ADOBE CONNECT ENTERPRISE HANDBOEK

ADOBE CONNECT ENTERPRISE ®

HANDBOEK

™

© 2006 Adobe Systems Incorporated. Alle rechten voorbehouden. Copyright

Adobe® Connect™ Enterprise, Handboek voor Windows® en Macintosh Als bij dit handboek software wordt geleverd waarvoor een gebruiksrechtovereenkomst geldt, worden dit handboek en de software die erin wordt beschreven, geleverd onder licentie en mogen de software en het handboek alleen worden gebruikt of gekopieerd in overeenstemming met de bepalingen in de licentie. Tenzij toegestaan volgens voornoemde licentie, mag niets uit deze publicatie worden vermenigvuldigd, opgeslagen in een opslagsysteem of verzonden, in welke vorm of op welke manier dan ook, hetzij elektronisch, mechanisch, via opname of op enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Adobe Systems Incorporated. De inhoud van dit handboek wordt beschermd door het copyright, zelfs indien deze inhoud niet wordt verstrekt bij software die een gebruiksrechtovereenkomst bevat. De inhoud van dit handboek is slechts ter informatie verstrekt, kan zonder nadere aankondiging worden aangepast en dient niet te worden opgevat als een verplichting van de zijde van Adobe Systems Incorporated. Adobe Systems Incorporated neemt geen enkele verantwoordelijkheid en geeft geen enkele garantie met betrekking tot fouten of onnauwkeurigheden, mochten deze in dit handboek voorkomen. Houd rekening met de mogelijkheid dat er copyright rust op bestaande illustraties of afbeeldingen die u wellicht in uw project wilt opnemen. Het zonder toestemming opnemen van dergelijk materiaal in uw werk kan een schending van de rechten van de copyrighteigenaar vormen. U wordt aangeraden toestemming te vragen aan de houder van het copyright voor gebruik van het desbetreffende werk. Alle verwijzingen naar bedrijfsnamen in voorbeeldsjablonen dienen slechts ter illustratie en zijn niet bedoeld als verwijzing naar bestaande organisaties. Adobe, het Adobe-logo, Acrobat, Adobe Captivate, Adobe Connect, After Effects, Authorware, Breeze, Contribute, Flash, Flash Player, FlashPaper, Flex, PDF en Reader zijn gedeponeerde handelsmerken of handelsmerken van Adobe Systems Incorporated in de Verenigde Staten en/of in andere landen. Mac OS en Macintosh zijn gedeponeerde handelsmerken van Apple Computer, Inc. in de Verenigde Staten en in andere landen. Microsoft en Windows zijn gedeponeerde handelsmerken of handelsmerken van Microsoft Corporation in de Verenigde Staten en/of in andere landen. Alle andere handelsmerken zijn het eigendom van hun respectieve eigenaren. Op de akoestische echo-opheffing van RealDuplex™ berust copyright © 1995-2004 SPIRIT. Kennisgeving aan eindgebruikers bij de Amerikaanse overheid: deze software en documentatie zijn “commerciële artikelen”, zoals gedefinieerd in 48 C.F.R. §2.101, bestaande uit “commerciële computersoftware” en “documentatie bij commerciële computersoftware”, zoals deze begrippen worden genoemd in 48 C.F.R. §12.212 of 48 C.F.R. §227.7202, al naar gelang hetgeen van toepassing is. Conform 48 C.F.R. §12.212 of 48 C.F.R. §227.7202-1 tot en met §227.7202-4, al naargelang hetgeen van toepassing is, is aan de eindgebruikers bij de Amerikaanse overheid een licentie voor de commerciële computersoftware en de documentatie bij de commerciële computersoftware verleend (a) alleen als commerciële artikelen en (b) met alleen de rechten die aan alle eindgebruikers worden verleend overeenkomstig de voorwaarden en bepalingen in dit document. Nietgepubliceerde rechten voorbehouden onder de copyrightwetgeving van de Verenigde Staten. Adobe verklaart te voldoen aan alle van toepassing zijnde wetten inzake gelijke kansen, waaronder, indien van toepassing, de bepalingen van Executive Order 11246, zoals geamendeerd, lid 402 van de Vietnam Era Veterans Readjustment Assistance Act van 1974 (38 USC 4212) en lid 503 van de Rehabilitation Act van 1973, zoals geamendeerd, en de bepalingen in 41 CFR deel 60-1 tot en met 60-60, 60-250 en 60-741. De clausule en regels betreffende positieve actie die zijn opgenomen in de voorafgaande zin zullen worden opgenomen via verwijzing. Adobe Systems Incorporated, 345 Park Avenue, San Jose, California 95110, VS.

iii

Inhoud Hoofdstuk 1: Voordat u begint Bronnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 Nieuw in deze versie

......................................................................2

Help van Adobe gebruiken

................................................................2

Hoofdstuk 2: Grondbeginselen van Connect Enterprise Adobe Connect Enterprise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Hoe kan ik-onderwerpen in Enterprise Manager Adobe Connect Enterprise Manager

............................................6

.......................................................7

Toegangsmachtigingen voor mappen en bestanden in bibliotheken beheren Bibliotheekmappen en -bestanden beheren Inhoud beheren in de inhoudsbibliotheek

. . . . . . . . . . . . . . 13

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

Hoofdstuk 3: Vergaderingen in Adobe Acrobat Connect Professional Hoe kan ik-onderwerpen in Acrobat Connect Professional . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 Grondbeginselen van Adobe Acrobat Connect Professional De werkruimte van Acrobat Connect Professional Werken met vergaderruimtesjablonen

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

Vergaderingen maken en bijwonen

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

Bestaande vergaderingen bijwerken

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43

Gegevens van vergaderingen weergeven Inhoud delen tijdens een vergadering Deelnemers beheren

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59

Audioconferentie in een vergadering gebruiken Vergaderingen opnemen en afspelen Notities maken tijdens een vergadering Chatopties tijdens een vergadering Audio en video uitzenden

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76

Opiniepeilingen houden onder deelnemers Hoofdstuk 4: Adobe Connect Training Informatie over Adobe Connect Training 6 Werken met cursussen

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86

Werken met studieprogramma's

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94

Hoofdstuk 5: Adobe Acrobat Connect Professional Seminars Informatie over Adobe Acrobat Connect Professional Seminars . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .110 Hoofdstuk 6: Adobe Connect Events Informatie over gebeurtenissen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .120 Gebeurtenissen maken en bewerken Gebeurtenissen beheren

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .123

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .137

Hoofdstuk 7: Adobe Presenter Creating Presentations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .140 Editing Presenter Presentations Audio in Presentations

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .145

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .155

iv

Adding quizzes and questions Designing presentations

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .164

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .184

Publishing and viewing in Connect Enterprise Server Troubleshooting presentations

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .191

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .200

Hoofdstuk 8: De Adobe Connect Enterprise-account beheren De Adobe Connect Enterprise-account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .201 Accountrapporten

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .208

Machtigingen in Connect Enterprise Groepsmachtigingen

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .212

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .216

Gebruikers en groepen maken en beheren Accounts aanpassen Index

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .220

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .229

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .234

1

Hoofdstuk 1: Voordat u begint Begin hier voor informatie over de Help-documentatie bij Adobe® Connect™ Enterprise. Hier komt u eveneens meer te weten over de hulpmiddelen van Adobe waarmee u snel aan de slag kunt, over de systeemvereisten voor het programma en u vindt hier een overzicht van bronnen die beschikbaar zijn op Adobe.nl.

Bronnen Onderdelen van de Help Help De documentatie is beschikbaar als browserinhoud die u kunt weergeven via het menu Help van uw Adobe-product.

Zie Help van Adobe gebruiken voor meer informatie over de Help en de toegankelijkheidsfuncties hiervan. Hoe kan ik-onderwerpen In de Hoe kan ik-onderwerpen vindt u een kort overzicht van veelgebruikte taken. Voor meer

informatie over een bepaald onderwerp, klikt u op de desbetreffende koppelingen in het Hoe kan ik-onderwerp. PDF-versie van de Help Als u alle Help-onderwerpen in één PDF-document wilt weergeven, opent u het PDF-bestand in de map Help op de installatielocatie van de toepassing (gebruikers die beschikken over een licentie) of in het documentatiecentrum op www.adobe.com/go/connect_documentation_nl.

Adobe Connect Enterprise-bronnen Voor meer informatie kunt u terecht bij de volgende bronnen: Snel aan de slag Adobe biedt demo's waarmee u snel aan de slag kunt met Connect Enterprise. In deze korte demo's ziet u hoe u veelgebruikte taken kunt uitvoeren. Selecteer Help > Snel aan de slag vanuit een Connect Professionalvergaderruimte als u de demo's wilt bekijken. Bronnencentrum Het bronnencentrum, te vinden op www.adobe.com/go/resources_connect_nl, wordt regelmatig bijgewerkt met zelfstudiemateriaal, simulaties, informatie over de beste werkwijzen en koppelingen naar procedures. Ondersteuningscentrum Het ondersteuningscentrum, dat is te vinden op www.adobe.com/go/support_connect_nl, bevat

de meest recente ondersteuningshulpmiddelen, waaronder technische notities, handige presentaties en informatie over ondersteuningsprogramma's. Centrum voor ontwikkelaars Het centrum voor ontwikkelaars, dat is te vinden op www.adobe.com/go/devnet_connect_nl,

wordt regelmatig bijgewerkt met zelfstudiemateriaal en artikelen over het uitbreiden van Connect Enterprise. Documentatiecentrum Het documentatiecentrum, dat is te vinden op www.adobe.com/go/connect_documentation_nl,

bevat documentatie voor alle Acrobat Connect-producten, antwoorden op veelgestelde vragen, artikelen over specifieke onderwerpen en presentaties.

Systeemvereisten Een volledig overzicht van de systeemvereisten voor Connect Enterprise is te vinden op www.adobe.com/go/connect_sysreqs_nl.

Adobe.com De volgende bronnen zijn beschikbaar op : Adobe Design Center Hier vindt u artikelen, tips en zelfstudiemateriaal in diverse indelingen, zoals video, Adobe PDF en HTML. De inhoud is samengesteld door experts in de branche, ontwikkelaars en publicatiepartners van Adobe. U vindt hier eveneens Adobe Studio Exchange, waar gebruikers duizenden gratis handelingen, insteekmodules en andere inhoud kunnen downloaden en delen. Adobe Design Center is beschikbaar in het Engels, Frans, Duits en Japans.

ADOBE CONNECT ENTERPRISE 2 Handboek

Adobe Developer Center Hier is informatie beschikbaar voor gevorderde gebruikers en voor ontwikkelaars van software en

insteekmodules. U vindt hier zelfstudiemateriaal, SDK's, scripthandleidingen en voorbeeldcode plus forums, RSS-feeds, onlineseminars en andere bronnen van technische informatie. Gemeenschappen Deze pagina biedt forums, blogs en andere hulpmiddelen voor gebruikers om technologieën,

gereedschappen en informatie te delen, vragen te stellen en uit te zoeken hoe anderen optimaal gebruikmaken van de software. Er zijn gebruikersforums in het Engels, Frans, Duits en Japans. Blogs worden gepubliceerd in een groot aantal verschillende talen.

Nieuw in deze versie Nieuwe functies in Adobe Connect Enterprise Hieronder komt een aantal nieuwe functies in Connect Enterprise aan de orde. Verbeterde ondersteuning voor geïntegreerde audioconferenties Acrobat Connect Professional biedt nu verbeterde

ondersteuning voor accounts met een brug voor audioconferenties, zodat gesynchroniseerde audioconferenties via de telefoon mogelijk zijn als onderdeel van Acrobat Connect Professional-vergaderingen. Bij vergaderingen met deelnemers in het buitenland, kan Acrobat Connect Professional nu meerdere inbelnummers weergeven, zodat deelnemers in elk land kunnen zien welk inbelnummer zij dienen te gebruiken. Gastheren kunnen binnenkomende deelnemers blokkeren en meldingen bij toegang tot of het verlaten van een audioconferentie in- of uitschakelen . Verbeterde opnamefuncties voor audioconferenties U kunt nu audio-opnamen starten en stoppen tijdens het opnemen van een vergadering (mits uw Acrobat Connect Professional-account een brug voor audioconferenties heeft). Hierdoor wordt het mogelijk de audio-opname te testen en vervolgens weer te hervatten, of om tijdens een vergadering alleen bepaalde delen van de audio op te nemen. Connect Event-gasten kunnen worden omgezet in gebruikers U kunt gasten die u uitnodigt voor uw Adobe Connectgebeurtenissen nu in een handomdraai omzetten in volledige gebruikers. Wanneer gasten zijn omgezet in volledige gebruikers, kunnen zij aangepaste veldwaarden hebben in rapporten en hebben zij toegang tot beheerpagina's. Adobe Presenter-geluidskwaliteit U kunt nu audio comprimeren in presentaties die zijn gemaakt met Adobe Presenter.

Compressie van audio resulteert in kleinere audiobestanden. Wanneer u instellingen in audio van hoge kwaliteit wilt behouden, kunt u besluiten de audio niet te comprimeren. Aangepaste velden in gebruikersrapporten In Connect Enterprise-gebruikersrapporten kunt u nu per gebruiker

maximaal acht aangepaste velden opnemen. Hiermee kunt u informatie over gebruikers bijhouden die belangrijk is voor uw organisatie.

Help van Adobe gebruiken Bladeren door Help-onderwerpen 1 Voer een van de volgende handelingen uit in het navigatiedeelvenster:

• Als u op onderwerp door de Help wilt bladeren, klikt u op Inhoud. • Als u op alfabet door de Help wilt bladeren, klikt u op Index en vervolgens op een letter. 2 Vouw onderdelen in het navigatiedeelvenster uit tot u bij het gewenste onderwerp bent. 3 Klik op onderdelen in het navigatiedeelvenster om de inhoud weer te geven in het leesdeelvenster.

Help-onderwerpen zoeken 1 Klik in het navigatiedeelvenster (links op het scherm) op Zoeken.


2 Typ een of meerdere woorden in het tekstvak en klik op de knop Zoeken. In het navigatiedeelvenster verschijnen de onderwerpen die overeenkomen met de zoektermen, op volgorde van relevantie. Zoektips

Aan de hand van de volgende tips kunt u het doorzoeken van de Help verbeteren:

• Plaats woordgroepen die u zoekt, zoals "scherm delen", tussen aanhalingstekens. Er worden dan alleen onderwerpen gezocht waarin alle woorden in de woordgroep voorkomen.

• Controleer of zoektermen correct zijn gespeld. • Wanneer een bepaalde zoekterm geen resultaten oplevert, kunt u een synoniem proberen, dus bijvoorbeeld "web" in plaats van "internet".

Navigeren door de Help ❖ Voer een van de volgende handelingen uit om door de Help-onderwerpen te navigeren:

• Vouw onderdelen in het navigatiedeelvenster uit tot u bij het gewenste onderwerp bent. Als u een onderwerp wilt weergeven, klikt u in het navigatiedeelvenster of in het leesdeelvenster op de titel ervan.

• Klik op de navigatiekoppelingen die boven de onderwerptitel in het leesdeelvenster verschijnen. • Klik op Vorige of Volgende in het leesdeelvenster. • Klik op Vorige of Volgende op de werkbalk. U kunt ook met sneltoetsen door de Help navigeren.

Help van Adobe en toegankelijkheid Bij de ontwikkeling van het Adobe® Help Center is rekening gehouden met mensen met een handicap, bijvoorbeeld mensen met een motorische handicap, en blinden en slechtzienden. De Help van Adobe ondersteunt standaardtoegankelijkheidsfuncties en alternatieve sneltoetsen voor werkbalkelementen en navigatie. Ondersteunde toegankelijkheidsfuncties

De volgende toegankelijkheidsfuncties worden standaard ondersteund in de Help van Adobe:

• Inhoudsstructuur wordt gedefinieerd door standaard HTML-codes. • Opmaak wordt bepaald door opmaakmodellen (geen ingesloten lettertypen). • Elk frame heeft een titel die het doel ervan aangeeft. • Afbeeldingen zonder bijschriften bevatten alternatieve tekst. • Als de tekst van de koppeling niet overeenkomt met de titel van het doel, wordt in het titelkenmerk van de ankercode naar de titel verwezen. Zo bevatten de koppelingen Volgende en Vorige de titels van de volgende en vorige onderwerpen.

• De modus voor hoog contrast wordt ondersteund door de inhoud. • De tekengrootte kan worden gewijzigd met standaardopdrachten in contextmenu's (Windows) of in menu's (Mac OS). Sneltoetsen voor werkbalkelementen

In Windows is een sneltoets beschikbaar voor elk element op de werkbalk van de Help van Adobe: Vorige Alt+Pijl-links Doorsturen Alt+Pijl-rechts Afdrukken Ctrl+P


Sneltoetsen voor navigatie

In Windows kunt u met de volgende sneltoetsen door de Help van Adobe navigeren:

• Druk op Ctrl+Tab en Shift+Ctrl+Tab om te schakelen tussen het navigatiedeelvenster en het leesdeelvenster. • Druk op Tab of Shift+Tab om door koppelingen in een deelvenster te bladeren. • Druk op Enter om een geselecteerde koppeling te activeren.

5

Hoofdstuk 2: Grondbeginselen van Connect Enterprise Adobe® Connect™ Enterprise Server 6 bestaat uit een reeks toepassingen voor het organiseren en beheren van onlinevergaderingen, -seminars, -presentaties, -training en -gebeurtenissen. Uw organisatie kan het volledige systeem hebben aangeschaft of een aantal van de toepassingen. Wanneer bepaalde functies voor u niet beschikbaar zijn, heeft uw organisatie de desbetreffende toepassing waarschijnlijk niet aangeschaft of heeft uw beheerder u wellicht niet de benodigde machtigingen toegekend.

Adobe Connect Enterprise Informatie over de toepassing Connect Enterprise Het Adobe Connect Enterprise-systeem bestaat uit de kerntoepassing Adobe Connect Enterprise Server 6 en de vier onderstaande toepassingen. Adobe Connect Enterprise Server 6 biedt schaalbaarheid, met ondersteuning voor één server of voor clusteromgevingen, en het biedt betrouwbare redundante verbindingen voor duizenden gelijktijdige gebruikers. Adobe Connect Enterprise is ontworpen als een open platform en kan worden uitgebreid en geïntegreerd met andere systemen dankzij een uitgebreide reeks API's. Met deze vier toepassingen beschikt u over een compleet aanbod aan functies: Met Adobe Acrobat Connect Professional kunnen gebruikers onlinevergaderingen, -gebeurtenissen en -seminars organiseren waarin gastheren in realtime multimediapresentaties kunnen weergeven, hun schermen kunnen delen en liveaudio en -video kunnen uitzenden voor deelnemers. Adobe Presenter is een insteekmodule voor Microsoft PowerPoint waarmee gebruikers snelle prototypes voor e-learning kunnen maken, inhoud voor e-learning samenstellen en presentaties op verzoek kunnen bieden. De uiteindelijke presentaties voldoen aan de AICC- en SCORM-standaard. Met Adobe Connect Events 6 kunnen gebruikers de volledige levenscyclus van gebeurtenissen beheren, van aanmelding en uitnodigingen voor de gebeurtenis tot herinneringen en het genereren van gebeurtenisrapporten. Adobe Connect Enterprise Manager is de webtoepassing waarmee gebruikers informatie en inhoud met betrekking tot hun account kunnen beheren. Het is de primaire interface waarin gebruikers vergaderingen maken, presentaties beheren, studieprogramma's en gebeurtenissen opzetten, toepassingen aanpassen en nog veel meer.

Training

Gebeurtenissen

Presentator

Vergadering

APIs & SDKs

Enterprise Server of Enterprise Hosted

Adobe Connect Enterprise Server 6 werkt samen met andere Connect Enterprise-toepassingen


Terminologie en concepten met betrekking tot Connect Enterprise Als u Connect Enterprise niet eerder hebt gebruikt, komen de onderstaande definities wellicht goed van pas. Vergaderingen en seminars

Een Acrobat Connect Professional -vergadering is een onlinevergadering in realtime, waarin een presentator dia's of multimediapresentaties kan weergeven, pagina's kan delen, kan chatten en live-audio en -video kan uitzenden. Een vergadering vindt plaats in een Acrobat Connect Professional-vergaderruimte, een Macromedia® Flash®-toepassing van Adobe® die u uitvoert in een browservenster met gebruik van Adobe Flash® Player. De vergaderruimte blijft bestaan nadat de vergadering is beëindigd. Daarnaast kunt u, afhankelijk van het prijsmodel dat uw organisatie heeft gekozen, mogelijk een vergaderruimte betreden wanneer de vergadering niet live is. In bepaalde gevallen heeft alleen de gastheer toegang tot de vergaderruimte wanneer de vergadering niet live is. In andere gevallen kunt u de vergaderruimte betreden wanneer de vergadering niet live is als in het systeem voldoende plaatsen in de vergaderruimte beschikbaar zijn op het moment dat u de ruimte wilt betreden. U maakt de vergaderruimte met Enterprise Manager. Alle vergaderruimten in Enterprise Manager worden opgeslagen in de vergaderingenbibliotheek. Een Connect Enterprise-seminar is een uniek soort vergadering, waarvoor licentievereisten en kenmerken gelden. Een seminarruimte kan worden vergeleken met een vergaderruimte: het is een Flash-toepassing die wordt uitgevoerd in een browservenster. Het verschil is dat minstens één seminarpresentator of -gastheer in de ruimte aanwezig moet zijn voordat anderen de ruimte kunnen betreden, zelfs als er sprake is van een openbaar seminar. Een seminar wordt beëindigd wanneer alle presentatoren en gastheren de seminarruimte verlaten. Vanwege de unieke vereisten en indeling van seminars, heeft Enterprise Manager een apart tabblad voor seminars, genaamd Seminarruimten, en een aparte seminarbibliotheek. Connect Enterprise-inhoud

Alle bestanden of mappen die zijn opgeslagen in de inhoudsbibliotheek worden in Connect Enterprise beschouwd als inhoud. Inhoud is een synoniem van informatie en is toegankelijk via het tabblad Inhoud van Enterprise Manager. De inhoudsbibliotheek is gekoppeld aan Connect Enterprise-auteurs, de enige gebruikers die bestanden naar deze bibliotheek kunnen uploaden. Connect Enterprise-gebeurtenissen

In Connect Enterprise verwijst de term gebeurtenis naar een vergadering, presentatie, een seminar of training op het web met een groot aantal deelnemers, waarvoor registratie vereist is en waarvoor unieke rapportagevereisten bestaan. Gebeurtenisbeheer in Connect Enterprise bevat dan ook speciale functies die uitsluitend bestaan voor gebeurtenissen. Connect Enterprise-rapporten

U kunt in Enterprise Manager verschillende soorten rapporten maken voor informatie over afzonderlijke vergaderingen, cursussen, studieprogramma's, seminars, gebruikers enz. U kunt rapportfilters toevoegen om de informatie in het rapport te stroomlijnen en managers kunnen rapporten voor hun teamleden weergeven.

Hoe kan ik-onderwerpen in Enterprise Manager Inhoud • “Inhoud beheren in de inhoudsbibliotheek” op pagina 21 • “De inhoudsbibliotheek doorzoeken” op pagina 12 • “Een map of bestand in de bibliotheek verplaatsen” op pagina 17

Training • “Een cursus maken” op pagina 86 • “Een studieprogramma maken” op pagina 94


• “De trainingsbibliotheek openen” op pagina 83

Seminarruimten • “Een seminar maken” op pagina 112 • “Taken die aan een seminar voorafgaan” op pagina 111

Gebeurtenisbeheer • “Een gebeurtenis maken” op pagina 123 • “Een bestaande gebeurtenis wijzigen” op pagina 127

Beheer • “Inhoud beheren in de inhoudsbibliotheek” op pagina 21 • “De inhoudsbibliotheek doorzoeken” op pagina 12 • “Een map of bestand in de bibliotheek verplaatsen” op pagina 17

Adobe Connect Enterprise Manager Informatie over Enterprise Manager Enterprise Manager is een webtoepassing die fungeert als een toegangs- en besturingspunt voor alle Connect Enterprisetoepassingen. Met Enterprise Manager kunt u vergaderingen, seminars, cursussen en studieprogramma's organiseren en beheren, en inhoud beheren die kan worden gedeeld via vergaderingen, presentaties, cursussen en gebeurtenissen. Daarnaast kunt u met de component voor gebruikersbeheer van Enterprise Manager toegangsmachtigingen instellen voor de gebruikers van deze inhoud en voor de inhoud zelf. Opmerking: niet iedereen kan alle functies van Enterprise Manager gebruiken. Toegang tot functies is afhankelijk van uw Connect Enterprise-configuratie en uw machtigingen.

Enterprise Manager-gebruikers Het gebruik van de verschillende functies van Enterprise Manager is afhankelijk van de behoeften van de gebruikers. Gebruikers zijn verdeeld in de volgende groepen: Vergaderingsgastheren Tot deze groep behoren administratieve medewerkers, managers en iedereen in een organisatie die vergaderingen kan maken in Connect Enterprise Manager. Voor het bijwonen van een dergelijke vergadering hoeft u Enterprise Manager niet te gebruiken; u hebt alleen de URL van de vergadering nodig. In veel gevallen hebt u echter ook toegang tot een vergadering vanuit Enterprise Manager. Auteurs Een auteur is iedere gebruiker die inhoud uploadt naar de Connect Enterprise-server. Inhoud kan bestaan uit

bestanden die zijn gemaakt in Presenter of Adobe® Captivate™, of uit andere inhoud die is geüpload in de inhoudsbibliotheek. Trainingsmanagers Tot deze groep behoren alle gebruikers die cursussen en studieprogramma's samenstellen. Seminargastheren Tot deze groep behoren personen die seminars presenteren. Een seminar is een speciaal soort

vergadering met specifieke kenmerken en een specifieke licentiestructuur. Gebeurtenismanagers Tot deze groep behoren alle gebruikers die gebeurtenissen organiseren. Een gebeurtenis kan bestaan uit een vergadering, presentatie, cursus, studieprogramma of een seminar waarvoor registratie is vereist en waarvoor rapporten worden gegenereerd waarin gegevens over de deelnemers worden bijgehouden. Beheerders Deze groep bestaat uit gebruikers die Connect Enterprise-toepassingen beheren voor de hele organisatie. In die hoedanigheid zijn beheerders verantwoordelijk voor het aanpassen van de weergave van deze toepassingen voor hun


organisatie en het beheren van alle aspecten met betrekking tot accounts. Hiertoe behoren taken op het gebied van accounten gebruikersbeheer, zoals het maken van aangepaste gebruikersgroepen, en het toewijzen van gebruikers aan aangepaste gebruikersgroepen en geïntegreerde groepen.

Enterprise Manager starten Iedere Connect Enterprise-gebruiker ontvangt een organisatiespecifieke URL voor Enterprise Manager, een gebruikersnaam en een aanpasbaar wachtwoord. Ze ontvangen deze gegevens in een e-mail die wordt verzonden door de Connect Enterprise-beheerder van hun organisatie. U opent Enterprise Manager door deze URL in een browservenster te typen en u vervolgens aan te melden (zie hieronder). 1 Voer in een browservenster de URL in die u van uw beheerder of in een welkomste-mail hebt ontvangen. 2 Voer op de aanmeldingspagina uw gebruikersnaam en wachtwoord in. 3 Klik op Verzenden.

Zie ook “Afmelden” op pagina 12

Informatie over het starten van Enterprise Manager in Internet Explorer Microsoft heeft een update uitgebracht waarmee de manier waarop in Internet Explorer actieve inhoud wordt beheerd (waaronder inhoud die wordt weergegeven in bepaalde Adobe-producten), wordt gewijzigd. Actieve inhoud die is ingesloten in HTML functioneert mogelijk pas goed nadat de gebruiker heeft geklikt om het actieve besturingselement te activeren of het laden ervan voort te zetten. Als u de Microsoft-update hebt geïnstalleerd en de optie voor JavaScript in Internet Explorer niet hebt ingeschakeld, moet u wellicht een object activeren (door te klikken) om Enterprise Manager te kunnen starten. Deze activeringsstap is mogelijk noodzakelijk omdat Enterprise Manager wordt gestart vanuit een Internet Explorer-venster.

Het versienummer vaststellen Het kan handig zijn te weten wat uw versienummer is, vooral wanneer u contact opneemt met de Technische Ondersteuning van Connect Enterprise of als u melding wilt maken van problemen met een toepassing. U kunt het versienummer op twee manieren vaststellen. Via de aanmeldingspagina

1 Start Enterprise Manager. 2 De aanmeldingspagina (de pagina waarop u uw aanmeldingsgegevens en wachtwoord invoert) wordt nu weergegeven. Houd uw cursor boven de koppeling voor de Help. Het versienummer wordt weergegeven. Via het bestand versie.txt

1 Start Enterprise Manager. 2 Verander het adres in het adresveld van de webbrowser in http:///versie.txt. Als u een server genaamd “server1” gebruikt, is het adres http://server1.mijnbedrijf.nl/versie.txt. 3 Druk op Enter op het toetsenbord. Het bestand versie.txt wordt nu weergegeven, met daarin het versienummer van Connect Enterprise.

Overzicht van de werkruimte Enterprise Manager is de webtoepassing waarmee gebruikers inhoud kunnen beheren en vergaderingen, gebeurtenissen, cursussen en nog veel meer kunnen maken. De gebruikersinterface van de volledige versie van Enterprise Manager bestaat uit zeven tabbladen (ook wel pagina's genoemd), en elk tabblad heeft betrekking op een bepaalde functie en toepassing (zie de onderstaande illustratie).


A B C D E F G

H

Navigeren door de werkruimte A. Tabbladen (pagina's) B. Koppelingen C. Navigatiespoor D. Navigatiebalk E. Navigatieknoppen F. Map G. Klik op een onderdeel (bestand) om naar de informatiepagina voor dat onderdeel te gaan H. Informatie over het onderdeel

Pictogrammen in Connect Enterprise Manager In Enterprise Manager worden vergaderingen, seminars, presentaties, cursussen en studieprogramma's aangegeven met pictogrammen. Hiertoe behoren bestanden zoals Adobe PDF-bestanden of Microsoft Word-documenten die worden gebruikt voor Connect Enterprise-vergaderingen, -seminars, -presentaties of -training.

Inhoud

Cursus Dit is een presentatie die betrekking heeft op een groep ingeschreven studenten, waarbij voor elke student gegevens worden bijhouden. De cursus kan zelfstandig worden gebruikt of deel uitmaken van een studieprogramma. Studieprogramma Dit is een reeks cursussen en ander studiemateriaal aan de hand waarvan studenten scholing krijgen. Een studieprogramma kan inhoud, presentaties, vergaderingen, seminars van Connect Enterprise bevatten, evenals externe inhoud, zoals sessies in een lesruimte of literatuurlijsten .

Tot een Connect Enterprise-gebeurtenis behoren registratie, uitnodigingen, herinneringen en rapportage. Gebeurtenissen hebben meestal betrekking op grote aantallen deelnemers en zijn gebaseerd op een Connect Enterprisevergadering, -seminar, -presentatie of -training.

Gebeurtenis

Vergadering Dit is een onlinevergadering in realtime, waarin een gastheer of presentator dia's of multimediapresentaties kan weergeven, schermen kan delen, kan chatten en live-audio en -video kan uitzenden. Seminar Een seminar lijkt op een Connect Enterprise Professional-vergadering, maar seminars vinden meestal plaats voor eenmalige of niet vaak voorkomende vergaderingen met minstens 50 deelnemers en waarvoor weinig actieve deelname of interactie van de deelnemers nodig is. Archief Dit is een vastgelegd Connect Enterprise Professional-seminar of een vastgelegde vergadering die door gebruikers kan worden weergegeven op een voor hen gunstig moment.

Dit zijn bestanden die zijn gemaakt in Macromedia Authorware van Adobe, 'visual authoring'software voor het maken van e-learningtoepassingen die kunnen worden geleverd via bedrijfsnetwerken, cd's, dvd's en websites.

Authorware-inhoud

Hiertoe behoren bestanden die zijn gemaakt in Adobe Captivate, een toepassing waarmee alle handelingen op het scherm automatisch worden vastgelegd en direct een interactieve Flash-simulatie wordt gegenereerd.

Adobe Captivate-inhoud


Externe training in een studieprogramma is training die plaatsvindt buiten Connect Enterprise, zoals onderwijs in een lesruimte.

Externe training

Flash-videobestand (FLV)

Dit is een videobestand dat gebruikers op dezelfde wijze kunnen openen als andere Connect

Enterprise-inhoud. HTML-bestand Dit een bestand dat de structuur en indeling van een webdocument bepaalt door middel van uiteenlopende codes. Afbeeldingsbestand (.jpeg, .gif, .png, .bmp)

Afbeeldingsbestanden kunnen bestaan uit tekeningen, foto's, grafieken,

pictogrammen of elk ander type afbeelding. MP3-bestand

Dit is audio, geluid of muziek die is gecomprimeeerd tot een bestand met een klein formaat.

Dit is een presentatie die is gemaakt met de Adobe Presenter-insteekmodule voor Microsoft PowerPoint. Deze presentaties zijn niet omgezet in Adobe Presenter-presentaties.

Presentatie

Dit is een presentatie die is gemaakt in Adobe Presenter, een insteekmodule voor Microsoft PowerPoint waarmee gebruikers audio, quizzen en visuele kenmerken kunnen toevoegen aan een PowerPoint-presentatie.

Presentatie

Shockwave-bestand (.swf)

Dit is een multimedia-animatiebestand dat kan worden weergegeven in een webbrowser.

Tabbladen in Enterprise Manager De tabbladen boven aan Enterprise Manager weerspiegelen de Connect Enterprise-toepassingen. Uw organisatie kan een aantal toepassingen of alle toepassingen hebben aangeschaft. Wanneer u geen toegang hebt tot een toepassing via een tabblad, heeft uw organisatie die toepassing mogelijk niet aangeschaft of heeft uw beheerder u wellicht geen toegang verleend tot die toepassing. Tabblad Start Op dit tabblad kunt u verschillende taken voor afzonderlijke gebruikersaccounts uitvoeren. Dit is het enige

tabblad dat voor alle gebruikers van Enterprise Manager toegankelijk is. Tabblad Inhoud Op dit tabblad kunt u inhoud voor presentaties, training, vergaderingen en seminars beheren. Via het

tabblad Inhoud hebt u toegang tot de inhoudsbibliotheek (een reeks inhoudsmappen en -bestanden). Gebruikers die inhoud maken, worden auteurs genoemd. Het tabblad Inhoud is echter beschikbaar voor alle gebruikers met de juiste toegangsmachtigingen. Tabblad Training Op dit tabblad kunt u werken met cursussen en studieprogramma's. Als u dit tabblad gebruikt om

cursussen en studieprogramma's te maken, bent u een trainingsmanager. Tabblad Vergaderingen Op dit tabblad kunt u vergaderingen maken en beheren. Als u vergaderingen kunt maken die op

dit tabblad worden weergegeven, bent u een vergaderingsgastheer. Tabblad Seminarruimten Op dit tabblad kunt u seminars maken en beheren. Een seminar is een speciaal soort vergadering waarvoor specifieke vereisten gelden. Tabblad Gebeurtenisbeheer Dit tabblad is gekoppeld aan gebeurtenissen, zoals een vergadering, training, presentatie of

seminar waarvoor registratievereisten en speciale rapportagevereisten bestaan. Gebeurtenismanagers gebruiken het tabblad Gebeurtenisbeheer om gebeurtenissen te maken en te beheren. Tabblad Beheer Op dit tabblad kunnen beheerders nieuwe gebruikers toevoegen, machtigingen toewijzen, de interface aanpassen en andere beheerfuncties uitvoeren. Het tabblad Beheer is zichtbaar voor alle gebruikers, maar kan alleen door beheerders worden geopend.

Zie ook “Adobe Connect Training” op pagina 83 “Vergaderingen in Adobe Acrobat Connect Professional” op pagina 28 “Informatie over Adobe Acrobat Connect Professional Seminars” op pagina 110 “Informatie over gebeurtenissen” op pagina 120 “De Adobe Connect Enterprise-account beheren” op pagina 201


Informatie over het tabblad Start Welke functies u ook gebruikt, als u een Connect Enterprise-account hebt, is het tabblad Start (ook wel de startpagina genoemd) altijd beschikbaar. Dit is het tabblad dat wordt weergegeven nadat u zich hebt aangemeld en het vormt de basis voor uw bewerkingen. Vanaf dit tabblad kunt u elke vergadering of gebeurtenis bijwonen die voor u is gepland, vergaderingen of gebeurtenissen maken waarvoor u de juiste machtigingen hebt, gegevens en bronnen zoeken en uw account beheren. Onder de tabbladen in Enterprise Manager staat een rij met koppelingen waarmee u toegang hebt tot lijsten met gegevens die alleen voor u relevant zijn. Wanneer u een van deze lijsten weergeeft, kunt u vaak extra handelingen uitvoeren.

A B

C D

Mijn Startpagina A. Tabbladen (pagina's) B. Mijn koppelingen C. Snelkoppeling voor het maken van nieuwe onderdelen D. Informatie voor Mijn Startpagina

Mijn training

Mijn training biedt toegang tot een lijst met alle cursussen of studieprogramma's waarvoor u bent ingeschreven. Klik op de naam van een onderdeel om informatie over dat onderdeel weer te geven. Als u een lijst met voltooide cursussen wilt weergeven, klikt u op Training die ik heb voltooid. Mijn geplande vergaderingen

Met Mijn geplande vergaderingen kunt u een lijst weergeven met alle huidige, toekomstige en verlopen vergaderingen en uw rol in die vergaderingen. Klik op de koppeling Toegang om de vergaderruimte te betreden, waar u kunt deelnemen aan een livevergadering of een presentatie kunt weergeven uit een vergadering die al heeft plaatsgevonden. Klik op de naam van de vergadering om de gegevens over de vergadering weer te geven, en klik daarna op Vergaderruimte betreden om deel te nemen aan de vergadering. Opmerking: met uitzondering van verlopen vergaderingen, worden dezelfde gegevens ook als een lijst weergegeven op het tabblad Start. Wanneer u klikt op de koppeling Meer onder de lijst, bereikt u hetzelfde resultaat als wanneer u klikt op Mijn geplande vergaderingen. Mijn geplande gebeurtenissen

Met Mijn geplande gebeurtenissen opent u een lijst met alle gebeurtenissen waarvoor u bent geregistreerd, en al uw verlopen gebeurtenissen. Klik op Toegang om een gebeurtenis weer te geven. Managerrapporten

De koppeling Managerrapporten is alleen van toepassing op gebruikers die manager zijn. (In deze context zijn managers personen die een leidinggevende functie hebben, en niet training- of systeemmanagers.) Als manager kunt u met deze koppeling een lijst met rapporten van al uw directe ondergeschikten weergeven. U kunt ook voor elk rapport ook koppelingen naar de trainings-, vergaderings- en gebeurtenisrapporten selecteren. In Managerrapporten kunt u klikken op de koppeling voor een rapporttype om een lijst weer te geven met alle rapporten van dit teamlid voor dit type rapport. Vervolgens kunt u op een bepaald rapport klikken om de rapportgegevens weer te geven. Afhankelijk van het geselecteerde rapport kunt u ook op een andere koppeling klikken om meer gedetailleerde gegevens te bekijken.


Wanneer een gebruiker van wie u de manager bent ook ondergeschikten heeft, kunt u bovendien klikken op de naam van deze directe ondergeschikte om een lijst weer te geven met de directe ondergeschikten van die persoon en de daarbij behorende trainings-, vergaderings- en gebeurtenisrapporten voor al deze ondergeschikten. Op die manier kunt u rapporten weergeven voor alle personen van wie u de directe of indirecte manager bent. Menu Maken

Met het menu Maken (links op het tabblad Start) kunt u nieuwe vergaderingen, nieuwe inhoud, nieuwe gebeurtenissen enz. maken. Menu Leren

Het menu Leren (links op het tabblad Start) bevat koppelingen naar nuttige informatie.

Uw profiel weergeven en wijzigen Met de koppeling Mijn profiel kunt u gegevens over uw account weergeven, evenals koppelingen waarmee u uw wachtwoord kunt wijzigen, uw voorkeuren kunt bewerken enz. Tot de getoonde gegevens behoren: Gebruikersgegevens De gegevens kunnen variëren afhankelijk van de gegevens die uw beheerder voor gebruikersprofielen

heeft ingesteld, maar doorgaans worden hier uw voor- en achternaam en uw e-mailadres weergegeven. Daarnaast wordt mogelijk het volgende weergegeven: Instellingen audioconferentie Tot de instellingen voor audioconferenties behoren gegevens voor telefonische toegang (uw

moderatorcode en client-id) waarmee u kunt inbellen in vergaderingen. Wellicht worden ook de naam van uw manager (indien van toepassing) en de namen van uw teamleden (indien van toepassing) weergegeven. Opmerking: de client-id is het klantidentificatienummer dat wordt toegewezen door Premiere Conferencing. Wanneer uw bedrijf een andere provider gebruikt, heeft dit veld een andere naam. U vindt de volgende koppelingen boven aan de pagina met uw profiel: Mijn wachtwoord wijzigen Klik hierop als u een ander wachtwoord wilt instellen. U moet vervolgens uw huidige

wachtwoord eenmaal en uw nieuwe wachtwoord tweemaal invoeren. Mijn voorkeuren bewerken Klik hierop als u uw tijdzone en instellingen voor audioconferenties wilt wijzigen. Groepslidmaatschappen Klik hierop als u een lijst wilt weergeven van alle groepen waarvan u deel uitmaakt, waaronder

geïntegreerde groepen. Organisatie Klik hierop om de naam van uw manager en de namen van al uw teamleden weer te geven, indien van

toepassing.

Afmelden U kunt zich op elk gewenst moment afmelden bij Enterprise Manager. 1 Klik hiertoe op Afmelden [uw aanmeldingsnaam] in de rechterbovenhoek van Enterprise Manager. De aanmeldingspagina van Enterprise Manager wordt weergegeven. 2 Sluit de aanmeldingspagina om Enterprise Manager af te sluiten.

Zie ook “Enterprise Manager starten” op pagina 8

De inhoudsbibliotheek doorzoeken U kunt trefwoorden invoeren bij de koppeling Inhoud doorzoeken om in de inhoudsbibliotheek te zoeken naar presentaties en vergaderings- en seminararchieven. Opmerking: de presentaties moeten doorzoekbaar zijn. Als dat niet het geval is, kan de zoekfunctie niet worden gebruikt. U moet bovendien beschikken over machtigingen voor het weergeven van de inhoud die u zoekt.


Als u Inhoud doorzoeken wilt gebruiken, voert u een trefwoord in en klikt u op Inhoud doorzoeken. U kunt inhoud ook doorzoeken zonder een trefwoord in te voeren en zo de zoekparameters voor het verfijnen van uw zoekopdracht in te stellen.

Toegangsmachtigingen voor mappen en bestanden in bibliotheken beheren Informatie over bibliotheken De tabbladen Inhoud, Training, Vergaderingen, Seminarruimten en Gebeurtenisbeheer in Enterprise Manager bevatten elk een bibliotheek met bestanden die zijn ingedeeld in een directory met mappen. Bestanden die u opslaat in de bibliotheken voor training, vergaderingen, seminarruimten en gebeurtenisbeheer zijn alleen beschikbaar voor handelingen op de daarbij behorende tabbladen. Bestanden in de inhoudsbibliotheek zijn via alle tabbladen in Enterprise Manager toegankelijk. Beheerders kunnen machtigingen instellen om te bepalen welke taken iedere gebruiker in de bibliotheken kan uitvoeren. Mogelijke taken zijn het maken, bewerken, verplaatsen, verwijderen en beheren van bestanden en mappen. Met uitzondering van de seminarbibliotheek, heeft elke Connect Enterprise-bibliotheek twee mappen op het hoogste niveau: de gedeelde map en de gebruikersmap.

• Gedeelde map: wanneer Connect Enterprise is geïnstalleerd, heeft alleen de beheerder toegangsmachtigingen voor de gedeelde map. Beheerders kunnen op elke gewenste manier machtigingen toewijzen voor de gedeelde map. Hoewel beheermachtigingen voor een gedeelde map aan iedere Connect Enterprise-gebruiker kunnen worden toegewezen, kunnen alleen leden van de geïntegreerde groep die aan die bibliotheek is gekoppeld nieuwe functies (vergaderingen, gebeurtenissen enz.) in de map maken. In de vergaderingenbibliotheek kan bijvoorbeeld elke gebruiker met beheermachtigingen voor een specifieke gedeelde vergaderingenmap deze map beheren, maar alleen vergaderingsgastheren kunnen nieuwe vergaderingen in die map maken.

• Gebruikersmap: wanneer een gebruiker wordt toegewezen aan een bepaalde geïntegreerde groep, wordt in Connect Enterprise voor die persoon een gebruikersmap gemaakt in de bjibehorende bibliotheek. Iedere gebruiker die is toegewezen aan de groep Vergaderingsgastheren krijgt bijvoorbeeld automatisch zijn of haar eigen map in de map met gebruikersvergaderingen in de bibliotheek Vergaderingen. Dit is de map die de gebruiker ziet wanneer hij of zij het tabblad Vergaderingen opent. Gebruikers kunnen hun eigen gebruikersmappen beheren, (ze kunnen bijvoorbeeld machtigingen instellen waarmee andere gebruikers toegang krijgen tot de mappen), maar kunnen dit alleen doen voor hun eigen mappen.


A

B

C

D

Bibliotheken A. Gedeelde map B. Gebruikersmap C. Mijn onderdelen D. Dashboard

Seminarbibliotheken hebben een andere structuur. De seminarbibliotheek bevat geen gebruikersmappen; in plaats daarvan geeft elke map in de bibliotheek een andere seminarlicentie weer die door uw organisatie is gekocht. Wanneer een gebruiker wordt toegewezen aan de groep Seminargastheren, beschikt de gebruiker automatisch over beheermachtigingen voor elke map Seminarruimten; deze gebruiker kan seminars toevoegen en verwijderen en beheermachtigingen toewijzen aan andere gebruikers. Alleen een seminargastheer kan nieuwe seminars in deze map maken.

Informatie over bibliotheekmachtigingen U kunt machtigingen instellen voor bibliotheekbestanden en -mappen om in te stellen in hoeverre gebruikers of groepen toegang hebben tot de onderdelen. De volgende machtigingen zijn beschikbaar voor gebruikers en groepen in de inhouds-, trainings-, vergaderings-, seminarruimten- en gebeurtenisbeheerbibliotheken: Beheren Gebruikers of groepen met de machtiging Beheren voor een map of bestand kunnen het bestand of de map weergeven, verwijderen en bewerken, rapporten voor bestanden in die map weergeven, machtigingen voor het bestand of de map instellen en nieuwe mappen maken. Ze kunnen echter niet in die map publiceren. Afgewezen Gebruikers of groepen met de machtiging Afgewezen voor een map of bestand kunnen deze map of dit bestand

niet weergeven, publiceren of beheren. Daarnaast zijn uitsluitend voor gebruikers en groepen in de inhoudsbibliotheek de volgende machtigingen beschikbaar: Publiceren Gebruikers of groepen met de machtiging Publiceren voor een map of presentatie kunnen presentaties publiceren, bijwerken en weergeven, en rapporten voor bestanden in die map weergeven. Deze gebruikers kunnen echter


alleen inhoud naar die map publiceren wanneer ze lid zijn van de geïntegreerde groep Auteurs en ze beschikken over de machtiging Publiceren. Weergeven Gebruikers of groepen met de machtiging Weergeven voor een map of bestand kunnen alle inhoud van de map

of het specifieke bestand weergeven.

Informatie over machtigingen voor geïntegreerde groepen Connect Enterprise herkent zeven standaardmachtigingsgroepen en elke groep is gekoppeld aan een andere Connect Enterprise-bibliotheek. Ieder lid van een geïntegreerde groep heeft een eigen gebruikersmap in de bijbehorende bibliotheek. Daarnaast hebben alle leden van de groep Vergaderingsgastheren en Trainingsmanagers een eigen gebruikersmap in de inhoudsbibliotheek en kunnen zij inhoud voor die map samenstellen. U kunt de machtigingen voor deze groepen niet wijzigen, maar u kunt ze wel uitbreiden door personen of groepen toe te wijzen aan meer dan één geïntegreerde groep. De beheerder kan bovendien aangepaste groepen maken en aan deze groepen machtigingen voor bepaalde bibliotheekmappen toewijzen. Er zijn zeven geïntegreerde groepen:

• Beheerders • Vergaderingsgastheren • Trainingsmanagers • Seminargastheren • Gebeurtenismanagers • Auteurs • Studenten Opmerking: gebruikers die deel uitmaken van de groep Beheerders kunnen alle gebeurtenissen en mappen in de gebeurtenissenbibliotheek weergeven. Gebruikers die deel uitmaken van de groep Gebeurtenisgastheren kunnen alle gebeurtenissen en mappen in de map Gedeelde gebeurtenissen en in hun map Mijn gebeurtenissen weergeven. Machtigingen voor gebeurtenissen zijn van toepassing op alle gebeurtenissen in een map. U kunt geen machtigingen instellen voor afzonderlijke gebeurtenissen.

Zie ook “Informatie over geïntegreerde groepen” op pagina 216

Weergaveopties voor inhoudsbestanden en -mappen U kunt van inhoudsmappen een openbare of persoonlijke map maken. Ga hierbij als volgt te werk: Openbaar Alle gebruikers kunnen een openbare inhoudsmap weergeven wanneer zij beschikken over de desbetreffende URL. Persoonlijk Alleen Connect Enterprise-gebruikers met de machtiging Weergeven, Beheren of Publiceren kunnen persoonlijke inhoud weergeven. Hiertoe moeten zij zich eerst aanmelden met een Connect Enterprise-gebruikersnaam en -wachtwoord.

Wanneer u een bestand publiceert of uploadt in een map die is ingesteld als een openbare map, is het inhoudsbestand standaard ook beschikbaar voor openbare weergave. Hetzelfde geldt wanneer de bovenliggende map een aangepast machtigingsprofiel heeft waarmee alleen bepaalde groepen het inhoudsbestand kunnen weergeven of beheren; het inhoudsbestand heeft dan standaard hetzelfde profiel. U kunt de ingestelde machtigingen voor een inhoudsbestand wijzigen met de volgende opties: Openbare weergave toestaan Hiermee maakt u het inhoudsbestand of de inhoudsmap openbaar, ook als de machtigingen

voor de bovenliggende map niet zijn ingesteld op openbare weergave. Een aangepast machtigingsprofiel voor gebruikers en groepen instellen Hiermee voegt u gebruikers of groepen toe aan

het profiel en stelt u voor elke gebruiker of groep de toegang in op Afgewezen, Weergeven, Publiceren of Beheren. De


gebruikers- en groepsmachtigingen die u instelt voor het bestand of de map, gaan vóór de machtigingen die zijn ingesteld voor de bovenliggende map. Opnieuw instellen op Bovenliggend Hiermee stelt u de machtigingen voor het inhoudsbestand weer in op de machtigingen

voor de bovenliggende map.

Machtigingen instellen voor inhoudsbestanden of -mappen Als u de lijst met machtigingen voor een bestand of map wilt aanpassen, dient u te zijn ingesteld als beheerder of u dient te beschikken over de machtiging Beheren voor die bibliotheekmap. 1 Klik op het tabblad Inhoud, Training, Vergaderingen, Seminarruimten of Gebeurtenisbeheer. 2 Navigeer naar de map of het bestand en klik op de naam ervan om de map of het bestand te openen. 3 Klik op Machtigingen instellen op de navigatiebalk. 4 Klik op Aanpassing. (Als de machtigingen voor dit onderdeel al eerder zijn gewijzigd, wordt de knop Aanpassing niet weergegeven. Ga in dat geval verder met de volgende stap.) Het deelvenster Beschikbare gebruikers en groepen toont de gebruikers van wie en groepen waarvan u machtigingen voor het bibliotheekonderdeel kunt instellen. In het deelvenster Huidige machtigingen voor worden de gebruikers en groepen weergegeven die al machtigingen hebben voor het bibliotheekonderdeel. Desgewenst kunt u de bestaande machtigingen wijzigen. 5 Als u een gebruiker of groep wilt toevoegen aan het deelvenster Huidige machtigingen voor, selecteert u de naam in de lijst Beschikbare gebruikers en groepen en klikt u op Toevoegen.

A B

C

D

E

F

G

Machtigingen instellen en navigeren door Beschikbare gebruikers en groepen A. Klik op deze knop als u voor een map of bestand machtigingen wilt instellen die gelijk zijn aan de machtigingen voor de bovenliggende map B. Kies een weergavemachtiging C. Dubbelklik op de naam van een groep om de gebruikers in die groep weer te geven D. Dubbelklik op het pictogram Eén niveau omhoog om één mapniveau omhoog te gaan E. Gebruikers F. Klik op de knop Zoeken om een tekstvak voor het zoeken te openen G. Klik op Toevoegen om een geselecteerde gebruiker of groep te verplaatsen naar de lijst Huidige machtigingen voor

6 Als u de machtigingen voor een gebruiker of groep wilt instellen, selecteert u de naam in de lijst Huidige machtigingen voor en klikt u op Machtigingen. 7 Selecteer de gewenste machtiging in het pop-upmenu: Beheren, Afgewezen, Weergeven (alleen voor inhoudsbibliotheek) of Publiceren (alleen voor inhoudsbibliotheek).


A

B

Huidige instellingen voor machtigingen A. Geselecteerde naam B. Klik op de knop Machtigingen om een machtigingsinstelling te selecteren. De instelling wordt naast de naam weergegeven.

8 Als u een gebruiker of groep uit de lijst Huidige machtigingen voor wilt verwijderen, selecteert u de naam en klikt u op Verwijderen. 9 Als u machtigingen voor de gehele bibliotheekmap of het bibliotheekbestand weer wilt instellen op die voor de bovenliggende map, klikt u op Opnieuw instellen op Bovenliggend. 10 Uitsluitend voor de inhoudsbibliotheek: select Ja bij Openbare weergave toestaan om deze map openbaar te maken, ook als de bovenliggende map niet is ingesteld op openbare weergave. Selecteer Nee als u de map niet voor iedereen toegankelijk wilt maken.

Bibliotheekmappen en -bestanden beheren Een map maken Beheerders en gebruikers met de machtiging Beheren voor een bepaalde map, kunnen mappen en submappen in die map maken. Er kunnen geen nieuwe mappen worden gemaakt in de seminarbibliotheek. 1 Klik op het tabblad Inhoud, Training, Vergaderingen of Gebeurtenisbeheer boven in het venster Enterprise Manager. 2 Navigeer naar de locatie waar u de nieuwe map wilt toevoegen. 3 Klik op Nieuwe map op de menubalk boven de lijst met mappen. 4 Voer de naam van de nieuwe map in op de pagina die nu wordt weergegeven. 5 Klik op Opslaan om de nieuwe map te maken.

Een map of bestand in de bibliotheek verplaatsen U kunt een map of bestand in een bibliotheek verplaatsen. Wanneer u een map verplaatst, worden ook alle onderdelen van de map naar de nieuwe locatie overgebracht. U kunt mappen en bestanden in de inhouds-, trainings-, vergaderingen- of gebeurtenisbeheerbibliotheken verplaatsen met de knop Verplaatsen. U kunt mappen en bestanden in deze bibliotheken en in de seminarruimtenbibliotheken verplaatsen met de knop Eén niveau omhoog. In de seminarruimtenbibliotheken kunt u geüploade inhoud of opnamen die bij een seminar zijn opgeslagen, verplaatsen. 1 Klik op het tabblad Inhoud, Training, Vergaderingen, Seminarruimte of Gebeurtenisbeheer boven in het venster Enterprise Manager. 2 Ga naar de gewenste map of het gewenste bestand. 3 Schakel het selectievakje links van het onderdeel dat u wilt verplaatsen in. Als u een seminar wilt verplaatsen, kiest u Geüploade inhoud of Opnamen wanneer u dit type onderdeel dat is opgeslagen bij het seminar wilt verplaatsen. 4 Voer een van de volgende handelingen uit:

• Klik op Eén niveau omhoog om het onderdeel een niveau omhoog in de directory van de bibliotheekmap te verplaatsen.


• Klik op Verplaatsen (deze optie is niet beschikbaar op het tabblad Seminarruimten). Selecteer een map in de mappenstructuur van de directory of klik op Eén niveau omhoog. Klik op Verplaatsen en op OK om de wijziging toe te passen.

Een map of bestand uit een bibliotheek verwijderen Wanneer u mappen of bestanden uit een bibliotheek verwijdert, verwijdert u deze definitief en kunt u ze niet terugzetten. Ga dus voorzichtig te werk en verwijder alleen de mappen of bestanden waarvan u zeker weet dat u ze niet meer nodig hebt. Als u mappen of bestanden uit de inhoudsbibliotheek verwijdert die zijn gekoppeld aan vergaderingen, gebeurtenissen, seminars of cursussen, is de verwijderde inhoud niet langer beschikbaar voor deze onderdelen. Wanneer u een map of bestand verwijdert, wordt in Enterprise Manager aangegeven of een koppeling bestaat voor dit onderdeel en kunt u het verwijderen desgewenst annuleren. In seminarruimtenbibliotheken kunt u geüploade inhoud of opnamen verwijderen die bij een seminar zijn opgeslagen. Opmerking: als u een map uit de trainingsbibliotheek verwijdert die een cursus bevat die deel uitmaakte van een studieprogramma, wordt de verwijderde cursus nog steeds als een cursusonderdeel weergegeven op de pagina Studieprogrammagegevens. De cursus is echter niet meer beschikbaar. 1 Klik op het tabblad Inhoud, Training, Vergaderingen, Seminarruimte of Gebeurtenisbeheer boven in het venster Enterprise Manager. 2 Ga naar de map of het bestand. 3 Schakel het selectievakje links van het onderdeel dat u wilt verwijderen in. Als u een seminar wilt verwijderen, kiest u Geüploade inhoud of Opnamen wanneer u dit type onderdeel dat is opgeslagen bij het seminar wilt verwijderen. 4 Klik op Verwijderen op de menubalk boven de inhoudslijst. 5 Klik nogmaals op Verwijderen als u de geselecteerde onderdelen definitief wilt verwijderen of klik op Annuleren als u het verwijderen wilt annuleren.

Gegevens over een bibliotheekmap of -bestand bewerken U kunt de titel of naam van een onderdeel van de bibliotheek, en andere gegevens bewerken met de knop Informatie bewerken. Opmerking: wanneer u een map in de seminarbibliotheek bewerkt, kunt u informatie over de seminarlicentie voor die map weergeven. Op die manier ziet u snel hoeveel gebruikers en vergaderingen beschikbaar zijn voor een bepaalde seminarmap. Klik op Informatie over licentie op de navigatiebalk naast de koppeling Informatie bewerken. De informatie die wordt weergegeven bevat de titel, een samenvatting, de begin- en einddatum, het aantal gelijktijdige gebruikers en het aantal gelijktijdige vergaderingen. 1 Klik op het tabblad Inhoud, Training, Vergaderingen, Seminarruimte of Gebeurtenisbeheer boven in het venster Enterprise Manager. 2 Ga naar de map of het bestand. 3 Klik op de koppeling Informatie bewerken op de navigatiebalk onder het navigatiespoor. 4 Bewerk de titel, naam of andere eigenschappen die u wilt wijzigen. 5 Klik op Opslaan.

Bestanden uit de inhoudsbibliotheek downloaden (met uitzondering van presentaties) Gebruikers die toegang hebben tot (d.w.z. de juiste machtiging hebben voor) een onderdeel kunnen bestanden uit de inhoudsbibliotheek downloaden naar hun eigen computers. Elk gewenst type inhoud kan worden gedownload. Inhoud die bestaat uit meer dan één bestand, wordt gecomprimeerd tot een ZIP-bestand. 1 Klik op het tabblad Inhoud. 2 Navigeer naar het inhoudsbestand dat u wilt downloaden. 3 Klik op de naam van het inhoudsbestand. 4 Klik op de koppeling Inhoud downloaden op de navigatiebalk.


De koppeling Inhoud downloaden bevindt zich op de informatiepagina voor het onderdeel dat u wilt downloaden

5 Klik onder Uitvoerbestand(en) downloaden op de naam van het bestand. 6 Klik op Opslaan. 7 Navigeer naar de locatie waar u het bestand wilt opslaan. Vervang zo nodig de standaardbestandsnaam. 8 Klik op Opslaan. 9 Klik op Sluiten nadat het downloaden is voltooid.

Presentaties uit de inhoudsbibliotheek downloaden Gebruikers met de machtiging Beheren kunnen een presentatie downloaden en de volledige presentatie gebruiken op een intranet of verspreiden op een cd. De presentatie wordt gedownload als een ZIP-bestand dat de gebruiker kan uitpakken. 1 Klik op het tabblad Inhoud. 2 Navigeer naar de presentatie en klik op de naam ervan. 3 Klik op de koppeling Inhoud downloaden op de navigatiebalk. 4 Klik op de koppeling Uitvoerbestand(en) downloaden. 5 Navigeer in het dialoogvenster Opslaan als naar de locatie waar u het bestand wilt opslaan. 6 Klik op Opslaan in het dialoogvenster Bestand downloaden.

Bronbestanden voor presentaties uit de inhoudsbibliotheek downloaden U kunt de bronbestanden die zijn gekoppeld aan bepaalde inhoudstypen downloaden. Inhoud die bestaat uit meer dan één bestand, wordt gecomprimeerd tot een ZIP-bestand. Het downloaden van bronbestanden kan handig zijn als u niet meer beschikt over de bron-PPT- en -PPC-bestanden voor een Adobe-presentatie. U moet het PPC-bestand en PPT-bestand in dezelfde map opslaan en u moet het PPC-bestand dezelfde naam geven als het PPT-bestand (maar met de extensie .ppc), zodat audio of timing in de presentatie behouden blijft. De PPC- en PPT-bestanden staan dus in dezelfde map en hebben dezelfde naam, maar andere bestandsextensie. U mag in geen geval de extensie van een PPT-bestand overschrijven met de extensie van een PPC-bestand, omdat het bestand dan onbruikbaar wordt Opmerking: de enige bronbestanden die u kunt downloaden, zijn bestanden die zijn geüpload. In Adobe Presenter en Adobe Captivate hebben gebruikers bijvoorbeeld de optie om bronbestanden wel of niet te uploaden. Wanneer de opties voor het uploaden van bronbestanden niet wordt geselecteerd, kunnen die bestanden later niet worden gedownload. 1 Klik op het tabblad Inhoud. 2 Navigeer naar de presentatie en klik op de naam ervan. 3 Klik op de koppeling Inhoud downloaden op de navigatiebalk.


4 Klik onder Bronbestand(en) downloaden op het gewenste PPT- of PPC-bestand. 5 Klik op Opslaan in het dialoogvenster Bestand downloaden. 6 Navigeer in het dialoogvenster Opslaan als naar de locatie waar u het bestand wilt opslaan. 7 Klik op Opslaan. 8 Klik op het ZIP-bestand onder Uitvoerbestand(en) downloaden. 9 Klik op Opslaan in het dialoogvenster Bestand downloaden. 10 Navigeer in het dialoogvenster Opslaan als naar de locatie waar u het bestand wilt opslaan. 11 Klik op Opslaan.

Navigeren door een bibliotheek U kunt door een bibliotheek navigeren wanneer u een beheerder, gastheer of gebruiker met beheermachtigingen voor een bepaalde bibliotheekmap bent. Een map openen

1 Klik op het tabblad Inhoud, Training, Vergaderingen, Seminarruimte of Gebeurtenisbeheer boven in het venster Enterprise Manager. 2 Klik op de naam van de map. De mappen en bestanden in die mappen worden weergegeven, en de naam van de geselecteerde directory verschijnt in de navigatiekoppelingen boven in het browservenster. Eén map omhoog gaan ❖ Klik op de knop Eén niveau omhoog op de navigatiebalk boven de lijst met mappen.

De mappen en bestanden in de bovenliggende map worden weergegeven. De naam en locatie van de bovenliggende map verschijnt in de lijst met navigatiekoppelingen boven in het browservenster. Terugkeren naar een map

Boven de functionele koppelingen vindt u een lijst met navigatiekoppelingen die het navigatiespoor wordt genoemd. Dit navigatiespoor geeft uw huidige locatie in de mappenstructuur weer. U kunt naar elke bovenliggende map in het navigatiespoor gaan. ❖ Klik op de naam van een bovenliggende map in het navigatiespoor.

De mappen en bestanden in de bovenliggende map worden weergegeven. De naam en locatie van de bovenliggende map wordt weergegeven in de navigatiekoppelingen boven in het browservenster. De naam of beschrijving van een seminarmap bewerken

Als u de naam en beschrijving van een seminarmap wilt bewerken, dient u te beschikken over toegang als manager en gastheer. 1 Klik op het tabblad Seminarruimten boven in het venster Enterprise Manager. 2 Navigeer naar de map en klik op de naam ervan. 3 Klik op de koppeling Informatie bewerken boven de lijst met seminars. 4 Geef de nieuwe naam voor deze map op in het tekstinvoervak Titel en typ desgewenst een beschrijving in het tekstinvoervak Overzicht. 5 Klik op Opslaan.


Inhoud beheren in de inhoudsbibliotheek Ondersteunde bestandstypen in de inhoudsbibliotheek De inhoud van de inhoudsbibliotheek moet uit een van de onderstaande bestandstypen bestaan:

• Eén PDF-bestand • Eén PPT-bestand • Eén SWF-bestand • Eén HTML-bestand • Eén Adobe Captivate-SWF-bestand • Captivate-inhoud die is gepubliceerd via de toepassing Adobe Captivate • Adobe Presenter-inhoud die is gepubliceerd via de insteekmodule Presenter • Presenter-inhoud die is gecomprimeerd tot een ZIP-bestand • Een oude Macromedia Breeze 4.1-presentatie die is gecomprimeerd tot een ZIP-bestand (gedownload voor 4.1-server) (Breeze heet nu Adobe Connect.)

• Een ZIP-bestand dat meerdere SWF-bestanden en extra bestanden (zoals afbeeldingen of XML-bestanden) bevat en één bestand genaamd index.swf, dat als eerste wordt geladen

• Een ZIP-bestand met eenvoudige Authorware-inhoud (één HTM-bestand, één AAM-bestand en extra Authorwarebestanden

• Een ZIP-bestand dat meerdere HTM- of HTML-bestanden en extra bestanden (zoals afbeeldingen of SWF-bestanden) bevat en één bestand genaamd index.htm of index.html

• Een Adobe Flash-videobestand (FLV-bestand) • Eén afbeelding (.jpeg, .gif of .png) • Eén audiobestand (MP3) Elk bestandstype wordt in de inhoudsbibliotheek aangegeven met een eigen pictogram.

Bestanden uit Connect Enterprise Manager uploaden Alleen leden van de geïntegreerde groep Auteurs die beschikken over de machtiging Publiceren voor een specifieke map in de inhoudsbibliotheek, kunnen bestanden uploaden naar die map. 1 Voer in Enterprise Manager een van de volgende handelingen uit:

• Selecteer op het tabblad Start de optie Nieuwe inhoud in het menu Maken. • Klik op de knop Nieuwe inhoud op het tabblad Inhoud. 2 Klik onder Inhoudsbestand selecteren op Bladeren om naar het bestand te gaan, klik op de naam van het bestand en klik op Openen. 3 Typ een titel (vereist) en een beschrijving (optioneel) voor het nieuwe inhoudsbestand in de tekstvakken Informatie over inhoud opgeven. 4 (Optioneel) Voer een aangepaste URL in (als u geen aangepaste URL toewijst, wijst het systeem automatisch een URL toe). 5 Klik op Opslaan. Het bestand wordt geüpload naar de server en wordt weergegeven in de inhoudsmap. Opmerking: wanneer u probeert een bestand te uploaden dat is opgeslagen in een niet-ondersteunde indeling, wordt de pagina Informatie over inhoud opgeven opnieuw weergegeven met de melding “De geselecteerde bestandsindeling is ongeldig”. Opmerking: als Adobe Presenter of Adobe Captivate op uw computer is geïnstalleerd, kunt u ook de optie Publiceren in deze toepassingen gebruiken om inhoud te uploaden naar de inhoudsbibliotheek.


Een nieuwe versie van een bestaand bestand uploaden vanuit Connect Enterprise Manager U kunt nieuwe versies van bestaande inhoud uit de inhoudsbibliotheek uploaden. 1 Klik op Inhoud op het tabblad Start. 2 Klik in de inhoudslijst op het inhoudsbestand dat u wilt bijwerken. 3 Klik op Inhoud uploaden. Het bericht “Selecteer de locatie van de inhoud die u wilt uploaden. De inhoud moet de volgende indeling hebben: *.xxx.” wordt weergegeven. 4 Klik op Bladeren om een bestand te zoeken dat is opgeslagen in de desbetreffende indeling, klik op de naam van het bestand en klik op Openen. 5 Klik op Opslaan. De nieuwe versie van de inhoud wordt geüpload in de inhoudsbibliotheek. U kunt nagaan of het proces juist is uitgevoerd door het bestand te zoeken in de inhoudslijst en de datum bij Gewijzigd op te controleren. U kunt ook naar de pagina Informatie over inhoud gaan, op de URL klikken en de nieuwe versie van de inhoud weergeven.

Informatie over AICC-inhoud Als u AICC-inhoud (Aviation Industry CBT Committee) wilt uploaden in de inhoudsbibliotheek, moet u de bestanden comprimeren tot een ZIP-bestand en dit bestand uploaden via de interface Nieuwe inhoud in Enterprise Manager. Opmerking: de inhoud moet AICC-compatibel zijn als de inhoud bestaat uit quizzen of gegevens waarvoor een score geldt en u de score in Connect Enterprise wilt bijhouden. Houd rekening met de onderstaande punten wanneer u AICC-inhoud maakt:

• De inhoud moet "voltooid" of "geslaagd" kunnen rapporteren ter indicatie dat de gebruiker de interactie met de inhoud heeft beëindigd.

• Het inhoudspakket moet een bestand bevatten met de naam index.htm of index.html dat de server nodig heeft om de inhoud te starten.

• Inhoud moet "onvolledig" rapporteren voor alle communicatie totdat de gebruiker de interactie met de inhoud heeft beëindigd.

Aangepaste URL's maken Wanneer u nieuwe inhoud, een nieuwe vergadering, een nieuwe cursus, een nieuw seminar of een nieuwe gebeurtenis toevoegt, kunt u hier een aangepaste URL in opnemen. Deze URL is uniek in de gehele Connect Enterprise-account en moet een relevante naam hebben. De aangepaste URL kan bijvoorbeeld uw naam zijn of de naam van uw organisatie. A

B

Een aangepaste URL toevoegen A. Niet bewerkbaar deel van URL, ingesteld door uw beheerder B. Aanpasbaar deel van URL


Aangepaste URL's gebruiken

Een aangepaste URL kan alleen worden gekoppeld aan het specifieke onderdeel waarin deze is opgenomen en de URL kan voor geen enkele andere functie van Connect Enterprise worden gebruikt. Als u bijvoorbeeld de aangepaste URL /uwnaam toewijst aan inhoud, kunt u die URL niet toewijzen aan andere inhoud of aan een vergadering. Ook andere gebruikers die uw account delen, kunnen de URL niet aan andere onderdelen toewijzen. Wanneer u de inhoud met de aangepaste URL verwijdert, kan de aangepaste URL echter weer voor andere onderdelen worden gebruiken. Als de aangepaste URL door een andere gebruiker wordt gebruikt, wordt een foutbericht weergegeven wanneer u de URL invoert. In dat geval dient u, afhankelijk van de omstandigheden (bijvoorbeeld wanneer een andere gebruiker uw volledige naam als een aangepaste URL gebruikt), bij uw beheerder na te gaan wie de URL gebruikt. Regels voor aangepaste URL's

• U kunt een aangepaste URL niet bewerken nadat u deze hebt gemaakt. • Een aangepaste URL mag niet beginnen met een cijfer (0 - 9). • Aangepaste URL's mogen geen leestekens, spaties of stuurcodes bevatten. • Hoofdletters in een aangepaste URL worden automatisch omgezet in kleine letters conform de conventies voor hoofdlettergevoeligheid van URL's.

• Gebruik de onderstaande gereserveerde trefwoorden niet in aangepaste URL's. account

inhoud

niet-actief

rapport

acrobat

cursus

info

sco

adobe

cs

invoer

zoeken

admin

cs2

livecycle

seminar

beheerder

studieprogramma

macromedia

verzenden

api

data

vergadering

service

app

standaard

metagegevens

servlet

archieven

download

monitor

soap

breeze

gebeurtenis

open

bron

opbouwfunctie

fcs

uitvoer

src

sluiten

flash

photoshop

stream

com

gateway

presenter

systemen

gemeenschappelijk

go

producent

training

connect

start

openbaar

gebruiker

console

hosted

publiceren

xml

Connect Enterprise-inhoud weergeven vanuit de inhoudsbibliotheek U kunt inhoud openen en weergeven vanuit Enterprise Manager nadat u naar de inhoud hebt gebladerd in de inhoudsbibliotheek. 1 Klik op het tabblad Inhoud boven in het venster Enterprise Manager. 2 Blader naar de inhoudsbibliotheek en klik op de naam van een bestand om dit bestand weer te geven op de bijbehorende pagina Informatie over inhoud. 3 Klik op de koppeling URL voor weergave van het bestand. Het geselecteerde bestand of de geselecteerde presentatie wordt in een nieuw browservenster weergegeven.


Connect Enterprise-inhoud weergeven in een browservenster U hoeft Connect Enterprise-inhoud niet te openen in Enterprise Manager. Wanneer u beschikt over de URL voor weergave van het bestand, kunt u ook direct vanuit een browservenster naar de inhoud bladeren. 1 Open een browservenster. 2 Typ de URL voor weergave van de inhoud in het URL-adresvak van de browser of klik op een koppeling die u in een emailbericht hebt ontvangen.

Een URL voor een inhoudsbestand via e-mail verzenden Elk inhoudsbestand in de inhoudsbibliotheek heeft een unieke URL waarmee gebruikers de inhoud van het bestand kunnen weergeven. U kunt deze URL vanuit Enterprise Manager naar andere gebruikers verzenden via e-mail. Enterprise Manager maakt een unieke versie van de URL voor elke geadresseerde van de e-mail. Het gebruik van Enterprise Manager heeft de volgende voordelen ten opzichte van het plakken van de URL in een e-mail:

• U kunt instellen dat een ontvangstbevestiging wordt verstuurd zodra de geadresseerde op de koppeling in de e-mail klikt. U kunt bijhouden wie de inhoud heeft weergegeven, omdat voor iedere ontvanger een unieke URL is gemaakt.

• Ontvangers kunnen de inhoud weergeven zonder dat zij zich hoeven aan te melden met een Connect Enterprisegebruikersnaam en -wachtwoord, ook als voor het inhoudsbestand in de inhoudsbibliotheek geen machtiging voor openbare weergave is ingesteld. 1 Klik op het tabblad Inhoud boven in het venster Enterprise Manager. 2 Navigeer naar het inhoudsbestand en klik op de naam ervan. 3 Klik op E-mailkoppeling op de navigatiebalk. 4 Typ de e-mailadressen voor alle ontvangers in het tekstvak Aan op de pagina E-mailkoppeling. Gebruik zo nodig een komma om e-mailadressen van elkaar te scheiden en een unieke URL te maken voor elke ontvanger van de e-mail. 5 Bewerk desgewenst de inhoud van de tekstvakken Onderwerp en Hoofdtekst van bericht. Opmerking: let erop dat u de informatie tussen accolades (“{tracking-url}”) in de berichttekst niet verwijdert. Dit is een plaatsaanduiding die in het gegenereerde e-mailbericht wordt vervangen door de URL voor de inhoud. 6 Selecteer Een meldingsbevestiging genereren wanneer inhoud wordt weergegeven als u een e-mail wilt ontvangen wanneer een ontvanger het inhoudsbestand weergeeft. Als u geen ontvangstbevestiging wilt ontvangen, schakelt u dit selectievakje uit. 7 Klik op Verzenden.

Informatie over het Inhouddashboard Het Inhouddashboard biedt een grafische weergave van statistische gegevens met betrekking tot uw inhoud. De gegevens weerspiegelen de volledige inhoud van uw map Mijn inhoud en worden weergegeven in de vorm van vier staafgrafieken. Meest bekeken inhoud in de afgelopen 30 dagen Het aantal keer dat de inhoud is weergegeven. Meest effectieve presentatie in de afgelopen 30 dagen De gegevens worden vastgesteld op basis van het percentage dia's

dat op alle viewers is weergegeven. Laatst bekeken inhoud in de afgelopen 30 dagen Hier worden de naam, het type inhoud, het aantal keer en de laatste keer

dat deze inhoud is weergegeven, getoond in de vorm van een lijst. De inhoud die het laatst is weergegeven, staat boven aan de lijst. Verouderde inhoud Hier worden de naam, het type inhoud en de laatste keer dat de inhoud werd weergegeven, getoond in de vorm van een lijst. De inhoud die het laatst is weergegeven, staat onder aan de lijst.

Klik op een onderdeel in deze weergaven om de bijbehorende pagina Informatie over inhoud weer te geven.


De staafgrafieken worden weergegeven in een venster op het tabblad Inhoud van Enterprise Manager. U kunt het dashboard echter ook exporteren naar een afdrukbaar browservenster. Klik hiertoe op Afdrukbare versie links op het scherm, boven de weergave.

Inhoudsrapporten weergeven Met de functie Rapporten van Enterprise Manager kunt u rapporten maken waarin u bepaalde inhoud vanuit verschillende perspectieven kunt weergegeven. 1 Open de informatiepagina (bijvoorbeeld de pagina Informatie over inhoud, Informatie over vergaderingen of Cursusgegevens) voor het bestand waarvoor u rapporten wilt instellen. 2 Klik op de koppeling Rapporten boven de titelbalk Informatie over inhoud. Er worden nu andere koppelingen weergegeven waarmee u het type rapportgegevens kunt definiëren dat u voor deze inhoud wilt weergeven. Deze koppelingen zijn: Overzicht Dit is het eerste rapporttype dat wordt weergegeven nadat u de functie Rapporten hebt geopend. Het overzicht

bevat de naam van de inhoud, de datum waarop de inhoud voor het laatst is bijgewerkt en het aantal keer dat deze inhoud is weergegeven. Op dia's Alleen van toepassing op presentaties. Een staafgrafiek toont elke dia in de presentatie op dianummer en het aantal keer dat de dia is weergegeven; onder de grafiek bevindt zich een tabel met dezelfde gegevens, die ook aangeeft wanneer elke dia voor het laatst is weergegeven. Op vragen Een staafgrafiek toont elke vraag, met een kleurcodering voor juist of onjuist beantwoorde vragen, en het aantal

personen dat de vraag heeft beantwoordt. Klik op een vraag in de staafgrafiek om een cirkeldiagram weer te geven met een tabel die de antwoordsleutel en -distributie bevat. De antwoordsleutel toont alle mogelijk antwoorden op de geselecteerde vraag en het corresponderende nummer of de corresponderende letter van de vraag. De antwoorddistributielijst bevat alle antwoordkeuzen die voor deze vraag zijn geselecteerd, geeft het juiste antwoord aan en toont het aantal gebruikers dat elk antwoord heeft geselecteerd, evenals het percentage van het totaal dat elk aantal gebruikers vertegenwoordigt. Ten slotte toont de grafiek het totale aantal gebruikers op basis van het aantal gebruikers en het gebruikerspercentage. Onder de grafiek bevindt zich een tabel met een overzicht van alle vragen, waarin elke vraag wordt weergegeven op nummer, naam, het aantal juiste antwoorden, het aantal onjuiste antwoorden, het percentage juiste antwoorden, het percentage onjuiste antwoorden en de score. Op antwoorden Een tabel toont de hoogst haalbare score, de score om te slagen, de gemiddelde score en de hoge score voor de quiz. Daarnaast bevat de tabel voor elke vraag het nummer, de eigenlijke vraag en de antwoorddistributie (d.w.z. hoe en of elke vraag is beantwoord). Klik op Antwoorden weergeven om een cirkeldiagram weer te geven met een tabel die de antwoordsleutel en -distributie bevat. De antwoordsleutel toont alle mogelijk antwoorden voor de geselecteerde vraag en het corresponderende nummer of de corresponderende letter van de vraag. De antwoorddistributielijst bevat alle antwoordkeuzen die voor deze vraag zijn geselecteerd, geeft het juiste antwoord aan en toont het aantal gebruikers dat elk antwoord heeft geselecteerd, evenals het percentage van het totaal dat elk aantal gebruikers vertegenwoordigt. Ten slotte toont de grafiek het totale aantal gebruikers op basis van het aantal gebruikers en het gebruikerspercentage.

Opmerking: elke keer dat de gebruiker de inhoud opent, worden de inhoudscores voor quizzen en enquêtes opnieuw ingesteld. Wanneer een gebruiker dus een quiz of enquête afsluit zonder deze te voltooien en hij of zij later terugkeert naar de quiz of enquête, zijn alle eerder gegeven antwoorden niet bewaard gebleven. Als u niet wilt dat de score opnieuw wordt ingesteld en u hebt toegang tot het tabblad Training, kunt u een nieuwe cursus maken en de desbetreffende inhoud selecteren als de cursusinhoud. Op die manier hebt u de inhoud omgezet in een cursus. Met de knop Antwoorddistributie verbergen/Antwoorddistributie tonen kunt u de distributie van antwoorden voor elke vraag in- of uitschakelen.

Informatie over rapportfilters voor inhoud Indien mogelijk kunt u de gegevens die worden getoond in een rapport beperken met behulp van rapportfilters. Wanneer de filters van toepassing zijn op een bepaald rapport, ziet u boven het weergegeven rapport de koppeling Rapportfilters. U kunt één van de volgende criteria of al deze criteria instellen om uw rapporten te verfijnen: Periode Een datumbereik voor de gegevens in het rapport. Als u bijvoorbeeld een datumbereik selecteert voor het rapport

Op dia's, bevat toont dit rapport alleen de dia's die binnen de desbetreffende periode zijn weergegeven.


Teamleden (alleen voor managers) De gegevens in het rapport zijn alleen van toepassing op de personen voor wie de manager als leidinggevende optreedt, als rechtstreekse rapporten of alle rapporten (waaronder personen voor wie de manager zowel direct als indirect de leidinggevende is). Het onderscheid hangt af van de optie die is geselecteerd: Gegevens tonen van de personen aan wie ik rechtstreeks leiding geef of Gegevens tonen van de personen van wie ik de directe of indirecte leidinggevende ben. Groepen De gegevens in het rapport zijn alleen van toepassing op de leden van een bepaalde deelnemende groep. U kunt

meer dan één groep selecteren en de selectie van elke groep weer opheffen. Filters die u instelt, gelden voor alle rapporten die u maakt, voor zowel het specifieke rapport als elke andere functie in Connect Enterprise. Als u bijvoorbeeld een trainingsrapport maakt nadat u filters voor een inhoudsrapport hebt ingesteld, zijn de ingestelde filters niet alleen van toepassing op het inhoudsrapport maar ook op het trainingsrapport. Dit geldt voor elk gegevensbereik dat u instelt. Als u een datumbereikfilter voor een rapport niet wist, worden alle andere rapporten ook op dat datumbereik gefilterd. Opmerking: rapportfilters worden alleen voor de actieve sessie opgeslagen. Als u rapportfilters hebt ingesteld, op Opslaan klikt, u afmeldt bij Connect Enterprise en u daarna weer aanmeldt, zijn deze eerder ingestelde filters niet bewaard gebleven. U wist filters die u hebt ingesteld door te klikken op Opnieuw instellen op de pagina Rapportfilters instellen.

De opties voor het instellen van rapportfilters voor een studieprogramma

Rapportfilters voor inhoud instellen en rapporten genereren U kunt op elk gewenst moment rapportfilters instellen en rapporten downloaden. Rapportfilters instellen

1 Open de informatiepagina (bijvoorbeeld de pagina Informatie over inhoud, Informatie over vergaderingen of Cursusgegevens) voor het bestand waarvoor u rapportfilters wilt instellen. 2 Klik in de informatiepagina op de koppeling Rapporten boven de titelbalk Informatie over inhoud. Boven de titelbalk wordt een reeks rapportkoppelingen weergegeven, met Overzicht gemarkeerd, en het rapport Overzicht voor deze vergadering wordt onder de informatiekoptekst weergegeven. 3 Klik op het rapporttype waarvoor u filters wilt instellen. De gegevens voor het geselecteerde rapporttype worden weergegeven in het venster Enterprise Manager. 4 Klik op de koppeling Rapportfilters, rechts van het label Er zijn geen filters ingesteld.


5 Stel één of meerdere van de volgende filters in:

• Filters voor het datumbereik instellen: schakel de selectievakjes Van en/of Naar, en de vakjes voor begin- en/of einddatums en -tijden in.

• Filters voor groepen instellen: klik op de koppeling Groepen toevoegen/verwijderen en schakel het selectievakje in voor de groepen die u in uw rapport wilt bijhouden.

• Teamleden selecteren: klik op Gegevens tonen van de personen aan wie ik rechtstreeks leiding geef of Gegevens tonen van de personen van wie ik de directe of indirecte leidinggevende ben. 6 Klik op Opslaan onder aan de pagina Rapportfilters instellen. U keert terug naar de rapportpagina en de filters die u hebt ingesteld, staan nu boven de weergavebalk. Rapporten downloaden

1 Open de informatiepagina (bijvoorbeeld de pagina Informatie over inhoud, Informatie over vergaderingen of Cursusgegevens) voor het bestand waarvoor u rapportfilters wilt downloaden. 2 Klik in de informatiepagina op de koppeling Rapporten boven de titelbalk Informatie over inhoud. 3 Klik op een rapporttype, zoals Op dia's of Op vragen. 4 Klik op de knop Rapportgegevens downloaden. Hiermee worden alle rapporten geëxporteerd in een bestand met door komma's gescheiden waarden (CSV-bestand). U kunt het rapport opslaan of openen. Wanneer u Enterprise Manager uitvoert in een Internet Explorer-browser en u wilt het rapport openen, wordt het rapport onder Windows automatisch geopend in Microsoft Excel. U moet dan dubbelklikken op elke cel om de gegevens in die cel te kunnen zien. U kunt het CSV-bestand ook opslaan op uw bureaublad: selecteer Kladblok in het menu Bureau-accessoires (Start > Bureau-accessoires > Kladblok) en open het bestand in Kladblok. De tekst is nu beter leesbaar. Daarnaast kunt u, wanneer de knop Afdrukbare versie wordt weergegeven voor een rapport, op deze knop klikken om het rapport te exporteren naar een browservenster en het rapport vervolgens afdrukken. Rapportfilters verwijderen

1 Open de informatiepagina (bijvoorbeeld de pagina Informatie over inhoud, Informatie over vergaderingen of Cursusgegevens) voor het bestand waarvan u het rapportfilter wilt verwijderen. 2 Klik in de informatiepagina op de koppeling Rapporten boven de titelbalk Informatie over inhoud. 3 Klik op een rapporttype: Op dia's, Op vragen of Op antwoorden. 4 Klik op de koppeling Rapportfilters. 5 Voer een van de volgende handelingen uit op de pagina Filters instellen:

• Klik op Opnieuw instellen als u alle filters wilt wissen. • Als u een bepaald filter wilt verwijderen, schakelt u het selectievakje uit en klikt u op Opslaan. Wanneer sprake is van een groep, klikt u op Groepen toevoegen/verwijderen; vervolgens schakelt u het selectievakje voor de groep uit en klikt u op Opslaan.

