ACADEMIC INFORMATION SYSTEM WEB-BASED AT SMPN 4 BANGUNTAPAN YOGYAKARTA

ACADEMIC INFORMATION SYSTEM WEB-BASED AT SMPN 4 BANGUNTAPAN YOGYAKARTA Arjun Yusup Saputra1), Wibawa,2) Muhammad Fairuzabadi,3) Faculty of Engineering, University of PGRI Yogyakarta [email protected],1 [email protected],2 [email protected] ABSTRACT Development of science and technology particularly information technology is growing rapidly in all sectors and segments of society now. information technology is a tool of simplifying, accelerating, and smoothing jobs. moreover, information technology can be accessed in real time without being limited space and time, information technology is a vital requirement for an educational institution that provides valuable usage for the institution. However, threr are still many agencies or educational institutions that still use non-computerized way in processing and dissemination information. Threr are several problems in data processing i.e. time consuming and inaccurate information of mistaken data that causes an error in information dissemination. Schools Academic Information System is an application that can help teachers in organizing and tidying academic data to produce information needed by the entire academic community, especially teachers and students. Academic Information System was built by using web based CodeIgniter Framework, the programming language PHP and MySQL database. the School Academic Information System was expected to facilitate teachers and students in learning activities at school. Keywords : Academic Information System, Codeigniter, PHP MySQL. 1.

PENDAHULUAN Perkembangan ilmu pegetahuan dan teknologi khususnya teknologi informasi yang semakin pesat di segala bidang tidak dapat terelakan lagi. Teknologi informasi merupakan alat untuk mempermudah, mempercepat, dan merapikan pekerjaan. Selain dari itu, teknologi informasi dapat diakses dalam waktu nyata (realtime) tanpa dibatasi ruang dan waktu. Teknologi informasi juga merupakan kebutuhan yang sangat vital bagi sebuah institusi pendidikan yang memberikan nilai lebih bagi institusi tersebut. Namun masih banyak lembaga atau institusi pendidikan yang masih melakukan proses pengolahan data dan penyebaran informasi secara non-komputerisasi. Pengolahan data yang masih dilakukan dengan cara tersebut menyebabkan beberapa kendala, diantaranya yaitu pengolahan

data administrasi yang memakan banyak waktu dan informasi yang dihasilkan kurang akurat karena sering terjadi kesalahan. Demikian halnya yang terjadi pada Sekolah Menengah Pertama Negeri (SMPN) 4 Banguntapan. Saat ini proses pengolahan data akademiknya masih belum terintegrasi, aplikasi yang digunakan untuk menyimpan dan pengolahan data saat ini adalah Ms Excel tanpa adanya database. Akibat dari hal tersebut banyak kendala yang dihadapi oleh pihak sekolah dalam urusan administrasi akademiknya seperti pengolahan data siswa, pencarian-pencarian dokumen atau berkas siswa yang memakan waktu cukup lama dan sering ditemukan data yang tidak konsisten karena media penyimpanan yang belum tersentralisasi, selain itu dalam penyajian informasi masih kurang

16

Seminar Nasional Universitas PGRI Yogyakarta 2016

ISBN 978-602-73690-6-1

cepat, tepat dan akurat karena media penyampaian informasi saat ini masih berupa dokumen fisik dan rapor. Disinilah muncul kebutuhan akan sistem informasi yang dapat mengatur dan merapikan data-data akdemik untuk menghasilkan suatu informasi yang dibutuhkan oleh para pemakainya. Penelitian ini bertujuan untuk membuat aplikasi sistem informasi akademik sekolah dan menguji aplikasi sistem informasi akademik sekolah. 2.

Sistem informasi akademik pada dasarnya memiliki komponen yang sama dengan sistem informasi secara umum, yaitu terdiri dari komponen masukan (input), komponen model, komponen basis data, dan komponen keluaran (output). Perbedaan komponen-komponen ini antar sistemsistem informasi lainnya adalah konteks letak dari sistem informasinya.

c. PHP

Pada awalnya PHP merupakan kependekan dari Personal Home Page (Situs personal).PHP pertama kali dibuat oleh Rasmus Lerdorf pada tahun 1995.Pada waktu itu PHP masih bernama Form Interpreted (FI), yang wujudnya berupa sekumpulan skrip yang digunakan untuk mengolah data formulir dari web. PHP dapat disisipkan diantara bahasa HTML dan karena bahasa server-side, maka bahasa PHP akan dieksekusi di server, sehingga yang dikirimkan ke browser adalah hasil jadi dalam bentuk HTML, dan kode PHP tidak akan terlihat. Beberapa kelebihan PHP untuk bahasa pemrograman web, antara lain:  Bahasa pemrograman PHP adalah sebuah bahasa script yang tidak melakukan sebuah kompilasi dalam penggunaannya.  Web Server yang mendukung PHP dapat ditemukan dimana - mana dari mulai apache, IIS, Lighttpd, hingga Xitami dengan konfigurasi yang relatif mudah.  Dalam sisi pengembangan lebih mudah, karena banyaknya milis milis dan developer yang siap membantu dalam pengembangan,  Dalam sisi pemahamanan, PHP adalah bahasa pemrograman yang paling mudah karena memiliki referensi yang banyak.

