ACCESS 2007 jegyzet 1. ALAPISMERETEK MINTA FELADAT AZ ACCESS INDÍTÁSA LEKÉRDEZÉSEK JELENTÉSEK

ACCESS 2007 jegyzet BEVEZETŐ 1.

ALAPISMERETEK ....................................................................................................... 2 1.1. 1.2. 1.3.

ADATBÁZIS ...........................................................................................................................................2 AZ ADATBÁZISHOZ KAPCSOLÓDÓ ALAPFOGALMAK ..............................................................................2 ADATBÁZISOK TERVEZÉSE ....................................................................................................................5

2.

MINTA FELADAT......................................................................................................... 6

3.

AZ ACCESS INDÍTÁSA................................................................................................ 7 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6.

4.

LEKÉRDEZÉSEK ....................................................................................................... 12 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. 4.5. 4.6.

5.

AZ ŰRLAP TÍPUSAI ...............................................................................................................................21 ŰRLAP NÉZETEK ..................................................................................................................................21 ŰRLAPOK ELKÉSZÍTÉSE .......................................................................................................................22 AZ ŰRLAP SZAKASZAI .........................................................................................................................23 FŐ ÉS SEGÉDŰRLAP LÉTREHOZÁSA ŰRLAP VARÁZSLÓ-VAL.........................................................23

JELENTÉSEK .............................................................................................................. 25 6.1. 6.2. 6.3. 6.4.

7.

A LEKÉRDEZÉS ALAPFOGALMAI ..........................................................................................................12 VÁLASZTÓ LEKÉRDEZÉS LÉTREHOZÁSA TERVEZŐ NÉZETBEN .............................................................12 OSZLOP FÜGGVÉNYEK .........................................................................................................................17 KERESZTTÁBLÁS LEKÉRDEZÉS ............................................................................................................18 AKCIÓ LEKÉRDEZÉSEK: FRISSÍTŐ, TÁBLAKÉSZÍTŐ, HOZZÁFŰZŐ ÉS TÖRLŐ LEKÉRDEZÉSEK .................18 PARAMÉTERES LEKÉRDEZÉS................................................................................................................20

ŰRLAPOK .................................................................................................................... 21 5.1. 5.2. 5.3. 5.4. 5.5.

6.

AZ ACCESS ABLAKA..............................................................................................................................7 ÚJ ADATBÁZIS LÉTREHOZÁSA ...............................................................................................................7 NÉZETEK AZ ACCESSBEN ......................................................................................................................7 TÁBLÁK LÉTREHOZÁSA .........................................................................................................................8 KAPCSOLATOK, HIVATKOZÁSI INTEGRITÁS .........................................................................................10 TÁBLÁK RENDEZÉSE, SZŰRÉSE ............................................................................................................11

JELENTÉS TÍPUSAI................................................................................................................................25 A JELENTÉS NÉZETEI ...........................................................................................................................25 JELENTÉS LÉTREHOZÁSA .....................................................................................................................26 A JELENTÉS SZAKASZAI .......................................................................................................................28

GYAKORLÓ FELADATOK ...................................................................................... 29

FELHASZNÁLT SZAKIRODALOM http://informatika.gtportal.eu/index.php?f0=adatbazis http://office.microsoft.com/hu-hu/access-help/access-2007-az-elso-lepesek-HA010064616.aspx Számítástechnika 2007 középfokú képzésekhez (2007)

BEVEZETŐ

Access 2007

Ebben a tananyagban a Microsoft Access 2007 programmal ismerkedünk meg, amely a Microsoft Office 2007 változatának tagjaként napjaink egyik legelterjedtebb adatbázis-kezelő programjává vált.

1.

ALAPISMERETEK

1.1. Adatbázis Az adatbázis tágabb értelemben egy olyan adathalmaz, amelynek elemei egy meghatározott tulajdonságuk alapján összetartozónak tekinthetők. Az adatbázis-kezelőknek meg kell oldani ezen adatok rendezését, a köztük lévő kapcsolat nyilvántartását, az adatokhoz való hozzáférés szabályozását, az adatok védelmét, az integritás megőrzését, az adatok módosíthatóságát, lekérdezését, különféle szempontok szerinti kigyűjtését, válogatását és egyéb statisztikai funkciókat is. 1.2.

Az adatbázishoz kapcsolódó alapfogalmak

A tábla a logikailag összetartozó adatokat foglalja össze. A tábla oszlopokból és sorokból áll, melyeket mezőknek, illetve rekordoknak nevezünk. A rekord az adatbázis egy sora. Egy rekordban tároljuk az egymással összefüggő adatokat. A mező az adatbázis egy oszlopa, amelyben az egyedek tulajdonság-értékeit tároljuk. Az elemi adatok a táblázat celláiban szereplő értékek, amelyek az egyed konkrét tulajdonságai. Az egyed az, amit le akarunk írni, amelynek az adatait tároljuk és gyűjtjük az adatbázisban. Az egyedet idegen szóval entitásnak nevezzük. Egyednek tekinthetünk például egy személyt. Az attribútum, vagyis tulajdonság az egyed valamely jellemzője. Az egyed az attribútumok összességével jellemezhető. Egy személy egy jellemzője lehet például a neve. Az egyedre vonatkozóan megadott tulajdonságok összességét egyed-típusnak nevezzük. Egy személy leírható például a nevével, életkorával, testmagasságával, a szeme és haja színével együttesen. Az egyedre vonatkozóan megadott konkrét tulajdonságokat egyed- előfordulásnak nevezzük. (A tábla egy rekordja.) Egy egyed-előfordulás például Kis Ede, aki 29 éves, 183 cm magas, kék szemű, barna hajú. Elsődleges kulcs: a táblázat rekordjainak egyértelmű azonosítója, értéke egyedi. Pl.: személyi szám, rendszám-tábla, stb. Az Accessben háromféle elsődleges kulcs alkalmazható: számláló, egyetlen mező és több mező. • Számláló típusú elsődleges kulcs

Ez a legegyszerűbb elsődleges kulcs. Ekkor egy Számláló típusú mezőt hozunk létre, amelyben az Access minden egyes új rekord számára egyedi sorszámot generál. A kulcs típusa, mérete befolyásolja az adatfeldolgozás sebességét. Szélsőségesen nagy kulcs megadása lassíthatja a program futását, a lekérdezések, szűrések végrehajtását.

Készítette: Puszta Szabolcs

2. oldal

• Egyetlen mezőből álló elsődleges kulcs

Access 2007

Elsődleges kulcs nem számláló típusú – például tb-számot tartalmazó mező is lehet, amennyiben az egyetlen ismétlődő értéket sem tartalmaz. Az elsődleges kulcs mezőbe az Access nem engedi ismétlődő adatok bevitelét. Amennyiben a táblában nincs egyedi értékeket tartalmazó mező, hozzunk létre Számláló típusú mezőt elsődleges kulcsként, vagy hozzunk létre több mezőből álló elsődleges kulcsot. • Több mezőből álló elsődleges kulcs Összetett elsődleges kulcsot több mező felhasználásával képezünk. Erre akkor van szükség, ha egyetlen mező egyediségét sem lehet biztosítani.

Idegen kulcs: olyan azonosító, amelynek segítségével egy másik táblázat elsődleges kulcsára hivatkozhatunk. Olyan tulajdonság, amely az egyik egyedben azonosító, a másikban leíró típusú. Az anomáliák egy nem megfelelő modellből eredő problémák, ellentmondások. Egy relációs adatbázisban a következő anomáliák léphetnek fel: • • •

Bővítési anomália: ha egy rekord felvételekor a már korábban tárolásra került információkat is újra be kell vinni. Törlési anomália: amikor az elem megszüntetésekor a nem hozzá tartozó információk is elvesznek. Módosítási anomália: amikor az elemi adat módosulásakor az adatbázisban az elemi adat összes előfordulási helyén el kell végezni a módosítást.

A táblák közti kapcsolatok az egyedek egymáshoz való viszonyát írják le. Az egyedek közti kapcsolatot háromféleképpen írhatjuk le. •

egy-egy (1:1) kapcsolat: az egyik tábla egy eleméhez a másik tábla pontosan egy eleme kapcsolódik. Ezt a kapcsolattípust használhatjuk például házastársak nyilvántartása esetén.

•

egy-több (1:N) kapcsolat: az egyik tábla egy eleméhez a másik tábla több eleme is tartozhat. Ilyen kapcsolattípust használhatunk például a megrendelők és megrendeléseik nyilvántartásakor.


3. oldal

•

Access 2007

több-több (N:M) kapcsolat: bármely tábla elemeihez a másik tábla tetszőleges számú eleme tartozhat. Ezzel a kapcsolattípussal írhatjuk le például egy cég ügyfeleinek és az ügyfelek számára nyújtott szolgáltatásainak kapcsolatát.

