ABSTRAK Untuk dapat bersaing dengan perusahaan lain, sebuah perusahaan harus dapat menyediakan informasi yang relevan dan up to date bagi para stakeholder-nya. Begitu juga dengan perguruan tinggi, harus memiliki sistem informasi yang handal. Universitas Paramadina dalam hal ini belum memilikinya, sehingga diperluan penelitian awal untuk menentukan pola hubungan komunikasi data antar departemen di dalamnya. Dengan menerapkan konsep Enterprise Resourse Planning (ERP) diharapkan rancangan yang dihasilkan dari penelitian ini dapat digunakan sebagai dasar pengembangan Sistem Terintegrasi di Paramadina. Kata kunci : relevan, up to date, stakeholder, ERP, Sistem Terintegrasi
For competing with other firm, one firm has to provide relevant and up to date information to its stakeholder. Even a college, shall have a powerfull information system. Paramadina University, in this case, haven't had it, so a research to determine data communication among its departments is needed. By applying Enterprise Resourse Planning (ERP) concept, the result of this research expected can be utilized to develop System Integration in Paramadina. Key word: relevant, up to date, stakeholder, ERP, Integrated system
BAB I PENDAHULUAN
“Small but Giant” begitulah kira-kira kata yang tepat untuk mengungkapkan seperti apa Universitas Paramadina. Secara geografis, Paramadina merupakan kampus mini yang terletak di tengah kota Jakarta, berdiri di diatas dua kavling tanah di seberang jalur urat nadi Jakarta, jl. Gatot Subroto. Di atas dua kavling tanah ini berdiri tiga gedung utama dengan ukuran yang kecil juga. Di tiga gedung inilah semua anggota civitas beraktifitas sesuai dengan fungsi dan tugas masingmasing. Dikatakan “Giant” karena di kampus ini dapat kita temukan hal-hal yang luar biasa, mulai dari mahasiswa-mahasiswi yang berasal dari kalangan selebriti tanah air sampai kinerja para dosen dan staff yang sangat luar biasa dengan etos kerja yang tinggi. Program beasiswa untuk anak-anak Indonesia yang berprestasi, berupa biaya kuliah dan biaya hidup selama menyelesaikan S1, juga ada di universitas ini. Dan hebatnya lagi, untuk di tanah air Paramadina adalah pioner-nya.
Disamping itu semua masih banyak lagi hal-hal yang dapat menunjukkan
bahwa Paramadina memang pantas menyandang kata “Giant”. Universitas yang didirikan oleh Almarhum Prof. Dr. Nurcholish Majid dan rekan-rekannya pada 10 Januari 1998 ini memiliki misi membina ilmu pengetahuan rekayasa dengan kesadaran akhlak mulia demi kebahagiaan bersama seluruh umat manusia, melalui penciptaan lingkungan kampus sebagai pusat ilmu dan budaya, yang memiliki tradisi masyarakat ilmiah yang kreatif dan civitas academica yang berkepribadian teguh dan sikap menjunjung tinggi mimbar akademik. Misi tersebut diwujudkan dalam etos kerja para staff dan dosen yang tinggi dengan bersemboyan “Bekerja Keras untuk Mencetak Generasi Cerdas”. Untuk dapat mempermudah semua civitas academica bekerja dan beraktifitas dengan efektif dan efisien, Universitas Paramadina harus menyediakan sistem yang bagus dan dapat diandalkan. Dengan sistem informasi managemen yang bagus dan handal setiap departemen akan dapat bekerja dengan baik dan dapat mencapai target-target pekerjaan masing-masing departemen.
