markeert, kunt u de contactpersonen in die map aanvullen met de AccountView-relaties of bestaande AccountView-relaties bijwerken.

159

10. Communication Service Online Communication Service Online is een relatiebeheermodule die aan AccountView een aantal integraties met internet toevoegt. Hij biedt alle functionaliteit van de module Contact Manager (ook onderdeel van Verkoopinformatiesysteem en Customer Relationship Management) en voegt daaraan toe een koppeling met sociale media en mobiele apparaten. De module vormt dan ook de verbinding tussen AccountView Windows en AccountView Contact: de app waarmee u onderweg informatie over relaties kunt opvragen, waaronder contactgegevens, socialemediaprofielen en routebeschrijvingen. Welke relatiegegevens beschikbaar zijn in AccountView Contact, bepaalt u met AccountView Windows. In de onderstaande onderwerpen wordt beschreven hoe dit in zijn werk gaat. Ook kunt u lezen hoe u enkele socialemediafuncties gebruikt binnen AccountView Windows. Zie ook: Relatiebeheer (111)

10.1 Functionaliteit Communication Service Online Communication Service Online bevat alle functionaliteit van de module Contact Manager, inclusief de mogelijkheid om relatiebladwijzers vast te leggen. Raadpleeg het onderwerp Functionaliteit relatiebeheer voor meer informatie. De samenwerking met AccountView Contact voegt nog een aantal belangrijke mogelijkheden toe, zoals:

• • • • • •

Onderweg relatiegegevens raadplegen; direct vanuit de app een relatie benaderen via telefoon, sms of e-mail; adresgegevens gebruiken om de snelste route naar een relatie te bepalen; vanaf één pagina de Twitter- en LinkedIn-activiteiten van relaties bekijken; relatiegegevens direct invoeren in zoekmachines, zoals Google en de KvK-website; belangrijke presentaties, bedrijfsfilms en andere internetbronnen op één plek verzamelen met bladwijzers.

Zie ook: Relatiebladwijzers gebruiken (119)

10.2 AccountView Contact AccountView Contact is een app voor iOS- en Android, die een draagbare kopie vormt van uw AccountView-relatiebestand. Hij stelt u en uw medewerkers in de buitendienst in staat om relatiegegevens overal en altijd te raadplegen. Bovendien kunt u socialemediaprofielen en zoekmachines met de app integreren, om op de hoogte te blijven van recente ontwikkelingen en activiteiten rondom uw relaties. Ook kunt u productpresentaties, bedrijfsfilms en andere veelgebruikte bronnen op één plaats verzamelen door middel van bladwijzers. Alle gegevens die u in AccountView Contact ziet, zijn in AccountView Windows vastgelegd. Wjizigingen kunt u alleen aanbrengen vanuit AccountView Windows. Uw applicatiebeheerder zorgt ervoor dat de gegevens tussen beide applicaties worden gesynchroniseerd.

10.3 Werkwijze Communication Service Online Communication Service Online is gericht op het gebruik van AccountView Windows samen met AccountView Contact. De twee programma's zijn echter niet volledig afhankelijk van elkaar. U kunt, als u dat wilt, uitsluitend gebruikmaken van de

160 | Communication Service Online relatiebeheerfunctionaliteit die de module biedt binnen AccountView Windows. In dat geval vindt u de belangrijkste informatie in het hoofdstuk Relatiebeheer. U hebt echter het meeste profijt van Communication Service Online als u AccountView Windows en AccountView Contact samen gebruikt. De rest van dit hoofdstuk richt zich dan ook met name op de samenwerking tussen deze twee applicaties.

Werkwijze Communication Service Online inrichten Om de mogelijkheden van Communication Service Online optimaal te benutten, richt u uw systeem en administratie in met de volgende stappen. Zo richt u uw systeem en administraties in voor het gebruik van Communication Service Online: 1.

Leg algemene bladwijzers vast voor AccountView Windows en AccountView Contact met Document > Stamgegevens systeem > Systeembladwijzers .

2.

Leg relatiegroepen vast om uw relaties in te delen en stel in of deze beschikbaar moeten zijn in AccountView Contact met Document > Stamgegevens administratie > Relatiegroepen .

3.

Verdeel bedrijven, debiteuren en crediteuren over uw relatiegroepen met Document > Stamgegevens administratie > Bedrijven .

4.

Leg relatiebladwijzers vast voor LinkedIn en Twitter in de vensters Bedrijven en Contactpersonen met Zoeken > Relatiebladwijzers .

5.

Pas bovenstaande instellingen toe voor de app door in Opties > Instellingen > Administratie > Algemeen > Algemeen de optie Beschikbaar in AccountView Contact te markeren. Let op: Alle wijzigingen die u vanuit AccountView Windows aanbrengt in AccountView Contact, worden pas doorgevoerd tijdens het vaste, dagelijkse synchronisatiemoment.

Werkwijze Communication Service Online gebruiken Het gebruik van Communication Service Online is grotendeels gelijk aan het gebruik van andere relatiebeheermodules. Het grootste verschil is de samenwerking met AccountView Contact. Desalniettemin zijn er ook functies die ook betrekking hebben op AccountView Windows zelf. Zo zijn relatiebladwijzers niet alleen terug te vinden op de contactpagina's in AccountView Contact, maar ook in het menu Zoeken van de vensters Bedrijven, Crediteuren, Debiteuren en Contactpersonen in AccountView Windows. U kunt in dezelfde vensters gebruikmaken van de werkbalkknoppen

en

, om vastgelegde socialemediaprofielen snel op te vragen.

10.4 Instellingen Communication Service Online vastleggen U hoeft slechts één belangrijke optie te markeren in uw administratie-instellingen om te zorgen dat uw relatiegegevens goed gesynchroniseerd worden (en blijven) met AccountView Contact. Zo stelt u uw administratie in voor synchronisatie met AccountView Contact: 1.

Kies Opties > Instellingen > Administratie > Algemeen > Algemeen .

2.

Markeer de optie Beschikbaar voor AccountView Contact.

3.

Kies OK.

Communication Service Online | 161

10.5 Stamgegevens Communication Service Online vastleggen Om de verschillende functies van Communication Service Online te benutten, maakt u gebruik van verschillende stamgegevens:

• • •

Systeembladwijzers legt u niet alleen vast om overal vanuit AccountView eenvoudig internetzoekopdrachten te kunnen uitvoeren, maar ook om in AccountView Contact koppelingen met zoekmachines en andere websites te maken. Relatiebladwijzers maken het niet alleen mogelijk om in AccountView socialemediaprofielen en andere websites van relaties op te vragen, maar ook om socialemedia-updates en hyperlinks op contactpagina's in AccountView Contact weer te geven. Relatiegroepen zijn niet alleen bedoeld om in AccountView Windows bedrijven, debiteuren en crediteuren te categoriseren, maar ook om in te stellen welke relatiegegevens beschikbaar worden in AccountView Contact. Let op: Alle stamgegevens die betrekking hebben op AccountView Contact, worden op een vast, dagelijks synchronisatiemoment in de app bijgewerkt.

Systeembladwijzers vastleggen voor AccountView Contact Met systeembladwijzers verbindt u zowel AccountView Windows als AccountView Contact met websites en zoekmachines. Eenmaal vastgelegd, worden deze bladwijzers toegankelijk vanuit een of meerdere vensters. Omdat systeembladwijzers voor zoekmachines hun eigen hoofdstuk hebben, wordt hier alleen het type Bladwijzer Contact besproken. Zie ook: Systeembladwijzers vastleggen (26)

Bladwijzers voor AccountView Contact vastleggen Het bladwijzertype Bladwijzer Contact is alleen bedoeld voor gebruik in de app. U kunt hiermee koppelingen vastleggen naar statische bronnen en sites. Ze zijn dus niet bedoeld voor zoekopdrachten. Bladwijzers voor AccountView Contact worden, net als andere bladwijzers, vastgelegd in AccountView Windows. Zo legt u een systeembladwijzer vast voor AccountView Contact: 1.

Kies Document > Stamgegevens systeem > Systeembladwijzers .

2.

Kies Bewerken > Toevoegen (Ctrl+Ins/Ctrl+N).

3.

Kies Bladwijzer Contact bij Bladwijzertype.

4.

Voer bij Omschrijving een naam in voor de bladwijzer. Hieraan kunt u de bladwijzer straks herkennen, ook in AccountView Contact.

5.

Voer bij URL de doellocatie in. Druk op F1 voor meer informatie.

6.


Bij het eerstvolgende synchronisatiemoment wordt de bladwijzer zichtbaar in het venster Bladwijzers in de app.

162 | Communication Service Online

Afbeelding 10.1. De bladwijzers worden vastgelegd in het venster Systeembladwijzers in AccountView.

Relatiebladwijzers vastleggen voor AccountView Contact Relatiebladwijzers zijn directe koppelingen met sociale media, bedrijfswebsites en -blogs, en andere pagina’s die specifieke informatie leveren over een bedrijf of contactpersoon. Wanneer u voor een relatie een bladwijzer hebt vastgelegd naar een Twitter- of LinkedIn-profiel, kunt u de knoppen

en

in de werkbalk gebruiken om hun profiel te bekijken.

In AccountView Contact zorgen relatiebladwijzers ervoor dat op de contactpagina de laatste tweets en LinkedIn-activiteiten van de desbetreffende relatie verschijnen. Op die manier heeft een medewerker in de buitendienst altijd de meest recente informatie om zich te kunnen voorbereiden op een klantgesprek. Er zijn in totaal drie typen relatiebladwijzers: Twitter, LinkedIn en Bladwijzer. Omdat de eerste twee typen ook beschikbaar zijn voor andere relatiebeheermodules, worden ze besproken in het hoofdstuk Relatiebeheer (zie Relatiebladwijzers vastleggen). De stappen voor het vastleggen van het derde type vindt u hieronder. Zo legt u een relatiebladwijzer vast voor AccountView Contact: 1.

Kies Bestand > Relatiebeheer > Bedrijven of Bestand > Relatiebeheer > Contactpersonen .

2.

Selecteer het bedrijf of de contactpersoon waarvoor u een relatiebladwijzer wilt vastleggen.

3.

Kies Zoeken > Relatiebladwijzers . Het subvenster Relatiebladwijzers wordt geopend.

4.

Kies frid (Ctrl+Ins/Ctrl+N).

5.

Selecteer het bladwijzertype dat u wilt aanmaken. Druk eventueel op F1 voor meer informatie.

Communication Service Online | 163

6.

Voer een omschrijving in. Hieraan kunt u de bladwijzer in AccountView Contact herkennen.

7.

Voer in het veld Naam of URL de gevraagde gegevens in. Druk eventueel op F1 voor meer informatie.

8.


9.

Controleer of de doellocatie juist is door eenmaal op de link in het veld Volledige URL te klikken.

In AccountView Contact wordt de relatiebladwijzer bij het eerstvolgende synchronisatiemoment zichtbaar op de contactpagina van de relatie.

Afbeelding 10.2. Relatiebladwijzers zorgen ervoor dat er Twitter- en LinkedIn-updates op de contactpagina verschijnen. Let op: Als u meerdere Twitter-profielen voor een relatie invoert, worden de updates gecombineerd en op chronologische volgorde weergegeven.

Relatiegroepen vastleggen en extern beschikbaar maken Als u gegevens en bladwijzers van bedrijven (en bijbehorende contactpersonen) beschikbaar wilt maken in AccountView Contact, moeten die bedrijven worden ingedeeld in relatiegroepen waarbij Beschikbaar maken in AccountView Contact is gemarkeerd. U kunt hiervoor nieuwe relatiegroepen aanmaken of de instellingen van bestaande relatiegroepen aanpassen. In de volgende paragrafen wordt beschreven hoe u een relatiegroep extern beschikbaar maakt en hoe u relaties in relatiegroepen indeelt. Zie ook: Relatiegroep ( ) Zo maakt u een relatiegroep beschikbaar voor AccountView Contact: In onderstaande procedure wordt ervan uitgegaan dat de relatiegroep nog niet bestaat. Wilt u een bestaande relatiegroep aanpassen, open dan het stamgegevensvenster van die relatiegroep en ga meteen naar stap 5. 1.

Kies Document > Stamgegevens administratie > Relatiegroepen .

2.

Kies Bewerken > Toevoegen (Ctrl+N / Ctrl+Ins).

164 | Communication Service Online 3.

Voer een relatiegroepcode in.

4.

Voer een omschrijving in.

5.

Markeer Beschikbaar in AccountView Contact om de bedrijven (en verbonden contactpersonen) in de relatiegroep te kunnen bekijken in de app.

Zo deelt u een bedrijf in bij een bestaande relatiegroep: 1.


2.

Selecteer het bedrijf dat u wilt indelen in een relatiegroep en druk F6.

3.

Kies de tab Classificatie.

4.

Voer bij Relatiegroep de gewenste relatiegroepcode in of gebruik de keuzelijst.

10.6 Communication Service Online gebruiken Communication Service Online is, naast de relatiebeheerfunctionaliteit, met name gericht op de samenwerking met AccountView Contact. Deze handleiding richt zich uitsluitend op AccountView Windows en bespreekt daarom niet de bediening van de app (die grotendeels zichzelf wijst). Omdat de relatiebeheerfunctionaliteit van Communication Service Online identiek is aan die van , kunt u voor meer informatie daarover het beste het hoofdstuk Relatiebeheer raadplegen. Meer informatie over het gebruik van de online-integraties binnen AccountView Windows vindt u bij de onderwerpen Systeembladwijzers vastleggen en Relatiebladwijzers vastleggen.

165

11. Uitgebreide toegangsbeveiliging Dit hoofdstuk beschrijft de modules Uitgebreide toegangsbeveiliging I, Uitgebreide toegangsbeveiliging II en Uitgebreide toegangsbeveiliging III. Deze modules zijn sterk verweven, en worden daarom in één hoofdstuk beschreven. Als opties bijvoorbeeld alleen beschikbaar zijn voor de module Uitgebreide toegangsbeveiliging II, dan wordt dat vermeld. De overige opties zijn beschikbaar voor alle drie de modules. Let op: Soms is het noodzakelijk onderscheid te maken tussen de beheerder van Uitgebreide toegangsbeveiliging I en andere gebruikers. De beheerder wordt in de documentatie aangeduid met ‘Administrator’. De module Uitgebreide toegangsbeveiliging I is in de eerste plaats gericht op een optimale bescherming van uw bedrijfsgegevens. U kunt per gebruiker aangeven, tot welke administraties deze toegang heeft en welke bedrijfsgegevens daadwerkelijk kunnen worden benaderd. Een medewerker van de debiteurenadministratie zal alleen toegang hebben tot debiteurgegevens in de administratie waarin deze worden bijgehouden; de financial controller zal vrijwel alle bedrijfsgegevens kunnen opvragen en heeft mogelijk toegang tot meerdere administraties. Met Uitgebreide toegangsbeveiliging I kunt u de functiescheiding in uw organisatie ook in AccountView doorvoeren. Uitgebreide toegangsbeveiliging I biedt toegangsbeveiliging op objectniveau: voorbeelden van objecten zijn grootboek, artikelen, boekingen en rapporten. Iemand die het recht Opvragen op het object Debiteuren heeft, kan alle debiteurrapporten opvragen. U kunt per gebruiker aangeven tot welke administraties deze toegang heeft. De toegangsrechten zijn in elke administratie hetzelfde. Ten slotte kunt u een aantal algemene instellingen voor het gebruik van wachtwoorden opgeven. De module Uitgebreide toegangsbeveiliging II is een uitbreiding op de module Uitgebreide toegangsbeveiliging I. Met Uitgebreide toegangsbeveiliging II kunt u ook de toegang op menukeuzeniveau regelen. Hierdoor kunt u precies bepalen, tot welke opties de gebruikers toegang hebben. Daarnaast kunt u gebruikers indelen in groepen en per groep rechten verlenen. U kunt per gebruiker en per gebruikersgroep aangeven tot welke administraties deze toegang heeft. Ook kunt u een aantal gebruikersinstellingen voor het gebruik van wachtwoorden opgeven. De toegangsrechten kunnen per administratie worden vastgelegd. Met Uitgebreide toegangsbeveiliging III hebt u de mogelijkheid om de administratiegegevens in AccountView ook te beschermen tegen ongeoorloofd gebruik buiten het programma om. Hiervoor wordt gebruikgemaakt van het imitatiemechanisme (impersonation) van Microsoft Windows.

11.1 Functionaliteit uitgebreide toegangsbeveiliging De module Uitgebreide toegangsbeveiliging II is een uitbreiding op de module Uitgebreide toegangsbeveiliging I; Uitgebreide toegangsbeveiliging III is een uitbreiding op Uitgebreide toegangsbeveiliging II. U kunt onder andere beschikken over de volgende functionaliteit: Voorwaarden: Uitgebreide toegangsbeveiliging I • Administraties afschermen per gebruiker. • Dagboeken afschermen per gebruiker. • AccountView-onderdelen afschermen per toegangsbeveiligingrol.

166 | Uitgebreide toegangsbeveiliging

• •

Meerdere toegangsbeveiligingrollen toekennen per gebruiker. Standaardrapporten: • Gebruikers • Rollen

Voorwaarden: Uitgebreide toegangsbeveiliging II • Gebruikersgroepen. • Menu-opties van AccountView-onderdelen afschermen per toegangsbeveiligingrol. • Menu-opties afschermen die u zelf hebt aangemaakt: gebruikersrapporten, menu-opties in het menu Zoeken (module BusinessModeller) en importdefinities (module Stamgegevens-import en/of Mutatie-import). • Meerdere toegangsbeveiligingrollen toekennen per gebruiker per administratie. • Meerdere toegangsbeveiligingrollen toekennen per gebruikersgroep per administratie. • Extra algemene wachtwoordbeveiligingen: minimumlengte, maximale geldigheidsduur en het aantal oude wachtwoorden dat moet worden onthouden. • Extra wachtwoordinstellingen per gebruiker: of het wachtwoord al dan niet verloopt, of het wachtwoord moet worden gewijzigd na inloggen, en of de gebruiker het wachtwoord zelf kan wijzigen. • Standaardrapporten: • Gebruikersgroepen • Toegangsanalyse Voorwaarden: Uitgebreide toegangsbeveiliging III • Fysieke administratiebestanden beschermen tegen benadering buiten AccountView om • Inloggegevens van Windows gebruiken bij opstarten (Single Sign On)

11.2 Werkwijze uitgebreide toegangsbeveiliging De beveiliging van uw bedrijfsgegevens is uiteraard een belangrijke aangelegenheid. De toegang van uw bedrijfsgegevens wordt bepaald door rollen. Door deze systematisch op te zetten voorkomt u extra werk en bevordert u de veiligheid van uw bedrijfsgegevens. Hetzelfde geldt voor het gebruik van groepen (Uitgebreide toegangsbeveiliging II).

Werkwijze na installatie van uitgebreide toegangsbeveiliging Tijdens de installatie van Uitgebreide toegangsbeveiliging I worden er enkele standaardgebruikers en -wachtwoorden aangemaakt. Wijzig de wachtwoorden en verwijder standaardgebruikers die u niet nodig hebt. Zo begint u met uitgebreide toegangsbeveiliging: 1.

Start AccountView.

2.

Voer ADMIN in het veld Gebruikersnaam in.

3.

Voer het Wachtwoordadmin in (kleine letters). U hebt toegang tot AccountView. De gebruiker ADMIN heeft alle toegangsrechten die nodig zijn voor het beheer van Uitgebreide toegangsbeveiliging I.

4.

Verwijder de standaardgebruikers die u niet nodig hebt. Wijzig van de overige standaardgebruikers het wachtwoord, zodat onbevoegden geen toegang hebben tot AccountView.

Werkwijze uitgebreide toegangsbeveiliging inrichten U richt uw administratie in door instellingen vast te leggen en stamgegevens aan te maken.

Uitgebreide toegangsbeveiliging | 167

Zo richt u uitgebreide toegangsbeveiliging in: 1.

Leg de instellingen vast, deze hebben met name betrekking op het gebruik van wachtwoorden.

2.

Maak de gewenste toegangsbeveiligingrollen aan. Houd er rekening mee dat per gebruikersgroep of gebruiker meerdere rollen kunnen worden gekoppeld.

3.

Maak de gebruikersgroepen aan. Gebruikers kunnen deel uitmaken van meerdere groepen. Ken per groep de juiste rollen en administraties toe. Hierdoor krijgen leden van de groep toegang tot AccountView.

4.

Maak de gebruikers aan. Koppel per gebruiker de juiste groepen. Hierdoor krijgen de gebruikers toegang tot AccountView. U kunt eventueel ook rollen en administraties per gebruiker toekennen.

5.

Voer de gebruikerswachtwoorden in. Let op: U kunt alleen gebruikersgroepen en rollen per groep gebruiken als u Uitgebreide toegangsbeveiliging II hebt.

11.3 Overzicht rechtenstructuur Een goed inzicht in de rechtenstructuur is noodzakelijk voor het opzetten van Uitgebreide toegangsbeveiliging I. Zie ook: Standaardrollen en -gebruikers (171)

Toegang op verschillende niveaus De mogelijkheden van een gebruiker in Uitgebreide toegangsbeveiliging I zijn altijd afhankelijk van de toegangsmogelijkheden en beperkingen die voor zijn Gebruikersnaam zijn vastgelegd door de Administrator. De toegang tot AccountView kan op de volgende niveaus worden vastgelegd:

• • •

•

AccountView starten Na het starten van AccountView moet de gebruiker zijn Gebruikersnaam en Wachtwoord opgeven. Bij een onbekende Gebruikersnaam of een foutief Wachtwoord heeft de gebruiker geen toegang tot AccountView. Een administratie openen De gebruiker kan alleen administraties openen waartoe hij toegang heeft. Toegang tot objecten Elk object bevat een bepaald type informatie. Voorbeelden van objecten zijn Grootboek, Dagboekbladzijden en Etiketten. De rechten die voor een object worden toegekend, gelden voor alle opties die met dat object samenhangen. U kunt per object bepalen of de gebruiker gegevens mag opvragen, wijzigen, verwijderen of toevoegen. Toegang tot opties (Uitgebreide toegangsbeveiliging II) In Uitgebreide toegangsbeveiliging II kan de toegang worden verfijnd door ook rechten per optie vast te leggen. Hierdoor gelden de rechten voor een bepaald object dus niet meer automatisch voor alle opties die met dat object samenhangen. U kunt bijvoorbeeld bepalen dat een rol alleen toegang geeft tot de opties Rapporten > Saldilijst en Rapporten > Openstaande posten van het object Crediteuren. Het bovenstaande geldt ook voor de volgende objecten, die u zelf kunt toevoegen: gebruikersrapporten, menu-opties in het menu Zoeken (module BusinessModeller) en importdefinities (module Stamgegevens-import en/of Mutatie-import).


• •

Toegang tot dagboeken U kunt per dagboek bepalen welke gebruikers dagboekbladzijden mogen toevoegen, verwijderen en wijzigen. Bovendien kunnen boekingen direct na invoer worden geblokkeerd. Toegang tot fysieke administratiebestanden (Uitgebreide toegangsbeveiliging III) U kunt instellen dat netwerkgebruikers niet meer buiten AccountView om toegang kunnen krijgen tot de administratiebestanden van AccountView.

Rollen, gebruikersgroepen en gebruikers Er zijn enkele verschillen tussen Uitgebreide toegangsbeveiliging I en Uitgebreide toegangsbeveiliging II bij het opzetten van een rechtenstructuur en het toekennen van rechten aan gebruikers:

•

•

Uitgebreide toegangsbeveiliging I Per gebruiker bepaalt u, tot welke administraties deze toegang heeft. Toegangsrechten worden vastgelegd in rollen. Door aan een gebruiker een rol toe te kennen, krijgt de gebruiker de bijbehorende toegangsrechten in alle administraties waartoe de gebruiker toegang heeft. De rollen zijn administratie-onafhankelijk. Uitgebreide toegangsbeveiliging II Ook in Uitgebreide toegangsbeveiliging II worden toegangsrechten vastgelegd in rollen. Rollen kunnen worden toegekend aan groepen. Alle leden (gebruikers) van een groep beschikken automatisch over de rollen die aan de groep zijn toegekend. Daarnaast kan een gebruiker eigen rollen hebben, die niet afhankelijk zijn van de groep waarvan hij deel uitmaakt. Rollen (per groep of per gebruiker) worden per administratie vastgelegd. Een gebruiker heeft niet in alle administraties dezelfde rollen.

Rollen combineren Een gebruiker kan een of meer rollen hebben. Het is dus niet nodig alle toegangsrechten voor een gebruiker in één rol onder te brengen. Integendeel, het is juist aan te raden om standaardrollen te gebruiken en per gebruiker de juiste rollen toe te kennen. Hierdoor houdt u het overzicht en kunt u de rollen efficiënt en overzichtelijk indelen. Een gebruiker met een groot aantal rollen zal over het algemeen uitgebreide toegangsrechten hebben. Het maakt niet uit of de toegangsrechten zijn gebaseerd op de rollen van de gebruiker of de groep waartoe de gebruiker behoort. De toegangsbeveiliging werkt volgens een boomstructuur, die grotendeels overeenkomt met de menupaden. U kunt op verschillende niveaus van de boom en tot elk van de takken afzonderlijk toegangrechten verlenen of intrekken. Een rol die toegang verleent tot bepaalde tak op een bepaald niveau, geeft voor die tak toegang tot alle onderliggende niveaus tenzij ze expliciet zijn ingetrokken. Voorbeeld: Om het rapport Balans te kunnen opvragen, moet de gebruiker in een administratie toegang hebben tot de objectgroep Financieel en daarbinnen tot Grootboek, vervolgens tot de menu-optie Rapporten en tot slot tot het rapport Balans. De niveaus zijn, van hoog tot laag: Financieel, Grootboek, Rapporten, Balans. Geeft een rol toegang tot Financieel, dan heeft een gebruiker met die rol automatisch recht om het rapport Balans op te vragen. Daarvoor hoeft niet expliciet toegang te worden verleend tot Grootboek, Rapporten en Balans. Als een gebruiker meerdere rollen heeft, dan worden de bijbehorende toegangsrechten bij elkaar opgeteld. Daarbij is van belang of rechten zijn toegekend of ingetrokken op hetzelfde of op verschillende niveaus. Als op hetzelfde niveau rechten in twee rollen zijn toegekend, dan levert de combinatie van beide op dat de rechten zijn toegekend. Dat is echter ook het geval als ze op hetzelfde niveau in de ene rol zijn toegekend, maar in een andere zijn ingetrokken. Dus voor rechten op hetzelfde niveau geldt: Toekennen + Toekennen = Toekennen Toekennen + Intrekken = Toekennen


Voorbeeld: Als rol A toegang verleent tot Grootboek en dat recht (dus op hetzelfde niveau) is in rol B ingetrokken, dan kan een gebruiker die zowel rol A als rol B heeft, Grootboek opvragen. Door rollen te combineren, kunt u een recht dat in een rol op een bepaald niveau is toegekend, met een andere rol inperken door rechten voor een of meer onderdelen op lager niveau in te trekken. Hier geldt: Bij het combineren van rollen waarin rechten op verschillende niveaus zijn toegekend en ingetrokken, is de uitkomst voor wat de gebruiker kan, hetzelfde als waren die rechten in één rol toegekend en ingetrokken. Voorbeeld: Als rol A toegang verleent tot Grootboek en rol B trekt de toegang tot Rapporten of tot Balans in, dan zal een gebruiker die zowel rol A als rol B heeft, het rapport Balans niet kunnen opvragen. In Gebruikersrechten controleren (180) staat beschreven hoe u kunt nagaan wat het resultaat is van toegekende rollen en combinaties daarvan.

Rollen opzetten De rollen kunnen worden gezien als een systeem van bouwstenen. Het is niet nodig alle toegangsrechten voor een bepaalde functie (zoals boekhouder of medewerker debiteurenadministratie) in één rol op te nemen. U kunt per gebruiker immers rollen combineren. Zorg ervoor, dat elke rol toegang geeft tot een afgebakend gebied van activiteiten in AccountView. Door het voorkomen van overlappingen tussen rollen houdt u het overzicht en voorkomt u extra onderhoudswerkzaamheden bij bijvoorbeeld het wijzigen van bevoegdheden binnen het rollensysteem. Zo zet u een rollensysteem op: 1.

Leg eerst rollen vast die voor alle gebruikers gelden.

2.

Leg per object een basisrol vast voor alle gebruikers van dat object.

3.

Leg per object extra rollen vast voor bijvoorbeeld senior medewerkers of managers. Deze rollen bevatten bijvoorbeeld het recht gegevens toe te voegen of te verwijderen.

4.

Leg extra rollen vast voor controllers, directieleden en andere gebruikers met uitgebreide bevoegdheden.

5.

Leg eventueel extra rollen vast voor het uitsluiten van toegangsrechten. Hierdoor weet u zeker, dat het toekennen van ‘normale’ rollen leidt tot het uitbreiden van bevoegdheden. Om deze in te perken gebruikt u rollen met uitsluitingen.

Voorbeeld Uitgebreide toegangsbeveiliging I In dit voorbeeld worden toegangsrechten van de debiteurenadministratie behandeld. De rollen zijn in de tabel opgenomen. Rol

Omschrijving

Rechten

BASIS

Alle gebruikers

Gebruikersvoorkeuren wijzigen

DEB-MED

Medewerker debiteurenadministratie

Debiteurgegevens opvragen, Betalingscondities opvragen

DEB-SNR

Senior medewerker debiteurenadministratie

Debiteurgegevens wijzigen en toevoegen Aanmaningen wijzigen Incassoposten wijzigen


Rol

Omschrijving

Rechten

DEB-MAN

Manager debiteurenadministratie

Debiteurgegevens verwijderen Betalingscondities wijzigen, toevoegen en verwijderen

DEB-UIT

Uitsluitingen debiteurenadministratie

Uitsluiten: Debiteurgegevens wijzigen, toevoegen of verwijderen Uitsluiten: Aanmaningen wijzigen Uitsluiten: Incassoposten wijzigen Uitsluiten: Betalingscondities wijzigen, toevoegen en verwijderen

Tabel 11.1. Voorbeeld toegangsrechten Uitgebreide toegangsbeveiliging I. De rollen worden als volgt toegekend:

•

•

•

Medewerkers Medewerkers krijgen de rollen BASIS, DEB-MED en DEB-UIT in de debiteurenadministratie. Hierdoor kunnen deze medewerkers debiteurgegevens en betalingscondities opvragen, maar bepaalde gegevens kunnen nooit worden gewijzigd, verwijderd of toegevoegd, omdat de bijbehorende rechten zijn uitgesloten. Senior medewerkers Deze krijgen de rollen BASIS, DEB-MED en DEB-SNR in de debiteurenadministratie. Doordat de rolrechten bij elkaar worden opgeteld, hebben senior medewerkers uitgebreide rechten. De rol DEB-UIT kan aan de senior medewerkers worden toegekend. Voor senior medewerkers die regelmatig de manager vervangen kan dit achterwege blijven. Aan deze medewerkers kan incidenteel de rol DEB-MAN worden toegekend. Manager De manager van de debiteurenadministratie krijgt alle rollen behalve de rol DEB-UIT.

Voorbeeld Uitgebreide toegangsbeveiliging II Voorwaarden: Uitgebreide toegangsbeveiliging II Dit voorbeeld is een uitgebreide versie van het voorbeeld van Uitgebreide toegangsbeveiliging I. In die module kunnen toegangsrechten alleen op objectniveau worden vastgelegd. In Uitgebreide toegangsbeveiliging II kunnen toegangsrechten ook op optieniveau worden vastgelegd. Rol

Omschrijving

Rechten

BASIS

Alle gebruikers

Gebruikersvoorkeuren - Gegevens: opvragen, toevoegen, wijzigen, verwijderen - Rapporten: geen rechten

DEB-MED

Medewerker debiteurenadministratie

Debiteurrapporten opvragen: Debiteuren, Debiteurenkaarten, Openstaande posten, Saldilijst, Enkel etiket afdrukken Rapport betalingscondities opvragen


Rol

Omschrijving

Rechten

DEB-SNR

Senior medewerker debiteurenadministratie

Debiteurgegevens opvragen, toevoegen, wijzigen Debiteurrapporten opvragen: Analyse debiteuren, Ouderdomsanalyse, Etiketten, Samenvoegbestand Aanmaningen: alle rechten Incassoposten: alle rechten

DEB-MAN

Manager debiteurenadministratie

Debiteurgegevens verwijderen Betalingscondities wijzigen, toevoegen en verwijderen

DEB-UIT

Uitsluitingen debiteurenadministratie

Uitsluiten: Debiteurgegevens wijzigen, toevoegen of verwijderen Uitsluiten: Aanmaningen wijzigen Uitsluiten: Incassoposten wijzigen Uitsluiten: Betalingscondities wijzigen, toevoegen en verwijderen

Tabel 11.2. Voorbeeld toegangsrechten Uitgebreide toegangsbeveiliging II. De volgende groepen worden aangemaakt:

• •

•

•

Groep medewerkers Deze groep krijgt de rollen BASIS, DEB-MED en DEB-UIT in de debiteurenadministratie. Leden van deze groep beschikken over voldoende rechten voor de dagelijkse werkzaamheden op de debiteurenadministratie. Groep senior medewerkers Deze groep krijgt de rol DEB-SNR in de debiteurenadministratie. Senior medewerkers maken deel uit van zowel de groep senior medewerkers als de groep medewerkers. Doordat de rolrechten bij elkaar worden opgeteld, hebben senior medewerkers uitgebreide rechten. De rechten van senior medewerkers zijn met name gericht op verslaglegging en voortgangsbewaking. Uitzonderingen per gebruiker: Senior medewerkers Senior medewerkers die regelmatig de manager vervangen, zijn lid van de groep senior medewerkers. Zij hebben ook de rol DEB-MAN. Zij zijn geen lid van de groep medewerkers, omdat ze dan ook de rol DEB-UIT zouden hebben. Deze rol blokkeert de toegang tot objecten die voor de manager van belang zijn. Manager De manager van de debiteurenadministratie krijgt alle rollen behalve de rol DEB-UIT. De manager is geen lid van de groepen. Let op: In Uitgebreide toegangsbeveiliging II kunnen rechten per administratie worden toegekend. Gebruikers hebben dus niet in alle administraties waartoe zij toegang hebben, dezelfde rechten. Dit onderscheid is in dit voorbeeld buiten beschouwing gebleven.

11.4 Standaardrollen en -gebruikers De volgende standaardgebruikers zijn altijd aanwezig na het installeren van AccountView met Uitgebreide toegangsbeveiliging I of Uitgebreide toegangsbeveiliging II:


Gebruikersnaam

Wachtwoord

ADMIN

admin

Rollen PROGRAM SYSTEM SYSTEMMENU

DEMO

demo ADMIN PROGRAM SYSTEM SYSTEMMENU

SUPER

super

SUPER

SYSTEM

-

-

Tabel 11.3. Vaste gebruikersnamen, wachtwoorden en gebruikersrechten in AccountView. Gebruik na de installatie de GebruikersnaamADMIN om toegang te krijgen tot AccountView. Wijzig de wachtwoorden van de standaardgebruikers direct om te voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot AccountView. Let op: U kunt de standaardgebruikers eventueel verwijderen en/of hun toegangsrechten wijzigen. De standaardgebruiker ADMIN wordt echter bij elke update opnieuw aangemaakt met het standaardwachtwoord admin en de standaardrollen. De volgende standaardrollen zijn altijd aanwezig na het installeren van AccountView met Uitgebreide toegangsbeveiliging I of Uitgebreide toegangsbeveiliging II: Rol

Toelichting

ADMIN

Toegang tot administratie-objecten. Dit zijn de objecten voor het voeren van een administratie in AccountView, zoals het grootboek, artikelen, boekingen, rapporten, enz..

PROGRAM

Toegang tot programma-objecten. Deze objecten zijn nodig voor het voeren van administraties, maar bevatten geen administratie-afhankelijke informatie. Bijvoorbeeld etiketten, layoutontwerp, gebruikersvoorkeuren, enz.

SUPER

Toegang tot programma- en systeemobjecten

SYSTEM

Deze rol is nodig voor technische doeleinden.

Tabel 11.4. Vaste rollen en toegangsprofielen per rol. Er is één standaardgroep aanwezig, de groep ADMINS. Deze heeft de rol ADMIN. Deze groep kan worden verwijderd, maar wordt bij een update weer toegevoegd.

11.5 Vereisten voor wachtwoorden De wachtwoorden vormen de kern van de beveiliging per gebruiker. Daarom is het belangrijk geen wachtwoorden te gebruiken die gemakkelijk kunnen worden gekraakt. U kunt uw beveiliging optimaliseren door de volgende maatregelen:

• •

Iedere gebruiker moet een wachtwoord van minimaal zes tekens invoeren. Lege wachtwoorden zijn niet toegestaan. Vervang uw wachtwoord regelmatig (eens per maand) door een nieuw wachtwoord.


• • • • • •

Het hergebruik van oude wachtwoorden is niet toegestaan. Neem cijfers en speciale tekens op in wachtwoorden, zoals #, $ en &. Gebruik zowel hoofdletters als kleine letters. Gebruik geen voor de hand liggende wachtwoorden zoals voornaam, achternaam, geboortedatum, kenteken, etc. Noteer het wachtwoord niet op een plaats die makkelijk toegankelijk is voor anderen. Geef uw wachtwoord niet door aan anderen, ook niet als iemand anders onder uw naam in AccountView moet inloggen.

Voor de eerste vijf vereisten zijn velden beschikbaar in Opties > Instellingen > Systeem > Toegang . Zie ook: Instellingen uitgebreide toegangsbeveiliging vastleggen (173)

11.6 Uitgebreide toegangsbeveiliging in gebruik nemen Tijdens de installatie van Uitgebreide toegangsbeveiliging I worden er enkele standaardgebruikers en -wachtwoorden aangemaakt. Wijzig direct na de installatie de wachtwoorden van de standaardgebruikers, zodat onbevoegden geen toegang hebben tot AccountView. Als u bepaalde standaardgebruikers niet wilt gebruiken, kunt u deze verwijderen. Let op: Bij een update of upgrade van Uitgebreide toegangsbeveiliging I of Uitgebreide toegangsbeveiliging II wordt de gebruiker ADMIN automatisch aangemaakt als deze niet meer aanwezig is. De toegangsrechten van de gebruiker ADMIN worden hersteld. Zo neemt u uitgebreide toegangsbeveiliging in gebruik: 1.

Start AccountView.

2.

Voer ADMIN in het veld Gebruikersnaam in.

3.

Voer het Wachtwoordadmin in (kleine letters). U hebt toegang tot AccountView.

4.

Kies Document > Stamgegevens systeem > Gebruikers .

5.

Verwijder de standaardgebruikers die u niet nodig hebt. Selecteer de eerste gebruiker die u niet nodig hebt en kies Bewerken > Verwijderen (Ctrl+Del). Herhaal deze stap eventueel voor andere gebruikers. Let op: De gebruiker ADMIN wordt bij elke update weer toegevoegd. Verwijder deze gebruiker niet, maar gebruik deze om Uitgebreide toegangsbeveiliging I te beheren.

6.

Selecteer de gebruiker ADMIN.

7.

Kies Bewerken > Wachtwoord wijzigen .

8.

Voer een nieuw wachtwoord in en bevestig dit. Als beide wachtwoorden gelijk zijn, wordt het nieuwe wachtwoord geaccepteerd. Als beide wachtwoorden niet gelijk zijn, voert u het wachtwoord opnieuw in Nieuw wachtwoord in. Bevestig dit vervolgens nogmaals.

9.

Herhaal de bovenstaande stap voor andere standaardgebruikers.

Zie ook: Standaardrollen en -gebruikers (171), Vereisten voor wachtwoorden (172)

11.7 Instellingen uitgebreide toegangsbeveiliging vastleggen In de instellingen bepaalt u het gebruik van wachtwoorden.


Zo legt u de instellingen van uitgebreide toegangsbeveiliging vast: 1.

Kies Opties > Instellingen > Systeem > Toegang .

2.

Voer de Minimumlengte en Geldigheidsduur (in dagen) van de wachtwoorden in.

3.

Geef in Onthouden aan, hoeveel wachtwoorden per gebruiker moeten worden bewaard. Bewaarde wachtwoorden kunnen niet opnieuw worden gebruikt. Dit komt de beveiliging van uw bedrijfsgegevens ten goede.

4.

Markeer eventueel extra beveiligingsinstellingen in Wachtwoord bevat verplicht.

11.8 Stamgegevens uitgebreide toegangsbeveiliging vastleggen Als u Uitgebreide toegangsbeveiliging I in gebruik neemt, voert u eerst een aantal voorbereidingen uit, zie Uitgebreide toegangsbeveiliging in gebruik nemen (173). Daarna legt u de instellingen vast. Vervolgens kunt u AccountView gereedmaken voor andere gebruikers door toegangsbeveiligingrollen, gebruikersgroepen en gebruikers vast te leggen. Zie ook: Overzicht rechtenstructuur (167), Standaardrollen en -gebruikers (171)

Toegangsbeveiligingrollen vastleggen De toegangsrechten in AccountView worden bepaald door rollen. Elke gebruiker kan één of meer rollen hebben. Een gebruiker kan daarnaast toegangsrechten op basis van de groepen waarvan hij lid is, omdat ook aan groepen rollen kunnen worden toegekend. Zo maakt u een rol aan: 1.

Kies Document > Stamgegevens systeem > Toegangsbeveiligingrollen .

2.


3.

Voer een code en de naam van de rol in. De naam van de rol wordt getoond bij het toekennen van rollen aan gebruikers en gebruikersgroepen.

4.

Kies Bewaren.

5.

Selecteer de tab Toegangsrechten. Druk op F1 voor meer informatie, en zie Overzicht rechtenstructuur (167). De objecten in AccountView zijn opgenomen in een boomstructuur die qua werking veel overeenkomsten vertoont met Windows Verkenner.

6.

Gebruik de plustekens om de boomstructuur uit te klappen tot u het niveau bereikt waarop u rechten wilt toekennen.

7.

Selecteer het gewenste onderdeel. De rechten die u toekent, gelden ook voor alle lager gelegen onderdelen. Als u bijvoorbeeld Financieel kiest in het onderdeel Administratie-objecten, gelden de toegekende rechten voor alle objecten in het onderdeel Financieel.


8.

Kies het gewenste Recht:

• • •

Uitsluiten: De gebruiker kan het onderdeel, bijvoorbeeld het object, nooit gebruiken. Intrekken: De gebruiker kan het onderdeel niet gebruiken op grond van de huidige rol. Toekennen: De gebruiker kan het onderdeel gebruiken, tenzij dit uitgesloten is op grond van een andere rol die aan de gebruiker is toegekend.

Afbeelding 11.1. Aan rol DEB-MAN (Manager debiteurenadministratie) wordt het recht toegekend om debiteuren te verwijderen. 9.

Ga door tot alle rechten voor de huidige rol zijn toegekend. Rechten op een lager niveau hebben voorrang op rechten op een hoger niveau. We raden u aan te beginnen met de hoogste niveaus en de daar geldende rechten vast te leggen. Leg vervolgens de uitzonderingen vast op de lagere niveaus. Voorbeeld: U hebt aan de rol ‘Controller’ (met de knop Toekennen) toegang op het onderdeel Financieel toegekend. Gebruikers met deze rol mogen de Batchverwerking echter niet gebruiken. Selecteer het object Batchverwerking en kies het recht Intrekken.

Zie ook: Overzicht rechtenstructuur (167)

Toegangsrechten op menu-opties vastleggen In Uitgebreide toegangsbeveiliging II kan de toegang worden verfijnd door ook rechten per optie vast te leggen. Hierdoor gelden de rechten voor een bepaald object dus niet meer automatisch voor alle opties die met dat object samenhangen. U kunt bijvoorbeeld bepalen dat een rol alleen toegang geeft tot de opties Rapporten > Saldilijst en Rapporten > Openstaande posten van het object Crediteuren. Het toekennen of intrekken van rechten verloopt hetzelfde als bij objecten en wordt niet apart toegelicht.


Afbeelding 11.2. De rechten op menu-opties voor medewerkers met de toegangsrol DEB-MAN U kunt ook rechten toekennen op menu-opties die u zelf hebt aangemaakt: gebruikersrapporten, menu-opties in het menu Zoeken (module BusinessModeller) en importdefinities (module Stamgegevens-import en/of Mutatie-import). Nadat u een nieuwe menu-optie hebt aangemaakt, kunt u de toegangsrechten direct vastleggen in Stamgegevens toegangsbeveiligingrol.

Afbeelding 11.3. U hebt gebruikersrapporten aangemaakt in het venster Journaal. U kunt per rapport toegangsrechten toekennen in het venster Stamgegevens toegangsbeveiligingrol. Zie ook: Gebruikersrapporten aanmaken (306), Gegevens in AccountView importeren ( ), BusinessModeller (293)

Toegangsrechten voor meerdere objecten tegelijk vastleggen Als u bepaalde toegangsrechten in meerdere objecten wilt toekennen, intrekken, of uitsluiten, kunt u met de wizard Toegangsbeveiligingrol aanmaken hiervoor snel een rol aanmaken. Zo kunt u bijvoorbeeld het verwijderen van gegevens in alle administratie-objecten in één keer uitsluiten.


Zo gebruikt u de wizard Toegangsbeveiligingrol aanmaken: 1.

Kies Document > Stamgegevens systeem > Toegangsbeveiligingrollen .

2.

Kies Document > Toegangsbeveiligingrol aanmaken .

3.

Voer een code en de naam van de rol in. De naam van de rol wordt getoond bij het toekennen van rollen aan gebruikers en gebruikersgroepen.

4.

Markeer op welke objectgroepen de rol van toepassing is en kies Volgende.

5.

Selecteer welke toegangsrechten op de verschillende handelingen van toepassing zijn. De toegangsrechten hebben altijd betrekking op gegevens.

6.

Kies Aanmaken en ten slotte Sluiten. Eventueel kunt u handmatig nog uitzonderingen vastleggen.

Gebruikersgroepen vastleggen Voorwaarden: Uitgebreide toegangsbeveiliging II Gebruikers kunnen deel uitmaken van meerdere groepen. Gebruikersgroepen zijn alleen beschikbaar als u Uitgebreide toegangsbeveiliging II hebt. Zo maakt u een gebruikersgroep aan: 1.

Kies Document > Stamgegevens systeem > Gebruikersgroepen .

2.


3.

Voer een code en de naam van de groep in.

4.

Kies Bewaren.

5.

Kies de tab Rollen.

6.

Selecteer eerst de administratie waarvoor u rollen wilt selecteren.

7.

Verplaats de juiste rollen naar het vak Geselecteerde rollen.

Afbeelding 11.4. Aan de gebruikersgroep DEB-MED wordt de rol ‘Medewerker debiteurenadministratie’ toegekend in de administratie NL_YR_ADV. 8.

Herhaal deze stappen tot voor elke administratie de juiste rollen zijn geselecteerd.


Gebruikers vastleggen Maak de gebruikers aan en bepaal de toegangsrechten per gebruiker. Zo maakt u een gebruiker aan: 1.


2.


3.

Voer een code en de naam van de gebruiker in.

4.

Markeer Geblokkeerd niet.

5.

Als u Uitgebreide toegangsbeveiliging II hebt, voert u de instellingen voor het gebruik van wachtwoorden in op de tab Algemeen. Deze spreken over het algemeen voor zich. Door Gebruiker moet wachtwoord wijzigen bij inloggen te markeren, kunt u voorkomen dat de gebruiker het wachtwoord blijft gebruiken dat hem door de Administrator is toegekend.

6.

Kies Bewaren.

7.

Kies de tab Gebruikersgroepen (Uitgebreide toegangsbeveiliging II). Verplaats de juiste groepen naar het vak Geselecteerde groepen. De gebruiker krijgt alle rechten van de geselecteerde groepen. Deze rechten zijn gebaseerd op de rollen die aan de geselecteerde groepen zijn toegekend.

8.

Kies de tab Rollen.

9.

Ken de juiste rollen aan de gebruiker toe:

• •

Uitgebreide toegangsbeveiliging I Verplaats de juiste rollen naar het vak Geselecteerde rollen. Deze rollen gelden voor alle administraties die u selecteert op de tab Administraties. Uitgebreide toegangsbeveiliging II Selecteer eerst de administratie waarvoor u rollen wilt selecteren. Verplaats de juiste rollen naar het vak Geselecteerde rollen. Herhaal deze stappen tot voor elke administratie de juiste rollen zijn geselecteerd.

10. Kies de tab Administraties (Uitgebreide toegangsbeveiliging I). Selecteer de administraties waar de gebruiker toegang toe heeft. De gebruiker heeft in alle administraties dezelfde rechten, gebaseerd op de eerder geselecteerde rollen. 11. Kies OK om de gebruikergegevens te bewaren. 12. Selecteer de gebruiker in het venster Gebruikers. 13. Kies Bewerken > Wachtwoord wijzigen . 14. Voer het nieuwe wachtwoord in en bevestig dit. Als beide wachtwoorden gelijk zijn, wordt het nieuwe wachtwoord geaccepteerd. Als beide wachtwoorden niet gelijk zijn, voert u eerst opnieuw het nieuwe wachtwoord in. Bevestig dit vervolgens nogmaals. Zie ook: Vereisten voor wachtwoorden (172)

Windows-netwerkgebruikers importeren Voorwaarden: Uitgebreide toegangsbeveiliging II In plaats van handmatig gebruikers aan te maken, kunt u ook de bestaande gebruikers van uw Windows-netwerk importeren in AccountView. Deze kunt u in één moeite door aan een gebruikersgroep koppelen en er wachtwoorden aan toekennen. Als u de gebruikersgroep vooraf volledig inricht, kunnen de geïmporteerde gebruikers direct aan de slag.


Zo importeert u Windows-netwerkgebruikers in AccountView: 1.

Maak eventueel eerst een gebruikersgroep aan en leg de toegangsrechten hiervan vast.

2.


3.

Kies Document > Netwerkgebruikers importeren . De wizard Netwerkgebruikers importeren verschijnt.

4.

Markeer de gewenste Instellingen voor te importeren gebruikers.

5.

Selecteer eventueel de gebruikersgroep waaraan u de geïmporteerde gebruikers wilt koppelen en kies Volgende.

6.

Selecteer in Netwerkgebruikers de gebruikers die u wilt toevoegen aan AccountView en kies Toevoegen of kies Alle om alle netwerkgebruikers toe te voegen. U kunt de lijst met netwerkgebruikers beperken door gebruikers die al in AccountView bestaan niet te tonen en/of door een bepaalde netwerkgebruikersgroep te selecteren. Kies Volgende.

7.

Kies Afdrukvoorb om een overzicht op te vragen van de geselecteerde instellingen en de te importeren gebruikers. Pas op: Als u in de eerste stap Automatisch wachtwoord aan nieuwe gebruikers uitdelen hebt gemarkeerd, sla dan het rapport op of druk dit af. Hierin staan namelijk ook de automatisch uitgedeelde wachtwoorden vermeld.

8.

Kies Voltooien om het importeren te starten.

Voorwaarden: Uitgebreide toegangsbeveiliging III Markeer eventueel Inloginformatie van Windows gebruiken in Opties > Instellingen > Systeem > Toegang om gebruikers AccountView in het vervolg te laten opstarten zonder dat ze opnieuw een gebruikersnaam en wachtwoord hoeven in te voeren. Voor wie inlogt met Opties > Tijdelijke gebruiker inloggen , is een wachtwoord wel altijd verplicht.

Toegang per administratie vastleggen U kunt per gebruiker aangeven tot welke administraties deze toegang heeft. U kunt u ook per administratie aangeven, welke gebruikers of gebruikersgroepen toegang hebben. De vensters Stamgegevens gebruiker (tab Administraties) en Stamgegevens administratie (tab Gebruikers) bevatten dezelfde gegevens. Deze gegevens worden echter vanuit verschillende invalshoeken getoond. In Stamgegevens gebruiker ziet u de toegekende administraties per gebruiker, In Stamgegevens administratie ziet u de toegekende gebruikers per administratie. Hetzelfde geldt voor gebruikersgroepen in de vensters Stamgegevens gebruikersgroep (tab Administraties) en Stamgegevens administratie (tab Gebruikersgroepen). U gebruikt Stamgegevens administratie met name als u snel wilt zien welke gebruikers of gebruikersgroepen toegang hebben, en als u hierin wijzigingen wilt aanbrengen. Zo legt u de toegang per administratie vast: 1.