LANDASAN TEORI

a. Sistem Informasi

Sistem informasi adalah suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi, atau yang dapat diartikan juga sekumpulan organisasi yang ada pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan atau untuk mengendalikan organisasi (Al-Bahra, 2005).

b. Sistem Informasi Akademik

Sistem ini bertujuan untuk mendukung penyelenggaraan pendidikan supaya instansi pendidikan dapat menyediakan layanan informasi yang lebih baik dan efektif kepada pihak-pihak yang terkait dalam kegiatan kependidikan baik dari dalam instansi atau luar instansi melalui media internet.Masalah yang sering terjadi pada instansi pendidikan seperti sekolah pada umumnya adalah keterbatasan pengolahaan data seperti nilai tugas, absensi, data siswa, data guru, data kelas dan data pelajaran. Hal tersebut merupakan suatu proses interaksi antara lembaga, dan setiap orang yang berada dalam lingkungan pendidikan sekolah.

17

Seminar Nasional Universitas PGRI Yogyakarta 2016

ISBN 978-602-73690-6-1

Dengan demikian, pembuat atau web developer dapat fokus pada fitur-fitur apa yang dibutuhkan aplikasi dengan membuat kode program seminimal mungkin, dapat dilihat pada gambar 2.1.

 PHP adalah bahasa open source yang dapat digunakan di berbagai mesin (Linux, Unix, Macintosh, Windows) dan dapat dijalankan secara runtime melalui console serta juga dapat menjalankan perintahperintah sistem.

d. MySQL

MySQL termasuk kedalam jenis perangkat lunak RDBMS(Relational Database Management System) yaitu sebuah perangkat lunak sistem manajemen basis data yang dirancang untuk mengatur sebuah basis data sebagai sekumpulan data yang disimpan secara terstruktur, dan melakukan operasi-operasi terhadap data atas permintaan penggunanya, sebenarnya MySQL merupakan turunan dari SQL (Structured Query Language), yang merupakan suatu bahasa komputer yang menggikuti standar ANSI (American National Standard institute) yaitu sebuah bahasa standard yang digunakan untuk mengakses dan memanipulasi suatu sistem database, untuk kemudahan akses penulis menggunakan paket XAMPP yang sudah termasuk apace server dan database PhpMyAdmin yang menggunakan bahasa program dari MySQL.

Gambar 2.1 Aliran data Codeigniter  Index.php berfungsi sebagai front controller yang bertugas untuk menginisialisasi sumber daya dasar untuk menjalankan Codeigniter.  Router memeriksa HTTP request yang datang dari user untuk menentukan apa yang harus dilakukan dengan request tersebut.  Jika file Cacheada, maka akan langsung dikirimkan ke browser dengan mengabaikan aliran data normal.  Security berjalan sebelum controller dimuat, HTTP request dan data yang dikirimkan user akan disaring untuk keamanan.  Controller memanggil model,core libraries, helpers dan sumber daya lainnya yang diperlukan untuk memproses data berdasarkan HTTP request.  Akhirnya View yang dihasilkan akan dikirim ke browser. Jika cache diaktifkan, maka viewakan disimpan sebagai cache dahulu, sehingga pada request berikutnya langsung dapat ditampilkan.

e. Framework Codeigniter

Codeigniter adalah sebuah framework PHP yang dapat membantu mempercepat developer dalam pengembangan aplikasi web berbasis PHP dibandingkan dengan menulis semua kode program dari awal. Codeigniter menyediakan banyak library untuk mengerjakan tugas-tugas yang umumnya ada pada sebuah aplikasi berbasis web. Selain itu, struktur dan susunan logis dari codeigniter membuat aplikasi yang akan dibuat semakin teratur dan rapi.

3.