28

Hoofdstuk 3: Vergaderingen in Adobe Acrobat Connect Professional Hoe kan ik-onderwerpen in Acrobat Connect Professional Hoe kan ik-onderwerpen voor gastheren en presentatoren • “Werken met vergaderingen” op pagina 39 • “Schermindelingen van de vergaderruimte en de schermindelingnavigatiebalk” op pagina 33 • “Een audioconferentiegesprek starten of stoppen” op pagina 62 • “Een computerscherm, document of whiteboard delen” op pagina 49 • “De rol van een deelnemer weergeven of wijzigen” op pagina 61 • “Een notitie toevoegen aan een notitiepod” op pagina 69 • “Informatie over de pods Chat en Vragen en antwoorden” op pagina 71 • “Een vergadering opnemen” op pagina 66

Hoe kan ik-onderwerpen voor deelnemers • “Deelnemen aan een vergadering” op pagina 42 • “Deelnemen aan een conferentiegesprek of de telefoon dempen” op pagina 65 • “Audio-uitzendingen instellen” op pagina 76 • “Video-uitzendingen instellen” op pagina 78 • “Een computerscherm, document of whiteboard delen” op pagina 49 • “Een chatbericht verzenden” op pagina 72 • “Een opgenomen vergadering afspelen” op pagina 67

Grondbeginselen van Adobe Acrobat Connect Professional Vergaderingen in Adobe Acrobat Connect Professional Een vergadering in Adobe Acrobat Connect Professional is een online livevergadering voor meerdere gebruikers. De vergaderruimte van Acrobat Connect Professional is een online toepassing die u gebruikt om een vergadering te houden. De vergaderruimte bestaat uit verschillende weergavedeelvensters (pods) en onderdelen. U kunt kiezen uit verschillende geïntegreerde schermindelingen voor vergaderruimten, of de schermindeling aanpassen aan uw wensen. De vergaderruimte stelt meerdere gebruikers, of deelnemers aan de vergadering, in staat een computerscherm of bestanden te delen, te chatten, live-audio en -video uit te zenden, en deel te nemen aan andere interactieve online activiteiten. Nadat u een vergaderruimte hebt gemaakt, blijft deze bestaan totdat u de ruimte verwijdert. De locatie van een ruimte is een URL, die tijdens het maken van de vergadering door het systeem is toegewezen. Wanneer u op de URL klikt, start u de toepassing Adobe Flash in uw browser en gaat u de virtuele vergaderruimte binnen die door Flash voor u wordt gemaakt. U kunt een vergaderruimte telkens opnieuw gebruiken voor een wekelijkse vergadering. De gastheer kan de vergaderingruimte tussen de geplande vergaderingen open laten of sluiten. Als een vergaderruimte tussen vergaderingen open is, kunnen de deelnemers de ruimte op elk gewenst moment binnengaan om de inhoud weer te geven.


Om te kunnen deelnemen aan een vergadering, hebt u een browser, een exemplaar van Adobe Flash Player 7 of hoger en een internetverbinding nodig. Uw mogelijkheden tijdens een vergadering zijn afhankelijk van de rol en de machtigingen die aan u zijn toegewezen.

Vergaderrollen en machtigingen Uw mogelijkheden voor het delen, uitzenden en uitvoeren van andere activiteiten in een vergadering van Acrobat Connect Professional worden door uw rol bepaald. Er zijn drie rollen voor deelnemers in een vergaderruimte: gastheer, presentator en deelnemer. De maker van een vergadering wordt standaard als gastheer aangesteld. De gastheer kan de rol van elke aanwezige aangeven en kan andere aanwezigen aanstellen als gastheren van de vergadering. De machtigingen voor elke rol zijn als volgt: Gastheren kunnen een vergadering opzetten, gasten uitnodigen, inhoud toevoegen aan de bibliotheek, inhoud delen en schermindelingen toevoegen aan of bewerken in een vergaderruimte. Zij kunnen andere deelnemers de rol van gastheer of presentator van de vergadering toewijzen, of een deelnemer uitgebreide machtigingen geven zonder de rol van deelnemer te verhogen. Zij kunnen ook alle taken uitvoeren die een presentator of deelnemer kan uitvoeren.

Gastheer

Presentator Presentatoren kunnen inhoud delen die reeds in de vergaderruimte is geladen van de bibliotheek en inhoud delen vanaf hun computer, zoals Acrobat Connect Professional-presentaties, dia's (PPT-bestanden), Flashtoepassingsbestanden (SWF-bestanden), Flash-videobestanden (FLV-bestanden) en afbeeldingen (JPEG-bestanden). Zij kunnen het scherm delen, weergeven op het podium van alle aanwezigen, en zij kunnen chatten en live-audio en live-video uitzenden. Deelnemer Deelnemers kunnen de inhoud zien die de presentator deelt, de audio- en video-uitzending van de presentator horen en zien, en tekstchat gebruiken.

Zie ook “Informatie over de namen van aanwezigen” op pagina 60 “De Adobe Connect Enterprise-account beheren” op pagina 201 “Verbeterde deelnemersrechten toewijzen” op pagina 62

Informatie over audio in vergaderingen U kunt audio in een vergadering op twee manieren gebruiken: integratie met een audioconferentiegesprek of uitzending van audio met VoIP (Voice over Internet Protocol).

• Audioconferenties. Een gastheer kan een vergadering integreren met een audioconferentiegesprek. Op deze manier kunt u de audiovergadering besturen vanuit de pod Deelnemerlijst in de vergaderruimte. Als u een audioconferentiegesprek wilt integreren met een vergadering, moet u een Acrobat Connect Professional-account hebben en moet een audioconferentiebrug zijn geïnstalleerd. Acrobat Connect Professional heeft partnerschappen met andere ondernemingen, waaronder Premiere en Avaya, om conferentieoplossingen te bieden die met Acrobat Connect Professional kunnen worden geïntegreerd. Als u wilt weten of voor uw account een audioconferentiebrug is geïnstalleerd, neemt u contact op met de beheerder van Acrobat Connect Professional. Als u een audioconferentiegesprek met een vergadering wilt integreren, moet u de audioconferentiegegevens opgeven (zoals het telefoonnummer) op de pagina Vergaderinggegevens in Acrobat Connect Enterprise Manager wanneer u de vergadering maakt of wanneer u de vergaderinggegevens bewerkt. Als een audioconferentiebrug is geïnstalleerd, kunt u een audioconferentiegesprek opnemen wanneer u een vergadering opneemt. Als geen audioconferentiebrug is geïnstalleerd, kunt u een microfoon in uw computersysteem gebruiken om de audio van uw luidsprekertelefoon op te nemen.

• VoIP. U kunt de pod Camera en stem gebruiken om tijdens een vergadering audio uit te zenden met VoIP (Voice over Internet Protocol) en met de microfoons van de computersystemen van de deelnemers.


Om VoIP tijdens een vergadering te kunnen gebruiken, moeten de deelnemers microfoons op hun computersystemen hebben aangesloten. De deelnemers stellen hun microfoon in met de wizard Audio-instellingen. Met VoIP wordt automatisch audio opgenomen wanneer u een vergadering opneemt.

Een vergaderruimte betreden of verlaten U betreedt een vergadering vanaf de aanmeldingspagina van Acrobat Connect Professional. Wanneer u zich aanmeldt, kunt u naar binnen gaan als geregistreerde gebruiker van Acrobat Connect Professional of als gast.

• Geregistreerde gebruikers kunnen de gebruikersnaam en het wachtwoord van de Acrobat Connect Professional-account opgeven (die de beheerder heeft gemaakt) om de vergaderruimte te betreden. Gastheren of presentatoren moeten als een geregistreerde gebruiker naar binnen gaan.

• Elke deelnemer kan zich als gast aanmelden. Als de maker van de vergadering deze als openbaar heeft aangemerkt, wordt de aanmeldingsnaam 'gast' automatisch geaccepteerd. Als de maker van de vergadering deze als privé heeft aangemerkt, ontvangt de gastheer van de vergadering uw verzoek, dat hij kan accepteren of weigeren. Aanmelden bij een vergadering in Acrobat Connect Professional

1 Open de aanmeldingspagina op een van de volgende manieren:

• Klik op de startpagina in Acrobat Connect Enterprise Manager onder Mijn geplande vergaderingen op de knop Toegang van de gewenste vergadering.

• Klik op de pagina Informatie over vergaderingen in Acrobat Connect Enterprise Manager op Vergaderruimte betreden. • Klik in de e-mailuitnodiging die u hebt ontvangen op de URL van de vergadering. • Voer de URL van de vergadering in uw browser in. 2 Meld u bij de vergaderruimte aan als gast of als gebruiker van Acrobat Connect Professional:

• Kies Deelnemen als gast. Typ de naam die u tijdens de vergadering wilt gebruiken als uw identificatie en klik op Ruimte betreden.

• Kies Deelnemen met uw Acrobat Connect Professional-wachtwoord. Geef uw aanmeldingsnaam en wachtwoord op en klik op Ruimte betreden. Als de vergadering is begonnen, wordt de vergaderruimte direct in uw browser weergegeven. Als de vergadering nog niet is begonnen, wordt het volgende bericht weergegeven: "De vergadering is nog niet begonnen. Als de gastheer er is, krijgt u toegang tot de vergadering. Een ogenblik geduld.'' Een vergaderruimte verlaten ❖ Klik op de knop Sluiten (X) in de rechterbovenhoek (Windows) of in de linkerbovenhoek (Mac OS) van het vergaderruimtevenster, of kies Bestand > Vergadering > Acrobat Connect afsluiten.

Opmerking: als de weergave van de vergaderruimte niet is ingesteld op volledig scherm, kunt u de knop Sluiten niet zien. Als u de knop Sluiten wilt zien, moet u het formaat van de vergaderruimte wijzigen. Druk in Windows op Esc om het formaat te kunnen wijzigen.

Registreren voor een vergadering Afhankelijk van het type en het doel van een bepaalde vergadering, bepaalt de gastheer van de vergadering of de gasten zich moeten registreren. Als dit het geval is, moet de gastheer toegang hebben tot de functies voor gebeurtenisbeheer in de toepassing Acrobat Connect Enterprise Manager omdat de registratie voor elke vergadering, training, presentatie of seminar alleen kan plaatsvinden op het tabblad Gebeurtenisbeheer. De gastheer kan met de wizard Gebeurtenis gebruikers selecteren en uitnodigen, registratievragen selecteren en aanpassen, en uitnodigingen verzenden, zelfs aan grote e-mailverzendlijsten.

Zie ook “Werken met vergaderingen” op pagina 39


Informatie over bandbreedte en prestaties Vele netwerkfactoren beïnvloeden de prestaties van de toepassing Acrobat Connect Professional voor deelnemers, zoals de bandbreedte-instelling voor de vergaderruimte, de verbindingssnelheid van elke deelnemer en het type inhoud dat wordt gedeeld en de activiteiten die tijdens de vergadering worden uitgevoerd. U hebt bijvoorbeeld meer bandbreedte nodig om een opgenomen video te delen dan om een tekstdocument te delen, en u hebt meer bandbreedte nodig om live-video uit te zenden dan om chatberichten te verzenden. De bandbreedte van de ruimte optimaliseren De gastheer van de vergadering kan de bandbreedte instellen waarmee de

vergadering wordt uitgezonden. Modem, DSL/kabel en LAN behoren tot de mogelijkheden. U moet de ruimtebandbreedte aanpassen aan de verbindingssnelheid van de deelnemers. Gebruik bijvoorbeeld alleen LAN als al uw deelnemers toegang tot een LAN hebben. Als de deelnemers verschillende verbindingssnelheden hebben, kunt u het beste de snelheid van de langzaamste deelnemer gebruiken. Als een aantal deelnemers een modemverbinding gebruikt, stelt u de ruimtebandbreedte in op Modem. Verbindingssnelheid voor deelnemers Elke deelnemer kan Mijn verbindingssnelheid kiezen in het menu Vergadering en Modem, DSL/kabel of LAN selecteren. De deelnemers moeten de verbindingssnelheid kiezen die overeenkomt met hun type internetverbinding. Als de deelnemers vertraging in de ontvangst van een audio- of video-uitzending ervaren, moeten zij een lagere verbindingssnelheid instellen.

De volgende algemene richtlijnen worden aanbevolen voor de instellingen voor de bandbreedte van de vergaderruimte. De daadwerkelijke snelheden variëren naargelang de netwerkomgeving:

• Modem: één presentator kan ongeveer 26 kBit per seconde aan gegevens genereren. De deelnemers hebben voor een goede verbinding ongeveer 29 kBit per seconde nodig. Meer dan één presentator wordt met de instelling Modem niet aanbevolen. Het delen van het scherm wordt met de instelling Modem niet aanbevolen.

• DSL/kabel: één presentator kan ongeveer 125 kBit per seconde aan gegevens genereren. De deelnemers hebben voor een goede verbinding ongeveer 128 kBit per seconde nodig. Als het scherm wordt gedeeld, moeten de deelnemers ongeveer 200 kBit per seconde hebben.

• LAN: één presentator kan ongeveer 250 kBit per seconde aan gegevens genereren. De deelnemers hebben ongeveer 255 kBit per seconde nodig. Als het scherm wordt gedeeld, moeten de deelnemers ongeveer 400 kBit per seconde hebben.

Zie ook “Werken met vergaderingen” op pagina 39

Informatie over de vergaderingenbibliotheek Het tabblad Vergaderingen in Acrobat Connect Enterprise Manager heeft drie deelvensters voor het betreden van vergaderingen: Gedeelde vergaderingen, Vergaderingen gebruiker en Mijn vergaderingen. Elk deelvenster bevat mappen en bestanden met de inhoud en de opnamen van vergaderingen. Gebruikers kunnen inhoud maken en beheren in het deelvenster Mijn vergaderingen, dat wordt weergegeven wanneer zij zijn aangemeld bij Acrobat Connect Enterprise Manager. Toegang tot de inhoud in de andere deelvensters wordt bepaald door de machtigingen voor de vergaderingenbibliotheek die de beheerder van Acrobat Connect Enterprise Manager voor elke gebruiker heeft ingesteld. Inhoud die u in de vergaderingenbibliotheek plaatst, is alleen beschikbaar voor gebruik tijdens vergaderingen. Als u wilt dat de inhoud beschikbaar is voor andere activiteiten in Acrobat Connect Enterprise Manager (zoals gebeurtenissen, seminars of training), kunt u de inhoud uploaden naar de inhoudsbibliotheek, of de inhoud verplaatsen van de vergaderingenbibliotheek naar de inhoudsbibliotheek.

Zie ook “Toegangsmachtigingen voor mappen en bestanden in bibliotheken beheren” op pagina 13 “Bibliotheekmappen en -bestanden beheren” op pagina 17


De werkruimte van Acrobat Connect Professional In een vergaderruimte in Acrobat Connect Professional De inhoud in een vergaderruimte wordt weergegeven in pods, deelvensters die verschillende soorten media bevatten, zoals dia's, video, whiteboards, gedeelde toepassingen, opiniepeilingen en berichten voor de deelnemers aan de vergadering. De menubalk boven aan het vergaderruimtevenster geeft de vergaderinggegevens weer en bevat besturingselementen voor het beheer van de ruimte. Het podium/// van de vergaderruimte is het gebied op het scherm van de presentator dat de deelnemers van de vergadering zien. Het podium bevat de pods die verschillende soorten inhoud weergeven, zoals dia's, video, of gedeelde vensters of toepassingen. A B

C

De manier waarop een deelnemer het podium ziet A. De naam van de vergadering B. De menubalk voor de deelnemers C. Pods

A

C B

D

De weergave voor de gastheer van de vergadering A. De menubalk voor de gastheer B. De schermindelingnavigatiebalk C. Opties voor delen D. Het presentatorgebied verbergen/weergeven

In het vergaderruimtevenster van Acrobat Connect Professional is een tweede weergavegebied aanwezig, namelijk het presentatorgebied. Dit gebied grenst aan het podium en is alleen zichtbaar voor gastheren en presentatoren. Gastheren en presentatoren kunnen dit exclusieve gebied voor presentatoren gebruiken om inhoud voor te bereiden en te delen met deelnemers, of om vertrouwelijke inhoud weer te geven die niet met deelnemers wordt gedeeld. De naam van de vergadering wordt boven in het vergaderruimtevenster weergegeven.


Vergaderruimtepods Een vergaderruimte bevat meestal een aantal weergavepanelen, pods genaamd, die elk een eigen functie hebben. Wanneer de gastheer een vergaderruimte instelt, bepaalt hij het aantal, de typen, de grootte en de positie van de pods die de deelnemers zien. De volgende pods zijn beschikbaar: De pod Delen Geeft gedeelde inhoud op de computer van de presentator (zoals vensters, toepassingen of het hele bureaublad), documenten of whiteboards weer. De pod Deelnemerlijst Geeft de naam, de rol en de status van elke deelnemer weer, en stelt de gastheer in staat een rol of machtigingen van een deelnemer te wijzigen. Chatpod Hiermee kunnen de deelnemers elkaar chatberichten sturen. De pod Vragen en antwoorden Gekoppeld aan een chatpod. Hiermee worden vragen van een chatpod doorgestuurd naar

de relevante presentatoren. Notitiepod Geeft tekstberichten van gastheren of presentatoren weer aan alle deelnemers. De pod Camera en stem Hiermee kunnen gastheren, presentatoren en deelnemers met de juiste machtigingen live-audio en

-video uitzenden aan alle deelnemers. Pod voor het delen van bestanden Hiermee kunnen gastheren en presentatoren bestanden posten, die door deelnemers

kunnen worden gedominood. Opiniepeiling pod Hiermee kunnen gastheren en presentatoren opiniepeilingen houden of vragen stellen aan deelnemers. Overrompelingen Hiermee kan een gastheer een webkoppeling posten en alle deelnemers forceren om naar die koppeling

te surfen.

Schermindelingen van de vergaderruimte en de schermindelingnavigatiebalk De schermindelingnavigatiebalk onder aan het vergaderruimtevenster is alleen voor gastheren zichtbaar. Een gastheer kan de navigatiebalk gebruiken om over te schakelen op een nieuwe schermindeling. Op de balk staan de namen van de schermindelingen van de vergaderruimte. Een nieuwe vergaderruimte bevat standaard drie vooraf geïntegreerde schermindelingen: Delen, Discussie en Samenwerking. De pods in deze schermindelingen worden geselecteerd en ingedeeld om het delen van inhoud, het bespreken van onderwerpen of het samenwerken met collega's te vergemakkelijken. U kunt in de vergaderruimte overschakelen van de ene schermindeling op de andere door in de navigatiebalk op de naam van de schermindeling te klikken. U kunt ook uw eigen schermindelingen voor de vergaderruimte maken. Wanneer een gastheer op een andere schermindeling klikt op de navigatiebalk, wordt de nieuwe schermindeling weergegeven op het scherm van elke deelnemer. In de voorbereidingsmodus kan een gastheer daarentegen navigeren tussen schermindelingen zonder dat dit invloed heeft op het beeld van de deelnemers. Op deze manier kan een gastheer schermindelingen voor de vergaderruimte bewerken of voorbereiden terwijl een andere deelnemer een presentatie geeft. A

B

C

D

De schermindelingnavigatiebalk A. Vergroten of verkleinen en verplaatsen van pods uitschakelen B. Voorbereidingsmodus inschakelen C. Geïntegreerde schermindelingen D. Nieuwe schermindeling toevoegen

Presentatorgebied Een gastheer kan pods buiten het podium plaatsen, dat wil zeggen op een plaats elders dan het podium, de menubalk of de schermindelingnavigatiebalk. Deelnemers kunnen buiten het podium geplaatste pods niet zien. Deze staan alleen in het presentatorgebied. Alleen andere gastheren of presentatoren kunnen deze pods zien. Presentatoren kunnen deze privépods gebruiken om opmerkingen, tekstberichten, enzovoort, uit te wisselen als ze willen dat deze niet door de deelnemers worden gezien. Elke pod in een vergadering kan in het presentatorgebied worden geplaatst.


A

B

Vergaderruimte met presentatorgebied A. Presentatorgebied (gearceerd) B. Het presentatorgebied verbergen/weergeven

Het presentatorgebied is tevens nuttig als een gastheer nieuwe inhoud wil voorbereiden en deze daarna pas wil weergeven. Voor de weergave van nieuwe inhoud kan de gastheer de inhoud verslepen van het podium naar het presentatorgebied . Voor meer informatie over het organiseren en het maken van uw eigen schermindelingen voor vergaderen, raadpleegt u “Werken met vergaderruimtesjablonen” op pagina 37.

De menubalk Vergaderruimte De menubalk bevat verschillende menu's: een gastheer ziet de menu's Vergadering, Presenteren, Schermindelingen, Pods en Help. Een presentator of een deelnemer ziet alleen de menu's Vergadering en Help. Alle deelnemers zien de verbindingsindicator van de vergaderruimte. In de rechterhoek van de menubalk geeft de gekleurde balk de verbindingsstatus van de vergaderruimte aan. In deze hoek worden ook berichten en waarschuwingen weergegeven. Een rode cirkel in de menubalk geeft aan dat de gastheer de vergadering opneemt. A

B

C D

E

De menubalk A. Klik op het Acrobat Connect Professional-logo om naar de website van Adobe te gaan. B. Het menu Vergadering C. Geeft aan dat het menu wordt opgenomen. D. Secure Sockets-vergrendeling E. Statusindicator van vergaderruimte met weergave van de status

Met de menubalk hebt u toegang tot de volgende functies: Het menu Vergadering Hiermee schakelt u tussen het oorspronkelijke formaat en een volledige schermweergave van de

vergaderruimte, en (als u de invoegtoepassing Acrobat Connect uitvoert) kunt u een vergadering tevens afsluiten. Wanneer u de wizard Audio instellen kiest, kunt u uw luidsprekers testen en de geluidsniveaus voor uw microfoon instellen. Een gastheer gebruikt dit menu om deelnemers uit te nodigen voor een vergadering, een vergadering op te nemen of de huidige vergadering te stoppen, de achtergrond van de ruimte te wijzigen, de ruimtebandbreedte en de schermresolutie in te stellen, de vergaderruimte te beheren met Acrobat Connect Enterprise Manager en om alle deelnemers de ruimte te laten betreden als presentatoren.


Het menu Presenteren Hiermee kunnen gastheren het presentatorgebied weergeven en verbergen, het deelnemertype

wijzigen in gastheer, presentator of deelnemer, de voorbereidingsmodus openen en de weergave van de gastheercursor wijzigen. Het menu Schermindeling Hiermee past de gastheer de schermindeling van de vergaderruimte aan (bijvoorbeeld het weergeven, toevoegen, verwijderen, verplaatsen van pods of het wijzigen van het podformaat). Het menu Pods Hiermee kan de gastheer pods toevoegen en inhoud toevoegen aan een schermindeling, en bestaande pods sorteren en vergrendelen. Help, menu Hiermee test u het type internetverbinding dat u hebt en krijgt u toegang tot de Help en tot informatie over het

oplossen van problemen. Gastheren, presentatoren en deelnemers hebben toegang tot alle opdrachten in het Help-menu. Vergaderruimtestatus Geeft de verbindingsstatus van de vergaderruimte aan. Een groene balk betekent dat de verbinding met de ruimte optimaal is. Een grijze balk met een krullend pictogram geeft aan dat uw verbinding is verbroken en dat Acrobat Connect Professional tracht de verbinding met de vergadering te herstellen. Plaats de cursor boven het krullende pictogram om knopinfo weer te geven met een koppeling naar de pagina Problemen oplossen als de verbinding niet meer tot stand kan worden gebracht. Secure Sockets-vergrendeling Geeft aan dat de vergadering is verbonden via een Secure Socket (verificatie van de serveridentiteit van de gastheer).

Een vergaderruimte instellen U maakt een vergaderruimte met de webtoepassing Acrobat Connect Enterprise Manager. U kiest een vergaderruimtesjabloon en geeft vervolgens een vergaderruimtenaam en -beschrijving op, de vergadertijd, het toegangstype (voor iedereen toegankelijk, of alleen toegankelijk voor geregistreerde gebruikers) en de uit te nodigen deelnemers. U kunt tevens de taal selecteren voor de interface, en informatie toevoegen over de audioconferentie (zoals het telefoonnummer). In de toepassing wordt een vergaderruimte voor u gegenereerd. U kunt een aangepast URL kiezen voor toegang tot de vergadering, of de automatisch gegenereerde URL gebruiken. U kunt de URL gebruiken om op elk gewenst moment de vergaderruimte te betreden. De maker van een vergadering wordt standaard als gastheer aangesteld.

Deelnemers uitnodigen en toegang verlenen of weigeren In de vergaderruimte kunnen gastheren andere personen uitnodigen voor deelname aan een vergadering. Een gastheer kan de toegang tot een vergadering blokkeren, en kan aanvragen voor deelname aan een geblokkeerde vergadering toestaan of weigeren. Deelnemers uitnodigen wanneer de vergadering in gang is

Gastheren kunnen personen uitnodigen voor een vergadering vanuit de Acrobat Connect Professional-vergaderruimte. 1 Voer een van de volgende handelingen uit:

• Klik in de menubalk op Vergadering > Deelnemers uitnodigen. • Klik in de pod Deelnemerlijst op de knop Podopties

in de rechterbenedenhoek en kies Deelnemers uitnodigen.

2 Voer een van de volgende handelingen uit in het dialoogvenster Deelnemers uitnodigen:

• Klik op de knop E-mail verzenden om uw standaarde-mailprogramma te openen en de deelnemers een automatisch gegenereerd e-mailbericht met daarin de URL van de vergadering te sturen.

• Kopieer de URL van de vergadering van het dialoogvenster Deelnemers uitnodigen naar een e-mail- of expresbericht en stuur het bericht aan de deelnemers. Ga terug naar de vergaderruimte en klik op Gereed om het dialoogvenster te sluiten. Binnenkomende deelnemers blokkeren

1 Klik in de menubalk op Vergadering > Binnenkomende deelnemers blokkeren. 2 Als u wilt toestaan dat deelnemers toegang tot de vergadering kunnen aanvragen, selecteert u Binnenkomende deelnemers kunnen om toegang vragen. Schakel deze optie uit zodat geen toegang tot de vergadering kan worden aangevraagd. 3 Geef in het tekstvak een bericht op dat aan alle binnenkomende deelnemers wordt weergegeven.


4 Kies Bericht opslaan om het bericht voor toekomstig gebruik op te slaan. 5 Klik op OK.

Een vergadering in de wachtstand zetten of beëindigen Een gastheer kan deelnemers in de wachtstand zetten om tijdelijk de toegang tot de vergaderruimte te blokkeren. Gastheren en presentatoren blijven toegang houden tot de vergaderruimte en kunnen activiteiten uitvoeren terwijl de deelnemers in de wachtstand staan. Audioconferentiegesprekken worden in de wachtstand geplaatst. Een gastheer kan een vergadering in de wachtstand zetten zodat de presentatoren de vergaderruimte kunnen betreden als de vergadering nog niet in gang is en materialen voor de vergadering kunnen voorbereiden. Aan de rechterkant van de menubalk wordt het pictogram Vergadering stoppen weergegeven wanneer een vergadering in de wachtstand is gezet. Een gastheer kan alle deelnemers uit een vergadering verwijderen en deze beëindigen door iedereen toegang tot de vergaderruimte te weigeren, zoals gastheren, presentatoren en deelnemers. Audioconferentiegesprekken worden tevens afgebroken. Gastheren kunnen een vergadering beëindigen als de Acrobat Connect Professional-account per minuut wordt gefactureerd om te voorkomen dat kosten worden berekend wanneer geen vergaderingsessie wordt gehouden. Wanneer een gastheer een vergadering heeft beëindigd, wordt een bericht weergegeven dat de vergadering is beëindigd. Tevens ziet de gastheer een knop waarmee de vergadering opnieuw kan worden gestart. De gastheer kan een waarschuwingsvenster weergeven om te zien hoeveel deelnemers wachten om toegang te krijgen tot de vergaderruimte. Deelnemers die zich aanmelden bij een vergadering die in de wachtstand staat, betreden automatisch de vergadering wanneer deze wordt hervat. Gastheren kunnen statusberichten verzenden om de deelnemers te informeren dat de vergadering in de wachtstand is gezet of is beëindigd. Deelnemers in de wachtstand zetten

1 Klik in de menubalk op Vergadering > Deelnemers in de wachtstand zetten. In het tekstvak Bericht voor kijkers wordt het bericht "Deze vergadering is in de wachtstand gezet. De gastheer hervat de vergadering over enkele ogenblikken.'' weergegeven. 2 Controleer indien gewenst het bericht en klik op OK om de vergadering in de wachtstand te zetten en het bericht aan de deelnemers weer te geven. Als u wilt weten hoe veel deelnemers wachten om de vergadering die u in de wachtstand hebt gezet te betreden, plaatst u de muisaanwijzer boven het pictogram Vergadering stoppen rechts van de vergaderruimtemenubalk. Een vergadering beëindigen

1 Klik in de menubalk op Vergadering > Vergadering beëindigen. In het tekstvak Bericht voor kijkers wordt het bericht "De gastheer heeft deze vergadering beëindigd. Vriendelijk bedankt voor uw deelname." weergegeven. 2 Controleer indien gewenst het bericht en klik op OK om de vergadering te beëindigen en het bericht aan de deelnemers weer te geven. Een bericht In de wachtstand of Vergadering beëindigen maken zonder de vergadering te onderbreken

1 Klik in de menubalk op Vergadering > Deelnemers in de wachtstand zetten of Vergadering > Vergadering beëindigen. 2 Controleer het bericht in het tekstvak Bericht voor kijkers. Klik vervolgens op Bericht opslaan om het bericht op te slaan voor toekomstig gebruik en terug te gaan naar de vergadering. Een vergadering hervatten die in de wachtstand is geplaatst of is beëindigd ❖ Klik op de knop Vergadering starten in het bericht van het pictogram Vergadering stoppen.


Werken met pods Gastheren kunnen pods weergeven en verbergen, toevoegen, verwijderen, rangschikken en sorteren. Voor alle pods, behalve de pod Deelnemerlijst en de pod Camera en stem, kan meer dan één exemplaar van een pod tegelijk worden weergegeven tijdens een vergadering. Een pod weergeven of verbergen

1 Kies Pods in de menubalk en kies de naam van de pod die u wilt weergeven. Er staat een ingeschakeld selectievakje naast de namen van de pods die tijdens de vergadering te zien zijn. Als u een pod wilt verbergen, kiest u nogmaals de naam van de pod, of klikt u op de knop Verbergen (het minteken) aan de rechterkant van de podtitelbalk. 2 Voor pods waarvan meerdere exemplaren kunnen worden weergegeven (alle pods, behalve de pods Deelnemerlijst en Camera en stem), kiest u de exemplaarnaam in het podsubmenu om een specifiek exemplaar van de pod weer te geven of te verbergen. Een pod toevoegen

1 Kies pods in de menubalk en kies de naam van een pod. 2 Kies in het podsubmenu Nieuwe [podnaam]. Pods verplaatsen en vergroten of verkleinen

1 Kies in de menubalk Pods > Pods verplaatsen en vergroten of verkleinen. Wanneer de opdracht is ingeschakeld, wordt naast de opdracht een vinkje weergegeven. 2 Als u een pod wilt verplaatsen, versleept u de titelbalk van de pod. Als u de grootte van een pod wilt wijzigen, versleept u de rechterbenedenhoek. Een pod in het volledige scherm weergeven

1 Aan de rechterkant van de podtitelbalk klikt u op de knop Volledig scherm (het schermpictogram). 2 Als u het oorspronkelijke formaat van de pod wilt herstellen, klikt u nogmaals op deze knop. Pods organiseren

1 Klik in de menubalk op Pods > Pods organiseren. 2 Voer een van de volgende handelingen uit:

• Als u pods wilt verwijderen, selecteert u de pods in het deelvenster aan de linkerkant en klikt u op Verwijderen. • Als u de naam van een pod wilt wijzigen, kiest u de pod in het deelvenster aan de linkerkant en klikt u op Naam wijzigen. Typ een nieuwe naam in het dialoogvenster Naam pod wijzigen en klik op OK.

• Als u alle ongebruikte pods wilt vinden, klikt u op Ongebruikte selecteren. 3 Klik op Gereed wanneer u klaar bent.

Werken met vergaderruimtesjablonen Sjablonen Een sjabloon is eenvoudigweg een vooraf ingevulde vergaderruimte. De sjabloon kan één of meerdere schermindelingen bevatten met verschillende weergavedeelvensters, ofwel pods, configuraties en inhoud. U kunt elke schermindeling optimaliseren voor een specifieke taak, bijvoorbeeld het presenteren van dia's of het samenwerken met collega's. U kunt gebruikmaken van bestaande schermindelingen en inhoud zodat u niet telkens weer opnieuw de sjabloon hoeft aan te passen wanneer u een nieuwe vergadering maakt. U kunt uw eigen sjablonen maken of de standaardsjablonen in Acrobat Connect Professional gebruiken.


Om u snel een vergaderruimte te helpen maken, vindt u in Acrobat Connect Professional drie geïntegreerde sjablonen: Standaardvergadering, Standaardtraining en Standaardgebeurtenissen. Wanneer u een vergadering maakt met de wizard Nieuwe vergadering in Acrobat Connect Enterprise Manager, kiest u simpelweg een van deze drie sjablonen voor uw vergaderruimte, voegt u uw inhoud toe en start u de vergadering. Wanneer u een vergaderruimte maakt met een sjabloon, wordt de laatste versie van de inhoud toegevoegd aan de ruimte. Als u het bronbestand bewerkt voor de ingesloten inhoud, hebben de wijzigingen geen invloed op de inhoud in uw ruimte. Als u de inhoud in uw vergaderruimte wilt bijwerken, moet u het gewijzigde bestand uploaden naar de server en vervolgens de bestaande inhoud in de vergaderruimte vervangen door de gewijzigde inhoud op de server. De sjabloon Standaardvergadering Algemene sjabloon voor vergaderingen. Deze bevat drie schermindelingen: Delen,

Discussie en Samenwerking. De schermindeling Delen is geoptimaliseerd voor het delen van inhoud (Microsoft PowerPoint-presentaties, video, Adobe FlashPaper™, enzovoort). De schermindeling Discussie is geoptimaliseerd voor interactieve bespreking van kwesties en het maken van aantekeningen. De schermindeling Samenwerking is geoptimaliseerd voor het annoteren van inhoud en vrij tekenen op inhoud.

Schermindelingssjablonen voor Standaardvergadering De sjabloon Standaardtraining Wordt gebruikt voor online instructies over samenwerking. De sjabloon heeft drie schermindelingen: Lobby, Lesruimte en Analyse. De schermindeling Lobby is een plaats om automatische presentaties of andere voorlopige inhoud te tonen. U kunt de schermindeling Lobby open laten zodat deelnemers door de inhoud kunnen bladeren terwijl ze wachten op het begin van de vergadering. In de schermindeling Lesruimte kunt u PowerPointpresentaties presenteren, uw scherm delen of een whiteboard delen. In de schermindeling Analyse kunt u samenwerken met studenten, bestanden om te downloaden en koppelingen om te surfen aanbieden, en een whiteboard voor instructies gebruiken. De sjabloon Standaardgebeurtenis Wordt gebruikt voor vergaderingen of seminars met een groot publiek. De sjabloon

heeft drie schermindelingen: Lobby, Presentatie en Vragen en antwoorden. De schermindeling Lobby is een plaats om muziek af te spelen, automatische presentaties of andere voorlopige inhoud te tonen. U kunt de schermindeling Lobby open laten zodat deelnemers door de inhoud kunnen bladeren terwijl ze wachten op het begin van de vergadering. In de schermindeling Presentatie kunt u Powerpoint-presentaties presenteren, uw scherm delen of een whiteboard tonen. De schermindeling Vragen en antwoorden vergemakkelijkt vraag- en antwoordsessies met deelnemers.

Informatie die in een sjabloon is opgeslagen Een vergaderruimte die naar een sjabloon is geconverteerd, is een duplicaat van de originele ruimte. Schermindelingen, pods en de meeste inhoud- en ruimtegegevens worden in de sjabloon opgeslagen, waaronder de volgende gegevens:

• Schermindelingen met naam, volgorde en startstatus (geselecteerd). • Pods met naam, formaat, positie en instellingen voor overschakelen op volledig scherm. • Podinhoud • Paginanummer in FlashPaper en positie van de zoekbalk in Flash Video (FLV-bestand) • Inhoud van whiteboardbedekking • Opiniepeilingstatus (Voorbereiden, Openen, Sluiten), vragen, antwoorden en uitzendresultaten. • Vragen en antwoorden, chatpodkoppeling en status (Open, Beantwoord, Alles). • Tekst in de notitiepod • Instellingen voor camera en stem


• Ruimte in de wachtstand (Ja, Nee) • Waarde voor gasttoegang • Berichten die worden weergegeven aan gebruikers wanneer een vergadering in de wachtstand wordt gezet of wordt beëindigd

• Ruimteachtergrond, schermresolutie en bandbreedte • Status van presentatorgebied Bepaalde gegevens worden niet in de sjabloon opgeslagen. Audioconferentie-instellingen, instellingen van de wizard Audio instellen en de inhoud van een chatpod worden niet in een sjabloon opgeslagen.

Een sjabloon toepassen op een nieuwe vergadering ❖ Op de pagina Vergaderinggegevens in Acrobat Connect Enterprise Manager selecteert u een sjabloon in het menu Sjabloon selecteren. Standaard is de sjabloon Standaardvergadering geselecteerd.

Zie ook “Vergaderingen maken en bijwonen” op pagina 39

Een vergaderruimte converteren naar een sjabloon Als u een gastheer bent, kunt u een sjabloon maken in Acrobat Connect Enterprise Manager. Op het tabblad Vergaderingen in Acrobat Connect Enterprise Manager verplaatst u de vergaderruimte naar een van de volgende twee sjabloonmappen: Gedeelde sjablonen (in de map Gedeelde vergaderingen) als u wilt dat anderen de sjabloon kunnen gebruiken, of Mijn sjablonen (in uw vergaderingenmap) als u de enige bent die de sjabloon gebruikt. 1 Navigeer op het tabblad Vergaderingen in Acrobat Connect Enterprise Manager naar de vergaderruimte die u wilt converteren. 2 Kies een vergaderruimte in de lijst onder de navigatiebalk. 3 Klik op de navigatiebalk op Verplaatsen. In Acrobat Connect Enterprise Manager worden twee kolommen weergegeven. De naam van de vergaderruimte wordt weergegeven in de linkerkolom. In de rechterkolom, onder de kop Verplaatsen naar deze map, is Gedeelde vergaderingen > Gedeelde sjablonen standaard geselecteerd. Als u deze map wilt gebruiken, gaat u naar stap 5. 4 Navigeer naar en kies een sjabloonmap. 5 Klik onder aan de kolom op Verplaatsen. Uw vergaderruimte bevindt zich nu in de sjabloonmap die u hebt geselecteerd. De sjabloon wordt toegevoegd aan de lijst in de relevante map, namelijk Gedeelde sjablonen of Mijn sjablonen. Wanneer u een nieuwe vergadering maakt met de wizard Nieuwe vergadering, kunt u de nieuwe sjabloon selecteren in het pop-upmenu Sjabloon selecteren. U kunt deze ruimte net als alle andere ruimten aanpassen aan uw wensen. Nadat u de vergadering hebt gemaakt, kunt u er geen nieuwe sjabloon op toepassen. In plaats daarvan moet u een nieuwe vergadering maken met de nieuwe sjabloon. Als u een vergaderruimte wilt toevoegen aan de map Gedeelde sjablonen, moet u beheerdersrechten voor de map hebben. Standaard hebt u volledige zeggenschap over vergaderingen en sjablonen in uw map met gebruikervergaderingen.

Vergaderingen maken en bijwonen Werken met vergaderingen U maakt een vergadering in Acrobat Connect Enterprise Manager.


Als u registratie als onderdeel van uw vergadering wilt opnemen, moet het tabblad Gebeurtenisbeheer onderdeel van uw Acrobat Connect Professional-installatie uitmaken. Zie “Registreren voor een vergadering” op pagina 30. U kunt een persoonlijke vergaderruimte maken waar u regelmatig naar terugkeert en waarin u vaste inhoud van de vergadering bewaart om deze indien nodig te kunnen raadplegen. Wanneer u een persoonlijke vergaderruimte maakt, stelt u de begintijd van de vergadering ver genoeg in de toekomst in zodat de vergaderruimte beschikbaar is wanneer u deze nodig hebt (u kunt bijvoorbeeld de begintijd instellen in 2010 om ervoor te zorgen dat de vergaderruimte binnen de afzienbare toekomst beschikbaar is).

Een vergadering maken U maakt een vergadering met de wizard Vergadering, die u begeleidt door de taken zoals het maken van een naam en een overzicht, het kiezen van deelnemers en het verzenden van uitnodigingen aan deelnemers. 1. De wizard Vergadering starten

U hebt twee opties voor het starten van de wizard Vergadering. Als u de vergadering wilt maken in uw eigen map Mijn vergaderingen, klikt u op het tabblad Start onder "Maken" op Nieuwe vergadering. Als u de vergadering in een andere map wilt maken en u beheerdersrechten voor de map hebt, navigeert u naar deze map in de bibliotheek Vergaderingen en klikt u op de knop Nieuwe vergadering. In beide gevallen wordt de pagina Vergaderinggegevens invoeren weergegeven.

2. Vergaderinggegevens invoeren

Op de eerste pagina van de wizard Vergadering geeft u de details van de vergadering op, zoals een naam, overzicht, datum, duur, aangepaste URL, taal, toegangsbeperkingen en audio-instellingen. Alleen de naam en de taal zijn vereist. De andere informatie is alleen relevant als u van plan bent de toepassing te gebruiken om e-mailuitnodigingen voor de vergadering te sturen.


3. Deelnemers voor de vergadering selecteren

Gebruik de knop Toevoegen in de lijst Beschikbare gebruikers en groepen om deelnemers toe te voegen. U voegt deelnemers toe om machtigingen toe te wijzen en e-mailuitnodigingen te verzenden. U kunt deelnemers zoeken op naam en groepen uitvouwen om personen in de groep te selecteren. Als u wilt, kunt u rollen toewijzen door deelnemersnamen te selecteren en onder aan de lijst met deelnemers op Machtigingen te klikken. U kunt vervolgens doorgaan naar de laatste stap, namelijk het verzenden van uitnodigingen of het afsluiten van de wizard om later de uitnodigingen te verzenden. 4. Uitnodigingen verzenden

De wizard begeleidt u door twee aparte processen, afhankelijk van het feit of de vergadering alleen voor geregistreerde gebruikers of voor iedereen is geopend. In het eerste geval kiest u Uitnodigingen verzenden, kiest u een groep die u wilt uitnodigen (bijvoorbeeld alleen gastheren) en bewerkt u de tekst van de e-mail. U krijgt de mogelijkheid om een agendaafspraak van Microsoft Outlook toe te voegen. In het laatste geval klikt u op E-mailuitnodigingen verzenden. Uw emailprogramma wordt geopend en u voegt genodigden toe aan de distributielijst van uw e-mailbericht.

Informatie over een vergadering ophalen Als u een lijst wilt zien van alle vergaderingen waarvoor u bent uitgenodigd, of (als gastheer) een lijst van alle vergaderingen wilt zien die u hebt gepland, gaat u naar Mijn geplande vergaderingen op het tabblad Start in het venster Acrobat Connect Enterprise Manager. Als u meer geplande vergaderingen hebt dan in de lijst van het tabblad Start worden weergegeven, klikt u onder aan de lijst op de knop Meer om die vergaderingen weer te geven. U kunt ook uw lijst met geplande vergaderingen weergeven door op de koppeling Mijn geplande vergadering boven aan de pagina te klikken. ❖ Klik op de naam van de vergadering onder Mijn geplande vergaderingen op het tabblad Start.

De pagina Informatie over vergaderingen wordt weergegeven, met daarop de volgende details: Naam vergadering De titel van de vergadering. Overzicht Een korte beschrijving van de vergadering. Begintijd De datum en tijd waarop de vergadering begint. Duur De geplande duur van de vergadering. URL Het webadres waar de vergadering plaatsvindt (de virtuele locatie van de vergaderruimte). Status De huidige status van de vergadering, zoals het aantal deelnemers in de ruimte. Taal De taal waarin de vergadering wordt gehouden. Telefoongegevens Het telefoonnummer dat de deelnemers moeten bellen voor deze vergadering en de code die zij moeten invoeren (alleen nodig wanneer de vergadering aan de gang is).

U kunt hier op de knop Vergaderruimte betreden klikken om aan de vergadering deel te nemen.

Bandbreedte van vergaderruimte instellen De gastheer stelt de bandbreedte voor de vergaderruimte in om de snelheid (in kilobytes per seconde) te bepalen waarmee de gegevens van de vergadering naar de deelnemers worden gestuurd. De gastheer moet een ruimtebandbreedte kiezen die overeenkomt met de verbindingssnelheid die door de deelnemers wordt gebruikt. Als de deelnemers verschillende verbindingssnelheden gebruiken, kiest u de laagste snelheid die wordt gebruikt. Als een aantal deelnemers bijvoorbeeld modems gebruikt, kiest u Modem voor de ruimtebandbreedte zodat alle deelnemers een goede verbinding hebben. ❖ Kies Vergadering > Bandbreedte voor ruimte optimaliseren en kies Modem, DSL/kabel of LAN.

Informatie over het starten van een vergadering Wanneer u de gastheer bent, kunt u een vergadering simpelweg starten door u aan te melden bij uw vergaderruimte en door anderen uit te nodigen hetzelfde te doen. U kunt de URL van de vergaderruimte in een e-mailbericht of expresbericht aan de deelnemers sturen, en regelmatige bezoekers kunnen de URL toevoegen aan hun bladwijzers voor toekomstig gebruik. Vergaderingen kunnen spontaan plaatsvinden, of u kunt tevoren groepen instellen die zich elke week op hetzelfde tijdstip aanmelden bij uw vergaderruimte.


Wanneer u de vergaderruimte hebt betreden, kunt u taken uitvoeren om de vergadering in te stellen voor de deelnemers, zoals:

• Het opgeven van telefoonconferentiegegevens als de deelnemers inbellen bij de vergadering. • Het formaat wijzigen van de vergaderruimtepods of de pods opnieuw rangschikken. • Vergadernotities of andere informatie voor de deelnemers typen. • Deelnemers uitnodigen en verzoeken om aan de vergadering deel te nemen accepteren of weigeren.

Een vergadering in een willekeurige webbrowser starten Als gastheer hebt u vanuit een webbrowser toegang tot het aanmeldingsscherm van de vergaderruimte. 1 Typ de URL van de vergadering in de adresbalk van een webbrowser. Wanneer u uw vergaderruimte voor het eerst bezoekt, voegt u deze toe aan uw bladwijzers zodat u de volgende keer snel een vergadering kunt starten. 2 Typ uw aanmeldingsnaam en wachtwoord voor Acrobat Connect en klik vervolgens op Ruimte betreden.

Een vergadering starten met de knop Vergadering starten De knop Vergadering starten vindt u in softwaretoepassingen zoals Adobe Acrobat®, Adobe Reader® en een aantal Microsoft Office-programma's. Als gastheer van de vergadering kunt u de knop Vergadering starten gebruiken om toegang te krijgen tot het aanmeldingsscherm van de vergaderruimte of om een nieuwe Acrobat Connect Professional-account in te stellen. 1 Klik op de knop Vergadering starten

.

2 Wanneer het dialoogvenster Welkom bij Vergadering starten wordt weergegeven, klikt u op Account voor proefversie maken om een nieuwe account in te stellen, of klikt u op Aanmelden als u al een account hebt. 3 Typ in het dialoogvenster Aanmelden bij vergadering starten de URL van de vergadering, de aanmeldingsnaam en het wachtwoord, en klik op Aanmelden. Opmerking: in Acrobat of Reader bepalen uw vergadervoorkeuren hoe veel aanmeldingsgegevens u moet invoeren, en of dit dialoogvenster überhaupt wordt weergegeven voordat de vergaderruimte wordt geopend. Als u uw vergadervoorkeuren voor Acrobat of Reader wilt wijzigen, kiest u Bewerken > Voorkeuren (Windows) of Acrobat > Voorkeuren of Reader > Voorkeuren (Mac OS) en kiest u Vergadering aan de linkerkant.

Deelnemen aan een vergadering U kunt aan een vergadering deelnemen als gast of als geregistreerde gebruiker, afhankelijk van de parameters die de gastheer van de vergadering heeft gekozen. U kunt deelnemen aan een vergadering door de URL van de vergadering in te voeren in de browser en vervolgens de gegevens van de geregistreerde gebruiker of de gast in te voeren. Als u bovendien Microsoft Outlook gebruikt en de uitnodiging hebt geaccepteerd, wordt de vergadering weergegeven in uw Outlook-agenda. Als u voor een vergadering bent uitgenodigd door iemand in uw organisatie (iemand die dezelfde account gebruikt), wordt de naam van de vergadering weergegeven in de lijst onder Mijn geplande vergaderingen op het tabblad Start in uw Acrobat Connect Enterprise Manager-venster. Wanneer u aan een vergadering deelneemt, controleert u de weergegeven datum en tijd om te bepalen of de vergadering reeds is gestart. (Als de datum in het verleden ligt, wordt de vergadering in uw vergaderingenlijst weergegeven onder de verlopen vergaderingen.) Als uw verbinding met de server mislukt, wordt in Acrobat Connect Enterprise Manager een foutbericht weergegeven en krijgt u een koppeling naar de wizard van Acrobat Connect Enterprise Manager die uw verbindingsstatus test aan de hand van een aantal stappen.


Opmerking: als de beheerder van uw vergadering clientcertificaten heeft geactiveerd, wordt het dialoogvenster Certificaten selecteren weergegeven wanneer u aan een vergadering probeert deel te nemen. U wordt dan gevraagd een certificaat te selecteren om uw identiteit te verifiëren. 1 Blader op het tabblad Start onder Mijn geplande vergaderingen naar de naam van de vergadering waaraan u wilt deelnemen. U kunt in plaats hiervan ook in de navigatiebalk op Mijn geplande vergaderingen klikken om een langere lijst weer te geven en hieruit een naam te kiezen. 2 Klik op Enter. De vergaderruimte wordt gedownload naar een browservenster. De verbindingssnelheid instellen

Elke deelnemer kan een verbindingssnelheid kiezen voor de verbinding met de vergadering. De deelnemers moeten de verbindingssnelheid kiezen op basis van het type internetverbinding dat zij hebben. Deelnemers die bijvoorbeeld verbinding met internet maken via DSL, moeten DSL/kabel kiezen als verbindingssnelheid voor de vergadering. Op deze manier worden de gegevens van de vergadering bezorgd met de juiste snelheid voor hun systeem.

• Kies Vergadering > Mijn verbindingssnelheid en kies Modem, DSL/kabel of LAN.

Bestaande vergaderingen bijwerken Een vergaderoverzicht weergeven en vergadergegevens bijwerken Voor deelnemers is de pagina Informatie over vergadering in Acrobat Connect Enterprise Manager het startpunt voor het weergeven en wijzigen van vergaderinggegevens. Deze pagina wordt weergegeven wanneer u op de naam van de vergadering in de lijst met vergaderingen klikt. Op de pagina Informatie over vergadering wordt een profiel van de vergadering weergegeven en ziet u koppelingen naar pagina's met meer gedetailleerde informatie die u kunt herzien of veranderen. 1 Klik boven aan het venster van Acrobat Connect Enterprise Manager op het tabblad Vergaderingen. 2 Als er meer dan een vergaderingmap is, navigeert u naar de map die de vergadering bevat. 3 Klik op de naam van de vergadering in de lijst met vergaderingen. 4 Klik op Informatie bewerken. De pagina Informatie over vergadering wordt weergegeven. Wijzig de benodigde gegevens.

Een lijst met deelnemers weergeven en wijzigen Als u beheerdersmachtigingen hebt voor een vergadering, kunt u van elke vergaderruimte een lijst met alle uitgenodigde deelnemers weergeven. Als deze vergadering echter als een gebeurtenis wordt gepresenteerd, moet u de deelnemers op het tabblad Gebeurtenisbeheer weergeven en beheren. Raadpleeg voor meer informatie “Adobe Connect Events” op pagina 120. Als u een beheerder bent, of als u beheerdersrechten voor deze vergaderingmap hebt, kunt u deelnemers toevoegen of verwijderen en de machtigingsinstelling van deelnemers wijzigen (gastheer, presentator of deelnemer). Verwijderde deelnemers ontvangen geen melding en kunnen niet deelnemen aan de vergadering, tenzij de toegangsinstelling van de vergadering wordt gewijzigd zodat iedereen die de URL van de vergadering heeft, deze kan betreden.

Zie ook “Gebruikers en groepen maken” op pagina 220


Een lijst met deelnemers aan de vergadering weergeven

1 Klik boven aan het venster van Acrobat Connect Enterprise Manager op het tabblad Vergaderingen. 2 Als er meer dan een vergaderingmap is, navigeert u naar de map die de vergadering bevat. 3 Klik in de lijst op de naam van de vergadering. De pagina Informatie over vergadering wordt weergegeven. 4 Klik op de navigatiebalk op de koppeling Deelnemers bewerken. De namen van de uitgenodigde deelnemers en groepen worden weergegeven. Deelnemers aan de vergadering toevoegen

1 Klik boven aan het venster van Acrobat Connect Enterprise Manager op het tabblad Vergaderingen. 2 Als er meer dan een vergaderingmap is, navigeert u naar de map die de vergadering bevat. 3 Klik in de lijst op de naam van de vergadering. 4 Klik op de navigatiebalk van de pagina Informatie over vergadering op de koppeling Deelnemers bewerken. 5 Voer een van de volgende handelingen uit in de lijst Beschikbare gebruikers en groepen om gebruikers of groepen te selecteren:

• Houd Control of Shift ingedrukt en klik om meerdere gebruikers of groepen te selecteren. • Als u een groep wilt uitvouwen om aparte leden te selecteren, dubbelklikt u op de groepsnaam. Nadat u de namen hebt geselecteerd, dubbelklikt u in de lijst op Eén niveau omhoog om de oorspronkelijke lijst te herstellen.

• Als u een naam in de lijst wilt zoeken, klikt u onder aan het venster op Zoeken, geeft u de naam op om deze in de lijst weer te geven en selecteert u vervolgens de naam. 6 Klik op Toevoegen. De namen die u hebt geselecteerd, worden weergegeven in de lijst Huidige deelnemers. 7 Voor elke nieuwe gebruiker of groep die u toevoegt, kiest u het relevante machtigingstype (deelnemer, gastheer of presentator) in het menu Gebruikersrol instellen onder aan de lijst Huidige deelnemers. De gebruikersrol die u aan een gebruiker hebt toegewezen, wordt naast de desbetreffende gebruikersnaam in de lijst weergegeven. 8 Klik op een koppeling in de navigatiebalk om de volgende taak uit te voeren, of ga terug naar de pagina Informatie bewerken. Deelnemers uit de vergadering verwijderen

1 Klik boven aan het venster van Acrobat Connect Enterprise Manager op het tabblad Vergaderingen. 2 Als er meer dan een vergaderingmap is, navigeert u naar de map die de vergadering bevat. 3 Klik in de lijst op de naam van de vergadering. 4 Klik op de navigatiebalk van de pagina Informatie over vergadering op de koppeling Deelnemers bewerken. 5 Voer in de lijst Huidige deelnemers een van de volgende handelingen uit om gebruikers of groepen te selecteren:

• Houd Control of Shift ingedrukt en klik om meerdere gebruikers of groepen te selecteren. • Als u een naam in de lijst wilt zoeken, klikt u onder aan het venster op Zoeken, geeft u de naam op om deze in de lijst weer te geven en selecteert u vervolgens de naam. 6 Klik op Verwijderen. De naam wordt niet meer weergegeven in de lijst Huidige deelnemers. 7 Klik op een koppeling in de navigatiebalk om de volgende taak uit te voeren, of ga terug naar de pagina Informatie bewerken. De vergaderingmachtigingen van een deelnemer wijzigen

1 Klik boven aan het venster van Acrobat Connect Enterprise Manager op het tabblad Vergaderingen.


2 Als er meer dan een vergaderingmap is, navigeert u naar de map die de vergadering bevat. 3 Klik in de lijst op de naam van de vergadering. 4 Klik op de navigatiebalk van de pagina Informatie over vergadering op de koppeling Deelnemers bewerken. 5 Voer in de lijst Huidige deelnemers een van de volgende handelingen uit om de gebruikers of de groepen te selecteren waarvan u de vergaderingmachtigingen wilt wijzigen:

• Houd Control (Windows) of Command (Macintosh) of Shift ingedrukt en klik om meerdere gebruikers of groepen te selecteren.

• Als u een naam in de lijst wilt zoeken, klikt u onder aan het venster op Zoeken, geeft u de naam op om deze in de lijst weer te geven en selecteert u vervolgens de naam. 6 Selecteer voor elke naam de nieuwe gebruikersrol (presentator, deelnemer of gastheer) in het menu Gebruikersrol instellen onder aan de lijst Huidige deelnemers. 7 Klik op een koppeling in de navigatiebalk om de volgende taak uit te voeren, of ga terug naar de pagina Informatie bewerken.

Geüploade inhoud weergeven en beheren U kunt op elk gewenst moment geüploade inhoud weergeven. U kunt tevens geüploade inhoud verplaatsen naar de inhoudsbibliotheek, of geüploade inhoud verwijderen. Een lijst met geüploade inhoud weergeven

Als u beheerdersmachtigingen hebt voor een vergaderingmap, kunt u een lijst met alle inhoud weergeven die is geüpload naar de server vanuit een vergaderruimte in die map. 1 Klik boven aan het venster van Acrobat Connect Enterprise Manager op het tabblad Vergaderingen. 2 Als er meer dan een vergaderingmap is, navigeert u naar de map die de vergadering bevat. 3 Klik in de lijst op de naam van de vergadering. 4 Klik op de navigatiebalk van de pagina Informatie over vergadering op de koppeling Geüploade inhoud. Er wordt een lijst met alle geüploade inhoud weergegeven. U kunt nu de volgende handelingen uitvoeren:

• Op de naam van een onderdeel klikken om informatie over een specifiek onderdeel in de lijst te zien. • Geüploade inhoud verplaatsen naar de inhoudsbibliotheek. • Geüploade inhoud verwijderen. • Als u wilt weten of de inhoud nog in de vergaderruimte wordt gebruikt, kijkt u in de kolom Verwijzing. 'Ja' betekent dat de inhoud nog wordt gebruikt. Een lege kolom betekent dat de inhoud niet meer wordt gebruikt. 5 Voer eventueel een van de volgende handelingen uit:

• Als u de titel of de samenvatting van het stuk geüploade inhoud wilt wijzigen, klikt u op Bewerken, voert u de wijzigingen door op de pagina Bewerken en klikt u op Opslaan.

• Als u wilt terugkeren naar de lijst met geüploade inhoud, klikt u op Terug naar Geüploade inhoud. Geüploade inhoud verplaatsen naar de inhoudsbibliotheek

Als u geüploade inhoud wilt verplaatsen naar de inhoudsbibliotheek, moet u een beheerder of een gebruiker met machtigingen zijn om de specifieke vergaderingbibliotheekmap die deze vergadering bevat te kunnen beheren. 1 Klik boven aan het venster van Acrobat Connect Enterprise Manager op het tabblad Vergaderingen. 2 Als er meer dan een vergaderingmap is, navigeert u naar de map die de vergadering bevat. 3 Klik in de lijst op de naam van de vergadering. 4 Klik op de navigatiebalk van de pagina Informatie over vergadering op de koppeling Geüploade inhoud. 5 Schakel de selectievakjes in naast de bestanden die u wilt verplaatsen. 6 Klik op de navigatiebalk op de knop Verplaatsen naar map.


7 Navigeer naar de maplocatie in de inhoudsbibliotheek waarnaar u het inhoudsbestand wilt verplaatsen door op de maptitels of op de knop Eén niveau omhoog te klikken. 8 Klik op Verplaatsen. 9 Klik op OK. Geüploade inhoud verwijderen.

1 Klik boven aan het venster van Acrobat Connect Enterprise Manager op het tabblad Vergaderingen. 2 Als er meer dan één vergaderingmap is, navigeert u naar de map die de vergadering bevat. 3 Klik in de lijst op de naam van de vergadering. 4 Klik op de pagina Vergaderinggegevens op de navigatiebalk op de koppeling Geüploade inhoud. 5 Schakel de selectievakjes in naast de bestanden die u wilt verwijderen. 6 Klik boven de lijst op de knop Verwijderen. 7 Klik op de bevestigingspagina op de knop Verwijderen om de geselecteerde inhoud definitief te verwijderen.

Een lijst met opgenomen vergaderingen weergeven Als u een beheerder bent of als u beheerdersmachtigingen voor een vergaderingmap hebt, kunt u een lijst weergeven met alle opnamen die in een vergaderruimte zijn gemaakt. 1 Klik boven aan het venster van Acrobat Connect Enterprise Manager op het tabblad Vergaderingen. 2 Als er meer dan een vergaderingmap is, navigeert u naar de map die de vergadering bevat. 3 Klik in de lijst op de naam van de vergadering. 4 Klik op de navigatiebalk van de pagina Informatie over vergadering op de koppeling Opnamen.

Navigeren naar de koppeling Opnamen

Er wordt een lijst met alle opnamen van de vergaderruimte weergegeven. U kunt nu de volgende handelingen uitvoeren:

• Op de naam van een onderdeel klikken om informatie over een specifiek onderdeel in de lijst te zien. • Inhoud naar de inhoudsbibliotheek verplaatsen. Raadpleeg “Opgenomen vergaderingen verplaatsen naar de inhoudsbibliotheek” op pagina 68 voor meer informatie.

• Inhoud verwijderen. Raadpleeg “Een vergaderingopname verwijderen” op pagina 68 voor meer informatie. 5 Als u de titel of de samenvatting van een opname wilt wijzigen, kiest u het onderdeel en klikt u op Bewerken, voert u de wijzigingen door op de pagina Bewerken en klikt u op Opslaan.

Vergaderinggegevens bewerken Als u een beheerder of een gebruiker met beheerdersmachtigingen voor deze vergaderingmap bent, kunt u de vergaderingeigenschappen wijzigen op de pagina Informatie over vergadering. 1 Klik boven aan het venster van Acrobat Connect Enterprise Manager op het tabblad Vergaderingen. 2 Als er meer dan een vergaderingmap is, navigeert u naar de map die de vergadering bevat. 3 Klik in de lijst op de naam van de vergadering. 4 Klik op de navigatiebalk van de pagina Informatie over vergadering op de koppeling Gegevens bewerken. 5 Bewerk de vergaderinggegevens.


6 Klik Opslaan. Op de pagina Informatie over vergadering worden de nieuwe gegevens weergegeven. Opties op de pagina Informatie bewerken Naam Een vereist veld dat wordt weergegeven in de vergaderingenlijst, de aanmeldingspagina van de vergadering en de

rapporten. Overzicht Een beschrijving van de vergadering die wordt weergegeven op de pagina Informatie over vergadering en die

standaard wordt opgenomen in de uitnodigingen voor vergadering. Een vergaderingsoverzicht bestaat uit maximaal 750 tekens. Begintijd De maand, de dag, het jaar en de tijd waarop de vergadering wordt gestart.

Opmerking: in sommige prijsmodellen van Acrobat Connect Professional worden de begindatums genegeerd en kunnen deelnemers vóór de ingestelde begindatum de vergaderingen betreden. Als u de begindatum van de vergadering wijzigt in een toekomstige datum, afhankelijk van het vergaderprijsmodel dat in uw organisatie wordt gebruikt, kunnen de deelnemers en de presentatoren mogelijk nog de vergaderruimte betreden nadat u de vergadering hebt gemaakt. Wanneer u bij een vergaderruimte bent aangemeld, kunt u tussen de vergaderingen deelnemers de toegang tot de ruimten ontzeggen. Duur De duur van de vergadering, uitgedrukt in uren en minuten. Toegang tot de vergadering Er zijn twee opties:

• Alleen geregistreerde gebruikers en geaccepteerde gasten Met deze optie is de vergaderruimte alleen toegankelijk voor personen die als geregistreerde gebruikers zijn uitgenodigd, en voor gasten die door de gastheer tot de vergaderruimte worden toegelaten. Geregistreerde gebruikers moeten hun gebruikersnaam en wachtwoord opgeven om de vergaderruimte te betreden. Geaccepteerde gasten worden door de gastheer tot de ruimte toegelaten. In Acrobat Connect Professional kan voor elke geregistreerde gebruiker van de vergadering een apart presentierapport worden gegenereerd. Geaccepteerde gasten worden in vergaderingrapporten toegevoegd aan het totale aantal deelnemers van de vergadering, maar voor deze deelnemers is geen apart presentierapport beschikbaar. Opmerking: voor sommige Acrobat Connect Professional-accounts krijgen deelnemers alleen toegang als een gastheer aanwezig is.

• Iedereen Iedereen die de URL van de vergadering ontvangt. Klik op E-mailuitnodigingen verzenden om een emailuitnodiging in uw eigen e-mailprogramma te maken. Het nieuwe bericht bevat een reeds ingevuld onderwerp (Acrobat Connect Professional-uitnodiging) en een reeds ingevuld bericht (met de datum, de tijd, de duur, de plaats en het overzicht van de vergadering) dat u kunt bewerken. Instellingen audioconferentie Of audioconferentie-instellingen nodig zijn, en zo ja, het telefoonnummer, de

moderatorcode en de deelnemercode voor inbellende gasten. Opmerking: als u geen audioconferentie-instellingen hebt toegevoegd tijdens het maken van de vergadering en u de instellingen wilt toevoegen terwijl u in de vergadering zelf bent, kunt u de voorafgaande procedure gebruiken om ze in Acrobat Connect Enterprise Manager te maken. In dit geval moet u echter eerst alle gebruikers vragen zich af te melden bij de vergadering, de telefoongegevens toevoegen en vijf minuten wachten. Informatie bijwerken voor alle onderdelen die aan dit onderdeel zijn gekoppeld Schakel dit selectievakje in om alle

onderdelen die gekoppeld zijn aan de vergadering bij te werken met de gewijzigde vergaderinggegevens.

Uitnodigingen verzenden voor een bestaande vergadering U kunt uitnodigingen verzenden voor een vergadering die reeds is gemaakt als u de gastheer van de vergadering of een beheerder bent, of als u beheerdersmachtigingen voor deze vergaderingmap hebt. Een vergaderinguitnodiging is een e-mailuitnodiging waarin de deelnemers op de hoogte worden gesteld van de datum, de tijd, de duur, het overzicht, de URL en de audioconferentie-informatie. U kunt ook een Microsoft Outlookagendagebeurtenis toevoegen aan het e-mailbericht. Op deze manier kunnen de deelnemers de vergadering toevoegen aan hun Outlook-agenda.


De manier waarop de uitnodigingen worden verzonden, is afhankelijk van het type vergadering. Geregistreerde gasten Als uw vergadering alleen voor gebruikers is, maakt u in Acrobat Connect Enterprise Manager een

aangepast e-mailbericht. U kunt de e-mailuitnodiging verzenden aan alle gastheren, deelnemers en presentatoren, of alleen aan presentatoren, of alleen aan deelnemers. U kunt het onderwerp en de berichttekst aanpassen. Iedereen Als de vergadering is geopend voor iedereen die een vergadering-URL ontvangt, klikt u op Uitnodigingen per email verzenden om een e-mailuitnodiging in uw eigen e-mailprogramma te maken. Het nieuwe bericht bevat een reeds ingevuld onderwerp (de naam van de vergadering) en een reeds ingevuld bericht (met de datum, de tijd, de duur, de URL en het overzicht) dat u kunt bewerken.

Uitnodigingen alleen aan geregistreerde gasten verzenden

1 Klik boven aan het venster van Acrobat Connect Enterprise Manager op het tabblad Vergaderingen. 2 Als er meer dan één vergaderingmap is, navigeert u naar de map die de vergadering bevat waarvan u de informatie wilt ophalen. Raadpleeg voor meer informatie “Navigeren door een bibliotheek” op pagina 20. 3 Klik in de lijst op de naam van de vergadering. 4 Klik op de navigatiebalk van de pagina Informatie over vergadering op de koppeling Uitnodigingen. 5 Kies in het menu Aan de groep die u wilt uitnodigen: gastheren, deelnemers en presentatoren, alleen presentatoren of alleen deelnemers. 6 Bewerk indien nodig het onderwerp en de berichttekst. 7 Als u een Outlook-agendagebeurtenis wilt toevoegen aan de e-mail, schakelt u het selectievakje in naast Microsoft Outlook-agendagebeurtenis (iCal) toevoegen aan e-mailbericht. Schakel anders het selectievakje uit. 8 Klik op Voltooien. Uitnodigingen verzenden voor een vergadering die voor iedereen toegankelijk is

1 Klik boven aan het venster van Acrobat Connect Enterprise Manager op het tabblad Vergaderingen. 2 Als er meer dan een vergaderingmap is, navigeert u naar de map die de vergadering bevat. Raadpleeg voor meer informatie “Navigeren door een bibliotheek” op pagina 20 3 Klik in de lijst op de naam van de vergadering. 4 Klik op de navigatiebalk van de pagina Informatie over vergadering op de koppeling Uitnodigingen. U ziet de pagina Uitnodigingen met de vergaderingdetails. 5 Voer een van de volgende handelingen uit:

• Klik op Uitnodigingen per e-mail verzenden om automatisch een nieuw, blanco bericht weer te geven in uw emailprogramma.

• Maak handmatig een nieuw e-mailbericht en kopieer en plak vervolgens de URL (die in de vergaderingdetails wordt weergegeven) van de vergadering in het bericht. 6 Typ de e-mailadressen van de deelnemers of voeg de adressen vanuit uw adresboek toe. 7 Bewerk of typ indien nodig het e-mailonderwerp en het bericht. 8 Verzend de e-mailuitnodiging.


Gegevens van vergaderingen weergeven Informatie over het vergaderingdashboard Het vergaderingdashboard verschaft een grafische voorstelling van de statistische gegevens van uw vergaderingen. Als u het dashboard wilt zien, klikt u onder de tabbalk, boven aan het venster Vergaderingen op de koppeling Vergaderingdashboard. De gegevens, die betrekking hebben op alle vergaderingen die u hebt gemaakt, staan in drie staafdiagrammen. Als u op een van deze diagrammen klikt, wordt het overzichtsrapport van de vergadering geopend. Meest actieve vergaderingen in de afgelopen 30 dagen Wordt bepaald op basis van het aantal sessies. Vergaderingen met het grootste aantal deelnemers in de afgelopen 30 dagen Wordt bepaald op basis van het aantal deelnemers. Met deze functie worden alleen de geregistreerde deelnemers geteld. Gastdeelnemers zijn niet inbegrepen in de telling. Echter, de gastdeelnemers worden vermeld in de gegevens in het overzichtsrapport van elke vergadering. Meest bekeken archieven in de afgelopen 30 dagen Wordt bepaald op basis van het aantal weergaven (dat wil zeggen het aantal keren dat een gearchiveerde vergadering is bekeken).

Het staafdiagram wordt weergegeven op het tabblad Acrobat Connect Enterprise Manager-vergaderingen. U kunt het dashboard echter ook exporteren naar een browservenster om af te drukken. Klik hiertoe links boven in het venster op de knop Afdrukbare versie.

Vergaderingsrapporten Met de functie Rapporten in Connect Enterprise Manager kunt u rapporten maken die u een bepaalde vergadering vanuit verschillende perspectieven laten zien. Als u deze functie wilt gebruiken, opent u de pagina Informatie over vergadering en klikt u vervolgens boven de titelbalk Informatie over vergadering op de koppeling Rapporten. Er worden koppelingen weergegeven waarmee u de volgende informatie kunt definiëren die u voor deze vergadering kunt zien: Overzicht Het eerste rapporttype dat wordt weergegeven wanneer u het onderdeel Rapporten opent. In het overzicht ziet

u een samenvatting van de vergaderinggegevens, zoals de naam, de weergave-URL, unieke sessies (één exemplaar waarbij een bepaalde gebruiker de vergadering heeft betreden en verlaten), het laatste tijdstip waarop een deelnemer de vergaderruimte heeft betreden (Meest recente sessie), het aantal uitgenodigde personen, het aantal deelnemers en het grootste aantal personen dat zich op een bepaald ogenblik in de ruimte bevond (Piekgebruikers). Op aanwezigen Vermeldt de naam en het e-mailadres van elke deelnemer aan de vergadering, plus de tijd waarop zij de vergadering hebben betreden en verlaten. Op sessies Vermeldt de begin- en eindtijd van elke sessie, het sessienummer en het aantal deelnemers. Wanneer u op het

sessienummer klikt, wordt de deelnemerlijst van deze sessie weergegeven inclusief de deelnemernaam, de toegangstijd en de vertrektijd van elke deelnemer. Op vragen Vermeldt elke opiniepeiling op sessienummer, nummer en vraag. U kunt een nader onderscheid maken met

twee aparte weergaven door op de relevante koppeling onder de kolom Rapport te klikken:

• Met Antwoorddistributie weergeven wordt een cirkeldiagram weergegeven waarin elk antwoord met een unieke kleur staat aangegeven.

• Met Antwoorden van gebruikers weergeven wordt een antwoordsleutel weergegeven met elk antwoord voor deze opiniepeiling en het bijbehorende antwoordnummer. Deze nummers zijn aan het cirkeldiagram gekoppeld. Met deze optie wordt tevens een lijst met alle deelnemers weergegeven die de opiniepeiling hebben beantwoord en het nummer van het antwoord dat zij hebben geselecteerd (als er meerdere antwoorden voor een vraag waren toegestaan, worden deze voor de gebruiker weergegeven).

Inhoud delen tijdens een vergadering Een computerscherm, document of whiteboard delen Gastheren en presentatoren kunnen een verscheidenheid aan inhoud met deelnemers aan een vergadering delen.


Gastheren en presentatoren gebruiken de pod Delen om de inhoud aan de deelnemers weer te geven, zoals:

• Geselecteerde onderdelen op uw computerscherm, zoals een of meer geopende vensters, een of meer geopende toepassingen, of het hele bureaublad. Zie “Uw scherm of de besturing van uw scherm delen” op pagina 50.

• Een document, zoals een presentatie, een FLV-bestand, een JPEG-bestand of een bestand in een andere indeling. Zie “Een document delen” op pagina 54.

• Een whiteboard met een verscheidenheid aan schrijf- en tekengerei. U kunt een zelfstandig whiteboard delen, of een whiteboardbedekking delen die boven op andere gedeelde inhoud wordt weergegeven. Zie “Een whiteboard delen” op pagina 55. Documenten die worden gedeeld in de pod Delen kunnen door deelnemers worden weergegeven, maar niet worden gedownload. Een gastheer of presentator moet de documenten uploaden naar de pod voor het delen van bestanden zodat de deelnemers documenten kunnen downloaden. Wanneer u inhoud deelt in de pod Delen, zien de deelnemers dat uw aanwijzer wordt verplaatst naar het venster van de pod Delen. De deelnemers kunnen alle activiteiten zien die u in een gedeeld venster, gedeelde toepassing of gedeeld document uitvoert. Presentatoren en gastheren moeten de invoegtoepassing installeren wanneer zij voor het eerst proberen inhoud te uploaden of een scherm te delen. De invoegtoepassing is een speciale versie van Flash Player, met extra functies voor gastheren en presentatoren. De invoegtoepassing biedt ondersteuning voor het uploaden van bestanden naar de server en het delen van schermen tijdens een vergadering. De invoegtoepassing biedt ook extra ondersteuning voor audio. Opmerking: als u een programma voor het blokkeren van pop-ups in uw browser hebt geïnstalleerd, wordt het dialoogvenster voor het downloaden van de invoegtoepassing niet weergegeven. Schakel tijdelijk het programma voor het blokkeren van popups uit om dit probleem te corrigeren. Raadpleeg voor meer informatie over het delen van schermen Beste werkwijzen voor het delen van schermen. Opmerking: kies tijdens een vergadering Help > Snel aan de slag om korte demo's over het delen van inhoud te bekijken.

Een document uploaden Een gastheer of presentator uploadt het document naar de pod voor het delen van bestanden zodat deelnemers een document kunnen downloaden. Gastheren en presentatoren kunnen bestanden uploaden van hun computer of van de inhoudsbibliotheek. Deelnemers aan de vergadering kunnen geen bestanden uploaden. Een gastheer kan echter de rol van een deelnemer wijzigen of een machtiging verlenen om bestanden te uploaden. Zie “Bestanden uploaden en beheren met de pod voor het delen van bestanden” op pagina 58.

Uw scherm of de besturing van uw scherm delen Als gastheer of presentator van een vergadering kunt u vensters, toepassingen of uw hele bureaublad delen met deelnemers tijdens een vergadering. Wanneer u iets op uw computerscherm deelt, zijn alle acties die u uitvoert in het gedeelde gebied zichtbaar voor alle deelnemers aan de vergadering. Uw kijkers volgen uw muisaanwijzer die over het scherm beweegt. Het gebied dat of de gebieden die u deelt, moeten zichtbaar zijn op uw bureaublad zodat ze voor de andere deelnemers zichtbaar zijn in de pod Delen. Overlappende vensters op het bureaublad worden weergegeven als een blauw gearceerd patroon in de pod Delen. U kunt tevens een whiteboard weergeven op een gedeeld scherm zodat deelnemers aantekeningen kunnen maken. Opmerking: wanneer u een scherm deelt met deelnemers die het besturingssysteem Macintosh OS X gebruiken, is het vanwege een systeemfout soms mogelijk dat de deelnemers het presentatorgebied kunnen zien, zelfs wanneer ze niet de status Presentator hebben.

Zie ook “Een whiteboard delen” op pagina 55


Uw computerscherm delen

1 Voer een van de volgende handelingen uit met een geopend blanco pod Delen tijdens een vergadering:

• Klik op de knop Mijn computerscherm in het midden van een blanco pod Delen. • Klik op de knop Delen op de besturingsstrook van de pod Delen en kies Mijn computerscherm in het pop-upmenu. Het venster Delen van scherm starten wordt weergegeven. 2 Voer een van de volgende handelingen uit:

• Kies Bureaublad om uw hele bureaublad te delen. Als u meer dan een monitor op uw scherm hebt aangesloten, wordt voor elke monitor een bureaublad weergegeven. Kies het bureaublad dat u wilt delen.

• Kies Vensters om een of meerdere vensters te delen die op uw computer zijn geopend. Kies het venster dat of de vensters die u wilt delen.

• Kies Toepassingen om een toepassing en alle bijbehorende vensters die op uw computer zijn geopend te delen. Kies de toepassing of de toepassingen die u wilt delen. 3 Klik onder aan het venster Delen starten op de knop Delen om te beginnen met delen. De besturing van uw scherm delen met een andere presentator

Terwijl u het scherm deelt, kunt u de besturing van het gedeelde bureaublad of venster of van de gedeelde toepassing overdragen aan een andere presentator. De presentator moet vragen of hij of zij de besturing kan overnemen voordat u uw gedeelde scherm aan hem of haar kunt overdragen. 1 Deel uw computerscherm tijdens een vergadering. Wanneer een andere presentator om de besturing van uw scherm vraagt, zie u het verzoekbericht in de rechterbovenhoek van het vergaderruimtevenster. 2 Voer een van de volgende handelingen uit:

• Klik op Accepteren om de aanvraag van de deelnemer voor de besturing van uw scherm te accepteren. • Klik op Afwijzen om de besturing van uw scherm te weigeren. De besturing van een gedeeld scherm aanvragen bij een andere presentator ❖ Klik op de knop Verzoek om besturing op de besturingsstrook van de pod Delen.

Als het verzoek is geaccepteerd, wordt u in een bericht geïnformeerd dat u de besturing van het scherm hebt. De knop Verzoek om besturing verandert in de knop Besturing opheffen. U kunt nu de besturing van het gedeelde scherm overnemen. De besturing van een gedeeld scherm opheffen ❖ Klik op de knop Besturing opheffen op de besturingsstrook van de pod Delen om de besturing terug te geven aan de oorspronkelijke presentator van het gedeelde scherm. Een voorvertoning weergeven van uw gedeelde scherm in de vergaderruimte

Wanneer u een toepassing, venster of bureaublad op uw computer deelt, kunt u de optie Voorvertoning weergeven selecteren om dezelfde weergave te bekijken die de deelnemers in de pod Delen zien. ❖ Klik op de knop Podopties van de pod Delen en selecteer Voorvertoning in pod tijdens delen van scherm, of klik op de knop Voorvertoning weergeven (het monoclepictogram).

Inhoud delen in de pod Delen De functies van de pod Delen stellen gastheren en presentatoren in staat inhoud op verschillende manieren te delen. U kunt de pod weergeven op het volledige scherm om de inhoud te vergroten. U kunt de deelnemers laten schakelen tussen het volledige scherm en de normale weergavegrootte. U kunt wijzigingen in de pod van de presentator weergeven voor alle deelnemers, zodat de presentator de podgrootte voor de kijkers kan instellen. U kunt inhoud delen die reeds in de vergaderruimte is geladen, maar die nog niet wordt weergegeven. Wanneer inhoud wordt weergegeven in de pod Delen, kunt u een aanwijzer gebruiken om de aandacht op bepaalde gebieden te vestigen.


De inhoud wijzigen die in een pod Delen wordt weergegeven

1 Klik op de knop Delen op de besturingsstrook van de pod Delen. 2 Selecteer Mijn computerscherm, Documenten of Whiteboard en selecteer in het submenu het onderdeel dat u wilt delen. Weergeven en de modus Volledig scherm inschakelen

1 Als u de pod Delen in het volledige scherm wilt weergeven, klikt u op de besturingsstrook van de pod Delen op de knop Volledig scherm. Klik nogmaals op de knop om terug te gaan naar de normale weergavegrootte. 2 Als u de weergavegrootte van de pod Delen van de deelnemers wilt wijzigen wanneer u uw eigen grootte wijzigt, klikt u op het driehoekje naast de knop Volledig scherm en kiest u In-/uitschakelen volledig scherm toestaan voor deelnemers. (Wanneer deze optie is uitgeschakeld, regelen de deelnemers zelf de grootte van de pod Delen.) Opmerking: wanneer u de modus Volledig scherm inschakelt, drukt u op Alt + Tab om naar het venster dat u wilt delen te gaan. Wijzigingen in de pod van de presentator voor alle deelnemers weergeven ❖ Klik op de driehoek naast de knop Volledig scherm en kies in het submenu De wijzigingen van de presentator beïnvloeden iedereen. Delen uitschakelen maar de pod Delen open houden ❖ Klik op Stoppen met delen op de besturingsstrook van de pod Delen. Inhoud van een gesloten pod Delen opnieuw weergeven ❖ Voer een van de volgende handelingen uit:

• Kies Delen > Documenten of Delen > Whiteboard op de besturingsstrook onder aan de pod Delen en kies de naam van het gedeelde document of whiteboard in het submenu.

• Kies Pods > Delen en kies de naam van de pod Delen in het submenu. Een aanwijzer in een pod Delen gebruiken ❖ Voer een van de volgende handelingen uit:

• Klik op de besturingsstrook van de pod Delen op de knop Aanwijzer

.

• Kies Aanwijzer tonen in het optiemenu van de pod Delen.

Presentaties delen in de pod Delen Voor gastheren of presentatoren die een presentatie delen in de pod Delen, zijn speciale besturingselementen beschikbaar om te navigeren en de presentatie weer te geven. Een presentatieschermindeling heeft de volgende gebieden: Presentatie Het hoofdonderdeel van het venster waarin de presentatiedia's worden weergegeven. Presentatiezijbalk Een gebied aan de rechterkant (standaardlocatie) van het browservenster waarin de naam van de

presentatie, de presentatorgegevens en de tabbladen Overzicht, Miniatuur, Notities en Zoeken worden weergegeven (als de tabs zijn opgenomen toen de presentatie werd gemaakt). Presentatiewerkbalk Een besturingsbalk onder aan de presentatie waarmee u het afspelen van de presentatie, de audio, bijlagen en schermgrootte regelt. Alleen gastheren kunnen deze werkbalk zien, tenzij een gastheer de werkbalk voor de deelnemers weergeeft.

Het tabblad Overzicht van de presentatie gebruiken

Bij de meeste presentaties staat het tabblad Overzicht op de zijbalk. Op het tabblad Overzicht staan de titel en de duur van elke dia. U kunt het tabblad Overzicht gebruiken om informatie weer te geven en naar een specifieke dia in de presentatie te gaan. De huidige dia wordt aangegeven met een glanzende kleur die u in het thema kunt wijzigen. U kunt de overzichtmarkering weergeven voor alle deelnemers, of alleen voor gastheren en presentatoren. 1 Klik in de zijbalk aan de rechterkant op het tabblad Overzicht. 2 Als u een dia in de presentatie wilt verplaatsen, klikt u op de diatitel op het tabblad Overzicht.


3 Als u de diatitel wilt weergeven, plaatst u de aanwijzer boven de titel. Het tabblad Miniatuur van de presentatie gebruiken

Op de zijbalk van de presentatie kan het tabblad Miniatuur aanwezig zijn. Op het tabblad Miniatuur ziet u een kleine afbeelding van elke dia, de diatitel en de diaduur. De huidige dia wordt aangegeven met een glanzende kleur, die u in het thema kunt wijzigen. U kunt het tabblad Miniatuur gebruiken om snel de inhoud van elke dia weer te geven en naar een specifiek dia in de presentatie te gaan. Opmerking: als u uw presentaties rechtstreeks uploadt vanaf uw computer naar een vergadering, wordt het tabblad Miniatuur niet weergegeven. Adobe raadt u aan presentaties aan een vergadering toe te voegen vanuit de inhoudsbibliotheek. 1 Klik in de zijbalk aan de rechterkant op het tabblad Miniatuur. 2 Als u een dia wilt verplaatsen, klikt u op de titel van de dia op het tabblad Miniatuur. 3 Als u de diatitel wilt weergeven, plaatst u de aanwijzer boven de titel. Notities van de presentatiedia weergeven

Wanneer u een presentatie maakt in PowerPoint, kunt u notities voor aparte dia's maken. Als er dianotities aanwezig zijn, kunt u deze weergeven in de presentatie. Dianotities worden weergegeven aan de rechterkant van het presentatievenster. U kunt het formaat van de tabblad met dianotities niet wijzigen. ❖ Klik in de zijbalk aan de rechterkant op het tabblad Notities.

De complete notitietekst wordt weergegeven. De tekst is niet opgemaakt en kan niet rechtstreeks op het tabblad worden bewerkt. Tekst in een presentatie zoeken

1 Klik in de zijbalk aan de rechterkant op het tabblad Zoeken. 2 Typ de tekst die u wilt zoeken rechtstreeks in het tekstvak. 3 Klik op de knop Zoeken. De zoekresultaten worden onder het tekstvak weergegeven. Klik op een diatitel in de resultatenlijst om die dia weer te geven. Opties van de presentatiewerkbalk

U kunt de stijl en het afspelen van de presentatie bepalen met de werkbalk die zich onder aan de presentatie bevindt. De knop Afspelen/Pauze Hiermee onderbreekt en hervat u de huidige dia. De knop Vorige Hiermee gaat u terug naar de vorige dia in de presentatie. De knop Volgende Hiermee gaat u naar de volgende dia in de presentatie. De diavoortgangsbalk Hiermee bepaalt u de afspeellocatie en geeft u deze weer in de huidige dia. De positiemarkering verplaatst zich wanneer de dia wordt afgespeeld. U kunt de markeringspijl in de huidige dia naar voren of achteren slepen om uw afspeellocatie te wijzigen. U kunt tevens op een specifieke locatie op de voortgangsbalk klikken om de plaats van de diamarkering te verplaatsen en de dia vanaf die positie af te spelen. Huidig dianummer Hiermee geeft u het nummer van de huidige dia en het totale aantal dia's weer (bijvoorbeeld dia 2 van 10). Status Hiermee geeft u de status van de huidige dia weer, zoals Afspelen, Gestopt, Geen audio of Presentatie voltooid. Tijd Hiermee geeft u de huidige diatijd en de totale afspeeltijd van de dia weer (bijvoorbeeld 00,02/00,05). Audiovolume Hiermee geeft u het ingestelde volume van de dia weer. Bijlagen Hiermee geeft u een klein venster weer waarin de toegevoegde bijlagen staan (bijvoorbeeld documenten, spreadsheets, afbeeldingen, URL's). Zijbalk weergeven/verbergen Hiermee geeft u de zijbalk weer of verbergt u deze.


