agentschap voor Innovatie door Wetenschap en Technologie TETRA Uitvoering & opvolging September 2015 Ellen Pelgrims

agentschap voor Innovatie door Wetenschap en Technologie

TETRA Uitvoering & opvolging

September 2015 Ellen Pelgrims

1

TETRA uitvoering en opvolging Agenda  Verwelkoming  Wat willen we bereiken met TETRA projecten?  Overeenkomsten (projectspecifieke voorwaarden, samenwerkingsovereenkomsten)  Projectuitvoering en -opvolging  Uitgangspunten  Interactie met de doelgroep  Gebruikerspoll  Jaarlijks voortgangsverslag  Leverbaarheden/performantie-indicatoren  Opvolgen van bereik

 Financiële status en cofinanciering  Verslaggevingmomenten (voortgangsverslag, tussentijds/eindverslag, financieel verslag)

2

TETRA Agenda  Verwelkoming  Wat willen we bereiken met TETRA projecten ?  Overeenkomsten (projectspecifieke voorwaarden, samenwerkingsovereenkomsten)  Projectuitvoering en -opvolging  Uitgangspunten  Interactie met de doelgroep  Projectbarometer  Jaarlijks voortgangsverslag  Leverbaarheden/performantieindicatoren  Opvolgen van bereik


3

TETRA

programma voor praktijkgericht onderzoek door hogescholen en universiteiten voor ondernemingen en social profit

 Stimuleren van kennisoverdracht  Brugfunctie tussen basisonderzoek en toepassingen Hogescholen en Universiteiten

Ondernemingen en Socialprofitorganisaties

4

TETRA Agenda  Verwelkoming  Wat willen we bereiken met TETRA?  Overeenkomsten (projectspecifieke voorwaarden, samenwerkingsovereenkomsten)  Projectuitvoering en -opvolging  Uitgangspunten  Interactie met de doelgroep  6-maandelijks voortgangsverslag  Jaarlijks voortgangsverslag  Leverbaarheden/performantieindicatoren  Opvolgen van bereik


5

TETRA Projectspecifieke voorwaarden / Samenwerking

(Samenwerkinsovereenkomst)

IWT

Overeenkomst

Begunstigde(n)

Reglement

van Orde

Samenwerkingsovereenkomst

Gebruikersgroep

6

TETRA Projectspecifieke voorwaarden

IWT overeenkomst bestaat uit 2 delen :  Algemene voorwaarden → op IWT website  Projectspecifieke voorwaarden: papieren documenten ter ondertekening door IWT en de begunstigde(n, 1 exemplaar naar IWT terugsturen  Tabel leverbaarheden en streefwaarden voor de KPI’s (Als bijlage projectspecifieke voorwaarden)

7


Voordat deze overeenkomst door ons opgemaakt kan worden : - Informatie in web-opvolgingstool nagekeken worden, - Administratieve gegevens; - Startdatum van het project; - Feitelijke onjuistheden in kpi’s en leverbaarheden

- In de webtool na nazicht: “finaliseer” de inlichtingenfiche Opletten met nieuwe login-accounts, want slechts 2 weken geldig

8


Betalingen Voorschot na ondertekening van de overeenkomst Voorschot na ontvangst van documenten  Verklaring gebruikersgroep/schuldvordering (template op website)  Samenwerkingsovereenkomst(en) indien van toepassing  Projectfiche innovatienetwerk is aangemaakt en ingevuld

Daarna: jaarlijks voorschot, laatste schijf na afsluiting (def. steun)  betaling aan de hoofdaanvrager (hogeschool of universiteit), verantwoordelijk voor vergoeding andere uitvoerders

 bijzondere voorwaarden zo snel mogelijk en binnen termijn bepaald in overeenkomst

9

TETRA Samenwerkingsovereenkomsten

Wat ?  Contactgegevens van betrokken organisaties en projectidentificatie  Afspraken omtrent : • uit te voeren taken en opleveringen van het project, overleg en verslaggeving aan IWT • bevoegdheden (wie rapporteert, wie roept gebruikersgroep bijeen...) • Behandeling van vertrouwelijke informatie (incl. achtergrondkennis) • eigendomsrechten en gebruiksrechten • afspraken inzake publicaties & mededelingen • duur van de overeenkomst • aansprakelijkheden en geschillenregeling • ontbinding en vereffening  Dient door IWT goedgekeurd te worden ! 10