A normalizálás folyamata során az adatbázisból kiküszöböljük a különféle anomáliákat, a redundanciát (adattöbbszörözést), így csökken az adatbázisfájl mérete, és az adatbázis tartalma logikailag áttekinthetőbb lesz. Az adatbázisrendszernek az alábbi követelményeknek kell megfelelni: • biztosítsa nagy mennyiségű adat hatékony kezelését, • egyszerre több felhasználó is használhassa, • őrizze meg az adatok integritását, feleljen meg a megadott szabályoknak, • nyújtson adatvesztés elleni védelmet, • tegye lehetővé az egyes felhasználók hozzáférési jogainak szabályozását, • továbbfejleszthető legyen. Adatmodell Az adatmodell egyértelműen meghatározza az adatbázis szerkezetét, magában foglalja az adatok típusát, kapcsolatát, a korlátozó feltételeket és az adatkezelési műveleteket. A mai adatbázisokban négyféle logikai adatmodellt használunk: a hierarchikus, a hálós, az objektumorientált, illetve a relációs adatmodellt. Az Access a relációs adatmodellt használja. A relációs adatmodellben az adatokat egymással logikai kapcsolatban álló táblázatokba rendszerezzük. Egy táblázat oszlopainak és sorainak a következő feltételeknek kell megfelelniük: • • • • •

minden oszlopnak egyértelmű neve van, minden sorban ugyanazok az oszlopok vannak, az oszlopokban található adatok meghatározott értéket vehetnek fel, az oszlopok soronként csak egy értéket vehetnek fel, a táblázatot a neve egyértelműen azonosítja.


4. oldal

1.3.

Adatbázisok tervezése

Access 2007

Egy megfelelően működő adatbázis készítéséhez alaposan át kell gondolnunk a megoldandó feladatot. Meg kell határoznunk, hogy az egyedek mely tulajdonságait szeretnénk tárolni, ez alapján kell definiálnunk az egyedtípusokat és az adatbázis felépítését. A következőkben hét lépésben ismertetjük egy Access adatbázis tervezésének javasolt lépéseit. 1. Követelmény elemzés: Az első lépésben a megoldandó feladatot, az adatbázis célját, az alkalmazás rendeltetését határozzuk meg. Vizsgáljuk meg az alkalmazási területet, hogyan oldják meg hagyományos eszközökkel a feladatot. Készítsünk „interjúkat” az adatbázis leendő használóival. Tanulmányozzuk, milyen adatokat kapnak a felhasználók, hogyan dolgozzák azokat fel, gyűjtsük össze az adatok felvételére jelenleg használt űrlapokat. Határozzuk meg, milyen információkhoz szeretnénk jutni az adatbázisból. Elemezzük a hasonló felépítésű és szerepű, működő adatbázisokat. Ezek alapján határozzuk meg, hogy milyen témákról, egyedekről kell adatokat tárolni, és konkrétan mely adatok azok, amelyeket tárolnunk kell. 2. Egyedek, táblák meghatározása: az összegyűjtött adatokat rendszerezzük és egy információrendszerbe szervezzük. Ez lehet például egy személyi nyilvántartás, amely a következő egyedekkel foglalkozik: személyek, munkahelyek, lakóhelyek, iskolai végzettségek stb. Ebben az esetben a személy egy egyedtípus, annak egy példánya lehet például Kis Ede és a hozzá tartozó tulajdonságok. Minden adatot csak egy táblában tároljunk, hogy később csak egy helyen kelljen frissítenünk azokat. Egy táblában csak egy adott témára vonatkozó információ legyen, így az egyes témákra vonatkozó adatokat egymástól függetlenül lehet törölni vagy megtartani. 3. Attribútumok, mezők meghatározása: A táblákat és a táblákat felépítő mezőket megtervezése, azaz a egyedtípusokat konkrét definiálása. 4. Azonosítók (kulcsok) meghatározása: elsődleges, ideiglenes kulcsok 5. Kapcsolatok meghatározása: 1:1; 1:N; N:M 6. Ellenőrzés: A táblák, a mezők és a szükséges kapcsolatok megtervezése után nézzük át a tervet, nem maradt-e benne hiba. Alapos ellenőrzést követően könnyebb az adatbázis tervét most megváltoztatni, mint amikor a táblákat már feltöltöttük adatokkal. 7. Adatbevitel, további objektumok létrehozása: Ha elvégeztük a szükséges javításokat és ellenőrzésünk szerint az adatbázis terve hibátlan és a táblaszerkezet megfelel a céloknak, továbbmehetünk, és bevihetjük az adatokat a már létező táblákba. Kialakíthatjuk a többi objektumot: létrehozhatunk például beviteli űrlapokat, lekérdezéseket, jelentéseket is (lásd később részletesen).


5. oldal

2.

MINTAFELADAT

Access 2007

Az Access kezelését egy mintafeladat megoldásán keresztül fogjuk elsajátítatni. Egy kosárlabda-mérkőzés egyik csapatának játékosairól szóló adatok állnak rendelkezésünkre a jatekos.txt és a jegyzokonyv.txt állományokban. 1. Készítsen új adatbázist kosar néven! A mellékelt adatállományokat importálja az adatbázisba jatekos és jegyzokonyv néven! 2. Beolvasáskor állítsa be a megfelelő adatformátumokat és kulcsokat! A jatekos táblába ne vegyen fel új mezőt! A jegyzokonyv táblába állítson be a rekordok azonosítására azon néven egy új mezőt! Táblák Játékos

nev (szöveg), mez (szám), magassag (szám), poszt (szöveg) nev A játékos neve mez A játékos mezszáma (kulcs) magassag A játékos magassága poszt A játékos feladata a mérkőzésen

Jegyzőkönyv

azon (számláló), mez (szám), be (idő), ki (idő), bkis (szám), bjo (szám) azon A jegyzőkönyv egy bejegyzésének azonosítója (kulcs) mez A játékos mezszáma be A pályára lépés időpontja ki A lecserélés időpontja bkis Kosárra dobási kísérletek száma bjo A jó dobási kísérletek száma

A két tábla kapcsolatát mutatja az alábbi ábra:


6. oldal

3.

AZ ACCESS INDÍTÁSA

3.1.

Az Access ablaka

Access 2007

Ha az Access-t a Start menüből indítjuk, a mellékelt ábra jelenik meg. Az adatbázis létrehozására több lehetőség kínálkozik: • Megnyithatunk üres adatbázist, amelyben később hozzuk létre az objektumokat. Mi ezt fogjuk választani. • Választhatunk a beépített sablonok közül. • A Microsoft Office Online oldalról is tölthetünk le sablonokat.

3.2.

Új adatbázis létrehozása

Hozzunk létre egy üres adatbázist KOSAR néven. Válasszuk az ÜRES ADATBÁZIS gombot. Adjuk meg a helyet és a fájl nevet. Kattintsunk a LÉTREHOZÁS gombra. Az Access egy ACCDB kiterjesztésű fájl-t fog létrehozni.

Az adatbázis létrehozása után létre kell hoznunk a táblákat. Ez történhet úgy, hogy a táblák szerkezetét egyénileg tervezzük meg, majd töltjük fel adatokkal, vagy már külső, kész adatok segítségével készítjük el tábláinkat. Amennyiben az egyéni tervezés mellett döntünk, akkor válasszuk a LÉTREHOZÁS lap TÁBLÁK csoport TÁBLATERVEZŐ gombját.

3.3.

Nézetek az Accessben

A táblák szerkezetének létrehozásához válasszuk a Tervező nézetet, a kész táblák adatokkal való feltöltéséhez pedig az Adatlap nézetet. A következő nézetek közül választhatunk: Adatlap nézet, Kimutatás nézet, Kimutatás-diagram nézet, Tervező nézet. Lásd. Kezdőlap fül Nézet ikonja! Az ACCESS 2007 a következő objektumokat kínálja fel: • Tábla: az adatbázis adatait tartalmazza • Lekérdezés: a táblákból kigyűjti a keresett adatokat • Űrlap: elsősorban adatkarbantartásra szolgál • Jelentés: segítségével listákat készíthetünk nyomtatható formátumban Ezek megtalálhatóak a baloldalon látható Navigációs ablakban is. A többi objektum bemutatásával a jegyzet nem foglalkozik. Készítette: Puszta Szabolcs

7. oldal

3.4.

Táblák létrehozása

Access 2007

A tervezés ablak két részből áll. Itt adhatjuk meg a tábla mezőit és mezőtulajdonságait. A felső rész a mezőket, az alsó pedig a mezőtulajdonságokat tartalmazza.

Az elsőbe kell beírni az adott mező nevét (pl. magasság). A név nem kezdődhet szóközzel, nem tartalmazhat pontot (.), felkiáltójelet (!), szögletes zárójelet ([ ]). A második oszlopban a legördülő menüből ki lehet választani az adat típusát. Az alapértelmezett adattípus a Szöveg. A harmadik oszlopban a mező szöveges leírását adhatjuk meg (pl. A játékos magassága). Vegyük fel a tábla többi mezőjét is, majd határozzuk meg az elsődleges kulcsot. Álljunk az mez soron és kattintsunk a TERVEZÉS csoport ELSŐDLEGES KULCS gombjára ! A mező meghatározása után a kiválasztott adattípushoz tartozó Mezőtulajdonságokat módosíthatjuk (pl.: Mező- méret, Formátum, Cím stb.). Az Magasság adattípusa a mi példánkban Szám. A „Mezőméret”-ét állítsuk decimálisra-re (egész szám), a „Beviteli maszk” legyen 000, vagyis csak számok kerülhetnek a mezőbe előjel nélkül (000tól 999-ig). Beviteli maszk megadása esetén a mező kitöltése kötelező. Adjunk meg „Érvényességi szabály”-t is <250. Az „Érvényességi szöveg” mezőbe írjuk be: A játékos valószínűleg nem magasabb 250 cm-nél szöveget. Zárjuk és mentsük a táblát. A MENTÉS MÁSKÉNT ablakban írjuk felül a „Tábla1” nevet JATEKOS névre.