Een document delen Een gastheer of presentator kan documenten delen die naar de inhoudsbibliotheek zijn geüpload, maar kan documenten ook rechtstreeks vanaf de computer delen. Als u het delen uitschakelt, de inhoud in een pod Delen wijzigt of de pod Delen sluit, blijft het document deel uitmaken van de vergaderruimte en kan het opnieuw worden weergegeven. Als u een pod Delen verwijdert, wordt het document uit de vergaderruimte verwijderd. (Als u het document eerder naar de inhoudsbibliotheek hebt geüpload, is het in de bibliotheek beschikbaar.) Als u een gedeeld document wilt bewerken, moet u het brondocument bewerken en dit opnieuw in de vergadering laden. Documenten delen vanuit de inhoudsbibliotheek

Een gastheer of presentator kan presentaties, SWF-bestanden, JPEG-bestanden, MP3-bestanden of FLV-bestanden vanuit de inhoudsbibliotheek laden naar de server in een pod Delen tijdens een vergadering. In de inhoudsbibliotheek kunt u documenten selecteren in een gedeelde inhoudsmap of een gebruikersmap, van uzelf of van een andere gebruiker. De inhoudsbibliotheek is beschikbaar in de toepassing Acrobat Connect Enterprise Manager. (Als u een gebruikersmap wilt openen die niet van u is, moet de gebruiker u weergavemachtiging verlenen.) Als u een presentatie deelt, geeft de pod Delen besturingselementen voor navigatie in de presentatie weer. Opmerking: u maakt in Adobe Presenter presentaties op basis van PowerPoint-presentaties. Acrobat Connect Professional ondersteunt geen JPEG-bestanden met progressieve scan. 1 Voer een van de volgende handelingen uit:

• Klik in de pod Delen op de knop Documenten. • Kies in de menubalk Pods > Delen. • Kies Delen > Documenten op de controlestrook onder aan de pod Delen. 2 Klik in het pop-upmenu op Selecteren in Inhoudsbibliotheek. Het venster Door de inhoud bladeren wordt weergegeven. 3 Selecteer een van de volgende opties:

• Bij Gedeelde inhoud wordt geüploade inhoud weergegeven die beschikbaar is voor alle accounteigenaren met de juiste machtigingen.

• Bij Inhoud gebruiker wordt geüploade inhoud in aparte gebruikersmappen weergegeven. Als u de inhoud in de map van een andere gebruiker wilt weergeven, moet u een weergavemachtiging van die gebruiker hebben.

• Bij Mijn inhoud wordt de geüploade inhoud in uw gebruikersmap weergegeven. • Bij Geüploade inhoud wordt de inhoud weergegeven die voor de huidige vergadering is geüpload. 4 Kies het document dat u wilt delen en klik op Openen. Het geselecteerde document wordt weergegeven in de pod Delen. De documentnaam wordt weergegeven in de titelbalk van de pod. Documenten delen vanaf uw computer

U kunt PPT-, SWF-, JPEG-, MP3- of FLV-bestanden uploaden van uw computer naar een pod Delen. De bestanden worden naar de server geüpload. PPT-bestanden worden geconverteerd naar presentaties. 1 Voer een van de volgende handelingen uit:

• Klik in de pod Delen op de knop Documenten. • Kies in de menubalk Pods > Delen. • Klik op de besturingsstrook onder aan de pod op Delen. 2 Klik in het pop-upmenu op Selecteren in Deze computer. Het dialoogvenster Door de inhoud bladeren wordt weergegeven. 3 Kies het document dat u wilt delen en klik op Openen.


Het geselecteerde document wordt weergegeven in de pod Delen. De documentnaam wordt weergegeven in de titelbalk van de pod. Het document wordt toegevoegd aan de map Geüploade inhoud die bij de vergaderruimte hoort in Acrobat Connect Enterprise Manager. Een beheerder van Acrobat Connect Enterprise Manager kan het document verplaatsen naar de map Gedeelde inhoud in de inhoudsbibliotheek om het document beschikbaar te stellen voor andere vergaderingen. Raadpleeg “Informatie over bibliotheekmachtigingen” op pagina 14 voor meer informatie over het gebruik van de inhoudsbibliotheek. Weergavesynchronisatie uitschakelen voor documenten met meerdere frames

Standaard wordt in Acrobat Connect Professional de weergave van documenten met meerdere frames gesynchroniseerd, zodat de deelnemers het frame zien dat de presentator ziet. Een gastheer of presentator kan de knop Sync gebruiken om de synchronisatie uit te schakelen, zodat de deelnemers in hun eigen tempo door de presentatie of de Flash Paper-documenten kunnen bladeren. Opmerking: De knop Sync wordt alleen weergegeven wanneer u inhoud met meerdere frames in de pod Delen hebt geladen. ❖ In het podvenster Delen klikt u, wanneer de inhoud is geladen, op de knop Sync (Sync is standaard ingeschakeld). De besturingselementen voor het afspelen van de presentatie staan aan de rechterkant van de pod Delen.

klik nogmaals op de knop Sync om de synchronisatie uit te schakelen zodat de deelnemers de presentaties in hun eigen tempo kunnen bekijken.

Een whiteboard delen Een gastheer of presentator kan een whiteboard gebruiken om samenwerkingstekst, tekeningen en andere aantekeningen tijdens een vergadering te maken. Een whiteboard maken en weergeven

Gastheren of presentatoren kunnen tijdens een vergadering met een whiteboard in realtime tekst, lijnen, cirkels, vierkanten of vrije tekeningen maken. U kunt een whiteboard in een pod Delen op twee verschillende manieren gebruiken:

• Een zelfstandig whiteboard stelt presentatoren in staat inhoud op een witte achtergrond te maken. • Een whiteboardbedekking stelt presentatoren in staat inhoud te maken boven een bestaand document in een pod Delen door aantekeningen toe te voegen en op het document te tekenen. U kunt een whiteboard plaatsen boven presentaties, JPG-, SWF-, FLV- en FlashPaper-documenten. Als u het delen uitschakelt, de inhoud in een pod Delen wijzigt of de pod Delen sluit, blijft het whiteboard deel uitmaken van de vergaderruimte en kan het opnieuw worden weergegeven. Als u een pod Delen verwijdert, wordt het whiteboard verwijderd.


A

B

C

D

E

Whiteboardbedekking A. Aantekening toegevoegd met het gereedschap Potlood B. Aanwijzer C. Whiteboardbedekking weergeven/verbergen D. Opties voor whiteboardgereedschappen E. Whiteboardgereedschappen weergeven/verbergen

Een zelfstandig whiteboard maken in een blanco pod Delen

1 Voer een van de volgende handelingen uit:

• Klik in de pod Delen op de knop Whiteboard. • Kies Pods > Delen. • Klik op de controlestrook onder aan de pod Delen op Delen. 2 Kies Nieuw whiteboard in het pop-upmenu. In de pod wordt een blanco whiteboard weergegeven. Een whiteboardbedekking toevoegen boven een document of een gedeeld scherm in een pod Delen ❖ Voer een van de volgende handelingen uit wanneer een document in een pod Delen is weergegeven:

• Klik op de knop Whiteboard op de besturingsstrook van de pod Delen. • Klik op de knop Podopties in de rechterbenedenhoek van de pod Delen en kies Bedekking whiteboard. • Klik in de rechterbovenhoek van het venster van de toepassing die u deelt op de pijl naast de rode knop Stoppen met delen en kies Pauzeren en aantekenen.

• Als u uw hele bureaublad deelt, klikt u op het pictogram Acrobat Connect-invoegtoepassing (Windows) of de pictogrambalk (Macintosh) en kiest u Pauzeren en aantekenen. Een bestaand whiteboard weergeven

1 Voer een van de volgende handelingen uit:

• Kies Pods > Delen in de menubalk boven aan het podium. • Kies Delen > Whiteboards op de besturingsstrook. 2 Kies de naam van het whiteboard dat u op het podium wilt weergeven. Een whiteboard wissen ❖ Druk op Control+D of druk op de knop Wissen

.

in het systeemvak


Navigeren tussen meerdere whiteboardpagina's

Een zelfstandig whiteboard bestaat uit meerdere pagina's. Als u meerdere whiteboardpagina's moet presenteren tijdens een vergadering, kunt u de knoppen Volgende en Vorige gebruiken om te verplaatsen tussen pagina's. 1 Klik op de knop voor de whiteboardwerkbalk. Het paginanummer en de knoppen Volgende en Vorige verschijnen op de werkbalk. 2 Voer een van de volgende handelingen uit:

• Klik op de pijl die naar rechts wijst om de volgende pagina weer te geven. • Klik op de pijl die naar links wijst om de vorige pagina weer te geven. Tekengereedschappen voor het whiteboard

U kunt de volgende gereedschappen gebruiken om tekst en tekeningen op het whiteboard te maken: Hiermee selecteert u een vorm of gebied op het whiteboard. Klik op een vorm om deze te selecteren. Sleep op het whiteboard of de inhoud om een selectiekader te maken en alle vormen binnen dit kader te selecteren. Het selectiekader heeft acht punten waarmee u het formaat van de geselecteerde vorm(en) kunt wijzigen. Houd Shift ingedrukt en sleep een hoekpunt om de hoogte-breedteverhouding te behouden wanneer u het formaat wijzigt. Selecteer en sleep een vorm om deze te verplaatsen. Als u een vorm aan de selectie wilt toevoegen, houd u Shift ingedrukt en klikt u op de vorm.

Het gereedschap Selectie

Hiermee maakt u lijnen met een willekeurige vorm. U kunt de lijnkleur en de lijndikte aanpassen met de Kleurkiezer en het pop-upmenu Lijndikte in het onderste gedeelte van de whiteboardpod.

Het gereedschap Potlood

Hiermee maakt u een dikke markeerlijn met een willekeurige vorm. U kunt de lijnkleur en de lijndikte aanpassen met de Kleurkiezer en het pop-upmenu Lijndikte in het onderste gedeelte van de whiteboardpod.

Het gereedschap Markeerstift

Het gereedschap Lijn Hiermee trekt u een rechte lijn tussen twee punten. U kunt de lijnkleur en de lijndikte aanpassen met de Kleurkiezer en het pop-upmenu Lijnbreedte in het onderste gedeelte van de whiteboardpod. U kunt pijlen maken met de pijlknoppen in het onderste gedeelte van de whiteboardpod. Wanneer u Shift ingedrukt houdt terwijl u tekent, wordt de lijn 45 graden geknikt.

Hiermee maakt u vierkante en rechthoekige vormen. U kunt de lijnkleur, de vulkleur en de lijndikte aanpassen met de Kleurkiezer en het pop-upmenu Lijndikte. U kunt Geen vulling gebruiken voor de lijnkleur en de vulkleur. U kunt Geen vulling echter niet gebruiken voor zowel de lijnkleur als de vulkleur. Sleep om de vorm te vergroten. Houd Shift ingedrukt terwijl u tekent om een vierkant te maken van de rechthoek.

Het gereedschap Rechthoek

Hiermee maakt u cirkels en elliptische vormen. U kunt de lijnkleur, de vulkleur en de lijndikte aanpassen met de Kleurkiezer en het pop-upmenu Lijndikte. Sleep om de vorm te vergroten. Houd Shift ingedrukt terwijl u tekent om van de ellips een cirkel te maken.

Het gereedschap Ovaal

Het gereedschap Tekst Hiermee maakt u een zwevend tekstveld dat uit meerdere regels bestaat. U kunt de vulkleur, het lettertype en de tekengrootte aanpassen met de kleurkiezer, het pop-upmenu Lettertype en het pop-upmenu Tekengrootte. Sleep om een tekstgebied te maken waar u kunt typen.

Hiermee laat u een vinkje, pijl, ster of kruis op het scherm achter. Het standaardstempel is het vinkje. U kunt de stempelafbeelding wijzigen door op de knop met de pijl, de ster, het vinkje en het kruis te klikken. U kunt de afbeeldingskleur en de vormgrootte aanpassen met de Kleurkiezer en het pop-upmenu Grootte. Als uw bedrijf een licentie voor uw Connect Enterprise-account heeft, kunt u een aangepaste afbeelding voor het stempel gebruiken. Zie Aangepaste whiteboardstempels in de installatie- en configuratiegids bij Adobe Connect Enterprise Server 6.

Het gereedschap Stempel

Hiermee maakt u de vorige handeling ongedaan. U kunt de volgende acties ongedaan maken: het tekenen van een vorm, het verplaatsen van een vorm, het formaat wijzigen van een vorm, het wissen van het whiteboard en het wijzigen van de vormeigenschappen. Het aantal malen dat u deze bewerking in de pod kunt uitvoeren, is onbeperkt.

Ongedaan maken

Opnieuw Wissen Afdrukken

Hiermee herhaalt u de vorige handeling. Hiermee wist u het hele whiteboard. Hiermee drukt u de inhoud van een whiteboard af.


Het formaat van de pod Delen wijzigen wanneer u inhoud weergeeft De inhoud die een gastheer of presentator weergeeft in de pod Delen, kan door alle deelnemers van de vergadering worden bekeken. De deelnemers kunnen schakelen tussen een pod Delen in het volledige scherm en de oorspronkelijke grootte als de gastheer deze functie inschakelt. Het formaat van de pod Delen wijzigen wanneer u inhoud weergeeft ❖ Klik in de pod Delen op de knop Volledig scherm. Klik nogmaals op deze knop om de oorspronkelijke grootte van de pod Delen te herstellen.

Bestanden uploaden en beheren met de pod voor het delen van bestanden Gastheren en presentatoren kunnen vanaf hun computers of vanuit de inhoudsbibliotheek bestanden uploaden om deze te delen met deelnemers aan de vergadering. Deelnemers aan de vergadering kunnen geen bestanden uploaden. De gastheer kan echter de status van de deelnemers wijzigen zodat ze bestanden kunnen uploaden. Deelnemers die bestanden willen uploaden, moeten de gastheer vragen hun deelnemersrol te wijzigen of machtigingen te verlenen voor de pod Bestanden delen. Een bestand uploaden vanuit de inhoudsbibliotheek

1 Klik op Bestand uploaden. 2 Klik op Toevoegen uit inhoudsbibliotheek. 3 Navigeer naar de map die het bestand bevat. 4 Selecteer het bestand en klik op Openen. De bestandsnaam wordt weergegeven in de pod Bestanden delen. Een bestand uploaden vanaf uw computer

1 Klik op Bestand uploaden. 2 Klik op Toevoegen vanaf Deze computer. Het venster Door de inhoud bladeren wordt weergegeven. 3 Navigeer naar de map die het bestand bevat. 4 Selecteer het bestand en klik op Openen. De bestandsnaam wordt weergegeven in de pod Bestanden delen. Een bestand downloaden

Deelnemers aan de vergadering kunnen bestanden downloaden van de pod Bestanden delen naar hun computers. 1 Selecteer in de pod Bestanden delen het bestand dat u wilt downloaden. 2 Selecteer Opslaan op Deze computer. Er wordt een browservenster weergegeven met het dialoogvenster Opslaan op Deze computer. 3 Klik op de knop Klik om te downloaden. 4 Navigeer naar de gewenste locatie. 5 Klik op Opslaan. De naam van een bestand wijzigen

Met deze bewerking wijzigt u alleen het label dat in de pod Bestanden delen wordt weergegeven. De daadwerkelijke bestandsnaam verandert niet. 1 Kies in de pod Bestanden delen het bestand waarvan u de naam wilt wijzigen. 2 Klik in de rechterbenedenhoek op de knop Podopties. 3 Kies Naam geselecteerde wijzigen in het pop-upmenu.


4 Voer de nieuwe naam in het tekstvak Naam in en klik op OK. Een bestand verwijderen

1 Kies in de pod Bestanden delen het bestand dat u wilt verwijderen. 2 Klik in de rechterbenedenhoek op de knop Podopties. 3 Kies Geselecteerde verwijderen in het pop-upmenu. De bestandsnaam verdwijnt uit de lijst met bestanden.

Webpagina's aan deelnemers weergeven Tijdens vergaderingen willen gastheren of presentatoren wellicht websites laten zien. U kunt de webkoppelingenpod gebruiken om een bepaalde URL in de browsers van de deelnemers te openen. Een nieuwe webkoppeling toevoegen

1 Klik in de rechterbenedenhoek op de knop Podopties. 2 Kies Koppeling toevoegen. 3 Typ de naam en het pad van de URL in de tekstvakken. 4 Klik op OK. De naam van de URL wordt in de webkoppelingenpod weergegeven. Een webkoppeling voor alle deelnemers weergeven

1 Kies een koppeling in de webkoppelingenpod, of voer een URL in het tekstvak Bladeren naar in. 2 Klik op Bladeren naar. De deelnemers aan de vergadering bladeren naar de koppeling. De naam van een webkoppeling wijzigen

1 Kies een URL-naam in de webkoppelingenpod. 2 Klik in de rechterbenedenhoek op de knop Podopties. 3 Kies Naam geselecteerde koppeling wijzigen in het pop-upmenu. 4 Typ de nieuwe naam in het tekstvak URL-naam. 5 Klik op OK. De nieuwe URL-naam wordt in de webkoppelingenpod weergegeven. Een webkoppeling verwijderen

1 Kies een koppeling in de webkoppelingenpod. 2 Klik in de rechterbenedenhoek op de knop Podopties. 3 Kies Geselecteerde verwijderen in het pop-upmenu. De koppeling verdwijnt uit de webkoppelingenpod.

Deelnemers beheren Informatie over de pod Deelnemerlijst In de pod Deelnemerlijst kunnen de deelnemers in een oogopslag zien wie zich bij een vergadering heeft aangemeld, en de naam, rol en status van iedereen controleren. U kunt tevens communiceren met de presentator door uw deelnemerstatus naast uw naam weer te geven.


Als audioconferentiegesprekken zijn ingeschakeld, kunt u de status van uw conferentiegesprek zien, bellen om deel te nemen aan de telefonische vergadering en uw telefoonverbinding dempen. Een gastheer kan de presentie van een vergadering en de machtigingen van deelnemers beheren.

De pod Deelnemerlijst gebruiken om de namen, de rollen en de conferentiegesprekstatus te controleren

Zie ook “Informatie over audio in vergaderingen” op pagina 29 “Audioconferentie in een vergadering gebruiken” op pagina 62

Informatie over de namen van aanwezigen Gebruikers van Adobe Acrobat Connect Professional die zich met een wachtwoord hebben aangemeld, worden met hun hele naam zoals deze is geregistreerd in Acrobat Connect Enterprise Manager weergegeven in de pod Deelnemerlijst. Als een deelnemer zich als gast heeft aangemeld bij een vergadering, is de naam in de pod Deelnemerlijst de naam die de gast bij de aanmelding heeft opgegeven. Binnen een rollengroep worden de namen van de deelnemers in alfabetische volgorde gerangschikt.

De status van een deelnemer wijzigen De deelnemerstatus is standaard leeg. De deelnemers kunnen hun eigen status echter wijzigen. Wanneer een deelnemer een status selecteert, wordt rechts naast de naam van de desbetreffende deelnemer een pictogram weergegeven. Deelnemers kunnen hun status op een willekeurig moment tijdens een vergadering wissen. Wanneer u een bericht hebt beantwoord en de status van de deelnemer wilt wissen, kiest u Gebruikersstatus wissen in het menu Podopties van de pod Deelnemerlijst. In de volgende tabel worden de statusinstellingen en -pictogrammen beschreven. Deelnemerstatus Ik heb een vraag

Sneller

Langzamer

Luider spreken

Minder luid spreken

Pictogram


Deelnemerstatus

Pictogram

Goedgekeurd

Afgekeurd

Even afwezig

Uw status wijzigen

1 Klik op de balk Mijn status in de pod Deelnemerlijst. In een pop-upmenu wordt een lijst met beschikbare statusinstellingen weergegeven. 2 Kies de status die u de presentatoren wilt tonen. De status van een deelnemer wissen (gastheer en presentator)

1 Selecteer de naam van een deelnemer. 2 Klik op de knop Podopties in de rechterbenedenhoek van de pod Deelnemerlijst. 3 Kies de optie Gebruikersstatus wissen.

De verbindingsstatus weergeven Een groep balken, vergelijkbaar met de balken die de signaalsterkte van een mobiele telefoon aangeven, verschijnt naast de naam van een deelnemer in de pod Deelnemerlijst om de verbindingsstatus van de desbetreffende deelnemer aan te geven. Wanneer de verbindingssnelheid van een deelnemer onder de huidige bandbreedte van de vergaderruimte valt, neemt het aantal balken in het pictogram af. Een gastheer kan de statusindicatoren van de netwerkverbinding configureren om deze tijdens een vergadering op een willekeurig moment aan of uit te zetten. 1 Klik op de knop Podopties

in de rechterbenedenhoek van de pod Deelnemerlijst.

2 Kies Verbindingsstatus tonen in het pop-upmenu. Als u een gastheer bent, kunt u Verbindingsstatus tonen in het podmenu selecteren. De netwerkverbindingsstatus is ingeschakeld en wordt aan alle deelnemers aan de vergadering getoond. Als de optie niet is geselecteerd, worden de verbindingsstatusindicatoren voor de gebruikers van de vergadering verborgen.

De rol van een deelnemer weergeven of wijzigen Een gastheer kan de rol van een deelnemer wijzigen in de pod Deelnemerlijst om deelnemers indien nodig een hogere of lagere rol te geven. Als gastheer kunt u tevens uw eigen rol wijzigen. U kunt uzelf een lagere rol geven als presentator of deelnemer zodat u kunt zien wat de deelnemers met andere rollen in de vergaderruimte zien. Hoewel u uw eigen rol kunt verlagen in de pod Deelnemerlijst, kunt u uw rol niet verhogen. Daarvoor moet u het menu Presenteren gebruiken. Gegevens van een deelnemer weergeven ❖ Beweeg de aanwijzer boven een naam om de volledige naam, de rol tijdens de vergadering, de audioconferentiestatus, de verbindingsstatus en de uitgebreide machtigingen van de deelnemer te zien. De rol van een deelnemer wijzigen

1 Kies in de pod Deelnemerlijst de naam van de deelnemer van wie u de rol wilt wijzigen. 2 Klik op Gebruikersrol instellen

in de linkerbenedenhoek van de pod Deelnemerlijst.

3 Kies in het pop-upmenu de rol die u aan de geselecteerde deelnemer wilt toekennen: Deelnemer, Presentator of Gastheer. Het pictogram van de deelnemer verandert op alle schermen van de aanwezigen en de deelnemersnamen worden opnieuw gesorteerd in de lijst op basis van de rol.


Uw eigen rol wijzigen

1 Als u een gastheer bent, klikt u in de menubalk boven aan het vergaderruimtevenster op Presenteren. 2 Selecteer een van de volgende opties:

• Een deelnemer van me maken. • Een presentator van me maken. • Een gastheer van me maken. Uw rolpictogram verandert op de schermen van alle deelnemers.

Een deelnemer uit een vergadering verwijderen Een gastheer kan een deelnemer uit een vergadering verwijderen. 1 Kies in de pod Deelnemerlijst de naam van de deelnemer die u wilt verwijderen. 2 Klik op de knop Podopties in de rechterbenedenhoek van de pod Deelnemerlijst. In een pop-upmenu wordt een lijst met beschikbare podopties weergegeven. 3 Kies Geselecteerde gebruiker verwijderen in het pop-upmenu.

Zie ook “De Adobe Connect Enterprise-account beheren” op pagina 201

Verbeterde deelnemersrechten toewijzen Een gastheer kan de machtigingen van een deelnemer wijzigen om de deelnemer controle over geselecteerde pods te geven. Dit is een manier om de machtigingen van een deelnemer uit te breiden zonder de rol van de deelnemer te verhogen naar presentator. De machtigingen van meerdere deelnemers wijzigen 1 Kies de naam van de deelnemer in de pod Deelnemerlijst. Als u de machtigingen van meerdere deelnemers wilt wijzigen, kiest u meerdere namen. 2 Klik op de knop Podopties in de pod Deelnemerlijst. 3 Kies Verbeterde deelnemersrechten wijzigen. 4 Kies in het dialoogvenster de pods waarover de deelnemer de controle mag hebben. 5 Klik op OK. De gebruiker beschikt over de volledige functionaliteit van alle geselecteerde podtypen.

Audioconferentie in een vergadering gebruiken Een audioconferentiegesprek starten of stoppen Om de functies voor audioconferentiegesprekken in Acrobat Connect Professional te kunnen gebruiken, moet de maker van de vergadering een account met een audioconferentiebrug hebben geïnstalleerd. Voor meer informatie over de beschikbaarheid van een audioconferentiebrug voor uw account neemt u contact op met uw accountbeheerder. Als u een audioconferentiebrug hebt geïnstalleerd, moet u gegevens voor de audioconferentie opgeven, zoals het inbelnummer en de deelnemerscode, wanneer u de vergadering maakt of wanneer u de vergaderinggegevens bewerkt. Als u een audioconferentiebrug hebt en u wilt dat het conferentiegesprek wordt geïntegreerd met de vergadering, kunt u de optie Mijn (servicenaam)-audioconferentie selecteren met deze vergadering selecteren op de pagina Informatie over vergadering. U kunt de gegevens van uw audioconferentiegesprek opslaan, zoals de moderatorcode, de client-id en het wachtwoord, in Acrobat Connect Enterprise Manager onder Mijn profiel > Mijn voorkeuren bewerken.


Tijdens een vergadering initialiseert u de verbinding van het conferentiegesprek met de audiobrug door Audioconferentie starten te selecteren in de pod Deelnemerlijst. Nadat de telefonische conferentie is geïnitialiseerd, kunt u zich afmelden bij de pod Deelnemerlijst of inbellen. Met Audioconferentie stoppen wordt de verbinding met iedereen in de vergadering verbroken en het gesprek beëindigd. Nadat een audioconferentie is gestart, wordt voor alle deelnemers een dialoogvenster weergegeven waarin zij worden uitgenodigd om aan de telefonische conferentie deel te nemen. Een audioconferentie starten

1 Klik op de knop Opties telefonische conferentie onder aan de pod Deelnemerlijst. 2 Kies Audioconferentie starten in het pop-upmenu. Wanneer de audioconferentie start, wordt het inbelnummer of worden de inbelnummers weergegeven aan de rechterkant van het vergaderingvenster. Een audioconferentie stoppen

1 Klik op de knop Opties telefonische conferentie onder aan de pod Deelnemerlijst. 2 Kies Audioconferentie stoppen in het pop-upmenu.

Deelnemers invoegen in een audioconferentiegesprek Acrobat Connect Professional biedt gastheren verschillende opties om uit te bellen om deelnemers in te voegen in een audioconferentiegesprek. U kunt uitbellen naar een geregistreerde deelnemer met het telefoonnummer dat is opgeslagen in zijn of haar profiel, of door een nieuw telefoonnummer in te voeren. Als u een ongeregistreerde deelnemer alleen wilt opnemen in een conferentiegesprek, kunt u een nieuwe naam en het te bellen nummer opgeven. U kunt een offline nummer maken dat later kan worden gebeld en een lijst met offline nummers maken die tegelijk worden gebeld. Bovendien kunt u de verbinding met geselecteerde deelnemers verbreken. Acrobat Connect Professional verschaft audioaankondigingen wanneer een deelnemer een vergadering betreedt of verlaat, wanneer een vergadering is beëindigd en wanneer een vergadering wordt verlengd. Een nieuwe telefonische gebruiker bellen

1 Klik op de knop Opties telefonische conferentie onder aan de pod Deelnemerlijst. 2 Kies Nieuwe telefoongebruiker bellen in het pop-upmenu. Het dialoogvenster Nieuwe telefoongebruiker bellen wordt weergegeven. 3 Geef de naam en het telefoonnummer van de deelnemer op. 4 Kies Nu bellen om de deelnemer onmiddellijk te bellen. De deelnemer wordt gebeld en het pictogram Gesprek

wordt rechts van de deelnemernaam weergegeven.

Een lijst met deelnemers maken om later te bellen

1 Klik op de knop Opties telefonische conferentie onder aan de pod Deelnemerlijst. 2 Kies Nieuwe telefoongebruiker bellen in het pop-upmenu. Het dialoogvenster Nieuwe telefoongebruiker bellen wordt weergegeven. 3 Geef de naam en het telefoonnummer van de deelnemer op. 4 Kies Later bellen. De deelnemer wordt toegevoegd aan de pod Deelnemerlijst als een offline deelnemer (grijs deelnemerpictogram zonder telefoonpictogram). Een deelnemer bellen die zich heeft aangemeld bij Acrobat Connect Professional

1 Kies in de pod Deelnemerlijst de naam van de deelnemer die u aan de audioconferentie wilt toevoegen. 2 Kies Geselecteerde gebruiker bellen in het pop-upmenu.


Het dialoogvenster Uitbellen wordt weergegeven. U kunt een nieuw telefoonnummer invoeren of een nummer in de lijst met nummers voor de deelnemer kiezen. 3 Klik op Bellen. De deelnemer wordt gebeld. Bellen naar meerdere nummers tegelijk

1 Kies in de pod Deelnemerlijst de namen van de deelnemers die u aan de audioconferentie wilt toevoegen. 2 Kies Geselecteerde gebruiker bellen in het pop-upmenu. Alle geselecteerde deelnemers worden gebeld.

Informatie over de status van de audioconferentie Als een gastheer de audioconferentiefunctie inschakelt tijdens een vergadering en als een deelnemer inbelt of wordt gebeld, verschijnt een pictogram met de status van de audioconferentie naast de naam van de deelnemer. Wanneer een deelnemer inbelt of een gastheer opbelt, wordt een statuspictogram van het conferentiegesprek weergegeven aan de rechterkant van de deelnemernaam, zodat u snel de status van het conferentiegesprek van de deelnemer kunt zien. Deelnemerstatus

Pictogram

Aan de telefoon

Spreekt

Nummer kiezen In de wachtstand

Gedempt

De besturingselementen Dempen, Volume en In de wachtstand gebruiken In de pod Deelnemerlijst kan een gastheer het volume van een deelnemer wijzigen, de verbinding dempen en de gebruiker in de wachtstand zetten. Het volume regelen

1 Selecteer de deelnemernaam in de pod Deelnemerlijst. 2 Klik op de knop Volume (luidsprekerpictogram). 3 Schuif de knop omhoog of omlaag om het volume te verhogen of te verlagen. Een deelnemer dempen

1 Selecteer de deelnemernaam in de pod Deelnemerlijst. 2 Klik op de knop Volume (luidsprekerpictogram). 3 Klik op de knop Dempen (geen luidsprekerpictogram). De andere deelnemers kunnen de deelnemer niet horen. Een deelnemer in de wachtstand zetten

1 Selecteer de deelnemernaam in de pod Deelnemerlijst. 2 Klik op de knop In de wachtstand (pictogram in de vorm van een hand). De deelnemer kan niet worden gehoord en kan het audiosegment van de vergadering niet horen.


Twee lijsten samenvoegen voor dezelfde beller in een conferentiegesprek Als een deelnemer zich aanmeldt bij een vergadering en vervolgens wordt ingebeld bij een audioconferentie, worden de twee items automatisch samengevoegd en wordt slechts één naam voor de gebruiker weergegeven. Als het telefoonnummer van de deelnemer echter niet wordt herkend, wordt de deelnemer mogelijk tweemaal weergegeven in de lijst, eenmaal onder Acrobat Connect Professional met een naam en eenmaal onder Onbekende oproep zonder naam. Als een gastheer weet dat een deelnemer tweemaal is vermeld, kan de gastheer de functie Beller-id samenvoegen gebruiken om de vermeldingen samen te voegen. 1 Selecteer in de pod Deelnemerlijst de naam van een Acrobat Connect Professional-deelnemer. 2 Houd Ctrl ingedrukt en klik op de naam van een deelnemer bij Onbekende oproep. 3 Klik in het onderste gedeelte van de pod op de knop Gebruikers samenvoegen

.

De twee vermeldingen worden samengevoegd tot één onder de gebruikersgroep van Acrobat Connect Professional. Opmerking: de conferentieadapter moet zijn ingeschakeld om audioconferentiefuncties tijdens uw vergadering te kunnen gebruiken.

Deelnemen aan een conferentiegesprek of de telefoon dempen Nadat een audioconferentie is gestart tijdens een vergadering waaraan u deelneemt, wordt een dialoogvenster weergegeven waarin u wordt gevraagd om deel te nemen. In het dialoogvenster kunt u uw telefoonnummer invoeren zodat Acrobat Connect Professional het nummer kan bellen en u kan toevoegen aan de conferentie. Als de vergadering waaraan u deelneemt, meerdere inbelnummers heeft (zoals een vergadering met internationale deelnemers en lokale inbelnummers voor elk land), kunt u een lijst met inbelnummers zien. De lijst wordt automatisch weergegeven tijdens de eerste vijf seconden nadat u zich bij de vergadering hebt aangemeld. U kunt deze lijst ook op elk gewenst moment bekijken wanneer u bent aangemeld. U kunt ook uw verbinding dempen zodat u naar het conferentiegesprek kunt luisteren, maar niet kunt worden gehoord. Deelnemen aan het audioconferentiegesprek

1 Geef uw telefoonnummer op in het dialoogvenster Deelnemen aan audioconferentie. Als u het dialoogvenster Deelnemen aan audioconferentie niet kunt zien, kiest u Info teleconferentie tonen. 2 Klik op Mijn telefoon bellen. U kunt ook Mijn telefoon bellen selecteren in het menu Mijn status. De lijst met inbelnummers weergeven tijdens een vergadering ❖ Beweeg de muiscursor over het telefoonpictogram in de rechterbovenhoek van de vergaderruimte. De knop Mijn geluid dempen gebruiken

1 Klik op de knop Mijn status in de rechterbovenhoek van de pod. 2 Kies Mijn geluid dempen in het pop-upmenu. U kunt niet worden gehoord, maar u kunt de luidspreker horen.

Vergaderingen opnemen en afspelen Informatie over het opnemen van vergaderingen Een gastheer kan een vergaderruimtesessie opnemen in geval sommige deelnemers de vergadering hebben gemist of opnieuw willen afspelen. Tijdens het afspelen toont de opname exact wat de deelnemers tijdens de vergadering hebben gezien en gehoord. Een gastheer of presentator kan een referentiearchief van de vergaderingen maken en de opnamen beschikbaar stellen aan de deelnemers.


De opname van de vergadering krijgt een URL en wordt toegevoegd aan de pagina Opnamen die bij de vergaderruimte hoort in Acrobat Connect Enterprise Manager. Als u een opname wilt afspelen, hebt u een internetverbinding, de opnameURL en machtiging om de opname te zien nodig.

Een vergadering opnemen Als u een gastheer bent, kunt u een opnameoptie selecteren. Alles wat in een vergaderruimte gebeurt, wordt opgenomen, met uitzondering van het presentatorgebied. Aan het begin van de opname geeft u een naam en een beschrijving voor de opname op. U kunt tevens de microfooninvoer voor de audio-opname selecteren. U kunt de opname op elk moment tijdens de vergadering starten en stoppen, zodat u kunt besluiten welke vergaderinginhoud u opneemt. Als u de pod Camera en stem gebruikt om audio uit te zenden naar de deelnemers aan de vergadering, wordt alle audio automatisch opgenomen. De audio-uitzending van de pod Camera en stem is VoIP (Voice over IP). Als u een audioconferentiegesprek wilt opnemen, kunt u uw luidsprekertelefoon en uw computermicrofoon gebruiken als opnameapparaten. Als u de optie Audio van telefoon met luidspreker opnemen kiest wanneer u begint met opnemen, worden audio-uitzendingen van de pod Camera en stem uitgeschakeld. Alle audio-invoer naar uw computer wordt vastgelegd en opgenomen, maar niet uitgezonden naar de deelnemers. Als u uw audioconferentie hebt geïntegreerd met een audioconferentiebrug, bevat de opname audio van zowel de pod Camera en stem als van de audioconferentie. De optie Audio van telefoon met luidspreker opnemen is niet beschikbaar. Als u de Premiere-audioconferentiebrug gebruikt, moet u ervoor zorgen dat u de opname start in Acrobat Connect Professional (start uw opname niet met een Premiere-telefoontoetsopdracht). Opmerking: als u de Premiere-audioconferentieservice gebruikt en Premiere geen audio-opname kan maken wanneer u een vergadering begint op te nemen, wordt een foutbericht weergegeven. De opname van een vergadering starten

1 Klik in de menubalk op Vergadering > Vergadering opnemen. 2 Geef in het dialoogvenster Vergadering opnemen een naam en overzicht op voor de opname van de vergadering. 3 (Optioneel) Kies Audio van telefoon met luidspreker opnemen.

4 Klik op OK. Een opnamepictogram (rode cirkel) wordt in de menubalk weergegeven om aan te geven dat de vergadering wordt opgenomen. De opname van een vergadering stoppen

Als u de opname van een vergadering wilt stoppen, doet u het volgende:

• Plaats de muisaanwijzer boven de rode cirkel in de menubalk en kies Opname stoppen in het pop-upmenu. • Kies Vergadering > Vergadering opnemen om het rode selectievakje op de menubalk uit te schakelen. De opname van de vergadering wordt opgeslagen en kan op elk gewenst moment worden afgespeeld.


Een opgenomen vergadering afspelen Een gastheer of presentator kan een URL beschikbaar stellen zodat de deelnemers de opname van een vergadering kunnen afspelen. Aan elke opname wordt automatisch een unieke URL toegewezen, die wordt opgeslagen op het tabblad Opnamen van de vergaderruimte in Acrobat Connect Enterprise Manager. Een deelnemer die toegang heeft, kan de gegevens van de opname zien, zoals het schijfgebruik, de machtigingen, de opnamedatum en de duur. De gastheer van de vergadering kan op deze pagina de opnametitel en het overzicht bewerken. Wanneer u een opname afspeelt, wordt een opnamenavigatiebalk weergegeven in een ruimte onder de vergaderruimte. Voor optimale prestaties bij het afspelen van een opname wordt een snelle internetverbinding aangeraden. A

B

C

D

E

Navigatiebalk voor opnamen A. Werkbalk verbergen B. Archieftranscriptie tonen/verbergen C. Knop Afspelen/Pauze D. Statusbalk E. Verlopen tijd

Een opname afspelen vanaf een URL ❖ Klik op de opname-URL die de presentator u heeft gestuurd.

De opname wordt in de browser geopend en is klaar om te worden afgespeeld. Een opname afspelen in Acrobat Connect Enterprise Manager

1 Klik op het tabblad Vergaderingen om naar de vergaderingenbibliotheek in Acrobat Connect Enterprise Manager te gaan. 2 Klik in de vergaderingenbibliotheek op de vergaderingkoppeling van de opname. 3 Klik op de optie Opnamen. De pagina Opnamen wordt weergegeven met alle opnamen van de vergadering. 4 Kies de opname die u wilt afspelen. De pagina Opnamegegevens wordt weergegeven. 5 Klik op de vergadering-URL. De opname wordt afgespeeld in het vergadervenster.

Navigeren in opgenomen vergaderingen Voor elke vergaderingopname worden bepaalde gebeurtenissen geïndexeerd, zoals wijzigingen in de schermindeling, chatberichten, wijzigingen in dia's en gebruikers die de pod Deelnemerlijst of de pod Camera en stem betreden of verlaten. Elke gebeurtenis wordt aangegeven met een vermelding in de Opname-index, gevolgd door een tijdstempel. Wanneer u in de Opname-index navigeert naar een vergadering, kunt opgenomen vergaderingen filteren en zoeken. 1 Klik op de knop Archieftranscriptie weergeven

op de opnamenavigatiebalk.

2 Vouw de schermindelingmappen uit of samen om de opgenomen gebeurtenissen te zien.

Informatie over het beheer van opgenomen vergaderingen U kunt alle opnamen weergeven van een specifieke vergadering, machtigingen wijzigen, de naam van een opname wijzigen, een opname verplaatsen of een inhoudsrapport van een vergadering weergeven. U kunt een opgenomen vergadering gebruiken als inhoud voor een andere vergadering. Als u de gegevens over opgenomen vergaderingen wilt weergeven en bijwerken, klikt u op de opnametitel in Acrobat Connect Enterprise Manager en klikt u op het tabblad Opnamen.


Opgenomen vergaderingen verplaatsen naar de inhoudsbibliotheek Als u opgenomen vergaderingen (opnamen die bij een vergadering horen in een map Vergaderingenbibliotheek) wilt verplaatsen naar de inhoudsbibliotheek, moet u een beheerder of een gebruiker met machtigingen zijn om die specifieke map Vergaderingenbibliotheek te kunnen beheren. 1 Klik boven aan het venster van Acrobat Connect Enterprise Manager op het tabblad Vergaderingen. 2 Navigeer naar de vergadering die de opnamen bevat die u wilt verplaatsen. 3 Klik in de lijst op de naam van de vergadering. 4 Klik op de navigatiebalk van de pagina Informatie over vergadering op de koppeling Opnamen. 5 Schakel het selectievakje links van de opnamen die u wilt verplaatsen in. 6 Klik op de navigatiebalk op Verplaatsen. 7 Navigeer naar de maplocatie in de inhoudsbibliotheek waarnaar u de opname wilt verplaatsen door op de maptitels of op de knop Eén niveau omhoog te klikken. (Tijdens het navigeren wordt de nieuwe bestemming weergegeven in de rechterbovenhoek van het venster Connect Enterprise Manager.) 8 Klik op Verplaatsen. De pagina Opnamen wordt weergeven met een bijgewerkte opnamelijst.

Een vergaderingopname verwijderen Als u een vergaderingopname die bij een vergadering hoort, wilt verwijderen, moet u een beheerder of een gebruiker met machtigingen voor het beheer van die specifieke map Vergaderingenbibliotheek zijn. Wanneer u een opname verwijdert, verwijdert u deze uit de vergaderingenbibliotheek. (Tijdens dit proces wordt de opname niet verwijderd uit de inhoudsbibliotheek als u de opname daar naartoe had verplaatst). Als u een vergaderingopname wilt verwijderen die u naar de inhoudsbibliotheek had verplaatst, raadpleegt u “Een map of bestand uit een bibliotheek verwijderen” op pagina 18. 1 Klik boven aan het venster van Acrobat Connect Enterprise Manager op het tabblad Vergaderingen. 2 Navigeer naar de vergadering die de opnamen bevat die u wilt verwijderen. 3 Klik in de lijst op de naam van de vergadering. 4 Klik op de navigatiebalk van de pagina Informatie over vergadering op de koppeling Opnamen. 5 Schakel op de pagina Opnamen het selectievakje links van de opname(n) die u wilt verwijderen in. 6 Klik boven de lijst op Verwijderen. 7 Klik op de bevestigingspagina op Verwijderen. De pagina Opnamen wordt weergeven met een bijgewerkte opnamelijst.

Vergaderinggebeurtenissen filteren Als u een gebeurtenis wilt zoeken en weergeven, kunt u de filterfunctie gebruiken in de Opname-index. U kunt alle gebeurtenissen, één gebeurtenis, gebeurtenistypen of een combinatie van indexeerbare gebeurtenissen weergeven. Gebeurtenissen die gefilterd kunnen worden, zijn schermindelingwijzigingen, chatberichten, diawijzigingen en gebruikers die de pod Deelnemerlijst of Camera en stem betreden of verlaten. 1 Klik boven aan de Opname-index op Gebeurtenissen selecteren. 2 Kies een optie in de pop-upmenu's. Een gefilterde lijst met vergaderinggebeurtenissen wordt in de Opname-index weergegeven.

Zoeken naar een vergaderinggebeurtenis Als u een specifieke vergaderinggebeurtenis wilt zoeken, kunt u de zoekfunctie in de Opname-index gebruiken. U kunt een zoekterm invoeren in het tekstvak Zoeken in de Opname-index. Alle gebeurtenissen die een overeenkomst vertonen, worden roze weergegeven. U kunt de volgende termen zoeken in een archief:

• Namen van deelnemers aan de vergadering


• Tekst in alle notitiepods • Tekst in alle chatpods • Tekst op dia's die tijdens de vergadering zijn getoond 1 Typ een zoekterm in het tekstvak boven aan de Opname-index. 2 Klik op Zoeken. In de Opname-index wordt een lijst met items weergegeven.

Notities maken tijdens een vergadering De notitiepod gebruiken Als gastheer of presentator kunt u een notitiepod gebruiken om notities te maken die alle deelnemers kunnen zien. In tegenstelling tot een chatbericht in een chatpod wordt de tekstnotitie in een notitiepod alleen door presentatoren gemaakt en weergegeven. De notitie blijft de hele vergadering zichtbaar in een notitiepod, of totdat een presentator de notitie bewerkt of een andere notitie weergeeft. Een gastheer kan de notitiepod verwijderen uit de weergave of overschakelen op een andere ruimteschermindeling die de notitiepod niet bevat. Een nieuwe vergadering die wordt gemaakt op basis van de standaardvergaderingsjabloon, bevat drie schermindelingen. Elke schermindeling bevat een exemplaar van dezelfde notitiepod. Wanneer u een bericht typt in de notitiepod van een schermindeling, wordt dezelfde tekst in de drie schermindelingen weergegeven. Met de optie Nieuwe notitiepod kunt u één exemplaar van een notitiepod maken, die in slechts één schermindeling wordt weergegeven. U kunt de notitiepod op verschillende manieren gebruiken:

• Om één vaste notitie te maken die tijdens de hele vergadering zichtbaar is voor de deelnemers. • Om meerdere notities in één pod te maken. • Om meerdere notitiepods te maken en verschillende notities weer te geven. U kunt ook de inhoud van een notitiepod per e-mail versturen.

Een notitiepod maken Een gastheer kan meerdere notitiepods met verschillende tekst maken en weergeven. U kunt verschillende notitiepods voor verschillende schermindelingen en vergaderingen gebruiken. Wanneer u een notitiepod maakt, wordt er een standaardnaam aan toegewezen, zoals Notitie 1, Notitie 2, enzovoort. U kunt de naam van een notitiepod wijzigen nadat u deze hebt gemaakt. ❖ Kies in de menubalk boven aan het podium de optie Pods > Notitie > Nieuwe notitiepod, of kies Nieuwe notitie in het optiemenu van de notitiepod.

Op het podium wordt een nieuwe notitiepod weergegeven. U kunt de pod verplaatsen, de grootte wijzigen en de naam veranderen.

Een notitie toevoegen aan een notitiepod Een gastheer of presentator kan tekst aan een willekeurige notitiepod toevoegen of de tekst in een willekeurige pod wijzigen. 1 Klik in de notitiepod. 2 Typ de tekst die u in de notitiepod wilt weergeven. De deelnemers aan de vergadering zien onmiddellijk de nieuwe tekst.

Meerdere notities in een notitiepod maken Een gastheer of presentator kan meer dan een notitie maken in een notitiepod en kiezen welke notitie wordt weergegeven.


Meerdere notities maken

1 Klik in de rechterbenedenhoek op de knop Podopties. 2 Kies Nieuwe notitie in het pop-upmenu. De weer te geven notitie selecteren

1 Klik op de knop Podopties in de rechterbenedenhoek van de notitiepod. 2 Kies de optie Notitie selecteren. 3 Kies de naam van de notitie die u wilt weergeven in het pop-upmenu.

Een notitie bewerken Een gastheer of presentator kan de tekst in een notitiepod bewerken. Voor de hele tekst in een pod wordt dezelfde opmaak gebruikt. De deelnemers zien onmiddellijk wijzigingen in de tekst. 1 Klik op een willekeurige plaats binnen de notitiepod die de tekst bevat die u wilt bewerken. 2 Wijzig de tekst. 3 Als u de tekengrootte wilt wijzigen, klikt u op de knop Podopties kiest u Tekengrootte. Kies vervolgens een tekengrootte.

in de rechterbenedenhoek van de notitiepod en

4 Als u de uitlijning van de tekst wilt wijzigen, klikt u op de knop Podopties in de rechterbenedenhoek van de notitiepod, kiest u Tekst uitlijnen en kiest u een uitlijnoptie: links, centreren of rechts.

De naam van een notitie wijzigen Wanneer een gastheer of presentator een notitie maakt, wordt er een standaardnaam aan toegewezen, zoals Notitie 1 of Notitie 2. Als u een gastheer bent, kunt u de naam van een notitie wijzigen. Dubbelklik op de naam en geef een nieuwe naam op, of volg de onderstaande procedure. 1 Klik in de menubalk op Pods. 2 Kies Pods organiseren. Het dialoogvenster Pods organiseren wordt weergegeven. 3 Kies de naam van de notitiepod die u wilt wijzigen. 4 Klik op Naam wijzigen. Het dialoogvenster Naam pod wijzigen wordt weergegeven. 5 Typ de nieuwe naam. 6 Klik op OK. De nieuwe naam wordt weergegeven in het dialoogvenster Pods organiseren. 7 Klik op Gereed.

Een notitie verwijderen 1 Klik in de menubalk op Pods. 2 Kies Pods organiseren. Het dialoogvenster Pods organiseren wordt weergegeven. 3 Kies de naam van de notitie die u wilt verwijderen. 4 Klik op Verwijderen. 5 Klik op Gereed.


De inhoud van een notitiepod via e-mail verzenden • Als u een gastheer bent, kiest u in de notitiepod Notitie per e-mail verzenden in het menu Podopties (de invoegtoepassing Acrobat Connect moet zijn geïnstalleerd om deze optie te kunnen gebruiken). In uw standaarde-mailprogramma wordt een nieuw bericht weergegeven met als onderwerp Notitie en de inhoud van de notitiepod in de hoofdtekst. Bewerking indien nodig de notitie, geef de geadresseerde(n) op en verzend het bericht.

Chatopties tijdens een vergadering Informatie over de pods Chat en Vragen en antwoorden U kunt met de andere deelnemers communiceren tijdens een vergadering met een chatpod om een chatbericht te verzenden of te ontvangen. Als u een vraag hebt en de vergadering niet wilt verstoren, of als u niet kunt spreken tijdens een vergadering omdat het geluid niet is ingeschakeld op uw computer, kunt u een chatbericht sturen aan de presentatoren of een andere deelnemer aan de vergadering. Wanneer u bijvoorbeeld voor het eerst een vergaderruimte betreedt, kunt u zich voorstellen door iedereen in de ruimte een chatbericht te sturen. U kunt ook een chatbericht sturen naar de organisator van de vergadering om een vraag te stellen over de planning van de gebeurtenissen. Als presentator kunt u meer dan een chatpod tegelijk gebruiken. U kunt aangeven of u de inhoud van de chatpod aan iedereen wilt weergeven, of alleen aan presentatoren (en gastheren). In de chatpod worden berichten weergegeven in de volgorde waarin ze worden ontvangen. Vragen en antwoorden zijn niet gekoppeld en ze kunnen op verschillende plaatsen in de lijst in de chatpod staan. Presentatoren kunnen deelnemers toestaan privé te chatten, een chat te wissen en chatmeldingen uit te schakelen. De inhoud van de chatpod is vast en blijft in een vergaderruimte aanwezig totdat u de inhoud verwijdert. Als u de inhoud van een chatpod voor toekomstig gebruik wilt bewaren, kunt u de inhoud via e-mail verzenden. U kunt de pod Vragen en antwoorden gebruiken om vragen van deelnemers te beantwoorden. De pod Vragen en antwoorden is gekoppeld aan de chatpod. Wanneer een deelnemer een vraag stelt in de chatpod, kan een presentator de vraag in de koppelde pod Vragen en antwoorden beantwoorden. Wanneer een presentator een vraag beantwoordt, worden de vraag en het antwoord weergegeven als een paar in de chatpod.

Een gastheer of presentator koppelt de pod Vragen en antwoorden aan de chatpod.

Een deelnemer stuurt een vraag in via de chatpod (vragen en antwoorden)


De presentator selecteert een vraag en beantwoordt deze via de koppelde pod Vragen en antwoorden

De vraag en het antwoord worden als paar in de chatpod weergegeven

Een chatbericht verzenden U kunt de chatpod gebruiken om een chatbericht op te stellen en dit aan een specifieke deelnemer, aan alle presentatoren van de vergadering of aan alle aanwezigen (deelnemers, presentatoren en gastheren) te sturen. Wanneer u een chatbericht ontvangt van een deelnemer aan de vergadering, wordt in uw chatpod de naam van de afzender en het bericht weergegeven. Als het bericht aan iedereen is verstuurd, wordt de naam van de afzender gevolgd door het bericht. Als het bericht alleen aan u is verstuurd, wordt de naam van de afzender gevolgd door "(privé)". Als het bericht alleen aan de presentatoren is verstuurd, wordt de naam van de afzender gevolgd door "(presentatoren)". 1 Kies een van de volgende opties in het pop-upmenu onder aan de chatpod:

• De naam van een deelnemer aan wie u het bericht wilt sturen • Presentatoren • Iedereen 2 Klik in de chatpod op het tekstvak. 3 Voer uw bericht in. 4 Voer een van de volgende handelingen uit:

• Klik naast het tekstvak op de knop Bericht verzenden. • Druk op Enter of Return. Uw naam wordt in de chatpod weergegeven, gevolgd door de geselecteerde geadresseerde en uw bericht.

Privéchat tussen deelnemers uitschakelen Standaard kunnen twee deelnemers privéchatten. Wanneer Privéchat toestaan voor deelnemers is ingeschakeld, kunnen de deelnemers berichten sturen aan aparte deelnemers, of aan presentatoren en alle deelnemers. Als gastheer kunt u deze optie uitschakelen en privéchatten voorkomen. 1 Klik op de knop Podopties in de rechterbenedenhoek van de chatpod. 2 Klik op Privéchat toestaan voor deelnemers om de optie uit te schakelen. Een vinkje geeft aan dat de optie is ingeschakeld. Opmerking: deze optie is niet beschikbaar als de chatpod is gekoppeld aan de pod Vragen en antwoorden.


Berichten in een chatpod wissen Wanneer tijdens een vergadering een lege chatpod nodig is, kan een gastheer of presentator alle berichten voor alle deelnemers wissen. 1 Klik op de knop Podopties in de rechterbenedenhoek van de chatpod. 2 Kies Chat wissen. Alle tekst wordt verwijderd uit de chatpods van de deelnemers.

Chatwaarschuwingen gebruiken Als u een gastheer of presentator bent en de invoegtoepassing Acrobat Connect gebruikt, kunt u door middel van chatwaarschuwingen communiceren met uw publiek terwijl u aan het presenteren bent en het vergadervenster is geminimaliseerd of gemaximaliseerd tot volledig scherm, waarbij de chatpod verborgen is. Als een deelnemer u een bericht stuurt terwijl u een presentatie geeft in het volledige scherm of in de modus Scherm delen, wordt een waarschuwing in de rechterbenedenhoek van het scherm weergegeven. U kunt de naam van de afzender en de eerste woorden van het bericht in het waarschuwingsvenster zien. Chatwaarschuwingen zijn standaard ingeschakeld. Als u niet wilt dat waarschuwingen tijdens uw presentatie worden weergegeven, kunt u ze uitschakelen. 1 Klik op de knop Podopties in de rechterbenedenhoek van de chatpod. 2 Kies Chatwaarschuwingen uitschakelen.

Vraag- en antwoordsessies voorzitten met de pod Vragen en antwoorden Als u een gastheer of presentator bent, geeft de pod Vragen en antwoorden u extra controle over het beheer van vragen en antwoorden tijdens een vergadering. Met deze pod kunt u een vraag doorsturen naar de relevante presentator en vragen in een wachtrij plaatsen totdat u klaar bent om ze te beantwoorden. Voor het beheer van uw wachtrij met vragen kunt u een filter toepassen zodat u bepaalde vragen ziet en andere verbergt. U kunt een vraag selecteren en bewerken, uw antwoord opgeven en het antwoord verzenden naar alle deelnemers, of alleen naar de afzender. Vragen en antwoorden worden in de pod Chat (vragen en antwoorden) als paren weergegeven. A

B

C

D

E

F

G

H

I

J

K

A. Filteropties B. Persoon die antwoordt C. Doorsturen D. Lijst met presentatoren E. Vraag verwijderen F. Lijst met binnenkomende berichten G. Tekstvak voor antwoord H. Voorvertoningsvenster I. Vraag voor iedereen beantwoorden J. Alleen afzender beantwoorden K. Podopties

De pod Vragen en antwoorden is bijvoorbeeld handig in de onderstaande situaties:

• Tijdens de introductie van een product aan meer dan 100 deelnemers worden vragen toegevoegd aan een wachtrij in de pod Vragen en antwoorden wanneer de spreker de presentatie geeft. Nadat de presentatie is voltooid, controleert de spreker de berichten, past een filter toe en begint de vragen te beantwoorden.

• Een moderator van de vergadering beantwoordt logistieke vragen, maar stuurt technische vragen door naar een ingenieur die de presentatie geeft.

• Een moderator van de vergadering stuurt bepaalde antwoorden alleen naar de afzender terug. Antwoorden die voor alle deelnemers van belang zijn, worden naar iedereen gestuurd.


Een pod Vragen en antwoorden toevoegen en koppelen aan een chatpod Als u een gastheer of presentator bent, kunt u een pod Vragen en antwoorden toevoegen aan een vergaderruimte met een bestaande chatpod. U moet een koppeling maken tussen de twee pods. Nadat de twee pods zijn gekoppeld, wordt "(Vragen en antwoorden)" toegevoegd aan de naam van de chatpod. In de modus Vragen en antwoorden kunnen deelnemers alleen berichten aan presentatoren sturen. Er kan slechts één pod Vragen en antwoorden in een vergaderruimte zijn. Een nieuwe pod Vragen en antwoorden toevoegen aan een ruimte ❖ Klik in de menubalk boven aan het podium op Pods > Vragen en antwoorden. Een chat koppelen aan een pod Vragen en antwoorden

1 Kies in de pod Vragen en antwoorden de naam van de chatpod die u wilt koppelen in het pop-upmenu. 2 Klik op Koppelen. De chatpod is gekoppeld aan de pod Vragen en antwoorden en (Vragen en antwoorden) wordt weergegeven in de chatpodnaam.

Een vraag verzenden met de chatpod Gastheren kunnen vragen verzenden met de chatpod 1 Kies in het pop-upmenu onder aan de chatpod de optie Vraag verzenden (deze optie is alleen beschikbaar als een pod Vragen en antwoorden is gekoppeld aan de chatpod). 2 Geef uw bericht op in het tekstvak en klik op de (pijl)knop Bericht verzenden, of druk op Enter.

Vragen beantwoorden met de pod Vragen en antwoorden Als u een gastheer of presentator bent, kunt u een filter toepassen op de wachtrij met berichten om snel de vragen te vinden die u wilt beantwoorden. 1 Selecteer een vraag in de lijst Binnenkomende berichten. De vraag is gemarkeerd en een duplicaat van de vraag wordt weergegeven in het voorvertoningsvenster zodat u de vraag indien nodig kunt bewerken. 2 (Optioneel) Bewerk de vraag in het voorvertoningsvenster. 3 Typ uw antwoord in het tekstvak onder aan de pod. 4 Klik op een van de volgende knoppen in de rechterbenedenhoek van de pod Vragen en antwoorden: Iedereen beantwoorden Alleen afzender beantwoorden

Hiermee stuurt u het antwoord aan alle deelnemers aan de vergadering. Hiermee stuurt u het antwoord alleen aan de deelnemer die de vraag heeft gesteld.

Wanneer een vraag wordt verzonden, wordt deze verwijderd uit de lijst Binnenkomende berichten en weergegeven in de chatpod als een vraag- en antwoordpaar in de lijst Beantwoorde vragen.

Vragen filteren en doorsturen met de pod Vragen en antwoorden Als u een gastheer of presentator bent, kunt u een filter toevoegen aan de rij met vragen in een pod Vragen en antwoorden zodat u bepaalde vragen kunt zien en kunt verbergen. U kunt ook een vraag doorsturen aan een andere presentator, die wellicht beter in staat is de vraag te beantwoorden. Uw vragen met filters beheren

1 Klik op het pop-upmenu in de linkerbovenhoek van de pod Vragen en antwoorden. 2 Kies een filter in de onderstaande lijst: Alle vragen tonen Hiermee geeft u alle vragen weer die u hebt ontvangen in een nieuwe pod of gewiste pod. Mijn vragen tonen Hiermee geeft u alleen de vragen weer die aan u zijn toegewezen. Openstaande vragen tonen Hiermee geeft u alle onbeantwoorde vragen weer die aan niemand zijn toegewezen.


Beantwoorde vragen tonen Hiermee geeft u alle vragen weer die al zijn beantwoord.

Een vraag doorsturen naar een andere presentator

1 Selecteer de vraag in de lijst Binnenkomende berichten. De vraag wordt gemarkeerd en een duplicaat van de vraag wordt in het voorvertoningsvenster weergegeven. 2 Klik op Presentator en kies de naam van een presentator in het pop-upmenu. De naam van de presentator wordt op de knop Presentator weergegeven. 3 Klik op Doorsturen.

Vragen beheren Als u een gastheer of een presentator bent, kunt u een vraag markeren als openstaand, een geselecteerde vraag verwijderen, alle vragen verwijderen en een chatpod selecteren om te koppelen aan uw pod Vragen en antwoorden. Het markeren van vragen als openstaand is nuttig omdat de presentator zo gemakkelijker kan zien welke vragen nog aandacht vereisen. U kunt ook kiezen om de naam van de afzender of de naam van de presentator voor de vragen te vermelden. Een vraag als openstaand markeren

1 Kies in de lijst Binnenkomende berichten een onbeantwoorde vraag. 2 Klik in de rechterbenedenhoek op de knop Podopties. 3 Kies Markeren als openstaand. Een bericht verwijderen

1 Kies in de lijst Binnenkomende berichten een vraag. 2 Klik in de rechterbenedenhoek op de knop Podopties. 3 Kies Vraag verwijderen De geselecteerde vraag wordt uit de lijst verwijderd. Alle vragen verwijderen

1 Kies in de lijst Binnenkomende berichten een vraag. 2 Klik in de rechterbenedenhoek op de knop Podopties. 3 Kies Alle vragen verwijderen. Alle vragen worden uit de lijst verwijderd. De naam van een afzender of presentator voor de vraag of het antwoord zetten

1 Klik in de rechterbenedenhoek op de knop Podopties. 2 Kies een van de volgende opties:

• Naam verzender tonen bij beantwoorde vraag. • Naam presentator tonen bij beantwoorde vraag. De inhoud van een chatpod via e-mail verzenden

• Kies in het podmenu van de chatpod Chathistorie per e-mail verzenden (de invoegtoepassing Acrobat Connect moet zijn geïnstalleerd om deze optie te gebruiken). In uw standaarde-mailprogramma wordt een nieuw bericht weergegeven met als onderwerp Chathistorie en de inhoud van de chatpod in de berichttekst. Bewerking indien nodig het bericht, geef de geadresseerde(n) op en verzend het bericht.


Audio en video uitzenden Informatie over het uitzenden van audio en video Met de pod Camera en stem in Acrobat Connect Professional kunnen gastheren en presentatoren live-audio, live-video of beide uitzenden en weergeven. Om audio te kunnen uitzenden, moet op de computer van de uitzender een microfoon zijn aangesloten. Om video te kunnen uitzenden, moet op de computer van de uitzender een video- of webcamera zijn aangesloten. Een gastheer moet deelnemers uitgebreide machtigingen verlenen voor de pod Camera en stem of ze aanstellen als gastheer of presentator zodat ze audio en video kunnen uitzenden. Opmerking: als u een audioconferentiebrug hebt geïnstalleerd met uw Acrobat Connect Professional-account, kunt u audioconferentie via de telefoon gebruiken.

Deelnemersrollen en audio- en video-uitzendmogelijkheden Tijdens een vergadering worden uw uitzendmogelijkheden bepaald door uw deelnemersrol, namelijk die van gastheer, presentator of deelnemer. De gastheren bepalen de deelnemertoegang tot de uitzendfuncties. De volgende audio- en videofuncties zijn beschikbaar voor de verschillende deelnemersrollen: De gastheer kan het volgende doen:

• Instellingen kiezen voor het uitzenden van audio en video • Audio en video uitzenden • De uitzendingen selecteren die u wilt ontvangen • De toegang van de deelnemers tot de uitzendmogelijkheden bepalen • De uitzending van een deelnemer stoppen De presentator kan het volgende doen:

• Instellingen kiezen voor het uitzenden van audio en video • Audio en video uitzenden • De te ontvangen uitzendingen selecteren De deelnemer kan het volgende doen:

• Indien verbeterde machtigingen door de gastheer zijn verleend voor de pod Camera en stem: audio en video uitzenden • Indien door de gastheer aangesteld als presentator: audio en video uitzenden • De te ontvangen uitzendingen selecteren

Audio-uitzendingen instellen Gebruik de wizard Audio instellen om snel uw audioapparaten in te stellen en te gebruiken. U kunt de geluidsuitvoer testen, een microfoon selecteren, het microfoonvolume regelen en het stilteniveau instellen. Het gebruik van Geavanceerde instellingen wordt aanbevolen om de manier waarop in Acrobat Connect Professional wordt omgegaan met audio nader te bepalen. Het gebruik van Geavanceerde instellingen wordt alleen aangeraden als u veel verstand hebt van audiotechnologie. Audioapparaten testen en instellingen configureren

1 Kies op de menubalk Vergadering > Wizard Audio instellen. De welkomstpagina van de wizard Audio instellen wordt weergegeven. 2 Klik op Volgende om de geluidsuitvoer te testen. 3 Klik op de pagina Geluidsuitvoer op Testen. U hoort een geluidsvoorbeeld uit de luidsprekers of de hoofdtelefoon. Als u het geluidsvoorbeeld niet hoort, klikt u op Help voor meer informatie.


4 Klik op Volgende. 5 Kies op de pagina Microfoon selecteren het type microfoon in het pop-upmenu. 6 Klik op Volgende. 7 Klik op de pagina Microfoon testen op Opnemen om uw microfoon te testen. 8 Indien in een dialoogvenster toegang tot uw camera en microfoon wordt gevraagd, klikt u op Toestaan om Acrobat Connect Professional toegang te geven tot uw camera en microfoon. 9 Klik op Volgende. 10 Klik op de pagina Stilteniveau afstemmen op Stilte. Wees stil totdat de test is voltooid. In Acrobat Connect Professional wordt een microfoongeluidsniveau ingesteld dat de achtergrondruis in uw omgeving compenseert. Geavanceerde instellingen in de wizard Audio instellen (alleen Windows)

1 Klik in de menubalk op Vergadering > Wizard Audio instellen. De welkomstpagina van de wizard Audio instellen wordt weergegeven. 2 Klik op de knop Volgende om naar stap 5 van 5 in de wizard Audio instellen te gaan. 3 Klik op de knop Geavanceerde instellingen. Het deelvenster Geavanceerde audio-instellingen wordt weergegeven. 4 Controleer of Verbeterde audio gebruiken (standaard geselecteerd) is geselecteerd. Met deze optie schakelt u automatische audiobesturing in, zoals het opheffen van echo's, microfoonvolumeregeling, stiltedetectie en ruisonderdrukking. U moet deze optie selecteren om de andere geavanceerde instellingen te gebruiken. 5 Sleep de schuifregelaar voor het stilteniveau om het niveau in te stellen. Een hogere instelling leidt tot een hogere gevoeligheid voor stilte tijdens een audio-uitzending. 6 Voor de Modus Akoestische echo-opheffing kiest u een optie om de echo op te heffen (u moet de invoegtoepassing Acrobat Connect installeren om deze optie te gebruiken): Full duplex Hiermee kunnen meerdere gebruikers tegelijk spreken. Als u echofeedback hoort, kiest u een andere optie (deze optie geniet de voorkeur voor de meeste systemen). Half duplex Hiermee kan slechts één gebruiker tegelijk spreken. Gebruik deze optie als de microfonen in uw systeem ongebruikelijk gevoelig zijn (en ongewenst achtergrondgeluid verzenden), of als de echo slecht wordt opgeheven. Koptelefoons Hiermee optimaliseert u de audio-instellingen voor gebruik met hoofdtelefoons. Deze optie gebruikt de modus Full duplex, waarin meerdere gebruikers tegelijk kunnen spreken. Uit Hiermee schakelt u de echo-opheffing uit.

7 Als u de invoegtoepassing Acrobat Connect wilt inschakelen om automatisch de optimale modus voor akoestische echoopheffing te selecteren, controleert u of De modus Akoestische echo-opheffing automatisch opmerken (standaard ingeschakeld) is geselecteerd. Als deze optie is ingeschakeld, begint de invoegtoepassing met de modus die u bij stap 6 hebt geselecteerd en wordt de modus afgesteld op basis van de informatie van de gebruikerssystemen. Als u de automatische regeling van de modus Akoestische echo-opheffing wilt uitschakelen en alleen de modus wilt gebruiken die u bij stap 6 hebt geselecteerd, kunt u deze optie uitschakelen. 8 Als u het microfoonvolume automatisch laat regelen bij verschillen in het stemniveau, moet u zorgen dat Automatisch versterkingsbeheer (standaard ingeschakeld) is geselecteerd. Schakel deze optie uit als u problemen ondervindt met een fluctuerend, onvoorspelbaar audiovolume. Als u deze optie uitschakelt, voorkomt u dat het microfoonvolume automatisch wordt geregeld. 9 Kies bij Audiokwaliteit een optie om een combinatie van alle audio-instellingen, zoals het stilteniveau, echo-opheffing en versterkingsbeheer, in te stellen voor optimale prestaties. Een hogere kwaliteitsinstelling gebruikt meer processorresources en vertraagt daarom de prestaties, maar biedt een betere audiokwaliteit. Wij raden u aan de hoogste


kwaliteitsinstelling te gebruiken die geen merkbare afname van de audio in uw systeem tot gevolg heeft. Selecteer een van de vier instellingen: Snel Biedt de snelste prestaties, maar de laagste audiokwaliteit. (Deze instelling gebruikt de minste processorresources. Gebruik deze optie voor systemen met trage processors.) Goed Biedt enigszins langzamere prestaties, maar betere audiokwaliteit. (Dit is de standaardinstelling die voor de meeste systemen wordt aanbevolen.) Best Biedt de langzaamste prestaties, maar de beste audiokwaliteit. (Gebruik deze optie voor systemen met zeer snelle processors.) Aangepast Hiermee kunt u opties voor audiokwaliteitinstellingen selecteren. Gebruik deze optie als de

standaardinstellingen geen bevredigende resultaten geven. Ga door met stap 10 om aangepaste opties te selecteren. 10 Als u bij stap 9 Snel, Goed of Best hebt geselecteerd, gaat u verder met stap 11. Als u bij stap 9 Aangepast hebt geselecteerd, kiest u uit de volgende opties:

• Kies 128 (de standaardinstelling) of 256 voor Echopad. Met de hogere instelling wordt audiofeedback in hogere mate onderdrukt. Deze instelling gebruikt meer processorresources en wordt aanbevolen voor systemen die geen hoofdtelefoons gebruiken.

• Kies Ruisonderdrukking (standaard ingeschakeld) om de hoeveelheid ruis te onderdrukken die de microfoon oppakt. Schakel de optie uit om de microfoon gevoeliger te maken.

• Kies voor akoestische echo-opheffing Snel voor de snelste prestaties en de laagste kwaliteit, Goed voor langzamere prestaties en betere kwaliteit, of Best voor de langzaamste prestaties en de beste kwaliteit.

• Kies Niet-lineaire verwerking (standaard ingeschakeld) om de audiogegevens op niet-lineaire wijze te verwerken. Schakel deze optie uit om de standaardverwerking (en minder processorresources) te gebruiken. 11 Als u uw selecties wilt negeren en de standaard Geavanceerde instellingen wilt herstellen, klikt u op Standaardinstellingen herstellen. 12 Als u de geavanceerde instellingen wilt toepassen en wilt terugkeren naar de wizard Audio instellen, klikt u op OK. Stap 5 van de wizard Audio instellen wordt weergegeven. 13 Klik op Voltooien om de wizard Audio instellen af te sluiten.

Video-uitzendingen instellen U kunt een camera selecteren voor uw video-uitzending. Opmerking: om de optie Camera selecteren te kunnen gebruiken, moet de rol van een deelnemer door een gastheer worden verhoogd. 1 Kies in de menubalk Vergadering > Camera selecteren. Het venster Adobe Flash Player Settings wordt geopend en het tabblad Camera is geselecteerd. 2 Kies de camera die u wilt gebruiken in het pop-upmenu Camera. Opmerking: als er geen camera is aangesloten, wordt het bericht No Camera Found (Geen camera gevonden) weergegeven in plaats van het pop-upmenu Camera. 3 Klik op Close (Sluiten).

Audio-uitzendinstellingen opgeven voor alle deelnemers Als u een gastheer bent, kunt u audio-uitzending in- en uitschakelen voor alle deelnemers, en een of meer deelnemers tegelijk laten spreken. 1 Klik op de knop Podopties

in de rechterbenedenhoek van de pod Camera en stem

2 Kies een van de volgende mogelijkheden:

• Met Spraak uit schakelt u de audio-uitzending uit.


• Met Spraak aan, meerdere luidsprekers schakelt u de audio-uitzending in. Deelnemers aan de vergadering die de juiste machtigingen hebben, kunnen audio uitzenden. Een deelnemer kan spreken wanneer hij de knop Spreken ingedrukt houdt.

• Met Spraak aan, één luidspreker schakelt u de audio-uitzending in. Deelnemers aan de vergadering die de juiste machtigingen hebben, kunnen audio uitzenden. Wanneer een spreker de knop Spreken ingedrukt houdt, wordt de knop Spreken voor de andere gebruikers uitgeschakeld en kunnen deze hun stem niet uitzenden.

Video-uitzendinstellingen opgeven voor alle deelnemers Als u een gastheer bent, kunt u de video-uitzending in- of uitschakelen voor alle deelnemers en de beeldkwaliteit opgeven. Opmerking: als u een instelling wijzigt terwijl video wordt uitgezonden, worden er in de pod Camera en stem wellicht knoppen toegevoegd of verwijderd. 1 Klik op de knop Podopties in de rechterbenedenhoek van de pod Camera en stem. 2 Kies een van de volgende mogelijkheden:

• Camera uit schakelt de video-uitzending uit. • Trage afbeeldingen sampelt en verzendt het camerabeeld minder vaak dan de andere beeldinstellingen. De beelden kunnen van lage kwaliteit zijn en plots veranderen. Gebruik deze instelling als de meeste deelnemers langzame verbindingen hebben, of als u beeldkwaliteit niet zo belangrijk vindt.

• Snelle afbeeldingen (de standaardinstelling) biedt een helder beeld, dat echter niet van hoge kwaliteit is. Gebruik deze instelling als de deelnemers verschillende verbindingssnelheden hebben.

• Kwalitatief hoogstaande afbeeldingen geeft beelden van hoge kwaliteit. Gebruik deze instelling als alle deelnemers hoge verbindingssnelheden hebben.

• Grote bandbreedte biedt beelden van de hoogste kwaliteit en is geschikt voor gebruik met de hoogste verbindingssnelheden, zoals DSL/kabel of LAN.

De hoogte-breedteverhouding van video's wijzigen Als u een gastheer bent, kunt u voor de weergave kiezen tussen de hoogte-breedteverhouding Staand (de standaardinstelling), Standaard of Liggend. 1 Klik op de pijl in de rechterbenedenhoek van de pod Camera en stem. 2 Kies de gewenste instelling voor de hoogte-breedteverhouding in het pop-upmenu:

• Met Staand wordt de video met een rechthoekige hoogte-breedteverhouding weergegeven. • Met Standaard wordt de video met een hoogte-breedteverhouding van ongeveer 4:3 weergegeven. • Met Liggend wordt de video met een hoogte-breedteverhouding van ongeveer 9:5 weergegeven.

Deelnemers toestaan audio en video uit te zenden Een gastheer van een vergadering kan een deelnemer toestemming geven om audio en video uit te zenden door de rol van de deelnemer te veranderen in presentator, of de machtigingen van de deelnemer voor de pod Camera en stem te veranderen. ❖ Kies in de pod Deelnemer de naam van de deelnemer en voer een van de volgende handelingen uit:

• Klik op de kop Gebruikersrol instellen

in de linkerbenedenhoek en kies Instellen als presentator.

• Klik op de knop Podopties en kies Verbeterde deelnemersrechten wijzigen. Kies in het dialoogvenster de pod Camera en stem en klik op OK.

De uitzending van een deelnemer stoppen Indien nodig kan een gastheer de video- of stemuitzending van een deelnemer stoppen. 1 Plaats de muiscursor boven de naam van de deelnemer in de pod Camera en stem.


2 Klik op het sluitpictogram (X) rechts van de deelnemernaam om de uitzending van de deelnemer te stoppen. De naam van de deelnemer, de afbeelding en de mediabesturingsknoppen worden uit de pods Camera en stem van alle deelnemers verwijderd.

Uw video- en audio-uitzending besturen U klikt op een knop in de pod Camera en stem om uw videocamera en microfoon in te schakelen en om de audio- en videouitzending te starten. Uw uitzending wordt weergegeven in de pod Camera en stem, samen met de andere uitzendingen van de vergadering (indien er meerdere zijn). U drukt op de knop Spreken om uw microfoon te activeren, of op de knop Handsfree om uw microfoon de hele tijd aan te laten staan. Wanneer u spreekt, wordt uw audio-uitzendniveau met een groene lijn aangegeven. U kunt de uitzending van uw microfoon of camera onderbreken, of de uitzending uitschakelen. Opmerking: in Acrobat Connect Professional moet een gastheer een deelnemer machtigen om video en spraak te kunnen uitzenden.

A

B

C

D

De pod Camera en stem gebruiken A. Mijn camera en stem stoppen B. Camera C. Wachtstand om te praten D. Handsfree

Een audio- en video-uitzending starten ❖ In de pod Camera en stem klikt u op de knop Mijn camera en stem starten. Uw stem uitzenden

Voer een van de volgende handelingen uit:

• Houd tijdens een vergadering de knop Spreken ingedrukt om te spreken. • Klik op de knop Handsfree (slotpictogram) op de besturingsstrook van de pod Camera en stem. Wanneer de knop Handsfree is geselecteerd, kunt u op elk gewenst moment tijdens de vergadering spreken. Klik nogmaals op de knop om de handsfree audio-uitzending uit te schakelen. De video-uitzending onderbreken ❖ Klik op de knop Camera in de pod Camera en stem. Klik nogmaals op de knop om de video-uitzending te hervatten.

Wanneer een video-uitzending wordt onderbroken, blijft het laatste beeld dat door uw camera is uitgezonden in de pod Camera en stem staan. Stoppen met het uitzenden van uw video en stem ❖ Klik op de knop Mijn camera en stem stoppen.


De te ontvangen uitzendingen selecteren Als u een gastheer bent, kunt u kiezen of u een video- of audio-uitzending van een deelnemer wilt ontvangen of blokkeren. Een rode lijn over het microfoon- of camerapictogram van een deelnemer geeft aan dat de uitzendingen van die deelnemer zijn geblokkeerd. Als u geen rode lijn kunt zien, zijn uitzendingen van die deelnemer toegestaan. Audio-uitzendingen van een deelnemer blokkeren of deblokkeren ❖ Rol over de deelnemernaam in de pod Camera en stem, en klik op het microfoonpictogram naast de naam. Video-uitzendingen van een deelnemer blokkeren of deblokkeren ❖ Rol over de deelnemernaam in de pod Camera en stem, en klik op het camerapictogram naast de naam.

Opiniepeilingen houden onder deelnemers Informatie over de opiniepeilingpod Gastheren kunnen de opiniepeilingpod gebruiken om vragen of opiniepeilingen te maken voor deelnemers, en de resultaten ervan weer te geven. Gastheren kunnen opiniepeilingen beheren en aangeven hoe de opiniepeilingen aan de deelnemers worden weergegeven. Gastheren kunnen tevens stemmen uitbrengen.

Opiniepeilingen onder deelnemers houden Als u als gastheer de opinie van uw deelnemers wilt peilen, moet u een nieuwe opiniepeilingpod maken. De resultaten van de opiniepeiling worden pas naar de server gestuurd wanneer de peiling is gesloten. Deelnemers vragen een opiniepeiling te beantwoorden ❖ Geef een vraag op in de opiniepeilingpod en klik onder aan de opiniepeilingpod op Openen. De antwoordperiode van een opiniepeiling sluiten ❖ Klik onder aan de opiniepeilingpod op Sluiten.

De resultaten worden naar de applicatieserver gestuurd.

Een opiniepeiling bewerken Nadat u een opiniepeiling hebt gemaakt, kunt u de vragen en antwoorden wijzigen. Een opiniepeiling bewerken

1 Klik in de linkerbenedenhoek van de opiniepeilingpod op Voorbereiden. 2 Klik op de plaats voor de tekst en bewerk de tekst. 3 Klik onder aan de opiniepeilingpod op Openen. De bijgewerkte opiniepeiling wordt in de opiniepeilingpod weergegeven.

De resultaten van de opiniepeiling weergeven en tonen Als gastheer of presentator kunt u de resultaten van de opiniepeiling in de modi Openen en Sluiten weergeven. Deze resultaten worden in realtime bijgewerkt zo lang de deelnemers hun stem uitbrengen of wijzigen. Opiniepeilingresultaten weergeven ❖ In de modus Openen of Sluiten klikt u onder aan de opiniepeilingpod op Afzonderlijke stemmen tonen.

De deelnemersnamen en antwoorden worden in de opiniepeilingpod weergegeven.


De opiniepeilingresultaten aan de deelnemers tonen

1 Klik op de menuknop Podopties in de rechterbenedenhoek van de opiniepeilingpod. 2 Voer een van de volgende handelingen uit:

• Kies Resultaten uitzenden in het pop-upmenu. • Schuif naar de onderkant van het hoofdgebied en klik op Resultaten uitzenden. De opiniepeilingantwoorden worden aan alle deelnemers aan de vergadering getoond. Opmerking: deze optie wordt alleen weergegeven als de pod niet wordt bewerkt.

Navigeren door opiniepeilingen U kunt meerdere opiniepeilingen maken en snel en gemakkelijk door deze opiniepeilingen navigeren. 1 Klik op de menuknop Podopties in de rechterbenedenhoek van de opiniepeilingpod. 2 Klik op Opiniepeiling selecteren.

Opiniepeilingantwoorden wissen 1 Klik op de menuknop Podopties in de rechterbenedenhoek van de opiniepeilingpod. 2 Kies Alle antwoorden wissen in het pop-upmenu. De resultaten worden uit het hoofdvenster gewist.

83

Hoofdstuk 4: Adobe Connect Training Informatie over Adobe Connect Training 6 Informatie over inhoud, cursussen en studieprogramma's De toepassing Adobe Connect Training bestaat uit twee elementen: cursussen en studieprogramma's. U stelt cursussen samen op basis van inhoud uit de inhoudsbibliotheek. U kunt de toepassing Connect Training alleen gebruiken als deze functie is ingeschakeld voor uw Adobe Connect Enterprise Server 6-account. De term inhoud verwijst naar bestanden die zijn opgeslagen in de inhoudsbibliotheek van Connect Enterprise Server. Inhoud kan de volgende bestandsindelingen hebben: .ppt, .flv, .swf, .pdf, .gif, .jpg, .png, .mp3, .html of .zip. Er wordt geen informatie over individuele gebruikers opgeslagen bij inhoud. Er worden rapporten gemaakt voor inhoud, maar dit zijn samengevoegde, inhoudspecifieke rapporten die zijn gebaseerd op toegang. Als de inhoud met Adobe Presenter is gemaakt en de presentatie quizzen bevat, kunt u niet het aantal pogingen instellen waarover gebruikers beschikken om voor de quiz te slagen. Bovendien is er geen hervattingsfunctie voor inhoud. Als een gebruiker dus een inhoudsonderdeel halverwege afbreekt en het onderdeel daarna weer start, dient hij of zij van voren af aan te beginnen. Een cursus bevat een willekeurig onderdeel uit de inhoudsbibliotheek. Een cursus is gekoppeld aan een bepaalde set ingeschreven studenten en voor iedere student wordt het gebruik afzonderlijk bijgehouden. De cursus kan als onderdeel van een studieprogramma of op onafhankelijke wijze worden geleverd en afgenomen. Als u cursussen gebruikt, kunnen scores worden vastgelegd voor objecten die aan de AICC-norm voldoen en kunt u het aantal pogingen naleven waarover gebruikers beschikken om de cursus te voltooien. Cursussen bevatten bovendien een hervattingsfunctie, zodat gebruikers een cursus gedeeltelijk kunnen weergeven, deze kunnen sluiten en later weer kunnen openen op het punt waarop ze zijn opgehouden. Een studieprogramma is een groep cursussen en vergaderingen die samen een bepaald leerpad vormen voor studenten. Een studieprogramma bestaat voornamelijk uit Connect Training-cursussen, maar kan ook andere elementen bevatten, zoals live uitgevoerde trainingssessies. U kunt voorwaarden, evaluatietests en voltooiingsvereisten toewijzen aan studieprogramma's om een bepaald leerpad te forceren. Net als met cursussen kunt u rapporten genereren waarin de vorderingen van de ingeschreven personen met betrekking tot het studieprogramma worden bijgehouden, zodat u kunt controleren of ze hun educatieve doelstellingen behalen.

De trainingsbibliotheek openen Alle Connect Training-cursussen en -studieprogramma's bevinden zich in en zijn ingedeeld in een mappenstructuur die de trainingsbibliotheek wordt genoemd. U opent deze trainingsbibliotheek door te klikken op het tabblad Training boven in het venster Adobe Connect Enterprise Manager. Tijdens het navigeren door de bibliotheek worden de mapnamen boven in het browservenster weergegeven als een navigatiespoor. Alleen trainingsmanagers kunnen cursussen en studieprogramma's maken. Om een trainingsbibliotheekmap te beheren, hoeft u geen trainingsmanager te zijn, maar u moet over beheerdersmachtigingen voor deze map in de trainingsbibliotheek beschikken.

Zie ook “Informatie over bibliotheken” op pagina 13

Informatie over trainingsbibliotheekmachtigingen De volgende aspecten met betrekking tot machtigingen zijn belangrijk wanneer u met de trainingsbibliotheek werkt: Machtigingen van ingeschreven personen bepalen de toegang die studenten hebben tot een bepaalde cursus of een bepaald studieprogramma. De twee machtigingen voor ingeschreven personen zijn Ingeschreven en Afgewezen. Personen met de


machtiging Ingeschreven kunnen een cursus of studieprogramma weergeven, maar personen met de machtiging Afgewezen hebben geen toegang tot de cursus of het studieprogramma. De machtigingen van ingeschreven personen worden toegewezen tijdens het maken van de cursus of het studieprogramma, maar machtigingen kunnen ook worden gewijzigd nadat de cursus of het studieprogramma is gemaakt. Als trainingsmanagers de machtigingen willen wijzigen, moeten ze de cursus of het studieprogramma openen en de lijst met deelnemers bewerken om ingeschreven personen toe te voegen of te verwijderen. Trainingsmanagers dienen bovendien over beheerdersmachtigingen te beschikken voor de map waarin de cursus of het studieprogramma zich bevindt. Beheermachtigingen voor de trainingsbibliotheek bepalen wie de verschillende taken met betrekking tot de bestanden en mappen in de trainingsbibliotheek mag uitvoeren, zoals het toevoegen en verwijderen van bestanden, het doorzoeken van de bibliotheekarchieven, enz. De mogelijkheid om cursussen en studieprogramma's in verschillende mappen van de trainingsbibliotheek te maken, verwijderen en bewerken wordt bepaald door de groepen waarvan een gebruiker deel uitmaakt en door de machtigingen die aan een individuele gebruiker zijn toegewezen voor bepaalde bestanden en mappen. De trainingsbibliotheek beschikt slechts over twee machtigingen: Beheren en Afgewezen.

Leden van de groep Beheerder kunnen alle bestanden en mappen in de trainingsbibliotheek beheren. Standaard beschikken trainingsmanagers alleen over de machtiging Beheren voor hun eigen map in de map Gebruikerstraining. Dat betekent dat trainingsbeheerders alleen de machtigingen voor hun eigen mappen kunnen toevoegen, verwijderen, wijzigen of toewijzen. Alle andere beheermachtigingen worden toegewezen op individuele basis of op groepsbasis door de beheerder. Trainingsbibliotheekmachtigingen voor geïntegreerde groepen

Connect Enterprise Server erkent zes standaardmachtigingsgroepen, de zogenaamde geïntegreerde groepen. U kunt de machtigingen voor deze groepen niet wijzigen, maar u kunt de machtigingen wel uitbreiden door personen of groepen toe te wijzen aan meerdere geïntegreerde groepen. De module Training is van toepassing op de groep Trainingsmanagers. Deze groep is gekoppeld aan de trainingsbibliotheek. Elke trainingsmanager beschikt over een eigen map in de map Gebruikerstraining in de trainingsbibliotheek waarin ze hun cursussen en studieprogramma's kunnen maken en beheren. Bovendien beschikt iedere trainingsmanager ook over een inhoudsmap. De Connect Enterprise Server-beheerder kan bovendien beheermachtigingen toewijzen aan gebruikers die geen trainingsmanagers zijn voor specifieke mappen in de trainingsbibiliotheek. Alleen trainingsmanagers kunnen echter nieuwe cursussen of studieprogramma's maken.