Gambar 1. Struktur Organisasi Universitas Paramadina
Departemen atau bagian-bagian yang ada di Universitas Paramadina seperti yang tergambarkan pada diagram di atas, belum semuanya memiliki sistem informasi yang dapat membantu aktifitasnya. Departemen yang telah memiliki sistem informasi antara lain Direktorat Akademik dan Direktorat Keuangan. Sedangkan Direktorat Umum dan SDM memiliki sistem informasi SDM serta helpdesk dan pada Direktorat Quality Assurance, Research, & Knowledge Management baru memiliki sistem informasi perpustakaan saja. Dari sistem-sistem yang ada, kesemuanya masih belum terintegrasi. Bagian Keuangan memiliki data mahasiswa sendiri dan Bagian Akademik memiliki data mahasiswa sendiri. Sistem yang saling terpisah antara yang satu dengan yang lain dapat menghambat, misalnya di tahun ajaran baru Bagian Keuangan juga harus disibukkan dengan menginput data mahasiswa yang seharusnya cukup diinput oleh Bagian Akademik saja. Hambatan-hambatan ini tentu saja akan membuat para staff tidak dapat bekerja dengan efisien. Untuk menghindari hal ini sistem-sistem yang ada harus dapat berkomunikasi atau dengan kata lain sistem-sistem harus saling teringrasi. Salah satu pendekatan yang dapat digunakan untuk merancang sistem terintegrasi ini adalah dengan menggunakan konsep ERP (Enterprise
Resources Planning). ERP pada awalnya hanya digunakan di perusahaan-perusahaan berbasis manufaktur, namun saat ini sudah banyak universitas yang mengembangkan sistem teringrasinya dengan pendekatan ERP, tentunya dengan beberapa penyesuaian. Penyesuaian ini dikarenakan pada dasarnya ERP didesain untuk melakukan efisiensi-efisiensi aktifitas pada perusahaan yang berorientasi laba, sedangkan universitas tentulah tidak berorientasi pada laba. Penyesuaian
tingkat
kompleksitas
modul
juga
harus di
pertimbangkan.
Untuk
penyesuaian dalam hal ini Mariane Bradford, seorang profesor di North Carolina University, dalam bukunya Modern ERP membagi institusi-institusi yang mengimplementasikan ERP ke dalam tiga golongan. Golongan yang pertama, First Tier, yaitu perusahaan dengan jumlah tenaga kerja diatas 1000 orang dan omzet transaksi diatas USD 200 juta. Golongan yang kedua, Second Tier, yaitu perusahaan dengan jumlah karyawan 100 – 999 orang dan omzet transaksi USD 2 juta – USD 250 juta. Sedangkan golongan yang terakhir, Third Tier, adalah perusahaan atau institusi dengan jumlah karyawan dibawah 100 dan omzet transaksi di bawah USD 2 juta. Berdasarkan jurnal yang ditulis oleh Hayes dan Kathleen yang berjudul Enterprise resource planning implementation in an institution of higher learning: a case study of Drummond University, Drummond University merupakan lembaga non-profit yang pertama kali mengadopsi sistem ERP dalam hal ini SAP. Selanjutnya hampir 30 universitas termasuk Massachusetts Institute of Technology,
Johns Hopkins University,
Purdue University, dan the University of
Toronto juga mengikuti Drummond University untuk mengadopsi ERP. Dengan ERP inilah universitas universitas tersebut dapat menggabungkan semua aktifitasnya ke dalam sebuah program, tidak lagi terpisah-pisah antara program yang digunakan departemen yang satu dengan departemen yang lain. Dalam proses adopsi ini Drummond University juga tidak serta merta dapat mengimplementasikannya. Hal ini dikarenakan ERP dirancang untuk bisnis yang berorientasi bisnis dan universitas merupakan institusi non-profit.
Dalam implementasi ini Drummond
University hanya dapat melakukan adopsi secara menyeluruh pada modul Siste Informasi Finansial dan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Pada penelitian ini, peneliti akan mencoba menganalisa deskripsi sistem terintegrasi di perguruan
tinggi
dengan
menggunakan
konsep
ERP
dan
mempelajari
penyesuaian-
penyesuaiannya jika diterapkan di lingkungan perguruan tinggi khususnya di Universitas Paramadina. Peneliti berharap hasil dari penelitian ini dapat dijadikan acuan untuk penyusunan IT Master Plan dan pengembangan sistem itu secara nyata di Universitas Paramadina.
