Conversieprocedure van AccountView DOS (versie 4.5 / Professional) naar AccountView Windows 7.1a Laatste revisie: 14 juli 2006
Belangrijk De financiële administratie is een belangrijk onderdeel van uw organisatie. Het spreekt dan ook vanzelf dat u de conversie van uw administratie(s) zorgvuldig wilt uitvoeren. Een vergissing of fout is echter snel gemaakt en kan soms leiden tot problemen. Wij raden u dan ook aan deze conversieprocedure helemaal door te lezen voordat u aan de uitvoering begint. De procedure is onderverdeeld in een aantal stappen, die u kunt doorlopen aan de hand van checklists: Stap 0:
AccountView Windows installeren en voor gebruik in uw bedrijfssituatie gereedmaken. (checklist A en B). In tegenstelling tot een gewone update-procedure, gebeurt dit niet over de oude DOS-versie heen. Stap 1: De conversie voorbereiden in AccountView DOS (checklist C en D) Stap 2: Conversie per administratie in AccountView Windows (checklist E). Hierbij worden de DOS-administraties in AccountView Windows ‘geïmporteerd’. Stap 3: Handmatige controle per administratie in AccountView DOS en Windows (checklist F) U ziet dat uw DOS-installatie intact blijft, inclusief de bijbehorende administraties. Wij raden u aan stap 0 ruim vóór de overige stappen uit te voeren, zodat u de tijd hebt om vertrouwd te raken met de werking van AccountView Windows. Hierdoor kunt u na de uiteindelijke overgang meteen aan de slag, en komt u niet voor verrassingen te staan. Verder raden wij u aan om na installatie een volledige proefconversie van een DOS-administratie uit te voeren. Met deze geconverteerde administratie kunt u uitgebreid ‘proefdraaien’ in AccountView Windows. Op onze website kunt u veel extra informatie over de conversie vinden. Wij adviseren u om op de pagina Conversieprocedures van AccountView DOS naar Windows (http://www.accountview.nl/av52523.htm) te controleren of er een recentere versie beschikbaar is van deze procedure. Zo ja, dan raden wij u aan om die op te halen en te gebruiken. Vaak zijn binnen een organisatie meerdere personen bij de installatie van de AccountView-software betrokken. Naast de datum waarop een en ander is gecontroleerd en/of uitgevoerd, kan op de checklists per onderdeel een paraaf worden geplaatst door de persoon die het heeft uitgevoerd. U kunt zich er dan eenvoudig van verzekeren dat datgene wat u aan anderen hebt overgelaten, ook is uitgevoerd voordat u verder gaat. Als u tijdens het doorlopen van de checklists op een probleem stuit en daarover contact opneemt met de afdeling support, dan kan men u vragen uw checklist (en afgedrukte rapporten) op te sturen of te faxen. Het eventueel ontbreken van ingevulde checklists en rapporten zal het adequaat oplossen van uw problemen bemoeilijken. Wij raden u dus aan om niet alleen de procedure zorgvuldig uit te voeren, maar ook checklists en rapporten nog enige tijd te bewaren. Wij kunnen ons voorstellen dat u ter plaatse ondersteuning wenst van een deskundige. Wij raden u daarom aan om contact op te nemen met uw dealer. Vraag voordat u deze inschakelt even naar de kosten van de ondersteuning. Mocht uw dealer of een andere deskundige de conversieprocedure voor u uitvoeren, overhandig dan in ieder geval dit gehele document en vraag hem/haar om hiervan zorgvuldig gebruik te maken.
Pagina 1 van 17
STAP 0, CHECKLIST A: AccountView Windows installeren Zie de AccountView-Windows handleiding, hoofdstuk AccountView installeren, voor een uitgebreide beschrijving van de stappen in deze checklist. Stap
Omschrijving
Datum Paraaf
A.1 Controleer uw netwerk en hardware Als u in een netwerk werkt, controleer dan of alle patches en updates van uw netwerksoftware zijn geïnstalleerd en naar behoren werken. Neem in geval van twijfel contact op met uw netwerkleverancier of (externe) systeembeheerder. Voor AccountView Windows is minimaal een 600 Mhz Pentium II met 128 Mb geheugen nodig. Aanbevolen wordt een 800 Mhz Pentium met 256 Mb geheugen. Op de server moet alleen al voor de installatie minimaal 300 Mb schijfruimte beschikbaar zijn. Daar komt dan nog de schijfruimte per administratie bij, die kan variëren van 10 Mb tot 1 Gb per administratie. A.2 Bepaal of het geïnstalleerde besturingssysteem geschikt is voor AccountView versie 7.1a aan de hand van onderstaande tabel. Windows-versie
AccountView 7.1a installeren?
