Actual i sati e 2 O00

I

I

Z44-bl0

-

Beleids- en Begrotingsplan 2001 2005

Actual isatie 2 O00

Flexibel op Maat

Dit bock t t r u e m g m op

,'----

I I

Ministene VU Verkeer en W a t e m t Direcbe Voorlichbng Informatie en Dorurnenkbe

PoltbUS 20901 25W EX Den Haag

Telefoon 070-3517047

Ministerie van Verkeer en Waterstaat Directie FacilitaireZaken

Beleids- en Begrotingsplan2001-2005

Inhoudsopgave

.

1 INLEIDING

............................................................................................................................................

i

1.1 SAMENVATTING .................................................................................................................................. 1 1.2 MISSIEFAZ ......................................................................................................................................... 2 1.3 DOELSTELLINGEN FAZ ....................................................................................................................... 2 1.4 KERNTAKEN VAN DE DIRECTIE FACILITAIRE ZAKEN........................................................................... 3 1.5 SPEERPUNTEN ...................................................................................................................................... 3 1.6 TAAKSTELLMG REGEERAKKOORD ...................................................................................................... 3

.

2 TAAKVELD HUISVESTING

...............................................................................................................

4

2.1 BELEIDSDEEL FACILITAIR ADVIES EN COORDMATIE (DI).................................................................. 4 2.1.1 De beleidsdoelstelling... ...................... 2.1.2 De producten en diensten 2.1.3 Actualisatie 2000 2.1.4 De budgettaire gevo 2.2 BELEIDSDEEL FACILITAIR BEDRIJF (D3) ............................................................................................. 7 2.2.1 De beleidsdoelstelling.... ............................................... ............7 .................................................................... 8 2.2.2 De producten en diensten....... 2.2.3 Huisvestingsplat?. .................................... 9 .................................... 9 2.2.4 Actualisatie 2000 ........... 2.2.5 De budgettaire gevolgen ........................ .................................. 11 2.3 PROJECT KONINGSKADE 4 ................................................................................................................. 11 2.3.1 Gevolgen Project Koningskade .................................... .................................. 12

.

..................................................................................................................

.

3 TAAKVELD MIDDELEN

3.1 BELEIDSDEEL D1 TAAK .................................................................................................................... 3.1.1 beleidsdoelstelling........................................................................ ........................................ 3.1.2 Deproductenen ...................................... 3.1.3 Actualisatie 2000 .. ......................................... .......................... 3.1.4 De budgettaire

.

4 TAAKVELD COMMUNICATIE INFRASTRUCTUUR TECHNOLOGIE

..................................

4.1 DE BELEIDSDOELSTELLMG................................................................................................................

4.2 DE PRODUCTEN EN DIENSTEN ............................................................................................................

4.3 ACTUALISATIE 2000 ..........................................................................................................................

4.4 DE BUDGETTAIRE GEVOLGEN VAN HET BELEID .................................................................................

.

...............................................

5 TAAKVELD DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING

5.1 DE BELEIDSDOELSTELLMG................................................................................................................ 5.2 DE PRODUCTEN EN DIENSTEN ............................................................................................................ 5.3 ACTUALISATIE 2000 .......................................................................................................................... 5.4 DE BUDGETTAIRE GEVOLGEN VAN HET BELEID .................................................................................

...........................................................................................

6. TAAKVELD INTERNE MILIEUZORG

-13 13

13 14 16

16 17 17 18 19 19

19 20

21 22

6.1 DE BELEIDSDOELSTELLMG................................................................................................................ 22 6.2 DEPRODUCTEN EN DIENSTEN ............................................................................................................ 22 6.3 ACTUALISATIE 2000 .......................................................................................................................... 23

.

7 TAAKVELD ARBO

.............................................................................................................................

24

7.1 DEBELEIDSDOELSTELL~G................................................................................................................ 24 7.2 ACTUALISATIE 2000 .......................................................................................................................... 24

.

8 TAAKVELD FM ORGANISATIE

.....................................................................................................

25

8.1 PERSONEEL EN ORGANISATIE ............................................................................................................ 25 81.1 Organisatie ontwikkeling........... ..................... ......25

Minirterie van Verkeer en Waterstaat Directie Facilitaire Zaken

Beleids- en Begrotingsplan 2001- 2005

8.1.2 Opleidingsplan 2000 .......... 8.1.3 Overzicht meerjarenformat 8.2 BEDRIIFSVOERING ............................................................................................................................. 31

........................

8.2.I Kantoorautomatisering ..__. 8.2.2 Kostenverdeling ................ 8.2.3 Project A 0 ........................ 8.2.4 Project Euro....................... 9. TERUGBLIK 1999

...............................................................................................................................

9.1 FACILITAIR ADVIES EN COORDINATIE ............................................................................................... 9.2 FACILITAIRBEDRIJF ................................................................... ..................................................

....................................... Miniiteri? vati \/r>rkwr pn \V;>ier:;iaut iníorrnatic en Ihcuineritatie Postbus 20901 2500 iIX Dei] tlaag .r..! n-lll

.....?n.<> ,r..

m,,

34

34 34

Ministerie van Verkeer en Waterstaat Directie Facilitaire Zaken


1. Inleiding 1.1 Samenvatting Maatschappelijke veranderingen, zoals projectmatig en resultaatgericht werken, en wensen van interne klanten dwingen de moderne overheidsorganisatieom haar bedrijfsprocessen voortdurend aan te passen. Flexibiliteit is hierbij steeds benodigd. Ook de directie FA2 is bezig met een organisatie ontwikkelingsprocesom klantgerichter en resuitaatgerichter te gaan werken. Hiertoe is gekozen voor het concept van het lokatiemanagement per gebouw. Doordat de lokatiemanagerdicht bij klant staat kan er veel makkelijker op wensen en behoeften worden ingespeeld en kan er ook meer maatwerk wroden verricht. Vanuit het brede perspectief dat door flexibiliteit in huisvesting en 'werken waar je wilt' kan VenW zelf een bijdrage leveren aan het terugdringen van de (autohnobiliteit. In het door het SG-beraad vastgestelde haalbaarheidsonderzoek 'Werkprocesinnovatie' wordt vanuit diverse invalshoeken -maatschappij, Rijksoverheiden aanbod markt. het werkproces belicht. Een van de producten van FA2 is het opstellen van een huisvestingsbeleid. Het huisvestingsbeleid is gericht op het zo optimaal mogelijk functioneren van V&W. tiet management wil geïnformeerd worden over de planning en kosten van huisvesting (nieuwbouw, renovatie, huur, beheer en onderhoud). Dit om tijdig in te spelen op de ontwikkelingen binnen het bedrijfsproces. Door middel van analyse van de huisvestingsbehoefteen door inventarisatievan het huisvestingsareaal wordt het mogelijk om behoefteveranderingente volgen en om ontwikkelingen (IT, kantoorinnovatie, flexibilisering van de werkplek, aanpassing werken bedrijfstijden etc.) een plaats te geven. De visie met betrekking tot het introduceren van nieuwe mogelijke bronnen van digitale archiefbescheiden heeft een zekere terughoudendheid, totdat de voorzieningen om ze deugdelijk te kunnen archiveren en beheren zijn gerealiseerd. Dit laatste dient dan ook, V&W-breed de hoogste prioriteit te krijgen, juist om de verdere uitbouw en digitaliseringvan de V&W-informatievoorziening te kunnen faciliteren.

In de ICT wereld voltrekken de ontwikkelingen zich razendsnel en blijken deze ontwikkelingen in hoge mate autonoom. Dit maakt dat het ondoenlijk is om op langere termijn plannen te ontwikkelen.On1angsheeft het kabinet in de nota "De digitale Delta" aangegeven de inzet van ICT in de publieke sector in zijn totaliteit te willen stimuleren. Dit vraagt dan ook om een integraal overheidsbeleid. Tijdens het schrijven van dit BBP (oktober 1999) zijn een aantal onderzoeken en projecten in uitvoering. Te noemen valt: OVA, een onderzoek naar de stafondersteuning van het Ministerie Gideonsbende, een onderzoek naar de bundeling van de IT functies B Audit Inkoop, een onderzoek van de Rekenkamer naar inkoopfunctie n OT2000, de aanbestedingvan overheidstelefonie Staf voor Staven: een onderzoek naar de stafondersteuningbinnen de Centrale Stafdiensten Deze onderzoeken en projecten kunnen in hun uitwerking een behoorlijke invloed hebben op het beleids- en begrotingsplan. En daarmee worden een aantal onzekerheden geïntroduceerd die door FA2 niet te kwantificeren is. Directie FA2 19 oktober 1999

1

Ministerievan Verkeer en Waterstaat Directie Facilitaire Zaken

Beleids- en Begrotingsplan2001- 2005

Toelichting Beleids- en begrotingsplan De directie FA2 heeft een taak op het gebied van facility management voor het gehele departement en een taak voor de Bestuurskern van V&W in Den Haag. De lijn die vorig jaar gekozen is om niet meer een indeling naar organisatieonderdeelte maken is dit jaar gehandhaafd. in het voor u liggende BBP is dan ook in navolging van vorig jaar gekozen voor een indeling naar de verschillende taakveiden van het facility management. Hiermee wordt beoogd om zoveel mogelijk de samenhang tot uitdrukking te brengen gekoppeld aan de kerntaken van de directie FAZ. In het eerste deel is dit jaar al reeds een terugblik gegeven. Dit document bestaat uit drie onderdelen: I.De begroting; dit onderdeel geeft een toelichting op de taakvelden van FA2 2. Overzicht van knelpunten en claims; hier wordt een korte toelichting geven op de knelpunten en claims 3. Het financiële deel; dit onderdeel geeft een totaaloverzicht van de begroting van FAZ inclusief de verschillende claims en knelpunten.

1.2 Missie FAZ De missie van de directie Facilitaire Zaken is als volgt omschreven:

FAZ ondersteunt in goed overleg de organisatie in het tot stand brengen van huisvesting, het werkproces en de werkomgeving, door het leveren van een actueel aanbod van facilities met ruimte voor innovatie.

1.3 Doelstellingen FAZ FAZ heeft de volgende doelstellingen geformuleerd: 1. Integraal beleid t.b.v. de opdrachtgever 2 . Oplossingen voor de opdrachtgever/kiant 3. Pro-actief; professioneelen zakelijk 4. Relatiebeheer 5 . Facilitair management als managementtool Voor FA2 is een externe oriëntatie essentieel voor een succesvol functioneren. In die omgeving worden de volgende groepen onderscheiden: I opdrachtgevers: (P)Sg, DC's klanten: individuele bewoners van de bestuurskern en het hoofdkantoor, directeuren van regiodiensten I markt van aanbieders

2


Beleidr- en Begrotingsplan 2001- 2005

1.4 Kerntaken van de directie Facilitaire Zaken De kerntaken van de directie FacilitaireZaken zijn als volgt te benoemen: I . Beleidsadvisering, Advisering en Coördinatie op het vakgebied facility management 2. Huisvesting; het zorgdragen voor een goede huisvesting van het Ministerie van Verkeer en Waterstaat 3. Services; het zorgdragen voor een goed niveau van serviceverlening in de panden van de Bestuurskern van Verkeer en Waterstaat 4. Documentaire informatievoorziening: het zorgdragen voor een goede documentaire informatievoorziening van de Bestuurskern 5. Communicatie infrastructuur; zorgdragen voor een goede communicatie infrastructuur in de panden van de bestuurskern

1.6 Speerpunten Ten opzichte van 1999 zijn een aantal speerpunten overeind gebleven en een aantal nieuwe opgenomen. I . Organisatie ontwikkeling FAZ 2. Project Optimalisering Facilitaire Bedrijfsprocessen 3. Huisvesting van de bestuurskern 4. Kantoorinnovatie 5. IT-voorzieningen (vanuit het oogpunt van bereikbaarheid en communicatie) 6. integrale beheersprognosepanden Bestuurskern De speerpunten geven uitvoering aan de kerntaken en dragen bij aan het realiseren van de doelstellingen van FAZ.

1.6 Taakstelling Regeerakkoord De opgelegde taakstellingen uit het Regeerakkoordzijn financieel in de begroting van FAZ verwerkt. FAZ heeít een aantal voorstellen gedaan om te komen tot een daadwerkelijke invulling. Bij het afsluiten van de contracten wordt al invulling gegeven aan de taakstelling. Bij documentaire informatie (post en repro) wordt de taakstelling ook ingevuld. De besparing op telefonie kosten is de grootste besparingdie nog ingevuld moet worden. Dit hangt echter af van de afronding van de aanbesteding van het project OT 2000. T.a.v. de P-taakstelling is er nog geen helderheid over de formatieve invulling mede in relatie tot de organisatie ontwikkeling.

3


Belelds- en Begrotingsplan2001- 2005

2. Taakveld Huisvesting 2.1 Beleidsdeel Facilitair Advies en Coördinatie ( D I )

2.1 .IDe beleidsdoelstelling Het leveren van specialistische kennis, het formuleren van beleid en normen, het verzamelen en verspreiden van informatie en het uitoefenen van controle met als doel de fysieke condities en diensten, die het de V&W organisatie mogelijk moeten maken om haar werkzaamheden uit te voeren, in optimale samenhang te brengen.

2.1.2 De producten en diensten Beleid FAZ formuleert en actualiseert een samenhangend faciiity management beleid binnen de interdepartementalekaders en rekening houdend met aanpalende beleidsterreinenzoals personeelsbeleid en informatiebeleid. Dit FM-beleid is gebaseerd op de V&W beieids- en bedrijfsvoering, de organisatie-ontwikkeling en externe ontwikkelingen. Toetsing en normering FA2 vertaalt het facility management beleid naar beleidskaders en -doelstellingen voor de afgesproken deelgebieden van FM in afstemming met de diensten en met relevante collega staven op D I en D2. FA2 toetst namens de SG de uitvoering van het beleid, en doet voorstellen tot aanpassing. FAZ doet voorstellen tot normering en creëert referentiekaders. Toetst de uitvoering van het vastgestelde beleid en adviseert de SC terzake. Informatie Er wordt ingespeeld op ontwikkelingen en veranderingen in de FM-informatievoorzieningin termen van processen, administratieve organisatie, gegevensmodellen, gegevensstructuren(databases) en systemen (modules, toepassingen, programmatuur). FAZ verzorgt opzet, beheer en onderhoud van de A 0 voor FM processen. De informatiehuishouding ondersteunt sturing en beheer door het aanleveren van deelprodukten zoals analyses, planningen, voortgangsrapportagesen door het monitoren van de informatievoorziening. Advisering Advisering behelst ondermeer: begeleiden van veranderingsprocessen (stelselwijziging, kantoorinnovatie en werkprocesinnovatie); voorbereiding/ vertaling managementbeslissingen. ‘Flexibel werken, kantoorinnovatie en mobiliteit‘ Vanuit het brede perspectief dat door flexibiliteit in huisvesting en ‘werken waar je wilt‘ VenW zelf een bijdrage kan leveren aan het terugdrhgen van de (auto)mobiliteit, zijn deze beide beleidsonderwerpenvervat onder dit beleidsthema. In het door het SG-beraad vastgestelde haalbaarheidsonderzoek ‘Werkprocesinnovatie*,wordt vanuit diverse invalshoeken -maatschappij, Rijksoverheiden aanbod markt- het werkproces belicht. Mobiliteitsbeheersing en Huisvestingzijn hierin deelaspecten.

