AEGEE-Pécs Európai Hallgatók Egyesületének pécsi szervezetének Szervezeti és Működési Szabályzata
2013. Augusztus 8.
TARTALOMJEGYZÉK I. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK ............................................................... 3 I.1. AZ EGYESÜLET FŐ CÉLJAI ....................................................................... 4 I.2. AZ EGYESÜLET FŐ TEVÉKENYSÉGEI ......................................................... 4 II. AZ EGYESÜLET TAGJAI ......................................................................... 5 II.1. A TAGSÁG FELTÉTELEI ............................................................................ 5 II.2. A TAGSÁG FORMÁI .................................................................................. 5 II.2.1. Rendes tag .......................................................................................... 5 II.2.2. Aktív tag ............................................................................................. 5 II.2.3. Vezető tag .......................................................................................... 6 II.2.4. Tiszteletbeli tag .................................................................................. 6 II.3. A TAGSÁG LÉTREJÖTTE ........................................................................... 7 II.4. A TAGSÁG MEGSZŰNÉSE .......................................................................... 7 III. AZ EGYESÜLET SZERVEZETI EGYSÉGEI .......................................... 8 III.1. A KÖZGYŰLÉS ........................................................................................ 8 III.2. AZ ELNÖKSÉG......................................................................................... 9 III.2.1. Az Elnökség tagjai .............................................................................. 9 III.2.2. Elnökségi taggá válás ....................................................................... 10 III.2.3. Az Elnökségi tagság megszűnése ...................................................... 10 III.2.4. Az Elnökség munkája........................................................................ 11 III.2.5. Az Elnökség kizárólagos döntési jogai .............................................. 12 III.2.6. Az Elnökség kötelességei .................................................................. 12 III.2.7. Az Elnökségi tagok feladatai............................................................. 13 III.3. FELÜGYELŐ BIZOTTSÁG ........................................................................ 16 III.4. MUNKACSOPORTOK ÉSPROJEKT MUNKACSOPORTOK ............................. 17
IV. AZ EGYESÜLET MŰKÖDÉSÉVEL KAPCSOLATOS EGYÉB RENDELKEZÉSEK ............................................................................................. 19 IV.1. AKTIVITÁSI IGAZOLÁS ........................................................................... 19 IV.2. AZ EGYESÜLET TULAJDONÁBAN ÁLLÓ, ILLETVE HASZNÁLATÁRA RENDELKEZÉSÉRE BOCSÁTOTT ESZKÖZÖK IGÉNYBEVÉTELE.................................... 20 IV.3. AZ EGYESÜLET HIVATALOS KÉPVISELETE NEMZETKÖZI ESEMÉNYEKEN .. 20 IV.3.1. Általános rendelkezések.................................................................... 20 IV.3.2. Kiemelt nemzetközi események ......................................................... 21 IV.4. AZ EGYESÜLET TAGJAINAK RÉSZVÉTELE HAZAI ............................................................................................... 22
SZAKMAI
RENDEZVÉNYEKEN
IV.5. MENTORING RENDSZER ......................................................................... 23 IV.6. VEGYES RENDELKEZÉSEK ...................................................................... 23 V. AZ EGYESÜLET GAZDÁLKODÁSA ........................................................ 25
V.1. SZÁMVITELI POLITIKA ........................................................................... 25 V.1.1. Az Egyesület gazdálkodása ............................................................... 25 V.1.2. A beszámoló formája, a beszámoló-készítés ................................................................................................ 25
időpontjának
meghatározása
V.2. PÉNZKEZELÉSI SZABÁLYZAT ................................................................. 26 V.2.1. A bankszámla kezelésének szabályai ................................................. 26 V.2.2. Készpénzforgalom: a házipénztár kezelésének szabályai ................... 26 V.2.2.1. A Pénztáros feladatai ................................................................ 26 V.2.2.2. Utalványozás ............................................................................ 27 V.2.2.3. Pénztári nyilvántartások vezetése .............................................. 27 V.2.2.4. A pénztári bevételek és kiadások bizonylatolása ....................... 28 V.2.2.5. Elszámolásra kiadott összegek nyilvántartása ........................... 28 V.2.2.6. A hamis, vagy hamisnak vélt készpénz kezelése ....................... 29 V.2.2.7. Pénztárzárás ............................................................................. 30 V.2.2.8. Szigorú számadású nyomtatványok .......................................... 30 V.2.3. Számvevő Biztos ............................................................................... 31 VI. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK ...................................................................... 32 VII. MELLÉKLETEK ...................................................................................... 33 VII.1. NYILATKOZAT PÉNZTÁROSI FELADAT ELFOGADÁSÁRÓL ......................... 33 VII.2. JEGYZŐKÖNYV HÁZIPÉNZTÁR ÁTADÁS-ÁTVÉTELÉRŐL ............................ 33 VII.3. JEGYZŐKÖNYV PÉNZTÁRZÁRÁSKOR ÉSZLELT HIÁNYRÓL, ........................................................................................................ 35
ILLETVE
TÖBBLETRŐL
I. Általános rendelkezésekI.1. Az Egyesület fő céljai a) Az európai fiatalok, elsősorban az egyetemisták és a főiskolások kapcsolatának és együttműködésének támogatása, elősegítése. b) Közös európai rendezvényeken keresztül a magyar hallgatók nemzetközi aktivitásának fokozása. c) A közvélemény „közös európai ház” gondolatának irányába való befolyásolása. d) A magyar hallgatók nemzetközi szintű fellépésének és mobilitásának elősegítése.
I.2. Az Egyesület fő tevékenységei a) Tagjainak részvételi lehetőség biztosítása az AEGEE-Europe (Association des EtatsGénéraux des Etudiants de l’Europe; a továbbiakban AEGEE) nemzetközi programjaira. b) Az Egyesület céljaival összhangban álló és profiljába illő tréningek, konferenciák, nyári egyetemek, diákcsereprogramok és egyéb kulturális, illetve szakmai rendezvények szervezése. c) Tagjainak az Egyesület tevékenységével kapcsolatos érdekképviseletének ellátása.