Windows XP Windows 2000
Ja Ja
Windows ’95 Windows ’98 Windows ME Windows NT 4.0
Nee Alleen Windows ’98 Second Edition (SE) 1 Nee Nee
1) Microsoft heeft haar ondersteuning op Windows ’98 gestopt. Dat betekent dat wij niet kunnen garanderen dat AccountView 7.1a onder alle omstandigheden foutloos onder deze Windows-versie zal functioneren. Neem contact op met uw AccountView leverancier om de mogelijkheden te bespreken.
A.3 Installeer AccountView Windows Voer de installatieprocedure uit zoals die in de documentatie is beschreven in het hoofdstuk AccountView installeren. Belangrijk: Zowel de werkstation-installatie als de standaardinstallatie schrijven bestanden in de systeemdirectory van uw werkstation of server. Bij bepaalde besturingssystemen, zoals Windows XP en Windows 2000, moet de ingelogde gebruiker expliciet rechten hebben tot deze directories. Dit geldt ook bij installatie op een werkstation! Wij raden aan om ALTIJD in te loggen als een gebruiker die ADMINISTRATOR-rechten heeft. Start op alle werkstations ook één keer AccountView terwijl u bent ingelogd als gebruiker met ADMINISTRATOR-rechten op het werkstation.
Pagina 2 van 17
Stap
Omschrijving
Datum Paraaf
A.4 Voer licentiegegevens in 1. Start AccountView Windows. Voer als gebruikersnaam DEMO en als wachtwoord demo in. 2. Kies Opties/Licentiegegevens om uw licentiegegevens in te voeren. Deze gegevens vindt u op het bijgeleverde formulier met de titel ‘AccountView Licentiegegevens’. Neem de gegevens van het formulier precies over, inclusief spaties, hoofd- en kleine letters. • Licentienaam: Deze bestaat uit de bedrijfsnaam en de plaats. De licentienaam wordt getoond als u AccountView opstart en onder Help/Info, en wordt afgedrukt op rapporten. • Serienummer: Dit is de unieke identificatie van uw versie van AccountView. Het nummer bestaat uit de letters AV, zeven cijfers en een letter. Het serienummer wordt getoond onder Help/Info. • Modulegegevens: Deze tekenreeks is een codering voor de moduleconfiguratie die u hebt aangeschaft. Om het invoeren te vergemakkelijken is de reeks in drie delen van twaalf tekens gesplitst. Om fouten te voorkomen bevat de tekenreeks geen “0” en “O” (nul en hoofdletter o), en ook geen “l”, “I” en “i” (kleine letter L en hoofd- en kleine letter i). • Controlenummer: Dit nummer van tien cijfers wordt mede gebruikt om te controleren of de invoer in het hele venster geen fouten bevat. 3. Kies Bestand/Administraties. 4. Kies Document/Organiseren/Administratie in het venster Administraties. Kies Alle in Bereik en kies Organiseren. A.5 Service Pack AccountView Windows 1. Kies Help/Info en noteer wat er direct achter Versie staat. 2. Page: 3 [0]Bekijk op onze website de supportnote Service Packs (http://www.accountview.nl/av52518.htm), en controleer of er voor uw versie een Service Pack is. Vergelijk de datum daarvan met de datum van uw versie. Als het Service Pack nieuwer is, moet u dat eerst installeren. De instructie vindt u op de website. A.6 Deze stap is alleen van belang voor gebruikers van AccountView Aangiftesoftware. Ga anders door met stap B1. De functionaliteit omtrent elektronische aangifte is in versie 7.1a sterk verbeterd ten opzichte van AccountView Aangiftesoftware. Ook is de werking niet volledig identiek. Page: 3 [0]Bekijk op onze website de supportnote Geïntegreerde elektronische aangifte (http://www.accountview.nl/av52630.htm) voor een samenvatting van de wijzigingen. Zorg dat gebruikers van AccountView Aangiftesoftware op de hoogte zijn van de gewijzigde menu-opties en functionaliteit voordat ze gaan werken met AccountView versie 7.1a. De functionaliteit vindt u in AccountView 7.1a met Help/Index of Help/PDF-handleiding/Installatie.Verwijder eventuele snelkoppelingen naar AccountView Aangiftesoftware. Pagina 3 van 17
Stap
Omschrijving
Datum Paraaf
U gebruikt na de conversie de AccountView Aangiftesoftware alleen voor uw Windows-administraties? Na de conversie kan er geen gebruik meer worden gemaakt van AccountView Aangiftesoftware. Zorg dat alle gebruikers na de conversie hiervan op de hoogte zijn. Verwijder eventuele snelkoppelingen naar AccountView Aangiftesoftware. U gebruikt na de conversie de AccountView Aangiftesoftware voor zowel uw DOS- als uw Windows-administraties? Na de conversie kan er geen gebruik worden gemaakt van AccountView Aangiftesoftware voor uw Windows-administraties. Zorg dat alle gebruikers na de conversie hiervan op de hoogte zijn. Vraag een tweede proces-ID aan om een juiste afhandeling van uw elektronische aangifte te garanderen. Wij adviseren u om de nieuwe proces-ID aan te vragen vanuit de AccountView Aangiftesoftware. Zie de documentatie van de AccountView Aangiftesoftware voor meer informatie.