Ha ezzel készen vagyunk töltsük fel a táblát adatokkal! ezt a műveletet az adatlap nézetben tehetjük meg. Készítette: Puszta Szabolcs

8. oldal

Táblák importálása

Access 2007

Az eddigiektől eltérően most a Jegyzőkönyv táblát a mellékelt szöveges állományból importáljuk az adatbázisba. Válasszuk a KÜLSŐ ADATOK lap IMPORTÁLÁS csoport SZÖVEGFÁJL gombot. Adjuk meg a szöveges fájl helyét és nevét. Kattintsunk az OK gombra. Megjelenik a szövegimportáló varázsló ablak. Mivel az adatok „határolt formátumúak”, nem fix hosszúságúak, így tovább is léphetünk.

A következő ablakban pipáljuk ki az első sor tartalmazza a mezőneveket négyzetet, ellenkező esetben a mezőneveket a tervező nézetben kell megadnunk. A mezőket elválasztó határolót(kat) felismeri az Access, miután választanunk, újra tovább léphetünk. Az elsődleges kulcs kiválasztásánál több lehetőség közül választhatunk, az Access adjon elsődleges kulcsot a táblához esetben, a program automatikusan generál egy elsődleges kulcsot. A második lehetőségnél magunk választhatjuk ki az alul látható mezők közül a leendő kulcsot. A harmadik lehetőség, hogy nem adunk meg kulcsot. Utólag ezt pótolhatjuk a kész tábla tervező nézetében.


9. oldal

3.5.

Kapcsolatok, hivatkozási integritás

Access 2007

Miután a táblák szerkezetét kialakítottuk és meghatároztuk az elsődleges kulcsokat, célszerű megadni a kapcsolatokat. Válasszuk az ADATBÁZISESZKÖZÖK lap MEGJELENÍTÉS\ELREJTÉS csoport KAPCSOLATOK gombját. A kapcsolatok létrehozásakor figyelnünk kell, hogy csakis azonos típusú – vagy kompatibilis (azonos jellegű) – mezőkön keresztül kapcsolhatók össze a táblák. A kapcsolódó mezőnevek különbözőek lehetnek! A TÁBLA MEGJELENÍTÉSE ablakban jelöljük ki az összes táblát, majd kattintsunk a HOZZÁADÁS gombra. A táblák megjelennek a KAPCSOLATOK ablakban. Zárjuk be a TÁBLA MEGJELENÍTÉSE párbeszédpanelt.

Válasszuk ki azt a két táblát, amelyet összekapcsolunk. Kattintsunk arra a mezőre, amelyik mindkét táblában szerepel és egyszerűen húzzuk át a másik tábla azonos nevű mezőjére. Az alábbi ábra szerint: az JATEKOS tábla mez mezőjét húzzuk a JEGYZOKONYV tábla mez mezőjére.

Megjelenik a KAPCSOLATOK SZERKESZTÉSE párbeszédablak, ahol a „Tábla/lekérdezés” a fölérendelt tábla a „Kapcsolt tábla/lekérdezés” pedig az alárendelt tábla kapcsolódó mezőneveit tartalmazza. (Más mező kapcsolásához a legördülő listából választhatunk.) Ezek után kattintsunk a „Hivatkozási integritás megőrzése” jelölőnégyzetre. A Hivatkozási integritás az adatfrissítés összhangszabálya. Ha ezeket a szabályokat a kapcsolódó mezők módosításával vagy rekord törlésével megszegjük, az Access üzenetet jelenít meg, és nem engedi végrehajtani a karbantartást. A Hivatkozási integritás megőrzése jelölőnégyzet akkor kapcsolható be, ha: • • •

A fölérendelt tábla illeszkedő mezője elsődleges kulcs, vagy egyedi index-el rendelkezik. A kapcsolt mezők adattípusa azonos, vagy kompatibilis. Mindkét táblát ugyanabban az Access adatbázisban tároljuk.


10. oldal

A Kapcsolt mezők kaszkádolt frissítése

Access 2007

Ha kiválasztjuk ezt a jelölőnégyzetet és a fölérendelt táblában módosítjuk a kapcsolódó mező értékét, akkor automatikusan „frissül” az összes további táblában levő kapcsolt rekord illeszkedő értéke is. Kapcsolt mezők kaszkádolt törlése Ha a „Kaszkádolt törlést” választjuk egy kapcsolatban, akkor ha a fölérendelt tábla bármely rekordját töröljük, az Access automatikusan törli az alárendelt táblában található kapcsolt rekordokat is. (Az Access felhívja a figyelmünket, hogy a kapcsolt rekordok is törlődnek.) Jelenleg csak a hivatkozási integritás részt kapcsoljuk be. Kapcsolatok törlése: A törléshez a kapcsolat vonalra kell kattintani és a Del billentyűvel törölhető a kapcsolat. A táblák törlése ugyanígy történik. A táblákat be kell zárni, mielőtt a kapcsolatokat töröljük, mert használatban lévő (nyitott) adattábla kapcsolata nem törölhető.

3.6.

Táblák rendezése, szűrése

Az adattáblák adatait rendezhetjük, szűrhetjük és kereséseket végezhetünk a KEZDŐLAP\KERESÉS és RENDEZÉS ÉS SZŰRÉS csoport gombjaival vagy gyorsmenüvel. A gombok jelentése a következő: Növekvő Csökkenő Minden rendezés törlése

Kijelölés Speciális szűrőbeállítások Szűrő be/ki (Szűrő alkalmazása)

Rendezés • Jelöljük ki a rendezendő oszlopot vagy oszlopokat. • Válasszuk a RENDEZÉS és SZŰRÉS csoport NÖVEKVŐ vagy CSÖKKENŐ gombját. • A rendezés megszüntethető a MINDEN RENDEZÉS TÖRLÉSE gombbal. A szűrési lehetőségek használata nagyban hasonlít az Excel 2007-ben használatos szűrőkhöz, ezért bővebb bemutatásuk ott található.


11. oldal

4.

LEKÉRDEZÉSEK

4.1.

A lekérdezés alapfogalmai

Access 2007

Lekérdezések szerepe • • • • • •

A lekérdezéssel a táblákban tárolt adatokat visszakereshetjük. Megtekinthetjük az összekapcsolt táblák adatait. Rendezhetjük és csoportosíthatjuk az adatokat. Megjeleníthetünk számított mezőket. Megváltoztathatjuk adatainkat, rekordokat törölhetünk és adhatunk hozzá a táblákhoz, vagy már meglévő tábláink egy részéről egy másik táblába másolatot készíthetünk. A lekérdezés egy másik lekérdezés, jelentés és űrlap adatforrása is lehet.

Lekérdezések csoportosítása Visszakereső lekérdezés: választó és kereszttáblás lekérdezés. A lekérdezés eredménye egy tábla, egy adathalmaz, amely üres is lehet. Akció lekérdezés: műveleteket (akciókat) végeznek az adatokkal. Típusai: táblakészítő, hozzáfűző, törlő, frissítő. A lekérdezés nézetei Tervező nézetet használunk lekérdezés létrehozására vagy létező lekérdezés tervének módosítására. Adatlap nézetben megtekinthetjük a visszakereső lekérdezés eredményhalmazát. Az SQL nézetben is létrehozhatunk lekérdezést (táblát) vagy módosíthatjuk a Tervező nézetben megtervezett lekérdezés SQL utasításait. Lekérdezések létrehozása Lekérdezést készíthetünk önállóan (Tervező nézetben), vagy varázsló segítségével. A jegyzetben a továbbiakban a Tervező nézetet taglalja. A LEKÉRDEZÉSESZKÖZÖK a következőek:

4.2.

Választó lekérdezés létrehozása Tervező nézetben

A választó lekérdezés egy vagy több rekordforrásból származó adatokat jelenít meg, úgyhogy közben a táblák, illetve az adatbázis tartalmát nem változtatja meg. Több táblás lekérdezések is létrehozhatók, de minden esetben figyeljünk arra a táblák helyes illesztésére (kapcsolatok)! 1. Feladat: Listázzuk ki a Játékos nevét,posztját amin játszik, be és ki állításának időpontját! A lista a játékos neve szerint legyen rendezve! Válasszuk a LÉTREHOZÁS lap EGYEBEK csoportban a LEKÉRDEZÉS TERVEZŐ-t. Megjelenik a LEKÉRDEZÉS1 ablak és vele egyidejűleg a TÁBLA MEGJELENÍTÉSE ablak. Jelöljük ki azt a táblát, amely a kívánt adatokat tartalmazza. Táblákat úgy adhatunk a lekérdezéshez, hogy a tábla nevén kétszer kattintunk, vagy egyszer kattintunk a táblára, majd a HOZZÁADÁS gombra. Készítette: Puszta Szabolcs

12. oldal

Access 2007

Egyszerre több táblát is kijelölhetünk. A feladat megoldásához jelöljük ki az ÁRU és a KATEGÓRIA táblákat és kattintsunk a HOZZÁADÁS gombra. A táblák megadása után be kell zárni a TÁBLA MEGJELENÍTÉSE párbeszédablakot. A LEKÉRDEZÉS1 ablakban megjelennek a kijelölt táblák a köztük lévő kapcsolat vonallal.

