Perusn LPPNPI KANTOR PUSAT
:
Gedung AirNav Indonesia il. Ir. il. luanda TangeranE 15121 Banten - Indonesia Teleoon 021-5591500C 021-55915100 www.airnavindonesia.cc.id
Fax.
AirNav Indonesia
: :
PERATURAN DIREKSI PERUMLEMBAGAPENYELENGGARAPELAYANANNA\.IGASI PENERBANGAN TNDONESIA
N0MOR : PER. ay. I LP?NPI /y
/ 7Ol1
TENTANG ORAN
{SAP} LAKSAN{AN SI ST EM ADMINI ST RASI PERICANT PELAYANAN DI LII{GKI.NGAN PERUM LENIBAGA PENYELENGGARA
PET UNJU K PE
}qAVIGASI PENERBANGAN INDONESIA
NAVTGAST DIREKSI PERUM LEMBAGA PENYELENGGAR'{' PELAYANAN PENERBANGAN INDONESIA
Menimbang
: a.
perkantoran bahrva dalain melalisanakan kegiatan adrninistrasi
diperlukanpetrinjuktekrisp"luk'u,u*,SisterrAdrninistrasi unit kerja di Perkantoran (SAti sebagai p*do*^" bagi seluruh lingkungan perum i-embagf penyelenggara
Pe1a1,'anan NaYigasi
Penerbangan Indonesia (LPPNFI);
b.
Mengingat
perlu bahrva sehubungan dengan hal tesebut di atas" dipandang (SAP) dalam , ditetapkan peiakJanaan Sitem Administrasi Perkantoran Peraturan Direksi;
: 1. Undang-undang
Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 teutang
KearsiPan:
2.
2012 Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 77 Tahun Pelayanan gara tentang Perusahaan u rnum(Perum) Lembaga Peryeleng Indonesia Navigisi Penerbangan Indonesia (Lerabaran Negara Republik Tahun 2012 Nornor 176);
3.Keputusanb{enteriBadanUsahaMilikNegaraNourorSK.
14:MrU2A13 tanggal 16 Januari 2013 tentang PengangkatanAnggota De*"an Fenga.var"Lerabaga penyelenggara Pelayanan Navigasi Penerbangan Indonesia;
4.Kepurusan]v{enteriBadanUsalraMilikNegaraNomorSK. Anggota-
15/MBU/2013 tanggal 16 Januari 2013 tentang Pengangkatan penyelenggara Pelayanan Navigasi anggota Direksi i.iu* Lembaga Penerbangan Indonesia;
5.KeputusanMenteriBacianUsahalv{ilikNegaraNomorSK. 209iMBUl20t3 tanggai
10
April2013 tentang Pengangkatan Anggsta-
Pela.vanan anggota De*,an peiri* Lembaga Pengarvas Penvelenggara Navi gasi Penerbangan Indonesia:
6.
Peraturan Direksi Perum LPPNPI Nomor FER.0O1r'LPPNPIDU2OI3 Perum tanggal 3 oktober ?013 tentang organisasi dan Tata Kerja LembagaPengarvasPen;,elenggaraPeia,vananNar.igasiPenerbangan Indonesia - Kantor Pusat:
T,PeraruranDireksiPerumLPPNPINomorPER.002/LPPNPID#2013 dan Tara Kerja Perum iarrggat 3 oktober 2013 tentang organisasi penyelenggara Pilayanan Navigasi Penerbangan Lembaga pengawas services centre Indonesia - r""t"t cuuuttg- lukarta Air Traffic (JATSC);
LPPNPI Nomor PER.003/LPPNPI/X/2013 Oktober 2013 tentang Organisasi d-ry Tata Kerja Perum
8. Perafuran Direksi Perum
tanggal 3 Penerbangan Lembaga Pengawas Fenyelenggara Pelayaaan Nlviglsi Centre Indonesia - Kantor CaLang Vtut** Air Traffic Services (MATSC);
g.
Peraluran Direksi PeTum LPPNPI Nomor PER'004/LPPNPUK2013
tanggal3oktober2013terrtangorganisasidanTataKer.iaPerum
Penerbangan femLaga Pengau'as Penyelenggara Peiayanan Navigasi Denpasar Indoneiia - Kantor Cabang Medan, Palembang, Surabaya, dan BalikPaPan;
Direksi Perum LPPNPI Nomor PER'005/LPPNPI/X2013 tanggal3oktober2013tentangorganisasidanTataKerjaPerum
10. Peraturan
Lembaga Pengawas Penyelenggara Pelayanan Navigasi Penerbangan Indonesia Kantot bistat< Ambon, Banda 'A.ceh, Bandung' Padang' Banjannasin, Biak, Halim, Jambi, Ktrpang, Lombok' Manado'
rangtatPinang,,Pekanbaru.Pontianak.Semarang.Solo,Tanjung Pinang dan YogYakarta;
i1
Peraturan Direksi Perum LPPNPI Nomor PER'.011ILPPNPI/)020i3
tentangPerubahanPeraturanDireksitentangNomorPER.002/
Lembaga LPPNPI,X .2a]l3 tentang organisasi dan Tata Kerja Perum Indonesia pengax.as Penyelengg*u f.1uy*an Nar,igasi Penerbangan Kanlor Cabang Jakarta Air Traffic Sen ices Centre (JATSC)I ,l2. Peraturan Direksi Perum LPPNPI Nomor PER'O12/ LPPNPII)0'2013 tentang Perubahan Peraturan Direksi tentang Nomor PER.003/ LPPNPIi)U2013 tentang organisasi dan Tata Kerja Perum Lembaga pengarvas Fenyelenggu* e*1*,u*an Navigasi Penerbangan Indonesia Kanior Cabang Maliaiar Air Traffic Services Centre (ivtATSC):
13. Peraturan Direksi Perum LPPNPi Nomor PER.OI3/LPPNPIDil2013
tentangPerubahanPeraturanDireksiientangNomorPER.004/
LPPNPI,X/2013 tentang organisasi dan Tata Kerja Perum Lembaga pengar.r'as penyelengguiu f *1uy*an N avigasi Fenerbangan Indonesia Kantor Cabang *Jtidun, Palernbang, Surabaya' Denpasar dan Balikpapan;
14. Peraturan
Direksi Perum LPPNPI Nomor PER.014/LPPNPI/)#2013
tentangPerubahanPeraturanDireksitentangNomorPER.005I
Lembaga LPPNPI/X n}:l tenrang organisasi dan Tata Kerja Perum pengawas penyelenggaia fela,oanan Na,igasi Penerbangan Indonesia Kantor Distrii a*6[rr, Banda Aceh, Bandung, Banjarmasin,.Biak,
Halim.Jambi.Kupang'Lombok.Manado.Padang.PangkalPinang, dan Pekanbaru, Pi:ntianaf, Semarang. So1o, Tanjung Pinang Yogyakarta;
MEMUTUSKA]TI:
Menetapkan:PERATURAIYDIREKSIPERUMPEnTYELENGGARA PELAYANAI{NavrcnslPENERBAFIGAFIIND0IYESIA
TENTAI\GTTtux.ITmPELAKSANAANSISTEM
ADMINISTRASITnnxaNToRAI{I}tLINGK[jNGAhIPERUM PE}IYELENGGARAPELAYAFIAFINAyIGASIPEI{ERBANGAN INDOFIESIA. Pasal
1
di Lingkuogan Perum (1) Petuniuk pelaksanaan Sistem Administasi Perkantoran Pene,bangan Indonesia (LPPNPI)' sebagaimana penyelenggara Pelayanan lvarrigasi
tercantum Aatarn Lampiran Peraturan
ini'
merupakan bagran yang tidak terpisahkan Q) Lampfiansebagaimana dimaksud pada ayat(l) dari Peraturan ini.
Pasal2 Perum Penyelenggara petunjuk pelaksanaan sistem Administasi Perkantoran di Lingkuryan dimaksud dalam Pasal 1' pelayanan r.{uoig*i P*"rU*g* r"ao""sia-tLPPNPD rybagaimana Sisti'm Administasi Perkantoran di berlaku sebagai dasar dan pedoman *"fuft*uf.* ply*f""dg*" febyananNavigasi Penerbangan Indonesia (LPPNPI)' Lingkungan
p**
Pasal 3 Peraturan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan'
: TANGERANG PadaTanggal ; 26 $lgi 20lt{
DitetaPkan
SALINAN Peraturan ini disampaikan kepada Yth':
L Ketua Dewan Pengawas; 2. Direksi; 3. SekretarisPerusahaan; 4. Kepala Satuan Pengawasao Internal; 5. KepalaBiro Pengadaan; 6. Para Senior Manager; 7. Para General Manager; dan 8. Para Distrik Manager.
di
Lampiran Peraturan Direksi Perum LPPNPI : PER.036/LPPNPIfVDAI4 Nomor : 26 Mei 2014 Tanggal
PETUNJUK PE,LAKSANA (SAP) S TSTEM ADMINISTRASI PERKANTORAN PENERBAN GAN PERUM LEMBAGA PENYELENIGGARA PELAYANAN NAVIGASI
iNDONESIA BAB I
PENDAHULUAN 1.
Latar Belakang r ir e.ny**pu*aaliadministrasi perkantoran harus terus diupayakan, karena disamping penyesuaian untuk keseragaman, efesien dalam pelayanan, juga karena kebutuhan pengetahuan dan dalam mengintisipasi dinamika organisasi, perkembangan ilmu makin mencuat yang teknologi irrlo.rnaiika dewasa ini serta tuntutan profesionalisme sebagai-prioritas perusahaan dalam meningkatkan citra perusahaan.
untuk Dalam prakteknya Sistern Adrninistrasi Perkantoran (SAP) merupakan sarana dalam Manajemen keputusan *.r.upui tujuan dengan mempernudah pengambilan kerangka pelayanan kepada stakeholder.
SAp diperlukan sebagai pedornan kerja bagi seluruh unit organisasi di lingkungan
perum iembaga eenyeterrggara Pelayanan Navigasi Penerbangan Indonesia (LPPNPI) untuk mewujudkan tertib administrasi secara umufil'
SAP Berdasarkan kebutuhan dan dukungan pelaksanaan tugas tersebut di atas, maka perlu dilakukan penyesuaian kembali dengan tetap melakukan pendekatan secara iegalitas maupun pertimbangan pemanfaatan Teknologi Informatika bagi dukungan pelaksanaan sistem administrasi yang handal, cepat dan tepat sasaran.
Pengertian Tata SAP"merupakan suatu rllntutan proses kegiatan terpadu yang terdiri dari kegiatan pencapaian menunjang Tulisan Dinas, Tata Naskah dan Tata Kearsipan dalam rangka kinerja Perusahaan.
Maksud dan Tujuan di SAp dibangun dengan rnaksud menciptakan suatu sistem pengelolaan tulisan dinas Penerbangan Navigasi lingkungan Perum Lembaga Penyelenggara Pelayanan Pimpinan, tnd-onesia (LppNpI) sebagai pedoman dan dukungan administratif bagi dengan ditetapkan yang telah Pejabat dan Staf Pelaksana dalam mencapai sasaran tujuan:
a. b. c.
Menyeragamkan dan metnadukan penyelenggaraan kegiatan pengolahan dan penataan tulisan dinas; Mewujudkan tertib administrasi umum;dan Menunjang kelancaran komunikasi kedinasan di lingkungan intem dan ekstem.
Azas Sistem Administrasi Perkantoran a. Azas Keamanan oleh Tulisan Dinas pada dasarnya tefiutup sehingga kerahasiannya tetap terjaga, diizinkan tidak dinas tulisan karena itu para Pejabat dan Staf yarg t "nattgani baik secara lisan berkepentingan yang tidak memberikan inforLasi kepada maupun tulisan;
b.
Azas Pemtrakuan bentuk yang Tulisan O;nas JiU.rat, dikelola dan ditangani menurut tatacaradan umum telah ditetapkan. Dalam petuqiuk teknis, bentuk-bentuk yang sifatn-va dengan dibakukan dan diserap secara *.ny.l,r*h oleh seluruh lini organisasi. khusus yang tidak yang bersifat kegiatan tetap memperhitungkan pengecualian mungkin daPat dibakukan;
c.
Azas Pertanggungiawaban Tulisan Dinis" t ilOatnya dapat dipertanggungiawabkan baik isi, format pemikiran maupun proses dan prosedu*yi. Pada hakekatnya azas ini mendasari dan fungsi bahwa pemenuhan kaidah format tulisan dinas terkait dengan yang berlaku kervenangan pejabat yang menandatangani berdasarkan ketentuan serta bobot informasi yang dikandungn,va;
d.
Azas KeterPaduan
proses dinas, administrasi perkantoran, dengan demikian seluruh kegiatan tata tulisan laksana tata bagian integral dari tata laksana perkantoran dan
Tata Tulisan Dinas pada dasarnya memiliki keterkaitan dengan merupakan
pada organisasi Perum Lembaga Penyelenggara Pelayanan Navigasi Penerbangan lndonesia (LPPNPI);
e.
Azas Kecepatan Guna mendukung kelancaran penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi, kegiatan tata tulisan dinas harus dapat diselesaikan tepat rvaktu. Penegasan t.,itulg tingkat kecepatan pengolahan tulisan dinas dinyatakan dalarn ketepatan waktu penyelesaian masalah dan penyampaian ke alamat aksi. Ruang Lingkup
SAp Lencatup materi yang dititik-beratkan pada aspek dinamis administrasi
perkantoran yaitu : a. Tata Tulisan dinas; b. Tata Kearsipan. 6.