TETRA Agenda  Verwelkoming  Wat willen we bereiken met TETRA?  Overeenkomsten (projectspecifieke voorwaarden, samenwerkingsovereenkomsten)  Projectuitvoering en -opvolging  Uitgangspunten  Interactie met de doelgroep  Projectbarometer  Jaarlijks voortgangsverslag  Leverbaarheden/performantieindicatoren  Opvolgen van bereik


11

TETRA - Uitvoering en opvolging Uitgangspunten

Uitgangspunten: i)

ii) iii)

Projectuitvoerders en gebruikers aanmoedigen om het projectverloop gestructureerd en actief op te volgen • Stand van zaken van de leverbaarheden/mijlpalen? • Financiële status ? • Welke ondernemingen worden bereikt en met welk resultaat ? • Goede en regelmatige interactie met de gebruikers en de ruimere doelgroep • Hoe staat de doelgroep tegenover het projectverloop? Risico-inschatting van het projectverloop door IWT Portfolio-analyse, resultaten/effecten op programmaniveau 12

TETRA Agenda  Verwelkoming  Wat willen we bereiken met TETRA ?  Overeenkomsten (projectspecifieke voorwaarden, samenwerkingsovereenkomsten)  Projectuitvoering en -opvolging  Uitgangspunten  Interactie met de doelgroep  Projectbarometer  Jaarlijks voortgangsverslag  Leverbaarheden/performantieindicatoren  Opvolgen van bereik


13

TETRA - Projectuitvoering en opvolging Interactie met de doelgroep

Functionele gebruikersgroep  Een actieve en betrokken gebruikersgroep is van fundamenteel belang voor de slaagkansen van projecten gericht op het realiseren van innovaties bij een groep van bedrijven  Reglement van Orde (afsprakendocumenten) regelt taak/werking GG en rechten en plichten leden (template beschikbaar op de website van IWT), ondertekening door leden GG + verklaring dat bedrijven RvO ondertekend hebben en schuldvorderingen uitgestuurd werden. Voor Tetra bevat deze verklaring ook steeds een clausule waarin de hoofdboekhouder van de organisatie tekent in te zullen staan voor het 'innen' van de co-financiering.  Essentieel om goed op de hoogte zijn van de mening van de bedrijven over het projectverloop en over de mogelijke toepassing van de projectresultaten in hun onderneming  Om de projectleiders te ondersteunen bij het verzamelen van gerichte feedback vanuit de gebruikersgroep, werd een hulpmiddel ontwikkeld 14


Gebruikerspoll (leden gebruikersgroep)  bevraging na elke vergadering van de GG (sensibiliseren/informeren leden)  automatisch gekoppeld aan registratie aanwezigheden GG  gebruiksvriendelijk, vergt weinig tijd van gebruikers/uitvoerders  geaggregeerde resultaten naar projectuitvoerders

GEBRUIKERS Relevantie van het project voor de gebruiker Projectverloop en behaalde projectresultaten Tevredenheid over ruimte en overleg binnen de gebruikersgroep Tevredenheid over de behandelde punten tijdens de gebruikersgroep Verwachtingen in verband met de toepassingen van de projectresultaten door de gebruiker


Projectgegevens, hier kan u enkel gegevens bekijken en eventueel een ander project waarvoor u ook verantwoordelijk bent selecteren Gebruikersgroepleden, hier vult u de (contact)gegevens in van de leden van uw gebruikersgroep Vergaderingen, hier maakt u vergaderingen aan en registreert u de aanwezigheden Gebruikerspoll, hier kan u als projectuitvoerder de feedback van de gebruikers bekijken.