2.

Kies de gewenste administratie.

3.


4.

Kies de tab Gebruikers om gebruikers toe te kennen of Gebruikersgroepen om gebruikersgroepen toegang te verlenen.

5.

Verplaats de gebruikers (gebruikersgroepen) aan wie u toegang tot de geselecteerde administratie wilt verlenen van Beschikbare gebruikers (Beschikbare gebruikersgroepen) naar Geselecteerde gebruikers (Geselecteerde gebruikersgroepen). Let op: De toegangsrechten op administratieniveau hebben voorrang op de rechten die via toegangsbeveiligingrollen worden toegekend. Eerst wordt gecontroleerd of de gebruiker (of de groepen waartoe deze behoort) toegang heeft tot de administratie, op basis van de directe koppelingen. Pas als dat het geval is, wordt gekeken naar de toegangsrechten voor dagboeken, en of de toegangsbeveiligingrollen de gebruiker toestaan de geselecteerde functie uit te voeren.


Snel toegang tot administraties en dagboeken verlenen Voorwaarden: Uitgebreide toegangsbeveiliging II U kunt een nieuwe gebruiker snel toegang geven tot een administratie of dagboek, door deze te koppelen aan een of meer gebruikersgroepen. Voorwaarde hiervoor is dat aan gebruikersgroepen de juiste rollen zijn toegekend, en deze aan administraties en/of dagboeken zijn gekoppeld. Zo verleent u gebruikers snel toegang tot AccountView: 1.

Maak de juiste toegangsbeveiligingrollen aan.

2.

Maak een of meer gebruikersgroepen aan en ken in Stamgegevens gebruikersgroep, tab Rollen hieraan de juiste rollen toe.

3.

Leg per gebruikersgroep op de tab Administraties vast tot welke administraties deze toegang heeft.

4.

Leg per dagboek op de tab Gebr.groepen vast welke gebruikersgroepen toegang hebben tot dit dagboek.

5.

Maak de nieuwe gebruiker aan.

6.

Koppel deze aan de gebruikersgroep in Stamgegevens gebruiker (tab Gebruikersgroepen) of in Stamgegevens gebruikersgroep (tab Gebruikers). De nieuwe gebruiker heeft dan meteen toegang tot de administraties en dagboeken die aan die gebruikersgroep zijn gekoppeld.

Gebruikersrechten controleren De toegangsrechten per gebruiker worden bepaald door de rollen die aan de gebruiker of aan de groepen van de gebruiker zijn toegekend. Met name bij een uitgebreide rollenstructuur raden we u aan de toegangsrechten per gebruiker goed te controleren. U kunt dit op twee manieren doen: met Rapporten > Toegangsanalyse of met Document > Toegangsanalyse . Het rapport geeft een overzicht van de toegangsbeveiligingsrollen per administratie en gebruiker, waarbij u kunt kiezen tussen verschillende sorteringen. Het venster Toegangsanalyse geeft per administratie een overzicht van de toegangsrechten van de geselecteerde gebruiker, en aan welke rollen een recht wordt ontleend of waardoor een recht wordt uitgesloten. Zo controleert u de toegangsbeveiligingsrollen per administratie en gebruiker: 1.


2.

Kies Rapporten > Toegangsanalyse .

3.

Selecteer op gebruiker, gebruikersgroep en administratiecode.

4.

Geef aan hoe het overzicht moet worden gesorteerd. Voor het controleren van de toegangsrechten van een gebruiker per administratie kiest u Rollen per gebruiker per administratie.

5.

Kies Volgende.

Zo controleert u de toegangsrechten per administratie per gebruiker: 1.


2.

Kies Document > Toegangsanalyse .

3.

Selecteer de Administratie waarvoor u de toegangsrechten van de gebruiker wilt analyseren.

4.

Klik met de rechtermuisknop op een element om de toegangsbeveiligingrollen op te vragen die erop betrekking hebben.

5.

Kies Zoeken om op het volgende niveau een subelement van het geselecteerde element zoeken.

Zie ook: Overzicht rechtenstructuur (167)


11.9 Toegang tot dagboeken beperken U kunt per dagboek bepalen welke gebruikers en/of gebruikersgroepen dagboekbladzijden mogen toevoegen, verwijderen en wijzigen. Bovendien kunnen boekingen direct na invoer worden geblokkeerd. Geblokkeerde dagboekbladzijden kunnen niet worden heropend of verwijderd, voordat deze zijn gedeblokkeerd. Zo legt u toegangsinstellingen per dagboek vast: 1.

Kies Document > Stamgegevens administratie > Dagboeken .

2.

Selecteer een dagboek.

3.

Kies Bewerken > Stamgegevens (F6/Enter)

4.

Markeer Bladzijde automatisch blokkeren, als dagboekbladzijden direct na invoer moeten worden geblokkeerd.

5.

Kies de tab Gebruikers om gebruikers toe te kennen of Gebruikersgroepen om gebruikersgroepen toegang te verlenen.

6.

Verplaats alle gebruikers (gebruikersgroepen) die het dagboek mogen gebruiken naar Geselecteerde gebruikers(Geselecteerde gebruikersgroepen). Let op: Het blokkeren van dagboekbladzijden heeft alleen zin, als de toegang tot de opties Document > Bladzijde (de-)blokkeren en Document > (de-)Blokkeren wordt beperkt tot de juiste gebruikers.

Als u beschikt over de module Accountants Toolkit, kunt u de toegangscontrole per dagboek tijdelijk uitschakelen om het controleproces te versnellen. Zie ook: Dagboektoegangscontrole tijdelijk uitschakelen ( )

Dagboekbladzijden blokkeren en deblokkeren Dagboekbladzijden kunnen worden geblokkeerd, waardoor deze niet door onbevoegde gebruikers kunnen worden verwijderd of gewijzigd. Als dagboekbladzijden automatisch moeten worden geblokkeerd na invoer, markeert u Bladzijde automatisch blokkeren in Stamgegevens dagboek. Geblokkeerde dagboekbladzijden kunnen niet worden heropend of verwijderd, voordat deze zijn gedeblokkeerd. U kunt dagboekbladzijden eventueel handmatig blokkeren of deblokkeren. Zo (de-)blokkeert u dagboekbladzijden: 1.

Kies Bestand > Dagboekbladzijden en selecteer de dagboekbladzijde die u wilt (de-)blokkeren.

2.

Kies Document > Bladzijde (de-)blokkeren . Deze optie werkt als een schakelaar: een geblokkeerde dagboekbladzijde wordt gedeblokkeerd en omgekeerd.

3.

Kies Document > (de-)Blokkeren om meerdere dagboekbladzijden in een keer te (de)blokkeren.

4.

Selecteer de dagboekbladzijden die u wilt deblokkeren en maak een keuze in Actie.

5.

Kies OK.

Zie ook: Document > Stamgegevens administratie > Dagboeken > F6 ( )


11.10 Toegang tot administratiebestanden afschermen Voorwaarden: Uitgebreide toegangsbeveiliging III Als u bepaalde financiële gegevens niet voor iedereen via ODBC of andere vormen van bestandstoegang beschikbaar wilt stellen, dan kan uw netwerkbeheerder met Uitgebreide toegangsbeveiliging III de toegang tot de fysieke administratiebestanden van AccountView afschermen. In aanvulling op de overige toegangsbeveiliging-modules wordt hiermee voorkomen dat netwerkgebruikers buiten AccountView om toegang kunnen krijgen tot gevoelige informatie. AccountView maakt hierbij gebruik van de mogelijkheid om in Windows te bepalen welke gebruikers en/of gebruikersgroepen rechten hebben om een bepaald bestand te lezen of te bewerken. Er wordt één netwerkgebruiker (de imitatiegebruiker) aangemaakt die rechten heeft op alle administratiebestanden van AccountView. Als een AccountView-gebruiker de gegevens in deze map wil benaderen, ‘doet het programma zich voor als’ de imitatiegebruiker via het imitatiemechanisme (‘impersonation’) van Microsoft Windows. Voor elke AccountView-gebruiker is nu nog steeds alleen díe informatie zichtbaar waar hij via de toegangsbeveiligingrollen in AccountView rechten voor heeft gekregen heeft. Let op: Doordat Windows nu de toegangscontrole uitvoert, kunnen de administratietabellen van AccountView niet meer met een programma als Microsoft Excel worden geopend. Zo schermt u de toegang tot de fysieke administratiebestanden af: 1.

Zorg ervoor dat alleen één netwerkgebruiker (de imitatiegebruiker) toegang heeft tot de administratiemappen en de map SYS_VFP.

2.

Start AccountView en kies Opties > Instellingen > Systeem > Toegang .

3.

Markeer Imitatie voor toegang tot administratiebestanden gebruiken.

4.

Voer de gebruikersnaam van deze netwerkgebruiker in Imitatie-gebruikersnaam in.

5.

Voer het wachtwoord van deze gebruiker in en bevestig dit.

11.11 Toegangsbeveiliging in andere administratie overnemen Voorwaarden: Uitgebreide toegangsbeveiliging II Als u in meerdere administraties dezelfde toegangsrechtenstructuur gebruikt, kunt u snel rechten toekennen door deze te kopiëren van de ene naar de andere administratie. U kunt de toegang tot de administratie, de rollen die voor de administratie gelden, en de toegang tot de dagboeken afzonderlijk overnemen. Tegelijkertijd kunt u gebruikers en gebruikersgroepen de toegang tot de bronadministratie ontzeggen. De rechtenstructuur wordt dan als het ware van de ene naar de andere administratie overgeheveld: de toegang tot de bronadministratie wordt ontnomen, en de doeladministratie wordt opengesteld volgens de rechtenstructuur van de bronadministratie. Zo neemt u toegangsbeveiliging over: 1.


2.

Selecteer de doeladministratie.

3.

Kies Document > Overnemen > Toegangsbeveiliging .

4.

Markeer welke toegangsrechten u wilt overnemen.

5.

Markeer eventueel of u de toegangsrechten in de bronadministratie wilt wijzigen en kies Volgende.

6.

Verplaats indien van toepassing de gebruikers die u de toegang tot de bronadministratie wilt ontzeggen van Gebruikers met rechten naar Rechten verwijderen en kies Volgende.


7.

Verplaats indien van toepassing de gebruikergroepen die u de toegang tot de bronadministratie wilt ontzeggen van Gebruikersgroepen met rechten naar Rechten verwijderen en kies Volgende.

8.

Kies Overnemen, druk eventueel het rapport af en kies Voltooien.

11.12 Wachtwoord wijzigen door gebruikers Volg de onderstaande procedure voor het wijzigen van uw eigen wachtwoord. Als u Uitgebreide toegangsbeveiliging II hebt, kunt u uw wachtwoord alleen wijzigen als Gebruiker kan wachtwoord niet wijzigen in Document > Stamgegevens systeem > Gebruikers niet is gemarkeerd. Zo wijzigt u uw wachtwoord: 1.

Start AccountView en log in onder uw eigen naam.

2.

Kies Opties > Instellingen > Persoonlijk > Starten .

3.

Kies Wijzigen bij Wachtwoord.

4.

Voer uw oude wachtwoord in Oud wachtwoord in.

5.

Voer uw nieuwe wachtwoord in Nieuw wachtwoord in en bevestig dit in Bevestiging.

Afbeelding 11.5. Als beide wachtwoorden gelijk zijn, wordt het nieuwe wachtwoord geaccepteerd. Als beide wachtwoorden niet gelijk zijn, voert u eerst opnieuw het nieuwe wachtwoord in. Bevestig dit vervolgens nogmaals. Let op: In Uitgebreide toegangsbeveiliging II kan het hergebruik van oude wachtwoorden zijn afgeschermd. Ook kan een minimumlengte voor wachtwoorden verplicht zijn. Zie ook: Vereisten voor wachtwoorden (172)

11.13 Gebruikerstoegang tijdelijk blokkeren Als u de toegang van een gebruiker tijdelijk wilt blokkeren, bijvoorbeeld omdat de werknemer langdurig afwezig is, hoeft u de gebruiker niet te verwijderen. Door de gebruiker te blokkeren, heeft deze niet langer toegang tot AccountView. Zo blokkeert u een gebruiker: 1.


2.

Selecteer de gebruiker.

3.


4.

Markeer Geblokkeerd op de tab Algemeen.


11.14 Tijdelijke gebruiker inloggen Voorwaarden: AccountView Business & Uitgebreide toegangsbeveiliging II Met Opties > Tijdelijke gebruiker inloggen kan iemand tijdelijk inloggen in AccountView om taken uit te voeren waartoe de huidige gebruiker geen rechten heeft, zonder AccountView opnieuw te starten. Voorbeeld: Een medewerker kan een order niet bewaren omdat het orderbedrag groter is dan zijn fiatteringslimiet. Het afdelingshoofd logt tijdelijk in op het werkstation van de medewerker, bewaart de order en drukt de factuur af. Als een tijdelijke gebruiker is ingelogd, zijn de toegangsrechten van die gebruiker actief. Dit zullen meestal uitgebreidere rechten zijn. Het is daarom belangrijk dat de tijdelijke gebruiker na het uitvoeren van de benodigde taken ook weer uitlogt, zodat de (beperktere) toegangsrechten van de oorspronkelijk ingelogde gebruiker weer gelden. Let op: Zorg bij het toekennen van rechten ervoor dat de gebruikers waarbij u tijdelijke login wilt mogelijk maken, toegang hebben tot de menu-optie Opties > Tijdelijke gebruiker inloggen onder Systeemobjecten. Om aan te geven dat een tijdelijke gebruiker is ingelogd, wijzigt de achtergrondkleur van het hoofdvenster van AccountView. U kunt deze kleur instellen in het venster Systeeminstellingen - Toegang. Zodra de tijdelijke gebruiker is uitgelogd, wordt de achtergrondkleur weer wit. Zo gebruikt u tijdelijke login: 1.

Kies Opties > Instellingen > Systeem > Toegang .

2.

Stel de Kleur tijdelijke login in.

3.

Kies Opties > Tijdelijke gebruiker inloggen . Het venster AccountView login verschijnt.

4.

Voer uw Gebruikersnaam en Wachtwoord en kies OK. De achtergrondkleur van het hoofdvenster wijzigt in de ingestelde kleur.

5.

Voer de benodigde taken uit, en kies als u klaar bent Opties > Tijdelijke gebruiker uitloggen . De achtergrondkleur van het hoofdvenster wordt weer wit en de rechten van de oorspronkelijk ingelogde gebruiker gelden weer. Deze hoeft niet opnieuw in te loggen.

Voorwaarden: Uitgebreide toegangsbeveiliging III Als het veld Inloginformatie van Windows gebruiken in het venster Systeeminstellingen - Toegang is gemarkeerd, kunnen gebruikers alleen als tijdelijke gebruiker inloggen als:

• •

voor hen in het venster Stamgegevens gebruiker het veld Tijdelijke login toegestaan is gemarkeerd; ze voor het inloggen in AccountView een wachtwoord gebruiken.

185

12. Betalingsfiattering U kunt Betalingsfiattering gebruiken om een extra controle in te bouwen tussen de invoer van een inkoopfactuur en de betaling van de openstaande post die hieruit volgt. In combinatie met Automatische betalingen kunt u openstaande facturen blokkeren voor automatische betaling totdat ze zijn gefiatteerd. U wijst medewerkers aan die als fiatteringsmedewerker optreden voor bepaalde inkoopfacturen, bijvoorbeeld alle facturen van een bepaalde crediteur. Op deze manier kunt u in uw administratie heel eenvoudig een scheiding aanbrengen tussen de functies factuurinvoer en invoercontrole. Inkoopfacturen die u hebt ingevoerd, worden automatisch opgenomen in het venster Betalingsfiatteringen. Vanuit dit venster controleert de fiatteringsmedewerker de ingevoerde gegevens aan de hand van de ontvangen facturen. Pas als de inkoopfacturen zijn gefiatteerd, kunt u hiervoor (automatische) betalingen uitvoeren. In het venster Betalingsfiatteringen kunt u precies zien wat de huidige status is van de geregistreerde inkoopfacturen. Met behulp van het rapport Te fiatteren per leverancier hebt u aan het eind van een boekingsperiode snel inzicht in de openstaande bedragen per leverancier.

12.1 Functionaliteit betalingsfiattering Deze module is een uitbreiding op de module Uitgebreide toegangsbeveiliging I. U kunt onder andere beschikken over de volgende functionaliteit:

• • • • • • •

Medewerkers aanwijzen als fiatteringsmedewerker via project (in combinatie met Projecten / Uren en Declaraties I), crediteur of financiële administratie-instellingen. Inkoopfacturen aan een fiatteringsmedewerker koppelen. Flexibel instellen welke facturen een medewerker mag fiatteren. Meerdere fiatteringsstatussen bijhouden, namelijk: Binnengekomen, In behandeling, Gefiatteerd of Niet akkoord. Fiatteringsstatus van meerdere inkoopfacturen tegelijk aanpassen. Fiatteringshistorie bijhouden. Openstaande posten kunnen alleen automatisch worden betaald na fiattering (in combinatie met Automatische betalingen).

12.2 Werkwijze betalingsfiattering Hieronder vindt u in het kort de werkwijze van de module Betalingsfiattering. Deze werkwijze wordt in de rest van dit hoofdstuk meer gedetailleerd beschreven.

Werkwijze betalingsfiattering inrichten Voordat u de module Betalingsfiattering kunt gebruiken, moet u een aantal instellingen en stamgegevens vastleggen. Pas daarna kunt u inkoopfacturen gaan fiatteren.

186 | Betalingsfiattering

Zo richt u betalingsfiattering in: 1.

Leg in de administratie-instellingen enkele standaardwaarden vast.

2.

Als u nog geen gegevens van medewerkers bijhoudt in uw administratie, voer deze dan eerst in. Zorg ervoor dat bij iedere fiatteringsmedewerker een gebruikersnaam is ingevoerd en dat is vastgelegd tot welke facturen hij toegang heeft.

3.

Leg eventueel een inkoopfactuurlimiet vast bij de gebruiker.

4.

Bepaal welke medewerkers moeten kunnen fiatteren:

• •

Als u met projecten werkt, controleer dan of bij ieder project een projectleider is ingevoerd. Bij het toekennen van het project aan een factuur, wordt deze projectleider automatisch als fiatteringsmedewerker beschouwd. Werkt u niet met projecten, voer dan een fiatteringsmedewerker in bij uw crediteuren of leg een standaardfiatteringsmedewerker vast in de administratie-instellingen.

Zie ook: Stamgegevens betalingsfiattering vastleggen (186)

Werkwijze betalingsfiattering gebruiken Als u de module Betalingsfiattering hebt ingericht, kunt u in het venster Betalingsfiatteringen de fiatteringsstatus van alle inkoopfacturen inzien en wijzigen. De inkoopfacturen die al open stonden in uw administratie hebben na installatie van de module automatisch de status Gefiatteerd gekregen. Als u wilt, kunt u van deze facturen eerst de status veranderen (zie Inkoopfacturen controleren en fiatteren (189)), zodat u ze in de eerstvolgende fiatteringsronde kunt meenemen. Inkoopfacturen die u na het in gebruik nemen van deze module invoert, krijgen automatisch de status Binnengekomen. Zo gebruikt u betalingsfiattering: 1.

Voer de inkoopfacturen in het inkoopdagboek in. Op basis van uw instellingen worden de inkoopfacturen aan een fiatteringsmedewerker gekoppeld.

2.

De fiatteringsmedewerker controleert in het venster Betalingsfiatteringen de inkoopfacturen waartoe hij toegang heeft en wijzigt de status.

3.

Voer in een kas- of bankdagboek betalingen in voor de gefiatteerde inkoopfacturen. Bij het invoeren van een betaling voor een factuur die niet is gefiatteerd, wordt een waarschuwingsmelding getoond. Met de module Automatische betalingen worden de gefiatteerde inkoopfacturen automatisch vrijgegeven voor betaling; niet-gefiatteerde facturen zijn geblokkeerd voor automatisch betalen.

Zie ook: Inkoopfacturen controleren en fiatteren (189)

12.3 Stamgegevens betalingsfiattering vastleggen Om met de module Betalingsfiattering te kunnen werken, is het van groot belang dat de stamgegevens van de medewerkers die inkoopfacturen mogen fiatteren (de fiatteringsmedewerkers) goed zijn ingevoerd. Nadat u hebt vastgesteld welke medewerkers dit zijn, moet u ervoor zorgen dat zij toegang hebben tot de inkoopfacturen die zij moeten fiatteren.

Stamgegevens medewerkers controleren en aanvullen Bij een medewerker die u als fiatteringsmedewerker wilt aanwijzen, moet in ieder geval een gebruikersnaam zijn vastgelegd en de instelling die bepaalt welke facturen de medewerker mag fiatteren.

Betalingsfiattering | 187

Zo kunt u de stamgegevens van een medewerker controleren en aanvullen: 1.

Kies Bestand > Projecten en uren > Medewerkers .

2.

Selecteer een medewerker en kies Bewerken > Stamgegevens (F6/Enter) om de stamgegevens van een medewerker te controleren. Kies eventueel Bewerken > Toevoegen (ctrl+ins/ctrl+n) om nieuwe medewerkers in te voeren.

3.

Kies de tab Instellingen.

4.

Zorg ervoor dat in het veld Gebruikersnaam een (unieke) gebruiker is ingevoerd. Als u bij een medewerker geen gebruikersnaam vastlegt, kan deze medewerker niet worden herkend als hij is aangemeld. De inkoopfacturen waarvoor hij fiatteringsmedewerker is worden dan niet getoond in het venster Betalingsfiatteringen. Let op: Met Document > Stamgegevens systeem > Gebruikers > F6 kunt u bij iedere gebruiker een inkoopfactuurlimiet vastleggen. Inkoopfacturen met een hogere waarde mogen dan niet door de medewerker met deze gebruikersnaam worden gefiatteerd.

5.

Kies in het veld Factuurweergave welke inkoopfacturen de medewerker mag fiatteren vanuit het venster Betalingsfiatteringen.

Fiatteringsmedewerkers toewijzen Een inkoopfactuur kan alleen worden gefiatteerd door een medewerker die daarvoor toestemming heeft. U zult dus medewerkers moeten aanwijzen als fiatteringsmedewerker. Dit kan op verschillende manieren: via de projectcode die bij de factuur is ingevoerd (alleen als u met Projecten of met Uren en Declaraties I werkt), via de crediteur waarvoor de inkoopfactuur is ingevoerd of via de financiële administratie-instellingen. Bij het invoeren van een inkoopfactuur zal AccountView deze volgorde gebruiken om een fiatteringsmedewerker aan de factuur te koppelen. Voorwaarden: Projecten / Uren en Declaraties I Zo koppelt u een fiatteringsmedewerker aan een project: 1.

Kies Document > Stamgegevens administratie > Projecten .

2.

Selecteer een project en kies Bewerken > Stamgegevens (F6/Enter).

3.

Voer bij Projectleider een medewerker in. Deze medewerker wordt nu automatisch de fiatteringsmedewerker voor alle inkoopfacturen waarbij de code van dit project is ingevoerd.

4.

Herhaal de voorgaande twee stappen voor alle projecten die u gebruikt.

188 | Betalingsfiattering

Afbeelding 12.1. De heer Baas is de fiatteringsmedewerker voor alle inkoopfacturen die worden geboekt op het project Marketingplan maken voor product X. Zo koppelt u een fiatteringsmedewerker aan een crediteur: 1.

Kies Bestand > Crediteuren .

2.

Selecteer een crediteur en kies Bewerken > Stamgegevens (F6/Enter).

3.

Kies de tab Factuur.

4.

Voer bij Fiatt.medewerker een medewerker in. Deze medewerker is nu de fiatteringsmedewerker voor alle inkoopfacturen bij deze crediteur, tenzij bij de factuur een code is ingevoerd van een project waarbij een projectleider is vastgelegd.

5.

Herhaal de voorgaande drie stappen voor alle crediteuren die u gebruikt.

12.4 Inkoopfacturen registreren Een inkoopfactuur voert u in een inkoopdagboek in. Dit gaat op de manier waarop u dat gewend bent, maar als u Betalingsfiattering gebruikt, moet u nog wel rekening houden met de fiatteringsmedewerker. Zo registreert u een inkoopfactuur met betalingsfiattering: 1.


2.

Selecteer het inkoopdagboek waarin u de inkoopfactuur wilt invoeren.

3.

Kies Bewerken > Toevoegen (ctrl+ins/ctrl+n) om een nieuwe bladzijde aan te maken.

4.

Selecteer de crediteur in Deb/Cred en voer een factuurnummer in bij Doc/Fac.


5.

Voer bij Project een project in als u de projectleider als fiatteringsmedewerker aan de factuur wilt koppelen.

• • 6.

Als u geen project invoert, of als bij het ingevoerde project geen projectleider is vastgelegd, dan wordt de fiatteringsmedewerker gebruikt die bij de crediteur is vastgelegd. Hebt u ook geen fiatteringsmedewerker vastgelegd bij de crediteur, dan wordt de fiatteringsmedewerker gebruikt die hiervoor in het veld Fiatt.medewerker bij Opties > Instellingen > Administratie > Financieel > Algemeen is ingevoerd.

Kies Toevoegen (alt+t) om de factuurregel(s) in te voeren.

Afbeelding 12.2. De inkoopfactuur van een advertentiecampagne wordt ten laste van het project 023.004 (Marketingplan maken voor product X) geboekt en moet dus door de heer Baas, de projectleider, worden gefiatteerd. Van deze inkoopfactuur wordt automatisch een openstaande post aangemaakt, die u onder andere terugvindt in het venster Openstaande posten en, als u de module Automatische betalingen gebruikt, in het venster Automatische betalingen. Deze openstaande post wordt automatisch geblokkeerd voor betaling. Voordat de openstaande post kan worden betaald, moet de factuur worden gefiatteerd. Zie ook: Een inkoopfactuur invoeren ( )

12.5 Inkoopfacturen controleren en fiatteren Alle inkoopfacturen die zijn ingevoerd, krijgen de status Binnengekomen toegekend. Deze facturen moeten worden gecontroleerd. Als u de facturen hebt gecontroleerd, kunt u ze voorzien van een andere fiatteringsstatus. Zo kunt u een inkoopfactuur controleren en fiatteren: 1.

Kies Document > Stamgegevens administratie > Betalingsfiatteringen .

2.

Selecteer eventueel een andere weergave met Beeld > Weergaven beheren om het aantal facturen dat in het venster Betalingsfiatteringen wordt getoond te beperken. Met de weergave Te fiatteren worden bijvoorbeeld alleen de facturen getoond die de fiatteringsstatus Binnengekomen, In behandeling of Niet akkoord hebben.

3.

Controleer de ingevoerde factuurgegevens aan de hand van de ontvangen facturen.

190 | Betalingsfiattering 4.

Markeer alle inkoopfacturen waarvan u de status wilt wijzigen en kies Document > Fiatteringsstatus wijzigen (Ctrl+F5).

5.

Kies de nieuwe status uit de keuzelijst en kies Wijzigen. Alle gemarkeerde facturen krijgen nu deze status.

Afbeelding 12.3. Alle gemarkeerde inkoopfacturen worden gefiatteerd. Zie ook: Fiatteringshistorie inzien (190) Veelgestelde vragen Wat gebeurt er als ik een gefiatteerde inkoopfactuur wijzig voordat deze is betaald? De inkoopfactuur krijgt dan automatisch de fiatteringsstatus Binnengekomen toegekend. U kunt de gewijzigde factuur dan opnieuw controleren en fiatteren.

12.6 Fiatteringshistorie inzien Iedere keer als een inkoopfactuur een andere fiatteringsstatus krijgt, wordt hiervan een notitie gemaakt. Bij deze notities wordt bijgehouden welke medewerker de fiatteringsstatus heeft gewijzigd, wanneer dat was en wat de nieuwe status is geworden. U kunt de fiatteringshistorie eenvoudig inzien. Zo kunt u de fiatteringshistorie inzien: 1.


2.

Selecteer de betalingsfiattering waarvan u de historie wilt inzien en kies Bewerken > Stamgegevens (f6/enter).

3.

Kies de tab Notities. In het veld Notitie staat de complete fiatteringshistorie van deze inkoopfactuur.

12.7 Betalingen voor gefiatteerde inkoopfacturen invoeren Net als het invoeren van inkoopfacturen gaat het invoeren van betalingen voor inkoopfacturen zoals u gewend bent (zie Boekingen invoeren ( )). Inkoopfacturen die nog niet zijn gefiatteerd, zijn geblokkeerd voor betaling; in het venster Openstaande posten is de kolom Blk gemarkeerd. Als u toch een betaling probeert te boeken voor een dergelijke openstaande post, dan krijgt u een waarschuwing te zien.


Voorwaarden: Automatische betalingen Ook het aanmaken van automatische betalingen gaat op de bekende manier (zie Automatische betalingen en incasso ( )). Inkoopfacturen die nog niet zijn gefiatteerd, zijn geblokkeerd voor betaling; in het venster Automatische betalingen is de kolom Blk gemarkeerd. U kunt deze blokkering alleen opheffen door de facturen te fiatteren.

12.8 Andere fiatteringsmedewerker kiezen Het kan natuurlijk wenselijk zijn om tijdelijk een andere fiatteringsmedewerker aan te wijzen voor bepaalde crediteuren, bijvoorbeeld bij vakantie of ziekte van de huidige fiatteringsmedewerker. Zo koppelt u een andere fiatteringsmedewerker aan ingevoerde inkoopfacturen: 1.


2.

Gebruik Beeld > Weergaven beheren om de weergave Te fiatteren de actieve weergave te maken en de reeds gefiatteerde facturen uit de lijst te filteren.

3.

Kies Document > Fiatteringsmedewerker wijzigen (Alt+F5).

4.

Markeer Alle en voer de nieuwe fiatteringsmedewerker in.

193

13. Audit Trail Met de module Audit Trail kunt u logboeken bijhouden van toevoegingen, wijzigingen en verwijderingen in stamgegevens en mutatiegegevens. Van elke handeling wordt de administratie, gebruikersnaam, datum en tijdstip vastgelegd, inclusief gedetailleerde gegevens. U bepaalt op systeemniveau welke logboekgegevens worden geregistreerd. Per administratie kunt u het bijhouden van een logboek naar wens aan- en uitzetten. Administratielogboeken worden automatisch meegenomen in de administratie-backup. Een logboek kunt u afdrukken op datum en op gebruikersnaam.

13.1 Functionaliteit Audit Trail Deze module is een uitbreiding op Uitgebreide toegangsbeveiliging I. U kunt onder andere beschikken over de volgende functionaliteit:

• •

Bestaande logboekgegevens importeren. Registratie van wijzigingen in uw administratie:

• • • • • • •

toegevoegde stamgegevens / mutaties / verwerkingsgegevens verwijderde stamgegevens / mutaties / verwerkingsgegevens gewijzigde stamgegevens / mutaties / verwerkingsgegevens Registratie van datum, tijd, medewerker, werkstation, type wijziging en omschrijving, inclusief eventuele oude en nieuwe waarde. Registratie in overzichtelijk logboek, met sortering op datum, type en medewerker. Logboekweergave mogelijk met systeemwijzigingen, administratiewijzigingen en alle wijzigingen. Logboek op elk moment te activeren, uit te schakelen of te wissen.

Voorwaarden: Uitgebreide toegangsbeveiliging II • Alleen geautoriseerde medewerkers kunnen logboekinstellingen wijzigen, het logboek uitschakelen of wissen.

13.2 Werkwijze Audit Trail Zo gebruikt u Audit Trail: 1.

Markeer de handelingen die u wilt registreren met Opties > Instellingen > Systeem > Audit Trail .

2.

Organiseer de administratie(s) waarvoor u een logboek wilt bijhouden en organiseer het systeem.

3.

Markeer Audit Trail activeren met Opties > Instellingen > Administratie > Algemeen > Algemeen in administraties waarvan u een logboek wilt bijhouden.

4.

U kunt het systeemlogboek opvragen met Opties > Audit Trail , en een administratielogboek met Document > Stamgegevens administratie > Audit Trail (administratie) . Kies Rapporten > Audit Trail om een logboek af te drukken.

194 | Audit Trail

13.3 Audit Trail activeren Zo activeert u de logboeken: 1.

Kies Opties > Instellingen > Systeem > Audit Trail . Let op: Als u beschikt over de module System Development Kit, kunt u het registreren van handelingen per bestand in plaats van per administratie regelen. Kies dan Bewerken > Stamgegevens in het venster Data Dictionary, en markeer de handelingen die moeten worden geregistreerd op tab Overig in het veld Audit Trail.

2.

Leg vast welke handelingen moeten worden geregistreerd in de logboeken. Pas op: Het registreren van handelingen in het logboek kost zowel tijd als schijfruimte. Markeer alleen die handelingen die voor u noodzakelijk zijn. Het registreren van stamgegevens kost in het algemeen de minste tijd en schijfruimte.

Afbeelding 13.1. Bij de instellingen voor Audit Trail legt u vast welke handelingen in het logboek worden geregistreerd. 3.

Kies OK. Er verschijnt een melding dat u uw administratie(s) moet organiseren.

4.


5.

Kies eerst Document > Organiseren > Systeem .

6.

Selecteer vervolgens een administratie waarvoor u een logboek wilt bijhouden. Let op: Zorg ervoor dat niemand in die administratie(s) werkt. Organiseren kan geruime tijd in beslag nemen. Maak eerst een backup, en organiseer bij voorkeur ’s avonds of in het weekend.

7.

Kies Document > Organiseren > Administratie .

8.

Doe hetzelfde voor de andere administraties waarvoor u een logboek wilt bijhouden, of selecteer Alle in het venster Administratie organiseren.

9.

Markeer het veld Audit Trail activeren in Administratie-instellingen - Algemeen (Algemeen) in de administratie(s) waarvan u een logboek wilt bijhouden.

Audit Trail | 195

13.4 Audit Trail opvragen U kunt het systeemlogboek opvragen, het administratielogboek, of de logboekgegevens per stamgegeven of mutatiegegeven. Van elke gemarkeerde handeling legt AccountView de administratie, datum, tijd en gebruiker vast. Zo vraagt u het systeemlogboek op: 1.

Sluit alle vensters.

2.

Kies Opties > Audit Trail . In dit venster ziet u de logboekgegevens van handelingen op systeemniveau.

Afbeelding 13.2. Het systeemlogboek geeft een overzicht van de handelingen op systeemniveau. 3.

Kies Bewerken > Stamgegevens (F6/Enter) om gedetailleerde informatie op te vragen.

4.

Kies Rapporten > Audit Trail om de logboekgegevens af te drukken.

Zo vraagt u het administratielogboek op: 1.

Kies Document > Stamgegevens administratie > Audit Trail (administratie) . In dit venster ziet u de logboekgegevens van handelingen op administratieniveau.

Afbeelding 13.3. Het administratielogboek geeft een overzicht van handelingen op administratieniveau. 2.


3.

Kies Rapporten > Audit Trail om de logboekgegevens af te drukken.

196 | Audit Trail

Zo vraagt u de loggegevens van een regel op: 1.

Selecteer het gegeven waarvoor u logboekgegevens wilt opvragen (bijvoorbeeld een grootboekrekening in het venster Grootboek, een dagboekbladzijde of een gebruiker).

2.

Kies Opties > Audit Trail . In dit venster ziet u de logboekgegevens met betrekking tot dit gegeven.

Afbeelding 13.4. Kies Opties > Audit Trail om de logboekgegevens van de geselecteerde regel op te vragen. 3.


13.5 Audit Trail verwijderen Zo verwijdert u een logboek: 1.

Open het logboek dat u wilt verwijderen.

2.

Kies eventueel Beeld > Selecteren om een selectie te maken van de logboekgegevens die u wilt verwijderen.

3.

Kies Document > Audit Trail verwijderen om de logboekgegevens te verwijderen.

4.

Selecteer het bereik van logboekgegevens dat u wilt verwijderen en kies OK. Als u geen bereik invoert, worden alle logboekgegevens verwijderd. Let op: AccountView start automatisch een nieuw logboek, waarin de verwijdering staat geregistreerd.

Audit Trail | 197

13.6 Bestaande Audit Trail importeren Vanaf AccountView versie 6.1 kunt u per administratie een logboek bijhouden. In eerdere versies van AccountView werden de handelingen op systeemniveau en in alle administraties geregistreerd in één totaallogboek. Als u van een eerdere versie overstapt op AccountView 6.1 wordt uw bestaande logboek automatisch het nieuwe systeemlogboek. Uw oude logboekgegevens blijven bewaard. In elke administratie is Audit Trail standaard geactiveerd, maar de logboeken zijn nog leeg. Als u wilt dat een administratielogboek ook de oude logboekgegevens bevat, kunt u deze erin importeren uit het bestaande logboek. Dit kan op elk willekeurig moment, ook als het nieuwe logboek al gegevens bevat. Zo importeert u bestaande logboekgegevens in een nieuw administratielogboek: 1.

Kies Document > Stamgegevens administratie > Audit Trail (administratie) .

2.

Kies Document > Audit Trail (systeem) importeren . Let op: Alleen de logboekgegevens met betrekking tot de huidige administratie worden geïmporteerd.

199

14. Centraal stambestand Centraal stambestand gaat uit van een centrale administratie van waaruit de stamgegevens van afgeleide administraties worden bijgewerkt. Met deze module kunt u eenvoudig wijzigingen in stamgegevens doorvoeren in meerdere administraties tegelijk. Daarmee bespaart u tijd en voorkomt u fouten. Centraal stambestand kan bijvoorbeeld door een accountantskantoor worden gebruikt om in een keer het rekeningschema van meerdere cliënt-administraties te wijzigen. Of door een handelsonderneming om gewijzigde verkoopprijzen in een keer door te voeren in alle nevenvestigingen.

14.1 Functionaliteit centraal stambestand Deze uitbreidingsmodule bevat onder andere de volgende functionaliteit:

• • • • • •

Met één druk op de knop stamgegevens bijwerken in meerdere administraties. Wijzigingen versturen en ontvangen via e-mail, een netwerkmap of beide. Net zo makkelijk wijzigingen doorvoeren in administraties op een andere netwerklocatie als op een ander continent. Wijzigingen versturen, ontvangen en verwerken wanneer het uitkomt. Elke administratie dezelfde stamgegevens, maar eigen mutaties. Probleemloze berichtuitwisseling door XML-technologie.

14.2 Werkwijze centraal stambestand Begin met het aanmaken en inrichten van de centrale administratie en baseer hierop de afgeleide administraties. Dit kunnen lokale administraties zijn en/of administraties in andere installaties van AccountView, op externe locaties. De afgeleide administraties abonneert u vervolgens op berichten van de centrale administratie. Telkens wanneer u een stamgegeven in de centrale administratie toevoegt, wijzigt of verwijdert, genereert AccountView hiervan een bericht voor de abonnee-administraties. Berichten kunt u op elk gewenst moment versturen, ontvangen en verwerken. Let op: Met de module Centraal stambestand synchroniseert u alleen stamgegevens, zoals Grootboek. Wijzigingen in mutatiegegevens zoals Dagboekbladzijden en verwerkingsgegevens zoals Journaal in abonnee-administraties worden hierdoor niet beïnvloed.

Werkwijze centraal stambestand inrichten Zo richt u een centrale administratie met abonnee-administraties in: 1.

Maak een lege administratie aan en geef deze de kenmerken Voorbeeldadministratie en Stamgegevens uitwisselen. Dit is de centrale administratie.

2.

Voer de stamgegevens van de centrale administratie in.

3.

Maak één of meer nieuwe modeladministraties aan en baseer deze op de centrale administratie.

200 | Centraal stambestand 4.

Abonneer de afgeleide administraties op de centrale administratie.

5.

Stel, indien van toepassing, de berichtafhandeling voor externe abonnee-administraties in.

Werkwijze centraal stambestand gebruiken Zo gebruikt u centraal stambestand: 1.

Wijzig stamgegevens in de centrale administratie.

2.

Verstuur de berichten naar de abonnee-administraties.

3.

Ontvang en verwerk de berichten in de abonnee-administraties.

14.3 Werkwijze centrale administratie In een centrale administratie onderhoudt u stamgegevens, zoals Grootboek of Debiteuren, voor meerdere abonnee-administraties. AccountView genereert van elke wijziging in de stamgegevens een bericht, waarmee de abonnee-administraties kunnen worden gesynchroniseerd. U kunt alleen stamgegevens synchroniseren. Pas op: Wanneer u in de centrale administratie stamgegevens verwijdert die in een abonnee-administratie worden gebruikt, zal de verwerking van het bericht resulteren in een fout, en wordt de wijziging niet doorgevoerd in die abonnee-administratie.

Instellingen centrale administratie vastleggen U kunt een bestaande administratie gebruiken als centrale administratie, of u kunt hiervoor speciaal een nieuwe administratie aanmaken. Zie ook: Administraties aanmaken ( ) Zo stelt u een administratie in als centrale administratie: 1.


2.

Selecteer de administratie die de centrale administratie moet worden.

3.


4.

Selecteer de tab Instellingen en markeer het veld Voorbeeldadministratie. Druk op F1 voor meer informatie.

5.

Markeer ook het veld Stamgegevens uitwisselen.

Centraal stambestand | 201

Afbeelding 14.1. Een administratie als centrale administratie instellen Zie ook: Berichten naar abonnee-administraties sturen (206), Instellingen voor externe verzending en ontvangst vastleggen (203)

14.4 Werkwijze abonnee-administraties Een abonnee-administratie is afgeleid van en geabonneerd op berichten van een centrale administratie waarin de stamgegevens worden onderhouden. Door berichten van de centrale administratie te verwerken in de abonnee-administratie kunt u de stamgegevens synchroniseren. Een abonnee-administratie kan lokaal in dezelfde installatie als de centrale administratie staan, of extern in een andere installatie. Om externe administraties te abonneren op een centrale administratie, kunt u het beste een kopie van de centrale administratie in de externe installatie plaatsen. Deze kopie van de centrale administratie abonneert u op berichten van de originele centrale administratie. De externe abonnee-administraties abonneert u vervolgens op berichten van de kopie centrale administratie. Op deze manier is minder extern berichtenverkeer nodig. Voorbeeld: In een situatie waarin twee externe installaties met ieder drie lokale administraties geabonneerd moeten worden op een centrale administratie, maakt u twee kopieën van de centrale administratie. In elk van de externe installaties wordt een kopie geplaatst, die u abonneert op de centrale administratie. De drie administraties in externe installatie 1 abonneert u op de kopie die in deze installatie is geplaatst, en datzelfde doet u voor de drie administraties in externe installatie 2. Er zijn nu slechts twee externe berichtstromen, in plaats van zes.

202 | Centraal stambestand

Afbeelding 14.2. Door in externe installaties een kopie van de centrale administratie te plaatsen, beperkt u het aantal externe berichten dat hoeft te worden verstuurd. Door berichten van de centrale administratie te verwerken, synchroniseert u alleen de gewijzigde stamgegevens. De overige gegevens in de abonnee-administratie worden hierdoor niet beïnvloed. Handmatige wijzigingen in de stamgegevens van de abonnee-administratie worden zonder bericht overschreven door de verwerking van een bericht met wijzigingen in dezelfde stamgegevens in de centrale administratie. De synchronisatie werkt één kant op: van de centrale administratie naar de abonnee-administratie(s).

Abonnee-administratie aanmaken Zo maakt u een abonnee-administratie aan: 1.


2.

Kies Document > Administratie aanmaken .

3.

Kies Modeladministratie op basis van voorbeeldadministratie.

4.

Voer de code van de centrale administratie in het veld Overnemen van in. Deze code wordt daarna overgenomen in het veld Centrale administratie in het venster Administratie-instellingen - Algemeen (Algemeen).

5.

Kies Volgende.

6.

Voer de gegevens van de nieuwe administratie in.


7.

Markeer het veld Administratie is abonnee van voorbeeldadministratie.

8.

Markeer Berichten tot huidige datum voor administratie annuleren om de berichten die al tot de huidige datum en tijd waren gegenereerd niet alsnog naar de nieuwe administratie te sturen. Markeer dit veld niet als u nog niet alle berichten hebt verwerkt in de bronadministratie. U kunt eventueel ook achteraf berichten tot een bepaalde datum annuleren met Document > Ingangsdatum instellen in het venster Berichten.

Afbeelding 14.3. Abonnee-administratie aanmaken 9.

Kies Volgende.

10. Controleer de stamgegevens van de administratie. 11. Kies Aanmaken. De administratie wordt aangemaakt en de gegevens worden overgenomen. Let op: Berichten in lokale abonnee-administraties worden automatisch ontvangen. Zie ook: Administraties aanmaken ( ), Instellingen voor externe verzending en ontvangst vastleggen (203), Administraties tijdelijk uitsluiten van berichten (207)

14.5 Instellingen voor externe verzending en ontvangst vastleggen U kunt berichten van de centrale administratie naar externe abonnee-administraties sturen via een map of via e-mail. Gebruik bij voorkeur een map die voor alle betrokken administraties bereikbaar is. Is dit niet mogelijk, kies dan voor e-mail. Als u berichten per e-mail aan meer dan één externe administratie wilt versturen, gebruik dan een groepsadres. U kunt ook een combinatie van beide verzendmethoden gebruiken. Let op: Voor de verzending en ontvangst van berichten binnen een installatie zijn geen extra instellingen nodig.

Verzending vanuit centrale administratie vastleggen Als u alle berichten op dezelfde manier aan externe administraties wilt versturen, dan geeft u de verzendmethode aan in het venster Systeeminstellingen - Berichten.

204 | Centraal stambestand Als u berichten aan externe administraties op verschillende manieren wilt versturen, dan markeert u het veld Berichten aan alle één voor één versturen in het venster Systeeminstellingen - Berichten, en vervolgens voegt u per externe administratie lokaal een administratie toe met dezelfde stamgegevens. Op de tab Vestiging in het venster Stamgegevens administratie geeft u dan aan dat de feitelijke administratie op een andere locatie aanwezig is en hoe u de berichten wilt versturen. Zo stelt u de verzending in om berichten op één manier naar externe administraties te verzenden: 1.

Kies Opties > Instellingen > Systeem > Berichten .

2.

Selecteer de verzendmethode achter Extern versturen via.

Afbeelding 14.4. Verzending van berichten aan alle externe abonnee-administraties instellen. 3.

Kies Instellingen.

4.


Zo stelt u de verzending in om berichten op verschillende manieren naar externe administraties te verzenden: 1.

Maak een lokale abonnee-administratie aan.

2.


3.

Selecteer de zojuist aangemaakte abonnee-administratie.

4.

Kies Bewerken > Stamgegevens (F6/Enter)

5.

Selecteer de tab Vestiging.

6.

Markeer het veld Administratie op andere vestiging.


7.

Selecteer de verzendmethode achter Extern versturen via.

Afbeelding 14.5. Verzending van berichten naar administratie op andere locatie instellen 8.

Kies Instellingen.

9.


10. Kies Opties > Instellingen > Systeem > Berichten . 11. Markeer het veld Berichten aan alle één voor één versturen. Zie ook: Berichten naar abonnee-administraties sturen (206)

Ontvangst in externe abonnee-administraties vastleggen In de installatie van de externe abonnee-administratie geeft u in het venster Systeeminstellingen - Berichten aan hoe u berichten van de externe centrale administratie wilt ontvangen. In iedere installatie waarin een administratie abonnee is van een externe centrale administratie moet dit worden ingesteld.


Zo stelt u de ontvangst van berichten uit een externe centrale administratie in: 1.


2.

Selecteer de ontvangstmethode achter Extern ontvangen via.

Afbeelding 14.6. Ontvangst van externe berichten instellen 3.

Kies Instellingen.

4.


Zie ook: Berichten in abonnee-administraties verwerken (206)

14.6 Berichten naar abonnee-administraties sturen U kunt op elk gewenst moment berichten versturen naar abonnee-administraties. Het is hiervoor niet noodzakelijk dat een abonnee-administratie geopend is. Om berichten naar lokale abonnee-administraties te sturen, hoeft u geen verzendinstellingen vast te leggen. Dit wordt intern in AccountView afgehandeld. Zo verstuurt u berichten aan abonnee-administraties: 1.

Kies Document > Stamgegevens systeem > Berichten .

2.

Kies Document > Berichten versturen .

3.


Zie ook: Instellingen voor externe verzending en ontvangst vastleggen (203)

14.7 Berichten in abonnee-administraties verwerken Als een lokale abonnee-administratie wordt geopend, dus een abonnee-administratie die in dezelfde installatie staat als de centrale administratie, dan kunnen de berichten die voor deze administratie gereedstaan automatisch worden verwerkt. Hiervoor hoeft u alleen maar bevestigend te antwoorden op de melding die u krijgt.


Berichten van een externe centrale administratie kunnen niet automatisch worden verwerkt. Deze moet u eerst ontvangen, en daarna verwerken. Zo ontvangt u externe berichten: 1.


2.

Kies Document > Externe berichten ontvangen .

3.

Kies Ja.

Zo verwerkt u berichten: 1.

Kies Opties > Berichten verwerken .

2.

Kies OK.

Als er een fout optreedt in de verwerking van een bericht, zullen eventuele volgende berichten ook niet worden verwerkt. U kunt er binnen een installatie voor kiezen om berichten met fouten automatisch over te slaan, zodat alle volgende berichten wel verwerkt worden. Zo slaat u berichten met fouten over: 1.


2.

Markeer het veld Berichten met fouten overslaan. Pas op: Als u berichten overslaat, kunnen afwijkingen in de stamgegevens optreden ten opzichte van de centrale administratie. U moet dan handmatig de overeenstemming herstellen, of de fout verhelpen en het bericht opnieuw voor verwerking aanbieden.

Zie ook: Instellingen voor externe verzending en ontvangst vastleggen (203)

14.8 Administraties tijdelijk uitsluiten van berichten Het is mogelijk om specifieke abonnee-administraties uit te sluiten van berichten van de centrale administratie. U kunt daarbij ook invoeren tot welke datum berichten moeten worden geannuleerd. Het is alleen zinvol berichten te annuleren die nog niet zijn verwerkt in de abonnee-administratie. Zo annuleert u berichten voor een abonnee-administratie: 1.


2.

Kies Document > Ingangsdatum instellen .

3.

Selecteer de abonnee-administratie waarvoor u berichten wilt annuleren.

4.

Voer in tot welke datum en tijd de berichten moeten worden geannuleerd. Berichten die zijn verstuurd na de ingangsdatum en tijd worden wel ter verwerking aangeboden, evenals nieuwe berichten.

14.9 Werken met berichten Stamgegevens bekijken In de stamgegevens van een bericht kunt u onder andere de inhoud van het bericht, in XML-code, of een eventuele foutmelding bekijken.


Zo bekijkt u de stamgegevens van een bericht: 1.


2.

Selecteer het bericht waarvan u de stamgegevens wilt bekijken.

3.

Kies Bewerken > Stamgegevens (F6/Enter). Pas op: Als een bericht door een fout niet verwerkt kan worden, zullen berichten die daarna ontvangen worden ook niet verwerkt kunnen worden. Probeer dan aan de hand van de informatie op de tab Antwoord de fout te herstellen, of kies Rapporten > Berichten en markeer het veld Foutmelding weergeven. Om toch door te gaan met de verwerking van de overige berichten kunt u de status van het bericht met de fout wijzigen in Verwerking geannuleerd.

Zie ook: Berichtstatus wijzigen (208), Berichten in abonnee-administraties verwerken (206)

Berichtstatus wijzigen U kunt de status van een bericht wijzigen als u het bijvoorbeeld opnieuw wilt versturen of als u de verwerking ervan wilt annuleren. Zo wijzigt u de status van berichten: 1.


2.

Selecteer of markeer de berichten waarvan u de status wilt wijzigen.

3.

Kies Document > Status wijzigen .

4.

Selecteer de gewenste status in Nieuwe status.