18

METODE PENELITIAN Subjek dalam penelitian ini adalah membuat Sistem Informasi Akademik berbasis web.Dengan mengumpulkan data dari sekolah untuk kemudian diproses menjadi informasi, sistem ini diharapkan dapat membantu setiap

Seminar Nasional Universitas PGRI Yogyakarta 2016

ISBN 978-602-73690-6-1

orang yang berhubungan dengan akademik di SMP N 4 Banguntapan dalam peningkatan mutu dan efisiensi pembelajaran. Penelitian ini dilakukan dengan beberapa tahapan yaitu dengan studi pustaka untuk mendapatkan data-data yang bersifat teoritis maka penulis melakukan pengumpulan data dengan cara membaca dan mempelajari bukubuku makalah ataupun referensi lain yang berhubungan dengan masalah yang dibahas, lalu dengan cara wawancara yang merupakan suatu pengumpulan data yang dilakukan dengan cara tanya jawab atau dialog secara langsung dengan pihak-pihak yang terkait dengan penelitian yang akan dilakukan. Dalam hal ini penulis melakukan tanya jawab kepada pihak SMP N 4 Banguntapan khususnya bagian akademik, lalu dengan observasi yang merupakan metode pengumpulan data dengan cara mengadakan tinjauan secara langsung ke objek yang diteliti untuk mendapatkan data yang bersifat nyata maka penulis melakukan pengamatan langsung pada SMP N 4 Banguntapan. Dalam pembuatan Sistem Informasi Akademik sangat diperlukan sekali software-software pendukung seperti Microsoft visio untuk merancang alur data agar nantinya mendukung tahap perancangan database, software lainya yaitu XAMPP 1.8.0 untuk membuat database yang telah dirancang, serta Framework Codeigniter 2.2.4.untuk membuat website Sistem Informasi Akademik Sekolah. Untuk mengetahui proses dari sistem informasi akademik ini dijelaskan melalui diagram konteks seperti terlihat pada Gambar 1.

Gambar 1.Diagram Konteks Untuk mengetahui alur proses dari sistem informasi akademik ini dijelaskan melalui diagram level 1 seperti terlihat pada Gambar 2.

Gambar 2.Diagram Level 1 Entity Relationship Diagram (ERD) dikembangkan berdasarkan teori himpunan dalam bidang matematika.ERD digunakan digunakan

19

Seminar Nasional Universitas PGRI Yogyakarta 2016

ISBN 978-602-73690-6-1

untuk pemodelan basis data Relational dapat dilihat pada gambar 3.

Gambar 4.Halaman Beranda SIAKAD SMPN 4 Banguntapan. b. Halaman Login Pada halaman login terdapat 3 user yaitu, Admin, Guru dan Siswa. Masingmasing user memiliki username dan password yang bisa digunakan untuk mengakses sistem menurut hak aksesnya masing-masing.Tampilan halaman login dapat dilihat pada Gambar 5.

Gambar 3.Entity Relationship Diagram 4.

IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN a. Halaman Beranda Halaman ini merupakan halaman awal yang dapat diakses user dari Sistem Informasi Akademik SMPN 4 Banguntapan, Pada halaman ini terdapat beberapa menu antara lain menu Beranda, menu Profil sekolah, menu Akademik, menu Login dan menu Kontak Kami.Tampilan halaman beranda Sistem Informasi Akademik SMPN 4 Banguntapan dapat dilihat pada Gambar 4.

Gambar 5. Halaman Login User c.

Halaman Data Nilai siswa Halaman ini berfungsi untuk melihat, mengubah dan menambah data nilai siswa oleh admin atau guru yang memiliki kelas, terlihat pada Gambar 6.

20

Seminar Nasional Universitas PGRI Yogyakarta 2016

ISBN 978-602-73690-6-1

dapat disampaikan beberapa kelemahan, diantaranya: a. Belum terdapat forum diskusi antara siswa dan guru. b. Pengumpulan data akademik terbatas dari pihak sekolah, sehingga kelengkapan data masih kurang. c. Belum terdapat sistem penerimaan siswa baru yang dapat mempermudah admin dalam memasukan data siswa baru. Gambar 6. Halaman Data Nilai Siswa

5. KESIMPULAN DAN SARAN Dalam proses perancangan serta pembuatan aplikasi sistem informasi akademik ini, ada beberapa kesimpulan yang dapat disampaikan penulis sebagai hasil evaluasi pengembangan sistem dalam penulisan laporan tugas akhir ini, berikut kesimpulan yang dapat disampaikan: 1. Sistem informasi akademik yang dibangun dapat membantu pihak sekolah dalam proses pengelolaan data nilai dan administrasi pencarian data sehingga dapat menghasilkan informasi yang akurat. 2. Dalam penggunaan sistem informasi akademik yang berbasis web dinamis memungkinkan informasi dapat selalu diperbarui dan memudahkan pengguna dalam memperoleh informasi. 3. Berdasarkan hasil pengujian, Aplikasi sistem informasi akademik berbasis web ini cukup membantu pengguna dalam memperoleh informasi, kesimpulan ini diambil berdasarkan data kuisoner yang dilakukan kepada 30 responden. 90% menyatakan menarik, 7% menjawab kurang menarik dan 3%menyatakan tidak menarik tentang tampilan halaman program