4

Ministerievan Verkeer en Waterstaat Oiredie Facilitaire Zaken

Belelds- en Begrotingsplan 2001- 2005

(vak- en technologische ontwikkelingen) Zo wel het SC-beraad als de VenW-top wil de ingeslagen weg voortzetten. Daarom concentreert FAZ zich op het verder inhoud geven van Werkprocesinnovatieen het thematisch adviseren over en onderzoek plegen op de deelaspecten flexibele kantoorconceptenen mobiliteitlvervoersmanagement.

Huisvesting FAZ adviseert t.a.v. het huisvestingsbeleid, gericht op het samenbrengen van de huisvestingsbehoefte en mogelijkheden voor de komende jaren. Daarbij hoort het afstemmen op de financihie mogelijkheden, interne ontwikkelingen en externe invloeden. Het huisvestingsbeleidis gericht op het zo optimaal mogelijk functioneren van V&W. Het management wil geïnformeerd worden over de planning en kosten van huisvesting (nieuwbouw, renovatie, huur, beheer en onderhoud). Dit om tijdig in t e spelen op de ontwikkelingen binnen het bedrijfsproces. Door middel van analyse van de huisvestingsbehoefteen door inventarisatie van het huisvestingsareaal wordt het mogelijk om behoefteveranderingente volgen en om ontwikkelingen (IT, kantoorinnovatie, flexibilisering van de werkplek, aanpassing werken bedrijfstijden etc.) een plaats te geven. FA2 zal het huisvestingsplan V&W coördineren. Dit betekent frequent afstemmen met de Rgd en de diensten. Diensten leveren bijdragen aan de integrale planvorming. FAZ ondersteunt een zo optimaal mogelijk afwegings- en besluitvormingsprocesen coördineert de uitvoering van gemaakte afspraken en overeengekomen planningen. Tevens toetst FAZ kenbaar gemaakte aanpassingen in de huisvestingsbehoefte. FAZ neemt deel aan door het V&W management ingestelde stuur-, werken/of projectgroepen om de voorbereiding en realisatie van huisvestingsprojectente begeleiden vanuit een coördinerende en adviserende rol. Natuurlijk worden diensten geïnformeerd inzake het huisvestingsproces en daaraan te koppelen faciliteiten (IT -telewerk, videoconferencing-, kantoorinrichting, kengetallen, normen, procedures etc.). Op verzoek kan specialistisch advies ingewonnen worden bij het tot stand komen van huisvestingsprojectenen daaraan te relateren initiatieven t.a.v. bijvoorbeeld: programma's van eisen; projectplan; ARBO- en milieuaspecten; kantoorinnovatie; plan van aanpak etc. In 1998 is het taakveld FM informatievoorziening nieuw geïntroduceerd. De departementen hebben m.i.v. 1999 een externe informatieplicht en dienen hun eigen informatievoorziening te regelen op het gebied van huisvesting. Er zijn op deze punten binnen V&W nog geen voorzieningen getroffen. In 1999 zijn de eerste stappen gezet. De volgende kadentellende stukken zijn beschikbaar gekomen: ontwerpkaders voor de V&W huisvesting de huisvestingsparagraaf

5

Ministerie van Verkeer en Waterstaat Directie Facilitaire taken

Beleids- en Begrotingsplan2001 - 2005

referentienormen huisvesting format huisvestingsplan concept-huisvestingsbeleid FAZ heeft de taak heeft om de verdere informatievoorziening op te zetten en te coördineren. Met de beoogde plannen moet FA2 de volgende resultaten bereiken: FM gegevensmodelV&W (voorschrift eenduidige begrippendefinitie). V&W beschikt over een omvangrijk en divers areaal aan huisvesting (80 Rgd panden ca. 300 eigen panden). Van dit areaal moet worden aangegeven welke gegevens inzake kwantiteit en kwaliteit vastgelegd worden en welke definities daarbij dienen te worden gehanteerd. De gegevens hebben betrekking op casco, opbouw, inbouw en alle gebouwgebondeninstallaties en benutting. De benodigde vastlegging is als zeer omvangrijk te beschouwen. FM informatiemodel V&W (afspraken uitwisselingstuur- en beheersgegevens D3 D2 DI). De BSR heeft aangegeven te willen sturen op zaken als kwaliteit, lokatie en vestigingskeuze, soberheid, doelmatigheid, duurzaamheid, flexibiliteit. Voorts worden er vanuit de MR beleidsonderwerpen aangegeven waarover verantwoording plaats zal gaan vinden. De BSR eis om deze nog al verschillende onderwerpen toetsbaar in de bedrijfsvoering op te nemen, stelt eisen aan vast te leggen gegevens en t e organiseren informatieuitwisseling.Alhoewel het aantal objecten beperkt is, is het aantal vast te leggen gegevens per object zeer omvangrijk. Voordeel is dat veel van de vast te leggen gegevens een bijdrage leveren aan de decentrale FM bedrijfsprocessen (exploitatie en beheer). uitwisselingareaalgegevens met Rijksgebouwendienst.De Rgd heeft tot vorig jaar voor eigen gebruik onze areaalgegevens bijgehouden. Het is gebleken dat veel van deze gegevens bruikbaar zijn voor planvorming en beheer bij V&W diensten. De Rgd en V&W hebben het voornemen om de gegevens uit te wisselen om t e voorkomen dat beide eigen bestanden gaan opbouwen (gestart september 1999). een pilot bij een facilitaire dienst waarbij exploitatie-, beheers-, stuurinformatie wordt gegenereerd voor gegevensuitwisselingvoor D3, D2 en D I gebruik. V&W heeft geen enkele ervaring met FM informatiesystemen die een bijdrage kunnen c.q. moeten leveren in het beoogde informatiemodel. De betekenis van de eisen en wensen van de BSR voor dergelijke systemen moet worden onderzocht. De opzet is om in 1999 een pilot t e starten waarbij de gegevensuitwisselingmet de Rgd en het leveren van managementinformatieals resultaten worden benoemd,

-

-

De resultaten zijn weer input voor: het V&W huisvestingsplanmet bijbehorend instrumentarium; het toepassen van een normenstelsel; het toetsten van huisvestingsvoornemens

2.1.3 Actualicatie 2000 In het kader van het beieidsthema 'Flexibiliteit & Mobiliteit' staat voor het begrotingsjaar 2000 het volgende gepland: Oriëntatie op onderwerp Mobiliteitsbeheersing, het leggen van contacten met DGP, S&C (NVVP) en het analyseren van de belangrijkste beleidsnota's rond dit thema (Perspectievennota NVVP, fileverdunningsplan enz.). Op grond van deze oriëntatie het vertalen van het externe VenW beleid naar vastgesteld intern VenW beleid; Actieve deelname aan het interdepartementaaloverleg voor vervoersmanagement, m.n. invulling geven aan het in een breder kader plaatsen van de problematiek (locatiebeleid, huisvestingsbeleid, werkprocesinnovatie); Opstarten VenW-brede verkenning c.q. evaluatie van het gebruik en het inzet van vervoersplannen bij de diensten. Dit om vast te stellen of er een noodzaak bestaat om de bestaande kaderregelingte actualiseren of juist een nieuwe regeling te ontwikkelen, meer toegesneden op de uitkomsten van het VenW huisvestingsbeleid (te verwachten begin 2000); Huidige parkeerbeieid evalueren en eventueel een veranderingsvoorstelindienen (in het verlengde van de verkenning rond de VenW-vervoersplannen); Bewustwording en kennisoverdracht rond het onderwerp flexibel werken en het efficiënt en effectief omgaan met de werkomgeving en het werkproces. Advisering en coördinatie Nu het VenW management zelf verantwoordelijk is voor de bepalen en beslissen over de kwaliteit en kwantiteit van de huisvesting binnen de door VenW vastgestelde kaders wordt meer en meer door het

6



VenW management een beroep gedaan op de departementale Kennis- en Adviesfunctie van FA2 ten behoeve van de besluitvorming over omvangrijke nieuwbouw en herhuisvestingsprojecten.Vanzelf sprekend is de FAZ advisering afgestemd op de integrale verantwoordelijkheid van het management en gaat het in op de verschillende facetten zoals: locatie, financiën, mobiliteit en flexibiliteit, facilitaire milieuzorg, AREO/EHV. Naast deze integrale advisering wordt specialistisch advies op maat gegeven onder andere op het gebied van energielefficiency, kantoor en werkprocesinnovatie, en de organisatie van FM. De toezichthoudendelcoördinerendetaak met betrekking tot de t e hanteren ruimte-, kwaliteits-en kostennormen en de gemaakte afwegingen wordt gerealiseerd door bovengenoemde advisering aan de diensten en de totstandkoming van de huisvestingsparagraaf van de begroting. Hiertoe ondersteunt FAZ de Diensten bij het opstellen van de huisvestingplannen.

2.1.4 De budgettaire gevolgen van het beleid

Tabel 1 FAC Huisvesting (x 1.000)

2.2 Beleidsdeel Facilitair Bedruf (03)

2.2.1 De beleidsdoelstelling Integraal beleid t.6.v. de klant Facilitymanagement is een containerbegrip. Het betreft (dee1)speciaiismen die te maken hebben met allerlei productiefactoren rondom een werkplek. Het facilitymanagement richt zich met name op de integrale sturing van de deelspecialismen. Goed facilitymanagement betekent dat rondom organisatie, werkplek en gebruiker een consequent en efficiënt, dus bij elkaar passend pakket aan facilitaire voorzieningen wordt aangeboden, een pakket dat ook logisch in het verlengde ligt met de organisatiedoelen en bedrijfsprocessen. Oplossingen voor de klant De meerwaarde van directie Facilitaire Zaken komt voorai tot zijn recht als het "vraag- en aanbodspel" goed gespeeld wordt. De DC' in hun rol van opdrachtgever moeten zich vooral richten op de functionele specificatie. Ten aanzien van Facilitymanagement betekent dit in de praktijk het richten op de probleemdefiniering. De directie Facilitaire Zaken beschikt over voldoende "know how" of heeft het netwerk om deze in te schakelen om een oplossingsrichting voor te stellen en hiervoor technische vertaling te maken. Pro-actief; professioneelen zakelijk Van de directie mag verwacht worden dat zij de organisatie, de ontwikkelen en de beleidsthema's kent en hierop zonodig pro-actief anticipeert met huisvesting en facilities.

7



Om in de praktijk hierop beter in te spelen is onder andere het concept lokatiemanagement als pilot geïntroduceerd. in de praktijk wordt de lokatiemanager signaleert de lokatiemanager ontwikkelingen eerder en wordt er ook vaker en eerder bij betrokken. Helaas leert de praktijk ook dat de werkprocessen die de communicatie en afstemming tussen frontoffice en backoffice regelt niet altijd helder en eenduidig zijn. Dit belemmert de optimale werking van lokatiemanagement. Binnen de directie Facilitaire Zaken is daarom in 1999 met de hoogste prioriteit het project Optimalisering Facilitaire Bedrijfsprocessen gestart. Doel is verdere professionalisering van de dienstverlening. Bij dit project zijn vele medewerkers betrokken en zal veel capaciteit en Inspanning vergen. Relatiebeheer Lokatiemanagement is de weg waarlangs relatiebeheer vorm krijgt en het accountplan is het managementtool waarmee dit gebeurd. Het proces om vraag en aanbodzijde op elkaar af te stemmen, geeft een wezenlijke input aan het verder versterken van het accountplan als een strategisch beheer- en sturingsinstrument. O p basis van de behoeftestellingen van de gebruikers kunnen prestatie-eisen die gesteld worden aan het vastgoed en de facllities inzichtelijker worden gemaakt, waarna de producten van FAZ nader kunnen worden gedefinieerd en concreter worden benoemd. Inherent hieraan is de kostenstructuur nader aangescherpt: aan de gebruiker kan worden aangegeven wat hij voor welk produkt is betaald. Het accountplan is de overkoepelende overeenkomst waarin verwezen wordt naar andere afspraken zoals het huisvestingsplan en arboplannen) De directie Facilitaire Zaken heeft tot doel gesteld in 2000 met alle DC' een meerjaren accountplan af te sluiten. (2000 2005).

-

Facilitair management als managementtool Gegevensbeheer en informatievoorziening zijn 'het' fundament voor het Facilitair BedrijfKIT. "Meten is weten" Pas dan is sturing op facilities en huisvesting pas effectief. Een Facilitair Management Informatie Systeem (FMIS) kan hierbij zeer van dienst zijn. Samenvattend regelt een FMIS de gegevenshulshouding van FA2 en genereert op basis hiervan Informatie. Informatie is nodig t.b.v. de vorming van beleid, de ondersteuning van het werkproces, de sturing op (COTICK) en de verantwoording. De activiteiten die in 1999 zijn ingezet om tot een (FMIS) te komen zullen in 2000 worden voortgezet en zonodig geïntensiveerd. De ontwikkeling van het FMIS heeft een relatie en is dus afhankelijk van andere ontwikkelingen en projecten. huisvestingsplan accountplan meerjaren onderhoudsplan / integrale beheersprognose kosten toedeling- kostendoorbelasting organisatieontwikkeling FA6 / Bedrijfsbureau project optimalisering bedrijfsprocessen

2.2.2 De producten en diensten Het Facilitair Bedrijf regelt de basiskwaliteit van huisvesting en de facilities voor de Bestuurskern. De opdrachtgever hiervoor is de P-SC. Aanvulling op de basiskwaliteit wordt bepaald in overleg met de DC's en directies van de centrale diensten en wordt vastgelegd in een accountplan. Voor 'dienst specifieke zaken' zijn de DC's opdrachtgever. De kosten worden doorbelast. Het Facilitair Bedrijf heeft de volgende producten/diensten: Ruimtebeheer;het beheren van de ruimte toedeling Contractbeheer; het beheer van de levenscyclus van het contract (inkoop, uitvoering, expiratie) Uitvoeringsbeleid;het uitwerken van D I beleid in uitvoeringsbeleid voor de bestuurskernzoals: BHV-plan, beveiligingsplan, milieubeleid, kantoorinnovatie Relatiebeheer; afstemming van producten en diensten op behoeften van bewoners

8



Efficiency en kwaliteitsbewaking: het uitvoeren van een toetsende functie op weten regelgeving en vigerende interne normeringen

