Agóra Vidékfejlesztési Alapítvány
Közbeszerzési Szabályzata Érvényes: 2011. május 31-től
1
I. Fejezet A KÖZBESZERZÉSI SZABÁLYZAT CÉLJA ÉS HATÁLYA A szabályzat célja Jelen közbeszerzési szabályzat (a továbbiakban: szabályzat) célja, hogy rögzítse az Agóra Vidékfejlesztési Alapítvány (továbbiakban: Alapítvány) közbeszerzési eljárásai előkészítésének, lefolytatásának, belső ellenőrzésének felelősségi rendjét, a nevében eljáró, illetőleg az eljárásba bevont személyek, szervezetek felelősségi körét, a közbeszerzési eljárások dokumentálási rendjét, valamint az eljárás során hozott döntésekért felelős személyeket, testületet.
A szabályzat hatálya A szabályzat hatálya kiterjed minden olyan, a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény (a továbbiakban: Kbt.) hatálya alá tartozó – a közbeszerzés tárgyát képező és kivételi körbe nem tartozó – árubeszerzés, építési beruházás, építési koncesszió, szolgáltatás és szolgáltatási koncesszió megrendelésére ( a továbbiakban: közbeszerzés), ahol az Alapítvány jár el ajánlatkérőként (mint vevő, megrendelő, megbízó stb.) és annak értéke eléri vagy meghaladja a közbeszerzési értékhatárokat. Ezen felül a szabályzat hatálya szintén kiterjed a fentiek körébe nem tartozó azon beszerzésekre, melyekre az Alapítvány a közbeszerzés szabályait önkéntesen alkalmazza.
2
II. Fejezet A KÖZBESZERZÉS TÁRGYA ÉS ÉRTÉKE A közbeszerzés tárgyai A közbeszerzés tárgya lehet árubeszerzés, építési beruházás, építési koncesszió, szolgáltatás megrendelése és – általános egyszerű közbeszerzési eljárásban – szolgáltatási koncesszió is. Ha a kötendő szerződés több – egymással szükségszerűen összefüggő – közbeszerzési tárgyat foglal magába, akkor a meghatározó értékű közbeszerzési tárgy szerint kell a szerződést minősíteni.
A közbeszerzés értékének meghatározása A közbeszerzés értékén a közbeszerzés megkezdésekor annak tárgyáért általában kért, illetőleg kínált – általános forgalmi adó nélkül számított – legmagasabb összegű teljes ellenszolgáltatást kell érteni (a továbbiakban: becsült érték). A teljes ellenszolgáltatásba bele kell érteni a vételi jog átengedésének értékét. A közbeszerzés becsült értékébe be kell számítani az ajánlatkérő által a részvételre jelentkezők, az ajánlattevők részére fizetendő díjat és kifizetést (jutalékot) is, amennyiben az ajánlatkérő teljesít ilyen jellegű kifizetést a részvételre jelentkezők, az ajánlattevők részére. A becsült érték meghatározásának speciális szabályait a Kbt. 36.- 40. §-ai tartalmazzák.
Az egybeszámítási kötelezettség A becsült érték kiszámítása során minden azonos tárgyú közbeszerzés értéket egybe kell számítani, amelyek beszerzésére egy költségvetési évben kerül sor, beszerzésére egy ajánlattevővel lehetne szerződést kötni, továbbá beszerzési tárgya és rendeltetése azonos vagy felhasználásuk egymással közvetlenül összefügg. Fenti számítástól eltérően az egy építménnyel kapcsolatos a Kbt. 25. §-a szerinti szerződés becsült értékét nem kell más építménnyel kapcsolatos építési beruházás becsült értékével egybeszámítani, kivéve az általános javítási munkálatokra vonatkozó építési beruházásokat, melyek becsült értékét – ha az egybeszámítás feltételei szerinti feltételek fennállnak – egymással akkor is egybe kell számítani, ha több építménnyel kapcsolatosak. 3
A közösségi értékhatárokat elérő értékű közbeszerzések esetén az egybeszámítási szabályoktól eltérően a becsült érték kiszámítása során más közbeszerzés becsült értékével nem kell egybeszámítani az olyan közbeszerzést, melynek általános forgalmi adó nélkül számított becsült értéke szolgáltatás és árubeszerzés esetén 21.031.200 forintnál, az építési beruházások esetében pedig 262.890.000 forintnál kevesebb, feltéve, hogy ezen egybe nem számított közbeszerzés értéke nem haladja meg annak az értéknek a 20 %-át, amit az egybeszámítás alkalmazása esetén állapított volna meg az ajánlatkérő ezen közbeszerzés és a vele az egybeszámítás szerint egybeszámítandó közbeszerzések együttes becsült értékeként. Ennek alkalmazásával a Kbt. 40. § (2) bekezdésének megfelelő egybeszámítási szabály szerint egybeszámított és a közösségi értékhatárt elérő vagy meghaladó értékű közbeszerzést legfeljebb két közbeszerzésre lehet szétbontani. A nagyobb értékű közbeszerzésre a Kbt. IV. Fejezete szerinti közbeszerzési eljárást kell lefolytatni, ha becsült értéke nem éri el a közösségi értékhatárt, míg a kisebb értékű közbeszerzésre a Kbt. alkalmazása csak akkor mellőzhető, ha annak becsült értéke fenti számítás (Kbt. 40. § (6) bekezdés) alkalmazása után nem éri el a nemzeti értékhatárt. A Kbt. 40. § (6) bekezdését nem lehet alkalmazni olyan közbeszerzésre, melynek becsült értéke a (6) bekezdés korábbi alkalmazásával került kiszámításra.
A közbeszerzési értékhatárok A közbeszerzési értékhatárok közül a közösségi értékhatárokat a Kbt. 30. – 34. § - a tartalmazza, míg az egyszerű eljárásrendben alkalmazandó nemzeti értékhatárokat adott évre vonatkozóan az éves költségvetési törvény állapítja meg. A nemzeti értékhatárokat a Közbeszerzések Tanácsa a Közbeszerzési Értesítőben közzéteszi. A közbeszerzési értékhatárok folyamatos figyelemmel kíséréséért a közbeszerzési feladatokat ellátó ügyintéző (a továbbiakban: ügyintéző) a felelős.
4
III. Fejezet A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁS DOKUMENTÁLÁSA
Az Alapítvány minden egyes közbeszerzési eljárását – annak előkészítésétől az eljárás alapján megkötött szerződés teljesítéséig terjedően – írásban köteles dokumentálni. Az eljárások dokumentálásáról a megbízott alapítványi ügyintéző, valamint a közbeszerzési eljárásokban közreműködő személy gondoskodik. Az ügyintéző feladata a közbeszerzésekkel kapcsolatos jogszabályok változásainak folyamatos figyelemmel kísérése, és amennyiben – ennek következtében – szükséges jelen szabályzat aktualizálásának, módosításának kezdeményezése. A közbeszerzési eljárás előkészítésével, lefolytatásával és a szerződés teljesítésével kapcsolatban keletkezett összes iratot a közbeszerzési eljárás lezárultától, illetőleg a szerződés teljesítésétől számított 5 évig meg kell őrizni. Ha a közbeszerzéssel kapcsolatban jogorvoslati eljárás indult, az iratokat annak jogerős befejezéséig, de legalább az említett 5 évig kell megőrizni, melyről az ügyintéző gondoskodik. Az ajánlatkérő köteles a Közbeszerzések Tanácsa vagy az illetékes ellenőrző, vagy más illetékes szervek kérésére a közbeszerzéssel kapcsolatos iratokat megküldeni, rendelkezésére bocsátani, melyről szintén az ügyintéző gondoskodik.
5
IV. Fejezet ÉVES KÖZBESZERZÉSI TERV A közbeszerzési terv előkészítése és módosítása Az Alapítvány adott évre tervezett közbeszerzéseiről az adott költségvetési év elején legkésőbb április 15. napjáig éves összesített közbeszerzési tervet (a továbbiakban: közbeszerzési terv) készít. A terv elkészítéséről az ügyintéző gondoskodik. A közbeszerzési tervet – esetleges módosításait – az Alapítvány Elnöke továbbiakban: Elnök) hagyja jóvá. A közbeszerzési tervet, valamint annak módosítását/módosításait az Alapítvány honlapján (www.agoralapitvany.hu) annak elkészítésétől számított 5 munkanapon belül közzé kell tenni, mely az ügyintéző feladata. A közbeszerzési tervnek a honlapon a tárgyévet követő évre vonatkozó közbeszerzési terv honlapon történő közzétételéig kell elérhetőnek lennie. A közbeszerzési terv elkészítése előtt is indítható közbeszerzési eljárás, melyet a közbeszerzési tervben szintén megfelelően szerepeltetni kell, erről is az ügyintéző gondoskodik. A közbeszerzési terv nem vonja maga után az abban megadott közbeszerzésre vonatkozó eljárás lefolytatásának kötelezettségét. A közbeszerzési tervben nem szereplő közbeszerzés vagy a tervben foglaltakhoz képest módosított közbeszerzési eljárás is lefolytatható, ha előre nem látható okból előállt közbeszerzési igény vagy egyéb változás merül fel. Ezekben az esetekben a közbeszerzési tervet módosítani kell az ilyen igény vagy egyéb változás felmerülésekor megadva a módosítás indokát is, mely az ügyintéző feladata és a Alapítvány Elnöke hagyja jóvá. A közbeszerzési terv nyilvános. A közbeszerzési terv alkalmazandó mintáját a 1. számú melléklet tartalmazza, mely azonos az éves összesített közbeszerzési tervről szóló a Közbeszerzések Tanácsa Elnökének 2007. december 10-én megjelent (Közbeszerzési Értesítő 140. szám) tájékoztatójában javasolt mintával. Az elkészített közbeszerzési tervet az érintett évet követő 5 évig meg kell őrizni. A megőrzési idő meghosszabbításáról az Elnök jogosult határozni. 6
A közbeszerzési terv megküldése a Közbeszerzések Tanácsa vagy az illetékes ellenőrző szerveknek kifejezett erre vonatkozó kérésére kötelező. Ilyenkor a terv megküldéséről és ezek nyilvántartásáról az ügyintéző gondoskodik.