Zie ook “Prioriteiten bij meerdere machtigingen” op pagina 213

Registratie van cursussen en studieprogramma's Afhankelijk van het type en het doel van een bepaalde cursus of van een studieprogramma kan een trainingsmanager besluiten dat gasten zich moeten registreren. In dat geval moet de manager over het tabblad Gebeurtenisbeheer beschikken in de toepassing Enterprise Manager, aangezien dat tabblad de enige manier is om gebruikers te registreren voor training. Een trainingsmanager die over dit tabblad beschikt, moet eerst de wizard Cursus of Studieprogramma gebruiken om de cursus of het studieprogramma te maken op het tabblad Training, maar de stappen voor het selecteren van deelnemers en het verzenden van uitnodigingen moeten worden overgeslagen. Vervolgens maakt de trainingsmanager een gebeurtenis met gebruik van de optie Een Adobe Connect-trainingscursus of -studieprogramma presenteren in de wizard Gebeurtenis en selecteert hij of zij de zojuist gemaakte cursus of het studieprogramma als de gebeurtenis. De trainingsmanager kan de wizard Gebeurtenis gebruiken om ingeschreven personen te selecteren en uit te nodigen, om registratievragen te selecteren en aan te passen en om uitnodigingen te verzenden, zelfs naar lange lijsten met emailadressen. Wanneer de training wordt gepresenteerd als een gebeurtenis, moeten alle ingeschreven personen hun registratiegegevens verschaffen voor de training, ongeacht het feit of ze over een Connect Enterprise Server-account beschikken of of het om een openbare URL gaat. In dit geval kan de trainingsmanager de registratie-aanvragen beoordelen voordat de training plaatsvindt en de toegang voor iedere aanvrager goedkeuren of afwijzen.


Zie ook “Overzicht van gebeurtenissen” op pagina 120

AICC-inhoud voor cursussen Connect Enterprise Server past specifieke regels toe wanneer u AICC-inhoud (Aviation Industry CBT Committee) in cursussen gebruikt. Raadpleeg “Informatie over AICC-inhoud” op pagina 22 voor meer informatie.

Het trainingdashboard weergeven Het trainingdashboard bevat twee staafgrafieken: een voor cursussen en een voor studieprogramma's: Cursusoverzicht van de afgelopen 30 dagen Kies deze optie om te zien voor welke cursussen de afgelopen 30 dagen het grootste aantal ingeschreven personen is geslaagd. Klik op een willekeurige balk voor meer informatie. Studieprogramma-overzicht van de afgelopen 30 dagen Kies deze optie om te zien welke studieprogramma's het grootste

aantal ingeschreven personen de afgelopen 30 dagen heeft voltooid. Klik op een willekeurige balk voor meer informatie. De staafgrafieken worden weergegeven in Connect Enterprise Manager. U kunt het dashboard echter ook exporteren naar een browservenster en het daar afdrukken. Dan klikt u gewoon op Afdrukbare versie linksboven in het venster.

Tips voor het maken van trainingscursussen en studieprogramma's Hier volgen enkele tips voor het maken van trainingscursussen en studieprogramma's in Connect Training:

• Gebruik Adobe Presenter en Adobe Captivate om inhoud te maken voor cursussen. Presenter is geschikt voor het maken van rechttoe-rechtaan scholingsmateriaal, terwijl Adobe Captivate heel geschikt is voor het maken van scholingsmateriaal waarin ingewikkelde vertakkingen en simulaties moeten worden opgenomen.

• Op cursusniveau stelt u het maximumaantal pogingen voor de client-side in op één en het maximumaantal pogingen voor de server-side op een willekeurig aantal. (Stel het maximumaantal pogingen aan de server-side in op een onbeperkt aantal als u gebruikers zoveel pogingen wilt laten uitvoeren als nodig is om te slagen.)

• Voeg studieprogramma-onderdelen rechtstreeks toe aan studieprogramma's, niet aan mappen. • Wanneer u inhoud uit de inhoudsbibliotheek rechtstreeks toevoegt aan een studieprogramma, wordt de inhoud automatisch geconverteerd naar een cursus en wordt het bijhouden van deze inhoud ingeschakeld. Bovendien wordt automatisch een bronnenmap voor het studieprogramma gemaakt en worden eventuele studieprogrammaspecifieke cursussen (dat wil zeggen inhoud die voor dit studieprogramma automatisch wordt geconverteerd naar een cursus) in die map geplaatst.

• Laat uw studenten weten hoe ze cursussen en studieprogramma's kunnen volgen en stel ze vooral op de hoogte van specifieke instellingen die u hebt gebruikt. Laat hen bijvoorbeeld weten hoe vaak ze kunnen proberen een quiz te voltooien. Stel uw studenten ook op de hoogte als u wijzigingen aanbrengt in een studieprogramma dat u al beschikbaar had gesteld, als u bijvoorbeeld onderdelen toevoegt of verwijdert.

• Vraag studenten om een onderdeel of cursus slechts in één browservenster te openen en dat venster te sluiten als ze klaar zijn. • Als u een omvangrijk studieprogramma beschikbaar wilt stellen, kunt u het beste eerst een test uitvoeren. Controleer bijvoorbeeld of uw Connect Enterprise Server-systeem (netwerk, servers, database, etc.) op de juiste wijze is ingesteld en over voldoende bronnen beschikt voor het geplande aantal studenten dat zich heeft ingeschreven voor het studieprogramma.

• Breng zo weinig mogelijk wijzigingen aan in cursussen en studieprogramma's als u deze eenmaal ter beschikking hebt gesteld van studenten.


Werken met cursussen Informatie over cursussen Opmerking: de informatie over cursussen is alleen van toepassing op accounts die over de toepassing Adobe Connect Training beschikken. Met een cursus wordt niet alleen de inhoud voor een aantal ingeschreven studenten bedoeld, maar ook het bijhouden van het gebruik van deze inhoud voor iedere student. Een cursus kan bestaan uit één afzonderlijke presentatie, maar kan ook worden aangeboden in het kader van een studieprogramma.

Zie ook “Informatie over studieprogramma's” op pagina 94

Een cursus maken Bij het maken van een cursus komen de volgende taken kijken: 1. De wizard Cursus starten

U kunt een map maken voor de cursus of naar een map bladeren in de trainingsbibliotheek (u moet over toegangsrechten tot de map beschikken). Als u een locatie hebt bepaald, opent u de wizard Nieuwe cursus door op de knop Nieuwe cursus te klikken. 2. Cursusgegevens

Op de eerste pagina van de wizard Cursus voert u achtergrondgegevens in over de cursus, zoals een naam en een overzicht. (Alleen de naam is verplicht, alle andere velden zijn optioneel.) U kunt deze gegevens bewerken nadat u de cursus hebt gemaakt. Opmerking: standaard is de optie Gegevens bijwerken voor alle onderdelen die aan dit onderdeel zijn gekoppeld geselecteerd. Aangezien u een nieuwe cursus maakt, hebt u waarschijnlijk nog geen onderdelen die u aan de cursus wilt koppelen. Zorg echter dat deze optie geselecteerd blijft als u in de toekomst waarschijnlijk onderdelen wilt koppelen. 3. Cursusinhoud selecteren

In dit gedeelte van de wizard Cursus stuurt Connect Enterprise Server u naar de inhoudsbibliotheek waar u naar het gewenste inhoudsbestand navigeert. U kunt slechts één bestand selecteren in de bibliotheek en u dient over weergave- of beheermachtigingen voor dit bestand te beschikken. Nadat u inhoud hebt toegevoegd, kunt u de wizard voortzetten en studenten inschrijven of het studieprogramma opslaan en de wizard afsluiten. (Als u studenten wilt inschrijven, cursusmeldingen wilt instellen of later e-mailherinneringen wilt inschakelen, kunt u de cursus bewerken.) 4. Studenten inschrijven

In dit gedeelte van de wizard Cursus kunt u gebruikers of groepen gebruikers inschrijven. Alleen ingeschreven gebruikers kunnen naar de URL van de cursus bladeren en zich aanmelden om de cursus weer te geven. Als u een groot aantal gebruikers wilt inschrijven en over de toepassing Gebeurtenisbeheer beschikt, kunt u de cursus beter presenteren als een gebeurtenis. U kunt studenten naar wens toevoegen en verwijderen nadat u de cursus hebt gemaakt. 5. Meldingen instellen

In dit gedeelte van de wizard Cursus stelt u cursusmeldingen in. Een cursusmelding is een e-mailbericht om ingeschreven personen te laten weten hoe ze de cursus kunnen openen. Wanneer u meldingen opmaakt, kunt u runtimevelden gebruiken in de onderwerpregel en in de hoofdtekst van het bericht. Deze velden bevatten cursusgegevensvariabelen die automatisch voor u worden ingevuld wanneer u de e-mailmelding verzendt.


U kunt de cursusmeldingen wijzigen nadat u de cursus hebt gemaakt. 6. Herinneringen instellen

Het laatste gedeelte van de wizard Cursus betreft het instellen van cursusherinneringen. Herinneringen zijn optioneel. Een cursusherinnering is een e-mailbericht dat naar alle of naar geselecteerde ingeschreven personen voor de cursus wordt verzonden nadat u de cursus hebt ingesteld. U kunt herinneringen bijvoorbeeld gebruiken om de ingeschreven personen er aan te herinneren dat ze de cursus moeten volgen of om specifieke personen te laten weten dat ze de cursus moeten voltooien.

Zie ook “Cursussen bewerken” op pagina 89 “Een studieprogramma maken” op pagina 94

Cursusgegevens en de lijst met ingeschreven personen weergeven Nadat u een cursus hebt gemaakt, kunt u informatie over de cursus en een lijst met voor de cursus ingeschreven personen weergeven. Cursusgegevens weergeven

U kunt informatie over een cursus weergeven of deze wijzigen op de pagina Cursusgegevens van Connect Enterprise Manager. Deze pagina wordt weergegeven wanneer u op de naam van de cursus klikt in de mappenlijst onder Training. Op deze pagina kunt u de gegevens voor een bepaalde cursus weergeven of bewerken, zoals het cursusoverzicht, de inhoud, de ingeschreven personen en de instellingen voor meldingen en herinneringen. Al deze functies zijn beschikbaar als een navigatiekoppeling. Iedere cursus heeft een pagina Cursusgegevens met een samenvatting van de gegevens die in de volgende illustratie worden weergegeven.

De pagina Cursusgegevens bevat belangrijke informatie over afzonderlijke cursussen. Cursusgegevens De naam van de cursus, de id, een overzicht, de begindatum, de einddatum, de URL van de cursus, het aantal dia's, de duur, het maximumaantal pogingen (het maximumaantal pogingen dat een ingeschreven persoon kan uitvoeren om voor deze cursus te slagen) en de taal. Herinneringsbeleid Gebruik dit veld om aan te geven of een herinneringsbeleid is ingeschakeld, aan wie herinneringen

worden verzonden, op welke datum de volgende herinnering wordt verzonden en hoe vaak herinneringen worden verzonden. Klik op het tabblad Training boven in het venster Connect Enterprise Manager. Navigeer naar de map met de cursus waarvan u de gegevens wilt opvragen. Klik in de lijst op de naam van de desbetreffende cursus om deze te selecteren.


Een lijst met de ingeschreven personen voor een cursus weergeven

1 Klik op het tabblad Training boven in het venster Connect Enterprise Manager. 2 Navigeer naar de map die de cursus bevat. 3 Klik in de lijst op de naam van de desbetreffende cursus. 4 Klik op de koppeling Ingeschreven personen beheren in de navigatiebalk. In het venster Momenteel ingeschreven personen voor rechts in het venster ziet u een lijst met de ingeschreven gebruikers en groepen.

Informatie over meldingen en herinneringen Meldingen worden in een wachtrij geplaatst en worden als volgt verzonden:

• Meldingen die zijn ingesteld op Verzenden worden verzonden wanneer u op Verzenden klikt. • De voor een toekomstige datum ingestelde meldingen worden iedere avond om middernacht verwerkt. Op de ingestelde datum, worden ze binnen een paar minuten of binnen een paar uur na middernacht PST verzonden (afhankelijk van het aantal meldingen in de wachtrij). Meldingen lijken te zijn verzonden door de persoon die de cursus heeft gemaakt en gebruiken het e-mailadres dat is opgegeven in diens Connect Enterprise Server-account. Alle foutmeldingen met betrekking tot het niet bezorgen van e-mails worden ook naar dat adres verzonden. Alle e-mailmeldingen worden afzonderlijk verzonden. Ontvangers kunnen de lijst met andere ontvangers in de berichtkop niet zien. Herinneringen worden in een wachtrij geplaatst en worden als volgt verzonden:

• Herinneringen die moeten worden verzonden op de huidige datum worden kort na het maken van de cursus verzonden. • Connect Enterprise Server verzendt de herinneringen via het e-mailadres van de persoon die de cursus heeft gemaakt en gebruikt hiervoor het e-mailadres dat is opgegeven in de Connect Enterprise Server-account van de maker van het studieprogramma. De e-maiherinneringen worden afzonderlijk verzonden en ontvangers zien de lijst met andere ontvangers niet in de berichtkop. (Bovendien worden alle foutmeldingen met betrekking tot het niet bezorgen van de e-mail naar het e-mailadres van de maker van de cursus verzonden.)

• De voor een toekomstige datum ingestelde herinneringen worden iedere avond om middernacht verwerkt. Op de ingestelde datum, worden ze binnen een paar minuten of binnen een paar uur na middernacht PST (afhankelijk van het aantal e-mailherinneringen in de wachtrij) verzonden.

Wijzigingen aanbrengen in de cursusinhoud Er gelden enkele belangrijke overwegingen wanneer u wijzigingen aanbrengt in de inhoud van een cursus.

• Wanneer u een cursus maakt op basis van inhoud, wordt een kopie van de inhoud in de cursus gemaakt. Wanneer u een wijziging aanbrengt in de cursusinhoud, wordt deze wijziging niet doorgevoerd in de cursus.

• Wanneer u een cursus aan een studieprogramma toevoegt, voegt u een koppeling naar de cursus toe, niet een kopie. Wanneer u een wijziging aanbrengt in een cursus, wordt deze wijziging doorgevoerd in de cursus in een studieprogramma.

• Probeer zo weinig mogelijk wijzigingen aan te brengen in cursusinhoud als de huidige cursusinhoud over een quiz beschikt die gebruikers al hebben afgelegd. Door zo weinig mogelijk wijzigingen aan te brengen, beperkt u het aantal versies dat in omloop is. Bovendien verlaagt u zo het aantal rapporten voor gebruikers die eerdere versies hebben afgelegd.

Zie ook “Onderdelen aan een studieprogramma toevoegen en eruit verwijderen” op pagina 97


Informatie over de beoordelingsmodi Connect Training bevat twee beoordelingsmodi: server-side en client-side. Het is belangrijk dat u deze beoordelingsmodi begrijpt, vooral als uw cursus quizzen bevat. De beoordelingsmodus aan de server-side wordt alleen gebruikt voor Connect Training-cursussen. In het geval van Connect Training-cursussen kan een trainingsmanager het maximumaantal pogingen bepalen dat een student kan uitvoeren om de cursus te voltooien of ervoor te slagen. In de volgende gevallen wordt de beoordelingsmodus vergrendeld voor een student:

• Wanneer de student binnen het ingestelde aantal pogingen voor de cursus is geslaagd of de cursus heeft voltooid. • Wanneer de student het maximumaantal toegestane pogingen om voor de cursus te slagen of deze te voltooien, heeft overschreden. Studenten kunnen op twee manieren vaststellen of ze zijn vergrendeld in de beoordelingsmodus:

• De tekst “[modus Beoordeling]” verschijnt in de titelbalk van een browser wanneer een cursus wordt geopend. • Wanneer het volgende bericht boven aan het scherm verschijnt: “U hebt al uw pogingen uitgevoerd en bevindt zich nu in de modus Beoordeling. De keuzes die u selecteert, worden niet bijgehouden.” Als de modus Beoordeling is geactiveerd voor studenten en ze de in de cursus opgenomen quizzen afleggen, worden hun scores en status niet verzonden naar Connect Enterprise Server. Zo wordt voorkomen dat studenten proberen betere resultaten te behalen nadat ze al voor een cursus zijn geslaagd. Belangrijk: Studenten moeten een cursus of onderdeel altijd alleen maar in één browservenster tegelijk openen en dit venster sluiten als ze klaar zijn. Studenten kunnen per ongeluk in de modus Beoordeling worden vergrendeld als ze hetzelfde onderdeel of dezelfde cursus in meerdere vensters tegelijk openen. De instelling voor het maximumaantal pogingen aan de server-side voor een cursus geldt ook voor alle studieprogrammaonderdelen met koppelingen naar de cursus. Aangezien alleen de instelling voor het aantal pogingen aan de server-side wordt nageleefd, wordt het aanbevolen dat u het maximumaantal nieuwe pogingen op studieprogrammaniveau negeert. De beoordelingsmodus aan de client-side wordt nageleefd aan de hand van de instelling voor het maximumaantal pogingen in presentaties die zijn gemaakt met Adobe Presenter en Adobe Captivate. De beoordelingsmodus aan de client-side is alleen van toepassing op nieuwe pogingen die worden uitgevoerd in dezelfde browsersessie. De beoordelingsmodus voor de client-side kan echter in meerdere browsersessies gelden als de gebruiker de presentatie afsluit voordat deze is voltooid, zodat er samenvattingsgegevens naar de server worden verzonden. In Adobe Presenter wordt de instelling voor het aantal pogingen gedefinieerd bij de opties voor slagen of zakken in Quiz Manager. Als u de optie X pogingen toestaan als onvoldoende wordt gehaald bijvoorbeeld instelt op 1, krijgen gebruikers slechts één kans om de quiz af te leggen. Stel dat een gebruiker aan de quiz begint en deze vervolgens sluit om een dia te bekijken die geen deel uitmaakt van de quiz of om een tweede quiz in de presentatie te beginnen. Doordat de gebruiker de eerste quiz sluit terwijl de presentatie nog geopend is (één browsersessie), gebruikt de gebruiker zijn ene toegestane poging op en kan hij of zij de quiz niet nogmaals proberen. En stel nu dat een gebruiker een quiz opent, een of twee vragen beantwoordt (niet genoeg om voor de quiz te slagen) en vervolgens de browser sluit. In dit tweede geval heeft de gebruiker de presentatie afgesloten, maar de quiz niet. In dat geval worden hervattingsgegevens naar Connect Enterprise Server verzonden en als de gebruiker nog een server-side poging mag uitvoeren (bepaald door de cursus), kan hij de presentatie weer openen en blijven werken aan de eerste client-side poging (ook al is dat de tweede server-side poging). Het wordt aangeraden het maximumaantal pogingen aan de client-side in te stellen op 1 om verschillen in status en resultaten te voorkomen. (Zowel in Presenter als in Adobe Captivate is de standaardinstelling 1.) Een client-side instelling van 1 betekent niet dat de gebruiker slechts één kans heeft om de cursus te voltooien of om ervoor te slagen, want de instelling op cursusniveau bepaalt het maximumaantal pogingen.

Cursussen bewerken Beheerders of gebruikers met machtigingen voor het beheren van een specifieke trainingsbibliotheekmap kunnen cursussen beheren.


Zie ook “Wijzigingen aanbrengen in de cursusinhoud” op pagina 88 “Informatie over meldingen en herinneringen” op pagina 88 Cursusgegevens bewerken

U kunt cursusgegevens bewerken, zoals de cursusnaam, de id, het overzicht en de begin- en einddatum. 1 Klik op het tabblad Training boven in het venster Connect Enterprise Manager. 2 Navigeer naar de cursus. 3 Klik in de lijst op de naam van de desbetreffende cursus. 4 Klik op de koppeling Informatie bewerken in de navigatielijst. 5 Bewerk de cursusgegevens. U kunt de volgende gegevens wijzigen: Cursusnaam (Vereist) De naam van de cursus, zoals deze wordt weergegeven in de cursuslijst en in rapporten. Cursus-id Het nummer of de id van de cursus, zoals 100, CS100, enz. Overzicht Een cursusbeschrijving die wordt weergegeven op de pagina Cursusgegevens. Cursus begint op (Vereist) De eerste datum waarop de gebruikers toegang kunnen krijgen tot de cursus. Als u de

begindatum van een bestaande cursus uitstelt, kunnen gebruikers de cursus pas openen op de nieuwe begindatum (ook al hebben ze de cursus eerder geopend). Als enkele ingeschreven personen de cursus al hebben geopend, blijven de bijhouden quizgegevens behouden in rapporten. Cursus sluit op De laatste datum waarop gebruikers toegang kunnen krijgen tot de cursus. Maximumaantal pogingen Het maximumaantal pogingen dat een ingeschreven persoon kan uitvoeren om voor deze cursus te slagen. Als u hier niets invult, staat u een onbeperkt aantal pogingen toe.

6 Klik op Opslaan. Wanneer u de titel of de samenvatting van de cursus wijzigt, worden de gegevens op de overzichtsdia van de presentatie niet gewijzigd. Deze dia gebruikt de gegevens die zijn opgegeven op het moment dat de presentatie oorspronkelijk werd gepubliceerd. Als u deze gegevens wilt wijzigen, moet u de inhoud opnieuw publiceren en daarna de inhoud die in de cursus wordt gebruikt opnieuw selecteren. Cursusinhoud wijzigen

Wanneer u een nieuwe cursus maakt, selecteert u in de inhoudsbibliotheek de inhoud die in de cursus moet worden gebruikt. 1 Klik op het tabblad Training boven in het venster Connect Enterprise Manager. 2 Navigeer naar de cursus waarvan u de inhoud wilt wijzigen. Klik in de lijst op de naam van de desbetreffende cursus om deze te selecteren. 3 Klik op de koppeling Inhoud selecteren in de navigatiebalk. 4 Navigeer naar de map met de inhoud die u voor de cursus wilt gebruiken. 5 Selecteer de knop naast de inhoud die u voor de cursus wilt gebruiken. 6 Klik op Opslaan. 7 Er wordt een waarschuwingsbericht weergegeven. Klik op Ja, mijn inhoud bijwerken om de inhoud bij te werken. Klik op Nee, dit verzoek annuleren om de bestaande inhoud te behouden. Voor de cursus ingeschreven personen toevoegen

Als u ingeschreven personen toevoegt aan een cursus, moet u de nieuwe personen een melding sturen. Het is ook verstandig herinneringen voor hen in te stellen. 1 Klik op het tabblad Training boven in het venster Connect Enterprise Manager. 2 Navigeer naar de cursus.


3 Klik in de lijst op de naam van de desbetreffende cursus. 4 Klik op de koppeling Ingeschreven personen beheren in de navigatiebalk. 5 Voer een van de volgende handelingen uit om ingeschreven personen te selecteren in de lijst Beschikbare gebruikers en groepen:

• Houd Control of Shift ingedrukt en klik om meerdere gebruikers of groepen te selecteren. • Dubbelklik op de naam van een groep om deze uit te vouwen, zodat u de afzonderlijke leden kunt selecteren. Selecteer vervolgens individuele gebruikers.

• Als u naar een naam in de lijst zoekt, klikt u op Zoeken onder aan het venster, typt u de naam die u in de lijst wilt weergeven en selecteert u deze. 6 Klik op Toevoegen. De gebruikers en groepen die u hebt toegevoegd, worden in de lijst Momenteel ingeschreven personen voor weergegeven. Als u een naam uit deze lijst wilt verwijderen, selecteert u de desbetreffende naam en klikt u op Verwijderen. Voor de cursus ingeschreven personen verwijderen

Als u ingeschreven personen verwijdert, ontvangen ze geen meldingen meer en kunnen ze de cursus niet meer openen. 1 Klik op het tabblad Training boven in het venster Connect Enterprise Manager. 2 Navigeer naar de cursus. 3 Klik in de lijst op de naam van de desbetreffende cursus. 4 Klik op de koppeling Ingeschreven personen beheren in de navigatiebalk. 5 Voer een van de volgende handelingen uit in de lijst Huidige ingeschreven personen voor om de gebruikers of groepen te selecteren die u wilt verwijderen:

• Houd Control of Shift ingedrukt en klik om meerdere gebruikers of groepen te selecteren. • Als u naar een naam in de lijst zoekt, klikt u op Zoeken onder aan het venster, typt u de naam die u in de lijst wilt weergeven en selecteert u deze. 6 Klik op Verwijderen. Instellen voor cursusmeldingen wijzigen

Via meldingen kunt u gemakkelijker communiceren met voor een cursus ingeschreven personen. U kunt de instellingen voor meldingen op ieder gewenst moment wijzigen. 1 Klik op het tabblad Training boven in het venster Connect Enterprise Manager. 2 Navigeer naar de cursus. 3 Klik in de lijst op de naam van de desbetreffende cursus. 4 Klik op de koppeling Meldingen in de navigatiebalk. 5 Selecteer op de pagina Meldingen de gewenste timing voor de meldingen en stel de datum bij Verzenden op desgewenst in op een andere datum. 6 Selecteer de groep ontvangers aan wie u de melding wilt versturen. (Als u e-mailadressen opgeeft, dient u deze met komma's van elkaar te scheiden.) 7 Bewerk het onderwerp en de tekst van de e-mail. Als u een runtimeveld wilt gebruiken, kopieert u de veldnaam uit de lijst Runtimevelden en plakt u deze in de berichttekst of in de onderwerpregel van de e-mail. Wijzig de tussen vierkante haken geplaatste tekst van het runtimeveld niet. 8 Klik op Verzenden om de wijzigingen in de melding te verzenden. Instellingen voor cursusherinneringen wijzigen

U kunt de herinneringsinstellingen op ieder gewenst moment wijzigen. Zo kunt u veranderen hoe vaak herinneringen worden verzonden en kunt u de herinneringstekst bewerken. 1 Klik op het tabblad Training boven in het venster Connect Enterprise Manager.


2 Navigeer naar de cursus. 3 Klik in de lijst op de naam van de desbetreffende cursus. 4 Klik op de koppeling Herinneringen in de navigatiebalk. 5 Stel op de pagina Herinneringen de timing voor de herinnering in, zo kunt u de begindatum of de herhalingsfrequentie desgewenst wijzigen. 6 Geef op welke geadresseerden de herinneringen moeten ontvangen. (Als u e-mailadressen opgeeft, dient u deze met komma's van elkaar te scheiden.) 7 (Optioneel) Bewerk het onderwerp en de tekst van de e-mail. Als u een runtimeveld wilt gebruiken, kopieert u de veldnaam uit de lijst Runtimevelden en plakt u deze in de berichttekst of in de onderwerpregel van de e-mail. Wijzig de tussen vierkante haken geplaatste tekst van het runtimeveld niet. 8 Klik op Opslaan. Een cursus verwijderen

Voordat u een cursus verwijdert, dient u te bedenken wat de gevolgen van deze handeling zijn:

• De cursus wordt verwijderd uit de trainingsbibliotheek. • Ingeschreven personen hebben geen toegang meer tot de cursus. • De cursusrapporten zijn niet meer beschikbaar. (Als u toegang tot de cursus wilt voorkomen, maar de rapportgegevens wilt behouden, stelt u een einddatum in voor de cursus, maar verwijdert u de cursus niet.)

• Er worden geen cursusherinneringen meer verzonden en vertraagde cursusmeldingen worden niet verzonden. • De door de cursus gebruikte inhoud blijft in de inhoudsbibliotheek staan. • De cursus wordt verwijderd uit de onderdelenlijst van alle studieprogramma's waarin de cursus is opgenomen. En dat heeft gevolgen voor de studieprogrammarapporten. Wees voorzichtig bij het verwijderen van cursussen die deel uitmaken van studieprogramma's. 1 Klik op het tabblad Training boven in het venster Connect Enterprise Manager. 2 Navigeer naar de cursus. 3 Schakel het selectievakje links van de cursus die u wilt verwijderen in. 4 Klik op de knop Verwijderen. 5 Klik op de bevestigingspagina op Verwijderen om de geselecteerde onderdelen te verwijderen.

Cursusrapporten weergeven Met de functie Rapporten van Connect Enterprise Manager kunt u rapporten maken waarmee u een cursus vanuit verschillende perspectieven kunt bekijken. Met cursusrapporten kunt u bovendien de prestaties van bepaalde studenten bijhouden. (Wanneer studenten een cursus openen, hetzij via een rechtstreekse URL naar de cursus of via de cursus-URL in een studieprogramma, worden cursusrapporten gemaakt.) Open de pagina Cursusgegevens en klik op de koppeling Rapporten als u deze functie wilt gebruiken. U ziet dan andere koppelingen waarmee u de typen rapportgegevens kunt definiëren die u voor deze cursus ziet. Inhoud- en cursusrapporten zijn gescheiden, omdat een cursus is gekoppeld aan een specifieke versie van de inhoud. (Cursus- en studieprogrammarapporten zijn daarentegen gedeeld, omdat een studieprogramma slechts een koppeling naar een cursus vormt.) 1 Klik op het tabblad Training boven in het venster Connect Enterprise Manager. 2 Navigeer naar de cursus. 3 Klik in de lijst op de naam van de desbetreffende cursus. 4 Klik op de koppeling Rapporten.


5 Klik op een van de volgende koppelingen om een rapport te genereren:

• Klik op Overzicht om cursusgegevens (naam, id, begindatum, einddatum en URL) en de status van de cursus (ingeschreven gebruikers, totale aantal voltooide cursussen, geslaagde gebruikers en gezakte gebruikers) weer te geven.

• Klik op Op dia's om een staafgrafiek weer te geven met iedere dia en de cursus en het aantal malen dat deze dia is weergegeven. Een tabel die de laatste keer aangeeft dat iedere dia is weergegeven.

• Klik op Op gebruikers voor het weergeven van de gebruikers die cursus hebben geopend, hun status (geslaagd, gezakt of niet voltooid), hun score, de datum waarop ze de cursus hebben afgelegd (de meest recente poging van de gebruiker), hoe lang ze erover hebben gedaan (de meest recente poging), hoeveel pogingen ze hebben gedaan, de versie van de cursus en, indien van toepassing, het certificaatnummer. Klik op de naam van een gebruiker om een staafgrafiek en een tabel met iedere vraag weer te geven. U ziet dan ook of de vraag juist of onjuist is beantwoord en wat de score van de vraag is. U kunt ook op de koppeling Antwoorden weergeven voor iedere vraag klikken. De distributie van de antwoorden wordt dan weergegeven.

• Klik op Op vragen om een tabel weer te geven met de vraagnummers, de vragen, het aantal malen dat de vraag op de juiste wijze is beantwoord, het aantal malen dat de vraag op onjuiste wijze is beantwoord, het percentage goede antwoorden en de score van de vraag.

• Klik op Op antwoorden om een tabel weer te geven met de maximaal haalbare score, de gemiddelde score en de hoogste en laagste score voor de quiz. Bovendien ziet u in deze tabel voor iedere vraag ook het nummer van de vraag, de vraag zelf en de distributie van de antwoorden, hiermee wordt bedoeld hoe iedere vraag is beantwoord (en of iedere vraag is beantwoord). Klik op de koppeling Antwoorden weergeven om een cirkeldiagram weer te geven met een tabel waarin u de antwoorddistributie en de antwoordsleutel ziet. De antwoordsleutel vermeldt alle mogelijke antwoorden op een vraag en het corresponderende antwoordnummer of de antwoordletter. De distributie van de antwoorden vermeldt alle antwoorden die voor deze vraag zijn geselecteerd, markeert het juiste antwoord en toont het aantal gebruikers dat ieder antwoord heeft geselecteerd. Ook wordt het percentage van het totaal weergegeven dat ieder aantal gebruikers vertegenwoordigt. Ten slotte wordt het totale aantal gebruikers en het totale percentage van de gebruikers vermeld. Opmerking: met de knop Antwoorddistributie verbergen/Antwoorddistributie tonen kunt u de distributie van de antwoorden voor iedere vraag weergeven of verbergen.

Zie ook “Studieprogrammarapporten weergeven en beheren” op pagina 106

Rapportfilters instellen en verwijderen U kunt de gegevens die in een bepaald rapport staan desgewenst nader verfijnen door rapportfilters op te geven. Voor cursussen werken deze filters op alle vijf typen rapporten.

Zie ook “Rapportfilters voor inhoud instellen en rapporten genereren” op pagina 26

Rapporten downloaden Met uitzondering van het rapport Overzicht, kunt u alle cursusrapporten exporteren naar een CSV-bestand door onder de koppelingen voor de rapporttypen te klikken op Rapportgegevens downloaden. U kunt het rapport Op dia's of Op vragen ook exporteren naar een browservenster door op de knop Afdrukbare versie links boven in het scherm te klikken.


Werken met studieprogramma's Informatie over studieprogramma's Een studieprogramma kan cursussen, presentaties en vergaderingen bevatten. U kunt de voorwaarden voor een studieprogramma definiëren en u kunt uw programma zodanig ontwerpen dat gebruikers een evaluatietest van bepaalde onderdelen van het studieprogramma kunnen afleggen, zodat ze deze onderdelen kunnen overslaan. Wanneer gebruikers onderdelen van het studieprogramma voltooien, kunt u hun vorderingen bijhouden en rapporten genereren om te controleren of het studieprogramma aan de educatieve doelstellingen voldoet. U kunt de volgende taken uitvoeren met de belangrijkste functies van Connect Training-studieprogramma's:

• Orden de onderdelen, zoals cursussen en presentaties, in logische groepen die samen een leerpad vormen. • Definieer voorwaarden en evaluatietests voor onderdelen, zodat ingeschreven personen bepaalde onderdelen kunnen overslaan als ze zijn geslaagd voor de desbetreffende evaluatietest.

• Geef voltooiingsvereisten op; dit zijn onderdelen die zijn vereist om het studieprogramma te voltooien. • Verzend meldingen en herinneringen met betrekking tot het studieprogramma per e-mail. • Genereer rapporten met statistische gegevens over het studieprogramma. • Geef een visuele weergave van de rapportgegevens weer met gebruik van het trainingdashboard.

Zie ook “Informatie over cursussen” op pagina 86

Een studieprogramma maken Een wizard begeleidt u door de belangrijkste stappen voor het maken van een studieprogramma, zoals het invoeren van de studieprogrammagegevens en het selecteren van cursussen voor het studieprogramma. Nadat u een studieprogramma hebt gemaakt, kunt u aanvullende taken uitvoeren, zo kunt u ingeschreven personen toevoegen en herinneringen verzenden. Bij het maken van een studieprogramma komen de volgende taken kijken: 1. Naar een locatie voor het studieprogramma bladeren

U kunt een map maken voor het studieprogramma of naar een map bladeren in de trainingsbibliotheek (u moet over toegangsrechten tot deze map beschikken). Wanneer u een locatie hebt bepaald, opent u de wizard Nieuw studieprogramma om uw studieprogramma te maken op de geselecteerde locatie.

A

B

Door de trainingsbibliotheek navigeren A. Een locatie bepalen B. Een andere map maken of een nieuw studieprogramma toevoegen

Opmerking: als u uw studieprogramma wilt opslaan in de map Gebruikerstraining, kunt u deze procedure overslaan door te klikken op de koppeling Nieuw studieprogramma op de startpagina van Connect Enterprise Manager. Daarna volgt u gewoon de stappen om de studieprogrammagegevens in te voeren.


2. Studieprogrammagegevens invoeren

Op de eerste pagina van de wizard Nieuw studieprogramma kunt u gegevens invoeren, zoals een beschrijvende samenvatting en een begin- en einddatum voor het studieprogramma. (U moet de naam van het studieprogramma invoeren, maar alle andere velden zijn optioneel.) De gegevens die u in de wizard invoert, worden later weergegeven op de pagina Studieprogrammagegevens en op de pagina die ingeschreven personen kunnen openen via hun koppeling Mijn training. Het tekstvak Aangepaste URL geeft het eerste gedeelte van de URL weer waarop gebruikers klikken voor toegang tot het studieprogramma. U kunt dit tekstvak leeg laten als u een systeem-URL wilt laten genereren door Connect Enterprise Server. U kunt ook een aangepaste URL opgeven in dit tekstvak om te bepalen hoe het restant van de URL moet worden gelezen. U kunt bijvoorbeeld een woord opgeven dat het studieprogramma beschrijft. Opmerking: de begin- en einddatums die u selecteert, overschrijven de begin- en einddatums van de afzonderlijke onderdelen in uw studieprogramma. Als u bijvoorbeeld een vergadering toevoegt met een einddatum die in het verleden ligt en uw einddatum voor het studieprogramma ligt in de toekomst, gaat de vergadering uit van de einddatum van het studieprogramma.

Gebruik de pagina Studieprogrammagegevens om een naam en informatie over een studieprogramma toe te voegen.

3. Onderdelen toevoegen aan het studieprogramma

Nadat u studieprogrammagegevens hebt ingevoerd in de wizard Nieuw studieprogramma en op Volgende hebt geklikt, wordt een pagina weergegeven waarmee u onderdelen aan het studieprogramma kunt toevoegen. Wanneer u een onderdeel aan een studieprogramma toevoegt, voegt u in feite een koppeling naar het onderdeel toe en kopieert u het onderdeel niet naar een nieuwe locatie in Connect Enterprise Server. U kunt inhoud uit de inhoudsbibliotheek, een vergadering uit de vergaderingenbibliotheek of bestaande cursussen toevoegen aan een studieprogramma De inhoud die aan een studieprogramma wordt toegevoegd, wordt nu automatisch geconverteerd naar een cursus, zodat deze op de juiste wijze kan worden bijgehouden. De nieuwe cursus wordt aan de automatisch gemaakte bronnenmap voor het studieprogramma toegevoegd. (Deze map bevindt zich op dezelfde locatie als het studieprogramma en heeft dezelfde naam als het studieprogramma, maar dan met de toevoeging “Bronnen”.)


Nadat u een nieuw studieprogramma hebt gemaakt, voegt u cursussen toe om het studieprogramma samen te stellen.

Opmerking: als u de onderdelen in mappen wilt groeperen, voegt u de onderdelen niet toe met de wizard Nieuw studieprogramma. In plaats daarvan sluit u de wizard af en opent u de pagina Studieprogrammagegevens voor het studieprogramma. Klik dan op Onderdeel toevoegen, op Nieuwe map, typ een mapnaam, klik op Opslaan, selecteer de nieuwe map, klik op Onderdeel toevoegen en voeg de artikelen toe aan de map. 4. De volgorde van onderdelen desgewenst wijzigen of onderdelen verwijderen

Nadat u inhoud en cursussen hebt toegevoegd, kunt u de volgorde van de onderdelen wijzigen om het leerpad te wijzigen. U kunt desgewenst ook onderdelen verwijderen. Opmerking: hoewel u de onderdelen binnen een map kunt verplaatsen, kunt u onderdelen niet naar andere mappen verplaatsen. 5. Aanvullende opties selecteren

De laatste stap voor het maken van een nieuw studieprogramma bestaat uit het selecteren van de opties die u nodig hebt op de pagina Aanvullende opties.

Zie ook “Een cursus maken” op pagina 86 “Voorwaarden, evaluatietests en voltooiingsvereisten bewerken” op pagina 101

Studieprogrammagegevens en de status weergeven Nadat u een nieuw studieprogramma hebt gemaakt, kunt u gegevens over het programma weergeven en wijzigen op de pagina Studieprogrammagegevens.

Zie ook “Informatie over meldingen en herinneringen” op pagina 88 Studieprogrammagegevens weergeven

1 Klik op het tabblad Training boven in het venster Connect Enterprise Manager. 2 Navigeer naar de map die het studieprogramma bevat. 3 Selecteer de naam van het studieprogramma in de lijst met cursussen.


Statusinformatie met betrekking tot het studieprogramma weergeven

Het weergeven van de status van een studieprogramma vormt een andere wijze om een overzichtsrapport weer te geven. 1 Als de pagina Studieprogrammagegevens voor het gewenste studieprogramma niet wordt weergegeven, klikt u op het tabblad Training en bladert u naar het studieprogramma. Selecteer de naam van het studieprogramma om de pagina Studieprogrammagegevens weer te geven. 2 Klik op de knop Weergave in het gebied Status studieprogramma. Het tabblad Rapporten wordt geopend op een overzichtspagina. Naast de informatie die ook wordt weergegeven in het studieprogrammagegevensgebied van de pagina Studieprogrammagegevens, vindt u op deze pagina de volgende gegevens: Ingeschreven gebruikers Het aantal gebruikers dat zich heeft ingeschreven voor het studieprogramma. Gebruikers die het programma hebben voltooid Het aantal gebruikers dat het studieprogramma heeft geopend en dat alle

vereiste onderdelen heeft voltooid. Hier ziet u alle gebruikers die ooit zijn ingeschreven voor dit studieprogramma, dus niet alleen de gebruikers die op dat moment zijn ingeschreven. Gebruikers die het programma niet hebben voltooid Het aantal gebruikers dat het studieprogramma heeft geopend, maar

dat nog niet alle verplichte onderdelen heeft voltooid. Hier ziet u alle gebruikers die ooit zijn ingeschreven voor dit studieprogramma, dus niet alleen de gebruikers die op dat moment zijn ingeschreven. Opmerking: twee typen gebruikers worden niet opgenomen in de aantallen voor de status van het studieprogramma: ten eerste de gebruikers die zijn ingeschreven voor het studieprogramma, maar die het studieprogramma nog niet hebben geopend en ten tweede de gebruikers die zich in het verleden hebben ingeschreven voor het studieprogramma, maar die sindsdien zijn verwijderd uit Connect Enterprise Server.

Onderdelen aan een studieprogramma toevoegen en eruit verwijderen Nadat u een studieprogramma hebt gemaakt, kunt u er inhoud en cursussen aan toevoegen of eruit verwijderen. U kunt bijvoorbeeld alle willekeurige cursussen in uw trainingsbibliotheek toevoegen aan een studieprogramma. Hier volgen enkele tips:

• Probeer zo weinig mogelijk cursussen en inhoud toe te voegen en te verwijderen nadat een studieprogramma ter beschikking is gesteld van studenten.

• Communiceer met de studenten die zijn ingeschreven voor het studieprogramma. Stel hen ervan op de hoogte dat u inhoud en cursussen hebt toegevoegd of verwijderd en vraag hen om zich aan te melden bij het studieprogramma, zodat hun status wordt bijgewerkt.

• Er bestaat een verschil tussen het opnemen van een bestaande cursus in een studieprogramma en het maken van een nieuwe cursus voor een studieprogramma. Als u een cursus toevoegt aan een studieprogramma en de cursus al bestaat, wordt deze niet toegevoegd aan de bronnenmap van het individuele studieprogramma. Alleen de onderdelen die automatisch voor de eerste keer worden gemaakt als een cursus, worden automatisch toegevoegd aan de bronnenmap van het studieprogramma. Het is echter mogelijk om onderdelen naar de bronnenmap te verplaatsen of te kopiëren.

• Wanneer u een cursus aan het studieprogramma toevoegt, voegt u in feite een koppeling toe naar de cursus in de inhoudsbibliotheek. Studenten krijgen dan studiepunten voor een cursus, ook als zij de cursus buiten het studieprogramma om volgen. De studenten moeten zich minstens eenmaal hebben aangemeld bij het studieprogramma om studiepunten te kunnen ontvangen voor het volgen van de cursus. (Studenten van studieprogramma's kunnen onderdelen het beste starten vanuit het studieprogramma.)

• Als u een vereist onderdeel uit een studieprogramma verwijdert, verandert de status van studenten die alle andere vereiste onderdelen hebben verwijderd in Voltooid.

• Nadat een studieprogramma is gewijzigd (als vereiste onderdelen bijvoorbeeld zijn toegevoegd of verwijderd), dient u studenten te vragen om zich weer aan te melden bij het studieprogramma om hun status en resultaten te laten bijwerken.

• Het kan voorkomen dat een student een cursus aflegt en dat deze cursus wordt toegevoegd aan het studieprogramma waarvoor de student is ingeschreven. Vraag in dat geval de student om zich aan te melden bij het studieprogramma, zodat hij of zij studiepunten kan ontvangen voor de reeds afgelegde cursus. De status van de student binnen het studieprogramma wordt dan automatisch bijgewerkt.


Zie ook “Wijzigingen aanbrengen in de cursusinhoud” op pagina 88

Mappen en onderdelen toevoegen aan een studieprogramma Na het maken van een studieprogramma kunt u op ieder gewenst moment mappen of onderdelen aan het studieprogramma toevoegen. Opmerking: het toevoegen van onderdelen aan een studieprogramma of het verwijderen van onderdelen uit een studieprogramma heeft gevolgen voor de transcripties van studenten. U kunt beter geen wijzigingen aanbrengen als u eenmaal studenten hebt ingeschreven. Als u onderdelen toevoegt of verwijdert, dient u uw studenten op de hoogte te stellen van de wijzigingen in het studieprogramma en moet u ze vragen zich aan te melden bij het studieprogramma om hun status bij te werken. Een map toevoegen aan een studieprogramma

Nadat u een studieprogramma hebt gemaakt, kunt u onderdelen groeperen en indelen in mappen. U kunt bijvoorbeeld een set onderdelen opnemen in een map Onderwerpen voor beginners en een andere set onderdelen in de map Onderwerpen voor studenten met enige kennis. Opmerking: u voegt onderdelen toe aan een studieprogrammamap in plaats van onderdelen die al in uw studieprogramma staan te verplaatsen naar een map. 1 Als de pagina Studieprogrammagegevens niet wordt weergegeven voor het studieprogramma dat u wilt wijzigen, klikt u op het tabblad Training en bladert u naar het studieprogramma. Selecteer de naam van het studieprogramma om de pagina Studieprogrammagegevens weer te geven. 2 Klik op Onderdeel toevoegen. 3 Klik op Nieuwe map. 4 Typ een naam voor de map in het tekstvak Mapnaam op de pagina Nieuwe map en klik op Opslaan. 5 In de studieprogrammalijst kunt u de map selecteren die u net hebt gemaakt, zodat u er onderdelen aan kunt toevoegen. Inhoud toevoegen aan een studieprogramma

Nadat u een studieprogramma hebt gemaakt, kunt u naar wens meer inhoud toevoegen. De inhoud die aan een studieprogramma wordt toegevoegd, wordt nu automatisch geconverteerd naar een cursus, zodat deze op de juiste wijze kan worden bijgehouden. De nieuwe cursus wordt aan de automatisch gemaakte bronnenmap voor het studieprogramma toegevoegd. Alle andere inhoud die u aan het studieprogramma toevoegt, wordt ook automatisch geconverteerd en in de bronnenmap geplaatst. Deze map bevindt zich op dezelfde locatie als het studieprogramma en heeft dezelfde naam als het studieprogramma, maar dan met de toevoeging “Bronnen”. (Als u cursussen toevoegt die u al voor een studieprogramma hebt gemaakt, worden deze cursussen niet in de bronnenmap geplaatst.) 1 Als de pagina Studieprogrammagegevens niet wordt weergegeven voor het studieprogramma dat u wilt wijzigen, klikt u op het tabblad Training en bladert u naar het studieprogramma. Selecteer de naam van het studieprogramma om de pagina Studieprogrammagegevens weer te geven. 2 Klik op Onderdeel toevoegen. 3 Klik op inhoud toevoegen. 4 Blader zo nodig naar de map die de inhoud bevat. 5 Schakel het selectievakje in voor de inhoud die u aan het studieprogramma wilt toevoegen en klik op Toevoegen. 6 Klik nogmaals op Toevoegen. Een cursus aan een studieprogramma toevoegen

U kunt alle cursussen die beschikbaar zijn in uw trainingsbibliotheek opnemen in een studieprogramma. 1 Als de pagina Studieprogrammagegevens niet wordt weergegeven voor het studieprogramma dat u wilt wijzigen, klikt u op het tabblad Training en bladert u naar het studieprogramma. Selecteer de naam van het studieprogramma om de pagina Studieprogrammagegevens weer te geven.


2 Klik op Onderdeel toevoegen. 3 Klik op Cursus toevoegen. 4 Blader zo nodig naar de map die de cursus bevat. 5 Schakel het selectievakje in voor de cursus die u aan het studieprogramma wilt toevoegen en klik op Opslaan. Opmerking: uitnodigingen, inschrijvingen en herinneringen die u voor een cursus hebt gemaakt, worden niet overgedragen wanneer u een cursus toevoegt aan een studieprogramma. De meldingsopties voor een studieprogramma gelden voor alle cursussen in het studieprogramma, het is niet mogelijk meldingsopties in te stellen voor individuele cursussen die deel uitmaken van een studieprogramma. (Als een cursus echter buiten een studieprogramma om bestaat, zijn de instellingen voor uitnodigingen, inschrijvingen en herinneringen allemaal geldig voor de cursus.) Een vergadering aan een studieprogramma toevoegen

U kunt vergaderingen die beschikbaar zijn in uw vergaderingenbibliotheek toevoegen aan een bestaand studieprogramma. 1 Als de pagina Studieprogrammagegevens niet wordt weergegeven voor het studieprogramma dat u wilt wijzigen, klikt u op het tabblad Training en bladert u naar het studieprogramma. Selecteer de naam van het studieprogramma om de pagina Studieprogrammagegevens weer te geven. 2 Klik op Onderdeel toevoegen. 3 Klik op Vergadering toevoegen. 4 Blader zo nodig naar de map die de vergadering bevat. 5 Schakel het selectievakje in voor de vergadering die u aan het studieprogramma wilt toevoegen en klik op Opslaan. Opmerking: als u een Outlook-agendagebeurtenis wilt verzenden, zodat gebruikers de vergadering kunnen toevoegen aan hun Outlook-agenda's, dient u de optie iCal te selecteren wanneer u herinneringen voor de vergadering verzendt (en niet wanneer u de vergadering toevoegt aan uw studieprogramma). Externe inhoud toevoegen aan een studieprogramma

Een studieprogramma hoeft niet uitsluitend uit Connect Enterprise Server-onderdelen te bestaan. U kunt externe training opnemen. Zo kunt u een college toevoegen dat de ingeschreven personen moeten bijwonen. Aangezien een college een live gebeurtenis is, kunt u een externe Connect-gebeurtenis maken die het college vertegenwoordigt. Gebruik daarna de functie voor het overschrijven van de status om ingeschreven personen die het college hebben bijgewoond te markeren als Geslaagd en de personen die het college niet hebben bijgewoond te markeren als Gezakt. Opmerking: wanneer de gebruikersstatus voor externe training wordt gewijzigd, dient u de voltooiingsstatus van de gebruiker handmatig bij te werken. 1 Als de pagina Studieprogrammagegevens niet wordt weergegeven voor het studieprogramma dat u wilt wijzigen, klikt u op het tabblad Training en bladert u naar het studieprogramma. Selecteer de naam van het studieprogramma om de pagina Studieprogrammagegevens weer te geven. 2 Klik op Onderdeel toevoegen. 3 Klik op Nieuwe externe training. 4 Typ de naam van de externe training in het tekstvak Titel. 5 Geef het maximumaantal punten dat gebruikers kunnen ontvangen voor het voltooien van de externe training op in het tekstvak Hoogst haalbare score. 6 Typ een beschrijving van de externe training in het tekstvak Overzicht. 7 Klik op Opslaan. De externe training wordt weergegeven in uw lijst met onderdelen op de pagina Studieprogrammagegevens. 8 Klik op de knop Bewerken in het gebied Studieprogrammagegevens om een id op te geven voor de externe training. 9 Typ een id-tekst of id-nummers in het tekstvak Id. 10 Klik op Opslaan.


Studieprogramma's bewerken U kunt de gegevens in een studieprogramma wijzigen, zo kunt u de volgorde van onderdelen wijzigen of onderdelen verwijderen. Het is ook mogelijk een volledig studieprogramma te verwijderen. Opmerking: het toevoegen van onderdelen aan een studieprogramma of het verwijderen van onderdelen uit een studieprogramma heeft gevolgen voor de transcripties van studenten. U kunt beter geen wijzigingen aanbrengen als u eenmaal studenten hebt ingeschreven. Als u onderdelen toevoegt of verwijdert, dient u uw studenten op de hoogte te stellen van de wijzigingen in het studieprogramma en moet u ze vragen zich aan te melden bij het studieprogramma om hun status bij te werken. Studieprogrammagegevens bewerken

1 Als de pagina Studieprogrammagegevens niet wordt weergegeven voor het studieprogramma dat u wilt wijzigen, klikt u op het tabblad Training en bladert u naar het studieprogramma. Selecteer de naam van het studieprogramma om de pagina Studieprogrammagegevens weer te geven. 2 Klik op Bewerken in het gebied Studieprogrammagegevens om de volgende gegevens te wijzigen: Naam studieprogramma Een titel voor het studieprogramma. Studieprogramma-id Het identificatienummer van het studieprogramma. (U kunt een willekeurige code toewijzen, zoals

bijvoorbeeld een catalogusnummer.) Overzicht Een beschrijving van het studieprogramma. Studieprogramma begint op De datum waarop het studieprogramma begint. Vóór deze datum hebben gebruikers geen

toegang tot het studieprogramma. Opmerking: de begin- en einddatums die u selecteert, overschrijven de begin- en einddatums van de afzonderlijke onderdelen in uw studieprogramma. Als u bijvoorbeeld een vergadering toevoegt met een einddatum die in het verleden ligt en uw einddatum voor het studieprogramma ligt in de toekomst, gaat de vergadering uit van de einddatum van het studieprogramma. Studieprogramma wordt afgesloten op De datum waarop het studieprogramma wordt beëindigd. U kunt een keuze maken in het pop-upmenu of u kunt Geen einddatum selecteren.

3 Klik op Opslaan wanneer u de studieprogrammagegevens hebt bewerkt. Externe-inhoudgegevens bewerken

U kunt alleen de gegevens over interne inhoud bewerken als u de inhoud al hebt toegevoegd aan het studieprogramma. 1 Als de pagina Studieprogrammagegevens niet wordt weergegeven voor het studieprogramma dat u wilt wijzigen, klikt u op het tabblad Training en bladert u naar het studieprogramma. Selecteer de naam van het studieprogramma om de pagina Studieprogrammagegevens weer te geven. 2 Selecteer de naam van de externe training in de lijst met onderdelen. 3 Klik op Bewerken in het gebied Informatie over externe training. 4 Bewerk de naam, de id of de overzichtsgegevens in het gebied Onderdeelinfo en klik op Opslaan. De volgorde van onderdelen in een studieprogramma wijzigen

1 Als de pagina Studieprogrammagegevens niet wordt weergegeven voor het studieprogramma dat u wilt wijzigen, klikt u op het tabblad Training en bladert u naar het studieprogramma. Selecteer de naam van het studieprogramma om de pagina Studieprogrammagegevens weer te geven. 2 Schakel het selectievakje in naast het onderdeel dat u wilt verplaatsen en klik op de pijl-omhoog of op de pijl-omlaag om dat onderdeel in de lijst te verplaatsen.


Onderdelen uit een studieprogramma verwijderen

Als u een onderdeel uit een studieprogramma wilt verwijderen, heeft dat geen gevolgen voor het oorspronkelijke onderdeel in de desbetreffende bibliotheek. 1 Als de pagina Studieprogrammagegevens niet wordt weergegeven voor het studieprogramma dat u wilt wijzigen, klikt u op het tabblad Training en bladert u naar het studieprogramma. Selecteer de naam van het studieprogramma om de pagina Studieprogrammagegevens weer te geven. 2 Schakel het selectievakje in naast de onderdelen die u wilt verwijderen in de lijst met onderdelen en klik op Onderdeel verwijderen. 3 Bevestig dat u de geselecteerde onderdelen wilt verwijderen en klik op Verwijderen. Een studieprogramma verwijderen

Voordat u een studieprogramma verwijdert, dient u te bedenken wat de gevolgen van deze handeling zijn:

• Het studieprogramma wordt verwijderd uit de trainingsbibliotheek. • Ingeschreven personen hebben geen toegang meer tot het studieprogramma. • De studieprogrammarapporten zijn niet meer beschikbaar. (Als u toegang tot het studieprogramma wilt voorkomen, maar de rapportgegevens wilt behouden, stelt u een einddatum in voor het studieprogramma, maar verwijdert u het studieprogramma niet.)

• Er worden geen herinneringen voor het studieprogramma verzonden en vertraagde meldingen met betrekking tot het studieprogramma worden niet verzonden.

• Het verwijderen van een studieprogramma is definitief, het is niet mogelijk een verwijderd studieprogramma te herstellen. Het verwijderen van een studieprogramma uit een trainingsbibliotheek heeft geen gevolgen voor de bibliotheekonderdelen waaruit het studieprogramma bestaat. 1 Klik op het tabblad Training in Connect Enterprise Manager en blader naar het studieprogramma. 2 Schakel het selectievakje naast het studieprogramma in en klik op Verwijderen. 3 Klik op Verwijderen als u hebt bevestigd dat u de selectie wilt verwijderen.

Voorwaarden, evaluatietests en voltooiingsvereisten bewerken Nadat u een studieprogramma hebt gemaakt, kunt u vele wijzigingen aanbrengen. Zo kunt u voorwaarden en evaluatietests toewijzen en de voltooiingsvereisten bewerken. Het wordt aangeraden evaluatietests of voorwaarden te gebruiken wanneer u leerpaden samenstelt, maar niet allebei. Het is mogelijk beide te gebruiken, maar het vergt veel tijd en het is ingewikkeld om alle mogelijke workflows te testen die studenten kunnen aantreffen. Voorwaarden toewijzen aan een onderdeel

Wanneer u voorwaarden toewijst, dwingt u studenten de onderdelen in een bepaalde volgorde te doorlopen. Een map kan niet worden ingesteld als een voorwaarde. Opmerking: vermijd het gebruik van overbodige voorwaarden, dat veroorzaakt verwarring bij de studenten en kan tot prestatieproblemen met Connect Enterprise Server leiden. Opmerking: externe-trainingsonderdelen kunnen beter niet worden ingesteld als verplicht, aangezien Connect Enterprise Server externe onderdelen niet automatisch kan bijhouden. 1 Als de pagina Studieprogrammagegevens niet wordt weergegeven voor het studieprogramma dat u wilt wijzigen, klikt u op het tabblad Training en bladert u naar het studieprogramma. Selecteer de naam van het studieprogramma om de pagina Studieprogrammagegevens weer te geven. 2 Klik in de lijst met studieprogramma-onderdelen op de naam van het onderdeel of de map waarvoor een voorwaarde is vereist. In deze procedure wordt dit onderdeel het geselecteerde onderdeel genoemd. 3 Klik op Bewerken in het gedeelte Voorwaarden.


Klik in het gebied Cursusgegevensvoorwaarden op Bewerken om een bepaald leerpad samen te stellen.

4 In het gebied Voorwaarden selecteren staan de onderdelen in het studieprogramma vermeld. Gebruik de volgende criteria in het pop-upmenu Opties om de voorwaarden op te geven: Vereist Dit betekent dat aan de voorwaarde moet worden voldaan voordat een gebruiker het geselecteerde onderdeel kan afleggen. Wijs de status Vereist niet toe aan externe inhoud. Connect Enterprise Server kan het voltooien van externe inhoud, zoals de URL van een website, namelijk niet controleren. Optioneel Geeft aan dat de voorwaarde optioneel is. Gebruikers ontvangen een bericht met het verzoek aan de voorwaarde

te voldoen voordat ze het geselecteerde onderdeel afleggen. Verborgen Dit wil zeggen dat het geselecteerde onderdeel pas op de inschrijvingspagina wordt weergegeven wanneer de gebruiker aan de voorwaarde heeft voldaan.

5 Klik op Opslaan als u alle voorwaarden hebt geselecteerd. Evaluatietests toewijzen aan een onderdeel

U kunt het studieprogramma zodanig ontwerpen dat ingeschreven personen een onderdeel niet hoeven af te leggen als ze voor een verwante evaluatietest slagen. U kunt mappen beter niet configureren als evaluatietestonderdelen of koppelen als geselecteerde onderdelen. Gebruik altijd een specifieke cursus of vergadering, en niet een map, als een evaluatietest of een geselecteerd onderdeel voor alle andere studie-objecten. Hier volgen enkele tips voor het maken van evaluatietests:

• Maak een weloverwogen keuze uit de opties Optioneel, Geblokkeerd en Verborgen. Het leerpad en de ervaring van uw studenten is sterk afhankelijk van de optie die u kiest voor een evaluatietest.

• U kunt geen evaluatietest toewijzen voor het eerste onderdeel in een studieprogramma. • Gebruik geen ketens van evaluatietests. Een voorbeeld van een keten van evaluatietests is bijvoorbeeld het instellen van onderdeel 1 als een evaluatietest voor onderdeel 2 en het instellen van onderdeel 2 als een evaluatietest voor onderdeel 3. 1 Als de pagina Studieprogrammagegevens niet wordt weergegeven voor het studieprogramma dat u wilt wijzigen, klikt u op het tabblad Training en bladert u naar het studieprogramma. Selecteer de naam van het studieprogramma om de pagina Studieprogrammagegevens weer te geven. 2 Klik in de lijst met onderdelen op de naam van het onderdeel waarvoor een evaluatietest is vereist. In deze procedure wordt dit onderdeel het geselecteerde onderdeel genoemd. 3 Klik op Bewerken in het gedeelte Evaluatietests.


4 In het gedeelte Evaluatietests selecteren worden de onderdelen van het studieprogramma vermeld. Gebruik het popupmenu voor een onderdeel om het onderdeel aan te wijzen als een evaluatietest voor het geselecteerde onderdeel. Hanteer hierbij de volgende criteria: Optioneel Hiermee geeft u aan dat het geselecteerde onderdeel niet langer verplicht is voor een ingeschreven persoon die

voor het evaluatietestonderdeel is geslaagd. Geblokkeerd Hiermee geeft u aan dat het geselecteerde onderdeel niet beschikbaar is voor een ingeschreven persoon die

voor het evaluatietestonderdeel slaagt. Als de ingeschreven persoon zakt voor het evaluatietestonderdeel, wordt het geselecteerde onderdeel beschikbaar gesteld. Verborgen Hiermee geeft u aan dat het geselecteerde onderdeel verborgen wordt voor een ingeschreven persoon die voor

het evaluatietestonderdeel slaagt. Als de ingeschreven persoon zakt voor het evaluatietestonderdeel, wordt dit onderdeel zichtbaar en kan de ingeschreven persoon het onderdeel volgen. 5 Klik op Opslaan als u klaar bent met het opgeven van evaluatietestonderdelen. Voltooiingsvereisten bewerken

U kunt bepalen dat een onderdeel vereist is. Dat betekent dat een ingeschreven persoon moet slagen voor het onderdeel om het studieprogramma te kunnen voltooien. Standaard zijn alle onderdelen vereist, maar u kunt afzonderlijke onderdelen instellen als optioneel of vereist zonder dat dit gevolgen heeft voor andere onderdelen. 1 Als de pagina Studieprogrammagegevens niet wordt weergegeven voor het studieprogramma dat u wilt wijzigen, klikt u op het tabblad Training en bladert u naar het studieprogramma. Selecteer de naam van het studieprogramma om de pagina Studieprogrammagegevens weer te geven. 2 Klik op Bewerken in het gedeelte Voltooiingsvereisten. 3 Selecteer Vereist in het pop-upmenu voor elk onderdeel dat u als verplicht wilt instellen. 4 Klik op Opslaan als u klaar bent met het opgeven van verplichte onderdelen.

Ingeschreven personen beheren Met Connect Enterprise Manager kunt u de voor een studieprogramma ingeschreven personen weergeven en deze toevoegen. Bovendien kunt u toegangsmachtigingen voor ingeschreven personen instellen. Ingeschreven personen weergeven en toevoegen aan een studieprogramma

1 Wanneer de pagina Studieprogrammagegevens voor het studieprogramma nog niet wordt weergegeven, gaat u naar het tabblad Training in Connect Enterprise Manager en bladert u naar het studieprogramma. Klik op de naam van het studieprogramma om de pagina Studieprogrammagegevens weer te geven. 2 Klik op Ingeschreven personen beheren. 3 Als u ingeschreven personen wilt toevoegen, selecteert u de naam of de groep in de lijst Beschikbare gebruikers en groepen.

• Houd Control of Shift ingedrukt en klik om meerdere gebruikers of groepen te selecteren. • Dubbelklik op de naam van een groep om deze uit te vouwen, zodat u de afzonderlijke leden kunt selecteren. Selecteer vervolgens individuele gebruikers.

• Als u naar een naam in de lijst zoekt, klikt u op Zoeken onder aan het venster, typt u de naam die u in de lijst wilt weergeven en selecteert u deze. (Klik op Wissen om terug te keren naar de oorspronkelijke lijst.) 4 Klik op Toevoegen nadat u ingeschreven personen hebt geselecteerd. Opmerking: nadat u ingeschreven personen hebt toegevoegd, moet u deze personen op de hoogte te stellen van het feit dat het studieprogramma beschikbaar is


Machtigingen instellen voor personen die zijn ingeschreven voor het studieprogramma

Nadat u ingeschreven personen aan een studieprogramma hebt toegevoegd, kunt u machtigingen bepalen voor ingeschreven gebruikers en groepen. 1 Wanneer de pagina Studieprogrammagegevens voor het studieprogramma nog niet wordt weergegeven, gaat u naar het tabblad Training in Connect Enterprise Manager en bladert u naar het studieprogramma. Klik op de naam van het studieprogramma om de pagina Studieprogrammagegevens weer te geven. 2 Klik op Ingeschreven personen beheren. 3 Selecteer de ingeschreven persoon of de ingeschreven groep in de kolom Momenteel ingeschreven personen voor en klik op Machtigingen. 4 Selecteer een van de volgende machtigingen:

• Kies Ingeschreven om de ingeschreven persoon toegang tot het studieprogramma te verlenen. • Kies Afgewezen om de ingeschreven persoon toegang tot het studieprogramma te ontzeggen. Ingeschreven personen uit een studieprogramma verwijderen

U kunt op ieder gewenst moment een ingeschreven persoon of een groep ingeschreven personen uit een studieprogramma verwijderen. 1 Wanneer de pagina Studieprogrammagegevens voor het studieprogramma nog niet wordt weergegeven, gaat u naar het tabblad Training in Connect Enterprise Manager en bladert u naar het studieprogramma. Klik op de naam van het studieprogramma om de pagina Studieprogrammagegevens weer te geven. 2 Klik op Ingeschreven personen beheren. 3 Selecteer de ingeschreven persoon of de ingeschreven groep in de kolom Momenteel ingeschreven personen voor en klik op Verwijderen.

Communiceren met personen die zijn ingeschreven voor het studieprogramma In Connect Enterprise Manager kunt u meldingen en herinneringen verzenden naar personen die zijn ingeschreven voor een studieprogramma. Er wordt een standaardtekst verschaft, maar u kunt deze tekst bewerken en het bericht aan uw wensen aanpassen. Meldingen verzenden naar personen die zijn ingeschreven voor het studieprogramma

Met de functie voor meldingen in Connect Enterprise Manager kunt u e-mailberichten verzenden naar ingeschreven personen. Dergelijke berichten stellen ingeschreven personen meestal op de hoogte van het feit dat het studieprogramma beschikbaar is, verschaffen informatie over het studieprogramma en bevatten een koppeling naar het studieprogramma. U kunt deze berichten naar alle ingeschreven personen of naar enkele ingeschreven personen versturen, zoals bijvoorbeeld naar de personen die het studieprogramma nog niet hebben voltooid. 1 Wanneer de pagina Studieprogrammagegevens voor het studieprogramma nog niet wordt weergegeven, gaat u naar het tabblad Training in Connect Enterprise Manager en bladert u naar het studieprogramma. Klik op de naam van het studieprogramma om de pagina Studieprogrammagegevens weer te geven. 2 Klik op Meldingen. Op de pagina Meldingen selecteert u wanneer de geadresseerden de melding moeten ontvangen. 3 Geef op welke geadresseerden de melding moeten ontvangen. 4 Als u bij de vorige stap Alleen naar specifieke e-mailadressen hebt geselecteerd, typt u deze adressen in het vak Specifieke e-mailadressen. Vergeet niet de adressen met een komma van elkaar te scheiden. 5 Wijzig de tekst in het vak Bericht en klik op Verzenden.


Met de functie Meldingen kunt u belangrijke studieprogrammagegevens naar ingeschreven personen sturen

Herinneringen verzenden naar personen die zijn ingeschreven voor het studieprogramma

Met de functie voor herinneringen in Connect Enterprise Manager kunt u net als met de functie voor meldingen emailberichten sturen naar ingeschreven personen. Het belangrijkste verschil tussen meldingen en herinneringen is echter dat u berichten op de pagina Herinneringen met bepaalde intervallen kunt verzenden. U kunt het bericht naar alle ingeschreven personen sturen, of naar een bepaalde subgroep. 1 Wanneer de pagina Studieprogrammagegevens voor het studieprogramma nog niet wordt weergegeven, gaat u naar het tabblad Training in Connect Enterprise Manager en bladert u naar het studieprogramma. Klik op de naam van het studieprogramma om de pagina Studieprogrammagegevens weer te geven. 2 Voer een van de volgende handelingen uit:

• Klik op het tabblad Training boven in het venster Connect Enterprise Manager. • Klik op Bewerken in het gebied Herinneringsbeleid. 3 Selecteer Studieprogrammaherinneringen verzenden. 4 In de pop-upmenu's Starten selecteert u de datum waarop Connect Enterprise Manager de eerste herinnering moet verzenden. 5 Geef de herhalingsfrequentie op in het pop-upmenu Herhaling. 6 Geef op welke geadresseerden de herinneringen moeten ontvangen. (Als u e-mailadressen opgeeft, dient u deze met komma's van elkaar te scheiden.) 7 Wijzig de tekst in het gebied Bericht en klik op Opslaan. Herinneringen uitschakelen

1 Wanneer de pagina Studieprogrammagegevens voor het studieprogramma nog niet wordt weergegeven, gaat u naar het tabblad Training in Connect Enterprise Manager en bladert u naar het studieprogramma. Klik op de naam van het studieprogramma om de pagina Studieprogrammagegevens weer te geven. 2 Klik op Herinneringen. Op de pagina Herinneringen selecteert u Studieprogrammaherinneringen uitschakelen en klikt u op Opslaan.


Studieprogrammarapporten weergeven en beheren U kunt rapporten weergeven met overzichten, statische gegevens en statusinformatie over een studieprogramma. U kunt gegevens weergeven voor het algemene studieprogramma, voor afzonderlijke gebruikers en op onderdeel. Cursus- en studieprogrammarapporten zijn gedeelde rapporten, omdat een studieprogramma slechts een koppeling naar een cursus vormt. (Inhoud- en cursusrapporten zijn daarentegen gescheiden rapporten, omdat een cursus is gekoppeld aan een specifieke versie van de inhoud.) Opmerking: in studieprogrammarapporten wordt niet de specifieke versie van een studieprogramma weergegeven dat een student heeft voltooid. In studieprogrammarapporten wordt de status van een student op verschillende manieren weergegeven:

• In een presentatie zonder quizzen wordt de status Voltooid bereikt wanneer alle dia's in een presentatie zijn weergegeven. • In een presentatie met een of meerdere quizzen wordt de status Onvolledig vermeld wanneer niet alle quizvragen met een puntenwaarde (met studiepunten) in all quizzen zijn beantwoord. Als alle dergelijke vragen zijn beantwoord, geeft Connect Enterprise Server weer of de gebruiker is geslaagd of gezakt, afhankelijk van het feit of de score van de student hoger is dan of gelijk is aan een voldoende score. Opmerking: als een cursus in het studieprogramma ter beschikking is gesteld van gebruikers voordat de cursus aan het studieprogramma is toegevoegd, kunnen alle bestaande gegevens voor de desbetreffende cursus in het studieprogrammarapport worden weergegeven. Als u niet wilt dat eerdere gegevens worden opgenomen in het studieprogrammarapport, kunt u cursussen opnieuw maken als deze al bestonden voordat u het studieprogramma maakte. Een overzichtsrapport van een studieprogramma weergeven

Een overzichtsrapport bevat algemene informatie over een studieprogramma, zoals het aantal ingeschreven personen en het aantal gebruikers dat is geslaagd voor het studieprogramma. U kunt het rapport filteren op begin- of einddatum, op groepen of gebruikers en op personen van wie u de directe of indirecte leidinggevende bent. 1 Wanneer de pagina Studieprogrammagegevens voor het studieprogramma nog niet wordt weergegeven, gaat u naar het tabblad Training in Connect Enterprise Manager en bladert u naar het studieprogramma. Klik op de naam van het studieprogramma om de pagina Studieprogrammagegevens weer te geven. 2 Klik op het tabblad Rapporten boven in het venster Connect Enterprise Manager. Connect Enterprise Manager wordt standaard geopend op de rapportpagina Overzicht. Naast de informatie die wordt weergegeven in het gebied Studieprogrammagegevens van de pagina Studieprogrammagegevens (zoals de naam, de id, de begin- en einddatum van het studieprogramma en de overzichtsinformatie), bevat het rapport de volgende gegevens: Ingeschreven gebruikers Het aantal gebruikers dat zich heeft ingeschreven voor het studieprogramma. Gebruikers die het programma hebben voltooid Het aantal gebruikers dat het studieprogramma heeft geopend en dat alle

vereiste onderdelen heeft voltooid. Hier ziet u alle gebruikers die ooit zijn ingeschreven voor dit studieprogramma, dus niet alleen de gebruikers die op dat moment zijn ingeschreven. Gebruikers die het programma niet hebben voltooid Het aantal gebruikers dat het studieprogramma heeft geopend, maar

dat nog niet alle verplichte onderdelen heeft voltooid. Hier ziet u alle gebruikers die ooit zijn ingeschreven voor dit studieprogramma, dus niet alleen de gebruikers die op dat moment zijn ingeschreven. Opmerking: twee typen gebruikers worden niet opgenomen in de aantallen in dit rapport: ten eerste de gebruikers die zijn ingeschreven voor het studieprogramma, maar die het studieprogramma nog niet hebben geopend en ten tweede de gebruikers die zich in het verleden hebben ingeschreven voor het studieprogramma, maar die sindsdien zijn verwijderd uit Connect Enterprise Server. Een studieprogrammarapport weergeven op gebruikers

U kunt algemene rapportgegevens weergeven over de personen die zijn ingeschreven voor het studieprogramma, zoals de datum waarop de gebruiker het studieprogramma heeft voltooid. U kunt het rapport filteren op begin- of einddatum, op groepen of gebruikers en op personen van wie u de directe of indirecte leidinggevende bent.


Wanneer u een studieprogrammarapport per gebruiker weergeeft, kunt u de status van een gebruiker wijzigen met de optie Negeren. Zo kunt u de status van een gebruiker bijvoorbeeld van Gezakt wijzigen in Geslaagd. U kunt de status van op zichzelf staande cursussen wijzigen, maar ook de status van cursussen die deel uitmaken van studieprogramma's. Het is echter niet mogelijk om de gebruikersstatus van een volledig studieprogramma te wijzigen. Negeren is vooral handig wanneer er situaties ontstaan waar de gebruikers niets aan kunnen doen. Zo kan het bijvoorbeeld gebeuren dat de trainingsinhoud een fout bevat die ertoe heeft geleid dat de gebruiker niet voor een cursus is geslaagd. Negeren is ook handig wanneer u de status voor externe trainingssessies, zoals een live workshop of een excursie, handmatig wilt instellen. 1 Wanneer de pagina Studieprogrammagegevens voor het studieprogramma nog niet wordt weergegeven, gaat u naar het tabblad Training in Connect Enterprise Manager en bladert u naar het studieprogramma. Klik op de naam van het studieprogramma om de pagina Studieprogrammagegevens weer te geven. 2 Klik op de koppeling Rapporten boven in het venster Connect Enterprise Manager. 3 Klik op Op gebruikers om de volgende informatie weer te geven voor iedere ingeschreven persoon: Naam De naam van de ingeschreven persoon. Klik op de naam van een persoon om informatie weer te geven over deze

persoon, zoals de status, de totale score en het aantal pogingen dat deze persoon heeft uitgevoerd om onderdelen van het studieprogramma te voltooien. Status De vorderingen van de gebruiker in verhouding tot het voltooien van het onderdeel. Afgelegd op De datum waarop de ingeschreven persoon het onderdeel heeft afgelegd. Certificaatnummer Een door het systeem gegenereerd nummer dat aangeeft dat de gebruiker het studieprogramma heeft

voltooid en dat de gebruiker een unieke id verschaft. 4 Selecteer een ander nummer in het pop-upmenu Weergave om het aantal in de lijst weergegeven gebruikers te wijzigen. Het gebruikersstatusveld in een rapport wijzigen

Het gebruikersstatusveld in een rapport bevat een van de volgende waarden: Niet afgelegd De gebruiker heeft het onderdeel nog niet geopend. Geslaagd De gebruiker heeft het onderdeel voltooid en is ervoor geslaagd. Gezakt De gebruiker heeft het onderdeel voltooid, maar zijn of haar score was te laag om ervoor te slagen. Voltooid De gebruiker heeft het onderdeel voltooid (dit geldt voor onderdelen waarvoor niet een bepaalde score is vereist om te slagen). Onvolledig De gebruiker heeft het onderdeel geopend, maar heeft het nog niet voltooid.

Het gebruikersstatusveld wordt bijgewerkt na iedere wijziging in de gebruikersstatus voor onderdelen die Connect Enterprise Manager bijhoudt. Als de gebruikersstatus van een externe training verandert, kunt u de status handmatig wijzigen in Connect Enterprise Server. U kunt het rapport filteren op begin- of einddatum, op groepen of gebruikers en op personen van wie u de directe of indirecte leidinggevende bent. 1 Wanneer de pagina Studieprogrammagegevens voor het studieprogramma nog niet wordt weergegeven, gaat u naar het tabblad Training in Connect Enterprise Manager en bladert u naar het studieprogramma. Klik op de naam van het studieprogramma om de pagina Studieprogrammagegevens weer te geven. 2 Klik op de koppeling Rapporten boven in het venster Connect Enterprise Manager. 3 Klik op Op gebruikers. 4 Klik in de kolom Naam op de naam van de ingeschreven persoon van wie u de status wilt wijzigen. Er wordt een lijst weergegeven met onderdelen die aan de ingeschreven persoon zijn toegewezen. De statuskolom verwijst naar de status voor elk onderdeel. 5 Klik op Negeren als u de status van een onderdeel wilt wijzigen en selecteer een andere status in het pop-upmenu Status. 6 Typ de score van de gebruiker in het tekstvak Score. (Geef 0 op voor onderdelen waarvoor geen bepaalde score is vereist om te slagen.)


7 Typ de hoogst haalbare score in het tekstvak Hoogst haalbare score. 8 Klik op Opslaan. De bijgewerkte status wordt weergegeven in het rapport Gebruikers. Een studieprogrammarapport per onderdeel weergeven

U kunt een studieprogrammarapport per onderdeel weergeven door eerst het onderdeel en daarna het gewenste type rapport te selecteren. U kunt het rapport filteren op overzicht, gebruikers, dia's, vragen of antwoorden. 1 Wanneer de pagina Studieprogrammagegevens voor het studieprogramma nog niet wordt weergegeven, gaat u naar het tabblad Training in Connect Enterprise Manager en bladert u naar het studieprogramma. Klik op de naam van het studieprogramma om de pagina Studieprogrammagegevens weer te geven. 2 Klik op de koppeling Rapporten boven in het venster Connect Enterprise Manager. 3 Klik op Op onderdeel. Er wordt een lijst weergegeven met alle onderdelen in het studieprogramma. De kolom Rapporten geeft het type rapport aan dat u kunt genereren voor elk onderdeel. 4 Klik op de koppeling voor het gewenste type rapport. De stappen voor het weergeven, downloaden en instellen van rapportfilters voor elk onderdeel zijn gelijk aan de procedures voor het weergeven van rapporten in iedere bibliotheek. Externe training vormt echter een uitzondering op deze regel, omdat deze niet wordt weergegeven in een Connect Enterprise Server-bibliotheek. Type onderdeel

Type rapport

Cursus

Overzicht Op gebruikers Op dia's Op vragen Op antwoorden

Vergadering

Overzicht Op aanwezigen Op sessies Op vragen

Externe training

Overzicht Op gebruikers

Een overzichtsrapport voor externe training weergeven

Voordat u een overzichtsrapport voor externe training genereert, moet u de gebruikersstatus of de score bijwerken van gebruikers die de training hebben voltooid. 1 Wanneer de pagina Studieprogrammagegevens voor het studieprogramma nog niet wordt weergegeven, gaat u naar het tabblad Training in Connect Enterprise Manager en bladert u naar het studieprogramma. Klik op de naam van het studieprogramma om de pagina Studieprogrammagegevens weer te geven. 2 Klik op de koppeling Rapporten boven in het venster Connect Enterprise Manager. 3 Klik op Op onderdeel. Er wordt een lijst weergegeven met alle onderdelen in het studieprogramma. De kolom Rapporten geeft het type rapport aan dat u kunt genereren voor elk onderdeel. 4 Voor externe training in de kolom Namen klikt u op de koppeling Overzicht om gegevens voor iedere ingeschreven persoon weer te geven.


Een studieprogrammarapport voor externe training per gebruiker weergeven

Voordat u een rapport voor externe training per gebruiker genereert, moet u de gebruikersstatus of de score bijwerken van gebruikers die de training hebben voltooid. 1 Wanneer de pagina Studieprogrammagegevens voor het studieprogramma nog niet wordt weergegeven, gaat u naar het tabblad Training in Connect Enterprise Manager en bladert u naar het studieprogramma. Klik op de naam van het studieprogramma om de pagina Studieprogrammagegevens weer te geven. 2 Klik op de koppeling Rapporten boven in het venster Connect Enterprise Manager. 3 Klik op Op onderdeel. Er wordt een lijst weergegeven met alle onderdelen in het studieprogramma. De kolom Rapporten geeft het type rapport aan dat u kunt genereren voor elk onderdeel. 4 Voor externe training in de kolom Namen klikt u op de koppeling Op gebruikers om gegevens voor iedere ingeschreven persoon weer te geven: Naam De naam van de ingeschreven persoon. Status De vorderingen van de gebruiker richting voltooiing van het onderdeel. Score De totale score. Voltooiingsdatum De datum waarop de ingeschreven persoon het onderdeel heeft voltooid. Certificaatnummer Een door het systeem gegenereerd nummer dat aangeeft dat de gebruiker het studieprogramma heeft

voltooid en dat de gebruiker een unieke id verschaft. Rapporten exporteren

U kunt studieprogrammarapporten Op onderdeel exporteren naar een Excel-bestand. Dit doet u door te klikken op de knop Rapportgegevens downloaden op de pagina Rapporten. U kunt kiezen of u het rapport wilt openen of het wilt opslaan. 1 Klik op het tabblad Training boven in het venster Connect Enterprise Manager. 2 Navigeer naar de map die het studieprogramma bevat. 3 Selecteer de naam van het studieprogramma in de lijst met cursussen. 4 Klik op Rapporten. 5 Klik op Op onderdeel. In de lijst met rapporttypen voor elk onderdeel kunt u rapportgegevens voor alle rapporten in de lijst downloaden, met uitzondering van het rapport Overzicht. 6 Klik op het rapporttype waarvoor u de gegevens wilt downloaden. 7 Voer een van de volgende handelingen uit:

• Klik op Rapportgegevens downloaden om het rapport te downloaden en sla het bestand op of open het bestand. • Klik op Afdrukbare versie om een rapport op dia's of op vragen weer te geven in een browservenster. Rapportfilters gebruiken

Net als in de andere toepassingen van Connect Enterprise Manager, kunt u de gegevens die in een bepaald rapport worden weergegeven nader bepalen door rapportfilters in te stellen. Vergeet niet dat de filters die u instelt van toepassing zijn op alle rapporten die u maakt, zowel voor studieprogramma's als voor andere Connect Enterprise Server-toepassingen. Zie “Rapportfilters voor inhoud instellen en rapporten genereren” op pagina 26.

110

Hoofdstuk 5: Adobe Acrobat Connect Professional Seminars Informatie over Adobe Acrobat Connect Professional Seminars Informatie over seminars Met Adobe Acrobat Connect Professional Seminars kunt u een speciaal type vergadering maken in Acrobat Connect Professional. Seminars zijn gescheiden van vergaderingen, maar worden net als vergaderingen online en in real-time uitgevoerd in een virtuele ruimte waarin een presentator dia's of multimediapresentaties kan vertonen, schermen kan delen, kan chatten en live audio of video kan uitzenden. In tegenstelling tot vergaderingen waaraan vaak niet meer dan tien personen deelnemen en die regelmatig worden georganiseerd, wordt een seminar door minimaal 50 deelnemers bijgewoond en worden seminars vaak slechts eenmalig of hoogst zelden georganiseerd. Bovendien hoeven de deelnemers nauwelijks een bijdrage te leveren aan seminars. De standaardseminarruimte ziet er anders uit dan de standaardvergaderruimte. Bovendien kunnen seminars alleen worden gemaakt in een gedeelde seminarmap, terwijl vergaderingen in een gedeelde map of in een gebruikersmap kunnen worden gemaakt. Ook zijn er verschillen in de bibliotheekstructuur die de verschillende prijs- en licentieregels tussen seminars en vergaderingen weerspiegelen. U kunt Adobe Connect Enterprise Manager gebruiken voor alle activiteiten die betrekking hebben op seminars, met uitzondering van het uitvoeren van een live seminar. U kunt de volgende taken uitvoeren vanuit Enterprise Manager:

• Informatie opvragen over een seminar. • Een seminar bijwonen als deelnemer. • Een seminar maken, dat wil zeggen dat u uw seminarruimte instelt en gasten uitnodigt. • Seminarrapporten maken en beoordelen. • De bestanden in de seminarbibliotheek beheren, als u over de juiste machtigingen beschikt.

Zie ook “Vergaderingen in Adobe Acrobat Connect Professional” op pagina 28

Informatie over seminarterminologie en -kenmerken Een seminar is een bijeenkomst van personen en bronnen op een bepaalde plaats en op een bepaalde dag tussen een bepaalde begin- en eindtijd. Het seminar zelf bestaat uitsluitend gedurende die periode. De vergaderruimte waarin het seminar plaatsvindt, bestaat daarentegen voor, tijdens en na het seminar. De locatie van de vergaderruimte wordt gevormd door een URL die door het systeem wordt toegewezen op het moment dat het seminar wordt gemaakt. Als u op de URL klikt, wordt de toepassing Adobe Flash in uw browser gestart. U betreedt dan een virtuele vergaderruimte die Flash voor u heeft samengesteld en vanuit deze ruimte kunt u online precies dezelfde taken uitvoeren als in een fysieke vergaderruimte. Afhankelijk van de machtigingen die de gastheer aan het seminar heeft toegewezen, kunnen deelnemers de vergaderruimte na afloop van het seminar bezoeken om inhoud weer te geven, om actie te ondernemen naar aanleiding van actiepunten, enz. Wanneer gastheren een seminar organiseren, kunnen ze Connect Enterprise Server-gebruikers toevoegen aan de lijst met aanwezigen voor het seminar en een van de volgende rollen definiëren voor alle aanwezigen: Gastheer Een gastheer stelt de vergadering in, nodigt gasten uit, kiest de inhoud en wijst zowel de presentator- als de deelnemerrol toe aan de desbetreffende aanwezigen. De gastheer kan bovendien dezelfde taken uitvoeren als de presentator.


Presentator Een presentator kan het scherm delen, chatten, live audio en video uitzenden, de schermindeling van de

vergaderruimte aanpassen en inhoud vertonen aan deelnemers. De inhoud kan de vorm hebben van presentaties die zijn gemaakt in Adobe Presenter of van PDF-bestanden, dia's (PPT-bestanden), Flash-bestanden en Adobe Captivatesimulaties (SWF-bestanden), Flash -videobestanden (FLV-bestanden) en afbeeldingen (JPEG-bestanden). Deelnemer Een deelnemer kan de inhoud zien die de presentator vertoont of deelt en kan de audio horen en de video zien die de presentator uitzendt.