2.2.3 Huisvestingsplan In vervolg op het project Stelselwijziging Rijkshuisvesting wordt een huisvestingsplan BSK opgesteld. Het moet een wezenlijk hulpmiddel worden om een organisatie optimaal te doen functioneren. De aard en de omvang van de huisvesting heeft een niet te onderschatten invloed op: de bedrijfsprocessen van de organisatie: huisvesting kan de 'smeerolie' vormen voor een soepele bedrijfsvoering een gezond werken leefklimaat een afstemming op de werkprocessen wat betreft ruimte en inrichting, het zorgvuldig omgaan met arbo-aspecten en het bewustwordingsproces van de invloed van een gezonde omgeving, dragen bij aan een prettige werkomgeving met minder gezondheidsklachten en een verhoging van de arbeidsproductiviteit imago: huisvesting levert een essentiële bijdrage aan het imago van een organisatie, zowel wat betreft de uitstraling van het exterieur en de omgeving alsook wat betreft het interieur. De bijdragen vanuit huisvesting aan een soepele bedrijfsvoering, aan een gezond werken leefklimaat en aan het imago van een organisatie, zijn geen op zich zelf staande fenomenen: er is een directe wisselwerking waarbij synergie ontstaat. Zo heeft een imagoversterking een positieve invloed op de bedrijfsprocessen:een versterking van het imago maakt immers de contouren van de producten waarvoor een organisatie staat, expliciet duidelijker en daarmee de processen die noodzakelijk zijn voor de verwezenlijking van het product. Imagoversterking betekent tevens meer herkenning. Mensen ofwel de medewerkers van een organisatie willen ergens 'bijhoren'. Het vergroten van die herkenning heeft een positieve invloed op de werksfeer. Het bovenstaande geeft aan dat huisvesting geen 'samenraapsel' is van bouwelementen die afzonderlijk van elkaar kunnen worden beoordeeld: huisvesting is een samenhang van zorgvuldig op elkaar afgestemde elementen die gezamenlijk op basis van het synergetische principe de gebruiker optimaal ondersteunt in zijn werkzaamheden. Het huisvestingsplan wordt hiermee de "kapstok" waaraan bijna alle activiteiten van het Facilitair Bedrijf en CiT kunnen worden opgehangen. Het is vanzelfsprekend dat de ontwikkeling van dit plan projectmatig wordt uitgevoerd. De leidraad hierbij is het beleidsdocument "huisvesting in bedrijfsvoering" (FAC 1999) waarin de stappen naar een huisvestingsplan benoemd worden. Even vanzelfsprekend is dat de ontwikkeling in nauw overleg met de D t ' s en de Centrale Diensten gebeurd. Hiervoor is het formeel ingestelde overleg met de directiesecretarissen. De centrale diensten worden vertegenwoordigd door het hoofd van de ECD. Vooruitlopend op het huisvestingsplan is het relevant te melden dat het kwaliteitsniveau van de Plesmanweg, afgemeten aan de huursprijs per bvo (257/m2 bvo), sterk achterblijft bij het kwalitetisniveau van de Artillerie (400í m2 bvo) en Koningskade 4.

2.2.4 Actualisatie 2000 Het Facilitair Bedrijf heeft voor 2000 een aantal speerpunten in de vorm van activiteiten en projecten. Deze zijn: Uitwerken van een huisvestingsplan Herontwikkeling Koningskade Verbetering interne werkprocessen Meerjarenonderhoudsplan Voor het effectief aansturen van huisvesting is een goed meerjarenplan noodzakelijk, een overzicht waarin onderhoudsactiviteitenen investeringen in tijd staan weergegeven. Het meerjarenplan is erop gericht de drie zwaartepunten van huisvesting binnen de Bestuurskern, namelijk de Artillerie, de Koningskade en de Plesmanweg te beheersen en te optimaliseren. De onderhoudswerkzaamhedenen

9

Mlnirterievan Verkeer en Waterstaat Directie Facilitaire Zaken


de investeringen vergen een hierop afgestemd huisvestingsbudget. Een onderzoeksrapporìvan Berenschot Osborn (1998) heeft aangegeven dat het door FAZ in de begrote budget in principe toereikend is voor het dagelijks onderhoud van de gebouwen. Het betreft hier het onderhoudsdeel dat onder verantwoordelijkheid valt van Verkeer en Waterstaat. M.b.t. het onderhoud dat onder verantwoordelijkheid valt van de Rgd worden nadere gemaakt en vastgelegd in een integrale beheersprognose. Dit is echter een moeizaam proces. Ten aanzien van de verbetering van de functionaliteit is het van belang om de huisvestingsbehoeftete matchen met het huisvestingsaanbod om dit vervolgens te toetsen aan de geldende randvoorwaarde en visie. Voor eventuele knelpunten zullen opgelost moeten worden. Deze worden benoemd en in de zgn. huisvestingsparagraaf van het Beleids- begrotingplan opgenomen. Het totale onderhoud kan worden ingedeeld volgens onderstaande indeling. Onderhoudsplan; gericht op instandhouding I.jaarlijks terugkerend onderhoud (JTO) 2. niet jaarlijks terugkerend onderhoud (NJTO); zijnde vervangingen Verbeteringsplan; gericht op functionele verbeteringen I. investeringsplannen;input is een door de CG geaccordeerd huisvestingsplan. Onderhoudsplan Het correctief onderhoud wordt uitgevoerd op basis van permanente inspectie. Een groot deel van het correctief onderhoud betreft schilderwerk. Daarnaast gaat het om reparatie van voorzieningen die vanwege het gebruik onderhoud vergen. Het preventief onderhoud wordt planmatig uitgevoerd. Voor de meeste zaken zijn onderhoudscontracten (mantelcontracten) afgesloten. Het plan voor preventief schildewerk wordt jaarlijks opgesteld aan de hand van visuele inspecties. In de praktijk blijkt een doorkijk van 5 tot 7 jaar het meest realistisch t e zijn. Er is daarom m.b.t. het onderhoud gekozen voor een planperiode van 5 jaar. Vervangings- en investeringsplan Als gevolg van de afgelopen herhuisvestingsprojecten is een groot deel van de inventaris verplaatst c.q. vernieuwd, Door alle verhuisbewegingen en nog komende verhuisbewegingen lag het niet voor de hand om nu een vervangings- en investeringsplanop te stellen. Met het zicht op de definitieve huisvesting in 2001 en de komende europese aanbesteding voor meubilair zal een integraal inventaris beheersplan worden opgesteld. Groene Stroom In het kader van het Actieprogramma Duurzame Energie hebben de ministeries een voorbeeldfunctie bij het afnemen van 'Groene Stroom'. Hierbij is gesteld dat 20% van de afgenomen stroom zgn. Groene stroom moet zijn. Voor de bestuurskern van V&W betekent dit een structurele verplichting om deze duurdere stroom af t e nemen. inzet Willem Witsenplein Ais gevolg van het vorig jaar ingezette project Uithuizing Piesmanweg is reeds in het vorig BBP

aangegeven dat voor de tijdelijke bezetting van het WWP formatie zou worden ingehuurd. In het afgelopen jaar is door prioriteitstelling dit nog binnen de begroting van FAZ opgevangen. In de komende 2 jaar is daar geen ruimte meer voor en moet er een oplossing worden gevonden voor deze tijdelijke situatie. Extra beveiligingsniveau N.a.v. een besluit in de Vijfhoek (i.c. P-SC), het incident m.b.t. informatiebeveiliging bij CDJZ op de Koninginnegrachten op aangeven van HBSG/BVA (beveiligingsambtenaar) is de toegangscontrole in het afgelopen jaar verscherpt. Hierbij is overgegaan op extra manbewaking. In een door FAZ uitgevoerde risico-analyse is aangegeven dat met het terugbrengen van het beveiligingsniveau risico's worden gelopen t.a.v. schade aan de bedrijfsprocessen en de beleidsmatige functie van het ministerie als gevolg van verlies en verdwijning van informatie.

10


Beieids- en Begrotingsplan2001- 2005

Huurmiddelen Bij voorjaars- en najaarsnota 1999 zijn de budgetten voor huisvestingsgelden overgekomen van de Rgd naar FAZ. Bij de overdracht van de budgetten is besloten om de prijscompensatie 1998 niet geheel toe te kennen. Dit heeft geleid tot een structureel tekort dat oploopt van kf 274 in 1999 tot kf 316 in 2005. Door FEZ is de prijscompensatiein 1999 voor 100% structureel aan de budgetten van FAZ toegevoegd, Contractueel is vastgelegd dat de jaarlijkse verhoging afhankelijk is van het consumentenprijsindexcijfer. Dit betekent dat de gebruikersvergoedingjaarlijks zal stijgen. Als de gebruikersvergoeding in de periode 2000-2005 jaarlijks met hetzelfde percentage stijgt als in 2000, dan betekent een knelpunt op de begroting van kf 668 in het jaar 2000 oplopend tot kf 4910 in 2005. Vanuit FAZ bestaat de behoefte om afspraken te maken met de FEZ over de wijze waarop het budget voor de huisvestingsgelden jaarlijks aangepast kan worden, zodat FA2 aan de contractuele verplichtingen kan blijven voldoen. De verhoging van de gebruiksvergoedingenvan panden zijn in de maand oktober voorafgaand aan nieuwe begrotingsjaar bekend. in 2000 is de verhoging ruim 2,5%.

2.2.5 De budgettaire gevolgen van het beleid Het totaal van de programma uitgaven inclusief de apparaatsuitgavengebaseerd op de situatie van 2000.

Tabel 2 FAB (x 1.000)

2.3 Project Koningskade 4 Inleiding Het project Koningskade4 biedt uitkomst in het streven van het ministerie naar geconcerteerde huisvesting .In 2001 zullen met de oplevering van de Koningskade 4 de huisvestingslocaties van het ministerie geconcentreerd zijn op de openbaar-vervoerasCentraal Station Plesmanweg. De Koningskade 4 wordt vanaf 2001 de huisvestingslocatievoor het Hoofdkantoor van de Waterstaat, het directoraat generaal Personenvervoer en de Directie Facilitaire zaken .In het pand koningskade4 worden 920 werkplekken gerealiseerd. Voor dit moment zijn bij de afzonderlijke bewonersgroepen studies gaande naar de wijze waarop de werkplekken worden vormgegeven. Centraal uitgangspunt bij de inrichting is flexibiliteit voor zowel de bouwkundige indeling voor de kantoorruimten als de technische installaties als bijvoorbeeld bekabeling en telefoon, klimaatbeheersingen verlichting. Stand van zaken Het Voorlopig Ontwerp van het pand is gereed en het ligt in.de bedoeling het definitief ontwerp en een bijgestelde planning eind oktober 1999 aan de Stuurgroep aan te bieden. Met de huidige stand van de planning is de financiering van het gebruikers budget bijgesteld.

11

Ministerie van Verkeer en waterstaat Directie Facilitaire Zaken


3. Taakveld Middelen 3.1 Beleidsdeel D I Taak 3.1 .Ibeleidsdoelstelling Een onderzoek naar de professionaliteit van het inkoopproces binnen Verkeer en Waterstaat zal in oktober 1999 worden afgerond door het auditteam van FEZ. Aanleiding tot dit onderzoek vormen de onderstaande punten : de evaluatie van het in 1993 door de Bestuursraad gekozen gecoördineerde inkoopmodel; de inkoopfundie niet alleen bij "inkoopfunctionarissen" ligt, maar ook vele anderen binnen het departement inkoopverantwoordelijkheid hebben. De besluitvorming m.b.t. veel inkopen vindt vaak dan ook versnipperd plaats. integraal management de spreiding van inkoop ook voor meer reguliere (facilitaire) inkopen versterkt en waarbij een duidelijk inkoopbeleid ontbreekt. Zoals in het concept-rapport van de Directie Accountancy Rijksoverheid(DAR) nadrukkelijk staat beschreven moet aan het doen van aanschaffingeneen beleid ten grondslag liggen. de inkoopafdeling, voorzover deze bij een dienstonderdeel aanwezig is, vaak slechts een administratieve functie. Veel goederen en diensten worden wel via de inkoopafdeling maar anderen stellen de specificatie op en zijn verantwoordelijk voor het selecteren van de leverancier. Ook door een aantal ontwikkelingen wordt een efficiëntere inkoop steeds actueler. In het regeerakkoord is bijvoorbeeld een taakstelling opgenomen om te besparen op overheidsinkopen van o.a. goederen en diensten bij derden. Tevens blijkt dat de inkoopfunctie steeds belangrijker wordt in het streven naar een efficiëntere bedrijfsvoering en dat er problemen zijn om binnen de gestelde budgettaire kaders te blijven. Wanneer Verkeer en Waterstaat een kwalitatief hoogwaardig Facility Management beleid wil en in haar inkoopstrategie Total Cost of Ownership centraal heeft staan zal zij zich moeten richten op het verminderen van de totale kosten, niet alleen van de inkoopprijs. Bij een uitbreiding van de inkoopexpertise kan zij ook de toegevoegde waarde van de toeleveranciers verbeteren en zelfs in de leveranciersmarkt zoeken naar strategische kansen die haar bedrijfsdoeleinden helpen verwezenlijken. Hierbij kan gedacht worden aan het continu zoeken naar nieuwe technologieën die de volgende generatie producten mogelijk maken en waarop geanticipeerd kan worden bij het aanbesteden van raamcontracten. De belangrijkste kenmerken van een professioneel inkoopproces is dat het geschiedt op grond van functionele specificaties (leveranciers- en merkneutraal) in plaats van technische specificaties en dat er gestuurd wordt op de integrale kosten in plaats van op de aanschafprijs. Ook financieel gezien heeft de overheid veel belang bij professioneleinkoop. Inkoop geldt dan ook niet als een onvermijdelijke kostenpost, maar als een middel voor het bereiken van de strategische doelen van het bedrijf, zoals vermindering van afhankelijkheden en verlaging van kosten. Voor een goede verankering van het strategisch inkoopkader dient aan drie voorwaarden te worden voldaan: Een duidelijk inkoopbeleid, dat op een goede wijze is ingebed in de organisatie. Gestructureerdeinkoopprocessen Adequate ondersteunende activiteiten; bijv. de IT-infrastructuur en personeelsmangement. Op basis van besluitvorming n.a.v. de uitkomsten van de audit inkoop, zullen nadere acties moeten worden gestart. Hierbij ligt er ook een verband met de OVA en de ICT doorlichting, waar het gaat om de verwerving.

13



3.1.2 De producten en diensten FAZ adviseert de V&W diensten op het gebied van inkoop van facilitaire goederen en diensten, contractvorming, (Europese) aanbesteding en het beheer van contracten. FA2 geeft vorm en inhoud aan het inkoopbeleidsprocesin afstemming en samenwerking met de V&W diensten. FA2 levert op verzoek specialistisch advies (FM managers en inkopers) bij dienstspecifieke en/of regionale inkoopprojecten. FA2 coördineert de uitvoering van de RWS brede contractvorming op basis van een V&W breed in de bestuursraad vastgesteld inkoopplan. Evalueert het inkoopproces, de contractvorming en het inkoopbeleid. Levert bijdragen aan de verdere ontwikkeling van de V&W inkoopfunktie door het ontwikkelen van bijvoorbeeld instrumenten, standaarden, handboeken, procedures. FA2 coördineert de implementatie van V&W brede contracten op het gebied van facilitaire diensten en goederen. De coördinatie heeft betrekking op afgesproken doelstellingen zoals efficiency verbetering, standaardisatie etc. Voorts voert FAZ, namens het departement, overleg met die marktpartijen waar V&W mantelcontracten mee heeft afgesloten, dit om het aanbod gecoördineerd te laten verlopen en om de vinger aan de pols te houden bij de uitvoering van het contract (bespreken afwijkingen).