Berichten verwijderen Berichten die zijn verstuurd aan alle abonnee-administraties, blijven in het venster Berichten staan met de status Verzonden. Op een gegeven moment zult u de lijst met berichten willen opschonen door oude berichten die inmiddels verwerkt zijn te verwijderen. Om er zeker van te zijn dat een bericht aan alle abonnee-administraties ook daadwerkelijk door alle abonnee-administraties is verwerkt, kunt u eerst het rapport Status van berichten aan alle opvragen. Zo verwijdert u berichten: 1.


2.

Selecteer of markeer de berichten die u wilt verwijderen.

3.

Kies Document > Berichten verwijderen .

4.

Voer de gegevens in het venster in. Druk op F1 voor meer informatie. Pas op: Verwijder berichten alleen als u zeker weet dat u ze niet meer nodig hebt. Eenmaal verwijderde berichten kunnen niet meer worden teruggehaald. Wanneer u later alsnog een nieuwe abonnee-administratie wilt aanmaken, moet u deze baseren op de actuele centrale administratie.

Zie ook: Status van berichten aan alle opvragen (208)

Status van berichten aan alle opvragen Met het rapport Status van berichten aan alle kunt u controleren of berichten die verstuurd zijn aan alle abonnee-administraties ook daadwerkelijk door alle abonnee-administraties zijn verwerkt. U doet er verstandig aan dit rapport op te vragen voordat u berichten verwijdert.


Zo vraagt u een overzicht van de status van berichten aan alle op: 1.


2.

Kies Rapporten > Status van berichten aan alle .

3.

Kies het bereik.

4.

Kies Volgende.

5.

Kies Voltooien.

211

15. Layouts U drukt uw facturen, pakbonnen, aanmaningen en bestelbonnen af met formulieren. In de layout van deze formulieren legt u vast welke gegevens worden afgedrukt, hoe de opmaak ervan is, en op welke plaats op de pagina deze gegevens worden afgedrukt. In dit hoofdstuk vindt u hoe u standaardlayouts kunt aanpassen, en nieuwe layouts kunt aanmaken. Let op: Met AccountView worden ook een aantal standaardlayouts meegeleverd die u zonder aanpassing kunt gebruiken. Hierin wordt gebruikgemaakt van uw bedrijfsgegevens en de decimaal- en datuminstellingen in Opties > Instellingen > Administratie > Algemeen > Algemeen . Deze layouts herkent u aan de toevoeging NAW. U hoeft uw layout niet elke keer opnieuw te selecteren als u een formulier afdrukt. U kunt uw layout automatisch selecteren door een taalcode te koppelen aan de administratie. Aan deze taalcode koppelt u dan de layout. Voor groepen debiteuren of crediteuren waarvoor u afwijkende layouts wilt gebruiken, maakt u aparte taalcodes aan waaraan u de afwijkende layouts koppelt. In de hoofdstukken Facturering (249), Verkooporders ( ), Inkoop ( ), Aanmaningen ( ) en Abonnementen ( ) vindt u meer informatie over layouts voor de verschillende handelsformulieren. In dit hoofdstuk wordt voor de duidelijkheid steeds uitgegaan van één formulier: de factuur. Alleen waar nodig wordt gerefereerd aan de andere formulieren. Let op: Het maken van layouts is voor de meeste bedrijven een eenmalige gebeurtenis. Als u een compleet nieuwe layout wilt maken, en niet bekend bent met layoutontwerp, raden we u aan de ontwikkeling van uw layouts uit te besteden aan uw leverancier, of de standaardtraining van AccountView te volgen. Telefonische support op de ontwikkeling van layouts is slechts beperkt mogelijk. Pas op: Layouts worden niet meegenomen in een backup van de administratie. U kunt ze wel laten meenemen in de backup van systeembestanden. Daarvoor moet u de mappen waarin u layouts hebt opgeslagen, opgeven als extra systeembackupmappen bij Opties > Instellingen > Systeem > Backup . Zie ook: Factuurlayouts aanmaken (254), Orderformulierlayouts aanmaken en koppelen ( ), Orderformulieren afdrukken ( ), Bestelbonlayouts aanmaken en koppelen ( ), Aanmaningslayouts aanmaken en koppelen ( ), Baliefactuurlayouts aanmaken ( ), Abonnementlayouts gebruiken ( ), Backups maken en terugzetten ( )

15.1 Werkwijze layouts Als uw layout lijkt op een bestaande layout, of als u niet eerder een layout hebt aangemaakt, raden wij u aan een bestaande layout te kopiëren en aan te passen. Dit is verreweg de gemakkelijkste en snelste manier. Alleen voor een formulier dat niet lijkt op een bestaand formulier kunt u beter een nieuwe layout aanmaken.

Werkwijze layouts opvragen U bewerkt layouts in het venster Layout. De rest van dit hoofdstuk gaat er vanuit dat u zich in dit venster bevindt.

212 | Layouts

Zo vraagt u layouts op:

• • • • •

Voor layouts voor facturen (module Facturering) kiest u Bewerken > Layout in het venster Verkoopfacturen ( Bestand > Handel > Verkoopfacturen ). Voor layouts voor aanmaningen (module Aanmaningen) kiest u Bewerken > Layout in het venster Aanmaningen ( Bestand > Debiteuren ; Bewerken > Aanmaningen ). Voor layouts voor orders (module Verkooporders) kiest u Bewerken > Layout in het venster Verkooporders ( Bestand > Handel > Verkooporders ). Voor layouts voor bestelbonnen (module Inkoop I) kiest u Bewerken > Layout in het venster Inkooporders ( Bestand > Handel > Inkooporders ). Voor layouts voor abonnementen (module Abonnementen) kiest u Bewerken > Layout in het venster Abonnementen ( Bestand > Handel > Abonnementen ).

Werkwijze layouts aanpassen en gebruiken 1.

Bekijk welke layout het meest lijkt op die van uw bedrijf, en vraag deze op met Bestand > Openen in het venster Layout. Zie de paragraaf Layouts opvragen en aanmaken (213).

2.

Maak een kopie van de layout door deze onder een andere naam te bewaren met Bestand > Bewaren als . Kies een herkenbare bestandsnaam.

3.

Pas de layout aan. Vervang bijvoorbeeld de adresgegevens door die van uw bedrijf. Zie de paragraaf Vaste gegevens invoeren (221) en de daarop volgende paragrafen.

4.

Bewaar de layout met Bestand > Bewaren .

5.

Druk proefformulieren af om de layout op papier te controleren.

6.

Koppel de layout aan de juiste taalcode(s) om ervoor te zorgen dat de layout automatisch wordt gebruikt.

Werkwijze layouts aanmaken De rest van dit hoofdstuk gaat ervan uit dat u een nieuwe layout aanmaakt. De stappen van onderstaande werkwijze worden hierna in aparte paragrafen in detail toegelicht. 1.

Ontwerp uw layout op papier. Bedenk welke gegevens u wilt afdrukken, en op welke plaats op het formulier.

2.

Maak een nieuwe layout aan.

3.

Deel uw layoutontwerp in niveaus in (detailregels en pagina-, rapporten groepshoofden).

4.

Voer de vaste tekst van de layout op de juiste niveaus in.

5.

Gebruik layoutsymbolen om de variabele gegevens van de layout op de juiste niveaus in te voeren.

6.

Als u beschikt over de module BusinessModeller Compleet, kunt u nieuwe layoutsymbolen aanmaken voor gegevens waarvoor nog geen layoutsymbool bestaat. Beschikt u niet over deze module, laat u dan adviseren door uw leverancier.

7.

Gebruik de opmaakwerkbalk, lijnen en afbeeldingen om de layout op te maken.

8.

Bewaar de layout met Bestand > Bewaren als . Kies een herkenbare bestandsnaam.

9.

Druk proefformulieren af om de layout op papier te controleren.

10. Koppel de layout aan de juiste taalcode(s) om ervoor te zorgen dat de layout automatisch wordt gebruikt.

Layouts | 213

15.2 Layouts ontwerpen Zorg dat u een ontwerp op papier hebt voordat u begint. In de meeste gevallen gebruikt uw bedrijf al een standaardformulier, en kunt u dat als ontwerp gebruiken. Anders maakt u met de hand een schets van de layout die u wilt aanmaken. Vul op uw ontwerp de gegevens in die u wilt vermelden, en geef zo nauwkeurig mogelijk aan waar u de gegevens op de pagina wilt plaatsen.

15.3 Layouts opvragen en aanmaken In deze paragraaf vindt u hoe u een bestaande layout snel kunt kopiëren en aanpassen, en hoe u een nieuwe layout aanmaakt. Let op: Wijzig de voorbeeldlayouts niet, maar maak een kopie waarin u de wijzigingen aanbrengt. U kunt de voorbeeldlayouts dan altijd raadplegen. Let op: We raden u aan om uw layouts in een vaste map te bewaren, bijvoorbeeld C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\Visma Software BV\AccountView\Layouts. Zie ook: Bestand > Bewaren als ( ), Bestand > Openen ( )

Layouts opvragen en bekijken Als u uw layout wilt baseren op een bestaande, wilt u eerst weten welke er beschikbaar zijn. Visma Software levert een aantal standaardlayouts mee voor de voorbeeldadministraties Your Garden Products en Your Advice, die u kunt aanpassen en gebruiken. Zo vraagt u bestaande layouts op: 1.

Maak een factuur (order, aanmaning, ...) aan in de voorbeeldadministratie of in uw testadministratie.

2.

Kies de optie om het formulier af te drukken. Markeer Bestand selecteren in Layout in het venster dat verschijnt.

3.

Druk op f4 in Bestandsnaam. De lijst met beschikbare voorbeeldlayouts verschijnt. Aan de bestandsnamen (FACTUUR, PAKBON) kunt u aflezen wat voor soort layout het is.

4.

Selecteer een layout en bekijk het afdrukvoorbeeld, en vergelijk het resultaat met uw eigen ontwerp. Doe hetzelfde voor de overige layouts die u wilt bekijken.

Zie ook: Layouts controleren (234)

Layouts kopiëren Als u weet op welke layout u uw eigen layout wilt baseren, kunt u er een kopie van maken, en die kopie vervolgens bewerken.

214 | Layouts

Afbeelding 15.1. Kies Bestand > Openen in het venster Layout om een voorbeeldlayout te openen in de map ...\layouts\Nederlands\Your Garden Products. Links in het venster ziet u de standaardniveaus Paginahoofd tot en met Paginavoet. Zo kopieert u een layout: 1.

Open het venster Layout en kies Bestand > Openen .

2.

Selecteer de layout (submap Layouts) waarop u uw eigen layout wilt baseren, en kies OK.

3.

Kies Bestand > Bewaren als , en voer een andere bestandsnaam in, om een kopie te maken van deze layout. Kies een herkenbare bestandsnaam. Neem bijvoorbeeld de afkorting van uw bedrijfsnaam in de bestandsnaam op (YGP_FACT). De bestandsextensie wordt automatisch toegevoegd, en hangt af van het type layout: .TM3 voor bestelbonnen, .TM2 voor aanmaningen en .TM1 voor verkooporders en overige layouts. De bestandsnaam van een factuur zou dan bijvoorbeeld YGP_FACT.TM1 zijn.

U kunt de layout nu wijzigen. Zie hiervoor de volgende paragrafen.

Nieuwe layouts aanmaken Als u uw layout niet op een bestaande wilt baseren, kunt u een nieuwe layout aanmaken.

Layouts | 215

Zo maakt u een nieuwe layout aan: 1.

Open het venster Layout en kies Bestand > Nieuw .

2.

Kies Bestand > Bewaren als .

3.

Kies een herkenbare bestandsnaam. Neem bijvoorbeeld de afkorting van uw bedrijfsnaam in de bestandsnaam op (YGP_FACT). De bestandsextensie wordt automatisch toegevoegd, en hangt af van het type layout: .TM3 voor bestelbonnen, .TM2 voor aanmaningen en .TM1 voor verkooporders en overige layouts. De bestandsnaam van een factuur zou dan bijvoorbeeld YGP_FACT.TM1 zijn. Let op: U krijgt een melding als de bestandsnaam al bestaat. Kies dan een andere naam, zodat u de bestaande voorbeeldlayouts niet overschrijft.

U kunt uw ontwerp nu invoeren en indelen in niveaus. Zie hiervoor de volgende paragrafen.

15.4 Layouts in niveaus indelen Om de layout te kunnen afdrukken moet u de gegevens verdelen in niveaus (rapportbanden). Niveaus zijn van belang als uw layout over meerdere pagina’s wordt afgedrukt. Zo is er bijvoorbeeld een paginahoofd en een detailregel. Elk niveau heeft bepaalde eigenschappen. Hieronder vindt u een beschrijving van de niveaus. De niveaus worden altijd in onderstaande vaste volgorde vermeld in de layout, gescheiden door grijze lijnen. De namen van de niveaus (de ‘rapportbandtitels’) staan altijd linksboven in de band. U kunt de weergave van de niveaunamen aan- en uitzetten met Beeld > Bandtitels . De namen worden niet afgedrukt.

• • • •

•

Paginahoofd Wordt bovenaan elke pagina afgedrukt, en is te vergelijken met de kopteksten van een tekstverwerker. U kunt hier bijvoorbeeld uw bedrijfslogo en bedrijfsgegevens, de titel of het transportbedrag in opnemen. Rapporthoofd Wordt alleen op de eerste pagina afgedrukt (na het paginahoofd), en is te vergelijken met de inleiding van een rapport. U kunt hier bijvoorbeeld de adressering in opnemen, of kolomtitels die alleen op de eerste pagina moeten worden afgedrukt. Groepshoofd Wordt op alle pagina’s afgedrukt, boven de detailregels. U kunt hier bijvoorbeeld de kolomtitels in opnemen. Detailregels De detailregel definieert u één keer, maar wordt voor elk gegeven (elke orderregel of aanmaningsregel) uit AccountView herhaald. U kunt meerdere detailregels gebruiken om gegevens van één orderregel af te drukken. Voor elke orderregel worden alle detailregels dan één keer afgedrukt: het totaal aantal regels dat wordt afgedrukt is het aantal orderregels maal het aantal detailregels. Zo kunt u bijvoorbeeld op de tweede detailregel de leverdatum, de medewerker of de kostenplaats afdrukken. Als een orderregel meerdere regels beslaat in de factuur (bijvoorbeeld als u zeer lange omschrijvingen hebt vastgelegd met de module Uitgebreide artikelomschrijving), moet u in de layout rekening houden met de maximaal benodigde lengte door voldoende ruimte tussen de detailregel met de omschrijving en de volgende detailregel te laten. Groepsvoet Wordt op de laatste pagina afgedrukt, onder de detailregels. De positie is niet vast, maar is afhankelijk van de voorafgaande niveaus. U kunt hier bijvoorbeeld het subtotaal en betalingskorting of kredietbeperking in opnemen.

216 | Layouts

•

•

Rapportvoet Wordt onderaan de laatste pagina afgedrukt, onder de groepsvoet. De positie is niet vast, maar is afhankelijk van de voorafgaande niveaus. U kunt hier bijvoorbeeld het BTW-bedrag en het factuurtotaal in opnemen, als die niet op een vaste positie moeten worden afgedrukt. Paginavoet Wordt onderaan elke pagina afgedrukt, op een vaste positie. U kunt hier bijvoorbeeld de betalingscondities of het transportbedrag in opnemen. Ook kunt u hier het BTW-bedrag en het factuurtotaal in opnemen, als die op een vaste positie moeten worden afgedrukt. U kunt de paginavoet ook gebruiken voor het afdrukken van acceptgiro’s.

Een layout die op bovenstaande manier in niveaus is ingedeeld, en waarmee een groot aantal orderregels wordt afgedrukt, wordt bijvoorbeeld op de volgende manier over de pagina’s verdeeld: Eerste pagina

Tussenpagina’s

Laatste pagina

Paginahoofd

Paginahoofd

Paginahoofd

(bv. logo, titel)

(bv. logo, titel)

(bv. logo, titel)

Groepshoofd

Groepshoofd

Groepshoofd

(bv. kolomtitels, lijnen)



Detailregels

Detailregels

Detailregels

(bv. orderregels 1-10)



Rapporthoofd (bv. adressering)

Detailregels (bv. orderregels 21-30) Groepsvoet (geen vaste positie) (bv. subtotaal en betalingskorting) Rapportvoet (geen vaste positie) (bv. factuurtotaal) Paginavoet (vaste positie)

Paginavoet (vaste positie)

Paginavoet (vaste positie)

(bv. betalingscondities, transportbedrag)



Tabel 15.1. Welke niveaus worden op welke pagina's afgedrukt? Het afdrukken van een gegeven op een layout wordt zowel beïnvloed door het niveau waarop het is geplaatst als door de Eigenschappen van het layoutgegeven. Daarin kunt u vastleggen dat een gegeven alleen op de eerste of laatste pagina moet worden afgedrukt, of juist op de eerste of laatste pagina moet worden onderdrukt. Op die manier kunt u bijvoorbeeld het transportbedrag op de laatste pagina onderdrukken. Het verschil is dat een niveau dat niet wordt afgedrukt geen ruimte inneemt op de pagina, terwijl een gegeven dat wordt onderdrukt wel ruimte inneemt. Zie ook: Instellingen van niveaus bewerken (217), Eigenschappen van layoutgegevens bewerken (221)

Layouts | 217

Pagina-instellingen bewerken Voor elke layout kunt u een aantal pagina-instellingen vastleggen, zoals de Marges, het Papierformaat en de Afdrukstand. Standaard worden marges van 2 cm rondom gebruikt, en wordt de layout Staand afgedrukt op A4-formaat. Een marge van 1 cm rondom is op de meeste printers nog mogelijk. De instelling die u in de layout vastlegt, is slechts een hulpmiddel bij het maken van de layout. Daarmee kunt u tijdens het ontwerpen van de layout zien of velden op het papier passen. Tijdens het afdrukken van een formulier worden de instellingen van de printer gebruikt. Voeg een nieuwe printer toe (bijvoorbeeld ‘layoutprinter’), met daarin het vaste papierformaat en de papierlade die bij het afdrukken van de layout moet worden gebruikt. Op het moment dat u een layout afdrukt kunt u de juiste ‘layoutprinter’ selecteren. De standaardinstellingen van deze printer worden dan automatisch toegepast. U kunt een printerlade kiezen voor de eerste pagina en een printerlade voor de volgende pagina’s, als u wilt afwijken van de standaardinstellingen van de printer. U legt de voorkeursladen per layout vast in de pagina-instelling. Let op: Het toevoegen van printers, met name in een netwerk, is een taak die meestal niet door eindgebruikers wordt uitgevoerd. Wij raden u aan om deze werkzaamheden door uw systeembeheerder of netwerkbeheerder te laten uitvoeren. Zo wijzigt u de pagina-instellingen van een layout: 1.

Kies Bestand > Pagina-instelling .

2.

Voer de gegevens in het venster Pagina-instelling in. Druk op F1 voor meer informatie.

Afbeelding 15.2. In Pagina-instelling kunt u als hulpmiddel bij het maken van de layout onder andere het papierformaat vastleggen.

Instellingen van niveaus bewerken Zo wijzigt u de eigenschappen van een niveau: 1.

Kies Bewerken > Instellingen , en kies het niveau waarvan u de eigenschappen wilt wijzigen. U kunt ook met de rechtermuisknop in het niveau klikken.

2.

Voer de Hoogte van het niveau in het venster Instellingen in. De breedte is afhankelijk van de pagina-instellingen en kunt u hier niet wijzigen.

218 | Layouts

Afbeelding 15.3. Per niveau kunt u de gewenste hoogte instellen. Let op: Voor niveaus die u niet gebruikt, kunt u een hoogte van nul instellen. Het niveau verdwijnt dan uit het layoutvenster. Om het niveau weer te gebruiken, kiest u Bewerken > Instellingen en voert u een hoogte in. Zie ook: Pagina-instellingen bewerken (217)

15.5 Layoutgegevens bewerken Als u een nieuwe layout hebt aangemaakt, is voor elk niveau een rapportband beschikbaar. U kunt uw gegevens dan op de verschillende niveaus toevoegen. Als u een kopie van een bestaande layout aanpast, is de layout al ingedeeld in niveaus.

Layoutgegevens verplaatsen U plaatst de gegevens op een bepaald niveau in de layout. U kunt gegevens met de muis verplaatsen binnen een niveau, maar ook naar een ander niveau. Gebruik de pijltoetsen of Bewerken > Eigenschappen om gegevens binnen een niveau op de millimeter nauwkeurig te plaatsen. Zie ook: Eigenschappen van layoutgegevens bewerken (221) Zo verplaatst u één gegeven met de muis: 1.

Klik met de linkermuisknop op het gegeven dat u wilt verplaatsen, en houd de knop ingedrukt.

2.

Verplaats de muis naar de plek waar u het gegeven wilt neerzetten. Het gegeven wordt meeverplaatst. U kunt het gegeven ook op een ander niveau plaatsen.

3.

Laat de muisknop los.

Layouts | 219

Zo verplaatst u meerdere gegevens met de muis: 1.

Als de gegevens bij elkaar staan kunt u ze in één keer selecteren:

• • •

Klik met de linkermuisknop linksboven de gegevens die u wilt verplaatsen, en houd de knop ingedrukt. Verplaats de muis naar rechtsonder, zodat alle gegevens die u wilt selecteren binnen het vierkant vallen dat verschijnt. Laat de muisknop los.

Afbeelding 15.4. Er verschijnen grepen om de geselecteerde gegevens. Er is Beeld > Voorbeeldgegevens gekozen om voorbeeldgegevens in plaats van invoermaskers te tonen. Anders kunt u de gegevens met de shift-toets selecteren: • Houd de shift-toets ingedrukt. • Selecteer met de linkermuisknop één voor één de gegevens die u wilt verplaatsen. Er verschijnen grepen om de geselecteerde gegevens. • Laat de shift-toets los. 2.

Klik met de linkermuisknop op één van de geselecteerde gegevens, en houd de knop ingedrukt.

3.

Verplaats de muis naar de plek waar u de gegevens wilt neerzetten. De gegevens worden meeverplaatst. U kunt de gegevens ook op een ander niveau plaatsen.

4.

Laat de muisknop los.

220 | Layouts

Zo verplaatst u gegevens met het toetsenbord: 1.

Selecteer de gegevens met de muis (zie de vorige paragrafen).

2.

Gebruik de pijltoetsen op het toetsenbord om de gegevens te verplaatsen. Let op: Houd de crtl-toets ingedrukt om het gegeven sneller te verplaatsen.

Layoutgegevens vergroten of verkleinen Zo wijzigt u de afmetingen van een layoutgegeven met de muis of met het toetsenbord: 1.

Selecteer het gegeven met de muis. Er verschijnen grepen om het geselecteerde gegeven.

2.

Met het toetsenbord:

• •

Houd de shift-toets ingedrukt. Gebruik de pijltoetsen op het toetsenbord om de afmetingen te wijzigen. Met de muis: • Klik met de linkermuisknop op één van de grepen, en houd de knop ingedrukt. De muisaanwijzer verandert in een dubbele pijl. Selecteer een hoekgreep als u zowel de hoogte als de breedte wilt wijzigen. Selecteer een randgreep als u alleen de hoogte of de breedte wilt wijzigen. • Verplaats de muis. De afmetingen worden gewijzigd. • Laat de muisknop los. Zie ook: Afmetingen van layoutgegevens onderling gelijktrekken (231)

Layoutsymbolen weergeven Om het maken van een layout te vergemakkelijken, kunt u layoutsymbolen (velden) op drie verschillende manieren weergeven terwijl u layouts bewerkt:

• • •

Beeld > Invoermasker (

, om de globale structuur en indeling van de layout te zien)

Beeld > Voorbeeldgegevens (

, om te zien hoe uw layout eruit zal zien op papier)

Beeld > Veldnaam ( , om te controleren welke velden van welke bestanden in de layoutsymbolen worden getoond) Let op: Om voorbeeldgegevens te zien moeten gegevens beschikbaar zijn in het venster waaruit u de layout opvraagt.

Layoutgegevens verwijderen Zo verwijdert u een layoutgegeven: 1.

Selecteer het gegeven met de muis.

2.

Druk op Delete. Pas op: U kunt het verwijderen van een layoutgegeven niet ongedaan maken; u moet het opnieuw invoeren.

Layouts | 221

Eigenschappen van layoutgegevens bewerken Elk gegeven op de layout heeft bepaalde eigenschappen die u kunt wijzigen, zoals de positie of de afmetingen. Dit geldt voor teksten, afbeeldingen, lijnen en layoutsymbolen (velden). Zo wijzigt u de eigenschappen van een layoutgegeven: 1.

Selecteer het gegeven met de muis.

2.

Kies Bewerken > Eigenschappen , of kies de knop op de standaardwerkbalk ( gegeven klikken.

3.

Voer de gegevens in het venster Eigenschappen in.

). U kunt ook met de rechtermuisknop op het

Afbeelding 15.5. De velden in het venster Eigenschappen zijn afhankelijk van het gegeven waarvoor u de optie kiest. Let op: U wijzigt alleen de eigenschappen van het geselecteerde gegeven, u kunt niet de eigenschappen van meerdere gegevens tegelijk wijzigen. Als u alleen de positie of de afmetingen wilt wijzigen, kunt u dat rechtstreeks met de muis of het toetsenbord doen. Zie Layoutgegevens verplaatsen (218) en Layoutgegevens vergroten of verkleinen (220).

15.6 Vaste gegevens invoeren Vaste gegevens worden altijd en ongewijzigd op het formulier afgedrukt. Dit zijn bijvoorbeeld de kolomtitels, de tekst ‘FACTUUR’, de bedrijfsnaam, een logo of een lijn. Ze zijn niet afhankelijk van de order of de aanmaning. U voert ze in met de knoppen op de standaardwerkbalk (

).

222 | Layouts Let op: Als u uw layout baseert op een bestaande layout, hoeft u vaak alleen de vaste gegevens te wijzigen: u wijzigt de bedrijfsnaam Your Garden Products of Your Advice en de adresgegevens met Bewerken > Eigenschappen , en u hebt een eigen layout. Zie Eigenschappen van layoutgegevens bewerken (221). Zo voert u een afbeelding, lijn of tekst in: 1.

Kies een knop op de standaardwerkbalk (

). De muisaanwijzer verandert in een kruis.

2.

Klik in de layout in het juiste niveau op de plaats waar het gegeven moet worden ingevoegd.

3.

Kies Bewerken > Eigenschappen , of kies de knop

•

op de standaardwerkbalk om de standaardwaarden te wijzigen:

Voor afbeeldingen: voer Bestand in. Gebruik Inpassen en Grootte om de afbeelding zo goed mogelijk op de layout af te beelden.

Afbeelding 15.6. Als u het venster Eigenschappen opvraagt voor een afbeelding, kunt u het Bestand invoeren, en hoe u de afbeelding wilt Inpassen.

• •

Voor lijnen: voer de Lijndikte in. De Hoogte heeft geen invloed op de lijndikte. Verwissel de Hoogte en de Breedte om de lijn verticaal af te beelden. Voor teksten: voer Tekst in.

15.7 Variabele gegevens invoeren Variabele gegevens zijn afhankelijk van de factuur, order, of aanmaning waarvoor het formulier wordt afgedrukt. Dit zijn bijvoorbeeld de adresgegevens van de debiteur, de orderregels, of het BTW-bedrag van de factuur. Variabele gegevens worden afgedrukt met layoutsymbolen die verwijzen naar de AccountView-gegevens (velden). U voert ze in met Beeld > Beschikbare velden .

Layouts | 223

Zo voert u variabele gegevens in: 1.

Kies Beeld > Beschikbare velden .

2.

Selecteer in het onderste deel van het venster Beschikbare velden de groep waaruit u een layoutsymbool wilt invoeren.

3.

Selecteer een layoutsymbool in het bovenste deel van het venster Beschikbare velden. U kunt ook meerdere layoutsymbolen in één keer selecteren met shift of ctrl.

Afbeelding 15.7. In het onderste deel van het venster is de groep Verkoopfactuurregels geselecteerd. In deze groep is Aantal te factureren geselecteerd. 4.

Klik met de linkermuisknop op het geselecteerde layoutsymbool in het venster Beschikbare velden, en houd de knop ingedrukt.

5.

Verplaats de muis naar het juiste niveau in de layout waar u het layoutsymbool wilt neerzetten.

6.

Laat de muisknop los. Het layoutsymbool wordt gekopieerd.

7.

Kies Beeld > Voorbeeldgegevens om te controleren of u het juiste layoutsymbool hebt geselecteerd.

8.

Kies eventueel Bewerken > Eigenschappen , of kies de knop te wijzigen.

op de standaardwerkbalk om de Grootte of de Positie op band

Markeer Nulwaarden onderdrukken als nulwaarden niet mogen worden afgedrukt. Hierdoor kunt u voorkomen, dat de waarde nul wordt afgedrukt voor regels die bijvoorbeeld alleen een toelichting bevatten, maar geen bedragen of aantallen. In de volgende paragrafen vindt u hoe u een aantal veelgebruikte layoutsymbolen kunt gebruiken, hoe u zelf nieuwe layoutsymbolen kunt aanmaken, en een aantal voorbeelden van geavanceerd gebruik van layoutsymbolen. Veelgestelde vragen Op de afdruk van mijn layout worden sterretjes weergegeven. Als het veld te klein is om de waarde te tonen dan worden sterretjes weergegeven. Dit kunt u oplossen door het veld te vergroten. U kunt ook gebruikmaken van de optie AutoSize in de eigenschappen van het layoutsymbool. Zie ook: Layoutgegevens vergroten of verkleinen (220)

Layoutsymbolen kiezen Layoutsymbolen kunt u kiezen in het venster Beschikbare velden. Dit venster bevat diverse groepen met layoutsymbolen. Deze groepen zijn als volgt ingedeeld:

224 | Layouts

•

Op basis van de vensters in AccountView Layoutsymbolen die betrekking hebben op een specifieke order vallen in de groep Verkooporders. In een verkooporder voert u regels in op de tab Invoer. Als u deze gegevens wilt opnemen in uw layout selecteert u de groep Verkooporderregels. Naast ordergegevens kunt u ook stamgegevens in een layout opnemen. Deze gegevens zijn afkomstig uit vensters van artikelen, debiteuren/crediteuren (bedrijven) en kostenplaatsen. Sommige gegevens komen zowel voor in een verkooporder als in de stamgegevens. Bij de keuze voor een symbool moet u hiermee rekening houden. Voorbeeld: In een orderregel voert u artikelen in. Hierbij wordt de artikelomschrijving uit de stamgegevens van een artikel automatisch overgenomen in Omschrijving orderregel. Deze omschrijving kunt u in de order wijzigen. De wijziging geldt alleen voor de order, en wordt dus niet doorgevoerd in de stamgegevens van het artikel. Als u in de layout het veld Artikelomschrijving uit de groep Artikelen opneemt, wordt de wijziging dus niet afgedrukt op het formulier.

•

Op basis van het soort veld Layoutsymbolen zijn ook per soort veld gegroepeerd in de groepen Veelgebruikte velden, Adresvelden, Bedragvelden, Datum-/tijdvelden en Intrastatvelden. Bij elk layoutsymbool uit deze groepen wordt tussen haakjes vermeld uit welke ‘venstergroep’ het symbool afkomstig is. De groep Algemene uitdrukkingen wordt beschreven in Nieuwe layoutsymbolen aanmaken (227).

Het ontwerpen van een layout wordt een stuk inzichtelijker als u rekening houdt met de bovenstaande indeling. Zo ligt het voor de hand om in de detailregels layoutsymbolen uit de groepen Verkooporderregels en Artikelen te gebruiken, omdat die betrekking hebben op orderregels. Let op: Soms is het lastig om uit de naam van een layoutsymbool af te leiden of dit het gegeven is dat u wilt gebruiken. In dat geval is het handig om verschillende velden eerst te testen en zo te bepalen welke de juiste is.

Maskers gebruiken In de eigenschappen van variabele gegevens met tekst of getallen kunt u de weergave bepalen door het Masker te wijzigen. Standaard wordt het masker gebruikt dat is vastgelegd in de stamgegevens van het betreffende veld. In tekstvelden wordt elk teken weergegeven door een X. U kunt meer of minder tekens weergeven door X-en toe te voegen of te verwijderen. In getalvelden wordt elk cijfer weergegeven door een 9. U kunt een decimaal meer of minder weergeven door een 9 toe te voegen of te verwijderen achter de punt. Doe dit alleen voor uitzonderingen; in de administratie-instellingen kunt u voor de hele administratie vastleggen hoeveel decimalen u wilt gebruiken voor bedragen, prijzen en aantallen. Daar kunt u ook de weergave van datums vastleggen. Deze kunt u niet beïnvloeden via het masker. Zie ook: Opties > Instellingen > Administratie > Algemeen > Algemeen ( )

Adresgegevens afdrukken Voor het afdrukken van adresgegevens kunt u Adres in landafhankelijke indeling (memo) in Bedrijven gebruiken. In dit veld worden per debiteur of crediteur alle relevante adresgegevens afgedrukt. Hierbij wordt de adresindeling van de debiteur of crediteur gebruikt. Houd er rekening mee dat dit veld tijdens het afdrukken van formulieren (zoals facturen) meerdere regels kan bevatten. De adresindeling van een debiteur of crediteur is afhankelijk van het Land (ISO-land) van de debiteur (crediteur). Hierdoor kunt u bijvoorbeeld voor Nederlandse debiteuren de Nederlandse indeling gebruiken, en voor Britse debiteuren de Britse indeling. Facturen voor deze debiteuren kunnen tegelijk worden afgedrukt, omdat de adresgegevens in het veld Adres in landafhankelijke indeling (memo) de adresindeling van de debiteuren volgen. Het type layout bepaalt welk adres wordt afgedrukt:

Layouts | 225

• •

Bezoekadres Het bezoekadres wordt alleen gebruikt voor formulieren die betrekking hebben op de levering van goederen, zoals pakbonnen. Als het bezoekadres niet is ingevoerd, wordt het postadres gebruikt. Postadres Het postadres wordt gebruikt voor overige correspondentie, zoals verkoopfacturen en herinneringen. Als het postadres niet is ingevoerd, wordt het bezoekadres gebruikt.

Het postadres kan bijvoorbeeld worden gebruikt voor een postbusnummer. Als in Postadres in Stamgegevens debiteur (of Stamgegevens crediteur) alleen een nummer is ingevoerd, wordt het woord ‘Postbus’ in de taal van de debiteur (of crediteur) toegevoegd tijdens het afdrukken van formulieren. Door deze opzet kunt u bijvoorbeeld een Engelstalige factuur sturen aan een Duitse debiteur. U gebruikt een Engelstalige layout, maar de adresgegevens van de debiteur worden in de Duitse indeling getoond. Het veld Adres in landafhankelijk indeling (memo) volgt immers de adresindeling van de debiteur. Veelgestelde vragen Adressen van debiteuren en crediteuren worden niet correct getoond op formulieren. • Controleer per layout of het veld Adres in landafhankelijk indeling (memo) is opgenomen voor het afdrukken van adresgegevens. • Controleer per debiteur (crediteur) of de juiste ISO-landcode is gekoppeld in Land in Stamgegevens debiteur (Stamgegevens crediteur). • Controleer de indeling van het veld Uitvoerlayout in Document > Stamgegevens administratie > ISO-landcodes > F6 . Zie ook: Buitenlandse adressen invoeren (49)

Datum en paginanummer afdrukken Voor het afdrukken van de datum kunt u Systeemdatum voluit in Algemene uitdrukkingen gebruiken, of een van de datums in de groep Datum-/tijdvelden. De datumnotatie legt u vast in Datumtype in het venster Administratie-instellingen - Algemeen (Algemeen). Voor het afdrukken van paginanummers kunt u Paginanummer in Algemene uitdrukkingen gebruiken.

Bedragen en valutasymbolen afdrukken Voor het afdrukken van bedragen kunt u een van de bedragen in de groep Bedragvelden gebruiken. Het aantal decimalen van bedragen, prijzen, aantallen en kortingspercentages legt u vast in Administratie-instellingen - Algemeen (Algemeen). Voor het afdrukken van valutasymbolen op een factuur of order kunt u Valutacode van factuur of administratie in Verkooporderregels gebruiken. Als er geen valutacode in de verkooporder is ingevoerd, wordt de valutacode van de administratie gebruikt. Voor aanmaningen kunt u Valutacode of Valutacode betaling in Openstaande posten gebruiken. Voor bestelbonnen kunt u Valutacode van bestelbon of administratie in Inkooporderregels gebruiken. Als u voor verschillende landen verschillende layouts gebruikt, kunt u het valutateken ook als vaste tekst opnemen op de layout of het teken in het Masker van het bedragveld invoeren. Zie ook: Maskers gebruiken (224)

Transportbedragen gebruiken Uw layout is langer dan één pagina, en u wilt transportbedragen afdrukken om de layout te verduidelijken. Om deze bedragen onderaan de huidige en bovenaan de volgende pagina af te drukken voegt u twee layoutsymbolen toe:

226 | Layouts

• •

Een layoutsymbool in Paginavoet, waarin u Veldwaarde optellen en Onderdrukken opLaatste markeert. Een layoutsymbool in Paginahoofd, waarin u Veldwaarde optellen en Onderdrukken opEerste markeert.

De stappen die u hiervoor moet volgen, staan beschreven in Met layoutsymbolen rekenen (227).

Gebruikersvelden opnemen U kunt gebruikersvelden toevoegen aan AccountView met BusinessModeller. Hierdoor is het bijvoorbeeld mogelijk om in verkooporders extra gegevens op te nemen, zoals garantiebepalingen. De waarden van deze gebruikersvelden kunnen worden afgedrukt op formulieren, zoals verkoopfacturen. De layout van de formulieren moet hiervoor worden aangepast. Het opnemen van een gebruikersveld in een layout wordt hieronder toegelicht voor een verkooporder. Het aanpassen van andere layouts werkt op dezelfde manier.

Afbeelding 15.8. Het (eigen) veld Garantie in een verkoopfactuurlayout opnemen Zo neemt u een gebruikersveld op in een layout: 1.

Maak het gebruikersveld aan met Opties > Gebruikerslijsten , zie BusinessModeller (293).

2.

Kies Bestand > Handel > Verkooporders .

3.

Kies Bewerken > Layout . Open de gewenste layout.

4.

Kies Beschikbare velden in de werkbalk, als de veldenlijst nog niet wordt getoond.

5.

Selecteer onderin Beschikbare velden de juiste lijst, bijvoorbeeld Verkooporders. Alle algemene velden van verkooporders worden getoond, inclusief eventuele gebruikersvelden.

6.

Selecteer het gewenste gebruikersveld en sleep dit in de layout. Pas de afmetingen aan en voeg eventueel een tekstveld met een toelichting toe.

Layouts | 227

Nieuwe layoutsymbolen aanmaken Voor de meeste gegevens uit de administratiebestanden bestaat al een layoutsymbool. Maar u kunt ook zelf layoutsymbolen aanmaken voor die gegevens waarvoor nog geen layoutsymbool bestaat. Daarvoor gebruikt u Algemene uitdrukkingen. Op deze manier kunt u vrijwel alle AccountView-gegevens op uw eigen manier in uw layouts opnemen. Een algemene uitdrukking wordt meestal door uw AccountView-leverancier aangemaakt, waarbij het veld Virtuele uitdrukking een geldige Visual FoxPro-uitdrukking moet bevatten. Het aanmaken van een algemene uitdrukking valt dan ook buiten het bereik van de gebruikersdocumentatie. Zie ook: Document > Stamgegevens programma > Algemene uitdrukkingen > F6 ( )

Met layoutsymbolen rekenen Het is mogelijk om gegevens op te tellen die in detailregels worden afgedrukt op de layout. Zo kunt u bijvoorbeeld een cumulatief totaal (transportbedrag) in de Paginavoet afdrukken, of een subtotaal in de Groepsvoet. U gebruikt precies hetzelfde layoutsymbool als u wilt optellen, maar u markeert Veldwaarde optellen, en plaatst het waar u de telling wilt afdrukken. Als u deze layoutsymbolen vermeldt in uw layout, wordt voor elke orderregel het AccountView-gegeven hierin opgeteld zodra de regel wordt afgedrukt. Let op: Op dezelfde manier kunt u ook veldwaarden optellen van layoutsymbolen die niet in de detailregels zijn opgenomen. Dit moeten dan wel gegevens uit de groepen Verkooporderregels of Artikelen zijn. Ook hiervoor geldt dat het AccountView-gegeven wordt opgeteld zodra een regel wordt afgedrukt. Zo vermeldt u bijvoorbeeld het transportbedrag in de paginavoet: 1.

Selecteer het layoutsymbool in Detailregels dat u wilt optellen en kies Bewerken > Eigenschappen , of kies de knop op de standaardwerkbalk (

).

2.

Noteer de Omschrijving van het layoutsymbool (bijvoorbeeld Artikelbedrag).

3.

Kies Beeld > Beschikbare velden .

4.

Selecteer in het onderste deel van het venster Beschikbare velden de groep waaruit u een layoutsymbool wilt invoeren (bijvoorbeeld Verkooporderregels).

5.

Selecteer het layoutsymbool met dezelfde naam (Artikelbedrag) in het bovenste deel van het venster Beschikbare velden.

6.

Sleep het layoutsymbool naar het niveau Paginavoet.

7.

Selecteer het layoutsymbool.

8.

Kies Bewerken > Eigenschappen , of kies de knop op de standaardwerkbalk (

9.

Markeer Veldwaarde optellen.

).

228 | Layouts

Afbeelding 15.9. Markeer Veldwaarde optellen als u een cumulatief totaal wilt afdrukken.

Layoutgegevens afhankelijk van voorwaarde afdrukken U kunt voor elk layoutgegeven een voorwaarde vastleggen. Het layoutgegeven wordt alleen afdrukt als aan de voorwaarde wordt voldaan. Hierdoor kunt u voor bepaalde gegevens een afwijkende opmaak toepassen, of gegevens onderdrukken. U kunt orderregels met een negatief aantal bijvoorbeeld cursief afdrukken, of orderregels met een orderbedrag hoger dan 10.000,- vet afdrukken. De voorwaarde moet per layoutgegeven (veld) worden vastgelegd. Als u bijvoorbeeld een voorwaarde op een factuurregel wilt toepassen, moet u de voorwaarde vastleggen voor alle layoutgegevens in de factuurregel. Als u de opmaak van een layoutgegeven afhankelijk wilt maken van een voorwaarde, moet u het layoutgegeven meerdere keren in de layout opnemen. U legt per layoutgegeven een voorwaarde vast, en u voert de opmaak van het layoutgegeven in. Vervolgens plaatst u de regels met layoutgegevens boven op elkaar in de layout. Tijdens het afdrukken wordt automatisch het juiste layoutgegeven met de juiste opmaak afgedrukt, op basis van de voorwaarden. Dit wordt toegelicht met een voorbeeld.

Layouts | 229

Voorbeeld: U wilt de volgende opmaak toepassen in verkooporderregels:

• •

Regels met een positief of negatief aantal worden normaal afgedrukt. Bij regels met een aantal van nul wordt de omschrijving cursief afgedrukt. U neemt de layoutgegevens voor verkooporderregels tweemaal op in de factuurlayout:

• •

Regels met een positief of negatief aantal Voorwaarde: so_line.ord_qty<>0 Deze regel krijgt de opmaak van normale factuurregels. Regels met aantal nul U voegt alleen een omschrijvingsveld in. Voorwaarde: so_line.ord_qty=0 Dit veld wordt cursief opgemaakt. Eventueel kunt u een cursief tekstveld toevoegen met de tekst ‘(bestelhoeveelheid is nul)’. Ook dit veld krijgt de voorwaarde so_line.ord_qty=0. De bovenstaande regels moeten over elkaar heen op de factuurlayout worden geplaatst. De voorwaarden sluiten elkaar uit, waardoor altijd één van de regels zal worden afgedrukt.

230 | Layouts

Zo legt u een voorwaarde vast voor een layoutgegeven: 1.

Klik met de rechtermuisknop op het gewenste layoutgegeven.

2.

Voer de voorwaarde in Afdrukken als deze uitdrukking waar is in. Als aan de voorwaarde wordt voldaan, wordt het layoutgegeven afgedrukt.

Afbeelding 15.10. Dit veld Artikelcode, met de opmaak die u daaraan hebt toegekend, wordt alleen afgedrukt voor regels waarbij het bestelde aantal 0 is. Bij regels met een besteld aantal ongelijk aan nul wordt een ander veld Artikelcode afgedrukt. U kunt veldnamen van velden in layouts met Beeld > Veldnaam opvragen. Als u Afdrukken als deze uitdrukking waar is toepast voor bepaalde layoutgegevens, dan kan het voorkomen dat er lege regels ontstaan. Als dat het geval is, markeer dan Lege regels onderdrukken om dergelijke lege regels op een niveau (rapportband) te onderdrukken. Zie ook: Bewerken > Instellingen ( )

15.8 Layouts opmaken U hebt verschillende mogelijkheden om uw layout op te maken. Dit wordt in de volgende paragrafen toegelicht.

Layoutgegevens onderling uitlijnen In de uitlijningswerkbalk vindt u een aantal knoppen waarmee u meerdere gegevens op dezelfde horizontale of verticale positie kunt plaatsen. Hiermee kunt u bijvoorbeeld:

Layouts | 231

• •

de gegevens op de detailregels of in de kolomtitel in één keer allemaal op dezelfde hoogte plaatsen de adresgegevens in het rapporthoofd in één keer allemaal op dezelfde linkerpositie laten beginnen

Zo lijnt u layoutgegevens onderling uit: 1.

Het is lastig om een onjuiste uitlijning weer ongedaan te maken. Kies daarom eerst Bestand > Bewaren of Bestand > Bewaren als . U kunt dan altijd uw uitgangssituatie weer opvragen.

2.

Selecteer twee of meer gegevens die op dezelfde positie moeten worden uitgelijnd. U kunt gegevens in meerdere niveaus selecteren.

3.

Kies Bewerken > Uitlijnen , of kies een knop op de uitlijningswerkbalk ( ). De gegevens worden uitgelijnd op het uiterste gegeven (de zwarte balk in de knop), en verplaatst in de richting van de pijl in de knop. Voorbeeld: Als u Bewerken > Uitlijnen , Onder uitlijnen kiest worden alle gegevens uitgelijnd op het onderste gegeven. Deze optie is bijvoorbeeld geschikt om de detailregel of de kolomtitels horizontaal uit te lijnen. Voorbeeld: Als u Bewerken > Uitlijnen , Links uitlijnen kiest worden alle gegevens uitgelijnd op het meest linkse gegeven. Deze optie is bijvoorbeeld geschikt om de adresgegevens links uit te lijnen.

4.

U kunt gegevens centreren op hun middelpunt met , of met Bewerken > Uitlijnen , Middenpunten verticaal centreren en Bewerken > Uitlijnen , Middenpunten horizontaal centreren. Voorbeeld: Als u Bewerken > Uitlijnen , Middenpunten verticaal centreren kiest worden alle gegevens verticaal gecentreerd, zodat de horizontale middenpunten van alle gegevens recht onder elkaar staan.

5.

Als u de selectie handhaaft, kunt u de hele groep gegevens nog met de pijltoetsen verplaatsen als dat nodig is.

Zie ook: Beeld > Uitlijningswerkbalk ( )

Afmetingen van layoutgegevens onderling gelijktrekken In de uitlijningswerkbalk vindt u een aantal knoppen waarmee u meerdere gegevens dezelfde hoogte of breedte kunt geven. Hiermee kunt u bijvoorbeeld:

• •

Alle bedragvelden dezelfde breedte geven. Alle velden met eigen tekst dezelfde hoogte geven.

Zo geeft u layoutgegevens dezelfde hoogte of breedte: 1.

Het is lastig om een onjuiste afmeting weer ongedaan te maken. Kies daarom eerst Bestand > Bewaren of Bestand > Bewaren als . U kunt dan altijd uw uitgangssituatie weer opvragen.

2.

Zorg ervoor dat de afmetingen van één gegeven goed zijn ingesteld. Deze afmeting is bepalend voor de hoogte of breedte van de andere gegevens.

3.

Selecteer twee of meer gegevens waarvan u de afmetingen wilt aanpassen. U kunt gegevens in meerdere niveaus selecteren.

4.

Kies Bewerken > Grootte , of kies een knop op de uitlijningswerkbalk (

5.

Wijzig de hoogte met Naar hoogste of Naar laagste.

).

Voorbeeld: Kies Naar hoogste, als u de hoogte van alle geselecteerde gegevens gelijk wilt stellen aan de hoogte van het hoogste gegeven. 6.

Wijzig de breedte met Naar breedste of Naar smalste.

232 | Layouts Voorbeeld: Kies Naar smalste, als u de breedte van alle geselecteerde gegevens gelijk wilt stellen aan de breedte van het smalste gegeven. Zie ook: Beeld > Uitlijningswerkbalk ( )

Lege regels niet afdrukken Voorwaarden: Verkooporders Als u op facturen de regels met artikelen die in backorder staan niet wilt afdrukken, dan kunt u dit instellen op uw layout. Zo zorgt u ervoor dat lege regels niet worden afgedrukt: 1.

Kies Beeld > Veldnaam in het venster Layout.

2.

Selecteer de veldnaam SO_LINE.ART_CO in de band Detailregels.

3.

Kies Bewerken > Eigenschappen .

4.

Voer SO_LINE.ART_AMT<>0 in bij Afdrukken als deze uitdrukking waar is. Let op: Als u wel eens tekstregels in een factuur opneemt, dan heeft dit tot gevolg dat deze ook niet meer worden getoond. Voer in dat geval SO_LINE.ART_AMT<>0 AND !EMPTY(SO_LINE.ART_DESC1) in bij Afdrukken als deze uitdrukking waar is.

5.

Kies OK.

6.

Herhaal de stappen 2 tot en met 5 voor alle veldnamen in de band Detailregels.

Tussenruimte layoutgegevens gelijktrekken U kunt de tussenruimte van geselecteerde gegevens automatisch gelijktrekken. Hierdoor hoeft u de gegevens niet handmatig te verplaatsen, tot de tussenruimtes precies gelijk zijn. Hiermee kunt u bijvoorbeeld alle adresvelden dezelfde tussenruimte geven. Zo trekt u de tussenruimte tussen gegevens gelijk: 1.

Het is lastig om een onjuiste tussenruimte weer ongedaan te maken. Kies daarom eerst Bestand > Bewaren of Bestand > Bewaren als . U kunt dan altijd uw uitgangssituatie weer opvragen.

2.

Zorg ervoor dat de grootste of kleinste tussenruimte tussen twee gegevens goed is ingesteld. Deze tussenruimte is bepalend voor alle andere tussenruimtes.

3.

Selecteer de gegevens waarvan u de tussenruimte wilt gelijktrekken.

4.

Kies Bewerken > Tussenruimtes .

5.

Wijzig de tussenruimte van gegevens die onder elkaar staan met Verticaal gelijkmaken aan kleinste of Verticaal gelijkmaken aan grootste. Voorbeeld: Kies Verticaal gelijkmaken aan grootste, als u de tussenruimte van alle geselecteerde gegevens gelijk wilt stellen aan de grootste tussenruimte.

6.

Wijzig de tussenruimte van gegevens die naast elkaar staan met Horizontaal gelijkmaken aan kleinste of Horizontaal gelijkmaken aan grootste. Voorbeeld: Kies Horizontaal gelijkmaken aan kleinste, als u de tussenruimte van alle geselecteerde gegevens gelijk wilt stellen aan de kleinste tussenruimte.

Zie ook: Beeld > Uitlijningswerkbalk ( )

Layouts | 233

Veelgestelde vragen Ik wil de afstand tussen de detailregels verkleinen. Een detailregel wordt voor elke orderregel of aanmaningsregel herhaald. Hierbij wordt telkens de hoogte van de rapportband gebruikt. Als u de hoogte van de rapportband verkleind, dan komen de regels dus dichter op elkaar te staan. Soms is het niet mogelijk om de hoogte van de rapportband te verkleinen, omdat er al velden staan. Om dit op te lossen kunt u de velden bovenaan de rapportband plaatsen, de velden minder hoog maken en/of het lettertype van de velden verkleinen. Zie ook: Instellingen van niveaus bewerken (217), Layoutgegevens in een groter of kleiner lettertype afdrukken (233)

Layoutgegevens vet, cursief of onderstreept afdrukken U kunt teksten en layoutsymbolen vet, cursief of onderstreept afdrukken. Dit wordt door vrijwel alle printers ondersteund. Zo drukt u teksten en layoutsymbolen vet, cursief of onderstreept af: 1.