Sistematika Pedoman SAP terdiri dari 5 (lima) BAB yang rneliputi: Pendahuluan BAB I
BAB II BAB III BAB IV BAB V
Pengertian Tata Tulisan Dinas Tata Kearsipan Pedoman Umum Staf PirnPinan
BAB II PENGERTIAN
Dalam Peraturan ini yang dimaksud dengan: berbagai bentuk dan 1. Arsip adalah iepulan kegiatan peristiwa atau peristiwa dalam komunikasi yang dibuat dan media sesuai dengan perkembangan teknologi infomasi dan pendidikan, perusahaan' diterima oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga kehidupan organisasi politik, o"rganislasi kemasyarakatan, dan perseorang* 9{.-* yang satu (filing) berkas beimasya.akat, berban"gsa dan bemegara, termasuk penataan dan tidak dapat dipisahkan' dengan yang tuln rneruiakan kegiatan-yang beruntun, tuntas
2. Arsip Dinamis
adalah arsip yang masih digunakan untuk kepentingan kegiatan
Perusahaan.
3.
Arsip Dinamis Aktif adalah arsip yang masih digunakan sehari-hari
sebagai
berkas
kerja.
4.
Arsip Dinamis Inaktif adalah arsip yang sudah menurun frekuensi
penggunaannya
sebagai berkas kerja'
5.
atau tidak digunakan lagi secara langsung oleh Perusahaan namun masih mempunyai nilai guna di luar Perusahaan.
Arsip statis adalah arsip yang sudah jarang
yang dipergunakan untuk menuangkan arahan, petlnjuk, saran dan tanggapan atas Dosir oleh seorang pejabat yang ditujukan kepada pihak terkait dalam suatu organisasi.
6. Baju Surat adalah suatu lembaran 7.
Daftar pertelaan Arsip adalah daftar yang diperlukan dalam penyusutan arsip berisi data yang mengidentifikasikan arsip,
8.
Direksi adalah olgan Perum yang bertanggung jarvab atas Pengurusan Perum untuk kepentingan dan tujuan Perum ."rtu *.*akili Perum baik di dalam maupun di luar pengadilan.
g.
Dokumen Bernilai Tinggi (Arsip Vital) adalah arsip yang rnutlak diperlukan untuk kelangsungan kegi atan Perusahaan'
10.
Dosir adalah suatu kegiatan adrninistrasi menyusun dan rnemelihara data dari semua tulisan dinas yang tidak melalui Takah.
1
1.
lZ.
Diktum adalah bagian dari ketetapan yg mengandung keputusan
Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi
jenis arsip, dan keterangan sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, yang berisi rekomendasi
13. Karyawan adalah pekerja
Perusahaan yang pengangkatan dan pemberhentian' hak dan
kewajibannya ditetapkan oleh Direksi berdasarkan perjaniian kerja bersama sesuai denganperaturanperundangandibidangketenagakerjaan.
14.
Kepala Surat adalah tulisan yang tercetak, berisi Nama Perusahaan
dan atau
alamat
serta data perusahaan lainnYa. 15.
Kop Surat adalah kertas surat dinas yang tertera Kepala Surat dan Logo Perusahaan'
16.
ketetapan Konsiderans adalah pertimbangan yang menjadi dasar penetapan keputusan, dll.
17.
Lambang dan Logo Perusahaan adalah gambar yang menyatakan tanda Perum
18.
Nilai Guna Arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan atau manfaatnya
(LPPNPI) yang Lembaga-Penyeleng-gara Pelayanan Navigasi Penerbangan Indonesia penggunaannya diatur dengan Keputusan Direksi'
bagi kepentingan Pengguna arsiP. 19.
Pejabat adalah Karyawan yang ditunjuk untuk memangku jabatan
berdasarkan
Keputusan Direksi.
20.
?1.
22.
perusahaan adalah Perum Lembaga Penyelenggara Pelayanan Navigasi Penerbangan Indonesia (LppNPI) termasuk unit bisnis di tingkat pusat maupun di tingkat cabang. Pembuka Takah/Dosir adalah Pejabat yang berwenang menentukan apakah masalah lama dan dari suatu tulisan dinas merupakan perihal baru yang memerlukan proses yang proses dalam berkesinambungan sehingga tulisan dinas harus diklasifikasikan dan di Sistem Takah atau Dosir. Pengelola Takah adalah Pejabat yang berwenang menangani Takah yang meliputi menelaah, menulis keputusan atau tindakan pada lembaran catatan Takah dan bertanggungjawab atas distribusi. penyirnpanan dan penentuan penutupan Takah;
-.rr'bu.u. 'i.
Pengelola Dosir adalah Pejabat yang berwenang menangani Dosir yang meliputi *.,ibu.u, menelaah, mencatat dan bertanggungjau'ab atas distribusi dan penyirnpanan;
24.
pola Klasifikasi Masalah adalah suatu daftar yang memllat pengelompokkan arsip atas dasar permasalahan dan diberi kode pengenal sebagai pedoman penyimpanan;
25.
Risalah adalah laporan hasil atau catatan (notulen) kegiatan dinas;
26.
Sentral Tata Usaha (STU) adalah Unit yang menangani kegiatan ketatausahaan atau ketatalaksanaan tulisan dinas perusahaan pada kantor Pusat dan Kantor Cabang Perurr Lembaga Penyelenggara Pelayanan Navigasi Penerbangan Indonesia (LPPNPI);
27.
Sentral pengelola Takah adalah Unit yang rnenangani pembukaan mulai dari penyiapan peralatan tlkah, pencatatan Nomor Takah, pengontrolan peredaran Takah dan Penyimpanan dan pemusnahan Takah;
28.
Sentral pengelola Dosir adalah Unit yang menangani pembukaan rnulai dari penyiapan peralatan Dosir, pencatatan Nomor Dosir, pengontrolan peredaran Dosir dan Penyimpanan dan pemusnahan Dosir;
29.
Semtroyan/Tagline/Jargon adalah kalimat pendek yang dipakai sebagai slogan/motto Penrsahaan.
30. Staf pelaksana adalah Karyawan yang mempunyai tugas atau ditunjuk untuk melaksanakan kegiatan ketatausahaan;
31.
Tulisan Dinas adalah semua bentuk tulisan yang berisi keterangan, pendapat, informasi atau pernyataan yang berkaitan dengan kedinasan;
32. Unit pengolahan adalah unit kerja yang melaksanakan salah satu fungsi di lingkungan Perusahaan;
BAB
III
TATA TT]LISAIY I}INAS
1.
Jenis Tulisan Ilinas
a.
b.
Peraturan Direksi
Merupakan peraturan tertulis yang memuat norma hukum yang mengikat secara umum dan dibentuk atau ditetapkan oleh Direksi Perum LPPNPI yang berwenang melalui prosedur yang ditetapkan Direksi Perum LPPNPI
Keputusan
Vferupatcan ketentuan&ebijaksanaan pokok Direksi atau Pejabat mendapat kewenangan atau penetapan (Beshicking)'
lain yang
misal:
:*is##?":ffi11tr5i#:mTcking): Keputusan tentang Kenaikan Kelas Jabatan.
c.
Instruksi
Adalah tulisan dinas yang memuat hal-hat yang harus dilaksanakan, dikerjakan dan diperhatikan dalam rangka pelaksanaan peraturan perundangan atau kebijaksanaan tertentu. Instruksi merupakan perintah dmi -atasan kepada bawahan untuk melaksanakan tugas-tugas tertentu dan tidak terikat oleh waktu,
misal:
d.
Instruksi tentang Pengamanan dan Pengendalian Dokumen Perusahaan.
Surat Perintah Adalah tglisan dinas yang berisi perintah yang ditujukan kepada seorang atau beberapa Pejabat/Karyawan untuk melaksanakan sesuatu tugas dan waktu tertentu. misal : SPR sebagai Pelaksana Tugas Harian suatu Jabatan.
d.
Edaran
Adalah tulisan dinas bersifat pemberitahuan yang mengikat kepada pejaba#Instaosi baik in6rn atau ekstera sehubungan dengan berlakunya suatu peraturan/kebij aksanan Perusahaan. misal : Edaral General Manager LPPNPI Cabang Palembang tentang Senam Kesegaran Jasmani.
e.
Pengumuman
Adalah tulisan dinas bersifat pemberitahuan yang tidak mengikat kepada Karyawan atau masyarakat mengenai sesuatu hal berkaitan dengan masalah yang menyangkut pelaksanan tugas Perusahaan' misal : Pengumuman tentang Penerimaan Karyawan'
f.
Petunjuk Pelaksanaan Adalah tulisan dinas yang berisi petunjuk/tata cara secara teknis dalam surtu masalah tertentu d""S*- maksud mengatur wutan tindakan serta kegiatan sebagai pedoman untuk menindaklanjuti suatu kebijaksanaan Perusahaan'
misal :
Juklak Kenaikan Tarif PJP-
standar Prosedur operasi (standard operating procedurelso?) pada unit Adalah tglisan dinas y^ang berisi alur kerj4 pefiInjuk, tata cara teknis kerja tertentr:, dengan m-aksud untuk mengatur mekanisme pekerjaan sebagai petunjuk pelaksanaan dan pedoman kerja. misal : Sistem Administrasi Perkantoran. h.
Surat Dinas Adalah tglisan dinas yaog berupa berita tertulis yang dibuat oleh: 1) Direksi kepada Instansi./Perusahaan lain, atau; 2) Kantor Pusat kepada Kantor Cabang, atau sebaliknya, atau; 3) Kantor Cabang kepada Kantor Cabang lain,atau;
4)
General M;"g".
atat Pejabat yang berwenang kepada
Instansi/?erus ahaan Lain,
dengan maksud menyampaikan pemberitahuan, pemyataan, perumusan, kedinasan yang dibuat dengan segala penfupat -ro*tJit atau keterangan tentang pengiriman dan penerimaannya. *, baik cara penulisan,
misal : -
Surat Direksi kepada Menteri Perhubungan;
surat General Manager JATSC kepada General Manager Palembang.
Nota Dinas Adalah tulisan dinas yang htkan merupakan surat dinas, dipergunakan sebagai sarana komunikasi antar Pejabat dalam satu lingkungan kerja tertentu. misal : - Nota Dinas Senior Managerlsetingkat kepada Direksi; - Nota Dinas ATS Ops. Senior Manager kepada Adm' & General Affairs Senior Manager; - Nota Dinas Manager/setingkat kepada Senior Manager/setingkat.
j.
Surat Kuasa Adalah tulisan dinas yang berisi pelimpahan wewenang dari pejabat yang berwenang kepada pihak lain di lingkungan intem/ekstern' Lembar Disposisi Adalah tulisan/catatan yang ditujukan kepada Atasan atau Bawahan atau Pejabat setara, yang berisi tindak lanjut atas suatu tulisan dinas yang menjadi kewajiban toguroya yang menjadi bagian dan tidak terpisahkan dari nomor dan tanggal surat pada agenda.
misal :
bisposisi ATS Ops. Senior Manager atas Nota Dinas Adm. & General Affairs Senior Manager tentang perrnintaan fasilitas rapat.
Surat Perjanjian
Ada1ah tulisan dinas yang berisi persetujuan dan kesepakatan antara Perusahaan
dengan pihak lain, bersifat mengikat sebagaimana diatur dalam peraturan perundang-undangan. misal : - Surat Perjanjian Pemborongan Pekerjaan; - Kontrak Sewa Ruangan; - Surat Perjanjian Kerja SamaNota Kesepahaman Bersama Adalah tglisan dinas yang berisi kesepahaman bersama antara Perusahaan dengan pihak lain. Risalah Rapat Adalah tulisan dinas yang berisi resume dan kesimpulan dari suatu rapat yang disahkan oleh pimpinan raPat. misal : Risalah RaPat Koordinasi.
Laporan Adalah tglisan dinas yang merupakan tindak lanjut dari suatu Instuksi atau perintah, sebagai hasil pelaksanffur tugas yang telah selesai dilaksanakan oleh bawahan kepada atasan.
misal :
Laporan Mengikuti Diklat SAP.
Undangan Adalah tulisan dinas yang berisi permintaan kehadiran seseoranglkelompok orang untuk menghadiri acarapadawaktu dan tempat yang telah ditentukan.
misal :
Undangan Rapat Pembahasan SAP.
Surat Pengantar Adalah tulisan dinas yang digtrnakan untuk menyampaikan suratl barang sebagaimana yang tertera dalam Surat Pengantar. Surat Pengantar Penyampaian Buku SAP.
misal : r.
Surat Keterangan Adatah tulisan diras yang berisi keterangan dari Instansi/Badan/Perorangan/ Karyawan dalam rangka memenuhi persyaratan tertentu. misal : Surat Keterangan Pengalaman Bekerja-
Piagam
AdJah mlisan dinas yang dikelumkan oleh
Perusahaan sebagai
penghargaan/pengabdian atas prestasilkegiatan. misal : Piagam Perhargaan Panitia Bakti sosial Perusahaan.