3.1.3 Actualisatie 2000 In 1999 zal op grond van de uitkomsten van de audit een voorstel in de Bestuursraad worden gebracht over de wijze waarop de inkoopfunctie binnen Verkeer en Waterstaat zodanig gestalte kan worden gegeven opdat de inkoopfunctie zowel kwalitatief als organisatorisch als een volwaardige functie in de V&W organisatie kan worden ingebed. Naar verachting zullen op basis van de uitkomsten van de audit aanbevelingenworden gedaan ten einde een integraal inkoopbeleidsprocesgestalte t e kunnen geven en accenten t e leggen bij de kaderstelling , planning en programmering, begeleiding en ondersteuning van de uitvoering van de evaluatie Ook het gecoördineerde inkoopmodel zal in dit licht kunnen worden herzien c.q, verbeterd

.

Op basis van het huidige inkoopmodel zal FA2 in 2000 de volgende EG-aanbestedingen van facilitaire goederen en diensten coördineren: meubilair dan wel projectinrichting; voertuigen; zowel de aanschaf als het wagenparkbeheer automatiseringsmiddelen Kopieermachines dienstkleding voor de Rijkswaterstaat. In verband met de complexe materie van de aanbestedingOT 2000 zal vanaf het jaar ie benodigde capaciteit worden ingezet om de V&W diensten te adviseren en begeleiden bij de implementatie van de dienstveriening die op basis van de raamovereenkomstendoor verschillende telefoniedienstverleners kan worden geleverd.

De V&W normering voor de personenauto's zal conform de afspraak met de SG worden geëvalueerd in relatie tot de rijksbrede normering.

14



3.1.4 De budgettaire gevolgen van het beleid Hierbij is geen rekening gehouden met eventuele adies n.a.v.

..uitkomsten van

de audit inkoop.

Tabel 4 FAC Inkoop (x 1.000)

15

Ministerievan Verkeer en Waterstaat Directie FacilitaireZaken

Beieids- en Begrotingsplan 2001. 2005

4. Taakveld Communicatie Infrastructuur Technologie

4.1 De beleidsdoelstelling De doelsteiiing is op de werkplek gelijke functionaliteit voor de gebruiker (netwerk, data- en telecommunicatie) ongeacht de lokatie (gebouw). Dit stelt hoge eisen aan de functionaliteit, capaciteit en beschikbaarheid van de data- en telecommunicatievoorzieningen tussen de lokaties. Er is dan ook sprake van een virtueel gebouw, dit is noodzakelijk om de organisatie geen last te laten ondervinden van het feit dat de bestuurskern in meerdere gebouwen is gehuisvest. Ontwikkelingen in ICT De markt die zich bezig houdt met data- en telecommunicatie is enorm in beweging. Dit kenmerkt zich door innovatieve toepassingen/technologie die zich in hoog tempo aandienen, de vraag naar meer High-tec ondersteuning van het primaire proces en de veranderende concurrentie positie van aanbieders van data- en telecomdiensten. Opmerkelijk is dat de klassieke telecommunicatie markt zich steeds meer begint te bewegen naar de datacommunicatie markt. Klassieke aanbieders van telecomdiensten zoals bijvoorbeeld KPN, kiezen nu partners die hun diensten verlenen in de datacommunicatie. Dit heeft alles te maken met de integratie van spraak en data en de reusachtige groei in diensten en technologie die is gericht op het exploreren en exploiteren van inter- en intranetdiensten.Met name de dominante rol die inter- en intranet diensten nu en in de nabije toekomst inneemt, bepaalt in grote mate de investeringen die noodzakelijk zijn om het primaire proces hierin optimaal te ondersteunen. Van een vaste lT-infrastructuur naar een virtuele lT-infrastructuur Daar waar tot voor kort Netwerkdiensten en Telecomdiensten als gescheiden eenheden werden beschouwd, is nu een integratie van beide diensten voorzien. Met name ontwikkelingen op het gebied van spraak zullen zich meer en meer digitaal laten ondersteunen. Ook hier spelen de ontwikkelingen van het inter- en intranet een dominante rol, Het telefoneren in en buiten huisikantoor gebeurt meer en meer via gewone computers die daarbij gebruik maken van internetprotocollen (Voice over iP). De klassieke bedrijfscentralesvoor telefonie zullen hierdoor langzamerhand verdwijnen. De opmars van bedrijfstoepassingenvoor het internet is niet meer te stuiten. Vrijwel alle leveranciers die software leveren voor het ontwikkelen van applicaties, maken het mogelijk de toepassingen t e gebruiken in een inter-intranetomgeving. Indien we dit vertalen naar een op deze ontwikkeling toegesneden iTinfrastructuur, dan kunnen we de volgende verschuivingen waarnemen. Het transport van data, spraak en beelden neemt fors toe, de huidige capaciteit voor het verwerken van de data, spraak en beelden is nu nog beperkt en er is nieuwe technologie (ADSL (data), UMTS(mobieletelefonie)) ontwikkeld die meer capaciteit biedt bij hogere snelheden. Hiervoor is andere apparatuur (bijv. modems) nodig en mogelijk ook de transportlaag (bekabeling, straalzenders, etc,.. ) dient hierop te worden aangepast. Het aanbieden van IT diensten aan medewerkersdient plaats onafhankelijk te zijn. De medewerker dient op een willekeurige plaats over een gelijkwaardige IT ondersteuning te beschikken. Met de komst van nieuwe technologie die draadloos werken tussen computer en netwerk mogelijk maakt, is het mogelijk bij toepassing van deze technologie, waar dan ook binnen het gebouw met de computer contact te maken met het netwerk. Hierdoor is het mogelijk in het gebouw ruimten te benutten als (tijdelijke) werkplek die voorheen moeilijk van IT voorzieningen te waren voorzien of anders tegen zeer hoge kosten. Telecommunicatie Wat betreft de telefonische bereikbaarheid binnen en buiten de kantoorgebouwen zetten we in op een maximale bereikbaarheid. Dit betekent concreet dat de medewerkers worden voorzien van een draadloze telefoon. Afhankelijk van de snelheid waarmee nieuwe technologieën worden geïntegreerd in het werkproces, zijn de volgende technische mogelijkheden een optie: Voice over IP in combinatie met GSM DECT telefonie binnen de gebouwen en GSM buiten de gebouwen

I6

Ministerie van Verkeer en Watersiaat Directie Facilitaire Zaken


Combinatie DECT/GSM en een gelijke toepassing als GRIP, waarbij GRIP nummers buiten het gebouw die behoren tot het domein van de bestuurskernbeschouwt als intern verkeer en hierop haar kosten baseert. Het uitbesteden van teiefoniediensten aan een callcenter (valt onder OT2000) In ieder geval kan worden gesteld, dat op een termijn van twee à drie jaar de huidige telefooncentrales binnen de bestuurskernvervangen dienen t e worden door de nieuwe generatie telefooncentrales veelal volledig geïntegreerd met de datacommunicatietechnologie. De kosten die deze investering met zich meebrengt, is vooralsnog niet in te schatten. OT 2000

Het europees aanbesteden van de te maken telefoontikken door de overheid, bekend onder de projectnaam OT2000, zal waarschijnlijk eind 1999 of begin 2000 worden gegund. De hieruit voortvloeiende kosten, door bijvoorbeeld alle mobiele telefoons van de ene leverancier onder te brengen bij de andere leverancier, zijn nog niet in t e schatten. Ook is nog niet bekend of er geïnvesteerd moet worden in apparatuur (bedrijfscentralestelefonie) indien er wordt overgegaan op een andere leverancier.

4.2 De producten en diensten De eisen aan de functionaliteit, capaciteit en beschikbaarheidvan de data- en telecommunicatievoorzieningen met andere onderdelen van Verkeer en Waterstaat en de buitenwereld is tevens van een steeds groter belang, hiervoor is dan ook het Nederland brede V&W-Net in gebruik. De produkten en diensten van FAZ/CIT zijn: Het ontwikkelen en uitwerken van een visie met betrekking tot de toekomstige informatie- en communicatie-infrastructuur Het formuleren en ontwikkelen van procedures m.b.t. het inzetten van data- en telecommunicatie functionaliteit (diensten) Het begeleiden en adviseren van de gebruikers en IT-afdelingen bij de inzet van de data- en telecommunicatie voorzieningen Het waar noodzakelijk ontwikkelen van nieuwe data- en telecommunicatie toepassingen die een duidelijke bijdrage leveren aan het primaire proces van de bestuurskern Het vormgeven, het beheren en exploiteren van een toekomstgerichte communicatieinfrastructuur (spraak en data) voor de bestuurskern Het managen van grote projecten binnen de bestuurskern op het gebied van CIT Het in het kader van het bovenstaande onderhouden van in- en externe contacten met andere FAZ-onderdelen, IT-hoofden, medewerkers van de bestuurskern, DOI, M D leveranciers en andere departementen.

4.3 Actualisatie 2000 FAZ/CIT stelt zich ten doel om in 2000 de bestaande dienstverlening te continueren, standaardiseren en vast te leggen in afspraken met de gebruikers (diensten), voor de gehele bestuurskern. Waar mogelijk zal een uitbreiding van dienstverlening worden geboden aan de bestuurskern, als dat bijdraagt tot een verhoging van standaardisatie en efficiënte inzet van middelen t.b.v. data- en telecommunicatie. Speerpunten2000 Naast haar reguliere taken, kent CIT in 2000 drie grote projecten die het grootste gedeelte van de capaciteit van CIT claimen, te weten: Technische infrastructuur Koningskade 4; (Hedbekabelen Plesmanweg;

17



Daarnaast is CIT betrokken bij een aantal pilotprojecten. De volgende pilots worden in 2000 gestart of afgerond: draadloos communiceren met het netwerk Videovergaderen, niet de techniek maar het doelmatig vergaderen met behulp van de techniek. Beeldtelefonie via de PC. Nieuwe pilot besluitvorming in het MT Technische infrastructuur koningskade 4 In 2000 zal een groot deel van de capaciteit van CIT ingezet worden op het realiseren van de technische infrastructuur in het gebouw Koningskade4. Het plan van eisen hiervoor wordt in oktober 1999 voorgelegd aan de stuurgroep. De keuze voor een mogelijk nieuw type telefooncentrale, kan bepalend zijn voor het vervangen van de telefooncentrales in de overige gebouwen van de bestuurskern. Indien er in de Koningskade 4 gekozen wordt voor een combinatie van bijvoorbeeld vaste en draadloze telefonie (DECT en/of GSM) kan dit betekenen dat we in 2000 en 2001 de huidige telefooncentrales van de gebouwen Artillerie en Plesmanweg moeten vervangen om de bereikbaarheid, kwaliteit van dienstverlening en het beheer, onderhoud en exploitatie op een gelijk niveau te brengen. Project (Her)bekabe/ing Plesmanweg Begin 2000 zal het gebouw Plesmanweg worden voorzien van nieuwe bekabeling. Een vooronderzoek waarin wordt onderzocht welk type bekabeling noodzakelijk is voor een toekomstvaste technische infrastructuur en de wijze waarop de bekabeling wordt aangebracht in het gebouw Plesmanweg, wordt in november 1999 afgerond. Het doorlopen van een offerìetraject maakt onderdeel uit van het vooronderzoek, waarna in november de gunning plaatsvindt. De start met het bekabelen van het gebouw Plesmanweg vindt plaats in januari 2000. Naar verwachting zal bekabelingtraject1jaar doorlooptijd kennen. V&W net De protocollen van het V&W net zijn nog niet naar wens aangeboden. Tevens blijkt de financiering van het geheel ondoorzichtig. De Meetkundige Dienst (MD) is steeds om opheldering gevraagd. Maar de afspraken worden steevast niet nagekomen. FA2 schat in dat het oude contract met EDS kf 100 goedkoper was dan het huidige contract met Consortis. Zodra er meer duidelijkheid bestaat over het geheel zal er een claim worden ingediend. Dit zal dan generaal worden gecompenseerd moeten worden binnen de CSD.

4.4 De budgettaire gevolgen van het beleid Tabel 5 CIT (x 1.OOO)

18



5. Taakveld Documentaire Informatievoorziening 5.1 De beleidsdoelstelling FA2 richt zich op de integratie en coördinatie problematiek bij verdergaande informatisering en automatisering op het Di terrein. Er worden drie dimensies onderkend waarop coördinatie geleverd wordt naar het i&A aspect; naar DI-funkties/ systemen aspect en naar het organisatie-aspect.Onder het I&A aspect wordt verstaan het afstemmen tussen werkzaamheden, informatiemodellen, uitwisselingsstandaards en protocollen en technische infrastuctuur. Onder het Di funkties/ systemen aspect wordt begrepen de wijze waarop de verschillende DI-funkties zijn afgestemd en ter beschikking komen van de gebruiker. Onder het organisatie aspect wordt bedoeld de wijze waarop DI-taken en Verantwoordelijkheden in de organisatie zijn ondergebracht en afgestemd.