Er bestaan twee typen toegang voor deelnemers aan seminars: Geregistreerde gebruikers en alleen geaccepteerde gasten Toegankelijk voor gebruikers die dezelfde Acrobat Connect

Enterprise-account hebben als de gastheer van het seminar. Geregistreerd wil zeggen dat de gebruiker over een geldige Acrobat Connect Enterprise-account beschikt. Het verwijst niet naar het registratieproces dat van toepassing is op een gebeurtenis. Genodigden met dezelfde Acrobat Connect Enterprise-account als de gastheer zien het seminar vermeld onder Mijn geplande vergaderingen op het tabblad Startpagina nadat ze zich hebben aangemeld bij Connect Enterprise Manager. (Als het seminar is gepland als een gebeurtenis, wordt het vermeld onder Mijn geplande gebeurtenissen.) Bovendien kunnen genodigden het seminar in hun Outlook-agenda weergeven als ze de uitnodiging voor het seminar hebben geaccepteerd met gebruik van Microsoft Outlook. Ze kunnen zich dan ook vanuit Outlook bij het seminar voegen.

Zie ook “Terminologie en concepten met betrekking tot Connect Enterprise” op pagina 6

Taken die aan een seminar voorafgaan Wanneer u een seminar zorgvuldig plant, voorkomt u problemen tijdens het seminar zelf en stroomlijnt u de follow-upactiviteiten. 1. Bepalen over hoeveel seminarlicenties u beschikt

Als uw organisatie Seminars heeft aangeschaft, is er een contract voor een bepaald aantal seminarlicenties afgesloten. Het aantal personen dat het seminar bijwoont, mag het maximumaantal onder uw seminarlicentie toegestane gelijktijdige gebruikers nooit overschrijden. Uw Seminars-beheerder kan u vertellen hoeveel licenties uw organisatie heeft aangeschaft. Laat het de beheerder tijdig weten als u denkt dat u meer licenties nodig hebt. Opmerking: de seminarlicentie stelt ook beperkingen aan het aantal seminars dat u gelijktijdig kunt uitvoeren. 2. De seminarbibliotheek openen

Seminarbestanden en -mappen worden opgeslagen in de seminarbibliotheek. Gebruikers die over de juiste machtigingen beschikken, kunnen deze bestanden en mappen beheren en organiseren. U bereikt de seminarbibliotheek via het tabblad Seminarruimten. Als u op het tabblad Seminarruimten klikt, wordt de inhoud van de map Gedeelde seminars weergegeven op de pagina Lijst met seminars. Afhankelijk van uw machtigingen kunt u deze seminars maken of wijzigen. Opmerking: de seminars die u volgens uw planning moet bijwonen, worden weergegeven op het tabblad Start van de toepassing Enterprise Manager, en wel onder Mijn geplande vergaderingen en niet op het tabblad Seminarruimten. 3. Machtigingen instellen

Aanwezigheidsmachtigingen (soms ook wel rolmachtigingen genoemd) definiëren de rollen van de personen die een seminar bijwonen, zoals deelnemer, presentator en gastheer. U wijst deze machtigingen toe tijdens het maken van een seminar. De gastheer van het seminar kan deze machtigingen echter ook tijdens en na afloop van het seminar wijzigen door de lijst met deelnemers te bewerken. Machtigingen voor de seminarbibliotheek bepalen wie de bibliotheekmappen mag beheren. Van de zes ingebouwde groepen beschikken alleen beheerders over beheermachtigingen voor de map Gedeeld seminar. Auteurs, trainingsmanagers, gastheren van vergaderingen, gastheren van seminars en gebeurtenismanagers krijgen standaard de machtiging Afgewezen toegewezen. De beheerder kan deze standaardmachtigingen overschrijven en andere gebruikers alomvattender toegang


geven tot de map Gedeeld seminar. (De machtigingstypen Publiceren of Weergeven ontbreken, deze betreffen alleen de inhoudsbibliotheek.) Als u andere mappen dan de gedeelde seminarmap wilt beheren, moet u over beheermachtigingen beschikken voor de desbetreffende map in de seminarbibliotheek. 4. Aanwezigen registreren en goedkeuren

Afhankelijk van het type en het doel van een bepaald seminar, kan de gastheer besluiten dat de gasten zich moeten registreren. In dat geval moet de gastheer beschikken over Adobe Connect Events als onderdeel van de toepassing Enterprise Manager, aangezien de registratie voor vergaderingen, trainingen, presentaties of seminars alleen kan worden uitgevoerd via het tabblad Gebeurtenisbeheer. Als de gastheer over dit tabblad beschikt, moet hij of zij eerst het seminar maken met behulp van de wizard Seminar op het tabblad Seminarruimten. Daarna dient de gastheer een gebeurtenis te maken en het zojuist gemaakte seminar te selecteren als de gebeurtenis. Wanneer het seminar wordt gepresenteerd als een gebeurtenis, moeten alle gasten hun registratiegegevens verschaffen voor het seminar, ongeacht het feit of ze over een Connect Enterprise Server-account beschikken of of het om een openbare URL gaat.

Een seminar maken U maakt seminars met behulp van de wizard Seminar. Volg de onderstaande procedure met deze wizard om een seminar te maken waarvoor registratie niet is vereist. (Als u een seminar wilt maken waarvoor deelnemers zich moeten registreren, dient u de toepassing Events te hebben aangeschaft.) Als u een seminar maakt, dient u bovendien een bestaande sjabloon voor een vergaderruimte te selecteren, zodat u over een schermindeling beschikt die u kunt gebruiken of aanpassen. (U kunt de seminarruimte vanuit de ruimte zelf aanpassen.) Opmerking: voordat u een seminar maakt, dient u uw systeembeheerder te vragen of u over de juiste machtigingen voor het maken van een seminar beschikt. 1. De wizard Seminar starten

U kunt een map maken voor het seminar of naar een map bladeren in de seminarbibliotheek (u moet over toegangsrechten tot deze map beschikken). Wanneer u een locatie hebt bepaald, klikt u op de knop Nieuw seminar om de wizard Nieuw seminar te openen en om uw seminar te maken op de geselecteerde locatie. 2. Seminargegevens invoeren

Op de eerste pagina van de wizard Seminar geeft u achtergrondgegevens op over het seminar, zoals een naam en een overzicht, en selecteert u de sjabloon die u wilt gebruiken. (Alleen de seminarnaam is verplicht, alle andere velden zijn optioneel.) U kunt deze gegevens bewerken nadat u het seminar hebt gemaakt. 3. Deelnemers aan seminars selecteren

Als u uw seminar beperkt tot genodigde gasten, bestaat de volgende stap uit het selecteren van de deelnemers aan het seminar. Voor een seminar dat beperkt is tot geregistreerde gasten en geaccepteerde gebruikers, kunt u gebruikers en groepen selecteren als deelnemers of presentatoren in uw seminar. Deze gebruikers kunnen zich rechtstreeks aanmelden bij het seminar. Ongenodigde gebruikers die beschikken over de URL voor de vergaderruimte waarin het seminar wordt gehouden, kunnen proberen zich aan te melden als gasten. In dat geval kunt u als gastheer toegang verlenen aan individuele gasten. 4. Uitnodigingen verzenden

De laatste stap van de wizard Seminar bestaat uit het verzenden van e-mailuitnodigingen aan de deelnemers met de datum, tijd, duur en locatie van het seminar. U kunt uitnodigingen verzenden tijdens het maken van het seminar, maar u kunt de uitnodigingen ook op een later tijdstip maken en verzenden.

Zie ook “Informatie over gebeurtenissen” op pagina 120


Uitnodigingen verzenden U kunt uitnodigingen verzenden tijdens het maken van het seminar, maar u kunt de uitnodigingen ook op een later tijdstip maken en verzenden. Geregistreerde gebruikers en geaccepteerde gasten uitnodigen voor een nieuw seminar

1 Selecteer Uitnodigingen op de pagina Informatie over seminar. 2 Selecteer een genodigdencategorie in het pop-upmenu Aan: alle gastheren, presentatoren en deelnemers, alleen gastheren, alleen presentatoren of alleen deelnemers. Opmerking: het systeem kan een individueel aanwezigheidsrapport genereren voor geregistreerde gebruikers. Geaccepteerde gasten zijn vertegenwoordigd in het totale aantal aanwezigen, maar er is geen individueel aanwezigheidsrapport beschikbaar voor geaccepteerde gasten. 3 Bewerk naar wens het onderwerp en de berichttekst. 4 Als u een Outlook-agendagebeurtenis wilt toevoegen aan de e-mail, schakelt u het selectievakje naast Microsoft Outlook-agendagebeurtenis (iCal) toevoegen aan e-mailbericht in. Anders laat u dit vakje leeg. 5 Klik op Voltooien. Een open uitnodiging verzenden voor een nieuw seminar

1 Klik op E-mail met uitnodiging verzenden op de pagina Informatie over seminar. 2 Selecteer genodigden in uw adresboek of typ de desbetreffende e-mailadressen handmatig in het tekstvak Aan. 3 Bewerk het onderwerp en de berichttekst van de e-mail, als dat nodig is. 4 Klik op Verzenden. 5 Ga terug naar Enterprise Manager en klik op Voltooien. Geregistreerde gasten uitnodigen voor een bestaand seminar

1 Klik op het tabblad Seminarruimten boven in het venster Enterprise Manager. 2 Navigeer naar de map met het seminar en selecteer de naam van het seminar. 3 Klik op de koppeling Uitnodigingen. 4 Selecteer een genodigdencategorie in het pop-upmenu Aan: gastheren, presentatoren en deelnemers, alleen presentatoren of alleen deelnemers. 5 Bewerk naar wens het onderwerp en de berichttekst. 6 Als u een Outlook-agendagebeurtenis wilt toevoegen aan de e-mail, schakelt u het selectievakje naast Microsoft Outlook-agendagebeurtenis (iCal) toevoegen aan e-mailbericht in. Anders laat u dit vakje leeg. 7 Klik op Verzenden.

U kunt rechtstreeks vanuit Enterprise Manager een uitnodiging voor een seminar verzenden naar geregistreerde gasten.


Uitnodigingen verzenden voor een bestaand, geopend seminar

1 Klik op het tabblad Seminarruimten boven in het venster Enterprise Manager. 2 Navigeer naar de map met het seminar en selecteer de naam van het seminar. 3 Klik op de koppeling Uitnodigingen. 4 Selecteer de geadresseerden voor de uitnodiging met behulp van het pop-upmenu in de regel Aan. 5 Bewerk het onderwerp en de berichttekst van de e-mail, als dat nodig is. 6 Klik op Verzenden om de e-mail met de uitnodiging te verzenden.

Seminargegevens weergeven Als u een bestaand seminar wilt wijzigen of weergeven, dient u over de volgende twee typen machtigingen te beschikken: Machtigingen voor bestandsbeheer U dient over beheermachtigingen voor de seminarmap of het seminarbestand te

beschikken, want als u wijzigingen aanbrengt in een seminar dat u hebt gemaakt, wijzigt u in feite het bestand of de map in de seminarbibliotheek. Machtigingen voor aanwezigheid U moet de gastheer van het seminar zijn, want u wijzigt ook de parameters van het

seminar zelf. Een seminarprofiel weergeven

Gebruik de volgende procedure om een seminarprofiel weer te geven vanaf het tabblad Seminarruimten: Opmerking: u kunt ook een seminarprofiel opvragen vanaf het tabblad Start. 1 Klik op het tabblad Seminarruimten boven in het venster Enterprise Manager. 2 Navigeer naar de map met het seminar en selecteer de naam van het seminar. De pagina Informatie over seminar wordt weergegeven met onder andere de volgende gegevens over het seminar: de tijd, een overzicht en de toegang.

U kunt alle gegevens over een seminar weergeven op de pagina Informatie over seminar.

Een lijst met deelnemers aan een seminar weergeven

Als u over beheermachtigingen voor een seminar beschikt, kunt u een lijst weergeven met alle genodigde deelnemers voor iedere seminarruimte.


Opmerking: als dit seminar wordt weergegeven als een gebeurtenis, moet u de informatie weergeven op het tabblad Gebeurtenisbeheer. Raadpleeg“Adobe Connect Events” op pagina 120 voor nadere informatie. 1 Klik op het tabblad Seminarruimten boven in het venster Enterprise Manager. 2 Navigeer naar de map met het seminar en selecteer de naam van het seminar. 3 Klik op de koppeling Deelnemers bewerken. Een lijst weergeven met inhoud die is geüpload van een seminar

Als u over beheermachtigingen beschikt voor een seminarmap, kunt u een lijst weergeven met alle inhoud die vanuit een seminarruimte in die map is geüpload naar de Adobe Connect Enterprise-server. 1 Klik op het tabblad Seminarruimten boven in het venster Enterprise Manager. 2 Navigeer naar de map met het seminar en selecteer de naam van het seminar. 3 Klik op de koppeling Geüploade inhoud. Er wordt een lijst weergegeven met geüploade inhoud. 4 Klik op de naam van een vermelding in de lijst om meer informatie over het desbetreffende element weer te geven. 5 Als u de titel of het overzicht van deze geüploade inhoud wilt weergeven, klikt u op Bewerken, brengt u de gewenste wijzigingen aan op de pagina Bewerken en klikt u op Opslaan. 6 Als u wilt terugkeren naar de lijst met geüploade inhoud, klikt u op Terug naar Geüploade inhoud. Een lijst met opnamen van een seminar weergeven

Het is mogelijk een lijst weer te geven met alle seminars die zijn opgenomen. 1 Klik op het tabblad Seminarruimten boven in het venster Enterprise Manager. 2 Navigeer naar de map met het seminar en selecteer de naam van het seminar. 3 Klik op de koppeling Opnamen. Er wordt een lijst met opnamen weergegeven. 4 Klik op de naam van een vermelding in de lijst om meer informatie over het desbetreffende element weer te geven. 5 Als u de titel of het overzicht van een specifieke opname wilt wijzigen, klikt u op Bewerken, brengt u wijzigingen aan op de pagina Bewerken en klikt u op Opslaan. Licentie-informatie over seminarmappen weergeven

Het is mogelijk informatie weer te geven over het aantal seminarlicenties dat uw bedrijf heeft aangeschaft. Deze informatie kan nuttig zijn tijdens het plannen van het aantal personen dat u wilt uitnodigen voor een seminar. 1 Klik op het tabblad Seminarruimten boven in het venster Enterprise Manager. 2 Navigeer naar de map. 3 Klik op Informatie over licentie. Opmerking: als u een seminar maakt in een seminarlicentiemap met een begindatum die in de toekomst ligt, kan niemand de seminarruimte betreden.

Seminars bewerken Als u een beheerder bent of als u beheermachtigingen hebt voor een seminarmap, kunt u deelnemers toevoegen, verwijderen en machtigingsrollen voor deelnemers wijzigen (gastheer, presentator of deelnemer).

Zie ook “Informatie over audio in vergaderingen” op pagina 29


Seminargegevens bewerken

Beheerders en gastheren kunnen de seminareigenschappen op ieder gewenst moment wijzigen na het maken van een seminar. 1 Klik op het tabblad Seminarruimten boven in het venster Enterprise Manager. 2 Navigeer naar de map met het seminar en selecteer de naam van het seminar. 3 Klik op de koppeling Informatie bewerken. 4 Bewerk de velden en opties. Naam Een verplicht veld dat in seminarlijsten en -rapporten wordt weergegeven. Samenvatting Een beschrijving die wordt weergegeven op de informatiepagina. Een overzicht van een seminar mag uit

maximaal 750 tekens bestaan. Begintijd De maand, de dag, het jaar en de tijd waarop het seminar begint. Duur Een benadering van hoe lang het seminar zal duren, deze waarde wordt uitgedrukt in uren en minuten. Taal De taal van het seminar. Hier selecteert u meestal de taal die door de presentator wordt gebruikt of de taal die door de meeste aanwezigen wordt gesproken. Toegang Er zijn twee toegangsopties:

• Alleen geregistreerde gebruikers en geaccepteerde gasten hebben toegang tot de ruimte Personen die dezelfde Connect Enterprise Server-account hebben als de gastheer van het seminar. In dit geval betekent geregistreerd dat de gebruiker over een geldige Connect Enterprise Server-account beschikt. Het verwijst niet naar het registratieproces dat van toepassing is op een gebeurtenis. Geregistreerde gebruikers moeten hun gebruikersnaam en wachtwoord opgeven om de seminarruimte te kunnen betreden. Het systeem kan dan een individueel aanwezigheidsrapport genereren voor het seminar. Een geaccepteerde gast is een persoon die toegang tot de ruimte heeft gekregen van de gastheer. In rapporten omvat het totale aantal aanwezigen de personen die het seminar bijwonen als geaccepteerde gasten. Geaccepteerde gasten ontvangen echter geen individuele aanwezigheidsrapporten.

•

Iedereen met de URL voor de vergadering heeft toegang tot de ruimte In dit geval zijn geen aanwezigheidsrapporten

beschikbaar. Geen audioconferentie opnemen in deze vergadering Selecteer deze optie als niemand hoeft in te bellen naar het seminar. Audioconferentiedetails opnemen in deze vergadering Gebruikers van audioconferenties kunnen deze optie selecteren

om de volgende telefoongegevens op te nemen:

• Conferentienummer Het telefoonnummer voor aanwezigen die moeten inbellen naar het seminar. Deze informatie staat in de uitnodiging voor het seminar die per e-mail is verzonden. • Moderatorcode De code die in het telefonische-conferentiesysteem als identificatie dient voor de gastheer van het seminar. Deze code wordt niet weergegeven in de uitnodigingen die per e-mail zijn verzonden, maar de gastheer van het seminar ziet deze code wanneer hij of zij zich aanmeldt bij de webtoepassing. •

Deelnemercode De code die in het telefonische-conferentiesysteem als identificatie dient voor deelnemers.

5 Klik op Opslaan. Deelnemers aan seminars toevoegen

U kunt op elk gewenst moment deelnemers aan het seminar toevoegen. Wanneer u deelnemers toevoegt, kunt u ook machtigingen instellen. 1 Klik op het tabblad Seminarruimten boven in het venster Enterprise Manager. 2 Navigeer naar de map met het seminar en selecteer de naam van het seminar. 3 Klik op de koppeling Deelnemers bewerken.


4 Voer een van de volgende handelingen uit in de lijst Beschikbare gebruikers en groepen om gebruikers of groepen te selecteren:

• Houd Control of Shift ingedrukt en klik om meerdere gebruikers of groepen te selecteren. • Dubbelklik op de naam van een groep om deze uit te vouwen, zodat u de afzonderlijke leden kunt selecteren. • Als u naar een naam in de lijst zoekt, klikt u op Zoeken onder aan het venster, typt u de naam die u in de lijst wilt weergeven en selecteert u deze. 5 Klik op Toevoegen. (Als u een groep uitvouwt om de individuele leden te kunnen zien, kunt u op Eén niveau omhoog dubbelklikken in de lijst om de oorspronkelijke lijst te herstellen.) 6 Wijs in het menu Gebruikersrol instellen onder aan de lijst Huidige deelnemers een type machtiging (deelnemer, gastheer of presentator) toe voor iedere gebruiker of groep die u hebt toegevoegd. 7 Klik op een koppeling in de navigatiebalk om een andere taak uit te voeren of klik op Informatie over seminar om informatie over het seminar weer te geven. Deelnemers uit seminars verwijderen

U kunt op ieder gewenst moment deelnemers uit het seminar verwijderen. 1 Klik op het tabblad Seminarruimten boven in het venster Enterprise Manager. 2 Navigeer naar de map met het seminar en selecteer de naam van het seminar. 3 Klik op de koppeling Deelnemers bewerken. 4 Voer een van de volgende handelingen uit om gebruikers of groepen te selecteren in de lijst Huidige deelnemers voor:

• Houd Control of Shift ingedrukt en klik om meerdere gebruikers of groepen te selecteren. • Dubbelklik op de naam van een groep om deze uit te vouwen, zodat u de afzonderlijke leden kunt selecteren. • Als u naar een naam in de lijst zoekt, klikt u op Zoeken onder aan het venster, typt u de naam die u in de lijst wilt weergeven en selecteert u deze. 5 Klik op Verwijderen. (Als u een groep uitvouwt om de individuele leden te kunnen zien, kunt u op Eén niveau omhoog dubbelklikken in de lijst om de oorspronkelijke lijst te herstellen.) 6 Klik op een koppeling in de navigatiebalk om een andere taak uit te voeren of klik op Informatie over seminar om informatie over het seminar weer te geven. De rol van een deelnemer wijzigen

De volgende rollen kunnen worden toegewezen aan deelnemers van seminars: presentator, deelnemer of gastheer. 1 Klik op het tabblad Seminarruimten boven in het venster Enterprise Manager. 2 Navigeer naar de map met het seminar en selecteer de naam van het seminar. 3 Klik op Deelnemers bewerken. 4 Voer een van de volgende handelingen uit in de lijst Huidige deelnemers voor om de gebruikers of groepen te selecteren waarvan u de seminarmachtigingen wilt wijzigen:

• Houd Control of Shift ingedrukt en klik om meerdere gebruikers of groepen te selecteren. • Als u naar een naam in de lijst zoekt, klikt u op Zoeken onder aan het venster, typt u de naam die u in de lijst wilt weergeven en selecteert u deze. 5 Selecteer voor elke naam de nieuwe gebruikersrol (presentator, deelnemer of gastheer) in het pop-upmenu Gebruikersrol instellen onder aan de lijst Huidige deelnemers voor. 6 Klik op een koppeling in de navigatiebalk om een andere taak uit te voeren of klik op Informatie over seminar om informatie over het seminar weer te geven.

Het seminardashboard weergeven Het seminardashboard verschaft een grafische weergave van de statistische gegevens over uw seminars.


Klik op de koppeling Seminardashboard onder de balk op het tabblad, boven in het seminarvenster. De gegevens weerspiegelen alle gemaakte seminars en worden in drie staafgrafieken weergegeven. U kunt op al deze grafieken klikken om het samenvattingsrapport voor dit seminar weer te geven. Meest actieve seminars in de afgelopen 30 dagen Deze waarde wordt bepaald door het aantal sessies. Seminars met het grootste aantal deelnemers in de afgelopen 30 dagen Deze waarde wordt bepaald door het aantal

deelnemers. Meest bekeken seminars in de afgelopen 30 dagen Deze waarde wordt bepaald door het aantal malen dat een gearchiveerd

seminar is weergegeven. U kunt op elk afzonderlijk seminar in een van de drie staafgrafieken klikken om gedetailleerde informatie over het desbetreffende seminar weer te geven.

Het seminardashboard bevat nuttige statistische gegevens over uw seminars.

Seminarrapporten Met de rapportfunctie van Enterprise Manager kunt u rapporten maken waarin de seminargegevens vanuit verschillende perspectieven worden bekeken en samengevat. U maakt rapporten via de koppeling Rapporten op de pagina Informatie over seminar.

Zie ook “Seminargegevens weergeven” op pagina 114 “Accountrapporten” op pagina 208

U aansluiten bij een seminar vanuit Enterprise Manager Als u een seminar moet bijwonen, wordt de naam van het desbetreffende seminar weergegeven in de lijst Mijn geplande vergaderingen op het tabblad Start in het venster Enterprise Manager. Als u Outlook hebt en de uitnodiging voor het seminar hebt geaccepteerd, wordt het seminar ook weergegeven in uw Outlook-agenda. Het is mogelijk dat het seminar al is begonnen wanneer u arriveert, u kunt dit aflezen aan de datum en tijd die voor het seminar worden weergegeven. Als deze datum in het verleden ligt, staat het seminar in de lijst met verlopen vergaderingen, maar u kunt de ruimte nog wel betreden om inhoud te bekijken. Sommige deelnemers aan een seminar beschikken wel over een Acrobat Connect Enterprise-account, maar andere deelnemers niet. De status van de deelnemers is afhankelijk van de parameters die door de gastheer zijn ingesteld toen het seminar werd gemaakt.


Opmerking: de seminars die u volgens uw planning moet bijwonen, worden weergegeven op het tabblad Start van uw Enterprise Manager-toepassing, en wel onder Mijn geplande vergaderingen en niet op het tabblad Seminarruimten. 1 Klik op Mijn geplande vergaderingen. 2 Klik op Betreden naast het seminar dat u wilt bijwonen. Er wordt een browservenster weergegeven met daarin de vergaderruimte voor het desbetreffende seminar.

Zie ook “Deelnemen aan een vergadering” op pagina 42 “Deelnemen aan een conferentiegesprek of de telefoon dempen” op pagina 65

120

Hoofdstuk 6: Adobe Connect Events Met Adobe Connect Events 6 kunnen gebruikers de volledige levenscyclus van grote of kleine gebeurtenissen beheren, zoals registraties, uitnodigingen, herinneringen en rapporten. Connect Events kan worden gebruikt voor vergaderingen, seminars, presentaties of trainingen. Bij een gebeurtenis zijn meestal veel deelnemers betrokken en daarom is voorafgaand aan de gebeurtenis zorgvuldige planning vereist en is na afloop van de gebeurtenis al even zorgvuldig beheer essentieel.

Informatie over gebeurtenissen Overzicht van gebeurtenissen De volgende onderdelen kunnen allemaal een gebeurtenis vormen: vergaderingen, seminars, presentaties, cursussen of studieprogramma's. Het is belangrijk dat u begrijpt dat Connect Events ondersteuning biedt voor beheertaken voorafgaand aan en na afloop van de gebeurtenis, terwijl de gebeurtenissen bestaan uit vergaderingen, seminars, presentaties, cursussen en studieprogramma's. In de volgende situaties is het handig om een gebeurtenis te maken:

• Wanneer u wilt dat deelnemers zich registreren. Het is ook handig als u deelnemers voor de gebeurtenis kunt selecteren op basis van hun registratiegegevens.

• Wanneer u gebeurtenispagina's met branding wilt maken, zoals vermeldingspagina's en beschrijvingspagina's waarin de gebeurtenis wordt gepubliceerd, maar ook registratie- en aanmeldingspagina's met branding.

• Wanneer u de verzamelde deelnemergegevens wilt aanpassen voor uw rapporten. Aangezien deze gegevens zijn gebaseerd op registratiegegevens, dienen ze ter aanvulling op de rapporten die betrekking hebben op de inhoud van de gebeurtenis, zoals de antwoorden op quizvragen in een cursus of opiniepeilingvragen voor een vergadering.

• Wanneer u wilt dat externe personen (dus niet alleen medewerkers van uw bedrijf) deelnemen aan de gebeurtenis. Gebeurtenissen worden vaak vermeld op de openbare website van een bedrijf, zodat veel deelnemers de informatie van de website halen en zich via de website registreren.

• Wanneer u automatisch gegenereerde e-mailberichten wilt verzenden, zoals uitnodigingen, herinneringen, registratiebevestigingen en bedankjes.

• Wanneer u individuele campagnes wilt bijhouden, zoals e-mailaanbiedingen, zoekprogrammacampagnes of banneradvertentiecampagnes. Een gebeurtenis bestaat uit drie fasen:

• Hier volgen enkele voorbeelden van de taken die aan een gebeurtenis voorafgaan: het bepalen van het aantal beschikbare licenties, het maken van inhoud, het vaststellen van machtigingen, het uitnodigen en registreren van deelnemers aan gebeurtenissen en het verzenden van herinneringen aan deelnemers.

• Taken die tijdens een gebeurtenis worden uitgevoerd, vereisen de aanwezigheid van deelnemers en soms ook presentatoren (als de gebeurtenis een vergadering of seminar bevat).

• Voorbeelden van taken die na afloop van een gebeurtenis worden uitgevoerd, zijn het omleiden van de browser van deelnemers naar een specifieke URL, het beantwoorden van openstaande vragen van deelnemers en het via enquêtes en rapporten toezicht houden op de verschillende activiteiten voor het bijhouden van de gebeurtenis.

Zie ook “Beste werkwijzen voor gebeurtenissen” op pagina 122 “Een gebeurtenis maken” op pagina 123


Taken die aan een gebeurtenis voorafgaan Dankzij zorgvuldige planning voorafgaand aan de gebeurtenis en het bijhouden van taken kunt u ervoor zorgen dat gebeurtenissen probleemloos verlopen en dat de activiteiten na afloop van de gebeurtenis snel kunnen worden uitgevoerd. 1. Bepalen over hoeveel licenties u beschikt

Voordat u een gebeurtenis instelt, dient u te controleren over hoeveel licenties u beschikt. Als het aantal voor de gebeurtenis geregistreerde personen het aantal licenties overschrijdt, kunnen niet alle deelnemers zich aansluiten bij de gebeurtenis wanneer ze zich aanmelden. Bespreek eventuele licentieproblemen met uw Connect Enterprise-beheerder. 2. Inhoud opgeven voor de gebeurtenis

Voordat u een gebeurtenis maakt, moet de inhoud voor deze gebeurtenis al bestaan in Connect Enterprise. (Wanneer u een gebeurtenis instelt met de wizard Gebeurtenis, moet u de volgende gegevens opgeven: de inhoud, de vergadering, de cursus, het studieprogramma of het seminar waarop de gebeurtenis wordt gebaseerd.) De volgende lijst bevat enkele voorbeelden:

• Als u een trainingsgebeurtenis wilt maken met gebruik van een cursus of studieprogramma, moet de cursus of het studieprogramma al bestaan in de trainingsbibliotheek.

• Als u inhoud wilt presenteren als een gebeurtenis, moet de inhoud zijn opgeslagen in de inhoudsbibliotheek. • Als u een vergadering of een seminar wilt gebruiken als een gebeurtenis, moet de vergadering of het seminar al bestaan in de vergaderingen- of seminarbibliotheek. 3. Machtigingen instellen voor gebeurtenissen

Machtigingen zijn belangrijk, omdat deze bepalen wie kan deelnemen aan gebeurtenissen en deze kan weergeven en beheren. Aanwezigheidsmachtigingen bepalen de rollen en functies van de aanwezige personen. De gebeurtenismanager wijst de rollen van aanwezige personen toe tijdens het instellen van de gebeurtenis. Opmerking: de rollen van de aanwezige personen worden weergegeven in de kolom Rol van de lijst Mijn geplande gebeurtenissen in Manager. Aanwezige personen kunnen over de volgende rollen en machtigingen beschikken: Uitgenodigd Personen die een uitnodiging hebben ontvangen voor de gebeurtenis en die zijn gevraagd om zich te

registreren voor de gebeurtenis. Afgewezen Een persoon die zich heeft geregistreerd, maar aan wie de gastheer geen toegang heeft verleend. Deelnemer Personen die de gebeurtenis bijwonen als gasten of als geregistreerde gebruikers van uw bedrijf. Deelnemers beschikken over beperkte machtigingen. Presentator Iemand die inhoud laat zien aan aanwezigen. Presentatoren krijgen presentatormachtigingen toegewezen. Gastheer De persoon die volledige zeggenschap heeft over de vergader- of seminarruimte die voor de gebeurtenis wordt gebruikt. De gastheer beschikt over volledige presentatoren beheermachtigingen en kan machtigingen toewijzen aan anderen.

Opmerking: de rollen Presentator en Gastheer worden alleen gebruikt voor live uitgevoerde gebeurtenissen (vergaderingen en seminars). Voor alle niet live uitgevoerde gebeurtenissen worden alleen de rollen Deelnemer, Uitgenodigd en Afgewezen gebruikt. Gebeurtenisbibliotheekmachtigingen bepalen wie gebeurtenissen kan maken, gebeurtenissen kan wijzigen en de taken mag uitvoeren die zijn gekoppeld aan de bestanden en mappen in de gebeurtenisbibliotheek, zoals het toevoegen en verwijderen van bestanden. De bestandsbeheermachtigingen zijn Beheren en Afgewezen. 4. Aanwezigen registreren en goedkeuren

Voor gebeurtenissen is registratie altijd vereist, goedkeuring is daarentegen niet altijd vereist. Standaard is goedkeuring niet vereist, maar u kunt deze instelling wijzigen tijdens het maken van de gebeurtenis. Als goedkeuring niet is vereist, wordt iedereen die zich registreert automatisch goedgekeurd en kan iedereen die zich registreert de gebeurtenis bijwonen, vooropgesteld dat u over voldoende licenties beschikt. (Als gastheer van de gebeurtenis, kunt u iedereen afkeuren voordat de gebeurtenis plaatsvindt.) Door goedkeuring te vereisen, kunt u bepalen wie de gebeurtenis bijwoont.


Tijdens de gebeurtenis uitgevoerde taken Vele taken die bij het maken van een gebeurtenis komen kijken, vinden plaats tijdens het maken van de inhoud en de fasen die aan de feitelijke gebeurtenis voorafgaan. Als de juiste inhoud voorhanden is en u de taken hebt voltooid die aan de gebeurtenis voorafgaan, verloopt de gebeurtenis zelf waarschijnlijk zonder haperen. Maar vooral tijdens live uitgevoerde gebeurtenissen bestaat de kans dat u enkele taken moet uitvoeren. Niet live en op aanvraag uitgevoerde gebeurtenissen Gebeurtenissen die niet in real-time plaatsvinden. Deelnemers klikken op een koppeling om een presentatie te bekijken of om in hun eigen tempo een cursus of studieprogramma af te leggen. U kunt mogelijke deelnemers op de hoogte stellen van de gebeurtenis door ze een uitnodiging te verzenden per e-mail of door de gebeurtenis te publiceren op de pagina met kennisgevingen van openbare gebeurtenissen op de website van uw bedrijf. Zowel in de e-mail als op de website staat een koppeling naar een registratieformulier voor de gebeurtenis. In de meeste gevallen hoeven tijdens niet live uitgevoerde gebeurtenissen geen taken te worden uitgevoerd. Live gebeurtenissen Geplande, real-time gebeurtenissen. Tijdens de gebeurtenis kan het nodig zijn meerdere presentatoren te coördineren of aanwezigen goed te keuren.

Na de gebeurtenis uitgevoerde taken Na een gebeurtenis moeten bepaalde taken en administratieve activiteiten worden uitgevoerd. Aanwezigen bedanken Verstuur een e-mail naar aanwezigen om hen te bedanken. U kunt ook overwegen om een e-mail te sturen naar personen die niet in staat waren de gebeurtenis bij te wonen. Een URL voor na afloop van de gebeurtenis maken Stuur de browsers van aanwezigen naar een URL voor na de gebeurtenis waar ze productinformatie kunnen bekijken en enquêtes kunnen invullen. U kunt deze URL ook opnemen in de e-mails die u stuurt naar de aanwezigen om hen te bedanken en naar de personen die de gebeurtenis niet konden bijwonen. Rapporten lezen Bekijk gebeurtenisrapporten om statistische gegevens en deelnemerinformatie op te vragen. Dankzij rapporten kunt u beoordelen of de gebeurtenis een succes was en of u aanpassingen moet aanbrengen voor toekomstige gebeurtenissen. Het gebeurtenisdashboard weergeven Op het gebeurtenisdashboard ziet u een grafische weergave van de statistische gegevens van al uw gebeurtenissen. De dashboardgegevens vertegenwoordigen alle gebeurtenissen in de map Mijn gebeurtenissen. De bibliotheek raadplegen Orden de gebeurtenisbestanden in uw bibliotheek.

Beste werkwijzen voor gebeurtenissen Hier volgende enkele tips en handigheidjes die u kunt gebruiken bij het samenstellen van uw eigen gebeurtenissen:

• Maak een lobby. De lobby kan als een chatpod fungeren waar deelnemers elkaar kunnen treffen en begroeten voordat de gebeurtenis begint.

• Gebruik PowerPoint-animaties. Gepast gebruik van PowerPoint-animaties kan een gebeurtenis tot leven brengen met bewegende beelden en geluid. Voeg echter niet te veel animaties toe, dan wordt de aandacht van de deelnemers afgeleid.

• Neem opiniepeilingen op in uw gebeurtenis. Opiniepeilingen verschaffen u ogenblikkelijk feedback, zodat u weet of uw boodschap overkomt. Bovendien vormen opiniepeilingen een gemakkelijke manier voor de deelnemers om op actieve wijze deel te nemen aan de gebeurtenis.

• Benut uw videomiddelen. Voeg videobestanden toe aan uw gebeurtenissen, als u over geschikte bestanden beschikt. U kunt het videobestand publiceren als een FLV-bestand vanuit Adobe® Premiere® of After Effects®, u kunt de video openen in Flash-authoring, Sorenson Squeeze of Flix Pro en deze converteren naar Flash 6 of 7 (Flash 8 kan nog niet worden gebruikt).

• Coördineer zorgvuldig tussen copresentatoren. U kunt een gebied maken waartoe alleen presentatoren toegang hebben, met bijvoorbeeld een agenda met notities en een door een moderator geleide vraag- en antwoordsessie zonder chatmogelijkheden voor de aanwezigheden. U kunt overwegen presentatoren zogenaamde verbeterde deelnemersrechten te verschaffen, in plaats van presentatorrechten.


• Laad alle inhoud en test de gebeurtenis op hetzelfde tijdstip als het tijdstip waarop u de werkelijke gebeurtenis wilt uitvoeren (netwerkverkeer varieert per tijdstip). Gebruik precies dezelfde hardware en netwerkverbindingen die u voor de echte gebeurtenis gaat gebruiken.

Gebeurtenissen maken en bewerken Een gebeurtenis maken U maakt een gebeurtenis met gebruik van de wizard Gebeurtenis. Deze wizard begeleidt u bij de volgende taken: het maken van een naam en een overzicht, het selecteren van een afbeelding voor de gebeurtenis, het selecteren van de inhoud, het bepalen van de deelnemers en het definiëren van de verschillende fasen van uw gebeurtenis waarvoor u e-mails wilt verzenden naar deelnemers. Gebeurtenissen zijn samengesteld op basis van inhoud, zoals een cursus of een studieprogramma, een vergadering of een seminar. Dit betekent dat de inhoud al moet bestaan in de desbetreffende bibliotheek voordat u de gebeurtenis maakt. Het is niet mogelijk de inhoud te maken wanneer u de gebeurtenis maakt. U kunt alle bestanden gebruiken die zijn opgeslagen in uw inhouds-, vergaderingen-, trainings- of seminarbibliotheek. 1. De wizard Gebeurtenis starten

U start de wizard Gebeurtenis als volgt: klik op het tabblad Gebeurtenisbeheer in Enterprise Manager, navigeer naar de map waarin u de gebeurtenis wilt plaatsen en klik op Nieuwe gebeurtenis. 2. Gebeurtenisgegevens invoeren

Op de eerste pagina van de wizard Gebeurtenis voert u achtergrondgegevens in over de gebeurtenis, zoals een naam en een samenvatting. (De naam van de gebeurtenis, een tijdzone en een taal zijn vereist, alle andere velden zijn optioneel.) U kunt deze gegevens bewerken nadat u de gebeurtenis hebt gemaakt. Opmerking: als u de gebeurtenis wijzigt, zodat de begindatum in de toekomst komt te liggen, kunnen deelnemers en presentatoren de vergaderruimte toch op ieder gewenst moment betreden. 3. Inhoud selecteren

De inhoud van een gebeurtenis moet al bestaan voordat u een gebeurtenis maakt. Als u eenmaal een type inhoud hebt geselecteerd, kunt u het type inhoud niet meer wijzigen. U kunt de inhoud echter wel vervangen door andere inhoud van hetzelfde type. Als u bijvoorbeeld een gebeurtenis maakt op basis van een seminar, kunt u dit seminar op een later tijdstip vervangen door een ander seminar. 4. Registratie instellen

U bepaalt welke vragen gebruikers moeten beantwoorden op het registratieformulier. Aan de hand van deze informatie wordt een gastprofiel gemaakt voor het bijhouden van de deelnemer. Er zijn vier verplichte vragen die al zijn geselecteerd in het formulier Registratie maken, namelijk E-mailadres, Wachtwoord, Wachtwoord opnieuw invoeren en Naam. U kunt zelf bepalen welke andere vragen u selecteert. Voor gebeurtenissen met gasten van buiten uw bedrijf (gasten die de gebeurtenis hebben gevonden op de openbare website van uw bedrijf) is het verstandig de bedrijfsnaam en de URL op te vragen, zodat u deze gasten kunt controleren. Als de aanvrager bijvoorbeeld voor een concurrerend bedrijf werkt, is het wellicht beter om hem of haar de toegang te ontzeggen. 5. Registratie aanpassen

U beschikt over veel flexibiliteit tijdens het maken van een registratiepagina voor een gebeurtenis, zo kunt u aangepaste multiplechoicevragen gebruiken of vragen waarop een kort antwoord of het antwoord Ja of Nee is vereist. Ook kunt u op ieder gewenst moment de volgorde van de vragen wijzigen en vragen verwijderen.


6. Deelnemers aan gebeurtenissen selecteren

Voor een gebeurtenis die is beperkt tot geregistreerde gasten en geaccepteerde gebruikers, kunt u gebruikers en groepen selecteren als deelnemers of presentatoren voor uw gebeurtenis. Deze gebruikers kunnen zich rechtstreeks aanmelden bij de gebeurtenis. Ongenodigde gebruikers die beschikken over de URL voor de vergaderruimte waarin de gebeurtenis wordt gehouden, kunnen proberen zich aan te melden als gasten. In dat geval kunt u als gastheer toegang verlenen aan individuele gasten. 7. E-mailopties

De laatste stap van de wizard Gebeurtenis bestaat uit het verzenden van e-mailuitnodigingen aan de deelnemers met de datum, tijd, tijdsduur en URL van de gebeurtenis. U kunt uitnodigingen verzenden tijdens het maken van de gebeurtenis, maar u kunt de uitnodigingen ook op een later tijdstip maken en verzenden.

Zie ook “Een bestaande gebeurtenis wijzigen” op pagina 127

Registratie- en gebeurtenispagina's voorvertonen en wijzigen U kunt een voorvertoning weergeven van de registratie- en gebeurtenispagina's, de pagina's wijzigen (u kunt bijvoorbeeld andere logo's instellen), ze openbaar maken en ze bewerken in Adobe Contribute™. Een voorvertoning weergeven van een registratie- of gebeurtenispagina

1 Klik op het tabblad Gebeurtenisbeheer in Enterprise Manager. 2 Navigeer naar de gebeurtenis en klik op de naam van de gebeurtenis in de lijst. 3 Selecteer naast Deelnemerweergave de pagina waarvan u een voorvertoning wilt weergeven:

• Klik op Pagina’s met gebeurtenisinformatie, aanmeldingen registratiegegevens voorvertonen. • Klik op Pagina met gebeurtenislijsten voorvertonen. 4 Klik op het gewenste element om er een voorvertoning van weer te geven.

Geef een voorvertoning van een registratiepagina weer voordat u deze zichtbaar maakt voor de aanwezigen van een gebeurtenis.

Een map en een pagina met gebeurtenislijsten openbaar maken

De pagina met gebeurtenislijsten waarop u ook de brandinggegevens van uw bedrijf kunt vermelden, bevat een lijst met alle aanstaande gebeurtenissen. Bovendien wordt voor iedere gebeurtenis de volgende informatie weergegeven:

• Het gebeurtenislogo • De naam van de gebeurtenis • Beschrijving (de tekst bij Gebeurtenisgegevens) • De knop Nu registreren; als een gebruiker op deze knop klikt, wordt het registratieformulier weergegeven


• De knop Meer informatie; als een gebruiker op deze knop klikt, wordt de pagina met de gebeurtenisgegevens afgebeeld met daarop de tekst Gedetailleerde gegevens Alle gebeurtenissen die in dezelfde map staan, worden op dezelfde pagina vermeld. U kunt bijvoorbeeld een map maken met de gebeurtenissen die uw bedrijf organiseert en deze map openbaar maken, zodat gebruikers naar alle vermelde gebeurtenissen kunnen bladeren en meer informatie kunnen opvragen over aanstaande seminars. Als u meerdere pagina's met gebeurtenislijsten wilt maken, maakt u gewoon meerdere mappen. U kunt openbare of persoonlijke mappen met gebeurtenissen maken. Een openbare pagina met gebeurtenislijsten is een pagina die iedereen kan bekijken vanaf de gehoste openbare pagina's. Een persoonlijke pagina met gebeurtenislijsten kan niet door iedereen worden weergegeven, alleen door gebruikers met aanmeldingsrechten. Standaard zijn pagina's met gebeurtenislijsten persoonlijk, maar u kunt ze openbaar maken. 1 Klik op het tabblad Gebeurtenisbeheer in Enterprise Manager. 2 Navigeer naar de gewenste map. 3 Klik op Een openbare map maken van deze map. De map wordt dan een openbare map en er wordt een URL vermeld. Deze URL kan beschikbaar worden gesteld en de pagina met gebeurtenislijsten kan door iedereen worden bekeken vanaf de gehoste openbare pagina's.

U kunt openbare of persoonlijke gebeurtenismappen maken; aan openbare gebeurtenissen is een pagina gekoppeld met gebeurtenislijsten (URL).

Een voorvertoning weergeven van een pagina met gebeurtenislijsten voor een specifieke map

1 Klik op het tabblad Gebeurtenisbeheer in Enterprise Manager. 2 Navigeer naar de map met de gebeurtenissen waarvan u de vermeldingspagina wilt weergeven. 3 Maak van deze map een openbare map, als dat nodig is. U kunt de knop boven de lijst met mappen en gebeurtenissen gebruiken om te schakelen tussen openbare en persoonlijke mappen en gebeurtenissen. Als u de tekst Een openbare map maken van deze map ziet, klikt u op deze knop. 4 Klik op de URL onder Openbare gebeurtenis met URL voor deze map. De gebeurtenisgegevens worden precies zo weergegeven als op de pagina met gebeurtenislijsten. 5 Klik op Sluiten rechtsboven in het voorvertoningsvenster om dit venster te sluiten. Opmerking: vergeet niet om na de voorvertoning weer een persoonlijke map te maken van deze map als u de map nog niet openbaar wilt maken. Een voorvertoning weergeven van de gebeurtenislijst voor één gebeurtenis

1 Klik op het tabblad Gebeurtenisbeheer in Enterprise Manager. 2 Navigeer naar de gebeurtenis en klik op de naam van deze gebeurtenis. 3 Klik op Pagina met gebeurtenislijsten voorvertonen naast Deelnemerweergave. De gebeurtenisgegevens worden precies zo weergegeven als op de pagina met gebeurtenislijsten. 4 Klik op Sluiten rechtsboven in het voorvertoningsvenster om dit venster te sluiten.


Het aan een gebeurtenis gekoppelde logo wijzigen

1 Klik op het tabblad Gebeurtenisbeheer in Enterprise Manager. 2 Navigeer naar de gebeurtenis en klik op de naam van deze gebeurtenis. 3 Voer een van de volgende handelingen uit om de pagina Gebeurtenisgegevens bewerken weer te geven:

• Klik op de koppeling Gegevens bewerken boven de titelbalk. • Klik op de koppeling Bewerken op de titelbalk. 4 Klik op Bladeren om een nieuw afbeeldingsbestand voor de gebeurtenis te zoeken. 5 Selecteer het afbeeldingsbestand en klik op Openen. De pagina Gebeurtenisgegevens wordt weergegeven met de naam van het afbeeldingsbestand in het tekstveld naast Gebeurtenislogo. 6 Klik op Opslaan. Gebeurtenispagina's bewerken met Adobe Contribute 3

Gebruikers van Adobe Contribute 3 kunnen met Contribute de tekst en andere onderdelen van gebeurtenispagina's wijzigen. Met Contribute kunt u de volgende onderdelen wijzigen:

• Registratie-aanmelding (bannerlogo, achtergrondkleur van banner, gebeurtenislogo, tekst onder gebeurtenislogo en voettekst)

• Registratieformulier (bannerlogo, achtergrondkleur van banner, gebeurtenislogo, tekst onder gebeurtenislogo en voettekst)

• Registratiebevestiging (bannerlogo, achtergrondkleur van banner, gebeurtenislogo, tekst onder gebeurtenislogo, voettekst en tekst voor de bedankmail)

• Gebeurtenisaanmelding (bannerlogo, achtergrondkleur van banner, gebeurtenislogo, tekst onder gebeurtenislogo en voettekst)

• Gebeurtenisgegevens (bannerlogo, achtergrondkleur van banner, gebeurtenislogo, tekst onder gebeurtenislogo en voettekst) Opmerking: als u de pagina Registratie-aanmelding wilt bewerken, gaat u naar de pagina Registratieformulier (op deze pagina kunt u wijzigingen aanbrengen) en klikt u op de koppeling Aanmelden. 1 Klik op het tabblad Gebeurtenisbeheer in Enterprise Manager. 2 Navigeer naar de gebeurtenis en klik op de naam van de gebeurtenis in de lijst. Opmerking: de URL-koppeling wordt vermeld als URL voor bewerken. 3 Start Contribute 3. 4 Typ het adres voor uw Connect Enterprise Manager in de adresbalk van Contribute en klik op Go (Ga naar). 5 Voer uw aanmeldingsgegevens en uw wachtwoord in. Klik op Aanmelden. 6 Plak de URL voor bewerken voor de gebeurtenis in de adresbalk van Contribute en ga naar die URL. 7 Klik op de knop Verbinding maken en voer uw instellingen in (Webdav / gebruikersnaam = webapp login / wachtwoord = webapp password). Stel uw WebDAV-verbinding naar de koppeling URL voor bewerken in in stap 2, zodat u gemakkelijk naar de andere gebeurtenis- en registratiepagina's kunt bladeren.


Als u de gebeurtenispagina's wilt kunnen bewerken met Adobe Contribute, brengt u vanuit Contribute een verbinding tot stand met uw webserver.

8 Klik op Volgende. 9 Volg de aanwijzingen op het scherm om de wizard Verbinding te voltooien. 10 Bewerk en publiceer de pagina's naar wens.

Gebeurtenissen publiceren Wanneer u een gebeurtenis publiceert, vinden de volgende gebeurtenissen plaats:

• Alle geselecteerde e-maiberichtopties worden geactiveerd. Als u bijvoorbeeld de eerste optie selecteert en uitnodigingen verstuurt per e-mail, worden de uitnodigingen automatisch verzonden en kunt u ze niet meer aanpassen. U kunt alle andere geselecteerde e-mailberichten echter nog wel aanpassen. U kunt ook de uitnodigingstekst bewerken en vervolgens meer personen uitnodigingen. Dan wordt de nieuwe tekst gebruikt.

• Het registratieformulier met de bijbehorende URL wordt beschikbaar gesteld en mogelijke deelnemers kunnen zich registreren voor de gebeurtenis. 1 Klik op het tabblad Gebeurtenisbeheer in Enterprise Manager. 2 Navigeer naar de gebeurtenis en klik op de naam van de gebeurtenis in de lijst. De pagina Gebeurtenisgegevens wordt weergegeven. Naast Status ziet u het volgende bericht: “Deze gebeurtenis is niet gepubliceerd en wordt niet vermeld op uw site. Er zijn geen e-mails verzonden.” 3 Klik op Publiceren. De volgende bevestiging wordt weergegeven: “Als u deze gebeurtenis publiceert, worden e-mails verzonden op basis van uw geselecteerde e-mailopties”. 4 Klik nogmaals op Publiceren. De pagina Gebeurtenisgegevens wordt weergegeven met het volgende statusbericht: “Deze gebeurtenis is gepubliceerd. De e-mailopties zijn actief.” De knop Publiceren verdwijnt.

Een bestaande gebeurtenis wijzigen Voordat een gebeurtenis plaatsvindt, kunt u de begintijd wijzigen, de deelnemermachtigingen wijzigen of andere instellingen voor de gebeurtenis aanpassen. Controleer regelmatig de lijst Huidige deelnemers voor om te controleren of u voldoende licenties hebt voor het aantal aanwezigen dat hier wordt vermeld en of alle aanwezigen aan uw criteria voldoen. Als u vragen hebt geselecteerd of aangepast om mogelijke deelnemers te kunnen identificeren, kunt u bovendien de antwoorden op deze vragen weergeven.


Gebruikers op de hoogte stellen van wijzigingen

Als u een bestaande gebeurtenis wijzigt door bijvoorbeeld een nieuwe begintijd in te stellen, kunt u gebruikers gemakkelijk hiervan op de hoogte te stellen via een e-mail. 1 Open de pagina E-mailopties en selecteer Herinnering tonen wanneer updates moeten worden verzonden. 2 Open de pagina Gebeurtenisgegevens en blader naar het veld Status. 3 Klik op Meldingen bewerken/verzenden, breng de benodigde wijzigingen aan en klik op Verzenden. Gebeurtenisgegevens wijzigen

U kunt de tekst op de pagina Gebeurtenisgegevens bewerken voor deelnemers aan gebeurtenissen. Als u de e-mailoptie Gebruikers op de hoogte stellen wanneer gebeurtenis is bijgewerkt selecteert, ontvangen alle genodigden die eerder meldingen hebben ontvangen met betrekking tot de gebeurtenis automatisch de bijgewerkte gegevens. Opmerking: als u uitnodigingen hebt verzonden, maar deze optie niet hebt geselecteerd, kunt u dat beter alsnog doen voordat u de profielgegevens wijzigt. Dan weet u zeker dat mogelijke deelnemers op de hoogte blijven van uw wijzigingen. 1 Klik op het tabblad Gebeurtenisbeheer in Enterprise Manager. 2 Navigeer naar de gewenste map. 3 Klik op de naam van de gebeurtenis die u wilt wijzigen. 4 Voer een van de volgende handelingen uit om de pagina Gebeurtenisgegevens bewerken weer te geven:

• Klik op de koppeling Bewerken naast Gebeurtenisgegevens. • Klik op de koppeling Informatie bewerken. 5 Breng desgewenst de volgende wijzigingen aan:

• Bewerk de naam van de gebeurtenis. De naam wordt weergegeven in de lijst met gebeurtenissen en in rapporten. Dit is een verplicht veld.

• Bewerk het overzicht van de gebeurtenis. Het overzicht mag uit maximaal 750 tekens bestaan. Deze informatie wordt weergegeven op de pagina Gebeurtenisgegevens en in gebeurtenisrapporten.

• Bewerk de gedetailleerde informatie over de gebeurtenis (maximaal 1.000 tekens). • Bewerk de begin- of eindtijd van de gebeurtenis. • Bewerk de logogegevens. Het logobestand kan de indeling .bmp, .gif., .jpg of .png hebben. U kunt het beste de grootte 100x135 pixels gebruiken.

• Wijzig de taal voor de gebeurtenis. Hier selecteert u meestal de taal die door de presentator wordt gebruikt of de taal die door de meeste aanwezigen wordt gesproken.

• Wijzig het gebruikersbeleid voor de gebeurtenis om nieuwe gebruikers toe te voegen als gasten of als volledige Connect Enterprise-gebruikers.

• Wijzig de optie voor het goedkeuren van deelnemers nadat deze zich hebben geregistreerd voor de gebeurtenis. (U kunt deze optie het beste selecteren, want dan hebt u controle over de personen die toegang krijgen tot de gebeurtenis.) 6 Sla uw wijzigingen op een van de volgende twee manieren op:

• Klik op Opslaan. • Klik op Opslaan en opnieuw samenstellen. Als u deze optie kiest, worden HTML-pagina's opnieuw samengesteld als u pagina's samenstelt met gebruik van Contribute. Registratievragen wijzigen

Met uitzondering van de verplichte vragen (voornaam, achternaam, e-mail en wachtwoord) die het systeem gebruikt om een gebruiker te valideren, kunt u alle registratievragen wijzigen. 1 Klik op het tabblad Gebeurtenisbeheer in Enterprise Manager. 2 Navigeer naar de gewenste map. 3 Klik op de gebeurtenis die u wilt wijzigen.


4 Klik op Registratievragen. 5 Wijzig de registratievragen:

• Als u een vraag aan de registratiepagina wilt toevoegen, schakelt u het selectievakje links van de vraag in en klikt u op Opslaan.

• Als u een vraag van de registratiepagina wilt verwijderen, schakelt u het selectievakje links van de vraag uit en klikt u op Opslaan. 6 Klik op Aanpassen om aangepaste vragen toe te voegen, te wijzigen of te verwijderen.

• Als u de volgorde van vragen in de lijst wilt wijzigen, schakelt u het selectievakje links van de vraag in en klikt u op Omhoog of Omlaag.

• Als u een vraag wilt verwijderen, schakelt u het selectievakje links van de vraag in en klikt u op Verwijderen. • Als u een aangepaste vraag wilt wijzigen, klikt u op de tekst van de vraag in het venster Aanpassen. • Als u een vraag wilt toevoegen, klikt u op de knop voor het type aangepaste vraag dat u wilt toevoegen: Nieuwe multiplechoice, Nieuw kort antwoord of Nieuwe ja/nee-vraag.

U kunt de vragen aanpassen die u op de registratiepagina voor de gebeurtenis wilt weergeven.

7 Klik op Terug naar menu Registratie als u klaar bent. Multiplechoicevraag toevoegen

1 Klik op het tabblad Gebeurtenisbeheer in Enterprise Manager. 2 Navigeer naar de gewenste map. 3 Klik op de gebeurtenis die u wilt wijzigen. 4 Klik op Registratievragen. 5 Klik op Aanpassen. 6 Klik op Nieuwe multiplechoice. 7 Typ een vraag in het tekstvak in het venster Nieuwe vraag. 8 Typ een mogelijk antwoord voor Vraag 1. U kunt een antwoord altijd verwijderen door te klikken op de knop Verwijderen naast het desbetreffende antwoord. 9 Klik op de knoppen Hierboven toevoegen of Hieronder toevoegen om een ander antwoord toe te voegen boven of onder Antwoord 1. Als u op Hierboven toevoegen klikt, verandert Antwoord 1 in Antwoord 2. 10 Typ een ander mogelijk antwoord. 11 Herhaal stap 4 en stap 5 voor maximaal vier antwoorden.


12 Selecteer Antwoord is vereist om het beantwoorden van de vraag verplicht te stellen. 13 Klik op Opslaan. Het venster Registratie aanpassen wordt weergegeven met daarin de nieuwe vraag. 14 Herhaal stap 1 tot en met 8 om nog een multiplechoicevraag toe te voegen. 15 (Optioneel) Schakel het selectievakje links van de vraag in en klik op Omhoog of Omlaag om een vraag (met uitzondering van de vereiste vragen) omhoog of omlaag te verplaatsen in de lijst. 16 (Optioneel) Schakel het selectievakje links van de vraag in en klik op Verwijderen als u een vraag wilt verwijderen. 17 Klik op Volgende. Een vraag toevoegen waarop een kort antwoord is vereist

1 Klik op het tabblad Gebeurtenisbeheer in Enterprise Manager. 2 Navigeer naar de gewenste map. 3 Klik op de gebeurtenis die u wilt wijzigen. 4 Klik op Registratievragen. 5 Klik op Aanpassen. 6 Klik op Nieuw kort antwoord. 7 Typ een vraag in het tekstvak. 8 Selecteer Antwoord is vereist om het beantwoorden van de vraag verplicht te stellen. 9 Klik op Opslaan. Het venster Registratie aanpassen wordt weergegeven met daarin de nieuwe vraag. 10 (Optioneel) Schakel het selectievakje links van de vraag in en klik op Omhoog of Omlaag om een vraag (met uitzondering van de vereiste vragen) omhoog of omlaag te verplaatsen in de lijst. 11 (Optioneel) Schakel het selectievakje links van de vraag in en klik op Verwijderen als u een vraag wilt verwijderen. 12 Klik op Volgende. Een vraag toevoegen waarop een ja/nee-antwoord is vereist

1 Klik op het tabblad Gebeurtenisbeheer in Enterprise Manager. 2 Navigeer naar de gewenste map. 3 Klik op de gebeurtenis die u wilt wijzigen. 4 Klik op Registratievragen. 5 Klik op Aanpassen. 6 Klik op Nieuwe ja/nee-vraag. 7 Typ een vraag in het tekstvak en klik op Opslaan. 8 Selecteer Antwoord is vereist om het beantwoorden van de vraag verplicht te stellen. 9 (Optioneel) Schakel het selectievakje links van de vraag in en klik op Omhoog of Omlaag om een vraag (met uitzondering van de vereiste vragen) omhoog of omlaag te verplaatsen in de lijst. 10 (Optioneel) Schakel het selectievakje links van de vraag in en klik op Verwijderen als u een vraag wilt verwijderen. 11 Klik op Volgende. Gebeurtenisinhoud wijzigen

U kunt de inhoud van een gebeurtenis alleen vervangen door inhoud van hetzelfde type. Zo kunt u een vergadering bijvoorbeeld vervangen door een andere vergadering. U kunt vanaf hier geen nieuwe inhoud toevoegen aan de inhoudsbibliotheek. U kunt alleen bestaande inhoud selecteren voor de gebeurtenis. Als u Adobe Presenter hebt aangeschaft, kunt u bovendien PowerPoint-presentaties voor uw gebeurtenis publiceren naar de inhoudsbibliotheek. Als u een bestaande presentatie wilt gebruiken voor een gebeurtenis, moet u de PowerPointpresentatie opnieuw publiceren naar een andere inhoudsbibliotheekmap dan de map die de oorspronkelijke presentatie


bevat. Als u dat niet doet, worden de rapportgegevens voor de oorspronkelijke presentatie samengevoegd met de gebeurtenisspecifieke rapportgegevens. Alle eventuele gebeurtenisspecifieke gegevens worden overgebracht naar toekomstige rapporten voor de oorspronkelijke presentatie. Opmerking: voor andere inhoud dan cursussen en studieprogramma's houdt het systeem alleen maar bij of de gebruiker de gebeurtenis heeft weergegeven. Voor gebruikers die bijvoorbeeld alleen de eerste dia in een presentatie weergeven, wordt in het rapport vermeld dat ze de gebeurtenis hebben bijgewoond. Voor gebruikers die slechts een paar dia's in een cursus of een studieprogramma weergeven, wordt daarentegen niet in het rapport vermeld dat ze de gebeurtenis hebben bijgewoond. Gebruikers moeten de cursus voltooien en terugsturen, voordat in het rapport wordt vermeld dat ze de cursus hebben bijgewoond. (U kunt bovendien de gegevens voor Begonnen om en Verlaten om weergeven door het gebeurtenisrapport Op aanwezigen weer te geven.) 1 Klik op het tabblad Gebeurtenisbeheer in Enterprise Manager. 2 Navigeer naar de gewenste map. 3 Klik op de gebeurtenis die u wilt wijzigen. 4 Selecteer de koppeling Inhoud selecteren boven aan de pagina Gebeurtenisgegevens. 5 Als de gewenste inhoud niet in de lijst wordt weergegeven, navigeert u naar het bestand of naar de map met de gewenste inhoud:

• Klik op de gewenste koppeling boven aan het tabblad (bijvoorbeeld op Gedeelde gebruikersinhoud als u inhoud wilt vervangen).

• Blader naar het gewenste bestand of de gewenste map en schakel het selectievakje links van de map of het bestand in of klik op het bestand of op de map. Klik op Eén niveau omhoog als u in de inhoudsbibliotheek naar een hogere map in de structuur wilt verplaatsen. 6 Klik op Opslaan. E-mailopties voor een gebeurtenis wijzigen

U kunt de e-mailopties voor alle e-mailmeldingen, herinneringen of follow-upberichten wijzigen voordat u deze verzendt. (Sommige berichten zijn standaard geselecteerd.) U kunt een e-mailbericht aanpassen. In sommige berichttypen kunt u een Microsoft Outlook Calendar-vermelding (iCal) opnemen, zodat de gebeurtenis wordt toegevoegd aan de Outlook-agenda van de geadresseerde. Wanneer u e-mailformulieren aanpast, worden in het gebied Hoofdtekst van bericht meerdere velden weergegeven tussen haakjes ({}). Wijzig deze velden alleen als daar een specifieke reden voor bestaat. De haakjes bevatten variabelen die door het systeem worden vervangen door feitelijke waarden die specifiek gelden voor uw gebeurtenis. In het veld voor de tijd van de gebeurtenis wordt bijvoorbeeld de door u opgegeven begintijd weergegeven. Als u die tijd in het e-mailbericht bijvoorbeeld een kwartiertje wilt vervroegen, zodat u zeker weet dat de feitelijke gebeurtenis op tijd kan beginnen, kunt u handmatig een nieuwe tijd typen in dit veld. 1 Klik op het tabblad Gebeurtenisbeheer in Enterprise Manager. 2 Navigeer naar de gewenste map. 3 Klik op de gebeurtenis. 4 Klik op de koppeling E-mailopties boven aan het tabblad Gebeurtenissen. Voer een van de volgende handelingen uit:

• Schakel het selectievakje links van de e-mailberichten die u wilt verzenden in. • Schakel de e-mailberichten die u niet wilt verzenden uit. • Klik op Aanpassen naast de berichten die u wilt bewerken. Zo kunt u de naam van de maker wijzigen in de naam van de gastheer of kunt u de tijd instellen op Greenwich Mean Time. (U kunt berichten bewerken, maar u mag de elementen die op de pagina E-mail bewerken tussen haakjes staan ({}) niet wijzigen.) Opmerking: u kunt de onderdelen die tussen haakjes staan wijzigen als dat echt nodig is. Zo kan het gebeuren dat u {event-registration-url} wilt vervangen door een aangepaste URL met een campagne-id, zodat u een e-mailaanbieding of een andere campagne kunt bijhouden. 5 Klik op Opslaan om uw wijzigingen op te slaan of op Annuleren om het e-mailformulier af te sluiten.


6 Klik op Opslaan. De mailinglijst bewerken

1 Klik op het tabblad Gebeurtenisbeheer in Enterprise Manager. 2 Navigeer naar de gewenste map. 3 Klik op de gebeurtenis. 4 Klik op Deelnemerbeheer. 5 Bewerk gebruikers of gasten:

• Klik op Gast toevoegen en typ of plak een e-mailadres voor alle genodigden, waarbij u de adressen met een komma van elkaar scheidt.

• Klik op Gebruiker/Groep toevoegen en selecteer in de lijst Beschikbare gebruikers en groepen iedere gebruiker en/of groep die u wilt uitnodigen.

• Klik op Registratiegroepen en selecteer alle groepen die u wilt uitnodigen in de lijst Mogelijke groepen. (Alleen accountbeheerders kunnen registratiegroepen voor gebeurtenissen selecteren.)

• Klik op Lijst importeren/exporteren en vervolgens op Bladeren om naar een CSV-bestand te navigeren. • Klik op Uitnodigingen bewerken/verzenden om een uitnodiging voor de gebeurtenis aan te passen en te verzenden. U kunt de uitnodiging bewerken, maar u kunt de elementen tussen haakjes ({}) in de berichttekst beter niet wijzigen.) Opmerking: steeds als u een gebeurtenis maakt, maakt het systeem een groep met dezelfde naam als de gebeurtenis. De uitgenodigde gebruikers worden in deze groep geplaatst. Zo kunt u heel gemakkelijk dezelfde personen uitnodigen voor een follow-upgebeurtenis in de lijst Gebruikers en groepen, u hoeft immers alleen maar de groep van de vorige gebeurtenis te selecteren.

Tips voor het maken van mailinglijsten voor gebeurtenissen Houd rekening met het volgende wanneer u mailinglijsten samenstelt:

• Een gast is een Connect Enterprise-gebruiker met beperkte toegang. Gasten kunnen alleen de gebeurtenissen bijwonen waarvoor ze zijn goedgekeurd. Bovendien kunnen gasten zich niet aanmelden bij Connect Manager.

• Een gebruiker is een Connect Enterprise-gebruiker in uw bedrijf met een Connect Enterprise-account. Opmerking: voordat u uitnodigingen verzendt, dient u uw Connect Enterprise-beheerder te vragen of er licentieproblemen kunnen optreden. Als het aantal voor de gebeurtenis geregistreerde personen het aantal licenties overschrijdt, kunnen niet alle deelnemers zich aansluiten bij de gebeurtenis wanneer ze zich aanmelden. Als het aantal gasten dat u wilt uitnodigen beperkt is, kunt u hun e-mailadressen typen of plakken met gebruik van de functie Gast toevoegen. Als u echter honderden of duizenden gasten wilt uitnodigen, kunt u een CSV-bestand met gebruikers importeren. Als u Connect Enterprise-gebruikers uitnodigt, kunt u de pagina Deelnemers selecteren gebruiken om gebruikers toe te voegen aan de lijst met genodigden en om machtigingen aan deze gebruikers toe te wijzen. Nadat u de lijst hebt gemaakt, kunt u ten slotte de uitnodigingen verzenden met gebruik van de standaardtekst of een aangepaste uitnodigingstekst.

Zie ook “CSV-bestanden gebruiken om deelnemers toe te voegen” op pagina 134

Deelnemers aan gebeurtenissen toevoegen en beheren Beheerders of presentatoren van een gebeurtenis kunnen deelnemers toevoegen aan een gebeurtenis of deelnemers uit een gebeurtenis verwijderen en de machtigingen voor deelnemers of presentatoren wijzigen. U kunt op ieder gewenst moment na het maken van een gebeurtenis deelnemers toevoegen aan deze gebeurtenis. U kunt deelnemers toevoegen als gasten, gebruikers of groepen.


Gasten toevoegen

1 Klik op het tabblad Gebeurtenisbeheer in Enterprise Manager. 2 Navigeer naar de gewenste gebeurtenis en selecteer deze. 3 Klik op Deelnemerbeheer op de navigatiebalk van de pagina Gebeurtenisgegevens. 4 Klik op Gast toevoegen. 5 Typ of plak de e-mailadressen van de personen die u wilt uitnodigen in het tekstvak. (Scheid deze e-mailadressen met een komma van elkaar.) 6 Klik op Opslaan als u klaar bent. Deelnemers toevoegen

1 Klik op het tabblad Gebeurtenisbeheer in Enterprise Manager. 2 Navigeer naar de gewenste gebeurtenis en selecteer deze. 3 Klik op Deelnemerbeheer op de navigatiebalk van de pagina Gebeurtenisgegevens. 4 Klik op Gebruiker/groep toevoegen. 5 Selecteer een gebruiker of groep in de lijst Beschikbare gebruikers en groepen en klik op Toevoegen U kunt ook op Zoeken klikken om een gebruiker of groep te zoeken die niet in de lijst staat. In de lijst Huidige deelnemers voor rechts in het scherm worden uw wijzigingen weerspiegeld en ziet u de gebruikers en groepen die u toevoegt. Opmerking: steeds als u een gebeurtenis maakt, maakt het systeem een groep met dezelfde naam als de gebeurtenis. De uitgenodigde gebruikers worden in deze groep geplaatst. Zo kunt u heel gemakkelijk dezelfde personen uitnodigen voor een follow-upgebeurtenis in de lijst Gebruikers en groepen, u hoeft immers alleen maar de groep van de vorige gebeurtenis te selecteren. 6 Klik op OK als u klaar bent. Deelnemers uit een gebeurtenis verwijderen

1 Klik op het tabblad Gebeurtenisbeheer in Enterprise Manager. 2 Navigeer naar de gewenste gebeurtenis en selecteer deze. 3 Klik op Deelnemerbeheer op de navigatiebalk van de pagina Gebeurtenisgegevens. 4 Selecteer de groepen of gebruikers die u uit de lijst met deelnemers wilt verwijderen. 5 Klik op Verwijderen. Opmerking: deelnemers die uit de gebeurtenis worden verwijderd, ontvangen geen uitnodiging en krijgen geen toegang tot de gebeurtenis (tenzij de toegang tot de gebeurtenis wordt gewijzigd in Iedereen). De machtigingen wijzigen van deelnemers aan gebeurtenissen

1 Selecteer het tabblad Gebeurtenisbeheer in Enterprise Manager. 2 Navigeer naar de gewenste gebeurtenis en selecteer deze. 3 Klik op de koppeling Deelnemerbeheer op de navigatiebalk van de pagina Gebeurtenisgegevens. 4 Selecteer de gebruiker van wie of de groep waarvan u de machtigingen wilt wijzigen in de lijst Gebruikers en groepen. 5 Klik op Gebruikersrol instellen en selecteer het nieuwe type machtiging dat u wilt toewijzen in het pop-upmenu. De typen machtigingen zijn Afgewezen, Uitgenodigd, In afwachting van goedkeuring, Deelnemer, Presentator en Gastheer. (Presentator en Gastheer zijn alleen beschikbaar als de gebeurtenis een vergadering of een seminar is.) Een groep toewijzen voor goedgekeurde registraties voor gebeurtenissen

U kunt een groep toewijzen waaraan voor een gebeurtenis geregistreerde personen automatisch worden toegewezen wanneer ze worden goedgekeurd voor de gebeurtenis. Dit is handig als u een follow-upgebeurtenis wilt uitvoeren, omdat alle geregistreerde aanwezigen in één groep staan.


Opmerking: alleen accountbeheerders kunnen registratiegroepen voor gebeurtenissen selecteren. 1 Selecteer het tabblad Gebeurtenisbeheer in Enterprise Manager. 2 Navigeer naar de gewenste gebeurtenis en selecteer deze. 3 Klik op de koppeling Deelnemerbeheer in de navigatiebalk. 4 Klik op Registratiegroepen. 5 Selecteer een groep in de lijst Mogelijke groepen en klik op Toevoegen. De naam van de geselecteerde groep wordt weergegeven in de lijst Huidig groepslidmaatschap. Gasten converteren naar volledige gebruikers

Beheerders kunnen bestaande gasten converteren naar volledige gebruikers. Het verschil tussen gasten en volledige gebruikers kan belangrijk zijn, omdat volledige gebruikers zich in tegenstelling tot gasten kunnen aanmelden bij de Connect Enterprise-beheersite. Volledige gebruikers staan bovendien op de lijsten met inschrijvingen en machtigingen. 1 Selecteer het tabblad Beheer in Enterprise Manager. 2 Selecteer Gebruikers en groepen. 3 Selecteer Gasten beheren. 4 Selecteer een gast in de lijst Huidige gasten. 5 Klik op Omzetten in gebruiker. Als u een volledige gebruiker echter wilt omzetten in een gast, selecteert u in stap 5 een gebruiker in de lijst Huidige gebruikers en klikt u vervolgens op Omzetten in Gast.

CSV-bestanden gebruiken om deelnemers toe te voegen Als u een CSV-bestand met namen en e-mailadressen hebt, kunt u het CSV-bestand importeren om deelnemers aan een gebeurtenis toe te voegen. De volgende vereisten gelden voor het importeren van een CSV-bestand:

• Het bestand mag geen lege regels bevatten. Het importeren mislukt als het CSV-bestand lege regels bevat. • Namen die een komma bevatten, moeten tussen aanhalingstekens staan. De Engelse naam John Doe, Jr. moet in het CSVbestand als volgt worden genoteerd: “John Doe, Jr.”, anders wordt het bestand niet op de juiste wijze geïmporteerd.

• De volgende kolomkoppen worden ondersteund in het CSV-bestand: voornaam, achternaam en e-mailadres. U kunt dus bijvoorbeeld een CSV-bestand importeren met een kolom met voornamen, met een tweede kolom met achternamen en met een derde kolom met e-mailadressen (waarbij alle kolommen met een komma van elkaar worden gescheiden). Voorbeeld: janet, dreesman, [email protected]. Opmerking: gastgebruikers die in Connect Enterprise 5.1 (Breeze 5.1) zijn geïmporteerd naar een CSV-bestand, beschikken niet over een aparte kolom voor hun voor- en achternaam. In dergelijke bestanden komt slechts één kolom voor en dus worden deze bestanden geëxporteerd met de volledige naam in de eerste kolom en met een lege kolom voor de achternaam.

Deelnemers toevoegen met gebruik van een CSV-bestand 1 Klik op het tabblad Gebeurtenisbeheer in Enterprise Manager. 2 Navigeer naar de gewenste gebeurtenis en selecteer deze. 3 Klik op Deelnemerbeheer op de navigatiebalk van de pagina Gebeurtenisgegevens. 4 Klik op Lijst importeren/exporteren. 5 Klik op Bladeren en navigeer naar het gewenste CSV-bestand. 6 Klik op Uploaden.

Uitnodigingen voor gebeurtenissen verzenden Beheerders, gastheren van gebeurtenissen of gebruikers met machtigingen voor het beheren van een bepaalde gebeurtenisbibliotheekmap mogen uitnodigingen voor gebeurtenissen verzenden.


Een uitnodiging voor een gebeurtenis bestaat uit een e-mailbericht dat naar de aanwezigen van een gebeurtenis wordt verzonden en waarin de aanwezigen op de hoogte worden gesteld van de datum, tijd, tijdsduur en URL van de gebeurtenis. De manier waarop uitnodigingen worden verzonden, is afhankelijk van het type gebeurtenis: Alleen genodigden Als het gaat om een gebeurtenis die alleen voor geregistreerde gebruikers is bestemd, kunt u een aangepast e-mailbericht maken in Enterprise Manager. U kunt de e-mail verzenden naar alle geregistreerde deelnemers en presentatoren, alleen naar de presentatoren of alleen naar de deelnemers. U kunt het onderwerp en de berichttekst aanpassen. U kunt bovendien een Microsoft Outlook Calendar iCal invoegen bij het bericht, zodat deelnemers de gebeurtenis kunnen toevoegen aan hun Outlook-agenda. Iedereen Als de gebeurtenis open staat voor iedereen die de URL van de gebeurtenis ontvangt, kunt u een nieuw e-mailbericht maken in uw standaarde-mailprogramma. In dit bericht zijn de onderwerpregel en de berichttekst al voor u ingevuld (met de datum, tijd, tijdsduur, locatie en het overzicht van de gebeurtenis), maar u kunt deze tekst bewerken.

1 Selecteer het tabblad Gebeurtenisbeheer in Enterprise Manager. 2 Navigeer naar de gewenste gebeurtenis en selecteer deze. 3 Klik op de koppeling Deelnemerbeheer op de navigatiebalk van de pagina Gebeurtenisgegevens. 4 Klik op Uitnodigingen bewerken/verzenden op de navigatiebalk. 5 (Optioneel) Als u iemand onzichtbaar een kopie van de uitnodiging wilt sturen, voegt u het desbetreffende e-mailadres toe in het tekstvak BCC-ontvangers. Dit is handig als u uw collega's bijvoorbeeld wilt laten weten dat u de uitnodiging hebt verzonden. 6 Bewerk het onderwerp en de hoofdtekst van het bericht. 7 Als u een iCal wilt toevoegen, schakelt u het selectievakje naast de optie Microsoft Outlook-agendagebeurtenis (iCal) toevoegen aan e-mailbericht in. 8 Klik op Verzenden.

Campagne bijhouden gebruiken voor een gebeurtenis Gebruik de optie voor het bijhouden van campagnes om geregistreerde gebruikers per campagnebron bij te houden. De gebeurtenisregistratie en -aanwezigheidsrapporten vermelden niet alleen de gebruikersnamen, maar ook de campagnebronnen. Tot gebruikelijke campagnes behoren e-mailaanbiedingen, campagnes van zoekprogramma's en campagnes via banneradvertenties. Als u campagnes wilt bijhouden, dient u handmatig de automatisch verkregen registratie-URL te wijzigen. U kunt het bijhouden van campagnes toevoegen door de optie Campagne bijhouden te selecteren op de pagina Registratie maken wanneer u een nieuwe gebeurtenis maakt. Het is ook mogelijk het bijhouden van campagnes toe te voegen aan een bestaande gebeurtenis als u de gebeurtenis nog niet hebt gepubliceerd of nog geen uitnodigingen hebt verzonden. (Als u de optie Campagne bijhouden selecteert nadat u de gebeurtenis hebt gepubliceerd en de uitnodigingen hebt verzonden, worden alle genodigden die zich al hebben geregistreerd via de URL in de oorspronkelijke uitnodigingsmail niet bijgehouden.) Opmerking: u kunt een campagne alleen bijhouden als u de registratie-URL voor de gebeurtenis verandert. U kunt de registratie-URL voor de pagina's Vermelde gebeurtenissen en Gebeurtenisgegevens niet wijzigen. Als u de pagina's Vermelde gebeurtenissen of Gebeurtenisgegevens wilt gebruiken, kunt u een campagne niet bijhouden.

Zie ook “Een gebeurtenis maken” op pagina 123 Campagne bijhouden toevoegen aan een bestaande gebeurtenis

1 Open Enterprise Manager en klik op het tabblad Gebeurtenisbeheer. 2 Selecteer de gebeurtenis. 3 Klik op de koppeling Registratievragen. 4 Schakel de optie Campagne bijhouden inschakelen in.


5 Klik op Opslaan. De parameter voor de campagne-id en het id-nummer toevoegen

1 Open Enterprise Manager en klik op het tabblad Gebeurtenisbeheer. 2 Selecteer de gebeurtenis om de pagina Gebeurtenisgegevens weer te geven. 3 Klik op de koppeling Pagina’s met gebeurtenisinformatie, aanmeldingen registratiegegevens. 4 Selecteer en kopieer de registratie-URL die wordt weergegeven naast Registratieformulier, bijvoorbeeld: http://adobe.Enterprisecentral.com/primetimeevent/event/registration.html. 5 Open een tekstverwerkingsprogramma, zoals Kladblok of Wordpad, en plak de registratie-URL. 6 Plaats uw cursor in het tekstverwerkingsprogramma aan het einde van de URL en typ ?campaign-id= (bijvoorbeeld http://adobe.Enterprisecentral.com/primetimeevent/event/registration.html?campaign-id=). 7 Voeg een id voor het bijhouden van de campagne toe aan het einde van de nieuwe registratie-URL voor de gebeurtenis. Deze id vormt een unieke identificatiecode voor uw campagne en kan uit een willekeurige alfanumerieke waarde bestaan. Zo bevat http://adobe.Enterprisecentral.com/primetimeevent/event/registration.html?campaign-id=email1234 de geldige id voor het bijhouden van de campagne “email1234”. 8 Sla het tekstbestand op, maar laat het bestand open in de tekstverwerkingstoepassing. De URL testen met de id voor het bijhouden van de campagne

Als u de nieuwe URL wilt testen, schakelt u de e-mailuitnodigingen uit, publiceert u de gebeurtenis, registreert u zich voor de gebeurtenis en controleert u het registratierapport. 1 Open Enterprise Manager en klik op het tabblad Gebeurtenisbeheer. 2 Selecteer de gebeurtenis om de pagina Gebeurtenisgegevens weer te geven. 3 Selecteer E-mailopties. 4 Schakel de optie Uitnodigingen verzenden uit. 5 Klik op Opslaan. 6 Onder aan de pagina Gebeurtenisgegevens ziet u het bericht ''Deze gebeurtenis is niet gepubliceerd en wordt niet vermeld op uw site. Er zijn geen e-mails verzonden.” Klik op Publiceren. 7 Er wordt een bevestiging weergegeven. Klik nogmaals op Publiceren. Nu wordt een ander statusbericht weergegeven op de pagina Gebeurtenisgegevens: “Deze gebeurtenis is gepubliceerd. De e-mailopties zijn actief.” 8 U moet u registreren voor de gebeurtenis om de gewijzigde registratie-URL te kunnen testen. Open een webbrowser in een nieuw venster. 9 In het tekstverwerkingsprogramma kopieert u de gewijzigde registratie-URL (met toevoeging van de parameter voor de campagne-id en de aangepaste campagne-id). Plak de URL in het nieuwe webbrowservenster en druk op Enter of Return. 10 Vul de vereiste velden in in het registratieformulier met gebruik van uw naam en e-mailadres. 11 Klik op Verzenden. 12 Kijk in uw e-mailprogramma of u een bevestigingsbericht voor de gebeurtenis hebt ontvangen. 13 Nu u zich hebt geregistreerd voor de gebeurtenis, ziet u uw naam en de id voor het bijhouden van de campagne in de registratierapporten. Open Enterprise Manager en klik op het tabblad Gebeurtenisbeheer. 14 Selecteer de gebeurtenis om de pagina Gebeurtenisgegevens weer te geven. 15 Selecteer Rapporten. 16 Selecteer Op geregistreerde personen. 17 Klik op Rapportgegevens downloaden in het registratierapport. Controleer in het Excel-werkblad dat wordt geopend of het juiste id-nummer wordt weergegeven in de kolom Id voor bijhouden van campagne naast uw naam.


Uitnodigingen voor een gebeurtenis verzenden met gebruik van de juiste registratie-URL

Als u Enterprise Manager gebruikt voor het verzenden van uitnodigingen voor de gebeurtenis, moet u de registratie-URL die automatisch is gegenereerd in Enterprise Manager handmatig vervangen door de gewijzigde URL. Opmerking: als u uitnodigingen verzendt met een e-mailprogramma van een andere fabrikant, dient u ervoor te zorgen dat u alle genodigden de nieuwe, gewijzigde registratie-URL stuurt. 1 Open Enterprise Manager en klik op het tabblad Gebeurtenisbeheer. 2 Selecteer de gebeurtenis om de pagina Gebeurtenisgegevens weer te geven. 3 Selecteer E-mailopties. 4 Selecteer Uitnodigingen voor gebeurtenis verzenden. 5 Klik op Aanpassen naast Uitnodigingen voor gebeurtenis verzenden. 6 In de berichttekst vervangt u de woorden “event-registration-url” in het runtimeveld {event-registration-url} door de gewijzigde registratie-URL die u hebt gemaakt. (U kunt de URL kopiëren en plakken uit het tekstverwerkingsprogramma waarin u de URL hebt gewijzigd.) 7 Geef de datum en tijd op waarop u de e-mail met de uitnodiging wilt versturen. 8 Selecteer Opslaan. 9 Als u bovendien de optie Herinnering sturen naar deelnemers kort voor de gebeurtenis gebruikt, dient u op de knop Aanpassen naast deze optie te klikken en de instructies in stap 6 gebruiken om de registratie-URL in de hoofdtekst van het bericht te vervangen.

Gebeurtenissen beheren Informatie over een gebeurtenis weergeven Beheerders, gastheren van een gebeurtenis en gebruikers met machtigingen om een specifieke gebeurtenisbibliotheekmap te beheren, kunnen verschillende typen gegevens over een gebeurtenis weergeven in de toepassing Enterprise Manager. Een lijst met deelnemers weergeven

1 Klik op het tabblad Gebeurtenisbeheer in Enterprise Manager. 2 Navigeer naar de map met de gewenste gebeurtenis en selecteer deze. 3 Klik op de koppeling Deelnemerbeheer op de pagina Gebeurtenisgegevens. De namen van geregistreerde deelnemers en groepen worden weergegeven. Een lijst met geüploade inhoud weergeven

U kunt een lijst weergeven met alle inhoud die is geüpload naar de Connect Enterprise-server. Alleen beheerders, gastheren van gebeurtenissen of gebruikers met beheermachtigingen voor een bepaalde gebeurtenisbibliotheekmap kunnen de inhoudslijst weergeven. 1 Klik op het tabblad Gebeurtenisbeheer in Enterprise Manager. 2 Navigeer naar de map met de gewenste gebeurtenis en selecteer deze. 3 Klik op de koppeling Inhoud selecteren. Er wordt een lijst weergegeven met alle geüploade inhoud.

Het gebeurtenisdashboard weergeven Het gebeurtenisdashboard verschaft een grafische weergave van de statistische gegevens over uw gebeurtenissen. Klik op de koppeling Gebeurtenisdashboard onder de balk op het tabblad boven in het gebeurtenisvenster om het dashboard weer te geven.


De gegevens weerspiegelen alle gebeurtenissen in de map Mijn gebeurtenissen en worden weergegeven in één staafgrafiek met de meest actieve gebeurtenissen van de afgelopen zes maanden (bepaald door het aantal sessies). U kunt op een willekeurige afzonderlijke gebeurtenis in de grafiek klikken om meer gedetailleerde informatie over de gebeurtenis weer te geven.

Gebeurtenisrapporten Met de functie Rapporten van Connect Enterprise Manager kunt u rapporten maken waarmee u een statistische gegevens over een gebeurtenis vanuit verschillende perspectieven kunt bekijken. Gebeurtenisrapporten gebruiken de volgende definities: Geregistreerd Het aantal personen dat het registratieformulier heeft ingevuld en dat is goedgekeurd door de gastheer. Afgewezen Het aantal personen dat het registratieformulier heeft ingevuld, maar dat is afgewezen. Dit kan bijvoorbeeld het

geval zijn wanneer de registratie-URL ter beschikking is gesteld op een openbare website of via een e-mail en bepaalde personen zich per ongeluk hebben geregistreerd voor de gebeurtenis. Goedgekeurd Het aantal personen dat is goedgekeurd en dat de gebeurtenis mag bijwonen. Tot dit aantal behoren de

personen die het registratieformulier hebben ingevuld en die zijn goedgekeurd, plus de personen die rechtstreeks zijn goedgekeurd en die zich niet hoeven te registreren, zoals de presentatoren van een gebeurtenis.