Selecteer één of meer gegevens waarvan u de weergave wilt wijzigen. U kunt gegevens in meerdere niveaus selecteren.

2.

Kies Bewerken > Layout > Lettertype , of kies een knop op de opmaakwerkbalk (

).

Zie ook: Beeld > Opmaakwerkbalk ( )

Layoutgegevens centreren of rechts uitlijnen Teksten en layoutsymbolen worden standaard links uitgelijnd. Bedragen zult u vaak rechts willen uitlijnen, en sommige teksten wilt u misschien centreren. Let op: Dit komt niet overeen met de uitlijning van een tekstverwerker. In een tekstverwerker lijnt u meestal een gegeven ten opzichte van de marges uit. In dit geval lijnt u de waarde ten opzichte van de afmetingen (Hoogte en Breedte) van het gegeven uit; de waarde wordt binnen het gegeven uitgelijnd. De positie van het gegeven ten opzichte van de paginamarges blijft ongewijzigd. Zo lijnt u teksten en layoutsymbolen rechts of gecentreerd uit: 1.


2.

Kies een knop op de opmaakwerkbalk (

).

Let op: Als u een gegeven wilt centreren (en niet de waarde), kiest u Bewerken > Uitlijnen , Centreren. Zie ook: Beeld > Opmaakwerkbalk ( )

Layoutgegevens in een groter of kleiner lettertype afdrukken Teksten en layoutsymbolen worden standaard in negen punten afgedrukt. Afhankelijk van het lettertype en de geselecteerde printer kunt u de puntgrootte vergroten of verkleinen. Zo drukt u teksten en layoutsymbolen in een groter of kleiner lettertype af: 1.


234 | Layouts 2.

Kies Bewerken > Layout > Lettertype , of kies een knop op de opmaakwerkbalk (

).

U kunt de puntgrootte ook rechtstreeks als getal invoeren in de opmaakwerkbalk. Zie ook: Beeld > Opmaakwerkbalk ( )

Layoutgegevens in een ander lettertype afdrukken Teksten en layoutsymbolen worden standaard in lettertype Arial afgedrukt. De lettertypes die u kunt selecteren zijn afhankelijk van de lettertypes die op uw besturingssysteem zijn geïnstalleerd, en in sommige gevallen van de lettertypes die uw printer ondersteunt. Let op: Als u AccountView in een netwerk gebruikt, is het mogelijk dat een lettertype dat u selecteert niet op alle werkstations beschikbaar is. Gebruik de lettertypes Arial en Times New Roman als u niet zeker weet welke lettertypes beschikbaar zijn. Deze lettertypes worden door vrijwel alle besturingssystemen en printers ondersteund. Zo drukt u teksten en layoutsymbolen in een ander lettertype af: 1.


2.

Kies Bewerken > Layout > Lettertype , of selecteer een lettertype in de opmaakwerkbalk.


Layoutgegevens in kleur afdrukken Teksten, layoutsymbolen en lijnen worden standaard in zwart afgedrukt. Als u uw formulieren op een kleurenprinter afdrukt, kunt u kleuren gebruiken om uw layout verder op te maken. U kunt bijvoorbeeld het totaalbedrag, uw bankrekeningnummer of de betalingscondities in een opvallende kleur afdrukken. Voor aanmaningen kunt u met elke aanmaning het kleurgebruik ‘opvoeren’. Let op: Gebruik geen kleuren als u geen kleurenprinter gebruikt, omdat sommige gegevens dan slecht leesbaar worden. Zo drukt u teksten, layoutsymbolen en lijnen in een andere kleur af: 1.


2.

Kies Bewerken > Layout > Kleur , of kies de knop op de opmaakwerkbalk (

3.

Selecteer een kleur (Basic color) in het venster Color, of leg een nieuwe kleur vast met Define Custom Colors.

).


15.9 Layouts controleren Als u uw layout hebt ingevoerd of aangepast, kunt u de layout controleren. Om te voorkomen dat u daarbij ongewenste mutaties verwerkt in uw administratie, kunt u dit het beste doen door de formulieren af te drukken in de voorbeeldadministratie of een testadministratie. Controleer uw layout op de volgende punten:

• • • •

Worden alle gegevens (ook alle detailregels) en alle niveaus afgedrukt? Worden de juiste gegevens afgedrukt (onjuiste BTW-code, bruto- in plaats van nettoprijzen)? Worden de gegevens op de juiste plaats afgedrukt (staat het adres op de juiste plaats voor de vensterenvelop)? Worden de bedragen op de juiste manier afgedrukt, en kloppen de totaaltellingen?

Layouts | 235

• •

Worden de niveaus op de juiste manier afgedrukt als het formulier met grotere aantallen orderregels over drie of vier pagina’s wordt verdeeld? Wordt de layout op dezelfde manier afgedrukt voor alle printers waarmee u layouts afdrukt? Misschien moet u de marges van de pagina aanpassen.

Zo controleert u layouts: 1.

Kies Bestand > Bewaren als in het venster Layout om uw layout op te slaan. Kies een duidelijke bestandsnaam. De extensie is verplicht, en afhankelijk van de module: aanmaningen hebben extensie .TM2, bestelbonnen .TM3, en alle overige layouts .TM1.

2.

Maak een factuur (order, aanmaning, ...) aan in de voorbeeldadministratie of in uw testadministratie.

3.

Kies de optie om het formulier af te drukken. Markeer Bestand selecteren in Layout in het venster dat verschijnt.

4.

Druk op f4 in Bestandsnaam, en selecteer de layout die u zojuist hebt bewaard.

5.

Druk het formulier af met uw layout (of bekijk het afdrukvoorbeeld), en vergelijk het resultaat met uw ontwerp.

Als uw layout nog niet correct is, dan vraagt u deze opnieuw op in het venster Layout. Hierin past u de layout aan en herhaalt u de bovenstaande stappen.

15.10 Layouts afdrukken Layouts automatisch selecteren U hoeft uw layout niet elke keer opnieuw te selecteren als u een formulier afdrukt. U kunt uw layout automatisch selecteren door een taalcode te koppelen aan de administratie. Aan deze taalcode koppelt u dan de layout. Voor groepen debiteuren of crediteuren waarvoor u afwijkende layouts wilt gebruiken maakt u aparte taalcodes aan, waaraan u de afwijkende layouts koppelt. Vervolgens koppelt u de taalcodes aan de debiteuren of crediteuren (veld Taalcode in het venster Stamgegevens debiteur of Stamgegevens crediteur) waarvoor de layouts moeten worden gebruikt. Uw standaardlayout koppelt u aan de taalcode van de administratie. Deze wordt gebruikt als er geen taalcode is vastgelegd voor de debiteur of crediteur. Het automatisch selecteren van factuurlayouts wordt beschreven in het hoofdstuk Facturering (249). Het koppelen van andere layouts (orders, aanmaningen) gaat op dezelfde manier. Zie ook: Aanmaningslayouts aanmaken en koppelen ( ), Factuurlayouts koppelen (255), Baliefactuurlayouts koppelen ( ), Bestand > Debiteuren > F6 ( ), Document > Stamgegevens administratie > Taalcodes > F6 ( )

Layouts over verschillende papierlades verdelen Het is mogelijk om voor een layout verschillende papierlades te gebruiken. Zo kunt u de eerste pagina van de layout bijvoorbeeld op briefpapier afdrukken, en de overige pagina’s op vervolgvellen. Deze instelling is layoutafhankelijk. Zo verdeelt u een layout over verschillende papierlades: 1.

Open de layout die u over verschillende papierlades wilt verdelen.

2.

Kies Bestand > Pagina-instelling , tab Uitvoer.

3.

Markeer Papierlades vastleggen.

236 | Layouts 4.

Selecteer de Printer die u voor deze layout gebruikt. De printer is alleen nodig omdat anders niet bekend is welke lades beschikbaar zijn.

5.

Selecteer de lade voor de Eerste pagina, en voor Overige pagina's. Let op: U bepaalt tijdens het afdrukken welke printer feitelijk wordt gebruikt. U legt hier alleen vast, welke lades van deze printer moeten worden gebruikt.

Layouts op meerdere printers afdrukken Het is mogelijk om een layout op meerdere printers af te drukken. Zo kunt u kopieën van facturen op een andere kleur papier of met een andere opdruk afdrukken, zodat de verschillende exemplaren van een factuur goed uit elkaar kunnen worden gehouden. Deze instelling is layoutafhankelijk. Let op: Deze kopieën worden alleen afgedrukt als u definitieve facturen, pakbonnen en dergelijke afdrukt, niet als u proeffacturen, proefpakbonnen en dergelijke afdrukt. Zo drukt u een layout op een extra printer af: 1.

Open de layout die u op een extra printer wilt afdrukken.

2.

Kies Bestand > Pagina-instelling , tab Kopie.

3.

Kies Toevoegen.

4.

Voer het Aantal kopieën in dat u wilt afdrukken. Let op: Dit is een extra aantal, bovenop het aantal exemplaren dat u tijdens het afdrukken van de layout invoert. Voorbeeld: Als u hier ‘3’ in Aantal invoert, en tijdens het afdrukken van de layout voert u ‘2’ in, dan worden er 5 exemplaren afgedrukt.

5.

Selecteer de Printer die u voor deze layout gebruikt. De printer is alleen nodig omdat anders niet bekend is welke lades beschikbaar zijn.

6.

Selecteer de lade voor de Eerste pagina, en voor Overige pagina's.

7.

U kunt tijdens het afdrukken bepalen welke printer feitelijk wordt gebruikt. U legt hier alleen vast, welke lades van deze printer moeten worden gebruikt. Markeer Prn gebr als u deze kopieën altijd op de geselecteerde Printer wilt afdrukken.

8.

Herhaal bovenstaande stappen als u de layout op meer dan één printer wilt afdrukken.

15.11 Layoutproblemen oplossen De combinatie van variabele gegevens, opmaak, niveaus en printers maken layouts tot een complex geheel. In deze paragraaf vindt u antwoorden op vragen die vaak worden gesteld over layouts.

Verticale lijnen afdrukken Horizontale lijnen, bijvoorbeeld voor kolomtitels, kunt u standaard invoeren. Als u verticale lijnen wilt gebruiken, bijvoorbeeld als kolomscheiding in de detailregels, moet u de horizontale lijnen omzetten in verticale lijnen.

Layouts | 237

Zo drukt u verticale lijnen in detailregels af: 1.

Kies Bewerken > Instellingen , Detailregels, en noteer de Hoogte.

2.

Voeg een lijn in.

3.

Selecteer de lijn en kies Bewerken > Eigenschappen .

4.

Voer de Hoogte van de lijn in de Breedte in, zodat de horizontale lijn wordt omgezet in een verticale.

5.

Voer de genoteerde Hoogte van de detailregel in de Hoogte van de lijn in, zodat de lijn even hoog wordt als het niveau.

6.

Voer nul in Verticaal in, zodat de lijn aan de bovenkant van de detailregel begint.

Afbeelding 15.11. De Hoogte van de detailregel (0,85 cm) is ingevoerd als Hoogte van de lijn. De oorspronkelijke hoogte staat nu als Breedte ingevoerd, en de verticale positie is nul. Let op: U kunt de horizontale lijn ook met de muis verslepen tot een verticale lijn, maar wij raden bovenstaande werkwijze aan. Als de lijn namelijk langer is dan de hoogte van de detailregels, zal dit niveau automatisch worden vergroot om de lijn te kunnen bevatten. Zie ook: Vaste gegevens invoeren (221)

Voorbedrukte formulieren gebruiken Als u uw layouts afdrukt op voorbedrukte formulieren, is de plaats waar u de gegevens afdrukt van groot belang. Let daarom bij het maken van de layout goed op de volgende punten:

• • •

Meet het formaat en de marges op van het voorbedrukte formulier en voer deze in Pagina-instelling in. Bedenk welke niveaus u nodig hebt. Zet lijnen op het voorbedrukte formulier om de niveaus aan te geven en meet van elk niveau de hoogte. Neem deze maten exact over in de niveaus van uw layout. Meet de plaats op waar een layoutgegeven moet worden afgedrukt, ten opzichte van de linkermarge en de bovenkant van het niveau. Neem deze maten exact over in de eigenschappen van het layoutgegeven in Positie op band. Neem ook de juiste afmetingen over.

238 | Layouts Acceptgiro’s zijn eigenlijk een speciale vorm van voorbedrukte formulieren. Neem de acceptgiro op in de paginavoet en markeer Alleen afdr opLaatste voor alle layoutgegevens, zodat de gegevens maar één keer (op de laatste pagina) worden afgedrukt. Let op: Met AccountView wordt een standaardlayout meegeleverd voor een factuur en een aanmaning met een acceptgiro.

Layouts converteren Om de overstap van AccountView DOS naar AccountView Windows te vergemakkelijken is een hulpmiddel beschikbaar waarmee partners van Visma Software een basisconversie kunnen uitvoeren van een DOS-layout naar AccountView Windows. Deze optie is alleen beschikbaar in combinatie met de module System Development Kit. Wie niet beschikt over de System Development Kit, en toch DOS-layouts wil converteren, kan contact opnemen met de afdeling Support om een wachtwoord aan te vragen (Persoonlijke instellingen - Starten, veld VFP-commandovenster oproepbaar).

Nieuwe verkooplayouttypes in AccountView 8.0 In versie 8.0 van AccountView zijn voor de modules Facturering en Goederenuitgifte drie nieuwe layouttypes gedefinieerd, die de oude layouttypes vervangen:

• • •

Goederenuitgifte, voor pakbonnen, verzendetiketten en vrachtbrieven (extensie *.TM7) Paklijst, voor paklijsten (extensie *.TM8) Verkoopfactuur, voor verkoop- en baliefacturen (extensie *.TM9)

In ...\AccountView\Layouts kunt u voor elk van deze layouttypes één of meer voorbeeldlayouts vinden, waar u eenvoudig uw eigen layouts op baseren (zie Layouts kopiëren (213)). Uw overstap naar AccountView 8.0 betekent dat sommige oude verkooplayouts (met extensie *.TM1) niet meer kunnen worden gebruikt. Uiteraard kunt u ervoor kiezen om uw eigen layouts na te maken op basis van de nieuwe voorbeeldlayouts, maar in veel gevallen zullen uw layouts nogal afwijken van deze voorbeelden. Daarom is een extra menu-optie ingebouwd, die het mogelijk maakt om bestaande layouts van het oude type om te zetten in layouts van het nieuwe type:

• •

layouts voor pakbonnen, verzendetiketten, vrachtbrieven en verkoop- en baliefacturen kunnen worden gebaseerd op de oude gelijknamige layouts. de layout voor paklijsten is nieuw, maar die vertoont grote overeenkomsten met de layout voor de pakbon. Let op: Layoutvelden kunnen alleen automatisch worden omgezet als het nieuwe veld precies dezelfde naam heeft. Sommige layoutvelden moeten dus handmatig worden vervangen.

Layouts voor orderbevestigingen blijven de extensie *.TM1 houden, en hoeven niet te worden omgezet. Als u de module Goederenuitgifteniet gebruikt, dan hoeven ook de layouts voor pakbonnen, verzendetiketten en vrachtbrieven niet omgezet te worden; u blijft dan de layouts met extensie *.TM1 gebruiken. Om te zien welke layouts moeten worden omgezet, kunt u het beste de stamgegevens van de gebruikte taalcodes opvragen ( Document > Stamgegevens administratie > Taalcodes ), en door de verschillende tabs bladeren. De layouts die nog in de layoutvelden staan, hoeven niet te worden omgezet. Zo zet u bijvoorbeeld een pakbonlayout om in een pakbonlayout van het nieuwe type: 1.

Kies Bestand > Handel > Verkoopfacturen of Bestand > Handel > Uitgifte-opdrachten .

2.

Kies Bewerken > Verkooplayouts converteren. Het venster Verkooplayouts converteren verschijnt.

3.

Vraag in Bestandsnaam de layout op die u wilt omzetten.

4.

De nieuwe pakbonlayouts zijn van het type Goederenuitgifte, dus u selecteert Goederenuitgifte in het veld Naar type.

Layouts | 239

5.

Kies OK. De layout wordt getoond. Als er roodomrande velden in de nieuwe layout staan, dan konden deze niet worden omgezet. Klik met de rechtermuisknop op het veld om te zien om welk veld het gaat. Kies daarna Beeld > Beschikbare velden , selecteer het gewenste veld uit (in dit voorbeeld) de groep Uitgifte-opdrachten en sleep dit naar de layout.

6.

Pas waar nodig de tekstvelden aan.

7.

Kies Bestand > Bewaren als , en geef de layout een herkenbare naam. Merk op dat deze pakbonlayout nu de extensie *.TM7 heeft.

Als u in uw administratie standaardlayouts had vastgelegd bij één of meer taalcodes, dan moeten de layouts waarvan het layouttype is veranderd opnieuw aan de taalcode(s) worden gekoppeld:

• •

Op de tab Facturering van Stamgegevens taalcode legt u de layouts voor verkoop- en baliefacturen vast. Als de module Goederenuitgifte beschikbaar is, dan legt u op de tab Uitgifte de layouts voor pakbonnen, vrachtbrieven, verzendetiketten en paklijsten vast. Is Goederenuitgifte niet beschikbaar, dan legt u de layouts voor pakbonnen, vrachtbrieven en verzendetiketten vast op de tab Verkoop.

Layouts verwijderen In het algemeen raden wij u aan om layouts niet te verwijderen, ook niet als u ze niet (meer) gebruikt. De voorbeeldlayouts bevatten veel nuttige tips, die u misschien later nog van pas komen. Pas op: Maak een backup voordat u layouts verwijdert. Mocht achteraf blijken dat de layout toch werd gebruikt, dan kunt u de layout weer activeren door de backup terug te zetten. Layouts worden niet meegenomen in een backup van de administratie. U kunt ze wel laten meenemen in de backup van systeembestanden. Daarvoor moet u de mappen waarin u layouts hebt opgeslagen, opgeven als extra systeembackupmappen bij Opties > Instellingen > Systeem > Backup . Zie voor informatie over backups: Backups maken en terugzetten ( ). Om een layout te verwijderen, moet u vier bestanden verwijderen uit de map waar u uw layouts bewaart (bijvoorbeeld C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\Visma Software BV\AccountView\Layouts, of F:\AccountView\Layouts als u AccountView in een netwerk gebruikt). Die vier bestanden hebben dezelfde naam, met extensies .FPT, .FRT, .FRX en .TM#, waarbij # een cijfer (1 tot en met 9) is. Voorbeeld: Om bijvoorbeeld de layout FACTUUR.TM1 te verwijderen, verwijdert u de bestanden FACTUUR.FPT, FACTUUR.FRT, FACTUUR.FRX en FACTUUR.TM1.

241

16. Artikelen De stamgegevens van artikelen zijn de basis voor alle handelsmodules. Iedereen die beschikt over de modules Facturering, Inkoop I of Voorraad heeft te maken met artikelen. Het gebruik van artikelen hangt af van het type onderneming. Een handelsonderneming koopt artikelen in, bewerkt ze eventueel, en verkoopt ze vervolgens weer. Een industriële onderneming produceert artikelen uit grondstoffen of materialen en verkoopt deze artikelen vervolgens. Een dienstverlenende onderneming verkoopt artikelen (diensten), zoals bijvoorbeeld een uur consultancy of een halve dag zaalhuur. U kunt uw artikelbestand volledig inrichten naar de eisen van uw onderneming. Voor consultancy-uren is het bijvoorbeeld niet nodig om voorraadaantallen en voorraadwaardering te registreren. Voor het artikelbestand is in AccountView een apart venster opgenomen, waarin u een overzicht hebt van de vaste gegevens van de artikelen en de artikelmutaties. In dit venster kunt u de stamgegevens van artikelen en artikelgroepen invoeren en wijzigen. U kunt er overzichten opvragen van de goederenstroom, voorraadmutaties en de verkoop- en inkoophistorie. In AccountView treft u twee voorbeeldadministraties aan, die allebei een eigen artikelbestand hebben. De administratie Your Garden Products is een voorbeeld van een handelsonderneming; artikelen in deze administratie worden ingekocht, eventueel samengevoegd en weer doorverkocht. De administratie Your Advice is een voorbeeld van een dienstverlenende onderneming, waarin diensten als artikelen zijn vastgelegd. De afbeeldingen in dit hoofdstuk zijn gebaseerd op de voorbeeldadministratie Your Garden Products.

Afbeelding 16.1. Het venster Artikelen biedt een overzicht van artikelgegevens. In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe u artikelgroepen en artikelen aanmaakt. De artikelgroepen bevatten informatie voor de registratie van de waarde van de omzet en de voorraad in het grootboek. Bij de artikelen legt u gedetailleerde informatie vast die kan worden gebruikt bij het invoeren van bijvoorbeeld bestelbonnen en verkooporders. Artikelgegevens zoals de verkoopprijs en waarderingsprijs worden automatisch overgenomen, waardoor u veel tijd kunt besparen. Let op: Welke gegevens u kunt vastleggen bij artikelen is afhankelijk van uw licentie. De module Uitgebreide artikelomschrijving, waarmee u meerdere of extra lange artikelomschrijvingen kunt vastleggen, wordt in een apart hoofdstuk besproken.

242 | Artikelen

16.1 Functionaliteit artikelen Artikelen behoort tot de basisuitvoeringen van AccountView als u ten minste één van de modules Facturering, Inkoop I of Voorraad gebruikt. U kunt onder andere beschikken over de volgende functionaliteit:

• • • • •

Koppeling met het grootboek via zelf te definiëren artikelgroepen. Uitsplitsen van omzet, kostprijs verkopen en kortingen verkopen per artikelgroep, op basis van de BTW-code. Veel stamgegevens per artikel mogelijk, zoals code, omschrijving, BTW-code, vaste inkoopprijs, verkoopprijs en waarderingsprijs. In combinatie met de module Voorraad per artikel voorraadaantallen bijhouden. Standaardrapporten, waaronder:

• • •

Aansluiting grootboek Etiketten Artikelcatalogus

16.2 Werkwijze artikelen Zo richt u uw artikelbestand in: 1.

Bedenk een artikelgroepering. De indeling in artikelgroepen bepaalt in het grootboek de mate waarin u inzicht kunt krijgen in uw handelsadministratie.

2.

Maak artikelgroepen aan, en de bijbehorende grootboekrekeningen.

3.

Bedenk een artikelcodering. Met een handige en systematische artikelcodering kunt u snel artikelen opzoeken en selecties uitvoeren.

4.

Voer de artikelen in.

16.3 Artikelen in groepen indelen Voordat u artikelen kunt aanmaken, moet u eerst artikelgroepen aanmaken. Elk artikel behoort tot een artikelgroep. Dit vergroot niet alleen het overzicht bij grote aantallen artikelen. Artikelgroepen worden ook gebruikt om rapporten in te delen en om artikelmutaties te verwerken in de financiële administratie. Bij de artikelgroep legt u de grootboekrekeningen vast waarop artikelmutaties moeten worden bijgehouden, bijvoorbeeld voor omzet en kortingen. Het aantal artikelgroepen dat u vastlegt, hangt af van het soort onderneming, en van de mate waarin u de financiële informatie wilt uitsplitsen. In de voorbeeldadministratie Your Garden Products wordt onder andere gebruikgemaakt van de artikelgroepen ‘Besproeiing’, ‘Snoei- en snijgereedschap’ en ‘Elektrisch en accugereedschap’, elk met een andere omzetrekening, waardoor de omzet automatisch op drie verschillende omzetrekeningen wordt geboekt. Ook kunt u de omzet splitsen op basis van BTW-code, bijvoorbeeld om onderscheid te maken tussen binnen- en buitenlandse omzet. Veel rapporten kunnen op basis van artikelgroepen worden opgevraagd. Daarnaast kunt u bepaalde bewerkingen per artikelgroep uitvoeren, zoals het verhogen van de verkoopprijs met een vast percentage. Uw indeling in artikelgroepen bepaalt dus vaak of u bewerkingen op artikelen per artikelgroep kunt verrichten.

Voorbeelden van artikelgroepen Een klokkenfabrikant wil snel inzicht hebben in omzetresultaten van dames- en herenhorloges. Men is minder geïnteresseerd in het onderscheid tussen horloges op batterijen, elektriciteit en polsbewegingen.

Artikelen | 243

Code

Omschrijving

DHORL

Dameshorloges

HHORL

Herenhorloges

STAAN

Staande klokken

STRT

Staartklokken

WAND

Wandklokken

WEKK

Wekkers

Tabel 16.1. Voorbeeld van artikelgroepen voor een klokkenfabrikant Een speelgoedfabrikant gebruikt grote artikelgroepen. Er breken bijna dagelijks nieuwe rages uit, dus het is handiger om de artikelen onder te brengen in globale artikelgroepen. Code

Omschrijving

BOUW

Bouwdozen en constructie

BUIT

Buitenspelen

COMP

Computerspellen

DIVRS

Diversen

PEUTR

Peuterspeelgoed

POP

Poppen en beren

PUZZL

Puzzels

SPELL

Spellen

Tabel 16.2. Voorbeeld van artikelgroepen voor een speelgoedfabrikant

Afbeelding 16.2. Bij de stamgegevens van de artikelgroep legt u de rekeningnummers vast voor de automatische verwerking van de artikelmutaties. De omzet kan op verschillende manieren worden geboekt:

244 | Artikelen

• •

De omzet van alle artikelen van de artikelgroep wordt op één bepaalde omzetrekening geboekt. Deze omzetrekening moet in Omzetrekening aan de artikelgroep worden gekoppeld. De omzet, kostprijs verkopen en kortingen verkopen wordt uitgesplitst over diverse rekeningen op de tab Verkoopsplitsing. De omzet, kostprijs verkopen en kortingen verkopen wordt uitgesplitst aan de hand van BTW-codes. Dit kan ook handig zijn bij de controle van uw BTW-aangifte. Per artikelgroep kunt u een aantal BTW-codes met de bijbehorende rekeningen vastleggen. Tijdens het journaliseren wordt nagegaan of de gebruikte BTW-code aan de artikelgroep is gekoppeld. In dat geval worden de rekeningen gebruikt die aan de BTW-code zijn gekoppeld. Als de BTW-code niet aan de artikelgroep is gekoppeld, worden de rekeningen gebruikt die op de tab Verkoop zijn ingevoerd. Voorbeeld: Een groothandel in tuingereedschap levert zowel aan binnenlandse als buitenlandse klanten. Zonder gebruik van de verkoopsplitsing worden verkopen (binnen- en buitenlands) geboekt op de Omzetrekening, Rek kostprijs verk en Rek kortingen verk. Deze rekeningen zijn vastgelegd in de artikelgroep. Op de tab Verkoopsplitsing is vastgelegd dat de omzet, kostprijs verkopen en kortingen verkopen van buitenlandse klanten op aparte rekeningen moeten worden geboekt.

Afbeelding 16.3. Koppeling van aparte rekeningen aan BTW-codes voor leveringen aan buitenlandse klanten Als de groothandel dit ook voor de andere artikelgroepen doet, is het mogelijk om voor alle artikelgroepen de binnen- en buitenlandse omzet, kostprijs verkopen en kortingen verkopen op te vragen. Werkt u met de module Productiestuklijsten, dan is het handig om afzonderlijke artikelgroepen aan te maken voor het gereed product en voor de onderdelen, elk met een eigen voorraadrekening. Hierdoor is in het grootboek het totaal van de verkregen en van de opgeofferde waarde (de waarde van de onderdelen) altijd duidelijk zichtbaar.

16.4 Artikelgroepen aanmaken Pas op: Het is van groot belang om uw artikelgroepen en de bijbehorende grootboekrekeningen goed te kiezen. Laat u hierover vooraf informeren door uw leverancier. De indeling in artikelgroepen bepaalt in het grootboek de mate waarin u inzicht kunt krijgen in uw handelsadministratie: welke artikelgroepen zorgen voor de grootste omzet, op welke artikelgroepen wordt veel korting verstrekt, enzovoort.

Artikelen | 245

Zo maakt u artikelgroepen aan: 1.

Kies Document > Stamgegevens administratie > Artikelgroepen .

2.


3.

Voer de gegevens in het venster in. Druk op F1 voor meer informatie. Pas op: Het is niet mogelijk om achteraf de grootboekrekeningen van een artikelgroep te wijzigen. Als dit mogelijk zou zijn, dan zou dit de historische artikelgegevens onbetrouwbaar maken, en zouden aansluitingsverschillen kunnen ontstaan. De aansluiting tussen de artikelhistorie en de financiële administratie is dan niet meer te controleren. De grootboekrekeningen zijn bestemd voor het journaliseren van artikelmutaties. U kunt ook aangeven hoe inkoopen verkoopkortingen moeten worden gejournaliseerd. Op de tab Verkoopsplitsing kunt u de omzet, kostprijs verkopen en kortingen verkopen op basis van BTW-codes over meerdere grootboekrekeningen verdelen. Let op: Met Rapporten > Artikelgroepen in het venster Artikelgroepen vraagt u een overzicht op van de artikelgroepen. Wij raden u aan de artikelgroepgegevens goed te controleren, voordat u artikelmutaties gaat invoeren. Let op: Met Bewerken > Prijsmutaties in het venster Artikelen is het mogelijk om inkoopen verkoopprijzen per artikelgroep percentagegewijs te verhogen of te verlagen.

Zie ook: Inkoop- en verkoopprijzen wijzigen per groep ( )

16.5 Artikelen coderen en registreren Per artikel kunt u onder andere een vaste omschrijving vastleggen en een vaste inkoopprijs, verkoopprijs en waarderingsprijs. Bij het invoeren van bijvoorbeeld bestellingen en verkooporders worden deze artikelgegevens overgenomen als invoervoorstel op de orderregel. Houd er rekening mee dat de Artikelomschrijving op een groot aantal rapporten en layouts wordt afgedrukt.

Afbeelding 16.4. De vaste gegevens van een artikel legt u vast in de stamgegevens.

246 | Artikelen

Artikelcodering opzetten De Artikelcode is een veld dat extra aandacht verdient. De code kan namelijk worden gebruikt bij het maken van selecties. Door uw artikelen systematisch te coderen, en waar nodig ruimte te laten voor toevoegingen, wordt het afdrukken van overzichten en het zoeken van artikelen veel eenvoudiger. Voor de artikelcode kunt u vijftien tekens gebruiken, zowel cijfers als letters als een combinatie daarvan. Van de speciale tekens zijn de slashes (/ \), de vierkante haken ( [ ] ), de quotes (“ en ‘) en het apenstaartje niet toegestaan. Het gebruiken van spaties in artikelcodes wordt afgeraden, omdat u hierop niet kunt zoeken of selecteren. In plaats van een spatie kunt u een underscore (_) gebruiken. Hebt u al een systematische codering van de artikelen opgezet, dan kunt u deze gewoon overnemen. Houd er bij het ontwerpen van een coderingssysteem rekening mee, dat u op artikelcode kunt selecteren bij het opvragen van rapporten en bij het uitvoeren van bepaalde opties. Bedenk wat de meestgebruikte categorieën zijn (bijvoorbeeld type, groep, merk, herkomst of kwaliteit), neem voor elke categorie een aantal afkortingen of cijfers, zet de meest gebruikte categorieën vooraan en gebruik eventueel scheidingstekens tussen de categorieën. Door een combinatie van letters en cijfers te gebruiken kunt u in de artikelcode een deel van de omschrijving van het artikel opnemen, bijvoorbeeld de letters “PRN” gevolgd door een nummer voor alle artikelen die met printers te maken hebben. In de voorbeeldadministratie Your Garden Products ziet u een voorbeeld van een codering. De eerste twee posities van een artikelcode bestaan uit letters, die zijn afgeleid van de artikelgroep waarbij het artikel hoort. Op de overige posities staat het artikelnummer. Op deze manier kan een artikel zeer snel worden opgezocht door de groepsafkorting in te voeren.

Voorraadwaardering en voorraadaantallen De velden Voorraadartikel en Voorraadwaarde bijhouden in grootboek in Stamgegevens artikel zijn belangrijk. Beide instellingen kunnen niet meer worden gewijzigd als u eenmaal mutaties hebt ingevoerd voor het artikel. De enige mogelijkheid om deze instelling te wijzigen na boeken is door een nieuw artikel aan te maken, en niet meer te boeken op het oude artikel; het oude artikel kunt u hiervoor blokkeren. Van een Voorraadartikel worden voorraadaantallen bijgehouden in het artikelbestand. Hierdoor wordt het bijvoorbeeld mogelijk om artikelen bij te bestellen op basis van de informatie (besteladviezen) in AccountView. U kunt ook de waarde van de voorraad laten bijhouden. Voor elke mutatie op het artikelbestand (inkoop of verkoop van een artikel) worden dan automatisch mutaties aangemaakt op de voorraadrekening in het grootboek (voor de financiële administratie). Hierdoor krijgt u meer inzicht in de financiële situatie van uw voorraad. Let op: Als u beschikt over de module Voorraad, markeer dan ook Voorraadartikel om de voorraadaantallen bij te houden. Voorbeeld: Voor computers zult u meestal zowel het aantal (Voorraadartikel) als de waarde (Voorraadwaarde bijhouden in grootboek) willen registreren. Monsters of garantiekaarten hebben geen waarde, dus daarvoor zijn aantallen voldoende. Voor consultancy-uren zult u geen aantallen of waarde willen bijhouden. De BTW-code bepaalt de BTW-rekening waarop wordt geboekt. Bij inkoop of verkoop wordt de BTW-code van de crediteur of debiteur gebruikt als invoervoorstel. Als die niet is gekoppeld, wordt de BTW-code gebruikt die aan het artikel is gekoppeld. Nadat u de artikelen hebt ingevoerd, moet u voor de voorraadartikelen de beginvoorraad invoeren als u beschikt over de module Voorraad. Let op: Als u gebruikmaakt van de module Voorraadwaardering, dan moet u de voorraadwaarderingsmethode kiezen in Opties > Instellingen > Administratie > Handel > Voorraad , voordat u mutaties gaat invoeren. Hebt u eenmaal mutaties ingevoerd, dan is de waarderingsmethode uiteraard niet meer te wijzigen. Als u wilt kunt u eerst artikelen invoeren, en pas daarna de waarderingsmethode instellen. Zie ook: Beginvoorraad invoeren en verwerken ( ), Voorraadwaardering ( ),

Bestand > Handel > Artikelen > F6 ( )

Artikelen | 247

16.6 Artikelen aanmaken Zo maakt u artikelen aan: 1.

Kies Bestand > Handel > Artikelen .

2.


3.

Voer de code en de omschrijving van het artikel in. Pas op: De artikelcode kan achteraf niet meer worden gewijzigd.

4.

Selecteer de artikelgroep.

5.

Voer de verkoopgegevens en eventuele overige gegevens in het venster in. Druk op F1 voor meer informatie.

6.

Controleer de artikelinvoer voordat u de beginvoorraad gaat invoeren met Rapporten > Artikelen of Rapporten > Voorraadoverzicht .

16.7 Artikeletiketten afdrukken U kunt artikeletiketten afdrukken, waarop per artikel de Artikelcode, de Artikelomschrijving, Artikelomschrijving 2 en de Verkoopprijs worden afgedrukt. Zo drukt u artikeletiketten af: 1.

Kies Opties > Etiketten .

2.

Controleer of u beschikt over het juiste etiketformaat, zie verder Etiketdefinities aanmaken (54).

3.

Kies Bestand > Handel > Artikelen .

4.

Selecteer eventueel de gewenste artikelen met Beeld > Selecteren .

5.

Kies Rapporten > Etiketten .

6.

Selecteer de artikelen waarvan u etiketten wilt afdrukken en kies Volgende.

7.

Markeer eerst het juiste Type. Alleen etiketdefinities van dit type worden weergegeven. Selecteer dan het gewenste etiketformaat.

8.

Kies Nieuw om een nieuwe etiketdefinitie aan te maken of Wijzigen om een bestaande etiketdefinitie te wijzigen.

9.

Kies Volgende om de etiketten af te drukken. Let op: Neem contact op met uw AccountView-leverancier als u andere velden op het etiket wilt afdrukken, of als het etiket anders moet worden ingedeeld.

16.8 Artikelcatalogus afdrukken Het is mogelijk een artikelcatalogus af te drukken met een overzicht van alle artikelen en verkoopprijzen of een selectie daarvan. U kunt selecteren op artikelgroep(reeks) en/of artikel(reeks). De catalogus toont de Artikelcode, Omschrijving, Prijs, en indien beschikbaar de afbeelding van het artikel. U hebt de keuze uit vier verschillende layouts voor de catalogus: één of twee kolommen, met de afbeeldingen links of rechts van de tekst.

248 | Artikelen U kunt ook een debiteur selecteren, zodat u een klantspecifieke aanbieding kunt afdrukken. De catalogus wordt dan zonder afbeeldingen afgedrukt. Als u beschikt over de module Prijsafspraken I kunt u er voor kiezen om alleen artikelen op te nemen waarvoor prijsafspraken gelden. De prijsafspraken worden ook afgedrukt. Daarnaast kunt u aangeven of u de prijzen inclusief of exclusief korting wilt afdrukken. Als er prijsafspraken zijn geldt die korting, anders de factuurkorting. U kunt de artikelcatalogus afdrukken in verschillende valuta. Als u geen valuta selecteert, wordt automatisch de administratievaluta gekozen, tenzij u een debiteur hebt geselecteerd. Dan geldt de valutacode die in de stamgegevens van de debiteur is ingevoerd. Als u beschikt over de module Uitgebreide vreemde valuta kunt u door een valutadatum in te voeren aangeven welke dagkoers moet worden gebruikt. Deze datum geldt tevens voor de eventueel te hanteren prijsafspraken. Zo maakt u een artikelcatalogus: 1.

Kies Rapporten > Artikelcatalogus .

2.


Zie ook: Prijsafspraken ( ), Uitgebreide vreemde valuta ( )

249

17. Facturering De module Facturering verzorgt de verkoopadministratie vanaf het moment dat een bestelling binnenkomt, tot het moment dat de verkoopfactuur wordt verstuurd. De module is volledig geïntegreerd met de financiële administratie van AccountView. Als u een factuur invoert, dan worden automatisch de stamgegevens van de debiteur en van het artikel overgenomen in het venster Verkoopfactuur. U kunt facturen direct journaliseren in de financiële administratie, maar desgewenst ook achteraf. Regelmatig terugkerende facturen, zoals bijvoorbeeld onderhoudscontracten of leveringen op afroep, kunt u bewaren als ‘periodieke’ facturen. Nadat u de definitieve factuur van zo’n order hebt afgedrukt, blijft deze in het venster Verkoopfacturen staan. De volgende keer kunt u de periodieke factuur weer wijzigen en opnieuw afdrukken. Als u factureert in vreemde valuta, worden de bedragen tijdens het journaliseren automatisch omgerekend in de administratievaluta. De module Facturering is ook volledig geïntegreerd met de module Voorraad. Bij het invoeren van orders en het afdrukken van facturen wordt de voorraadadministratie automatisch bijgewerkt. Bij de module Facturering worden een aantal standaardlayouts geleverd voor het afdrukken van verkoopfacturen. Na enkele kleine wijzigingen, zoals het toevoegen van uw eigen bedrijfsgegevens, zijn de standaardlayouts klaar voor gebruik. Er is ook een factuurlayout die u zonder aanpassing kunt gebruiken. Hierin wordt gebruik gemaakt van uw bedrijfsgegevens in Opties > Instellingen > Administratie > Algemeen > Adres . Voordat u een definitieve factuur afdrukt, kunt u eerst een proeffactuur afdrukken om de factuur te controleren. Met omzetsplitsingen kunt u de omzet op basis van de gebruikte BTW-codes op verschillende omzetrekeningen boeken. Met de modules Verkoophistorie en Verkoopanalyse kunt u de verkoopadministratie verder optimaliseren (zie Handelsrapportage ( )). Hebt u uitgebreidere mogelijkheden nodig voor uw facturering, dan kunt u met een Business-uitvoering de uitbreidingsmodule Facturering II gebruiken. Hiermee kunt u bijvoorbeeld ook verzamelfacturen en elektronische facturen aanmaken.

17.1 Functionaliteit facturering Facturering II is een uitbreiding op de module Facturering en AccountView Business. U kunt onder andere beschikken over de volgende functionaliteit: Voorwaarden: Facturering • Facturen razendsnel invoeren op basis van artikelen klantgegevens en/of op basis van vrije tekst. • Overgenomen stamgegevens (prijzen, kortingen, omschrijvingen) wijzigen per factuur. • Artikel- en klantgegevens toevoegen en wijzigen tijdens invoeren van facturen. • Automatisch bijwerken van de voorraadadministratie (artikelaantallen). • Direct of batchgewijs bijwerken van de financiële administratie (dagboeken). • Proeffacturen, definitieve facturen, creditnota's en periodieke facturen. • Standaardlayouts en ingebouwde layoutontwerper. • Layouts automatisch of handmatig selecteren. • Definiëren van selecties op verkoopfacturen en artikelen.

250 | Facturering

• •

Omzetsplitsingen in artikelgroepen vastleggen. Standaardrapportages: • Orders, te journaliseren, te factureren en gefactureerd, ook van selecties op orderen factuurnummer, leveren factuurdatum, debiteurennummer en selectiecode • Proeffacturen en definitieve facturen • Factuurlayouts en layoutsymbolen • Layoutsymbolen • Artikelen, ook van selecties van artikelen en artikelgroepen • Artikelgroepen en gekoppelde grootboekrekeningen

Voorwaarden: Facturering II • Verkoopfacturen verzamelen. • Elektronische facturen aanmaken.

17.2 Werkwijze facturering De basiswerkwijze voor facturering is zeer eenvoudig: u voert een verkoopfactuur in (waarbij u de debiteur en de verkochte artikelen selecteert), en u drukt hiervan de definitieve factuur af. Op het moment dat u de definitieve factuur afdrukt, wordt de financiële administratie (debiteur) en eventueel de voorraadadministratie (artikelen) bijgewerkt. U kunt de werkwijze veranderen door de instellingen te wijzigen. Zo kunt u in de instellingen bijvoorbeeld vastleggen dat u de facturen achteraf zelf wilt journaliseren. Als u over uitbreidingsmodules beschikt, zoals Verkooporders of Goederenuitgifte, dan hebt u meer mogelijkheden tijdens het factureren. Ook de werkwijze wordt dan uitgebreider. Bij het gebruik van Verkooporders wordt het verloop van het verkooptraject bijgehouden, en hebt u de mogelijkheid om pakbonnen, verzendetiketten en vrachtbrieven af te drukken. De module Goederenuitgifte biedt een uitgebreide ondersteuning in het uitgifteproces. Hieronder vindt u een eenvoudig voorbeeld van de werkwijze voor facturering. Het voorbeeld gaat ervan uit dat u de module Facturering gebruikt met de standaardinstellingen. U kunt het voorbeeld zelf uitvoeren in de voorbeeldadministratie Your Garden Products. In de rest van dit hoofdstuk wordt ervan uitgegaan dat de licentie bestaat uit alle modules van de handelsadministratie van AccountView. Dit kan tot gevolg hebben dat sommige vensters of gegevens uitgebreider zijn dan in uw licentie van AccountView, en dat u sommige stappen of opties niet hoeft uit te voeren. Het gebruik van deze modules (in combinatie met Facturering) wordt in afzonderlijke hoofdstukken toegelicht.

Factureren - een eenvoudig voorbeeld Deze werkwijze gaat ervan uit dat u uitsluitend de module Facturering gebruikt, zonder uitbreidingsmodules. U hebt de stamgegevens, uw debiteuren en uw artikelen al ingevoerd; de standaardinstellingen zijn niet gewijzigd en u hebt al een layout aangemaakt en bij een taalcode ingevoerd. U hoeft alleen de verkoopfactuur in te voeren. Als u vervolgens de definitieve factuur afdrukt, wordt die meteen gejournaliseerd. U hebt een bestelling ontvangen voor vijf sproeislangsets voor De Koning B.V. Dit artikel en deze debiteur zijn al vastgelegd in uw administratie. Zo voert u de factuur in: 1.

Kies Bestand > Handel > Verkoopfacturen .

2.

Kies Bewerken > Toevoegen (ctrl+ins/ctrl+n) om een nieuwe verkoopfactuur in te voeren.

Facturering | 251

3.

Druk op f4 in Verzenddebiteur in en selecteer de debiteur KONINGDE.

4.

Wijzig zonodig Omschr verk.factuur.

5.

Selecteer de tab Invoer (alt+2).

6.

Druk op F4 in Artikel en selecteer het artikel BS-9991.

7.

Voer 5 in de kolom Aantal in. Het aantal wordt vermenigvuldigd met de verkoopprijs en het totaal wordt getoond in Bedrag.

Afbeelding 17.1. Het venster Verkoopfactuur zonder uitbreidingsmodules. U maakt voor elk artikel een regel aan met het bestelde aantal op de tab Invoer. 8.

Kies OK om de factuur te bewaren. Het invoervenster wordt afgesloten en u keert terug in het venster Verkoopfacturen. Uw factuur is toegevoegd aan de lijst.

9.

Plaats de selectiebalk op de nieuwe verkoopfactuur om deze te selecteren.

10. Kies Rapporten > Definitieve facturen om de factuur af te drukken en de bestelling te factureren. Als u doorgaat met de verwerking wordt de factuur meteen gejournaliseerd. De verkoopfactuur verdwijnt uit de lijst. Met Bestand > Dagboekbladzijden kunt u in het bijbehorende dagboek (bijvoorbeeld 620) de gegenereerde journaalpost bekijken.

17.3 Instellingen facturering vastleggen Om te beginnen legt u per administratie een aantal instellingen vast voor de automatische verwerking van gegevens met de module Facturering. Het gaat onder andere om de grootboekrekeningen voor het boeken van betalingskorting en de omzet van algemene kosten (via Artikelcode diversen) en de instelling van factuurnummers. Zo legt u factureringsinstellingen vast: 1.


2.

Voer een waarde in het veld Taalcode in, zodat de juiste standaardlayout voor verkoopfacturen wordt gebruikt (zie Factuurlayouts koppelen (255)).

252 | Facturering 3.

Open Financieel in de boomstructuur, en kies Financieel. ( Opties > Instellingen > Administratie > Financieel > Financieel ).

• •

De grootboekrekening in Kortingen deb wordt gebruikt voor het boeken van factuurkortingen. De grootboekrekening in BTW-code deb wordt gebruikt voor het boeken van de BTW over de korting.

4.

Kies Algemeen in de boomstructuur. Het systeemdagboek in Verkoopfacturen wordt gebruikt voor het journaliseren van verkoopfacturen.

5.

Open Handel in de boomstructuur, en kies vervolgens Facturering ( Opties > Instellingen > Administratie > Handel > Facturering ). Alle instellingen in dit venster beïnvloeden het proces van invoer en verwerking van verkoopfacturen in belangrijke mate. Druk op F1 voor meer informatie.

Afbeelding 17.2. De belangrijkste instellingen voor de module Facturering vindt u in het venster Administratie-instellingen - Handel (Facturering). 6.

Kies Opties > Instellingen > Volgnummers . Controleer het laatste volgnummer van de nummergroep Verkoopfactuur.

Instellingen kopiedocumenten vastleggen Van aangemaakte verkoopfacturen, bestelbonnen, pakbonnen en aanmaningen kunt u automatisch een kopie bewaren, bijvoorbeeld een kopiefactuur. U stuurt de originele facturen naar uw klanten, en u bewaart de kopiefacturen zodat u deze later eventueel kunt raadplegen. De kopiedocumenten worden niet afgedrukt, maar bewaard als bestand. U kunt kopiedocumenten op twee manieren bewaren als bestand:

Facturering | 253

•

•

Kopiedocumenten bewaren als printerbestand U stuurt de informatie die u anders naar de printer zou sturen rechtstreeks naar een bestand. Dit bestand bevat dus niet alleen de informatie van het kopiedocument, maar ook de printerstuurcodes (vet, volgende regel, enzovoort). U kunt deze kopiedocumenten niet bekijken op uw scherm, maar wel afdrukken via AccountView. Kopiedocumenten bewaren als PDF-bestand PDF staat voor Portable Document Format. Hiermee kan het bestand in de oorspronkelijke opmaak worden bekeken en afgedrukt met Adobe Acrobat Reader. Adobe Acrobat Reader is gratis en kan worden opgehaald vanaf http://www.adobe.com of worden geïnstalleerd vanaf de AccountView-DVD. Als u uitsluitend elektronische kopieën van uw facturen wilt bewaren, dan moeten deze identiek zijn met het papieren origineel dat u verstuurt. Om dit te bewerkstelligen kunt u PDF’s als achtergrond aan de kopiefactuur toevoegen. Die achtergrond bevat bijvoorbeeld de informatie van het briefpapier waarop de originele factuur is afgedrukt, zoals het bedrijfslogo. Stem het eerst af met de Belastingdienst als u alleen nog elektronische kopieën als bewijsmateriaal wilt gaan bewaren. Let op: Deze PDF’s voegt AccountView tevens automatisch als achtergrond toe aan verkoopdocumenten (facturen, orderbevestigingen en aanmaningen) die u elektronisch verstuurt. Voor meer informatie, zie Achtergrondafbeeldingen kopiedocumenten ( ).

Kopiefacturen, kopiebestelbonnen en kopiepakbonnen kunnen worden bekeken en beheerd in Document > Stamgegevens administratie > Kopiedocumenten , behalve kopiefacturen vanuit Abonnementen. Deze vindt u terug op de tab Documenten in Stamgegevens abonnement. Ook kopie-aanmaningen kunnen worden geopend vanaf de tab Documenten in Stamgegevens openstaande post. Zie ook: Kopiedocumenten bekijken en beheren (271), Verkoopfacturen elektronisch versturen (266), Orderbevestigingen elektronisch versturen ( ), Aanmaningen elektronisch versturen ( ) Zo legt u de instellingen voor kopiedocumenten vast: 1.

Kies Opties > Instellingen > Systeem > Algemeen .

2.

Selecteer het gewenste formaat in Kopiedocumenten instellen. Deze instelling geldt voor alle administraties van AccountView. Druk op F1 voor meer informatie.

3.

Kies Bestand > Openen , en open de administratie waarvoor u kopiedocumenten wilt bewaren.

4.

Kies Opties > Instellingen > Administratie > Algemeen > Kopiedoc , markeer het veld Kopiedocumenten aanmaken, en voer het veld Map kopiedoc in. Gebruik voor elke administratie een aparte map. Let erop dat alle gebruikers voldoende rechten moeten hebben voor deze map.

5.

Markeer Kopiedocumenten in backup meenemen om de kopiedocumenten mee te nemen als u een backup van de administratie maakt.

6.

Markeer Kopiedocumenten meenemen bij administratie meenemen om de kopiedocumenten mee te nemen als u een administratie meeneemt.

7.

Selecteer in Eerste achtergrond de PDF die als achtergrond moet dienen voor alle pagina’s. Deze optie geldt alleen voor facturen. Als u voor de eerste pagina een andere PDF wilt selecteren dan voor de vervolgpagina’s, dan selecteert u in Eerste achtergrond de PDF voor de eerste pagina en in Tweede achtergrond de PDF voor de vervolgpagina’s. Gebruik PDF’s van één pagina in beide velden.

8.

Doe hetzelfde voor de andere administraties waarvoor u kopiedocumenten wilt bewaren.