7
V. Fejezet ÉVES STATISZTIKAI ÖSSZEGEZÉS
Az egy költségvetési év alatt lefolytatott közbeszerzésekről éves statisztikai összegezést kell készíteni, külön jogszabályban meghatározott minta szerint. Az éves statisztikai összegezés elkészítéséért és a használandó nyomtatvány minta változtatásainak figyelemmel kísérésért az ügyintéző a felelős. Az éves statisztikai összegzést, a tárgyévet követő év május 20. napjáig el kell készíteni, melyet z Elnök hagy jóvá. Jóváhagyás után az elfogadott statisztikai összegezést a tárgyévet követő év május 31. napjáig kell megküldeni a Közbeszerzések Tanácsának, mely szintén az ügyintéző feladata.
VI. Fejezet A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁS NYILVÁNOSSÁGA Az Alapítvány köteles a Kbt. 17/C. § -ában felsorolt, ismertetett adatokat, információkat a honlapján (www.agoraalapitvany.hu) 5 munkanapon belül közzétenni, melyeknek a közbeszerzési eljárás lezárultától illetőleg a szerződés teljesítésétől számított 5 évig kell elérhetőnek lenniük, melyről az ügyintéző gondoskodik.
8
VII. Fejezet A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁSOK LEFOLYTATÁSÁNAK ÁLTALÁNOS SZABÁLYAI, FELELŐSÉGI RENDJE Általános szervezeti szabályok A közbeszerzési eljárás előkészítése, az ajánlat / részvételi / ajánlattételi felhívás (a továbbiakban: felhívás ) és a dokumentáció elkészítése, az ajánlatok értékelése során, az eljárás más szakaszában az ajánlatkérő nevében eljáró, illetőleg az eljárásba bevont személyeknek, illetőleg szervezeteknek megfelelő – a közbeszerzés tárgya szerinti, közbeszerzési, jogi és pénzügyi – szakértelemmel kell rendelkezniük. Az Elnök az alapítvány által lebonyolított közbeszerzési eljárások során döntéseket hoz az ügyintéző / eljárásért felelős által elkészített előterjesztések alapján. Az Alapítvány közbeszerzési tevékenységének felügyeletéért az alapítványi elnök a felelős, aki ellátja az egyéb jelen szabályzatban hozzárendelt feladatokat is. Az egyes közbeszerzési feladatok ellátása során az Alapítvány (mint ajánlatkérő) képviseletében eljáró személy kiválasztásáról az Elnök dönt. A kijelölést és annak elfogadását írásban kell rögzíteni. Az így kijelölt személy (a továbbiakban: eljárásért felelős) feladata az Alapítvány adott közbeszerzési eljárásának előkészítése, lebonyolítása és lezárása, úgymint: - döntés az alkalmazandó eljárás típusáról, - a felhívás és tájékoztatók, dokumentáció elkészítése, - az előírt közzététellel kapcsolatos feladatok ellátása, - a bírálóbizottság munkájának figyelemmel kísérése, jegyzőkönyvezése, - a bontási, bírálati folyamatok, a konzultáció jegyzőkönyvezése, - a kiegészítő tájékoztatás dokumentálása, - a közbeszerzés során keletkező összegezés, tájékoztatók, hirdetmények elkészítése és esetleges megküldése, továbbá - szabálytalanság észlelése esetén az alapítványi elnök értesítése, valamint - jelen szabályzatban előírt egyéb feladatok elvégzése. Hivatalos közbeszerzési tanácsadó megbízása Ha a közbeszerzés tárgya, sajátossága, nagyságrendje, bonyolultsága különleges szakértemet igényel, vagy fokozott felelősséggel jár, a Kuratórium külső személyt / szervezetet / hivatalos közbeszerzési tanácsadót kérhet fel az eljárás lebonyolítása (felhívás, dokumentáció elkészítése, az eljárás lefolytatása) céljából a Közbeszerzések Tanácsa által vezetett hivatalos közbeszerzési tanácsadók névjegyzékéből. 9
Hivatalos közbeszerzési tanácsadó megbízása esetén a 2. számú mellékletben található megbízás kitöltése és aláírása kötelező. A hivatalos közbeszerzési tanácsadó tevékenységéért ellenszolgáltatás illeti meg. A tevékenysége körében okozott kár megtérítéséért a Ptk. szabályai szerint felel.
10
Összeférhetetlenség Az Alapítvány nevében eljáró, illetőleg az eljárással kapcsolatos tevékenység végzésébe az Alapítvány által bevonni kívánt személy vagy szervezet (például: eljárásért felelős, hivatalos közbeszerzési tanácsadó, bírálóbizottság elnöke és tagjai, a kuratórium tagjai, alapítványi elnök, műszaki ellenőr) írásban köteles nyilatkozni arról, hogy vele szemben fennáll-e a Kbt. 10. §-a szerinti összeférhetetlenség. Minden fenti személy, szervezet nyilatkozattal köteles biztosítani összeférhetetlenségét. Az összeférhetetlenségi nyilatkozatot a 3. számú melléklet tartalmazza. Az összeférhetetlenséggel kapcsolatos nyilatkozathoz a Kbt. 10.§ (2) vagy (4) bekezdése szerinti esetben csatolni kell az érintett érdekelt gazdálkodó szervezet nyilatkozatát arról, hogy az eljárásban nem vesz részt ajánlattevőként, alvállalkozóként vagy erőforrást nyújtó szervezetként. Ez a távolmaradási nyilatkozat, mely a szabályzat 4. számú melléklete.
Bírálóbizottság Az Alapítvány a Kbt. 81. § (3)-(4) bekezdése szerinti elbírálására legalább 5 tagú bírálóbizottságot köteles létrehozni, amely írásbeli szakvéleményt és döntési javaslatokat készít az ajánlatkérő nevében a közbeszerzési eljárás során meghozandó döntésekről az Elnök részére. A bírálóbizottság feladatait részletesen jelen szabályzat VIII. Fejezete tartalmazza. A bírálóbizottság tagjaira az alapítvány elnöke / az ügyintéző tesz javaslatot a Kuratórium felé, aki dönt a bizottsági tagok személyéről. A tagoknak a felkérés elfogadása esetén az 3. számú mellékletnek megfelelő nyilatkozattal kell biztosítaniuk az összeférhetetlenségüket. A bizottság tagjai maguk közül – titkos szavazással, egyszerű többséggel – elnököt választanak. Szavazategyezőség esetén az Elnök dönt az elnök személyéről a legtöbb szavazatot kapott tagok közül választva.
11
Döntéshozatal a közbeszerzési eljárásban A Kuratórium az Alapítvány által lebonyolított közbeszerzési eljárások során döntéseket hoz: - az éves összesített közbeszerzési terv elfogadásáról, módosításáról, - az éves statisztikai összegezésről Az Elnök dönt az Alapítvány által lefolytatott közbeszerzési eljárások során az alábbi kérdésekben: - a közbeszerzési eljárás megindításának jóváhagyásáról, - rész-ajánlattételi lehetőség biztosításáról, - az alapítvány képviseletében eljáró személyről, - hivatalos közbeszerzési tanácsadó megbízásáról, - a bírálóbizottság tagjairól, és ha szükséges a bírálóbizottság elnökének személyéről, - a felhívás visszavonásáról, módosításáról, - dokumentáció tartalmának jóváhagyásáról, módosításáról, - ajánlattételi határidő módosításáról, - az eljárás eredménytelenségéről, - adott esetben az eljárás nyertesét követő második legjobb ajánlatról, - az eredményhirdetés időpontjának módosításáról, - az előzetes vitarendezéssel kapcsolatos állásfoglalásról, továbbá - az esetleges jogorvoslati eljárás kezdeményezéséről, abban való jogi képviseletről, állásfoglalásáról, jogorvoslati kérelemről, valamint - a bírálóbizottság döntési javaslatainak jóváhagyásáról, úgy mint ajánlat érvénytelenné nyilvánítása, ajánlattevő kizárása, az eljárás nyertese vonatkozásában, valamint az ügyintéző / eljárásért felelős által elkészített javaslatok alapján.