Berdasarkan aplikasi sistem informasi akademik yang telah dibuat dapat disampaikan beberapa kelebihan, diantaranya: a. Aplikasi sistem informasi dibangun menggunakan framework Codeigniter dan bahasa pemrograman PHP serta MySQL sebagai database pada sistem sehingga mempermudah programmer dalam menambah atau memperbaiki sistem dikemudian hari apabila diperlukan. b. Aplikasi sistem informasi akademik ini bersifat dinamis dengan adanya menu tambah, ubah dan hapus data sehingga data dapat selalu diperbarui. c. Aplikasi dirancang dengan tampilan Bootstrap sehingga dari segi tampilan dan cara pemakaian menjadi cukup mudah untuk semua user (user friendly.) d. Hasil nilai dilengkapi dengan fungsi cetak dan simpan data kedalam bentuk excel atau .XLS. Berdasarkan aplikasi sistem informasi akademik yang telah dibuat

21

Seminar Nasional Universitas PGRI Yogyakarta 2016

ISBN 978-602-73690-6-1

pada aplikasi ini. Untuk kemudahan dalam mengakses informasi 27% menyatakan sangat mudah, 67% menyatakan mudah dan 6% menyatakan sulit. Dan untuk kemudahan dalam mendapatkan informasi 33% menyatakan sangat setuju, 77% menyatakan setuju dan 0% menyatakan tidak setuju.

Al-Bahra Bin Ladjamudin, 2005.Analisis dan Desain Sistem Informasi, Yogyakarta, Graha Ilmu. Basuki, Awan Pribadi., 2014. Proyek Membangun Website Berbasis PHP dengan CodeIgniter.Yogyakarta : Penerbit Lokomedia. Fathansyah, 2002.Basis Data, Bandung, Informatika. Hartadi, Lupiyo., 2012. Analisis dan Pengembangan Sistem Informasi Akademik Siswa Berbasis Web Menggunakan PHP dan MySQL di SMA N 1 Tayu.Universitas Negeri Yogyakarta. Kendall, Kendall. 2003. Analisa dan Perancangan Sistem, Jakarta, PT Prenhallindo. Kurnia, Tedi dkk.2012. Perancangan Sistem Informasi Akademik Nilai Siswa Berbasis Web SMK Ciledug Al-Musaddiyah Garut, Sekolah Tinggi Teknologi Garut. Mcleod, Raymon, 2001. Sistem Informasi Manajemen, Jakarta, PT.Prehallindo. O’Brien, James A. 2005. Pengantar Sistem Informasi, Jakarta, Salemba Empat. Pressman, Roger S. 2002 Rekayasa Perangkat Lunak, Pendekatan Praktisi (Buku Satu), Yogyakarta, ANDI. Rustan, Dedi, 2012. Sistem Informasi Akademik. (online) http://elib.unikom.ac.id/files/ disk1/377/jbptunikompp-gdldedirustan-18842-3-babii.pdf, (diunduh 27 agustus 2015). Sutabri, Tata. 2005. Sistem Informasi Manajemen, Yogyakarta, ANDI. Whitten, Jeffrey L. 2004. Metode Design dan Analisa Sistem Bibiliografi ed.6, Yogyakarta, ANDI.

Mengingat berbagai keterbatasan yang dialami penulis mengenai perancangan dan waktu dalam proses pembuatan sistem, maka penulis menyarankan untuk mengembangkan perancangan sistem informasi khususnya dalam sistem informasi akademik sebagai berikut: 1. Adanya forum diskusi antara siswa dan guru sehingga mempermudah komunikasi. 2. Perlunya pengembangan sistem penerimaan siswa baru agar sistem informasi akademik dapat semakin praktis dalam menyimpan data siswanya. 3. Perlunya pembaruan sistem pada program dikarenakan sistem ini menggunakan framework codeigniter versi 2.1.4 yang seiring waktu terus dikembangakan ke versi terbaru. 4. Sistem yang dibangun ini masih memiliki banyak kekurangan, baik dari segi fungsionalitas maupun data yang dimiliki. Oleh sebab itu masih sangat dibutuhkan pengembangan lebih lanjut agar dapat memberikan hasil yang optimal kepada pengguna. DAFTAR PUSTAKA Aditya, Prima., 2012. Perancangan sistem informasi berbasis web SMKN 1 Poncol kabupaten Magetan dengan menggunakan PHP. Ponorogo

22