Következő lépés: mezők hozzáadása a lekérdezéshez. A lekérdezés ablak alsó része a tervezőrács, ahol a sorok száma és típusa a lekérdezés típusától függ. Válasszuk ki a megfelelő mezőket és húzzuk a tervezőrácsra, (vagy kattintsunk kétszer a mező néven, vagy a rács „Mező” sorban a legördülő listából is kiválasztható a mezőnév). Ha a táblában szereplő összes mezőre szükségünk van, katt a mezőlista tetején lévő *-ra! A tervezőrács részei: mező (a megjelenítendő adat), tábla (amelyikben a mező található), a rendezés iránya lehet ”Növekvő” vagy „Csökkenő”. Ha a „Megjelenítés” sor jelölőnégyzetében pipa van, akkor a mező látható lesz Adatlap nézetben, egyébként nem. A „Feltétel” sorban pedig szűrő feltételeket adhatunk. A lekérdezés eredményét az ADATLAP nézet, vagy a FUTTATÁS gombra kattintva kaphatjuk meg. Ha ezzel meg vagyunk, mentsük el a lekérdezést. A lekérdezés neve tartalmazhat szóközt is, de nem lehet azonos egy már meglévő tábla vagy lekérdezés nevével. Módosítani pedig a Tervező nézetben (alul) van lehetőségünk.

Ha a NAVIGÁCIÓS ablakban kétszer kattintunk a kijelölt lekérdezés nevére, akkor az Access lefuttatja a lekérdezést, és Adatlap nézetben megjeleníti az eredményt. --->


13. oldal

Access 2007

Feltétel megadása A lekérdezésekhez feltételeket adhatunk, ha az eredményhalmazt bizonyos rekordokra kívánjuk korlátozni. A „Feltétel” sorban állhat konstans vagy kifejezés. Ha a fenti eredményhalmazban csak a center poszton játszó játékosok eredményeit szeretnénk megjeleníteni, akkor a poszt mező „Feltétel” cellába be kell írni: center A Dátum/idő adattípusú mezőknél, ha pl.: 2002.05.11 előtti dátummal rendelkező rekordokat szeretnénk megkeres- ni, akkor használhatjuk pl. a <2002/05/11 vagy <02.05.11 vagy <02 máj 11 vagy <#02/05/11# egyikét. Pénznem adattípusoknál, a 20 000 Ft alatti árunál az Ár mező „Feltétel” cellába <20000 kerül. A feltételek megadásának fontos részét képezik a bővítmények. Is Null, Is not Null kifejezés:, ha azt vizsgáljuk, hogy az adott mező üres-e vagy sem. Between operátorral intervallumot adhatunk meg. Pl.: Between 100 and 200 vagy Between #1999.01.01# and #1999.07.01#. IN operátorral azt vizsgáljuk, hogy a mező értékei megegyeznek-e az értéklistában található valamelyik elemmel. Pl.: IN("01";"02";"03"). Like mintaillesztő operátort akkor használunk, ha nem adjuk meg a mezőben lévő teljes szöveget. Pl.: s* az s betűvel kezdődőeket, *s az s-re végződőeket, *s* azokat szűri ki, amelyekben szerepel az s betű. Összetett feltétel megadása lekérdezésben 2. Feladat: Listázzuk ki azokat a játékosokat, akik centerként játszanak és 180 cm-nél magasabbak! Vegyük fel a JATEKOS táblát és adjuk meg az ábrán látható mezőket és feltételeket!

Az egy sorban található feltételek között ÉS, az egymás alatti sorokban található feltételek között VAGY kapcsolat van. 3. Feladat: Jelenítse meg azokat a játékosakat, akik center poszton játszottak és 3-nál kevesebbszer találtak a kosárba vagy azokat, akik bedobóként játszottak és szintén 3-nál kevesebb találatot értek el!

Ha a rendezés vagy feltétel szükségessé teszi, akkor többször is felvehetjük ugyanazt a mezőt. Készítette: Puszta Szabolcs

14. oldal

Access 2007

Lekérdezés- és mezőtulajdonságok A lekérdezés tulajdonságok a lekérdezésnek, mint egésznek a viselkedését határozzák meg. Megadhatjuk például, hogy az eredményhalmazban mennyi rekordot szeretnénk látni, vagy beállítható hogy a lekérdezés ne adjon vissza ismétlődő értéket. Csúcsérték (Lekérdezés tulajdonság) 4.

Feladat: Listázzuk ki a 3 legmagasabb játékos nevét és magasságát!

Vegyük fel a LEKÉRDEZÉS1 ablakba a JATEKOS táblát. Jelenítsük meg a tervezőrácsban az nev és magassag mezőket! Állítsuk a „Rendezés” sorban az magassag-ot „Csökkenőre”. Kattintsunk a LEKÉRDEZÉSEK BEÁLLÍTÁSAI csoportban mezőbe. Írjuk be az „összes” helyére a 3-at, az majd Enter-rel zárjuk.

A feladatnak ezt a részét a TULAJDONSÁGLAP panelen a „Csúcsérték” beírással is megoldhatjuk.

A lekérdezés eredménye: <---

(Mivel magasság szerint csökkenő sorrendbe rendeztük a játékosokat, ezért a lista elején a legmagasabb játékosok jelennek meg. A feladat szerint csak a 3 legmagasabbra van szükségünk, így most beállítottuk, hogy ne az összes rekord jelenjen meg, hanem csak az első három.) A lekérdezés Tervező nézetében a TULAJDONSÁGLAP ablakban a kijelölés függvényében többféle információ jeleníthető meg. Ha a tervezőrács fölötti rész üres területére kattintunk, akkor a „Lekérdezés tulajdonságai”, ha a tábla egy elemére, akkor a „Mezőlista tulajdonságok”, ha pedig a tervezőrácsban a kiválasztott mezőn állunk, akkor az aktuális „Mezőtulajdonságok” ablak látható. Mezőtulajdonságoknál beállíthatjuk pl., hogy egy szám tizedesvesszővel vagy százalékjellel, egy dátum típusú mező rövid vagy hosszú dátumként vagy a mezőben lévő szám pénznemként jelenjen meg, a k á r b eviteli maszkot is adhatunk egy mezőnek.


15. oldal

5.

Access 2007

Feladat: Listázzuk ki, hogy milyen posztok találhatók az JATEKOS táblában!

Új választó lekérdezést készítünk, ahol a „Mező” sorban csak a poszt mezőt vesszük fel. Mivel egy poszton több játékos is játszhat, így a posztnevek többször is megjelenik az eredményhalmazban. Ezt úgy küszöbölhetjük ki, hogy a LEKÉRDEZÉS TULAJDONSÁGAI ablakban az „Egyedi érték” tulajdonságot „Igen”-re állítjuk.

Számított mező A lekérdezésekben számítási feladatokat is elvégezhetünk. Ekkor számított mezőket alkalmazunk, melyek létrehozását a kifejezések segítik. Ha pl., valamelyik mező értékét megszeretnénk növelni 27%-al és a számított mezőnek nem adunk nevet, akkor automatikusan Kif1, Kif2 mezőnevet kap. Pl. Kif1: [Áru egységára]*0,27, de a Kif1-et átírhatjuk akár pl. ÁFA-ra is. A lekérdezés futtatása után az eredményhalmazban a számított mezőben lévő adatot nem lehet módosítani. Számított mező létrehozása kifejezés szerkesztővel 6. Feladat: A gyenge teljesítmény miatt lejjebb minősítették a csapatot. Azért, hogy ne kelljen új mezeket készíteni, a mezek számát 3 jegyűre kell módosítani (+100)! A LEKÉRDEZÉS1 ablakban vegyünk fel a mez mező kivételével az minden mezőt. A negyedik oszlopban álljunk a tervezőrácson a „Mező” sor üres celláján. Kattintsunk a SZERKESZTÉS gombra. Megjelenik a KIFEJEZÉSSZERKESZTO párbeszédablak. (Az ablak felső része a kifejezést jeleníti meg, az alsó része pedig a választható kategóriákat tartalmazza.) Válasszuk ki az JATEKOS táblát a kategóriák „Táblák” csoportból (első oszlop). Válasszuk ki a mezőnév oszlopból (második oszlop) a mez mezőt. (Kétszer a mező névre vagy a BEILLESZTÉS gombra kell kattintani.) Megjelenik: [Jatekos]![mez] a párbeszédablak felső részében. A + (hozzáadás) jelet vagy beírjuk, vagy kiválasztjuk a műveleti jelek sorból. Folytassuk a szerkesztést. Lásd az ábrát. Majd az OK gombra kattintva bezárjuk a KIFEJEZÉS SZERKESZTŐ-t. Az Access alapértelmezés szerint „Kif1” nevet ad a mezőnek. Írjuk át „megváltozott mez szám”-ra.