Pagina 4 van 17
STAP 0, CHECKLIST B: AccountView Windows voor uw bedrijfssituatie gereed maken Stap
Omschrijving
Datum Paraaf
B.1 Maatwerk Als u in AccountView DOS gebruik maakt van maatwerk en/of een koppeling had met een andere applicatie, adviseren we u contact op te nemen met uw AccountView-dealer. Om te controleren of u maatwerk heeft, kunt u het volgende doen: 1) Kies Help/Info, controleer wat er achter parameters staat vermeld. Als daar /v2 en of /v5 staat, hebt u waarschijnlijk maatwerk. 2) Kies Opties/API Registry, als het venster dat verschijnt regels bevat, hebt u waarschijnlijk maatwerk. B.2 Layouts Als u beschikt over de module(s) Facturering, Inkoop en/of Aanmaningen, maakt u gebruik van layoutbestanden. De opmaak van deze bestanden in AccountView Windows wijkt zozeer af van die in AccountView DOS, dat deze niet geconverteerd zullen worden. In AccountView Windows zullen dus de layouts opnieuw ontworpen moeten worden. We adviseren om hiervoor uw AccountView-dealer in te schakelen. B.3 De module Uitgebreide toegangsbeveiliging Deze module is in AccountView Windows volledig anders van opzet. De toegangsbeveiligingsgegevens van AccountView DOS kunnen daardoor niet automatisch worden geconverteerd naar AccountView Windows. U moet deze module in AccountView Windows opnieuw inrichten. Gezien de complexiteit van de inrichting van deze module, adviseren wij u deze werkzaamheden door uw AccountView-dealer uit te laten voeren. B.4 Kopiefacturen De kopiefacturen uit uw DOS-administratie zullen niet worden geconverteerd naar uw Windows-administratie. B.5 Bepaal welke DOS-administratie(s) u wilt gaan converteren Dit is van belang voor uw tijdsplanning. Houd hierbij rekening met de volgende punten: 1) Uw vergelijkende cijfers in administratie 2004 moet u in AccountView Windows opnieuw overnemen van administratie 2003. Als u hier gebruik van maakt, moet u dus administratie 2003 ook naar AccountView Windows converteren. 2) Uw artikelhistorie meerdere jaren en/of uw urenhistorie meerdere jaren in administratie 2004 moet u in AccountView Windows opnieuw opbouwen. Als u hier gebruik van maakt, moet u dus administratie 2003 (en eventueel ook administratie(s) van eerdere jaren) ook naar AccountView Windows converteren.
Pagina 5 van 17
Stap
Omschrijving
Datum Paraaf
B.6 Bereid u voor op de wijzigingen in AccountView Windows In onze cursussen komt alles aan de orde wat u moet weten over het gebruik van AccountView Windows. Meer informatie over onze cursussen vindt u op onze website, onder "Productinformatie" bij "Voor klanten van AccountView". En verder: In de online helpinformatie (F1) kunt u één onderwerp per keer opvragen. Met Help/Documentatie afdrukken kunt u de volledige handleiding in Portable Document Format (PDF) opvragen, zodat u meerdere pagina’s, paragrafen of hoofdstukken tegelijk kunt opvragen en/of afdrukken. Deze optie maakt gebruik van Adobe Acrobat Reader, dat u vanaf de CD-ROM van AccountView kunt installeren. B.7 Maak gebruikers aan 1. Kies Document/Stamgegevens systeem/Gebruikers. 2. Voeg met Bewerken/Toevoegen de gebruikers toe die in de Windows-versie mogen inloggen. Zo kunt u de huidige gebruikers in AccountView DOS opvragen: Bestand/Administraties, Bewerken/Gebruikers, Rapporten/Gebruikers. U hoeft niet dezelfde gebruikersnamen aan te houden. Als u werkt met de module Fiattering moet u dus ook uw fiatteringslimieten in de stamgegevens van de aangemaakte gebruiker(s) opnieuw vastleggen. 3. In AccountView Windows kunt u het wachtwoord vastleggen met Bewerken/Wachtwoord wijzigen. B.8 Neem eventuele systeemwijzigingen van AccountView DOS over Dit punt is van belang als zowel uw DOS-licentie als uw Windowslicentie module(s) voor relatiebeheer omvat (of als er maatwerk actief is). U kunt dan gebruikersvelden definiëren. Zo neemt u die over in AccountView Windows: 1. Kies Bestand/Administraties in AccountView Windows. 2. Kies Document/Converteren/DOS-systeemwijzigingen en kies Volgende. 3. Selecteer in Programmadirectory de directory waar AccountView DOS geïnstalleerd staat (dezelfde directory die u bij punt C.1 moet noteren bij Current directory) en kies de knop Volgende. 4. De gebruikersvelden worden nu toegevoegd aan de gedefinieerde velden in AccountView Windows. Druk na de conversie het conversierapport af om vast te stellen welke gebruikersvelden zijn toegevoegd.