BAB II PERUMUSAN MASALAH
Dari tiga departemen di Universitas Paramadina yang sudah menggunakan sistem informasi untuk membantu kegiatan sehari-harinya, yang pertama adalah bagian akademik. Sistem informasi yang saat ini ada adalah SIAP (Sistem Informasi Akademik Paramadina). Sistem ini menangani proses-proses yang berkaitan dengan perkuliahan mulai dari absensi sampai nilai akhir suatu mata kuliah, pengisian IRS (Isian Rencana Studi), dosen dan ruang kelas. Namun sistem ini masih berdiri sendiri. Mahasiswa sebagai pengguna sistem ini harus kerepotan mencetak IRS yang sudah disetujui oleh dosen pembimbing dan membawanya ke departemen keuangan untuk melakukan pembayaran. Selain itu, untuk dapat melakukan aproval IRS bagian akademik juga harus menunggu laporan pembayaran dari bagian keuangan. SIAP juga tidak terintegrasi dengan sistem yang ada di perpustakaan. Mahasiswa tidak secara otomatis menjadi anggota perpustakaan. Hal ini berarti petugas perpustakaan harus melakukan entri data mahasiswa untuk menjadi anggota perpustakaan. Selain itu untuk dapat mengikuti wisuda, mahasiswa harus dinyatakan bebas dari peminjaman buku perpustakaan. Untuk keperluan ini mahasiswa harus meminta surat keterangan bebas pinjaman dari perpustakaan. Seharusnya tanpa menggunakan surat ini pun pihak akademik ataupun program studi dapat memperoleh informasinya secara langsung. Bagian lain yang juga sudah menggunakan sistem informasi adalah bagian keuangan. Namun sistem informasi yang digunakan juga masih berdiri sendiri. Bagian keuangan memiliki data karyawan sendiri terpisah dari data karyawan yang dimiliki oleh bagian SDM. Hal ini mengakibatkan data karyawan tidak sinkron satu sama lain. Selain itu data mahasiswa di bagian keuangan juga akan terpisah dengan data mahasiswa di bagian akademik. Sedangkan bagian-bagian yang lain, seperti bagian SDM, bagian fasilitas, bagian umum, bagian Quality Assurance, bagian Knowledge Center dan program studi, masih menggunakan proses manual untuk menjalankan aktifitas sehari-harinya. Diharapkan setelah menggunakan sistem informasi untuk membantu aktifitas sehari-harinya, beban pekerjaan karyawan akan berkurang dan Universitas Paramadina dapat menggunakan sumber daya manusianya dengan lebih ektif dan efisien. Dari uraian tersebut, dapat ditarik kesimpulan bahwa keadaan sistem informasi yang ada di Universitas Paramadina adalah sebagai berikut : •
Sistem informasi yang ada masih terpisah-pisah antara bagian yang satu dengan yang lain.
•
Beberapa bagian belum memiliki sistem informasi.
Dari keadaan diatas dapat menimbulkan beberapa masalah, diantaranya adalah sebagai berikut : •
Beberapa pekerjaan dikerjakan berulang oleh bagian yang lain.
•
Kemungkinan data yang ada di satu bagian berbeda dengan bagian yang lain.
•
Muncul beberapa pekerjaan yang seharusnya tidak perlu dikerjakan.
•
Pekerjaan yang masih dikerjakan secara manul membuat pekerjaan menjadi tidak efektif dan efisien.
Dari permasalahan yang ada, peneliti ingin meneliti bagaimanakah jika pengembangan sistem informasi di Universitas Paramadina didasarkan pada konsep ERP yang terkenal dengan terintegrasinya semua bagian di suatu organisasi atau perusahaan kedalam sistem yang terpadu. Penyesuaian-penyesuaian apakah yang harus dilakukan untuk mengimplementasikannya, karena pada dasarnya pengembangan ERP dijalankan untuk perusahaan berbasis manufaktur dan berorientasi pada profit.