II. Az egyesület tagjai II.1. A tagság feltételei a) A tagság feltétele a 18-35 év közötti életkor. b) A mindenkori tagdíj megfizetése, kivételt képez ez alól a Tiszteletbeli tag.
II.2. A tagság formái II.2.1. Rendes tag a) Jogosult részt venni az Egyesület, illetve az AEGEE bármely rendezvényén. b) Szavazati, tanácskozási és javaslattételi joggal részt vehet a Közgyűlésen. c) Jogosult az Egyesületben tisztséget betölteni, illetve tisztségviselőt választani. A szavazás személyes jelenléthez kötött. d) Az Egyesület Alapszabályát, Szervezeti és Működési Szabályzatát, illetve az Egyesület szervei által hozott határozatokat magára nézve kötelezően elfogadja.
II.2.2. Aktív tag a) Minden, a Rendes tagra vonatkozó jog és kötelezettség érvényes rá. b) Jogosult Aktivitási igazolásra, amelyet bármilyen ösztöndíj megpályázásakor felhasználhat. c) Bármilyen az Egyesület, vagy az AEGEE által meghirdetett pályázatra és rendezvényre jelentkezéskor elsőbbséget élvez a Rendes taggal szemben
d) az Aktív tagság kritériumai: Valamely Working Group tagja vagy a heti találkozók legalább 50%-án részt vesz és programok szervezésében, támogatásában feladatot vállal és lát el, amit egy Vezető tag igazol.
II.2.3. Vezető tag a) A mindenkori Elnökség tagjai valamint a hivatalosan működő Working Groupok (munkacsoportok; továbbiakban: WG) és Projekt Working Groupok vezetői, akiket a megválasztásukra vonatkozó szabályok szerint az arra illetékes egyesületi szerv korábban megválasztott. b) Minden, az Aktív tagra vonatkozó jog és kötelezettség érvényes rá. c) Bármilyen, az Egyesület, vagy az AEGEE által meghirdetett pályázatra és rendezvényre jelentkezéskor elsőbbséget élvez a Rendes és az Aktív taggal szemben. d) Elvégzett munkájáról köteles beszámolni az Egyesület megfelelő szervei előtt, ahol felelősségre is vonható. e) Vezető tagnak kötelessége katalógust vezetni a Working Group és a heti találkozókról. f) A megválasztását követő egy évben a szervezett székhelyén tevékenykedik, emellett nem tölt el egybefüggően egy hónapnál hosszabb időszakot külföldön az őszi és tavaszi szemeszter alatt vezetői tagsága idején.
II.2.4. Tiszteletbeli tag a) Tiszteletbeli taggá választható az a korábbi Aktív vagy Vezető tag, aki kiemelkedő teljesítményével nagyban hozzájárult az Egyesület működéséhez. b) A Tiszteletbeli tagot a Közgyűlés választja az Elnökség ajánlása után. c) Tiszteletbeli tag a tagdíj befizetésére nem kötelezhető, azonban az AEGEE rendezvényeire csak ennek megfizetése után jelentkezhet. d) Bármilyen, az Egyesület, vagy az AEGEE által meghirdetett pályázatra és rendezvényre jelentkezéskor elsőbbséget élvez a Rendes taggal szemben. e) A Közgyűlésen tanácskozási, javaslattételi joga van. f) A Tiszteletbeli tagság örök időre szól.
II.3. A tagság létrejötte a) A belépési nyilatkozat kitöltésével és a mindenkori tagdíj befizetésével a tagság automatikusan jön létre. b) Belépésre folyamatosan van lehetőség. c) A tagnyilvántartást az Egyesület titkára vezeti a hatályos adatkezelési szabályok figyelembevételével.
II.4. A tagság megszűnése a) Az egyesületi tagság kizárás, kilépés vagy törlés útján szűnik meg. b) A tagság az Alapszabály szerint megszüntethető, amennyiben a tag nem fizeti a tagdíjat. c) Írásbeli bejelentéssel a tag bármikor kiléphet. d) A tag kizárható illetve törölhető az illetékes szervek döntése alapján, az Alapszabálynak megfelelő módon.
III. Az Egyesület szervezeti egységei a) A Közgyűlés b) Az Elnökség c) Felügyelő Bizottság d) Munkacsoportok
III.1. A Közgyűlés a) Az Egyesület legfőbb szerve, a tagok összessége alkotja. b) Általános vita- és szavazófórum, kizárólagos döntési joga van minden az Alapszabály által ideutalt kérdésben. c) A Közgyűlést szükség szerint, de évente legalább kétszer össze kell hívni. A kötelezően összehívandó Közgyűlések Beszámoló és Tisztújító Közgyűlések. d) A Beszámoló Közgyűlésen történik az Elnökség beszámolója és annak értékelése. A Beszámoló Közgyűlést minden év december 31-ig kell megtartani.
Amennyiben a Vezetőség legalább 50%-a, a tagok 2/3-a vagy a Felügyelő Bizottság tagjainak legalább 50%-a szükségesnek látja, tavasszal is tartható Beszámoló, illetve Tisztújító Közgyűlés. Ez esetben a Tisztújító Közgyűlést legkésőbb március 15-ig, a Beszámoló Közgyűlést pedig május 31-ig kell összehívni. e) A Beszámoló Közgyűlés szavaz a megelőző Beszámoló Közgyűlés óta eltelt időszakról szóló pénzügyi beszámolóról. f) A Tisztújító Közgyűléseken kerül sor az előzetes Elnökség választásra, amit egy több hónapos kötelező mentorálási időszak követ. g) A Tisztújító Közgyűlést minden év június 30-ig kell megtartani. h) A Közgyűlést az Egyesület elnöke hívja össze legalább 30 nappal a tervezett időpont előtt. i) A napirendi pontokat a meghívóban fel kell tüntetni. j) A Közgyűlésről szóló meghívókat a Titkár az összes tagnak elektronikus vagy postai úton megküldi. Melyben csatolja a Vezetőségi posztokra jelentkezők bemutatkozását. k) A Közgyűlés határozatképes, ha a tagok legalább fele + 1 fő jelen van. l) Amennyiben a Közgyűlés határozatképtelen, azt egy héten belül meg kell ismételni. A megismételt Közgyűlés a megjelent tagok számától függetlenül határozatképes. m) A Közgyűlésen az Egyesület minden tagja részt vehet, és minden kérdésben egy szavazattal rendelkezik. n) A Közgyűlés jelenléti ívét és jegyzőkönyvét a Titkár vezeti, az ő távollétében a Közgyűlés által megválasztott tag. o) A Közgyűlést a helyszínen megválasztott levezető elnök vezeti, ennek hiányában az Elnök. p) A Közgyűlés minden kérdésben egyszerű többséggel (50% + 1 szavazat) dönt, kivételt képez ez alól az Alapszabály módosítása, amely 66%-os és a megszűnés kimondása, amely 75%-os többséget kíván meg. q) A szavazás személyi kérdésekben minden esetben titkos, egyéb kérdésekben legalább egy Tag indokolt kérése esetén szintén titkos.