Pagina 6 van 17
STAP 1, CHECKLIST C: Conversie algemeen voorbereiden in AccountView DOS Stap
Omschrijving
Datum Paraaf
C.1 Bepaal de programmadirectory van AccountView DOS 1. Kies de opdracht Help/Info AccountView DOS. 2. Druk met de knop
het rapport AccountView System Information af. Op dit rapport staat een regel die begint met ‘Current directory’. Noteer wat daarachter staat bij punt 3. Dit is de installatiedirectory van AccountView DOS 3. Current directory: ______________________________ C.2 Controleer het versienummer AccountView DOS Op het rapport AccountView System Information staat een versie (Version). Dit moet versie 4.5 zijn. Als hier 4.3, 4.2, 4.1, 4.0 of 3.0 staat, moet u eerst u de laatste update van AccountView DOS installeren. C.3 Organiseer het programma 1. Kies de opdracht Bestand/Administraties. 2. Zorg ervoor dat u de enige gebruiker bent die AccountView DOS heeft opgestart. 3. Kies de opdracht Document/Programma organiseren in het scherm Administraties. C.4 Vul per administratie checklist D in.
Pagina 7 van 17
Stap 1, CHECKLIST D: Conversie per administratie voorbereiden in AccountView DOS Administratie Datum Voer deze procedure uit voor elke administratie die u wilt converteren. Maak per administratie een kopie van checklist D. Denk eraan dat oude administraties die alleen nog op backup aanwezig zijn, alleen kunnen worden geconverteerd naar AccountView Windows als u eerst de backup van deze administraties terugzet in AccountView DOS. Stap
Omschrijving
Datum Paraaf
D.1 Maak een backup van de administratie 1. Start AccountView DOS onder een gebruikersnaam die in AccountView alle rechten heeft. 2. Kies Bestand/Administraties en selecteer de administratie. 3. Kies de opdracht Document/Backup administratie in het scherm Administraties. 4. U kunt ervoor kiezen om de backup op diskette, ZIP-diskette of op een directory op uw harde schijf te maken. Als u een backup op uw harde schijf maakt, let er dan op dat u de backup altijd naar een nieuwe directory maakt. Uiteraard kunt u ook met eventuele andere backup-software een backup maken. D.2 Controleer de module Inkoop Kies de opdracht Bestand/Inkoop als u beschikt over de module Inkoop. Als de melding ‘Er zijn nog facturen te journaliseren’ verschijnt, journaliseer deze dan met Document/Journaliseren inkoopfacturen in het scherm Inkooporders. D.3 Controleer de module Facturering Kies de opdracht Bestand/Facturering als u beschikt over de module Facturering. Als de melding ‘Er zijn nog facturen te journaliseren’ verschijnt, journaliseer deze dan met Document/Journaliseren verkoopfacturen in het scherm Verkooporders. D.4 Controleer de module Voorraadwaardering Als u beschikt over de module Voorraadwaardering en werkt met de voorraadwaarderingsmethode Gemiddelde inkoopprijs (GIP) of Laatste inkoopprijs (LIP), moet u een aantal extra stappen volgen. U kunt dit controleren met Bestand/Administraties, Bewerken/Instellingen/Handel/Voorraad, veld Voorraadwaardering. Voor de extra stappen die u dan moet uitvoeren, kunt u een supportnote opvragen bij de afdeling Support.