254 | Facturering

Veelgestelde vragen De kopiedocumenten worden niet aangemaakt. Voer de volgende controles uit: • Controleer de instelling Kopiedocumenten instellen in Opties > Instellingen > Systeem > Algemeen . • Controleer of Kopiedocumenten aanmaken in Opties > Instellingen > Administratie > Algemeen > Kopiedoc is gemarkeerd. • Controleer of elke gebruiker voldoende rechten heeft in Map kopiedoc. • Als u kopiedocumenten bewaart als printerbestand, maakt u altijd gebruik van een bepaalde printer. Controleer of deze printer op alle werkstations is geïnstalleerd. • Controleer of de map waarop de kopiedocumenten worden bewaard, op alle werkstations beschikbaar is. In een netwerkomgeving kunnen gebruikers soms zelf bepalen, aan welke driveletter bepaalde mappen zijn gekoppeld. Daarom kan de map AccountView\Kopiedoc op het ene werkstation bekend zijn als P:\AccountView\Kopiedoc en op een ander werkstation als M:\AccountView\Kopiedoc.

17.4 Stamgegevens facturering vastleggen Tijdens het invoeren van verkoopfacturen maakt u gebruik van andere informatie, zoals artikelgegevens en debiteuren. Deze stamgegevens moeten juist en volledig zijn. Zo kunt u factureringsstamgegevens invoeren en controleren: 1.

Kies Bestand > Handel > Artikelen en Document > Stamgegevens administratie > Artikelgroepen . De artikelinformatie (zoals de verkoopprijs en de BTW-code) wordt gebruikt tijdens het invoeren van verkoopfacturen. De artikelgroepinformatie is met name van belang voor het journaliseren van de verkoopfacturen.

2.

Kies Bestand > Debiteuren . Het spreekt vanzelf dat ook de debiteurinformatie van groot belang is. Als u een BTW-code bij een debiteur invoert, dan wordt deze tijdens het invoeren van facturen standaard gebruikt. Als u geen BTW-code bij een debiteur invoert, dan wordt de BTW-code van het gefactureerde artikel gebruikt. Voor binnenlandse debiteuren kunt u de BTW-code beter niet invoeren, omdat u anders geen onderscheid kunt maken tussen een hoog en een laag BTW-tarief. Ook de Taalcode van de debiteur is van groot belang: deze wordt gebruikt om te bepalen welke factuurlayout moet worden gebruikt.

3.

Kies Document > Stamgegevens administratie > Taalcodes . Controleer of bij elke taalcode de juiste factuurlayout is ingevoerd.

4.

Kies Document > Stamgegevens administratie > Betalingscondities . Betalingscondities kunnen voor zowel betalingskorting als kredietbeperking worden gebruikt. U kunt ook de betalingstermijn in betalingscondities invoeren. Daarnaast kunt u aangeven hoe de vervaldatum van een factuur moet worden berekend.

5.

Kies Document > Stamgegevens administratie > Vervoersmethoden . Controleer of u beschikt over de benodigde vervoersmethoden.

Zie ook: Factuurlayouts aanmaken (254)

17.5 Factuurlayouts aanmaken Voordat u gaat factureren, moet u zich afvragen welke layout(s) u voor uw facturen wilt gebruiken. Bij de module Facturering wordt een aantal standaardlayouts geleverd dat u zo kunt gebruiken. De layouts worden tijdens de installatie van AccountView naar de submap

Facturering | 255

Layouts van de programmamap van AccountView gekopieerd (bijvoorbeeld C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\Visma Software BV\AccountView); de layouts voor facturen hebben extensie TM9, bijvoorbeeld FACTUUR.TM9. U kunt de standaardlayouts eenvoudig aanpassen aan uw eigen bedrijfssituatie. Er is ook een factuurlayout die u zonder aanpassing kunt gebruiken. Hierin wordt gebruikgemaakt van uw bedrijfsgegevens in Opties > Instellingen > Administratie > Algemeen > Adres . Deze layout herkent u aan de toevoeging NAW. Om een factuurlayout te testen kunt u een proeffactuur afdrukken. Dit doet u met Rapporten > Proeffacturen in het venster Verkoopfacturen. Zie ook: Layouts (211)

17.6 Factuurlayouts koppelen U kunt zelf bepalen welke layouts worden gebruikt bij het afdrukken van facturen. Als u voor elke debiteur dezelfde layout wilt gebruiken, dan koppelt u deze aan de taalcode van de administratie. Als u verschillende facturen wilt gebruiken, dan moet u verschillende taalcodes gebruiken. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als u verschillende talen wilt gebruiken, of als u de facturen wilt afstemmen op bepaalde doelgroepen. Beide methoden worden hieronder toegelicht. Zo legt u een standaardfactuurlayout vast voor alle debiteuren: 1.


2.


3.

Maak een standaardtaalcode aan, bijvoorbeeld NLSTD (Standaardtaalcode NL).

4.

Selecteer de gewenste layout in Verkoopfactuur op de tab Facturering.

Afbeelding 17.3. Voor taalcode NLSTD zal factuurlayout invoice.tm9 worden gebruikt. 5.


6.

Selecteer taalcode NLSTD in Taalcode.

256 | Facturering

Afbeelding 17.4. Taalcode NLSTD (en de daar ingevoerde factuurlayout) zal worden gebruikt voor alle debiteuren waarvoor geen taalcode is ingevoerd. Als u voor bepaalde groepen debiteuren een aparte layout wilt gebruiken, dan kunt u de factuurlayout via de taalcode koppelen aan die debiteuren. Zo kunt u bijvoorbeeld facturen in de taal van de debiteur versturen, maar u kunt ook een aparte factuurlayout maken voor bijvoorbeeld grossiers. Ook hier geldt dat dat alleen noodzakelijk is voor de afwijkende layouts: voor debiteuren waarvoor geen taalcode is gedefinieerd (voor Nederlandse debiteuren, of voor detaillisten) blijft de taalcode van de administratie van kracht. Door een factuurlayout aan een debiteur te koppelen, selecteert AccountView tijdens het afdrukken van de facturen voor elke debiteur automatisch de juiste layout. De koppeling wordt gelegd via de taalcode. Bij de stamgegevens van een taalcode kunt u voor elk verkoopformulier een standaardlayout vastleggen. Tijdens het afdrukken bepaalt AccountView aan de hand van de taalcode van de debiteur welke layout moet worden gebruikt. Zo koppelt u een factuurlayout per taal of doelgroep: 1.


2.


3.

Maak voor elke taal of doelgroep een aparte taalcode aan, bijvoorbeeld GRT (Groothandel), DET (Detaillisten), EIN (Eindafnemers).

4.

Selecteer per taalcode de gewenste layout in Verkoopfactuur op de tab Facturering.

5.


6.

Selecteer de eerste debiteur en kies Bewerken > Stamgegevens (F6).

7.

Selecteer de gewenste Taalcode (tab Algemeen). De factuurlayout die bij deze taalcode is ingevoerd, wordt gebruikt voor het afdrukken van facturen. Voer op deze wijze bij alle debiteuren de juiste taalcode in. Voor debiteuren zonder taalcode wordt de factuurlayout van de taalcode van de administratie gebruikt. Let op: Bij het afdrukken van facturen kunt u altijd nog een andere factuurlayout kiezen.

Zie ook: Adresgegevens afdrukken (224)

Facturering | 257

17.7 Verkoopfacturen invoeren Het venster Verkoopfactuur is ingedeeld in verschillende tabs. De belangrijkste zijn Algemeen, Invoer en Condities. Op de tab Algemeen selecteert u enkele algemene gegevens die voor de hele factuur gelden (Verzenddebiteur, Verk.orderdatum en Selectiecode). De artikelen en aantallen voert u in op de tab Invoer. Op de tab Condities voert u de gewenste betalingsconditie en eventueel orderen vervoerskosten in. Zo voert u verkoopfacturen in: 1.


2.


3.

Het factuurnummer wordt getoond in het veld Factuurbladzijde op de tab Algemeen.

4.

Selecteer de Verzenddebiteur en eventueel de juiste Valutacode. De debiteurnotitie wordt getoond als Notitie tonen bij toevoegen verkooporder/-factuur voor die debiteur is gemarkeerd in Bestand > Debiteuren > F6 .

Afbeelding 17.5. U kunt een groot aantal standaardwaarden vastleggen per debiteur, die door AccountView automatisch worden overgenomen op de tab Algemeen van het venster Verkoopfactuur. 5.

Selecteer de tab Invoer (alt+2).


Kies Toevoegen (alt+t) om artikelen en hoeveelheden in te voeren. Maak voor elk artikel een regel aan met het bestelde aantal. Druk op f4 om een Artikel te selecteren. In de opvraaglijst kunt u meerdere artikelen markeren met spatie. Voor elk gemarkeerd artikel wordt een aparte regel aangemaakt. Het bedrag wordt berekend door de verkoopprijs uit de stamgegevens van het artikel te vermenigvuldigen met het aantal. Met Bewerken > Bruto/Netto (Ctrl+F8) kunt u aangeven of de bedragen op de factuur inclusief of exclusief BTW moeten worden weergegeven. Let op: U kunt hier eventueel extra regels zonder artikelen aanmaken voor het factureren van kosten of artikelen die niet in uw artikelbestand zijn opgenomen. Het aantal kunt u dan niet invoeren.

7.

Selecteer de juiste Betalingsconditie op de tab Condities (alt+3). Als u een betalingsconditie bij de debiteur hebt vastgelegd, dan is deze hier automatisch ingevuld. U kunt hier eventueel ook orderen vervoerskosten invoeren voor de hele order. De Vervaldatum wordt bepaald op basis van de Betalingsconditie.

Afbeelding 17.6. Op de tab Condities kunt u de betalingscondities en de orderen vervoerskosten invoeren. Voorwaarden: Verkoopinformatiesysteem Als u naast Facturering beschikt over de module Verkoopinformatiesysteem is het bovendien mogelijk om verkoopfacturen direct in te voeren vanuit het venster Debiteuren met Document > Verkoopfactuur aanmaken . Let op: Met Rapporten > Verkoopfacturen kunt u in het venster Verkoopfacturen de factuurgegevens opvragen. Zie ook: Geblokkeerde factuurbedragen invoeren ( )

Brutoprijzen invoeren U kunt zelf bepalen of u factuurbedragen inclusief of exclusief BTW invoert. Door Verkooporders/-facturen standaard bruto te markeren in Administratie-instellingen - Handel (Facturering) worden de prijzen altijd inclusief BTW ingevoerd. De invoermodus Bruto of Netto wordt rechtsboven in het venster Verkoopfactuur getoond.

Facturering | 259

Per verkoopfactuur kunt u deze instelling wijzigen met Bewerken > Bruto/Netto (Ctrl+F8) Zie ook: Opties > Instellingen > Administratie > Handel > Facturering ( )

Factuurprijzen wijzigen Als u een artikelcode selecteert op de factuurregel, wordt de verkoopprijs overgenomen uit de stamgegevens van het artikel. Als u het artikel eenmalig voor een andere prijs verkoopt, dan kunt u in het venster Verkoopfactuur de factuurprijs wijzigen met Bewerken > Regel wijzigen (Ctrl+F6). Deze nieuwe prijs per artikel wordt vermenigvuldigd met het aantal en getoond in de factuurregel. De verkoopprijs die is vastgelegd in het venster Stamgegevens artikel wordt niet gewijzigd. Ook andere factuurregels blijven ongewijzigd.

Afbeelding 17.7. Met Bewerken > Regel wijzigen kunt u onder andere de prijs van het artikel op de factuurregel wijzigen. U kunt ook rechtstreeks het bedrag op de factuurregel wijzigen. Als u vervolgens Bewerken > Regel wijzigen kiest, ziet u dat de eenmalige prijs per artikel is bepaald door het nieuwe totaalbedrag te delen door het aantal artikelen.

Algemene kosten invoeren U kunt op verschillende manieren extra factuurkosten invoeren:

• •

Voer de Orderkosten en Vervoerskosten in op de tab Condities. Deze kosten worden geboekt via de artikelcode die respectievelijk bij de betalingsconditie en de vervoersmethode is ingevoerd. Voordat u orderen vervoerskosten kunt invoeren moet u de bijbehorende artikelcodes invoeren in het venster Administratie-instellingen - Handel (Facturering). U kunt extra kosten specificeren door extra factuurregels zonder artikel in te voeren, bijvoorbeeld voor stempel- of vrachtkosten. Deze regels worden ook wel aangeduid met de term ‘tekstregels’. Ook kunt u op deze manier een eenmalige verkoop factureren zonder een artikel aan te maken. Voer een omschrijving en het bedrag in en selecteer de juiste BTW-code. De tekstregels worden geboekt op de omzetrekening van het artikel dat is ingevoerd in Artikelcode diversen in Opties > Instellingen > Administratie > Handel > Facturering .

260 | Facturering

Afbeelding 17.8. Algemene kosten, zoals verzendkosten, kunt u invoeren zonder een artikelcode te gebruiken. Zie ook: Document > Stamgegevens administratie > Betalingscondities ( ), Vervoersmethoden ( )

Document > Stamgegevens administratie >

Verkoopfacturen in vreemde valuta invoeren In AccountView is het standaard mogelijk om een verkoopfactuur in vreemde valuta in te voeren. Dit kan op twee manieren:

• •

Leg een valutacode vast per debiteur in Valutacode in het venster Stamgegevens debiteur. De code wordt automatisch overgenomen in het factuurinvoervenster. Selecteer de valutacode rechtstreeks in het factuurinvoervenster, tab Algemeen.

AccountView rekent de verkoopprijs van de artikelen en het factuurbedrag (in de administratievaluta) automatisch om naar de vreemde valuta van de verkoopfactuur. Als u de factuur in de financiële administratie verwerkt, rekent AccountView het factuurbedrag (in de vreemde valuta) om naar de administratievaluta. De omrekening gebeurt op basis van de koers die u bij de stamgegevens van de vreemde valuta hebt vastgelegd.

Facturering | 261

Afbeelding 17.9. De Valutacode van de debiteur wordt automatisch overgenomen. De prijzen uit het artikelbestand worden omgerekend naar de vreemde valuta. Deze bedragen worden afgedrukt op de factuur. Als u beschikt over de module Uitgebreide vreemde valuta, wordt de dagkoers gebruikt op basis van de koerstabel van de betreffende vreemde valuta. Ook kunt u de valutakoers dan per factuur wijzigen. Zie ook: Bewerken > Valutakoers wijzigen ( )

Verkopers invoeren Het is mogelijk om per verkoopfactuur een verkoopmedewerker vast te leggen in Verkoper in het venster Verkoopfactuur (tab Algemeen). Als u beschikt over de module Verkoophistorie II of Verkoopanalyse, dan maakt dit veld het mogelijk om uw verkoopinformatie op te splitsen naar verkoper. U kunt dan bijvoorbeeld de omzet per verkoper opvragen, of de brutomarge per artikel per verkoper. Zie ook: Handelsrapportage ( )

Creditfacturen of herhalingsfacturen genereren Een verkoopfactuur die u eerder in dit boekjaar hebt aangemaakt kunt u eenvoudig nogmaals gebruiken of er een creditfactuur voor maken. Creditfacturen voor facturen uit het vorige boekjaar voert u op dezelfde manier in als gewone facturen. Het enige verschil is dat u negatieve aantallen en bedragen invoert. Let op: Als u over één van de handelsrapportagemodules beschikt, kunt u ook facturen uit vorige boekjaren gebruiken. Zo genereert u creditfacturen of herhalingsfacturen: 1.


2.

Kies Document > Verkoopfactuur genereren .

3.

Selecteer in Doc/Fac de factuur die u wilt herhalen of crediteren.


Selecteer welk type Verkoopfactuur u wilt genereren: een Herhalingsfactuur of een Creditfactuur.

5.

Markeer Oorspronkelijke condities overnemen om voor een herhalingsfactuur de magazijnlocaties, BTW-codes, betalingscondities en eventuele kortingen en bedragen uit de oorspronkelijke factuur over te nemen. Als u dit veld niet markeert worden de betalingscondities van de debiteur gebruikt.

6.

Kies Volgende. U ziet een overzicht van de blad- en regelinformatie die in de herhalingsfactuur of creditfactuur wordt opgenomen. In een creditfactuur worden de regelbedragen automatisch negatief weergegeven.

7.

Kies Voltooien om de factuur toe te voegen in het venster Verkoopfacturen. U kunt de factuur eventueel nog wijzigen en vervolgens op de gebruikelijke manier verwerken.

Periodieke verkoopfacturen aanmaken Facturen die regelmatig terugkeren hoeft u niet telkens opnieuw in te voeren. In het venster Verkoopfactuur kunt u Periodieke factuur markeren om een periodieke factuur aan te maken. Verder behandelt u de periodieke factuur als een gewone factuur. Het enige verschil is dat de factuur niet wordt verwijderd uit het venster Verkoopfacturen nadat hij is gefactureerd. Als de factuur na enige tijd opnieuw moet worden aangemaakt, wijzigt u de periodieke factuur, en factureert u opnieuw. Voorwaarden: Verkooporders Als u met de module Verkooporders werkt, dan kunt u in de verkooporder al aangeven dat het een periodieke factuur betreft. Deze instelling wordt overgenomen in de verkoopfactuur die u voor deze order genereert. Een periodieke order die orderregels met aantallen artikelen bevat, reserveert die artikelen (voorraadaantal In order). In principe is dit juist, omdat de artikelen gereserveerd moeten worden voor de volgende keer dat de periodieke order moet worden uitgevoerd. Maar bij grote aantallen periodieke orders, of bij periodieke orders die met lange tussenpozen worden geplaatst, kan dit uw voorraadaantallen ondoorzichtig maken. Om in die gevallen te voorkomen dat periodieke orders worden gereserveerd (of om te voorkomen dat oude aantallen en/of bedragen worden gefactureerd), kunt u Periodieke orders nul stellen markeren in Opties > Instellingen > Administratie > Handel > Verkooporders . Hierdoor worden bij het afdrukken van de pakbon voor een periodieke order alle bedragen en aantallen op de orderregels op nul gesteld. Er worden dan geen voorraadreserveringen gemaakt in de voorraadadministratie.

Verkoopfacturen transitorisch verwerken Voorwaarden: Abonnementen & Transitorische posten In de stamgegevens van abonnementgroepen bestaat de mogelijkheid instellingen voor transitorisch verwerken vast te leggen. Als u facturen genereert op basis van abonnementen of verkooporders naar aanleiding van abonnementen, dan worden de instellingen voor transitorisch verwerken overgenomen in Bestand > Handel > Verkoopfacturen > F6 > Condities . De Beginperiode is gelijk aan de abonnementperiode waarvoor de factuur wordt gegenereerd. De opbrengsten van de factuur worden automatisch toegeschreven aan het Aantal perioden. Deze velden bepalen samen het bereik van perioden waarover de opbrengsten evenredig moeten worden verdeeld. Bij het verwerken van de verkoopfactuur worden deze instellingen overgenomen in alle dagboekregels met een verliesen winstrekening. Let op: Wilt u verkooporders of verkoopfacturen transitorisch verwerken, dan kunt u niet gebruikmaken van de opties Document > Verkooporders verzamelen of Document > Verkoopfacturen verzamelen . Ook als u Document > Verkoopfacturen genereren hebt gekozen in het venster Verkooporders, dan is het belangrijk dat het veld Verkoopfacturen verzamelen per debiteur niet is gemarkeerd. Zie ook: Transitorische posten ( ),

Document > Stamgegevens administratie > Abonnementgroepen > F6 ( )

Facturering | 263

17.8 Verkoopfacturen controleren Een factuur die u afdrukt (en verstuurt), moet worden gecontroleerd voordat u deze in uw administratie verwerkt. Om fouten in facturen en correctieboekingen te voorkomen, kunt u facturen controleren door proeffacturen af te drukken. Als u een proeffactuur afdrukt, wordt de factuur niet verwerkt. Let op: Een proeffactuur is alleen een tijdelijke proefafdruk; geen offerte, opdrachtbevestiging of factuur. Hierbij wordt het op dat moment beschikbare factuurnummer wel uitgedeeld, maar ook meteen weer vrijgegeven. Als u daarna bijvoorbeeld een definitieve factuur (van een andere verkoopfactuur) zou afdrukken, zou die hetzelfde nummer krijgen als de zojuist afgedrukte proeffactuur. Wij adviseren u dan ook om geen proeffacturen (of facturen die niet definitief zijn verwerkt) naar klanten te sturen. Ook het archiveren van proeffacturen op factuurnummer raden wij af. Als u gebruikmaakt van kopiedocumenten dan hebt u een prima mogelijkheid om facturen te archiveren. Het factuurnummer daarentegen is wel uniek, omdat dit nummer wordt uitgedeeld op het moment dat u een factuur toevoegt in het venster Verkoopfacturen. Dat nummer wordt daarna ook nooit meer vrijgegeven.

Afbeelding 17.10. Door eerst proeffacturen af te drukken voor uw verkoopfacturen, kunt u uw facturen controleren voordat ze worden verwerkt in de administratie. Markeert u Automatisch in Layout, dan wordt de factuurlayout gebruikt die u bij de taalcode van de betreffende debiteur hebt vastgelegd. Zo drukt u proeffacturen af: 1.


2.

Selecteer de factuur waarvan u een proeffactuur wilt afdrukken. Als u proeffacturen wilt afdrukken van meer dan één factuur, dan moet u deze facturen eerst markeren. In het menu Zoeken zijn hiervoor een aantal opties opgenomen:

• • • •

Met Met Met Met

Zoeken > Markeren/demarkeren (de-)markeert u de geselecteerde factuur. U kunt dit ook met de spatiebalk doen. Zoeken > Alles markeren markeert u alle facturen. Zoeken > Selectie markeren markeert u de facturen die u eerst hebt geselecteerd met Beeld > Selecteren . Zoeken > Met selectiecriteria markeren markeert u facturen op basis van zelfgekozen selectiecriteria.


Kies Rapporten > Proeffacturen . Als u een kredietlimiet hebt ingevoerd bij de financiële gegevens van de debiteur, dan verschijnt er een waarschuwing als de kredietlimiet wordt overschreden.

4.

Markeer Automatisch in Layout als de factuurlayout moet worden gebruikt die bij de taalcode van de debiteur is ingevoerd. Als u Bestand selecteren markeert, wordt voor alle debiteuren dezelfde layout gebruikt. Selecteer deze layout in Bestand.

17.9 Verkoopfacturen verzamelen Voorwaarden: Facturering II In sommige gevallen is het handiger om verkoopfacturen van dezelfde debiteur te combineren, bijvoorbeeld om verzendkosten te besparen. In dergelijke gevallen kunt u meerdere verkoopfacturen van één debiteur samenvoegen tot één verzamelfactuur. Bij het samenvoegen van verkoopfacturen worden de oude (verzamelde) facturen verwijderd. Het is ook mogelijk om facturen voor één factuurdebiteur maar voor verschillende verzenddebiteuren samen te voegen. Dit is bijvoorbeeld handig als u uw debiteuren één factuur per maand wilt sturen, waar alle bestellingen van die maand op vermeld staan. Kies Document > Stamgegevens administratie > Taalcodes > F6 , tab Facturering om de omschrijving van de verzamelfactuur en/of een omschrijving voor tussengevoegde regels per verkoopfactuur in te voeren. Let op: Een deel van de factuurinformatie geldt voor de gehele verkoopfactuur. Dit is het geval voor factuurdebiteur, valutacode en -koers, percentage betalingskorting, BTW-code verzenden orderkosten en de bruto/netto-instelling. Deze informatie moet hetzelfde zijn op alle verkoopfacturen die u verzamelt, omdat de verschillen niet op de verzamelfactuur tot uitdrukking kunnen worden gebracht. Ook op de verzamelfactuur geldt dergelijke informatie immers voor de hele verkoopfactuur. Let op: Periodieke verkoopfacturen kunnen niet worden verzameld. Voor de verzamelfactuur wordt de betalingsconditie van de debiteur gebruikt. Op grond van deze betalingsconditie wordt de betalingskorting of de kredietbeperking bepaald, en de vervaldatum van de verkoopfactuur en van de betalingskorting. Let op: Als u de module Uitgebreide vreemde valuta gebruikt, dan wordt voor de verzamelfactuur de dagkoers gebruikt. Als u voor een verkoopfactuur een andere valutakoers hebt ingevoerd met Bewerken > Valutakoers wijzigen , dan kan die factuur niet worden verzameld omdat de dagkoers dan niet mag worden toegepast. Als u dergelijke verkoopfacturen toch in een verzameling wilt opnemen, dan kunt u de valutacode opnieuw invoeren in de factuur, waardoor de valutakoerswijziging ongedaan wordt gemaakt. U kunt ook voor alle verkoopfacturen Bewerken > Valutakoers wijzigen kiezen om dezelfde valutakoers te gebruiken. Let op: Verzamel alleen verkoopfacturen met dezelfde status (ingevoerd, gefiatteerd, enz.) om te voorkomen dat u per abuis probeert om een verplicht gestelde fiatteringsslag over te slaan. Zo voegt u facturen samen tot verzamelfacturen: 1.


2.

Markeer met spatie twee of meer verkoopfacturen die u wilt verzamelen. U kunt ook Zoeken > Met selectiecriteria markeren gebruiken, of Beeld > Selecteren gevolgd door Zoeken > Selectie markeren .

Facturering | 265

3.

Kies Document > Verkoopfacturen verzamelen .

Afbeelding 17.11. Markeer Verzenddebiteur leegmaken als u verkoopfacturen voor verschillende verzenddebiteuren, maar voor dezelfde factuurdebiteur verzamelt. 4.

Voer de gegevens in het venster in, en kies Volgende. Druk op F1 voor meer informatie.

5.

Kies Voltooien om de verkoopfacturen te verzamelen. Pas op: Controleer de orderen vervoerskosten op de tab Condities nadat u de verkoopfacturen hebt verzameld. Als u Orderen vervoerskosten salderen niet hebt gemarkeerd, dan worden alleen de orderen vervoerskosten van de eerste verkoopfactuur overgenomen op de verzamelfactuur, om te voorkomen dat u teveel orderen vervoerskosten boekt. Als u de verkoopfacturen verzamelt in de Laatste verkoopfactuur, dan worden de orderen vervoerskosten van de laatste factuur overgenomen op de verzamelfactuur.

17.10 Verkoopfacturen afdrukken Als uw factuurgegevens correct zijn, dan kunt u definitieve facturen afdrukken. U kunt de facturen eventueel controleren met Rapporten > Verkoopfacturen in het venster Verkoopfacturen. Nadat de facturen zijn afgedrukt worden deze automatisch verwerkt in de financiële administratie, als u Directe verwerking verkoopfacturen in Opties > Instellingen > Administratie > Handel > Facturering hebt gemarkeerd. Er wordt een nieuwe dagboekbladzijde voor de mutatieregels aangemaakt. Als Directe verwerking verkoopfacturen niet is gemarkeerd, dan worden de facturen wel afgedrukt, maar nog niet verwerkt (zie Verkoopfacturen achteraf journaliseren (268)). Let op: Als Facturering II beschikbaar is, dan kunt u er ook voor kiezen om uw verkoopfacturen elektronisch naar uw debiteuren te versturen (zie Verkoopfacturen elektronisch versturen (266)). Zo drukt u definitieve facturen af: 1.


2.

Selecteer de factuur die u wilt afdrukken. Als u meerdere facturen definitief wilt afdrukken, dan moet u deze facturen eerst markeren.

3.

Kies Rapporten > Definitieve facturen .

4.

Markeer Automatisch in Layout als de factuurlayout moet worden gebruikt die bij de taalcode van de factuur (of de administratie) is ingevoerd. Als u Bestand selecteren markeert, wordt voor alle facturen dezelfde layout gebruikt. Selecteer deze layout in Bestandsnaam.


Selecteer het dagboek waarin de financiële mutaties moeten worden geplaatst. Als u in Verkoopfacturen in het venster Administratie-instellingen - Financieel (Algemeen) een systeemdagboek hebt ingevoerd, kunt u het dagboek hier niet wijzigen. Als u een kredietlimiet hebt ingevoerd bij de financiële gegevens van de debiteur, dan verschijnt er een waarschuwing als de kredietlimiet wordt overschreden. U kunt een nieuwe factuurdatum invoeren door Eén factuurdatum gebruiken te markeren en de Factuurdatum in te voeren. De nieuwe factuurdatum geldt voor alle facturen. Controleer ook de Periode.

Afbeelding 17.12. Nadat de proeffacturen zijn goedgekeurd kunt u definitieve facturen afdrukken. Deze facturen kunnen automatisch worden verwerkt in de financiële administratie. Hiervoor voert u het Dagboek en de Periode in. Markeert u Automatisch in Layout, dan wordt de factuurlayout gebruikt die u bij de taalcode van de debiteur hebt vastgelegd. 6.

Kies Volgende en controleer of de juiste printer is geselecteerd.

7.

Kies Afdrukken.

8.

Controleer de afgedrukte facturen. Kies Annuleren als de facturen niet in orde zijn, bijvoorbeeld als ze niet of op verkeerd papier zijn afgedrukt, als er een printerstoring is opgetreden, enzovoort. U kunt de facturen dan nogmaals afdrukken. De facturen worden niet verwerkt in de financiële administratie.

9.

Kies Voltooien als de facturen juist zijn afgedrukt. De facturen worden gejournaliseerd. De definitief afgedrukte facturen worden verwijderd uit het venster Verkoopfacturen.

Als u kopiedocumenten gebruikt, wordt van elke definitieve factuur een kopiefactuur bewaard. Zie ook: Verkoopfacturen controleren (263), Kopiedocumenten bekijken en beheren (271)

17.11 Verkoopfacturen elektronisch versturen Voorwaarden: Facturering Solo, Facturering II In plaats van het afdrukken van verkoopfacturen op papier, hebt u ook de mogelijkheid om uw facturen elektronisch naar uw debiteuren te versturen (zie ook E-invoicing (273)). Hierbij worden de gemarkeerde facturen omgezet naar een PDF-bestand. Als u beschikt over de module Facturering II en Tevens UBL-formaat aanmaken bij elektr factureren hebt gemarkeerd in Administratie-instellingen - Handel (UBL), wordt er ook een XML-bestand (op basis van UBL 2.0) gegenereerd.

Facturering | 267

Zowel het PDF- als XML-bestand worden als bijlagen in een e-mailbericht opgenomen. Als u beide bestanden meestuurt, kan de debiteur zelf kiezen welke bijlage hij het beste kan verwerken:

•

•

PDF-bestand U kunt de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van een factuur die als een PDF-bestand wordt verstuurd, waarborgen door een digitaal certificaat aan uw elektronische factuur te koppelen. Daarmee zet u in feite een digitale handtekening die dit garandeert: de ontvanger heeft de garantie dat de afzender is wie hij beweert te zijn, en dat het bestand na het ondertekenen niet meer is gewijzigd. Een digitaal certificaat kunt u zelf aanvragen bij één van de uitgevende instanties. Als achtergrond voor het PDF-bestand voegt AccountView automatisch de PDF’s toe die u in Eerste achtergrond en Tweede achtergrond hebt geselecteerd met Opties > Instellingen > Administratie > Algemeen > Kopiedoc . XML-bestand Het XML-bestand van de elektronische factuur heeft een indeling volgens de NES-variant van UBL 2.0. Door de Nederlandse overheid is UBL 2.0 als berichtstandaard aangewezen. De NES-variant is de door Noord-Europese landen voorgestelde en gebruikte aanpassing van UBL 2.0.

Het e-mailadres dat wordt gebruikt voor het versturen van de factuur is afhankelijk van uw instellingen. Meer informatie vindt u bij het onderwerp Volgorde e-mailadressen bij e-invoicing (274). Als u voor het elektronisch versturen van verkoopfacturen altijd (deels) hetzelfde bericht wilt gebruiken, dan kunt u deze gegevens vastleggen in een e-mailsjabloon. Dit is een e-mailbericht waarin gegevens die kunnen worden hergebruikt, zoals een bepaalde disclaimer of een standaardonderwerpregel, al zijn vastgelegd. Deze e-mailsjablonen kunt u vastleggen in de taalcode van de administratie of van de debiteur, zodat bij het voltooien van de facturen de juiste sjablonen worden gebruikt. Let op: Op dezelfde wijze is het ook mogelijk om verkooporderbevestigingen (module Verkooporders) en aanmaningen (module Aanmaningen) elektronisch te versturen. Zo maakt u uw administratie gereed voor elektronische facturering: 1.

Kies Opties > Instellingen > Systeem > Algemeen om met E-mail instellen de e-mailinstellingen voor uw systeem te controleren. Deze instellingen gelden voor alle administraties.

2.

Kies Opties > Instellingen > Persoonlijk > Starten om met E-mail instellen uw persoonlijke e-mailinstellingen te controleren. Hiermee brengt u een verbinding tot stand tussen AccountView en uw postbus.

3.

Kies Opties > Instellingen > Systeem > Algemeen om met PDF-beveiliging instellen de standaardbeveiliging vast te leggen voor het bewaren en per e-mail versturen van PDF-bestanden.

4.

Kies Opties > Instellingen > Systeem > PDF om de gegevens van uw digitale certificaat vast te leggen. Deze gegevens worden nu aan al uw elektronische facturen gekoppeld. Druk op F1 voor meer informatie.

5.

Kies Opties > Instellingen > Administratie > Algemeen > Kopiedoc om in Eerste achtergrond een achtergrond-PDF te selecteren. Deze wordt automatisch toegevoegd aan elektronisch verstuurde facturen, orderbevestigingen en aanmaningen. Als u voor de eerste pagina een andere PDF wilt selecteren dan voor de vervolgpagina’s, dan selecteert u in Eerste achtergrond de PDF voor de eerste pagina en in Tweede achtergrond de PDF voor de vervolgpagina’s. Gebruik PDF’s van één pagina in beide velden.

6.

Kies eventueel Document > Stamgegevens systeem > E-mailsjablonen om één of meer e-mailsjablonen aan te maken.

7.

Leg de aangemaakte e-mailsjablonen met Document > Stamgegevens administratie > Taalcodes > F6 vast in de taalcodes die u gebruikt. Op de tabs Facturering, Aanmaningen en Verkoop vindt u hiervoor velden waarin u de e-mailsjablonen kunt invoeren.

8.

Leg met Facturen per e-mail versturen in de stamgegevens van debiteuren vast of er elektronisch moet worden gefactureerd.

9.

Kies Zoeken > E-mailadressen in Debiteuren en leg per documentsoort vast welk e-mailadres moet worden gebruikt. (Zie Volgorde e-mailadressen bij e-invoicing (274).)

268 | Facturering Bij het versturen van elektronische facturen doorloopt u grotendeels dezelfde stappen als met het afdrukken van facturen op papier. Ook de verwerking in uw financiële administratie verloopt verder op dezelfde wijze. Een verkoopfactuur die u elektronisch verstuurt, wordt automatisch verwerkt in de financiële administratie, als u Directe verwerking verkoopfacturen in Opties > Instellingen > Administratie > Handel > Facturering hebt gemarkeerd. Als Directe verwerking verkoopfacturen niet is gemarkeerd, dan worden de facturen wel verstuurd, maar nog niet verwerkt (zie Verkoopfacturen achteraf journaliseren (268)). Zie ook: Instellingen e-mail vastleggen (25) Zo kunt u facturen elektronisch versturen: 1.


2.

Selecteer de factuur die u wilt versturen. Als u meerdere facturen elektronisch wilt versturen, dan moet u deze facturen eerst markeren. Pas op: In de stamgegevens van de debiteur waaraan u een elektronische factuur wilt sturen, moet op de tab Instellingen het veld Facturen per e-mail versturen zijn gemarkeerd. Zo niet, dan wordt de factuur afgedrukt.

3.

Kies Rapporten > Definitieve facturen .

4.

Voer de gevraagde gegevens in (zie Verkoopfacturen afdrukken (265)), en kies Volgende.

5.

Markeer Elektronisch factureren en kies Versturen. Voor iedere gemarkeerde factuur wordt een e-mail klaargezet in Postvak Uit van uw e-mailprogramma. Als u met Opties > Instellingen > Administratie > Algemeen > Kopiedoc PDF’s hebt geselecteerd in Eerste achtergrond en Tweede achtergrond, worden die als achtergrond aan het PDF-bestand toegevoegd. Let op: Het verstuurde XML-bestand wordt niet als kopiedocument bewaard in AccountView, maar vindt u terug in de verzonden e-mails van uw e-mailprogramma.

17.12 Verkoopfacturen achteraf journaliseren U kunt facturen achteraf journaliseren. Dit kan wenselijk zijn als u facturen snel wilt afdrukken, en het journaliseren wilt uitstellen tot een rustiger moment. U kunt dan elke factuur afzonderlijk afdrukken, en bijvoorbeeld aan het eind van de dag alle afgedrukte facturen in één keer journaliseren. Bedenk wel dat bij achteraf journaliseren de saldi (bijvoorbeeld openstaande posten) niet meer op elk moment up-to-date zijn. Dit kan bijvoorbeeld gevolgen hebben voor de controle op de kredietlimiet. Stel bijvoorbeeld dat u voor een debiteur met een kredietlimiet van 1.000,- een factuur hebt ingevoerd en gefactureerd van 800,-. Als u direct journaliseert, zal bij het invoeren van een tweede factuur van 800,- een melding verschijnen dat de kredietlimiet wordt overschreden. Als u achteraf journaliseert, is de eerste factuur afgedrukt, maar is het bedrag nog niet verwerkt in de financiële administratie. U kunt dan een tweede factuur van 800,- invoeren zonder dat u wordt gewaarschuwd dat de kredietlimiet wordt overschreden. Als u facturen achteraf journaliseert, dan wordt bij het afdrukken van de factuur niet het voorraadaantal Verwerkt maar het voorraadaantal Uitg gewijzigd. Op dit moment komt de voorraadwaarde (Verwerkt * VVP) dus nog steeds overeen met de balanswaarde, omdat er nog niet is gejournaliseerd. Op het moment dat u journaliseert, wordt het aantal Uitg opgenomen in het aantal Verwerkt. Op dat moment komt de voorraadwaarde dus ook overeen met de balanswaarde. Zo kiest u voor achteraf journaliseren: 1.


2.

Demarkeer Directe verwerking verkoopfacturen.

Facturering | 269

Verkoopfacturen journaliseren Als u definitieve facturen hebt afgedrukt, maar Directe verwerking verkoopfacturen is niet gemarkeerd, dan is de factuur wel verwijderd uit de lijst met verkoopfacturen, maar nog niet verwerkt. Er is nog geen nieuwe dagboekbladzijde met mutatieregels aangemaakt, en er is nog niet gejournaliseerd. Zo journaliseert u facturen achteraf: 1.

Kies Bestand > Handel > Verkoopfacturen . In de rechterbovenhoek verschijnt een melding die aangeeft dat er nog te journaliseren facturen zijn.

2.

Met Rapporten > Te journaliseren kunt u een overzicht opvragen van de facturen die nog moeten worden gejournaliseerd.

3.

Kies Document > Facturen journaliseren om de facturen te journaliseren.

Het dagboek dat wordt gebruikt, is het systeemdagboek dat is ingevoerd in Verkoopfacturen in het venster Administratie-instellingen - Financieel (Algemeen). Als u daar geen verkoopdagboek hebt vastgelegd, selecteert u een dagboek tijdens het afdrukken van definitieve facturen.

17.13 Betalingskorting direct verrekenen U kunt betalingskorting verlenen aan uw debiteur, als deze betaalt binnen de vastgestelde kortingstermijn. Op deze manier kunt u het voor debiteuren aantrekkelijk maken om snel te betalen. Er zijn in AccountView twee verschillende manieren om de betalingskorting over een verkoopfactuur te verwerken:

•

De betalingskorting en de BTW over de betalingskorting worden achteraf verrekend. Deze methode is met name geschikt als er weinig gebruik wordt gemaakt van betalingskorting. • De betalingskorting en de BTW over de betalingskorting worden direct verrekend als factuurkorting. Deze methode is met name geschikt als er veel gebruik wordt gemaakt van betalingskorting. Deze methode wordt hierna uitgebreid besproken. Zie ook: Betalingskorting achteraf verrekenen (56)

Instelling betalingskorting direct verrekenen Door de betalingskorting direct te verrekenen wordt de betalingskorting (en de BTW erover) in de factuur verwerkt als factuurkorting. De BTW over de betalingskorting wordt altijd naar rato berekend. Zo verrekent u betalingskorting direct: 1.


2.

Markeer Directe verwerking betalingskorting verkoop.

3.


4.

Voer BTW-code deb in om de rekening vast te leggen waarop de BTW over de betalingskorting moet worden geboekt.

Voorbeeld berekening factuurbedrag bij betalingskorting direct

• • •

1 maal verkoop elektrische heggenschaar à 129,- (excl. 21% BTW) 1 maal verkoop grasmaaier à 139,- (excl. 21% BTW) Betalingskorting 2%

270 | Facturering

Veld

Berekening

Bedrag

Subtotaal

129,- + 139,-

268,00

BTW subtotaal

(129,- + 139,-) * 21%

56,28-

Bet.kort

(129,- + 139,-) * 2%

-5,36

BTW betalingskorting

{(129,- * 2%) * 21%} + {(139,- * 2%) * 21%}

-1,12

BTW

56,28 - 1,12

55,16

Totaal

268,- + 55,16 - 5,36

317,80

Tabel 17.1. Berekening factuurbedrag bij betalingskorting direct verrekenen

Afbeelding 17.13. Als de betalingskorting direct wordt verrekend, wordt deze verwerkt in de factuur als factuurkorting.

Journaalpost verkoopfactuur bij betalingskorting direct 1200 Debiteuren 312,54 1625 BTW af te dragen belast met 0% 1,02 8880 Verleende kortingen debiteuren 5,36 aan 1600 BTW af te dragen hoog 50,92 aan 8110 Omzet artikelgroep 3 139,aan 8115 Omzet artikelgroep 4 129,-

Betaling buiten kortingstermijn bij betalingskorting direct Als de debiteur buiten de kortingstermijn betaalt, zal hij de betalingskorting à 5,36 moeten optellen bij het factuurbedrag 312,54. Hij betaalt dan 317,90. Het hierdoor ontstane betalingsverschil met de openstaande post kunt u wegboeken als (negatieve) betalingskorting in het venster Verschil afboeken.

Facturering | 271

Afbeelding 17.14. Als de debiteur niet op tijd betaalt, kunt u de betalingskorting (die al op de factuur was verwerkt als factuurkorting), wegboeken op de rekening Kortingen deb die is vastgelegd in het venster Administratie-instellingen - Financieel (Financieel). AccountView maakt de volgende boeking: 1100 Bank 317,90 1200 Debiteuren 5,36 aan 1200 Debiteuren 317,90 aan 8880 Verleende kortingen debiteuren 5,36

Opmerking BTW bij betalingskorting direct Betaalt de debiteur buiten de kortingstermijn, dan betaalt hij eigenlijk te weinig BTW (1,02). U ontvangt dus ook te weinig BTW. U corrigeert dit door het sturen van een BTW-factuur.

17.14 Verkooprapporten opvragen Voor de module Facturering zijn drie verschillende rapportagemodules beschikbaar: Verkoophistorie I, Verkoophistorie II en Verkoopanalyse. Zie ook: Handelsrapportage ( )

17.15 Kopiedocumenten bekijken en beheren Kopiefacturen, kopiebestelbonnen en kopiepakbonnen kunnen worden opgevraagd in het venster Kopiedocumenten. Daarnaast kunnen deze kopiedocumenten ook worden opgevraagd in andere vensters, zoals Verkoopfacturen en Inkooporders. Het opvragen van kopiedocumenten verloopt altijd hetzelfde en wordt alleen toegelicht voor kopiefacturen. Let op: Kopie-aanmaningen kunnen worden geopend vanaf de tab Documenten in Stamgegevens openstaande post. Dit geldt ook voor de kopiefacturen van Abonnementen, die u terugvindt op de tab Documenten in Stamgegevens abonnement.

272 | Facturering

Zo vraagt u een kopiedocument op: 1.

Kies Document > Stamgegevens administratie > Kopiedocumenten .

2.

Selecteer het gewenste kopiedocument.

3.

Kies Bewerken > Openen . Selecteer de juiste printer-driver als hierom wordt gevraagd.

U kunt kopiedocumenten ook vanuit een aantal andere vensters opvragen:

• • • • • • • •

Bestand > Handel > Verkoopfacturen : Zoeken > Kopiedocumenten . Bestand > Handel > Verkooporders : Zoeken > Kopiedocumenten en Zoeken > Kopiepakbon . Bestand > Handel > Uitgifte-opdrachten : Zoeken > Kopiedocumenten . Bestand > Handel > Inkooporders : Zoeken > Kopiebestelbon . Bestand > Debiteuren ; Zoeken > Openstaande posten (F5): Zoeken > Kopiefactuur (shift+F5). Bestand > Debiteuren ; Zoeken > Debiteurkaart (Ctrl+F5): Zoeken > Kopiefactuur (shift+F5). Bestand > Debiteuren ; Zoeken > Debiteurkaart (Ctrl+F5); Zoeken > Journaalpost (Ctrl+F5): Zoeken > Kopiefactuur (shift+F5). Bestand > Debiteuren ; Bewerken > Aanmaningen : Zoeken > Kopiefactuur (shift+F5).

Als er slechts één kopiedocument is, wordt dit direct geopend. Bij meerdere kopiedocumenten verschijnt het venster Kopiedocumenten waarin u het gewenste kopiedocument kunt selecteren. Let op: Kopiedocumenten die zijn opgeslagen als PDF-bestand worden direct getoond op het scherm en kunnen worden afgedrukt via Adobe Acrobat Reader. Kopiedocumenten die zijn opgeslagen als printerbestand kunt u alleen afdrukken. Veelgestelde vragen De kopiedocumenten worden niet aangemaakt. Zie Instellingen kopiedocumenten vastleggen (252). Het document wordt niet correct getoond. Bij het bewaren van kopiedocumenten als printerbestanden is het van belang, dat u de juiste printer-driver (stuurprogramma) selecteert. Voor de printerbestanden wordt altijd dezelfde printer-driver gebruikt. Deze kan worden ingesteld in Opties > Instellingen > Systeem > Algemeen . Elke gebruiker moet deze printer lokaal installeren. Voor het gebruik van PDF-bestanden moet elke gebruiker Adobe Acrobat Reader lokaal installeren.

273

18. E-invoicing E-invoicing (ook wel 'e-invoice') betekent 'facturen elektronisch genereren en versturen'. In AccountView Team en Business wordt deze mogelijkheid geboden door de module Facturering II. Voor AccountView Solo is de module Facturering Solo beschikbaar. Omdat e-invoicing geen opzichzelfstaande module is, maar een interactie van verschillende functionaliteiten, wordt er geen uitgebreid hoofdstuk aan dit onderwerp gewijd. In plaats daarvan vindt u hier een beknopt overzicht van de mogelijkheden, met doorverwijzingen naar gerelateerde onderwerpen.

•

Instellingen en bestandsformaten Bij e-invoicing worden facturen verzonden in de vorm van een e-mailbericht met een enkele PDF-bijlage, of met bijlagen in PDFen UBL-formaat. Welke bijlagen u kunt versturen is afhankelijk van uw uitvoering, modulesamenstelling en instellingen. Zie ook 'E-mail instellen ( )' en 'Verkoopfacturen elektronisch versturen (266)'.

•

Sjablonen en achtergronden De inhoud van uw e-mailberichten kunt u per activiteit standaardiseren met behulp van sjablonen, zodat u niet telkens opnieuw een boodschap hoeft in te voeren. Bovendien kunt u voor PDF-bijlagen een standaardachtergrond instellen. Zie ook 'E-mailsjablonen en e-mailactiviteitsjablonen (119)' en 'Achtergrondafbeeldingen kopiedocumenten ( )'.

•

E-mailadressen vastleggen Voor de adressering bestaan meerdere mogelijkheden. U kunt algemene e-mailadressen voor bedrijven en contactpersonen vastleggen, maar ook specifieke adressen voor bepaalde documentsoorten. Meer informatie hierover vindt u bij ' Volgorde e-mailadressen bij e-invoicing (274)'. In de stamgegevens van bestelbonnen en orderbevestigingen kunt u bovendien een eenmalig e-mailadres invoeren, dat voorrang krijgt op andere vastgelegde adressen.

•

Binnenkomende facturen verwerken De term e-invoicing kan ook slaan op het elektronisch verwerken van binnenkomende facturen. Als u gebruikmaakt van AccountView Team of Business in combinatie met de module Mutatie-import, kunt u binnenkomende facturen in UBL-formaat automatisch als boeking verwerken. Zie ook 'Dagboekberichten importeren ( )'.

Ten slotte kunt u met bepaalde modules ook andere documenten elektronisch versturen: Uitvoering

Module

Documenten

AccountView Team, Business en Solo

Aanmaningen of Aanmaningen Solo

Aanmaningen

AccountView Team, Business en Solo

Facturering II of Facturering Solo

Verkoopfacturen

AccountView Team en Business

Verkooporders

Orderbevestigingen, aanbetalingen, pakbonnen


Abonnementen

Abonnementlayouts


Inkoop

Bestelbonnen


Baliefacturering

Baliefacturen

Tabel 18.1. Mogelijkheden per uitvoering en module Zie ook: Aanmaningen ( ), Facturering (249), Verkooporders ( ), Abonnementen ( ), Inkoop ( ), Baliefacturering ( )

274 | E-invoicing

18.1 Werkwijze e-invoicing De benodigde inrichting voor het elektronisch versturen van documenten wijkt per soort af op slechts kleine punten. U kunt daarom voor het grootste gedeelte de werkwijzen volgen in 'Zo maakt u uw administratie gereed voor elektronische facturering: (267)' en ' Zo kunt u facturen elektronisch versturen: (268)'. Wel moet u in de stamgegevens van debiteuren en crediteuren (tab Instellingen) voor iedere beschikbare documentsoort afzonderlijk aangeven of deze elektronisch mag worden verstuurd voor de huidige debiteur of crediteur. Daarnaast vindt het versturen van een bepaalde documentsoort altijd plaats vanuit het gerelateerde venster: aanmaningen vanuit Aanmaningen, verkooporders vanuit Verkooporders, bestelbonnen vanuit Inkooporders, etc. Voor meer informatie over het aanmaken en versturen van specifieke documentsoorten raadpleegt u de desbetreffende onderwerpen. Zie ook: Aanmaningen ( ), Facturering (249), Verkooporders ( ), Abonnementen ( ), Inkoop ( ), Baliefacturering ( )

18.2 Volgorde e-mailadressen bij e-invoicing U kunt op verschillende plaatsen in AccountView e-mailadressen vastleggen voor het elektronisch versturen van documenten. Er wordt een vaste, automatische selectievolgorde gehanteerd wanneer u een document verstuurt: 1.

E-mailadressen onder Zoeken > E-mailadressen (venster: Bedrijven, Crediteuren, Debiteuren) AccountView zal allereerst kijken of hier een e-mailadres is vastgelegd voor het soort document dat u probeert te versturen. U kunt namelijk voor ieder documenttype een apart e-mailadres opgeven. Is hier geen geschikt e-mailadres vastgelegd, dan kiest AccountView voor de volgende optie.

2.

E-mailadres van de hoofdcontactpersoon (venster: Stamgegevens debiteur, Stamgegevens crediteur) Als er geen specifiek e-mailadres is vastgelegd voor het documenttype, controleert AccountView of er een e-mailadres is vastgelegd voor de hoofdcontactpersoon van de debiteur of crediteur.

3.

E-mailadres van de administratiecontactpersoon (venster: Stamgegevens debiteur, Stamgegevens crediteur) Ontbreekt ook het e-mailadres van de hoofdcontactpersoon, dan gebruikt AccountView het e-mailadres van de administratiecontactpersoon.

4.

Algemeen e-mailadres (venster: Stamgegevens debiteur, Stamgegevens crediteur) Bij gebrek aan specifieke adressen zal AccountView het algemene e-mailadres van de crediteur of debiteur gebruiken. Let op: Als op geen van de bovenstaande plaatsen e-mailadressen zijn vastgelegd, zal AccountView ervan uitgaan dat het document per post moet worden verzonden en het naar uw printer sturen.