Sertifikat Adalah tulisan dinas yang dikeluarkan oleh Perusahaan sebagai tanda kepesertaan dalam suafir kegiatan pelatihan-
misal :
Sertifikat Pelatihan Kearsipan.
Berita Acara Adalah tulisan dinas yang menyatakan bukti adanya suatu kegiatan yang
sah
dan dinyatakan dengan penandatanganan oleh parapihak yang terkait. misal : Berita Acara serah Terima Kendaraan operasional.
v.
Lembar LamPiran Tulisan Dinas Adalah tulisardinas yaog merupakan lampiran dari ttrlisan induknya' misal : Lampiran Keputusan Direksi'
w.
Tanda Terima
Adalah tulisan dinas dalam bentuk formulir yang digunakan sebagai tanda bukti tertulis atas penyampaian sesuatu kepada pihak lain' misal : Tanda Terima Pengiriman Surat Dinas'
Tulisan Dinas Khusus Adalah tulisan dinas yang digunakan untuk saratra keperluan k&usus yang formatnya tidak mengikuti kaidah yang diatur dalam sAP ini. misal : Surat Dinas Berbahasa Inggns, Press Release' Tata Cara Penulisan Tulisan Dinas Uraian Susunan Penulisan Tulisan Dinas Setiap jenis tulisan dinas berbeda-beda fomrat menurut kepentingan dan kebuLhannya. Tata cara penulisan menurut jenis tulisan dinas diatur sebagai berikut: 1) Peraturan Direksi Tata cara penulisan penulisan Peraturan diatur dengan Peraturan Direksi,
2)
Keputusan Direksi
3)
Petunjuk Pelaksanaan Tata cara Penulisan, terdiri dari : a) KePala Surat terdiri dari :
T ata carupenulisan Keputusan diatur dengan Peraturan Direksi,
(1) KoP surat; Q Tulisan "petunjuk pelaksanaan" (huruf kapital); petunjuk (3i Nomor Juklak diketik dibawah tulisan pelaksanaan;
(4) b)
c)
Tulisan "tentang dan" fiudul juklak)'
Pendahuluan, meliputi unsur-unsur
(1) @ (3) (4)
:
Maksud dantujuan; Pengertian; Dasarhukum; Sistematika.
Isi petur{uk pelaksanaan berisi
langkah-langkah sesuai
sistematikasebagaitindaklanjutkeputusanPimpinan.
d)
4)
Penutup, terdiri dari
(1) (?) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
:
Tempatdikeluarkan; Tanggal, bulan dan tahun dikeluarkan; Nama jabatan (huruf kaPital); Tanda tangan; Nama terang penandatangan (huruf kapital); Stempel dinas; Petunjuk untuk penyampaian (tembusan); Huruf inisial penanggungjawab konsep, pelaksana tik, nama file. Contoh : WSVshell....... (nama file) : Inisial penanggungjawab konsep; WSI : Inisial Pelaksana tik. shel
Instruksi Tata cara penulisan, terdiri dari a) Kop surat;
b)
Diawali tulisan dan nomor instruksi;
(1) Tulisan instruksi
pimpinan unit organisasi yang berwenang (huruf kapital) terletak
(2) (3) c)
ditengah-tengah; Nomor instruksi ditulis dibawah tulisan instruksi; Tulisan "tentang" (huruf kapital) dan hal yang di instruksikan.
Konsideran didahului dengan tulisan : (apabila diperlukan); (1) Membaca mengenai alasan Diuraikan (2) Menimbang instruksi pertimbangan merupakan pengungkaPan fakta -fakta secara singkat;
(3)
(4) d)
:
Mengingat
Diuraikan mengenai Peraturan
perundang-undangan Yang bersangkutan dan atau Yang menjadi dasar pembentukan Memperhatikan
instruksi; (apabila diperlukan).
Diktum, diawali : (1) Tulisan"menginstruksikan"(hurufkapital); (2) Kepada siapa instruksi ditujukan; (3) Isi dan maksud instruksi diikuti dan diawali dengan kata "PERTAMA", "KEDIJA" dan seterusnya.
e)
Penutup terdiri dari
(1) {2) (3) (4) (5) (6) (7) isi
:
Tempat ditetaPkan; Tanggal, bulan, dan tahun dikeluarkan; Namajabatan (huruf kaPital); Tandatangan; Nama terang penanda tangan (huruf kapital); StemPel dinas; Petunjuk untukpenyampaian (tembusan); Uuruf inisial penanggungiawab konsep, pelaksana tik, nama file.
: : :
Contoh WSI shel
s)
WSVsheU....." (namafile) Inisial penanggungfawab konsep; Inisial Pelaksana tik'
Surat Perintah Tata cara penulisan, terdiri dari a) Kop surat;
b)
:
Kepala surat diawali : (1i Tulisan surat perintah pelaksanaan tugas (huruf kapital);
iZi (3)
Nomor surat perintah tugas dit,lis di bawah t*lisan SURAT PERINTAH; Tulisan "pimpinan unit organisasi yang berwenang" (huruf kapital) terletak ditengah-tengah'
c)
Konsideran, didahului dengan tulisan
:
(1) Dasar {2)
:
Diuraikan peraturan per-undang-
undangan Yang menjadi dasar dikeluarkannya surat perintah tersebut; Pertimbangan: Diuraikan tentangmaksud dantujuan penugasan tersebut dilihat dari kePentingan tugas.
d)
Diktum, diawali dengan tulisan "diperintahkan" (huruf kapital), kepada siapa ditujukan dan isi perintah.
e)
PenutuP terdiri dari
(l) @ (3) (4) (5) (6) (7) (g)
:
Tempat ditetaPkan; Tanggal, bulan, dantahun dikeluarkan; Namajabatan (huruf kaPital); Tanda tangan; Namapejabat penanda tangan (hurufkapital); Stempel dinas; Penunjukan tembusan, jika dianggap pefu; Huruf inisial penanggungiawab konsep, pelaksana tik, nama file. WSVsheV..-.." (nama file) Contoh : WSI : Inisial penanggungiawab konsep;
shel :
Inisial Pelaksana tik'
6)
Edaran Tata cara penulisan, terdiri dari a) Kepala surat terdiri dari ( 1) KoP surat; edaran; Nama (2) (3) Nomor; (4) Perihal.
b)
c)
lsi surat terdiri dari
(1) (2) (3)
:
Uraian/maksud; Kalirnat PenutuP' :
Tempat, tanggal, bulan dan tahun dikeluarkannya: Stempel dinas; Penunjukan tembusan. jika dianggap perlu; Huruf inisial penanggungiawab konsep, pelaksana tik. narna fi1e. Contoh : WSl/shell ... .... (nama tl1e) : Inisial penanggungjawab konsep; WSI
:
shel
7)
:
Pendahuluan;
PenutuP terdiri dari
(1) (2) (3) (4)
:
Inisial Pelaksana tik.
Pengumuman Tata cara penulisan, terdiri dari : a) Kepala surat terdiri dari : (l) Kop surat; (2) Tulisan "Pengumuman"; (3) Nomor; (4) Tulisan "tentang" dan hal yang akan diurnurnkan'
b)
c)
Isi surat terdiri dari
(l) (2) (3)
Pendahuluan;
Uraian/maksud; Kalirnat Penutup.
PenutuP terdiri dari
(1) (2) (3)
:
:
Tempat, tanggal, bulan dan tahun dikeluarkannya: Namajabatan (huruf kapital): Huruf inisial penanggungiawab konsep, pelaksana tik, nama file.
Contoh WSI shel
: : :
WSIishell.....'.(namafile) Inisial penanggungiawab konsep; Inisial Pelaksana tik.
8)
Surat Dinas Tata carapenulisan, terdiri dari : a) Kepala surat terdiri dari : (1) Kop surat dinas; (2) Nomor surat; (3) Lampiran, jika ada; (4) Perihal; (5) Klasifikasi (terbatas, rahasia), jika ada; (6) Tanggal, bulan dan tahun; (7) Alamat aksi.
b)
c)
Isi surat terdiri dari
(1) (2) (3)
:
Pendahuluan;
Uraian/maksud; Kalimat penutuP.
Penutup terdiri dari : (1) Nama jabatan (huruf kaPital); (2) Tanda tangan; (3) Nama pejabat penandatangan (huruf kapital); (4) Stempel dinas; (5) Penunjukan tembusan, jika dianggap perlu; (6) Huruf inisial penanggungjarvab konsep' pelaksana
tik, nama file.
Contoh WSI shel
d)
e)
: :
:
WSlishell .. . .. '. (nama file) Inisial penanggungjawab konsep; Inisial Pelaksana tik'
Format Pengetikan : (1) Penyediaan spasi kosong ( 4 spasi ); (2) Page setuP Format : 1,5" (3,80 crn) (a) Margin Top (2,30 cm) 0,9" (b) Margin Bottom 0.9" (2"30 cm) (c) Margin Left 0,9" (2,30 crn) Right Margin (d) (3) Apabila terdapat penjabaran pokok permasalahan dalam isi surat dapat diberi nomor urut misal '. 1.,2., a', b., dst.; (4) Nama penandatangan surat tidak mernakai garis bawah'
Nota Dinas Tatacarapenulisan, terdiri dari : a) Kepala surat terdiri dari : (l) Kop Nota Dinas: (2) Nornor surat;
(3) (4) (5) (6)
Perihal;
Klasifikasi (terbatas, rahasia), jika Tanggal, bulan dan tahun;
Alamat aksi.
ada;
b)
c)
Isi surat terdiri dari
(1) (2) (3)
:
Pendahuluan;
Uraian/maksud; Kalimat penlrtup.
Penutup terdiri dari : (1) Nama jabatan (huruf kaPital): (2) Tanda tangan; (3) Nama pejabat penandatangan (hurufkapital); (4) Penunjukan tembusan, jika dianggap perlu; (5) Huruf inisial penanggungiawab konsep, pelaksana
tik. nama file. Contoh
wst shel 10)
: : :
WSVshell... .... (nama file) Inisial penanggungiawab konseP; Inisial pelaksana tik.
Lembar Disposisi Tata carapenulisan, terdiri dari : a) Blanko disposisi nkuran '/z folio; b) Tulisan "kepada Yth dan alamat aksi": c) Isi disposisi/catatan: d) Tempat, tanggal, bulan dan tahun; e) Jabatan; Nama dan tanda tangan pejabat pernbuat disposisi' t)
11)
Surat Perj anjian/Kontrak a) Kepala surat terdiri dari : (1) Nomor kontrak: (2) Hari, tanggal, bulan dan tahun kontrak ditandatangani:
(3)
b)
Narna, jabatan dan alamat yang menandatangani kontrak.
Isi Perjanjian/Kontrak
:
Sesuai dengan petmasalahan yang diperjanjikan ata,u dikontrakkan yang mengikat dan merupakan kesePakatan kedua belah Pihak.
c)
Penutup terdiri dari
) (2) (3) (4) (5) (6)
(I
d)
:
Pihak-pihak yang menandatangani kontrak; Narna jabatan; Tandatangan; Nama pejabat penandatangan (huruf kapital); Stempel dinas; Huruf inisial penanggungjawab konsep, pelaksana tik. nama file. Contoh : WSlishell ....... (narna frle) : Inisial penanggungjawab konsep; WSf : lnisial Pelaksana tik. shel
Format Surat Perjanjian disesuaikan dengan keperluan dan diatur oleh unit kerja terkait.
t2)
Risalah RaPat Tata cara penulisan, terdiri dari : a) Kepala Risalah rapat terdiri dari : (1) Judul Risalah; (2) Hari. tanggal, jam dan tempat rapat;
(3) (4) (5)
Pokokbahasan: PimPinan RaPat; Peserta rapat.
b)
Isi risalah rapal terdiri dari : Hasil pembahasan, kesimpulan, keputusan rapat'
c)
Penutup terdiri dari : (1) Nama (huruf kapital) dan tanda tangan Notulis;
(2)Nama(hunrfkapital)dantandatanganPimpinanrapat.
13)
Laporan Tata cara penulisan, terdiri dari a) Judul LaPoran:
:
b)
Pendahuluan/ulnurl, rneliputi (l) Latar belakang; (2) Maksud dan tujuan; (3) Waktu Pelaksanaan; (4) Sistematika laPoran.
c)
Isi Laporan, tnemuat unsur antara lain (1) Data dan faktor aktual; (2) Analisis; (3) Unsur alternatif Pemecahan'
d)
Penutup, rrernuat unsur antara lain : (1) KesimPulan dan saran; (2) TemPat, tanggal, bulan dan tahun;
:
:
(3)Penanggtrngiawablaporan(tandatangandannalla penandatangan ditulis dengan huruf kapital dan digaris bawahi).
t4)
f.lndangan a) KePala surat terdiri dari : (l) KoP surat dinas aPabila undangan untuk instansi diluar PerusahaarVorgani
s
asi ;
(2) Kop nota dinas apabila (3) (4) (5) (6) (7)
organisasi: Nomor surat; Lampiran, jika ada; Perihal undangan; Tanggal, bulan dan tahun: Alamat aksi.
undangan untuk intern
b)
Isi undangan terdiri dari : (t) Maksud dan tujuan undangan; (:2) Hari, tanggal, bulan dan tahun; (3) Waktu (am undangan); (4) Tempat: iti t'impinan rapat fiika undangan adalah undangan rapat); (6) Acara.
c)
Penutup terdiri dari : Nama jabatan (huruf kapital); Tanda tangan: Nama penandatangan (huruf kapital);
(1) (2) (3) ioi
(5) iOl
Sternpel dinas (untuk undangan intem tidak perlu di stemPel); Tembusan; Huruf inisial penanggungiawab konsep. pelaksana tik, narna file.