Pagina 8 van 17
Stap
Omschrijving
Datum Paraaf
D.5 Controleer de module Inlezen bankmutaties Als u beschikt over de module Inlezen bankmutaties kunnen er nog niet verwerkte afschriften zijn. 1. Kies de opdracht Bestand/Dagboeken. 2. Kies de opdracht Document/Electronische afschriften in het scherm Dagboeken. Als dit scherm gegevens bevat, verwerk deze dan met de opdracht Document/Verwerken bankafschrift. Als u wilt kunt u ze ook verwijderen; de bedoeling is, dat het scherm Electronische bankafschriften geen gegevens meer bevat. D.6 Controleer de module Produktiestuklijsten Als u beschikt over de module Produktiestuklijsten dan moet u een aantal extra stappen uitvoeren. Hiervoor kunt u een supportnote opvragen bij de afdeling Support. D.7 Controleer de module Urenregistratie Als u beschikt over de module Urenregistratie kunnen er uren zijn die nog gejournaliseerd moeten worden. 1. Kies de opdracht Bestand/Urenregistratie. 2. Kies de opdracht Rapporten/Overzicht weken in het scherm Werknemers. Alle uren moeten zijn gejournaliseerd (In de kolom ‘Verwerkt’ staat ‘Ja’). Als dat niet het geval is, moet u de weken eerst journaliseren met de opdracht Document/Journaliseren uren in het scherm Werknemers. D.8 Controleer de module Vaste activa. Als u beschikt over de module Vaste activa, moet u de in deze stap beschreven voorbereidingen per administratie uitvoeren. Dit is noodzakelijk in verband met de verbeterde werking van deze module. 1. Kies Bestand/Administraties en selecteer de administratie. 2. Kies Bestand/Vaste activa. 3. Controleer de activa waarvoor het veld Verkoopjaar/per een periode bevat: a. Verwijder de activa waarbij het veld Verkoopjaar/per een periode bevat uit een eerder boekjaar. Deze zijn in een eerder boekjaar al uit de balans geboekt en horen eigenlijk niet meer in uw activaadministratie thuis. b. Voor de activa waarbij het veld Verkoopjaar/per een periode bevat uit het huidige boekjaar, die al gejournaliseerd is, voert u een waarde in het veld Verkoopwaarde in. Deze acties zijn belangrijk omdat AccountView Windows zo herkent dat het activum is verkocht. 4. Houd er rekening mee dat het straks niet meer mogelijk is om perioden af te schrijven die al in versie 4.5 zijn afgeschreven.
Pagina 9 van 17
Stap
Omschrijving
Datum Paraaf
D.9 Geef een grootboekrekening op voor Overige verschillen 3. Kies Bestand/Administraties 4. Kies Bewerken/Instellingen/Financieel/Financieel 5. Als er geen rekening staat in het veld Overige verschillen, moet u die invoeren. D.10 Organiseer de administratie 1. Kies Bestand/Administraties en selecteer de administratie. 2. Kies de opdracht Document/Administratie organiseren in het scherm Administraties. D.11 Maak een diagnose van de administratie 1. Kies Bestand/Administraties en selecteer de administratie. 2. Kies de opdracht Document/Diagnose administratie in het scherm Administraties. 3. Als op het diagnoserapport de melding verschijnt dat de status niet correct is, volgt u het advies op dat onderaan op het rapport vermeld staat. Dit herhaalt u totdat gemeld wordt, dat de status correct is, of totdat u vaststelt, dat ondanks het opvolgen van het advies, het rapport steeds dezelfde fouten blijft melden. Neem in dat laatste geval contact op met uw AccountView-dealer of met de afdeling Support van AccountView. Mail of fax het rapport van de laatste diagnose die u uitgevoerd hebt.
Pagina 10 van 17
Stap 2, CHECKLIST E: Conversie van de administratie(s) in AccountView Windows Administratie Datum Maak een kopie van deze checklist voor iedere administratie die u wilt converteren. Bent u dealer en voert u een (proef)conversie uit voor een klant, voer deze dan uit in de licentie van de klant. Stap
Omschrijving
Datum Paraaf
E.1 Neem de AccountView DOS-administratie over (laat deze stap bij voorkeur uitvoeren door degene die AccountView Windows heeft geïnstalleerd) 1. Zorg dat geen enkele gebruiker AccountView DOS opgestart heeft. 2. Kies Bestand/Administraties in AccountView Windows. 3. Kies Document/Converteren/DOS-administratie, en Volgende. 4. Selecteer in Programmadirectory de directory die u bij punt C.1 hebt opgeschreven bij Current directory en kies de knop Volgende. 5. Selecteer de directory waarin de Windows-administratie(s) moeten worden geplaatst. AccountView zal de directory voorstellen van de programmabestanden bij stap A.2, maar u kunt daarvan afwijken als u wilt. Als u een directory invoert die nog niet bestaat, kunt u die laten aanmaken. Kies Volgende nadat de directory is ingevoerd. 6. Selecteer de te converteren DOS-administraties met het veld Cnv. De directory waarin de administratiebestanden worden geplaatst staat nu in de kolom Windows-directory. Kies Directory wijzigen als u hiervoor een andere directory wilt gebruiken. We adviseren u per keer één administratie te converteren. Kies Volgende. 7. Selecteer een administratie waaruit u de basisgegevens wilt overnemen. Voor administraties waarvoor u in Nederland belastingplichtig bent, adviseren we de voorbeeldadministratie ‘Your Garden Products’. Hierbij worden onder meer de BTW-aangifterubrieken in uw Windows-administratie geplaatst (zie ook stap E.3). Kies Volgende. 8. Bij Uitvoer kiest u voor het afdrukken van een samengevat of gedetailleerd verslag. De optie Foutafhandeling is bedoeld voor consultants, als de conversie niet vlekkeloos verloopt. Wij adviseren u beide keuzes niet te markeren. Kies Converteren. 9. Uw DOS-administratie wordt nu overgenomen in een Windowsadministratie. Druk na de conversie het conversierapport af. Als hier problemen op worden gemeld, moet u die oplossen en de conversie opnieuw doen, eventueel met hulp van uw AccountView-dealer. Omdat de aangemaakte administratie nu geen betrouwbare gegevens bevat, zal AccountView de administratie waarschijnlijk niet hebben aangemaakt. Mocht dat wel het geval zijn, dan adviseren wij u deze te verwijderen.