12
VIII. Fejezet A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁS LEFOLYTATÁSÁNAK RÉSZLETES SZABÁLYAI 1. A közbeszerzési eljárás előkészítése, megindítása 1/a. Az Alapítvány éves közbeszerzési tervében foglaltakkal összhangban az Elnök jogosult dönteni adott közbeszerzési eljárás megindításáról a részére ügyintéző által előkészített javaslat alapján, melynek része a felhívás, a dokumentáció és a határozati javaslat. Amennyiben szükséges például építési beruházásnál a műszaki dokumentáció megfelelő összeállítása a műszaki ügyintéző felelőssége, az ő közreműködésével, koordinációjával készül el. 1/b. A Kbt. 50. § (3) bekezdésében foglaltaknak megfelelően az Elnök köteles megvizsgálni beszerzését abból a szempontból, hogy a beszerzés tárgyának jellege lehetővé teszi-e a közbeszerzés egy részére történő ajánlattétel biztosítását. Amennyiben a beszerzés tárgyának természetéből adódóan rész-ajánlattételi lehetőség biztosítható, akkor az Alapítvány a felhívásban köteles lehetővé tenni a közbeszerzés egy részére történő ajánlattételt, ha annak lehetővé tétele várhatóan – nem okozza a beszerzés ellenértékének jelentős növekedését és nem hat negatívan a beszerezni kívánt szolgáltatás vagy építési beruházás megvalósításának vagy az árunak a minőségére vagy a közbeszerzési szerződés teljesítésének más körülményeire. Az eljárásért felelős feladata a rész-ajánlattétel lehetőségének vizsgálata és az erre vonatkozó döntési javaslat elkészítése, melyet az Elnök hagy jóvá. 1/c. Az ajánlattételi határidő lejártáig az Elnök döntést hozhat arról, hogy módosítja vagy visszavonja a felhívást, illetve módosítja a dokumentációban meghatározott feltételeket, ekkor az eljárásért felelős a Kbt. 76. §-a szerint jár el.
2. Ajánlatok illetve részvételi jelentkezések bontása 2/a. Az ajánlatok illetve részvételi jelentkezések (két szakaszból álló eljárásoknál) felbontása a bírálóbizottság feladata bírálóbizottság elnökének közreműködésével, melyet az ajánlati / ajánlattételi / részvételi határidő lejártának időpontjában kell megkezdeni. A bontás mindaddig tart, amíg a határidő lejártáig benyújtott összes ajánlat / részvételre jelentkezés felbontásra nem kerül.
13
2/b. Az ajánlatok felbontásakor a bírálóbizottság elnöke ismerteti az ajánlatok / részvételre jelentkezések részét képező felolvasólapon szereplő adatokat (az ajánlattevők/részvételre jelentkezők nevét, címét, valamint azokat a főbb, számszerűsíthető adatokat, amelyek a bírálati szempont(ok) alapján értékelésre kerülnek ). 2/c. Ha a bontás során valamely ajánlat eredeti példánya nincs összefűzve, illetőleg nem a Kbt. 70/A. § (1) bekezdés a) pontja szerinti módon vagy a felhívásban a Kbt. 70. § (1) bekezdése alapján előírt módon van összefűzve, akkor vagy az érintett ajánlattevő, ha nincs jelen akkor az Alapítvány részéről jelen levő két bírálóbizottsági tag az ajánlat eredeti példányát a bontáson a Kbt. 70/A.§ (1) bekezdés a) pontja vagy a felhívás szerint összefűzi vagy az összefűzést kiegészíti azzal az eltéréssel, hogy a matricát az ajánlatkérő jogosult lepecsételni illetve aláírni, melyet a bírálóbizottság jelen lévő elnöke vagy egyik tagja tesz meg. 2/d. Ha az ajánlatok közül az eredeti példány nincs megjelölve, akkor a bontást végző bírálóbizottság elnöke egy tetszőleges példányt „eredeti” megjelöléssel ellát és – adott esetben – megfelelően összefűz. 2/e. Az ajánlatok bontásáról és ismertetéséről jegyzőkönyvet kell készíteni, melyet a bontástól számított 5 napon belül meg kell küldeni az összes ajánlattevőnek / részvételre jelentkezőnek. A jegyzőkönyvet az 5. számú melléklet tartalmazza, melynek adattartalma és terjedelme szabadon bővíthető. Elkészítéséért és megküldéséért az eljárásért felelős felel.
3. Ajánlatok, részvételi jelentkezések elbírálása 3/a. Az ajánlatok/ részvételre jelentkezések elbírálását a bontási eljárás lezárását követően azonnal megkezdi a bírálóbizottság a Kbt. 81.- 92. §- ai és a 111.- 115. §- ai szerint. 3/b. A bírálat során meg kell vizsgálni, hogy az ajánlatok / részvételi jelentkezések (a továbbiakban: ajánlatok) megfelelnek-e a felhívásban és a dokumentációban, valamint a jogszabályokban meghatározott feltételeknek. 3/c. A bíráló bizottság köteles megállapítani, hogy mely ajánlatok érvénytelenek, illetőleg van-e olyan ajánlattevő, akit az eljárásból ki kell zárni. 3/d. Az érvényes ajánlatokat a felhívásban meghatározott bírálati szempont alapján, illetőleg a Kbt. 89. –90.§- ban foglaltakra tekintettel kell értékelni a bírálóbizottságnak.
14
3/e. A bírálóbizottság döntési javaslatot készít az ajánlatok érvénytelenné nyilvánításáról, ajánlattevők kizárásáról, az eljárás nyertese vonatkozásában a döntéshozó Elnök felé. Amennyiben a bírálóbizottság ajánlat érvénytelenségét állapítja meg, illetőleg van olyan ajánlattevő akinek a kizárását javasolja, erről döntési javaslatot készít az eljárásért felelős segítségével, melyek kapcsán az Elnök hozza meg döntését. 3/f. Az ajánlatok elbírálása során az esetleges hiánypótlás szükségességét a bírálóbizottság határozza meg, a szükséges hiánypótlási felhívást az eljárásért felelős készíti el és küldi meg egyidejűleg, közvetlenül, írásban az összes ajánlattevőnek, megjelölve a bírálóbizottság által meghatározott határidőt, továbbá ajánlatonként a hiányokat. A hiánypótlási felhívásra vonatkozó nyomtatványt a 8. számú melléklet tartalmazza. Az ajánlatkérő köteles az összes ajánlattevő részére azonos feltételekkel biztosítani a hiánypótlás lehetőségét. 3/g. Amennyiben a bírálat során számítási hibát észlel a bírálóbizottság, annak javítását elvégzi úgy, hogy a közbeszerzés tárgya elemeinek tételesen meghatározott értékeit (az alapadatokat) alapul véve számítja ki az összesített ellenértéket vagy más – az ajánlatban megtalálható számításon alapuló – adatot. A számítási hiba javításáról az összes ajánlattevőt egyidejűleg, közvetlenül, írásban, haladéktalanul tájékoztatni kell, melyet az eljárásért felelős végez el. 3/h. Ha az ajánlatok elbírálása során a bírálóbizottság szükségesnek tartja írásban és a többi ajánlattevő egyidejű értesítése mellett, határidő megadásával felvilágosítást kérhet az ajánlattevőtől a kizáró okokkal, az alkalmassággal illetőleg a felhívásban vagy a dokumentációban előírt egyéb iratokkal kapcsolatos nem egyértelmű kijelentések, nyilatkozatok, igazolások tartalmának tisztázása érdekében. A felvilágosítás kérés megküldését, a többi ajánlattevő egyidejű értesítését az eljárásért felelős végzi el, a bírálóbizottság által meghatározott határidő megadása mellett. A bírálóbizottság az értékelés szempontjából lényeges ajánlati elemek tartalmát megalapozó adatokat, valamint indokolást köteles kérni írásban és erről a többi ajánlattevőt egyidejűleg, írásban értesíteni, ha az ajánlat a többi ajánlattevő ajánlatához és becsült értékéhez viszonyítva kirívóan alacsonynak értékelt összetett ellenszolgáltatást tartalmaz a Kbt. 86. § (1)-(2) bekezdésében foglaltaknak megfelelően. A bírálóbizottság az indokolás és a rendelkezésre álló iratok alapján köteles meggyőződni az ajánlati elemek megalapozottságáról, ennek során írásban tájékoztatást kérhet az ajánlattevőtől a vitatott ajánlati elemre vonatkozóan, melyről az eljárás felelőse gondoskodik.