U kan het ONDERNEMINGSNUMMER van een onderneming of organisatie

opzoeken via de link naar de kruispuntbank (http://kbopub.economie.fgov.be/kbopub/zoekwoordenform.html )


TETRA - Projectuitvoering en opvolging Interactie met de doelgroep In welke mate is het onderwerp van het project nog steeds relevant voor uw onderneming {scoren op schaal (i) zeer relevant; (ii) relevant, (iii) neutraal, (iv) minder prioritair, (v) niet langer relevant }

Hoe scoort u het projectverloop en de tot nu toe behaalde projectresultaten in functie van de te bereiken doelstellingen? { scoren op schaal (i) minder dan voorzien , (ii) zoals voorzien, (iii) beter dan voorzien

Hoe tevreden bent u over de ruimte voor interactie en sturing door de ondernemingen (gebruikers) binnen het project? { scoren op schaal : (i) zeer tevreden, (ii) tevreden, (iii) neutraal, (iv) ontevreden, (v) zeer ontvreden}

Hoe tevreden bent u met de behandelde punten in de gebruikersgroepvergaderingen? { scoren op schaal : (i) zeer tevreden, (ii) tevreden, (iii) neutraal, (iv) ontevreden, (v) zeer ontvrede}

Hoe hoog scoort u de (mogelijke) toepassing van concrete, bruikbare resultaten bij uw eigen onderneming (of uw ledenbedrijven) op korte termijn? [KT is tijdens of < 1 jr na afloop] { scoren op schaal: (i) de resultaten worden al toegepast in de onderneming (ii) de resultaten zullen wellicht binnen het jaar na afloop van het project worden toegepast in de onderneming, (iii) de resultaten zijn tot op heden op kt niet bruikbaar voor de onderneming, maar mits bedrijfsspecifiek vervolgonderzoek wel nog mogelijk in de toekomst (iv) de resultaten blijken niet bruikbaar voor de onderneming }


 Responsabiliseren van de leden van de gebruikersgroep  Voldoende informeren over de opzet en het doel van de bevraging  motiveren om mee te werken aan de bevraging  Voldoende feedback geven over de resultaten van de bevraging (bespreken op volgende gebruikersgroep)

 Best zo snel mogelijk na afloop van de vergadering de aanwezigheden ingeven  Verslagen gebruikersgroep (min. 2 per jaar) !

TETRA Agenda  Verwelkoming  Wat willen we bereiken met TETRA?  Stand van zaken overeenkomsten (projectspecifieke voorwaarden/samenwerkingsovereenkomsten)  Projectuitvoering en -opvolging  Uitgangspunten  Interactie met de doelgroep  6-maandelijks voortgangsverslag  Jaarlijks voortgangsverslag  Opvolgen van bereik  Leverbaarheden/resultaatsindicatoren


22

TETRA - Projectuitvoering en opvolging Projectbarometer

6-maandelijks status aanvinken  Enkel bij afwijking verdere detaillering nodig  Meldingen  Toelichtingen

PROJECTUITVOERDERS Inhoudelijk verloop project t.o.v. werkplan Behalen innovatiedoel Interactie met doelgroep

Inzet van de middelen Valorisatiekansen

TETRA Agenda  Verwelkoming  Wat willen we bereiken met TETRA?  Stand van zaken overeenkomsten (projectspecifieke voorwaarden/samenwerkingsovereenkomsten)  Projectuitvoering en -opvolging  Uitgangspunten  Interactie met de doelgroep  Projectbarometer  Jaarlijks voortgangsverslag  Leverbaarheden/performantieindicatoren  Opvolgen van bereik


24

TETRA - Projectuitvoering en opvolging Voortgangsverslag

Jaarlijks voortgangsverslag = projectbarometer en specifieke aanvullingen:  Status vooropgestelde leverbaarheden  Status performantie-indicatoren (KPI’s)  1-op-1 bereik  Collectief bereik  Toelichtingen  Succesverhalen/relevante cases  Activiteitenoverzicht 25



26

TETRA - Projectuitvoering en opvolging Voortgangsverslag - leverbaarheden/performantie-indicatoren

6-maandelijks voortgangsverslag en specifieke aanvullingen:  Projectuitvoerders geven de status aan van de vooropgestelde leverbaarheden en performantie-indicatoren (KPI’s):  Twee types leverbaarheden:  projectspecifieke kennisontwikkeling (output, volgend uit activiteiten)  Collectieve kennisoverdracht (grotere schaal verspreiding van de projectspecifieke kennisontwikkeling)  Leverbaarheden worden ondergebracht in categorieën die gelijklopen over de programma’s heen  Mogelijk om nieuwe leverbaarheden toe te voegen tijdens het project  Geen uitvoerige beschrijving van de uitgevoerde activiteiten

27

TETRA - Projectuitvoering en opvolging Voortgangsverslag - leverbaarheden

Status leverbaarheden Categorie

Omschrijving*

Datum verwacht

Projectspecifieke kennisontwikkeling X1

XXXXXXXXX

X1

XXXXXXXXX

X3

XXXXXXXXX

…

….