Zie ook “Rapportfilters instellen en verwijderen” op pagina 93

Aansluiten bij gebeurtenissen Alle Connect-gebeurtenissen waarbij u zich mag aansluiten, worden weergegeven in de lijst met gebeurtenissen. (Als u deze lijst met gebeurtenissen wilt weergeven, navigeert u naar het tabblad Start van Enterprise Manager en klikt u op Mijn geplande gebeurtenissen.) Voor alle Connect-gebeurtenissen is registratie vereist, maar niet voor alle gebeurtenissen is goedkeuring vereist. U kunt zich op twee manieren inschrijven voor een gebeurtenis:

• Via een koppeling in de e-mailuitnodiging. Dit is alleen van toepassing als u wordt uitgenodigd door de gastheer van de gebeurtenis.

• Via een koppeling op de openbare pagina's met gebeurtenislijsten op de website van een bedrijf. Dit geldt alleen als de gebeurtenis open staat voor iedereen. Nadat u op de registratiekoppeling hebt geklikt, wordt er een formulier weergegeven. Met dit formulier kunt u zich registreren voor de gebeurtenis. (Geregistreerde gebruikers van Connect Enterprise moeten zich aanmelden voordat ze zich kunnen registreren voor de gebeurtenis.) Tijdens de registratie maakt u een gastprofiel door een wachtwoord op te geven en vragen te beantwoorden. Afhankelijk van de manier waarop de gebeurtenis is gemaakt, ontvangt u dan een melding via e-mail waarin uw status wordt vermeld (in behandeling, goedgekeurd of afgewezen). Als uw registratie wordt goedgekeurd, bevat het e-mailbericht de volgende informatie:

• URL • Het telefoonnummer dat en de deelnemercode die u moet gebruiken om in te bellen, indien van toepassing U kunt de gebeurtenis bovendien toevoegen aan uw Outlook-agenda als u een e-mailuitnodiging hebt ontvangen waaraan een iCal is toegevoegd en u over Microsoft Outlook beschikt. Als u een Connect Enterprise-gebruiker bent en de gebeurtenis is in dezelfde Connect Enterprise-account als die van u gemaakt, wordt de gebeurtenis ook weergegeven onder Mijn geplande gebeurtenissen in uw Enterprise Manager. Opmerking: u kunt met het registratieformulier voor een gebeurtenis geen nieuwe gebruiker maken als u zich al hebt aangemeld als een gebruiker. Als u bijvoorbeeld bent aangemeld bij een Connect Enterprise-sessie, kunt u zich niet als een andere gebruiker registreren voor een gebeurtenis.


Een geplande gebeurtenis betreden vanuit Enterprise Manager 1 Klik op de koppeling Mijn geplande gebeurtenissen boven aan het tabblad Start. De lijst Mijn geplande gebeurtenissen wordt weergegeven, waarbij uw rol wordt aangegeven in de kolom Rol. 2 Klik op Betreden naast de gebeurtenis die u wilt bijwonen. Als u zich nog niet hebt geregistreerd of op goedkeuring wacht, moet u zich wellicht aanmelden, uw wachtwoord invoeren en het registratieformulier invullen.

140

Hoofdstuk 7: Adobe Presenter Creating Presentations About Adobe Presenter 6 Adobe Presenter 6 is a software tool for creating e-learning content and high-quality multimedia presentations rapidly. Presenter uses Microsoft PowerPoint, a popular application that is part of the Microsoft Office suite, as a base. Finished presentations are in Flash format (SWF file). Content created with Presenter is SCORM 1.2 and SCORM 2004 certified and AICC compliant. After you install Adobe Presenter, you can access the application from within Microsoft PowerPoint. You can access all Presenter authoring functions in PowerPoint by using the Adobe Presenter menu. Presenter complements Adobe Connect Enterprise Server 6. You can create content that includes interactive quizzing and surveys, audio, and a customizable viewer with Presenter. Presenter sends the PPT (PowerPoint) and PPC files, as well as presentation data, to Connect Enterprise Server. You can add straightforward or sophisticated quizzes to presentations. Presenter supports six different types of questions that can either be graded or used as surveys. You can use branching to guide users through different paths in the presentation based on their answers to quizzes. Presenter provides a simple interface for using a microphone to add audio narration to your presentation. In addition, you can easily synchronize your PowerPoint animations with your audio narration. The Presenter intuitive interface and its complete integration with PowerPoint eliminates the need for additional training or Flash programming. In minutes, you can transform static PowerPoint files into dynamic web experiences by adding audio, video, multimedia, interactive quizzes and surveys, and extensive branding. When you have created your content, simply publish it to Connect Enterprise Server. (You can also publish to your computer to test a presentation.) After you have installed Presenter, you access the program from within PowerPoint. When you open PowerPoint, a new menu named Adobe Presenter appears in the menu bar.

Presenter How To Topics • “Create a Presenter presentation” op pagina 143 • “Record audio” op pagina 159 • “Add audio files to a presentation” op pagina 156 • “Adding quizzes and questions” op pagina 164 • “Add and edit attachments” op pagina 151 • “Create and edit themes” op pagina 184 • “Change slide properties” op pagina 146 • “Preview a presentation” op pagina 144 • “Publish to a Connect Enterprise server” op pagina 192 • “Add and edit presenters” op pagina 149

Installing Adobe Presenter After you install Adobe Presenter, you can access all of its features in PowerPoint from the newly added Adobe Presenter menu. Opmerking: The latest version of the Flash Player (Flash Player 9) is installed when you install Adobe Presenter. 1 After you have downloaded the application, double-click the Presenter EXE file to install the software.


2 Follow the onscreen instructions. A Getting Started presentation guides you through the steps required to publish your first presentation.

Upgrading to Adobe Connect Enterprise Server 6 The following information is helpful if you upgrading from a previous version of Breeze and Presenter to Adobe Connect Enterprise Server 6 and Adobe Presenter 6.

• If you have Presenter presentations created with any version of Presenter released before Presenter 6 you may want to update your presentations. Because of changes to the latest versions of Internet Explorer, users who view presentations created with Breeze versions prior to Adobe Connect Enterprise Server 6 will need to click the content area in the browser once before any controls are clickable. To update your presentation so users will not need to click in the content area, open the presentation in Presenter 6 and republish the presentation. (Full information about the EOLAS changes to Internet Explorer are available on the Microsoft website.)

• The latest version of the Flash Player (Flash Player 9) is installed when you install Presenter. • When you install/upgrade Presenter, the old version of Presenter is uninstalled and no longer available for you to use.

Creating presentations with Presenter Presenter lets you create sophisticated, high-impact presentations and e-learning content quickly and easily in three steps: 1. Design your presentation.

From within PowerPoint, Presenter can help you do the following tasks:

• Use an existing PowerPoint presentation as a base for a Presenter presentation. This can save you the time and effort of creating a new presentation.

• Perform accurate PowerPoint conversions quickly, including full support for PowerPoint animations. • Customize the look and feel of the presentation viewer interface with company logos, colors, and presenter biographies and photos. 2. Edit your presentation.

Presenter can help you change presentations to suit your needs in the following ways:

• You can enhance PowerPoint presentations with multimedia. Add multimedia including audio (such as voice-over narration), quizzes and surveys, or Flash files and Flash video without leaving PowerPoint.

• You can import prerecorded audio into a presentation and match the audio to PowerPoint slide animations. 3. Publish your presentation.

You publish your presentations so that users can view them. Presenter offers the following features:

• Presenter is deeply integrated with all Connect Enterprise applications including Connect Training, Connect Events, and Acrobat Connect Professional, as well as Adobe Captivate, Flash content, and Flash Video (FLV) files.

• You can view presentations in the interactive Presenter viewer. • You can use Presenter content with learning management systems (LMS). Presenter creates SCORM- and AICC-compliant content.

Zie ook “Add animation, image, and Flash (SWF) files” op pagina 153 “Create and edit themes” op pagina 184 “Publish to a Connect Enterprise server” op pagina 192


Presenter workspace Presenter has the following two components that work together to help authors create and deliver content for users: Presenter Enables authors to create content. Presenter viewer Allows users to view and interact with converted Presenter presentations.

For content authors, all Presenter features are accessible from the Adobe Presenter menu in PowerPoint.

All the options for designing a presentation are in the Adobe Presenter menu in PowerPoint.

Elements of presentations When planning, consider adding the following elements to your presentation: Title slides Title slides are usually the first or second slide in a presentation and state the subject of the content. Presenter information Include the name, title, photo, contact information, and a short biography of the presenter or

presenters. Custom logos Add a company or organization logo to brand and personalize a presentation. Copyright information Depending on the length of the information, include copyright text on the first or last slide in a presentation, or add a separate slide containing only copyright information. Opening and closing slides Create a distinctive start and finish to clearly show users the beginning, middle, and end of the presentation. You can use the same opening and closing slide across a series of presentations for a unifying professional look. Section divider slides Use slides that delineate sections within a presentation. This is especially useful in long presentations. Sounds Voice-over narration, music, or sound effects can add a new dimension to presentations. Quizzing Let users interact with the presentation, while you track their learning progress or obtain information (surveys). Attachments Add existing information as supporting content for presentations. You can include documents, spreadsheets,

links to web pages, and images as attachments.

Planning a presentation No matter what kind of presentation you want to create, it is helpful to do some planning before you start. Consider first what you want the user to learn from your presentation. Defining this goal at the beginning lets you create a comprehensive plan for success. After you have defined the goal of the presentation, you can use an existing PowerPoint presentation and enhance it with the most effective Presenter options.


1. Plan your presentation.

Use storyboards, scripts, or whatever organizational materials are appropriate. Consider what elements you may want to include (see “Elements of presentations” op pagina 142.) 2. Start PowerPoint.

You can open an existing PowerPoint presentation or create a new presentation. 3. Include narration and other special elements.

In PowerPoint, from the Adobe Presenter menu, you can add audio narration, quizzes, presenter information, and other options to your presentation. You can include attachments such as web pages or documents and you can customize themes (the look and feel of the presentation viewer) for each presentation. 4. Preview your presentation.

You can view the presentation on your machine by publishing locally to test the timing and the features you have added. 5. Publish the presentation.

You can publish the presentation to Connect Enterprise Server. You can also burn the presentation to a CD or upload the presentation to the web using a third-party FTP software program.

Presenter best practices Adobe recommends these best practices for creating presentations:

• Design your online presentation based on the bandwidth capabilities of your audience. If your audience has fast, broadband connections, you can create a graphic-intensive presentation that includes many animations. However, if your audience has slower connection speeds, you should consider using graphic images only (no animations) or no graphics at all, to ensure that your audience has a good viewing experience.

• Consider creating a written script before recording audio for your presentation. Speaking into a microphone can be more difficult than giving a presentation to a live audience. To ensure a smooth delivery that covers all of your important points, consider creating a script for the entire presentation before recording audio for it. (If you have slide notes written in PowerPoint, you can easily import them into Presenter to use as a script or as the basis of a script.)

• Add animations to enhance the overall presentation, if your audience has fast connections. Presenter supports PowerPoint animations so that you can create powerful, animated, multimedia presentations. Animations add impact to your message and improve the user’s overall viewing experience. (Animations must be set to On Click.)

• Create presentations that are a manageable size. A single PowerPoint presentation typically corresponds to a single module or course. Usually a module contains 20-40 slides and results in a 15-45 minute sessions for users. If single PPT files become larger than 40 slides, the time it takes Presenter to convert the presentation to Flash format can increase by several minutes.

• Preview the presentation by publishing it locally before publishing to a Connect Enterprise Server. This lets you view the converted presentation to be sure that it meets your requirements.

• Create slide titles to give users easy access to any slide. Check that titles appear in the PowerPoint outline for all slides, including graphic-only slides, before publishing your presentation.

Create a Presenter presentation Presenter presentations are always based on PowerPoint presentations. To create a new presentation, you open an existing PowerPoint presentation (or create a new one) and then add all of the features available in Presenter. For more information about how to add these features, see the appropriate section. 1 In PowerPoint, open a presentation (PPT) file or create a new one by selecting File menu > New. 2 From the Adobe Presenter menu, select the Presenter features you want to add to your presentation. You are not required to make any changes before publishing, but adding Presenter features such as audio narration, SWF files, quizzes,


attachments, and a theme will enhance your presentation and give you the opportunity to experiment with the functionality available in Presenter. 3 Preview the presentation by publishing it locally (to your computer). (For instructions on how to do this, see the next section). 4 If necessary after previewing, return to step 2 and make any changes required. 5 When you are finished, publish the presentation to Connect Enterprise Server.

Zie ook “Publish to a Connect Enterprise server” op pagina 192

Preview a presentation If you want to check your work, you can preview presentations at any time by publishing to your local computer. This is a fast way to see how the presentation will look to users. When you preview a presentation, it appears in your default web browser. All of the functionality in the presentation, such as audio and quizzes, works exactly the way it will in the Presenter viewer. The presentation appears with all of the theme settings and colors you have chosen. 1 In PowerPoint, open a presentation (PPT file). 2 From the Adobe Presenter menu, select Publish. 3 Select My Computer on the left side. 4 (Optional) Select Zip files to add all presentation files to a zip file. This is useful if you need to give or send the files to someone else to preview. 5 (Optional) Select Generate Autorun For CD if you are going to distribute the presentation on a CD-ROM after previewing. (If you select this option, you can burn the presentation on a CD-ROM and when it is opened, the presentation automatically begins playing.) 6 Click Publish. When you publish, a new folder with the same name as the presentation is created and placed in your My Documents\My Adobe Presentations folder. The new folder contains all of the presentation files, copies of attachments, and any audio, video, and image files that are part of the presentation. 7 When the conversion is finished, click View Output. (If you selected the Select Zip files option, you will not see the View Output option. To view the presentation, go to the location where you saved the zip file, unzip the file, and double-click the index.htm file.) The presentation appears in your default web browser.


A

B

C

D

E

Published presentation with sidebar shown A. Slide preview B. Viewer sidebar C. Panes D. Toolbar E. Show/Hide sidebar

Published presentation with sidebar hidden

Editing Presenter Presentations Change the presentation title You can change the presentation title at any time. The title appears in the Presenter viewer.


The presentation title appears at the top of the browser window and in the Viewer sidebar.

1 In PowerPoint, open a presentation (PPT file). 2 From the Adobe Presenter menu, select Presentation Settings. 3 Select the Settings tab. 4 In the Title text box, enter a new name for the presentation and click OK.

Add a presentation summary A presentation summary is usually a short description of the presentation contents. This optional presentation summary is a useful organizational tool for authors. The summary appears only in the settings; it does not appear in the published presentation and is not visible to users. Opmerking: The presentation summary does appear in Connect Enterprise Server after a presentation is published to the server. Summaries can be edited through Connect Enterprise Manager. Presentation authors can search summaries and see the summary when viewing content information. 1 In PowerPoint, open a presentation (PPT file). 2 From the Adobe Presenter menu, select Presentation Settings. 3 Select the Settings tab. 4 In the Summary text box, enter a description of the presentation contents and click OK.

Change slide properties You can easily view and change the properties of any slide in a presentation at any time. Slide properties include the title, navigation name, navigation options, and presenter name. The slide properties dialog box also enables you to make changes to a group of slides quickly and easily. For example, suppose you have assigned a presenter to all the slides, but another presenter is providing audio narration for a few of them. To assign the new presenter to those few slides, you can use slide properties. Opmerking: You can select multiple slides and easily update their Presenter and Advance By User settings. Simply select a slide, hold down Shift or Control, and select additional slides. (You can’t change the Navigation name, Go To Slide, or Video properties of more than one slide at a time.)


A

B

Using slide properties, you can change options for individual slides or a group of slides. A. Select one slide or multiple slides in the list. B. Click to edit the selected slides

Zie ook “Preview a presentation” op pagina 144 View slide properties for all slides

You can view a short description of all slides in a presentation in one central location. For example, you can see which presenters are associated with each slide, whether navigation names have been assigned, and whether the user must advance any slides. 1 In PowerPoint, open a presentation (PPT file). 2 From the Adobe Presenter menu, select Slide Properties. The Slide Properties dialog box appears. 3 Use the scroll bar on the right side to view all of the slides in the presentation. Set a navigation name

You can set a navigation name for a slide that is different from the slide title. A clear and descriptive navigation name can help users navigate through the published presentation. The navigation name appears in the sidebar (Outline and Thumb panes) in the published presentation. A navigation name can be useful if your slide titles are long or if you want to display a more descriptive name than the slide title in the final presentation for users. For example, the first slide in the presentation may have the title “Introduction,” but you can assign a navigation name such as “About Product X.” 1 In PowerPoint, open a presentation (PPT file). 2 From the Adobe Presenter menu, select Slide Properties. 3 Select a slide and click Edit or double-click a slide. 4 In the Navigation Name text box, enter the text you want to use. 5 Click OK twice.


Slide titles (left) changed to navigation names (right)

Set Go To Slide options

Presentations usually progress linearly through the slides, but you can change the order by using the Go To Slide option. This option lets you skip slides in the presentation without having to remove them. The Go To Slide option can be useful if you are creating a presentation for several audiences. For example, you can create one benefits presentation for both full-time and part-time employees. Part-time employees can skip slides pertaining only to full-time employees. The Go To Slide option works the same whether the presentation is used within Acrobat Connect Professional or viewed locally in a web browser. Opmerking: If you are going to use a presentation as a Connect Training course, it is better to not use the Go To Slide option. 1 In PowerPoint, open a presentation (PPT file). 2 From the Adobe Presenter menu, select Slide Properties. 3 Select a slide as the starting point and click Edit or double-click a slide. 4 In the Go To Slide pop-up menu, select the slide to which you want the presentation to jump. 5 Click OK twice to close all dialog boxes. Add speaker video

You can include video files in a presentation, which appear in the viewer sidebar. This can be especially useful if you have a video of a speaker, sometimes called a “talking head” video. Presenter supports the Flash (SWF) and Flash Video (FLV) file formats. Video added to a presentation appears in the location used for presenter photographs. Opmerking: Video is added to each slide individually. If you use one “talking head” video file for multiple slides, split the video into separate files.

Video files appear in the viewer in the same location as the presenter photograph.

1 In PowerPoint, open a presentation (PPT file). 2 From the Adobe Presenter menu, select Slide Properties.


3 Select a slide and click Edit or double-click a slide. 4 Next to the Video text box, click Browse. 5 Navigate to a SWF or FLV file, select the file, and click Open. 6 Click OK twice to close all dialog boxes. 7 To test the file, preview the presentation. (For more information, see “Preview a presentation” op pagina 144). Set slide advance behavior

By default, slides in a presentation advance automatically. You can, however, set individual slides to advance only when users click the Next button. This is useful, for example, for a slide containing an interactive Adobe Captivate simulation that has no set play duration. 1 In PowerPoint, open a presentation (PPT file). 2 From the Adobe Presenter menu, select Slide Properties. 3 Select a slide and click Edit or double-click a slide. 4 Select Advance By User. 5 Click OK twice.

Add and edit presenters A presenter is a person who provides information during a presentation. For example, if the subject is software training, the presenter may be an instructor, trainer, or product manager. A single presenter can be assigned to all slides in a presentation, or different presenters can be assigned to individual slides. You can display information about the presenter: name, job title, short biographical notes, a company logo, and contact information. This information can make a presentation more credible, personal, and interesting.

Zie ook “Preview a presentation” op pagina 144 Add a new presenter profile

In Presenter, you store presenter profiles in one central location. You can then use them in any presentations you create. 1 In PowerPoint, open a presentation (PPT file). 2 From the Adobe Presenter menu, select Preferences. 3 Select the Presenters tab. 4 Click Add. 5 Enter the name of the new presenter. Opmerking: The Name text box is the only text box that you must fill in to create a new presenter. 6 (Optional) Enter a job title, such as Vice President. 7 (Optional) Next to the Photo text box, click Browse and navigate to an image file in JPEG or PNG format. The recommended size for a presenter photo is 88 x 118 pixels. After you select an image file, the image appears in the Presenter Photo area on the right. During the presentation, the image is displayed at this exact size in the Presenter viewer. 8 (Optional) Next to the Logo text box, click Browse and navigate to a logo file in JPEG or PNG format. The recommended size for a logo is 148 x 52 pixels. After you select an image file, the image appears in the Logo preview on the right. During the presentation, the logo is displayed at this exact size in the Presenter viewer. Opmerking: If you added a video file, such as a “talking head” video file of a person speaking, that video is displayed in the logo area. If you add a logo file, the video file takes precedence and the logo will not be displayed. 9 (Optional) Enter an e-mail address.


10 (Optional) In the Biography text box, enter information about the presenter, such as professional and educational credentials, employment history, phone number, or job description. 11 If you want to make this person the default presenter for all presentations, select the Default option. 12 Click OK. 13 Click Close. Set the presenter for an entire presentation

1 In PowerPoint, open a presentation (PPT file). 2 From the Adobe Presenter menu, select Slide Properties. 3 Press CTRL-A to select all of the slides. 4 Click Edit. 5 In the Presenter pop-up menu, select a name from the list. 6 Click OK. The presenter is now associated with all slides in the presentation. 7 Click OK to apply your changes and close the Slide Properties dialog box. Set the presenter for an individual slide

1 In PowerPoint, open a presentation (PPT file). 2 From the Adobe Presenter menu, select Slide Properties. 3 Select a slide and click Edit or double-click a slide. 4 In the Presenter pop-up menu, select a name from the list. 5 Click OK. The presenter is now associated with the slide. 6 Click OK to apply your changes and close the Slide Properties dialog box. Edit an existing presenter

1 In PowerPoint, open a presentation (PPT file). 2 From the Adobe Presenter menu, select Preferences. 3 Select the Presenters tab. 4 Select a presenter from the list and click Edit or double-click a presenter. 5 Change properties such as the job title, e-mail address, or biography. 6 Click OK to close the Presenter dialog box. 7 Click Close to close the Presenter Preferences dialog box. Delete a presenter

You can delete a presenter and all corresponding information, such as the biography and e-mail address, at any time. 1 In PowerPoint, open a presentation (PPT file). 2 From the Adobe Presenter menu, select Preferences. 3 Select the Presenters tab. 4 Select a presenter from the list and click Delete. (If the presenter you delete is associated with any slides in the presentation, the presenter for that slide becomes “None.”) 5 Click Close to close the Presenter Preferences dialog box.


About attachments Attachments are files or links that give viewers of the presentation supplemental information. Use attachments to incorporate existing content, such as web pages, documents, PDF files, FlashPaper documents, Flash (SWF) files, or spreadsheets, into your presentation. You can also add links to websites or documents hosted by Connect Enterprise Server or a third-party system. If a presentation contains attachments, an Attachments button appears at the bottom of the Presenter viewer. The user can click this button to see a list of attachments associated with the presentation and then click any listed attachment to open it. Opmerking: Depending on the user’s web browser, they may have to save an attachment to their local machine in order to open and view the attachment.

The Attachments window with several different types of attachments listed.

Attachments open either in an application or in the default browser, according to their type: Attachment type

Opens in

FlashPaper

Default web browser

Microsoft Word document

Microsoft Word, if installed

Microsoft Excel spreadsheet

Microsoft Excel, if installed

Microsoft PowerPoint presentation

Microsoft PowerPoint

Text (TXT) file

Default text editor, such as Notepad or Wordpad

PDF file

Adobe Acrobat Reader, if installed

Flash (SWF) file

Default web browser, such as Internet Explorer or Mozilla Firefox

Image or graphic file


URL


Add and edit attachments You can attach web pages, documents, PDF files, FlashPaper documents, Flash (SWF) files, or spreadsheets to your presentation. You can also add links to websites or documents hosted by Connect Enterprise Server or a third-party system. Belangrijk: Due to security features added by Microsoft, attachments to presentations that are published locally instead of to Connect Enterprise Server may not be displayed properly in Internet Explorer. This happens because Internet Explorer does not allow an Internet page to access or run any file on a local system. In Adobe Presenter, a presentation that has been published locally runs in the Flash player, and Internet Explorer considers it unsafe to download a file from the Flash Player. You can work around this issue two ways: use Connect Enterprise Server (or another Learning Management System) to publish the presentation, or make the attached file available for download through a web browser or network drive accessible by users and use the hyperlink feature of PowerPoint to allow users to view the attachments. Add an attachment to a presentation

1 In PowerPoint, open a presentation (PPT file).


2 From the Adobe Presenter menu, select Presentation Settings. 3 Select the Attachments tab. 4 Click Add. 5 Enter a unique name for the attachment. 6 In the Type pop-up menu, select File or Link.

• To attach a file, click Browse and navigate to the file. • To attach a link, enter the full path in the URL text box. 7 Click OK. 8 Continue adding attachments as needed and click OK when you finish. Add and test links to documents

Links to documents on Connect Enterprise Server or a third-party system are a type of attachment. For example, you could create a link from a text on a PowerPoint slide to a SWF file. When linking to a document, it may be necessary to copy the document to the resource folder for the document to appear properly in the presentation. 1 In PowerPoint, open a presentation (PPT file). 2 Navigate to the slide to which you want to add the link. 3 Select the text you want to use as the link. 4 From the Insert menu, select Hyperlink. 5 Navigate to the file to which you want to link and click OK. 6 To test the link, preview the presentation. From the Adobe Presenter menu, select Publish. 7 Select My Computer and click Publish. (If a message appears stating that all files will be deleted, click Yes. Each time you generate your presentation, the files in your current output folder are deleted and replaced by the newly generated files.) 8 When the conversion is complete, click View Output. The presentation appears in your default web browser. 9 Navigate to the slide containing the link and click the link. 10 If a message appears stating something similar to “Cannot find ‘file://c:\Documents and Settings\ssmith\My Documents\My Adobe Presentations\PresentationName\data\resources\sample.swf,” you need to copy the file to the resources folder. Note the path specified in the message and close the presentation in your web browser. 11 Open Windows Explorer. Navigate to the current location of the file. 12 Right-click the file and select Copy. 13 Navigate to the location specified in the error message, For example, an address similar to the example in step 10. 14 Right-click the resources folder and select Paste. 15 Follow steps 6-8 to preview the presentation and test the link again. Creating links to files

If you are creating links from a presentation to a file and the link path is relative to the location of the presentation, you may need to take a few steps to ensure that the links work properly. This issue occurs because of the method PowerPoint uses to manage relative links. (PowerPoint does, however, resolve all links to files in the same drive as the PPT file.) 1 In Windows Explorer, locate the folder containing the presentation PPT file. For example, C:\Folder A\test.ppt. 2 Create a subfolder under the folder containing the presentation PPT file. For example, C:\Folder A\Links. 3 Copy all files that will be linked to from within the presentation to the new subfolder. 4 Create the links in the presentation to the files. 5 Publish the presentation. Note the location of the published content folder.


6 Copy the subfolder created in step 2 containing the links to the Date\Resources subfolder of the published content folder from step 5. For example, copy the links folder from C:\Folder A\Links to C:\Preso\Data\Resources\Links. Opmerking: You can use attachments instead of links. By using attachments, the files are automatically included with the published content. Change the name, type, or location of a presentation attachment

After adding an attachment to a presentation, you can edit information about the attachment. Opmerking: If you need to edit the attachment contents, open the file in the application in which it was created. After editing, add the attachment again in Presenter. 1 In PowerPoint, open a presentation (PPT file). 2 From the Adobe Presenter menu, select Presentation Settings. 3 Select the Attachments tab. 4 Select an attachment and click Edit or double-click an attachment. 5 Make changes to the name, type (file or link), or location and click OK. 6 Click Close. Delete a presentation attachment

1 In PowerPoint, open a presentation (PPT file). 2 From the Adobe Presenter menu, select Presentation Settings. 3 Select the Attachments tab. 4 Select an attachment and click Delete. 5 Click OK. If a folder containing attachments is inadvertently deleted, the next time the presentation (PPT) file is opened and saved, a dialog box appears for each deleted attachment stating that the attachment is missing. The dialog box contains three options: browse to the attachment using Windows Explorer, delete the attachment from the presentation, and ignore. If ignore is selected, the dialog box will not appear again unless the presentation is closed, reopened, and then Save is selected.

Add animation, image, and Flash (SWF) files You can incorporate animations and Flash (SWF) files into your Presenter presentations. If you already have PowerPoint animations, such as flying or dissolving text, Presenter converts them seamlessly and displays them in the final presentation exactly as they appear in PowerPoint. (For the most current list of supported PowerPoint animations, see the Adobe Knowledgebase.) Opmerking: In order for Presenter to gain control of animations, they must be set to OnClick. Animations located on the Slide Master cannot be controlled; remove the animations from the Slide Master and place them on individual slides You can also incorporate SWF files into your presentation, including SWF files containing animation and SWF files containing simulations and demonstrations created with Adobe Captivate.

Zie ook “Change slide properties” op pagina 146 “Preview a presentation” op pagina 144 Synchronize audio and animation timings

After previewing your presentation, you might want to edit the timing of PowerPoint animations to better synchronize with added audio files. For example, if you have a slide with bulleted text items that appear one by one, you can adjust the timing so that the audio track matches the action of the text. 1 In PowerPoint, open a presentation (PPT file).


2 From the Adobe Presenter menu, select Synchronize Audio. 3 In the Synchronize Audio dialog box, click Previous or Next, if necessary, to navigate to the slide containing the timing that you want to adjust. 4 Select Change Timings

to play the audio.

5 As the audio plays, click Next Animation to synchronize the timing of the first animation with the audio. Select Next Animation again to synchronize the timing of the next animation. Repeat this step for all animations on the slide. 6 When you finish, click Stop Editing. 7 Click OK. Opmerking: The Synchronize Audio dialog box synchronizes PowerPoint “On mouse click” animations only. In contrast, timed animations use the timing set in the Custom Animation dialog box in PowerPoint. Pause the presentation after an animation plays

If your presentation includes PowerPoint animations, you can pause the presentation automatically after the animations play. This is useful if you want to clearly define where the animation ends and the presentation begins again. 1 In PowerPoint, open a presentation (PPT file). 2 From the Adobe Presenter menu, select Presentation Settings. 3 Click the Settings tab. 4 Select Pause After Each Animation. 5 Click OK. When this option is selected, users must click the Play button pause.

in the toolbar to start the presentation again after a

Insert a SWF file into a presentation

A Flash (SWF) file is a compiled, view-only Flash file that delivers graphics and animation over the Internet. You can use a SWF file to add content or visual interest (for instance, an animated pointer) to a presentation. Opmerking: If you have created animated simulations and demonstrations in Adobe Captivate, you can easily add them to your presentations. Certain Adobe Captivate projects, such as training demonstrations or software simulations, can be particularly useful in presentations. 1 Make sure that the file you want to insert meets these specifications:

• The Flash SWF file has been authored at 30 frames per second. Presenter presentations are created at 30 frames per second, so Flash files with the same setting can be integrated into the presentation smoothly.

• The maximum canvas size is set to 720 x 540 pixels. • The file uses relative paths to movie clip references, not _root. • The embedded SWF file does not attempt to make any changes outside its own file; that is, that the code does refer to the following variables: _level#, _global, or stage. 2 In PowerPoint, open a presentation (PPT file). 3 Navigate to the slide to which you want to add the SWF file. 4 From the Adobe Presenter menu, select Insert Flash. 5 Navigate to the location of your SWF file. Select the SWF file and click Open. Presenter adds the SWF file to the slide. 6 (Optional) If necessary, select the file and drag it to a new location on the slide. Opmerking: You can use PowerPoint to preview how the SWF content will appear in your presentation. In PowerPoint, from the View menu, select Slide Show.


Control an inserted SWF through the Presenter playbar

When you add a SWF file to a presentation, you can choose whether to control the SWF file through the Presenter playbar or the playbar in the original SWF file. For example, if you add a Adobe Captivate demonstration SWF file to the presentation, you can control the demonstration through the Presenter playbar in the viewer or the playbar in the Adobe Captivate demonstration. Ordinarily, you want to control the SWF file through the Presenter playbar, because Presenter buffers the two slides that will be presented next. If you don’t control the file through the Presenter playbar, the SWF file could begin playing too early. 1 In PowerPoint, open a presentation (PPT file) containing an added SWF file. 2 From the Adobe Presenter menu, select Presentation Settings. 3 Click the Flash Files tab. 4 Select one of the Flash files in the list. 5 Select the Controlled By Presentation Playbar option to control the SWF file through the Presenter playbar. 6 Click OK. Set image quality for a presentation

The higher the image quality, the greater the file size. Test different settings to find the best compromise between the two. High quality is best for users with no bandwidth limitations; for users with limited bandwidth, regular or low quality may be better. 1 In PowerPoint, open a presentation (PPT file). 2 From the Adobe Presenter menu, select Preferences. 3 Select the Quality tab. 4 Select an image-quality option: High The largest file size and highest quality image. Medium The best balance between file size and image quality. Low The smallest file size and lowest quality image.

5 (Optional) If you think users might view your presentation on computers with slow connections speeds, select Require Slides To Download Completely Before Playback. If this option is enabled, it will take longer for the presentation to start, but the slides will play smoothly after the presentation begins. 6 (Optional) If your presentation contains Flash movies (for example, Adobe Captivate content), select Disable preloading of embedded Flash movies. This option enables single and multiple SWF files to play properly in the presentation. For example, the option prevents a second SWF file from beginning to play before a first SWF file is finished. 7 Click Close.

Audio in Presentations Using audio in presentations Adobe Presenter lets you add narration, music, step-by-step instructions, or almost any sound to your projects. You can use audio to provide instructions or to emphasize key points in the presentation. In general, sound can be as individual and flexible as any other presentation component. You can use audio in Presenter presentations in a variety of ways. For example, Presenter can help you with the following tasks:

• Adding sound to an individual slide • Adding special sounds to quizzes for correct and incorrect answers


Presenter lets you record your own audio files (using some simple equipment) or import existing files. Imported files can be in WAV or MP3 format. (If you add a WAV file to a presentation, Presenter automatically converts the WAV file to MP3 format in the generated presentation.) After you add audio to a presentation, you can synchronize the timing with other content, such as animations. For example, if your presentation contains PowerPoint animations such as text that “flies in,” you can synchronize the animations with the audio. (For more information, see “Add animation, image, and Flash (SWF) files” op pagina 153.) Presenter also contains features that enable you to add silent periods to audio files and to normalize audio for all slides so that the sound level is consistent.

Add audio files to a presentation You can quickly add existing WAV or MP3 format audio files to a presentation. Simply import the files and use them as opening music, narration, instructions, or for any other purposes. 1 In PowerPoint, open a presentation (PPT file). 2 From the Adobe Presenter menu, select Import Audio. 3 Select the slide to which you want to add the audio file. 4 Click Browse and navigate to the audio file (WAV or MP3) you want to add to the slide. 5 Select the audio file and click Open. (You can add multiple files. If you select more than one, the first audio file is added to the slide you selected in step 3, the next file to the slide immediately following, and so on.) Presenter adds the audio file to the selected slide. The name of the audio file appears in the File column, and the length of the audio file appears in the Time column. Opmerking: You can add as many audio files as you want, but they cannot exceed more than 90 minutes of audio per slide in a presentation. 6 (Optional) Select the Ignore Markers option to ignore any sound markers placed in the audio file. 7 (Optional) Select the Compress option to reduce the size of the imported audio file. We recommend compressing audio files when possible. Audio files that are not compressed require significantly more storage space than compressed audio. However, if you have an audio file created with high-quality settings and you want to retain the quality level, consider leaving this option unselected. (Please note that selecting the Compress option will compress all audio in the presentation, not just imported audio. For example, if you use the record audio feature to record some voiceover narration for a slide, that audio file will also be compressed.)

Recording audio In addition to adding existing audio files, you can also record your own audio files to use in Presenter presentations. Follow these tips to ensure that you are recording the highest quality audio possible. Setting up audio equipment

When you have acquired the necessary audio recording equipment, you must set it up properly. First, plug the microphone into the mixer or stand-alone preamplifier, and then plug the output of that device into your computer sound card’s “line in.” Plug the headphones into your computer. Then, set the volume on the mixer or preamplifier. Begin speaking to test the volume levels, and carefully raise the volume until it shows just under zero. Setting sound card options

You can open the software application that controls the sound card. (In most Windows operating systems, you can find sound settings by clicking Start in the lower-left corner and selecting Settings > Control Panel > Sounds.) When you select the recording source (line in), you can adjust the volume to 100%. If you are using a mixer or stand-alone preamplifier, the actual recording level can be controlled from there. Opmerking: Realtek codecs are not compatible with Presenter.


Changing audio recording settings

After starting your audio recording software, you can change the settings as necessary. Mixers and preamplifiers don’t have sound-level controls, so you rely on the meters when recording. While recording, you should ensure that you don’t exceed zero on the meters, or the sound will be distorted. Placing the microphone

Positioning your microphone correctly can make a big difference in the finished audio file. First, get as close as possible to the microphone (within 4 to 6 inches) so that you avoid recording any other nearby sounds. Don’t speak down to the microphone; instead, position it above your nose and pointed down at your mouth. Finally, position the microphone slightly to the side of your mouth, because this can help soften the sound of the letters s and p. Improving microphone techniques

Have a glass of water nearby so you can avoid “dry mouth.” Before recording, turn away from the microphone, take a deep breath, exhale, take another deep breath, open your mouth, turn back toward the microphone, and start speaking. This can eliminate breathing and lip-smacking sounds frequently recorded at the beginning of audio tracks. Speak slowly and carefully. You may feel that you are speaking artificially slowly, but you can adjust the speed later by using your audio recording software. Finally, keep in mind that you don’t have to get everything right the first time. You can listen and evaluate each recording and re-record if necessary. Editing sound

Editing sound is similar to editing text. You should listen carefully to your recording, delete any extraneous sounds, and then use the options available in your software to polish the sound. You can add any music or sound effects you require, but make sure to save your audio track in the correct format (MP3 or WAV files). Reviewing the presentation

After you have added the audio to the presentation, listen to it again. You should view the presentation as users normally would. Finally, it helps to ask others to preview the presentation file. If necessary, you can edit the audio again, on a per-slide basis.

About audio recording equipment Having the right audio equipment makes a big difference in the quality of recorded audio. Surprisingly, basic audio equipment can be relatively inexpensive; your equipment should include some if not all of the following: Computer with a sound card The sound card installed in your computer acts as a digital recorder for audio. Microphone If possible, avoid using the USB microphone packaged with your computer. Use a professional-quality

microphone cable and a stand to hold the microphone while you are recording. Microphone preamplifier A preamplifier boosts the signal of the microphone. The microphone input of your computer’s

sound card probably includes a preamplifier, but it’s most likely a poor quality one. When purchasing a preamplifier, you can choose a small mixer or a stand-alone version. Mixers let you connect several microphones and devices to one location, and you can adjust their volumes independently. Stand-alone preamplifiers can be better than mixers at filtering out unwanted noises. Speakers The speakers that came with your computer are probably good enough for listening to any audio you record. For best results, check the specifications of your speakers and use the highest quality speakers possible.

In Microsoft Windows operating systems, you can usually find speaker (sound) settings by clicking Start in the lower-left corner and selecting Settings > Control Panel > Sounds. Recording software A wide range of recording software is available. Important software features include editing capabilities (to fix mistakes), music and sound-effect options, and the capability to create the file format you require (such as MP3 or WAV). Recording area You need a quiet place to record. Try closing doors, turning off any unnecessary computer equipment, turning off or lowering lights that might be making noise, turning off phone ringers, beepers, and pagers. Also, tell coworkers that recording is in progress.


Set audio recording quality Audio files present the common challenge of balancing quality against size. The higher the sound quality, the larger the file size. The more you compress a sound and the lower the sampling rate, the smaller the file size and the lower the quality. Presenter lets you control the way sound is recorded and compressed based upon your input and output requirements. Creating audio in Presenter is essentially a two-part process: you record audio in WAV format and then Presenter converts the WAV file into an MP3 file. Of course, when working with audio, you must keep your users’ connection speed in mind. If a user is likely to access the Presenter presentation by using a dial-up modem, use a higher compression and lower sampling rate, such as 56 Kbps. However, if you are distributing the presentation on a CD-ROM, you can use a lower compression and higher sampling rate, such as 144 Kbps. In the best development case, you should experiment to find the optimal balance between sound quality and file size for your users. 1 In PowerPoint, open a presentation (PPT file). 2 From the Adobe Presenter menu, select Preferences. 3 Select the Quality tab. 4 Select an audio quality level. Remember that a higher quality level results in a larger audio file size. (To publish the presentation without including any audio files, select Publish without audio.) 5 (Optional) If you think users might view your presentation on computers with slow connections speeds, select Require Slides To Download Completely Before Playback. If this option is enabled, it will take longer for the presentation to start, but the slides will play smoothly after the presentation begins. 6 (Optional) If your presentation contains Flash movies (for example, Adobe Captivate content) on consecutive slides, select Disable preloading of embedded Flash movies. This option prevents a second SWF file from beginning to play before a first SWF file is finished. 7 Click OK.

Change the audio input source If you are recording audio for a presentation, you can either use a microphone or the line-in option that is usually included with an external audio device such as a tape deck or stereo amplifier. 1 In PowerPoint, open a presentation (PPT file). 2 From the Adobe Presenter menu, select Preferences. 3 Select the Audio Source tab. 4 In the Audio Input Source area, select either Microphone or Line in. 5 (Optional) Select the Always Prompt to Set Microphone Level Before Recording option if you want to calibrate the microphone before each recording session. This is useful if you use different microphones or if you record in different environments (for instance, a quiet room versus an area with background noise). 6 Click Close.

Calibrate microphones for recording If you are recording audio for a presentation, you must set the microphone or recording device to the correct recording level. This process is called calibrating the recording device. Presenter can detect optimal microphone and recording sensitivity levels automatically. Presenter must detect your recording device before calibrating it. Before you calibrate, check that your recording device is connected to your computer properly and is turned on. Opmerking: Realtek codecs are not compatible with Presenter. 1 In PowerPoint, open a presentation (PPT file). 2 From the Adobe Presenter menu, select Record Audio.


The Set Microphone Recording Level dialog box appears. 3 To set the correct recording device level, speak the following sentence into the microphone until the red recording window becomes green: “I am setting my microphone recording level for use with Presenter.” 4 When you finish, click OK.

Record audio If you have a microphone connected to your computer, you can record audio for inclusion in a slide. You can use audio for many types of narration or instruction. A

B

C

D

Record audio buttons A. Record B. Play C. Pause D. Stop

1 In PowerPoint, open a presentation (PPT file). 2 From the Adobe Presenter menu, select Record Audio. 3 Calibrate your microphone by following the instructions in the Set Microphone Recording Level dialog box. 4 Click OK. 5 Click Record Audio to begin recording. 6 Speak into the microphone or recording device. 7 When you finish, click Stop. Presenter converts the audio to MP3 format. 8 Click Play to listen to the recording. 9 (Optional) Click Previous or Next to record audio for another slide. 10 When you finish, click OK.

Record audio for a specific location in a presentation At times, you may need to record and add some audio to a specific location within a presentation. (To record audio, you must have a microphone or recording device plugged into your computer.) 1 In PowerPoint, open a presentation (PPT file). 2 From the Adobe Presenter menu, select Audio Editor. 3 Click the location within the waveform to which you want to add new, recorded audio. For example, if you have an audio file playing on slide 1 and you need to add audio at the start, click the beginning of the audio file on slide 1. You can add audio to any location on the waveform, even a location that does not currently have audio. 4 From the Insert menu, select Recording. 5 Set the type of recording device you are using by clicking the drop-down menu under Input Source and selecting either microphone or line in. 6 Set the Volume level at which the recording should be made. The default setting is 100%. To change the setting, slide the volume slider bar to the left or right. 7 To set the optimal recording level and sensitivity for your input source (microphone or line in), click Calibrate.


8 To begin recording, click the Start Recording button

and begin talking.

Length The length of the recording as you record. Stop Click this Stop button

to end recording.

9 To listen to the recording, click the Play button

.

10 Click OK. The audio you just recorded is added to the location you specified on the waveform.

Waveform before (top) and after adding a new recording (bottom)

Import slide notes If you have created slide notes in PowerPoint, you can import the notes into the script window in the Record Audio dialog box or the Synchronize Audio dialog box. This is useful if you want to use the slide notes as a script when recording an audio file as voice-over narration. 1 In PowerPoint, open a presentation (PPT file). 2 From the Adobe Presenter menu, select Record Audio or Synchronize Audio. 3 If necessary, select the View script option. 4 Click Import Notes. 5 Select the slide notes to import: Current Slide Imports notes from the slide that is currently displayed. All Slides Imports notes from all slides in the presentation. Slides Lets you select slides in the presentation. To select multiple slides, hold down Shift or Control and select the slide

numbers in the list. 6 Select the import options: Append Imported Notes To Current Scripts Adds imported notes to the end of existing scripts. Replace Current Scripts With Imported Notes Removes existing scripts before importing the notes selected on this dialog box.

7 Click OK.

Export scripts into PowerPoint You may have used the Record Audio dialog box or Synchronize Audio dialog box to create or modify a script in Presenter. If so, you can export the script to PowerPoint as slide notes. 1 In PowerPoint, open a presentation (PPT file). 2 From the Adobe Presenter menu, select Record Audio or Synchronize Audio. 3 If necessary, select the View script option. 4 Click Export Script. 5 Select the scripts to export. You can choose the current script, all scripts, or scripts on specific slides.


6 Select an export option. You can append scripts to existing PowerPoint notes (adding script text to the end of any existing PowerPoint slide notes text) or replace existing PowerPoint notes with scripts. 7 Click OK.

Add silence to an audio file You can add a period of silence to any audio file that is part of a Presenter presentation. This feature is particularly useful in the following situations:

• If you import an audio file and need to synchronize the audio with slides • If you need to make an existing audio file work in a presentation without having to edit the audio extensively • If you have inserted a Flash file with audio, such as a “talking head” video of a speaker, into a presentation and want to synchronize the Flash file audio with slides 1 In PowerPoint, open a presentation (PPT file) containing audio files. 2 From the Adobe Presenter menu, select Audio Editor. 3 Use the Audio Editor to add silence anywhere in a presentation, including a specific location within an audio file. Click the location in the presentation, or the exact location within an audio file, on the waveform to which you want to add the silent period. 4 From the Insert menu, select Silence. 5 In the Insert text box, enter a number specifying the duration of silence (in seconds). 6 In the Seconds at text box, specify where to add silence: Cursor Position (default) This option adds silence at the point in the waveform you selected in step 3. Start of Slide This option adds the silent period to the beginning of the slide containing the location selected in step 3. End of Slide This option adds the silent period to the end of the slide containing the location selected in step 3.

7 Click OK. Presenter adds the silent period to the audio file and displays it as a waveform. 8 To test the audio file with the silence added, click Play in the lower-left corner of the Audio Editor dialog box.

Adjust audio volume You can adjust the volume of audio files included in your presentations. After adjusting the volume, preview the presentation to see if the sound level is acceptable. 1 In PowerPoint, open a presentation (PPT file) containing audio files. 2 From the Adobe Presenter menu, select Audio Editor. 3 From the Tools menu, select Volume. The Adjust Volume dialog box appears. 4 Click the volume slider on the left, and drag it up to increase volume, or down to decrease volume. 5 You can change the audio processing options, as follows: Normalize Adjusts the sound volume automatically. Normalizing audio helps keep the sound level consistent between

slides. Dynamics Amplifies quiet sections of the audio to help compensate for variations in audio volume.

6 (Optional) Click Advanced Controls. Ratio Specifies the maximum amplification that Presenter will use. The default setting of 2.0 sets the quietest sections of

the audio to be amplified by a factor of 2. A higher setting can improve a project that has large disparities between quiet and loud sections, but can also amplify background noise.


Noise Threshold Controls the amplification of background noise. Presenter doesn’t amplify any sound below the threshold. If background noise is amplified too much, try a higher noise threshold. (Note that the Dynamics option does not work well with high noise levels.)

7 When you finish, click OK twice to close all the dialog boxes.

Edit audio files You can edit the audio in your presentation at any time. Using Audio Editor, you can listen to an audio file, insert silence, adjust volume, and change a number of other options. A

B

C

D

E

F

G

H

I

Use the Audio Editor to edit audio files you record for a presentation or import into a presentation. A. Select a slide from the pop-up menu B. Slide divider and Red marker line C. Time D. Waveform E. Audio files F. Place cursor or drag to select for editing G. Playhead H. Total or selected playing time I. Scale

1 In PowerPoint, open a presentation (PPT file) containing audio files. 2 From the Adobe Presenter menu, select Audio Editor. 3 Use the buttons and menu options to make any necessary edits. You can cut and paste sections of the audio file, insert periods of silence to lengthen the audio file, adjust volume, import a different audio file, and more. Cut Cuts the selected portion of the audio file. Copy Copies the selected portion of the audio file. Paste Pastes information from the Clipboard. (For example, if you select a section of the audio file, and then click Cut or Copy, Presenter places the selected audio on the Clipboard. You can then click Paste to place the audio back into any location within the audio file.) Delete Removes the selected portion of the audio file. Undo Undoes the previous action. Redo Redoes the previous action. Zoom In Enlarges the waveform. Zoom Out Shrinks the waveform. Record/Insert New Audio Begins recording audio. (You will need a microphone.) Play Starts the audio file. Pause Temporarily stops the slide from playing. (Click Play to resume playing the audio file.) Stop Ends playback of the audio file. Slide Number Specifies the slide selected in the waveform. For example, slide 4 or 12. Playhead Specifies the selected location, in seconds, within an individual slide on the waveform. For example, if you are working with a slide that is 5 seconds long and you click in the middle of the slide on the waveform, this playhead area displays approximately 00:00:02.500.


Selected Specifies the total playing time of the presentation, if no span of time is selected on the waveform. If you have selected a span of time on the waveform, this area displays the amount of time selected. Scale Specifies the scale at which the waveform is displayed. (To change the scale, click Zoom In or Zoom Out.)

4 When you finish editing the audio file, click OK.

Manage audio files with the Audio Editor Presenter lets you edit the timing of audio files after you record or import them. Having control over the timing of audio files gives you the ability to use audio files of different lengths and incorporate them smoothly into presentations. After you record or import an audio file, the file appears as a waveform in the Audio Editor dialog box. If your presentation contains multiple audio files, you can see which audio files are assigned to specific slides. Edit audio timing

1 In PowerPoint, open a presentation (PPT file) containing audio files. 2 From the Adobe Presenter menu, select Audio Editor. In the Audio Editor dialog box, Presenter displays any audio files incorporated into the presentation as waveforms. Slide numbers along the top of the waveform show exactly how the audio files are currently distributed across the slides. Presenter lets you import or create an audio file and then distribute that audio file across multiple slides. Change how audio files are distributed across slides ❖ In the Audio Editor, click a slide divider at the top of a red slide marker line and slide the divider to the left or right.

Dragging slide divider to set where audio begins or ends for a specific slide

The waveform remains static, but you can change where the audio file begins to play within the presentation. This option is particularly useful if you have a long audio file and need to experiment with assigning the file to one slide or having it play over multiple slides. Listen to an audio file ❖ In the Audio Editor, click a location within the waveform and then click Play in the lower-left corner of the Audio Editor dialog box or press the spacebar on your keyboard.

The audio plays from the location you selected to the end of all audio in the presentation. (You can stop the playback at any time by clicking Stop in the lower-left corner of the Audio Editor dialog box or pressing the spacebar on your keyboard.) Zoom in on an area of the waveform ❖ In the Audio Editor, click the waveform and then click the Zoom In or Zoom Out icon (Alternatively, click in the waveform and roll your mouse wheel to zoom in and out).

in the toolbar.

The scale at which you are viewing the waveform is shown in the Scale information box in the lower-right corner of the dialog box. After you have added audio files to your presentation, you can use the Audio Editor to cut or copy entire audio files or portions of audio files and paste them in a new location.


Cut or copy and paste audio ❖ In the Audio Editor, select a section of an audio file directly on the waveform, click Cut or Copy, click a different location on the waveform, and click Paste. Delete an entire audio file or portion of an audio file ❖ In the Audio Editor, select a section of an audio file directly on the waveform and click Delete.

Set audio quality for a presentation Because higher audio quality results in a larger file size, experiment to achieve the correct balance between quality and file size. (The default setting is Medium.) 1 In PowerPoint, open a presentation (PPT file). 2 From the Adobe Presenter menu, select Preferences. 3 Select the Quality tab. 4 Under Audio quality, select one of the following options: High The largest file size and highest quality audio. Medium The best balance between file size and audio quality. Low The smallest file size and lowest audio quality. Publish Without Audio Removes audio files from the presentation before publishing.

5 Click Close.

Preplay audio A quick way to listen to the audio you added to a presentation is to play the slide show directly from within the Audio Editor. 1 In PowerPoint, open a presentation (PPT file) containing audio files. 2 From the Adobe Presenter menu, select Audio Editor 3 From the View menu, select Slide Show. 4 When you finish, click Close.

Adding quizzes and questions Creating quizzes and questions You can use Adobe Presenter to create interactive e-learning presentations that are SCORM or AICC compliant for use with a learning management system.When you create e-learning content for presentations, you can create a combination of quizzes and questions. Quizzes are the “containers” that hold questions. You can use the Quiz Manager to create a single quiz for a presentation or multiple quizzes in a single presentation. Then you add questions to the quiz or quizzes. You can add graded questions, survey questions, or a combination of both to each quiz. Quizzes are assigned an Objective ID, a number that specifies an objective set in your learning management system or Connect Enterprise Server. Using quizzes and their default Objective IDs is the best way to coordinate Presenter presentations with Connect Enterprise Server and content that already exists.


A

B

The Quiz Manager lets you organize all of the quizzes and questions in a presentation. A. A quiz B. Different types of questions

When you create a question, a new slide is added to your presentation. The new slide’s design is based on the master slide template (a PowerPoint feature), so the question slide will look like the other slides in your presentation. You can design six types of questions in Presenter: multiple-choice, short-answer, matching, true-or-false, rating scale (Likert), and fill-in-the-blank questions. You can grade the questions or use them in surveys to gather information. Branching in quizzes

Branching is an important concept in creating effective e-learning materials and a useful way to customize presentations. In branched presentations (sometimes called “contingency branching”), the path that users take through a quiz or survey is determined by their responses to questions. For instance, you can create branches based on correct answers, incorrect answers, options selected by the user, or the users’s experience, job description, level, or any other category. Depending on these factors, you can continue the presentation, jump to a specific slide, open a URL, and so on. Through branching, you can specify what happens when users answer questions correctly or incorrectly. For example, you can associate one action (such as “Go to the next slide”) to a correct answer and another (such as “Open URL”) to an incorrect answer. Reporting

Reporting lets you track student performance with any type of quiz. You can track the number of attempts, log correct and incorrect responses, and send pass/fail data to Connect Enterprise Server. You can also choose to provide students with feedback based upon correct or incorrect responses. Tips for creating quizzes and questions

Here are a few tricks and tips to try when adding quizzes to your presentation:

• When creating a matching question, drag items between the two columns to establish the correct matches. • Try customizing feedback messages to accurately communicate with presentation users. • Experiment with branching to customize presentations for different types of users. • Consider adding custom audio feedback based on how users answer questions. You can select different audio for a correct answer and an incorrect answer.


• Try editing the settings in the Show Score at End of Quiz option. You can write custom pass and fail messages, design the slide using background colors, and choose how to display the score.

• Always create questions in the Quiz Manager. For example, while in PowerPoint, do not copy a quiz slide in the left pane and paste to create a “new” quiz slide. This results in two slides with the same interaction ID, which is not supported by learning management systems.

• If a change is made in the question by editing the slide contents, open the Quiz Manager once before publishing the presentation. Quiz validation and updating is done only when the Quiz Manager is opened.

• Change the text formatting of quiz questions after the entire quiz is generated. For example, you can create and generate the quiz, and then use the PowerPoint Format menu to change the font size. If question text is formatted and then the Quiz Manager is opened, the formatting may be lost because the Quiz Manager usually renders the question again if there have been any changes.

Create a quiz When you open the Quiz Manager for the first time, a default quiz is displayed. You can use the default quiz or add more quizzes as necessary. Follow these steps to add a quiz: Opmerking: If you are creating a quiz that consists of only survey questions, the user has only one chance to take the quiz. Try to keep the length of survey-only quizzes fairly short, for example, 15-20 questions, so users can complete the survey easily. 1 In PowerPoint, open a presentation (PPT file). 2 From the Adobe Presenter menu, select Quiz Manager. (If this is a new presentation, you must save it first before you can add a quiz.) 3 In the Quiz Manager, click Add New Quiz. If you are using Microsoft Office XP, the quiz is generated after the first slide in the presentation. For presentations made with versions of Microsoft Office other than XP, the first quiz is created after the first selected slide in the PowerPoint Slide tab. In all versions of Microsoft Office, quizzes created after a first quiz are placed directly after the first quiz. Once quiz slides exist, you can drag the slides in the PowerPoint Slide tab to other locations in the presentation. (When moving quiz slides, check that the entire quiz is moved; moving a question slide from one quiz to another quiz is not supported.) 4 In the New Quiz dialog box, accept the default name or enter a new name in the Name text box. 5 From the pop-up menu next to Required, select an option to determine if users must take or pass the quiz. When selecting an option, consider how the quiz fits in with your e-learning strategy for the presentation. For example, you can require users to pass the quiz or allow them to skip the quiz. Optional The learner may attempt the quiz, but is not required to take the quiz. Required The learner is required to at least attempt the quiz. A quiz attempt is defined as answering (selecting or typing an

answer and pressing Submit) at least 1 question in the quiz. Simply viewing a question is not considered an attempt. Until the learners answer at least 1 question in the quiz, they are not permitted to move forward in the presentation beyond the last question slide in that quiz. The required option does not, however, limit the learner from navigating among slides within a given quiz. Pass Required The learner must pass this quiz to continue. If you select this option, all navigation to any slide past the end

of the quiz is prohibited until the learner achieves a passing score. This restriction affects both learner-initiated navigation (for example, clicking forward or back buttons on the playbar or clicking on a slide in the Outline pane), and authorinitiated branching (for example, immediate question and quiz feedback). If you select the Pass Required option, you must show a scoring slide. The scoring slide tells learners why they cannot move past the quiz. If no scoring slide is chosen, the Pass Required option behaves the same as Optional and no navigation restrictions exist. Answer All The learner must answer every question. The questions must be answered in order and no questions can be

skipped.


6 Select the options you want to incorporate into the quiz: Allow backward movement (Optional) Enables learners to click the Back button on the playbar to move backward. If you leave this option unchecked, learners cannot move backward when taking a quiz. (This prevents learners from seeing quiz questions and then going back to earlier slides to look up correct answers.) Allow user to review quiz (Optional) Displays a Review Quiz button on the scoring slide. Learners can click the button and be taken back to the first question slide in the quiz. The learner can see their answer to each question, whether their answer is correct, and, if the selected answer was not correct, which is the correct answer. Reviewing a quiz is strictly informational; learners cannot change their answers while reviewing. Show score at end of quiz (Optional) Displays a scoring slide at the end of the quiz. You can write custom pass and fail messages, design the slide using background colors, and choose how to display the score. Show questions in outline (Optional) Displays the name of the question slide in the outline when users see the presentation

in the Presenter viewer. 7 Click the Pass or Fail Options tab. 8 Select an option in the Pass/Fail scoring area. Specify a passing score either as a percentage (for instance, 80% correct) or a number of correct answers (for instance, 8 out of 10). 9 Select the actions that take place when users receive a passing grade or a failing grade. For example, use the pop-up menu next to Action and select Go To Slide to display a specific slide in response to passing or failing. 10 Click OK. The quiz is added to the presentation. Opmerking: If you are using the “allow backward movement” option, it is important to set the correct answering options. If “allow backward movement” is not selected (unchecked), set the Quiz Options to “answer all” and set the number of allowable quiz attempts to 1. If a quiz is set to any option other than “answer all,” select (check) the “allow backward movement” option. This prevents the situation where, if a learner is allowed to skip over a question, and the “allow backward movement” option is not selected, the learner cannot go back and answer questions they may have skipped. In most cases it is better to not select the “allow backward movement” option. 11 Click OK again.

Zie ook “Preview a presentation” op pagina 144

Add questions to presentations In Presenter, you can add six different types of questions to presentations. Each type of question contains different options. Click the links below for details about adding each of the six types.

Zie ook “Add a fill-in-the-blank question to a presentation” op pagina 171 “Add a matching question to a presentation” op pagina 175 “Add a multiple-choice question to a presentation” op pagina 168 “Add a rating scale question to a presentation” op pagina 177 “Add a short-answer question to a presentation” op pagina 173 “Add a true-or-false question to a presentation” op pagina 169


Add a multiple-choice question to a presentation In Presenter, you can have multiple-choice questions branch according to the user’s response. For example, in a question with three possible answers, you can set up branching in this way: If the user selects the first answer, go to the next slide; if the second, jump to a slide later in the quiz; if the third, open a web page. 1 In PowerPoint, open a presentation (PPT file). 2 Select the slide before the one in which you want to insert a question. For example, if you want the new question to be slide 7 in the presentation, click slide 6. 3 From the Adobe Presenter menu, select Quiz Manager. 4 Select the quiz to which you want to add a question and click Add New Question. 5 In the Question Types dialog box, select Multiple Choice and specify whether to grade the question: Create Graded Question The question will be graded. Create Survey Question The question will not be graded.

6 On the Question tab, accept the default text for the name or enter a new name in the Name text box. The name appears on the question slide in the presentation. If you are creating more than one question of the same type (for example, multiple-choice, short answer, etc.) in a single presentation, type a unique name for each so that you distinguish between them. 7 In the Question text box, type the multiple-choice question exactly as you want it to appear on the slide. (The question text box cannot be left blank.) 8 In the Points text box, type in (or use the up and down arrows to specify) the number of points allocated to this question. Assigning points signifies the relative importance of a question. By assigning different point values to different questions, you can give introductory questions a lower value than advanced questions, for example. You can enter any whole number value. If all questions have the same value (for example, 10 points), they are scored equally. 9 In the Answers area, click Add and enter possible answers. (A multiple-choice question requires at least 2 answers.) If necessary, click Delete to remove an answer from the list. 10 (Optional) Click Advanced to set options for individual answers, such as a custom feedback message, a specific action, or audio. (If you have a particularly long answer, the Advanced Answer Options dialog box gives you more space to type in the answer.) 11 Select the radio button next to the correct answer. 12 In the Type pop-up menu, select whether there are multiple correct responses or a single correct response. If you select multiple correct responses, be sure to return to step 11 and select the radio buttons next to all correct responses. Also, the Advanced features described in step 10 are enabled only if you select single correct response. 13 In Numbering, use the pop-up menu to specify how answers are listed on the slide. You can choose from uppercase letters, lowercase letters, or numbers. 14 Select the Options tab. 15 (Optional) From the Type pop-up menu, select question type: Graded or Survey. 16 Select Show Clear Button to display a button on the question slide that users can click to clear their answers and start over. 17 In the If Correct Answer area, set the following options: Action Select which action should follow a correct response. You can advance to the next slide (Go To Next Slide, the

default action), jump to another slide in the presentation (Go To Slide), or display a web page (Open URL). If you display a web page, type its address in the Open URL text box and then specify where to display the web page (choose Current to have the web page replace the presentation or New to display the web page in another window). Go To Next Slide Depending on the option you selected for Action, this text box lets you specify an exact destination. Play Audio Clip Select this option to import an audio file or record a new audio file that should play when the question is answered correctly. Use the Record, Stop, Remove, and Import buttons as necessary. (If you have already recorded audio, a Play button replaces the Record button. To re-record audio, you must first remove the audio, and then select Record.)

Opmerking: If a question has an audio clip and an action, the audio clip plays before the action takes place.


Show Correct Message Select this option to provide a text message for users when they supply a correct answer. Clear this

check box if you don’t want to give any feedback for a correct answer. 18 In the If Wrong Answer area, set the following options: Allow User [#] Attempts Use the arrows or type directly into the text box to specify how many guesses the user can make before another action takes place. An attempt is defined as anytime a user opens and views the question slide. (Setting the number of attempts to 1 prevents the presentation from proceeding if the user exits and then attempts to enter the quiz again. Do not set attempts to 1 if you plan to use your presentation in a meeting or place in an archive.) Infinite attempts Select this option to give users an unlimited number of attempts. Action Click the desired action/destination after the last attempt. You can advance to the next slide (Go To Next Slide, the

default action), jump to another slide in the presentation (Go To Slide), or display a web page (Open URL). In the Open URL text box, type the address of the web page and then specify where to display the web page (choose Current to have the web page replace the presentation or New to display the web page in another window). Go to Next Slide Depending on the option you selected for Action, this text box lets you specify an exact destination. Play Audio Clip Select this option to import an audio file or record a new audio file that should play when the question is answered incorrectly. Use the Record, Stop, Remove, and Import buttons as necessary. Show Error Message Select this option to provide a text message for users when they supply an incorrect answer. Clear this

check box if you don’t want to give any feedback for an incorrect answer. Show Retry Message Select this option to provide a text message for users who give an incorrect answer but have remaining

attempts (for instance, “Please try again”). Show Incomplete Message Select this option to provide a text message for users who don’t supply an answer (for instance, “Please select an answer before continuing”).

Opmerking: You can edit the default text in the correct, error, retry, and incomplete messages in the Quiz Manager. From the Adobe Presenter menu, select Quiz Manager and click the Default Labels tab. 19 Select the Reporting tab. You can accept the default settings or, if necessary, modify the following options: Report Answers Sends answer information to Connect Enterprise Server or a learning management system. Quiz Name of the quiz to which this question is assigned. You can select a different quiz from the pop-up menu. Objective ID This is a number automatically created when you create a quiz. This number is used to report scores from

Presenter presentations that will be tracked in Connect Enterprise Server or a learning management system. Interaction ID Accept the default number or type a new number directly into the text box. The maximum length of an

interaction ID is 64 characters. If you want the Presenter presentation to send tracking information to Connect Enterprise Server, you must use the Interaction ID specified by Connect Enterprise Server. Opmerking: If you create a new question by copying and pasting an existing question slide, you must enter a new, unique, Interaction ID so that each individual question is reported properly to Connect Enterprise Server. We do not recommend creating new questions by copying and pasting; always create new questions using the Quiz Manager. 20 When you finish, click OK. 21 Click OK again to close the Quiz Manager. The new multiple-choice question slide appears in the designated location in the presentation.

Add a true-or-false question to a presentation Users answer true-or-false questions by selecting either True or False (or Yes or No) as an answer. 1 In PowerPoint, open a presentation (PPT file). 2 Select the slide before the one where you want to insert a question. For example, if you want the new question slide to be slide 7 in the presentation, click slide 6. 3 From the Adobe Presenter menu, select Quiz Manager. 4 Select the quiz to which you want to add a question and click Add New Question.


5 In the Question Types dialog box, select True/False and specify whether the question will be graded: Create Graded Question The question will be graded. Create Survey Question The question will not be graded.

6 On the Question tab, accept the default text for the name or enter a new name in the Name text box. The name appears on the question slide in the presentation. If you are creating more than one question of the same type (for example, multiple-choice, short answer, etc.) in a single presentation, type a unique name for each so that you distinguish between them. 7 In the Question text box, type the true-or-false question exactly as you want it to appear on the slide. (The question text box cannot be left blank.) 8 In the Points text box, type in (or use the up and down arrows to specify) the number of points allocated to this question. Assigning points signifies the relative importance of a question. Assigning different point values to different questions lets you, for example, give introductory questions a lower value and advanced questions a higher value. You can enter any whole number value. If all questions have the same value (for example, 10 points), they are scored equally. 9 In the Answers area, establish which answer is correct by selecting either True or False. 10 In the Type pop-up menu, select True or False, or Yes or No. You can also write your own phrases to use such as “Valid” and “Invalid.” 11 In Numbering, use the pop-up menu to select an option for how answers are listed on the quiz slide. You can choose from uppercase letters, lowercase letters, or numbers. 12 Select the Options tab. 13 (Optional) From the Type pop-up menu, select the question type: Graded or Survey. 14 Select Show Clear Button to insert a button on the slide that users can click to clear their answers and start over. 15 In the If Correct Answer area, set the following options: Action Select which action should follow a correct response. You can advance to the next slide (Go To Next Slide, the

default action), jump to another slide in the presentation (Go To Slide), or display a web page (Open URL). If you display a web page, type its address in the open URL text box and then specify where to display the web page (choose Current to have the web page replace the presentation or New to display the web page in another window). Go to Next Slide Depending on the option you selected for Action, this text box lets you specify an exact destination. Play Audio Clip Select this option to import an audio file or record a new audio file that should play when the question is answered correctly. Use the Record, Stop, Remove, and Import buttons as necessary. (If you have already recorded audio, a Play button replaces the Record button. To re-record audio, you must first remove the audio, and then select Record.)

Opmerking: If a question has an audio clip and an action, the audio clip plays and then the specified action takes place. Show Correct Message Select this option to provide a text message for users when they supply a correct answer. Clear this

check box if you don’t want to give any feedback for a correct answer. 16 In the If Wrong Answer area, set the following options: Allow User [#] Attempts Use the arrows or type directly into the text box to specify how many guesses the user can make before another action takes place. An attempt is defined as anytime a user opens and views the question slide. (Setting the number of attempts to 1 prevents the presentation from proceeding if the user exits and then attempts to enter the quiz again. Do not set attempts to 1 if you plan to use your presentation in a meeting or place in an archive.) Infinite Attempts Select this option to give users an unlimited number of attempts. Action Click the desired action/destination after the last attempt. You can advance to the next slide (Go To Next Slide, the

default action), jump to another slide in the presentation (Go To Slide), or display a web page (Open URL). If you display a web page, type its address in the Open URL text box and then specify where to display the web page (choose Current to have the web page replace the presentation or New to display the web page in another window). Go to Next Slide Depending on the option you selected for Action, this text box lets you specify an exact destination. Play Audio Clip Select this option to import an audio file or record a new audio file that should play when the question is answered incorrectly. Use the Record, Stop, Remove, and Import buttons as necessary.


Show Error Message Select this option to provide a text message for users when they supply an incorrect answer. Clear this

check box if you don’t want to give any feedback for an incorrect answer. Show Retry Message Select this option to provide a text message for users who give an incorrect answer but have remaining

attempts (for example, “Please try again”). Show Incomplete Message Select this option to provide a text message for users who don’t supply an answer (for example, “Please select an answer before continuing”).

Opmerking: You can edit the default text in the correct, error, retry, and incomplete messages in the Quiz Manager. From the Adobe Presenter menu, select Quiz Manager and click the Default Labels tab. 17 Select the Reporting tab. You can accept the default settings or, if necessary, modify the following options: Report Answers This option sends answer information to Connect Enterprise Server or a learning management system. Quiz Name of the quiz to which this question is assigned. You can select a different quiz from the pop-up menu. Objective ID This is a number automatically created when you create a quiz. This number is used to report scores from


interaction ID is 64 characters. If you want the Presenter presentation to send tracking information to Connect Enterprise Server, you must use the Interaction ID specified by Connect Enterprise Server. Opmerking: If you create a new question by copying and pasting an existing question slide, you must enter a new, unique, Interaction ID so that each individual question is reported properly to Connect Enterprise Server. We do not recommend creating new questions by copying and pasting; always create new questions using the Quiz Manager. 18 When you finish, click OK. 19 Click OK again to close the Quiz Manager. The new true-or-false question slide appears in the designated location in the presentation.

Add a fill-in-the-blank question to a presentation Fill-in-the-blank questions contain a blank space that users fill in by entering text (such as a word or phrase) or selecting from a list of possible answers. 1 In PowerPoint, open a presentation (PPT file). 2 Select the slide before the one where you want to insert a question. For example, if you want the new question slide to be slide 7 in the presentation, click slide 6. 3 From the Adobe Presenter menu, select Quiz Manager. 4 Select the quiz to which you want to add a question and click Add New Question. 5 In the Question Types dialog box, select Fill-in-the-blank and specify whether to grade the question: Create Graded Question The question will be graded. Create Survey Question The question will not be graded.

6 On the Question tab, accept the default text for the name or enter a new name in the Name text box. The name appears on the question slide in the presentation. If you are creating more than one question of the same type (for example, multiple-choice and short answer) in a single presentation, type a unique name for each so that you distinguish between them. 7 In the Description text box, accept the default text for Description or enter a new description. The description appears on the questions slide in the presentation and should give users instructions about how to answer the question. (The Description field cannot be left blank.) 8 In the Points text box, type in (or use the up and down arrows to specify) the number of points allocated to this question. Assigning points signifies the relative importance of a question. Assigning different point values to different questions lets you, for example, give introductory questions a lower value and advanced questions a higher value. You can enter any whole number value. If all questions have the same value (for example, 10 points), they are scored equally.


9 In the Phrase text box, type in the entire sentence or phrase that will contain a blank space to be completed by users or will contain a blank space with a drop-down list of possible answers for users to select from. 10 Select the word or phrase that you intend to be the blank area and click Add Blank. You can have a maximum of 8 blanks in a question. (When a blank is created, the blank is represented by “” in the dialog box with the “i” representing the number assigned to the blank. Do not edit the text ”” manually. Use the Add blank and Delete blanks buttons to achieve the desired results.) 11 In the Blank Answer dialog box, specify how users will choose the correct answer: The User Will Type in the Answer, Which Will Be Compared to the List Below Users type an answer in a text box. The User Will Select an Answer from the List Below Users select an answer from a drop-down list. (The drop-down list can

display answers approximately 22 characters in length. Answers longer than 22 characters may not be fully visible in the published output.) 12 If necessary, click Add and enter more words or phrases that correctly fill in the blank space in the question. Click Add and Delete as necessary to create a list of correct answers. 13 (Optional) Select The answer is case-sensitive to require that users type in the correct combination of lowercase and uppercase letters when filling in the blank. For example, if the answer to the question is “Windows” and you select the casesensitive option, an answer of “windows” is incorrect. 14 Click OK. 15 Select the Options tab. 16 (Optional) In Type, use the pop-up menu to change the question type to Graded or Survey. 17 Select Show Clear Button to display a button on the question slide that users can click to clear their answers and start over. 18 In the If Correct Answer area, set the following options: Action Select which action should follow a correct response. You can advance to the next slide (Go To Next Slide, the

default action), jump to another slide in the presentation (Go To Slide), or display a web page (Open URL). If you display a web page, type its address in the Open URL text box and then specify where to display the web page (choose Current to have the web page replace the presentation or New to display the web page in another window). Go To Next Slide Depending on the option you selected for Action, this text box lets you specify an exact destination. Play Audio Clip Select this option to import an audio file or record a new audio file that should play when the question is answered correctly. Use the Record, Stop, Remove, and Import buttons as necessary. (If you have already recorded audio, the record button will be a Play button. To re-record audio, you must first remove the audio, and then select Record.)



default action), jump to another slide in the presentation (Go To Slide), or display a web page (Open URL). If you display a web page, type its address in the Open URL text box and then specify where to display the web page (choose Current to have the web page replace the presentation or New to display the web page in another window). Go To Next Slide Depending on the option you selected for Action, this text box lets you specify an exact destination. Play Audio Clip Select this option to import an audio file or record a new audio file that should play when the question is answered incorrectly. Use the Record, Stop, Remove, and Import buttons as necessary.


Show Error Message Select this option to provide a text message for users when they supply an incorrect answer. Clear this

check box if you don’t want to give any feedback for an incorrect answer. Show Retry Message Select this option to provide a text message for users when they supply an incorrect answer but there

are remaining attempts available (for example, Please try again). Show Incomplete Message Select this option to provide a text message for users who don’t supply an answer (for instance, “Please select an answer before continuing”).



interaction ID is 64 characters. If you want the Presenter presentation to send tracking information to Connect Enterprise Server, you must use the Interaction ID specified by Connect Enterprise Server. Opmerking: If you create a new question by copying and pasting an existing question slide, you must enter a new, unique, Interaction ID so that each individual question is reported properly to Connect Enterprise Server. We do not recommend creating new questions by copying and pasting; always create new questions using the Quiz Manager. 21 When you finish, click OK. 22 Click OK again to close the Quiz Manager. The new fill-in-the-blank question slide appears in the designated location in the presentation.

Add a short-answer question to a presentation Users answer short-answer questions by providing a word, phrase, or complete sentence as an answer. You can also use this as an essay question and grade it or gather extended feedback as a survey question. 1 In PowerPoint, open a presentation (PPT file). 2 Select the slide before the one where you want to insert a question. For example, if you want the new question slide to be slide 7 in the presentation, click slide 6. 3 From the Adobe Presenter menu, select Quiz Manager. 4 Select the quiz to which you want to add a question and click Add New Question. 5 In the Question Types dialog box, select Short Answer and specify whether to grade the question: Create Graded Question The question will be graded. Create Survey Question The question will not be graded.

6 On the Question tab, accept the default text for Name or type a new name directly into the text box. The name appears on the question slide in the presentation. If you are creating more than one question of the same type (for example, multiple-choice and short answer) in a single presentation, type a unique name for each so that you distinguish between them. 7 In the Question text box, type the short-answer question, exactly as you want it to appear on the slide. (The question text box cannot be left blank.) 8 In the Points text box, type in (or use the up and down arrows to specify) the number of points allocated to this question. Assigning points signifies the relative importance of a question. Assigning different point values to different questions lets you, for example, give introductory questions a lower value and advanced questions a higher value. You can enter any whole number value. If all questions have the same value (for example, 10 points), they are scored equally.


9 In the Acceptable Answers area, click an empty row or click Add and enter words or phrases that are correct answers to the question. Click Add and Delete as necessary to write an appropriate list. 10 (Optional) Select The answer Is Case-sensitive to require that users type in the correct combination of lowercase and uppercase letters when providing a short answer. For example, if the answer to the question is Windows and you select the case-sensitive option, an answer of windows would be incorrect. 11 Select the Options tab. 12 (Optional) In Type, use the pop-up menu to change the question type to Graded or Survey. 13 Select Show clear button to display a button on the question slide that users can click to clear their answers and start over. 14 In the If Correct Answer area, set the following options: Action Select which action should follow a correct response. You can advance to the next slide (Go To Next Slide, the

default action), jump to another slide in the presentation (Go To Slide), or display a web page (Open URL). If you display a web page, type its address in the Open URL text box and then specify where to display the web page (choose Current to have the web page replace the presentation or New to display the web page in another window). Go To Next Slide Depending on the option you selected for Action, this text box lets you specify an exact destination. Play Audio Clip Select this option to import an audio file or record a new audio file that should play when the question is answered correctly. Use the Record, Stop, Remove, and Import buttons as necessary. (If you have already recorded audio, a Play button replaces the Record button. To re-record audio, you must first remove the audio, and then select Record.)



default action), jump to another slide in the presentation (Go To Slide), or display a web page (Open URL). If you display a web page, type its address in the Open URL text box and then specify where to display the web page (choose Current to have the web page replace the presentation or New to display the web page in another window). Go To Next Slide Depending on the option you selected for Action, this text box lets you specify an exact destination. Play Audio Clip Select this option to import an audio file or record a new audio file that should play when the question is answered incorrectly. Use the Record, Stop, Remove, and Import buttons as necessary. Show Error Message Select this option to provide a text message for users when they supply an incorrect answer. Clear this



Opmerking: You can edit the default text in the correct, error, retry, and incomplete messages in the Quiz Manager. From the Adobe Presenter menu, select Quiz Manager and click the Default Labels tab. 16 Select the Reporting tab. You can accept the default settings or, if necessary, modify the following options: Report Answers This option sends answer information to Connect Enterprise Server or a learning management system. Quiz Name of the quiz to which this question is assigned. You can select a different quiz from the pop-up menu.


Objective ID This is a number automatically created when you create a quiz. This number is used to report scores from


interaction ID is 64 characters. If you want the Presenter presentation to send tracking information to Connect Enterprise Server, you must use the Interaction ID specified by Connect Enterprise Server. Opmerking: If you create a new question by copying and pasting an existing question slide, you must enter a new, unique, Interaction ID so that each individual question is reported properly to Connect Enterprise Server. We do not recommend creating new questions by copying and pasting; always create new questions using the Quiz Manager. 17 When you finish, click OK. 18 Click OK again to close the Quiz Manager. The new short-answer question slide appears in the designated location in the presentation. If you are using the shortanswer question as a graded essay question, you can grade the answer using the Connect Enterprise Manager override option. For more information, see the Connect Enterprise Manager User Guide.

Add a matching question to a presentation Users answer matching questions by matching items in two different lists. 1 In PowerPoint, open a presentation (PPT file). 2 Select the slide before the one where you want to insert a question. For example, if you want the new question slide to be slide 7 in the presentation, click slide 6. 3 From the Adobe Presenter menu, select Quiz Manager. 4 Select the quiz to which you want to add a question and click Add New Question. 5 In the Question Types dialog box, select Matching and specify whether to grade the question: Create Graded Question The question will be graded. Create Survey Question The question will not be graded.

6 On the Question tab, accept the default text for the Name or type new text directly into the text box. The name appears on the question slide in the presentation. If you are creating more than one question of the same type (for example, multiple-choice and short answer) in a single presentation, type a unique name for each so that you distinguish between them. 7 In the Question text box, type the matching question, exactly as you want it to appear on the slide. For example, “Match the job titles in column 1 with the correct departments in column 2.” (The question text box cannot be left blank.) 8 In the Points text box, type in (or use the up and down arrows to specify) the number of points allocated to this question. Assigning points signifies the relative importance of a question. Assigning different point values to different questions lets you, for example, give introductory questions a lower value and advanced questions a higher value. You can enter any whole number value. If all questions have the same value (for example, 10 points), they are scored equally. 9 In Answers, click Add under each column and type in the words or phrases to match. (You can also click directly in each column to type in words or phrases.) If necessary, click Delete to remove any answers or click the up and down arrows to move answers up or down a position in the column. 10 (Optional) To change the names of the columns, click the default names (“Column 1” and “Column 2”) and type in new names. 11 To establish the correct matches between answers, click an item in one column, then click an item in the other column, and click Match. (You can also drag items between the two columns to create correct matches.) A line is drawn between the two items to show the relationship. All items in Column 1 must have a match in Column 2. 12 If you need to change the order of items in a column, select an item and then click the up or down arrow below the column to move the item up or down in the list. 13 If you make an error while establishing the correct matches between column items, click Clear matches and start over.


14 In Numbering, use the pop-up menu and select an option for how answers are listed on the quiz slide. You can choose from uppercase letters, lowercase letters, or numbers. 15 Select the Options tab. 16 (Optional) In Type, use the pop-up menu to change the question type to Graded or Survey. 17 Select Show Clear Button to display a button on the question slide that users can click to clear their answers and start over. 18 In the If Correct Answer area, set the following options: Action Select which action should follow a correct response. You can advance to the next slide (Go To Next Slide, the

default action), jump to another slide in the presentation (Go To Slide), or display a web page (Open URL). If you display a web page, type its address in the Open URL text box and then specify where to display the web page (choose Current to have the web page replace the presentation or New to display the web page in another window). Go To Next Slide Depending on the option you selected for Action, this text box lets you specify an exact destination. Play Audio Clip Select this option to import an audio file or record a new audio file that should play when the question is answered correctly. Use the Record, Stop, Remove, and Import buttons as necessary. (If you have already recorded audio, the record button will be a Play button. To re-record audio, you must first remove the audio, and then select Record.)


check box if you don’t want to give any feedback for a correct answer. 19 In the If Wrong Answer area, set the following options: Allow User [#] Attempts Use the arrows or type directly into the text box to specify how many guesses the user can make before another action takes place. An attempt is defined as anytime a user opens and views the question slide. (Setting the number of attempts to 1 prevents the presentation from proceeding if the user exits and then attempts to enter the quiz again. Do not set attempts to 1 if you plan to use your presentation in a meeting or place in an archive.) Infinite Attempts Select this option to give users an unlimited number of attempts. Action Select the desired action/destination after the last attempt. You can advance to the next slide (Go To Next Slide, the

default action), jump to another slide in the presentation (Go To Slide), or display a web page (Open URL). If you display a web page, type its address in the Open URL text box and then specify where to display the web page (choose Current to have the web page replace the presentation or New to display the web page in another window). Go To Next Slide Depending on the option you selected for Action, this text box lets you specify an exact destination. Play Audio Clip Select this option to import an audio file or record a new audio file that should play when the question is answered incorrectly. Use the Record, Stop, Remove, and Import buttons as necessary. Show Error Message Select this option to provide a text message for users when they supply an incorrect answer. Clear this




Presenter presentations that will be tracked in Connect Enterprise Server or a learning management system.


Interaction ID Accept the default number or type a new number directly into the text box. The maximum length of an

interaction ID is 64 characters. If you want the Presenter presentation to send tracking information to Connect Enterprise Server, you must use the Interaction ID specified by Connect Enterprise Server. Opmerking: If you create a new question by copying and pasting an existing question slide, you must enter a new, unique, Interaction ID so that each individual question is reported properly to Connect Enterprise Server. We do not recommend creating new questions by copying and pasting; always create new questions using the Quiz Manager. 21 When you finish, click OK. 22 Click OK again to close the Quiz Manager. The new matching question slide appears in the designated location in the presentation.

Add a rating scale question to a presentation Users answer rating scale questions by specifying their level of agreement to a statement. For example, a user may be given the question, “This presentation provided me with valuable information.” and asked if they disagree, somewhat disagree, are neutral, somewhat agree, or agree. Rating scale questions are always survey questions and are therefore not graded. You cannot assign a rating scale question with a point value, nor can you creating branching for a correct or incorrect answer (since it’s a survey question and does not have a correct or incorrect answer). You can, however, decide what happens after the user completes the rating scale question, such as continuing to the next slide or displaying a URL. 1 In PowerPoint, open a presentation (PPT file). 2 Select the slide before the one where you want to insert a question slide. For example, if you want the new question slide to be slide 7 in the presentation, click slide 6. 3 From the Adobe Presenter menu, select Quiz Manager. 4 Select the quiz to which you want to add a question and click Add New Question. 5 In the Question Types dialog box, select Rating Scale (Likert). 6 Click Create Survey Question. 7 On the Question tab, accept the default text for the Name or type new text directly into the text box. The name appears on the question slide in the presentation. If you are creating more than one question of the same type (for example, multiple-choice and short answer) in a single presentation, type a unique name for each so that you distinguish between them. 8 Accept the default text for Description or type a new description directly into the text box. The description appears on the question slide in the presentation and should provide users with instructions about how to answer the question. (The description text box cannot be left blank.) 9 In the Questions area, click in the first row or click Add and type a Likert question directly into the text box. (You can add up to five separate Likert questions on a single slide.) 10 In the Answers area, you can accept the default answer text, edit the text, delete a type, and add a new answer types. To edit the text, double-click existing text such as “Neutral” and type new text. To delete an answer type, select a type and click Delete. To add an answer type, click Add and type new text. (You can have a total of five answer types.) 11 Select the Options tab. 12 Select Show clear button to display a button on the question slide that users can click to clear their answers and start over. 13 In the After Survey question area, set the following options: Action Click the desired action/destination after the survey is taken. You can advance to the next slide (Go To Next Slide,

the default action), jump to another slide in the presentation (Go To Slide), or display a web page (Open URL). If you display a web page, type its address in the Open URL text box and then specify where to display the web page (choose Current to have the web page replace the presentation or New to display the web page in another window). Go to Next Slide Depending on the option you selected for Action, this text box lets you specify an exact destination.


Play Audio Clip Select this option to import an audio file or record a new audio file that should play when the question is answered. Use the Record, Stop, Remove, and Import buttons as necessary. (If you have already recorded audio, the record button will be a Play button. To re-record audio, you must first remove the audio, and then select Record.)

Opmerking: If a question has an audio clip and an action, the audio clip plays and then the specified action takes place. 14 Select the Reporting tab. You can accept the default settings or, if necessary, modify the following options: Report Answers This option sends answer information to Connect Enterprise Server or a learning management system. Quiz Name of the quiz to which this question is assigned. You can select a different quiz from the pop-up menu. Objective ID This is a number automatically created when you create a quiz. This number is used to report scores from


interaction ID is 64 characters. If you want the Presenter presentation to send tracking information to Connect Enterprise Server, you must use the Interaction ID specified by Connect Enterprise Server. Opmerking: If you create a new question by copying and pasting an existing question slide, you must enter a new, unique, Interaction ID so that each individual question is reported properly to Connect Enterprise Server. We do not recommend creating new questions by copying and pasting; always create new questions using the Quiz Manager. 15 When you finish, click OK. 16 Click OK again to close the Quiz Manager. The new rating scale question slide appears in the designated location in the presentation.

