Actieplan visitatie 2014
0
Inleiding In 2014 is WEL voor de derde keer gevisiteerd. Deze keer door Cognitum. Hierbij is gekeken naar de opgaven, de ambities en de maatschappelijke prestaties van WEL. Voor de uitvoering van de visitatie hebben we verschillende stukken aangeleverd, een prestatietabel ingevuld, een zelfevaluatie geschreven en de visitatiecommissie heeft met verschillende interne en externe stakeholders gesproken. We zijn vervolgens op verschillende onderdelen beoordeeld door de commissie. Samenvattend heeft de commissie op basis van de visitatiemethodiek WEL een totaalscore toegekend van 7,1. De commissie constateert dat er sprake is van een positieve ontwikkeling in de prestaties van WEL. Dit geldt met name voor de governance die de commissie als aanzienlijk verbeterd beoordeelt. Volgens de commissie blijkt uit de scores dat er heel veel goed gaat bij WEL. De visitatie is naast een verantwoordinginstrument ook een instrument om te leren en verbeteren. In de recensie staat de visitatiecommissie stil bij een aantal zaken die in haar ogen aandacht vragen. Dit kan het presteren nog verder verbeteren. In dit actieplan wordt gekeken welke verbeterpunten we uit de visitatie kunnen halen en hoe we hiermee aan de slag kunnen gaan. De commissie geeft aan het eind van haar recensie een aantal aanbevelingen als verbeterpunt. De toelichting bij deze verbeterpunten is te lezen in het visitatierapport. In dit plan zijn de aanbevelingen opgesomd. Daarbij is bezien, of wij hier gevolg aan willen geven en hoe we dit kunnen doen. De commissie heeft een drietal aanbevelingen gedaan op de onderdelen: - Samenwerking met de belangrijkste belanghebbenden; - Communicatie en verwachtingenmanagement; - Strategieontwikkeling, organisatiebesturing en financiële sturing; In de laatste paragraaf wordt aandacht besteed aan de monitoring van het actieplan.
1
Aanbevelingen en acties 1. Samenwerking met de belangrijkste belanghebbenden De visitatiecommissie beveelt aan dat WEL de samenwerking verbetert met de belangrijkste belanghebbenden, zoals de HBV en de gemeente. De commissie beveelt WEL aan zich te ontdoen van het beeld dat zij afwacht, ‘in identiteitscrisis’ verkeert of de regie verliest. Dat doet ze door voortvarend de afsprakencultuur met de gemeente en met de HBV te onderzoeken en te vernieuwen. De procesafspraken met de gemeente zijn daartoe een goed begin, maar slaan blijkbaar nog onvoldoende aan. Een tijdelijk werkbare overeenkomst om met de procesafspraken aan de slag te gaan, kan helpen een volgende stap te zetten om te komen tot nieuwe prestatieafspraken. Dat biedt de ruimte om naar bevind van zaken eventueel andere aanvliegroutes uit te proberen. aanbeveling 1.
oppakken ja/nee ja
actie/verantwoording We zijn al met deze aanbeveling aan de slag. Er is bestuurlijk overleg met als onderwerp ‘verbetering van de samenwerking’. Er is een casuïstiek overleg ingesteld om operationele samenwerking in de wijk goed te laten verlopen. Het woningmarktonderzoek loopt. We trekken samen op bij de actualisatie van de gemeentelijke Woonvisie, het woningbouwprogramma en de inrichting van de woonservicegebieden. Tevens is er samen een procesplanning opgesteld om in overleg met adviesraden te komen tot nieuwe prestatieafspraken in 2015. Ook met de HBV zijn we in gesprek om de goede samenwerkingsrelatie te behouden. Dit zowel op het bestuurlijk niveau van de huurdersraad als op het uitvoeringsniveau met de bewonerscommissies en individuele huurders. Voor dit laatste niveau zijn er in september 2014 enkele bijeenkomsten gepland onder externe begeleiding om de samenwerking / communicatie te evalueren en zo nodig te verbeteren.