Pagina 11 van 17
Stap
Omschrijving
Datum Paraaf
E.2 Organiseer de aangemaakte administratie 1. Kies Bestand/Administraties en selecteer de administratie. 2. Kies Document/Organiseren/Administratie. E.3 Voer de BTW-aangifterubrieken in 1. AccountView Windows heeft een aantal uitbreidingen op het gebied van BTW-aangifte. Hierdoor is het nodig om in de stamgegevens van de BTW-codes een aantal aanvullende gegevens vast te leggen. 2. Sluit het venster Administraties. 3. Kies Bestand/Openen, selecteer de zojuist geconverteerde administratie en kies OK. 4. Kies Document/Stamgegevens administratie/BTW-codes. 5. Kies Bewerken/Stamgegevens, tab Rekenwijze. Voer de juiste BTW-aangifterubriek in Rubriekcode in. Druk voor meer informatie over BTW-aangifterubrieken op F1 in dit veld. 6. Herhaal deze stap voor al uw BTW-codes. LET OP: AccountView DOS kent geen BTW-aangifterubrieken. Tijdens de conversie is bij alle BTW-codes de rubriekcode 00 ingevuld. U moet deze allemaal vervangen door de juiste BTW-aangifterubriek. Er mag geen enkele BTW-code meer zijn met rubriekcode 00. E.4 Controleer de administratie 1. Kies Bestand/Administraties in AccountView Windows. 2. Selecteer de zojuist geconverteerde administratie. 3. Kies Document/Controleren/Administratie. Alle controles onder Controle verwerkte gegevens staan gemarkeerd. Dit laat u zo. Kies Volgende. Kies Alle controles zodat ook de controles onder Bestandsintegriteit worden gemarkeerd. Kies Controle. Druk het rapport af en bewaar het. Als dit rapport geen problemen vindt (overal status correct), kunt u verder gaan met de volgende stap. Als er wel problemen worden gemeld, kunt u de eventuele adviezen aan het eind van het rapport uitvoeren. Als er bijvoorbeeld advies Herstellen staat, kunt u Document/Controleren/Administratie opnieuw kiezen met Herstellen gemarkeerd onder Opties in het eerste venster. Dit herhaalt u totdat gemeld wordt dat de status correct is, of totdat u vaststelt, dat ondanks het opvolgen van het advies, het rapport steeds dezelfde fouten blijft melden. In dat laatste geval kunt u contact opnemen met uw AccountView-dealer of met de afdeling Support van AccountView. Mail of fax het rapport van de laatste controle die u hebt uitgevoerd. E.5 Kopiefacturen Als u werkt met de module Facturering en u kopiefacturen in uw Windows-administratie wilt laten aanmaken, bekijk dan op onze website de supportnote Kopiedocumenten (http://www.accountview.nl/av52580.htm).