BAB III TINJAUAN PUSTAKA
Sistem Informasi dan Teknologi Informasi (SI/TI) adalah suatu hal yang mutlak untuk diupayakan dan diterapkan dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Upaya penerapan SI/TI ini memilki tiga sasaran utama yaitu : •
Memperbaiki efisiensi kerja dengan melakukan otomatisasi berbagai proses yang mengelola informasi;
•
Meningkatkan keefektifan manajemen dengan memuaskan kebutuhan informasi guna pengambilan keputusan;
•
Memperbaiki daya saing atau meningkatkan keunggulan kompetitif organisasi dengan merubah gaya dan cara berbisnis
3.1. Strategi Sistem Informasi Dan Teknologi Informasi (SI/TI) Strategi SI/TI pada dasarnya terdiri dari dua bagian, yaitu Strategi Sistem Informasi (SI) dan Strategi Teknologi Informasi (TI). Strategi SI mengarah kepada kebutuhan atau permintaan organisasi terhadap ketersediaan informasi untuk membantu strategi bisnis yang diterapkan organisasi tersebut. Pada dasarnya, Strategi SI di tujukan untuk menentukan prioritas investasi terhadap aplikasi sistem informasi yang paling ideal dengan resources yang terbatas. Hal bertujuan untuk memperbesar benefit yang diperoleh oleh organisasi. Dibandingkan dengan Strategi SI, Strategi TI lebih dihubungkan dengan bagaimana memenuhi kebutuhan organisasi terhadap informasi, sesuai dengan visi organisasi. Pada dasarnya, Strategi TI lebih ditujukan untuk memenuhi kebutuhan terhadap resources, termasuk hardware, software, dan brainware.
3.2. Teknik Analisis Strategi SI/TI Beberapa teknik yang dapat digunakan untuk melakukan analisis terhadap perencanaan strategis SI/TI antara lain adalah analisis SWOT, analisis Five Forces Competitive, analisis Value Chain, analisis Balanced Scorecard, analisis McFarlan’s Strategic Grid. •
analisis SWOT
Analisis SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) merupakan pemetaan dari hasil analisis terhadap lingkungan. Kekuatan diidentifikasi dengan tujuan untuk mengetahui apa saja kekuatan organisasi untuk dapat meneruskan dan mempertahankan bisnis. Mengidentifikasi kelemahan bertujuan untuk mengetahui kelemahan-kelemahan apa saja yang masih ada. Dengan mengetahui peluang yang ada organisasi dapat mempersiapkan diri untuk mencapai peluang tersebut. Ancaman yang cepat teridentifikasi dapat dicarikan jalan keluarnya dengan segera. •
analisis Value Chain Analisa ValueChain dilakukan untuk memetakan seluruh proses kerja yang terjadi dalam organisasi menjadi dua kategori aktifitas, yaitu aktifitas utama dan aktifitas pendukung. Mengacu pada dokumen organisasi yang menyebutkan tugas dan fungsi setiap unit kerja berdasarkan pengamatan yang dilakukan terhadap proses kerja yang terjadi di masing-masing bagian.
•
analisis Critical Success Factor Analisa CSF merupakan suatu ketentuan dari organisasi dan lingkungannya yang berpengaruh pada keberhasilan atau kegagalan. CSF dapat ditentukan jika objektif organisasi telah diidentifikasi. Tujuan dari CSF adalah menginterpretasikan objektif secara lebih jelas untuk menentukan aktivitas yang harus dilakukan dan informasi apa yang dibutuhkan. Peranan CSF dalam perencanaan strategis adalah sebagai penghubung antara strategi bisnis organisasi dengan strategi SI-nya, memfokuskan proses perencanaan strategis SI pada area yang strategis, memprioritaskan usulan aplikasi SI dan mengevaluasi strategi SI.
•
analisis Balanced Scorecard Balanced Scorecard pada awal diperkenalkan adalah merupakan suatu sistem manajemen penilaian dan pengendalian yang secara cepat, tepat, dan komprehensif dapat memberikan pemahaman kepada manajer tentang performance bisnis. Prinsip dasar dari Balanced Scorecard ini adalah titik pandang penilaian sebuah perusahaan hendaknya tidak hanya dilihat dari segi finansial saja tetapi juga harus ditambahkan ukuran-ukuran dari perspsektif lainnya seperti tingkat kepuasaan customer, proses internal dan kemampuan melakukan inovasi. Balanced Scorecard lebih dari sekedar sistem pengukuran taktis atau operasional. Perusahaan yang inovatif menggunakan scorecard sebagai sebuah sistem manajemen strategis, untuk mengelola strategi jangka panjang dan menghasilkan proses manajemen seperti : •
Memperjelas dan menerjemahkan visi dan strategi
•
Mengkomunikasikan dan mengkaitkan berbagai tujuan dan ukuran strategis
•
Merencanakan, menetapkan sasaran, dan menyelaraskan berbagai inisiatif strategis Meningkatkan umpan balik dan pembelajaran strategis.