A kifejezés szerkesztőben rengeteg beépített függvényt találunk, legtöbbjük az Excelből ismerős lehet.


16. oldal

4.3.

Access 2007

Oszlop függvények

A lekérdezésekben használhatunk oszlop függvényeket (Aggregate function). Kattintsunk a TERVEZÉS lapon az ÖSSZESÍTÉS gombra. Megjelenik a tervezőrácsban az „Összesítés” sor, ahol a legördülő listából az alábbi oszlop függvényeket választhatjuk: Sum .................. az oszlop értékeinek összege Avg................... az oszlop értékeinek átlaga Min ................... az oszlop legkisebb értéke Max .................. az oszlop legnagyobb értéke Count ................az oszlop értékeinek száma, kivéve a NULL értékű mezőket StDev ............... az oszlop értékeinek szórása Var ................... az oszlop szórásának négyzete First .................. az összesítés első rekordjának adott mezőben lévő értéke Last................... az összesítés utolsó rekordjának adott mezőben lévő értéke További fontos beállítási lehetőségek: Group By ......... azok a csoportok, amelyekre összesíteni szeretnénk Expression ........ olyan kifejezés, amely összesítő függvényt is tartalmaz Where ............... csak az adott feltételnek megfelelő rekordok kerülnek az összesítésbe Csoportosítás és összesítés 7. Feladat: Számítsuk ki az egyes játékosok hány pontot dobtak összesen! Hozzunk létre egy új választó lekérdezést. Vegyük fel az JATEKOS és a JEGYZOKONYV táblákat. Jelenítsük meg az nev és a bjo mezőket. Kattintsunk az ÖSSZESÍTÉS gombra. Megjelenik a tervezőrácsban az „Összesítés” sor. A nev mezőre csoportosítunk, a bjo mezőt pedig összesítjük. Ezért az nev „Összesítés” sorban marad a Group by, a bjo mezőnév „Összesítés” sor legördülő listájából pedig kiválasztjuk a SUM függvényt. tervező nézet

8.

és az eredmény

Feladat: Számoljuk meg, hogy az egyes posztokon hány játékos játszik!

Hozzunk létre egy új választó lekérdezést. Vegyük fel az JATEKOS táblát. Jelenítsük meg az poszt és a nev mezőket. Kattintsunk az ÖSSZESÍTÉS gombra. Megjelenik a tervezőrácsban az „Összesítés” sor. A poszt mezőre csoportosítunk, a nev mezőt pedig számoljuk meg a Count függvény segítségével. Készítette: Puszta Szabolcs

17. oldal

tervező nézet

4.4.

és az eredmény

Access 2007

Kereszttáblás lekérdezés

A kereszttáblás lekérdezés egy mező összegzett értékeit (összegét, számát, átlagát) jeleníti meg, és csoportosítja ezeket az eredmény tábla első oszlopában és első sorában felsorolt elemek alapján. A kereszttáblás lekérdezés több sorfejlécet, de csak egyetlen oszlopfejlécet tartalmazhat. A sorfejlécben sorösszeg is szerepelhet. A kereszttáblás lekérdezés eredménye egy nem frissíthető, nem módosítható típusú rekordhalmaz. Ez a fajta lekérdezés már nagyobb figyelmet, összpontosítást és magyarázatot igényel, ezért bővebben csak a gyakorlati órákon foglalkozunk vele.

4.5. Akció lekérdezések: frissítő, táblakészítő, hozzáfűző és törlő lekérdezések FONTOS! Az akció lekérdezések műveleteket végeznek: módosítás (frissítés), tábla létrehozása, rekordok hozzáfűzése egy adott táblához, rekordok törlése. Mindig egy választó lekérdezést alakítunk át akció lekérdezéssé. A választó lekérdezés futtatása egy „pillanatnyi” adattáblát ad eredményül. Azért „pillanatnyi”, mert mindig a lekérdezés eredményét mutatja, olyan „virtuális táblát”, amely fizikai adathordozón nem tárolódik. Az akció lekérdezés megnyitása (vagy Tervező nézetben az ikonnal történő futtatása) akciót hajt végre (pl.: egy új táblát készít, emeli az árakat, stb.). Az akció lekérdezés minden futtatáskor végrehajtja az adott műveletet, ha az akcióra vonatkozó figyelmeztető üzenetet jóváhagyjuk. Ezért, ha már egyszer megnyitottuk (futtattuk) az elkészült akció lekérdezést, akkor a későbbiekben a lekérdezést Tervező nézetben célszerű megnézni. Táblakészítő lekérdezés Egy vagy több tábla adataiból új táblát készít. Csak a Tervező nézetben kijelölt mezőket viszi át az új táblába. Ezzel a lekérdezéssel egy tábláról biztonsági másolatot is készíthetünk: vagy a lekérdezésben kiválasztott adatokat elemzés céljából, vagy régi rekordokat archiválás céljából egy másik táblába vihetjük.


18. oldal

Hozzáfűző lekérdezés Rekordokat főzhetünk egy adott táblához.

Access 2007

A lekérdezés szerkezetét tekintve hasonló táblakészítő lekérdezéshez. Készítsünk egy választó lekérdezést a megadott feltétellel. A LEKÉRDEZÉS TÍPUSA csoportban válasszuk a HOZZÁFŰZŐ gombot. Megjelenik a HOZZÁFŰZÉS párbeszédablak. A legördülő listából válasszuk ki a tábla nevét, amelyhez a feltételnek megfelelő rekordokat akarjuk hozzáfűzni. Kattintsunk az OK gombra. A lekérdezés futtatása után láthatjuk, hogy a hozzáfűzési művelethez kiválasztott tábla hány rekorddal bővült. Frissítő (módosító) lekérdezés A frissítő lekérdezés módosítja a táblákban lévő adatokat. Alkalmazhatjuk áremelés, árcsökkentés esetén, vagy ha egy tábla kiválasztott mezőinek értékét csoportosan szeretnénk módosítani. Pl.: egy TERMÉK táblában a 0 készlettel rendelkezőknél a Kifutott mezőt Igenre kell állítani, stb. 9. Feladat: Az JATEKOS tábla poszt mezőjében módosítsuk a bedobó értéket, pontdobóra! Készítsünk egy választó lekérdezést a JATEKOS táblával. A LEKÉRDEZÉS menüben válasszuk a Frissítő LEKÉRDEZÉS lehetőséget. Új sorként megjelenik a „Módosítás” sor, amelybe beírhatunk kifejezést, de célszerűbb a KIFEJEZÉS SZERKESZTŐT használni. (Ha több mezőt veszünk fel, Adatlap nézetben akkor is csak a módosítandó adatokat jeleníti meg az Access.) A feltételhez írjuk be a bedobó szót, a módosítás mezőbe pedig a pontdobó szót. Tervező nézetben kattintsunk a FUTTATÁS gombra. A gép kiírja a módosításra kerülő rekordok számát.

Ha Igen-t választunk, akkor az Access elvégzi a megfelelő módosítást. Ezután mentsük le a lekérdezést. Az eredményt a JATEKOS nevű táblában ellenőrizhetjük.


19. oldal

Access 2007

Törlő lekérdezés Rekordokat törölhetünk egy vagy több táblából. Törlő lekérdezéssel csak teljes rekordokat lehet törölni, a rekordok egyes mezőit nem. 10. Feladat: Töröljük a JATEKOS táblából a pontdobókat! Készítsünk egy választó lekérdezést. Adjuk meg a feltételt az JATEKOS poszt mezőjére. A LEKÉRDEZÉS menüben vagy a LEKÉRDEZÉS TÍPUSA ikon legördülő ablakban válasszuk a „Törlő lekérdezés” lehetőséget. A „Törlés” sorban megjelenik a „Where” annál a mezőnél amelyiknél feltételt adtunk. Futtassuk a lekérdezést.

Ha a figyelmeztető ablakban Igen-nel jóváhagyjuk a törlést, akkor a JATEKOS tábla kiválasztott rekordjai törlődnek.

4.6.