Pagina 12 van 17
Stap
Omschrijving
Datum Paraaf
E.6 Voer de taalcode en landcode van de administratie in In AccountView Windows moet u een taal- en landcode voor de administratie invoeren, terwijl dat in AccountView DOS niet zo was. 1. Kies Bestand/Administratie, selecteer de zojuist geconverteerde administratie en kies CTRL+ENTER. 2. Kies Opties/Administratie-instellingen/Algemeen, tab Bedrijf. 3. Voer STD in het veld Taalcode in. Druk op F1 voor meer informatie. 4. Kies de tab Adres. 5. Voer NL in het veld Land in. Druk op F1 voor meer informatie. E.7 Vergelijkende cijfers In administatie 2004 staan na de conversie de vergelijkende cijfers van 2003 op nul. Zo maakt u vergelijkende cijfers in 2004 weer volledig: 1. Converteer uw DOS-administratie 2003 naar Windows. 2. Kies Document/Overnemen/Vergelijkende cijfers in het venster Administraties en selecteer hierbij administratie 2003 (dezelfde werkwijze als in AccountView DOS) E.8 Artikelhistorie meerdere jaren en/of Urenhistorie meerdere jaren Als u over de module(s) Verkoophistorie II en/of Urenhistorie beschikt, zijn in administratie 2004 de vensters Artikelhistorie meerdere jaren en/of Urenhistorie meerdere jaren niet gevuld met gegevens. Zo vult u deze vensters met gegevens: 1. Converteer DOS-administratie 2003 (eventueel ook eerdere jaren). 2. Kies Bestand/Administraties, selecteer administratie 2004 en druk op F6 om het venster Stamgegevens administratie te openen. 3. In Admin vorig jaar voert u uw Windows-administratie 2003 in (als u wilt kunt u stap 2 en 3 herhalen voor 2003, om op die manier de administratie van 2002 aan die van 2003 te koppelen). 4. Open uw administratie 2004 en kies Bestand/Artikelen en Zoeken/Artikelhistorie meerdere jaren. 5. Kies Document/Artikelhistorie bijwerken.
Pagina 13 van 17
Stap
Omschrijving
Datum Paraaf
E.9 Dagboeken aanmaken Vanwege de gewijzigde structuur zijn uw DOS-dagboeken geconverteerd naar memoriaaldagboeken. U moet een aantal dagboeken opnieuw aanmaken voordat u verder kunt gaan met boeken. 1. Kies Bestand/Openen, selecteer de zojuist geconverteerde administratie en kies OK. 2. Kies Bestand/Dagboeken. U vindt uw DOS-dagboeken onder Memoriaal. Wij adviseren u om uw inkoopfacturen in een dagboek van type Inkoop en uw verkoopfacturen in een dagboek van type Verkoop te boeken. Als u werkt met de module Facturering en/of Inkoop, zullen de boekingen vanuit deze module(s) per definitie in een dagboek van type Inkoop of Verkoop plaatsvinden. 3. U zult deze dagboeken dus moeten aanmaken. Kies Document/Stamgegevens administratie/Dagboeken. Kies Bewerken/Toevoegen (sneltoets CTRL+INS) om een nieuw dagboek aan te maken. Zie de documentatie voor meer informatie. 4. Bekijk op onze website de supportnote Verschillen inkoop- en verkoopdagboeken DOS/Windows (http://www.accountview.nl/av52564.htm) voor verdere informatie en tips hierover. E.10 Controleer de administratie handmatig Behalve de automatische controle-opties van AccountView, adviseren wij u ook een aantal handmatige controles uit te voeren. Deze handmatige controles staan beschreven in checklist F.
Pagina 14 van 17
Stap 3, CHECKLIST F: Handmatige controle per administratie in DOS en Windows Administratie Datum Maak een kopie van checklist F voor elke administratie die u hebt geconverteerd. Daarmee kunt u snel controleren of de conversie succesvol is verlopen. De lijst rapporten die wordt genoemd kan onmogelijk volledig zijn. Wij adviseren u, naast het doorlopen van deze checklist, ook zelf na te gaan welke rapporten u veel gebruikte in AccountView DOS, deze af te drukken, en te vergelijken met dezelfde rapporten in AccountView Windows. Denk bijvoorbeeld aan verslagen die u gebruikt. Sommige rapporten kunnen meerdere bladzijde bevatten. Wij adviseren u in dat geval een aantal steekproeven te nemen. Vergelijk in ieder geval van alle hieronder genoemde rapporten de totaaltelling op het rapport uit uw DOS-administratie met het overeenkomstige rapport uit uw Windows-administratie (indien van toepassing). Stap
Omschrijving
Datum Paraaf
F.1 Gecombineerde balans • AccountView DOS Bestand/Grootboek, Rapporten/Gecombineerde balans • AccountView Windows Bestand/Grootboek, Rapporten/Gecombineerde balans F.2 Openstaande posten debiteuren • AccountView DOS Bestand/Debiteuren, Rapporten/Openstaande posten • AccountView Windows Bestand/Debiteuren, Rapporten/Openstaande posten F.3 Openstaande posten crediteuren • AccountView DOS Bestand/Crediteuren, Rapporten/Openstaande posten • AccountView Windows Bestand/Crediteuren, Rapporten/Openstaande posten F.4 BTW-aangifte • AccountView DOS Bestand/Grootboek, Rapporten/BTW-aangifte. Kies Weergave: Aangifte, Tijdsbestek: Bereik Perioden: 1 t/m 12 • AccountView Windows Bestand/Grootboek, Rapporten/BTW-aangifte. Kies Weergave: Per BTW-code, Tijdsbestek: Bereik perioden: 1 t/m 12