Edit quizzes and questions After you have created question slides in a presentation, you can edit them as required.

Zie ook “Preview a presentation” op pagina 144 Change question slide order

After you have created question slides in a presentation, you can change their order. The easiest method is to move the slides in PowerPoint. 1 In PowerPoint, open a presentation (PPT file). 2 In the Outline pane, drag the slide icon to a new location. The next time you open the Quiz Manager (from the Adobe Presenter menu), the new question order is displayed. Delete a question slide

You can delete a question slide at any time. The easiest method is to delete the slide in PowerPoint. 1 In PowerPoint, open a presentation (PPT file). 2 In the Outline pane, select a slide and click Delete. The next time you open the Quiz Manager (from the Adobe Presenter menu), the question slide will not be listed. Add a feedback message to a question

Because quizzes are interactive, it’s important to guide users through any question slides you place in projects. An easy way to communicate with users is through feedback messages. These are messages that display, for example, when a user selects a correct answer or incorrect answer. Feedback messages are set for individual questions, so you can choose to include messages in some questions or all questions within a quiz. 1 In PowerPoint, open a presentation (PPT file). 2 From the Adobe Presenter menu, select Quiz Manager.


3 Select a question and click Edit Question. 4 Click the Options tab. 5 In the If Correct Answer area, select the Show Correct Message option to display a message for users confirming that they selected the correct answer. Deselect the Show Correct Message option if you do not want to display a message for users when they select the correct answer. 6 In the If Wrong Answer area, select the Show Error Message option to display a message for users stating that they selected the incorrect answer. Deselect the Show Error Message option if you do not want to display a message for users when they select the incorrect answer. 7 In the If Wrong Answer area, select the Show Retry Message option to display a message for users when they select the incorrect answer, but have remaining answer attempts available. Deselect the Show Retry Message option if you do not want to display a message for users when they select the incorrect answer, but have remaining answer attempts available. 8 In the If Wrong Answer area, select the Show Incomplete Message option to display a message to users who do not supply an answer to a required question. Click OK two times to close all of the dialog boxes. Edit feedback message text in a quiz

Presenter provides default text for feedback messages that are displayed for users, but you can edit the text at any time. The text is set at the quiz level so that all questions within a quiz display the same feedback messages. 1 In PowerPoint, open a presentation (PPT file). 2 From the Adobe Presenter menu, select Quiz Manager. 3 On any quiz, click Edit Quiz Settings. 4 Select the Allow User to Review Quiz option and click Question Review Messages. 5 Accept the default text or type new text directly into the text boxes for Correct, Incomplete, and Incorrect feedback messages. 6 Click OK three times to close all of the dialog boxes. Opmerking: If you change the default labels, the question feedback messages also change for questions that have already been created. Change default labels

You can change the default labels on question buttons and question feedback messages. This is an easy way to customize communications with users taking quizzes. 1 In PowerPoint, open a presentation (PPT file). 2 From the Adobe Presenter menu, select Quiz Manager. 3 Click Default Labels. 4 Under Default question button labels, change any of the following options: Submit button text Enter the text that should appear on the question Submit button. (For example, you could change the text to OK or Enter.) Clear button text Enter the text that should appear on the question Clear button. (For example, you could change the text

to Start Over or Restart.) 5 Under Default question feedback, change any of the following options: Correct message Enter the text message that should appear when users select the correct answer. Incorrect message Enter the text message that should appear when users select an incorrect answer. Retry message Enter the text message that should appear if users enter an incorrect answer and they have more question

attempts available. Incomplete message Enter the text message that should appear if users fail to answer a required question.


6 Click OK.

Set reporting options Presenter offers output options for presentations with e-learning elements. For example, you can create presentations that are SCORM or AICC compliant for use within a learning management system. Reporting options such as what kind of data to collect and how the data is reported are set for a quiz. You can, however, select whether to report interaction data to a learning management system at the quiz level or the question level. If the two settings are different, the setting for the question is used. For example, a quiz is set to report interactions, but a question within the quiz is not set to report interactions. In this case, the question does not get reported. The question will, however, be included in the overall numerical score for the quiz if the question is a graded question. (Because the question was not set to report interactions, the exact answer the user selected does not get reported.) 1 In PowerPoint, open a presentation (PPT file). 2 From the Adobe Presenter menu, select Quiz Manager. 3 In the Quiz Manager dialog box, select a quiz and click the Reporting tab. 4 Select Enable Reporting for This Presentation. 5 Select the main learning management system standard you want to use:

• Connect Enterprise Server • AICC. If you select AICC, four course structure files are created. • SCORM. If you select SCORM, click Manifest to set options for creating a manifest file, required by many third-party learning management systems. 6 Choose how to report data: Report to Connect Enterprise Server Reports quiz reporting data to the Connect Enterprise Server. For example, in a presentation containing quizzes, a passing grade is reported to Connect Enterprise Server if all questions in all quizzes were answered completely and the user achieved a passing score. Or, if a presentation does not contain quizzes, a grade of complete is sent to Connect Enterprise Server when the user has viewed all slides. Report Quiz Results Only Reports quiz results only in the presentation itself. (No data will be sent to a learning management system.) For example, if a presentation contains quizzes, and any quiz is assigned a passing score that is greater than 0, when a user completes all quizzes with a passing score, a passing grade is reported. Or, if a presentation does not contain quizzes, a grade of complete is reported when the user has viewed all slides. Report User Access Only Reports if users have opened the presentation and viewed one slide. Report Quiz Results and Slide Views Reports quiz results only in the presentation itself (no data will be sent to a learning management system) and how many individual slides users viewed. For example, if a presentation contains quizzes, two items are reported. First, if any quiz is assigned a passing score that is greater than 0, when a user completes all quizzes with a passing score, a passing grade is reported. Second, a grade of complete is sent to Connect Enterprise Server when the user has viewed all (100%) of the slides. Or, if a presentation does not contain quizzes, send a grade of complete when the user has viewed all (100%) of the slides. Report Slide Views Only Reports how many individual slides users viewed. The number is given as a percentage. For

example, if a user opens a presentation and views 8 out of 10 slides, a slide view of 80% is reported. Slide View Completion % Lets you set the percentage of slides that must be viewed by a user for them to complete the presentation. For example, if you have a presentation that contains 10 slides and you set the Slide View Completion percentage to 80, users who view 8 out of the 10 slides will have “completed” the presentation. (This option is only available if you select the Report Quiz Results and Slide Views or Report Slide Views Only option.)

7 Select how pass and fail information is reported. (If you selected the Report to Connect Enterprise Server option in step 6, settings in this Report Pass or Fail area are ignored, and all information is sent to Connect Enterprise Server.) Report Complete/Incomplete Reports results as either complete or incomplete. Users must view every slide and, if there are

quiz slides, must take the quizzes (and receive either a passing or failing score) to receive Complete status.


Opmerking: If you are creating a quiz that consists of only survey questions, the user has only one chance to take the quiz. Try to keep the length of survey-only quizzes fairly short, for example, 15-20 questions, so users can complete the survey easily. Report Pass/Fail Reports results as either pass or fail. Users must view every slide and, if there are quiz slides, must take the

quizzes (and receive either a passing or failing score) to receive Pass status. Report Status as Defined by Report Data Reports status using the selections made in the Choose Report Data area of this

dialog box. 8 Select how scores are reported to your learning management system. (If you selected the Report to Connect Enterprise Server option in step 6, settings in this Report score to LMS as area are ignored and all information is sent to Connect Enterprise Server.) Score Scores are reported as a numerical score. For example, 8 out of 10 correct. Percent Scores are reported as a percentage. For example, 85% correct.

9 Select a reporting level. (If you selected the Report to Connect Enterprise Server option in step 6, settings in this Reporting level area are ignored and all information is sent to Connect Enterprise Server.) Only Report the Score Only scores are reported to the learning management system. Report Interactions and the Score Scores and interactions are reported to the learning management system.

10 (Optional) Click Settings to customize how data is sent and formatted to a learning management system. 11 Click OK.

Zie ook “Creating quizzes and questions” op pagina 164

Set a pass rate for a quiz When you place quizzes in a presentation, you set a pass rate for users. The pass rate is a percentage or numeric value that users must reach in order to pass the quizzes. For example, setting a pass of 80% requires users to get 80% of questions correct in order to pass. 1 In PowerPoint, open a presentation (PPT file). 2 From the Adobe Presenter menu, select Quiz Manager. 3 In the Quiz Manager, select a quiz and click Edit Quiz Settings. 4 Click the Pass or Fail Options tab. 5 Select a Pass/Fail option: “#” % or more of total score to pass Enter a percentage value that students must meet in order to pass. For example, if you enter a value of 80, students must provide correct answers to 80% of the questions. (In a quiz containing 10 questions, at least 8 must be answered correctly). “#” or more of total score to pass Enter a numeric value that students must meet in order to pass. For example, if you enter a value of 8, students must provide correct answers to 8 questions in the quiz.

6 Click OK.

Set score display You can set the way the quiz score is reported to users. 1 In PowerPoint, open a presentation (PPT file). 2 From the Adobe Presenter menu, select Quiz Manager. 3 In the Quiz Manager dialog box, select a quiz and click Edit Quiz Settings. 4 Click the Quiz Settings tab. 5 Select Show Score at End of Quiz.


6 Click Quiz Result Messages. 7 Select a score option: Display Score specifies that the numerical score is displayed. Display Percent Score specifies that a score as a percentage of total is displayed. Tally Correct specifies that a score in tally form (for example, “7 out of 10 correct”) is displayed.

8 Click OK three times to close all of the dialog boxes.

Use presentations with a learning management system Presentations created with Presenter integrate especially well with the Connect Enterprise Server learning management system (LMS), but you can use Presenter presentations with any LMS. If you are going use a presentation with a third-party LMS, the following sections explain how to create a manifest file and how to customize LMS settings. Opmerking: If you select the Connect Enterprise Server or AICC option when setting reporting options, four AICC course structure files are created: presenter.au, presenter.crs, presenter.cst, and presenter.des. The files are created with default values, but the values can be edited manually. For more information, see the AICC website at www.aicc.org.

Zie ook “Creating quizzes and questions” op pagina 164 Creating a SCORM manifest file

If you want to package a Presenter presentation as an e-learning course that can be administered and launched from a SCORM 1.2 or 2004 conformant learning management system, you may need a manifest file. Opmerking: If you are publishing to Connect Enterprise Server, a manifest file is automatically created named breezemanifest.xml. This XML file is used to upload the presentation into the Connect Enterprise Server. You do not need to follow the procedure below to create a SCORM manifest file. The manifest file that Presenter creates is named imsmanifest.xml and contains references to all content resources. The XML file uses predefined XML tags to describe the package components, structure, and special behaviors. The file works behind the scenes to properly integrate presentations with your learning management system and track quiz data. 1 In PowerPoint, open a presentation (PPT file). 2 From the Adobe Presenter menu, select Quiz Manager. 3 Click the Reporting tab. 4 Select Enable Reporting for This Presentation. 5 Under Learning Management System (LMS), select SCORM. 6 Click Manifest. 7 Set the SCORM Version by selecting 1.2 or 2004 from the pop-up menu. 8 Set the following manifest options: Identifier (Required) The identifier is used by the LMS to identify different manifests. A default identifier based on the name of your Presenter presentation is automatically added to this text box. You can change the identifier at any time by selecting the text and typing in new text. Title (Required) The title can be viewed by students using the LMS. A default title based on the name of your Presenter

presentation is automatically added to this text box. You can change the title at any time by selecting the text and typing in new text. Description (Required) Text used by the LMS to describe different courses to users. A default description based on the name of your Presenter presentation is automatically added to this text box. You can edit the description at any time. Version (Optional) The version specifies a number that can be used to differentiate manifests with the same identifier.


Duration (Optional) Select this option to specify the approximate time it takes to work with this particular Presenter presentation. Set the time in the following format: hh:mm:ss. Subject (Optional) Select this option to write a short description of the Presenter presentation using keywords or phrases. SCO Identifier (Required) The identifier is used by the LMS to identify different Shareable Content Objects (SCO). A

default identifier based on the name of your Presenter presentation is automatically added to this text box. You can change the identifier at any time by selecting the text and typing in new text. (If you type the name of a new identifier, do not use any spaces in the name.) Title (Required) A default title based on the name of your Presenter presentation is automatically added to this text box.

You can change the title at any time by selecting the text and typing in new text. Mastery Score (Optional) Select this option to specify a passing score for the Presenter presentation. The score should be a number between 0 and 100. Only Presenter presentations containing score-reporting objects such as quiz slides, text entry boxes, click boxes, or buttons, need to include a mastery score. Time Allowed (Optional) Select this option to specify the maximum amount of time allowed to complete the Presenter

presentation. Time Limit Action (Optional) Select this option to specify the action that should be taken when the maximum time allowed to complete the presentation has been exceeded. From the pop-up menu, select one of the four options: Exit with Message, Exit Without Message, Continue with Message, or Continue Without Message. Launch Data (Optional) Select this option to specify initialization data expected by the resource.

9 Click OK. To see the manifest file, you should publish your Presenter presentation locally to create a Flash SWF file and a manifest file. If you used the default save location, you can use Windows Explorer to navigate to the SWF file and imsmanifest.xml file in My Documents\My Presentations\Name of Presentation folder. If you published the presentation to a different folder, navigate to that location to see the manifest file. Set advanced learning management system settings

Presenter offers several advanced settings for how presentations integrate with learning management systems (LMS). The settings let you specify what data is sent to the LMS and how the data is formatted. Typically, these settings are used by advanced LMS users or requested by LMS administrators. Opmerking: The settings are used by third-party learning management systems; they do not affect the data sent from Presenter to Connect Enterprise Server. 1 In PowerPoint, open a presentation (PPT file). 2 From the Adobe Presenter menu, select Quiz Manager. 3 Click the Reporting tab. 4 Click Settings. 5 In the LMS Customization Settings area, set the following options: Never Send Resume Data Select this option if you do not want resume data to be sent to your LMS. This might be useful if

your LMS does not support resume data or another mechanism to prevent users from returning to a quiz they started, but did not finish, across multiple sessions. For example, a user completes 4 questions out of 8 and then closes the presentation. If you select this option, when the user opens the presentation again they must provide answers to all 8 questions—their answers from the first session are not remembered in the Presenter presentation. This option can be used when publishing and playing back content from any AICC or SCORM compliant learning management system. Opmerking: Presentations that are part of a Connect Enterprise Server training course or curriculum are always automatically resumed. If the presentation is viewed using the Content tab, it is never resumed. Escape Version and Session ID This option is selected by default. Keep this option selected if you want Presenter to URL-encode (escape) the version and session ID when sending data to an AICC compliant learning management system. This is useful if your learning management system does not accept URL-encoded information for these fields. Deselect this option if you do not want to URL-encode (escape) the version and session ID.


Don’t Escape Characters This option lets you specify that Presenter should not URL-encode (escape) the value fields in

parameters when data is sent to an AICC compliant learning management system. In the text box, type in the characters (without any delimiters such as spaces or commas) that the learning management system does not want escaped. For example, if the LMS does not want any numbers escaped, type in 0123456789. Send Interval This option lets you specify how often slide data should be sent to the LMS. As a user views a presentation,

information is sent to the LMS. For regular slides, the LMS is notified that the user viewed the slide and for question slides, information about the user response is sent to the LMS. Also, each time any kind of slide is viewed, the LMS records the slide number so that if a user quits and then opens the presentation later, they will return to the last slide they viewed. If you do not want information sent to the LMS for every slide in the presentation, you can change the Send Interval. For example, if you change the interval to 10, information will be sent to the LMS every 10 slides. Opmerking: If you change the Send Interval to a number higher than one, users who quit before finishing the presentation may not be able to resume where they left off. For example, if the Send Interval is changed to 10 and a user quits after viewing 9 slides, when they open the presentation again, they start over at slide 1. 6 Click OK to finish setting the custom LMS settings and close the Quiz Manager.

Designing presentations Create and edit themes The primary way to design how presentations appear in the Presenter viewer is through the use of themes. Themes serve as the “container” for your presentation, and let you add static images, colors, and sound to create dynamic and interactive presentations. You can add a theme at any time. Try using different themes until you achieve the right look you want. You can reuse the same theme for each presentation you create or design new themes. Presenter gives you many options for customizing colors, tabs, functionality, graphics, font style, and other design elements of a theme.

Examples of customizable themes

Zie ook “Preview a presentation” op pagina 144 Select a presentation theme

The default theme assigned to presentations is Sage, but you can change the theme at any time. 1 In PowerPoint, open a presentation (PPT file). 2 From the Adobe Presenter menu, select Theme Editor. The Theme Editor dialog box appears.


3 From the Theme Name pop-up menu, select a theme. The preview window displays the new theme. 4 Change theme options as desired. 5 Click OK to close the Theme Editor. Create a custom theme

You can create a custom theme by selecting one of the default themes, making changes, and saving the new theme with a different name. For example, you can start with the theme, Sage, change the font color to dark green, and then save the new theme as SageModified. After you create a custom theme, it appears in the Theme name pop-up menu and can be used with other presentations. 1 In PowerPoint, open a presentation (PPT file). 2 From the Adobe Presenter menu, select Theme Editor. The Theme Editor dialog box appears. 3 Make changes as desired. For instance, click Text Labels to change the text in different areas of the theme, or click Change Theme Colors to select custom colors for the font and background. 4 Click the Save as button and specify a name for the new theme. 5 Click OK. The new theme appears in the Theme Name pop-up menu in the Theme Editor and can be used when publishing presentations. Change text labels in a theme

Text labels are the words that appear in a theme, such as button text and tab names. You can edit text labels in a theme at any time. Opmerking: The column heading text “Slide Title” and “Duration” cannot be changed. 1 In PowerPoint, open a presentation (PPT file). 2 From the Adobe Presenter menu, select Theme Editor. The Theme Editor dialog box appears. 3 Click the Text Labels button. 4 Click the Language pop-up menu and select a language for the text labels. Opmerking: Presentations detect the language of a user’s operating system and automatically display the text labels in the user’s native language if their computer’s language is set to German, French, Korean, or Japanese. Otherwise, English text labels appear. 5 As necessary, change the text labels for any element of the presentation theme. For example, you can change the text that displays on buttons or panes. 6 Click OK. The theme preview on the right side of the Theme Editor dialog box is updated to reflect your choices. 7 Click OK. Change theme colors

You can change the colors that appear in a theme, including the background color and glow color. You can also specify a background image to use in a theme. 1 In PowerPoint, open a presentation (PPT file). 2 From the Adobe Presenter menu, select Theme Editor. The Theme Editor dialog box appears.


3 Click the Change Theme Colors button. To change a color, click once on any of the color bars. You can change any of the following color options: Theme Color Click this color bar to change the color of the theme sidebar and toolbar. Glow Color Click this color bar to change the color that appears when users hover their mouse over slides in the Outline

pane and thumbnail images in the Thumb pane. Font Color Click this color bar to change the color of the text in the theme. Background Color Click this color bar to change the color of the background area that appears behind the slides, sidebar,

and toolbar. Background Image Click the Browse button to navigate to an image file (in JPG format) to use as the background. The background is the area that appears behind the slides, sidebar, and toolbar.

4 Click OK. The theme preview on the right side of the Theme Editor dialog box is updated to reflect your choices. 5 Click OK. Delete a theme

You can delete a custom theme at any time, however, the default themes included with Presenter, such as Sage and Sapphire, cannot be removed. 1 In PowerPoint, open a presentation (PPT file). 2 From the Adobe Presenter menu, select Theme Editor. The Theme Editor dialog box appears. 3 From the Theme Name pop-up menu, select the theme you want to remove. 4 Click Delete. 5 A confirmation dialog box appears. Click Yes. 6 Click OK. Show and hide theme panes

Panes appear in the sidebar of a theme. The default location of the sidebar is on the right side, but the location can be changed. You can select which panes appear in the theme and which are hidden. For example, you might want to include the Outline and Search panes, but hide the Thumbnail and Notes panes. 1 In PowerPoint, open a presentation (PPT file). 2 From the Adobe Presenter menu, select Theme Editor. The Theme Editor dialog box appears. 3 In the General Options area on the left, select the panes that should appear and deselect the panes you want to hide. The theme preview on the right side updates to reflect your choices. 4 Click OK. Set a default theme pane

Panes are part of a theme and appear in the sidebar. If you have more than one pane in a theme, the panes are layered on top of one another with a tab at the top containing the name of the pane. You can select the pane that appears in front of the others. If you are displaying all of the panes, select from Outline, Thumbnail, Notes, and Search. 1 In PowerPoint, open a presentation (PPT file). 2 From the Adobe Presenter menu, select Theme Editor. The Theme Editor dialog box appears. 3 From the Panes pop-up menu, select the pane that should appear by default when the presentation appears.


The theme preview on the right side is updated to reflect your choices. 4 Click OK. Choose a location for the sidebar

The sidebar in a theme contains presenter information, panes such as Outline and Search, and presentation timing information. You can position the sidebar on the right (default) or left side of the theme. 1 In PowerPoint, open a presentation (PPT file). 2 From the Adobe Presenter menu, select Theme Editor. The Theme Editor dialog box appears. 3 From the Location of Layout pop-up menu, select Left or Right. The theme preview on the right side is updated to reflect your choices. 4 Click OK. Set presenter options for a theme

You can select exactly which presenter options appear in a theme. For example, you might want the presenter name and photo to appear, but not a biography (bio) or contact information. 1 In PowerPoint, open a presentation (PPT file). 2 From the Adobe Presenter menu, select Theme Editor. The Theme Editor dialog box appears. 3 In the Presenter Options area, select the options to include in your theme: Presenter Photo Select to include a presenter photo in the published presentation. Presenter Name Select to include the presenter's name in the published presentation. Presenter Logo Select to include a logo in the published presentation. Presenter Bio Select to include a link to a presenter biography. Presenter Contact Information Select to include a link to presenter contact information such as a phone number or e-mail

address. Presenter Title Select to include the presenter’s title, such as Director of Human Resources.

The theme preview on the right side is updated to reflect your choices. 4 Click OK.

Use PowerPoint templates with Presenter In Presenter presentations, the slide background is determined by settings in PowerPoint. You can customize the background of the slides in a presentation by using PowerPoint design templates. When you apply a design template, all slides in the presentation are assigned the design template background. For example, you might create a presentation in PowerPoint using the design template named Technology, add the theme named Arctic in the Presenter Theme Editor, publish the presentation to Connect Enterprise Server, and view the presentation. You notice that the theme clashes with the slide background of the Technology design template. Follow the procedure below that corresponds to the version of PowerPoint installed on your computer. (To check which version of PowerPoint you have, open PowerPoint, click the Help menu, and select About Microsoft PowerPoint.)

Zie ook “Create and edit themes” op pagina 184 “Preview a presentation” op pagina 144


Use PowerPoint 2000 templates as slide backgrounds

1 In PowerPoint, open a presentation (PPT file). 2 From the Format menu, select Apply Design Template. Opmerking: If the Apply Design Template dialog box does not open to the Presentation Designs location on your computer, browse to the location at Program Files\Microsoft Office\ Templates\Presentation Designs. 3 Select an appropriate template that matches the theme you have chosen for your presentation and click Apply. 4 To test the design template background with the presentation theme, publish your presentation locally and view the results. (In PowerPoint, select Adobe Presenter menu > Publish. Select My Computer and click Publish.) Use PowerPoint 2003 templates as slide backgrounds

1 In PowerPoint, open a presentation (PPT file). 2 From the Format menu, select Slide Design. 3 Select an appropriate template that matches the theme you have chosen for your presentation and click Apply. 4 To test the design template background with the presentation theme, publish your presentation locally and view the results. (In PowerPoint, select Adobe Presenter menu > Publish. Select My Computer and click Publish.) Use PowerPoint XP templates as slide backgrounds

1 In PowerPoint, open a presentation (PPT file). 2 From the Format menu, select Slide Design. 3 Select an appropriate template that matches the theme you have chosen for your presentation and click Apply. 4 To test the design template background with the presentation theme, publish your presentation locally and view the results. (In PowerPoint, select Adobe Presenter menu > Publish. Select My Computer and click Publish.)

Add a logo Opmerking: If you added a video file, such as a “talking head” video file of a person speaking, that video is displayed in the logo area. If you add a logo file, the video file takes precedence and the logo will not be displayed. You can add a custom logo to display in the Presenter viewer. This is a way to customize your presentations so that they look like other multimedia and publications your organization produces. 1 In PowerPoint, open a presentation (PPT file). 2 From the Adobe Presenter menu, select Preferences. 3 Click the Presenter tab and do one of the following:

• Add a new presenter by clicking Add. • Select an existing presenter and click Edit. 4 Next to the Logo text box, click Browse. 5 Navigate to the location of the logo file you want to use (JPG or PNG format). Opmerking: A logo size of 148 x 52 (pixels) is recommended so that the logo appears properly in the theme and the Presenter viewer. 6 Select the file and click Open. The name of the file is displayed in the Logo text box and a preview of the logo appears on the right side. 7 Click OK. 8 To preview the custom logo, publish your presentation locally and view the results. (In PowerPoint, select Adobe Presenter menu > Publish. Select My Computer and click Publish.)


Include slide notes in presentations You can include extra notes about a slide in your final presentation. Users view the notes by clicking on the Notes pane in the viewer sidebar. Slide notes are a good location for extra information about a slide such as numerical details, supporting materials, or footnote text. You can also use slide notes to communicate with users who do not have audio capabilities or are hearing impaired. You create slide notes in PowerPoint. Opmerking: The notes appear in the Presenter viewer as unformatted text. Any formatting applied to notes in the PowerPoint note pane is ignored. 1 In PowerPoint, open a presentation (PPT file). 2 Navigate to a slide for which you want to add a note. 3 Ensure that you are in Normal or Notes Page view. 4 Type note text directly into the notes area under the slide. (If you are in Normal view, but cannot see the notes area, it might be collapsed. Click the separator bar until the pointer changes to allow you to drag the separator bar. Drag up to display the notes area.)

To view the notes area, move the mouse pointer over the separator bar until an equal sign with two arrows appears, then drag up.

5 You can preview the notes by publishing your presentation locally, viewing the results, and clicking on the Slide Notes pane in the sidebar. (To publish locally, in PowerPoint, select Adobe Presenter menu > Publish. Select My Computer and click Publish.)

This example shows PowerPoint slide notes in the Notes pane of the sidebar.

Change presentation settings You can change settings, such as the title and summary, and some presentation behavior, such as pausing and looping, using the presentation settings dialog box. 1 In PowerPoint, open a presentation (PPT file). 2 From the Adobe Presenter menu, select Presentation Settings. 3 Click the Settings tab. Title Type in a name for the presentation.The title appears in the Presenter viewer. Summary Type in a summary for the presentation. A summary is usually a short description of the presentation contents.

This optional presentation summary is a useful organizational tool for authors. The summary appears only in the settings; it does not appear in the published presentation and is not visible to users. Opmerking: The presentation summary does appear in Connect Enterprise Server after a presentation is published to the server. Summaries can be edited through Connect Enterprise Manager. Presentation authors can search summaries and see the summary when viewing content information. Auto play presentation on start Select to have the presentation automatically begin playing when it is opened. (If this

option is not selected, a presenter or users must click the Play button in the toolbar to start the presentation.)


Include slide numbers in outline Select to include the slide number within the Outline pane when the presentation is

displayed. Pause after each animation If your presentation contains PowerPoint animations, select this option to pause the

presentation automatically after the animations play. This is useful if you want to clearly define where the animation ends and the presentation begins again. (After clicking through each animation, you will need to click the Play button on the playbar to start the presentation again.) Loop presentation Select to have the presentation loop and replay continuously when opened. Time to wait for slides without audio Select an amount of time (in seconds) for slides without audio to appear. (By default,

slides with audio play for the length of the associated audio file.) 4 Click OK to close the Presentation Settings dialog box. Your changes will be incorporated into the published presentation.

Automatically play a presentation You can set an option so that a presentation automatically plays when it’s opened, or you can require that a presenter or user click the Play button in the toolbar to start the presentation. 1 In PowerPoint, open a presentation (PPT file). 2 From the Adobe Presenter menu, select Presentation Settings. 3 Click the Settings tab. 4 Select Auto Play Presentation on Start. (By default, this option is selected.) If this option is not selected, a presenter or users must click the Play button

in the toolbar to start the presentation.

5 Click OK to close the Presentation Settings dialog box. Your changes will be incorporated into the published presentation.

Loop a presentation You can set your presentation to play once and then stop (the default setting), or to loop and replay continuously. 1 In PowerPoint, open a presentation (PPT file). 2 From the Adobe Presenter menu, select Presentation Settings. 3 Click the Settings tab. 4 Select Loop Presentation. 5 Click OK to close the Presentation Settings dialog box. Your changes will be incorporated into the published presentation.

Change slide display timing You can change the display time for slides without audio. (By default, slides with audio play for the length of the associated audio file.) This is useful for controlling the overall speed at which presentations without audio play. 1 In PowerPoint, open a presentation (PPT file). 2 From the Adobe Presenter menu, select Presentation Settings. 3 Click the Settings tab. 4 In the Time to Wait for Slides Without Audio text box, enter a new number (in seconds) or use the up and down arrows to set a new number. 5 Click OK to close the Presentation Settings dialog box. Your changes will be incorporated into the published presentation.


Set a presentation to open in full-screen mode You can choose to have your presentation open normally or in full-screen mode. Normally, the presentation appears with the toolbar and the sidebar. As an alternative, you can have the presentation open in full-screen mode with only a small, modified toolbar appearing in the bottom right corner. 1 In PowerPoint, open a presentation (PPT file). 2 From the Adobe Presenter menu, select Theme Editor. 3 The Theme Editor dialog box appears. 4 From the Default Mode on Startup pop-up menu, select Default or Fullscreen. 5 Click OK.

Publishing and viewing in Connect Enterprise Server About Adobe Connect Enterprise Server 6 For others to view your presentation, you must publish the presentation to Connect Enterprise Server. Users can see your presentation in the viewer within Connect Enterprise, as part of a course or curriculum in Connect Training, or with a URL provided by the Content library. The Presenter viewer delivers rich-media content in a powerful, interactive format. Connect Enterprise is a web communication system that lets you quickly and easily view presentations, attend meetings, and receive training over the Internet using the familiar PowerPoint application, web browsers, and Flash Player. Opmerking: Users do not need to have PowerPoint installed in order to view a presentation created with Presenter. Only the person creating presentations needs to have PowerPoint installed. Connect Enterprise includes a set of components that provides an integrated solution. Connect Enterprise can be deployed with some or all of these components: Adobe Acrobat Connect Professional lets you view and participate in a meeting over the Internet in real time. Connect Training lets you participate in online training systems including integrated surveys, tracking, analysis, and course

management. Connect Events provides tools to manage the full cycle of an event, from registration and qualification of users to post-

event follow-up.

Access your Connect Enterprise Server account You can access your Connect Enterprise Server account quickly and easily from Presenter. ❖ From the Adobe Presenter menu, select Manage Account.

Your default web browser opens and the Connect Enterprise Server login page appears. Opmerking: You can change which Connect Enterprise server appears when Manage Account is selected by clicking Adobe Presenter menu > Preferences, and in the Connect Enterprise Server tab, selecting a different server in the publishing list, and clicking Close.

Manage the Connect Enterprise Server publishing list Presenter provides you with an easy way to maintain a list of Connect Enterprise servers that you publish to regularly. You can add one or several Connect Enterprise servers to the publishing list. After a server has been added to the list, it’s easy and quick to publish to that server.


Add a Connect Enterprise server to the publishing list

Before you can publish to a Connect Enterprise server, you need to add information, such as a name and URL address, to the publishing list. You can add as many Connect Enterprise servers to the list as necessary. 1 In PowerPoint, open a presentation (PPT file). 2 From the Adobe Presenter menu, select Preferences. 3 Click the Servers tab. 4 Click the Add button. 5 In the Name text box, enter a unique name for the server. (This is only used locally to help you distinguish between multiple servers easily.) 6 In the URL text box, enter the exact URL address of the server. Opmerking: The URL you enter here is the same URL you use to log in to Connect Enterprise Manager. If you do not know this URL, consult your Connect Enterprise administrator. 7 Click OK. The server now appears in the publishing list and you can select it in the Publish dialog box. Opmerking: The server that is highlighted in the publishing list is the one that will be used when you publish to Connect Enterprise Server. 8 Click Close. Edit a Connect Enterprise server in the publishing list

After you have added a Connect Enterprise server to the publishing list, you can edit the server name or URL at any time. 1 In PowerPoint, open a presentation (PPT file). 2 From the Adobe Presenter menu, select Preferences. 3 Click the Servers tab. 4 Select a server in the list and click Edit. 5 Make any necessary changes to the server name or URL. 6 Click OK. 7 Click Close. Remove a Connect Enterprise server from the publishing list

You can remove a Connect Enterprise server from the publishing list. 1 In PowerPoint, open a presentation (PPT file). 2 From the Adobe Presenter menu, select Preferences. 3 Click the Connect Enterprise Server tab. 4 Select a server from the list and click Delete. 5 Click OK. 6 Click Close.

Publish to a Connect Enterprise server After creating and previewing your presentation, you can publish the presentation directly to a Connect Enterprise server in your publishing list. You can fully integrate Presenter presentations with Connect Enterprise so that, for example, presentations containing quizzes can have quiz results automatically sent to and managed by a Connect Enterprise server. Opmerking: To publish to a Connect Enterprise server, you must be connected to the Internet and have a Connect Enterprise account.


When you publish to Connect Enterprise, the presentation is published to the Content library. The presentation can be taken from the Content library, and pulled into Acrobat Connect Professional or Connect Training. Opmerking: A Presenter presentation must be 100 MB or smaller in size to publish to a Connect Enterprise server. (You can create a Presenter presentation that is greater than 100 MB in size, but it cannot be published to a Connect Enterprise server.) To publish to a Connect Enterprise server, you follow this general workflow: Select a Connect Enterprise server, log in to Connect Enterprise, select a location for your presentation, enter information about the presentation, and finally set permissions specifying who can view it. Select a Connect Enterprise server

The first step in publishing a presentation to a Connect Enterprise server is to select the server from the publishing list to which you want to publish. 1 In PowerPoint, open a presentation (PPT file). 2 From the Adobe Presenter menu, select Publish. 3 On the left side of the Publish dialog box, select Adobe Connect. 4 Check that the Name and URL information is correct. If the information is not correct or if you need to publish to a different server, click Server Settings. 5 (Optional) Check the Presentation Information area on the right side. If you want to edit any of the options, such as Presenter Name or Loop Presentation, click Settings. 6 (Optional) If you want to publish the presentation source files (PPT and PPC) along with the SWF file, select Upload Source Files to the Server. This option is useful if multiple authors are working on a presentation or if you think the presentation will need to be updated later and you want to keep all of the files stored in one location. 7 (Optional) You can change the theme by clicking on the Theme pop-up menu and selecting a different theme. (The preview is updated to reflect your choices.) 8 Click Publish. The presentation is created and the Connect Enterprise Login screen appears. The next section describes how to log in to your Connect Enterprise account. Log in to Connect Enterprise

The next step in publishing a presentation is to log in to your Connect Enterprise account. You must have an account and the correct security permissions before publishing a presentation. (To obtain permission to create and update presentations, contact your Connect Enterprise administrator.) 1 On the Connect Enterprise Login screen, enter your login name (usually your account e-mail address). 2 Enter your password. 3 Click Login. The next section explains how to select a location in which to save a presentation. Select a location for the presentation

The third step in publishing a presentation is to select a location in your Connect Enterprise account in which to store the presentation. After you log in to Connect Enterprise, your personal user folder in the Content library appears. Select a location in your Connect Enterprise Account library for the presentation. Opmerking: The Content library displays only your presentations. Other Connect Enterprise content, including SWF files, FLA files, and JPG files, are not displayed when you view the Content library.


Opmerking: If you have already published the presentation to the server, you are prompted to save over the previous version or to save the presentation to a new location. 1 In the Adobe Connect Publish screen, navigate to a folder within your Connect Enterprise Account library in which to store the presentation.

• To open a folder and display its contents, click the name of a folder. The folders and files within that folder are displayed. The navigation path for links near the top of the browser window is updated to indicate the directory path to the selected folder.

• To publish changes to a presentation already located in the folder, click Update Existing Presentation. The new version of the presentation overwrites the existing presentation.

• To create a new folder, navigate to the location where you want to add a new folder, click the New Folder button, enter a name for the new folder, and click Save. Opmerking: You can create folders only if you have manage permissions for the parent folder.

• To move up to the parent folder (the folder one level above the current folder), click the Up One Level button in the navigation bar above the content list. 2 Click Publish to This Folder. The next section explains how to enter descriptive information for the presentation. Enter presentation information

The fourth step in publishing a presentation is to provide identification information about the presentation. You must specify a title for the presentation. You also have the option of adding a custom URL to view the presentation and a brief description. 1 In the Content Information dialog box, enter a unique name for the presentation in the Title text box. 2 (Optional) In the Custom URL text box, you can create your own URL to view the presentation. This option is useful if you want to create a URL to view the presentation that can be remembered easily. If you leave this text box blank, Connect Enterprise automatically creates a generic, but unique, URL for the presentation. 3 (Optional) In the Summary text box, type in a short description of the presentation. (Maximum length of the summary is 750 characters.) 4 Click Next. The final step in the publishing process is to set permissions for who can view the presentation. Set permissions

The final step in the publishing process is to set permissions for the presentation. This establishes who is able to view the presentation. You have several options available. 1 On the Set Permissions screen, select a permission setting.

• The default permission setting is Same as Parent Folder. If you select this option, the presentation automatically inherits the same permission profile as the parent folder in which it’s published. For example, if the parent folder has permission for public viewing, the presentation will also have permission for public viewing.

• To change the permission setting, click Customize. To create a public presentation, select Yes next to the Allow Public Viewing option. To create a private presentation with a custom permission profile that is different from that of its parent folder, make sure the Allow Public Viewing option is not selected. Then, create a list of users and groups with specific permission types. In the Available Users and Groups list on the left, select a group or individual and click Add. The new user or group now appears in the Current Permissions list on the right. Continue adding or removing users or groups as necessary. 2 Click Finish. 3 A dialog box appears and confirms that the project was successfully published to the specified Connect Enterprise server. Click OK.


The Content Information dialog box appears. This screen lists important information about the presentation, including the URL for viewing. If you click the URL, the presentation is displayed and begins to play. To share the presentation with others, you can send them the URL by clicking E-mail Link, or by cutting and pasting the URL into an e-mail. (For users to view the presentation, the published presentation or the folder containing the presentation must have the correct permissions set.) 4 Click OK to complete the publishing process.

Add a Presenter presentation to an Acrobat Connect Professional meeting Adobe Presenter lets you create e-learning content and high-quality multimedia presentations containing slides, streaming audio, synchronized animation, and navigation controls rapidly using Microsoft PowerPoint as a base. After you have published a Presenter presentation to Connect Enterprise, you can add the presentation to an Acrobat Connect Professional meeting by bringing the presentation file into the meeting from the Content library or directly from your computer. When viewing the presentation in Acrobat Connect Professional, you have complete control over the screen side, slide navigation, and audio. Opmerking: Adobe recommends adding presentations to an Acrobat Connect Professional meeting from the Content library. Presentations uploaded directly from your computer and into an Acrobat Connect Professional meeting do not support some Presenter features. For example, if you share the presentation PowerPoint (PPT) file, presenter photos, presenter logos, and the Thumbnail pane are not displayed. Add a presentation from the Content library to an Acrobat Connect Professional meeting

Adding a presentation to an Acrobat Connect Professional meeting from the Content library is a good method to use if you publish all of your presentations to the library and manage them from that location. (You also have the option to add a presentation to an Acrobat Connect Professional meeting directly from your computer.) 1 Open your web browser and navigate to your Connect Enterprise server. 2 Log in using your login name and password. 3 Click the Meetings tab. 4 Select a meeting from the list. 5 Click Enter Meeting Room. The Acrobat Connect Professional Meeting appears. 6 Select Pods menu > Share > Select from Content library. 7 Select the presentation and click Open. 8 The Presenter presentation appears in the Acrobat Connect Professional meeting. Add a zipped presentation from your computer to an Acrobat Connect Professional meeting

If you have a Presenter presentation stored on your computer, you can add the presentation directly from that location into an Acrobat Connect Professional meeting. This is a good method to use if you need to place a presentation into an Acrobat Connect Professional meeting, but the presentation has not been published to the Content library. For example, you might have a presentation that you have not published because it is incomplete, but you want to show a preliminary version in an Acrobat Connect Professional meeting. Opmerking: Adobe recommends adding presentations to Acrobat Connect Professional Meeting from the Content library. Presentations uploaded directly from your computer and into an Acrobat Connect Professional meeting do not support some Presenter features. For example, if you share the presentation PowerPoint (PPT) file, presenter photos, presenter logos, and the Thumbnail pane are not displayed. 1 In Presenter, publish your presentation locally and select the Zip files Output Option. (To do this, click the Adobe Presenter menu, select Publish, click My Computer, select the Zip file option, and click Publish.) 2 Open your web browser and navigate to your Connect Enterprise server. 3 Log in using your login name and password.


4 Click the Meetings tab. 5 Select a meeting. 6 Click Enter Meeting Room. The Acrobat Connect Professional meeting appears. 7 From the Share pod, select Documents > Select from My Computer. (If a Share pod is not open, click the Pods menu and select Share > Share.) 8 Navigate to the presentation folder on your computer. 9 Select the presentation zip file and click Open. 10 The Presenter presentation appears in the Acrobat Connect Professional meeting. Add a presentation PowerPoint (PPT) file from your computer to an Acrobat Connect Professional meeting

1 Open your web browser and navigate to your Connect Enterprise server. 2 Log in using your login name and password. 3 Click the Meetings tab. 4 Select a meeting. 5 Click Enter Meeting Room. The Acrobat Connect Professional meeting appears. 6 From Share pod, select Documents > Select from My Computer. (If a Share pod is not open, click the Pods menu and select Share > Share.) 7 Navigate to the presentation PowerPoint (PPT) file. 8 Select the PPT file and click Open. 9 The Presenter presentation appears in the Acrobat Connect Professional meeting.

View a presentation in an Acrobat Connect Professional meeting After you publish a presentation to a Connect Enterprise server and then add the presentation to an Acrobat Connect Professional meeting, the presentation is ready to view. All of the features in the presentation, such as audio, synchronized animation, quizzes, and presenter information, appear. Opmerking: If you upload your presentations directly from your computer and into an Acrobat Connect Professional meeting, some Presenter presentation features, such as presenter photos and presenter logos, are not supported. Adobe recommends adding presentations to Acrobat Connect Professional meetings from the Content library. If the presentation contains quiz or survey questions, user interactions with the questions are fully tracked by the Connect Enterprise server as part of the meeting’s reports. The layout of a Presentation consists of the following parts: Presentation The main part of the window, which displays the presentation slides. Presentation sidebar An area on the right side (default location) of the browser window that shows the name of the presentation, the presenter information, and the Outline, Thumb, Notes, and Search panes (if you have added the panes to your theme) The Presentation sidebar is shown in Normal view; it is hidden in Full Screen view. Presentation toolbar A control bar at the bottom of the presentation, which gives you control over the presentation

playback, audio, attachments, and screen size.

Zie ook “Preview a presentation” op pagina 144


Viewing the Outline pane

Most presentations have an Outline pane on the sidebar. The Outline pane lists the title and duration of each slide. Use the Outline pane to display information and to enable users to move to individual slides in the presentation. You can omit the Outline pane from the sidebar. At this time, it is not possible to show the slide outline in a read-only format; if the outline is showing, users will be able to click the slides listed. Opmerking: Quiz slides are not, by default, listed in the Outline pane. If you want quiz slides to appear in the Outline, open the Quiz Manager, click Edit Quiz Settings, and select the Show questions in outline option. Opmerking: If you have a Windows XP English PC and need to view double-byte unicode characters (for example, Japanese characters) in the outline pane, you should have the Arial Unicode MS font installed on your computer. ❖ Click the Outline pane in the sidebar on the right side.

The Outline pane contains the following features:

• The current slide is highlighted with a glow color. (This color can be changed in the theme.) • The entire slide title appears when the pointer is held over the title. • The duration of the slide is shown next to each slide. • You can move to any slide in the presentation by clicking the slide title in the Outline pane.

A B

The Outline pane A. Selected slide currently previews B. Hover cursor over title to see the entire title

View the Thumb pane

Presentations can have a Thumb pane on the sidebar. The Thumb pane shows a small picture of each slide, the slide title, and the slide duration. You can use the Thumb pane to see the contents each slide quickly and to move to a specific slide in the presentation. Opmerking: If you upload your presentations directly from your computer and into an Acrobat Connect Professional meeting, the Thumb pane is not displayed. Adobe recommends adding presentations to Acrobat Connect Professional meetings from the Content library. ❖ Click the Thumb pane in the sidebar on the right side.

The Thumb pane contains the following features:

• The current slide is highlighted with a glow color. (This color can be changed in the theme.) • The entire slide title appears when the pointer is held over the title. • You can move to any slide in the presentation by clicking the slide title in the Thumb pane. View slide notes

When creating a presentation in PowerPoint, you can enter notes for individual slides. If any slide notes exist, they can be displayed in the Presentation. Opmerking: Using slide notes is optional. When slide notes appear, they are located on the right side of the presentation window. You cannot change the size of the slide Notes pane. ❖ Click the Notes pane in the sidebar on the right side.

The complete notes text is displayed. (The text is unformatted and cannot be edited directly on the pane.)


Search for text in a presentation

Users can use the Search pane (if you have included it in your theme) to find specific text in a presentation. For example, in a presentation that serves as a company human resources handbook, a user might search for the word vacation to find text about vacation leave policies. 1 Click the Search pane in the sidebar on the right side. 2 Type the text to search for directly into the text box. (Search is not case-sensitive.) 3 Click the Search button. Search results are displayed below the text box. Click any slide title in the results list to display that slide.

A B

C

Using the Search pane A. Text box B. Search button C. Results

Use the presentation toolbar

You can control the presentation appearance and playback by using the toolbar located at the bottom of the presentation. A

B

C

D

E

F

G

H

I

The toolbar that appears in the published presentation contains useful buttons, controls, and messages. A. Play B. Back C. Forward D. Position marker in slide progress bar E. Current slide time F. Total slide time G. Audio volume H. Attachments I. Show/Hide sidebar

❖ Click any of the following buttons and features on the toolbar. Play/Pause button Pauses and then resumes play of the current slide. Back button Moves to the previous slide in the presentation. Forward button Moves to the next slide in the presentation. Slide progress bar Shows and controls the playback location within the current slide. The position marker moves as the

slide plays. You can drag the marker arrow forward or back in the current slide to change your location within the slide playback. You can also click a specific location on the progress bar to move the slide marker position and slide playback to that position. (If you added a video file, such as a “talking head” video file of a person speaking, the slide progress bar also controls the video.) Current slide number Shows the number of the currently displayed slide and the total number of slides (for example, Slide

2 out of 10). Status Shows the status of the current slide, such as Playing, Stopped, No audio, or Presentation complete. Time Shows the current slide time and the total slide time as the slide plays (for example, 00.02/00.05). Audio volume Shows the volume level that is set for the slide. Attachments Displays a small window showing any attachments (for example, documents, spreadsheets, images, URL

addresses, and so on) that have been added. Show/Hide sidebar and toolbar Shows or hides the sidebar and toolbar.

Opmerking: The behavior of the Forward button, Back button, and slide outline can be affected by settings in the Quiz Manager. For example, if a learner must pass a quiz before continuing, clicking the forward button or a slide in the outline that is beyond the quiz slide will have no effect unless the learner has passed the quiz.


Switch between viewing modes

You can view Presentations in two modes: Normal The default viewing mode. It includes the presentation toolbar at the bottom of the browser window and the presentation sidebar. Full-screen An optional viewing mode in which the presentation toolbar is removed and the size of the presentation slides increases to fill your browser window.

1 Click the Full Screen button at the bottom (lower right) of the Presenter viewer. If the presentation outline was originally visible, the Presentation switches to full-screen mode without a presentation sidebar. If a presentation outline is not originally visible, the Presentation switches to full-screen mode with no toolbar. 2 Click the Full Screen button again to change viewing modes. If presentation controls are originally visible, the presentation switches to full-screen mode without a presentation outline or presentation toolbar. If a presentation toolbar is not originally visible, the presentation switches to normal viewing mode with or without a presentation outline. Navigate between slides

You can navigate between slides during playback by using the search pane, the presentation toolbar, or the presentation Outline or Thumb pane. Opmerking: The Outline pane and Thumb pane are optional. Set panes for presentations using the Theme Editor in Presenter. ❖ Do one or more of the following:

• Click the Previous slide button • Click the Next slide button

in the presentation toolbar to move to the previous slide. in the presentation toolbar to move to the next slide.

• Click the title of a slide in the presentation Outline or Thumb pane to move to any individual slide in the presentation. • Use the Search pane to find specific slides. Navigate within the current slide ❖ Do one or more of the following:

• Click the Pause button

on the presentation toolbar to pause slide playback.

• Click the Play button

on the presentation toolbar to resume slide playback.

• Drag the position marker arrow on the slide progress bar forward or backward to change your location within the slide’s playback. Adjust the presentation audio

You can turn the presentation audio on and off or control the volume by using the audio button on the presentation toolbar. Examples of presentation audio that the audio button can control include audio imported into a slide and audio in an embedded SWF file (for example, a “talking head video”). Opmerking: Not all slides or presentations contain audio. If a slide does not have any audio, the text No audio appears as the slide status on the slide progress bar. The slide still has an audio length and appears for that period of time before the next slide appears. This time is set by the presentation speaker. ❖ To change the audio level, click the Audio button in the presentation toolbar and move the volume bar up or down. Moving the volume bar all the way to the bottom mutes the audio completely.


Viewing a presentation in Connect Training You can use Presenter presentations within Connect Training courses. This enables you to quickly create e-Learning courses for formal assessments, compliance training, or information sharing. The new curriculum feature allows you to make your presentations part of a learning path. Quiz and survey results are tracked on a user-by-user and question-by-question basis. The results data can be viewed in Connect Training reports.

Using presentations with Connect Events Connect Events is a new application that provides tools to manage the full cycle of an event, from registration and qualification of users to post event follow-up. The Connect Event dashboard and reports include user demographic information, registration, and tracking at the individual user level. Connect Enterprise generates exportable files in CSV format for import into CRM and other systems. Opmerking: If you want to use an existing Presenter presentation as an event, it is important to rename the presentation and republish the presentation to a different location and different folder in the Connect Enterprise Content library. This ensures that reporting information for the event does not include reporting information from prior events.

Using presentations with third-party learning management systems Presenter lets you use presentations with any SCORM or AICC compliant learning management system (LMS). Use the Reporting tab in the Presenter Quiz Manager to choose the correct reporting settings for the LMS and to create a content package that can be uploaded to the LMS.

Troubleshooting presentations Optimizing Flash (SWF) files Each slide in a presentation is loaded as an individual external Flash asset and can be augmented with any SWF file. When working with embedded SWF files, follow these guidelines:

• Author the Flash SWF file at 30 frames per second. Presenter presentations are created at 30 frames per second, so Flash files with the same setting can be integrated into the presentation smoothly.

• In Flash, set the maximum canvas size to 720 x 540 pixels. • Don’t use _root or absolute movie clip references. Use relative paths in the MovieClip object references, not _root. • The SWF file you want to embed must not attempt to make any changes outside its own file. Therefore, the code cannot refer to the following variables: _level#, _global, or stage.

Control inserted SWF files If you added a SWF file to a presentation, but are having trouble using the Presenter playbar (Stop, Pause, Play, or other buttons) to control the SWF file in the viewer, you may need to change a setting. Opmerking: SWF files authored at 30fps work best in presentations. Specify how an inserted SWF file is controlled

1 In PowerPoint, open a presentation (PPT file) that contains an added SWF file. 2 From the Adobe Presenter menu, select Presentation Settings. 3 Click the Flash Files tab. 4 Select one of the Flash files in the list. 5 Select the Controlled by Presentation Playbar option. You will now be able to control the selected Flash file by using the Presenter playbar in the published presentation. 6 Click OK.

201

Hoofdstuk 8: De Adobe Connect Enterprise-account beheren De Adobe Connect Enterprise-account Informatie over accountbeheer Adobe Connect Enterprise Server 6-beheerders zijn gebruikers die de toepassing Connect Enterprise Server beheren voor de volledige organisatie. Beheerders zijn verantwoordelijk voor alle aspecten van accounts en voeren taken uit als het maken van aangepaste gebruikersgroepen en het toewijzen van gebruikers aan groepen. Als u een beheerder bent, gebruikt u de volgende koppelingen boven aan het tabblad Beheer in Connect Enterprise Manager om uw taken uit te voeren. Account Hiermee beheert u de accountinstellingen die uniek zijn voor uw organisatie en genereert u rapporten met behulp van de koppeling Rapport. Gebruikers en groepen Met deze koppeling beheert u nieuwe en bestaande gebruikers, groepen en gasten. Aanpassing Hiermee kunt u Connect Enterprise Server afstemmen op uw organisatie. De koppeling is alleen beschikbaar

als uw organisatie aanpassingsfuncties heeft aangeschaft. Serviceplan Via deze koppeling hebt u toegang tot nadere informatie wanneer uw organisatie is geregistreerd voor een

Adobe Connect Enterprise-account op het web. Beheerdashboard Hiermee houdt u toezicht op het quotagebruik van de Adobe Connect Enterprise-account van uw

organisatie.

Informatie over de beheerworkflow U bereikt de beste resultaten bij het beheer van uw account wanneer u de onderstaande workflow toepast: 1. Stel parameters in voor Connect Enterprise Server-gebruikers en pas de weergave van Connect Enterprise Server aan.

Voer eerst met behulp van de functies voor accountbeheer gegevens in voor uw Connect Enterprise Server-account, zoals een standaardtaal en -tijdzone. Wanneer uw organisatie aanpassingsfuncties heeft aangeschaft, kunt u met de functies voor accountbeheer eveneens het aanzien van de Connect Enterprise Server-gebruikersinterface wijzigen. 2. Stel kenmerken voor gebruikersprofielen in.

Stel de kenmerken (zoals aangepaste velden) in voor de gebruikersprofielen van de Connect Enterprise Server-account van uw organisatie, en stel de regels voor aanmelding en wachtwoorden in waaraan gebruikers van Connect Enterprise Server zich dienen te houden. 3. Voeg gebruikers en groepen toe.

Nadat u de kenmerken en regels voor het gebruikersprofiel, de aanmeldingsgegevens en wachtwoorden hebt ingesteld, kunt u gebruikers en groepen toevoegen aan de Connect Enterprise-account. 4. Gebruik de Connect Enterprise-hulpmiddelen voor accountonderhoud.

Nadat Connect Enterprise klaar is voor gebruik en u gebruikers en groepen hebt ingesteld in de account van uw organisatie, kunt u met behulp van de functies Accountoverzicht, Rapporten en Beheerdashboard toezicht houden op het systeemgebruik.


Informatie over de Connect Enterprise Server-account van uw organisatie De pagina Accountoverzicht wordt weergegeven wanneer u klikt op het tabblad Beheer. De pagina bevat informatie over de Connect Enterprise Server-account van uw organisatie en over functies, zoals een beschrijving van de toepassingen en producten die voor deze account zijn ingeschakeld. Algemene accountgegevens

In het gedeelte Accountgegevens worden profielgegevens voor de gehele Connect Enterprise Server-account weergegeven. U vindt hier de volgende gegevens: Naam De naam van uw Connect Enterprise Server-account. Domein Het domein waarin uw Connect Enterprise Server-account zich bevindt. Standaardtaal De taal waarin u uw account beheert. Standaardtijdzone De tijdzone die voor uw account is ingesteld. Gebruikersbeleid voor gebeurtenissen (Als Events deel uitmaakt van uw Connect Enterprise Server-account.) De regels die u volgt bij het registreren van gasten en volledige gebruikers voor Events. Vervaldatum De vervaldatum van uw account. Primaire contactpersoon De persoon die als de primaire contactpersoon is ingesteld bij het opzetten van de Connect Server Enterprise-account voor uw organisatie. E-mail primaire contactpersoon Het e-mailadres van de primaire contactpersoon.

Informatie over het systeem en toepassingsfuncties

Onder Functies staan gegevens met betrekking tot de Connect Enterprise Server-account van uw organisatie. Wanneer bij de naam van een toepassing een vinkje staat, is deze toepassing ingeschakeld. De weergegeven informatie heeft betrekking op het prijsmodel en de quota's die uw organisatie voor deze toepassing gebruikt. Systeemfuncties Bij Bandbreedte per maand wordt de hoeveelheid gegevens weergegeven die elke maand van of naar uw

Connect Enterprise Server-account wordt verzonden in verhouding tot de toegestane hoeveelheid bandbreedte. Schijfgebruik (MB) toont de hoeveelheid vaste-schijfruimte die wordt verbruikt door uw Connect Enterprise Serveraccount in verhouding tot de toegestane hoeveelheid schijfruimte. Presentatie Het aantal auteurs in uw installatie in verhouding tot het toegestane aantal. Training Het prijsmodel dat uw organisatie gebruikt voor training. Bij Trainingsmanagers staat het aantal managers in uw installatie in verhouding tot het toegestane aantal. Aantal studenten in verhouding tot toegestane aantal toont het aantal studenten dat is toegevoegd aan de studentengroep in verhouding tot het toegestane aantal. (Alleen leden van deze groep kunnen trainingsinhoud weergeven.) Bij Licentielimiet aantal gelijktijdige deelnemers training staat het aantal gebruikers dat gelijktijdig trainingsinhoud kan weergeven. Vergadering Het prijsmodel dat uw organisatie gebruikt voor deelnemers. Vergaderingbeheerders toont het aantal

beheerders in uw installatie in verhouding tot het toegestane aantal. Piek aantal gelijktijdige deelnemers vergadering toont het aantal gebruikers dat gelijktijdig vergaderingen kan bijwonen. (De sofwarematige limiet is het aantal quota's dat is aangeschaft en de harde limiet is het aantal quota's dat wordt opgelegd.) Gelijktijdige gebruikers per vergadering geeft het aantal gebruikers aan dat gelijktijdig één vergadering kan bijwonen. Seminarruimten Het aantal beheerders in uw installatie in verhouding tot het toegestane aantal. Gebeurtenisbeheer Het aantal beheerders in uw installatie in verhouding tot het toegestane aantal.

Onder Geavanceerde functies staan de geavanceerde functies die uw organisatie heeft aangeschaft, zoals: FlashPaper Een Adobe-product waarmee u HTML-, Microsoft Word- en PowerPoint-bestanden kunt omzetten in Flashdocumenten voor het web. Aanpassing en rebranding Een functie waarmee u uw Connect Enterprise Server-installatie kunt aanpassen aan en afstemmen op uw organisatie.


Veilige verbinding/Onveilige verbinding Een functie waarmee wordt bepaald of uw Connect Enterprise Server-installatie

gebruikmaakt van SSL voor het coderen van alle communicatie tussen de server en verbonden gebruikers.

Prijsmodellen en quota's voor Connect Enterprise Wanneer u klikt op het tabblad Beheer en de pagina Accountoverzicht wordt weergegeven, ziet u onder de kop Functies welke Connect Enterprise-toepassingen zijn ingeschakeld voor de Connect Enterprise-account van uw organisatie, evenals het prijsmodel en de quota- en gebruiksgegevens voor elke toepassing. Het prijsmodel bepaalt hoe uw organisatie betaalt voor het gebruik van Connect Enterprise. Het is gekoppeld aan de quota- en gebruiksgegevens die staan vermeld onder Systeemfuncties. Er bestaan verschillende modellen voor training en vergaderingen. Prijsmodellen voor training

Er zijn twee prijsmodellen voor training, namelijk het model voor gelijktijdige studenten en het model voor het toegestane aantal studenten: Toegestaan aantal studenten Met dit model wordt een limiet toegepast, die is gebaseerd op het aantal gebruikers dat een

geldige gebruikersaccount op het systeem kan hebben. Alleen gebruikers met geldige accounts kunnen actief zijn in cursussen of studieprogramma's. Gelijktijdige studenten Met dit model wordt een beperking ingesteld voor het aantal studenten dat gelijktijdig actief kan

zijn in alle cursussen of studieprogramma's. Prijsmodellen voor vergaderingen

Ook voor vergaderingen bestaan er twee prijsmodellen; u ziet de informatie die van toepassing is op het model dat uw organisatie heeft aangeschaft: Gelijktijdige deelnemers Met dit model wordt een limiet toegepast waarmee wordt bepaald hoeveel deelnemers gelijktijdig actief kunnen zijn in een vergadering. Deze limiet geldt niet voor deelnemers aan een seminar. Benoemde organisator Met dit model wordt een limiet toegepast waarmee wordt bepaald hoeveel gebruikers vergaderingen kunnen starten. Iedere benoemde organisator kan per keer slechts één actieve vergadering starten, en elke vergadering is beperkt tot het aantal deelnemers dat in het licentiebestand is vastgelegd. Er moet een benoemde organisator aanwezig zijn om een vergadering te starten. Een vergadering is beëindigd wanneer alle benoemde organisatoren de vergadering verlaten.

Regels voor prijsmodellen

Gelijktijdige en benoemde gebruikers kunnen niet met elkaar worden gecombineerd. Dit betekent dat geen quota's voor benoemde organisatoren en gelijktijdige gebruikers tegelijk mogelijk zijn in de toepassing Vergadering, en dat geen benoemde studenten en gelijktijdige studenten samen mogelijk zijn in de toepassing Training. Het is echter wel mogelijk om tegelijkertijd benoemde organisatoren in de toepassing Vergadering en gelijktijdige studenten in de toepassing Training te hebben, of gelijktijdige gebruikers in de toepassing Vergadering en benoemde studenten in de toepassing Training. De toepassingen Vergadering en Training worden dus als afzonderlijke onderdelen behandeld. Quota's voor seminarruimten

Seminarruimten worden als afzonderlijke onderdelen beschouwd en zijn niet van invloed op andere quota's. Er bestaat een limiet voor seminardeelnemers, waarmee wordt vastgesteld hoeveel deelnemers gelijktijdig actief kunnen zijn in een bepaald seminar. Voor elke seminarruimte kan een andere limiet zijn ingesteld. Er moet ten minste één Connect Enterprise-gebruiker met presentator- of gastheerrechten voor het seminar in de ruimte aanwezig zijn om anderen toe te laten, zelfs als het seminar een openbare vergadering is. Een seminar is beëindigd wanneer gebruikers van de vergadering met presentator- of gastheerrechten de vergadering verlaten.

Zie ook “Informatie over seminars” op pagina 110


Connect Enterprise Server-accountgegevens bewerken Het grootste deel van de accountgegevens op de pagina Accountoverzicht is afkomstig uit de Connect Enterprise Serverinstallatie van uw organisatie en kan niet worden gewijzigd via Connect Enterprise Manager. Als beheerder kunt u de volgende gegevens met betrekking tot uw Connect Enterprise Server-account wijzigen: de standaardtijdzone, de standaardtaal, het gebruikersbeleid voor gebeurtenissen (wanneer Events een onderdeel is van uw Connect Enterprise Server-account) en de gegevens van de primaire contactpersoon. De wijzigingen die u in deze gegevens aanbrengt, worden doorgevoerd in de volledige Connect Enterprise Server-account. (Als u gegevens uit uw eigen gebruikersaccountprofiel wilt wijzigen, klikt u op Mijn profiel in de rechterbovenhoek en kiest u de optie Mijn voorkeuren bewerken.) 1 Klik op het tabblad Beheer boven in het venster Connect Enterprise Manager. 2 Klik op Informatie bewerken. 3 Ga op een van de volgende manieren te werk:

• Selecteer een taal (Engels, Frans, Duits, Koreaans of Japans) in het pop-upmenu Standaardtaal als u de standaardtaal wilt wijzigen.

• Selecteer een tijdzone in het pop-upmenu Standaardtijdzone als u de standaardtijdzone wilt wijzigen. • Selecteer een optie in het pop-upmenu Gebruikersbeleid voor gebeurtenissen als u de regel voor geregistreerde personen voor gebeurtenissen wilt wijzigen. Opmerking: u kunt op de pagina Accountgegevens het gebruikersbeleid voor gebeurtenissen voor de gehele account instellen of per gebeurtenis. Wanneer de twee instellingen conflicten opleveren, heeft de instelling voor de volledige account voorrang op de instelling voor afzonderlijke gebeurtenissen (op die manier kunnen beheerders bepalen welke opties beschikbaar zijn voor gebeurtenismanagers). Wanneer u aan gebeurtenismanagers de flexibiliteit wilt verlenen om de instelling voor afzonderlijke gebeurtenissen te wijzigen, selecteert u op de pagina Accountgegevens de optie waarmee gebeurtenismanagers mogen bepalen of geregistreerde personen gasten of volledige gebruikers zijn.

• U kunt de contactgegevens wijzigen door een voornaam, achternaam en e-mailadres in te voeren in de tekstvakken voor de primaire contactpersoon. 4 Klik op Opslaan.

Het beheerdashboard weergeven Met de koppeling Beheerdashboard op het tabblad Beheer kunt u een grafische weergave van uw gebruiksgegevens bekijken. Er worden vijf staafgrafieken weergegeven met de volgende informatie:

• Auteursquota (het aantal auteurs dat uw Connect Enterprise Server-account toestaat) • Studentenquota • Quota vergaderingsgastheren • Maandelijkse bandbreedte (in kilobytes) • Schijfruimte per maand (in kilobytes) De grijze balk geeft het huidige gebruik aan en de donkergroene balk geeft uw limiet aan. Met behulp van deze twee staven kunt u de volgende gegevens verkrijgen:

• De hoogte van elke staaf ligt binnen een bepaald bereik, maar als u de aanwijzer op een van de balken houdt, kunt u zien wat de exacte maximale waarde voor die balk is.

• Als u klikt op een van de twee staven in een groepsquotagrafiek, wordt een pagina met groepsgegevens weergegeven. De pagina geeft een naam en een beschrijving van de groep weer en bevat de knop Groepsleden weergeven, waarmee u de huidige leden van een groep kunt weergeven en nieuwe leden aan een groep kunt toevoegen.

• De grafieken voor de maandelijkse bandbreedte en schijfruimte weerspiegelen de informatie onder Functies op de pagina Accountoverzicht.


Connect Enterprise aanpassen Wanneer uw organisatie de functies voor het aanpassen van Connect Enterprise heeft aangeschaft, vindt u op het tabblad Beheer de actieve koppeling Aanpassing. Met de aanpassingsfuncties kunt u de vormgeving van de Connect Enterprise Server-installatie aanpassen aan en afstemmen op de identiteit van uw organisatie.

Zie ook “Vergaderingen in Adobe Acrobat Connect Professional” op pagina 28 De gebruikersinterface van Connect Enterprise Manager aanpassen

Met de koppeling Banner aanpassen kunt u de volgende elementen van de gebruikersinterface van Connect Enterprise Manager aanpassen:

• Achtergrondkleur. • Tekstkleur van bovenste koppelingen (voor de koppelingen Mijn profiel, Help en Afmelden in de rechterbovenhoek). • Navigatietekstkleur (voor de koppelingen onder de tabbladbalk). • Selectiemarkeringskleur. • Tabelkopkleur (voor de balken waarmee paginatitels of kolommen op pagina's met lijsten worden aangegeven). • Bannerlogo, de afbeelding die in de linkerbovenhoek van Connect Enterprise Manager wordt weergegeven. Als de gebruiker op deze afbeelding klikt, gaat hij of zij naar het door u opgegeven webadres. De afbeelding moet een JPEG-, PNG-, GIF- of BMP-bestand zijn en moet een grootte hebben van 275 x 50 pixels.

A

B C D

Bannerinstellingen aanpassen A. Bannerlogo B. Navigatietekst C. Selectiemarkering D. Tabelkop

1 Klik op het tabblad Beheer. 2 Klik op Aanpassing. 3 Als u de kleur van de achtergrond, de tekst van de bovenste koppelingen, de navigatietekst, de selectiemarkering of de tabelkop wilt wijzigen, klikt u op de naam van het onderdeel in de lijst rechts van het kleurraster. Vervolgens klikt u op een


kleur in het raster of typt u een kleurcode (zoals 33CC66) rechtstreeks in het tekstveld. Het kleurstaal boven aan het raster geeft de kleur aan waarop u hebt geklikt in het raster of die u hebt opgegeven in het tekstveld. U kunt de vorige instelling van het kleurstaal herstellen door te klikken op Wissen. Als u alle kleuren en het bannerlogo weer wilt instellen op de standaardinstellingen van Connect Enterprise Server, klikt u op Opnieuw instellen op Standaard. 4 Als u een bannerlogo wilt selecteren, klikt u op de knop Bladeren onder Bannerlogo en bladert u naar de gewenste afbeelding voor het logo (JPEG-, PNG-, GIF- of BMP-bestand). Wanneer u geen logo selecteert, wordt in de banner het logo van Connect Enterprise weergegeven. 5 Klik op Toepassen om de wijzigingen op te slaan. De wijzigingen worden na vijf tot tien seconden weergegeven; u kunt de pagina desgewenst ook vernieuwen. Opmerking: nadat u een nieuw bannerlogo hebt geselecteerd, wordt het logo weergegeven in het voorvertoningsgebied. Wanneer u klikt op Toepassen om uw wijzigingen op te slaan, wordt het voorvertoningsgebied voor de banner mogelijk gewijzigd en wordt de standaardbanner weer weergegeven. Dit is het resultaat van cache-instellingen in uw webbrowser, in het bijzonder de instelling voor het controleren op en bijwerken van nieuwe onderdelen. Gebruikers zien het nieuwe bannerlogo echter wel. De aanmeldingspagina van Connect Enterprise aanpassen

Met de koppeling Aanmelding aanpassen kunt u de aanmeldingspagina van Connect Enterprise aanpassen. U kunt elk van de volgende eigenschappen aanpassen:

• De kleur van de vergaderingstitel • De kleur van de aanmeldingstekst • De achtergrondkleur (kleur van het aanmeldingsgebied) • De afbeelding van het hoofdlogo (de afbeelding moet een grootte hebben van 410 x 310 pixels en moet een JPEG-, PNG, GIF- of BMP-bestand zijn)

A

B C

D

Aanmeldingsinstellingen aanpassen A. Hoofdlogo B. Vergaderingstitel C. Aanmeldingstekst D. Achtergrond

1 Klik op het tabblad Beheer.


2 Klik op Aanpassing. 3 Klik op Aanmelding aanpassen 4 Als u de kleur van de vergaderingstiteltekst, de kleur van de aanmeldingstekst of de achtergrondkleur wilt aanpassen, klikt u op de naam van het onderdeel in de lijst rechts van het raster en vervolgens klikt u op de gewenste kleur in het raster. Het kleurstaal boven aan het raster geeft de kleur aan waarop u hebt geklikt. U kunt de vorige instelling van het kleurstaal herstellen door te klikken op Wissen. Als u de oorspronkelijke instelling wilt herstellen, klikt u op Opnieuw instellen op Standaard 5 Als u een hoofdlogo wilt selecteren, klikt u Bladeren onder Hoofdlogo en bladert u naar de gewenste afbeelding voor het logo (JPEG-, PNG-, GIF- of BMP-bestand). Wanneer u geen logo selecteert, wordt het logo van Connect Enterprise gebruikt als hoofdlogo. 6 Klik op Toepassen om de wijzigingen op te slaan. De wijzigingen worden na vijf tot tien seconden weergegeven; u kunt de pagina desgewenst ook vernieuwen. Opmerking: nadat u een nieuw hoofdlogo hebt geselecteerd, wordt het logo weergegeven in het voorvertoningsgebied. Wanneer u klikt op Toepassen om uw wijzigingen op te slaan, wordt het voorvertoningsgebied voor het hoofdlogo mogelijk gewijzigd en wordt het standaardlogo weer weergegeven. Dit is het resultaat van cache-instellingen in uw webbrowser, in het bijzonder de instelling voor het controleren op en bijwerken van nieuwe onderdelen. Gebruikers zien het nieuwe hoofdlogo echter wel. De weergave van een Acrobat Connect Professional-vergadering aanpassen

Met de optie Vergadering aanpassen kunt u de weergave van Acrobat Connect Professional Meeting aanpassen. De instellingen die u hier toepast, gelden voor alle vergaderingen die worden gemaakt in de account van uw organisatie. (Deze instellingen zijn echter niet van toepassing op de schermindeling van de vergadering; deze wordt door de gastheer samengesteld op basis van de functie van de vergadering.) Met de optie Vergadering aanpassen kunt u de volgende onderdelen wijzigen:

• Markeringskleur van het onderdeel dat is geselecteerd in een primair menu • Markeringskleur van het onderdeel dat is geselecteerd in een secondair menu (het overlappende menu dat wordt weergegeven nadat de gebruiker een onderdeel in het primaire menu selecteert)

• Rolloverkleur van knoppen (de kleurcontour van een knop wanneer u de aanwijzer boven de knop houdt) • Achtergrondkleur • Titelbalkkleur (de kleur van de podtitel) • Vergaderingslogo (een JPG-, PNG-, BMP- of GIF-afbeelding van 50 x 20 pixels die wordt gebruikt voor vergaderingen van uw organisatie)

• Vergaderings-URL (een website waarnaar gebruikers worden geleid wanneer ze op het logo voor de vergadering klikken)


A

B

C

D

E

Vergaderingsinstellingen aanpassen A. Vergaderingslogo B. Menumarkering 1 C. Menumarkering 2 D. Titelbalk E. Achtergrond

1 Klik op het tabblad Beheer. 2 Klik op Aanpassing. 3 Klik op Vergadering aanpassen. 4 Als u de kleur van de menumarkeringen, de rolloverkleur van knoppen, de achtergrondkleur of de titelbalkkleur wilt aanpassen, klikt u op de naam van het onderdeel in de lijst rechts van het raster en vervolgens klikt u op een kleur in het raster. Het kleurstaal boven aan het raster geeft de kleur aan waarop u hebt geklikt. U kunt de vorige instelling van het kleurstaal herstellen door te klikken op Wissen. Als u de oorspronkelijke instelling wilt herstellen, klikt u op Opnieuw instellen op Standaard 5 Als u een vergaderingslogo wilt selecteren, klikt u op de knop Bladeren onder Vergaderingslogo en bladert u naar de gewenste afbeelding voor het logo (JPEG-, PNG-, GIF- of BMP-bestand). Wanneer u geen logo selecteert, wordt het logo van Connect Enterprise gebruikt. 6 U kunt een URL voor het vergaderingslogo opgeven door de gewenste URL in te voeren in het tekstvak URL van logo. (Dit is de URL van de website waarnaar gebruikers worden geleid wanneer ze op het logo klikken.) 7 Klik op Toepassen om de wijzigingen op te slaan. De wijzigingen worden na vijf tot tien seconden weergegeven; u kunt de pagina desgewenst ook vernieuwen.

Accountrapporten Informatie over accountrapporten Wanneer u klikt op het tabblad Beheer, wordt de pagina Accountoverzicht weergegeven. Op deze pagina kunt u via de koppeling Rapporten toegang krijgen tot verschillende rapporten. Trainingsrapporten

Met deze functie krijgt u een overzicht van informatie over studentenquota's (het aantal studenten in verhouding tot het toegestane aantal). Trainingsrapporten kunnen niet worden gedownload.


Vergaderingsrapporten

Met deze functie wordt het maximumaantal aanwezigen weergegeven dat per keer door Acrobat Connect Professional wordt ondersteund (piek aantal gelijktijdige deelnemers) voor de huidige maand in verhouding tot de toegestane quota, en het aantal gebruikers dat op dat moment deelneemt aan actieve vergaderingen, zowel live als niet-live. Deze informatie wordt gevolgd door een lijst met actieve vergaderingen (dat zijn vergaderingen die op dat moment plaatsvinden). Aan de hand van deze lijst kunt u toezicht houden op vergaderingen en u kunt klikken op de naam van een vergadering als u zich in de vergadering wilt mengen. Als u bijvoorbeeld plaatsen moet vrijmaken voor een andere vergadering, kunt u een actieve vergadering betreden en de gastheer een bericht sturen dat een aantal mensen de vergadering moet verlaten. Vergaderingsrapporten kunnen niet worden gedownload. Gebeurtenisrapporten

Met deze functie geeft u het aantal actieve (op dat moment plaatsvindende) gebeurtenissen voor de Connect Enterpriseaccount weer, en een overzicht van deze gebeurtenissen. Het rapport toont de naam, het aantal geregistreerde gebruikers, de startdatum en de voltooiingsdatum van elke gebeurtenis. Als u klikt op de naam van een bepaalde gebeurtenis, wordt de pagina Gebeurtenisgegevens voor deze gebeurtenis geopend, met meer informatie over de gebeurtenis. Bepaalde gebeurtenisrapporten, zoals de rapporten over aanwezigheid en afwezigheid, kunnen worden gedownload. Downloadbare rapporten

Met deze functie kunt u vijf verschillende rapporten downloaden als CSV-bestanden die u kunt exporteren naar externe systemen, zoals spreadsheets. U kunt de volgende rapporten downloaden:

• Interactierapport • Gebruikersrapport • Middelenrapport • Vragenrapport • Diaweergavenrapport U kunt eveneens rapportfilters toepassen, waarmee u gegevens voor bepaalde perioden of bepaalde gebruikers weergeeft. Wanneer u een CSV-bestand downloadt, kunt u het rapport opslaan of openen. Als u Connect Enterprise Manager uitvoert in een Internet Explorer-browser en u ervoor kiest het rapport te openen, wordt het rapport onder Windows automatisch geopend in Excel. In dat geval zijn de gegevens niet goed leesbaar, omdat u op elke cel moet dubbelklikken om de inhoud ervan te kunnen zien. U kunt het CSV-bestand ook opslaan op uw bureaublad en het openen in Kladblok, zodat u het gemakkelijker kunt lezen. (Selecteer Start > Bureau-accessoires > Kladblok.)


Een rapport downloaden 1 Klik op het tabblad Beheer. 2 Klik op Rapporten. 3 Klik op Downloadbare rapporten. 4 Klik op een van de knoppen Rapportgegevens downloaden. 5 Klik op Openen of Opslaan. Opmerking: elk gedownload rapport dat u opslaat, krijgt standaard de naam “data.csv”. Geef het bestand een unieke, herkenbare naam wanneer u het wilt opslaan, bijvoorbeeld “interactiesMaart07.csv.” Indien mogelijk kunt u rapportfilters gebruiken om meer gedetailleerde gegevens voor een bepaald downloadbaar raport op te geven.



Informatie over het interactierapport Dit rapport bevat een overzicht van gebruikerstoegang. Elke keer dat een gebruiker een vergadering of een seminar bijwoont, inhoud weergeeft, aan een cursus deelneemt of een studieprogramma opent, wordt een unieke transactie-id gegenereerd. Het interactierapport bevat de volgende gegevens: Kolomnaam

Beschrijving

transactie-id

De unieke id voor deze transactie

sco-id

De unieke id die wordt gebruikt door Learning Management System (LMS) ter identificatie van verschillende Shareable Content Objects (SCO)

type

Het type object dat is geopend, zoals inhoud, vergadering of gebeurtenis

naam

De naam van het object zoals deze wordt weergegeven in de inhoudslijst

url

Het object dat de gebruiker heeft geopend

hoofd-id

De unieke id voor de gebruiker

aanmelding

De naam van de gebruiker die deze transactie heeft geopend

gebruikersnaam

De unieke gebruikersnaam

score

De score van de gebruiker

status

De status van een transactie: geslaagd, mislukt, voltooid of actief

gemaakt op

De datum waarop deze transactie plaatsvond

afgesloten op

De datum waarop deze transactie werd beëindigd

Het interactierapport bevat geen certificaatnummers en hoogst haalbare scores.

Informatie over het gebruikersrapport Dit downloadbare rapport bevat een overzicht van gebruikers en hun profielkenmerken op basis van gegevens uit de volgende tabel: Kolomnaam

Beschrijving

hoofd-id


aanmelding

De unieke identificatie van de gebruiker

naam

De unieke gebruikersnaam

e-mail

Het e-mailadres van de gebruiker.

manager

De aanmelding van de manager van de gebruiker (manager is altijd ingesteld op NULL.)

type

Gebruiker of gast (type is altijd ingesteld op Gebruiker.)

Er worden gegevens gegenereerd in deze weergave wanneer een gebruiker een gebruiker maakt, bijwerkt of verwijdert. Als u de optie Inclusief aangepaste velden selecteert, worden aangepaste gegevens uit gebruikersprofielen aan het rapport toegevoegd. Bij het aanpassen van gebruikersprofielen moeten drie verplichte velden worden ingevuld (Voornaam, Achternaam en E-mail) en kunnen maximaal acht extra aangepaste velden worden opgenomen in het gebruikersrapport. De onderstaande gegevens worden niet opgenomen in het gebruikersrapport:

• Wachtwoord, dat niet wordt opgeslagen als onopgemaakte tekst.


• Tijdzone en taal, die niet beschikbaar zijn in leesbare vorm (bijvoorbeeld PST is 323). Opmerking: verwijderde gebruikers worden niet opgenomen in het gebruikersrapport. Verwijderde gebruikers blijven bestaan in het interactierapport.

Informatie over het middelenrapport Er worden gegevens gegenereerd in een middelenrapport wanneer een gebruiker een vergadering, gebeurtenis, seminar, studieprogramma of cursus maakt, of inhoud uploadt. Het rapport bevat de volgende gegevens met betrekking tot systeemobjecten (zoals vergaderingen, inhoud en cursussen): Kolomnaam

Beschrijving

sco-id

De unieke id die wordt gebruikt door Learning Management System (LMS) ter identificatie van verschillende Shareable Content Objects (SCO)

url

De unieke identificatie voor het object

type

Dit is een presentatie, cursus, FLV-bestand, SWF-bestand, afbeelding, archief, vergadering, studieprogramma, map of gebeurtenis

naam

De naam van het object zoals deze wordt weergegeven in de inhoudslijst

gemaakt op

De datum waarop het geplande object moet worden gestart

beëindigd op

De datum waarop het geplande object moet worden beëindigd

gewijzigd op

De datum waarop dit object is gewijzigd

beschrijving

Overzicht van de objectgegevens die worden ingevoerd wanneer een nieuwe vergadering, nieuwe inhoud, een nieuwe cursus of een ander objecttype wordt gemaakt

Informatie over het vragenrapport Het vragenrapport bevat antwoorden op vragen en quizzen uit alle Connect Enterprise-toepassingen. Er worden gegevens gegenereerd in dit rapport wanneer een gebruiker een vraag in een quiz of studieprogramma, of een registratievraag beantwoordt, reageert op een opiniepeiling in een vergadering of seminar, of een aangepast formulier toevoegt aan een vergadering, seminar, cursus of curriculum. Het rapport bevat de volgende gegevens: Kolomnaam

Beschrijving

transactie-id


vraag

De tekst van de vraag

antwoord

Het antwoord van de gebruiker op de vraag

score

Het aantal punten dat wordt toegekend voor het antwoord

hoofd-id


gemaakt op

De datum waarop de record is gemaakt

Als een vraag meerdere antwoorden heeft, wordt elk antwoord in een aparte rij weergegeven. De onderstaande gegevens worden niet opgenomen in het vragenrapport:

• Juist of onjuist (te bepalen door te zoeken op de score niet-nul) • Beantwoord op (dit onderdeel maakt geen deel uit van schemaversie 410)

Informatie over het diaweergavenrapport Het diaweergavenrapport bevat een beschrijving van de dia's of pagina's die door Connect Enterprise-gebruikers zijn weergegeven. Er worden rapportgegevens gegenereerd wanneer een gebruiker inhoud, een cursus of een studieprogramma weergeeft. Het rapport bevat de volgende gegevens:


Kolomnaam

Beschrijving

transactie-id


pagina

Het nummer van de weergegeven dia of pagina

gemaakt op

De datum waarop de dia of pagina is weergegeven

hoofd-id


Een beheerrapport voor aangepaste URL's maken In Connect Enterprise kunt u aangepaste URL's maken voor vergaderingen, training, gebeurtenissen of seminars. Een aangepaste URL is een gemakkelijk te onthouden naam, die wordt toegevoegd aan de domeinnaam van uw Connect Enterprise-server. Gebruikers kunnen een aangepaste URL maken wanneer zij een Connect Enterprise-functie (een vergadering, gebeurtenis enz.) instellen. Wanneer de functie waaraan de aangepaste URL in eerste instantie was toegewezen, vervolgens wordt verwijderd, kan de aangepaste URL door een andere gebruiker worden gebruikt voor een andere Connect Enterprise-functie. U kunt het beheerraport voor aangepaste URL's gebruiken om informatie te verkrijgen over de eigenaar en kenmerken van een bepaalde aangepaste URL. 1 Klik op het tabblad Beheer. 2 Klik op Rapporten. 3 Klik op Beheer aangepaste URL's. 4 Typ in het tekstvak Zoeken naar de aangepast URL die u zoekt en klik op Zoeken. Zorg ervoor dat u de exacte tekst van de aangepaste URL invoert, anders wordt het rapport niet weergegeven. (U hoeft echter geen verschil te maken tussen hoofdletters en kleine letters; “vergadering123” levert dus hetzelfde resultaat op als “Vergadering123.”) De pagina wordt weergegeven in het rapport met informatie over de inhoud, dat de volgende gegevens bevat: Titel De titel van de vergadering, inhoud, cursus, het studieprogramma, seminar of de gebeurtenis waarvoor deze URL wordt gebruikt. Type Het type functie waarvoor deze URL wordt gebruikt (vergadering, inhoud, training enz.). Gebruiker De persoon die de URL gebruikt. URL Het volledige pad van deze aangepaste URL. Gemaakt op De datum en tijd waarop de functie waarvoor deze aangepaste URL wordt gebruikt, is gemaakt. Gewijzigd op De datum en tijd waarop de functie waarvoor deze aangepaste URL wordt gebruikt, is gewijzigd. Als de

functie nooit is gewijzigd, wordt de datum weergegeven waarop de functie is gemaakt.

Machtigingen in Connect Enterprise Informatie over machtigingen in Connect Enterprise Met de structuur voor machtigingen van Connect Enterprise wordt de integriteit van gegevens beschermd. In Connect Enterprise gelden voor elke gebruikersaccount specifieke machtigingen voor toegang tot de gegevensopslagplaats en functies van de toepassing. De Connect Enterprise-beheerder is verantwoordelijk voor het maken, toevoegen, verwijderen en beheren van gebruikersaccounts en de daarbij behorende machtigingen, zowel voor individuele gebruikers als voor groepen. De beheerder voert deze taken uit op het tabblad Beheer, dat niet beschikbaar is voor andere Connect Enterprisegebruikers. U kunt gebruikersaccounts en machtigingen voor gebruikers en groepen beheren door te klikken op het tabblad Beheer boven in het venster Connect Enterprise Manager. Vervolgens klikt u op de koppeling Gebruikers en groepen onder de tabbladnamen.