15
A bírálóbizottság döntési javaslatban javasolja az Elnöknek az ajánlat érvénytelenné nyilvánítását, ha nem tartja elfogadhatónak és a gazdasági észszerűséggel összeegyeztethetőnek az indokolást. A döntési javaslatot az eljárásért felelős készíti el. Az Elnök elnöki határozatban dönt az ajánlat érvénytelenségéről. 3/i. Ha az ajánlat a bírálati szempontok szerinti valamely tartalmi elemét tekintve lehetetlennek vagy túlzottan magas vagy alacsony mértékűnek, illetőleg kirívóan aránytalannak értékeli a kötelezettségvállalást a bírálóbizottság, akkor az érintett ajánlati elemre vonatkozó adatokat, valamint indokolást köteles írásban kérni és erről a kérésről a többi ajánlattevőt egyidejűleg, írásban értesíteni, melyről az eljárásért felelős gondoskodik. A bírálóbizottság az indokolás és a rendelkezésre álló iratok alapján köteles meggyőződni az ajánlati elemek megalapozottságáról, teljesíthetőségéről, ennek során az ajánlattevőtől írásban tájékoztatást kérhet a vitatott ajánlati elemre vonatkozóan, melyről az eljárásért felelős gondoskodik. A bírálóbizottság döntési javaslatban javasolja az Elnöknek az ajánlat érvénytelenné nyilvánítását, ha nem tartja elfogadhatónak és a gazdasági észszerűséggel összeegyeztethetőnek az indokolást. A döntési javaslatot az eljárásért felelős készíti el. Az Elnök határozatban dönt az ajánlat érvénytelenségéről. Az indoklások vizsgálata során a bírálóbizottság annak elfogadásáról / elutasításáról döntési javaslatot készít az eljárásért felelős közreműködésével a döntéshozó Elnök részére. 3/j. Összegezve a bírálat során a bírálóbizottság döntési javaslata alapján az Elnök hoz döntést az ajánlatok érvénytelenségéről, az ajánlattevők kizárásáról, továbbá az eljárás nyerteséről is. 3/k. Az Alapítvány köteles az ajánlattevőt írásban tájékoztatni kizárásáról, a szerződés teljesítésére vonatkozóan alkalmatlanságának megállapításáról, ajánlatának a Kbt. 88. § (1) bekezdése szerinti egyéb okból történt érvénytelenné nyilvánításáról, valamint ezek indokáról, az erről hozott elnöki döntést követő 5 napon belül. 3/l. A bírálóbizottság az esetlegesen szükséges hiánypótlást követően csak az érvényes ajánlatok bírálatát végzi el a bírálati szempontok (Kbt. 57. §) szerint.
16
3/m. Az ajánlatok elbírálásának befejezésekor külön jogszabályban meghatározott minta szerint írásbeli összegezést kell készíteni az ajánlatokról, melyről – a vonatkozó jogszabály esetleges módosításainak folyamatos nyomon követése mellett – az eljárásért felelős gondoskodik. Az írásbeli összegezést (módosított írásbeli összegezést) az Európai Bizottság, illetőleg a Közbeszerzések Tanácsa kérésére meg kell küldeni, erről az eljárásért felelős felel. 3/n. Az ajánlatok elbírálását a lehető legrövidebb időn belül kell a bírálóbizottságnak elbírálnia és a nyertesre vonatkozó döntési javaslatot az Elnök elé terjesztenie. 3/o. Az ajánlatok elbírálásáról jegyzőkönyvet kell készíteni, melynek részét képezik a bírálóbizottság tagjainak indoklással ellátott bírálati lapjai, melyek mintáját a 6. és 7. számú mellékletek tartalmazzák. A bírálóbizottság munkájának segítése érdekében az eljárásért felelős előkészíti a bírálati lapokat az adott közbeszerzési eljárás felhívásában és dokumentációjában foglaltaknak megfelelően. A jegyzőkönyvet a 9. számú melléklet tartalmazza, melynek adattartalma és terjedelme szabadon bővíthető. Elkészítéséért az eljárásért felelős felel.
4. A nyertesre vonatkozó döntés meghozatala 4/a. Az eljárás nyertese az az ajánlattevő, aki az ajánlatkérő részére a felhívásban és a dokumentációban meghatározott feltételek alapján, valamint a Kbt. 57. § (2) bekezdésében meghatározott bírálati szempontok egyike szerint a legkedvezőbb érvényes ajánlatot tette, ennek megfelelően tesz javaslatot a bírálóbizottság a nyertesre vonatkozóan. 4/b. Az Elnök a bírálóbizottság döntési javaslata alapján döntést hoz a nyertesre vonatkozóan. 4/c. Amennyiben a bírálóbizottság a nyertesre vonatkozó döntési javaslatban megnevezi a második legkedvezőbb ajánlatot tevőt is, akkor az Elnöknek erre vonatkozóan is döntést kell hoznia. 4/d. A Kbt. 92. §-a szerint a bírálóbizottság az eljárás eredménytelenségére vonatkozó döntési javaslatát szintén az Elnök hagy jóvá.
17
5. Eredményhirdetés 5/a. Az eljárás eredményét vagy eredménytelenségét szóban hirdeti ki az ajánlatkérő az eljárásért felelős ügyintéző által, az ajánlatok felbontásától számított 30 – építési beruházás esetén 60 – napon belül, a felhívásban meghatározott eredményhirdetési időpontban. 5/b. Az eredményhirdetés időpontja – indokolt esetben – egy alkalommal, legfeljebb 30 nappal elhalasztható, melyről az Elnök jogosult dönteni. Ebben az esetben az eljárásért felelős köteles az eredeti határidő lejárta előtt gondoskodni a halasztásról és annak indokáról, valamint - ha szükséges – a szerződéskötés új időpontjáról az összes ajánlattevő egyidejű, közvetlen, írásbeli tájékoztatása mellett. 5/c. Az eredményhirdetés – indokolt esetben – a felhívásban meghatározott időponthoz képest korábbi időpontban is megtartható az Elnök erre vonatkozó döntése alapján. Ebben az esetben az eljárásért felelős – a korábbi eredményhirdetési időpont előtt legalább 2 munkanappal korábban - köteles az új időpontról és annak indokáról, valamint – ha indokolt – a szerződéskötés új, korábbi időpontjáról az összes ajánlattevőt egyidejűleg, közvetlenül, írásban tájékoztatni. 5/d. Az eredményhirdetés során az eljárásért felelős ügyintéző ismerteti az írásbeli összegezésben foglalt adatokat. A Kbt. 92. § c) pontja szerinti eredménytelenségi esetben pedig tájékoztatást ad a közbeszerzésre tervezett anyagi fedezet összegéről, továbbá adott esetben arról, hogy az mikor és milyen okból került elvonásra, átcsoportosításra. 5/e. Az írásbeli összegezést az eredményhirdetésen jelen lévő ajánlattevőknek át kell adni, a távol lévő ajánlattevőknek pedig az eredményhirdetés napján, az eredményhirdetést követően haladéktalanul telefaxon vagy elektronikus úton meg kell küldeni, mely az eljárásért felelős feladata. 5/f. Az írásbeli összegezésben észlelt bármely elírást (névcsere, hibás névírás, szám – vagy számítási hiba vagy más hasonló elírás) az eljárásért felelős javíthatja ki. A kijavított írásbeli összegezést legkésőbb az eredményhirdetést követő 10 napon belül meg kell küldeni az összes ajánlattevőnek, erről is az eljárásért felelős gondoskodik. 5/g. Általános egyszerű közbeszerzési eljárás esetén az eljárás eredményéről szóló összegezést legkésőbb az ajánlatok felbontásától számított 30 – építési beruházás esetén 60 – napon belül kell megküldeni az ajánlattevőknek. Eredményhirdetést nem kell tartani, eredményhirdetés kifejezés alatt az összegezés megküldésének napját kell érteni.
18
5/h. Az eredményhirdetéstől számított 20. napig egy alkalommal lehet az írásbeli összegezést módosítani, szükség esetén az eredménytelenségről szóló tájékoztatót visszavonni, továbbá a már megkötött szerződéstől elállni, ha az eredményhirdetést követően észleli az ajánlatkérő, hogy a kihirdetett eredmény / eredménytelenség törvénysértő volt és a módosítás a törvénysértést orvosolja. Amennyiben a kihirdetett eredmény / eredménytelenség törvénysértő volt és a módosítás a törvénysértést orvosolja, erről az Elnök jogosult dönteni. Ezt követően a módosított írásbeli összegezést az eljárásért felelős telefaxon vagy elektronikus úton haladéktalanul, egyidejűleg az összes ajánlattevőnek megküldi. 5/i. Amennyiben érvényes ajánlatot tevő ajánlattevő kéri, tájékoztatást kell adni részére a nyertes ajánlat jellemzőiről és az általa tett ajánlathoz viszonyított előnyeiről a kérés kézhezvételétől számított 5 munkanapon belül, figyelembe véve a nyertes ajánlattevő üzleti titokhoz fűződő érdekeit is (Kbt. 73. §). A tájékoztató elkészítése és megküldése az eljárásért felelős feladata. Az eljárás eredményéről vagy eredménytelenségéről szóló tájékoztatót külön jogszabályban meghatározott minta szerinti hirdetmény útján kell közzétenni, mely az eljárásért felelős feladata a vonatkozó jogszabály változásainak figyelemmel kísérése mellett. 6. Előzetes vitarendezés 6/a. Ajánlattevő vagy a közbeszerzés tárgyával összefüggő tevékenységű kamara vagy érdekképviseleti szerv a Kbt. 96/A. §- ban foglaltak szerint előzetes vitarendezési kérelmet nyújthat be telefaxon vagy elektronikus úton, melyben meg kell jelölnie az írásbeli összegezés vagy egyéb dokumentum, vagy eljárási cselekmény jogsértőnek tartott elemét, továbbá a kérelmező javaslatát, észrevételét, valamint az álláspontját alátámasztó adatokat, tényeket, továbbá az azt alátámasztó adatokat, tényeket, valamint az azt alátámasztó dokumentumokra – ha van ilyen – hivatkozni kell. 6/b. Az eljárásért felelős ügyintéző haladéktalanul tájékoztatja az Elnököt az előzetes vitarendezési kérelem vonatkozásában, mellyel kapcsolatban az ajánlatkérő álláspontját az Elnök határozza meg. 6/c. A kérelemmel kapcsolatban az Elnök döntésének megfelelő álláspontjáról a vitarendezést kérelmezőt a kérelem megérkezésétől számított 3 munkanapon belül a benyújtási módnak megegyező módon tájékoztatja az eljárásért felelős, aki az előzetes vitarendezési kérelem benyújtásáról, valamint az arra adott válaszáról az eljárás valamennyi – általa ismert – ajánlattevőjét is tájékoztatja.