Collectieve/generieke kennisoverdracht Y1

XXXXXXXXX

Y2

XXXXXXXXX

Voorzien maar nog niet gestart

Volledig behaald

Lopend zoals voorzien

Lopend met vertraging

Vroegtijdig stopgezet

TETRA - Projectuitvoering en opvolging Voortgangsverslag - performantie-indicatoren • Beperkte set van meetbare PROJECTSPECIFIEKE sleutelfactoren waar het project goed moet in zijn opdat DOELSTELLINGEN (innovatiedoel) bereikt worden “ KPI’s zijn bij voorkeur gericht op de verandering die men wil realiseren bij de bedrijven in plaats van op de activiteiten die men zal uitvoeren”

•

IWT legt gemeenschappelijke KPI’s (2) op Streefwaarden getuigen van voldoende ambitieniveau en staan in verhouding tot het gevraagde steunbedrag

TETRA - Projectuitvoering en opvolging Voortgangsverslag - performantie-indicatoren

Status Key Performance Indicatoren (KPI’s) KPI

Bereikt

Verwacht

Cumulatief

Streefwaarden overeenkomst

KPI 1 KPI 2 (KPI 3) (KPI 4)

30

TETRA Agenda  Verwelkoming  Wat willen we bereiken met TETRA?  Stand van zaken overeenkomsten (projectspecifieke voorwaarden/samenwerkingsovereenkomsten)  Projectuitvoering en -opvolging  Uitgangspunten  Interactie met de doelgroep  Projectbarometer  Jaarlijks voortgangsverslag  Leverbaarheden/resultaatsindicatoren  Opvolgen van bereik


31

TETRA - Projectuitvoering en opvolging Voortgangsverslag – ‘1 op 1’ en ‘collectief’ bereik

1 op 1 bereik Unieke identificatie van de klanten (ondernemingsnummer) Opvolgen van type activiteiten (definities) en direct resultaat van geleverde activiteit Geen contractuele streefwaarden

TETRA - Projectuitvoering en opvolging Voortgangsverslag – ‘1 op 1’ bereik

Betrokken partner in het consortium

xxxx

Naam Onderneming

Ondernemingsnummer

Type activiteit*

Direct Resultaat **

Organisatie naar wie wordt doorverwezen***

IWT projectnummer ****

xxxxxx1

xxx-xxxxx-xx1

A4

R3

NVT

NVT

xxxxxx1

xxx-xxxxx-xx1

A4

R4

VIGC

NVT

xxxxxx2

xxx-xxxxx-xx2

A3

R3

NVT

XXXXX1

xxxxxx3

xxx-xxxxx-xx3

A3

R2

NVT

XXXXX2

xxxxxx3

xxx-xxxxx-xx3

A2

R4

FIT

NVT

Starter

Starter

A3

NVT

XXXXX3

Andere subsidies, bv EU ****

EFROxxxxx

*Voor elke afzonderlijke activiteit (1 activiteit kan meerdere contacten omvatten) en/of direct resultaat een nieuwe lijn; ** Er kunnen verschillende resultaten optreden of een resultaat kan evolueren over de tijd. Elk nieuw resultaat wordt geregistreerd via een nieuwe lijn; ***Rapporteren op organisatieniveau; ****Indien de activiteit of het resultaat te linken is aan een door de onderneming ingediend IWT-project, wordt het projectnummer van het IWT-project in kwestie gerapporteerd. Indien er een link is met een Europees of ander niet-IWT project, geef dit dan ook aan via bv acroniem.