III.2. Az Elnökség III.2.1. Az Elnökség tagjai a) Elnök b) Alelnök c) Pénzügyiés pályázati vezető (Pénzügyes) d)
Public Relations (PR) vezető
e) Human Resources (HR) vezető
III.2.2. Elnökségi taggá válás a) Elnökségi taggá válhat minden tag, akit az őszi vagy a tavaszi Tisztújító Közgyűlés, illetve a szükség szerinti időben összehívott rendkívüli Közgyűlés egyszerű többséggel azzá választ. b) Szavazategyenlőség esetén a választást ugyanazon Közgyűlésen legfeljebb kétszer meg kell ismételni. Amennyiben harmadszorra sem születik döntés, új, rendkívüli Közgyűlést kell összehívni, amely az adott posztról újra szavaz. c) Elnökségi taggá csak az a tag választható, akinek ez irányú jelentkezése legkésőbb a Közgyűlés előtt 1 héttel angol és magyar nyelven,írásos formában beérkezett az Elnökséghez, kivételt képez ez alól az Alelnöki pozícióra való jelentkezés, melyhez szükséges angol nyelvű prezentáció is. d) Az Elnökségi tagok mandátumaegy évre, vagy - amennyiben az Elnök korábban összehívja a Közgyűlést,úgy- a következő Beszámoló Közgyűlésig szól. e) Az Elnökségi tagok újraválaszthatók.
III.2.3. Az Elnökségi tagság megszűnése a) Lemondás útján, melyet 30 nappal előre, írásos formában kell eljuttatni az Elnökséghez. b) Automatikusan a mandátum lejártával, amennyiben a Közgyűlés nem választja újra. c) Kizárással, melyről a Közgyűlés dönt egyszerű többséggel. A kizárást kezdeményezheti írásban az Elnökségi tagok kétharmada, vagy a tagok egyharmada. d) Megszűnik az Elnökségi tagság, amennyiben az évi két Beszámoló Közgyűlés valamelyike nem fogadja el, és nem szavazza meg egy Elnökségi tag beszámolóját, illetve minden olyan esetben, amikor a tagság egyébként is megszűnik.
e) A Vezetőségi tag köteles bejelenteni az Elnökségnek a külföldi csereprogramban (pl.: Erasmus, Campus Hungary, Visegrádi Found, stb.) való részvétét. Amennyiben a vezetőségi tag külföldön vagy távol töltött időszaka meghaladja a 30 napot, a mandátuma automatikusan megszűnik a csereprogram érvénybe lépésétől számított 30. napon.
III.2.4. Az Elnökség munkája a) Az Elnökség legfőbb célja az Egyesület zavartalan működésének biztosítása, a tagság munkájához szükséges infrastrukturális, jogi és pénzügyi háttér folyamatos biztosítása, illetve a különböző projektek összehangolása. b) Az Elnökség feladata az Egyesület operatív működtetése, a Közgyűlés határozatainak végrehajtása, a tavaszi Beszámoló Közgyűlésre az Egyesület éves munkájáról szóló beszámoló és a pénzügyi beszámoló elkészítése, és minden olyan feladat ellátása, amit az Alapszabály és jelen Szervezeti és Működési Szabályzat az Elnökség számára előír. c) Az Elnökség munkája nyilvános, azt megismerni minden tagnak joga van.
III.2.5. Az Elnökség kizárólagos döntési jogai a) Mindennapi, operatív döntés, amennyiben az Alapszabály vagy ezen Szervezeti és Működési Szabályzat másképp nem rendelkezik. b) Minden egyesületi pénzmozgást létrehozó döntés, amennyiben az Alapszabály vagy ezen Szervezeti és Működési Szabályzat másképp nem rendelkezik. c) Az éves tagdíj megállapítása. d) Munkacsoportok és Projekt Munkacsoportok megalakulásának hivatalos elfogadása, azok vezetőinek nyilvános pályáztatás útján történő kiválasztása. e) Azon AEGEE rendezvényekre, amelyekre a tagok jelentkezéseit rangsorolva kell leadni, ezen rangsor elkészítése. f) Minden egyéb kérdésben, amelyeket az Alapszabály nem utal más szerv hatáskörébe.
III.2.6. Az Elnökség kötelességei a) A félév során végzett munkájukról az Elnökségi tagok egyenként és nyilvánosan beszámolnak az Beszámoló közgyűléseken.A beszámolót 1héttel a Beszámoló Közgyűlés előtt a Felügyelő Bizottságnak kötelesek eljuttatni, akik megjegyzéseket fűzhetnek hozzá, illetve tehetnek közzé, valamint további részletezésre szólíthatják fel az elnökségi tagokat a Közgyűlést megelőzően. AKözgyűlés szavaz a beszámolókról. Amennyiben egy vagy több Elnökségi tag beszámolóját
nem fogadja el a Közgyűlés, akkor ezek a tagok nem jelöltethetik magukat a következő Tisztújító Közgyűlésen és elvesztik az előző félévre szóló Aktív státuszukat. b) A Beszámoló Közgyűlésen a Pénzügyi vezető nyilvánosságra hozza az előző közgyűlés óta eltelt időszak pénzügyi beszámolóját, amelyről a Közgyűlés szavaz. c) Az egyes Elnökségi tagokon bármikor külön-külön számon kérhető az általuk végzett munka. A tagok egyharmada írásban kezdeményezheti bármely Elnökségi tag rendkívüli beszámoltatását. Ekkor az Elnök köteles a Közgyűlést összehívni, amely szavaz az Elnökségi tag beszámolójáról. d) Bármely elnökségi tag 48 órán belül köteles választ adni a neki címzett e-mailre. E kötelezettség alól csak előre bejelentett távollét esetén mentesül. A kötelezettség elmulasztása elnöki szóbeli figyelmeztetést von maga után. e) Az Elnökség felel a szervezet stratégiájának kialakításáért és rendszeres felülvizsgálatáért.