19
6/d. Az eljárásért felelős az előzetes vitarendezési kérelem megérkezésétől számított 3 munkanapon belül legfeljebb egy alkalommal jogosult az ajánlattevőket 3 munkanapos határidővel hiánypótlás, felvilágosítás vagy indokolás benyújtására felhívni, amennyiben az eredményhirdetést követően és a szerződés megkötését megelőzően az előzetes vitarendezési kérelem alapján észleli, hogy az eljárásban történt törvénysértés ezen eljárási cselekmények útján orvosolható. Ebben az esetben az előzetes vitarendezési kérelem benyújtásáról a hiánypótlási felhívás, a felvilágosítás vagy indokolás kérésének megküldésével egyidejűleg, míg a kérelemre adott válaszáról a kérelem megérkezésétől számított 7 munkanapon belül tájékoztatja a kérelmezőt és az ajánlattevőket.
7. A szerződéskötés és a szerződés módosítása, teljesítése 7/a. Eredményes közbeszerzési eljárás alapján a szerződést a nyertes szervezettel (személlyel) kell írásban megkötni a felhívás, a dokumentáció, a dokumentáció részeként kiadott szerződés-tervezet, valamint az ajánlat tartalmának megfelelően. A szerződés aláírására az alapítvány elnöke jogosult. A szerződéskötésnél figyelemmel kell lenni a Kbt. 91. § (2) bekezdésében foglaltakra is. A szerződés – a Kbt. 73. § (1) bekezdés szerinti részei kivételével, feltéve, hogy az abban foglaltak nem ellentétesek a Kbt. 96. § (3) bekezdésével – nyilvános, annak tartalma közérdekű adatnak minősül. 7/b. A szerződést a megkötését követően haladéktalanul közzé kell tenni az Alapítvány honlapján (www.agoraalapitvany.hu), melynek a teljesítéstől számított 5 évig folyamatosan elérhetőnek kell lennie. Fentieket a nyertes ajánlatra is alkalmazni kell, ha az a szerződés mellékletét képezi. A szerződés honlapon történő közzétételéért az eljárásért felelős felel. 7/c. A szerződés esetleges módosítása, teljesítése a Kbt. 303.- 306/A. §-ainak betartásával lehetséges. A szerződés módosítására csak a Kbt. 303. §-ában foglaltak szerint kerülhet sor, erről a Képviselő-testület hozza meg döntését. A szerződés módosításáról, valamint teljesítéséről külön jogszabályban meghatározott minta szerinti tájékoztatót kell készíteni és hirdetmény útján közzétenni a Közbeszerzési Értesítőben. A hirdetményt legkésőbb a szerződés módosításától, illetőleg mindkét fél általi teljesítésétől számított 15 munkanapon belül kell feladni. A hirdetmény elkészítése, megküldése, a hirdetményminta változásainak figyelemmel kísérése mellett az eljárásért felelős feladata. A tájékoztatóban az ajánlattevőként szerződő félnek nyilatkoznia kell, hogy egyetért az abban foglaltakkal. 20
Ezzel összefüggésben az eljárásért felelős írásban nyilatkozatot kér a hirdetmény feladása előtt az ajánlattevőként szerződő féltől. Az eljárásért felelős a Közbeszerzési Értesítőben történő megjelenést követően haladéktalanul gondoskodik a szerződésmódosításról illetve teljesítésről szóló tájékoztató honlapon (www.agoraalapitvany.hu) történő közzétételéről. 7/d. A szerződés teljesítésének elismeréséről (teljesítés-igazolás) vagy az elismerés megtagadásáról – ha jogszabály másként nem rendelkezik – legkésőbb az ajánlattevőként szerződő fél teljesítésétől, vagy az erről szóló írásbeli értesítés kézhezvételétől számított 15 napon belül írásban köteles nyilatkozni az ajánlatkérőként szerződő fél. A nyilatkozat megtételére az alapítvány elnöke jogosult. Az ajánlattevőként szerződő felek a teljesítés elismerését követően haladéktalanul azon összegre jogosultak számlát kiállítani az ajánlatkérő felé, amely az általa a szerződés teljesítésébe bevont alvállalkozókat, illetve a vele munkaviszonyban álló szakembereket illeti meg. A számla ellenértékét 30 napon belül átutalja az ajánlatkérőként szerződő fél. Ajánlattevőként szerződő felek az ajánlatkérő felé igazolni kötelesek átutalási igazolások másolataival vagy az alvállalkozó (szakember) köztartozást mutató együttes adóigazolásának másolatával, hogy rendezték / jogszerűen nem fizették ki az alvállalkozót(szakembert) megillető összeget. Ezt követően nyújthatják be az ajánlattevőként szerződő felek az ellenszolgáltatás fennmaradó részére vonatkozó számlákat, melyek ellenértékét az ajánlatkérőként szerződő fél 30 napon belül átutal, ha az ajánlattevőként szerződő felek az alvállalkozókkal szembeni kötelezettségüket az adózás rendjéről szóló 2003. évi XCII. törvény (a továbbiakban: Art. ) 36/A. § -ára is tekintettel teljesítettek. A fennmaradó részre vonatkozó számla kifizetését az Art. 36/A. §-a figyelembevételével lehet teljesíteni, melyről az eljárásért felelős gondoskodik. A számlák ajánlatkérőként szerződő félként történő teljesítésért az alapítvány elnöke felel.
21
IX. Fejezet A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁSOK ELLENŐRZÉSE
A közbeszerzéseket, illetőleg a közbeszerzési eljárásokat a külön jogszabályban meghatározott illetékes ellenőrző szervek a feladat- és hatáskörüknek megfelelően rendszeresen ellenőrzik, és jogsértés esetén eljárást, intézkedést kezdeményeznek. A közbeszerzési eljárások belső ellenőrzési rendszerben történő ellenőrzése a belső ellenőrzést végző szervezet hatáskörébe tartozik. Az ellenőrzés kiterjed az eljárások szabályszerűségére, az elbírálás szempontjainak kiválasztására, valamint a szerződések megkötésére, módosítására és teljesítésére. A szükséges dokumentumok előkészítése, az ellenőrzések segítése az ügyintéző feladata. X. Fejezet JOGORVOSLATI ELJÁRÁS 1. A Közbeszerzési Döntőbizottság hatásköre és illetékessége
A közbeszerzésre, illetőleg a közbeszerzési eljárásra vonatkozóan jogszabályok megsértése miatt indult eljárás lefolytatása a Közbeszerzési Döntőbizottság (a továbbiakban: Döntőbizottság) hatáskörébe tartozik. Hatáskörébe tartozik a közbeszerzési eljárás alapján megkötött szerződés Kbt.- be ütköző módosítása vagy teljesítése miatt indult eljárás lefolytatása is. A Döntőbizottság illetékessége az ország egész területére kiterjed.
2. A jogorvoslati eljárás A Döntőbizottság 3 közbeszerzési biztosból álló tanácsban jár el, határozatát többségi szavazás alapján hozza. A Kbt. 328. § szerinti esetekben a Döntőbizottság egy közbeszerzési biztosa jár el. 22
A Döntőbizottság eljárása kérelemre vagy hivatalból indul. A Kbt. 316. § - 373. § -ai szerinti a Döntőbizottsági eljárásban, a döntése elleni jogorvoslat során, valamint a közbeszerzésekkel kapcsolatos egyéb perekben, az Európai Bizottsági eljárások vonatkozásában az Alapítványt jogi képviselő képviseli. A jogorvoslati eljárások kapcsán a szükséges döntéseket az Elnök hozza meg a jogi képviselő és az eljárásért felelős által készített előterjesztések alapján. Amennyiben a közbeszerzési eljárással kapcsolatban az Alapítvány, mint ajánlatkérővel szemben indul jogorvoslati eljárás, arról az eljárásért felelős haladéktalanul köteles tájékoztatni az Elnököt, aki a Kuratóriumot tájékoztatja soron következő ülésén. A Döntőbizottság végzése, határozata tartalmát az eljárásért felelős haladéktalanul ismerteti a Kuratóriummal. XI. Fejezet HATÁLYBA LÉPTETŐ ÉS ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK
Jelen szabályzat 2011. június 1. napján lép hatályba.