TETRA - Projectuitvoering en opvolging Voortgangsverslag – collectief bereik

COLLECTIEVE ACTIES - Geen unieke identificatie van aanwezigen collectieve acties, de klemtoon wordt gelegd op het aantal verschillende bedrijven dat bereikt wordt - Directe effecten van collectieve acties worden niet systematisch gerapporteerd (wel in eigen belang van project om dit op te volgen – responsabilisering nodig) Datum

Naam/Omschrijving*

Partner **

# bereikte ondernemingen

xx-xx-20xx

xxxxx1

NVT

20

xx-xx-20xx

xxxxx2

VITO

10

xx-xx-20xx

xxxxx3

IC-OVL

15

xx-xx-20xx

xxxxx4

NVT

18

*Studiedagen, workshops, seminaries, demonstraties of andere (netwerking)events die rechtstreeks verband houden met het uitvoeren van een VIS-project en waarop minimaal 5 verschillende bedrijven aanwezig zijn. ** Organisatie waar eventueel mee wordt samengewerkt

TETRA - Projectuitvoering en opvolging Voortgangsverslag – wat nog ?

 Verslagen gebruikersgroep (gekoppeld aan vergaderingen)  Toelichtingen (indien relevant)  Succesverhalen of relevante cases  Activiteitenoverzicht ingezette menskracht toegewezen aan 1 van de 5 vaste activiteitscodes (PM: Projectmanagement, PN: Platformwerking/netwerking, OKV: Onderzoeksactiviteiten/kennisverwerving/vertaling, CK: Collectieve kennisverspreiding, AIO: Activiteiten met individuele ondernemingen)

prestaties voor de periode……... tot……….. type activiteit*

naam personeelslid

aantal gepresteerde mensmaanden in deze periode

cumulatief

totaal

35



36

TETRA- Projectuitvoering en opvolging Financiële status en co-financiering

 Geen jaarlijkse financiële verslaggeving (kostenstaat), wel in 6maandelijks financiële status aangeven – afwijkingen dienen toegelicht te worden !

 Financiële verslaggeving (kostenmodel- template beschikbaar op IWT website) is onderdeel van het eindverslag, wordt gebundeld door coördinator of kan individueel aangeleverd worden. Er dienen geen bewijsstukken te worden aangeleverd. Niettemin kunnen deze door IWT opgevraagd worden.  Welke kosten zijn aanvaardbaar: zie handleiding TETRA  personeelskost (reële kost, gestaafd met loonfiches) + overige kost (max. 40.000 EUR/VTE, belangrijkste posten toelichten)

 92,5% subsidie, financiering van resterende 7,5% via bijdragen van de doelgroepbedrijven

37

TETRA

 Verwelkoming  Wat willen we bereiken met TETRA?  Stand van zaken overeenkomsten (projectspecifieke voorwaarden/samenwerkingsovereenkomsten)  Projectuitvoering en -opvolging  Uitganspunten  Opvolgen van bereik  Interactie met de doelgroep  Projectbarometer  Leverbaarheden/resultaatsindicatoren  Financiële status en cofinanciering  Verslaggevingmomenten (voortgangsverslag, tussentijds-/eindverslag, financieel verslag) 38

TETRA - Projectuitvoering en opvolging Verslaggevingsmomenten

39

TETRA - Projectuitvoering en opvolging Verslaggevingsmomenten – eindverslag

Eindverslag  cfr. Voortgangsverslag  Toelichting behaalde projectresultaten  Toelichting aanwending projectresultaten bij de doelgroep  Verantwoording van de gemaakte kosten (financieel verslag – kostenmodel, template + co-financiering)

40

TETRA Info  Verslagen opladen via e-tool!!!  E-tool voor gebruikersbevraging  Communicatie/vragen:  Mailbox ([email protected])  e-tool voor gebruikersbevraging ([email protected])  e-tool voor opvolging ([email protected])

41

agentschap voor Innovatie door Wetenschap en Technologie

Koning Albert II-laan 35, bus 16 B-1030 Brussel Tel.: +32 (0)2 432 42 00 Fax.: +32 (0)2 432 43 99 E-mail: [email protected] www.iwt.be

agentschap voor Innovatie door Wetenschap en Technologie TETRA Uitvoering & opvolging September 2015 Ellen Pelgrims

Recommend Documents