: : :
Contoh WSI shel
WSI/shel/"""' (narnafile)
Inisial penanggungiawab konsep; Inisial Pelaksana tik'
Catatan:
Ipu6i-lu-""dangan adalah undangan menghadiri suatu resepsi atau acara khusus, maka disudut kiri bawah diberi catatan : (1) Pakaian yang dikenakan; (2) Pencantumur, "RSVP" diseftai nomor telepon unit/nama staf yang ditunjuk, untuk kontlrmasi. 1s)
Surat Pengantar Tata cara penulisan, terdiri dari a) Kepala surat terdiri dari
(1) {2) (3)
b)
:
KoP surat dinas; Ternpat kedudukan, tanggal, bulan dan tahun; Alamat aksi.
Isi surat terdiri dari (1) Nomor urut;
(2) (3)
:
:
Uraian: Jurnlah;
(4)Keteranganyangdisarnpaikanbersamasuratpengantar.
c)
PenutuP terdiri dari : Nama jabatan (huruf kaPital); Nama penandatangan (huruf kapital); Tanggal, tanda tangan, nama jelas penerima'
(1) (2) (3)
16)
Surat Keterangan Tatacarapenulisan, terdiri dari a) Kepala surat terdiri dari (l) Kop surat dinas;
(2) (3)
17)
Isi surat keterangan.
c)
PenutuP
:
Ternpatketerangandikeluarkan: Tanggal, bulan, dan tahun dikeluarkan: Nama jabatan (huruf kaPital): Tanda tangan; Nama pejabat penanda tangan (huruf kapital); Sternpel dinas.
Piagam a) Kepala surat terdiri dari : (1) Kop surat dinas/kertas khusus; (2) Nama jabatan Pemberi Piagam; (3) Narra/jabatan/badanyang diberipenghargaan'
b)
Alasan diberikan Piagam;
c)
Penutup: (1) Tetnpat, tanggal, bulan dan tahun dikeluarkan; (2) Nama jabatan (huruf kaPital);
(3) (4) (5)
18)
:
Nama, jabatan pemberi keterangau; Nama, jabatan, instansi yang diberi keterarrgan'
b)
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
:
Tanda tangan; Nama pejabat penanda tangan (huruf kapital); Stempel dinas.
Sertifikat
a)
Kepala surat terdiri dari : (1) Kop surat dinaslkertas khusus; (2) Nama jabatan pemberi sertiflkat: (3) Nama/jabatan/lembagayang diberikanSertifikat'
b)
Alasan diberikan Sertifikat;
c)
Penutup: Tempat, tanggal. bulan dan tahun dikeluarkan; Nama jabatan (huruf kaPital);
(1) (2) (3) (4) (5)
Tanda tangan;
Nama pejabat penanda tangan (huruf kapital); Stempel dinas.
19)
Berita Acara
a)
KePala surat terdiri dari : (1) Judul beritaacara.l
(2)Hari,tanggal.bulandantahunkontrakditandatangani'
b)
Isi berita acara : Berisi ha1-ha1 yang perlLr dinyatakan melalui berita acara yang dibuat sesuai keadaan sebenarnya pada waktu ditandatanganinya berita acara.
c)
PenutuP terdiri dari
(1)Pihak-pihakyangmenandatanganikontrak(pembuat berita acara" pihak terkait dan pejabat yang
(2) (3) (4) (5) (6) tik.
20)
:
mengetahui/rnen1 Nama jabatan;
et uj
ui berita acara):
Tandatangan; Nama penandatangan (huruf kapital): StemPel dinas; Huruf inisial penanggungjawab konsep, pelaksana nama file.
Contoh Wil shel
: : :
WSIisheU....'..(narnafile) Inisial penanggungiawab konsep; Inisial Pelaksana tik.
Lembar Lampiran Tulisan Dinas a) KePala surat terdiri dari : (1) Tulisan di sebelah kanan atas : Larnpiran Surat Direktur Utama
Tanggal (2)
:
Judul Lampiran jika ada, dan jikaiumlah halaman lebih dari satu diberikan nomor halaman:
b)
Isi lzunpiran
c)
Penutup:
:
Berisi hal-hal yang menjadi bahan lampiran tulisan
dinas sebelumnya; halaman induknya atau merupakan lanjutan dari
1)
Apabila lampiran adalah lanjutan dari
2)
Apabila lampiran memiliki judul, maka penutup
halaman sebelumnl'a, rnaka penutup mengikuti ketentuan penutup tulisan dinas Yang bersangkutan:
berisikan
(a) (b) (c)
:
TemPat, tanggal, bulan, tahun; Nama jabatan (huruf kaPital); Tanda tangan:
(d) (e)
(0
2l)
Nama pejabat penanda tangan (huruf kapital); Stempel dinas; Huruf inisial penanggungjawab konsep, pelaksana tik, narna file. Contoh : WSI/shel I ....... (nama file) Inisial penanggungj awab konseP ; WSI Inisial pelaksana tik, shel
Tanda Terima Tata cara Penulisan, terdiri dari KePala surat terdiri dari a) (1) Kop surat dinas; tZl Tempat keduclukan. tanggal, bulan dan tahun; (3) Alamat aksi.
b)
c) 22)
3.
lsi surat terdiri dari
(1) (2) (3) (4)
:
Nomor urut; Uraian: Jumlah; Keteranganyangditandaterimakan'
PenutuP terdiri dari : Nama dan Jabatan yang menyerahkan; Tanggal, tanda tangan dan nama jelas penerirna'
(1) (2)
Tulisan Dinas Khusus Tata cara penulisan tidak distandarkan karena dapat mengikuti kondisi ,-ang dikandung dalam tulisan dinas'
Cara Penggunaan Nomenklatur Jabatan a. Nomenklatur Jabatan dalam Bahasa Indonesia; Nomenklatur Jabatan dalam Bahasa Indonesia digunakan dalam surat menYurat yang bersifat formal dan ditujukan kepada Instansi Pemerintah dan LembagaLernbaga Negara lainnYa;
b.
Nomenklatur Jatratan dalam Bahasa Inggris' Nomenklatu Jabatan dalam Bahasa lnggris digunakan dalam surat menyurat fbrmal internal Perusahaan, surat clalam bahasa Inggris dan surat-surat bisnis yang ditujukan kepada Mitra Usaha dan Instansi Swasta lairurya.
Cara Penggunaan Amplop Surat Dinas a. AmploP Surat Formal amplop Surat Fonnal dipergunakan dalam pengiriman surat yang bersif-at formal-yang ditujukan kepada Instansi Pemerintah dan Lembaga-Lernbaga Negara lainnYa;
b.
AmPloP Surat Bisnis empfop Surat Bisnis dipergunakan dalarn pengiriman surat-surat bisnis yang ditujukan kepada Mitra usaha dan Instansi Swasta lainnya.
Desain dan warna Amplop Surat Bisnis disesuaikan dengan kebutuhan' ST di dirancang oleh unit terk;it dan diadakan secara fungsional oleh Unit Kantor Pusat.
Cara Menyusun dan Mengetik Tulisan Dinas a. Keientuan Menyusun dan Mengetik Tulisan Dinas penyusunan dan"perrgetikan Tuliian Dinas harus rnengikuti ketentuan sebagai berikut: 1) Penggunaan Bahasa Dalam Tulisan Dinas
a)MenggunakanBahasalndonesiayangbaik.danbenar, sebagaimana yang ditentukan dalam Ejaan Yang
b)
Disempurnakan (EYD); pengungkapan materi jelas, lugas, tuntas dan tidak bertele-tele;
c)Sedapatmungkinpenggunaanistilahasinghendakn-va
dihindarkan dan pergunakan istilah yang telah baku dalarn Bahasa Indonesia;
d)
Tulisan Dinas yang ditujukan kepada : (1) Perwakilan Negara Asing atau organisasi International yang berkedudukan di Indonesia harus mempergunakan bahasa Indonesia;
(2)
Negara Asing atau Organisasi Internasional ,vang berkedudukan di luar negeri mempergunakan hahasa yang diakui secara Internasional'
2)
Pemakaian Tanda Titik, Titik Dua dan Titik Koma a) Tanda titik (.) digunakan sebagai tanda bahrva kalimat telah berakhir atau selesai, ataupun digunakan menutup angka yang digunakan sebagai nomor urut isi surat: peiifrd surat, walaupun merupakan kalimat tidak perlu diakhiri b) atau ditutup dengan tanda titik; c) Tanda titik dua (:) dipakai untuk rnenggambarkan/memperhatikan permulaan dari suatu daftar atau perumpamaan. seperti "Lampiran :" atau "Misal :"; d) Cara menuliskan atau menempatkan tanda titik adalah dituliskan setelah huruf terakhir dari kalimat tanpa spasi, misal : ....... ke kantor.; e) Tanda titik koma (;) digunakan sebagai tanda penutup kalimatkalimat pada setiap Subpasal Tulisan Dinas dan tanda penutup pada alarnat tembusan yang penempatannya setelah huruf terakhir tanpa sPasi"
3)
Pemakaian Huruf dan Warna Tulisan a) Jenis huruf bukan huruf miring atau huruf tulis tapi huruf yang tegas/tegak;
b) c)
uk,ra., h.,ruf menggunakan ukuran yang dapat Tulisan berwarna hitam'
terbaca jelas;
1)
Pemakaian Huruf Besar a) Dalam kelompok tanda tangan. seluruhnya dengan huruf besar: b) Dalam membuat kepala/judul karangan, referensi, larnpiran; c) padi huruf pertama dari kata-kata yang penting, misal "Panitia Hari Besar Nasional": pada huruf perrama dari kata-kata suatu Kepala Pasal dan Kepala d) Sub Pasal:
e)
untuk rnenunjukan singkatan, atau akronim misal DATIN, POLRI. IUPR, DPR dan sebagainYa.
5)
Pemakaian Garis Bawah a) Pada kata-kata yang perlu mendapat penekanan; b) Pada tulisan "Tetnbusan" dalam tulisan dinas'
6)
Nomor Halaman a) Tulisan dinas yang terdiri lebih dari satu halarnan, rnulai dari halaman kedua dan seterusnya harus diberi nomor halaman, sedangkan halaman pertama tidak perlu diberi flomor halaman; b) Bila tulisan dinas yang mempunyai beberapa lernbar lampiran, nomor halaman lampiran harus terpisah dari nomor halaman tulisan dinas induk: c) Semua jenis tulisan dinas yang mempunyai halaman lebih dari satu, maka tiap lembal kecuali lembar yang ditanda-tangani harus di Paraf; d) Nomor halaman ditulis di tengah atas.
7)
Kata Penyamtrung (footnote) a) Tulisan dinis yang terdiri lebih dari satu halaman, tiga kait dari baris terakhir teks pada akhir halaman sebelah kanan harus diberi penghubung kata pertama halaman selanjutnya,
Contoh:
b)
Tulisan dinas bentuk makalah yang terdiri dari lebih 5 halaman tidak diperlukan kata penyambung kecuali apabila dibutuhkan.
Pengetikan Tulisan Dinas 1) - Kepala tengah Diketik dengan huruf kapital, di tengah ruang dan untuk pernberian nomor diletakkan dibawah kepala tengah;
2) -
Kepala samping
Diketik dari sebelah kiri dan setiap awal kata dipergunakan huruf kapital;
3) '
Kepala pasal Diketik pada baris yang sama dengan nomor pasal, huruf kapital dipakai setiap awal kata;
4)
Kepala sub pasal Diketik pada baris yang sama dengan nomor sub pasal, huruf kapital dipakai untuk permulaan kata-kata yang penting dan diberi penekanan ,vang dapat membedakan dengan huruf yang lain.
Pengetikan tulisan dinas untuk kepala tengah, kepala samping, kepala pasal dan kepala sub pasal dapat "ditebatkan" dan semua pengetikan judul tersebut tanpa diakhiri tanda titik.
Pengetikan Nomor Pasal l) Dipergunakan angka dan tanda titik. Contoh :1. ,2.,3. dan seterusnya;
2)
Sutrpasal Dipergunakan huruf kecil dan tanda titik. Contoh : a. , b. , c. dan seterusnYa;
3)
Sub- subpasal Dipergunakan angka diikuti kurung tutup dan tanpa tanda titik, Contoh :1)" 2), 3) dan seterusnya;
4)
Sutt-sub-subpasal Dipergunakan huruf kecil diikuti kurung tutup dan tanpa tanda titik. Contoh : a), b), c) dan seterusnYa;
5)
Sutr-sub-sub-subpasal Dipergunakan angka dalarn kurung dan tanpa tanda titik. Contoh : (1) . (2) , (3) dan seterusnya:
6)
Sub-sutr-sutr-sub-subpasal Dipergunakan huruf kecil dalarn kurung dan tanpa tanda titik, Contoh : (a) , (b) . (c) dan seterusnya:
7)
Sub-sub-sutr-sub-sub-subpasal Dipergunakan angka romawi kecil dalam kurung dan tanpa tanda titik, Contoh : (i) , (ii) , (iii) , (iv) dan seterusn-Ya.