5.2 De producten en diensten In 1999 presenteerdeFAZ een beleidsvisie voor het ministerie van Verkeer en Waterstaat, met betrekking tot de documentaire informatieverzorging, het taakgebied dat betrekking heeft op de zorg voor alle archiefbescheiden. De afgelopen jaren zijn door met name de Algemene Rekenkamer een aantal knelpunten in de documentaire informatieverzorging aan de orde gesteld. Het betrof de grote achterstanden bij de bewerking en overbrenging van archiefmateriaal naar de Rijksarchiefdienst,de vaak miserabele conditie van het archiefmateriaal binnen de rijksoverheid. Een ander belangrijk knelpunt betrof de zorg voor digitale archiefbescheiden. De Algemene Rekenkamer heeft over deze zaken specifieke rapporten geproduceerd. De problematiek is overheidsbreed aangepakt door de verantwoordelijke ministers (OCW en BZK) door middel van het vaststellen van een aan de eisen van de tijd aangepaste~archiefwetplus nadere regelgeving, een programma voor het wegwerken van de achterstanden in de bewerking (CAS-convenanten), een project om rijksoverheidsbreedinstrumenten te ontwikkelen om een goede archiefzorg geënt op de eisen van de tijd mogelijk te maken (PIVOTproject) en een programma om ook digitale archiefbescheiden onder archiefbeheerte brengen en duurzaam te kunnen bewaren (Digitale Duurzaamheid). Deze visie impliceert terughoudendheid met betrekking tot de introductie van nieuwe mogelijke bronnen van digitale archiefbescheiden. totdat de voorzieningen om ze deugdelijk te kunnen archiveren en beheren zijn gerealiseerd. Dit laatste dient dan ook, V&W-breed de hoogste prioriteit te krijgen, juist om de verdere uitbouw en digitalisering van de V&W-informatievoorziening te kunnen faciiiteren, De opvolging van de huidige generatie postregistratie- en dossierbeheertoepassingen door een digitaal duurzaam registratie- en archiefbeheersysteem, zo mogelijk een V&W breed uniform systeem (vgl. FAIS en Comi-P), is daartoe een belangrijke eerste stap. Een dergelijk systeem zal tenminste in staat moeten zijn om: Alle archiefbescheiden te beheren onafhankelijk van informatiedrager als één archief (papier, analoog en digitaal). Een digitale depotíunctie dienen te bevatten om zoveel mogelijk digitale stukken, die voor archivering in aanmerking komen, onmuteerbaar op te slaan, leesbaar te houden en als onderdeel van het archief te beheren. Te interfacen met zoveel mogelijk bronnen van mogelijke digitale bescheiden, ten einde ze in te kunnen nemen met de daarbij behorende context en metagegevens (email, efax, werkplektoepassingen.webtoepassingen, workflow management en EDM toepassingen). (zie Minimum functionele eisen RMA en meta- en contextgegevensmodel DIV)

19

Ministerievan Verkeer en Waterstaat Directie Facilitaire Zaken

Beieids- en Begrotingsplan2001- 2005

-ordening contextmetadata beheersgegevens

archieikast

email

I

werkplektoepassingen

'

archief-

'

bescheiden

werGnioimatie, documentatie

I

Voor de organisatie zal een dergelijk 'digitaal duurzaam' archiefbeheerssysteem als organisatiegeheugen de volgende meeropbrengsten kennen: 1. De verantwoording verbeteren (Accountantsverklaring, Rekenkamer,etc.) en kunnen voldoen aan de geldende (archief)regelgeving. 2. De verdere ondersteuning van diverse werkprocessen met elektronische document management systemen e.d. mogelijkte maken. 3. Geen uitgestelde kosten ten gevolge van bewerkingsachterstanden. 4. Geen noodzaak van schaduwarchivering. 5. Digitalisering van archiefbescheiden middels scannen (vervanging) wordt mogelijk door vroege inname en selectie. 6. Snelle 'online' beschikbaarheidvan goed ontsloten archiefstukken 7. Een organisatiegeheugen realiseren als basis voor kennismanagement. 8. Stoppen van digitaal geheugenverlies en herstel van de archieffunctie in de organisatie

5.3 Actualisatie 2000 Opleiding DIV personeel m.b.t. recente ontwikkelingen zoals vernieuwing archief instrumentarium en digitale duurzaamheid. Opstellen CAS-convenant2 voor het wegwerken van bewerkingsachterstanden 0 Institutioneel onderzoek centrale en ondersteunendefuncties, het laatste beleidsterrein waarop nog een BSD nieuwe stijl ontbreekt. Beleidsnota DIV voor de Bestuursraad ter bekrachtiging lopend beleid en besluit voor een V&W brede aanpak van digitale duurzaamheid met als eerste prioriteit de opvolging van de huidige generatie postregistratie- en dossierbeheertoepassingen door een digitaal duurzaam registratie- en archiefbeheersysteem en zo mogelijk een V&W breed uniform systeem. Draaiboek Digitale Duurzaamheid, gedetailleerd stappenplan voor de implementatie van digitaal duurzame informatieverzorging,als plan van aanpak voor de implementatie van een en ander Voorbereiding aanbestedingsprocedurenieuwe generatie archiefbeheerssysteem, met programma van eisen en functionele specificaties van de nieuwe archiefbeheerstoepassing (Voor een volledig overzicht zie de BeleidsnotaDIV)

20

Ministerie van Verkeer en Waterstaat Diredie Facilitaire Zaken

Beleids- en Begrotingsplan 2001. 2005

5.4 De budgettaire gevolgen van het beleid Tabel 6 FAC DIV (x 1.OOO)

Vgrpllchtingen Ultgaven Programma Beleidsonhv. NDM 01 PWl

Apparaat

2000 493 493 257 1O0

2001 493 493 257 1O0

2002 483 493 257 1O0

2003 493 493 257 1O0

2004 493 493 257 1O0

2005 483 493 257

57 1O0

57 1O0

57 1O0

57 1O0

57 1O0

100 57 1O0

236

236

236

236

236

236

21


-

Beieids- en Begrotingsplan 2001 2005

6. Taakveld Interne Milieuzorg 6.1 De beleidsdoelstelling Directie FacilitaireZaken (FAZ) start in het jaar 2000 met de uitvoering van het projectplan facilitaire milieuzorg. Aanleiding is het Nationaal Milieu- en Beleidsplan (NMP3). In het NMP3 is gesteld dat de overheid een belangrijke voorbeeldfunctie heeft op het gebied van milieuzorg. Binnen de planperiode (1999 - 2004) dienen onderdelen van de overheid te beschikken over een werkend milieuzorgsysteem ten einde de milieu-effecten van milieubelastendeactiviteiten te beheersen en continue te verbeteren.

6.2 De producten en diensten FAZ heeft in 1999 in samenwerking met directie S&C en de RWS DWW een verkenning gehouden naar facilitaire milieuzorg. Deze verkenning, aangevuld met de aanpak van VROM, is voorgelegd aan de SG. De SG heeft gekozen voor het ontwikkelen van een projectplan wat leidt tot scenario 'Duurzaam facilitair management is standaard'. Dit scenario gaat ervan uit dat het ministerie duurzaam facilitair management als standaard omarmt. Verwijzend naar de verkenning komen de volgende acht facilitaire processen voor het milieuzorgsysteem in aanmerking omdat zij relevant zijn voor het milieu: onderhoud en schoonmaak van de gebouwen, catering, klimaatbeheersing,verlichting en apparatuurgebruik (incl. Duurzaam bouwen), veivoer (woon-werk en dienstreizen), inkoop, reproductielprinten en afvalinzameling en -verwerking. Begin september 1999 is FA2 gestart met het opzetten van het project (organisatie en bemensing). Eind 1999 zal FA2 een projectplan presenteren wat leidt tot een (dee1)systeem wat alle elementen van facilitaire milieuzorg in zich heeft. Het projectplan zal worden voorbereid met onder andere RWS DWW en de facility managers van VenW. 'EER-programma' FAZ coördineert het EER-programmaVenW wat als doel heeft een relatieve energiebesparingvan 17% te bewerkstelligen voor kantoorhuisvesting. In diverse panden van VenW is een scala aan technische maatregelen uitgevoerd die bijdragen aan een beter energiegedragvan gebouwen. Tevens is er zeer veel kennis ontwikkeld op het gebied van energiebeheer. Deze kennis wordt vaak als te specialistisch ervaren, professioneel energiebeheer komt hierdoor maar ten dele uit de verf. In 1999 zijn de pijlen er opgericht om de informatievoorziening van energiebeheer (registratie en uitwisseling gegevens) sterk te verbeteren. Door middel van een eenvoudig instrumentarium worden diensten in staat gesteld om energieverbruik beter te kunnen monitoren. Daarnaast is in 1999 onderzocht op welke wijze diensten het beste ondersteuning kunnen krijgen bij het organiseren van energiebeheer.

In een samenwerkingsverbandmet de Haagse Hogeschool wordt een drietal adviesproducten ontwikkeld waarmee Diensten zelf aan de slag kunnen. Deze producten tw:actorenmodel energiebeheer, format energiebeheer en potentiële energiebeheer maatregelen zijn begin 2000 gereed. Op basis van een gehouden pilot-project 'Informatievoorziening energie-efficiency kantoorhuisvesting' lijkt een aanpak om kennis en kunde op het gebied van energiebeheer aan 'huis' te leveren succesvoi. Indien de uitkomst van de monitor 1998 wordt vergeleken met die van 1997 krijgt VenW eveneens de bevestiging dat de ingeslagen weg effectief is. Zo is de registratie van energiegegevens toegenomen van 41 % naar 62 %. Ook geïmplementeerd energiebeheer is gestegen, weliswaar nog zeer laag, echter is er een stijging van 12% naar 23 % geconstateerd. Deze opgaande lijn lijkt zich door te trekken, in 1999 zijn 11 cursisten opgegaan voor een opleiding energiecoördinator respectievelijk energiebeheerder. in 1998 was dit maar 1 cursist.

22

Minkterie van Verkeer en Waterstaat

Directie Facilitaire Zaken


6.3 Actualisatie 2000 Het jaar 2000 zal in het teken staan van kennisoverdracht, bevorderen van geïmplementeerd energiebeheer en energiebeheerverankeren in facilitaire milieuzorg. Er zal een inventarisatie worden afgerond van nog uitvoeren technische maatregelen, een aantal uitgevoerde maatregelen zullen worden bestudeerd. Actief zal worden gestuurd om initiatieven van diensten adequaat te ondersteunen.

23

Ministerie van Verkeer en Waterstaat Olrectie Facilitaire Zaken


7. Taakveld ARBO 7.1 De beleidsdoelstelling Het beieidsveld is onderdeel van het VenW huisvestingsbeleid en richt zich met name op gebouw en werkplek. Beoogd effect van het beleid is het voorkomen en het verminderen van ziekteverzuim en arbeidsongeschiktheiden het waarborgen van een veilige en gezonde werkomgeving voor de VenW medewerkers. in komende planperiode zal FAZ onderzoeken in hoeverre het huidige beleid voldoet en waar impulsen nodig zijn. Ten behoeve van de evaluatie en de toetsing van het gevoerde beleid zal FAZ de functionele kwaliteit van het huisvestingsareaal in kaart brengen Daarnaast onderzoekt FAZ in hoeverre er sprake is van een "ARBO/BHV zorg systeem". Over de resultaten en conclusies rapporteert FAZ aan de BSR.

7.2 Actualisatie 2000 Bedrijfshulpverlening De bedrijfshulpverleningin de Bestuurskern dient in het kader van de ARBO wetgeving verbeterd te worden. In opdracht van de P-SG moet hier veel energie in gestoken worden. Het geheel gebeurt volgens het BHV-plan dat ter accordering naar de P-SG is gestuurd en momenteel in behandeling is bij de OR. Dit financiele consequentievan dit plan i5 voor de toekomst een structurele kostenpost. Aan de organisatie zal een professionele uitvoering moeten worden gegeven. Zo niet dan voldoet het geheel niet aan de ARBO-voorwaarden, Het opzetten en instandhouden van een professionele organisatie leidt tot een structurele claim van kf 200.

24



8. Taskveld FM Organisatie 8.1 Personeel en Organisatie 8.1 .IOrganisatie ontwikkeling Nadat in 1999 de formaties van de hoofdafdelingen FAC en CiT zijn geaktualiseerdontstond onderstaand organogram.

1

IpcLi facilitair advies en coürdinatie

netwerkbeheer telecommunicatie

huisvesting documentaire infomatievoorz. facilitaire diensten en technologielinkoop I_.......... beleid$- en projectadvies p-.i'-7

........-.

_______-__.

I

'....F@ofice

,,..../i

\

\.bacbfS- _ _ _ _ _ _J- _ _ _ _ _ _ _ _

in 2000 zal de formatie van het facilitair bedrijf (FAB) worden bezien. De verdere ontwikkeling van het facilitair bedrijf (FAB) vindt plaats vanuit de in 1995 geformuleerde visie (zie forrnatierappott 1995) en de sindsdien opgedane positieve ervaringen met het relatiebeheer. Hierbij wordt het anticiperend denken en handelen verder ontwikkeld. Enerzijds om tijdig in t e spelen op de wensen en Verwachtingen van de opdrachtgevers (SG en DC's), anderzijds om tijdig beleid, diensten en producten te kunnen innoveren op basis van de ontwikkelingen binnen de organisatie, op de markt van aanbieders en in de maatschappij. Dit zal worden bereikt door het klantgericht werken bij de uitvoering verder te ontwikkelen vanuit de in de achterliggendejaren opgedane positieve ervaringen. Hiertoe horen onderrneer een intensiveringen professionaliseringvan het relatiebeheer (accountmanagement, afstemming andere staven en het projectmatig werken meer en meer benadrukt wordt. Ook de sturingsinforrnatiezal hierbij een cruciale rol moeten spelen. De hoofdafdeling FA6 richt zich op de opdrachtgeverlklant en lokatie (frontoffice). Het in 1995 gekozen organisatiemodel, waarbij nadrukkelijk de front office en back office-taken worden onderscheiden blijft gehandhaafd. De frontoffice gaat zich richten op de lokaties. Tot nu toe worden de aktivieiten gericht op de gehele bestuurskern (alle panden). Iedere grote lokatie (Plesmanweg, Artillerie en Koningskade) krijgt een accountmanager (lokatiemanager). Hiermee wordt een antwoord gegeven op de sterke behoefte bij de DC's en binnen FAZ de relatie tussen FAZ met de opdrachtgevers/klant te verbeteren om zo een betere en snellere dienstverlening te garanderen. De lokatiemanager is integraal verantwoordelijk voor het facility management in het pand. De inhoudelijke taken zijn ondergebracht in de back office. Hierbij worden onderscheiden: een afdeling huisvesting. In deze afdeling zijn twee huisvestingstakenondergebracht te weten de huisvesting, incl. milieu en gebouwgebonden arbo-zaken. Jaarlijks wordt conform de stelselwijziging een huisvestingsplan Bestuurskern opgesteld en uitgevoerd. De tweede taak

25

Ministerie van Verkeer en Waterstaat Directie Facilibire Zaken


betreft het onderhoud. Jaarlijks wordt een meerjarenonderhoudsplanopgesteld en uitgevoerd. Hierbij vindt afstemming plaats met de Rijksgebouwendienst. een afdeling diensten. Hier zijn de taken ondergebracht van de huidige afdelingen Services en Documentaire informatievoorziening. Binnen FAB wordt een beperkt aantal fab-specifieke staftaken gebundeld binnen "technische ondersteuning". Binnen deze stafeenheid worden taken als planning, informatievoorziening op het gebied van de huisvesting ondergebracht. Hieronder een overzicht van de aangepaste streef-organisatie FAB

.......

....J:Iz:-,;I

Kisvesting

.....................................

1

toeleverend

planvoorbereiding,-uitvoering coördinatie

huisvesting onderhoud projecten

J .. ...................

rdiëZten----]

1

-------t----------------

I

/iok%magement

1

toeleverend ontwikkeling, contrac- I tina beschikbaar I steï/en capaciteit i

integraal faclllty management op

catering

service desk la lijns onderhoud beheer

schoonmaak beveiliging bhv telefooncentrale doc Info voorz

i

post vervoersmanagement

i

lokaties > plesmanweg > koningskade > artillerie

reprografie

*:T;J!&;X

BACK OFFICE 'DPDRA'CHnCE"ER .............

....................