275

19. BusinessDimensions Met de modules BusinessDimensions Financieel, BusinessDimensions Handel en BusinessDimensions Projecten en Uren kunt u zelf subadministraties aanmaken en extra gegevens in het grootboek registeren. U kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan het administreren van lease-auto’s (kentekens, kilometers, verbruik) of serienummers (verkoop, uitgave en garantiedatum per product). Een subadministratie is een verzameling velden (kenmerken) waarin u tijdens het boeken extra gegevens kunt vastleggen. Hierdoor wordt uw database, in combinatie met bijvoorbeeld kostenplaatsen en kostensoorten, bijzonder compleet. Het opzetten van subadministraties is eenvoudig: u bepaalt welke subadministraties u wilt gebruiken en welke gegevens u in de subadministraties wilt bijhouden. Als u een subadministratie hebt opgezet, kan deze in alle administraties van AccountView worden gebruikt. De gegevens die in subadministraties worden ingevoerd, gaan deel uitmaken van het journaalbestand en de artikelhistorie (alleen logistieke boekingen). Hierdoor kunnen deze gegevens makkelijk worden gebruikt in overzichten, en in analyses die in het venster Journaal kunnen worden uitgevoerd. De functionaliteit van subadministraties doet hierdoor niet onder voor normale mutaties in AccountView. In de subadministratie ‘Lease-auto’s’ kunt u bijvoorbeeld per kenteken alle kosten boeken: onderhoudskosten, reparaties en brandstofverbruik. U kunt een goed algemeen overzicht van deze kosten krijgen door de relevante grootboekkaarten en kostenplaatsoverzichten te raadplegen. Door het gebruik van subadministraties kunt u echter de kosten per kenteken of per type auto opvragen. U kunt subadministraties gebruiken in de financiële administratie als u BusinessDimensions Financieel hebt, in combinatie met BusinessModeller Financieel. Voor het gebruik van subadministraties in inkoop-, verkoop- en voorraadmutaties moet u BusinessDimensions Financieel en BusinessDimensions Handel hebben, in combinatie met BusinessModeller Financieel en BusinessModeller Handel. Met de module BusinessDimensions Projecten en Uren kunt u zelf projectdimensies definiëren. Zie Projectdimensies ( ) voor informatie over projectdimensies en hun toepassing. Een voorbeeld van hoe u met BusinessDimensions Projecten en Uren zelf projectdimensies aanmaakt, vindt u in Projectadministratiecase: Inrichten projectdimensies ( ). In plaats van BusinessModeller Financieel, BusinessModeller Projecten en Uren en BusinessModeller Handel kunt u eventueel BusinessModeller Compleet gebruiken. Deze module biedt een aantal extra mogelijkheden.

19.1 Functionaliteit BusinessDimensions Deze modules zijn een uitbreiding op AccountView Business:

• • •

BusinessDimensions Financieel is een uitbreiding op de module BusinessModeller Financieel; BusinessDimensions Handel is een uitbreiding op de modules BusinessModeller Handel en BusinessDimensions Financieel; BusinessDimensions Projecten en Uren is een uitbreiding op de modules BusinessModeller Projecten en Uren en BusinessDimensions Financieel.

U kunt onder andere beschikken over de volgende functionaliteit:

• • •

Tot vijftig verschillende extra gegevens vastleggen in uw administratie. Subadministratiegegevens invoeren tijdens het boeken. Verschillende soorten velden gebruiken: lijst, aantal, datum, bedrag, tekst, standaard in AccountView aanwezige tabel.

276 | BusinessDimensions

• • • • • • • •

Velden verplicht stellen, waardoor er geen gegevens worden overgeslagen. Invoervelden toevoegen in een dagboek met BusinessViews. Subadministraties koppelen aan grootboekrekeningen, zodat altijd op de juiste subadministratie wordt geboekt. Gedetailleerde analyses uitvoeren door naadloze integratie in AccountView. Subadministratiegegevens verder analyseren en rapporteren via draaitabellen in Excel. Eén keer een subadministratie aanmaken, in elke administratie gebruiken. Per administratie afwijkende gebruikerslijsten invoeren. Subadministraties probleemloos verder gebruiken na updates of uitbreidingen van AccountView.

19.2 Werkwijze subadministraties Als u een subadministratie hebt aangelegd, kunt u die in alle administraties in AccountView gebruiken. Gebruikerslijsten moet u wel per administratie invoeren.

Werkwijze subadministraties inrichten Zo richt u een subadministratie in: 1.

Voer de gewenste kenmerken in Document > Stamgegevens systeem > Subadministratiekenmerken > F6 in. De kenmerken zijn de gegevens die in de subadministratie kunnen worden bijgehouden. Kies het juiste soort kenmerk in Kenmerktype. Voorbeelden van kenmerken in de Serienummeradministratie zijn ‘Serienummer’, ‘Datum uitgifte’ en ‘Datum einde garantie’. Kies Lijst in Kenmerktype, als u een lijst met standaardwaarden wilt gebruiken tijdens het invoeren van gegevens in de subadministratie. Het is ook mogelijk om een AccountView-tabel aan een kenmerk te koppelen. Hierdoor kunt u bijvoorbeeld medewerkers of artikelen kiezen in een subadministratie die u voert in het grootboek. Subadministratiegegevens die in het venster Verkooporder zijn ingevoerd, kunnen op facturen worden getoond. Hiervoor moet u de factuurlayouts wijzigen. Het wijzigen van layouts wordt hier niet verder toegelicht.

2.

Voor kenmerken van het type Lijst wordt automatisch een gebruikerslijst met de naam van het kenmerk aangemaakt. Een gebruikerslijst wordt gebruikt om een reeks van mogelijke waarden voor een kenmerk van het type Lijst vast te leggen. Voor het kenmerk ‘Kenteken’ kunt u de kentekens van uw lease-autopark invoeren in de gebruikerslijst ‘Kenteken’. Hierdoor kunt u tijdens het invoeren van boekingen voor lease-auto’s een kenteken kiezen uit een keuzelijst, en hoeft u het kenteken niet elke keer handmatig in te voeren. Kies Opties > Gebruikerslijsten > F6 om de lijstwaarden vast te leggen.

3.

Voer de subadministratie met Document > Stamgegevens systeem > Subadministraties > F6 in. Markeer Vrij te kiezen als de subadministratie in elke boeking mag worden gebruikt. Markeer Alle velden verplicht, als bij het invoeren van gegevens in de subadministratie alle velden moeten worden ingevoerd. Koppel per subadministratie de gewenste kenmerken op de tab Kenmerken.

4.

Demarkeer Vrij te kiezen in Document > Stamgegevens systeem > Subadministraties > F6 , als de subadministratie alleen in combinatie met bepaalde grootboekrekeningen of artikelen mag worden gebruikt. Kies dan Bestand > Grootboek . Koppel de subadministratie aan elke grootboekrekening waarbij de subadministratie toegestaan (of verplicht) is in Subadministratie 1 op de tab Invoer. U kunt maximaal drie subadministraties aan een grootboekrekening koppelen. Koppel de subadministratie ook aan de benodigde artikelen in Bestand > Handel > Artikelen .

Zie ook: Layouts (211), Gebruikersvelden opnemen (226)

BusinessDimensions | 277

Werkwijze subadministraties gebruiken U kunt gegevens in subadministraties invoeren via de financiële administratie, of via diverse invoervensters van de logistieke modules (afhankelijk van uw modulesamenstelling). Zo gebruikt u een subadministratie: 1.

Kies Bestand > Dagboekbladzijden en voer de boeking op de normale manier in. U kunt subadministratiegegevens ook invoeren in Bestand > Handel > Inkooporders , Bestand > Handel > Verkooporders , Bestand > Handel > Productieorders , Bestand > Handel > Voorraadbladzijden en Bestand > Financieel > Bankafschriften .

2.

Kies Bewerken > Subadministraties tijdens het invoeren van een boekingsregel en voer de subadministratiegegevens in. U kunt veelgebruikte subadministratievelden toevoegen aan de boekingsregels met Beeld > Kolommen . Hierdoor kunt u het boekingsproces versnellen. Alle velden van een subadministratie zijn verplicht, als Alle velden verplicht is gemarkeerd. In de dagboeken zijn dergelijke subadministraties daarom alleen beschikbaar als u eerst de juiste grootboekrekening hebt gekozen. In logistieke mutaties moet u eerst het juiste artikel kiezen.

3.

Verwerk (journaliseer) de logistieke mutaties.

4.

Kies Bestand > Grootboek en dan Rapporten > Subadministratie om een draaitabel met gegevens van een subadministratie op te vragen in Excel.

5.

U kunt gegevens van subadministraties ook opvragen met Bestand > Journaal . Selecteer de gewenste journaalregels met Beeld > Selecteren . U kunt kolommen met gegevens toevoegen aan het venster Journaal met Beeld > Kolommen . Als u beschikt over de relevante modules kunt u subadministratiegegevens ook opvragen in de artikelhistorie.

Zie ook: Kolomweergave wijzigen ( )

19.3 Subadministraties opzetten en gebruiken Subadministraties bieden u de mogelijkheid om per boeking extra informatie in te voeren. U bent vrij in de indeling van subadministraties, maar u kunt maximaal 50 verschillende kenmerken (gegevens) gebruiken. Als u eenmaal een subadministratie hebt aangemaakt, is deze in elke administratie beschikbaar.

Autoparkbeheer - voorbeeld Alle autokosten worden geboekt op de rekeningen ‘Leasekosten auto’, ‘Brandstofkosten auto’ en ‘Overige autokosten’. U maakt gebruik van de kostenplaatsen ‘Verkoopafdeling’, ‘Serviceafdeling’, ‘Marketingafdeling’ en ‘Directie’ om de kosten te verbijzonderen. Door een subadministratie te gebruiken, kunt u de autokosten ook per auto (kenteken) en chauffeur registreren. Leg eerst de kenmerken (gegevens) vast, die u in de subadministratie wilt bijhouden:

• •

Kenteken Chauffeur

Elk kenmerk heeft een bepaald Kenmerktype, waarmee het soort gegevens wordt aangeduid dat in het kenmerk kan worden ingevoerd. Voor de bovenstaande kenmerken wordt het kenmerktype Lijst gebruikt. Hierdoor kunt u per kenmerk een lijst koppelen: een lijst met kentekens en een lijst met namen van chauffeurs. Tijdens het invoeren van facturen en onkostenvergoedingen kunt u een waarde uit een lijst kiezen, en hoeft u kentekens en namen niet handmatig in te voeren.

278 | BusinessDimensions Let op: U kunt het kenmerk ‘Chauffeur’ eventueel ook koppelen aan de AccountView-tabel Medewerkers. Dit is alleen mogelijk als deze tabel op grond van uw modulesamenstelling beschikbaar is. Uw medewerkers tanken met een tankpas bij een plaatselijk benzinestation waarvan u eenmaal per week een factuur ontvangt. Op deze factuur staat per tankbeurt het kenteken, het aantal liters benzine en de datum waarop is getankt. U legt hiervoor de volgende kenmerken vast:

• • •

Liters Datum Kilometerstand

Leg vervolgens de subadministratie ‘Autopark’ vast. Bij deze subadministratie is het veld Vrij te kiezen niet gemarkeerd, anders kan in elke mutatie op deze subadministratie worden geboekt. De subadministratie is gekoppeld aan de rekeningen ‘Leasekosten auto’, ‘Brandstofkosten auto’ en ‘Overige autokosten’, zodat alleen na het kiezen van deze rekeningen op deze subadministratie kan worden geboekt.

Afbeelding 19.1. De subadministratie 'Autopark' met alle benodigde velden U ontvangt een factuur van de leasemaatschappij. U voert deze op de normale manier in het inkoopboek in, maar tijdens het invoeren van de boekingsregels kunt u extra informatie voor de subadministratie ‘Autopark’ invoeren. De velden worden tijdens het invoeren van boekingen in dezelfde volgorde getoond als op de tab Kenmerken in Document > Stamgegevens systeem > Subadministraties > F6 . Let op: De asterisk achter de naam van de subadministratie (in het venster Subadministraties) geeft aan dat de velden van de subadministratie niet verplicht zijn.


Afbeelding 19.2. Een factuur van de leasemaatschappij invoeren voor een auto. Kenteken, chauffeur en kilometerstand worden vastgelegd in de kilometeradministratie. Het aantal liters is in dit geval 0. Vervolgens ontvangt u een weekfactuur van de benzinepomp waar alle tankpashouders tanken. Op deze factuur worden per tankbeurt de volgende gegevens vermeld: aantal liters, totaalbedrag excl. BTW, kilometerstand, datum en chauffeur. In het venster Dagboekinvoer wordt per tankbeurt een aparte boekingsregel ingevoerd. Het totaalbedrag per tankbeurt kan uiteraard in Bedrag worden ingevoerd, de andere gegevens worden in de subadministratie ingevoerd. Het aantal regels op een weekfactuur is aanzienlijk, en alle regels moeten afzonderlijk worden ingevoerd. Om tijd te besparen, kunt u velden van de subadministratie toevoegen aan de boekingsregels. Hierdoor hoeft u niet in elke boekingsregel Bewerken > Subadministraties te kiezen, om de subadministratiegegevens in te voeren. U kunt op de normale manier kolommen toevoegen aan de dagboekinvoer met Beeld > Kolommen en de weergave bewaren met Beeld > Weergave bewaren ; dit blijft in dit voorbeeld buiten beschouwing.


Afbeelding 19.3. Tankbeurten invoeren op een weekfactuur van een tankstation. De velden uit de subadministratie ‘Autopark’ zijn toegevoegd aan het invoervenster om de invoer te versnellen. Door de wijzigingen in de weergave te bewaren kan het invoervenster bij een volgende inkoopfactuur weer snel worden opgevraagd. U kunt de gegevens in de subadministratie op verschillende manieren opvragen:

• •

•

Alle gegevens in een subadministratie kunt u opvragen in een draaitabel in Excel met Rapporten > Subadministratie vanuit het venster Grootboek. Subadministratiegegevens maken deel uit van journaalregels, waardoor u deze met Bestand > Journaal kunt opvragen. Het grote voordeel van deze optie is de mogelijkheid om regels te selecteren op basis van bijvoorbeeld het rekeningnummer. U kunt echter ook een selectie maken op subadministratiekenmerken, zoals het kenmerk ‘Kenteken’. Hierdoor kunt u alle kosten opvragen die ten aanzien van een bepaalde auto zijn gemaakt. Subadministratiegegevens maken ook deel uit van de artikelhistorie, als mutaties in subadministraties via een logistieke module zijn ingevoerd. Dit valt buiten het bestek van dit voorbeeld. Zie Serienummerregistratie - voorbeeld (281) voor meer informatie.

Afbeelding 19.4. Alleen mutaties op de rekening ‘Brandstofkosten auto’ en op chauffeur BAAS zijn geselecteerd. Via Beeld > Kolommen zijn diverse kolommen uit de subadministratie ‘Autopark’ toegevoegd.


Serienummerregistratie - voorbeeld U verkoopt PC’s, waarbij u verschillende garantieregelingen hanteert. Per PC moet per garantieregeling de uiterste garantiedatum worden vastgelegd. Het ligt voor de hand om een subadministratie te gebruiken die wordt ingevoerd vanuit het venster Verkooporder. Leg eerst de kenmerken (gegevens) vast, die u in de subadministratie wilt bijhouden:

• • • • •

Serienummer (lijst) Datum levering Garantie 24/7 Garantie next day Garantie carry in

Leg vervolgens de subadministratie ‘Serienummers’ vast, en koppel de bovenstaande kenmerken. Voor serienummers wordt een lijst aangelegd. Hierdoor worden fouten voorkomen, en bovendien zou de serienummeradministratie later nog kunnen worden uitgebreid. Als ook tijdens het invoeren van inkooptransacties de serienummers worden bijgehouden, kunnen de PC’s gedurende het hele inkoopen verkooptraject worden gevolgd.

Afbeelding 19.5. Garantiegegevens voor een verkochte PC Als de factuur definitief is afgedrukt, kunnen de subadministratiegegevens worden opgevraagd in het venster Artikelhistorie. U kunt de indeling van het venster wijzigen door kolommen toe te voegen en te verplaatsen. U kunt uw weergave bewaren, zodat u de gegevens van de serienummeradministratie altijd snel kunt opvragen.


Afbeelding 19.6. De weergave van het venster Artikelhistorie is gewijzigd, zodat de gegevens uit de Serienummeradministratie worden getoond. Er is een selectie uitgevoerd op één serienummer, waardoor alle mutaties ten aanzien van een bepaalde PC worden getoond. De gegevens kunnen uiteraard ook worden opgevraagd via het venster Journaal, zie Autoparkbeheer - voorbeeld (277).

19.4 Stamgegevens subadministraties vastleggen Het opzetten van subadministraties in AccountView is een eenvoudig proces: U legt een subadministratie aan, u bepaalt de instellingen van de subadministratie en u koppelt de gewenste kenmerken. Zoals alle handelingen die de opzet van uw administratie beïnvloeden, is ook in dit geval een goede voorbereiding noodzakelijk:

• •

Subadministraties gaan deel uitmaken van de bestandsstructuur van AccountView. Daarom moeten uw bestanden worden georganiseerd na het vastleggen of wijzigen van een subadministratie. Dit kan enige tijd in beslag nemen, en AccountView kan tijdens het organiseren van bestanden niet voor andere taken worden gebruikt. Een kenmerk kan niet meer worden gewijzigd, na ingebruikname van een subadministratie waarin het kenmerk voorkomt.

Het wijzigen van de bestandsstructuur voor het gebruik van een subadministratie is uiteindelijk een van de grote voordelen van subadministraties in AccountView. Hierdoor gaan de subadministratiegegevens volwaardig deel uitmaken van de database van AccountView en kunnen de gegevens worden gebruikt voor diverse overzichten en selecties.


Subadministraties en kenmerken indelen Extra gegevens kunt u vastleggen in subadministraties. U kunt subadministraties gebruiken in de vensters Dagboekinvoer, Inkooporder, Verkooporder, Productieorder, Voorraadbladzijde en Bankafschrift. Elke subadministratie bevat een aantal kenmerken (velden) waarin u gegevens kunt invoeren. Voorbeelden van kenmerken zijn ‘Serienummer’, ‘Garantiedatum’, ‘Kenteken’ en ‘Kilometerstand’. Als u subadministraties en kenmerken hebt vastgelegd in AccountView, zijn deze in elke administratie beschikbaar. U kunt maximaal 50 kenmerken vastleggen. Elk kenmerk kan op een boekingsregel één keer worden gebruikt. Met andere woorden: elk kenmerk kan op een boekingsregel één gegeven bevatten. Het opnemen van één kenmerk in twee subadministraties is meestal niet zinvol: per boekingsregel zou het kenmerk in beide subadministraties dezelfde waarde bevatten. Voorbeeld: U wilt in de subadministratie ‘Declaraties’ de naam van de declarant vastleggen, en de naam van de persoon die de declaratie heeft goedgekeurd. Hiervoor moet u twee verschillende kenmerken te gebruiken, bijvoorbeeld ‘Declarant’ en ‘Gefiatteerd door’. U kunt kenmerken koppelen aan gebruikerslijsten, waardoor u tijdens het invoeren van gegevens in de subadministratie een gegeven uit een lijst kunt kiezen. Ook kunt u een kenmerk koppelen aan een AccountView-tabel, zoals Medewerkers of Artikelen. In het bovenstaande voorbeeld kunt u aan de kenmerken ‘Declarant’ en ‘Gefiatteerd door’ de AccountView-tabel Medewerkers (EMPLOYEE) koppelen. Dit is alleen zinvol als u op grond van uw modulesamenstelling beschikt over de optie Bestand > Projecten en uren > Medewerkers . De instellingen per subadministratie bepalen hoe u op een subadministratie kunt boeken. U kunt de velden van een subadministratie verplicht stellen, en subadministraties aan grootboekrekeningen koppelen. Zie Subadministraties aan grootboekrekeningen en artikelen koppelen (285) voor meer informatie.

Kenmerken en gebruikerslijsten vastleggen Gegevens in subadministraties worden geregistreerd met behulp van kenmerken. Elk kenmerk is geschikt voor een gegeven, zoals ‘Serienummer’, ‘Garantiedatum’, ‘Kenteken’ en ‘Kilometerstand’. Nadat u de kenmerken hebt vastgelegd, koppelt u per subadministratie de juiste kenmerken. Hierdoor bepaalt u dus welke velden per subadministratie kunnen worden ingevoerd. Over het algemeen wordt een kenmerk (exclusief) aan één bepaalde subadministratie gekoppeld. Om de invoer van gegevens te vergemakkelijken, kunt u een gebruikerslijst aan een kenmerk koppelen. Als u een kenmerk van het type Lijst hebt vastgelegd, maakt AccountView een gebruikerslijst aan met dezelfde naam als het kenmerk. U kunt deze gebruikerslijst eenvoudig met keuzewaarden vullen. Voorbeeld: U hebt het kenmerk ‘Kenteken’ ingevoerd en Lijst in Kenmerktype gekozen. Nadat u het kenmerk hebt bewaard, wordt de gebruikerslijst ‘Kenteken’ aangemaakt. U kunt de lijst met kentekens invoeren in Opties > Gebruikerslijsten > F6 . Zie ook: Subadministraties en kenmerken indelen (283) Zo legt u kenmerken en gebruikerslijsten vast: 1.

Kies Document > Stamgegevens systeem > Subadministratiekenmerken .

2.


3.

Voer een code voor het kenmerk in.

4.

Selecteer het Kenmerktype.

284 | BusinessDimensions 5.

Voer de omschrijvingen in. Gegevens kunnen op twee manieren in subadministraties worden ingevoerd. Met Bewerken > Subadministraties kunt u de gegevens in een apart venster invoeren. In dit venster wordt van elk kenmerk de Stamgeg-omschr getoond. Als het kenmerk in kolomweergave wordt gebruikt, wordt de Kolom-omschrijving getoond. Zie Autoparkbeheer voorbeeld (277). Let op: De Kolom-omschrijving wordt onder andere gebruikt als het kenmerk in het venster Dagboekinvoer wordt toegevoegd aan de boekingsregels op de tab Invoer.

Afbeelding 19.7. In Stamgeg-omschr is een lange omschrijving ingevoerd voor Bewerken > Subadministraties . In Kolom-omschrijving staat een kortere omschrijving die geschikt is voor de kolomweergave. 6.

Kies een Accountview-tabel als u hebt gekozen voor Standaardtabel AccountView in Kenmerktype.

7.

Markeer Beginbalans overnemen als u subadministratiegegevens uit het Journaal wilt overnemen in het nieuwe boekjaar. Hierdoor kunt u bijvoorbeeld uw autoparkgegevens overnemen naar het nieuwe boekjaar. Dit is niet mogelijk voor datum- en tekstvelden.

8.

Markeer Beginvoorraad overnemen als u subadministratiegegevens van de beginvoorraad wilt overnemen in het nieuwe boekjaar. Hierdoor kunt u bijvoorbeeld uw serienummeradministratie overnemen naar het nieuwe boekjaar. Let op: Het overnemen van subadministratiegegevens van de beginbalans of beginvoorraad leidt tot extra boekingen. Zie Eindejaarsverwerking subadministraties (292) voor meer informatie.

9.

Bewaar het kenmerk.

10. Kies Opties > Gebruikerslijsten . Kenmerken van het type Lijst zijn als gebruikerslijst aangemaakt door AccountView. 11. Markeer Vrije lijst als lijstwaarden tijdens het boeken mogen worden toegevoegd. Als u dit veld niet markeert, moet u alle lijstwaarden hier vastleggen. 12. Selecteer een kenmerk, en kies Bewerken > Stamgegevens (F6/Enter), tab Waarden. 13. Kies Toevoegen en voer een waarde en de omschrijving van de waarde in.

Subadministraties vastleggen en kenmerken koppelen Na het invoeren van de kenmerken legt u de subadministraties vast. U bepaalt per subadministratie de instellingen en u koppelt de juiste kenmerken. Kenmerken verwijzen naar de gegevens die u in subadministraties wilt invoeren, zoals ‘Serienummer’, ‘Garantiedatum’, ‘Kenteken’ en ‘Kilometerstand’. We raden u aan om een kenmerk aan één bepaalde subadministratie te koppelen. Zie ook: Subadministraties en kenmerken indelen (283)


Zo legt u een subadministratie vast: 1.

Kies Document > Stamgegevens systeem > Subadministraties .

2.


3.

Voer een code en een omschrijving voor de subadministratie in. Markeer Vrij te kiezen als de subadministratie in alle boekingsregels (ook in logistieke boekingen) mag worden gebruikt. Als u dit veld niet markeert, moet u de subadministratie aan alle relevante grootboekrekeningen en artikelen koppelen. Zie Subadministraties aan grootboekrekeningen en artikelen koppelen (285) voor meer informatie.

4.

Markeer Alle velden verplicht als alle kenmerken van een subadministratie tijdens het invoeren van gegevens verplicht zijn.

5.

Kies de tab Kenmerken.

6.

Kies Toevoegen en selecteer het gewenste kenmerk.

Afbeelding 19.8. Tijdens het invoeren van subadministratiegegevens met Bewerken > Subadministraties worden de kenmerken als velden getoond. De velden staan in dezelfde volgorde als op de tab Kenmerken in Document > Stamgegevens systeem > Subadministraties > F6 . Zie ook: Subadministraties en kenmerken indelen (283), Document > Stamgegevens systeem > Subadministratiekenmerken ( )

19.5 Subadministraties aan grootboekrekeningen en artikelen koppelen Als een subadministratie alleen in combinatie met bepaalde grootboekrekeningen, artikelen en projecten mag worden gebruikt, demarkeert u Vrij te kiezen in Document > Stamgegevens systeem > Subadministraties > F6 . Vervolgens koppelt u de subadministratie aan de gewenste grootboekrekeningen en artikelen. Voorbeeld: U kunt de subadministratie ‘Autopark’ bijvoorbeeld koppelen aan de rekeningen ‘Leasekosten auto’ en ‘Brandstofkosten auto’. De subadministratie ‘Autokosten’ kan alleen tijdens het boeken op deze grootboekrekeningen worden gebruikt. Door deze subadministratie niet aan artikelen te koppelen, kan op deze subadministratie niet worden geboekt via logistieke boekingen. Let op: U kunt het boeken op een subadministratie bij bepaalde rekeningen verplicht stellen. Koppel de subadministratie aan de gewenste rekeningen en markeer Alle velden verplicht in Document > Stamgegevens systeem > Subadministraties > F6 . Op dezelfde manier kunt u subadministraties verplicht stellen voor logistieke boekingen (koppeling artikelen subadministraties).


Situatie voor boeken op subadministratie

Koppeling met grootboekrekeningen

Alle velden verplicht

Vrij te kiezen

Alleen mogelijk in combinatie met bepaalde rekening in het venster Dagboekinvoer. Alle velden verplicht.

Koppel de gewenste rekeningen

Gemarkeerd

Gedemarkeerd

Alleen mogelijk in combinatie met bepaalde rekening in het venster Dagboekinvoer. Velden niet verplicht.

Koppel de gewenste rekeningen

Gedemarkeerd

Gedemarkeerd

Altijd mogelijk. Velden niet verplicht.

n.v.t.

n.v.t.

Gemarkeerd

Tabel 19.1. Bepaal per subadministratie op welke manier op de subadministratie kan worden geboekt in het venster Dagboekinvoer. Als u Vrij te kiezen markeert, dan wordt Alle velden verplicht automatisch gedemarkeerd. Het bovenstaande overzicht heeft alleen betrekking op het venster Dagboekinvoer. Als u subadministraties aan artikelen wilt koppelen, moet u ook koppelingen leggen met alle relevante grootboekrekeningen. Daardoor kan op de subadministratie worden geboekt in de vensters Inkooporder, Verkooporder, Productieorder en Voorraadbladzijde, nadat u het juiste artikel hebt geselecteerd. De subadministratiegegevens worden tijdens het journaliseren doorgesluisd naar het Journaal. Daarom moeten ook de rekeningen die aan de artikelgroep zijn gekoppeld, worden gekoppeld aan de subadministratie. Subadministraties hoeven niet te worden gekoppeld aan BTW-rekeningen (tegenrekeningen van BTW-codes). Zo koppelt u een subadministratie aan een grootboekrekening: 1.


2.

Selecteer de gewenste grootboekrekening.

3.

Kies Bewerken > Stamgegevens (F6/Enter), tab Invoer.

4.

Koppel de gewenste subadministratie in Subadministratie 1. U kunt maximaal drie subadministraties koppelen per grootboekrekening.


Afbeelding 19.9. Tijdens het boeken op de rekening ‘Leasekosten auto’ kunt u ook op de subadministratie ‘AUTOPARK’ boeken. Let op: Andere koppelingen kunnen worden gelegd in Bestand > Handel > Artikelen > F6 . U kunt in de vensters Grootboek en Artikelen controleren welke subadministraties zijn gekoppeld. Dit wordt alleen toegelicht voor het venster Grootboek, en werkt voor de andere vensters op dezelfde manier. Zo controleert u de koppelingen van subadministraties aan het grootboek: 1.


2.

Kies Beeld > Kolommen .

3.

Selecteer Grootboek in Kolommen selecteren uit.

4.

Kies Subadministratie 1 en kies Toevoegen om een kolom voor dit veld toe te voegen aan het venster Grootboek. Voeg ook de kolommen toe voor Subadministratie 2 en Subadministratie 3.

5.

De kolommen worden getoond in het venster Grootboek. U kunt eventueel selecteren op een bepaalde subadministratie met Beeld > Selecteren .

6.

Als u alleen grootboekrekeningen wilt selecteren met minimaal één gekoppelde subadministratie, kiest u Niet leeg in Conditie. Hierdoor worden grootboekrekeningen zonder subadministraties niet getoond.


Afbeelding 19.10. Grootboekrekeningen selecteren waaraan minimaal één subadministratie is gekoppeld Zie ook: Bestand > Handel > Artikelen ( )

19.6 Boekingen op subadministraties invoeren U kunt boekingen op subadministraties invoeren tijdens het invoeren van boekingen, net zoals bij het boeken op de subadministraties Crediteuren en Debiteuren. Als u bijvoorbeeld een boeking in een verkoopboek invoert, wordt ook de subadministratie Debiteuren gemuteerd. U kunt boeken op subadministraties in de vensters Dagboekinvoer, Inkooporder, Verkooporder, Productieorder, Voorraadbladzijde en Bankafschrift (afhankelijk van uw modulesamenstelling). U kunt subadministratiegegevens in een apart invoervenster invoeren, of in een boekingsregel. Voor het invoeren van subadministratiegegevens in een boekingsregel moet u de invoervensters wijzigen. Beide varianten worden hier besproken. De instellingen per subadministratie bepalen hoe u op een subadministratie kunt boeken. U kunt de velden van een subadministratie verplicht stellen, en subadministraties aan grootboekrekeningen koppelen. Zie Subadministraties aan grootboekrekeningen en artikelen koppelen (285) voor meer informatie. Als u de subadministratiegegevens invoert, worden deze op de grootboekrekeningen in de boekingsregels geregistreerd. Hierdoor kan het voorkomen dat subadministratiegegevens ook op BTW-rekeningen worden geregistreerd. Als u bijvoorbeeld één boekingsregel invoert in een verkoopboek, ontstaan er doorgaans drie regels in het venster Journaal: Debiteuren 1.210,aan BTW af te dragen hoog 210,aan Omzet 1.000,U hebt de rekening ‘Omzet’ in de boekingsregel ingevoerd. De andere rekeningen zijn de tegenrekening van de ingevoerde BTW-code en van de ingevoerde debiteur. U kunt in de boekingsregel één set subadministratiegegevens invoeren. Deze subadministratiegegevens worden geregistreerd op de rekeningen ‘BTW af te dragen hoog’ en ‘Omzet’, maar niet op de verzamelrekening ‘Debiteuren’ (deze maakt namelijk deel uit van de kopregel van de boeking). Let op: U kunt ervoor zorgen, dat subadministraties alleen in combinatie met bepaalde grootboekrekeningen kunnen worden gebruikt. Ook in dat geval worden subadministratiegegevens aan de betrokken BTW-rekeningen toegevoegd, zelfs als deze niet aan de subadministratie zijn gekoppeld.


Voorbeeld: U hebt de rekening ‘Omzet’ gekoppeld aan de subadministratie ‘Serienummers’. De instelling Vrij te kiezen van deze subadministratie is gedemarkeerd, waardoor alleen op deze subadministratie kan worden geboekt nadat u de rekening ‘Omzet’ hebt gekozen in een boekingsregel. Als u deze rekening kiest in een verkoopboek worden eventuele subadministratiegegevens ook geboekt op de rekening ‘BTW af te dragen hoog’, ook al is deze rekening niet aan de subadministratie ‘Serienummers’ gekoppeld.

Gegevens in subadministraties invoeren U kunt gegevens in subadministraties invoeren vanuit boekingsregels. Als u vaak gegevens in subadministraties moet invoeren, kunt u de invoervensters wijzigen om de invoer te versnellen. Het invoerproces in alle vensters verloopt op dezelfde manier. Alleen het invoeren van gegevens via het venster Dagboekinvoer wordt toegelicht. Zie ook: Invoervensters voor subadministraties wijzigen (290) Zo voert u via een dagboek gegevens in een subadministratie in: 1.


2.

Selecteer het gewenste dagboek, en kies Bewerken > Toevoegen (ctrl+ins/ctrl+n).

3.

Voer de algemene informatie over de boeking op de normale manier in.

4.

Kies Toevoegen en voer de eerste boekingsregel in. Subadministraties die aan een bepaalde grootboekrekening zijn gekoppeld, zijn pas beschikbaar nadat u de betreffende grootboekrekening hebt ingevoerd.

5.

Kies Bewerken > Subadministraties . De beschikbare subadministraties worden in een apart venster getoond. Let op: De asterisk (*) achter de subadministratienaam op de tab geeft aan dat deze subadministratie niet verplicht is. Gekoppelde subadministraties waarvan alle velden verplicht zijn, worden aangeduid met een uitroepteken (!).

Afbeelding 19.11. Elke subadministratie staat op een aparte tab. 6.

Voer per subadministratie de gewenste gegevens in.

290 | BusinessDimensions 7.

In vrije gebruikerslijsten kunt u zelf gegevens invoeren. De beschikbare gegevens worden getoond in een keuzelijst. U kunt de een nieuw gegeven direct in het invoerveld invoeren.

8.

Sluit het venster en rond de boeking op de normale manier af.

Veelgestelde vragen Ik wil een gegeven toevoegen aan een lijst, maar dit is niet mogelijk. Kies Opties > Gebruikerslijsten en voer het ontbrekende gegeven in. Markeer Vrije lijst als u nieuwe gegevens voortaan direct tijdens het boeken wilt invoeren.

Invoervensters voor subadministraties wijzigen Bij grote aantallen mutaties in subadministraties kunt u de invoervensters wijzigen. U kunt veelgebruikte velden (kenmerken) van subadministraties in boekingsregels opnemen als extra invoerkolommen. Daarnaast kunt u de volgorde van de kolommen wijzigen. Hierdoor kunt u verplichte kenmerken direct na het veld Bedrag opnemen, terwijl de minder gebruikte kenmerken verder naar rechts staan. Het wijzigen van de invoervensters Dagboekinvoer, Inkooporder, Verkooporder, Productieorder, Voorraadbladzijde en Bankafschrift verloopt op dezelfde manier. Alleen het wijzigen van het venster Dagboekinvoer wordt toegelicht. Zo wijzigt u de kolomweergave van een dagboek: 1.


2.

Selecteer het gewenste dagboek, en kies Bewerken > Toevoegen (ctrl+ins/ctrl+n).

3.

Voer de algemene informatie over de boeking op de normale manier in.

4.

Kies Toevoegen om een eerste boekingsregel aan te maken.

5.

Kies Beeld > Kolommen .

6.

Selecteer Aangepaste velden in Beschikbare kolommen.

7.

Alle kenmerken worden getoond in Beschikbare kolommen. Verplaats de gewenste kolommen naar Kolommen weergeven in deze volgorde en wijzig eventueel de volgorde. Zie Kolommen toevoegen en verwijderen ( ) voor meer informatie.

8.

Controleer de kolomweergave in het venster Dagboekinvoer. U kunt de volgorde eventueel wijzigen door kolommen te verslepen.

9.

Kies Beeld > Weergave bewaren om de weergave te bewaren.

19.7 Rapportage subadministraties U kunt snel een draaitabel met gegevens opvragen vanuit het venster Grootboek of Journaalhistorie meerdere jaren. De draaitabel wordt getoond in Microsoft Excel. In deze draaitabel kunt u de weergave van gegevens beperken tot balansrekeningen of verliesen winstrekeningen. Daarnaast kunt u gegevens van subadministraties opvragen via de vensters Journaal, Artikelhistorie, Grootboekkaart en Artikelkaart. Let op: Gegevens die zijn ingevoerd in de vensters Inkooporder, Verkooporder, Productieorder en Voorraadbladzijde worden alleen getoond in het venster Journaal, als de betreffende boekingen zijn verwerkt in de financiële administratie. Zo vraagt u snel een draaitabel op: 1.

Kies Bestand > Grootboek of Document > Stamgegevens administratie > Journaalhistorie meerdere jaren .

2.

Kies Rapporten > Subadministratie .


3.

Voer de gewenste subadministratie in en geef in Rekeningen aan, welke gegevens u wilt opvragen. Gegevens die in de subadministratie zijn vastgelegd, horen altijd bij een bepaalde boekingsregel. U selecteert in het veld Rekeningen de rekening die in een boekingsregel is gebruikt.

4.

Kies OK om de draaitabel aan te maken. Microsoft Excel wordt gestart en de draaitabel wordt getoond. Let op: Om subadministratiegegevens in een grootboekkaart op te vragen, kiest u Zoeken > Grootboekkaart vanuit het venster Grootboek. Voeg vervolgens kolommen voor de subadministratiekenmerken toe.

Zie ook: Kolomweergave wijzigen ( )

Subadministraties opvragen via het journaal U kunt subadministratiegegevens ook opvragen in het venster Journaal. Dit venster bevat alle boekingen van het huidige boekjaar. U hebt in dit venster de volgende mogelijkheden:

• • •

U kunt kolommen met subadministratiegegevens toevoegen. U kunt selecteren op subadministratiegegevens. Na het uitvoeren van een selectie kunt u een draaitabel opvragen waarin alleen de geselecteerde gegevens worden getoond.

Zo vraagt u subadministratiegegevens op in het journaal: 1.


2.

Alle boekingen worden getoond. De subadministratiegegevens worden nog niet getoond.

3.

Kies Beeld > Kolommen om kolommen toe te voegen of te verwijderen.

4.

Kies Beeld > Selecteren om te selecteren op bepaalde veldwaarden. U kunt selecties op subadministratiegegevens definiëren. Door de combinatie van het wijzigen van de kolomweergave en het toepassen van selecties kunt u precies die gegevens opvragen die u nodig hebt.

5.

U kunt de huidige weergave eventueel bewaren met Beeld > Weergave bewaren . Hierdoor kunt u de weergave in het vervolg opvragen met Beeld > Weergaven beheren .

6.

Kies Bewerken > Draaitabel in Microsoft Excel aanmaken om een draaitabel op te vragen.

Zie ook: Autoparkbeheer - voorbeeld (277), Kolomweergave wijzigen ( ), Selecties definiëren ( )

Subadministraties opvragen via de artikelhistorie Voorwaarden: BusinessDimensions Handel Subadministratiegegevens die zijn ingevoerd in de vensters Inkooporder, Verkooporder, Productieorder en Voorraadbladzijde, kunt u ook opvragen in de vensters Artikelhistorie en Artikelhistorie meerdere jaren. U hebt in deze vensters de volgende mogelijkheden:

• • •

U kunt kolommen met subadministratiegegevens toevoegen. U kunt selecteren op subadministratiegegevens. Na het uitvoeren van een selectie kunt u een draaitabel opvragen waarin alleen de geselecteerde gegevens worden getoond.

Het werken met de Artikelhistorie wordt hieronder toegelicht.


Zo vraagt u subadministratiegegevens op in de artikelhistorie: 1.

Kies Document > Stamgegevens administratie > Artikelhistorie of Bestand > Handel > Artikelen en vervolgens Zoeken/Artikelhistorie.

2.

Alle logistieke boekingen worden getoond. De subadministratiegegevens worden nog niet getoond.

3.

U kunt selecties maken en kolommen toevoegen of de volgorde van kolommen wijzigen. Ook kunt u een draaitabel aanmaken in Microsoft Excel.

Zie ook: Subadministraties opvragen via het journaal (291), Serienummerregistratie - voorbeeld (281), Kolomweergave wijzigen ( )

19.8 Eindejaarsverwerking subadministraties De actuele volledige procedure voor de eindejaarsverwerking, inclusief extra informatie voor ‘BusinessDimensions’, vindt u altijd op onze website (http://www.vismasoftware.nl). Kies achtereenvolgens Klanten, Supportinformatie, Supportnotes, Eindejaarsverwerking. De algemene procedure in het hoofdstuk Perioden en jaren afsluiten ( ) bevat alleen een globaal overzicht van de werkwijze. Zie ook: Eindejaarsverwerking uitvoeren ( )

293

20. BusinessModeller De BusinessModeller biedt u de mogelijkheid om AccountView op verschillende niveaus uit te breiden. U kunt AccountView uitbreiden met eigen velden op bestaande vensters. Deze mogelijkheid is bedoeld voor bedrijven die voor hun branche of voor hun bedrijf een beperkte hoeveelheid extra informatie willen opslaan, die binnen de standaardstructuren van AccountView past. Voorbeeld: Verzekeringsvelden toevoegen aan de stamgegevens van debiteuren, of kleur- of kwaliteitsinformatie toevoegen aan de stamgegevens van artikelen. Het is ook mogelijk om geheel nieuwe objecten toe te voegen, inclusief de bijbehorende vensters. Deze mogelijkheid is bedoeld voor bedrijven die gegevens willen vastleggen die weinig raakvlakken hebben met de standaardgegevens in AccountView. Voorbeeld: Een bestand met reisbestemmingen toevoegen voor een reisbureau. Ten slotte bestaat de mogelijkheid om menu-opties toe te voegen. Met zo’n menu-optie kan dan programmacode worden uitgevoerd of een apart venster worden opgeroepen. Voorbeeld: De boeking van een reis verwerken in de financiële administratie. U kunt de gebruikerstoegang tot deze menu-opties beperken als u Uitgebreide toegangsbeveiliging II hebt. Dit wordt apart toegelicht. Zie ook: Stamgegevens uitgebreide toegangsbeveiliging vastleggen (174)

20.1 Functionaliteit BusinessModeller BusinessModeller is een uitbreiding op AccountView Business. U kunt onder andere beschikken over de volgende functionaliteit:

• • • • • • • • •

Toegang tot de Data Dictionary van AccountView. Velden toevoegen aan AccountView. Gebruikerslijsten en -menu’s. Uitbreiding installeren. Verwijzingen naar objecten, menu-opties en scripts toevoegen in de AccountView Verkenner. De volledige functionaliteit van de module AccountView COM Server, waarmee u AccountView via COM kunt aanspreken vanuit uw eigen applicatie (zie de aparte documentatie hierover). Setup Wizard, inclusief gebruikersweergaven exporteren en importeren. Tabellen toevoegen aan AccountView. Technische ondersteuning door de afdeling Support (nadat de cursus is voltooid).

20.2 Velden toevoegen U verkoopt bijvoorbeeld reizen, en u wilt de stamgegevens van debiteuren uitbreiden met een aantal velden die voor een reisbureau van belang zijn. U bent namelijk verplicht om voor al uw klanten een telefoonnummer vast te leggen waarmee bij een ongeval de familieleden kunnen worden gewaarschuwd.

294 | BusinessModeller

Afbeelding 20.1. In het venster Stamgegevens debiteur wilt u uw reisinformatie op een aparte tab toevoegen.

Afbeelding 20.2. In het venster Gebruikersvelden (Opties/Gebruikersvelden) kunt u velden toevoegen aan de tabel met debiteuren.

BusinessModeller | 295

Afbeelding 20.3. Voor elk veld dat u toevoegt, kunt u kiezen uit verschillende veldtypen. Validaties worden automatisch toegepast.

Afbeelding 20.4. In het venster Gebruikersvelden ziet u de velden die u hebt toegevoegd. Zodra u dit venster verlaat, worden de velden automatisch toegevoegd aan de standaardvelden van AccountView.

Afbeelding 20.5. In het venster Stamgegevens debiteur is nu automatisch een tab Reis toegevoegd, waarop de velden bovendien automatisch zijn geplaatst in de opgegeven volgorde. Vanaf dit moment kunt u uw reisinformatie invoeren.


Afbeelding 20.6. Bovendien vormen uw reisvelden automatisch een integraal onderdeel van AccountView: u kunt erop selecteren en zoeken, u kunt overzichten opvragen, en u kunt de velden standaard in de overzichtsvensters opnemen.

20.3 Objecten toevoegen U verkoopt bijvoorbeeld reizen, en u wilt uw reizenprogramma opslaan in een apart bestand.

Afbeelding 20.7. In de Data Dictionary (Document/Stamgegevens programma/Data Dictionary) kunt u een aparte tabel Bestemmingen aanmaken waarin u uw reisinformatie kunt opslaan.


Afbeelding 20.8. Nadat u de tabel hebt aangemaakt, wordt deze onmiddellijk een integraal onderdeel van de Data Dictionary van AccountView.

Afbeelding 20.9. In de Veldendictionary (Zoeken/Velden) kunt u vervolgens de velden toevoegen voor de informatie die u wilt opslaan.


Afbeelding 20.10. Desgewenst kunt u de volgorde wijzigen waarin de velden op vensters worden getoond (Bewerken/Volgorde gebruikersvelden wijzigen).

Afbeelding 20.11. Uw tabel met reisbestemmingen maakt direct deel uit van de stamgegevens van uw administratie (Document/Stamgegevens administratie).


Afbeelding 20.12. Zowel het overzichtsvenster (de tabel) als het invoervenster zijn automatisch aangemaakt. U kunt uw bestemmingen meteen invoeren.

Afbeelding 20.13. Zelfs de rapportage is automatisch geregeld met Rapporten > Lijst .

20.4 Menu-opties toevoegen U wilt bijvoorbeeld een menu-optie toevoegen waarmee u het venster Bestemmingen kunt opvragen vanuit het venster Artikelen:


Afbeelding 20.14. In het venster Stamgegevens gebruikersmenu (Opties/Gebruikersmenu’s) selecteert u het object en het menu waar u de optie wilt toevoegen.

Afbeelding 20.15. Op de tab Script selecteert u de taal waarin u het object Bestemmingen wilt aanroepen.


Afbeelding 20.16. Als u het venster verlaat en vervolgens Bestand > Handel > Artikelen kiest, dan ziet u dat de menu-optie beschikbaar is.

20.5 Taakgerichte interfaces toevoegen Met taakgerichte interfaces kunt u bijvoorbeeld aparte vensters Medewerkers en Stamgegevens medewerker maken, waarin de salarisen tariefinformatie niet zichtbaar is. Met de module Uitgebreide toegangsbeveiliging I of Uitgebreide toegangsbeveiliging II kunt u er dan voor zorgen dat iedereen deze aparte vensters gebruikt, op een paar medewerkers na die die informatie wel mogen zien. Een ander voorbeeld is een apart onderhoudsvenster voor magazijnmedewerkers, die wel artikel- maar geen inkoopgegevens mogen zien. Een nieuwe taakgerichte interface voegt u toe op basis van een bestaande administratietabel. U selecteert in het venster Data Dictionary de tabel met stamgegevens waar u de taakgerichte interface op wilt baseren (bijvoorbeeld EMPLOYEE), en kiest Document/Taakgerichte interface toevoegen. Vervolgens geeft u aan welke velden uit de bestaande tabel u wilt gebruiken, en u wijzigt waar nodig de veldinstellingen. Het resultaat is niet alleen een nieuwe taakgerichte virtuele tabel, maar ook het bijbehorende virtuele object, waarmee u meteen aan de slag kunt.


Afbeelding 20.17. Om een taakgerichte interface voor adresgegevens van medewerkers te maken...

Afbeelding 20.18. …hoeft u alleen de velden te markeren die u wilt opnemen en Voltooien te kiezen…


Afbeelding 20.19. om de menu-optie Document/Stamgegevens administratie/Medewerkeradresgegevens beschikbaar te maken...

Afbeelding 20.20. inclusief stamgegevensvenster, dat u meteen kunt gebruiken. Het object (de vensters) wordt automatisch aangemaakt als u op de eerste pagina het (verplichte) veld Nieuwe objectcode invoert. U kunt op de tweede pagina de volgende veldinstellingen wijzigen:

• • • • •

Nieuwe veldomschrijving: een vervangende omschrijving voor het veld Wg: veld op overzichten stamgegevensvenster weergeven Kol: veld is beschikbaar in Beeld > Kolommen in het overzichtvenster Srt: veld is beschikbaar in Beeld > Sorteren in het overzichtvenster Sel: veld is beschikbaar in Beeld > Selecteren in het overzichtvenster

Als u in een kolom klikt, kunt u daarna met spatie en de pijltoetsen de instellingen ‘pijlsnel’ wijzigen. Het veld Ap (Aangepast) geeft aan of de veldinstellingen zijn gewijzigd. Zo ja, dan wordt dat veld overgenomen in de taaktabel (de tabel die wordt aanmaakt in de Data Dictionary). In de meeloopinformatie onder in het venster ziet u meer informatie over het geselecteerde veld. Daar kunt u ook met Herstellen alle wijzigingen van een veld ongedaan maken, en alleen Gewijzigde velden weergeven. Dat

304 | BusinessModeller laatste is bijvoorbeeld handig als u Wg hebt gemarkeerd voor de velden die u wilt opnemen, maar de overige veldinstellingen nog wilt bewerken. Als u Voltooien kiest, wordt eerst de taaktabel aangemaakt in de Data Dictionary, en vervolgens worden alle gewijzigde velden daarin één voor één overgenomen. Voor elk gewijzigd veld worden alle instellingen overgenomen (Veldtype, Veldbreedte enzovoort), uiteraard inclusief de instellingen die u hebt gewijzigd. Let op: Mocht er tijdens dat proces onverhoopt iets misgaan, dan wordt dit gemeld en wordt het aanmaken gestopt. U moet de onvoltooide taaktabel, inclusief de velden die waren aangemaakt, dan zelf nog verwijderen. Overigens kan een taakgerichte interface ook probleemloos op een virtuele tabel worden gebaseerd. Zo kunt u taakgerichte interfaces ‘op elkaar stapelen’, bijvoorbeeld om verschillende vormen van handelingen of rechten te implementeren voor verschillende groepen medewerkers.

Taakgerichte interfaces wijzigen Nadat u een taakgerichte interface hebt toegevoegd, kunt u wijzigingen aanbrengen met Document/Taakgerichte interface wijzigen. De werkwijze komt grotendeels overeen met Document/Taakgerichte interface toevoegen. De velden en instellingen die worden getoond, zijn afkomstig uit de oorspronkelijke basistabel, aangevuld met de afwijkende velden en instellingen uit de taaktabel. Voor die laatste velden is de kolom Ap gemarkeerd. Het is ook mogelijk om rechtstreeks in de Data Dictionary (buiten deze optie om), wijzigingen aan te brengen in de taaktabel. Let op: Dergelijke wijzigingen gaan verloren als u voor een veld Herstellen kiest in Taakgerichte interface wijzigen: de veldinstellingen worden gelijkgesteld aan die van de oorspronkelijke basistabel, en na Voltooien wordt het veld dan ook verwijderd uit de taaktabel. Daarom verschijnt er een waarschuwing als u Herstellen kiest in Taakgerichte interface wijzigen.