Penggunaan Spasi Horizontal fer[[unaan spasi horizontal pada tulisan dinas dengan menggunakan rnedia komputer, diatur sebagai berikut : 1) Pasal Nornor angka pasal diletakan pada ruang tepi sebelah kiri dan diakhiri dengan tanda
titik.
Huruf pertama teks dirnulai pada 0,5" (0,5 inchi), diar.vali dengan huruf besar, huruf pertalna baris kedua diletakkan sejajar dibar,vah humf pertama teks baris atasnya, huruf terakhir diakhiri dengan titik korna;
2)
Subpasal Nomor huruf subpasal diletakkan sejajar dibawah huruf pertama teks dengan tanda titik' pada -Hurufsubpasal dan ditutup pel'tama teks dimulai dari 1"" diarn'ali dengan huruf besar, huruf p"rtu*u baris kedua diletaklian sejajar dibawah huruf pertama teks baris itutryu" huruf terakhir diakhiri dengan titik korna:
3)
Sub-subPasal Nomor angka sub-subpasal diletakkan sejajar di baw'ah huruf pertama teks pada sub-subpasal dan di akhiri dengan kurung tutup' Hurulpertamu t"k, dimulai dari 1,5". diawali dengan huruf besar, huruf pertama baris kedua diletakkan sejajar dibawah huruf pertamateks baris itutnyu, huruf terakhir diakhiri dengan titik koma;
4)
Sub-sub-subPasal Nomor huruf sub-sub-subpasal
sejajar di bawah huruf pertama teks pada sub-subpasal dan diakhiri dengan kurung tutup' Huruf pertama teks dimulai dari 2", diawali dengan huruf besar, huruf p..tu*u baris kedua diletakkan sejajar dibawah huruf pertama teks baris ututttyu, huruf terakhir diakhiri dengan titik koma: dan untuk Sub-sub berikutnya rnemakai atufan yang sama.
di letakkan
Penggunaan Spasi Vertikal 1) Satu Spasi a) Antara baris yang satu dengan baris yang lairulya ada Kelompok Alarnat Aksi; b) Antara Kepala Tengah dan Kepala Tengah lainnya; c) Antara Kepala Tengah dan Garis batas Tengah Teks; d) Antara Gaiis Batas Kelompok Penetapan (pada Keputusan/Surat Keputusan) dengan Nama Pej abat Penandatangan' e) Jarak antar "Kepada" dengan Alamat Aksi:
2)
Dua Spasi a) Antara "Perihal" dengan "Kepada"
b) c) d) e) fl
Antara Kepala Samping dengan Teks berikutnya; Antara Kelompok Pasal dengan Pasal berikutnya: Antara Pasal dengan SubPasal; Antara Subpasal dengan Sub-subPasal: Antara Sub-subpasal dengan Sub-sub-subpasal dan seterusnya;
h)
Penandatangan (Pada Nota Dinas); Antara baris terakhir dengan kata penyambung (footnote).
g)AntalaTernpatdanTanggaldenganNamaPejabat
3)
Tiga Spasi
a) b) c) d) e) f)
Antara Antara Antara Antara Antara Antara
Nomor halaman dan tepi kertas; Nama Instansi dan tepi atas kertas; Nomor halaman dan teks di bau'ahnya; Baris terakhir dengan Kepala samping: Baris terakhir dengan Kepala tengah baru; kata penyarnbung (footnote) dan tepi barvah kertas:
4) 6.
Empat Spasi Antara batas akhir alamat aksi dengan isi surat.
Kewenangan Penandatanganan Tulisan Dinas a. Penandatanganan Pada dasarnya yang berhak menandatangani Tulisan Dinas yang keluar dari Perusahaan adalah Direksi untuk Kantor Pusat dan General Manager untuk Kantor Cabang. Untuk kelancaran pelaksanaan tugas, wewenang penandatanganan dapat didelegasikan kepada : 1) Pejabat satu tingkat di bawah Direksi untuk Kantor Pusat; 2) Pejabat satu tingkat di bawah General Manager/Distrik Manager.
b.
Kewenangan Penandatanganan Kewenangan penandatanganan surat keluar dimaksud, dengan ketentuan sebagai berikut : 1) Bukan merupakan suatu kebiiaksanaan pokok yang rnenjadi u'ewenang Direksi atau General Manager/Distrik Manager; 2) Merupakan surat rutin yang memang meniadi tugas dan tanggung jawab Pejabat yang bersangkutan; 3) Tidak menimbulkan konsekwensi hukurn maupun keuangan yang merugikan Perusahaan; 4) Ditujukan kepada Pejabat Instansi/Lernbaga Pemerintah yang mempunyai jabatan yang setara atau lebih rendah dari penandatangan
5) 6) c.
surat: Ker,venangan penandatanganan Tulisan Dinas dalam ketentuan ini, berlaku pula untuk Tulisan Dinas rahasia; Kewenangan penandatanganan tulisan dinas sesuai dengan kervenangan masing-masing Pej abat.
Pemberian Paraf Tulisan dinas ,vang karena prosesnya dilaksanakan oleh Pejabat yang bertanggungfawab, rnaka Pe-iabat tersebut harus rnemberikan paraf, diatur sebagai berikut : 1) Paraf dibubuhkan disebelah kiri dan sejajar nama jabatan Peiabat penandatangan;
2)
Naskah tulisan dinas yang dibubuhi paraf tidak kerja dan berfungsi sebagai arsip.
dikirirn
keluar unit
Penomoran Tulisan Dinas, kecuali Peraturan dan Keputusan a. Penomoran Surat Dinas dan Nota Dinas Penomoran surat dinas : I) Surat dinas yang telah ditandatangani, penomoran dilakukan secara sentralisasi pada unit Tata Usaha.
Contoh: uND.22. 02/00/LPPN Prl 03 I 201 3 I 0 Jenis Tulisan Dinas T]ND Kode Klasifikasi Masalah (pengadaan) 22.02.1 Kode Lokasi/Unit 00 Bulan Berjalan 03 Kode Perusahaan LPPNPI Tahun berjalan (thn. 20 I 3) 2013 Nomor Urut Dosir 01 1
2)
Penomoran Nota Dinas : Nota dinas yang telah ditandatangani, penolroran dilakukan oleh unit yang bersangkutan.
Contoh: DU.0001/0012013 Kode Jabatan DU Nomor Urut 0001 Kode Lokasi 00 Tahun berialan (thn. 2013) 2013 3)
Penomoran Tulisan Dinas lainnYa penomoran Tulisan Dinas yang bukan Surat Dinas,Nota Dinas mempergunakan singkatan pada awal penomoran sebagai
berikut
a) b) c) d) e) t) g) h) i) j) k) 1) m)
:
PER KEP
Peraturan Direksi
Keputusan Direksi Petunjuk Pelaksanaan Instruksi Surat Perintah Edaran Pengumuman Perjanjian/Kontrak Laporan Undangan Surat Keterangan
Setifikat/Piagam Berita Acara
JUK INS SPR
EDR PEN PJJ
:
LAP UND KET STIIPGM BAC
Pemberian Tanggal Tulisan Dinas 1) Tulisan dinas yang telah ditandatangani dan diberi nolnor, harus diberi tanggal surat; 2) Pembubuhan tanggal surat dan nomol surat dilakukan setelah surat ditandatangani. c.
Pencatatan/Komputerisasi Penomoran Tulisan Dinas Keluar Pencatatan/Registrasi Tulisan Dinas keluar ditulis secara lengkap baik manual maupun di dalam komputer yang terdiri dari :
1) 2) 3) 4) 5) 6)
Kode Klasifikasi Masalah; Kode Lokasi; Kode Perusahaan Bulan Berjalan; Tahun Berjalan; Nomor Urut Registrasi (dosir). Contoh: 1 0.04.03100/LPPNPy0 t 12013 I r0 Klasifikasi Masalah 10.04.03 Kode Lokasi 00 Kode Perusahaan LPPNPI Bulan Berjalan 01 Tahun Be{ alan 2013 Nomor Urut Registrasi (dosir) l0
Kode Unit dan Kode Lokasi serta Kode Klasifikasi Masalah terdapat pada Buku Kode Unit/Lokasi dan Kode Klasifikasi Masalah' Penggunaan Stempel Dinas a. Stempel dinas terdiri dari : 1) Stempel Dinas Dewan Pengawas Digunakan untuk pengesahan tulisan dinas yang ditandatangani Ketua Der,van Pengalvas atau Dewan Pengau'as;
2) 3)
Stempel Dinas Direksi Digunakan untuk pengesahan tulisan dinas yang ditandatangani Direksi; Sternpel Dinas Kantor Pusat
a) b)
4)
Digunakan untuk tulisan dinas di lingkungan Kantor Pusat yang ditandatangani bukan oleh Direksi; Digunakan untuk pengesahan f-aktur pajak di Kantor cabang.
Sternpel Dinas Kantor Cabang
Digunakan untuk tulisan dinas
di lingkungan Kantor Cabang yang
ditandatangani oleh General Manager atau pejabat Kantor Cabang Yang berwenang lainnYa;
b.
Penanggungiaw'ab StemPel Dinas 1) Stempel Dinas Dewan Pengawas oleh Sekretaris Dervan Pengawas; 2) Stempel Dinas Direksi dan Kantor Pusat oleh Pejabat yang bertanggungjawab di Unit Adrninistration : 3) Stempel Dinas General Manager oleh Pejabat yang bertanggungiau'ab di bidang Tata Usaha Kantor Cabang.
c.
Penggunaan Tinta StemPel fintalang dipergunakan untuk stempel dinas adalah tinta berwama biru atau ungu;
d.
Bentuk Stempel Dinas Pengawaso Direksi dan Kantor Pusat Perum Lembaga Penyelenggara Pelayanan Navigasi Penerbangan Indonesia (LPPNPI)
1) 2) 3) 4)
sesuai sesuai sesuai sesuai
Bentuk Ukuran Tulisan Logo Perum LPPNPI
ketentuan ketentuan ketentuan ketentuan
yang yang yang yang
berlaku; berlaku; berlaku; berlaku'
Bentuk Stempel Dinas Kantor Cabang /Kantor Distrik Lembaga penyelenggara Pelayanan Navigasi Penerbangan Indonesia (LPPNPI) : sesuai ketentuan yang berlakul 1) Bentuk sesuai ketentuan yang berlaku; : sesuai ketentuan yang berlaku; 3) Tulisan 4) Logo Perum LPPNPI : sesuai ketentuan yang berlaku'
2)
9.
Ukuran
:
Unsur Tulisan Dinas a. Kertas Surat
1)
Kertas surat adalah kertas HVS 80 graln wama putih, ukuran A-4 dan dicetak dalam 2 (rnacarn), Yaitu : a) Untuk seluruh jenis Tulisan Dinas (kecuali tulisan dinas khusus dan Nota Dinas) menggunakan Kertas Surat Perusahaan : Berlogo, nafila Perusahaan, lokasi organisasi, alamat, telepon, facsimile. rvebsite Perusahaan dan bergaris di bawah logo dan alamat (digunakan bersifat eksternal).
b)
2)
Jenis Tulisan Dinas yang tidak memakai kertas surat berlogo tetapi menggunakan kertas putih atatl kefias khusus: a) LamPiran Tulisan Dinas; b) Perjanjian/Kontrakdansejenisnya;
c) d) e) 0
b.
Untuk jenis Tulisan Dinas Nota Dinas menggunakan kefias : (1) berlogo (bagian kiri atas) dan Alarnat Perusahaan (bagian kanan atas) tercetak hitarn putih pada Kertas Surat; (2) Tidak bergaris di bawah logo dan alamat (digunakan bersifat internal).
Piagarn;
Sertifikat: Lernbar DisPosisi; Forrnulir-Formulir.
Tulisan Dinas Asli yaitu lembaran Tulisan Dinas hasil keluaran mesin printer komputer dan atau foto copy yang di tandatangani asli oleh Pejabat yang berwenang dan dibubuhi Sterapel Dinas;
c.
Tindasan/Tembusan yaitu Tulisan Dinas hasil keluaran mesin printer komputer/fbto copy yang telah ditandatangani dan atau dibubuhi Sternpel Dinas:
d.
Salinan
yaitu Tulisan Dinas yang disalin dari tulisan dinas aslinya dan disahlian dengan tandatangan pejabat yang diberi weq'enang menyalin tulisan dinas asli;
e.
Kutipan/Petikan yaitu lembaran yang merupakan salinan tetapi tidak mengutip seluruh isi. melainkan mengutip bagian yang penting dari Tulisan Dinas aslinya, yang ditandatangani oleh pejabat yang diberi we\ renang rnengutip Tulisan Dinas asli:
f.
Lampiran yaitu bagian dari suatu Tulisan Dinas yang tidak terpisahkan dari tulisan dinas induknya dan merupakan pelengkap, dan harus ditandatangani sama seperti tulisan dinasnYa;
g.