E b FRONT OFFICE ........................ /KLANT

Met de P-SG werd afgesproken eerst in het pand Artillerie ervaring op te doen met het lokatiemanagement., Afgesproken was eind oktober 1999 de pilot in de Artillerie te evalueren. Op basis van de ervaringen tot nu toe (augustus) kan de volgende, voorlopige conclusie worden getrokken: vanuit de opdrachtgever/klant (DGG) is meerdere malen (voor een deel schriftelijk) aangeven dat het lokatiemanagement een zichtbare verbetering is (alert inspelen, leveren van de kwaliteit). Ook de vragen, opmerkingen die binnenkomen bij de service desk geven aan dat er positief wordt gedacht over verbetering in de dienstverlening. vastgesteld is dat de afstemming (processen, taakafbakening) tussen de front office en de back offices nog niet goed verloopt, waardoor de dienstverlening niet optimaal is.

Deze laatste vaststelling is aanleiding geweest een project "optimalisering facilitaire bedrijfsvoering faz" te starten per 15 augustus 1999 om hier een verdere verbetering in aan te brengen. In dit project gaat het om het (opnieuw) beschrijven, verbeteren en implementeren van de facilitaire processen die leiden tot de gewenste facilitaire producten en diensten. Tevens zal de synergie tussen beleid en uitvoering moeten worden verbeterd. Dit met het doel beter te kunnen inspelen op de vraag van de opdrachtgever en klanten en daarbij ambitie en uitvoering in balans te brengen.

26



Het project wordt in een zestal stappen uitgevoerd. Er wordt hierbij zoveel mogelijk gebruik gemaakt van beschikbaar materiaal. Tevens passen de eerste stappen in de uit te voeren OVA. Een en ander zal er toe leiden dat er per 1 april 2000 een te implementeren plan gereed is. Dan zal ook de formatiebeschrijvinghierop zijn aangepast. Bij de voorbereiding, uitvoering en implementatie is een aktieve inbreng van de FAZ-medewerkers voorzien. Zij als geen anderen beschikken over de kennis en inzichten. Om het project t e doen slagen is capaciteit beschikbaar gesteld om de medewerkers voldoende tijd te geven hun bijdrage te leveren. Nadat de formatie van FAB is aangepast wordt ook de formatie van de beide stafafdelingen geaktualiseerd. Met name de kwaliteit van de ondersteuning, de communicatie- en de archieítaken zullen warden bezien. Uitgangspunt is dat alie staffaken in twee centrale staf afdelingen zijn ondergebracht. Te weten: het

bedriifsbureau (bedrijfseconomischeen financiële zaken en contracting) en het dirediesecretariaat

(procesondersteuningen communicatie). Gelet op de omvang en de dynamiek van de taakclusters van beide stafafdelingen en de verschillen tussen deze clusters, is niet gekozen voor een stafafdeling. Dit is mede gevoed door ervaringen en onderzoeken binnen de rijkswaterstaat. Met de aanpassing van de formatie van FAB en de staven zal in april 2000 de volgende organisatie ontstaan hoofdstructuur FAZ

bedrijhbureau

facilitair bedrijf

facilitair advies en coördinatie

,A

huisvesting documentaire informatievoorz. facilitaire diensten en technologie (inkoop) beleids- en projectadvies

/

,-----

I'-

huisvesting

I

,,p~anningennuisveiingsI! i info

fiiiidn-

__________-

projlecten ca

nehverk. teiedombeheer beheer

, F'

FINANCIELE CONSEQUENTIES De financiële consequenties voor het totale traject zijn drieërlei: extra kosten agv de taakverdiepingen [f 714.000,-, conform eerdere besluitvorming va 1999 beschikbaar] t.b.v. de invulling van de extra capaciteit en kwaliteit agv de invoering van de stelselwijziging is extra budget beschikbaar gesteld. t.b.v, de invulling van de extra capaciteit en kwaliteit t.b.v. de inkooptaken is voor de komende twee jaar extra budget beschikbaar gesteld. Voor de jaren daarna wordt budget gereserveerd uit de t e verwachten besparingen die zullen worden bereikt door een efficiënter inkoopproces. ook voor het invoeren van het lokatiemanagement extra kosten agv de kwaliteitsverbetering[f 595,000,-, 2 conform eerdere besluitvorming va 2000 beschikbaar] een aantal functies zijn/worden aangepast en leidt tot een hogere inschaling. Hiervoor is voor het komend jaar budget gereserveerd. 3 kosten taakoverdracht netwerkbeheer Artillerie. [f 90.000,-I de hiermee gemoeide kosten voor de inzet van een netwerkbeheerder59 worden structureel overgeboekt van DGG naar FAZ. 1

27

Miniderie van Verkeer en Waterstaat Directie Facilitaire Zaken


T.b.v. opleidingen en trainingen is extra budget gereserveerd. Daarnaast zal in het opleidingsplan hieraan prioriteit worden gesteld. TIJDSPLANNING 10 mrt 2000

-

10 17 mrt

stap 4 (transformatieplan) van ofb gereed terugkoppeling medewerkersf a en or-informeel

-

17 mrt 15 dec implementatie transformatieplan 1 apr

apr

formatie fab en staven (bedrijfsburo en ds) beschreven bespreking formatie met or

Externe oriëntatie De organisatieontwikkeling van FAZ is voor een belangrijk gedeelte gericht op het verbeteren van de orientatie van de organisatie en de medewerkers op de omgeving. Het gaat hierbij om de opdrachtgever, de klant (individuele) medewerker, de markt en de maatschappij. In dit verband worden de volgende akties ondernomen:

,

optimalisering facilitaire bedrijfsvoering 1 ontwerp artillerie O1 -04-00 2 gefaseerde implementatie in de panden 01-12-00/

., ,

.

.. .>..< .... de aandacht

.

, > > ..,,, ,, ,. ,. . . ~, .. ~ , ~ ~

Inrichting lokatiemanag de relatie tussen klant en frontoffice van FA2 is geoptimaliseerd.

. , , ,,., ..

directiesecretarissenoverleg bsk, net werken interdepartementaal, de diverse (operationele) vakoverleggen binnen V&W.

Functioneringsgesprekken Minimaal een maal per jaar worden met de medewerkers functioneringsgesprekkengehouden. Hierbij zullen nadrukkelijk ook de opleidingsbehoeften en loopbaanplanningenworden meegenomen. Twee maal perjaar wordt op mt-nivo het "beeld" besproken.

Arbeidsmarktschaarste In snel toenemende mate wordt FA2 geconfronteerd met schaarste op de arbeidsmarkt. Dit doet zich praktisch voor over de gehele linie. Hierbij is een tweetal oorzaken aan te wijzen: schaarste en sterke

28



concurrentie binnen de Bestuurskernígelijksoortige functies worden verschillende gewaardeerd) en met het bedrijfsleven(betere betaling). In het bijzonder betreft het de volgende functies: adviseurs it netwerkbeheerders beheerders telecom huisvestingsadviseurs managementondersteuning archiefmedewerkers Een en ander leidt ertoe dat medewerkers met aanvullende toelagen e.d. moet worden binnengehaald. Indien deze trend zich doorzet zal mogelijk ook gekeken moeten worden naar de zittende medewerkers in gelijksoortige functies.

Ziekteverzuim Onder het motto "van genezen naar voorkomen" is een aantal jaren geleden een aantal akties gestart te weten: verzuim bespreekbaar te maken de "terugkom-beslissing" te vervroegen oorzaken boven tafel te krijgen om hieruit lering te trekken Hierbij wordt onderkend dat verzuim een managementprobleemis. In dit kader is de frequentie van het smt-overleg opgevoerd. Zijn nadere afspraken gemaakt omtrent de voortgangsbewaking. Echter de wisselingen bij de AMG hebben de afgelopen twee jaar de aanpak vertraagd. Thans is een voortvarende start gemaakt. Deze lijn zal de komende jaren verder worden gevolgd. In dit kader zijn een goed werkoverleg en functioneringsgesprekken van wezenlijk belang.

Resultaatgerichtheid Mede in het kader van het project "optimalisering facilitaire bedrijfsvoering" zal een nadere invulling worden gegeven aan het resultaatgericht werken. De afspraken die hieromtrent tussen DFAZ en (p)SG worden gemaakt zullen in eerste instantie worden door vertaald op mt-nivo. Het volgende BBP zal in termen van resultaten worden opgesteld. Om resultaten t e kunnen beoordelen is het noodzakelijk de afspraken en de afgesproken voorwaarden te kennen. Feitelijk wordt een belangrijk deel van~dete behalen resultaten in het BBP vastgelegd. Het uiteindelijk geaccordeerde BBP wordt als een contract beschouwd. Hierbij is een globale onderverdeling te maken in "routinematige" en specifiekezaken. Mede gebaseerd op het "Tilburgse Besturingsmodel" is een en ander hieronder schematisch weergegeven

SG

SG beoordelaar a

gesprek

beoordelings: gesprek

1

GEWENSTE RESULTATEN RESULTATEN n

V

BBP vastlegging afspraken, incl middelen

GEREALISEERDEAFAFSPRAKEN

29



planningsgesprek In het kader van bbp-gesprekken worden voor het uitvoeringsjaar (eerstvolgendejaar) de te behalen resultaten en criteria besproken en vastgelegd, incl de benodigde middelen (P, F, i).De afspraken kunnen ook een indirecte relatie hebben met het bbp.

voortgangsgesprek(ken) in de periodieke gesprekken wordt alleen gesproken over afwijkingen, eventuele relevante (nieuwe) ontwikkelingen en wijziging van afspraken beoordeiingsgesprek De in het planningsgesprekvastgelegde te bereiken resultaten worden beoordeeld op basis van de geformuleerde criteria. Om deze te kunnen beoordelen dienen ze ook gekend te worden (meetbaar). Ook de Inzet van de middelen is onderdeel van de beoordeling. Voorbeeld: personeelsmanagement, inkoop, administratievevastlegging e.d. In het korf wil FAZ beoordeeld worden op de resultaten zoals die in het kader van het bbp worden geformuleerd, incl. de afspraken in voorwaardelijke sfeer. De beoordeling geschiedt aan de hand van een beperkt aantal meetbare criteria. Hierbij dienen de middelen tijdig beschikbaar te zijn. Tot nu toe bestaat hierover dikwijis t o t in juni geen volledige zekerheid hetgeen de (capaciteits)planning nadelig beïnvloedt.

CRITERIA Essentieel is het, om in het planningsgesprekafspraken te maken over heldere, meetbare criteria. Dit is zeker voor meer beleidsmatigezaken niet eenvoudig. De beschrijving dient vanuit een positieve insteek te geschieden. Ze moeten haalbaar zijn en binnen het vermogen van FA2 liggen om ze te kunnen realiseren. De beschrijvingzo bondig en concreet mogelijk en ca drie criteria per item om het overzicht te houden. Criteria zouden geformuleerd moeten worden in termen van: kwaliteit

beschrijving van de inhoud van de t e leveren producten en diensten, per resultaat verschillend in te vullen. Is moeilijk in meetbare termen te vatten.

kwantiteit

realisatie van de overeengekomen aantallen, capaciteit, enz.

tijd

realiseren planning

kosten

realisatie binnen het begrootte budget

Bij deze criteria dient een onderscheidte worden gemaakt in: 9 te behalen resultaten die volledig door FAZ zijn te beïnvloeden > te behalen resultaten waarbij FAZ (deels) afhankelijk is van derden

Het zal duidelijk zijn dat v.w.b. de laatste categorie FA2 niet aansprakelijk is voor het eindresultaat.

8.1.2 Opleidingcplan 2000 In het kader van de organisatieontwikkelingzal voor O 1 -06-00een geaktualiseerd opleidingsplan worden opgesteld. Input hierbij zal zijn de (aangepaste) functie- en functioneringseisen en de afspraken gemaakt tijdens de functioneringsgesprekken. Het opleidingsplan omvat de volgden clusters: projectmatig werken adviesvaardigheden communicatieve vaardigheden

30


o


vakinhoudeiijketrainingen.

Tabel 7 Opleidingsplan (x 1.000)

8.1.3 Overzicht meerjarenformatie 2000 - 2005 Hierbij is geen rekening gehouden met de uitkomsten van: m de overhead value analysis doorlichting ict-functie audit inkoop Maar wel van de realisatie van het lokatiemanagement

Tabel 8 Meerjaren formatie

I

I

I

I

!

I

8.2 Bedrijfsvoering Bedrijfsvoering heeft betrekking op het geheel van activiteiten inzake de aanwending van financiële, personele, materiële en informatiemiddelen in het kader van de beleids- en begrotingsprocessen waarvoor de directeur verantwoordelijkheid draagt.

31



Ten behoeve van het inzicht in de ondersteuningvan de directie FA2 is onderstaande tabel opgenomen. Tabel 9 Ondersteuning (1.000)

Tabel 10 Formatie ondersteuning

8.2.1 Kantoorautomatisering SLA AACD Het hiervoor bestemde budget moet worden overgeheveld naar de AACD en zal worden bepaald aan de hand van het aantal af te nemen werkplekken en het type werkplek. De kosten per werkplek zijn gebaseerd op de berekening zoals die gemaakt is door KPMC (Rapport KEADH.7.023 d.d. 13 juni 1997) en zal jaarlijks opnieuw worden vastgesteld. Halfjaarlijks wordt bekeken welke bedragen nog overgeheveld moeten worden als blijkt dat meer wordt afgenomen dan voorzien. Voor nadere detaillering betreffende de produkten en diensten welke geleverd worden door de AACD wordt verwezen naar de rapporten: "Service Catalogus, d.d. juni 1998 (1.O definitief)" en de "methode van kosten(door)berekening". in overleg met de AACD zal worden gekeken naar de afname van de volgende dienst: schoonmaak PC in de kantoorinnovatieveruimten Tabel 11 Kosten SLA (x 1.000) 2000 2001 2002 2003 2004 2005

Verplichtlngen Uiigaven SLA

462 462 462

462 462 462

462 462 462

462 462 462

462 462 462

462 462 462

32



8.2.2 Kostenverdeling In 1999 zijn we gestart met de implementatie van de kostenverdeelmodule.De uitkomsten leveren een goede signalering om naar de kosten van het facilitair proces te kijken. In relatie tot het afgesloten accountpian met het hoofdkantoor van RWS is een eerste opzet gemaakt van een managementrapportage. HK-RWS heeft zijn waardering uitgesproken voor het inzicht dat deze rapportage biedt.

8.2.3 Project A 0 In het eerste kwartaal van 1999 heeft de projectgroep Verbetering Administratieve Organisatie (VAO) door middel van besluitvorming in het MT van FAZ haar werkzaamheden beëindigt. Hierna is de implementatie van de verbeterde A 0 ter hand genomen door het Bedrijfsbureau. Allereerst is door het bedrijfsbureau in een aantal voorlichtingsessies aan iedereen bij FAZ de essentie van de verbeterde A 0 uitgelegd. Er zijn een aantal standaarddocumenten beschikbaar gesteld op de gezamenlijke directory van FAZ. Deze mappen zijn voor iedereen toegankelijk. In het blad FAZinerendzijn nogmaals de essenties aangegeven. Het aangepaste mandaat is goedgekeurd door de SC.En vanaf 1 juni tekent het Bedrijfsbureau de facturen voor betaling ten laste van dienst. In samenwerking met de BCD wordt gewerkt aan een eenvoudig opdrachtbonnen systeem.

