Join2Change advies Een adviestraject kunnen we op verschillende manieren inrichten: Dit hangt af van een aantal factoren, zoals de aard en omvang van het probleem, de beschikbare tijd om tot een oplossing te komen en de mogelijkheden van de organisatie om van binnenuit te werken aan de oplossing. Om u een idee te geven van de verschillende mogelijkheden, vindt u onderstaand een aantal voorbeelden van wat Join2Change voor u kan betekenen:
• • • •
Advice2Change Advies op maat: van adviesgesprek tot strippenkaart Plan2Change Plan van Aanpak, begeleiding of klankbord Go2Change Iimplementatie Join2Move Verbeteren teamprestatie
Advice2Change Veranderingstrajecten ontstaan nooit zomaar. Er is een aanleiding van binnenuit of vanuit de omgeving, die vraagt om een reactie van de organisatie. Of: we zien een kans in de markt, maar om die te benutten moet er binnen de organisatie veranderd worden. Vanuit het gesignaleerde probleem of de wens, is de eerste stap de analyse van het probleem en het in kaart brengen van mogelijke oplossingen. Juist in deze fase kan Join2Change iets toevoegen: iemand “van buitenaf” die moet worden uitgelegd waarom iets juist wel of niet gewenst is, noodzaakt het management het verhaal helder te formuleren. Doordat ik vragen zal stellen die van binnenuit niet meer gesteld worden, ontstaat een extra dimensie. Het verheldert het probleem of geeft helderheid over wenselijkheid of onwenselijkheid. Juist daarvoor is Advice2Change bijzonder geschikt! Dit kan op verschillende manieren worden ingevuld: •
•
•
Advies op basis van afgesproken uurtarief Wanneer het onduidelijk is hoe lang het adviesgesprek zal duren, of wanneer er veel voorbereiding of uitwerking vooraf nodig is. Advies op basis van vaste prijs Wanneer duidelijk is wat precies van Join2Change verwacht wordt en hoeveel tijd dit in beslag gaat nemen, zullen wij vooraf een vaste prijs afspreken. Er zal duidelijk aangeven worden, wat wel en niet in deze prijs is opgenomen en tegen welk tarief meerwerk wordt uitgevoerd. Strippenkaart Wanneer afgesproken wordt om op regelmatige basis samen te komen. Bijvoorbeeld het elke maand bijwonen van de MT vergadering. Bij 3 gesprekken of meer, spreken we een vooraf vaststaand bedrag af, gebaseerd op een lager uurtarief.
Plan2Change Organisaties bezitten veel kennis en ervaring. Join2Change werkt vanuit de visie dat bij veranderingstrajecten zoveel mogelijk gebruik gemaakt moet worden van deze kennis en ervaring: die is namelijk van onschatbare waarde. Wij zien de rol van Join2Change in het structureren van de aanwezige kennis en ervaring, wijzen op andere alternatieven, kennis toevoegen en vooral ook spiegelen. Deze werkwijze heeft 2 grote voordelen: • Lage kosten doordat minder externe adviesuren nodig zijn: omdat Join2Change zoveel mogelijk binnen de organisatie zelf laat uitvoeren. Alleen daar waar toegevoegde waarde geleverd kan worden komt Join2Change in actie; • Minder weerstand: doordat de organisatie zelf veel uitvoert, is de betrokkenheid van management en medewerkers groot, waardoor de kans op het ontstaan van weerstand afneemt. Met het betrekken van medewerkers in verandertrajecten bedoelen we niet dat iedereen over alles moet kunnen meepraten. Integendeel! Het management zal een visie moeten ontwikkelen, van waaruit de kaders worden aangegeven waarbinnen betrokkenheid gewenst is. De visie en kaders moeten helder en eenduidig geformuleerd zijn. Het Plan van Aanpak zal vaak voor een groot gedeelte door het management worden opgesteld. Binnen het Plan van Aanpak wordt de mate van betrokkenheid van de medewerkers opgenomen. Join2Change kan u helpen met de analyse en het opstellen van het plan. We kunnen dit voor u uitvoeren, u begeleiden in het verandertraject of als klankbord fungeren. Ik wil maar één ding: een echte bijdrage leveren in de ontwikkeling binnen organisaties. Dat is waar ik blij van word en waar ik goed in ben!