Penanganan Tindasan 1) pada tindasan tidak perlu dicantumkan "Arsip" atau "Pertinggal" karena unit Tata usaha wajib rnenyimpan tindasannya sebagai arsip; 2) Tindasan hanya diberikan apabila Tulisan Dinas berlaku dalam intern Perusahaan;
3) 4) 5) 6)
Tindasan dicantumkan hanya apabila sangat diperlukan oleh unit yang diberi tindasan; Apabila yang diberi tindasan lebih dari satu alamat, diberi notnor urut rnenurut struktural; pejabat yang diberi tindasan, tidak dapat mengambil keputusan atas masalah yang dikandung tulisan dinas yang bersangkutan; Untuk Tulisan Dinas Nota Dinas, tindasan tidak boleh diberikan kepada Pejabat di luar unit kerjalorganisasinya'
10.
Penggunaan Lambang dan Logo a. penggunaan Latbang dipakai untuk larnbang Perusahaan pada Panji, Plaquette dan Cincin; b. penggunaan Logo dipakai untuk keperluan Adrninistrasi umutn, Pakaian dinas dan Keperluan lain'
11.
Konsep Tulisan Dinas a. Tulisan Dinas yang dikeluarkan dan ditandatangani oleh Direktur Utama dapat dikonsepkan oleh : 1) Direktur Utarna: 2) Direktur yang membidangi masalah; 3) Pejabat langsung di bawah Direktur Utama; 4) Pejabat di bawah Direksi yang membidangi; 5) General Manager:
b.
Tulisan Dinas yang dikeluarkan dan ditandatangani oleh Direktur" dapat di konsepkan oleh : 1) Direktur Yang bersangkutan; 2) Pejabat setingkat dibawahnya yang membidangi masalah; 3)GeneralManagerataupejabatSatutingkatdibawahnya;
c.
dapat Tulisan Dinas,vang dikeluarkan dan ditandatangani oleh General Manager dikonsepkan oleh : 1) General Manager; 2) pejabat satu iingkat dibawah General Manager yang membidangi masalah.
d.
Konsep/Tulisan Dinas yang telah disetujui harus di paraf oleh egjlUll pembuat konsep dengan membubuhkan inisial pengonsep/pengetik dipojok kiri baw'ah surat:
e.
Tulisan Dinas yang keluar dari Perusahaan harus sudah melalui : 1) proses lor"t ri rnateri dari unit kerja terkait dituangkan dalam draft baju
2) 3) 4) 5) 6) 12.
surat; Proses legalitas hukum; proses koreksi redaksional/pengetikan dari Unit Tata Usahal Kelengkapan lampiran (kalau ada); Penomoran dan stemPel dinas: Amplop dengan alamat lengkap dan tanda terima'
Penanganan Tulisan Dinas Rahasia a. Tingkat Kerahasiaan dan Kriteria Rahasia 1) Sangat Rahasia, yaitu Tulisan Dinas yang tidak boleh dibaca atau dikulsai oleh yang-tidak berhak dan apabila disiarkan secara tidak sah dapat berakibat rnernbahayakan keamanan negala. misalnya : a) Keamanan dan keselamatan negara; b) Pengamanan jasa perhubungan dari sabotase, subversit, pembaj akan cl an bentuk-brntuk penyalah g unaan I ainnya'
Z)
Rahasia, yaitu Tulisan Dinas yang tidak boleh dibaca atau diketahui oleh orang lain selain alamat aksi, misalnya : a) Keamanan dan keselamatan Perusahaan; b) Pengamanan jasa perhubungan dari sabotase, teroris, subversif, pernbaj akan dan bentuk-bentuk ekstrem lainnya; Hasil pemeriksaan dan tindak lanjutnya; c) Penyidikan dan pengusutan perkara: d) Hasil penelitian i'ang patut dirahasiakan, e) Usul kenaikan pangkat, promosi, rotasi, mutasi jabatan; 0 Teguran dan hukuman; s) Soal-soal ujian dinas; h)
i)
Proses pengadaan barang:
i)
Hasil pemeriksaan medical check-up; Hal-hal lain yang dianggap Rahasia.
k)
-1)
Terbatas, yaitu Tulisan Dinas yang boleh dibaca selain alamat aksi, boleh terbatas dibaca oleh Pejabat yang berwenang,
misalnya:
a) b) c) d)
Risalah Rapat Direksi, Rapat Staf; Pernbahasan Dew'an Pengar'l'as; KegiatantugasPanpel pernborongan/pengadaan; Hal-hai lain yang dianggap terbatas'
b.
Pembuatan Tulisan Dinas Rahasia atatl 1) Dilakukan langsung oleh pejabat yang berrvenang menandatangani petugas khusu"s yaig Aitunluk secara tertulis menangani tulisan {].lut Rahasia dan dilakukan dalam ruangan tertutup atau tidak dapat dilihat oleh orang Yang tidak berwenang;
2)
Konsep dan atau duplikat yang berlebihan harus dimusnahkan dan arsip pada komputer harus disimpan dalam disket di tempat khusus dan aman oleh petugas Yang ditunjuk'
Pengiriman Tulisan Dinas Rahasia 1) Surat Dinas Sangat Rahasia diberi arnplop rangkap 3 (tiga) sebagai berikut : Surat dimasukan dalam amplop pertama yang telah diberi label a) "SANGAT RAHASIA" di sebelah kanan atas dan nomor surat di sebelah kiri atas; Arnplop pertama dimasukan dalam amplop kedua dengan diberi b) label "RAHASIA" di sebelah kanan atas; Arnplop kedua dimasukan dalam amplop ketiga tanpa diberi c) label rahasia dan nomor sllrat.
2)
Surat Dinas Rahasia cliberi amplop rangkap 2 (dua) sebagai berikut
a) b)
3) d.
:
Surat dimasukan dalam arnplop pertama yang telah diberi label ,.RAHASIA" di sebelah kanan atas dan nolnor surat di sebelah kiri atas: Amplop pertama dimasukan dalam amplop kedua tanpa diberi label rahasia dan nomor surat.
pengirirnan Surat Rahasia dilakukan oleh Caraka Perusahaan dan tidak diperbolehkan melalui pos, facsirnile atau jaringan internet'
dan Peminjaman Tulisan Dinas Rahasia Penyirnpanan " Berkas Surat Dinas Rahasia yang telah selesai diproses, dikembalikan 1) ke Tata Usaha untuk disimPan;
2)
Pelrinjaman Tulisan Dinas Rahasia yang disimpan ditempat
3)
Unit keria yang meminjam Tulisan Dinas Rahasia harus bertanggturg
penyimpanan harus diajukan secara terlulis oleh Peiabat peminjarn;
jawab atas kerahasiaan dan keselamatan berkas tersebut'
Pengamanan dan Pengawasan Tulisan Dinas Rahasia Kepala Unit penanggungjawab Tulisan Dinas Rahasia secara tertulis 1) ' nlenunjuk peiugur yung bertanggung jawab meuangani surat dinas rahasia;
2)
Apabila petugas khusus yang ditunjuk lalai dan tidak menjalankan tata cata p"rg,rrrru, Tulisan Dinas Rahasia sesuai ketentuan dalarn keputusan ini dapat dikenakan hukuman sesuai dengan peraturan yang berlaku;
3)
Karyawan yang sengaja melawan hukum merniliki dan membuka suatu Tulisan Dinas nut uilu yang menurut jabatan atau pekerjaannya hanya diwajibkan menyimpan, dapat dikenakan hukuman sesuai dengan Peraturan Yang berlaku;
4)
penanganan surat dinas ini berlaku juga untuk dokumen dinas lainnya
yang*berbentukgambar,peta,filrn.rekaman,chipsdanbahan keterangan lain yang diklasifi kasikan rahasia'
Penanganan Tulisan Dinas Media Elektronik tulisan-dinas yang disampaikan atau diproses melalui media elektronik, diatur sebagai
berikut:
a.
Facsimile 1) Tulisan dinas yang diterima melalui facsimile, dalam rangka kecepatan
penanganandapatdiprosessebagaimanamestinyadengantetap memperhatikan kebutuhan Tulisan Dinas aslinya;
2)
Tulisan dinas yang karena untuk percepatan proses ke alarnat aksi dapat dikirim melalui facsimile, dan selanjutnya Tulisan Dinas asli tetap dikirim rnelalui Caraka atau Pos;
3)
Untuk jenis Tulisan Dinas yang tidak memerlukan pengesahan tanda tangan pejabat yang berr,venang, dapat dikirim atau diterirna melalui t-acsimile.
E-mail
1)
Tulisan Dinas yang diterima melalui e-mail, dalarn rangka kecepatan penanganan dapat diproses sebagaimana mestinya dengan tetap memperhatikan kebutuhan Tuli san Dinas aslinya;
2)
Data Tulisan Dinas yang karena untuk percepatan proses ke alamat aksi
3)
Untuk jenis Tulisan Dinas ,vang tidak memerlukan pengesahan tanda tangan pejabat yang berwenang, dapat dikirirn atau diterima melalui email;
4)
Tulisan Dinas ),ang dikirim melalui e-rnail tidak diperbolehkan
dapat clikirim melalui e-mail, dan Tulisan Dinas asli tetap dikirim melalui Caraka atau Pos:
mencantumkan tanda tangan si pengirirn;
Disket Komputer atau SejenisnYa Tulisan Dinas i,ang diterima dalam bentuk disket komputer atau l) sejenisnya, dalam rangka kecepatan penanganan dapat diproses dan selanjutnya untuk dilakukan pengesahan;
2)
Data Tulisan dinas yang karena untuk percepatan proses ke alamat aksi dapat dikirim dalam bentuk disket komputer atau sejenisnya dan apabila diperlukan Tulisan Dinas asli dilakukan pengesahan;
3)
tanda untuk jenis Tulisan Dinas yang tidak memerlukan pengesahan dalam tangan Pejabat yang berwenang, dapat dikirim atau diterima bentuk disket komputer atau sejenisnya'
d.
Audio Visual dan sejenisnYa di rekam pada Pengiriman atau pene"ri**r, tulisan dinas atau data dengan cara nama, rnedia audio dan atau visual, wajib mencantutnkan label yang berisi jelas serta alamat, waktu dan jenis tulisan/pesan/dokumenlgambar, dengan diberi tanda asal/alarnat aksi.
14.
Pengiriman dan Penerimaan Tulisan Dinas a. Pengiriman Tulisan Dinas pengiriman Tulisan Dinas disampaikan melalui Caraka atau Pos oleh l) Unit Sentral Tata Usaha;
2)
pengiriman Tulisan Dinas Klasifikasi "RAHASIA" mengacu pada butir "12" tentang Penanganan Tulisan Dinas Rahasia;
3)
Tulisan Dinas yang akan dikirirn bersifat "SEGERA", maka pada sampul surat harus diberi lebel "SEGERA";
4)
pengiriman Tulisan Dinas melalui Facsimile, Jaringan Intranet, Jaringan Intemet, Audio Visual atau Media Elektronik lainnya, dilakukan terhadap Tulisan Dinas dengan sifat "segera" dan surat asli tetap
dikirirnkan
5) b.
sebagai rnana mestinya;
Tulisan Dinas dengan alamat aksi dan atau tindasan lebih dari satu, Tulisan Dinas asli dapat di foto copy dan dibubuhi Stempel Dinas asli.
Penerimaan Tulisan Dinas 1) Tulisan Dinas selain yang ditujukan kepada Direksi di Kantor Pusat atau Kepala Cabang di Kantor Cabang, tetap diterima melalui Sentral Tata Usaha:
2)
Tulisan Dinas butir a) dapat berasal dari Media Elektronik (Facsimile, Internet dan lain-lain):
3)
Apabila diketahui surat cacat, amplop kosong/tidak ada suratnya atau tidak sesuai dengan yang tercanturn dalam tanda terima surat, petugas penerirna surat dapat menolak menandatangani penerimaan surat;
4)
Tulisan Dinas dimaksud dalarn butir a) dan b) dicatat pada Buku Registrasi penerimaan dan selanjutnya dikirim ke alatnat aksi sesuai ketentuan Tata Naskah;
5)
Dalarn ha1 Tulisan Dinas yang diterima melalui Media Elektronik' naskah asli telah diteritna, maka Tulisan Dinas bukan asli dimusnahkan dan diganti dengan Tulisan Dinas asli'
Pencatatan/Komputerisasi Penerimaan Tulisan Dinas lengkap baik Pencatatan/Registiasi Penerimaan Tulisan Dinas ditulis secara : secara manual maupun ke dalarn komputer yang terdiri dari 1) Nomor Registasi Penerimaan;
2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) 10)
Tanggal Penerimaan; Asal Surat; Nomor Surat; Tanggal Surat; Perihal; Alarnat Aksi: Alamat Tembusan: Jumlah LamPiran: Keterangan/Catatan'
BAB IV TATA KEARSIPAN 1.
Maksud dan Tujuan a. Maksud Tata Kearsipan adalah tata cara agar tercipta pengertian dan pemahamanan untuk tercaiai satu keseragaman dalam penyelenggaraan pengelolaan arsip Perusahaan.
b.
Tujuan Uniuk dijadikan pedoman dalam penyimpanan, sehiagga terjamin keamanan peoyediaan dan keseiamatan naskal/dokumen perencanaaf! pelaksanaan serta bahan/dokumen pertangglrngiawaban bagi kegiatan administrasi Perusahaan.
Jenis Arsip/Ilokumen BerdasarkanPenggunaannya ArsiP/dokumen Dinamis Arsipldokumen Dinamis Aktif yaitu arsip/dokumen yang masih digunakan sehari-hari sebagai berkas kerja;
a.
