Molnár Mátyás
Adatbázis-kezelés az Excel 2013-ban Magyar nyelvi verzió
Csak a lényeg – érthetően! www.csakalenyeg.hu
Csak a lényeg – érthetően!
Microsoft Excel 2013 – Kimutatás készítés relációs adatmodell alapján
2
KIMUTATÁS KÉSZÍTÉS RELÁCIÓS ADATMODELL ALAPJÁN A relációs adatbázis az adatokat relációkban (kapcsolatokban) tárolja, amelyek a felhasználó számára táblák formájában jelennek meg. A táblában egy sort rekordnak neveznek, a rekord mezőkből áll. A táblák az adatbázis legfontosabb szerkezetei, minden tábla egyetlen, jól meghatározott tárgyat ír le. A rekordok és a mezők sorrendje lényegtelen, minden tábla tartalmaz legalább egy olyan mezőt, amely egyedi módon azonosítja a tábla rekordjait, ezt elsődleges kulcsnak nevezzük. Ahhoz, hogy két adattábla között kapcsolatot teremthessünk, mindkét táblában kell legyen egy-egy azonos nevű és adattartalmú mező. Az Excelben a tábláknak táblázatoknak (adattábláknak) kell lenniük, ha kimutatást akarunk belőlük készíteni. A példánkban a Rendelések táblázat tartalmazza a rendelések adatrekordjait, a Vevő_adatbázis a vevők adatait, míg a Régió táblázatból derül ki, hogy egy helység melyik régióba, illetve megyébe tartozik.
A Rendelések és a Vevő_adatbázis táblázat között a Vevőkód mező teremti meg a kapcsolatot (ez a mező mindkét táblázatban szerepel). A Vevő_adatbázis és a Régió táblázat között pedig a Helység mező lesz a kapcsolat. 1. Jelöljünk ki egy cellát a Rendelések táblázatban, majd adjuk ki a BESZÚRÁS, Táblázatok, Kimutatás parancsot.
Csak a lényeg – érthetően!
Microsoft Excel 2013 – Kimutatás készítés relációs adatmodell alapján
3
2. A program jól látja, hogy a Rendelések táblázatból készítünk kimutatást. Kapcsoljuk be az Adat felvétele az adatmodellbe jelölőnégyzetet. 3. Rendezzük úgy a Kimutatásmezők ablakot úgy, hogy a mezők és terület szakaszok egymás mellett legyenek (Eszközök menü, Mezők szakasz és Területek szakasz egymás mellett parancs).
Figyeljük meg, hogy az AKTÍV fülön csak a Rendelések táblázat neve és mezői jelent meg. 4. Váltsunk át a MIND lapra, és jelenítsük meg a Vevő-adatbázis és a Régiók táblázatot is az AKTÍV lapon (helyi menü Megjelenítés az aktív lapon parancs).
Csak a lényeg – érthetően!
Microsoft Excel 2013 – Kimutatás készítés relációs adatmodell alapján
4
A következő ábrán ennek az eredményét látjuk. A következő lépésben fel kell építenünk az adatmodellünket, azaz meg kell teremtenünk a kapcsolatokat (relációkat) a három táblázat között. 5. Adjuk ki a KIMUTATÁSESZKÖZÖK, ELEMZÉS, Számítások, Kapcsolatok parancsot.
6. A Kapcsolatok kezelése párbeszédpanelben nyomjuk meg az Új gombot. Első lépésben hozzuk létre a Rendelések és a Vevő_adatbázis táblázatok között a kapcsolatot (relációt) a Vevőkód mezők segítségével.
Csak a lényeg – érthetően!
Microsoft Excel 2013 – Kimutatás készítés relációs adatmodell alapján
5
7. A következő lépésben hozzuk létre a Vevő_adatbázis és a Régiók táblázatok között a kapcsolatot (relációt) a Helység mezők segítségével.
A kapcsolatok létrehozása után látjuk a kapcsolatok paramétereit a Kapcsolatok kezelése ablakban. 8. Zárjuk be a Kapcsolatok kezelése ablakot.
9. Húzzuk a Rendelések táblázat Érték összesen mezőjét az ÉRTÉKEK, majd a Termék mezőt az OSZLOPOK ablakba. Következő lépésben a Régió táblázat Régió mezőjét húzzuk a SOROK ablakba. Végül a Vevő_adatbázis Helység mezője kerüljön a SOROK ablakba a Régió mező neve alá.
A kész kimutatás a fenti ábrán látható. A program a Vevő_adatbázisból tudja, hogy az Vevőkódhoz melyik vevő tartozik, azaz hol van a vevő székhelye (Helység mező). Az pedig, hogy egy helység melyik régióba tartozik, azt a Régiók táblázatból lehet megtudni.
Csak a lényeg – érthetően!
Microsoft Excel 2013 – Kimutatás készítés relációs adatmodell alapján
6
