Standard Operating Procedure
DOC: SOP7.004.doc VERANTWOORDELIJKE: Dr. G. J. M. Verkley
CENTRAALBUREAU VOOR SCHIMMELCULTURES
AFDELING: VERSIE NR: DATUM: TITEL:
DOC Beheerder: Collectie F. Claus 4 13-10-2014 Bestellingen micro-organismen – Koeriers opdrachten en pakjes gereed maken voor de koerier (FedEx of SGS)
Doel: Het verzenden van pakjes per FedEx of per SGS volgens het IATA/ADR reglement
A: Het versturen van niet infectueze microorganismes (Risicogroep 1) per FedEx. 1. De cultures inpakken zoals vermeld in SOP6. 2. Voeg de volgende documenten in het pakje bij: - Import Permit (indien van toepassing) - paklijst (zie SOP6) - bijsluiter(s) openen van lyofiel cultures, schimmels, gisten of bacteriën 3. Wanneer een import permit van toepassing is plaats dan een kopie permit en een kopie van de paklijst in een plakzak en plak deze aan de onderkant van de doos. VERMELD HET IMPORT/PERMIT NUMMER DUIDELIJK OP HET PAKJE EN GEEF AAN DAT DE PERMIT AAN DE ANDERE KANT VAN HET PAKJE ZIT. Open hiervoor de DYMO printer en selecteer in de labelfiles de label: import permit (verander het permit nummer in het juiste nummer, print de label maar sla de label nooit op) 4. Voorzie het pakje van een adreslabel, wanneer een shipping label van toepassing is plaats deze dan op het pakje en voeg onze adreslabel bij in de plakzak en een in het pakje. Wanneer een ordernummer bekend is vermeld deze dan ook op het pakje. LET OP HET AFLEVERADRES WORDT VOOR DE KOERIER HET ADRES WAT OP DE SHIPPING LABEL STAAT. HET QUARANTAINE BUREAU ZORGT VOOR HET DOORSTUREN EN MAAKT DAN GEBRUIK VAN ONZE ADRESLABEL. OP DEZE LABEL STAAT DUS HET ADRES VAN DE KLANT VERMELD. 5. Voorzie het pakje van een CBS sender label. Open hiervoor de DYMO printer en selecteer in de labelfiles de label: CBS sender label. Print de label. Sla nooit de label op. 6. Voorzie het pakje van een label Biological Material, Non hazardous, Non toxic. Open hiervoor de DYMO printer en selecteer in de labelfiles de label: Biological Material en wijzig in deze label de aantal grammen naar het juiste aantal. Print de label. Sla nooit de label op. 7. Vul in het FedEx formulier beschikbaar in Biolomics tabel (External) Orders. 8 Geef het pakje + het FedEx formulier (+ kopie paklijst + wanneer van toepassing een kopie van de import permit) af bij de Receptie. Zij verzorgen verder de verzending via FedEx
B: Het versturen van Quarantaine stammen (Risicogroep 1) per FedEx 1. Inpakken van Agar cultures. Agar cultures in piepschuim broodjes verpakken, broodjes dichtplakken met een tapje, dan in DGP Pathoseal zakje doen, velletje absorptie materiaal toevoegen en dichtplakken. Daarna verpakken in de Bio-Pouch. Sluit de Bio-Pouch met behulp van de sluitstrip en plakstrip. Plak op de Bio-Pouch een label met de volgende tekst: PLANT QUARANTINE – ONLY OPEN IN PROTECTED AREA. Open hiervoor de DYMO printer en selecteer in de labelfiles de label: Plant Quarantine. Doe de Bio-Pouch in een normale vouwdoos (maat large). 2. Voeg de volgende documenten in het pakje bij: - Letter of Authority (Origineel) of Import of Permit (Origineel of kopie) - paklijst (zie SOP6) - bijsluiter(s) openen van lyofiel cultures, schimmels, gisten of bacteriën 3. Binnen Europa is een Letter of Authority van toepassing en buiten Europa is altijd een import permit van toepassing. Plaats een kopie van de Letter of Authority of een kopie van de import permit en een kopie van de paklijst in een plakzak en plak deze aan de onderkant van de doos. VERMELD HET IMPORT/PERMIT NUMMER DUIDELIJK OP HET PAKJE EN GEEF AAN DAT EEN COPY VAN DE PERMIT OF DE LETTER OF AUTHORITT AAN DE ANDERE KANT VAN HET PAKJE ZIT. Plak tevens op de plakzak de label met de tekst: ORIGINAL IMPORTLICENCE INCLUDED*. Open de DYMO printer en print de volgende labels vanuit de labelfiles: a. de label: import permit of letter of authority (verander het import permit nummer in het juiste nummer, print de label maar sla de label nooit op) b. de label: Original ImportLicence en print de label *In geval van een kopie Import Permit dan het woord Original verwijderen voor het printen, de wijziging niet opslaan