1) '
a) b)
2)
ei.ipldoto*"nDinamislnaktifyaituarsip/dokumenyangsudah menrun frekwensi penggunarmnya sebagai berkas kerja'
Arsip/dokumen Statis Yaitu arsip/dokumen Yang tidak dipertimbangkan mengandung nilai
boleh dimusnahkan
tinggi bagi
karena kelangsungan
Perusahaan.
b.
Berdasarkan Bentuk/CoraknYa 1) Textuat yaitu semua jenis arsip/dokumen tertulis;
Z)
Kartografi dan Kearsitekturan yaitu semua jenis arsip/dokumen yang berbentut< gambar, seperti peta, denahbangunan dan lain-lain;
3)
Audio Visual yaitu arsip/dokumen yang bisa dipirsa dan didengar dikelompokan menjadi 3 ( ttga ), yartu: Gambar statis (still images) seperti foto; Gambarbergerak (moving images) seperti fi.1m, video, danvideo CD; Rekaman suara (sound recording)'
a) b) c)
4)
Bahan keterangan lain yang diproduksi atau hanya dapat dibrya melalui mesin elektron]k (macirine reaOable) dan sejenisnya" seperti hard disk, chips, diskette, micro film dan sebagarnya'
3.
Nilai Guna ArsiP/Dokumen il. Nilai Guna Primer Nilai guna arsipldokumen yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan unit oiganisasi pencipta arsipidokumen yang meliputi 1) Nilai Guna Administrasi
'
:
Arsrp/dokumen yang mempunyai nilai guna administrasi yaog didasarkan pada kJgunaan- bagi pelaksanaan tugas dan fungsi perusahaan/plncipta arsip/dokumen yang berisikan hal-hal berkaitan dengan perumusan dan kebijaksanaan'
b.
2\
Nilai Guna Hukum
3)
Nilai Guna Keuangan
4)
Nilai Guna Sejarah
Arsip/dokumen yang mempunyai nilai guna hukum apabila berisikan hukum atas hak dan kewajiban bukti-bukti yang -Vangmempunyai kekuatan perusahaan berisikan keputusanlketetapan, perjanjian, bahanbahan bukti peradilan dan sebagainya Arsip/dokumen yang mempunyai nilai guna keuangan berisikan segala hal yang *e.,yu''gtot transaksi dan pertarrggungjawaban keuangan, misal"ya arsip/dokumen tentang RKA, pertanggungiawaban keuangan, pemb*uan, laporan keuangan dan laporan pemeriksaan keuangan.
Arsip/dokumen yang mengandung nilai sejarah bagi Perusahaan.
Nilai Guna Sekunder Nilai guna arsipldokumen yang didasarkan pada kegunaan arsipidokumen bagi kepentingan lembaga/irstansi lain dan atau kepentingan umum di luar perusahaan/p"rr"ipt"-*rip/dokumen dan kegunaannya sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungiawaban, yang meliputi :
1)
Nilai Guna Pembuktian Arsip/dokumen yang mempunyai nilai guna pembuktian apabila
mengandung data fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk men3etast an tentang bagaimarta unit organisasi diciptakan, dikembangkan, diatur sesuai fungsi dan kegiatan yang dilaksanakan serta hasil/ akibat kegiatannYa.
2)
Nilai Guna Informasional Nilai guna informasional ditentukan oleh isi atau lnformasi yang terkanJung dalam arsip/dokumen itu bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan kesejarahan tanpa dikaitkan dengan lembaga/instansi penciptanya yaitu informasi mengenai orang, tempat, benda, fenomena, masalah dan sejenisnya.
PoIa Klasifikasi Masalah pola Klasifikasi Masalah datam format Kode Klasifikasi Masalah ditetapkantersendiri arsip/dokumen' yang sebagai pedoman penomoran tulisan dinas dan penyimpanan perkembangan organisasi, teknologi komputer dan bisnis
disesuaikan dengan Perusahaan.
Pengelolaan ArsiP/Dokumen a. Penataan dan Penyimpanan Anip/Ilokumen
1) '
Tujuan
Tujuan penataim dan pengaturan penyimpanan arsip/dokumen adalah untuk menjaga keamanan, memelihara kerapian serta perawatan,4N arsipidokumJn terhindar dari pelapukan, kerusakan, penumpukan dan ataukehilangansertamemperrnudahpenemuankembali,sehinggadapat diciptakan p-emanfaatan arsip/dokumen secara optimal dan efektif.
Pelaksanaan 2) ,a)UnitPengelolaArsip/dokumensebagaiunityang
atas penyimpanan, pemeliharaan
bertanggungjawab pemusnahan adalah
(1)
(b) (2)
b)
:
Administration
Unit untuk
arsipldokumen
Perusahaan;
Setiap Unit Kerja untuk arsip/dokumen kegiatan kerja masing-masing.
Kantor Cabang/Distrik (a) Unit yang membidangi administrasi; (Ul Unit pengolahan di setiap Unit Kerja untuk arsip/dokumen kegiatan kerj a masing-masing'
penataan dan penyimpanan arsip/dokumen di unit pengelola dilaksanakan dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut : (1) Penataan arsipldokumen dikelompokan atau dipilih ke dalam: (a) Rubrik/masalah; (b) Seri/kelomPok.
(2)
b.
:
Tingkat Kantor Pusat
(a)
dan
Arsipldokumen media baru (arsip audio visual dan arsip komputer) disimpan di unit kerja masing-masing sesuai ketentuan teknis yang dipersyaratkan.
Pemeliharaan ArsiP/Dokumen 1) Unit Pengeloh arsip/dokumen bertanggung jawab atas leamanan, yang keselamatan, keutuhan dan kelengkapan Arsip Inaktif Perusahaan tersimpan, sedangkan unit pengolahan beranggungiawab atas Arsip
Aktif;
2)
Untuk menghindari kemungkinan pelapukan, kehilangan, kerusakan,
kebanjiran dan kebakaran, tempat penyimpanan harus pada lokasi serta kondisi bangunan yang memenuhi syarat;
3)
Pemeliharaan arsip/dokumen seca^ra berkala dengan cara : a) Melaksanakan pekerjaan dibidang reproduksi dan fotografi dalam arti t"iru"-ir-r*oya dalam tangfia perawatan dan pemelihaxaan arsip-arsip dinamis inaktif;
b)Melaksanakanpekerjaanrestorasidanpenjilid*dd:Prangka
perawatan dan iengawetan arsip-arsip dinamis inaktif dan bahan
pustaka;
c)
Melaksanakan
pest conffol -.Vaitu suatu kegiatan terhadap lingkungan
pemeliharaan/perawatan lsiddokumen dan bahan porLku dengan menggunakan bahan kimia yang bisa dilakukan dengan cara penyemprotan atau pengasapan;
d)
Melaksanakan fumigasi yaitu suatu kegiatan pemeliharaan/perawatan terhadap arsip/dokumen dan iingtungan ,rtiptyu dengan menggunakan bahan kimia yang uisa aiummn dengan cara peoyemprotan obat berupa tablet pada setiap meter Persegi;
e)
Melaksanakan program mikrofilm atau komputerisasi dalam rangka penghematan ruangan penyimpanan arsip/dokumen;
0
Memberikan tandalkode masalah sesuai dengan daftar agar memudahkan di dalarn penemuan kembali;
g)
Mernbuat jadwal pemeliharaan/perawatan arsip/dokumen dan bahan pustaka untuk jangka waktu satu tahun;
h)
Menjaga keamanan arsip/dokumen yang bersifat tertutup (rahasia);
i)
Melalcukanpenelusuranberbagaijenisarsipidokumendanbahan pustaka yang diperlukan.
Pengelolaan Arsip/Dokumen Bernilai Tinggi a. Unit Pengelola Arsip/dokumen bertanggungiawab atas arsip/dokumen bernilai tinggi yaitu arsip/dokumen yang mempunyai nilai gtma sangat tinggi (vital) terhadap kehidupan organisasi, afrtaralain : l) Suratberharga; 2) Bukti-bukti kePemilikan; 3) Surat-suratperjanjiandansebagainya'
b.
penyimpanan arsipldokumen bemilai tinggi dilakukan secara khusus dengan *e-petiatikan faktor keamanan, misalnya dilakukan dengan membuat tempat yang-tahan api, anti banjir dan tidak dapat dimasuki sembarang orarg;
c.
Untuk arsipidokumen bernilai tiosgi yang dibuat dan dilegalisir oleh Pejabat yang berwitrffig, duplikatrya harus disimpan secara terpisah dengan aslinya'
7.
wewenang dan Tanggungiawab Pengurusan Arsip/Dokumen yang bgrwenang a. Unr=t fengelol-i gmip/doko-"tt merupakan satu-satunya masih aktif dapat menyimpan arsip iniAif, sedangfuan arsrp/dokumen yang disimpan unit pengolahan/unit kerja pencipta arsip/dokumen secara desentralisasi sebagai berkas kerja;
b.
Arsip/dokumen kelompok bernilai guna sejarah yang sudah tidak merupakao terhitung berkas kerja dalam iangta waktu selambat-lambatnya 3 (tiga) ta{n pencipta sejak dinyatakan t"t"tui penangaran masalahnyA oleh unit kerja *rip/doko*"r, harus segera diserahkan kepada Unit Pengelola Arsipldokumen Pusat untuk selanjutrya disimpan menurut ketentuan yang berlaku;
c.
Setiap penyimpanan arsip/dokumen dari unit kerja pencipta aryiryldokumen kepada pengelola arsip pusat disertai Berita Acara Penyerahan Arsip/Dokumen'
Peminjaman ArsiPlDokumen a. "Arrip inaf.iif yang disimpan pada tempat penyimpanan arsip/dokumen di lingkungan Perusahaan dapat dipinjam oleh : 1) Unit kerja pencipta arsipldokumen; zi Unit kerja L*uri pencrpta arsip/dokumen di lingkungan unit organisasi; 3) Instansi lain di luar unit organisasi'
b.
Peminjaman arsipidokumen oleh unit kerja bukan pencipta arsip/dokumen dilingkungan unit organisasi, harus mendapat persetuiuan pejabat yang berwenang dari pencipta arsip/dokumen;
c.
peminjaman arsipldokumen oleh instansi lain di luar unit organisasi yang yang bersangkutan harus mendapat persetujuan dari Pimpinan organisasi berwenang;
d.
Setiap peminjaman arsip/dokumen harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut :
1) 2) 3) 4)
Arsip/dokumen yang asli dapat dipinjam di tempat; permintaan untuk meminjam arsipldokumen harus dilakukan secara tertulis; petugas arsip/dokumen berkewajiban mencata! membukukan setiap pemrnj am arsiP/dokumen; ieminjam arsip/dokumen harus mengisi Lembaran Peminjaman Arsip (LPA) yang terdiri dari : LPA asli sebagai pengganti arsip/dokumen diletakan pada tempat arsipldokumen yang dipinjam; LPA II untuk Peminjam; LPA III rmtuk Petugas.
a) b) c)
Penemuan Kembali ArsiP/Dokumen yaitu Pada dasarnya penemuan- kembali arsipldokumen menyangkut 2 (dua) segi, p.r.-r,* klmbali informasi dan fisik arsipnya, dengan berpedoman pada kode arsip/dokumen, indeks dan tunjuk silang;
L.
Arsip/dokumen Aktif 1) Penemuan ArsiP/Dokumen
unit Penemuan kembali arsip/dokumen yang masih berada di tata usaha
pengelola akan mudabdipahami apabila dihubungkan dengan sistem penatzran berkasnYa;
Contoh : Berkas kepegawaian (perorangan) penataanny? di-ary berdasarkan indeks nama orang, *uku cati pe,e*"u"ya kembali akan mudah apabila dicari dari indeks nama orangnya'
2\
Cara Penemuan
a) ul
Tahap pertama memahami isi materi yang diperlukan;
Tahap kedua menentukan tempat penylmgaryn arsip/dokumen dengan berpedoman pada Hasifikasi (kode arsip), apabila menemukankesulitan dapat dibantu dengan indeks relatif (daftar
klasifikasi);
c) b.
ArsiP/dokumen Inaktif 1) Penemuan ArsiPlDokumen Seperti halnya pida arsip/dokumen alaif, indeks merupakan pula sarana .rt*ttu dalam p"r"m,r* kembali arsip/dokumen inaktit
2)
10.
Cara Penemuan a) Mencari lokasi/tempat penyimpanan arsip/dokumen dari unit pengolahan Yang telah ditentukan; b) iur"*rfru*i maieri yang diperlukan dan kemudian mencarinya dalam daftar indeks untuk diketemukan berkasnya'
Peralatan/PerlengkapanPengelolaanArsip/Ilokumen peralatan dan peilengkapan yang digmakan dalam penataan dan penyimpanan arsip/dokume, dir"..rik* aenga" perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi' antara a.
b. d. e.
f. 11.
Menentukan indeks dari masalah yang diperlukan'
lain
:
Folder; Map Arsip/dokumen; Kotak Arsip/dokumen; Fil1ing Cabinet; Rak Arsildokumen atau Lemari Arsip/dokumen; Peralatan lain yang memenuhi syarat.