23
XII. Fejezet KAPCSOLÓDÓ JOGSZABÁLYOK 2003. évi CXXIX. törvény 2010. évi LXXXVIII. törvény
a közbeszerzésről a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény módosításáról a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény módosításáról az adózás rendjéről a tervpályázati eljárások részletes szabályairól az építési beruházások közbeszerzési eljárás során készítendő dokumentációjának tartalmáról az építőipari kivitelezői tevékenységről a 2007-2013 programozási időszakban az Európai Regionális Fejlesztési Alapból, az Európai Szociális Alapból és a Kohéziós Alapból származó támogatások felhasználásának rendjéről a közbeszerzési és tervpályázati hirdetmények, a bírálati összegezések és az éves statisztikai összegezések mintáiról a közbeszerzésekre vonatkozó nomenklatúrákról
2010. évi XCIX. törvény 2003. évi XCII. törvény 137/2004. (IV. 29.) Korm. rendelet 215/2010. (VII. 9.) Korm. rendelet
191/2009. (IX. 15.) Korm. rendelet 4/2011. (I. 28.) Korm. rendelet
14/2010. (X. 29.) NFM rendelet
19/2004. (IV. 28.) IM rendelet A Közbeszerzések Tanácsa ajánlásai A Közbeszerzések Tanácsa útmutatója
A Közbeszerzések Tanácsa útmutatója
A Közbeszerzések Tanácsa útmutatója A Közbeszerzések tájékoztatója
Tanácsa
Elnökének
A Közbeszerzések tájékoztatója A Közbeszerzések tájékoztatója A Közbeszerzések tájékoztatója
Tanácsa
Elnökének
Tanácsa
Elnökének
Tanácsa
Elnökének
a rész-ajánlattétel lehetőségének az ajánlatkérő általi kötelező biztosításával kapcsolatos kérdésekről a közbeszerzési eljárások eredményeként megkötött Szerződések Kbt. 303. §-a szerinti módosításával és a 304. §-a szerinti teljesítésével kapcsolatos egyes kérdésekről a helyi önkormányzati költségvetési szervek beszerzéseiről a hivatalos közbeszerzési tanácsadók közbeszerzési eljárásokba történő bevonásának módosult szabályairól az építési beruházásokkal kapcsolatos egyes jogszabály változásokról a 2009. évről szóló éves statisztikai összegezés megküldéséről a 2010. évre irányadó közbeszerzési értékhatárokról
24
A Közbeszerzések tájékoztatója A Közbeszerzések tájékoztatója
Tanácsa Tanácsa
Elnökének a Közös Közbeszerzési Szójegyzék (CPV) módosításáról Elnökének az éves összesített közbeszerzési tervről
A Közbeszerzések Tanácsa Elnökének egyéb tájékoztatói
Záradék: Jelen szabályzatot a Kuratórium a ______/2011. (V. 31.) számú határozatával elfogadta.
Székesfehérvár, 2011. május 31.
Dr. Kulcsár László István alapítványi elnök nevében és megbízásából:
Domokos Tamás kuratóriumi tag
25
1. számú melléklet Agóra Vidékfejlesztési Alapítvány …………… évi közbeszerzési terve A közbeszerzés tárgya és mennyisége
CPV kód
Irányadó eljárásrend
Tervezett eljárási típus
Időbeli ütemezés Az eljárás megindításának illetve a közbeszerzés megvalósításának tervezett időpontja
Sor kerül-e vagy sor került-e az adott közbeszerzéssel összefüggésben előzetes összesített tájékoztató közzétételére?
Szerződés teljesítésének várható időpontja vagy a szerződés időtartama
I. Árubeszerzés
II. Építési beruházás
III. Szolgáltatás megrendelése IV. Építési koncesszió
V. Szolgáltatási koncesszió Székesfehérvár, 20……………………………. Jóváhagyta a kuratórium a
számú határozatával: ……………………. alapítványi elnök
1
2. számú melléklet MEGBÍZÁSI SZERZŐDÉS amely létrejött Agóra Vidékfejlesztési Alapítvány (képviseli:……., 8000 Székesfehérvár, Tobak u. 17. I/30. , adószám: 18931415 – 1 – 07, bankszámlaszám:……….., mint Megbízó (a továbbiakban: Megbízó), valamint ………………………………….a Közbeszerzések Tanácsa által vezetett névjegyzékben…………..számon bejegyzett Hivatalos Közbeszerzési Tanácsadó( címe: ……………………, bankszámlaszáma:…………….), mint Megbízott (a továbbiakban: Megbízott között, hivatalos közbeszerzési tanácsadói feladatok ellátása tárgyában alulírott napon és az alábbi feltételekkel: 1. Megbízó megbízása alapján Megbízott elvállalja Agóra Vidékfejlesztési Alapítvány által ………………………………………………..tárgyú közbeszerzési eljárás vonatkozásában, hogy szakértelemmel segíti az eljárás jogszabályoknak megfelelő lefolytatását. 2. Megbízott feladatai: felhívás és a dokumentáció összeállításával és megküldésével kapcsolatos feladatok ellátása, a bírálóbizottság munkájának szakmai segítése, az egész eljárás lebonyolításának figyelemmel kísérése és a vonatkozó jogszabályoknak megfelelő koordinálása egészen a szerződés teljesítését követő tájékoztató elkészítéséig, megküldéséig terjedően. 3. Megbízó fenti tárgyú közbeszerzési eljárás vonatkozásában valamennyi rendelkezésére álló információt, dokumentumot Megbízott rendelkezésére bocsát annak érdekében, hogy megfelelő színvonalú előkészítő munkát követően hasonló minőségben végezhesse hivatalos közbeszerzési tanácsadói tevékenységét az egész eljárás során. 4. A 2. pontban meghatározott feladatok ellátásáért Megbízottat ………………..Ft + Áfa megbízási díj illeti meg, melyet az eljárás lezárását követően, a Megbízó és a Megbízott által is aláírt teljesítési igazolás kiállítását követő 30 napon belül, fenti bankszámlaszámra átutalással egyenlít ki a Megbízó. 5. A Megbízott a tevékenysége körében elkövetett esetleges kár megtérítéséért a Ptk. szerint felel. 6. A Megbízott kijelenti, hogy rendelkezik a Kbt. és az egyéb vonatkozó jogszabály által megkövetelt felelősségbiztosítással. 7. Megbízott kijelenti továbbá, hogy személyével szemben nem állnak fenn a Kbt. 10. §-ában részletezett összeférhetetlenségi körülmények. 8. Megbízott kijelenti, hogy a névjegyzékből való törlése esetén Megbízót haladéktalanul írásban értesíti, és ezzel jelen megbízási szerződés is felbontásra kerül. Megbízott ebben az esetben csak a névjegyzékből történő törléséig elvégzett munkájára eső díjra tarthat igényt, Megbízóval való egyeztetés szerint. 9. Az egyéb nem szabályozott kérdésekben a Kbt. és a Ptk. szabályai az irányadóak.
Székesfehérvár, 20…………… _______________________ Megbízó
____________________ Megbízott
2
3. számú melléklet ÖSSZEFÉRHETETLENSÉGI NYILATKOZAT Kitöltés előtt kérjük, figyelmesen olvassa el a hátoldalon leírt tájékoztatást!
Alulírott Név:
_______________________________________________________________
Lakcím:
_______________________________________________________________
mint a közbeszerzési eljárásban közszolgálati jogviszony alá tartozó közreműködő mint a bírálóbizottság tagja mint a döntéshozó Képviselő-testület tagja mint külső megbízott közreműködő (pl.: műszaki ellenőr, hivatalos közbeszerzési tanácsadó stb.)*
___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ tárgyú közbeszerzési eljárásban a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény 10. § (7) bekezdése alapján kijelentem, hogy velem szemben a Kbt. 10. § -ában meghatározott összeférhetetlenségi ok , mint kizáró körülmény nem áll fenn. Tudomással bírok jogkövetkezményeiről.
az
összeférhetetlenség
fennállása
megszegésének
Jelen nyilatkozatot a jogkövetkezmények ismeretében, minden befolyástól mentesen, saját kezűleg írom alá az alulírott napon.