305

21. BusinessReporter Voor bedrijven die meer informatie uit hun administratie willen halen, biedt BusinessReporter krachtige mogelijkheden om zelf professionele gebruikersrapporten te definiëren, en die door meerdere gebruikers te laten toepassen. Programmeren is niet nodig, daarom is de module niet alleen geschikt voor Visma Software-consultants, maar ook voor eindgebruikers. Een eenvoudige wizard-interface schermt de complexe gegevensstructuur van de onderliggende relationele Microsoft-database af. Gebruikersrapporten maken deel uit van de stamgegevens van het programma en worden daarom niet beïnvloed door updates of uitbreidingen van AccountView. Met BusinessReporter kunt u in elk venster van AccountView rapporten definiëren met precies die informatie die u nodig hebt. Zo kunt u bijvoorbeeld extra rapporten over uw BusinessDimensions Financieel maken, of een geïntegreerde rapportage opstellen van AccountView-gegevens en gegevens uit een gekoppeld branche-pakket. BusinessReporter is volledig geïntegreerd met tabellen en velden die zijn toegevoegd met BusinessModeller, BusinessDimensions Financieel of System Development Kit. Rapporten op eigen tabellen krijgen automatisch de ‘look and feel’ van AccountView, inclusief de standaarduitvoerfaciliteiten zoals bewaren als PDF, export naar Microsoft Excel, en (in AccountView Business) verzending per e-mail. Daarnaast kunt u BusinessReporter gebruiken om snel en eenvoudig exportbestanden te maken. Standaard kunt u alle rapporten in AccountView, dus ook gebruikersrapporten, exporteren in verschillende formaten. Maar met BusinessReporter kunt u ook in één keer een volledige exportdefinitie volgens uw eigen specificaties vastleggen. Deze definitie hoeft daarna alleen nog maar uit het menu gekozen te worden om de export uit te voeren. Bijvoorbeeld om uw branche-pakket van actuele gegevens te voorzien of om uw website bij te werken. In combinatie met de module System Development Kit komt een reeks faciliteiten voor gevorderden ter beschikking in het definitieproces van een rapport. Daarmee kunt u de SQL Query verfijnen en krijgt u volledige controle over de rapportlayout. Dit wordt in een aparte paragraaf behandeld. Zie ook: BusinessReporter voor gevorderden (315)

21.1 Functionaliteit BusinessReporter Deze module is een uitbreiding op AccountView Business. U kunt onder andere beschikken over de volgende functionaliteit:

• • • • • • • • • • •

Gebruikersrapporten voor elk venster van AccountView aanmaken, voor alle administraties. Gegevens uit elke tabel opnemen die standaard, direct of indirect, aan een venster is gekoppeld. Alle tabelvelden beschikbaar als mogelijke kolommen op het rapport. Groeperen tot op twee niveaus, groepshoofd per niveau instelbaar. Zowel gedetailleerde als samengevatte rapporten; samenvatting automatisch verdicht op groepsniveaus. Uitgebreide selectie- en sorteringsfunctionaliteit ook binnen rapportdefinitie beschikbaar; sortering op groepsniveau wordt automatisch toegepast. Veldberekeningen mogelijk per groep: aantallen, som, gemiddelde, minimum en maximum. Mogelijkheid om gestandaardiseerde veldwaarden als omschrijving ('Balans') of waarde ('1') op te nemen. Boven- en onderbereikrapportage (bijvoorbeeld Top-10) op basis van aantallen of percentages van eerste sortering. Al dan niet toepassen van vensterweergave (sortering, selectie) per rapport instelbaar; eventuele venstersortering wordt automatisch vervangen door eventuele rapportsortering. Uitgebreide layoutmogelijkheden, inclusief afdrukstand (staand/liggend), lettertype, -weergave en -grootte.

306 | BusinessReporter

• • • •

Afdrukvoorbeeld op elk moment tijdens definitie op te vragen om tussenresultaat te bekijken. Onderscheid tussen rapporttitel (voor gebruiker) en uitgebreide toelichting (alleen voor beheerder). Alle aangemaakte gebruikersrapporten beschikbaar en wijzigbaar vanuit een apart beheervenster. Rapporten in drie verschillende varianten aan gebruikers beschikbaar stellen:

• • • •

In het menu Rapporten van het betreffende venster; In het submenu Rapporten > Gebruikersrapport aanmaken ; In een lijst in het venster Gebruikersrapporten (optie Rapporten > Gebruikersrapport aanmaken ) Elk rapport ook definieerbaar als 'gebruikersexport', dat alleen een exportbestand oplevert; groepshoofden layoutinstellingen worden automatisch overgeslagen.

21.2 Werkwijze BusinessReporter Zo maakt u een gebruikersrapport of exportbestand aan: 1.

Open het venster waarin u een gebruikersrapport of exportbestand wilt maken.

2.

Kies Rapporten > Gebruikersrapport aanmaken .

3.

Voer de gegevens in de wizard in. Let op: U kunt op een snelle manier een gebruikersrapport aanmaken door eerst de weergave van het venster te wijzigen, selecties en sorteringen toe te passen, en vervolgens Rapporten > Gebruikersrapport aanmaken te kiezen. In de wizard worden de instellingen van het venster dan automatisch overgenomen als rapportinstellingen.

U kunt de gebruikerstoegang tot gebruikersrapporten beperken als u Uitgebreide toegangsbeveiliging II hebt. Dit wordt apart toegelicht. Zie ook: Stamgegevens uitgebreide toegangsbeveiliging vastleggen (174)

21.3 Gebruikersrapporten aanmaken Het aanmaken van een gebruikersrapport wordt uitgelegd aan de hand van een voorbeeld. In het voorbeeld maken we een rapport waarin men een overzicht van de omzetmutaties per vestiging wil opvragen. Druk op F1 in de wizard Gebruikersrapport aanmaken voor meer informatie over de velden.

Basisgegevens vastleggen We maken het rapport aan in het venster Journaal ( Bestand > Journaal ), omdat we daar een overzicht van alle omzetmutaties hebben. Om de wizard te starten, kiest u Rapporten > Gebruikersrapport aanmaken . In Algemeen, het eerste venster van de wizard, geeft u het rapport een beschrijvende naam (‘Omzetanalyse per vestiging’), waarmee het straks in het menu Rapporten kan worden gekozen. Per rapport kunt u een notitie invoeren, waarmee relevante informatie over het rapport (bijvoorbeeld opzet of gebruik) kan worden vastgelegd voor andere medewerkers of voor later onderhoud. Als u een exportdefinitie in plaats van een rapport wilt aanmaken, markeert u hier het veld Rapport alleen exporteren. Dit wordt behandeld in een aparte paragraaf. De gegevens in de vensters van AccountView zijn afkomstig uit tabellen. De hoofdtabel plus de gerelateerde tabellen voor het actieve venster worden automatisch getoond. Als er meerdere hoofdtabellen beschikbaar zijn, kunt u kiezen welke hoofdtabel met bijbehorende gerelateerde tabellen onderdeel wordt van het rapport. De grafische weergave van de gerelateerde tabellen wordt steeds bijgewerkt op basis van de geselecteerde hoofdtabel. In dit geval is er slechts één hoofdtabel beschikbaar: Journaal.

BusinessReporter | 307

Afbeelding 21.1. Leg de basisgegevens van het gebruikersrapport vast. Let op: Eventuele intrastat-tabellen die gerelateerd zijn aan de hoofdtabel worden niet getoond. Deze zijn wel beschikbaar om te gebruiken in het rapport. Zie ook: Exportbestanden met BusinessReporter aanmaken (313),

Rapporten > Gebruikersrapport aanmaken ( )

Afdrukstand en lettertype kiezen In Weergave kiest u of het rapport staand of liggend wordt afgedrukt, en welke lettertypen moeten worden gebruikt. Met lettertypen die standaard voor AccountView-rapporten worden gebruikt, is de weergave niet van een zo’n standaardrapport te onderscheiden. Voor dit rapport kiest u Liggend, omdat u verwacht veel kolommen te presenteren. Zie ook: Rapporten > Gebruikersrapport aanmaken > Weergave ( )

Velden in detailregels bepalen Standaard worden in Detailregels de velden getoond die in de actieve weergave zichtbaar zijn. U kunt deze lijst uitbreiden met velden uit alle gerelateerde tabellen. U sleept ze eenvoudig naar de rechterkolom, of u voegt ze met de knoppen toe. Ook kunt u hier het standaardveldgroeperingssysteem van AccountView gebruiken, waarmee u bijvoorbeeld gemakkelijk velden kunt selecteren uit alle ‘adresvelden’, ‘bedragvelden’ of ‘veelgebruikte velden’. De volgorde kunt u wijzigen met de knoppen Omhoog en Omlaag, maar ook met de verplaatsknoppen links naast de velden in de rechterkolom. Voor de omzetanalyse hebt u per journaalregel, de periode, het rekeningnummer, de omschrijving van de mutatie en het bedrag nodig.


Afbeelding 21.2. Bepaal welke velden in het rapport worden opgenomen. Met de knop Voorbeeld kunt u een afdrukvoorbeeld opvragen van uw rapport in wording. Op dit moment toont het rapport alle journaalregels. Zie ook: Rapporten > Gebruikersrapport aanmaken > Detailregels ( )

Gegevens groeperen Nu bekend is welke velden u wilt weergeven, kunt u in Groepering de gegevens op twee niveau’s groeperen. Een groeperingsveld hoeft geen veld in het rapport zelf te zijn. Voor uw omzetanalyse groepeert u op kostenplaatscode, waarmee u de splitsing per vestiging realiseert. Hier geeft u ook aan of u de gegevens op het rapport Gedetailleerd of Samengevat wilt weergeven. In het laatste geval toont het rapport alleen het totaal per groep. In ons rapport willen we alle mutaties kostenplaatscode tonen, dus we kiezen voor Gedetailleerd. Als u berekende velden gebruikt (zie verderop), worden die ook per groep weergegeven. Het rapport toont dan niet alleen het rapporttotaal, maar ook het saldo per kostenplaats.


Afbeelding 21.3. Groepeer de gegevens per kostenplaats. Zie ook: Rapporten > Gebruikersrapport aanmaken > Groepering ( )

Groepshoofd vastleggen Als u een groepering gebruikt, kunt u in Groepshoofd de titelvelden per groep vastleggen (bijvoorbeeld kostenplaatscode en omschrijving). Dit kan niet als u het rapport als exportbestand hebt gemarkeerd of als u de rapportweergave Samengevat hebt gekozen. Zie ook: Rapporten > Gebruikersrapport aanmaken > Groepshoofd 1 ( ), Groepshoofd 2 ( )

Rapporten > Gebruikersrapport aanmaken >

Gegevens selecteren Vervolgens kunt u in Selectie de gegevens voor het rapport selecteren. Dat gaat op dezelfde manier als in Beeld > Selecteren . Standaard wordt een eventuele selectie van de weergave overgenomen, maar in dit geval wilt u alleen omzetgegevens per vestiging tonen; dat wil zeggen, regels waarvoor een kostenplaatscode is ingevoerd, en waarvan de grootboekrekening een Omzetrekening is.


Afbeelding 21.4. Maak een selectie, zodat alleen relevante gegevens worden getoond. Met dynamische selectiecriteria kunt u de selectie van gegevens door de gebruiker laten bepalen. Zo zou u in dit rapport de vestiging kunnen laten kiezen door de gebruiker. Afhankelijk van de conditie die u vastlegt, wordt, als de gebruiker geen code invoert, automatisch de omzet voor alle vestigingen getoond, of de omzet waar geen vestiging aan is gekoppeld. Het voordeel van dynamische selectiecriteria is dat u één gebruikersrapport kunt definiëren, waarbij steeds een ander bereik van gegevens kan worden opgevraagd. U voegt dynamische selectiecriteria toe aan een gebruikersrapport door in het veld Waarde een vraagteken (‘?’) in te voeren. Bij het opvragen van het rapport wordt dan eerst een venster met een invoerveld getoond. De gebruiker kan hier een waarde invoeren of selecteren uit een opvraaglijst. Op basis van de ingevoerde waarde wordt vervolgens de selectie op het rapport toegepast. U kunt ook Top-selectie gebruiken om alleen de meeste interessante waarden op een rapport te tonen: bijvoorbeeld de debiteuren top-10, of de debiteuren top-10%. Het is zelfs mogelijk om de ‘bottom-10’ op te vragen, door in de volgende stap het rapport zo te sorteren dat de laagste waarden bovenaan staan. Let op: Met een Top-selectie vindt u soms meer regels op het rapport dan het opgegeven aantal. Dit treedt op als er meerdere regels zijn met de laatste waarde. Als bijvoorbeeld een groep artikelen voorraadaantallen heeft van 20, 20, 10, 10, 5, 5, 2, 2 dan zou een top-3 toch vijf regels opleveren (20, 20, 10, 10, 5). Er kan immers niet een willekeurige regel met voorraadaantal 10 worden genomen. Zie ook: Rapporten > Gebruikersrapport aanmaken > Selectie ( )

Gegevens sorteren In Sortering sorteert u de gegevens van uw rapport. Als u een groepering hebt vastgelegd, wordt daar automatisch op gesorteerd. Zo wordt uw rapport automatisch op Kostenplaatscode (vestiging) gesorteerd. Dit wordt boven in het venster weergegeven. Binnen de vestiging kunt u de regels dan bijvoorbeeld op Periode sorteren. U kunt tot drie sorteringen aangeven. Zie ook: Rapporten > Gebruikersrapport aanmaken > Sortering ( )

Berekeningen toevoegen U kunt nog berekeningen aan het rapport toevoegen in Berekening: aantal, som, gemiddelde, minimum of maximum. Deze berekeningen kunt u toepassen op bedragen en numerieke velden in de detailregels. In dit geval totaliseert u het mutatiebedrag. Mochten er meerdere


groepen zijn gedefinieerd, dan worden de berekende velden per groep getoond. U kunt bovendien aangeven of u het groepshoofd wilt tonen bij het groepstotaal.

Afbeelding 21.5. Een totaaltelling toevoegen Zie ook: Rapporten > Gebruikersrapport aanmaken > Berekening ( )

Voorbeeld opvragen Op elk moment kunt u Voorbeeld kiezen, en daarmee een afdrukvoorbeeld opvragen op het scherm. Zo kunt u altijd zien of het rapport in wording de juiste informatie toont, of de selectiecriteria en andere opties doen wat u wilt, en of het rapport de gewenste layout heeft.

Rapport-opties selecteren Ten slotte geeft u in Voltooien aan hoe andere gebruikers het rapport straks kunnen opvragen:

• • •

Menu: het rapport verschijnt onder in het menu Rapporten, in het object (venster) waarin het is gedefinieerd. Dit is standaard, en zeer geschikt voor veelgebruikte rapporten, of bij kleine aantallen gebruikersrapporten. Submenu: het rapport verschijnt in het menu Rapporten, maar in een ‘uitklapmenu’. Dit kan handig zijn in vensters waar het menu Rapporten al veel opties bevat, of voor gebruikersrapporten die minder vaak worden opgevraagd. Venster: in het menu Rapporten verschijnt een optie Gebruikersrapporten. Met deze optie opent de gebruiker een opvraaglijst met gebruikersrapporten in een apart venster.

Uw rapport zal vaak worden gebruikt, dus u kiest voor Menu. Daarnaast kunt u aangeven of een eventuele selectie en/of sortering die door de gebruiker op het venster is toegepast, moet worden overgenomen in het rapport. Voor de sortering geldt dat dit alleen kan als u geen sortering in het rapport hebt opgegeven. Indien van toepassing, kunt u aangeven of het rapport numerieke waarden of omschrijvingen moet weergeven. In Layoutbestand kunt u eventueel een andere locatie en naam voor het rapportlayoutbestand invoeren. Kies Voltooien om het rapport op te slaan. Uw rapport is nu automatisch toegevoegd aan het menu Rapporten in het venster Journaal. Zo kan het snel en gemakkelijk door andere gebruikers worden opgevraagd, zonder dat zij worden geconfronteerd met de definitie ervan. Als dat nodig is, kan een gebruiker (als hij daar de rechten voor heeft), de rapportdefinitie bovendien rechtstreeks vanuit het afdrukvenster opvragen en wijzigen (knop Gebr.rapport). Daarmee wordt het onderhoud van gebruikersrapporten sterk vereenvoudigd. Zie ook: Rapporten > Gebruikersrapport aanmaken > Voltooien ( )


21.4 Gebruikersrapporten opvragen Zo vraagt u een gebruikersrapport op: 1.

Open het venster waaraan het gebruikersrapport is gekoppeld dat u wilt opvragen.

2.

Kies Rapporten.

3.

Kies het gebruikersrapport uit het (sub)menu. Let op: Eventuele selecties en sorteringen die u hebt toegepast op het venster, worden alleen overgenomen als dit in de rapportdefinitie is vastgelegd.

Zie ook: Rapporten gebruiken ( )

21.5 Gebruikersrapporten wijzigen Zo wijzigt u een gebruikersrapport: 1.

Kies Document > Stamgegevens programma > Gebruikersrapporten .

2.

Selecteer het gebruikersrapport dat u wilt wijzigen in de lijst.

3.

Kies Bewerken > Gebruikersrapport .

4.

Wijzig de gegevens in de wizard Gebruikersrapport aanmaken. Let op: U kunt een gebruikersrapport nadat u het hebt opgevraagd ook wijzigen vanuit het venster Rapport met de knop Gebr.rapport. Let op: Gevorderde gebruikers kunnen eventueel de stamgegevens van een gebruikersrapport wijzigen door in het venster Gebruikersrapporten de optie Bewerken > Stamgegevens (F6) te kiezen.

Zie ook: BusinessReporter voor gevorderden (315)

21.6 Gebruikersrapporten verbergen U kunt een gebruikersrapport eenvoudig verbergen waardoor het (tijdelijk) niet meer opvraagbaar is. Zo verbergt u een gebruikersrapport: 1.


2.

Selecteer het rapport dat u wilt verbergen en kies Bewerken > Stamgegevens (F6/Enter).

3.

Markeer Verbergen op de tab Algemeen.

21.7 Gebruikersrapporten verwijderen Zo verwijdert u een gebruikersrapport: 1.


2.

Selecteer het rapport dat u wilt verwijderen en kies Bewerken > Verwijderen (Ctrl+Del).


21.8 Exportbestanden met BusinessReporter aanmaken Met BusinessReporter kunt u niet alleen snel en eenvoudig uw eigen gebruikersrapporten maken, maar ook complete exportdefinities. U kunt precies aangeven wat er in het exportbestand moet worden opgenomen. Daarna hoeft de gebruiker alleen nog maar de optie in het menu Rapporten te kiezen en eventueel de naam van het exportbestand in te voeren. Op deze manier kunt u in een handomdraai gegevens exporteren. Het aanmaken van een exportbestand gaat grotendeels hetzelfde als het aanmaken van een gebruikersrapport. Er zijn echter een paar belangrijke verschillen. Deze worden toegelicht aan de hand van een voorbeeld waarin de basisgegevens voor een nieuwe artikelbrochure worden geëxporteerd naar een Word-bestand. Zo maakt u een exportdefinitie aan met BusinessReporter: 1.

Open het venster Artikelen.

2.

Kies Rapporten > Gebruikersrapport aanmaken .

3.

Voer in het venster Algemeen een omschrijving in (‘Artikelbrochure snoeigereedschap’) voor het exportbestand en voeg eventueel een notitie met extra informatie toe.

4.

Markeer het veld Rapport alleen exporteren en kies Volgende.

5.

Selecteer de velden Artikelomschrijving, Artikelcode, Verkoopprijs en Standaardafbeelding in het venster Detailregels.

6.

Wijzig eventueel de volgorde van de velden en kies Volgende.

7.

Kies in het venster Groepering of u de gegevens gedetailleerd of samengevat wilt exporteren. Als u voor Samengevat kiest, moet u de groepering selecteren waarop de gegevens worden verdicht. Bij Gedetailleerd wordt een eventuele groepering genegeerd.

8.

Kies Volgende en voer in het venster Selectie eventueel een selectie in, bijvoorbeeld Artikelgroepcode bevat ‘SN’ om alleen snoeigereedschap in de brochure op te nemen. Ook bij een exportbestand kunt u een Top-selectie opgeven. Kies weer Volgende.

9.

Sorteer in het venster Sortering de gegevens op verkoopprijs en kies Volgende.

10. Kies in het venster Exporteren als Bestandstype Microsoft Word. Voer in Bestand de naam en locatie van het exportbestand in. Markeer Vaste export-bestandsnaam als u wilt dat het bestand altijd onder dezelfde naam wordt opgeslagen. Als u dit veld niet markeert, verschijnt de ingevoerde naam alleen als suggestie en kan de gebruiker een andere naam invoeren. U kunt het veld Bestand ook leeglaten. 11. Kies Volgende en geef in het venster Voltooien aan hoe andere gebruikers het rapport straks kunnen opvragen in het menu Rapporten. Daarbij kunt u kiezen of het als optie in het onderin het menu moet verschijnen, als optie in een submenu Gebruikersrapport, of in een opvraaglijst in een apart venster. Daarnaast kunt u aangeven of een eventuele selectie die door de gebruiker op het venster is toegepast, moet worden overgenomen in het exportbestand. Indien van toepassing kunt u nog aangeven of het bestand numerieke waarden of omschrijvingen moet weergeven.


Afbeelding 21.6. Een exportbestand aanmaken

Macro automatisch op Excel-draaitabel uitvoeren U kunt een gebruikersrapport exporteren naar een draaitabel in Microsoft Excel. Een draaitabel is een interactieve tabel waarmee u gegevens snel vanuit meerdere invalshoeken kunt bekijken. Door de rijen en kolommen van de tabel te verwisselen kunt u de gegevens steeds anders groeperen. Met deze exportmogelijkheid kunt u zeer specifieke voorgedefinieerde analyses van de gegevens in AccountView maken. Tijdens het exporteren van een gebruikersrapport naar een draaitabel in Microsoft Excel kunt u ook een macro laten uitvoeren. Dit biedt u veel extra mogelijkheden, zoals bijvoorbeeld de groepering van gegevens automatisch wijzigen, de layout wijzigen of een grafiek toevoegen. Zo voegt u een macro toe aan een gebruikersrapport: 1.

Maak het gebruikersrapport aan dat de gegevens bevat die u wilt exporteren. Markeer het veld Rapport alleen exporteren in het venster Algemeen.

2.

Selecteer Microsoft ExcelPivot Table in het venster Exporteren en voer eventueel een vaste bestandsnaam in.

3.

Vraag het rapport op zodat de draaitabel in Microsoft Excel verschijnt.

4.

Ga in Microsoft Excel naar het tabblad Ontwikkelaars en klik in de groep Programmacode op Macro opnemen (Developer/Code/Record Macro).

5.

Bewaar de macro in een bestand dat voor iedereen toegankelijk is die het gebruikersrapport kan opvragen.

6.

Voer de gewenste bewerkingen op de draaitabel uit, zoals het toevoegen van een grafiek en stop de macrorecorder als u klaar bent.

7.

Vraag in AccountView nogmaals het gebruikersrapport op en kies de knop Gebr.rapport in het venster Rapport om de rapportdefinitie te wijzigen.

8.

Voer in het venster Exporteren het Macrobestand en de naam van de Macro in en bewaar het rapport nogmaals.


21.9 BusinessReporter voor gevorderden Gebruikers van BusinessReporter die ook over System Development Kit beschikken, krijgen toegang tot de krachtige Microsoft Report Designer, waarmee zij volledige controle krijgen over de uitstraling van hun rapporten. Bovendien biedt de BusinessReporter krachtige faciliteiten voor ontwikkelaars in System Development Kit, waardoor zij de tijdrovende taak om een rapport te bouwen tot enkele minuten kunnen terugbrengen. In combinatie met System Development Kit biedt de BusinessReporter de volgende aanvullende functionaliteit:

• • • • • • •

Berekende velden definiëren. Aanvullende rapportgroepen, formules, telvelden en andere afgeleide gegevens toevoegen. Volledige controle over de layout. In de Visual Report Designer kunt u velden verplaatsen, kop- en voetteksten bewerken, lijnen, kaders en schaduwen toevoegen, en afbeeldingen zoals bedrijfslogo’s opnemen. Lettertypen, kleuren, uitlijning, kolomtitels, getal- en datumnotatie, ‘word wrap’ en kolombreedte voor elk veld afzonderlijk instellen. Repeterende waarden zijn met één muisklik te onderdrukken (‘suppress repeating values’). De te gebruiken SQL Query rechtstreeks bewerken, om aanvullende opties toe te voegen of om de query te optimaliseren. De mogelijkheid om gebruikersrapporten met de Setup Wizard naar andere gebruikers te exporteren. Weergave van de onderliggende SQL Query en informatie over de mate van query-optimalisatie, waardoor rapporten over grote tabellen aanzienlijk kunnen worden versneld. Volledige COM-interface, waardoor rapporten ook programmatisch kunnen worden opgebouwd en uitgevoerd, zowel binnen AccountView als vanuit andere toepassingen die COM ondersteunen. Pas op: Gebruikersrapporten worden niet beïnvloed door updates of uitbreidingen van AccountView. Ze worden echter ook niet meegenomen in de backup van de administratie. Wel kunt u kunt ze laten meenemen in de backup van systeembestanden. Daarvoor moet u de mappen waarin ze zijn opgeslagen, als extra systeembackupmap toevoegen bij Opties > Instellingen > Systeem > Backup . Zie Backups maken en terugzetten ( ) voor meer informatie over backups.

SQL Query weergeven Gevorderde gebruikers kunnen in de wizard Gebruikersrapport aanmaken steeds het uit te voeren SQL-statement opvragen om te bepalen hoe de onderliggende SQL Query wordt opgebouwd. Dit is mogelijk met de knop SDK-opties/SQL Query Expression. Vanuit de stamgegevens kiest u hiervoor Zoeken > SQL Query Expression .

SQL Query-gegevens opvragen Met de knop SDK-opties/SQL Query Results wordt de onderliggende SQL Query direct uitgevoerd, en worden de gegevens in een venster getoond. Hiermee kunnen gevorderde gebruikers snel controleren of de ingevoerde rapportdefinitie de gewenste gegevens ophaalt. Vanuit de stamgegevens kiest u hiervoor Zoeken > SQL Query Results .

SQL Showplan Kies de knop SDK-opties/SQL Showplan om de ‘Filter optimization’ en ‘Join optimization’ van het gebruikersrapport in een apart venster weer te geven. Vanuit de stamgegevens kiest u hiervoor Zoeken > SQL Showplan .

Rapportlayout verfijnen Vanuit het afdrukvenster kunt u de Microsoft Visual Report Designer oproepen met de knop SDK-opties/Visual Report Designer. In de Report Designer hebt u volledige controle over de rapportlayout. U kunt velden verplaatsen, kop- en voetteksten bewerken, lijnen, kaders en schaduwen toevoegen, en afbeeldingen zoals bedrijfslogo’s opnemen. Lettertypen, kleuren, uitlijning, kolomtitels, getal- en datumnotatie, ‘word wrap’ en kolombreedte zijn voor elk veld afzonderlijk in te stellen. Repeterende waarden zijn met één muisklik te

316 | BusinessReporter onderdrukken (‘suppress repeating values’). Ook is het mogelijk om berekende velden toe te voegen, uitdrukkingen en formules in velden op te nemen en aanvullende rapportgroepen toe te voegen. Pas op: Als u de rapportlayout handmatig wijzigt met de Visual Report Designer, dan zullen deze wijzigingen worden overschreven als de rapportdefinitie opnieuw wordt gewijzigd in de wizard. Dit geldt ook als u de stamgegevens van een rapport wijzigt. U kunt berekende velden op twee manieren toevoegen in een gebruikersrapport:

• •

• • •

Een berekend veld in de Visual Report Designer toevoegen Een virtueel gebruikersveld in de Data Dictionary toevoegen Stel dat er al twee gebruikersvelden bestaan voor de lengte en de breedte. U kunt dan de oppervlakte op beide manieren op een gebruikersrapport afdrukken. Een berekend veld is weliswaar snel in de Report Designer toegevoegd, maar een gebruikersveld in de Data Dictionary biedt veel voordelen: De berekening kan gemakkelijk op meerdere rapporten worden gebruikt: het virtuele veld staat altijd in de lijst beschikbare velden. De berekening kan ook gemakkelijk in een venster worden getoond, door het virtuele veld op te nemen in een weergave. Er is altijd maar één definitie van de berekening. Aan de hand van de omschrijving in de Data Dictionary is het veld ook gemakkelijk te herkennen voor andere gebruikers die hetzelfde gegeven in een rapport willen gebruiken.

SQL Query verfijnen Met Document > Stamgegevens programma > Gebruikersrapporten vraagt u een overzicht van alle gebruikersrapporten op. Hierin kunnen gevorderde gebruikers systeembeheerfuncties starten, en ook de query-definitie en layout van alle gebruikersrapporten vanuit één punt bewerken. In het venster Stamgegevens gebruikersrapport hebt u rechtstreeks toegang tot de verschillende elementen van het SQL-statement die door de wizard van de BusinessReporter worden gegenereerd. U kunt de SQL-informatie rechtstreeks wijzigen, en de nieuwe SQL Query meteen uitvoeren en controleren. Op deze manier kunt u zeer gevorderde SQL-functionaliteit toevoegen voor situaties waar een standaardgebruikersrapport niet ver genoeg gaat. Let op: In gebruikersrapporten waarin dynamische selectiecriteria zijn toegepast is het niet mogelijk om de selectie-expressie aan te passen. In een dergelijk interactief rapport wordt deze namelijk elke keer opnieuw opgebouwd.

Gebruikersrapporten verspreiden Rapporten die zijn ontworpen met de module BusinessReporter kunnen eenvoudig aan andere AccountView-gebruikers worden verspreid met de Setup Wizard. Omdat de volledige BusinessReporter-engine nodig is, zowel bij het bouwen van een gebruikersrapport als bij het opvragen daarvan, moeten zowel de leverancier van gebruikersrapporten als de gebruiker zelf over de module beschikken. Voor Value Added Resellers (VAR’s) die met de System Development Kit werken, verandert er niets in de manier waarop zij rapporten kunnen bouwen, en aan gebruikers verspreiden die alleen over SDK & BusinessModeller CAL (SDK Client Access Licence) beschikken. Alleen als zij gebruik willen maken van de krachtige nieuwe tijdbesparende faciliteiten van BusinessReporter, zijn hun klanten genoodzaakt om een (deel)module BusinessReporter aan te schaffen.

317

22. BusinessAlerter De module Business Alerter I kan worden gebruikt voor ‘Business Activity Monitoring’. Dit houdt in dat gegevens in AccountView worden bewaakt op basis van criteria die u zelf hebt bepaald. Rapporten kunnen automatisch worden aangemaakt en bewaard, of worden verstuurd per e-mail. Hierdoor kunnen bepaalde medewerkers in uw organisatie bijvoorbeeld automatisch op de hoogte worden gesteld als debiteuren hun kredietlimiet hebben overschreden. Ook kunt u regelmatig rapporten laten aanmaken, zonder dat u hier persoonlijk voor zorg draagt. Business Alerter I maakt de rapporten aan volgens een vooraf bepaalde planning. Hierdoor kunt u rapporten ook laten aanmaken als u niet aanwezig bent, bijvoorbeeld ’s nachts. Daarmee kunt u zich tijd besparen en bent u er zeker van, dat bepaalde taken (op tijd) worden uitgevoerd. Met Business Alerter II kunt u ook scripts automatisch laten uitvoeren, zoals XML-scripts en Visual FoxPro-scripts. Hierdoor kunt u processen automatisch laten uitvoeren, op basis van een vooraf bepaalde planning. De mogelijkheden van scripts zijn veel ruimer dan van de standaardalerts die u in Business Alerter I kunt gebruiken. U kunt met een script bijvoorbeeld ’s nachts facturen afdrukken, of rapporten samenstellen op basis van gecompliceerde selecties. Alle ‘alerts’ worden gebaseerd op gebruikersactiviteiten. Gebruikersactiviteiten van het type Script zijn alleen beschikbaar in Business Alerter II.

22.1 Functionaliteit BusinessAlerter De module Business Alerter I is een uitbreiding op AccountView Business; Business Alerter II is een uitbreiding op Business Alerter I. U kunt onder andere beschikken over de volgende functionaliteit: Voorwaarden: Business Alerter I • Volledig geïntegreerd met de complete lijn van AccountView Business. • Regels vastleggen voor één of voor alle administraties. • Automatisch worden geïnformeerd als administratiegegevens aan bepaalde criteria voldoen. • Informatie en rapportage automatisch verspreiden in Portable Document Format (PDF). • Regelmatig terugkerende taken automatisch in AccountView laten uitvoeren. • Foutmeldingen in logbestand en eventueel naar e-mailadres sturen. • Flexibel instelbare tijdstippen voor planning van taken en rapporten. • Resultaten per e-mail versturen of in een map bewaren. • Resultaten exporteren naar andere formaten, bijvoorbeeld Microsoft Excel. Voorwaarden: Business Alerter II • Gebruikersactiviteiten van het type Script vastleggen, bijvoorbeeld XML- of Visual FoxPro-scripts, waarmee vrijwel alle processen in AccountView kunnen worden aangestuurd.

22.2 Werkwijze BusinessAlerter Werkwijze BusinessAlerter inrichten Voordat u alerts kunt uitvoeren, moet u de module inrichten.

318 | BusinessAlerter

Zo richt u BusinessAlerter in: 1.

Kies de gewenste instellingen in Opties > Instellingen > Systeem > Alerts . In Gebruiker geeft u aan welke toegangsrechten worden gebruikt voor het uitvoeren van alerts.

2.

Voer alerts in met Document > Stamgegevens systeem > Alerts . Maak hiervoor de gebruikersactiviteiten aan die u nodig hebt. Controleer elke alert met Nu uitvoeren of Document > Alert uitvoeren voordat u de alert daadwerkelijk in gebruik neemt.

3.

Als alerts niet mogen worden uitgevoerd in een bepaalde administratie, markeert u Geblokkeerd voor alerts in Stamgegevens administratie.

Zie ook: Bestand > Administraties > F6 ( )

Werkwijze BusinessAlerter gebruiken De vastgelegde alerts kunnen worden uitgevoerd op een AccountView Server. Zo gebruikt u BusinessAlerter: 1.

Kies een werkstation dat u wilt gebruiken als AccountView Server.

2.

Start AccountView en voer uw toegangsgegevens in. Deze zijn niet relevant voor het uitvoeren van alerts.

3.

Kies Bestand > AccountView Server . Alerts zullen automatisch worden uitgevoerd op basis van de planningsgegevens die per alert zijn ingevoerd.

Zie ook: Alerts uitvoeren (327)

22.3 Instellingen BusinessAlerter vastleggen De instellingen hebben betrekking op de toegangsrechten die worden gebruikt voor het uitvoeren van alerts, en op e-mailinstellingen. De toegang tot AccountView en objecten en opties in AccountView kan worden beperkt met toegangsrechten (module Uitgebreide toegangsbeveiliging I). Deze toegangsrechten zijn ook van toepassing op alerts. Een alert kan alleen worden uitgevoerd als de toegangsrechten voldoende zijn. De toegangsrechten bij het uitvoeren van alerts worden afgeleid van een vaste ‘alert-gebruiker’. U geeft in de systeeminstellingen aan welke alert-gebruiker moet worden gebruikt voor het bepalen van de toegangsrechten bij het uitvoeren van alerts:

•

De ingebouwde systeemgebruiker Deze gebruiker heeft alle toegangsrechten, waardoor er geen toegangsbeperkingen gelden voor het uitvoeren van alerts. • Een aparte alert-gebruiker met toegangsrechten die u zelf hebt bepaald. Zie ook: Stamgegevens uitgebreide toegangsbeveiliging vastleggen (174) Zo legt u de systeeminstellingen vast: 1.

Voer eventueel een aparte ‘alert-gebruiker’ in:

• •

Kies Document > Stamgegevens systeem > Toegangsbeveiligingrollen om een rol voor de ‘alert-gebruiker’ aan te maken. Kies Document > Stamgegevens systeem > Gebruikers om de gebruiker aan te maken en de rol aan de gebruiker toe te kennen. Geef ook aan tot welke administraties de gebruiker toegang heeft.

2.

Kies Opties > Instellingen > Systeem > Alerts .

3.

Markeer Alerts uitvoeren als alerts mogen worden uitgevoerd op basis van de planning die per alert is ingesteld.

BusinessAlerter | 319

4.

Kies in Alerts uitvoeren als welke toegangsrechten voor het uitvoeren van alerts moeten worden gebruikt. De gebruiker Systeem heeft alle toegangsrechten.

5.

Als u De ingevoerde gebruiker hebt gekozen, dan voert u de gebruikersnaam en eventueel een wachtwoord in.

6.

Kies Mail-instellingen.

• •

Markeer Standaardprofiel als het profiel moet worden gebruikt dat standaard in uw e-mailsysteem is ingesteld. U kunt ook een speciaal profiel gebruiken voor alerts. Voer het e-mailadres van de beheerder in, als foutmeldingen per e-mail naar de beheerder moeten worden gestuurd.

Administraties van alerts uitsluiten Als alerts in bepaalde administraties nooit mogen worden toegepast, kunt u dit in de administratiegegevens vastleggen. De alerts worden op normale wijze uitgevoerd, maar geblokkeerde administraties worden overgeslagen. Zo kunt u een administratie van alerts uitsluiten: 1.


2.

Selecteer de administratie die u van alerts wilt uitsluiten.

3.


4.

Selecteer de tab Instellingen.

5.

Markeer Geblokkeerd voor alerts.

Zie ook: Bestand > Administraties > F6 ( )

22.4 Gebruikersactiviteiten en alerts In AccountView Business is het standaard mogelijk gebruikersactiviteiten vast te leggen en op te nemen in het navigatievenster. Dit wordt beschreven in Gebruikersactiviteiten vastleggen ( ). Deze gebruikersactiviteiten zijn ook de basis voor alerts. Het is niet nodig gebruikersactiviteiten voor alerts van tevoren vast te leggen; dit doet u tijdens het invoeren van alerts. Het type gebruikersactiviteit bepaalt of u één of meerdere acties kunt vastleggen.


•

Standaardalerts Standaardalerts worden altijd gebaseerd op gebruikersactiviteiten van het type Standaardmenu of Geselecteerd menu. Hiermee kunt u één actie ten aanzien van één venster opnemen, zoals het opvragen van een rapport. Bijvoorbeeld:

• • •

Een overzicht van debiteuren die een maand geen bestellingen meer hebben geplaatst (actie Rapporten > Niet-actieve debiteuren in het venster Debiteuren) Een overzicht van debiteuren met een saldo hoger dan 100.000,- (Business-selectie op de kolom Saldo in het venster Debiteuren, gevolgd door de actie Rapporten > Saldilijst ) Een overzicht van ingelogde gebruikers (actie Rapporten > Ingelogde gebruikers in het venster Ingelogde gebruikers) De wijze van afdrukken wordt niet in de gebruikersactiviteit opgenomen. U geeft in de stamgegevens van de alert aan hoe de uitvoer moet worden afgehandeld. U kunt de uitvoer in een bepaald bestandsformaat opslaan op een vaste map (bijvoorbeeld als PDF- of Microsoft Excel-bestand), en eventueel per e-mail verzenden. Als u beschikt over Business Alerter I en u wilt meerdere acties met alerts uitvoeren, dan moet u per actie een aparte alert vastleggen.

•

Script-alerts (Business Alerter II) Met gebruikersactiviteiten van het type Script kunt u gecompliceerde acties in een alert opnemen, zoals het maken van backups of het afdrukken van facturen. De mogelijkheden van scripts zijn veel ruimer dan van standaardalerts. U kunt scripts bijvoorbeeld gebruiken voor afwijkende selecties, berekeningen en het bewerken van gegevens.

22.5 Stamgegevens BusinessAlerter vastleggen Alerts worden gebruikt om administratieve handelingen automatisch uit te voeren, zonder tussenkomst van een van uw medewerkers. Per alert legt u gegevens vast over administraties, de uit te voeren acties, planning en bestemming. Een alert kan gelden voor één specifieke administratie, of voor alle administraties. Daarnaast kunt u systeemalerts gebruiken voor het uitvoeren van systeemtaken zoals het maken van backups of het opvragen van een lijst van ingelogde gebruikers. Let op: Als u alerts opneemt in een voorbeeldadministratie zoals Your Garden Products, kunt u de alerts uitproberen zonder gebruik van uw bedrijfsgegevens.


Afbeelding 22.1. De alert KREDIET_10 wordt alleen voor Your Garden Products uitgevoerd. Zo voert u de stamgegevens van een alert in: 1.

Zorg ervoor dat u de juiste administratie geopend hebt.

2.

Kies Document > Stamgegevens systeem > Alerts .

3.


4.

Voer een code en een omschrijving voor de alert in.

5.

Geef aan voor welke administraties u een alert wilt invoeren:

• • • 6.

Als de alert geldt voor een bepaalde administratie, voert u de administratiecode in. Als de alert geldt voor alle administraties, voert u de administratiecode niet in. Voor een systeemalert markeert u Systeemalert. Een systeemalert kan alleen worden gebruikt voor systeemtaken, zoals het maken van een backup.

Markeer Geblokkeerd als u de alert nog niet automatisch wilt uitvoeren via een AccountView Server.

Veelgestelde vragen Kan ik alerts uitproberen, zonder dat ik hoef te wachten op het volgende geplande alert-moment? Ja. Als u begint met het invoeren van een alert, blokkeert u dit in Stamgegevens alert. Hierdoor wordt de alert niet volgens de planning uitgevoerd, ook al is een AccountView Server actief. U kunt de alert uitproberen met de knop Nu uitvoeren op de tab Actie of Bestemming, of met Document > Alert uitvoeren in het venster Alerts. Kan ik een alert vastleggen voor enkele (maar niet alle) administraties? Ja. Voer de alert in en controleer of deze correct functioneert. Vervolgens kunt u de alert kopiëren naar andere administraties. Zie ook: Alerts kopiëren (326)


Acties opnemen voor alerts Een alert is altijd gebaseerd op een gebruikersactiviteit, die standaard één actie bevat, meestal het opvragen van een rapport. Hierdoor kunt u de vaste rapportage automatiseren, en ervoor zorgen dat rapporten bij de juiste medewerkers terechtkomen. In BusinessAlerter II kunt u gecompliceerde acties in een alert opnemen, door een gebruikersactiviteit van het type Script te gebruiken. Met een script kan een groot aantal verschillende handelingen worden uitgevoerd. Zo neemt u een actie voor een standaardalert op: 1.

Selecteer de tab Actie.

2.

Kies de knop Actie opnemen achter Gebruikersactiviteit. Hiermee opent u de tab Opname.

3.

Voer de acties uit die u wilt vastleggen als gebruikersactiviteit. Sluit het venster niet. Voorbeeld: U wilt een alert opnemen waarmee een overzicht van niet-actieve debiteuren in Amsterdam wordt aangemaakt. Kies Bestand > Debiteuren en pas een snelselectie toe op de kolom Plaats. Hiermee kunt u alle debiteuren uit Amsterdam selecteren. Kies vervolgens Rapporten > Niet-actieve debiteuren , voer de vensterparameters in. Vensterparameters betreffen onder andere de selectie, sortering en uitvoer van de gegevens in het venster. Let op: Print of sla een gekozen rapport op naar een printerbestand om het opnemen van de gebruikersactiviteit te laten slagen. De wijze van afdrukken wordt niet in de gebruikersactiviteit opgenomen. In Bestandsformaat in de stamgegevens van de alert geeft u aan hoe u het rapport wilt uitvoeren.

4.

Keer terug naar het venster Stamgegevens alert als u klaar bent met opnemen en kies Opname stoppen. Het venster Opgenomen acties vastleggen wordt geopend. Als u meerdere acties hebt opgenomen, kunt u alleen de eerste geldige actie als alert bewaren. Als u bijvoorbeeld een stamgegeven wijzigt en vervolgens een rapport opvraagt, dan wordt het opvragen van het rapport in de alert opgenomen.

Afbeelding 22.2. De gebruikersactiviteit Rapporten > Niet-actieve debiteuren opnemen voor een standaardalert 5.

Kies OK en het venster Stamgegevens gebruikersactiviteit wordt geopend. Voer een code en omschrijving in. U kunt op verschillende manieren de vensterparameters wijzigen. Dit wordt apart toegelicht in een ander hoofdstuk.


6.

Kies OK en u keert terug naar de tab Actie. De zojuist opgenomen gebruikersactiviteit wordt automatisch geselecteerd.

7.

Voer in Bestandsnaam een naam voor het uitvoerbestand in. Kies Uitdrukking wijzigen om velden aan de bestandsnaam toe te voegen. U kunt de bestandsnaam ook handmatig bewerken. Voorbeeld: U maakt een alert dat geldt voor alle administraties. Daarom wilt u de administratiecode toevoegen aan de bestandsnaam. Kies Uitdrukking wijzigen en selecteer Administratie in de linkerlijst (Beschikbare velden). Kies Toevoegen om het veld aan de bestandsnaam toe te voegen. Hierdoor kunt u de volgende omschrijving samenstellen: <schedule.adm_code> - <schedule.sched_desc>. Als u de alert ‘Periodecijfers’ uitvoert in Your Garden Products, wordt het rapport opgeslagen als ‘YR_GARDEN - Periodecijfers’.

8.

.

Controleer de alert met Nu uitvoeren.

Zie ook: Vensterparameters wijzigen ( ) Zo neemt u een actie voor een script-alert op: Voorwaarden: BusinessAlerter II 1.

Selecteer de tab Actie.

2.

Kies de knop Actie opnemen als u eerst enkele stappen wilt opnemen in AccountView.

3.

Keer terug naar het venster Stamgegevens alert als u klaar bent met opnemen en kies Opname stoppen.

4.

In het venster Opgenomen acties vastleggen, leg de gebruikersactiviteit vast als Script en selecteer het Script-type. Kies OK.

5.

In het venster Stamgegevens gebruikersactiviteit voert u een code en omschrijving in. Daar kunt u het opgenomen script eventueel verder bewerken.

6.

Kies OK en u keert terug naar de tab Actie. Het zojuist vastgelegde script wordt automatisch geselecteerd.

7.

Markeer XML-antwoord bewaren als u het resultaat van de XML-verwerking in een apart bestand wilt opslaan. Voer vervolgens de bestandsnaam voor het XML-antwoord in. Deze keuze is alleen beschikbaar als u een XML-script gebruikt.

8.

Controleer de alert met Nu uitvoeren. Let op: Op de tab Bestemming geeft u aan hoe de uitvoer moet worden afgehandeld. Als u de afhandeling wilt beperken tot de stappen in het script, markeert u Niet versturen in Bestemming.

De planning van alerts De planning bepaalt in welk tijdvak de alert wordt uitgevoerd, en met welke regelmaat dit gebeurt. Als u een alert bijvoorbeeld alleen wilt uitvoeren in 2016, kiest u het datumbereik 1 januari t/m 31 december 2016. U kunt met een frequentie aangeven dat een alert bijvoorbeeld dagelijks, wekelijks of maandelijks moet worden uitgevoerd. Ook het tijdstip kan worden ingesteld. Zo voert u de planning van een alert in: Selecteer de tab Planning. Op deze tab geeft u aan gedurende welke periode en met welke frequentie de alert wordt uitgevoerd. Druk op F1 voor meer informatie. Enkele voorbeelden: Voorbeeld: De alert moet elke vrijdag worden uitgevoerd om 10.00 uur. Kies Wekelijks in Frequentie en markeer vrijdag. Gebruik het Interval 1, hierdoor worden er geen weken overgeslagen. Kies Eenmalig om in Tijdstip en voer 10.00 in. Voer de Begindatum in. Als deze datum op een vrijdag valt, wordt de alert met ingang van deze datum uitgevoerd. Anders wordt de eerste vrijdag na de Begindatum genomen. Voer geen Einddatum in.

324 | BusinessAlerter Voorbeeld: De alert moet elke maand op de derde woensdag worden uitgevoerd. Kies Maandelijks in Frequentie en markeer Op. Kies Derde en woensdag en voer de rest van de gegevens in. Als de alert eenmaal per kwartaal moet worden uitgevoerd, kiest u Maandelijks in Frequentie. Voer een Interval van 3 in.

Afbeelding 22.3. Met ingang van 1 januari wordt elke dag om 08.00 uur en om 12.00 uur de alert KREDIET_10 uitgevoerd.

De bestemming van alerts Veel alerts hebben een bepaalde uitvoer, bijvoorbeeld een rapport. U geeft aan hoe het rapport moet worden afgehandeld. Het rapport kan bijvoorbeeld als bestand worden bewaard op uw netwerk, of als bijlage bij een e-mailbericht worden verzonden aan uw medewerkers.


1.

Selecteer de tab Bestemming.

2.

Geef in Bestemming aan hoe de uitvoer moet worden afgehandeld. Als u E-mail met bijlage of E-mail met link kiest, wordt na het uitvoeren van de alert een e-mailbericht aangemaakt.

Afbeelding 22.4. Op de tab Bestemming stelt u in wat met het resultaat van de alert moet gebeuren. Voorbeeld: U wilt elke nacht een overzicht in PDF-formaat sturen naar een persoon die geen toegang heeft tot uw netwerk. Daarom verstuurt u het overzicht als bijlage bij een e-mailbericht. Als alle ontvangers toegang hebben tot uw netwerk, kunt u E-mail met link gebruiken. 3.

Voer de Doelmap in, als u E-mail met link of Map hebt gekozen. Het bestand wordt op deze locatie opgeslagen.

4.

Voer de Doelkoppeling in, als u E-mail met link hebt gekozen. In het e-mailbericht wordt een hyperlink naar het bestand opgenomen. Let op: U voert in de bovenstaande velden alleen mappen in, geen bestandsnamen. De bestandsnaam legt u vast in Bestandsnaam op de tab Actie.

5.

Voer de geadresseerden in E-mailadres in. Kies Aan, Cc of Bcc om e-mailadressen te kiezen van debiteuren, crediteuren, bedrijven, contactpersonen of medewerkers. Druk op F1 voor meer informatie.

6.

Voer Onderwerp en Tekst in. U kunt velden toevoegen aan de tekst met Uitdrukking wijzigen. Hiermee kunt u variabele gegevens opnemen in de tekst, zoals bedrijfsgegevens.

7.

Als gebruikers ook moeten worden gemaild als er geen gegevens zijn voor de uitvoer, markeert u E-mail sturen als er geen gegevens zijn. Voer vervolgens de tekst voor dit bericht in.

8.

Controleer de alert met Nu uitvoeren.


22.6 Alerts kopiëren Voor het kopiëren van alerts is een aparte optie beschikbaar. Alerts kunnen natuurlijk altijd worden gekopieerd met Bewerken > Stamgegeven kopiëren (F8), maar Document > Alerts kopiëren biedt enkele extra mogelijkheden:

•

Alle alerts van een bepaalde administratie kopiëren naar een andere administratie. Als een set administratie-alerts ook geldt voor een andere administratie, kunt u deze in één keer naar de andere administratie kopiëren. Hierdoor kunt u ook alerts overnemen in een administratie die u voor een nieuw boekjaar hebt aangemaakt. Als een alert geldt voor alle administraties, geeft u geen administratiecode op in Stamgegevens alert. Hierdoor hoeft u de alert niet voor alle administraties afzonderlijk aan te maken. Voorbeeld: U hebt alerts vastgelegd in ADM_2013, terwijl ADM_2014 al is aangemaakt. U kunt alle administratie-alerts van ADM_2013 in één keer kopiëren naar ADM_2014.

• •

Geblokkeerde alerts niet kopiëren. De gekopieerde alerts in de bronadministratie blokkeren. Als de alerts na het kopiëren niet meer mogen worden gebruikt in de bronadministratie, kunt u deze automatisch blokkeren. Voorbeeld: U hebt een set alerts gekopieerd van ADM_2013 naar ADM_2014. Aangezien de alerts alleen relevant zijn voor de administratie met het hoogste boekjaar, kunt u de alerts van ADM_2013 automatisch blokkeren.

•

De gekopieerde alerts in de doeladministratie deblokkeren. In de doeladministratie worden alle gekopieerde alerts gedeblokkeerd, ongeacht hun status in de bronadministratie.

Zo kopieert u alerts: 1.

Kies Document > Stamgegevens systeem > Alerts .

2.

Als u een bepaalde alert wilt kopiëren, dan selecteert u de alert.

3.

Kies Document > Alerts kopiëren .

Afbeelding 22.5. Alle alerts uit Your Garden Products naar Your Advice kopiëren, en daarbij geblokkeerde alerts ook in Your Advice blokkeren 4.

Geef in Bereik aan welke alerts u wilt kopiëren.

5.