Paraméteres lekérdezés

A paraméteres lekérdezés olyan lekérdezés, amely az eredményhalmaz megjelenítése előtt a hozzá tartozó párbeszédpanelen adatokat kér be (pl.: egy mező értékét). Ha egy választó lekérdezést gyakran futtatunk és minden futtatáskor más feltételt szeretnénk megadni, akkor mindig újra kell írni a lekérdezés feltétel sorát. Ilyen esetben célszerű paraméteres lekérdezést készíteni. 11. Feladat: Tervezzünk egy lekérdezést, mely minden futtatáskor bekéri, hogy melyik poszton játszó játékosok adataira vagyunk kíváncsiak! Tegyük fel, hogy gyakran előfordul, hogy szeretnénk tudni egy adott poszton játszó játékos adatait. Az alábbi példában paraméterként kérjük be a poszt nevét. A feltételsorban [ ] szögletes zárójel közé tesszük a párbeszédpanelben megjelenő szöveget. Jelen esetben Like [Adja meg a poszt nevét ] & "*". A & "*" lehetővé teszi számunkra, hogy ne a teljes nevet gépeljük be, hanem csak a poszt első, vagy néhány első karakterét. Az eredmények megtekintéséhez kattintsunk a FUTTATÁS gombra, vagy váltsunk Adatlap nézetre, majd írjunk be egy értéket paraméterként! A futtatás eredményeként láthatjuk, hogy "c" betűvel kezdődő center poszton játszó játékosok adatai jelennek meg.


20. oldal

5.

ŰRLAPOK

Access 2007

Az űrlappal az adatbázisban lévő adatokat módosíthatjuk, törölhetjük, újakat vihetünk fel, megtekinthetjük a képernyőn vagy kinyomtathatjuk. Az ű rlap elsődleges szerepe a kényelmes, gyors, esztétikus adatkarbantartás. Az ű rlapokon többféle betűtípust, grafikát, képet jeleníthetünk meg. A LÉTREHOZÁS lap ŰRLAPOK csoport az ábrán látható gombokat tartalmazza.

5.1.

Az űrlap típusai

Oszlopos: Egyetlen rekord adatait mutatja a képernyőn. Minden egyes mező külön sorban jelenik meg. Táblázatos: Egyszerre több rekord látható a képernyőn. Minden adatrekordnak egy sor felel meg. Osztott: 2 ablakban jelenik meg. A felsőben oszlopos elrendezésben, az alsóban táblázatosan. Kimutatás diagram: Lásd kereszttáblás lekérdezések. Fő és segédűrlap: Több egymással összekapcsolt tábla adatait jeleníti meg.

5.2.

Űrlap nézetek

Űrlap nézet Elsődleges célja az adatok megtekintése és karbantartása. Pl.: rendezés, szűrés, keresés. A REKORDOK csoportban elvégezhető az adatkarbantartás (új rekord hozzáadása, módosítása, törlése) és ezen kívül helyesírás ellenőrzésre és összesítésre is van lehetőség. Elrendezési nézet Ebben a nézetben formázhatjuk (színezhetjük, képekkel, téglalapokkal, vonalakkal díszíthetjük) az űrlapot. A formázás alatt a konkrét rekordok is megjelennek.

Tervező nézet Ebben a nézetben a vezérlő elemek és egyéb formázási eszközök találhatóak.

A vezérlőelem olyan grafikus objektum, amelyet Tervező nézetben az űrlapra helyezve művelet végrehajtására, adat kijelzésére, az űrlap olvasásának megkönnyítésére használhatunk. Ezek rendre a következők: Embléma, Cím, Oldalszám beszúrása, Dátum és idő, Beviteli mező, Címke, Gomb, Beviteli lista, Segédűrlap, Jelentés, Vonal, Téglalap, Keret, Vezérlő elem csoport, Jelölő négyzet, Választó gomb, Váltó gomb, Lap-, Diagram-, Kép-, Oldaltörés-, Hivatkozás beszúrása, Melléklet, Vonal vastagsága, színe, típusa, Különleges hatás, Kijelölések. Készítette: Puszta Szabolcs

21. oldal

Részletes használatukkal a gyakorlati órákon ismerkedünk meg.

Access 2007

12. Feladat: Nyissuk meg az JATEKOS TÁBLÁZATOS űrlapot Elrendezési nézetben és végezzünk el néhány formázást! Alk. az AUTOMATIKUS formázást Módosítsuk a betű színét és típusát Alkalmazzunk kereteket

! !

!

5.3. Űrlapok elkészítése Űrlapok elkészítése ŰRLAPOK csoport gombok használatával Válasszuk ki az űrlap adatforrását (pl.: JATEKOS tábla). A táblát nem kell megnyitni, csak ki kell jelölni (a NAVIGÁCIÓS ablakban a tábla nevére kell kattintani). Kattintsunk a LÉTREHOZÁS lap ŰRLAPOK csoport egyik gombjára (p.: OSZTOTT ŰRLAP). Azonnal elkészül az űrlap. Űrlapkészítés lépései űrlap varázslóval 13. Feladat: A JATEKOS táblához készítsünk Oszlopos űrlapot az Űrlap varázsló segítségével. Válasszuk a LÉTREHOZÁS lap ŰRLAPOK csoport TOVÁBBI ŰRLAPOK gombot, a megjelenő listából pedig az ŰRLAP VARÁZSLÓT! A „Táblák/lekérdezések” legördülő ablakban válasszuk ki az űrlap adatforrását, a JATEKOS táblát!

Az ezt követő párbeszédablakban válaszuk ki az űrlap szerkezetét, majd stílusát, végzetül pedig mentsük el az űrlapot!

A „Kijelölt mezők” oszlopban megadhatjuk, hogy milyen mezőket és ? sorrendben szeretnénk az űrlapon látni. A neveket akár egyesével (>), vagy együttesen (>>) is kiválaszthatjuk az „Elérhető mezők” oszlopból a „Kijelölt mezők” oszlopba. A „Kijelölt mezők” oszlopból pedig a < vagy << gombokkal vissza- küldhetjük az „Elérhető mezők” oszlopba.

Az elkészült űrlapot megnyithatjuk, ha a nevén duplán kattintunk, vagy módosíthatjuk azt a Tervező nézetben. A rekordok között az ablak alján található gombok segítségével navigálhatunk. Jelentése balról jobbra: Első-, következő, utolsó rekord. új rekord felvétele. Készítette: Puszta Szabolcs

22. oldal

5.4.

Az űrlap szakaszai

Access 2007

14. Feladat: Készítsünk a játékos adatok megtekintésére egy űrlapot ŰRLAPTERVEZÉS segítségével. Válasszuk a LÉTREHOZÁS lap ŰRLAPOK csoport ŰRLAPTERVEZÉS gombot. A rácsos területen csak a Törzs szakasz látható. A többi szakasz megjelenítéséhez a helyi menüben válasszuk ki az „Oldalfej/-láb” és „Űrlapfej/-láb” parancsokat. Az űrlapon a következő szakaszokat különböztethetjük meg: Űrlapfej, Oldalfej, Törzs, Oldalláb, Űrlapláb. Az Ű rlapfej az ű rlapra vonatkozó fontosabb szövegeket, mező neveket tartalmazza. A Törzs szakaszban találhatók a rekordforrásból származó adatok. Az Űrlapláb a járulékos információk helye. Az Oldalfej és Oldalláb szakaszoknak a nyomtatásnál van szerepük (oldalszámok, feliratok helye).

5.5. Fő és segédűrlap létrehozása ŰRLAP VARÁZSLÓ-val Két vagy több tábla kapcsolódó adatainak együttes ábrázolására alkalmazható a Fő és segédűrlap. Általában az 1:N kapcsolatban lévő táblák esetén használjuk. A fő űrlap a fölérendelt adattábla adatait tartalmazza, míg a segédűrlap az alárendelt tábláét. Mindkét adathalmazt egyidejűleg lehet látni. 15. Feladat: Készítsünk Fő és segédűrlapot a JATEKOS és a JEGYZOKONYV táblákhoz! A TÁBLA objektumban válasszuk ki a JATEKOS táblát. Kattintsunk a LÉTREHOZÁS lap ŰRLAPOK csoport TOVÁBBI ŰRLAPOK listában az ŰRLAP VARÁZSLÓ-ra. Először a fölérendelt tábla (JATEKOS) mezőit kell megadni, majd az alárendelt tábláét (JEGYZOKONYV). Válasszuk a JATEKOS táblát a „Táblák/Lekérdezések” legördülő ablakban és a „Kijelölt mezők” oszlopba mozgassuk át a JATEKOS összes mezőjét. Figyelem! Még ne folytassuk a TOVÁBB gombbal, hanem a „Táblák/Lekérdezések” legördülő ablakban válasszuk a JEGYZOKONYV táblát, majd az előző módon a „Kijelölt mezők”-be mozgassuk át a JEGYZOKONYV tábla összes mezőjét. Most kattintsunk a TOVÁBB gombra.


23. oldal

Access 2007

A következő panel az adat megjelenítésre kérdez rá. Válasszuk az „Űrlap segédűrlappal” választógombot. Ezt követően megadhatjuk a segédűrlap szerkezetét, stílusát (kinézet). Végezetül adjuk meg az „Űrlap” és a „Segédűrlap” nevét és kattintsunk a BEFEJEZÉS gombra.

Az első kép a JATEKOS tábla (Főűrlap), és a JEGYZOKONYV tábla (Segédűrlap) adatait tartalmazza. Az űrlap alsó részén két navigáló sor látható, a legalsó a Főűrlap, a felette lévő pedig a Segédűrlap rekordjainak léptetésére szolgál. Mindig az adott játékos tartozó eredményeit lehet látni. Tervező nézete:


24. oldal

6.