4. Voorzie het pakje van een adreslabel, wanneer een shipping label van toepassing is plaats deze dan op het pakje en voeg onze adreslabel bij in de plakzak en een in het pakje. Wanneer een ordernummer bekend is vermeld deze dan ook op het pakje. LET OP HET AFLEVERADRES WORDT VOOR DE KOERIER HET ADRES DAT OP DE SHIPPING LABEL STAAT. HET QUARANTAINE BUREAU ZORGT VOOR HET DOORSTUREN EN MAAKT DAN GEBRUIK VAN ONZE ADRESLABEL. OP DEZE LABEL STAAT DUS HET ADRES VAN DE KLANT VERMELD. 5. Voorzie het pakje van een CBS sender label. Open hiervoor de DYMO printer en selecteer in de labelfiles de label: CBS sender label. Print de label. Sla nooit de label op. 6. Voorzie het pakje van een label PLANT QUARANTINE MATERIAL – DO NOT OPEN. Open hiervoor de DYMO printer en selecteer in de labelfiles de label: Plant Quarantine Material en wijzig in deze label de aantal grammen naar het juiste aantal. Print de label. Sla nooit de label op. 7. Vul in het FedEx formulier beschikbaar in Biolomics tabel (External) Orders. 8. Geef het pakje + het FedEx formulier (+ kopie paklijst + wanneer van toepassing een kopie van de letter of authority / import permit/) af bij de Receptie. Zij verzorgen verder de verzending via FedEx
C: Het versturen van UN 3373 Biological Substances Cat. B. (Risicogroep 2 = H2) per FedEx 1. Het inpakken van H2 cultures voor verzending per koerier a. Inpakken van Agar cultures. Agar cultures in piepschuim broodjes verpakken, broodjes dichtplakken met een tapje, dan in DGP Pathoseal zakje doen, velletje absorptie materiaal toevoegen en dichtplakken. Daarna verpakken in de Bio-Pouch. Sluit de Bio-Pouch met behulp van de sluitstrip en plakstrip. De Bio-Pouch is onderdeel van DGP Pathopak P4 doos en moet in combinatie met deze doos gebruikt worden. b. Vouw de Pathopak P4 doos volgens vouwinstructie op de doos vermeld. 2. Voeg de volgende documenten in het pakje bij: - Import Permit (indien van toepassing) - paklijst (zie SOP6) - MSDS (Indien beschikbaar) - bijsluiter(s) openen van lyofiel cultures, schimmels, gisten of bacteriën 3
Sluit de doos en plak een security label op de daarvoor bestemde plaats.
4
Wanneer een import permit van toepassing is plaats dan een kopie permit en een kopie van de paklijst in een plakzak en plak deze aan de onderkant van de doos. VERMELD HET IMPORT/PERMIT NUMMER DUIDELIJK OP HET PAKJE EN GEEF AAN DAT DE PERMIT AAN DE ANDERE KANT VAN HET PAKJE ZIT.
5
Voorzie het pakje van een adreslabel, wanneer een shipping label van toepassing is plaats deze dan op het pakje en voeg onze adreslabel bij in de plakzak en een in het pakje. Wanneer een ordernummer bekend is vermeld deze dan ook op het pakje. LET OP HET AFLEVERADRES WORDT VOOR DE KOERIER HET ADRES WAT OP DE SHIPPING LABEL STAAT. HET QUARANTAINE BUREAU ZORGT VOOR HET DOORSTUREN EN MAAKT DAN GEBRUIK VAN ONZE ADRESLABEL. OP DEZE LABEL STAAT DUS HET ADRES VAN DE KLANT VERMELD.
6
Voorzie het pakje van een CBS sender label. Open hiervoor de DYMO printer en selecteer in de labelfiles de label: CBS sender label. Print de label. Sla nooit de label op.