Als u Alle hebt gekozen in Bereik, selecteert u de gewenste administratie. Alle alerts van deze administratie worden gekopieerd. U kunt in de volgende stap van de wizard bepaalde alerts eventueel uitsluiten, waardoor deze niet worden gekopieerd.


6.

Kies de Doeladministratie. De codes van de te kopiëren alerts mogen niet bestaan in de doeladministratie. Als dit wel het geval is, worden de betreffende alerts niet gekopieerd.

7.

Geef aan hoe geblokkeerde alerts moeten worden afgehandeld. Druk op F1 voor meer informatie.

8.

Kies Volgende. Er wordt een lijst getoond van alle te kopiëren alerts. Als een alert al bestaat in de doeladministratie, wordt deze gemarkeerd met een rode balk. Bovendien is het veld Kopiëren gedemarkeerd, waardoor de alert niet zal worden gekopieerd.

9.

Demarkeer Kopiëren voor de alerts die u niet wilt kopiëren. Geef in Oorspronkelijke alert blokkeren aan, of de alerts in de bronadministratie moeten worden geblokkeerd.

10. Kies Volgende om het kopiëren uit te voeren. 11. Druk eventueel een rapport af.

22.7 Alerts uitvoeren Alerts worden uitgevoerd vanaf een werkstation dat is ingesteld als AccountView Server, of met andere woorden: een werkstation dat is geactiveerd in server-modus. U hoeft uw eigen werkstation dus niet aan te laten staan. Wel moet de AccountView Server zijn ingelogd op uw netwerk. De AccountView Server is ‘gelocked’ vanaf het moment dat deze wordt geactiveerd. Dit betekent dat u deze installatie van AccountView niet kunt gebruiken voor andere werkzaamheden, tot de AccountView Server weer wordt gedeactiveerd. Bij het uitvoeren van alerts wordt gebruik gemaakt van de toegangsrechten die voor alerts zijn vastgelegd in het venster Systeeminstellingen - Alerts. Als u beschikt over AccountView .NET Backoffice Server kunt u diverse processen uitvoeren met een AccountView-server. U hoeft AccountView .NET Backoffice Server niet apart aan te schaffen als u BusinessAlerter wilt gebruiken. Als u AccountView .NET Backoffice Server niet hebt, beschikt u niet over de uitgebreide functionaliteit van deze module. U gebruikt een AccountView-server dan alleen voor het uitvoeren van alerts. Acties met betrekking tot alerts worden geregistreerd in de Audit Trail. Hierdoor kunt u nagaan welke alerts zijn uitgevoerd. Dit wordt apart toegelicht. Let op: Als een alert is afgerond kan de kolom Gepland alertmoment nog steeds een datum tonen, maar in de kolom Voltooid verschijnt een vinkje. Zo weet u dat de alert niet meer zal worden uitgevoerd. Zie ook: Rapportage uitgevoerde alerts (328), AccountView .NET Backoffice Server ( ) Zo voert u alerts uit: 1.

Start AccountView en log in.

2.

Kies Opties > Instellingen > Systeem > Alerts .

3.

Controleer of Alerts uitvoeren gemarkeerd is en of de juiste alert-gebruiker is ingesteld.

4.

Kies Document > Stamgegevens systeem > Alerts als u wilt controleren welke alerts zullen worden uitgevoerd. In de kolom Gepland alertmoment wordt het eerstvolgende uitvoermoment getoond. Sorteer deze kolom eventueel op datum en tijd door te dubbelklikken op de kolomtitel. Hierdoor kunt u direct zien welke alerts 'aan de beurt' zijn.

328 | BusinessAlerter 5.

Kies Bestand > AccountView Server . Hierdoor wordt u uitgelogd, en wordt het werkstation in server-modus gezet. U kunt een werkstation ook direct starten als AccountView Server, met de opstartparameter /server. Maak een snelkoppeling aan naar AVWIN.EXE en voeg de parameter toe aan het opstartcommando. Voorbeeld: "C:\Program Files\Visma Software BV\AccountView\AVWIN.EXE" /server. In het venster AccountView Server wordt de voortgang van het uitvoeren van alerts getoond. Alerts kunnen alleen worden uitgevoerd als Alerts uitvoeren gemarkeerd is.

6.

U beëindigt AccountView Server door opnieuw in te loggen met ctrl+enter.

Veelgestelde vragen Wat gebeurt er als een alert moet worden gestart, terwijl een ander alert nog niet is afgerond? Alerts worden afgehandeld op volgorde van het Gepland alertmoment. Als een alert doorloopt terwijl een andere alert zou moeten worden gestart, wordt de lopende alert eerst afgehandeld. Daarna wordt de volgende alert gestart. Hierdoor kan het voorkomen, dat de alert later wordt gestart dan op het Gepland alertmoment. Alerts worden niet uitgevoerd, wat zijn de mogelijke oorzaken? Als alerts niet worden uitgevoerd, wordt dit in de Audit Trail geregistreerd. In de Audit Trail wordt ook aangegeven waarom een alert niet is uitgevoerd. Mogelijke oorzaken: • Het veld Alerts uitvoeren in Opties > Instellingen > Systeem > Alerts is niet gemarkeerd. • De alert-gebruiker die in Opties > Instellingen > Systeem > Alerts is opgegeven, heeft onvoldoende rechten in AccountView. De alerts worden uitgevoerd tot wordt geconstateerd dat de AccountView-rechten onvoldoende zijn. De verdere afwikkeling is afhankelijk van de opzet van de alert. • Het wachtwoord van de alert-gebruiker is verlopen. Als het wachtwoord van deze gebruiker wordt gewijzigd, moet u het nieuwe wachtwoord ook invoeren in Opties > Instellingen > Systeem > Alerts . • AccountView Server was niet actief toen de alerts moesten worden uitgevoerd. De alerts worden alsnog uitgevoerd als AccountView Server wordt geactiveerd. Hierbij geldt één beperking: als een alert op meerdere tijdstippen in het verleden moest worden uitgevoerd, wordt de achterstand ingehaald door het alert eenmaal uit te voeren. Bijvoorbeeld: een dagelijks alert is niet uitgevoerd, omdat de AccountView Server drie dagen niet actief was. Als de AccountView Server weer wordt geactiveerd, wordt de eerste alert uitgevoerd. De andere twee alerts worden overgeslagen. Dit wordt geregistreerd in de Audit Trail met de code ALERT_SKIP. • De gewenste administratie is geblokkeerd voor het uitvoeren van alerts. Kies Bestand > Administraties > F6 en demarkeer Geblokkeerd voor alerts. • De gewenste alerts zijn geblokkeerd. Deblokkeer de alerts in Document > Stamgegevens systeem > Alerts > F6 . • De planningsgegevens zijn niet correct. Controleer de tab Planning in Document > Stamgegevens systeem > Alerts > F6 . • De gebruiker van het werkstation waarop AccountView Server is geactiveerd, heeft onvoldoende netwerkrechten. Hierdoor kan de uitvoering van een alert worden afgebroken, bijvoorbeeld omdat rapporten niet op de gewenste locatie kunnen worden opgeslagen. Controleer ook of de drive-mapping naar de gewenste locatie bestaat op het werkstation.

Rapportage uitgevoerde alerts Acties die via alerts worden uitgevoerd, worden geregistreerd in de (systeem) Audit Trail. Hierdoor kunt u zien welke alerts zijn uitgevoerd, en welke problemen daarbij eventueel zijn opgetreden. In de volgende tabel wordt aangegeven, welke codes voor alerts worden gebruikt.


Code

Toelichting

ALERT_EXEC

Start uitvoeren alert

ALERT_ERROR

Fout bij uitvoeren van alert

ALERT_SKIP

Alert overgeslagen Dit kan voorkomen als alerts niet zijn uitgevoerd omdat AccountView Server niet actief was. Als een alert meerdere keren had moeten worden uitgevoerd, wordt alleen de eerste alert uitgevoerd nadat AccountView Server is geactiveerd. De overige alerts worden overgeslagen.

ALERT_NOEXEC

Uitvoeren is niet mogelijk (bijvoorbeeld omdat de administratie waarin de alert moet worden uitgevoerd niet bestaat)

ALERT_MAIL_ERR

E-mail aan beheerder kan niet worden verstuurd.

Tabel 22.1. Codes die kunnen voorkomen in de Audit Trail door het uitvoeren van alerts. U vraagt de Audit Trail op met Opties > Audit Trail . Dit wordt apart toegelicht. Zie ook: Audit Trail (193), Audit Trail opvragen (195)

331

23. Begrippenlijst Abonnee-administratie Een abonnee-administratie is afgeleid van een centrale administratie waarin de stamgegevens worden onderhouden. Door de abonnee-administratie te abonneren op berichten van de centrale administratie, worden wijzigingen in de stamgegevens gesynchroniseerd. Abonnee-administraties kunnen in dezelfde installatie als de centrale administratie voorkomen, of in een installatie op een externe locatie. Zie ook: Centraal stambestand (199)

Activiteithoofdgebied De activiteithoofden subgebieden vormen het belangrijkste selectiemechanisme voor activiteiten. Subgebieden zijn een specificatie van hoofdgebieden. U selecteert hoofd- en subgebieden als u een activiteit invoert. Zie ook: Relatiebeheer (111)

Administratievaluta De valuta waarin de administratie wordt gevoerd. Standaard is in het venster Administratie-instellingen - Algemeen (Bedrijf) de euro (EUR) ingesteld als administratievaluta.

Administrator De Administrator is de beheerder van de module Uitgebreide toegangsbeveiliging I. De administrator maakt gebruikers aan en legt per gebruiker de toegangsrechten in AccountView vast. Zie ook: Uitgebreide toegangsbeveiliging (165)

Basisvaluta De valuta met koers 1,00. Ten opzichte van de basisvaluta worden de koersen van andere valuta ingevoerd.

Centrale administratie Een centrale administratie is een voorbeeldadministratie waarin de stamgegevens voor meerdere abonnee-administraties worden onderhouden. Wijzigingen in de stamgegevens worden via berichten doorgevoerd in de abonnee-administraties. Zie ook: Centraal stambestand (199)

Extern opslagmedium Een apparaat of voorwerp dat geen deel uitmaakt van de computer zelf, waarop gegevens kunnen worden vastgelegd en bewaard, zoals een CD, een DVD of een USB-stick.

Gebruikersgroep Gebruikers kunnen deel uitmaken van meerdere groepen. Gebruikersgroepen zijn alleen beschikbaar als u Uitgebreide toegangsbeveiliging II hebt.

332 | Begrippenlijst De rollen die zijn toegekend aan een groep, bepalen de toegangsrechten in AccountView van de leden (gebruikers) van die groep. Per gebruiker kunnen eventueel extra toegangsrechten worden vastgelegd, door extra rollen op gebruikersniveau toe te kennen. Zie ook: Uitgebreide toegangsbeveiliging (165)

Gebruikersrapport Met BusinessReporter kunt u in elk venster gebruikersrapporten definiëren met precies die informatie die u nodig hebt. Zie ook: BusinessReporter (305)

Grootboekrekening Grootboekrekeningen bieden de mogelijkheid om financiële mutaties te groeperen zoals een financieel geïnteresseerde (bijvoorbeeld de boekhouder, de accountant of de fiscus) naar deze mutaties kijkt.

Kenmerk De kenmerken zijn de gegevens die in de subadministratie kunnen worden bijgehouden. De gegevens die in subadministraties worden ingevoerd, gaan deel uitmaken van het journaalbestand en van de artikelhistorie (alleen logistieke boekingen). Als u subadministraties en kenmerken hebt vastgelegd in AccountView, zijn deze in elke administratie beschikbaar. Zie ook: BusinessDimensions (275)

Kostenplaats Een kostenplaats is een logische eenheid binnen een bedrijf waarvan u per boekjaar de kosten bijhoudt. U kunt kostenplaatsen gebruiken om kosten te verbijzonderen naar bijvoorbeeld bedrijfsvestigingen. Zie ook: Medewerkergroepen, medewerkers, kostenplaatsen en afdelingen ( )

Layout U drukt uw aanmaningen, facturen en bestelbonnen af met formulieren. In de layout van deze formulieren legt u vast welke gegevens worden afgedrukt, hoe de opmaak ervan is, en op welke plaats op de pagina deze gegevens worden afgedrukt. Visma Software levert een aantal standaardlayouts mee voor de voorbeeldadministraties Your Garden Products en Your Advice, die u kunt aanpassen en gebruiken. Er zijn ook standaardlayouts voor een factuur, pakbon en aanmaning die u zonder aanpassing kunt gebruiken. Zie ook: Layouts (211)

Layoutgegeven Op uw layout neemt u de layoutgegevens op die moeten worden afgedrukt. Layoutgegevens kunnen zowel vaste als variabele gegevens zijn. Vaste gegevens worden altijd en ongewijzigd op het formulier afgedrukt. Dit zijn bijvoorbeeld de kolomtitels, de tekst ‘FACTUUR’, de bedrijfsnaam, een logo of een lijn. Ze zijn niet afhankelijk van de order of de aanmaning. Variabele gegevens zijn afhankelijk van de AccountView-gegevens waarvoor het formulier wordt afgedrukt. Ze zijn afhankelijk van de order of de aanmaning. Dit zijn bijvoorbeeld de adresgegevens van de debiteur, de orderregels, of het BTW-bedrag van de factuur. Variabele gegevens worden afgedrukt met layoutsymbolen, die verwijzen naar de AccountView-gegevens (velden). Zie ook: Layouts (211)

Begrippenlijst | 333

Layoutsymbool Variabele gegevens zijn afhankelijk van de AccountView-gegevens waarvoor het formulier wordt afgedrukt. Ze zijn afhankelijk van de order of de aanmaning. Dit zijn bijvoorbeeld de adresgegevens van de debiteur, de orderregels, of het BTW-bedrag van de factuur. Variabele gegevens worden afgedrukt met layoutsymbolen, die verwijzen naar de AccountView-gegevens (velden). Zie ook: Layouts (211)

Opportunity Een opportunity is een verkoopkans van een bepaald product (of van een bepaalde productgroep) voor een bepaald bedrijf. Het registreren van opportunities kan u helpen om inzicht te krijgen in het verloop en de resultaten van een verkooptraject. Zie ook: Customer Relationship Management (133)

Peildatum De peildatum bepaalt de ouderdom en de vervalduur van de openstaande posten. De peildatum geldt voor heel AccountView. Standaard wordt voor de peildatum de huidige datum gebruikt; de systeemdatum. U ziet dan hoe oud de openstaande post vandaag is. Het is ook mogelijk om een andere peildatum te gebruiken. Als u een peildatum gebruikt die een maand later ligt, ziet u hoe oud de openstaande posten dan zijn (30 dagen meer), en als u een peildatum gebruikt die een maand eerder ligt, ziet u hoe oud de openstaande posten toen waren (30 dagen minder). U kunt de peildatum op meerdere plaatsen wijzigen:

• • •

de rapporten Openstaande posten en Ouderdomsanalyse (venster Debiteuren en Crediteuren) de rapporten Aanmaningen en Openstaande posten, en het venster Openstaande posten markeren (module Aanmaningen) de vensters Peildatum en Markeren voor betaling (module Automatische betalingen en Automatische incasso)

De gewijzigde peildatum geldt voor heel AccountView, totdat u AccountView afsluit. Als u AccountView start is de peildatum gelijk aan de systeemdatum.

Relatiebeheerfunctie In AccountView legt u niet alleen vast dat een contactpersoon bij een bepaald bedrijf hoort, maar ook de aard van de onderlinge relatie. Dit zal meestal de functie of het werkgebied binnen het andere bedrijf zijn, bijvoorbeeld ‘Directie’, ‘Administratie’ of ‘Inkoop’. Hetzelfde geldt voor de relatie tussen uw eigen medewerkers en de contactpersonen en/of bedrijven. Voor hen zal dit meestal de verantwoordelijkheid zijn binnen het eigen bedrijf wat betreft het contact met het andere bedrijf (of de contactpersoon van dat bedrijf), bijvoorbeeld ‘Verkoop binnendienst’ of ‘Debiteurenbeheer’. Met relatiebeheerfuncties legt u dus niet de koppeling zelf vast, maar de aard van de onderlinge relatie die kan worden geselecteerd, zodra u een contactpersoon (of een medewerker) bij een bedrijf invoert. Zie ook: Relatiebeheer (111)

Toegangsbeveiligingrol De toegangsrechten in AccountView worden bepaald door rollen. Elke gebruiker kan één of meer rollen hebben. Een gebruiker kan daarnaast toegangsrechten hebben op basis van de groepen waarvan hij lid is, omdat rollen ook aan groepen kunnen worden toegekend. In een rol worden de toegangsrechten per object vastgelegd (debiteuren, grootboek, etiketten, enz.). In Uitgebreide toegangsbeveiliging II kan een rol ook afzonderlijke toegangsrechten tot bepaalde opties bevatten (bijvoorbeeld bepaalde rapporten).

334 | Begrippenlijst Rollen zijn administratie-onafhankelijk. Pas als een rol wordt toegekend aan een gebruiker of een groep, wordt bepaald voor welke administratie(s) de rol geldt. Zie ook: Uitgebreide toegangsbeveiliging (165)

Verkooporder Verkooporders kunt u invoeren in de module Verkooporders. Op het moment dat u de pakbon afdrukt, wordt de voorraadadministratie (artikelen) bijgewerkt. Daarna kunt u de order factureren. Als u over de uitbreidingsmodule Goederenuitgifte beschikt, dan kunt u ook uitgifte-opdrachten genereren en paklijsten afdrukken. Zie ook: Verkooporders ( )

Index | 335

Index _Unalloc 104

A Aanhef 114 Aankruisvelden (De)markeren 129 Gebruikersvelden 117, 129 Aanmaningen Instellingen kopie-aanmaningen 252 Layouts 211 Aansluiting Journaal en grootboek 87 Aanspreektitels Contactpersonen 114 Aantallen Nulwaarden niet afdrukken 223 Abonnee-administraties Extern 201 Abonnementen Layouts 211 Transitorisch 262 Acceptgiro's Bedragen op layouts 238 Layouts 216 AccountView Contact 159 AccountView Server Automatisch starten 328 AccountView-server Alerts 327 Achtergrond-PDF's Verkoopfacturen 267 Activiteiten Afwerken 122 Blokkeren 128 Exporteren naar Microsoft Outlook 156 Genereren 121 Invoeren 121 Naar ander bedrijf 127 Notities 121 Offertes 111 Opportunities 140 Prioriteiten 115 Verwijderen 127 Administratie Alerts kopiëren 326 Administratie-opties 20

Administratielogboek Activeren 194 Afdrukken 195 Historie importeren 197 Overzicht 195 Verwijderen 196 Administraties Afgeleid 202 Alerts 320 Alerts blokkeren 319 Auditfiles 30 Centraal 200 Exclusief gebruiken 30 Gebruikersgroepentoegang 179, 180 Gebruikerstoegang 179, 180 Kopiedocumenten 252 Overzicht toegangsrechten 180 Snel toegang verlenen 180 Subadministraties 275 Toegang overnemen 182 Toegangsbeveiliging 167, 179 Administratievaluta Verkopen 260 Adres Layouts 215 Adressen Buitenland 50, 52 Debiteuren 52 Layouts 224 Afbeeldingen Layouts 221 Afboeken Openstaande posten 66 Verschillen 69 Afdrukken Verslaglegging 99 Afdrukstand Gebruikersrapporten 307 Afdrukvoorbeeld Gebruikersrapporten 311 Afdrukvoorkeuren 24 Afgeleide administraties 202 Afmetingen Layoutgegevens 220, 221 Afronden BTW-bedragen 75 Verslaglegging 98

Afrondingsverschillen Corrigeren 98 Afschriften Beginsaldi 64 Afwerken Activiteiten 122 Afwijzingsanalyse Voorbeeld CRM 136 Alerts Administratie blokkeren 319 Administraties 320 Audit Trail 327, 328 Blokkeren 318 Datumbereik geldigheid 323 E-mail 325 Gebruikersactiviteiten 319 Kopiëren 326 Niet uitgevoerd 328 Opnemen 322 Planning 323 Rapportnaam 325 Scripts 320 Systeemalerts 320 Testen 321 Toegangsrechten 318 Uitvoeren 327 XML-antwoord bewaren 323 Algemene instellingen 24 Algemene kosten 259 Algemene modulefunctionaliteit 9, 11 Algemene opties 21, 30 Analyse Betalingstermijnen debiteuren 48 Debiteuren / crediteuren 87 Grootboekrekeningen 87 Historische ouderdom posten 48 Kostenplaatsen 87 Kostensoorten 87 Ouderdompostendebiteuren/crediteuren47 Valuta's 87 Artikelcodes Algemene kosten 259 Artikelen Artikelgroep wijzigen 244 Balansartikelen 246 Bestand inrichten 241 BTW-code 246 Catalogus afdrukken 247

336 | Index Artikelen (vervolg) Coderen 246 Etiketten 247 Selecteren 246 Subadministraties 285 Voorraadaantallen bijhouden 246 Voorraadartikelen 246 Voorraadwaarde 246 Voorraadwaarde bijhouden 246 Voorraadwaardering 246 Artikelgroepen Financiële informatie splitsen 242 Overzicht 245 Prijzen wijzigen 245 Productiestuklijsten 244 Verkoopsplitsing 245 Voorbeeld 242 Wijzigen 244 Artikelhistorie Subadministraties 291 Audit Trail Activeren 194 Afdrukken 195 Alerts 327, 328 Historie importeren 197 Overzicht 195 Verwijderen 196 Auditfiles Exporteren 30 XML 30 Autocoderingen Dagboekinvoer 78

B Balansartikelen 246 Banden Layouts 215, 217 Bankafschriften Beginsaldi 64 Bankkosten Afboeken 69 Batchverwerking Instellingen 81 Mutaties verwerken 81 Beantwoorden E-mail 156 Bedragen Afdrukken op acceptgiro's 238 BTW 74 Layoutsymbool 225 Nulwaarden niet afdrukken 223

Bedragen (vervolg) Totaal mutaties 84 Valuta's 35, 75 Bedrijfsgegevens Exporteren naar Microsoft Outlook 156 Bedrijven Blokkeren 127 Invoeren 120 Omzetten naar debiteuren/crediteuren 120, 127 Relatiebeheerfuncties 114, 127, 128 Stamgegevens CRM 136 Verwijderen 127 Bedrijven ontdubbelen 146 Beeld Verversen 24 Beeldscherm Instellingen 25 Beginsaldi Afschriften 64 Overnemen 64 Wijzigen 65 Beheren Gegevens 144 Belastingdienst Auditfiles 30 Berekeningen Berekende velden 311, 316 Gebruikersrapporten 311, 316 Groepsomschrijving tonen 311 Berichten Annuleren 207 Fout 207 Inhoud 207 Ontvangen 206 Stamgegevens 207 Status opvragen 208 Status wijzigen 208 Versturen 206 Verwerken 207 Verwijderen 208 Via e-mail ontvangen 205 Via e-mail versturen 203, 204 Via map ontvangen 205 Via map versturen 203, 204 Bestelbonnen Instellingen kopiebestelbonnen 252 Layouts 211 Betalingscondities Debiteuren 56 Betalingsfiattering Historie 190 Inrichten 185

Betalingsfiattering (vervolg) Werkwijze 185 Betalingskortingen Achteraf verrekenen 56 Afboeken 69 BTW 59, 271 Direct verrekenen 269 Instellingen 56, 269 Kortingstermijnen 58, 270 Verkopen 269 Voorbeeld 57, 269 Betalingstermijnen Analyse debiteuren 48 Betalingsverschillen Afboeken 69 Bewaren Layouts 214, 215 Bewerken > Verkooplayouts converteren 238 Bijlage openen Geïmporteerde e-mail 156 Bladwijzers 159 Bladzijden Blokkeren 181 Dagboeken kopiëren 79 Blokkeren Activiteiten 128 Bedrijven 127 Contactpersonen 127 Gebruikerstoegang 183 Boeken Automatisch 34 Kostenplaatsen 36 Subadministraties 277, 288 Valuta's 35 Boekingen Periode-/datumcontrole 86 Periodiek 79 Tegenboekingen 73 Boekjaar Journaalposten vorig bj overnemen 80 Branchecodes Overnemen 137 Branchegroepen Overnemen 137 Brieven Adressen kopiëren 52 Etiketten 51 Samenvoegen 123 Bruto Verkopen 259 BTW Bedragen 74 Betalingskortingen 59, 271

Index | 337

BTW (vervolg) Betalingskortingen achteraf verrekenen 56 Kredietbeperkingen 62, 77 Kredietbeperkingen direct verrekenen 59 Verificatie nummers 49 Verkoopsplitsing 244 BTW-bedrag Afrondingsverschil 75 BTW-bedragen Afronden 75 BTW-codes Omzet 85 Verplicht 75 Buitenland Adressen 50, 52 Business Activity Monitoring 317 BusinessAlerter Gebruiken 318 Inrichten 317 BusinessReporter Gebruikersrapporten 332

C Centraal stambestand Abonnee-administraties 202, 331 Berichten annuleren 207 Berichten met fouten overslaan 207 Berichten ontvangen 206 Berichten versturen 206 Berichten verwerken 207 Berichten verwijderen 208 Berichtstatus opvragen 208 Berichtstatus wijzigen 208 Centrale administratie 200, 331 Externe berichten ontvangen 205 Externe berichten versturen 203, 204 Stamgegevens berichten 207 Centrale administratie 200 Centreren Layoutgegevens 233 Coderen Artikelen 246 Artikelen selecteren 246 Combinatievensters Relatiebeheer 120 Communication Service Online 159 Concurrentie-analyse Voorbeeld CRM 135 Conform sjablonen importeren E-mail 154

Contactpersonen Blokkeren 127 Controleren 127 Exporteren naar Microsoft Outlook 156 Invoeren 120 Naar ander bedrijf 127 Relatiebeheerfuncties 114, 127, 128 Standaardrelatiebeheerfuncties 114 Titels 113 Verwijderen 127 Controle Layouts 234 Controleren Contactpersonen 127 Verkopen 263 Conventies Typografisch 17 Correcties Mutaties 72 Tegenboekingen 73 Crediteuren Kredietruimte 48 Layouts adresindelingen 224 Creditfacturen Verkopen 261 Creditnota's Verrekenen 70 CRM Inrichten 134 Voorbeeld afwijzingsanalyse 136 Voorbeeld concurrentie-analyse 135 Voorbeeld klantanalyse 135 Voorbeeld marketinganalyse 135 Voorbeeld prospectanalyse 135 Voorbeelden 135 Werkwijze 134 Cumulatief Layoutsymbolen 227 Cursief Layoutgegevens 233

D Dagboekbladzijden Periode-/datumcontrole 86 Dagboeken Autocodering 34 Autocoderingen 78 Bladzijden blokkeren 181 Bladzijden kopiëren 79 Kostenplaatsen 36 Toegang 180, 181

Dagboeken (vervolg) Valuta's 35 Verkoop 269 Verkopen 266 Datum Layouts 215 Periode-/datumtabel 86 Datums Layoutsymbool 225 Debiteuren Adressen 52 Adressen kopiëren 52 Analyse 87 Analyse betalingstermijnen 48 Betalingscondities 56 Creditnota's 70 Debiteurkaarten 43 Etiketten 51 Historische openstaande posten 46 Historische ouderdomsanalyse 48 Informatie opvragen 42 Kredietruimte 48 Layouts adresindelingen 224 Layouts automatisch selecteren 235 Mailings 51 Omzet 85 Openstaande posten 44 Ouderdomsanalyse 47 Prijsafspraken afdrukken 248 Relaties omzetten naar 120, 127 Saldilijst 44 Saldo 43 Samenvoegbestanden 51 Sneltoetsen 42 Standaardbrieven 51 Definitieve facturen 265 Detailregels Gebruikersrapporten 307 Layouts 215, 217 Directe verwerking Uitschakelen 80, 81 Documentatie Inhoud en structuur 9 Documenten Exporteren 127 Documentkoppelingen Beheren 148 Kopiëren 149 Wijzigen 148 Draaitabellen Gebruikersrapporten 314 Macro's 314 Subadministraties 290

338 | Index Drill arounds Verkoop-/inkoophistorie 123

E E-invoicing 273, 274 E-mail Beantwoorden 156 Bijlage openen 156 Conform sjablonen importeren 154 Geïmporteerde e-mail openen 155 Handmatig importeren 153 Importeren 153 Instellingen 25 Mailings 123 Toestemming voor mailing 123 E-mail importeren 133 E-mailactiviteitsjablonen 119 Eindsaldi 64 eInvoicing 273 Elektronisch factureren 273 Elektronische verkoopfacturen Achtergrond-PDF's 267 Essentiële stamgegevens 9, 11 Etiketten 51 Evenwicht Journaal en grootboek 87 Exporteren Documenten 127 Gebruikersrapporten 306, 313, 314 Exporteren naar Microsoft Outlook Activiteiten 156 Bedrijfsgegevens 156 Contactpersonen 156 Relaties 156 Extensies Layouts 214, 215, 239 Externe abonnee-administraties 201

F Facturen elektronisch versturen 273 elektronisch verwerken 273 Land en taal verschillend 225 Layouts 211 Factuurkortingen Betalingskortingen gebruiken als 269 Fiatteren Inkoopfacturen 189 Fiatteringshistorie 190

Fiatteringsmedewerkers Toewijzen 187 Wijzigen 191 Financiële rapportage 91 Formaat Layouts 217 Formulieren Layouts 211 Voorbedrukte layouts 237 FPT 239 FRT 239 FRX 239 Fusies 127

G Gebruikers E-mail 25 Gebruikersgroepen toekennen 178 Importeren 178 Inloggen 30 Instellingen 24 Instellingen Windows 25 Overzicht toegangsrechten 180 Rollen toekennen 178 Standaard 172 Tijdelijke login 184 Toegang blokkeren 183 Toegang op grond van rollen 168 Toegangsbeveiliging 178 Gebruikersactiviteiten Alerts 319 Gebruikersgroepen Aan gebruikers toekennen 178 Standaard 172 Toegangsbeveiliging 177 Gebruikerslijsten Kenmerken 283 Gebruikersrapporten Aanmaken 306 Afdrukstand 307 Algemeen 306 Basisgegevens 306 Berekeningen 311, 316 Beveiliging 166, 175 Business-selectie gebruiken 311 Business-sortering gebruiken 311 Detailregels 307 Dynamische selectiecriteria 309 Exporteren 313, 314 Gedetailleerd 308 Gegevens 307

Gebruikersrapporten (vervolg) Gevorderd gebruik 315 Groepering 308 Groepshoofd 309 Groepsomschrijving 309 Groepstitel 309 Hoofdtabel 306 Layoutbestanden 311 Layouts verfijnen 316 Lettertype 307 Macro's 314 Menutype 311 Notities 306 Omschrijving 306 Omschrijvingen in plaats van nummers tonen 311 Opmaak 307 Opvragen 312 Queries verfijnen 316 Rapport alleen exporteren 306 Samengevat 308 SDK-opties 315 Selectiecriteria 309 Selecties 309 Sortering 310 SQL Query Expressions 315 SQL Query Results 315 SQL Showplan 315 Stamgegevens 315 Titel 306 Top-selectie 310 Verbergen 312 Verdichting 308 Verspreiden 316 Verwijderen 312 Visual Report Designer 316 Voltooien 311 Voorbeeld 311 Weergave 307 Wijzigen 312, 315 Wizard 306 Gebruikersvelden Layoutdefinities 226 Gebruikerswaarden Aanvullen 138 Overnemen 137 Gedetailleerd Gebruikersrapporten 308 Gegevens Beheren 144 Gebruikersrapporten 307 Selecteren 144 Verversen 24

Index | 339

Gegevens invoeren Invoersjablonen 152 Gegevensbestanden 51 Geïmporteerde e-mail openen 155 Genereren Activiteiten 121 Groepen Layout hoofd/voet 217 Layouts hoofd/voet 215 Groepering Gebruikersrapporten 308 Groepshoofd Gebruikersrapporten 309 Groepsomschrijving Gebruikersrapporten 309 Groepstitel Gebruikersrapporten 309 Grootboek Aansluiting journaal 87 Auditfiles 30 Autocodering 34 Kostenplaatsen 36 Periode-/kwartaalcijfers 37 Rapporten 37 Valuta's 35 Vergelijken periode-/kwartaalcijfers 38 Grootboekrekeningen Analyse 87 Koppelen aan rubrieken 103, 104 Projecten 285 Subadministraties 276, 284, 285 Grootte Gelijktrekken van gegevens 231

H Handmatig importeren E-mail 153 Herinneringen Land en taal verschillend 225 Herrekenen Verslaglegging 93 Hoofddocument 123 Hoofdgebied Activiteiten 331 Hoofdgebieden Activiteiten 115, 128 Hoofdstukken Inhoud en structuur 9, 11 Hoofdvenster 19 Horizontaal Layouts uitlijnen 230

I Identificatie BTW 49 Importdefinities Beveiliging 166, 175 Importeren E-mail 153 In ander venster markeren 144 Indelen Verslagmodellen 101 Inhoud Documentatie 9 Hoofdstuk 11 Hoofdstukken 9 Inkoop Relatiebeheer 123 Inkoopfacturen Fiatteren 189 Inkoopprijzen Per artikelgroep wijzigen 245 Inkopen Layouts 211 Inleiding Layouts 215 Inloggen Blokkeren 30 Inrichten Artikelbestand 241 Betalingsfiattering 185 BusinessAlerter 317 CRM 134 Relatiebeheer 112 Installeren Toegangsbeveiliging 166, 173 Intrekken Toegangsbeveiliging 175, 176 Invoeren Activiteiten 121 Invoermaskers Layouts 220 Invoersjablonen Aanmaken 151 Gebruiken 152

J Jaarovergang Alerts kopiëren 326 Journaal Aansluiting grootboek 87 Draaitabellen subadministraties 290 Periode-/datumcontrole 86

Journaal (vervolg) Periodesaldi 86 Subadministraties 291 Voorbeeld 87 Journaliseren Verkopen 265, 268, 269

K Kaarten Debiteuren/crediteuren 43 Kenmerken Gebruikerslijsten 283 Indeling 283 Maximumaantal 283 Omschrijving 284 Subadministraties 276, 284 Klantanalyse Voorbeeld CRM 135 Klanten 41 Kleuren Layoutgegevens 234 Kleurinstellingen 25 Knippen Verslagmodelregels 106 Knoppenbalken 120 Koersen Valuta's 35 Wijzigen 35 Kolommen Kenmerken 284 Subadministraties 290 Kolomtitels Layouts 215 Kopie-aanmaningen Opvragen 271 Kopiebestelbonnen Opvragen 271 Kopiedocumenten Instellingen 252 Opvragen 271 Kopiefacturen Opvragen 271 Kopiepakbonnen Opvragen 271 Kopiëren Adressen 52 Dagboekbladzijden 79 Layouts 213 Rubrieken 101 Verslagmodellen 100 Verslagmodelregels 106

340 | Index Kopteksten Layouts 215 Kortingen Betalingskortingen 76 Betalingskortingen gebruiken als factuurkortingen 269 Verkoopsplitsing 244 Kortingstermijnen Betalingskortingen 58, 270 Kredietbeperkingen 61 Kosten Algemeen 259 Kostenplaatsen Analyse 87 Verplicht 77 Kostensoorten Analyse 87 Kostprijs Verkoopsplitsing 244 Kredietbeperkingen BTW 62, 77 Direct verrekenen 59, 269 Instellingen 60 Kortingstermijnen 61 Voorbeeld 60 Kredietruimte Crediteuren 48 Debiteuren 48 Kwartaal Vergelijken cijfers grootboek 38

L Landscape Layouts 217 Layouts Acceptgiro's 238 Adressen volgens indeling land 224 Afbeeldingen, lijnen, teksten invoegen 221 Automatisch selecteren 235 Bewaren 214, 215 Centreren gegevens t.o.v. elkaar 230 Centreren t.o.v. pagina 233 Controle 234 Eigenschappen layoutgegevens 221 Extensies 214, 215, 239 Gebruikersrapporten 311, 316 Gebruikersvelden opnemen 226 Gegevens 332 Gegevens vergroten/verkleinen 220 Gegevens verplaatsen 218 Gegevens verwijderen 220

Layouts (vervolg) Grootte gelijktrekken 231 Invoermaskers 220 Kopiëren 213 Mappen 213 Maskers 224 Met layoutsymbolen rekenen 227 Nieuw 212, 214 Nieuwe layoutsymbolen 227 Niveaus 215, 217 Nulwaarden niet afdrukken 223 Ontwerpen 213 Opmaak 230 Opvragen 212, 213 Pagina-instellingen 217 Paginaverdeling 216 Postadressen 225 Symbolen 222, 333 Tussenruimte gegevens 232 Uitlijnen 230, 231 Variabele gegevens 222 Vaste gegevens 221 Veldnamen 220 Vensters 211 Verkopen 255, 264, 265 Verwijderen 239 Voorbedrukte formulieren 237 Voorbeelden 213 Voorbeeldgegevens 220 Werkwijze 211 Wijzigen 212, 213 Lettertypen Gebruikersrapporten 307 Instellingen 25 Layoutgegevens 233, 234 Leveranciers 41 Leveringen op afroep 262 Liggend Layouts 217 Lijnen Layouts 221 Verticaal in layouts 236 Lijsten Saldi debiteuren/crediteuren 44 Lijstvelden Gebruikersvelden 117, 129 LinkedIn 119, 162 Logboek Activeren 194 Afdrukken 195 Historie importeren 197 Overzicht 195 Verwijderen 196

M Macro's Gebruikersrapporten 314 Mailbox 25 Mailings Genereren 126 Layout aanmaken 124 Man Contactpersonen 114 MAPI Instellingen 25 Mappen Layouts 213 Marges Layouts 217 Markeren in ander venster 144 Markering omdraaien 146 Marketinganalyse Voorbeeld CRM 135 Maskers 224 Medewerkers Fiattering 187 Opportunities invoeren 140 Relatiebeheerfuncties 114, 127, 128 Stamgegevens fiattering 186 Standaardrelatiebeheerfuncties 114 Menutypen Menu's 311 Submenu's 311 Vensters 311 Merge-bestanden 51 Microsoft Outlook Instellingen 25 Microsoft Word Standaardbrieven 51 Modules Beschrijving 11 Beschrijvingen 9 Welke opties 11 Mutaties Aantallen/bedragen tellen 84 Audit Trail 193 Autocodering 34 Correcties 72 Kostenplaatsen 36 Valuta's 35

N Netto Verkopen 259

Index | 341

Niveaus Hoogte 217 Layouts 215 Layoutverdeling 216 Notities Activiteiten 121 Gebruikersrapporten 306 Nummers BTW 49

O Objecten Toegangsbeveiliging 167 Offertes Activiteiten 111 Omdraaien markering 146 Omschrijvingen Gebruikersrapporten 306 Omzet BTW-codes 85 Debiteuren 85 Tekstregels 259 Verkoopsplitsing 244 Omzetsplitsing 244 Onderhoudscontracten 262 Onderstrepen Layoutgegevens 233 Ontdubbelen van bedrijven 146 Ontvangen Berichten 206 Ontwerpen Layouts 213 Openen Layouts 212, 213 Openstaande posten Afwijkende ouderdom 47 Afwijkende saldi 45 Bedragen verdelen 68 Documenten 45 Notities 45 Stamgegevens 45 Totaalbedragen afboeken 68 Opgeofferde waarde Productiestuklijsten 244 Opheffen Toegangsbeveiliging 175 Opmaak Gebruikersrapporten 307 Layoutgegevens 230 Opmaken Verslagmodelregels 108

Opportunities Activiteiten 140 Analyseren 143 Invoeren 139 Offerte-activiteiten 133, 141 Offertes 133, 141 Onderhouden 141 Opvolgen 140 Voortgang bewaken 141 Opportunity-grafiek Opstellen 141 Opportunitystadia Vastleggen 138 Volgorde wijzigen 139 Opslaan Layouts 214, 215 Optellen Layoutsymbolen 227 Opties Administratie 20 Algemeen 21, 30 Beveiliging 166, 175 Modules 9, 11 Systeem 20 Toegangsbeveiliging 167 Opvragen Layouts 212, 213 Organiseren Subadministraties 282 Ouderdom Openstaande posten onjuist 47 Ouderdomsanalyse Debiteuren/crediteuren 47 Historisch 48 Peildatum 48 Outlook Instellingen 25 Overnames 127 Overnemen Beginsaldi 64 Journaalposten vorig bj 80 Rubrieken 101 Vergelijkende cijfers 38 Verslagmodellen 100 Overslaan Berichten 207

P Pagina's Layout hoofd/voet 217 Layoutgegevens onderdrukken 225

Pagina's (vervolg) Layouts hoofd/voet 215 Layoutverdeling 216 Paginanummers Layoutsymbool 225 Pakbonnen Instellingen kopiepakbonnen 252 Land en taal verschillend 225 PDF Kopiedocumenten 253 Peildatum Historische openstaande posten 46 Historische ouderdom posten 48 Percentage Kredietbeperking negatief 59 Periodecijfers Overzicht 37 Perioden Overzicht 37 Periode-/datumtabel 86 Saldi journaal 86 Vergelijken cijfers grootboek 38 Verslaglegging 96 Periodiek Verkopen 262 Periodieke boekingen 79 Persoonlijk Instellingen Windows 25 Plakken Verslagmodelregels 106 Planning Alerts 323 Portrait Layouts 217 Positie Layoutgegevens 218, 221 Postadressen Layouts 225 Posten Afboeken 66 Fiatteren 189 Historische openstaande posten 46 Openstaande posten debiteuren/crediteuren 44 Relatiebeheer 123 Verrekenen 70 Prijsafspraken Afdrukken per debiteur 248 Prijzen Factuurbedragen wijzigen 259 Per artikelgroep wijzigen 245 Printers Instellingen 24

342 | Index Printers (vervolg) Standaardinstellingen 25 Wijzigen 24 Prioriteiten Activiteiten 115 Productiestuklijsten Artikelgroepen 244 Opgeofferde waarde 244 Proef Layouts 234 Proeffacturen 263 Projecten Relatiebeheer 123 Prospectanalyse Voorbeeld CRM 135

R Rapportbanden Layouts 217 Rapporten Alerts 320 Grootboek 37 Layout hoofd/voet 217 Layoutbanden 215 Layouts hoofd/voet 215 Rechten Toegangsbeveiliging 167 Records Verversen 24 Refresh 24 Regels Bedragen wijzigen 259 Bewerken 106 Veldwaarde wijzigen 146 Verslagmodellen 105 Registreren Audit Trail 193 Rekenen Layoutsymbolen 227 Relatiebeheer Combinatievensters 120 Inrichten 112 Offertes 111, 133 Werkwijze 112 Relatiebeheerfuncties Bedrijven 127, 128 Contactpersonen 127, 128 Medewerkers 127, 128 Standaard 114 Relatiebladwijzers 119, 162

Relaties Exporteren naar Microsoft Outlook 156 Invoeren 120 Omzetten naar debiteuren/crediteuren 120, 127 Opportunities invoeren 140 Resolutie-instellingen 25 Rollen Aan gebruikers toekennen 178 Aan gebruikersgroepen toekennen 177 Combineren 168 Overzicht toegangsrechten 180 Standaard 172 Toegangsbeveiliging 168, 174, 176 Rubrieken Aanmaken 102 Kopiëren 101 Overnemen 101 Rekeningen koppelen 103, 104 Selecteren 106 Telrubrieken 106 Verlies & winst 104

S Saldi Beginsaldi 64 Lijsten debiteuren/crediteuren 44 Perioden 86 Saldo Debiteuren/crediteuren 43 Samengevat Gebruikersrapporten 308 Samenvoegbestanden Indeling 52 Samenvoegbrieven Aanmaken 124 Genereren 126 Weergaven 124 Samenvoegen Brieven 123 Samenvoegvelden 124 Scherm Instellingen 25 Verversen 24 Scripts Alerts 320 Selecteren Gegevens 144 Journaal 83 Layouts automatisch selecteren 235 Rubrieken 106

Selecteren (vervolg) Telrubrieken 107 Selecties Gebruikersrapporten 309 Top-selectie 310 Snelheid Boekingen invoeren 78 Snelkoppelingen 148 Sneltoetsen Debiteuren/crediteuren 42 Sortering Gebruikersrapporten 310 SQL Queries verfijnen 316 SQL Query Expressions 315 SQL Query Results 315 SQL Showplan 315 Staand Layouts 217 Stamgegevens Audit Trail 193 Berichten 207 Gebruikersrapporten 315 Synchroniseren 199 Uitwisselen 200 Stamgegevens module 9, 11 Standaard Relatiebeheerfuncties 114 Standaardalerts 320 Standaardbrieven 51 Standaardinvoersjablonen Gebruiken 153 Instellen 153 Verwijderen 153 Starten Toegangsbeveiliging 167 Status Berichten 208 Stempelkosten 259 Structuur Documentatie 9 Hoofdstuk 11 Hoofdstukken 9 Subadministraties Artikelen 285 Artikelhistorie 291 Boeken 277, 288 Draaitabellen 290 Grootboekrekeningen 276, 285 Invoervensters 290 Journaal 291 Kenmerken 276, 284 Organiseren 282 Projecten 285

Index | 343

Subadministraties (vervolg) Rapporten 277, 290 Verplicht 284, 285 Subgebied Activiteiten 331 Subgebieden Activiteiten 115, 128 Symbolen Layoutgegevens 222 Met layoutsymbolen rekenen 227 Nieuwe layoutgegevens 227 Typografisch 17 Synchroniseren Stamgegevens 199 Systeem Instellingen AccountView 22 Instellingen Windows 23 Systeemalerts 320 Systeemdagboek Verkopen 266, 269 Systeemlogboek Activeren 194 Afdrukken 195 Historie importeren 197 Overzicht 195 Verwijderen 196 Systeemopties 20

T Taal Instellingen 24, 25 Taalcodes Layouts automatisch selecteren 235 Layouts verkoopfacturen 255 Tabellen Gebruikersrapporten 306 Tegenboekingen 73 Teksten Layouts 221 Tekstregels Algemene kosten 259 Nulwaarden niet afdrukken 223 Omzet 259 Tellen Mutaties 84 Telrubrieken Definiëren 106 Selecteren 107 Test Layouts 234 Tijdelijke gebruikers inloggen 184

Tijdsbestek Weergave verslaglegging 96 Titel Layouts 215 Titels Gebruikersrapporten 306 Titulatuur Contactpersonen 113 TM1-2-3 214, 215, 239 Toegang AccountView 167 Administraties 179, 180 Dagboeken 180, 181 In gebruik nemen 166, 173 Inrichten 166 Installeren 166, 173 Maximumaantal gebruikers 30 Overnemen 182 Overzicht per gebruiker 180 Rechten toekennen 175, 176 Rechtenstructuur 167 Tijdelijke gebruikers inloggen 184 Toegangsbeveiliging 165 Toegangsrechten Alerts 318 Toekennen Toegangsbeveiliging 175, 176 Toestemming voor mailing E-mail 123 Toetsenbord Instellingen 25 Totaal Layoutsymbolen 215, 216 Totalen Layoutsymbolen 227 Transitorische verwerking Abonnementen 262 Verkoopfacturen 262 Transportbedragen Layouts 216 Layoutsymbolen 215, 216 Layoutsymbool 225 Tussenruimte Gelijktrekken van gegevens 232 Twitter 119, 162 Typografische conventies 17

U UBL 2.0 267 Uitgebreide toegangsbeveiliging 165

Uitgesteld Verkopen 268 Uitlijnen Layoutgegevens 233 Layouts 230 Uitsluiten Toegangsbeveiliging 175, 176 Uitwisselen Stamgegevens 200 Unalloc 104

V Valuta Administratie 331 Valuta's Analyse 87 Bedragen 35, 75 Koersen wijzigen 35 Layoutsymbool 225 Valutaverschillen Afboeken 69 Variabele gegevens Layouts 222 Vaste tekst Layouts 221 Veld wijzigen 146 Velden Gebruikersvelden 117, 129 Layoutsymbolen 222 Lijst- en aankruisvelden 117, 129 Met layoutsymbolen rekenen 227 Modules 9, 11 Nieuwe layoutsymbolen 227 Veldnamen Layouts 220 Venster Hoofd 19 Vensters Verversen 24 Verdichting Gebruikersrapporten 308 Vergelijken Overnemen periodecijfers 38 Periode-/kwartaalcijfers 38 Vergelijkende cijfers 96 Vergroten Layoutgegevens 220 Verificatie BTW-nummers 49 Verkleinen Layoutgegevens 220

344 | Index Verkoop Relatiebeheer 123 Verkoopfacturen Achteraf journaliseren 268 Achtergrond-PDF's 267 Afdrukken 265 Algemene kosten 259 Bedragen wijzigen 259 Bruto/Netto 259 Controleren 263 Direct journaliseren 268 Elektronisch versturen 267 Herhalen 261 Instellingen 251 Instellingen kopiefacturen 252 Invoeren 257 Journaliseren 265, 269 Kopiefacturen 266 Layouts 255, 264, 265 Overzicht 271 Periodiek 262 Proef afdrukken 263 Systeemdagboek 266, 269 Transitorisch 262 UBL 2.0 267 Uitgesteld 268 Verwerken 265 Verzamelen 264 Voorbeeld 250 Verkooporders Transitorisch 262 Verkoopprijzen Per artikelgroep wijzigen 245 Verkoopsplitsing Artikelgroep 245 Verkooptraject Analyseren 143 Verkopen Betalingskortingen 269 Vreemde valuta's 260 Verkopers 261 Verkregen waarde productiestuklijst 244 Verlies & winst Rubrieken 104 Verpakking Artikeletiketten 247 Verplaatsen Layoutgegevens 218 Regels 106 Verplicht BTW-codes 75 Kostenplaatscodes 77

Verschillen Afboeken 69 Verslagen Instellingen 93 Selecteren 95 Verslaglegging Afronden 98 Groeperen 94 Herrekenen 93 Instellingen 93 Percentagebasis 97 Periodecijfers 96 Rapportagetaxonomieën gebruiken 94 Rapporten afdrukken 99 Selectie 95 Specificatie regels tonen 94 Tijdsbestek 96 Vergelijkende cijfers 96 Verslagmodellen gebruiken 94 Weergave 93 Verslagmodellen Aanmaken 99 Bedragen opmaken 108 Controleren 109 Indelen 101 Indeling controleren 109 Kopiëren 100 Nieuwe pagina 108 Overnemen 100 Paginascheiding 108 Regels bewerken 106 Regels invoeren 105 Regels opmaken 108 Sneltoetsen 106 Tekst opmaken 108 Verlies & winst 104 Verslaglegging 94 Witruimte 107 Versturen Berichten 206 Verticaal Layouts uitlijnen 230 Lijnen in layouts 236 Verversen Scherm 24 Verwerken Batchmutaties 81 Berichten 207 Verkopen 265 Verwijderen Layoutgegevens 220 Layouts 239 Relatiebeheergegevens 127

Verzamelfacturen Verkopen 264 Vet Layoutgegevens 233 Visitekaartjes Invoeren 120 Visual Report Designer 316 Voorbedrukt Layoutformulieren 237 Voorbeeldadministratie 200 Voorbeelden Layouts 213, 220 Voorraadaantallen 246 Voorraadartikelen 246 Voorraadwaarde 246 Voorraadwaardering Artikelen 246 Vorig boekjaar Journaalposten overnemen 80 Vrachtkosten 259 Vreemde valuta's Verkopen 260 Vrije lijsten Titels contactpersonen 113 Vrouw Contactpersonen 114

W Waarde Opgeofferd 244 Wachtwoorden Toegangsbeveiliging 173 Vereisten 172 Wijzigen door gebruiker 183 Weergaven Gebruikersrapporten 307 Instellingen 24 Samenvoegbrieven 124 Werkstations 30 Windows Instellingen gebruikers 25 Instellingen systeem 23 Witruimte Verslagmodellen 107 Wizard Gebruikersrapporten aanmaken 306 Gebruikersrapporten wijzigen 312 Word Mailings 123 Standaardbrieven 51

Index | 345

WordPerfect Standaardbrieven 51

X XML Auditfiles 30

XML-scripts Antwoord alert 323

Algemeen Handleiding voor AccountView Windows

Recommend Documents