III.2.7. Az Elnökségi tagok feladatai a)
Az Elnök hazai és nemzetközi viszonylatban önálló és teljes jogkörrel képviseli a szervezetet. Koordinálja az Elnökség munkáját és összehívja a Közgyűlést, melyet levezető elnök hiányában vezet, valamint folyamatosan biztosítja az Alapszabály és a Szervezeti és Működési Szabályzat betartását. Az Egyesületet érintő minden ügyben céges aláírási joggal rendelkezik. Az Egyesület bankszámlája feletti aláírási jogát a mindenkori Pénzügyi vezetővel együtt gyakorolja. Az Elnök képviseli a szervezetet a Felügyelő Bizottsággal, az egyetemi szervekkel és diákszervezetekkel. Az Elnök felel a szervezet stratégiájának megvalósításáért. Az Elnök feladata a Közgyűlés előkészítése (teremfoglalás, szavazócédulák nyomtatása, jegyzőkönyv vezetése), az igazolások kiállítása, az Elnökségi gyűlések jegyzőkönyvének vezetése, Közhasznúsági és éves jelentés elkészítése, szerveztet ügyvédjével és könyvelőjével való kapcsolattartás.
b) Az Alelnök feladata az Elnök mellett a helyi szervezet képviselete nemzetközi viszonylatban a Network és nemzetközi munkacsoportok felé. Továbbá feladata képviselni és népszerűsíteni a szervezetet a Pécsett tanuló nemzetközi diákok körében és ösztönözni őket a szervezetbe való csatlakozásra. Köteles koordinálni a külföldi partnerszervezetektől érkező közös projektekre és együttműködésekre irányuló megkereséseket. Emellett kötelessége a szervezet tagjainak informálása a nemzetközi programokról és lehetőségektől. Továbbá feladata az elektronikus levelezőlisták karbantartására. c) A Pénzügyi és pályázati vezető (Pénzügyes) felel az Egyesület pénzügyeinek kézben tartásáért, pénzügyi tevékenységének felügyeletéért, valamint a különböző projektek pénzügyi koordinációjáért; köteles évenként beszámolni a Közgyűlésnek. A Pénzügyes feladata a készpénz, kassza és számlák kezelése, a visszatérítések kifizetése, az NAV ügyintézés, az adó 1%-okkal kapcsolatos ügyintézés, a közhasznúsági nyilatkozat elkészítése, a könyvelővel való kapcsolattartás. Pénzügyekben kizárólag az elnökkel egyeztetve járhat el, de önállóan is rendelkezik aláírási joggal.Emellett a Pénzügyes vezető feladata koordinálni a
pályázati munkacsoport munkáját, melynek feladata az Egyesület működéséhez szükséges anyagi feltételek előteremtése, a vállalatokkal és egyéb szponzorokkal való kapcsolattartás, pályázatfigyelés és pályázatok írása új partnerek keresése és a külső hírlevél kiküldése. d) A Public Relations (PR) vezető koordinálja a PR WG munkáját, melynek feladata az új tagok toborzásának megszervezése, kapcsolattartás a tagokkal és a médiával, valamint az Egyesület és az AEGEE programjainak hazai és nemzetközi szinten való népszerűsítése és hírnevének emelése. Feladata a honlap tartalommal való feltöltése, reprezentációs anyagok készítése.Félévente köteles a munkacsoport tagjainak felkészítő tréninget tartani, bemutatni a munkaterületet, továbbá feladata az egyesületi honlap elkészítése, karbantartása és frissítése, az Egyesület közösségi médiában való megjelenésének biztosítása, az információbiztonság garantálása valamint az egyes projektek informatikai szükségletének kielégítése.
e) A Human Resources(HR) vezető koordinálja a HR WG munkáját, melynek feladata az Egyesület tagjainak összefogása, a szervezet belső egységének megteremtése, a PR felelős segítése, valamint és egyéb közösségépítő, szociális programok megszervezése, programnaptár készítése és rendszeres frissítése.Köteles a szemeszterek elején tagtoborzó kampány szervezésére,az új tagok regisztrálása és integrálása a szervezetbe és a mentor program koordinálása. Továbbá a HR vezető feladata Elnökség határozatainak továbbítása a tagság felé és a tagságot érintő kérdésekben az információ áramoltatása, az Egyesület tagjainak nemzetközi rendezvényeken való részvételének koordinálása, figyelemmel kísérése és az Egyesület tagjainak nyilvántartása, statisztikák készítése. III.3. Felügyelő Bizottság a) A Felügyelő Bizottság feladata az Egyesület alapszabályban rögzített tevékenységének, gazdálkodásának folyamatos ellenőrzése és a közhasznú tevékenység felügyelete. Működéséért a Közgyűlésnek felel. b) A Felügyelő Bizottság az Elnökségi tagoktól jelentést, az Egyesület tagjaitól pedig tájékoztatást vagy felvilágosítást kérhet a félév során, továbbá a közhasznú szervezet könyveibe és irataiba betekinthet, azokat megvizsgálhatja. c) A Felügyelő Bizottság legalább egy, de legfeljebb két tagját, illetve a Számvevő Bizottság egy tagját a Beszámoló Közgyűlés választja meg egyszerű többséggel. Felügyelő bizottsági taggá válhat minden egykori Vezető vagy Aktív tag, akit az őszi vagy a tavaszi Beszámoló Közgyűlés, illetve a szükség szerinti időben összehívott rendkívüli Közgyűlés egyszerű többséggel azzá választ. d) Szavazategyenlőség esetén a választást ugyanazon Közgyűlésen legfeljebb kétszer meg kell ismételni. Amennyiben harmadszorra sem születik döntés, új, rendkívüli Közgyűlést kell összehívni, amely az adott posztról újra szavaz. e) Felügyelő Bizottsági taggá csak az a tag választható, akinek ez irányú jelentkezése legkésőbb a Közgyűlés előtt egy héttel írásos formában beérkezett az Elnökséghez. f) A felügyelő bizottsági tagok mandátuma a következő Beszámoló Közgyűlésig szól.