De gegevens in Connect Enterprise worden opgeslagen in bibliotheken. Elke bibliotheek is gekoppeld aan een andere activiteit en toepassing, en Connect Enterprise Manager bevat voor elke toepassing een afzonderlijk tabblad. De beschikbare bibliotheken zijn Inhoud, Training, Vergaderingen, Seminar en Gebeurtenis, maar u ziet alleen de tabbladen voor de toepassing die uw organisatie heeft aangeschaft. Voor elk bestand en elke map in de Connect Enterprise-bibliotheken bestaan verschillende toegangsmachtigingen voor verschillende gebruikers. Deze machtigingen voor mappen en bestanden worden op een van de volgende manieren ingesteld:

• Door de persoon die de map of het bestand heeft gemaakt • Door de Connect Enterprise-beheerder • Op basis van lidmaatschap in een geïntegreerde groep (bijvoorbeeld de groep Beheerders, de groep Auteurs enz.) De machtigingen die zijn gekoppeld aan een bepaald bestand of een bepaalde map vormen het machtigingsprofiel van het bestand of de map. Hoewel er vier machtigingsinstellingen (Beheren, Publiceren, Weergeven, Afgewezen) van toepassing zijn op alle Connect Enterprise-bibliotheken, hebben niet alle bibliotheken dezelfde combinatie van deze machtigingen, dus u dient rekening te houden met de machtigingen die gelden voor elke bibliotheek. Er bestaat bovendien een andere reeks machtigingen die aan een bestand of map kan worden toegewezen; dit zijn aanwezigheidsmachtigingen, waarmee de toegangsmachtigingen en de rol van elke deelnemer aan een vergadering, training, gebeurtenis of seminar worden bepaald. Met het type machtiging voor Connect Enterprise-bibliotheken wordt bepaald wie bibliotheekbestanden kan beheren, terwijl met aanwezigheidsmachtigingen wordt ingesteld welke rol een deelnemer speelt in een bepaalde vergadering, training, gebeurtenis of een bepaald seminar, en wie inhoud van Connect Enterprise-bibliotheken kan weergeven. (De toepassing Vergaderingen biedt bijvoorbeeld de aanwezigheidsrollen Gastheer, Deelnemer en Presentator.) Aanwezigheidsrollen worden vastgesteld door de gebruiker die de vergadering, training, gebeurtenis, het seminar of de inhoud maakt. Als beheerder bent u waarschijnlijk minder betrokken bij aanwezigheidsmachtigingen.

Zie ook “Informatie over geïntegreerde groepen” op pagina 216 “Informatie over bibliotheekmachtigingen” op pagina 14

Prioriteiten bij meerdere machtigingen Wanneer een gebruiker deel uitmaakt van een of meerdere groepen, is het mogelijk dat er meerdere machtigingen van toepassing zijn op één bestand of map. In dat geval geldt het volgende voor de machtigingen van de gebruiker (hogere niveaus hebben prioriteit): Niveau 1 Wanneer de gebruiker beschikt over de machtigingen Weergeven, Publiceren of Beheren die door een groep zijn verkregen, is de machtiging waarmee de hoogste mate van toegang wordt verleend, van toepassing. Deze drie groepsmachtigingen zijn additief. Niveau 2 Wanneer de gebruiker beschikt over de machtiging Afgewezen die door een groep is verkregen, worden alle door een groep verkregen machtigingen Weergeven, Publiceren of Beheren verwijderd en wordt aan de gebruiker geen toegang verleend. Niveau 3 Wanneer de gebruiker beschikt over de machtigingen Weergeven, Publiceren of Beheren die gebruikerspecifiek zijn, zijn deze additief bij de corresponderende machtigingen die door een groep zijn verkregen. Ze hebben bovendien voorrang op elke machtiging Afgewezen die door een groep is verkregen. Niveau 4 Wanneer voor de gebruiker specifiek de gebruikerspecifieke machtiging Afgewezen is ingesteld, wordt de gebruiker toegang geweigerd, ongeacht de machtigingen die door een groep zijn verkregen. Niveau 5 Wanneer de gebruiker lid is van de groep Beheerders, is de machtiging Beheren van toepassing, ongeacht alle andere gebruiker- of groepspecifieke instellingen.


Niveau 6 Wanneer geen machtigingen gelden op basis van de gebruiker of de groep (en er is geen machtiging overgenomen van een bovenliggende map), heeft de gebruiker geen toegang tot de map of het bestand en kan hij of zij geen handelingen in de map of het bestand uitvoeren.

In de onderstaande tabel wordt aangegeven hoe machtigingen voor groepen en gebruikers worden toegepast: Machtigingen Groep G1

Machtigingen Groep G2

Gecombineerde machtigingen (G1, G2)

Gebruikersmachtig ingen

Resulterende machtigingen

Weergeven

Publiceren

Publiceren

Beheren

Publiceren en Beheren

Beheren

Geen

Beheren

Publiceren

Publiceren en Beheren

Afgewezen

Publiceren

Afgewezen

Beheren

Beheren

Weergeven

Beheren

Beheren

Weergeven

Beheren

Beheren

Geen

Beheren

Afgewezen

Afgewezen

Geen

Geen

Geen

Geen

Geen

Houd rekening met het volgende bij prioriteiten van machtigingen: Gebruikersmachtigingen instellen Houd er rekening mee dat gebruikerspecifieke machtigingen additief zijn bij de

corresponderende machtigingen die door een groep zijn verkregen en dat deze elke machtiging Afgewezen die door een groep is verkregen, overschrijven. De individueel verkregen machtiging Afgewezen heeft eveneens voorrang op machtigingen die door een groep zijn verkregen. Gebruikersmachtigingen gaan vóór alle machtigingen die door een groep zijn verkregen. Zo kunt u, om er zeker van te zijn dat een bepaalde gebruiker de machtiging Beheren krijgt voor een presentatie van inhoud, de machtiging Beheren instellen voor die specifieke gebruiker. Deze machtiging is altijd van toepassing, ongeacht andere groepsmachtigingen die zijn ingesteld. Groepsmachtigingen instellen Met groepsmachtigingen kunt u regels instellen voor groepen gebruikers. Ervoor zorgen dat toegang wordt geweigerd U bent ervan verzekerd dat een gebruiker toegang wordt geweigerd wanneer u de machtiging Afgewezen instelt voor de gebruiker in kwestie. Deze machtiging gaat vóór alle andere machtigingen die door een groep zijn verkregen. Ervoor zorgen dat toegang wordt toegestaan U bent ervan verzekerd dat een bepaalde gebruiker ten minste beschikt over de machtiging Publiceren voor een bepaalde presentatie van inhoud door zijn of haar gebruikerspecifieke machtiging in te stellen op Publiceren. Machtigingen die door een groep zijn verkregen, zijn alleen additief; hiermee kan geen toegang worden geweigerd.

Tips voor het werken met machtigingen Door aan groepen of gebruikers bepaalde machtigingstypen voor een bestand of map toe te wijzen, kunt u bepalen welke gebruikers of groepen toegang hebben tot bepaalde functies voor die map. U kunt de machtigingen voor een map bijvoorbeeld zo instellen dat alleen bepaalde gebruikers of groepen inhoud in die map kunnen publiceren. U kunt ook instellen dat voor een map dezelfde machtigingen gelden als voor de bovenliggende map. Wanneer de machtigingen voor de bovenliggende map worden gewijzigd, gelden de gewijzigde machtigingen ook voor alle onderliggende mappen. Als u machtigingen voor een bestand of map wilt maken of toewijzen, gaat u eerst naar het tabblad van de bibliotheek en opent u het bestand of de map vanaf dit tabblad. U kunt voorkomen dat in een machtigingsprofiel voor een bestand of map grote aantallen gebruikers worden weergegeven en beheerd door een machtigingssysteem op basis van groepen te gebruiken. Ga als volgt te werk om uw systeem te maken: Maak een map- en groepssysteem U kunt naar wens aan bepaalde groepen toegang verlenen tot delen van het systeem. Maak mappen en geef deze een beschrijvende naam Gebruik namen die de inhoud van de map beschrijven, zoals Inhoud Human Resources, Inhoud Productondersteuning enz.


Maak aangepaste groepen en geef deze een beschrijvende naam Gebruik namen die de machtigingen van een groep

beschrijven, zoals Inhoud Human Resources beheren, Gedeelde Inhoud weergeven enz. Wijs aan uw groepen machtigingstypen toe voor specifieke mappen of bestanden Wijs bijvoorbeeld aan de groep Inhoud Human Resources weergeven machtigingen toe voor het beheren van de map Human Resources in de map Gedeelde Inhoud. Maak gebruikers nadat u groepen hebt gemaakt Het is gemakkelijker om eerst groepen te maken en daarna gebruikers aan

de groepen toe te voegen. Voeg gebruikers toe aan groepen Voeg gebruikers toe aan de groepen waarvan zij deel moeten uitmaken om de benodigde

machtigingen te krijgen. Wanneer u uitzonderingen moet instellen, bijvoorbeeld om een gebruiker toegang tot bepaalde mappen te weigeren, kunt u een op de gebruiker gebaseerde machtigingsinstelling toewijzen. Deze gaat vóór de groepsmachtiging, zodat u er zeker van bent dat toegang wordt geweigerd. Aan een gebruiker toegewezen machtigingen gaan altijd voor op machtigingen die aan een groep zijn toegewezen (behalve voor leden van de groep Beheerders).

Aanwezigheidsmachtigingen in Connect Enterprise Elke Connect Enterprise-bibliotheek bevat aparte rollen voor de personen die informatie presenteren en voor de personen die de informatie ontvangen. Aan deze rollen zijn aanwezigheidsmachtigingen gekoppeld, die voor elke toepassing anders zijn. Aanwezigheidsmachtigingen voor de toepassing Vergaderingen

De volgende aanwezigheidsmachtigingen zijn gekoppeld aan de toepassing Vergaderingen: Gastheer Een gastheer stelt vergaderingen in, nodigt gasten uit, voegt inhoud uit de inhoudsbibliotheek toe, past de schermindeling van de vergaderruimte aan en wijst presentatoren deelnemersrollen toe aan de desbetreffende deelnemers. De gastheer kan daarnaast alle taken uitvoeren die presentatoren kunnen uitvoeren. Presentator Een presentator kan het bureaublad, vensters en toepassingen delen, tekstchat gebruiken, live-audio en -video

uitzenden en inhoud voor de deelnemers weergeven. De presentator heeft echter geen toegang tot de inhoudsbibliotheek. Deelnemer Een deelnemer kan de inhoud weergeven die door de presentator wordt getoond of gedeeld, de audio- en videouitzending van de presentator beluisteren of bekijken, tekstchat gebruiken en, indien hij of zij over de juiste machtigingen beschikt, audio en video uitzenden.

Aanwezigheidsmachtigingen voor de toepassing Inhoud

Voor de toepassing Inhoud bestaat geen aparte reeks aanwezigheidsmachtigingen. Voor de inhoudsbibliotheek worden machtigingen toegewezen voor het bestand of de map (zoals Beheren, Publiceren, Weergeven en Afgewezen). Aanwezigheidsmachtigingen voor de toepassing Training

De toepassing Training bestaat uit twee onderdelen: cursussen en studieprogramma's. Voor beide onderdelen bestaan twee aanwezigheidsmachtigingen: Ingeschreven en Afgewezen. Met Ingeschreven wordt een student aangegeven die door een trainingsmanager in een cursus of studieprogramma is geplaatst. Met Afgewezen wordt een gebruiker aangegeven aan wie toegang tot die cursus of dat studieprogramma is geweigerd. Een trainingsmanager gebruikt de machtiging Afgewezen meestal om een gebruiker uit te sluiten van een groepscursus (bijvoorbeeld wanneer die gebruiker al heeft deelgenomen aan deze cursus). Aanwezigheidsmachtigingen voor de toepassing Seminars

De aanwezigheidsmachtigingen voor seminars zijn gelijk aan die voor vergaderingen. Aanwezigheidsmachtigingen voor de toepassing Events

De aanwezigheidsmachtigingen voor gebeurtenissen zijn gelijk aan die voor vergaderingen. Voor gebeurtenissen is registratie vereist en voor gebeurtenissen bestaan daarom ook statusmachtigingen, die van toepassing zijn op de status van de registratie: Uitgenodigd Van toepassing op een persoon die is uitgenodigd door de gebeurtenismanager, maar die nog niet is

geregistreerd.


Afgewezen Van toepassing op een persoon wiens registratie door de gebeurtenisbeheerder is geweigerd. In afwachting van goedkeuring Van toepassing op een persoon wiens registratie nog niet is goedgekeurd door de

gebeurtenisbeheerder.

Zie ook “Informatie over bibliotheekmachtigingen” op pagina 14 “Prioriteiten bij meerdere machtigingen” op pagina 213

Groepsmachtigingen Informatie over groepen Als beheerder bent u verantwoordelijk voor het instellen van Connect Enterprise-gebruikersaccounts voor gebruikers en voor het toewijzen van deze gebruikers aan groepen. Wijs, indien mogelijk, gebruikers toe aan groepen en wijs vervolgens machtigingen toe op groepsniveau en niet aan individuele gebruikers. Dit betekent dat u groepen moet maken, maar een voordeel is wel dat het beheren van gebruiksaccounts gemakkelijker is wanneer u groepen beheert in plaats van individuele personen. U kunt groepen gebruiken voor de volgende handelingen:

• Aan groepen gebruikers de machtiging Beheren toewijzen voor verschillende mappen in de inhouds-, training-, vergaderings-, gebeurtenis- en seminarbibliotheken.

• Aan groepen gebruikers de machtiging Weergeven toewijzen voor mappen in de inhoudsbibliotheek. • Aan groepen gebruikers, die ook deel uitmaken van de groep Auteurs, de machtiging Publiceren toewijzen voor mappen in de inhoudsbibliotheek. Er zijn twee soorten groepen: geïntegreerde groepen en aangepaste groepen.

Zie ook “Informatie over aangepaste groepen” op pagina 220

Informatie over geïntegreerde groepen Connect Enterprise wordt geïnstalleerd met zeven geïntegreerde groepen: Beheerders, Auteurs, Studenten, Trainingsmanagers, Gebeurtenismanagers, Vergaderingsgastheren en Seminargastheren. (De geïnstalleerde groepen zijn afhankelijk van de aangeschafte accountfuncties. Zo wordt de groep Gebeurtenismanagers alleen geïnstalleerd als Events deel uitmaakt van de Connect Enterprise-account.) Voor elke groep geldt een specifieke reeks toegangsvereisten voor alle Connect Enterprise-bibliotheken. De beheerder (op bedrijfsniveau) wijst gebruikers en groepen toe aan de juiste geïntegreerde groepen. Dankzij lidmaatschap van een bepaalde geïntegreerde groep kunt u nieuwe exemplaren maken van de functie die aan die bibliotheek is gekoppeld, m.a.w. u kunt nieuwe bestanden maken. Dus als u een vergaderingsgastheer bent, kunt u nieuwe vergaderingen maken. De machtigingen die zijn ingesteld voor geïntegreerde groepen kunnen niet worden gewijzigd. Wanneer de beheerder gebruikers toewijst aan meer dan een van deze groepen, kan zich een conflict voordoen tussen verschillende machtigingstypen. Een gebruiker kan bijvoorbeeld zijn toegewezen aan een groep die geen toegang heeft tot een bepaalde map, en tegelijkertijd zijn toegewezen aan een andere groep die beschikt over de machtiging Beheren voor die map. Een dergelijk conflict kan worden opgelost aan de hand van de onderstaande regels voor prioriteiten bij meerdere machtigingen. Leden van geïntegreerde groepen hebben geen toegang tot de directory met de map Gedeeld van de bibliotheek waaraan zij zijn gekoppeld, tenzij u aan deze leden de machtiging Beheren toewijst. Hebben zij wel toegang tot die map, dan kunnen ze ook nieuwe exemplaren maken van de functie die aan de bibliotheek is gekoppeld: vergaderingen, cursussen,


gebeurtenissen enz., afhankelijk van de groep waartoe zij behoren. U kunt de machtiging Beheerder voor een map in de directory met de map Gedeeld ook toewijzen aan andere gebruikers die geen deel uitmaken van de geïntegreerde groep van die bibliotheek. Deze gebruikers kunnen mappen beheren, maar ze kunnen niets in die bibliotheek maken, omdat ze geen deel uitmaken van de geïntegreerde groep van die bibliotheek. De onderstaande tabel bevat een overzicht van de toegangsmachtigingen van elke groep voor elke Connect Enterprisebibliotheek: Groep

Inhoudsbibli otheek

Trainingsbibl Vergadering iotheek enbibliothee k

Seminarbibli otheek

Gebeurteniss Aanvullende enbliotheek machtiginge n

Beheerder

Alles behalve Publiceren

Beheren

Beheren

Beheren

Beheren

Gebruikers, groepen en gebruikersacc ounts beheren; inhoudsmapp en van alle gebruikers weergeven

Auteur

Publiceren/Be heren

Geen

Geen

Geen

Geen

Geen

Student

Geen

Geen

Geen

Geen

Geen

Geen

Trainingsman ager

Persoonlijke map beheren/publ iceren

Beheren

Geen

Geen

Geen

Geen

Vergaderings gastheer

Persoonlijke map beheren/publ iceren

Geen

Beheren

Geen

Geen

Geen

Gebeurtenism Geen anager

Geen

Geen

Geen

Beheren

Geen

Seminargasth eer

Geen

Geen

Beheren

Geen

Geen

Geen

Zie ook “Informatie over aangepaste groepen” op pagina 220 “Groepsleden toevoegen of verwijderen” op pagina 232

Groep Beheerders Beheerders hebben volledige controle over het hele Connect Enterprise-systeem. U kunt van iedere gebruiker een beheerder maken door hem of haar aan de groep Beheerders toe te voegen. Beheerders kunnen de volgende handelingen uitvoeren:

• De gebruikers en groepen in de Connect Enterprise-account beheren, waaronder gebruikers en groepen maken, verwijderen en bewerken.

• De inhoudsbibliotheek beheren, waaronder bestanden of mappen weergeven, verwijderen, verplaatsen en bewerken; rapporten voor bestanden weergeven; machtigingen voor bestanden of mappen instellen en nieuwe submappen maken.

• De trainingsbibliotheek beheren, waaronder bestanden of mappen weergeven, verwijderen, verplaatsen en bewerken; rapporten voor bestanden weergeven; machtigingen voor bestanden of mappen instellen en nieuwe submappen maken, evenals gebruikers inschrijven, meldingen sturen naar ingeschreven personen en herinneringen voor cursussen en studieprogramma's instellen.


• De vergaderingenbibliotheek beheren, waaronder bestanden of mappen weergeven, verwijderen, verplaatsen en bewerken; rapporten voor bestanden weergeven; machtigingen voor bestanden of mappen instellen en nieuwe submappen maken, evenals deelnemers toevoegen.

• De gebeurtenissenbibliotheek beheren, waaronder bestanden of mappen weergeven, verwijderen, verplaatsen en bewerken; rapporten voor bestanden weergeven; machtigingen voor bestanden of mappen instellen en nieuwe submappen maken, evenals deelnemers toevoegen, uitnodigingen verzenden en inhoud en e-mailopties wijzigen.

• De seminarbibliotheek beheren, waaronder bestanden of mappen weergeven, verwijderen, verplaatsen en bewerken; rapporten voor bestanden weergeven; machtigingen voor bestanden of mappen instellen en nieuwe submappen maken, evenals deelnemers toevoegen.

• Accountgegevens, -functies, -quota's en -rapporten weergeven, en, indien uw organisatie deze heeft optie aangeschaft, de weergave van Connect Enterprise aanpassen en afstemmen op uw organisatie. Leden van de groep Beheerders hebben machtigingen voor alle mogelijke handelingen. Machtigingen voor leden van de groep Beheerders kunnen niet worden overschreven door machtigingen voor individuele personen of door andere groepsmachtigingen.

Groep Auteurs Wanneer u een gebruiker aan deze groep toewijst, wordt in Connect Enterprise een map voor deze gebruiker gemaakt in de map Gebruiker in de inhoudsbibliotheek. (De snelkoppeling Mijn inhoud verwijst naar deze map.) Een lid van de groep Auteurs beschikt standaard alleen over de machtigingen Publiceren en Beheren voor zijn of haar map Mijn inhoud. Het aantal gebruikers dat u kunt toevoegen aan de groep Auteurs wordt beperkt door uw Connect Enterprise-account. Leden van de groep Auteurs kunnen alle onderstaande handelingen uitvoeren als zij beschikken over de machtiging Publiceren voor de opgegeven map:

• Inhoud en inhoudsmappen weergeven. • Inhoud publiceren en bijwerken. • E-mailberichten verzenden met koppelingen waarmee een melding naar de auteur wordt gestuurd zodra de ontvanger de koppeling opent.

Groep Trainingsmanagers Leden van de groep Trainingsmanagers zijn gebruikers die verantwoordelijk zijn voor het organiseren en coördineren van training. Wanneer u een gebruiker aan deze groep toewijst, wordt in Connect Enterprise een map voor deze gebruiker gemaakt in de map Gebruiker in de trainingsbibliotheek. (De snelkoppeling Mijn training verwijst naar deze map.) Standaard kan een trainingsmanager alleen zijn of haar map in de map Training gebruiker beheren. Een trainingsmanager kan de volgende handelingen uitvoeren:

• Zijn of haar eigen gebruikersmap in de trainingsbibiotheek beheren, alle functies voor bestandsbeheer uitvoeren, cursussen en studieprogramma's maken en beheren, gebruikers inschrijven, meldingen sturen naar ingeschreven personen en herinneringen instellen.

• Toegang verkrijgen tot mappen in de inhoudsbibliotheek. • Trainingsrapporten weergeven voor de cursussen of studieprogramma's die hij of zij heeft gemaakt. Als u niet alle machtigingen die zijn gekoppeld aan de groep Trainingsmanagers aan een gebruiker wilt toewijzen, kunt u meer beperkte machtigingen toewijzen aan de gebruiker of aan een groep waarvan de gebruiker deel uitmaakt.

Groep Gebeurtenismanagers Leden van de groep Gebeurtenismanagers kunnen gebeurtenissen maken en hun eigen mappen in de gebeurtenissenbibliotheek beheren.


Wanneer u een gebruiker aan deze groep toewijst, wordt in Connect Enterprise een map voor deze gebruiker gemaakt in de map Gebruiker in de gebeurtenissenbibliotheek. Gebeurtenismanagers kunnen alleen hun eigen map Mijn gebeurtenissen in de map Gebeurtenissen gebruiker beheren. Ze kunnen ook gebeurtenissen in de gedeelde mappen van de gebeurtenissenbibliotheek beheren, wanneer zij de gastheer van de gebeurtenis zijn en beschikken over de machtiging Beheren voor de map die de gebeurtenis bevat. Een gebeurtenismanager kan de volgende handelingen uitvoeren:

• Zijn of haar eigen gebruikersmap in de gebeurtenissenbibliotheek beheren, alle functies voor bestandsbeheer uitvoeren en alle aspecten van een gebeurtenis in deze map maken en beheren.

• Gebeurtenisrapporten weergeven. Als u niet alle machtigingen die zijn gekoppeld aan de groep Gebeurtenismanagers aan een gebruiker wilt toewijzen, kunt u meer beperkte machtigingen toewijzen aan de gebruiker of aan een groep waarvan de gebruiker deel uitmaakt.

Groep Vergaderingsgastheren Leden van de groep Vergaderingsgastheren maken vergaderingen. Wanneer u een gebruiker aan deze groep toewijst, wordt in Connect Enterprise een map voor deze gebruiker gemaakt in de map Gebruiker in de vergaderingenbibliotheek. Vergaderingsgastheren kunnen alleen hun eigen map Mijn vergaderingen in de map Vergaderingen gebruiker beheren. Ze kunnen ook vergaderingen in de gedeelde mappen van de vergaderingenbibliotheek beheren, wanneer zij de gastheer van de vergadering zijn en beschikken over de machtiging Beheren voor de map die de vergadering bevat. Een vergaderingsgastheer kan de volgende handelingen uitvoeren:

• Zijn of haar eigen map Vergaderingen gebruiker beheren, alle functies voor bestandsbeheer uitvoeren, vergaderingen maken en beheren, zoals aanwezigheidsmachtigingen voor presentatoren en deelnemers toevoegen, verwijderen en toewijzen; vergaderruimten maken en ordenen, een vergadering bewerken of de lijst met deelnemers aan een vergadering wijzigen.

• Vergaderingsrapporten weergeven. • Inhoud maken. • Inhoudsbestanden en mappen weergeven waarvoor zij toegangsmachtigingen hebben. • Inhoud publiceren en bijwerken. Als u niet alle machtigingen die zijn gekoppeld aan de groep Vergaderingsgastheren aan een gebruiker wilt toewijzen, kunt u meer beperkte machtigingen toewijzen aan de gebruiker of aan een groep waarvan de gebruiker deel uitmaakt.

Groep Seminargastheren Vanwege de manier waarop seminars zijn gelicentieerd, zijn de machtigingen voor seminargastheren anders dan die voor andere groepen. In tegenstelling tot andere bibliotheken, bevat de seminarbibliotheek geen omvattende map Gebruiker die al is voorzien van mappen voor de individuele gastheren. In plaats daarvan bestaat de seminarbibliotheek alleen uit de directory met de map Gedeeld, en elke map in deze directory komt overeen met een seminarlicentie die uw organisatie heeft aangeschaft. Alleen seminargastheren en beheerders kunnen deze mappen beheren. Er bestaat dus een verschil met de machtigingen voor de map Gedeeld van andere bibliotheken, waarin de beheerder de machtiging Beheren kan toewijzen aan gebruikers die geen deel uitmaken van de geïntegreerde groep die is gekoppeld aan de bibliotheek. Een verder verschil is dat een seminargastheer alle mappen in de seminarbibliotheek kan beheren. Seminargastheren kunnen de volgende handelingen uitvoeren:

• Alle mappen in de seminarbibliotheek beheren, alle functies voor bestandsbeheer uitvoeren, seminars maken en beheren, zoals aanwezigheidsmachtigingen voor presentatoren en deelnemers toevoegen, verwijderen en toewijzen; seminarruimten maken en ordenen, een seminar bewerken of de lijst met deelnemers aan een seminar wijzigen.

• Seminarrapporten weergeven.


Informatie over aangepaste groepen Aangepaste groepen zijn groepen die u zelf maakt. U kunt specifieke map- en bestandsmachtigingen voor de groep in de verschillende Connect Enterprise-bibliotheken definiëren. En aangezien een groep zowel gebruikers als andere groepen kan bevatten, kunt u machtigingen aan een aangepaste groep toewijzen door de groep toe te wijzen aan de juiste geïntegreerde groepen. Stel dat u een aangepaste groep genaamd Wereldwijd wilt maken, die een groep bevat voor elk land waarin uw bedrijf een vestiging heeft (Verenigde Staten, Duitsland enz.). Elke landgroep kan een groep bevatten voor elke vestiging in dat land (San Francisco, Boston enz.). Binnen elk van deze vestigingen kunt u meer groepen definiëren op basis van de verschillende functies in de vestiging, en vervolgens kunt u elk van deze groepen aan de gewenste geïntegreerde groep toewijzen. In dit voorbeeld hebt u een hiërarchische reeks groepen gemaakt (geneste groepen), omdat elke groep is opgenomen in de bovenliggende groep in de hiërarchie. Standaard gelden voor geneste groepen de machtigingen van de bovenliggende groep, maar u kunt deze machtigingen uitbreiden of beperken door aangepaste machtigingen voor deze groepen in te stellen in de desbetreffende bibliotheken.

Zie ook “Informatie over geïntegreerde groepen” op pagina 216

Gebruikers en groepen maken en beheren Gebruikers en groepen maken Als u nieuwe gebruikersaccounts wilt instellen, dient u vertrouwd te zijn met het machtigingensysteem. U kunt verschillende parameters voor de gebruikersaccount instellen, groepen maken en gebruikers toevoegen. Hieronder vindt u een overzicht van de workflow voor het instellen van gebruikersaccounts. 1. Pas zo nodig gebruikersprofielvelden aan.

Een gebruikersprofiel is een kenmerk van het Connect Enterprise-gebruikersprofiel van uw organisatie. De velden Voornaam, Achternaam en E-mail zijn verplichte velden en kunnen niet worden gewijzigd. U kunt echter wel andere vooraf gedefinieerde velden toevoegen, nieuwe velden maken en de volgorde van de velden in het gebruikersprofiel aanpassen. 2. Pas zo nodig de beleidsregels voor aanmelding en het wachtwoord aan.

U kunt regels instellen voor aanmelding en wachtwoorden, het verlopen van wachtwoorden en de opmaak en lengte van wachtwoorden. 3. Voeg gebruikers en groepen toe.

U kunt gebruikers en groepen toevoegen aan Connect Enterprise via LDAP (Lightweight Directory Access Protocol), bestanden met door komma's gescheiden waarden (CSV-bestanden) of door handmatig gebruikers of groepen te maken. Werken met groepen die via LDAP zijn toegevoegd In organisaties die gebruikmaken van LDAP, zijn alle

gebruikersgegevens in Connect Enterprise rechtstreeks afkomstig uit de gebruikersmap van het bedrijf. Dit geldt bijvoorbeeld voor aanmeldingsgegevens, namen en telefoonnummers. U bent waarschijnlijk niet betrokken bij het toevoegen van nieuwe gebruikers of groepen aan het systeem, omdat dit buiten Connect Enterprise Manager plaatsvindt. U moet gebruikers of groepen die via LDAP zijn toegevoegd echter nog wel handmatig toewijzen aan de geïntegreerde groep die aansluit op de functie van deze personen of groepen in het bedrijf. Gebruikers en groepen importeren via CSV-bestanden Met een CSV-bestand kunt u grote aantallen gebruikers en groepen

importeren. Wellicht bevat de map van uw organisatie een hulpprogramma voor het exporteren van gebruikers en groepen naar CSV-bestanden of u kunt zelf CSV-bestanden maken. U dient uw CSV-bestanden op te slaan in een specifieke indeling. Geïmporteerde gebruikers en groepen kunnen op precies dezelfde manier worden gewijzigd als gebruikers of groepen die handmatig zijn gemaakt.


Gebruikers en groepen handmatig toevoegen U kunt nieuwe gebruikers toewijzen aan een geïntegreerde groep of u kunt

aangepaste groepen maken die specifiek zijn voor uw organisatie. U kunt deze groepen het beste maken voordat u handmatig gebruikers maakt. 4. Stel machtigingen in.

Nadat u gebruikers en groepen hebt geïmporteerd of gemaakt, moet u machtigingen hiervoor instellen. Wanneer u gebruikers toevoegt aan de geïntegreerde groepen, beschikken deze groepen al over standaardmachtigingen, die specifiek van toepassing zijn op de mappen en bestanden in elke bibliotheek.

Gebruikersprofielvelden aanpassen Bij het aanpassen van gebruikersprofielvelden kunt u basisvelden en andere vooraf gedefinieerde velden toevoegen, aangepaste velden maken en velden verwijderen. U kunt u alle kenmerken van een veld wijzigen, een veld instellen als een verplicht veld of een opmerking toevoegen met een beschrijving van een veld. De gegevens in de gebruikersprofielvelden worden gebruikt voor het maken van het downloadbare gebruikersrapport over aangepaste velden. Dit rapport bevat de drie verplichte velden (Voornaam, Achternaam en E-mail) en de volgende acht velden die worden weergegeven onder de verplichte velden in het scherm Gebruikersprofiel aanpassen. Met de knoppen Omhoog en Omlaag kunt u de velden op de gewenste positie plaatsen en zo bepalen of deze al dan niet worden weergegeven in het gebruikersrapport over aangepaste velden. Basisgebruikersprofielvelden toevoegen

1 Klik op het tabblad Beheer boven in het venster Connect Enterprise Manager. 2 Klik op Gebruikers en groepen. 3 Klik op de koppeling Gebruikersprofiel aanpassen boven de lijst Gebruikers en groepen. De lijst met de gebruikersprofielvelden wordt weergegeven. De velden Voornaam, Achternaam en E-mail hebben een rode asterisk (*), waarmee wordt aangegeven dat dit verplichte velden zijn. 4 Schakel het selectievakje in voor de velden op deze pagina die u wilt opnemen in het Connect Enterprisegebruikersaccountprofiel. 5 Als u een onderdeel in de lijst omhoog of omlaag wilt verplaatsen, schakelt u het desbetreffende selectievakje in en klikt u op de knop Omhoog of Omlaag. Andere vooraf gedefinieerde velden toevoegen

1 Klik op het tabblad Beheer boven in het venster Connect Enterprise Manager. 2 Klik op Gebruikers en groepen. 3 Klik op de koppeling Gebruikersprofiel aanpassen boven de lijst Gebruikers en groepen. 4 Klik op de knop Vooraf gedefinieerd veld toevoegen. 5 Klik op het selectievakje van de velden die u wilt toevoegen. 6 Klik op Opslaan. 7 Als u een onderdeel in de lijst omhoog of omlaag wilt verplaatsen, schakelt u het desbetreffende selectievakje in en klikt u op de knop Omhoog of Omlaag. Een aangepast veld maken

1 Klik op het tabblad Beheer boven in het venster Connect Enterprise Manager. 2 Klik op Gebruikers en groepen. 3 Klik op de koppeling Gebruikersprofiel aanpassen boven de lijst Gebruikers en groepen. 4 Klik op de knop Nieuw veld. 5 Voer een naam in voor dit veld.


Typ desgewenst een opmerking in het tekstinvoervak Opmerking. U kunt bij Veldtype ook het selectievakje Verplicht inschakelen als u dit veld wilt instellen als een verplicht veld. 6 Klik op Opslaan. 7 Als u een onderdeel in de lijst omhoog of omlaag wilt verplaatsen, schakelt u het desbetreffende selectievakje in en klikt u op de knop Omhoog of Omlaag. Een gebruikersprofielveld aanpassen

1 Klik op het tabblad Beheer boven in het venster Connect Enterprise Manager. 2 Klik op Gebruikers en groepen. 3 Klik op de koppeling Gebruikersprofiel aanpassen boven de lijst Gebruikers en groepen. 4 Klik op de naam van het veld dat u wilt aanpassen om dit te openen. 5 Voer een van de volgende handelingen uit:

• Wijzig de naam van het veld. (U kunt een naam wel wijzigen, maar niet verwijderen.) • Typ, wijzig of verwijder een opmerking in het tekstinvoerveld Opmerking. • Schakel het selectievakje Verplicht bij Veldtype in of uit. 6 Klik op Opslaan. Een gebruikersprofielveld verwijderen

1 Klik op het tabblad Beheer boven in het venster Connect Enterprise Manager. 2 Klik op Gebruikers en groepen. 3 Klik op de koppeling Gebruikersprofiel aanpassen boven de lijst Gebruikers en groepen. 4 Schakel de selectievakjes in voor de velden die u wilt verwijderen. 5 Klik op Verwijderen. 6 Klik op de pagina waar u het verwijderen moet bevestigen op Verwijderen als u deze velden wilt verwijderen of op Annuleren als u de bewerking wilt annuleren. Gasten omzetten in volledige Connect Enterprise-gebruikers of volledige gebruikers omzetten in gasten

U kunt gasten omzetten in volledige Connect Enterprise-gebruikers of volledige gebruikers omzetten in gasten. Dit is bijvoorbeeld handig wanneer u een Connect-gebeurtenis hebt gehouden waarvoor zich veel gebruikers hebben ingeschreven, die u nu wilt omzetten in volledige gebruikers. Het onderscheid tussen gasten en volledige gebruikers kan belangrijk zijn, omdat alleen volledige gebruikers zich kunnen aanmelden bij de Connect Enterprise-beheersite. Gasten kunnen dit niet. Volledige gebruikers worden bovendien weergegeven in aanmeldings- en machtigingslijsten. Opmerking: in vorige versies van Connect Enterprise konden gasten worden toegevoegd door invoer van hun e-mailadres. Nu moeten gasten een voornaam, achternaam en e-mailadres opgeven. Bij het importeren van een lijst met gasten (meestal met gebruik van een CSV-bestand) moet nu ook een voornaam, achternaam en e-mailadres worden gebruikt. 1 Selecteer het tabblad Beheer in Connect Enterprise Manager. 2 Selecteer Gebruikers en groepen. 3 Klik op Gasten beheren. 4 Selecteer een gast in de lijst Huidige gasten of selecteer een gebruiker in de lijst Huidige gebruikers. 5 Klik op Omzetten in gebruiker of Omzetten in gast.


U kunt gasten omzetten in volledige Connect Enterprise-gebruikers of u kunt gebruikers omzetten in gasten.

Parameters voor aanmelding en wachtwoorden beheren Met de koppeling Aanmelding- en wachtwoordregels bewerken op het tabblad Beheer kunt u uw regels voor aanmelding en wachtwoorden aanpassen conform de regels van uw bedrijf. De beleidsregels die u instelt, zijn uniek en gelden voor de volledige Connect Enterprise-toepassing. 1 Klik op het tabblad Beheer boven in het venster Connect Enterprise Manager. 2 Klik op Gebruikers en groepen. 3 Klik op Aanmelding- en wachtwoordregels bewerken. 4 Voer de gewenste wijzigingen in. Aanmeldingsbeleid (Optioneel) Geef op of de Connect Enterprise-aanmelding gelijk moet zijn aan het e-mailadres van de

gebruiker. Iedere gebruiker moet een unieke aanmelding hebben. Wachtwoord verloopt na (Optioneel) Geef op hoe lang een wachtwoord geldig is. Als u geen waarde invoert, verlopen

wachtwoorden niet. Wachtwoordteken (Optioneel) Geef een teken op dat in alle wachtwoorden moet worden gebruikt. Wachtwoordcijfer (Optioneel) Geef op of het wachtwoord een cijfer moet bevatten. Wachtwoordhoofdletter (Optioneel) Geef op of het wachtwoord een hoofdletter moet bevatten. Wachtwoordlengte (Vereist) Geef een minimum- en maximumlengte voor het wachtwoord op. (De laagst mogelijke

waarde is 4 en de hoogst mogelijke waarde is 32.) 5 Klik op Opslaan.

Gebruikers toevoegen met CSV-bestanden U kunt CSV-bestanden gebruiken wanneer u bepaalde gebruikers in uw bedrijf niet wilt toevoegen aan een groep of als u op een later tijdstip handmatig een aangepaste groep voor deze gebruikers wilt maken. Voordat u deze procedure kunt uitvoeren, moet u een CSV-gebruikersbestand maken voor de individuele gebruikers die u aan uw Connect Enterprise- systeem wilt toevoegen. Voor de gebruikersgegevens in het CSV-bestand dat u maakt, moet de volgende indeling worden gebruikt:

voornaam,

achternaam,

aanmelding,

e-mail,

wachtwoor d

Maria,

Beets,

[email protected],

[email protected],

privé1

Robert,

Blatt,

[email protected],

[email protected],

privé1


Ron,

Bloem,

[email protected],

[email protected],

privé1

Karel,

Bond,

kbond4,@mijnbedrijf.nl,

[email protected],

privé1

Jennifer,

Caspers,

[email protected],

[email protected],

privé1

Hieronder vindt u extra tips voor het gebruik van CSV-bestanden:

• Vanwege beperkingen van de browser, kunt u bij het toevoegen van grote aantallen gebruikers beter meerdere kleinere CSV-bestanden maken in plaats van één groot CSV-bestand.

• Het bestand mag geen lege regels bevatten. Als het CSV-bestand lege regels bevat, mislukt het importeren. • Namen die een komma bevatten, moeten tussen aanhalingstekens worden gezet. De naam Jan Smit, Jr., moet in het CSVbestand komen te staan als “Jan Smit, Jr.”. Als geen aanhalingstekens worden gebruikt, wordt het bestand niet goed geïmporteerd.

• Als u een aangepast veld wilt opgeven, is de juiste headerindeling in het CSV-bestand x- (bijvoorbeeld x-45704960). U kunt de veld-id verkrijgen van de CXML API-aanroepen custom-fields of acl-field-list, of u kunt klikken op het veld Aangepaste gebruiker in Enterprise Manager en de id in de URL controleren.

• Voor de gebruikersgegevens in het CSV-bestand moet rekening worden gehouden met de beleidsregels voor aanmelding en wachtwoorden. Als de aanmelding bijvoorbeeld is ingesteld op het e-mailadres, moet voor de aanmeldings- en emailkolommen in het CSV-bestand dezelfde instelling worden gebruikt. Of wanneer beleidsregels voor wachtwoorden (bepaalde lengte, indeling, speciale tekens enz.) van toepassing zijn, moeten deze ook worden toegepast in het CSVbestand. Als beleidsregels niet worden aangehouden, kan zich een fout voordoen en wordt het CSV-bestand niet op de juiste wijze geïmporteerd.

Een CSV-bestand voor gebruikers importeren 1 Klik op het tabblad Beheer boven in het venster Connect Enterprise Manager. 2 Klik op Gebruikers en groepen. 3 Klik op de koppeling Importeren boven de lijst met gebruikers en groepen. 4 Selecteer Nieuwe gebruikers maken. 5 Blader onder de balk Te importeren bestand selecteren naar het CSV-bestand dat u wilt importeren. 6 Klik op de knop Uploaden. Wanneer zich fouten voordoen, worden de eerste tien fouten als rode tekst weergegeven. (Fouten met betrekking tot dubbele gebruikersaanmelding/e-mailadressen worden niet gemeld.) Voer de benodigde correcties in en importeer het bestand opnieuw; herhaal vervolgens stap 3-6. 7 Stel machtigingen voor deze gebruikers in.

Zie ook “Handmatig een aangepaste groep maken” op pagina 227 “Aangepaste machtigingen voor de Connect Enterprise-bibliotheken instellen” op pagina 229

Een CSV-bestand voor gebruikers importeren met behulp van bestanden zonder UTF-8codering U kunt een CSV-bestand voor gebruikers importeren met behulp van bestanden zonder UTF-8-codering. Wanneer u een bestand zonder UTF-8-codering importeert, moet u de juiste coderingsparameter toevoegen aan de URL voor het importeren. 1 Klik op het tabblad Beheer boven in het venster Connect Enterprise Manager. 2 Klik op Gebruikers en groepen. 3 Klik op de koppeling Importeren boven de lijst met gebruikers en groepen.


4 Controleer de URL in de adresregel van de browser. De URL moet er min of meer als volgt uitzien http:///admin/administration/user/import. 5 Klik aan het einde van de URL in de adresregel van de browser en voeg “?encoding=” toe aan het adres. De URL moet er nu zo uitzien: http:///admin/administration/user/import?encoding=. Specifieke voorbeelden zijn:

• http:///admin/administration/user/import?encoding=sjis • http:///admin/administration/user/import?encoding=euc_kr 6 Klik op Enter nadat u de URL in de adresregel hebt aangepast. 7 Selecteer Nieuwe gebruikers maken. 8 Blader onder de balk Te importeren bestand selecteren naar het CSV-bestand dat u wilt importeren. 9 Klik op de knop Uploaden. Wanneer zich fouten voordoen, worden de eerste tien fouten als rode tekst weergegeven. (Fouten met betrekking tot dubbele gebruikersaanmelding/e-mailadressen worden niet gemeld.) Voer de benodigde correcties in en importeer het bestand opnieuw. 10 Stel machtigingen in voor deze gebruikers. Zie “Aangepaste machtigingen voor de Connect Enterprise-bibliotheken instellen” op pagina 229 voor meer informatie.

Een CSV-bestand voor groepen importeren Met de importeeroptie voor groepen kunt u groepen importeren in de Connect Enterprise-database. Nadat u het CSVbestand voor groepen hebt geïmporteerd, kunt u nieuwe gebruikers aan de groepen toewijzen. U hoeft geen van de geïntegreerde groepen te importeren; deze zijn vooraf geïnstalleerd en worden automatisch in de lijst weergegeven. Sla het gemaakte CSV-bestand op in een indeling die compatibel is met Connect Enterprise. De vereiste kolomkopregels in het CSV-bestand zijn naam en beschrijving. Hieronder wordt een voorbeeld gegeven van een CSV-bestand voor groepen dat kan worden aangepast voor Connect Enterprise: name, description group1, test1 group2, test2

1 Klik op het tabblad Beheer boven in het venster Connect Enterprise Manager. 2 Klik op Gebruikers en groepen. 3 Klik op de koppeling Importeren boven de lijst. 4 Selecteer onder de balk Importtype selecteren de optie Nieuwe groepen maken. 5 Blader onder de balk Te Importeren bestand selecteren naar het CSV-bestand dat u wilt importeren. 6 Klik op de knop Uploaden. Wanneer zich fouten voordoen, worden de eerste tien fouten als rode tekst weergegeven. Voer de benodigde correcties in en importeer het bestand opnieuw; herhaal vervolgens stap 3-6. 7 Ga verder met “Een CSV-bestand voor gebruikers importeren” op pagina 224 of “Groepsleden toevoegen of verwijderen” op pagina 232. 8 Nadat u groepen hebt toegevoegd en gebruikers aan de groepen hebt toegewezen, dient u machtigingen voor de Connect Enterprise-bibliotheken in te stellen voor de groepen. Zie “Aangepaste machtigingen voor de Connect Enterprisebibliotheken instellen” op pagina 229 voor meer informatie.

Een CSV-bestand voor gebruikers importeren en gebruikers aan groepen toevoegen Met deze optie kunt u nieuwe gebruikers importeren en toevoegen aan een geïntegreerde of eerder gemaakte groep. De namen van de geïntegreerde groepen worden in het menu voor groepselectie weergegeven als standaardgroepen. Nadat u handmatig een groep hebt gemaakt, wordt de naam van de groep ook in het menu weergegeven. U kunt vervolgens met de


importeeroptie grote aantallen gebruikers aan meerdere groepen toewijzen. U kunt echter slechts één groep selecteren voor de gebruikers die u uit één CSV-bestand hebt geïmporteerd. Dit betekent dat u een apart CSV-bestand moet maken voor elke reeks gebruikers die u aan een bepaalde groep wilt toevoegen. Nadat u deze gebruikers hebt geïmporteerd, kunt u het volgende doen:

• Deze gebruikers toewijzen aan extra groepen of de hele groep toewijzen aan een andere groep. Aangezien u zowel groepen als gebruikers aan een bestaande groep kunt toevoegen, kunt u aan de hand van deze procedure de groep met de zojuist geïmporteerde gebruikers aan een andere groep toewijzen. U kunt bijvoorbeeld nieuwe gebruikers importeren in één afdeling in uw organisatie en deze gebruikers toewijzen aan de groep Verkoop en promotie. Wanneer u nu aan hen de machtiging Publiceren wilt toekennen voor de inhoudsbibliotheek, kunt u de volledige groep Verkoop en promotie toewijzen aan de groep Auteurs.

• U kunt de machtigingen voor de groep of voor bepaalde personen in een groep uitbreiden of beperken door de gewenste machtigingen in te stellen in de desbetreffende bibliotheken. Als u bijvoorbeeld de machtiging Publiceren voor een specifieke reeks mappen in de inhoudsbibliotheek niet wilt toekennen aan bepaalde personen van de afdeling Verkoop en promotie, kunt u aan deze personen voor deze mappen de machtiging Afgewezen toekennen. Het onderstaande voorbeeld toont de minimale gebruikersgegevens die nodig zijn voor het CSV-bestand. U kunt andere gegevens toevoegen in het CSV-bestand als u andere gebruikerseigenschappen vooraf van gegevens wilt voorzien. Voor de gebruikersgegevens in het CSV-bestand dat u maakt, moet de volgende indeling worden gebruikt: voornaam,

achternaam,

aanmelding,

e-mail,

wachtwoor d

Maria,

Beets,

[email protected],

[email protected],

privé1

Robert,

Blatt,

[email protected],

[email protected],

privé1

Ron,

Bloem,

[email protected],

[email protected],

privé1

Karel,

Bond,

kbond4,@mijnbedrijf.nl,

[email protected],

privé1

Jennifer,

Caspers,

[email protected],

[email protected],

privé1

1 Klik op het tabblad Beheer boven in het venster Connect Enterprise Manager. 2 Klik op Gebruikers en groepen. 3 Klik op de koppeling Importeren boven de lijst met gebruikers en groepen. 4 Selecteer onder de balk Importtype selecteren Nieuwe gebruikers maken en deze aan een groep toevoegen. 5 Blader onder de balk Te Importeren bestand selecteren naar het CSV-bestand dat u wilt importeren. 6 Klik op de knop Uploaden. Wanneer het CSV-bestand de namen bevat van groepen die zich al in het systeem bevinden, worden deze genegeerd. Wel wordt in een bericht gemeld dat dubbele groepen zijn aangetroffen. 7 Voeg de nieuwe gebruikers toe aan een groep. Zie “Groepsleden toevoegen of verwijderen” op pagina 232 voor meer informatie. 8 Stel machtigingen in voor deze gebruikers. Zie “Aangepaste machtigingen voor de Connect Enterprise-bibliotheken instellen” op pagina 229 voor meer informatie.

Bestaande gebruikers aan groepen toevoegen door een CSV-bestand te importeren 1 Klik op het tabblad Beheer boven in het venster Connect Enterprise Manager. 2 Klik op Gebruikers en groepen. 3 Klik op de koppeling Importeren boven de lijst. 4 Klik onder Importtype selecteren op Bestaande gebruikers aan een groep toevoegen. 5 Selecteer een groep in het pop-upmenu naast de optie Bestaande gebruikers aan een groep toevoegen. 6 Blader onder de balk Te Importeren bestand selecteren naar het CSV-bestand dat u wilt importeren.


7 Klik op de knop Uploaden.

Handmatig een aangepaste groep maken Handmatig gemaakte groepen worden aangepaste groepen genoemd. Een groep kan zowel gebruikers als andere groepen bevatten. Dit betekent dat u niet alleen geïntegreerde groepen en andere aangepaste groepen, maar ook gebruikers aan de aangepaste groep kunt toevoegen. Nadat u een aangepaste groep hebt gemaakt, kunt u hier gewoon gebruikers aan toevoegen wanneer u elke nieuwe gebruikersaccount instelt, of u kunt de optie voor het importeren van een CSV-bestand gebruiken als u grote aantallen gebruikers aan de groep wilt toevoegen. 1 Klik op het tabblad Beheer boven in het venster Connect Enterprise Manager. 2 Klik op Gebruikers en groepen. 3 (Optioneel) Ga na of de groep al bestaat door de naam van de groep in te voeren in het tekstinvoervak Zoeken onder aan de lijst. Als de groep al bestaat, wordt deze weergegeven. Bestaat de groep niet, dan verschijnt een lege lijst. Klik op Wissen om terug te keren naar de pagina met de lijst. 4 Klik op de knop Nieuwe groep onder aan de lijst. 5 Voer een naam en beschrijving voor de nieuwe groep in. 6 Klik op Volgende als u leden aan de groep wilt toevoegen. Ga naar stap 10 als u deze groep wilt toevoegen zonder er leden aan toe te voegen. 7 Selecteer in de lijst Mogelijke groepen iedere gebruiker en elke groep die u aan deze groep wilt toewijzen. Ga hierbij als volgt te werk:

• Houd Ctrl ingedrukt en klik of houd Shift ingedrukt en klik als u meerdere gebruikers of groepen wilt selecteren. • Dubbelklik op de naam van een groep om de groep uit te breiden en individuele namen te selecteren; dubbelklik op Eén niveau omhoog in de lijst als u de gewenste selecties hebt gemaakt en u wilt terugkeren naar de oorspronkelijke lijst.

• Klik op Zoeken onder aan de lijst als u wilt zoeken naar een naam in de lijst. Voer de naam in om deze weer te geven in de lijst en selecteer de naam vervolgens in het venster. 8 Klik op Toevoegen. Als u een toegevoegde naam wilt verwijderen, selecteert u de naam en klikt u op Verwijderen. 9 Herhaal stap 3 tot en met 8 voor elke groep die u wilt toevoegen. 10 Klik op Beëindigen. 11 Klik op de knop Groepslidmaatschap weergeven om de groepsleden weer te geven en zo nodig wijzigingen aan te brengen.

Zie ook “Een CSV-bestand voor gebruikers importeren” op pagina 224

Handmatig een gebruiker maken Wanneer u nieuwe gebruikers toevoegt, moet u een nieuw wachtwoord opgeven waarmee de gebruikers zich kunnen aanmelden bij Connect Enterprise. Dit wachtwoord wordt in een e-mailbericht naar de gebruiker gestuurd. (Desgewenst kunt u een optie selecteren waarmee de gebruiker wordt gevraagd het wachtwoord te wijzigen nadat hij of zij zich voor het eerst heeft aangemeld.) U kunt ook instellingen voor audioconferenties toevoegen voor gebruikers. Nadat u een gebruiker hebt gemaakt, kunt u een manager voor de gebruiker selecteren. (Een gebruiker kan slechts één manager hebben.) Als de gebruiker die u hebt gemaakt, een manager is, kunt u teamleden aan hem of haar toewijzen. De manager kan rapportgegevens voor teamleden weergeven met de optie Managerrapporten op het tabblad Start.


Zie ook “Een CSV-bestand voor gebruikers importeren” op pagina 224 Een nieuwe gebruiker maken

1 Klik op het tabblad Beheer boven in het venster Connect Enterprise Manager. 2 Klik op Gebruikers en groepen. 3 Klik op de knop Nieuwe gebruiker onder aan de lijst. 4 Voer de achternaam, voornaam en het e-mailadres van de nieuwe gebruiker in. Voeg zo nodig extra gegevens in, zoals de naam of het adres van het bedrijf. 5 Typ in het tekstvak Nieuw wachtwoord een nieuw wachtwoord dat u in een e-mail naar deze gebruiker wilt sturen, en voer het wachtwoord ter bevestiging nogmaals in. Wanneer de gebruiker een e-mailadres heeft, laat u het selectievakje Stuur de nieuwe gebruiker een e-mail met accountgegevens, aanmeldingsgegevens en een wachtwoord ingeschakeld. Schakel het selectievakje uit als de gebruiker geen e-mail heeft. 6 (Optioneel) In stap 5 geeft u een wachtwoord op waarmee gebruikers zich de eerste keer kunnen aanmelden. Selecteer de optie Vraag de gebruiker om het wachtwoord te wijzigen na de volgende aanmelding als u wilt dat gebruikers hun wachtwoord wijzigen nadat zij zich voor het eerst hebben aangemeld. 7 (Optioneel) Geef desgewenst instellingen voor audioconferenties op in de daarvoor bestemde tekstvakken. 8 Klik op Volgende als u deze gebruiker aan een of meerdere groepen wilt toewijzen. Ga naar stap 11 als u deze gebruiker niet aan groepen wilt toewijzen. 9 Selecteer in de lijst Mogelijke groepen elke groep waaraan u deze gebruiker wilt toewijzen. Ga hierbij als volgt te werk:

• Houd Ctrl ingedrukt en klik of houd Shift ingedrukt en klik als u meerdere groepen wilt selecteren. • Dubbelklik op de naam van een groep om de groep uit te breiden en individuele namen te selecteren; dubbelklik op Eén niveau omhoog in de lijst als u de gewenste selecties hebt gemaakt en u wilt terugkeren naar de oorspronkelijke lijst.

• Klik op Zoeken onder in het venster als u wilt zoeken naar een naam in de lijst. Voer de naam in om deze weer te geven in de lijst en selecteer de naam. 10 Klik op Toevoegen. 11 Klik op Beëindigen. Teamleden voor een gebruiker toevoegen

1 Klik op het tabblad Beheer boven in het venster Connect Enterprise Manager. 2 Klik op Gebruikers en groepen. 3 Selecteer de naam van de gebruiker en klik op Informatie onder aan de lijst. Klik zo nodig op Zoeken en typ de naam van de gebruiker in het tekstvak Zoeken om de naam te zoeken in de lijst. 4 Klik op de koppeling Teamleden bewerken om teamleden voor deze gebruiker te selecteren. 5 Selecteer in de lijst Mogelijke gebruikers ieder teamlid dat u aan deze gebruiker wilt toewijzen. Ga hierbij als volgt te werk:

• Houd Ctrl ingedrukt en klik of houd Shift ingedrukt en klik als u meerdere gebruikers wilt selecteren. • Klik op Zoeken onder in het venster als u wilt zoeken naar een naam in de lijst. Voer de naam in om deze weer te geven in de lijst en selecteer de naam. 6 Klik op Toevoegen. Als u een toegevoegd teamlid wilt verwijderen, selecteert u het teamlid en klikt u op Verwijderen; als u meer teamleden wilt toevoegen, herhaalt u stap 5 en 6.


Aangepaste machtigingen voor de Connect Enterprise-bibliotheken instellen Nadat u als beheerder gebruikers in een aangepaste groep hebt gemaakt of geïmporteerd, kunt u machtigingen voor de groep instellen. U kunt dit doen door de gebruikers toe te wijzen aan een of meerdere geïntegreerde groepen, ongeacht of u de gebruikers handmatig hebt gemaakt of de functie voor het importeren van CSV-bestanden hebt gebruikt. Ongeacht de wijze waarop u deze gebruikers aan de geïntegreerde groepen toevoegt, wilt u wellicht de toegang van deze groep tot een bepaalde bibliotheek uitbreiden of beperken. Hiertoe gaat u naar het tabblad waar u de groep wilt toevoegen (Inhoud, Vergaderingen, Training, Gebeurtenissenbeheer of Seminarruimten) en voegt u de groep toe aan de desbetreffende mappen op dat tabblad. Individuele personen met de machtiging Beheren in de Connect Enterprise-bibliotheken kunnen machtigingen toewijzen voor hun eigen mappen of bestanden, maar de beheerder is verantwoordelijk voor het toewijzen van machtigingen voor de map Gedeeld.

Zie ook “Informatie over bibliotheekmachtigingen” op pagina 14 “Informatie over geïntegreerde groepen” op pagina 216

Accounts aanpassen Gebruikers en groepen aanpassen De beheerder is verantwoordelijk voor het onderhouden van alle aspecten van Connect Enterprise-gebruikersaccounts. Hiertoe behoort het wijzigen van gebruikersgegevens, managers, teamleden en groepslidmaatschappen. Beheerders verwijderen daarnaast gebruikersaccounts. U kunt ook gegevens van bestaande groepen aanpassen. U kunt de naam, beschrijving, machtigingen en het lidmaatschap van een groep wijzigen, en groepen verwijderen. Daarnaast kunt u de namen van geïntegreerde groepen wijzigen; dit wordt echter afgeraden, omdat ondersteuning hierdoor moeilijker wordt. U kunt de beschrijvingen en de groepslidmaatschappen van geïntegreerde groepen wijzigen, maar u kunt geen andere machtigingen voor deze groepen instellen. Als u machtigingen voor een bestaande gebruiker of groep wilt wijzigen, moet u zich bevinden in de bibliotheek waarvoor deze machtigingen bestaan. Aangezien machtigingen worden toegewezen aan mappen en bestanden, moet u bij corresponderende bestanden in verschillende bibliotheken eveneens de machtigingen voor alle relevante mappen in die bibliotheken wijzigen. Als u bijvoorbeeld de machtigingen van een groep voor een bepaalde map in de vergaderingenbibliotheek wijzigt, en de vergadering maakt gebruik van een presentatie in een map in de inhoudsbibliotheek, moet u ook de machtigingen van de groep voor die map in de inhoudsbibliotheek wijzigen. U kunt afzonderlijke machtigingen instellen voor elke map in Connect Enterprise Manager. Als u de machtigingen voor een bestand of map wilt weergeven of wijzigen, moet u het bestand of de map openen. Klik hiertoe op het tabblad voor de bibliotheek waarvan u de bestands- of mapmachtigingen wilt wijzigen.

Gebruikersgegevens bewerken Als beheerder kunt u de onderdelen van de Connect Enterprise-account van een gebruiker aanpassen. U kunt het emailadres, de naam, aanmelding, gegevens voor audioconferenties, het groepslidmaatschap, de manager en teamleden van een gebruiker wijzigen, plus alle andere gegevens die u aan aangepaste gebruikersprofielvelden hebt toegevoegd. U kunt het wachtwoord van deze gebruiker echter niet wijzigen. Hoewel u een tijdelijk wachtwoord aan een nieuwe gebruiker kunt toewijzen wanneer u de account voor deze gebruiker maakt, kunt u dit wachtwoord naderhand niet wijzigen. Dit is zelfs het geval wanneer een gebruiker zijn of haar wachtwoord is vergeten; de gebruiker moet dan klikken op de koppeling “Wachtwoord vergeten? Hier klikken” wanneer hij of zij zich aanmeldt bij Connect Enterprise. Het wachtwoord van een andere gebruiker kan door niemand worden gewijzigd. U kunt alleen uw eigen wachtwoord wijzigen.


Gebruikersgegevens wijzigen

1 Klik op het tabblad Beheer boven in het venster Connect Enterprise Manager. 2 Klik op Gebruikers en groepen. 3 Selecteer de naam van de gebruiker en klik op Informatie onder aan de lijst. Klik zo nodig op Zoeken en typ de naam van de gebruiker in het tekstvak Zoeken om de naam te zoeken in de lijst. 4 In het gebied Aanmelding en wachtwoord zijn de volgende opties beschikbaar:

• Klik op Een koppeling verzenden voor het opnieuw instellen van het wachtwoord van deze gebruiker als u een koppeling naar een gebruiker wilt versturen waarmee de gebruiker zijn of haar wachtwoord opnieuw kan instellen. U ontvangt een bevestiging nadat de e-mail is verstuurd. Klik op OK om terug te keren naar de pagina Gebruikersgegevens.

• Klik op Tijdelijk wachtwoord voor deze gebruiker instellen als u een tijdelijk wachtwoord wilt instellen dat u rechtstreeks (bijvoorbeeld via de telefoon) aan de gebruiker kunt doorgeven. De pagina met het tijdelijke wachtwoord wordt met een door het systeem gegenereerd wachtwoord voor deze gebruiker weergegeven. Klik op Opslaan om terug te keren naar de pagina Gebruikersgegevens. 5 Klik op de koppeling Informatie bewerken. 6 Bewerk de gewenste velden. 7 Klik op Opslaan. De manager van een gebruiker wijzigen

1 Klik op het tabblad Beheer boven in het venster Connect Enterprise Manager. 2 Klik op Gebruikers en groepen. 3 Selecteer de naam van de gebruiker en klik op Informatie onder aan de lijst. Klik zo nodig op Zoeken en typ de naam van de gebruiker in het tekstvak Zoeken om de naam te zoeken in de lijst. 4 Klik op de koppeling Manager selecteren. 5 Selecteer in de lijst Mogelijke managers de manager aan wie u deze gebruiker wilt toewijzen. Klik op Zoeken onder in het venster als u wilt zoeken naar een naam in de lijst. Voer de naam in om deze weer te geven in de lijst en selecteer de naam. 6 Klik op de knop Manager instellen. Als u deze manager uit de lijst wilt verwijderen, selecteert u de naam en klikt u op Manager verwijderen; herhaal stap 5 en 6 als u de manager wilt vervangen. Een gebruiker aan een groep toewijzen

1 Klik op het tabblad Beheer boven in het venster Connect Enterprise Manager. 2 Klik op Gebruikers en groepen. 3 Selecteer de naam van de gebruiker en klik op Informatie onder aan de lijst. Klik zo nodig op Zoeken en typ de naam van de gebruiker in het tekstvak Zoeken om de naam te zoeken in de lijst. 4 Klik op de koppeling Lidmaatschap groep bewerken. 5 Selecteer in de lijst Mogelijke groepen elke groep waaraan u deze gebruiker wilt toewijzen. Ga hierbij als volgt te werk:

• Houd Ctrl ingedrukt en klik of houd Shift ingedrukt en klik als u meerdere groepen wilt selecteren. • Dubbelklik op de naam van een groep om de groep uit te breiden en individuele namen te selecteren; dubbelklik op Eén Niveau Omhoog in de lijst als u de gewenste selecties hebt gemaakt en u wilt terugkeren naar de oorspronkelijke lijst.

• Klik op Zoeken onder in het venster als u wilt zoeken naar een naam in de lijst. Voer de naam in om deze weer te geven in de lijst en selecteer de naam. 6 Klik op Toevoegen. Als u een groep uit dit venster wilt verwijderen, selecteert u de groep en klikt u op Verwijderen.


Een gebruiker uit een groep verwijderen

1 Klik op het tabblad Beheer boven in het venster Connect Enterprise Manager. 2 Klik op Gebruikers en groepen. 3 Selecteer de naam van de gebruiker en klik op Informatie onder aan de lijst. Klik zo nodig op Zoeken en typ de naam van de gebruiker in het tekstvak Zoeken om de naam te zoeken in de lijst. 4 Klik op de koppeling Lidmaatschap groep bewerken. 5 Selecteer in het venster Huidig groepslidmaatschap de groep waaruit u deze gebruiker wilt verwijderen. Ga hierbij als volgt te werk:

• Houd Ctrl ingedrukt en klik of houd Shift ingedrukt en klik als u meerdere groepen wilt selecteren. • Klik op Zoeken onder in het venster als u wilt zoeken naar een naam in de lijst. Voer de naam in om deze weer te geven in de lijst en selecteer de naam. 6 Klik op Verwijderen.

Een gebruikersaccount verwijderen Als beheerder kunt u elke gewenste Connect Enterprise-gebruikersaccount verwijderen. Nadat een gebruikersaccount is verwijderd, wordt deze gebruiker definitief uit het systeem verwijderd en gebeurt het volgende:

• De gebruiker wordt verwijderd uit alle groepslijsten. • De gebruiker wordt verwijderd uit de lijst met ingeschreven personen voor alle cursussen. • Rapporten voor de gebruiker zijn niet meer beschikbaar. • Bij alle gebruikers voor wie de te verwijderen gebruiker was ingesteld als manager, is het veld Manager nu leeg. • Als de te verwijderen gebruiker inhoud heeft gemaakt, moet een andere gebruiker worden toegewezen voor het beheren van deze inhoud. Als de gebruiker lid is van een geïntegreerde groep, krijgt de groep één lid terug. Bijvoorbeeld: als gebruiker A lid is van de groep Auteurs en gebruiker A wordt verwijderd, krijgt de groep Auteurs 'krediet' voor een nieuw lid en kan een nieuwe gebruiker aan deze groep worden toegevoegd. 1 Klik op het tabblad Beheer boven in het venster Connect Enterprise Manager. 2 Klik op Gebruikers en groepen. 3 Klik zo nodig op Zoeken en typ de naam van de gebruiker in het tekstvak Zoeken om de naam te zoeken in de lijst. 4 Selecteer de naam van de gebruiker. (U kunt meerdere gebruikers selecteren door Ctrl ingedrukt te houden en te klikken. Als u meer dan een gebruiker tegelijk wilt verwijderen, houdt u Shift ingedrukt wanneer u klikt.) 5 Klik op Verwijderen onder aan de lijst. 6 Klik op de pagina waar u het verwijderen moet bevestigen op Verwijderen om de gebruiker te verwijderen of op Annuleren om de bewerking te annuleren.

Zie ook “Een groep verwijderen” op pagina 233

Gegevens over een groep weergeven 1 Klik op het tabblad Beheer boven in het venster Connect Enterprise Manager. 2 Klik op Gebruikers en groepen. 3 Selecteer de naam van de groep en klik op Informatie onder aan de lijst. Klik zo nodig op Zoeken en typ de naam van de groep in het tekstvak Zoeken om de naam in de lijst te zoeken. 4 Klik op de knop Groepsleden weergeven om de leden van de groep weer te geven.


Zie ook “De naam of beschrijving van een groep wijzigen” op pagina 232 “Groepsleden toevoegen of verwijderen” op pagina 232

De naam of beschrijving van een groep wijzigen Als beheerder kunt u de naam of beschrijving van groepen, waaronder geïntegreerde groepen, bewerken. Het wordt echter afgeraden de naam of beschrijving van geïntegreerde groepen aan te passen. Indien nodig kunt u deze procedure ook gebruiken om de naam van een bepaalde seminarlicentiegroep te wijzigen om deze te koppelen aan een groep in uw organisatie. 1 Klik op het tabblad Beheer boven in het venster Connect Enterprise Manager. 2 Klik op Gebruikers en groepen. 3 Selecteer de naam van de groep en klik op Informatie onder aan de lijst. Klik zo nodig op Zoeken, typ de naam van de groep in het tekstvak Zoeken om de naam van de groep te zoeken in de lijst en klik op Informatie onder aan de lijst. 4 Klik op de koppeling Informatie bewerken. 5 Bewerk de desbetreffende velden. 6 Klik op de knop Opslaan.

Groepsleden toevoegen of verwijderen Als beheerder kunt u zowel gebruikers als groepen aan een groep toevoegen. U kunt gebruikers en groepen ook verwijderen. Leden aan een groep toevoegen

1 Klik op het tabblad Beheer boven in het venster Connect Enterprise Manager. 2 Klik op Gebruikers en groepen. 3 Selecteer de naam van de groep en klik op Informatie onder aan de lijst. Klik zo nodig op Zoeken en typ de naam van de groep in het tekstvak Zoeken om de naam in de lijst te zoeken. 4 Klik op de knop Groepsleden weergeven. 5 Selecteer in de lijst Mogelijke groepsleden iedere gebruiker of elke groep die u aan deze groep wilt toevoegen. Ga hierbij als volgt te werk:

• Houd Ctrl ingedrukt en klik of houd Shift ingedrukt en klik als u meerdere groepen wilt selecteren. • Dubbelklik op de naam van een groep om de groep uit te breiden en individuele namen te selecteren; dubbelklik op één Niveau Omhoog in de lijst als u de gewenste selecties hebt gemaakt en u wilt terugkeren naar de oorspronkelijke lijst.

• Klik op Zoeken onder in het venster als u wilt zoeken naar een naam in de lijst. Voer de naam in om deze weer te geven in de lijst en selecteer de naam. 6 Klik op Toevoegen. Als u een gebruiker of groep uit dit venster wilt verwijderen, selecteert u de gebruiker of groep en klikt u op Verwijderen. Leden uit een groep verwijderen

1 Klik op het tabblad Beheer boven in het venster Connect Enterprise Manager. 2 Klik op Gebruikers en groepen. 3 Selecteer de naam van de groep en klik op Informatie onder aan de lijst. Klik zo nodig op Zoeken en typ de naam van de groep in het tekstvak Zoeken om de naam in de lijst te zoeken. 4 Klik op de knop Groepsleden weergeven.


5 Selecteer in het venster Huidig groepslidmaatschap iedere gebruiker en elke groep die u uit deze groep wilt verwijderen. Ga hierbij als volgt te werk:

• Houd Ctrl ingedrukt en klik of houd Shift ingedrukt en klik als u meerdere gebruikers of groepen wilt selecteren. • Klik op Zoeken onder in het venster als u wilt zoeken naar een naam in de lijst. Voer de naam in om deze weer te geven in de lijst en selecteer de naam. 6 Klik op Verwijderen.

Een groep verwijderen Als beheerder kunt u elke groep verwijderen, behalve een geïntegreerde groep. Het verwijderen van een groep betekent niet dat de individuele leden van de groep ook worden verwijderd. Overweeg voordat u een groep verwijdert, de gevolgen die het verwijderen heeft op de machtigingen voor de groepsleden en voor andere groepen. Als de groep werd toegevoegd aan het machtigingsprofiel voor een bestand of map in een bibliotheek, heeft het verwijderen van de groep gevolgen voor de machtigingen van de leden van de groep, omdat zij dan geen machtigingen meer hebben voor die bestanden of mappen (tenzij de leden ook deel uitmaken van andere groepen die wel beschikken over machtigingen voor die bestanden of mappen). 1 Klik op het tabblad Beheer boven in het venster Connect Enterprise Manager. 2 Klik op Gebruikers en groepen. 3 Selecteer de naam van de groep. (U kunt meerdere groepen selecteren door Ctrl ingedrukt te houden en te klikken. Als u meer dan een groep tegelijk wilt verwijderen, houdt u Shift ingedrukt wanneer u klikt.) Klik zo nodig op Zoeken en typ de naam van de groep in het tekstvak Zoeken om de naam in de lijst te zoeken. 4 Klik op Verwijderen onder aan de lijst. 5 Klik op de pagina waar u het verwijderen moet bevestigen op Verwijderen om de groep te verwijderen of op Annuleren om de bewerking te annuleren.

Zie ook “Een gebruikersaccount verwijderen” op pagina 231

234

Index A aangepaste URL's 22 aanmeldingen, gebruiker 223 aanpassen, Connect Enterprise 205 aanwezigen seminar 112

AICC content compliance in presentations 140 in learning management systems 164, 180

B bandbreedte, en vergaderingprestaties 31 Beheerdashboard 204

AICC course structure files 182

beheerders 201

AICC-inhoud

Beheerders, groep 217

Accountoverzicht, pagina 202

in cursussen 85

Beheerrapport aangepaste URL's 212

accountrapporten 208

uploaden naar inhoudsbibliotheek 22

beoordelingsmodi in Connect Training

Zie ook rapporten accounts Adobe Acrobat Connect Enterprise 204 gebruiker 231 Adobe Acrobat Connect Enterprise aanpassen 204, 205 Accountoverzicht, pagina 202 accounts, beheren 201 informatie 5, 12 machtigingen 212 prijsmodellen 203 terminologie 6 Adobe Acrobat Connect Enterprise Manager

animation 153 attachments to presentations 151 audio Zie ook audio en video uitzenden, stem editing 161, 162, 163 input source 158

client-side 89 server-side 89 berichten, tekst 72 Bestand delen, pod voor 50, 58 bestanden bibliotheken 17 uploaden naar bibliotheek 21

microphone 158

bestanden delen 50

presentations 199

bibliotheken

quality 164

bestanden 17

recording 156, 157, 158, 159

bestanden downloaden uit 18

scripts 160

bestanden uploaden naar 21

testing 164

informatie 13

timing 153

aanpassen 205

uitzenden 76, 80

inhoudsbestanden in, weergeven 23

beheren, seminars met 110, 118

using in Presenter 155

machtigingen 14, 16, 229

profiel 12

volume 161

mappen 17

starten 8

Audio Editor 163

vinden, versienummer van 8

audio en video uitzenden

werkruimte 8 Adobe Captivate 85

Zie ook audio, stem audioconferentie

mappenstructuur 13 presentaties downloaden uit 19 branching, in quizzes 164 bronbestanden, downloaden 19

Adobe Contribute. 124, 126

bellen vanuit 63

Adobe Presenter

bellen, deelnemer vanuit vergaderruimte 63

C Camera en stem, pod 76

deelnemen 65 dempen, telefoon 65

campagne bijhouden in Adobe Events 135

dempknop 64

Captivate 85

In de wachtstand, besturingselement 64

Chatpod 71, 72

See also presentations about 140 audio 155 best practices 143 creating presentations with 141, 143 installing 140 learning management systems 182, 183, 200 panes 197

invoegen, deelnemers in 63

client-side trainingsbeoordelingsmodus 89

opnemen 66

colors of presentation themes 185

opslaan, moderatorcode en andere gegevens 62

conferenties, audio 2

planning presentations for 142

samenvoegen, beller-id met deelnemer-id 65

playbar 155

starten en stoppen 62

themes 184

volumeregeling 64

upgrading 141

wachtlijst maken voor 63

Connect Enterprise Manager. Zie Adobe Acrobat Connect Enterprise Manager Connect Enterprise servers, publishing to in Presenter 191

using video in 148

Connect Enterprise. Zie Adobe Acrobat Connect Enterprise

workspace 142

Contribute 124, 126

Afdrukken, gereedschap 57

CSV-bestanden, importeren 134, 225 CSV-bestanden.Zie CSV-bestanden

INDEX 235

cursusmeldingen 88, 91 cursusoverzichtgrafieken 85 cursusrapporten 92

E evaluatietests in studieprogramma's 102

cursussen in Connect Training

voorvertoning weergeven van 124 weergeven, inhoud van 137 gebruikers aanpassen 229 aanpassen, profielen van 221

bewerken 89

F feedback messages for questions 178

gasten registreren 84

fill-in-the-blank questions 171

maken 220

gebruikers inschrijven voor 86

filters, rapport 25

omzetten in gasten 222

informatie 83, 86

Flash files 151, 153, 154, 200

toevoegen, teamleden voor 228

inhoud kiezen voor 86

FlashPaper 151

toewijzen aan groepen 230

maken 86

full-screen presentations 191

AICC-inhoud in 85

meldingen versturen naar nieuwe ingeschreven personen 90 meldingen verzenden naar ingeschreven personen via email 86 opnemen in studieprogramma's 98 tips voor het maken van 85 toevoegen, inhoud aan 90 verwijderen 92

G gasten

gebruikerswachtwoorden 223 geïntegreerde audioconferenties 2

seminar 110, 113

geïntegreerde groepen

gastheerrol 29 gebeurtenis, statistische gegevens over 137 gebeurtenismeldingen 128

weergeven, lijst met ingeschreven personen 87

gebeurtenispagina's 124

deblokkeren, uitzendingen 81 Deelnemerlijst, pod informatie 59 statusindicatoren in 60 deelnemers audioconferentie, status van 64 blokkeren 35 gebeurtenis 132, 137 informatie 29 namen in de pod Deelnemerlijst 60 opiniepeilingen 81 rollen van 29 seminar 110, 114, 116 statusindicatoren van 60 verwijderen uit een vergadering 62 weergeven of wijzigen, rollen van 61 wijzigen, status van 61 wissen, status van 61

gebeurtenisrapporten 138 gebeurtenissen aanschaffen, licenties voor 121 aansluiten bij 138 beste werkwijzen 122 bewerken 127

informatie 216 machtigingen 15 graphics in presentations 153 groepen aangepaste 220 aanpassen 229 Beheerders, groep 217 Gebeurtenismanagers, groep 218 gebruiker 230 geïntegreerd 216 handmatig maken 227

bewerken in Contribute 124, 126

importeren met CSVbestanden 225

bijwonen 139

informatie 216

campagne bijhouden 135

maken 220

e-mailberichten voor 131

Seminargastheren, groep 219

follow-uptaken 122

toevoegen, leden aan 232

importeren, CSVdeelnemersbestand 134

Trainingsmanagers, groep 218

informatie 120 mailinglijsten maken voor 132 maken 123 maken, mailinglijsten voor 132 openbaar 124 plannen 121 publiceren 127 registreren, gebruikers 121, 128 toevoegen, deelnemers aan 132 toevoegen, gasten aan 133 toewijzen, machtigingen voor 121, 133

Delen, pod 58

toewijzen, registratiegroep voor 133

delen.Zie scherm delen

vervangen, inhoud van 130

Dempknop voor audioconferentie 64

verwijderen, deelnemers uit 132

Diaweergavenrapport 211

verzenden, uitnodigingen voor 134

documents, attaching 151

Gebruikersrapport 210

omzetten in gebruikers 222

Gebeurtenismanagers, groep 218

De pod Delen 51

gebruikersaccounts, beheren 216

gebeurtenis 133

weergeven, informatie over 87

D De pagina Informatie over vergaderingen 41, 46

verwijderen 231 gebruikersaanmeldingen 223

verzenden, herinneringen 88, 91

wijzigen, inhoud van 88

handmatig maken 227

Vergaderingsgastheren, groep 219 verwijderen 233 verwijderen, leden uit 232 weergeven 231 H Help, menu 35 herinneringen cursus 88, 91 studieprogramma 105 Het menu Vergadering 34 Het podium 32 I images 153 In de wachtstand, besturingselement voor audioconferentie 64

INDEX 236

AICC 22

N Notitiepod 69

gebeurtenis 130, 137

notitiepod

inhoud

weergeven en verbergen 37 werken met 37 Pods, menu 35

machtigingen aanpassen voor 16

bewerken, notities 70

Potlood, gereedschap 57

over training 83

maken, meerdere notities 69

PowerPoint templates 187

rapporten 25

maken, nieuwe pods 69

presentaties

trainingscursus 90

namen van notities wijzigen 70

bronbestanden downloaden 19

weergeven 15

notities via e-mail verzenden 71

downloaden uit bibliotheek 19

wijzigen, van training 88

toevoegen, notities 69

Inhouddashboard 24

verwijderen, notities 70

Miniatuur, tabblad 53 presentatiewerkbalk 53 presentation logos 188

inhoudsbestanden, URL's van 24

presentation slide notes 189, 197

installing Adobe Presenter 140

O Ongedaan maken, gereedschap 57

Interactierapport 210

openbare gebeurtenissen 124

presentation themes 184

internet, uitzenden via (VoIP) 2

Opiniepeiling, pod 81

presentations

Inhoudsbibliotheek 13

presentation summaries 146

opiniepeilingen, bewerken 81

See also Adobe Presenter

L learning management systems 182, 183, 200

opiniepeilingpod

adding to meetings 195, 196

licenties

opnamen

navigeren 82

automatically starting 190

opties 82

changing theme colors of 185 Connect Events 200

gebeurtenis 121

afspelen, vergadering 67

Connect Training 200

seminar 111, 115

creating 141, 143

Lijn, gereedschap 57

filteren, vergaderinggebeurtenissen 68

Likert questions 177

navigeren in vergadering 67

elements of 142

logos in presentations 188

seminar 115

full-screen 191

looping presentations 190

stoppen voor vergaderingen 66

image quality 155

van vergadering starten 66

including attachments 151

zoeken, vergaderinggebeurtenissen 68

learning management systems 182, 183, 200

M machtigingen

editing 145

aanwezigheid 215

opnemen, vergaderingen 65, 66

looping 190

bibliotheek 14, 229

Opnieuw, gereedschap 57

planning 142

Connect Enterprise-account 212

Outlook-uitnodigingen, voor vergaderingen 42

previewing 144

deelnemer aan de vergadering 44 gebeurtenis 121, 133 geïntegreerde groep 15 inhoudsbestand en -map 16 prioriteiten bij 213 seminar 114 tips 214 trainingsbibliotheek 83 mailinglijsten, gebeurtenis 132 Markeerstift, gereedschap 57 matching questions 175 meldingen cursus 86, 88, 91 gebeurtenis 128 studieprogramma 104 microphones 158 Middelenrapport 211 Mijn geplande vergaderingen, koppeling 41, 42 multiple-choice questions 168

Ovaal, gereedschap 57 P panes in Presenter 197 PDF files 151 playbar, in Presenter 155 pods bestand delen, pod voor 50, 58 Camera en stem, pod 76 chatpod 71 Deelnemerlijst, pod 59

publishing 192 replaying continuously 190 settings 189 SWF files 151, 153, 154, 200 timing slides in 190 viewing 199 zipping 144, 195 Presentatorgebied 33 Presenter. Zie Adobe Presenter Presenteren, menu 35 presenters 149

Delen, pod 58

prijsmodellen voor Connect Enterprise 203

informatie 33

profielen

notitiepod 69

aanpassen, van gebruikers 221

opiniepeilingpod 81

Enterprise Manager 12

organiseren 37 toevoegen 37 verplaatsen 37 Webkoppelingen, pod 59 weergeven 37

seminar 114 publiceren gebeurtenissen 127 publishing presentations 191, 192

INDEX 237

Q questions in Adobe Presenter

registratie

sjablonen 37

about 164

studieprogramma's 84

converteren, vergaderruimten naar 39

adding feedback messages to 178

trainingscursussen 84

inhoud in 38

default labels 179 editing 178 fill-in-the-blank 171

gebeurtenis 121, 124, 128, 133

reports quiz 165 rollen, wijzigen

matching 175

van deelnemers aan seminars 117

multiple-choice 168

van deelnemers aan vergadering 61

rating scale 177

survey 177

seminar 116 standaardgebeurtenis 38 standaardtraining 38 standaardvergadering 38 slide notes 160, 189

reporting options 180 short answer 173

selecteren voor een nieuwe vergadering 39

S scherm delen 49

slides changing properties of 146

tips for creating 165

aanwijzer gebruiken 52

customizing background of 187

true-or-false 169

delen, besturing van scherm 50

editing 146

types of 167

delen, documenten 54

quizzes in Adobe Presenter about 164 creating 166 displaying scores 181 editing 178 editing feedback messages 179 reporting options 180 reports for 165 setting pass rate 181 tips for creating 165 quizzes, branching 164 R rapporten account 208 beheerrapport aangepaste URL's 212

timing 190

gebruiken, whiteboards 55

spreadsheets 151

opnieuw weergeven, gesloten inhoud 52

Start, tabblad 41, 42

selecteren, inhoud om te delen 52

stem, live uitzenden

starten 51 verzoek om besturing 51

stem, uitzenden, live 80 Zie ook audio, audio en video uitzenden

volledig scherm, modus 52

Stempel, gereedschap 57

voorvertoning weergeven 51

studieprogramma's in Connect Training

Schermindeling, menu 35 schermindelingen 33 SCORM 140, 180, 182 SCORM compliance 164 scripts, audio 160 seminar, opnamelijst van 115

bewerken 100 bewerken, externe inhoud in 100 gasten registreren 84 informatie 83, 94 instellen, voltooiingsvereisten 103

Seminarbibliotheek 111

machtigingen van ingeschreven personen in 104

Seminardashboard 117

maken 94

Seminargastheren, groep 219

cursus 92

seminarlicenties 111, 115

meldingen verzenden naar ingeschreven personen 104

diaweergavenrapport 211

seminarrapporten 118

opnemen, evaluatietests 102

downloaden 27, 209

seminars

tips voor het maken van 85

filteren 25

aansluiten bij 118

toevoegen, cursussen aan 98

gebeurtenis 138, 209

bewerken 116

toevoegen, externe inhoud aan 99

gebruikersrapport 210

informatie 110

genereren 26

machtigingen 114

toevoegen, ingeschreven personen aan 103

inhoud 25

maken 112

toevoegen, inhoud aan 98

interactierapport 210

plannen 111

toevoegen, mappen aan 98

middelenrapport 211

prijsmodellen 203

toevoegen, onderdelen aan 97

seminar 118

registreren, gasten voor 112

toevoegen, vergaderingen aan 99

studieprogramma 106

sjablonen 116

verwijderen 101

training 208

statistische gegevens over 117

vergadering 209

toevoegen en verwijderen, deelnemers 116, 117

verwijderen, ingeschreven personen 104

vragenrapport 211 rating scale questions 177 Rechthoek, gereedschap 57

verwijderen, onderdelen uit 97


verzenden, herinneringen 105

weergeven, deelnemers aan 114

voorwaarden 101

weergeven, profielen van 114

weergeven, details van 96

servers, publishing to in Presenter 191 short-answer questions 173

weergeven, statusinformatie over 97 studieprogrammameldingen 104

INDEX 238

studieprogrammaoverzichtgrafieken 85

vergaderingen

Tekst 57

aanpassen 207

Wissen 57

studieprogrammarapporten 106

beëindigen 36

whiteboards 55

survey questions 177

deelnemers uitnodigen voor 35

maken 55

SWF files 151, 153, 154, 155, 200

deelnemers weergeven 43

navigeren 57

gegevens weergeven en bijwerken 43

toevoegen als bedekking 56

T talking head video 148

in de wachtstand zetten 36

Tekst, gereedschap 57

informatie 28

tekstberichten 72 telefoon 41

instellen, bandbreedte voor ruimte 41

templates

maken 40

PowerPoint 187

opnemen 65, 66

themes in presentations 184

opnieuw starten 36

timing slides in presentations 190

prijsmodellen 203

training


beoordelingsmodi 89

weergeven, opnamen 46

cursussen 83, 85, 86

Vergaderingsgastheren, groep 219

inhoud 83

vergaderruimte, menubalk 34

prijsmodellen 203

vergaderruimte, statusindicator voor 34, 35

studieprogramma's 83, 85, 94 trainingdashboard 85 Trainingsbibliotheek 83, 84 Trainingsmanagers, groep 218 true-or-false questions 169 U uitnodigingen gebeurtenis 134 seminar 113 uitzenden, audio en video

vergaderruimten converteren naar sjablonen 38 informatie 28 instellen 35 maken met sjablonen 38 registreren, gasten voor 30 vergaderingen beëindigen van 36 verlaten 30 versienummer van Connect Enterprise Manager 8 video

besturingselementen voor 80

of speaker 148

deblokkeren 81

uitzenden, live 80

deelnemers toestaan 79

using SWF files in 154, 200

deelnemersrollen 76

VoIP, uitzenden via internet 2

hoogte-breedteverhouding van weergave 79

Volumeregeling voor audioconferentie 64

instellen 76, 78

Vragen en antwoorden, pod 71

instellingen wijzigen 78, 79

Vragenrapport 211

live-video en stem 80 selecteren wat u wilt ontvangen 81 voorkomen dat deelnemers uitzenden 79 upgrading Adobe Presenter 141 URL's aangepaste maken 22 inhoud 24 V verbeterde deelnemersrechten 62 verbindingssnelheid, kiezen 43 verbindingsstatusindicator, in pod Deelnemerlijst 61 Vergadering beëindigen, bericht 36

W wachtwoorden, gebruiker 223 Webkoppelingen, pod 59 whiteboardgereedschappen Afdrukken 57 Lijn 57 Markeerstift 57 Ongedaan maken 57 Opnieuw 57 Ovaal 57 potlood 57 Rechthoek 57 Stempel 57

weergeven 56 Wissen, gereedschap 57

ADOBE CONNECT ENTERPRISE HANDBOEK

Recommend Documents