Access 2007

JELENTÉSEK

A jelentés a táblák és lekérdezések adatait a felhasználó igényei szerint jeleníti meg nyomtatható formában. Készíthetünk levélcímkét, összesítéseket tartalmazó listákat, kimutatásokat. Az adatokat csoportosíthatjuk és rendezhetjük.

6.1.

Jelentés típusai • • • • •

Oszlopos: (függőleges szerkezetű) jelentés: minden mező külön sorba kerül. Táblázatos: minden rekord külön sorban helyezkedik el. Az oszlop fejléc tartalmazza a mezőneveket. Csoportosítás/összegzés Címke Diagram

Jelentéskészítéshez rekordforrásként használhatunk egyszerre több táblát vagy lekérdezést. Először a jelentés adatforrását kell megadni. A jelentés mindig az aktuális adatokat tartalmazza.

6.2.

A jelentés nézetei

Jelentés, Nyomtatási kép, Elrendezési és Tervező. Jelentés nézet A jelentés alapértelmezett nézete. Megmutatja, hogyan néz ki a nyomtatáshoz elkészült jelentés. Ebben a nézetben keresés, szűrés és rendezés műveleteket végezhetünk. Nyomtatási kép nézet

az alábbi lehetőségeket kínálja fel:

Ebben a nézetben nyomtatás előtt még változtathatjuk a lap tájolását, a margókat, megadhatjuk a nyomtatandó tartományt, stb. Exportálhatjuk az eredményt RTF, TXT, HTML, XML típusú fájlokba. Ha másik nézetre szeretnénk visszatérni, akkor NYOMTATÁSI KÉP BEZÁRÁSA gombra kell kattintani. Elrendezési nézet Ebben a nézetben tovább formázhatjuk az elkészült jelentést. Előnye a Tervező nézettel szemben, hogy formázás közben a konkrét adatokat is lehet látni. Tervező nézet Az űrlap Tervező nézetéhez hasonlóan tervező rácson jeleníti meg a jelentés szakaszait. A vezérlőelemeket formázhatjuk, igazíthatjuk, új mezőket vehetünk fel. Továbbá itt is lehetőség van az összesítési, csoportosítási rendezési szempontok módosítására.


25. oldal

6.3.

Access 2007

Jelentés létrehozása

A LÉTREHOZÁS lap JELENTÉSEK csoport következő jelentés készítés gombokat tartalmazza:

a

Jelentést célszerű varázslóval létrehozni, de bemutatjuk a jelentéstervezés lehetőségét is. 16. Feladat: Készítsünk jelentést a JATEKOS táblához, majd az poszt mezőre csoportosítsuk az adatokat. A NAVIGÁCIÓS ablakban a TÁBLÁK objektumban válasszuk ki a VEVŐ táblát. Kattintsunk a LÉTREHOZÁS lap JELENTÉSEK csoport JELENTÉS gombra. Elkészül az alábbi jelentés:

Ha az ablak alsó részén elhelyezkedő „Csoport h o z z á adása” gombra kattintunk és a listából kiválasztjuk az poszt mezőt, akkor a következő csoportosított játékos listát kapjuk eredményül:

Összegfokozatos jelentés létrehozása Az Access a tábla vagy lekérdezés rekordjait a megadott mező (mezők) szerint csoportosítja és összesíti. 17. Feladat: Készítsünk jelentést az JATEKOS táblához, amely Posztonként megmutatja a játékosok átlagmagasságát. A lista az poszt mezőre legyen rendezve. A NAVIGÁCIÓS ablakban a TÁBLÁK objektumban válasszuk ki az ÁRU táblát. (Ez lesz a jelentés adatforrása.) Kattintsunk a LÉTREHOZÁS lap JELENTÉSVARÁZSLÓ gombra. Megjelenik a fenti ablak. A „Kijelölt mezők” oszlopba vigyük át a képen látható négy mezőt.


26. oldal

A „Szeretne hozzáadni csoportszinteket?” kérdésre válasszuk ki a Kategóriakódot. (A bal oldali oszlopban kiválasztott mező a > -al a jobb oldali oszlopban kiemeltként fog megjelenni, vagyis erre a mezőre történik majd a csoportosítás.)

Access 2007

Nyilván többszintű csoportosításnál nem csak egy mezőt kell megadni. Ebben az esetben a PRIORITÁS gombbal változtathatunk a mezők közötti sorrendben. A Tovább gombra kattintva megadhatjuk az összesítési beállításokat. A feladat szerint a Név mezőre rendezünk

Az ÖSSZESÍTÉSI BEÁLLÍTÁSOK- ablakban látható, hogy az Access felsorolja a numerikus mezőket, és lehetővé teszi az Össz (Összeg), Átl (Átlag), Min (Minimum) és Max (Maximum) függvények alkalmazását. „Az összegek százalékának számítását" is kérhetjük. A magassag mezőnél az”Átl” alatt a jelölőnégyzetbe helyezzük el a pipát. Az elrendezés legyen „Léptetett”, a „Tájolás” lehet „Álló”. A beállítások után kattintsunk a TOVÁBB gombra! A stílusnál válasszuk az irodai beállítást, majd mentsük el a jelentést! Az eredmény nyomtatási képe --->


27. oldal

Access 2007

Amennyiben az eredmény nem nyerte el tetszésünket, akkor a jelentés tervező nézetében még módosíthatjuk annak kinézetet.

A JELENTÉSTERVEZŐ ESZKÖZÖK TERVEZÉS lap csoportjainak segítségével akár saját ízlésünkre is szabhatjuk.

Itt is az űrlap tervezésnél már ismertetett gombokat láthatjuk, mint pl.: BETŰTÍPUS, RÁCSVONALAK, VEZÉRLŐK csoport. Segítségükkel módosíthatjuk a megjelenített szövegek típusát, méretét, színét egyéb beállításait, méretezhetjük a mezőket, további csoportosítási lehetőségeket adhatunk hozzá, továbbá egyéb vezérlőkkel is bővíthetjük a jelentést. Az ESZKÖZÖK csoport MEZŐK FELVÉTELE gomb segítségével pedig a listából új mezőket ”húzhatunk” a jelentés szakaszaiba.

6.4.

A jelentés szakaszai

Tervező nézetben a jelentés minden szakaszát egy sáv jelöli. Jelentésfej: csak a jelentés első oldalán jelenik meg Oldalfej: minden oldal tetején látható Kategóriakód fejléc Törzs szakasz Kategóriakód lábléc Oldalláb: minden lap alján látható Jelentésláb: csak a jelentés utolsó oldalán jelenik meg


28. oldal

7.

Access 2007

GYAKORLÓ FELADATOK

1. Feladat: Adatbázis neve: TANULÓ Tanuló kód 1000 1001 1002 1003 1004 1005 1006

VezetékNév Kiss Kovács Lovász Lakatos Nagy Varga Árpád

Keresztnév Éva Gábor Elek Lajos István Valér Ilona

Születési dátum 1985.05.05 1980.12.05 1974.04.12 1978.05.05 1980.05.06 1976.05.09 1971.12.12

Irszám 3300 3100 1660 3300 1520 1800 3104

Város Eger Salgótarján Budapest Eger Budapest Budapest Somos

Út Fő út 5 Alagút út 7 Harmat út 89/a Petőfi út 456 Orgona út 4 Diófa út 78 Kiskulacs út 65

Neme

Telefon

Nő Férfi Férfi Férfi Férfi Nő Nő

36-450-305 13360-320 36-880-480

32-480-905

Az 1 táblás adathalmaz nem adatbázis, de első lépésként hozza létre a fenti táblát, határozza meg az adattípusokat, az elsődleges kulcsot és ahol lehet adja meg az érvényességi szabályokat! Készítse el az alábbi lekérdezéseket! 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20.

21.

Válogassa ki az egri tanulókat! Válogassa ki azokat a rekordokat, amelyekben a város neve S vagy B betűvel kezdődik! Válogassa ki azokat a rekordokat, amelyekben a telefon mező első 2 karaktere 36! Válogassa ki azokat a rekordokat, amelyekben a telefon mezőben szerepel a 480! Válogassa ki azokat a rekordokat, amelyekben a telefon 0-ra végződik! Válogassa ki azokat a rekordokat, amelyekben a vezetéknév és a keresztnév ugyanazzal a betűvel kezdődik! Listázza ki a tanuló kódját, nevét és a várost! Rendezze a rekordokat város, azon belül név szerint növekvő sorrendbe! Listázza ki a tanulók nevét és címét! A vezetéknév és a keresztnév egy Név nevű oszlopba, az Ir_szám, Város, Út egy Cím nevű oszlopba kerüljön. Rendezze a rekordokat név szerint növekvő sorrendbe! Listázza ki azoknak a tanulóknak a nevét, akik májusban születtek! A vezetéknév és a keresztnév egy Név nevű oszlopba kerüljön! Listázza ki a 20 évnél idősebb tanulók a kódját és nevét! Listázza ki a budapesti női tanulók nevét, születési dátumát! Listázza ki azoknak a tanulóknak a nevét és kódját, akiknek a vezetékneve vagy Kiss, vagy Nagy, vagy Kovács! Jelenítse meg azokat a rekordokat ahol az Irányítószám 1-gyel kezdődik és van telefon, vagy az Irányító- szám 3-mal kezdődik és a tanuló nő! Mennyi rekordunk van a táblában? Számolja össze a budapesti tanulókat! Számolja össze a férfiakat! Hány tanulónak van telefonja? Hány tanulónak nincs telefonja? Bővítse az adattáblát új tulajdonsággal: egyéb információ - feljegyzés típus, melyet töltsük fel tetszőleges megjegyzéssel, pl.: a tanuló jellemzése! Készítsen egy lekérdezést, melyben felvesz egy azonosító jel nevű oszlopot, melynek tartalma: a vezetéknév első 2 karaktere, egy X karakter és a keresztnév első 2 karaktere. Pl.: Kiss Éva esetén KIXEV! Készítsen paraméteres lekérdezést, melyben a paraméter a város. Eredmény: a tanuló neve, címe!