g) A felügyelő bizottsági tagok újraválaszthatók. h) A Felügyelő Bizottság elnöke az Egyesület választott testületeinek ülésein tanácskozási joggal részt vehet. Amennyiben nem tud részt venni ezeken a testületi üléseken, felhatalmazhat más felügyelő bizottsági tagot saját képviseletére. i) A Felügyelő Bizottság szükségesetén ülésezik, mely ülést a Felügyelő Bizottság elnöke a tervezett időpont előtt legalább 8 nappal írásban tűzi ki a napirend egyidejű írásbeli közlésével. j) A bizottsági ülések nyilvánosak. k) A Felügyelő Bizottság határozatképes, ha tagjainak több mint fele jelen van. l) A Felügyelő Bizottság határozatait egyszerű szótöbbséggel hozza, szavazategyenlőség esetén a bizottság elnökének szavazata dönt. m) A határozatokat az érintettekkel a Felügyelő Bizottság elnöke közli írásban. n) A Felügyelő Bizottság munkájáról és megállapításairól írásban tartozik a Közgyűlést tájékoztatni. o) Nem lehet a felügyelő szerv elnöke vagy tagja olyan személy, aki az Elnökség tagja. Ezen túlmenően az összeférhetetlenségi kérdésekben a Kszvt. 8.§ (2) bek. és 9./ § (1) és (2) bek. rendelkezései az irányadóak. p) A Felügyelő Bizottság a Tisztújító Közgyűlésen hozzászólásban értékelheti az aktuális Elnökség munkáját, a Beszámoló Közgyűlés során pedig beszámoltatja az aktuális Elnökség tagjait. Beszámoló Közgyűlés előtt két héttel bekért beszámolók ítéletét legkésőbb a Közgyűlést megelőző pénteki napig közzé tenni köteles a következő formában: Elfogad, vagy nem fogad el. Nem elfogadás esetén kötelező az indoklás, hogy részteljesülésről van szó (ez esetben további részletezésre hívja fel az illetőt), vagy elégtelen munkavégzésről, ami pedig a tisztség alól történő azonnali felmentést vonja maga után.
III.4. Munkacsoportok és Projekt munkacsoportok a) Az Egyesület szakmai tevékenységét különböző Munkacsoportok (WG) és Projekt Munkacsoportok (PWG) útján folytatja. b) A WG folyamatosan végzi tevékenységét valamely területen, a PWG egy adott Projekt lebonyolítására jön létre, és a projekt lezárása után automatikusan megszűnik. c) WG és PWG kizárólag az Elnökség döntésével jöhet létre. WG vagy PWG létrehozását az Egyesület bármely tagja kérheti, az erről hozott elnökségi döntés alapja a WG vagy PWG szükségessége, egyesületi profilba illeszkedése és a vélhető jövőbeni hasznossága. d) A WG és PWG vezetőit nyilvános pályáztatás után az Elnökség nevezi ki, amely döntést bármely tag írásbeli kérésére az Elnökség köteles nyilvánosan indokolni.
e) A WG és PWG vezetői a II.2.3. pontban meghatározott Vezető tagok közé tartoznak, élvezve azok jogait és vállalva azok kötelezettségeit. f) A hivatalos WG és PWG vezetők kötelesek gyűléseiken részvételi ív vezetéséről gondoskodni, és azok alapján a Titkárnak az Aktivitási igazolás kiállításához szükséges írásbeli ajánlásokat megtenni. g) A WG és PWG vezető megbízását az Elnökség írásbeli indoklással bármikor visszavonhatja.
IV. Az Egyesület működésével kapcsolatos egyéb rendelkezések IV.1. Aktivitási igazolás a) Az Egyesületben végzett aktív tevékenységéről minden Aktív tag kérheti Aktivitási igazolás kiállítását. b) Aktivitási igazolásra csak azon Aktív tag jogosult, aki az Egyesület tevékenységét munkájával aktívan segítette és a gyűlések legalább 60%-án részt vesz. c) Az Elnökség tagjai és a hivatalosan működő WG és PWG vezetők megbízatásuk ideje alatt automatikusan Aktív státuszban vannak. d) Az Aktivitási igazolásban az Aktív státuszban töltött félévek kerülnek feltüntetésre. Minden WG és PWG vezető köteles az egyes tanulmányi félévek végén egy listát készítni az adott időszakban, munkacsoportjában aktívan dolgozó tagokról. Ezen listákat az Elnök összesíti és megőrzi, majd a későbbiek folyamán ezekre alapozva állítja ki az igazolásokat. e) Különleges esetben az Elnökség is igazolhat aktivitást, illetve felülbírálhatja a WG vagy PWG vezető döntését. f) Az Aktivitási igazolást az Elnök állítja ki, minden esetben az egyedi helyzetnek megfelelően. h) Az Aktivitási igazolást a tag szabadon felhasználhatja bármilyen ösztöndíj vagy egyéb pályázatának benyújtásakor.