Jadwal Retensi Arsip/Dokumen (JRA/D)
a. b.
nilai Setiap arsip/do^kumen ditentukan lama masa penyimpanannya atas dasar Arsip/Dokumen.(JRA/D); Retensi g,.*u y*g dituangkan dalam bentuk Jadwal iadwal Retensl Arsip/Dokumen (JRA/D) ditetapkan tersendiri dengan Pimpinan gnit organisasi, yang digunakan sebagai pedoman Keputusan
penyusutan arsiP/dokumen.
12.
Penyusutan ArsiP/Dokumen a. Tujuan Penyusutan Arsip/Ilokumen
1)
2) 3) b.
Untui
mengatasi masalah tempat penyimpanan karena makin
j umlah arsip/dokumen; bertambahnya 'blrcampurnya
antara arsip/dokumen
Mengatasi
aktif
dengan
arsiP/dokumen inaktif; Memudahkan pelremuan arsipldokumen'
Tata Cara Penyusutan Arsip/Ilokumen 1) Pemindahan Arsip/dokumen Inaktif pemindahan arsip/dokumen inaktif Perusahaan dari unit pengolah (unit kerja) ke Unit pengelola Arsip/dokumen di lingkungan unit organisasi yang dilakukan dengan cara: pemindahan arsip/dokumen harus disertai surat petrgartar yang il dilampiri daftar pertelaan msip/dokumen yang akan diserahkan dan berita acarapemindahan arsip/dokumen;
b)
Arsip/dokumen yang dipindahkan dimasukan dalam box Arsip/dokumen berisi satu berkas masalah, selanjutnYa diberikan label Pengenal, Yaitu : Kode Klasifikasi Masalah; (2) Periode arsip mulai bulan...../tahun."" . . .../tahun . . ...
(1)
c) '
s.d.
bulan
Arsip/dokumen yang dipindahkan harus disampaikan oleh Petugas khusus dan bertanggung jawab atas pelaksanaan pemindahan arsip/dokumen tersebut;
d)
Serah terima arsip/dokumen harus dilaksanakan dengan sebaik-baiknya, terutama pencocokan antxa daftar pertelaan dengan arsip/dokumen yang diterima dan arsipidokumen dalam keadaan baik atau rusak;
e) '
unit organisasi menangani yang berwenang Pejabat dilakukan oleh
Penyerahan dan penangaoan arsip/dokumen arsip/dokumen;
0
Daftar pertelaan Arsip/dokumen dan Berita Acara dibuat rangkapdua: (1) Lembar pertama arsip/dokumen untuk Unit Pengelola Arsipidokumen;
(2)Lernbarkeduadisimpansebagaiarsip/pertinggalUnit Pengolahan.
2) '
Pemusnahan ArsiPlDokumen a) Memilah arsip/dokumen dari non arsip/dokumen dan duplikasi yang berlebihan. Yang termasuk non arsip/dokumen antara lain a*p1op, blangko-blangko dan formulir, duplikasi yang berlebihan dapat langsung dimusnahkan;
b)
Setiap unit Kerja dapat melakukan pemusnahan arsip/dokumen yang tidak mempunyai nilai guna dan telah melalui jangka waktu
p""!*p**
sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip/Dokumen
(JnA"tD);
c)
pemusnahan arsipidokumen dilakukan secara total, sehingga tidak dapat lagi dikenali isi maupun bentuknya melalui. proses pembuburan, pembakaran dan penghancuran secara kimiawi'
d.og*disaksikanolehz(dua)PejabatdariUnityang membidangi Hukum/Perundangan-undangan;
3) '
d)
Setiap arsip/dokumen yang telah ditentukan masa retensinya dapai dimusnahkan dengan Berita Acara Pemusnahan yang ditandatangani oleh Pejabat Pengelola Arsip/dokumen d_i tingkat Pusat atau-Cabang dan diketahui oleh Adm. & General Affairs Senior Manager untuk Kantor Pusat dan General Manager untuk Kantor Cabang.
e)
jangka waktu Pemusnahan arsip/dokumen yang mempunyai
penyimpanan *ut to 10 tahun atau lebih dibentuk Tim p"*"r*t * yang ditetapkan oleh Pimpinan unit organisasi setelah didengar pertimbangan Panitia penilaian arsip yang dibentuk oleh Perusahaan.
PenYerahan ArsiP/Dokumen
Arsrp/dokumen
yang mempunyai t ilui guna sebagT
.bahan pertanggungiawaban Nasional, tetapi sudah tidak diperlukan lagi untuk p"ny"iligg** administrasi sehari-hari setelah melampaui jangka ditetapkan sebagai berikut : *aLh, penyimpanannya 'eagi Arsip/dokumen yang disimpan oleh Perusahaan di tingkat a) puJat harus diserahkan kepada Arsip Nasional Pusat Republik Indonesia;
13.
b)
Bagi arsip/dokumen yang disimpan oleh Perusahaan di tingkat Ca[ang h*o. diserahkan kepada Arsip Nasionall Daerah Republik Indonesia;
c)
Penyerahan arsipldokumen sekurang-kufangnya 1 (satu) kali dalam 10 (sepuluh) tahun, serta dilaksanakan dengan membuat Berita Acara Penyarahan Arsip yang disertai Daftar Pertelaan Arsip dari arsip/dokumen yang diserahkan
Sanksi Bagi Petugas atau Karyawan yang karena kelalaiannya menyebabkan hilang atau tuntutan boJornya iii arsip/dok*r"o rahasia, dapat dikenakan sanksi administrasi atau tindak pidana sesuai dengan ketentuan yang berlaku'
L4.
Pencatatan/KomputerisasiDataArsiplDokumen pencatatan dataArsipldokumen ditulis tengkap baik dengan caramanual atau di dalam komputer yang terdid dari :
a) b) c) d) e) 0 g) h) i) j) k) 15.
Nomor Registrasi Penerimaan; Tanggal Penerimaan; Asal Surat; Nomor Surat; Tanggal Surat; Perihal; Alamat Aksi; Alamat Tembusan; Jwnlah Lampiran; Jadwal Retensi ArsiP; Lokasi PenYimPanan.
PusatArsip/Dokumen(Records Center) jawab Merupakan ruang tempat menyimpan arsip/dokumen dan menjadi tanggung pengelola arsiPldokumen : ^") Kantor Pusat Kantor Cabang/Distik tl
: Administration Unit; : Unit yang membidangi administasi;
setiap keperluan arsip/dokumen, unit-unit yang memerlukannya tidak dapat
yang akan meng^ambii l*gr.-g ki Records Center, tetapi petugas Records Center yang diperlukan. memenuhi p"t-iottuo pemi4iaman arsip/dokumen
BAB V PEDOMAN T]MUM STAT PIMPINAI\ Pengertian Staf PimPinan a. AdalahKaryu**y*gkarenatugasnyaditempatkanlangsungdibawahKepala Unit (Kepi; t tt sampai d""g* dua tingkat dibawah Direksi) unt*k membantu mengelola tuliian dinas dan tugas lain yang berkaitan; Karyawan yang Dalam pelaksaiaan tugasny4 Staf Pimpinan berfungsi sebagai
b. c.
bertugas melaksanakan kegiatan tata usaha;
t"r:,
Staf Ptrpinan meng{rcu kepada Sistem
Administrasi ketentuan Perkantoran yang telah ditetapkan pada Bab I sampai dengan Bab V ini.
Pedoman
Tugas Umum Pengelolaan Tulisan Dinas Masuk yang Penerimaan, pencatahan, dan penelitian kelengkafan ttrlisal dinas e(facsimile, ditojukan ke fimpinan, terrn-asuk dari media elekfionik maii) mengikuti k"t"ntu* Bab II tentang penerimaan tulisan dinas dari media elektronik; yang Penelitian, monitoring, dan pengusutan atas masalah tulisan dinas sedang dalarn Proses PimPinan; p"*rrouh* arsip unit yang telah selesai diproses dan renyiirpanan memenuhi Jadwal Retensi ArsiP'
a.
1) '
2)
3)
b.
i*
Pengelolaan Tulisan Dinas Keluar Penelitian, pencatatan dan pengiriman tulisan dinas yang telah oleh Pimpinan; mendapatkan penyelesaian Pemeriksaan dan penettian konsep tulisan dinas yang akan ditandatangani oleh PimPinan; pembuatan- tulisan dinas dengan memperhatikal azas-azas Sistem Administrasi Perkantoran (SAP); pengiriman tulisan dinas metalui media elektronik mengikuti ketentuan gabit tentang pengiriman tulisan dinas melalui media elektronik.
1)
2)
3) 4)
Tugas Khusus Pengawasan Tata Tulisan Dinas pengetikan tulisan dinas sesuai format yang ditentukan dalam ketentuan tata tulisan dinas; pemeriksaan dan mengambil tindakan atas prosedur dan kelengkapan konseptulisandinassebelumdiajukankepadaPimpinan; Ketentuan-ketentuan peilggunaq kertas surat, tata cara pengetikan, kewenangan penandatanganan dan penggunaan stempel dinas.
a.
1) Z) 3)
b.
Pengawasan Tata KearsiPan Penyimpanan tulisan dinas sampai dengan pemusnahan sesuai batas Jadwal Retensi ArsiP/Dokumen; penyiapan fasilitas penyimpanan (folder, filing cabinet, kotak arsip) dan arsiP/dokumen; pemeliharaan ^friorlp penyimfanan yang mergacu pada azas'azas Sistem
1)
Z) 3) '
Administrasi Perkantoran (SAP) yang ditetapkan'
Tugas Lain Rapat Pimpinan L. Penyelenggaraan t) fenyiap* *drog*, pisena rapat,materi rapat dan fasilitas tapat;
2)PengaturanjadwalrapatPimpi"a"ge.aasTk*jadwalyangtersedia ' dengan tidak mengabaikan tugas kedinasan lainnya;
3)
b.
pern'buatan Risalah Rapat dan atau tindak lanjut rupat yang meliputi pembuatan surat dinas, notu dinas dan insruksi atau lainnya sesuai ?ormat tulisan dinas yang berlaku dalam ketentuan ini;
Penerimaan Tamu mestinya; 1) Tamu Pimpinan harus mendapatkan pelayanan sebagaimana 2i Tidak ."-* tamu dapat diterima Pimpinan, apabila perrnasalahan buk; tanggungiawabnla, maka tamu dapat diarahkan kepada Pejabat lain;
3) c.
Tamu dapat ditolak apabila permasalaharlnya tidak berkaitan
sama
sekali dengan kegiatan Perusahaan dan atau tidak diizinkan Pimpinan;
Penerimaan TelePon
1) 2) 3)
Pengucapan salam dengan menyebut unil kerja dan Perusahaan;
dargan trrteriU,rat catatan hasil pembicaraan telepon yang berkaitan o'Berita Telepon" secara jelas dan rinci; *g* pi-pinan pada formulir tvte*pe.grmat an sarana komunikasi telepon/facsimili seperlunya serta berkomunikasi dargan bahasa yang baik;
d.
Dokumen Perjalanan Dinas Penyiapan 1) Stuf Pimpinan menyiapkan dokumen perjalanan dinas berupa paspor, yang ticket, biaya perjalanan, kartu nama Pimpinan dan data umum lain dibutuhkan; 2) Penyiapan materi yang berkaitan dengan tujuan perjalanan dinas; di 3) fenyiapan tnstrutsi petatsana Harian Pimpinan selama tidak berada kantor iesuai ketentuan sistem administrasi ini'
e.
Penugasan Staf Pimpinan sebagai Duta 1) " Dalam p"o,rgirt* sebagai Dutq Staf Pimpinan menguasai detail masalah Yang dilimPahkar; 2) Penyelesaian masalah sebatas wewenang yang didelegasikan; 3) Laporan atas hasil pelaksanaan tugas sebagai Duta secara rinci dan lengkaP;
f.
Perlengkapan ATK, Kantor, Kerja dan Pemeliharaannya 1) P"rirr"*u* kebutuhan arr laut Tulis Kantor) yang meliputi alat tulis, kertas surat dan ATK lainnYa; 2) Perencanaan peralatan kantor dan kerja yang meliputi mejq kursi, filing cabinet, komputer (PC) dan peralatan lainnya;
3) g. a-
Pemeliharaan berkala atas perlengkapan kerja dan kantor;
Penggandaan Tulisan Dinas
1)
Hal-hal penting dari suatu tulisan dinas dapat dilakukan penggandaan (foto copy) *irr keperluan monitoring, arsip/dokumen atau keperluan lainnYa;
2) ' h.
dengan Penggandaan tidak diperbolehkan untuk tulisan dinas Pimpinan; perintah atas atau klasifikasi RAHASIA kecuali seizin
Pencatatan/KomputerisasiDataTulisanDinas ditulis secara Pencatatan/registrasi penerimaan dan pengiriman tulisan dinas dari : yang terdiri komputer lengkap dengin cara manual atau di dalam t) Nomor Registrasi Penerimaan;
2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) 10)
Tanggal Penerimaan;
Asal Surat; Nomor Surat; Tanggal Surat; Perihal; Alamat Aksi; Alamat Tembusan; CatrtanProses (Takah/Nontakah); Keterangan/Catrtan-
Lain-Lain Tata cara lain yang dilakukan staf Pimpinan berdasarkan petunjuk dan ketentuan unit yang bersangkutan.