8.2.4 Project Euro Ten behoeve van de omschakeling van de gulden naar de Euro in 2002 is er in de begroting een Aanvullende Post Euro opgenomen. Van de totale claim die door het ministerie is ingediend is de helft door het Ministerie van Financien toegekend. Het deel dat niet uit de Aanvullende Post Euro aan de V&W-begroting wordt toegevoegd zal binnen

de eigen begroting ingepast worden. De uitdeling richting V&W-diensten vindt plaats conform eerder gemaakte afspraken in de Bestuursraad (december 1998): "Voor de verde-ling van de door FIN toe te wijzen middelen is het uitgangspunt dat de kosten van VenW-brede voor-zieningen geheel uit het genoemde budget gefinancierd worden. Het resterende budget wordt over de diensten verdeeld naar rato van de ingediende vragen". Daarnaast zal, om in aanmerking te komen voor de toegedeelde budgetten, voldaan moeten zijnlworden aan: W een door projectbureau Euro Ven W goedgekeurde nota bevindingen fase inventarisatie een door projectbureau Euro VenW goedgekeurdplan van aanpak fase detailanalyse W deels kosten voor eigen begroting, deels vergoeding uit de aanvullende post euro geoormerkte vastlegging van alle kosten/uitgaven voor euro(vergoed/niet vergoed) In FAIS. Bij gebruik van kostenverdeling geldt dit ook voor de interne inzet of anders interne inzet buiten FAIS. FA2 heeft voor de Euro een totale raming ingediend van kf 400. In overleg met de projectgroep Euro CSD zal de totale claim van de CSD nog worden verdeeld.

33



9. Terugblik 1999 9.1 Facilitair Advies en Coördinatie het FM overleg is een platform voor kennisuitwisselingen beleidsvoorbereiding, een Er zijn zes inhoudelijk zornvuldin agendacommissie is ingesteld. - voorbereide bijeenkomsten georganiseerd FAC heeft de specialismen facilitaire telematica, logistiek en vastgoed verder verdiept. de FAC adviseurs zijn breder gaan werken: meer gericht om elke gestelde facilitaire vraag te beantwoorden vanuit de FM brede kontekst. de raadpleeg frequentie van de bij FAC beschikbare informatie is fors toegenomen. Dit als ondersteuning bij het decentraal te voeren van beleid en daar lopende projecten. in 1999 zijn de laatste huurovereenkomstenV&W Rgd afgesloten. V&W huurt nu zelf de gebouwen van de Rgd en heeft daarvoor geld beschikbaar op de begroting. De Rgd coördineert, vanuit de verhuurdersrol, de vastgoedportefeuille. Het huisvestingsbudget voor Rgd huisvecting, ten bedrage van 108 mln., is naar V&W overgehevelden is vervolgens naar de contradhouders doorgegeven. Voornemens van de gebruiker (huurder) ten aanzien van huisvesting moeten door de gebruiker zelf worden geraamd en gefinancierd. Door toevoeging van het huisvestingsbudget aan de begroting kan het management een integrale afweging maken. het management van V&W is geïnformeerd over veranderingen a.g.v. de stelselwijziging (vastgoeddag). Het management van V&W zal de kwantiteit en kwaliteit van de huisvesting zelf gaan bepalen. Dit door aan te geven wat de funktionele en gebouwgebonden eisen zijn. FAC heeft bijdragen geleverd aan het tot stand komen van de nieuwe werkrelatie tussen Rgd en V&W (een nieuwe regeling taakverdeling beheer, standaard interne huurvoorwaarden; een huurprijsmethodiek); de huurmiddelen en middelen voor onder handen werk zijn verdeeld binnen V&W. Het V&W huisvestingsbeleid heeft vorm gekregen in 1999. V&W zal jaarlijks verantwoording moeten afleggen inzake het gevoerde beleid. In het huisvestingsbeleid zijn andere beleidsterreinen geïncorporeerd waaronder milieubeleid, mobiliteitsbeheersing,integrale toegankelijkheid, arbeidsomstandighedenop de werkplek en energiebesparing. huisvesting is opgenomen in de bedrijfsvoeringvan V&W. De relatie tussen het primaire proces van V&W, dat met passende huisvesting en facilities zal worden ondersteund, en het (Rijk+ huisvestingsbeleid is nieuw vormgegeven. De eerste stappen naar invoering/ aanpassing van een FMIS zijn gezet de mogelijke en gewenste informatieuitwisselingRgd-V&W , een pilot in de bestuurskern een voor de faciiity managers zeer informatief FAC intrAnet site is gerealiseerd. Professionalisering FM: refresher courses / bijscholing / seminars voor FM'ers (en andere facilitaire medewerkers), trainingprogramma DIV

-

9.2 Facilitair Bedrijf De panden van de Bestuurskern. Artillerie in het voorjaar is het kantoorpand "De Artillerie" aan de Nieuwe Uitleg door de Rgd aan Verkeer en Waterstaat opgeleverd. De exploitatie is opgestart volgens het facilitaire concept "lokatiemanagement". Vervolgens heeft de directie Facilitaire Zaken de openingsfestiviteiten verzorgd. Tijdens de evaluatie heeft het Directieteam van DGG zijn complimenten uitgesproken over de professionaliteit waarmee de directie Facilitaire Zaken het pand gerealiseerd heeft eri op dit moment faciliteert. Willem Witsenplein. Na het vertrek van DGG is het pand Wiilem Witsenplein de directie Facilitaire Zaken voor DGTP gebruiksklaar gemaakt. In korte tijd is het pand bouwkundig verbeterd. in combinatie met strak projectmanagement is het gelukt om DGTP medio 1999 zonder problemen te verhuizen van de Piesmanweg naar Het Willem Witsenplein. Evenals de directie van DGC

34



uitte de Directeur Generaal van DGTP zijn waardering aan het adres van FAZ. Tijdens de heropening van het gebouw door de staatssecretaris werd ook hier de professionalitet van FAZ genoemd en liet de directeur Generaal weten zeer tevreden te zijn met het uiteindelijke resultaat. Johan de Wittlaan. De directie Juridische Zaken is via een herhuisvesting in de Koninginnegrachtuiteindelijk in de Johan de Wittlaan gehuisvest. Hiervoor was een herschikking binnen dit pand noodzakelijk. De directie Juridische Zaken heeft voor kantoorinnovatie gekozen. Het projectmanagement "Kantoorinnovatie CDJZ" is door FAZ verzorgd. In de evaluatie viel op dat het totale project ruim binnen alle vooraf gestelde randvoorwaarden is gerealiseerd. De directie van CDJZ heeft lof gesproken over de wijze waarop de directie Facilitaire Zaken het projectresultaat heeft bereikt. Plesmanweg In de tweede heift van 1999 heeft er een herschikking binnen de Plesmanweg plaatsgevonden. Binnen dit project zijn een aantal forse verhuisoperaties meegenomen die vanuit organisatieontwikkeling bij een aantal DG's nodig bleken. (RLD, DGP, Centrale Diensten). Omvang extra verhuizingen ongeveer 200 werkplekken. Beheer en onderhoud huisvesting Bestuurskern Meerjarenonderhoud Het onderhoud van de panden is een gezamenlijke verantwoordelijk van de Rijksgebouwendienst en Verkeer en Waterstaat. De demarkatie van de verantwoordelijkheden wordt geregeld door middel van de zogenaamde Regeling Taakverdeling Beheer. (RTB). In de praktijk blijkt op onderdelen de verantwoordelijkheden nog onduidelijk. in 1999 heeft er m.b.t. dit onderwerp veelvuldig overleg plaatsgehad met de Rgd. In 1998 had de directie FA2 reed een eerste opzet gemaakt voor een meerjarenonderhoudsprognose. De prognose was vanuit een financiële oriëntatie opgezet. In 1999 is het plan verder vormgegeven door concrete onderhoudsactiviteitente benoemen en deze te plannen in de tijd en te relateren aan financiële consequenties. Er is voor gekozen om de planperiode te koppelen aan de planperiode van het Beleids-Begrotings Plan. T.a.v. de planning van onderhoudszaken die onder verantwoordelijkheid vallen van de Rgd ligt de afspraak met de Rgd om, als pilot voor de Plesmanweg een meerjarenplanningop te stellen. (Integrale Beheersprognose). Huisvestingsprojecten Vervanging buffetten en counters bedrijfsrestaurant Plesmanweg In tegenstelling tot het voornemen om de buffetten en counters van het bedrijfsrestaurantin de Plesmanweg te vervangen is gekozen voor een adequate noodoplossing. De motivatie hiervoor is het feit dat bij de uitwerking bleek dat naast de buffetten ook de inrichting en de acoustiek van het restaurant vernieuwd, c.q. verbetering behoeft. Integrale aanpak stuitte op zowel op financiële alswel plannings- en uitvoeringsproblemen in het uitvoeringsjaar 1999. Millennium Gebouw Gebonden Zaken In tegenstelling tot eerdere verwachting is het millenniumprobleem t.a.v. gebouw gebonden zaken minder groot. Er is door de directie FAZ in projectverband via een stappenplan gewerkt om het probleem op te lossen c.q. onder controle te krijgen. Via de formele lijn is aan de tijdens de uitvoering aan de p-SG gerapporteerd. Van de installaties bleek het toegangscontroletijdsregistratiesysteem niet millenniumproof. Er is nieuwe software aangeschaft. Faditair Management informatiesysteem (FMIS) De implementatie van een Facilitair Management Informatiesysteem verloopt in de praktijk veel moeizamer dan verwacht. Belangrijke oorzaken hiervoor zijn:

35


s


het opstellen van een huisvestingsplanblijkt complex en tijdrovend. het format huisvestingsplan biedt nog geen eenduidige begrippenkader en de definiering van de gegevens is nog niet vastgesteld. de beschikbare gegevens zijn niet betrouwbaar gegevens m.b.t. onderhoud en planmatig beheer waren nog niet ontwikkeld sturing- meet- en rapportagepunten zijn nog niet gedefinieerd. er is nog geen definiering van relevante kengetallen te weinig inzicht in kosten door onduidelijke structuur

Accountplannen In 1999 zijn grote vorderingen gemaakt met de ontwikkeling van accountplannen.

de DC's zijn overtuigd van het nut van een accountplan de basis dienstverlening en produkten zijn beschreven er is praktijkervaring opgedaan met managementrapportages de verbeterpunten zijn geformuleerd De servicegids (produkten / dienstencatalogusvoor de medewerkers) is geactualiseerd. Drie DC's hebben ervoor gekozen om met een accountplan te gaan werken. Andere DG's en dienstonderdelen hebben de voorkeur er aan gegeven om pas in 2000 te starten met een meer uitgewerkt accountplan. Plan- en projectmatig werken. In 1999 is door het Facilitair Bedrijf veel aandacht besteed aan het plan- en projectmatig werken. In de praktijk heeft dit zijn vruchten afgeworpen. Over het algemeen kan gesteld worden dat de zaken die als project zijn benoemd en als zodanig zijn uitgevoerd uitermate geslaagd. Met name kunnen hierbij de verhuisprojecten en huisvestingsprojectengenoemd worden.

36

.......

I.....................,*~..o.ca

Ministerie van Verkeer en Waterstaat Informatie en Documentatie Postbus 20901 2500 EX Den Haag T-V

n.7-

-r._lnn*

ir...n-rn

,l_,
Knelpunten en claims I. Personele problematiek Omschrijving: Voor het Organisatie ontwikkelingsverhaai is er voor de afdelingen FAC en CIT dekking gevonden. De taakstelling dient in formatieve zin nog ingevuld t e worden, dit wordt mede in relatie met het ontwikkelingstraject nader ingevuld. Vooruitlopend op de accorderingvan het organisatie verhaal voor de overige delen van de directie FA2 en mede in relatie tot de ontwikkeling van de Koningskade worden een hoofd huisvesting (s12)en een lokatiemanager (512) geclaimd voor een periode van een half jaar. De BSR heeft t.a.v. het plan van aanpak voor het inrichten van een miiieuzorgsysteem(NMP3) gekozen. Hiewoor is toegezegd een projectleider (SI 1 ) te leveren. KnelpuntKlaim: Taakstelling wordt ingevuld mede in relatie tot organisatie ontwikkeling Hoofd Huisvesting (S12), Lokatie manager (512), Projectleider Milieuzorg (SI 1) Dekkingsvoorstel: Hoofd Huisvesting en Lokatie manager generaal compeseren binnen de BSK Projectleider mileuzorg generaal compenseren.

rMaterieel Personeel (Fte) Personeel App. Kosten

2000

2001

2002

2003

2004

2005

2 0,5 512 1511 228 12

2 0,5SI2 1 SI1 228 12

2 0,5512 1 511 228 12

2 0,5 SI2 1511 228 12

2 0,5SI2 1 SI1 228 12

2 0.5 512 1 SI1 228 12

2. Personele problematiek WWP

Omschrijving: De tijdelijke bezetting voor het WWP als gevolg van het project uithuizing Plesmanweg is vorig jaar niet geaccordeerd. Door prioriteitsstelling is dit in 1999 gedekt op de begroting van FAZ. Voor de komende jaren leidt dit echter tot een knelpunt op de begroting. KnelpuntKlaim: Taakstelling Inhuur bezetting WWP (kf 500) Dekkingsvoorstel: Generaal compenseren binnen de BCK 2000

Materieel Personeel (Fte) I Personeel

2001

500

2002

2003

2004

2005

I

500

3. Groene Stroom

Omschrijving: In het kader van het Actieprogramma Duurzame Energie en als gevolg van een kabinetsbesluitis door V&W overgegaan op de afname van 'groene stroom'. KnelpuntKlaim: Deze duurdere stroom veroorzaakt een knelpunt van kf 90 Dekkingsvoorstel: Generaal compenseren binnen de BSK 2001

2000

Materieel Personeel (Re) I Personeel

90

2002 90

2003 90

2004 90

2005 90

90

I

4. Ministersvleugel

Omschrijving: In 1999 is de ministerservice uitgebreid met 4 uur per dag in verband met de installatie van de staatssecretaris en de uitbreidingvan de vergaderíaciliteiten op de ministersvieugel. Knelpunt/Claim: Het knelpunt bedraagt kf 50 Dekkingsvoorstel: Compensatie door BSG 2000