IV.2. Az Egyesület tulajdonában álló, illetve rendelkezésére bocsátott eszközök igénybevétele
használatára
a) A számítástechnikai eszközöket minden tag szabadon használhatja. Kapacitás szűkösség esetén a Vezető tag, illetve az Egyesület érdekében közvetlenül tevékenykedő tag elsőbbséget élvez. b) Kivételt képez az a) pont alól a nyomtató, illetve minden hasonló funkciót is betöltő multifunkcionális eszköz, melyek használata jelszóval védett és csak Vezető tag használhatja őket.
c) Az egyesületi vezetékes- és mobiltelefont csak Vezető tagok, illetve az ő külön engedélyükkel az Egyesület érdekében eljáró tagok használhatják. d) Az Egyesület használatában lévő, székhelyéül szolgáló irodát minden tag használhatja, az ide vonatkozó mindenkori létesítményi Házirend betartása mellett. Az iroda kulcsának felvételére a Vezető tagok jogosultak. e) Minden tag anyagi felelősséggel tartozik az Egyesület használatában álló eszközökben általa okozott, azok nem rendeltetésszerű használatából eredő károkért.
IV.3. Az Egyesület hivatalos képviselete nemzetközi eseményeken IV.3.1. Általános rendelkezések a) Az Egyesület alapvető célja, hogy tagjai minél több, kiváltképpen AEGEE szervezésű nemzetközi rendezvényre jussanak el, és ott az Egyesületet megfelelő módon képviseljék. b) Az AEGEE által szervezett hivatalos események közül az ún. AGORA és a European Board’s Meeting (EBM) azok a programok, ahol az Egyesület képviselete kiemelten fontos. c) Minden szükséges esetben, de kiemelten a b) pontban meghatározott események esetén, a jelentkezők rangsorolását az Elnökség végzi, ide értve a delegált, megfigyelő és egyéb státuszok kiosztását is. d) A sorrend meghatározásakor az Elnökség az Elnökségi tag, Vezető tag, Tiszteletbeli tag, Aktív tag, Rendes tag sorrendet követi, amitől indokolt esetben eltérhet. e) A IV.3.2. pontban felsorolt kiemelt nemzetközi eseményeken való részvételt az Egyesület az ott leírt módon anyagilag támogathatja. Az Elnökség a hozzájárulás mértékét az Egyesület mindenkori pénzügyi helyzetét figyelembe véve módosíthatja, de kizárólag lefelé.
IV.3.2. Kiemelt nemzetközi események a) AEGEE AGORA és EBM esetében az Elnökség tagjai, Tiszteletbeli tagok és a delegált státuszban utazó Aktív tagok jogosultak a hozzájárulás igénybevételére. Ennek mértéke a teljes részvételi díjra terjed ki. b) Network Meeting és European School esetében bármely jelentkező és felvett tag jogosult a hozzájárulás igénybevételére. Ennek mértéke a teljes részvételi díj összege, max. 40 euró. c) Minden egyéb, kiemelten szakmai rendezvényre (pl. AEGEE SUPS, DiplomaticSeminar, AEGEE-EuropeFlagship Projectjének rendezvényei, stb.) utazó tag jogosult legfeljebb a részvételi díjnak megfelelő hozzájárulásra.
d) Minden hozzájárulásra jogosult tag köteles hazatérte után 3 héten belül írásban részletesen beszámolni, min. 2000 karakter vagy 15 perces prezentáció. ennek hiányában jogosultságát elveszti. A beszámoló elfogadásáról az Elnökség dönt, e) Egy fő max. 80 Euró per év. e) A hozzájárulás igénybevételéről minden esetben az Elnökség dönt. Amennyiben az Egyesület bankszámlájának egyenlege 100.000 Ft (azaz százezer forint) alá csökken, a fenti rendelkezések érvényüket veszítik.
IV.5. Mentor rendszer a) A Tisztújító Közgyűlésre minden év szeptember vagy március első 2 hetében kerül sor, ahol minden pozíció utódja kijelölésre kerül. b) Amentorálási időszak mindkét esetben a Tisztújító Közgyűlés és a hagyományosan, a tanulmányi félévek végén megrendezésre kerülő Beszámoló Közgyűlések között eltelt időszakot jelenti. c) Amentorálási időszak alatt a felelősség még a pozícióban lévő elnökségi tagé, de a tevékenységébe köteles teljes körűen bevonni megválasztott utódját. d) A felelősség átvétele és az új elnökség beiktatása a tanulmányi félév elején megrendezésre kerülő Beszámoló Közgyűlésen történik.
IV.6. Vegyes rendelkezések a) Az Egyesület nevére érkező postai küldeményeket a Postázó ban, illetve szükség esetén, a Postán felvenni az Elnök, akadályoztatása esetén az általa megbízott tag jogosult. b) Az Egyesület bélyegzőjét az Elnök, az Alelnök és a Pénzügyi és pályázati vezető, illetve az Elnök megbízásából az Egyesület nevében eljáró Aktív tag használhatja. c) Az Egyesület anyagilag és infrastruktúrájának biztosításával hozzájárulhat az Egyesület, vagy egyes tagjai által szervezett rendezvények, így szociális és közösségépítő programok, Közgyűlés, Elnökségi ülés és az AEGEE nemzetközi struktúrájába illeszkedő rendezvények lebonyolításához és előkészítéséhez. A hozzájárulás mértékéről az Elnökség dönt. d) Egyesület „ünnepnapja” minden év május 6-a, az AEGEE szervezetébe a 2001. évi konstancaiAGORÁ-n történt csatlakozás évfordulója.
V. Az Egyesület gazdálkodása V.1. Számviteli politika V.1.1. Az Egyesület gazdálkodása
a) Az Egyesület gazdálkodásának alapja az Egyesület Közgyűlése által elfogadott éves gazdálkodási terv. b) A költségvetést az Egyesület számvitelével egységben lévő üzleti évre kell elkészíteni. c) A tavaszi Beszámoló Közgyűlésen beiktatott pénzügyes felelős a tárgyév költségvetésének elkészítéséért. d) A pénzügyi terv kötelezően tartalmazza az Egyesület költségvetését. e) Az őszi Beszámoló Közgyűlésen beiktatott pénzügyes a tárgyévre vonatkozó költségvetés módosítását javasolhatja. f) A felelős pénzügyes pozíciójának betöltése idején tartozik felelősséggel a költségvetés betartásáért. g) Az Egyesület gazdálkodására a Közhasznú szervezetekről szóló 1997. évi CLVI. törvény rendelkezései az irányadóak.