Székesfehérvár, 20……………
____________________________ aláírás *A megfelelő szövegrész aláhúzandó! 3
Tájékoztató az „Összeférhetetlenségi nyilatkozat” és a „Távolmaradási nyilatkozat” kitöltéséhez Kbt. 10. § (1) A felhívás és a dokumentáció elkészítése során vagy az eljárás más szakaszában az ajánlatkérő nevében nem járhat el, illetőleg az eljárással kapcsolatos tevékenység végzésébe az ajánlatkérő által nem vonható be, az eljárás irataiba az eredményhirdetésig nem tekinthet be / a 80. § (4) bekezdése és a 118. § (4) bekezdése szerinti esetek kivételével / a közbeszerzés tárgyával kapcsolatos gazdasági tevékenységet végző gazdálkodó szervezet (a továbbiakban: érdekelt gazdálkodó szervezet), illetőleg az olyan személy vagy szervezet, aki, illetőleg amely a) az érdekelt gazdálkodó szervezettel munkaviszonyban vagy egyéb foglalkoztatási jogviszonyban áll; b) az érdekelt gazdálkodó szervezet vezető tisztségviselője vagy felügyelőbizottságának tagja; c) az érdekelt gazdálkodó szervezetben tulajdoni részesedéssel rendelkezik; d) az a)-c) pont szerinti személy hozzátartozója. (2) Nem kell alkalmazni az (1) bekezdést, ha az ajánlatkérő nevében eljáró, illetőleg az általa az eljárásba bevonni kívánt érdekelt gazdálkodó szervezet, illetőleg az ajánlatkérő által az eljárásba bevonni kívánt személlyel vagy szervezettel az (1) bekezdés a)-d) pontja szerinti viszonyban álló érdekelt gazdálkodó szervezet írásban nyilatkozik, hogy az eljárásban nem vesz részt ajánlattevőként, alvállalkozóként vagy erőforrást nyújtó szervezetként. (3) (4) Ha az ajánlatkérő nevében valamely személy tulajdonosi jogokat gyakorol érdekelt gazdálkodó szervezetben, az ajánlatkérő nevében e személy vagy hozzátartozója nem járhat el a felhívás és a dokumentáció előkészítése során vagy az eljárás más szakaszában, kivéve, ha az érdekelt gazdálkodó szervezet írásban nyilatkozik, hogy az eljárásban nem vesz részt ajánlattevőként vagy alvállalkozóként. Ezt a szabályt kell megfelelően alkalmazni az ajánlatkérő vezető tisztségviselője vagy felügyelőbizottságának tagja vagy hozzátartozója tekintetében, ha az érdekelt gazdálkodó szervezetben az ajánlatkérő rendelkezik tulajdoni részesedéssel. (5) Nem kell alkalmazni e §-t, ha az ajánlatkérő nevében az érdekelt gazdálkodó szervezetben a tulajdonosi jogok gyakorlására és a közbeszerzési eljárást lezáró döntés meghozatalára törvény, vagy törvény felhatalmazása alapján kiadott önkormányzati rendelet alapján az ajánlatkérő ugyanazon testülete jogosult, vagy olyan testületei, amelynek tagjai részben azonosak, és a közbeszerzési eljárással kapcsolatos – az eljárást lezáró döntés meghozatalán kívüli – tevékenységekben nem vett részt olyan személy, aki jogosult a tulajdonosi jogok gyakorlására. (6) (7) Az ajánlatkérő nevében eljáró, illetőleg az eljárással kapcsolatos tevékenység végzésébe az ajánlatkérő által bevonni kívánt személy vagy szervezet írásban köteles nyilatkozni arról, hogy vele szemben fennáll-e az e § szerinti összeférhetetlenség. Az összeférhetetlenséggel kapcsolatos nyilatkozathoz – a (2) vagy (4) bekezdés szerinti esetben – csatolni kell az érintett érdekelt gazdálkodó szervezet nyilatkozatát arról, hogy az eljárásban nem vesz részt ajánlattevőként, alvállalkozóként vagy erőforrást nyújtó szervezetként (távolmaradási nyilatkozat). (8) Ha az (1), (4) vagy (7) bekezdést megsértették, vagy a (2), illetőleg (4) bekezdés szerinti nyilatkozata ellenére az érdekelt gazdálkodó szervezet indul a közbeszerzési eljárásban, az eljárás további részében nem lehet ajánlattevő, alvállalkozó vagy erőforrást nyújtó szervezet az (1) bekezdés hatálya alá tartozó vagy az ott felsorolt személyekkel, szervezetekkel az (1) bekezdés a)-d) pontja szerinti viszonyban álló érdekelt gazdálkodó szervezet.
4
4. számú melléklet TÁVOLMARADÁSI NYILATKOZAT Kitöltés előtt kérjük, figyelmesen olvassa el a hátoldalon leírt tájékoztatást!
Alulírott, mint az ajánlatkérő nevében eljáró, illetőleg az eljárásba bevonni kívánt érdekelt gazdálkodó szervezet vezetője nyilatkozom, hogy az általam vezetett gazdálkodó szervezet az Agóra Vidékfejlesztési Alapítvány által kezdeményezett ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ tárgyú közbeszerzési eljárásban sem ajánlattevőként, sem alvállalkozóként, sem erőforrást nyújtó szervezetként nem vesz részt.
Székesfehérvár, 20……………
____________________________ az érdekelt gazdálkodó szervezet vezetőjének aláírás
5
Tájékoztató az „Összeférhetetlenségi nyilatkozat” és a „Távolmaradási nyilatkozat” kitöltéséhez Kbt. 10. § (1) A felhívás és a dokumentáció elkészítése során vagy az eljárás más szakaszában az ajánlatkérő nevében nem járhat el, illetőleg az eljárással kapcsolatos tevékenység végzésébe az ajánlatkérő által nem vonható be, az eljárás irataiba az eredményhirdetésig nem tekinthet be / a 80. § (4) bekezdése és a 118. § (4) bekezdése szerinti esetek kivételével / a közbeszerzés tárgyával kapcsolatos gazdasági tevékenységet végző gazdálkodó szervezet (a továbbiakban: érdekelt gazdálkodó szervezet), illetőleg az olyan személy vagy szervezet, aki, illetőleg amely a) az érdekelt gazdálkodó szervezettel munkaviszonyban vagy egyéb foglalkoztatási jogviszonyban áll; b) az érdekelt gazdálkodó szervezet vezető tisztségviselője vagy felügyelőbizottságának tagja; c) az érdekelt gazdálkodó szervezetben tulajdoni részesedéssel rendelkezik; d) az a)-c) pont szerinti személy hozzátartozója. (2) Nem kell alkalmazni az (1) bekezdést, ha az ajánlatkérő nevében eljáró, illetőleg az általa az eljárásba bevonni kívánt érdekelt gazdálkodó szervezet, illetőleg az ajánlatkérő által az eljárásba bevonni kívánt személlyel vagy szervezettel az (1) bekezdés a)-d) pontja szerinti viszonyban álló érdekelt gazdálkodó szervezet írásban nyilatkozik, hogy az eljárásban nem vesz részt ajánlattevőként, alvállalkozóként vagy erőforrást nyújtó szervezetként. (3) (4) Ha az ajánlatkérő nevében valamely személy tulajdonosi jogokat gyakorol érdekelt gazdálkodó szervezetben, az ajánlatkérő nevében e személy vagy hozzátartozója nem járhat el a felhívás és a dokumentáció előkészítése során vagy az eljárás más szakaszában, kivéve, ha az érdekelt gazdálkodó szervezet írásban nyilatkozik, hogy az eljárásban nem vesz részt ajánlattevőként vagy alvállalkozóként. Ezt a szabályt kell megfelelően alkalmazni az ajánlatkérő vezető tisztségviselője vagy felügyelőbizottságának tagja vagy hozzátartozója tekintetében, ha az érdekelt gazdálkodó szervezetben az ajánlatkérő rendelkezik tulajdoni részesedéssel. (5) Nem kell alkalmazni e §-t, ha az ajánlatkérő nevében az érdekelt gazdálkodó szervezetben a tulajdonosi jogok gyakorlására és a közbeszerzési eljárást lezáró döntés meghozatalára törvény, vagy törvény felhatalmazása alapján kiadott önkormányzati rendelet alapján az ajánlatkérő ugyanazon testülete jogosult, vagy olyan testületei, amelynek tagjai részben azonosak, és a közbeszerzési eljárással kapcsolatos – az eljárást lezáró döntés meghozatalán kívüli – tevékenységekben nem vett részt olyan személy, aki jogosult a tulajdonosi jogok gyakorlására. (6) (7) Az ajánlatkérő nevében eljáró, illetőleg az eljárással kapcsolatos tevékenység végzésébe az ajánlatkérő által bevonni kívánt személy vagy szervezet írásban köteles nyilatkozni arról, hogy vele szemben fennáll-e az e § szerinti összeférhetetlenség. Az összeférhetetlenséggel kapcsolatos nyilatkozathoz – a (2) vagy (4) bekezdés szerinti esetben – csatolni kell az érintett érdekelt gazdálkodó szervezet nyilatkozatát arról, hogy az eljárásban nem vesz részt ajánlattevőként, alvállalkozóként vagy erőforrást nyújtó szervezetként (távolmaradási nyilatkozat). (8) Ha az (1), (4) vagy (7) bekezdést megsértették, vagy a (2), illetőleg (4) bekezdés szerinti nyilatkozata ellenére az érdekelt gazdálkodó szervezet indul a közbeszerzési eljárásban, az eljárás további részében nem lehet ajánlattevő, alvállalkozó vagy erőforrást nyújtó szervezet az (1) bekezdés hatálya alá tartozó vagy az ott felsorolt személyekkel, szervezetekkel az (1) bekezdés a)-d) pontja szerinti viszonyban álló érdekelt gazdálkodó szervezet.