Materieel Personeel (Re) Personeel

2001

50

2002

50

2003

2004

50

50

2005

50

50

5. Beveiliging Omschrijving: A.g.v. incidenten en verzoeken vanuit de vijfhoek (i.c. opdracht P-SG) is het beveiligingsniveau opgevoerd met extra manbewaking. Dit veroorzaakt een structureel knelpunt op de begroting van FA2 die door prioriteitstelling in 1999 opgevangen kon worden. Als de benodigde middelen niet worden gehonoreerd zal deze dienstverleningworden stopgezet. Knelpunt/Claim: De grootte van het knelpunt bedraagt structureel kf 200 Dekkingsvoorstel: Generaal compenseren binnen de BSK

2000

Materieel Personeel (Fte) Personeel

2001 200

2002 200

2003 200

2004 200

2005 200

200

6. BHV

Omschrijving: In het kader van de ARBO wetgeving dient de BHV verbeterd te worden. Dit gebeurt volgens - het BHV plan en is voor de toekomst een strÜctur.de kostenpost. KnelpuntKlaim: Het knelpunt bedraagt kf 200 Dekkingsvoorstel: Generaal compenseren binnen de BSK 2000

Materieel Personeel (Fte) Personeel App. Kosten

2001 200

2002 200

2003 200

2004

200

2005 200

200

7. Vervoer Omschrijving: Ter vervanging van de leaseauto's voor de bedrijfsmaatschappelijkwerkers ontstaat in de jaren 2001 en 2002 een knelpunt van kf 80 respectieveliik kf 120 KnelpuniiClaim: De grootte van dit knelpunt bedraagt . totaal kf 200 met een verdeling over de jaren 2001 en 2002 Dekkingsvoorstel: Generaal compenseren binnen de BSK

2001

2000

Materieel Personeel (We) Personeel

2003

2002

80

2004

2005

120

8. Huurmiddelen

Omschrijving: M.b.t. de huurmiddelen speelt de problematiek m.b.t. de indexering van de huren. De RGD bepaalt elk jaar a,d.h.v. de prijsindex de nieuwe huren. Als er geen rekening wordt gehouden met deze indexering ontstaat er uiteindelijk met de nu bekende indexering in 2005 een totaal knelpunt van ca. 5 mln. KnelpuntKlaim: Knelpunt indexeringsproblematiek;oplopend tot ca. 5 mln. in 2005 Dekkingsvoorstel: Generaal compenseren 2000


668

2001 1.506

2002 2.329

2003 3.168

2004 4.028

2005 4.910

9. Huurschade

Omschrijving: In 2001 zal het pand aan de Koningskade 4 worden betrokken. Dan dienen ook de panden Koninginnegracht 19-21, Johande Wittlaan en Willem Witsenplein afgestoten te worden. Het pand aan de Johan de Wittlaan is niet in eigendom van de Staat. De Rgd heeft met de verhuurder overeengekomen dat het pand tot 1 juli 2002 wordt gehuurd door de Rgd. Verkeer en Waterstaat zal conform de overeenkomst een gebruikersvergoedingbetalen aan de Rgd tot deze datum. De huurschade die kan ontstaan wordt veroorzaakt door het feit dat het pand aan de Johan de Wittlaan eerder wordt verlaten. Deze hoogte van de huurschade is afhankelijk van het opleveren van KK4 en maximaal 1 jaarhuur bedragen. De Rgd zal proberen de huurschade te verminderen door actief op zoek te gaan naar nieuwe tijdelijke huurder. KnelpuntlClaim: Het knelpunt kan maximaal 1jaarhuur bedragen zijnde kf 6.693 Dekkingsvoorstel: Generaal compenseren 2000 Materieel Personeel (Re) Personeel App. Kosten

2001 3.304

2002 3.389

2003

2004

2005

10. Prijscompensatie2000

Omschrijving: Als gevolg van prijs en loonsverhogingen door de afnemers van FA2 van ca. 3 tot 4% leidt dit tot een uitholling van het budget. Ter compensatie en waarborging van de dienstverlening claimen wij de normale prijscompensatie. KnelpurWClaim: De claim op de prijscompensatie bedraagt over de planperiode kf 2.727 Dekkingsvoorstel: Generaal compenseren 2000


2001 495

2002 485

2003 440

2004 43 5

2005 437

435

11. Project (Her) bekabeling Plesmanweg

Omschrijving: Dit punt is niet echt een knelpunt omdat het vorig jaar al is geaccordeerd. In 1999 is een vooronderzoek uitgevoerd.Ten behoeve van het project (hedbekabeling Plesmanweg moeten de projectkosten nog worden toebedeeld. KnelpunKlaim: De projectkosten bedragen kf 4.500 Dekkingsvoorstel: Generaal compenseren binnen de BSK

I

Materieel Personeel (Re) Personeel App. Kosten

!

12. FMIS

I

2000 4.500

2001

2002

2003

2004

2005

Omschrijving: In het vorige BBP is toegezegd de claim voor het ontwikkelen van Facilitair Management Infomatie Systeem (FMIS) als gevolg de StelselherzieningRijkshuisvesting. De benodigde toegezegde gelden moeten nog worden verwerkt in de randvoorwaarden. Dit is niet echt een claim als wel een technische mutatie die nog uitgevoerd moet worden, Knelpunt/Claim: Technische mutatie kf 400 Dekkingsvoorstel: Generaal compenseren 2000

Materieel Personeel (Re) Personeel

2001 400

2002 400

2003 400

2004 400

2005 400

400

13. Projectkosten KK4 Omschrijving: De projectkostenvoor het project Koningskade 4 moet nog worden bijgeboekt in het FAIS. Dit is geen knelpunt of claim maar een technische mutatie. KnelpuntKlaim: Technische mutatie in FAIS Dekkingsvoorstel: Generaal compenseren 2000

Materieel Personeel (Fte) I Personeel

2001 22.589

2002 1.175

2003

2004

2005

I

P 4567 4782

99.01.U.01.01 4567

P regulier

Plannen P regulier Totaal Plannen Randvoorwaarde P regulier Randvoorwaarde uit 2408 Totaal Randvoorwaarde KnelpuntlClaims 99.U.01.0101

4782

9.216 9.216 8.916 300 9.216

9.216 9.216 8.916 300 9.216

9.216 9.216 8.916 300 9.216

9.216 9.216 8.916

300

300

300

300

300

9.216

9.216

9.216

9.216

9.216

-

-

-

-

-

-

-

-

-

740

740

740

740

240

240

240

240

740

740

740

740

240

240

240

240 500

240 500

240

240

240

240

240

500

500

9216 9.216 8.916

9.216 9.216 8.916

9.216 9.216 8.916

9.216 9.216 8.916

9.216 9.216 8.916

9.216 9.216 8.916 300 300 9.216 9.216

9.216 9.216 8.916 300 9.216

9.216 9.216 8.916 300 9.216

-

-

-

240

240

240

240

240

240

240

240

240

240

240

240

240

240

P-inhuur

Plannen Randvoorwaarde1) Knelpunt Verklaring verschil 1. inhuur en uitzendkrachten 2. Personele problematiekWWP

1) De randvoorwaarde is nog niet bekend. Wordt door BCD uitgezocht, hangt af van weüniet inleveren taakstelling regeerakkoord..

.

pagina 1 van 11

19-10-99

Opl. 4568

99.01.U.01.02 4568

Plannen Randvoorwaarde

Verschil

Ven O FA2 185 185

-

185 185

184 184

-

-

184 184

183 183

-

183 183

-

183 183

-

pagina 2 van 11

183 183

-

187 187

-

187 187

-

187 187

-

187 187

-

19-10-99

199.01.U.01.03 2407

Plannen Randvoorwaarde KnepluntenlClaims

Appaaatsuitgaven Materieel FA2 1.039 1.039 1.039 1.039 1.039 1.039

pagina 3 van 11

1.039 1.039 1.039 1.039 1.039 1.039 1.039 1.039 1.039 1.039 1.039 1.039 1.039 1.039 1.039 1.039

1.039 1.039

19-10-99

99.01.U.01.03

2406

Plannen Randvoowaarde KnelpuntenlClaims

Opbouw Randvoorwaarde Randvoonvaarde BCD Accountplan HK RWS Accountplan VROM Totaal Opbouw Knelpuntenlclaims 3. Groene Stroom 4. Catering ministersvleugel 5. Beveiliging 6. BHV 7. Prijscompensatie 2000 Totaal Claims

FAB 18.989 18.966 18.081 18.059

18.617 17.718

18.594 17.696

16.427 15.574

16.425 15.572

16.221 15.374

16.221 15.374

907

899

898

853

853

847

14.427 14.405 3.314 3.314 340 340 18.081 18.059

14.064 3.314 340 17.718

14.042 3.314 340 17.696

12.260 3.314

12.258 3.314

15.574

90 50 200 200 367 907

90 50 200 200 359 899

908

90 50 200 200 368 908

16.213 15.366

849

15.752 14.916 836

12.060 3.314

12.125 3.314

11.602 3.314

12.052 3.314

15.374

15.374

15.439

14.916

15.366

90 50 200 200 307 847

16.288 15.439

847

16.221 15.374 847

12.060 3.314

12.060 3.314

15.572

15.374

90

90

90

90

90

90

90

90

50

50

50

50

50

50

50

50

200 200 358 898

200 200 313 853

200 200 313 853

200 200 307 847

200 200 307 847

200 200 307 847

200 200 309 849

200 200 296 836

Pagina 4 van 11

847

19-10-99

CIT 2408

YY.U1.U.U1.W

Z4U8

GIT

Plannen Randvoorwaarde KnelpuntenlClaimc

10.293 5.666 4.627

10.293 5.666 4.627

5.793 5.666 127

5.793 5.666 127

5.793 5.666 127

666

666 5.000 5.666

666

666

5.000 5.000

5.000 5.000

5.000 5.000

5.666

666 5.000 5.666

5.666

5.666

5.666

5.666

5.666

127

127

127

127

127

127

127

127

4.500

4.500

5.793 5.666 127

5.793 5.666 127

666

666

5.793 5.666 127

5.793 5.666 127

5.793 5.666 127

5.793 5.666 127

5.793 5.666 127

666

666 5.666

666 5.000 5.666

666 5.000 5.666

666 5.000 5.666

127

127

127

127

Opbouw Randvoorwaarde

HKW BSK Totaal Randvoonvaarde

5.000

Opbouw Knelpunten/Clairns 10. Prijscompensatie 11. Bekabeling PLW

Pagina 5 van 11

19-10-99

FAC-2409

Plannen Randvoomaarde KnelpuntenlClaims

143 143 143 143

-

-

143 143

-

143 143

-

143 143 143 143

-

-

143 143

-

Pagina 6 van 11

143 143

-

143 143 143 143

-

-

143 143

-

143 143

-

19-10-99

FAB-2410

99.01 .U.03.04

2410

Plannen Randvoorwaarden KnelpuntenlClaims

Opbouw KnelpunUclaim 7. Vervangingsinvesteringen auto's

Vervoer

164 186 164 186

238 260 158 180 80 80

80

80

Pagina 7 van 1 1

271 273 151 153 120 120

151 151 151 151

151 151 151 151

151 151 151 151

120 120

19-10-99

FAC-2426

99.01.U.03.04

2426

Totaal Bijgestelde R W Totaal Plannen KnelpunffClaim

Opbouw knelpunffclaim 12. FMIS technische mutatie FAIS

FAC 2.876 3.276 400

2.876 3.276 400

2.876 3.276 400

2.876 3.276 400

2.876 3.276 400

2.876 3.276 400

2.876 3.276 400

2.876 3.276 400

2.876 3.276 400

2.876 3.276 400

2.876 3.276 400

2.876 3.276 400

400

400

400

400

400

400

400

400

400

400

400

400

pagina 8 van 11

19-10-99

99.01.U.03.04

2427

Projecten

Plannen Randvoorwaarden KnelpunüClaim

940 1.000 -60

940 22.589 961 -21 22.589

22.589

1.175

1.175

22.589

1.175

1.175

22.589

22.589

1.175

1.175

-

-

-

Invulling Taakstelling regeerakkoord

Opbouw KnelpunüClaimc 13. Projectkosten KK4

Pagina 9 van 11 ~*

19-10-99

PIannen Randvoorwaarde KnelpunUClaim

Opbouw Knelpunt 8.Prijscompensatie 9.Huurschade Totaal

26.762 26.762 43.689 43.689 44.677 44.677 38.738 38.738 39.598 39.598 40.480 40.480 26.094 26.094 35.575 35.575 35.570 35.570 35.570 35.570 35.570 35.570 35.570 35.570 668

668

4.810

4.810

5.718

5.718

3.168

3.168

4.028

4.028

4.910

4.910

668

668

1.506 3.304 4.810

1.506 3304 4.810

2.329 3.389 5.718

2.329 3.389 5.718

3.168

3.168

4.028

4.028

4.910

4.910

Pagina 10 van 11

19-10-99

Aansl. FAIS 2406 2408

Randvoorwaarde FAIS Randvoorwaarde FAIS Randvoorwaarde FAIS Randvoorwaarde FAIS Totaal Randvoorwaarden2406 en 2408

2408 2408 DGG 2427 2408 naar P-budget

Plannen FAB Exclusieiknelpunten en claims Accountplan RWS Accountplan VROM 1. inhuur en uazendkrachten Plannen CIT Randvoorwaarde BCD Randvoorwaaide BCD Accountplan RWS

2408 2408

Totaal Randvoonvaarden ECD Totaal RandvoorwaardenInclusief RWSNROM PRIJSCOMPENSTATIE

FAB

CIT TOTAAL PRIJSCOMPENSA

2.750 300 1.600 -334 19.427

2.750 300 1.600 -334 19.405

2.750 300 1.600 -334 19.064

2.750 300 1.600 -334 19.042

18.081 3.314

17.718 3.314

14.427

18.059 3.314 340 14.405

14.064

17.696 3.314 340 14.042

5.666 300 4.700 666

5.666 300 4.700 666

5.666 300 4.700 666

19.427 23.747

19.405 23.725

368 127 495

367 127 495

340

2.750 300

2.750 300

2.750 300

2.750 300

2.750 300

2.750 300

2.750 300

2.750 300

-334 17.260

-334 17.258

-334 17.060

-334 17.060

-334 17.060

-334 17.060

-334 17.060

-334 17.060

15.574 3.314

15.572 3.314

15.374 3.314

15.374 3.314

15.374 3.314

15.439 3.314

14.916 3.314

15.366 3.314

12.260

12.258

12.060

12.060

12.060

12.125

11.602

12.052

5.666 300 4.700 666

5.666 300 4.700 666

5.666 300 4.700 666

5.666 300 4.700 666

5.666 300 4.700 666

5.666 300 4.700 666

5.666 300 4.700 666

5.666 300 4.700 666

5.666 300 4.700 666

19.064 23.384

19.042 23.362

17.260 21.240

17.258 21.238

17.060 21.040

17.060 21.040

17.060 21.040

17.125 21.105

16.602 20.582

17.052 21.032

359 127 486

358 127 485

313 127 440

313 127 440

307 127 435

307 127 435

307 127 435

309 127 437

296 127 423

307 127 435

340

Pagina 11

Actual i sati e 2 O00

Recommend Documents