V.1.2. A beszámoló formája, a beszámoló-készítés időpontjának meghatározása a) Az Egyesület egyszerűsített éves beszámolót készít a tárgyévről, mely mérlegből és eredmény kimutatásból áll. b) A beszámoló fordulónapja a tárgyév december 31-e, a mérlegkészítés időpontja a tárgyévet követő év 150. napja, de legkésőbb tárgyévet követő év május 31-e.
V.2. Pénzkezelési szabályzat V.2.1. A bankszámla kezelésének szabályai a) Az Egyesület a pénzeszközeit köteles - készpénzben történő fizetések kivételével - a bankoknál vezetett bankszámlán tartani, pénzforgalmát lebonyolítani, s ennek érdekében bankszámlaszerződést kötni. b) Az Egyesület bankszámlája feletti aláírási jogot a mindenkori Elnök a mindenkori Pénzügyi vezetővel egyetértésben önállóan gyakorolja.
V.2.2. Készpénzforgalom: a házipénztár kezelésének szabályai a) Az Egyesület Közgyűlése a pénzkezeléssel, házipénztár kezelésével összefüggő teendők ellátására (továbbiakban: Pénztárosi feladatok) az Egyesület Pénzügyi vezetőjét bízza meg.
b) Ha a Pénzügyi vezetőt bármilyen okból Pénztárosi feladatainak ellátásában helyettesíteni kell, helyettese az Elnök. Ebben a rendkívüli esetben pénztárzárást nem kell végrehajtani. c) Ha a Pénzügyi vezető (Pénztáros) beosztásából végleg távozik, pénztárzárást kell végrehajtani (rendkívüli pénztárzárás).
V.2.2.1. A Pénztáros feladatai a) A házipénztárt a Pénztáros önállóan, teljes anyagi felelősséggel kezeli. Ezt a tényt a Pénztáros munkakörének elfoglalásakor írásbeli nyilatkozatban köteles tudomásul venni. b) A Pénztáros fő feladata a pénztárban tartott készpénz előírás szerinti kezelése és megőrzése, valamint a pénztárral kapcsolatos nyilvántartások és elszámolások vezetése. A Pénztáros megbízható még egyéb értékek, továbbá a szigorú számadású nyomtatványok kezelésével és megőrzésével is. Ez utóbbi esetben azonban a Pénztáros nem bízható meg a szigorú számadású nyomtatványok érvényesítésével.
V.2.2.3. Pénztári nyilvántartások vezetése a) A Pénztárosnak minden pénztári befizetést és kifizetést a felmerülésük sorrendjében pénztári nyilvántartásba kell feljegyeznie. b) A pénztári nyilvántartás elektronikus állomány, amelyet minden naptári negyedévet követő egy héten belül ellenőrzés után ki kell nyomtatni, és az Elnök által hitelesítve lefűzni (rendes pénztárzárás). Rendkívüli pénztárzáráskor (pénztár átadás-átvételkor) ugyanígy kell eljárni. c) A pénztári nyilvántartásban elszámolt kiadási és bevételi tételek bizonylatain az elszámolás tényét feltüntető és el nem távolítható jellel meg kell jelölni.
V.2.2.4. A pénztári bevételek és kiadások bizonylatolása a) A befizetésekről és kifizetésekről szabvány bizonylatot kell kiállítani. A bizonylattömbök szigorú számadású nyomtatványok, tehát ennek megfelelően kell nyilvántartani. A bizonylatok felhasználásának ellenőrzése érdekében csak folyamatos sorszámmal ellátott bizonylattömböket szabad felhasználásra kiadni. b) A pénztárbizonylatokat értelemszerűen, tintával kell kitölteni (számmal és betűvel is kiírni az összeget) az üres sorokat kihúzni. Egy bizonylatra csak annyi tétel kerülhet, ahány sor azon szerepel. Ha több tétel kerül kifizetésre, az alapbizonylatokat összesíteni kell. A kifizetést a Pénztáros aláírásával, a pénz átvételét a felvevő teljes nevének kiírásával igazolja. d) Abevételezési bizonylatot három példányban kell kiállítani, az első példány a könyvelésé, a második a befizetőé, a harmadik pedig a tömbben marad. A kiadási bizonylatot két példányban kell kiállítani, az első példány a könyvelésé, a második a tömbben marad. Mindkét bizonylatról kiállított tömböket a Pénztáros őrzi.
V.2.2.5. Elszámolásra kiadott összegek nyilvántartása a) Az elszámolásra kiadott összeg nem haladhatja meg a cél eléréséhez indokoltan szükséges mértéket. b) Elszámolásra pénzt csak személyre szólóan, az arra feljogosított személyek utalványozása és csak olyan bizonylat alapján lehet kifizetni, melyen az összeg rendeltetése és az elszámolás véghatárideje is fel van tüntetve. Az elszámolásra kiadott összegekről nyilvántartást kell vezetni. c) Ha ugyanaz a személy elszámolásra újabb összeget vesz fel, a korábban felvett összeggel akkor is el kell számolnia, ha az annak elszámolására kikötött véghatáridő még nem érkezett el. A befizetendő és felveendő összeget nem lehet egymással szemben beszámítani. Újabb összeget elszámolásra kiutalni csak akkor lehet, ha az elszámolásra kiadott összegeket nyilvántartó személy (Pénztáros) igazolja, hogy a pénz felvevőjének elszámolatlan tétele nincs. d) Ha az elszámolásra kötelezett a kitűzött véghatáridőig nem számol el, a nyilvántartás vezetője köteles erről az Elnököt haladék nélkül értesíteni.