6
5. számú melléklet Jegyzőkönyv Készült: Agóra Vidékfejlesztési Alapítvány hivatalos helyiségében 20…(év)…..(hó)……(nap) án ………. órai kezdettel. Tárgy: _____________________________________________________ közbeszerzési eljárás keretein belül benyújtott ajánlatok bontásáról.
tárgyú
Jelen vannak: a bíráló bizottság elnöke bíráló bizottság tagjai jegyzőkönyvvezető alapítvány elnöke ajánlattevők képviselői ………………… a bírálóbizottság elnöke köszönti a fenti tárgyú közbeszerzés keretein belül beérkezett ajánlatok bontási eljárásán megjelenteket. Az ajánlatok bontása véletlenszerű sorrendben történik. Az ajánlattételi felhívás …….. pontja szerint ………………………………….
a
bírálat
szempontja
1. ajánlat bontása: Megállapításra kerül, hogy az ajánlat csomagolása sértetlen, csak az ajánlattételi felhívásban szereplő szöveg szerepel a borításon, továbbá …. db eredeti és ….. db másolati példány került benyújtásra. ………………… ismerteti az ajánlat felolvasó lapján feltüntetett információkat, mely szerint az ajánlattevő neve: ……………………………….., székhelyének címe: …………………………….., ajánlattevő levelezési címe, tel. és faxszáma: …………………………………………………………. Bruttó ajánlati ár: ………., azaz nettó ………. HUF + ……….. HUF Áfa, vállalt teljesítési határidő: ……. nap, vállalt késedelmi kötbér: ……… Ft/nap.
7
2. ajánlat bontása: Megállapításra kerül, hogy az ajánlat csomagolása sértetlen, csak az ajánlattételi felhívásban szereplő szöveg szerepel a borításon, továbbá …… db eredeti és …….db másolati példány került benyújtásra. ……………….. ismerteti az ajánlat felolvasó lapján feltüntetett információkat, mely szerint az ajánlattevő neve: …………………………………..., székhelyének címe: ……………….., ajánlattevő levelezési címe, tel. és faxszáma: …………………………………………………………. Bruttó ajánlati ár: ………. HUF, azaz nettó ……….. HUF + ……….. HUF Áfa, vállalt teljesítési határidő: ……. nap, vállalt késedelmi kötbér: ……….. Ft/nap. Valamennyi beérkezett ajánlat felbontásra került és a felolvasó lapok ismertetése megtörtént. Bontatlan ajánlat nem maradt, ezért a bontási eljárás ……. órakor lezárásra került, miután a polgármester/bírálóbizottság elnöke megköszönte a jelenlévők részvételét. A jegyzőkönyv lezárására ……. órakor került sor. ____________________________ jegyzőkönyvvezető
8
6. számú melléklet A legalacsonyabb összegű ellenszolgáltatást nyújtó ajánlat kiválasztásánál alkalmazandó BÍRÁLATI LAP
Kelt: Közbeszerzés száma: Bíráló neve: Formai bírálat
FELTÉTEL 1. 2.
3.
AJÁNLATTEVŐK NEVE
Benyújtás időpontja Ajánlatok sorszámozása, szignálása Példányok megegyezősége
4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
9
Kelt: Közbeszerzés száma: Bíráló neve: Tartalmi bírálat
FELTÉTEL
AJÁNLATTEVŐK NEVE
Ajánlati ár
Egyéb megállapítások: AJÁNLATI FELHÍVÁS …….) PONTJA SZERINTI BÍRÁLATI SZEMPONT: A LEGALACSONYABB ÖSSZEGŰ ELLENSZOLGÁLTATÁS A BÍRÁLÓ ÁLTAL KIÁLLÍTOTT RANGSOR:
SORREND
AJÁNLATTEVŐ ÉS SZÉKHELYE
1. 2. 3. 4. 5. 6.
10
Előzőek alapján a bíráló a bizottság részére a ______________________________________ javasolja nyertesként elfogadni a tárgyi közbeszerzési eljárásban.
Indokolás ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________
Székesfehérvár, 20 …………………………………………..
____________________________ bíráló bizottság elnöke / tagja * A megfelelő rész aláhúzandó!
11
7. számú melléklet Az összességében legelőnyösebb ajánlat kiválasztásánál alkalmazandó BÍRÁLATI LAP Kelt: Közbeszerzés száma: Bíráló neve: Formai bírálat
FELTÉTEL 1. 2.
3.
AJÁNLATTEVŐK NEVE
Benyújtás időpontja Ajánlatok sorszámozása, szignálása Példányok megegyezősége
4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
12
Kelt: Közbeszerzés száma: Bíráló neve: Tartalmi bírálat Az elbírálás részszempontjai
A részszemponto k súlyszámai
Az ajánlattevő neve: Értékelés Értékelés i i pontszá pontszá m és m súlyszá m szorzata
Az ajánlattevő neve: Értékelés Értékelés i i pontszá pontszá m és m súlyszá m szorzata
A súlyszámmal szorzott értékelési pontszámok összegei ajánlattevőnként:
Indoklások: ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________
AJÁNLATI FELHÍVÁS …….) PONTJA SZERINTI BÍRÁLATI SZEMPONT: ÖSSZESSÉGÉBEN LEGELŐNYÖSEBB AJÁNLAT KIVÁLASZTÁSA
13
A BÍRÁLÓ ÁLTAL KIÁLLÍTOTT RANGSOR:
SORREND
AJÁNLATTEVŐ ÉS SZÉKHELYE
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Előzőek alapján a bíráló a bizottság részére a ______________________________________ javasolja nyertesként elfogadni a tárgyi közbeszerzési eljárásban.
Indokolás ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________
Székesfehérvár, 20 ………………………………………….. ____________________________ bíráló bizottság elnöke / tagja * A megfelelő rész aláhúzandó!
14
8. számú melléklet
AGÓRA VIDÉKFEJLESZTÉSI ALAPÍTVÁNY adószám: 18931415 – 1 – 07 bírósági nyilvántartásba vétel: Pk. 60151/2000/2., 2000.11.08.
8000 Székesfehérvár, Tobak utca 17. I/30.
Szám:
/2011.
Tárgy:
Tel.: E-mail:
06-22/502-276, 06-30/9-220-221
[email protected]
Fax: web:
06-22/379-622 www.agoraalapitvany.hu
Hiánypótlási felhívás
A közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény (a továbbiakban: Kbt. ) 83. § (1) bekezdésére az Ajánlatkérő köteles valamennyi Ajánlattevő számára, azonos feltételekkel biztosítani a hiánypótlás lehetőségét. Hivatkozással a Kbt. 83. § (2)-(3) bekezdéseiben foglaltakra ___________________________________________ tárgyú közbeszerzési eljárásban a bírálóbizottság az alábbi hiánypótlásokat tartja szükségesnek: A ____________________________ ajánlatában a ________________________________, ezért fenti formai hiba pótlása indokolt.
A ___________________________ ajánlata másolati példányából hiányzik ___________________________________________________________________________ Fentieknek megfelelően a ______________________________nek hiánypótlásban kell csatolnia: ___________________________________________________________________ A hiánypótlásra rendelkezésre álló határidő: __________ nap.
Az ajánlattételi dokumentáció ___________ oldala tartalmazza a hiánypótlás módjának előírásait. Székesfehérvár, 20 ………………………………………….. Tisztelettel: ____________________________ eljárásért felelős ügyintéző
15
9. számú melléklet Jegyzőkönyv
Készült: Agóra Vidékfejlesztési Alapítvány hivatalos helyiségében 20…(év)…..(hó)……(nap) án ………. órai kezdettel. Tárgy: _____________________________________________________ közbeszerzési eljárás keretein belül benyújtott ajánlatok bírálatáról.
tárgyú
Jelen vannak: a bíráló bizottság elnöke bíráló bizottság tagjai jegyzőkönyvvezető eljárásért felelős ügyintéző
A bírálóbizottság elnöke köszönti a fenti tárgyú közbeszerzés keretein belül beérkezett ajánlatok bírálati eljárásán megjelenteket. A bírálóbizottság a beérkezett ajánlatok formai és tartalmi bírálatát véletlenszerű sorrendben végzi. Az ajánlattételi felhívás ____________ pontja szerint a bírálati szempont: ___________________________________________________________________________
A bírálóbizottság megállapította, hogy __________________________________________________________________________ A _______________________________________ ajánlata vizsgálata során megállapításra került, hogy _________________________________________________________________ A ___________________________ ajánlata nem szorul hiánypótlásra, ajánlata az ajánlattételi felhívásban és dokumentációban foglaltaknak megfelelően került összeállításra. A ___________________________________ bírálata során megállapításra került, hogy a _______________________________________, ezért a Kbt. 88. § (1) bekezdés e) pontjában foglaltaknak megfelelően a ____________________ ajánlata érvénytelen.
16
Megállapításra került továbbá, hogy ___________________________________________ A bizottság a bírálati munkát befejezte azzal, hogy 20….(év). …..(hó)…….(nap)-én …….. órától folytatja azt a hiánypótlás vizsgálatával.
A jegyzőkönyv ………. órakor lezárásra került. Székesfehérvár, 20__________________
____________________________ bíráló bizottság elnöke
___________________________________________________________________________ bíráló bizottság tagja bíráló bizottság tagja bíráló bizottság tagja
17