verantwoordelijk + deadline/planning Karo van Dongen Deadlines in prestatieafspraken WEL/ Gemeente 2014
Februari 2015: nieuwe prestatieafspraken WEL / Gemeente 2015
Karo van Dongen / Rob van Son. December 2014: Evaluatie samenwerking
2
2. Communicatie en verwachtingenmanagement De visitatiecommissie beveelt aan om de communicatie en het verwachtingenmanagement te verbeteren richting alle belanghebbenden, ook intern. De commissie beveelt WEL aan te verduidelijken wat de betekenis en functie is van een wacht- of tussenjaar en nog in 2014 haar plannen te communiceren met belanghebbenden. Waar wacht WEL op en wat verwacht ze dat er in die periode zal gebeuren? Als dat duidelijk is, zal de buitenwacht ook meer begrip kunnen opbrengen voor de huidige ‘radiostilte’. De commissie beveelt WEL/de RvC aan transparanter te zijn in de externe communicatie over de toepassing van de governancecode. Daarmee voorkomt de RvC de huidige onduidelijkheid over het beleid dat ze voert. Daarbij kan de RvC de wisseling van de wacht aangrijpen als momentum om resterende thema’s op te pakken. De kwaliteit van het toezicht zal hiermee snel verder verbeteren. De commissie beveelt de nieuwe RvC aan externe zelfevaluatie te heroverwegen, ondanks de eerdere teleurstellende ervaring hiermee. Daarmee kan ze de kritische reflectie op het eigen functioneren verbeteren. Bovendien volgt ze daarmee de aanbeveling van de VTW om in elk geval eens in de twee jaar de zelfevaluatie extern te laten begeleiden. Door een bestuurlijke reactie op de resultaten van de visitatie separaat op de website te plaatsen met daarin de consequenties die WEL aan de visitatieuitkomsten verbindt. aanoppakken actie/verantwoording verantwoordelijk + beveling ja/nee deadline 2. ja Ook deze aanbeveling van de commissie Karo van Dongen / nemen we over. We zullen de RvC consequenties van verschillende ontwikkelingen goed in beeld brengen. December 2014 Aan de hand hiervan zullen we nog in 2014 onze keuzes over de koers Van WEL bekend maken. In de tussentijd werken we gewoon door en blijven we ook initiatieven nemen. De toepassing van de governancecode zullen we actiever extern communiceren. Hierbij zullen we gebruik maken van de website en de belanghoudersbijeenkomst op 12 november 2014.
Karo van Dongen
Het laten uitvoeren van een externe zelfevaluatie voor de RvC nemen we serieus in overweging.
RvC Februari 2015
Het rapport en onze bestuurlijke reactie en dit actieplan wordt geplaatst op onze website. Verder zal op de belanghoudersbijeenkomst van 12 november 2014 het visitatierapport, onze reactie en het actieplan prominent op het programma
November 2014
Karo van Dongen November 2014 3
staan.
3. Strategieontwikkeling, organisatiebesturing en financiële sturing De visitatiecommissie beveelt WEL aan om de inspanningen te verzilveren op het gebied van strategieontwikkeling (strategisch kader), organisatiebesturing (scenariodenken) en financiële sturing. De commissie beveelt WEL aan een integrale benadering te kiezen waardoor de instrumenten met een juiste mate van duidelijkheid en detail werkbaar en ondersteunend zijn voor de koers en focus die WEL nastreeft. Daarbij past een verdere doorontwikkeling van de huidige systematiek van het risicomanagement en een intensievere monitoring en signalering van de voortgang van de woningverkopen. De commissie beveelt WEL verder aan met voorrang te bevorderen dat de Gemeentelijke woonvisie en het mede daarop gebaseerde SVB tot stand komen. Het is voor alle partijen van het grootste belang dat er binnenkort een goede onderlegger voor het toekomstige beleid ligt; wel zijn er (nog) vele onzekerheden, ook dat is waardevolle informatie. Met de nieuwe woonvisie kunnen dan het strategisch kader en de scenario’s verder inhoudelijk en financieel handen en voeten krijgen. Daarmee ondersteunt WEL haar reputatie van gedreven, betrokken en toekomstgerichte corporatie die ze voor Etten-Leur wil zijn.
aanbeveling 3.
oppakken ja/nee ja
actie/verantwoording Met deze aanbeveling van de commissie gaan we zeker aan de slag. De komende maanden komt er meer duidelijkheid over de koers van de organisatie en werken we eraan om de bestaande instrumenten voor strategieontwikkeling, organisatiebesturing en financiële sturing te integreren en zo optimaal mogelijk te benutten.
verantwoordelijk + deadline Karo van Dongen / John Dekkers December 2014
Voor zover mogelijk zullen we ons inspannen om het proces te versnellen om te komen tot een nieuwe gemeentelijke Woonvisie. Al is het maar een gedragen ambtelijke conceptversie.
Rob van Son December 2014: concept. Voorjaar 2015: definitief
Mede aan de hand van de uitkomsten van het woningmarktonderzoek die op 1 oktober 2014 bekend zullen zijn, streven we er naar om nog dit jaar het nieuwe Strategisch Voorraadbeleid van WEL vast te stellen en te communiceren.
Daan van Opstal December 2014
4
Tot slot In dit actieplan staan enkele acties genoemd, gebaseerd op aanbevelingen van de visitatiecommissie. Het is de bedoeling om aan de hand hiervan te verbeteren. Uiteraard zijn naast deze aanbevelingen en actiepunten ook andere inspanningen nodig om ons presteren constant te verbeteren. Door te blijven doen wat we goed doen en gezamenlijk steeds actief bezig te zijn met evalueren van de effecten van ons handelen en te verbeteren wat nog niet goed genoeg gaat. Met een goede plan-do-check-act cyclus bevorderen we een continu verbeterproces. Om die reden zal ook de voortgang van dit actieplan om de drie maanden ( november 2014, maart 2015 en in juni 2015) op de agenda van het DT geplaatst worden. Vervolgens zal deze gedeeld worden in de vergadering van de Raad van Commissarissen.
Etten-Leur, 26 augustus 2014.
5