7
Voorzie het pakje van een label UN 3373. Open hiervoor de DYMO printer en selecteer in de labelfiles de label: UN 3373 of Diagnostic Specimen en wijzig in deze label de aantal grammen naar het juiste aantal. Print de label. Sla nooit de label op.
8
Vul in het FedEx formulier beschikbaar in Biolomics tabel (External) Orders.
9
Geef het pakje + het FedEx formulier (+ kopie paklijst + wanneer van toepassing een kopie van de import permit) af bij de Receptie. Zij verzorgen verder de verzending via FedEx
D: Het versturen van UN 2814 Biological Substances Cat. A (Risicogroep 3 = H3) 1. Het maken van de koeriersopdracht met behulp van het programma Word Perfect. a. open het programma Wordperfect b. open map c. ga naar de G-schijf: (G:) DataCBS on ‘srv-data1’, kies Bestellingen, daarna bestel.alg dan Biologistics Services Koerier en opdrachten en dan het jaar. Open daarna Standaard opdracht Biologistic Services H3. d. klik op merge, daarna weer op merge en volg de aanwijzingen die gegeven zijn in het keybord. Naar volgend keybord klik op continue
e. nadat alle keybords zijn ingevuld verdwijnt de merge-balk en is het document voltooid f. sla het document op en geef als naam het werklijst nummer gevolgd door de extentie opd. Bijvoorbeeld 070123.opd g. e-mail de opdracht uiterlijk 1 dag van tevoren voor 13.00 uur naar Biologistic Services (=SGS) zodat zij de dag erop de zending kunnen afhalen. 2. Het inpakken van H3 cultures voor verzending per koerier a. Inpakken van Agar cultures. Agar cultures in piepschuim broodjes verpakken, broodjes dichtplakken met een tapje, dan in DGP Pathoseal zakje doen, velletje absorptie materiaal toevoegen en dichtplakken. Daarna verpakken in de Bio-Pouch. Sluit de Bio-Pouch met behulp van de sluitstrip en plakstrip. De Bio-Pouch is onderdeel van DGP Pathopak P4 doos en moet in combinatie met deze doos gebruikt worden. b. Vouw de Pathopak P4 doos volgens vouwinstructie op de doos vermeld. 3. Voeg de volgende documenten in het pakje bij: - paklijst (zie SOP6) - MSDS - Waarschuwingsbijsluiter - bijsluiter(s) openen van lyofiel cultures, schimmels, gisten of bacteriën 4. Sluit de doos en plak een security label op de daarvoor bestemde plaats. 5. Wanneer een import permit van toepassing is plaats dan een kopie permit en een kopie van de paklijst in een plakzak en plak deze aan de onderkant van de doos. VERMELD HET IMPORT/PERMIT NUMMER DUIDELIJK OP HET PAKJE EN GEEF AAN DAT DE PERMIT AAN DE ANDERE KANT VAN HET PAKJE ZIT. 6. Voorzie het pakje van een adreslabel, wanneer een shipping label van toepassing is plaats deze dan op het pakje en voeg onze adreslabel bij in de plakzak en een in het pakje. Wanneer een ordernummer bekend is vermeld deze dan ook op het pakje. LET OP HET AFLEVERADRES WORDT VOOR DE KOERIER HET ADRES WAT OP DE SHIPPING LABEL STAAT. HET QUARANTAINE BUREAU ZORGT VOOR HET DOORSTUREN EN MAAKT DAN GEBRUIK VAN ONZE ADRESLABEL. OP DEZE LABEL STAAT DUS HET ADRES VAN DE KLANT VERMELD. 7. Voorzie het pakje van een SGS sender label. Open hiervoor de DYMO printer en selecteer in de labelfiles de label: SGS sender label. Print de label. Sla nooit de label op. 8. Voorzie het pakje van een label met UN 2814. Open hiervoor de DYMO printer en selecteer in de labelfiles de label: UN 2814 of Infectious substances H3 en wijzig in deze label de aantal grammen naar het juiste aantal. Print de label. Sla nooit de label op.
9. De verantwoordelijke medewerker informeert de Receptie voor 09.00 uur dat een koerier op deze dag een pakje komt afhalen en dat de receptie de afdeling Sales waarschuwt wanneer de koerier is aangekomen. 10. Na het controleren van de documentatie SGS en de identiteit van de chauffeur mag het pakje (+ kopie paklijst + wanneer van toepassing een kopie van de import permit) worden afgegeven door de verantwoordelijke medewerker van de afdeling sales.