Go2Change Binnen Go2Change valt de implementatiefase. Ondanks dat er heel veel zorg besteed is aan de voorbereiding (analyse, Plan van Aanpak) gaat het toch vaak ik deze fase niet goed. Een aantal oorzaken: • Het verandertraject duurt te lang, waardoor de omgeving (bijvoorbeeld de markt) alweer zo veranderd is, dat er meteen al weer een achterstand is; • De focus van het management op de verandering is onvoldoende. Te makkelijk wordt ervan uitgegaan dat, nadat de plannen gecommuniceerd zijn, het allemaal wel vanzelf gaat; • Er is weerstand ontstaan die de voorgenomen veranderingen belemmeren en het management neemt geen actie op de weerstand. Het zijn maar een paar voorbeelden van vele mogelijkheden. Het maakt wel één ding heel duidelijk: de rol van het management houdt niet op bij het communiceren van de voorgenomen veranderingen. Juist nu moeten de medewerkers betrokken worden, ze moeten uitgedaagd worden hun bijdrage te leveren. Maar er moet ook gemonitord worden: loopt het traject volgens plan, doen zich problemen voor, moet het plan aangepast worden, houden mensen zich aan hun afspraak? Ook in deze fase is de betrokkenheid van Join2Change op verschillende manieren mogelijk: • Klankbordfunctie Bijvoorbeeld door een maandelijkse meting, waarin de voortgang besproken wordt en mogelijke problemen waar tegenaan gelopen is. Daar waar nodig kan Join2Change extra ondersteuning geven bij de analyse van het probleem of uitwerking van de oplossing. • Coaching en begeleiding De leidinggevenden binnen de organisatie worden, in een bijna continu proces, geconfronteerd met de reacties van de medewerkers. Afhankelijk van het niveau van weerstand, kan dit een frustrerende ervaring voor deze manager zijn (voor de medewerkers overigens ook). Door zeer regelmatig overlegmomenten te plannen, kan de leidinggevende ondersteund worden in het omgaan met weerstand van medewerkers of andere problemen waar tegenaan gelopen wordt. Door dit bijvoorbeeld in de vorm van een wekelijkse lunchmeeting van 1,5 uur te doen, blijven de adviesuren beperkt en kost het ook de leidinggevende niet veel tijd. • Workshop Een workshop kan een goed hulpmiddel zijn om de implementatiefase op te starten. De workshop wordt gebruikt om zowel informatie over te dragen naar een groep, om informatie te verzamelen én om het groepsgevoel (verder) te ontwikkelen. • Interimmanagement Als interimmanager van binnenuit de implementatie begeleiden (zie Interim). Er zijn vele tussenvormen denkbaar: in overleg met u, zal de meest wenselijke betrokkenheid worden bepaald.
Join2Move Join2Move is bedoeld voor het aanpakken van een specifiek probleem, waar inhoud en proces een rol in spelen. Met Join2Move wordt een team of afdeling in beweging gezet. We gaan met de groep aan de slag door een praktijkonderdeel, waarin een probleem gesignaleerd is, met elkaar uit te werken. Het probleem kan zijn, dat er onvoldoende kennis of ervaring in de groep is (bijvoorbeeld omdat het een nieuw onderdeel is), maar het kan ook zijn dat de werkwijze van de groep niet (meer) aansluit op de wensen van het management. Tijdens één of meerdere interactieve groepsbijeenkomsten, wordt samen gewerkt aan de praktijkcase, maar is er ook veel aandacht voor het groepsproces. Zo wordt in één keer gewerkt aan inhoud én proces. Voorbeeld: het management stelt dat iedere afdeling zelf een jaarplan/budget moet gaan maken, om hiermee de betrokkenheid van medewerkers te vergroten. De betrokken leidinggevenden zijn het hier in de basis wel mee eens, ervan overtuigd dat topdown opgelegde plannen lastiger te implementeren zijn dan de bottum-up gecreëerde versies. Zij vragen zich wel af: hoe krijg ik mijn medewerkers zo ver hierover serieus mee te willen denken? Ook leeft de angst dat de medewerkers onvoldoende geëquipeerd zijn om een nuttige bijdrage in het proces te kunnen hebben. Een spanningsveld tussen de wenselijke procedure (zoveel mogelijk betrokkenheid creëren) en de angst en onzekerheid of het betrekken van de medewerkers wel ergens toe leidt. Join2Move betrekt de medewerkers in het proces via interactieve sessies, waarbij praktijk en theorie (daar waar nodig) gekoppeld worden. “Team learning on the job” dus. Belangrijkste kenmerken Join2Move: • Begeleiding van het proces door een externe onafhankelijke adviseur; • Er wordt tegelijk gewerkt aan proces én inhoud; • Wordt volledig “op maat” gemaakt, op basis van de vraag van de klant; • Tijd- en kostenefficiënt.
Met Join2Move wordt, in overleg met de betrokken manager(s) bepaald, op welk gebied input van de medewerkers gewenst is. Dit kan gaan van het genereren van ideeën tot het daadwerkelijk zelf kunnen maken van een bijvoorbeeld jaarplan en/of budget. Op basis van de volgende punten zal een programma worden opgesteld: • het praktijkgedeelte; • de aanwezige kennis en ervaring binnen de groep; • de grootte van de groep; • de beschikbare tijd; • specifieke wensen van de opdrachtgever. Er zal zoveel mogelijk gebruik gemaakt worden van interactieve groepsbijeenkomsten, eventueel vooraf gegaan door korte individuele gesprekken of een korte introductiesessie. De keuzes voor de inrichting worden in nauw overleg met u gemaakt. Tijdens de bijeenkomst(en) wordt gewerkt aan de ingebrachte bedrijfscase, daar waar nodig voorzien van theorie en/of nuttige tips.
Resultaat: bottum-up planvorming, binnen de afgesproken termijn, door het geven van praktische en theoretische handvaten en het stimuleren van de samenwerking binnen het team.