Pagina 15 van 17
Stap
Omschrijving
Datum Paraaf
De rapporten die hierna genoemd worden, kunt u alleen afdrukken als u over de module beschikt die daarbij wordt vermeld. F.5 Aansluiting voorraad (module Voorraad) • AccountView DOS Bestand/Artikelen, Rapporten/Aansluiting grootboek. Markeer Voorraad onder Rekening en kies voor Uitvoer: Samengevat, Tijdsbestek: Heden. • AccountView Windows Bestand/Artikelen, Rapporten/Aansluiting grootboek. Markeer Voorraad onder Rekening en kies voor Uitvoer: Samengevat, Tijdsbestek: Heden. Opmerking: Het doel van deze controle is na te gaan of de gegevens juist zijn geconverteerd. Als de kolom Verschil een verschil weergeeft, moet u controleren of het verschil in AccountView DOS en AccountView Windows even groot is. Als dat het geval is, dan kunt u doorgaan met de conversie. F.6 Overzicht orders (module Facturering) • AccountView DOS Bestand/Facturering, Rapporten/Overzicht orders • AccountView Windows Bestand/Facturering, Rapporten/Verkooporders * LET OP: Kies Opties/Administratie-instellingen/Financieel en geef desgewenst een dagboek als systeemdagboek op in het veld Verkoopfacturen. De eventuele instelling gezet in AccountView DOS is niet bewaard, omdat dit dagboek in AccountView DOS van type Memoriaal was, terwijl het nu een dagboek van type Verkoop moet zijn. Zie ook de stap Dagboeken aanmaken van checklist E. Als u ook met de module Baliefacturering werkt, kunt u hetzelfde doen voor het veld Baliefacturen. Deze module is gewijzigd ten opzichte van AccountView DOS, zie de documentatie. F.7 Overzicht gefactureerd (module Facturering) • AccountView DOS Bestand/Facturering, Rapporten/Overzicht gefactureerd • AccountView Windows Bestand/Facturering, Rapporten/Gefactureerd F.8 Overzicht orders (module Inkoop) • AccountView DOS Bestand/Inkoop, Rapporten/Overzicht inkooporders • AccountView Windows Bestand/Inkoop, Rapporten/Inkooporders * LET OP: Kies Opties/Administratie-instellingen/Financieel en geef desgewenst een dagboek als systeemdagboek op in het veld Inkoopfacturen. De eventuele instelling gezet in AccountView DOS is niet bewaard, omdat dit dagboek in AccountView DOS van type Memoriaal was, terwijl het nu een dagboek van type Inkoop moet zijn. Zie ook de stap Dagboeken aanmaken van checklist E. Pagina 16 van 17
Stap
Omschrijving
Datum Paraaf
F.9 Overzicht ingekocht (module Inkoop) • AccountView DOS Bestand/Inkoop, Rapporten/Overzicht ingekocht • AccountView Windows Bestand/Inkoop, Rapporten/Ingekocht N.B. AccountView Windows verrekent op dit rapport eventuele betalingskorting op een inkooporder met het totaal van de factuur, terwijl AccountView DOS dat niet deed. Dit kan dus een verschil in de factuurtotalen tussen beide rapporten veroorzaken en verklaren. F.10 Aansluiting grootboek (module Vaste activa) • AccountView DOS Bestand/Vaste activa, Rapporten/Investeren, Cumulatieve afschrijvingen, Kosten afschrijvingen • AccountView Windows Bestand/Vaste activa, Rapporten/Aansluiting grootboek F.11 Overzicht weken (module Urenregistratie) • AccountView DOS Bestand/Urenregistratie, Rapporten/Overzicht weken • AccountView Windows Bestand/Urenregistratie, Rapporten/Weken * LET OP: In AccountView Windows is de manier gewijzigd waarop het journaliseren van uren verloopt. In AccountView DOS voerde u bijvoorbeeld een intern tarief in de stamgegevens van de uursoort in. In AccountView Windows is dit niet mogelijk, u voert daar een intern tarief in de stamgegevens van de medewerker in. Controleer daarom de stamgegevens van uw medewerkers voordat u uren gaat journaliseren. Raadpleeg voor verdere informatie de documentatie. U kunt de vanuit AccountView DOS geconverteerde uurstaten in AccountView Windows niet meer wijzigen. F.12 Module Mutatie-import AccountView Windows kunt u mutaties importeren via twee verschillende technieken: de manier die u in AccountView DOS gebruikte en een nieuwe manier. Als u verder wilt werken op de manier die u gewend was, zie dan de helpinformatie (Help/Index; zoek op Document/Importeren/Dagboekbladzijden. Als u overweegt om de nieuwe manier te gebruiken, adviseren wij u om contact op te nemen met uw leverancier.
Pagina 17 van 17