29. oldal

Access 2007

2. Feladat: Adatbázis neve: KÖNYVTÁR Könyv azonosító 1 2 3 4 5 6 7

KÖNYV Szerző

N. Wirth Dr.Kovács Milne Merle Rejtő Rejtő Rejtő

Cím

Db

Pascal MS Access Micimackó Madrapur Három testőr A fehér folt Legény a talpán

10 20 30 5 10 20 13

KÖLCSÖNZÉS KölcsönTag Könyv zés azonoazonoideje sító sító 1998.03.10. 1998.03.10. 1998.03.10. 1998.03.11. 1998.03.11. 1998.03.12. 1998.03.12.

1 1 2 1 2 3 5

1 2 2 4 5 2 6

1998.03.12.

1

1

Tag azonosító 1 2 3 4 5

TAG Tag neve

Nagy János Kiss József Fehér András Tóth Éva Fekete István

A fenti egyszerűsített kölcsönzés nyilvántartásban rögzítjük a tagokat, a könyveket és a napi kölcsönzéseket. Egy nap egy tag több könyvet is kölcsönözhet, de egy könyvből csak 1 db-ot visz ki. Ugyanabból a könyvből (pl.: Access 7.0) ugyanazon a napon többen is kölcsönözhetnek. Valamint egy tag egy adott könyvet egy másik alkalommal is kivihet (pl.: Nagy János a Pascal könyvet.) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.

Készítse el a fenti táblákat, határozza meg a mezőtípusokat! Hozza létre értelemszerűen az elsődleges kulcsokat és hozza létre a táblák közti megfelelő kapcsolatokat! Készítsen űrlapot (táblázatos formátumban) a KÖLCSÖNZÉS tábla adatainak rögzítésére! Lássa el pozícionáló és űrlapbezáró nyomógombokkal! Készítsen lekérdezést azon könyvekről, melyeket 98.03.10 és 98.03.11 között kölcsönöztek! Készítsen lekérdezést azon könyvekről, melyekből eredetileg több mint 10, de kevesebb mint 40 volt a könyvtárban! Növelje meg a Rejtő könyvek darabszámát 10-el! Készítsen paraméteres lekérdezést a könyvekről, melyben a paraméter a szerző neve! Készítsen lekérdezést azon könyvekről, melyeket Nagy János kölcsönzött ki! Készítsen paraméteres lekérdezést a kölcsönzött könyvek címéről, melyben a paraméter a tag neve! /Ki milyen könyvet kölcsönzött? / Számolja össze, hogy hányszor kölcsönöztek ki Rejtő könyveket! Készítsen kereszttáblás lekérdezést: ki milyen könyvet hány alkalommal kölcsönzött ki? A kölcsönzések után, milyen könyvből hány db maradt a könyvtárban? Listázza ki tagonként, hogy a kikölcsönzött könyveket mikor kell visszavinni, ha a kölcsönzési idő 2 hét! Készítse el a következő 2 jelentést!


30. oldal

Jelentés 1.

Access 2007

Kölcsönzés dátum és tag neve szerint

Kölcsönzés ideje

Tag neve

Szerző

Könyv azonosító

Cím

1998.03.10. Kiss József 2

Dr.Kovács

MS Access 7.0

1 2

N. Wirth Dr.Kovács

Pascal MS Access 7.0

5

Rejtő

Három testőr

4

Merle

Madrapur

2

Dr.Kovács

MS Access 7.0

6

Rejtő

A fehér folt

1

N. Wirth

Pascal

Nagy János

1998.03.11. Kiss József Nagy János 1998.03.12. Fehér András Fekete István Nagy János

Jelentés 2. Tag neve

Kölcsönzés tagok szerint Kölcsönzés ideje

Könyv

Szerző

Cím azonosító

Fehér András

1998.03.12.

2

Dr.Kovács

MS Access 7.0

Fekete István

1998.03.12.

6

Rejtő

A fehér folt

Kiss József

1998.03.10.

2

Dr.Kovács

MS Access 7.0

1998.03.11.

5

Rejtő

Három testőr

1998.03.10.

1

N. Wirth

Pascal

2

Dr.Kovács

MS Access 7.0

4

Merle

Madrapur

Nagy János

1998.03.11.


31. oldal

Access 2007

3. Feladat: Adatbázis neve: AUTÓ Adattábla: AUTÓ Rendszám ABC-001 ABD-002 ABE-004 CCD-105 CDE-201 EFG-100 FGH-222

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21.

Típus Trabant Tehergk Trabant Volga Skoda Dacia Moszkvics

Adattábla: MENETLEVÉL Összes KM 10000 20000 15000 5000 20000 12000 10000

Dátum 2002.03.01. 2002.03.01. 2002.03.01. 2002.03.02. 2002.03.02. 2002.03.03. 2002.03.03.

Rendszám ABC-001 ABD-002 FGH-222 ABC-001 ABC-001 CDE-201 EFG-100

Vezető Nagy János Fehér Béla Kovács Gábor Fehér Béla Nagy János Kovács Gábor Tóth István

Megtett KM 100 150 300 200 100 50 400

Hozza létre a fenti táblákat! Hozza létre az adattáblák elsődleges kulcsait! Hozza létre a táblák közti kapcsolatokat! Készítsen lekérdezést azokról az autókról, amelyeknél az Összes Km 20 000-nél kevesebb! Készítsen lekérdezést a 150 vagy 350 km-t futott autók adatainak megjelenítésére! Készítsen paraméteres lekérdezést. Paraméter: autó típusa. Eredmény: autó rendszáma! Készítsen paraméteres lekérdezést. Paraméter: vezető neve. Eredmény: autó típusa! Készítsen kereszttáblás lekérdezést! A vezetők az egyes autókkal összesen hány km-t tettek meg! Készítsen egyoszlopos űrlapot az AUTÓ adatainak felvitelére! Lássa el rekordléptető és űrlapbezáró nyomó- gombokkal! Készítsen táblázatos űrlapot a MENETLEVÉL adatainak felvitelére! Lássa el rekordléptető és űrlapbezáró nyomógombokkal! Készítsen fő és segédűrlapot az AUTÓ és a MENETLEVÉL adatainak felvitelére! Rögzítse az alábbi rekordokat: ZZZ-600, Skoda, 15000; 2002.03.03. ZZZ-600, Nagy János, 200 km! Módosítsa a ZZZ-600 rendszámot AAA-000-ra! Törölje a ZZZ-600 rendszámú autót! Mennyi a menetlevél szerint eddig rögzített összes km? Összesítse rendszámonként a megtett km-t! Összesítse vezetőnként a megtett km-t! Összesítse rendszámonként, azon belül vezetőnként a megtett km-t! Összesítse vezetőnként a megtett km-t, de csak azoknak a nevét írja ki, akik több mint 300 km utat tettek meg! Hány alkalommal vezették az ABC-001 rendszámú autót? Készítse el az alábbi formájú és tartalmú jelentést! Menetlevél

Vezető

Dátum

Fehér Béla Fehér Béla Kovács Gábor Kovács Gábor Nagy János Nagy János Tóth István

1998.03.02. 1998.03.01. 1998.03.03. 1998.03.01. 1998.03.02. 1998.03.01. 1998.03.03.

Rendszám

Típus

ABC-001 ABD-002 CDE-201 FGH-222 ABC-001 ABC-001 EFG-100

Trabant Tehergk Skoda Moszkvics Trabant Trabant Dacia

Megtett KM

200 150 50 300 100 100 400 1300

22. 23. 24.

Táblakészítő lekérdezéssel készítsen egy GYŰJTŐ nevű táblát, amely a MENETLEVÉL Skoda típusú autók rekordjait tartalmazza! A GYŰJTŐ táblához főzze hozzá a Trabant típusú autóra vonatkozó rekordokat is! A GYŰJTŐ táblában törölje azokat a rekordokat, ahol a Megtett Km kevesebb, mint 100!


32. oldal

ACCESS 2007 jegyzet 1. ALAPISMERETEK MINTA FELADAT AZ ACCESS INDÍTÁSA LEKÉRDEZÉSEK JELENTÉSEK

Recommend Documents