V.2.2.6. A hamis, vagy hamisnak vélt készpénz kezelése a) A Pénztáros csak valódi és forgalomban lévő pénzeket (bankjegyeket és érméket) fogadhat el a befizetőtől, és kifizetést is csak ilyen pénzben teljesíthet. Nem fogadható el olyan bankjegy vagy érme, amelyről nyilvánvalóan megállapítható, hogy az nem a forgalomban természetes kopás következtében vesztett súlyából vagy sérült meg. b) Ha a Pénztáros a neki átadott pénzek között hamis vagy hamisnak látszó bankjegyet, illetve érmét talál, azt fizetésként nem fogadhatja el, a bankjegyet vagy érmét vissza kell tartania. A befizetőt jegyzőkönyv felvétele mellett meg kell hallgatni arra vonatkozóan, hogy hol, kitől és mikor kapta a hamisítványt. Az átvett pénzről a befizetőnek elismervényt kell adni. A hamis vagy hamisítványnak látszó pénz átvételéről készült jegyzőkönyvet a pénzzel együtt át kell adni a banknak. A bank a lefolytatott vizsgálat eredményéről a társaságot és a befizetőt tájékoztatja.
V.2.2.7. Pénztárzárás a) Pénztárzáráskor meg kell állapítani a pénztárban lévő készpénz állományt, és rögzíteni kell a záró pénzkészletet. A Pénztárosnak a záró pénzkészlet helyességét aláírásával igazolnia kell a pénztárjelentésen. b) Ha a záró pénzkészlet egyeztetésekor eltérés mutatkozik, még a pénztárzárás során fel kell deríteni annak okát, és azon a napon rendezni kell. Amennyiben hiány mutatkozik, a Pénztárosnak azt be kell fizetnie, amennyiben pedig többlet, akkor azt be kell vételezni. Mindkét esetben jegyzőkönyvet kell felvenni.
c) A pénztárzárás alkalmával a pénztári nyilvántartásokat le kell zárni. A pénztárzárás után a pénzt, értékeket, bizonylatokat és nyilvántartásokat át kell adni a Pénztáros helyettesnek vagy az új Pénztárosnak, aki az átvétel alkalmával azok helyességéről köteles meggyőződni. d) A pénztárzárásnál, valamint a pénztár átadásnál – a helyettesítést kivéve – az átadónak, az átvevőnek és az elnöknek is jelen kell lenni. Az átadó akadályoztatása esetén az Elnök, valamint további legalább egy Elnökségi tag van jelen az átadásnál. e) A pénztárzárásnál, valamint az átadásnál jegyzőkönyvet kell készíteni.
V.2.2.8. Szigorú számadású nyomtatványok a) Szigorú számadású nyomtatványokat nyilvántartásba kell venni és az egyéb nyomtatványoktól elkülönítetten kell tárolni. Szigorú számadású nyomtatványok: pénztárjelentés, kiadási pénztárbizonylat tömbök, bevételezési pénztárbizonylat tömbök, számlatömbök, nyugtatömbök b) A nyilvántartásnak tartalmaznia kell a nyomtatvány (bizonylat) jelét és számjelét, a nyomtatvány beszerzését igazoló számla számát és a számlán feltüntetett teljesítés keltét, a tömbök sorszámozását tól-ig megjelöléssel, a használatbavétel keltét, valamint a kiselejtezés keltét.
VI. Záró rendelkezések a) Jelen Szervezeti és Működési Szabályzat elválaszthatatlan mellékletét képezi az Alapszabály, a Pénzkezelési Szabályzat és az egyesületi Számviteli Politika. b) Az itt nem rendezett kérdésekben az Alapszabály, illetve a mindenkor hatályos magyar jogszabályok rendelkezéseit kell figyelembe venni. c) Jelen Szervezeti és Működési Szabályzatot az Egyesület Közgyűlése fogadta el, melynek nyolc napon belül kihirdetésre kell kerülnie a szervezet aktuális hivatalos honlapján.
VII. Mellékletek VII.1. Nyilatkozat pénztárosi feladat elfogadásáról Alulírott (név, szig. szám) …………………………………………………… kijelentem, hogy az Európai Hallgatók Egyesületének (AEGEE-Pécs) pénzkezelési szabályzatát megismertem, és tudomásul veszem, hogy a kezelésem alatt álló házipénztárért teljes anyagi felelősséggel tartozom. Kelt: ………………….., ………………………. ……………………………………. Pénztáros
VII.2. Jegyzőkönyv házipénztár átadás-átvételéről A mai napon az házipénztárának átadás-átvétele megtörtént a következők szerint: Az átadás helye: …................................................................................................................................... Az átadás oka: …................................................................................................................................... Az átadó neve: …........................................................ Az átvevő neve : …........................................................ Átadásra kerül: 1. A házipénztár készpénzkészlete címletenként a megszámlált és a könyv (pénztárjelentés) szerinti eltérést is kimutatva. 2. A pénzkezeléssel kapcsolatos szigorú számadási kötelezettségű nyomtatványok: Bevételi pénztárbizonylat utolsóként felhasznált sorszám: ……………………………………. Kiadási pénztárbizonylat utolsóként felhasznált sorszám: ……………………………………. Pénztár nyilvántartás (kinyomtatva és elektronikusan) utolsóként felhasznált sorszám: ……………………………………. A fenti bizonylatok felhasználatlan tömbjei a szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartásai szerint kerültek átadásra. Eltérés nincs/Eltérés a következő: ……………………………………. A fentiek szerint a házipénztárt átadtam, illetve átvettem. ...…………..………. ……………………………… …………………………….
átadó elnök átvevő Kelt: …………………….,………………………
VII.3. Jegyzőkönyv többletről
pénztárzáráskor
észlelt
hiányról,
illetve
A mai napon az házipénztárának átadás-átvétele megtörtént, melynek során hiányt/többletet állapítottunk meg. Hiány esetén: ……………………………………. különbözet, melynek
Ft,
azaz
…………………………………….
forint
a
oka: …..................................................................................................................................... a hiányt rendező befizetési ….............................................................................................
bizonylat
sorszáma:
Többlet esetén: ……………………………………. különbözet, melynek
Ft,
azaz
…………………………………….
forint
a
oka: …..................................................................................................................................... a többletet rendező befizetési ….............................................................................................
bizonylat
sorszáma:
A fentiekkel a mai napon az átadás-átvétel után a házipénztárban lévő összeg megegyezik a nyilvántartás szerinti összeggel. A fentiek szerint a házipénztárt átadtam, illetve átvettem. ...…………..………. ……………………………… …………………………….
átadó elnök átvevő Kelt: …………………….,………………………