•
•
analisis McFarlan’s Strategic Grid McFarlan
strategic
grid
digunakan
untuk
memetakan
aplikasi
SI
berdasarkan
konstribusinya terhadap organisasi. Pemetaan dilakukan pada empat kuadran (strategic, high potential, key operation, and support). Dari hasil pemetaan tersebut didapat gambaran konstribusi sebuah aplikasi SI terhadap organisasi dan pengembangannya dimasa mendatang.
3.3. Enterprise Resources Planning Enterprise
Resources
Planning
(ERP)
adalah
sebuah
sistem
informasi
yang
diperuntukkan bagi perusahaan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi, maupun distribusi di perusahaan yang bersangkutan. ERP merupakan pengembangan dari Manufacturing Resource Planning (MRP II) dimana MRP II sendiri adalah hasil evolusi dari Material Requirement Planning (MRP) yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya menangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan (inventory), pengkapalan, invoice dan akuntasi perusahaan. Dengan ERP dimungkinkan untuk mengontrol dan mengintegrasikan aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia . ERP memiliki beberapa kelebihan diantaranya adalah sebagai berikut : •
Merupakan sistem terintegrasi yang menyatukan semua aktifitas perusahaan yang berkaitan dengan aliran informasi.
•
Mencegah dan meminimalisir terjadinya human eror.
•
Dapat menjadi keunggulan bersaing bagi organisasi.
Disamping kelebihan-kelebihan tersebut, ERP juga memiliki beberapa kekurangan. Beberapa kekurangan tersebut antara lain : •
Memaksakan suatu bisnis proses
•
Membutuhkan tenaga kerja yang terampil dan bermotivasi tinggi.
•
ERP cenderung rumit dan komplek
Gambar 2. Modul-modul penyusun ERP
3.4. Customer Relationship Management Customer Relationship Management (CRM) adalah sistem informasi yang focus kepada customer dan potential customer yang memiliki fungsi utama untuk meningkatkan pendapatan dan memperkecil pengeluaran. Sedangkan menurut wikipedia.com CRM adalah sebuah strategi untuk mengatur hubungan antara organsasi dengan customer. Di dalam ERP, CRM berupa sebuah modul sistem. CRM merupakan strategi untuk mengorganisasikan, mengotomasikan, dan melakukan sinkronisasi terhadap prinsip sales actifity, marketing, customer service, dan technical support.
3.5. Financial Accounting Management Financial Accounting Management (FAM) adalah
sebuah modul dalam ERP yang
bertugas untuk menghasilkan laporan keuangan, laporan rugi laba, laporan laba ditahan, laporan saldo, dan laporan arus kas. Modul ini memiliki beberapa sub modul, diantaranya adalah General Ledger, Accounts Payable, dan Account Receivable.
3.6. Human Capital Management Semua karyawan, manager, kontraktor dan orang-orang yang berkontribusi di dalam sebuah organisasi atau perusahaan disebut sebagai Human Capital. Sedangkan di dalam ERP, Human Capital Management (HCM) adalah semua modul yang memungkinkan organisasi untuk mengambil pendekatan koheren dan strategis dalam mengelola dan mendukung orang-orang yang secara individual ataupun kolektif memberdayakan organisasi dengan kemampuan mereka dan meringankan beban organisasi dalam memenuhi agenda, keinginan, dan kebutuhan mereka. Beberapa sub modul yang berada di bawah modul ini antara lain Recruitment Management, Talent Management, Learning Management, Occupation Safety and Health Administration, Workforce Analytics,dan Emloyee Peformance Management.
3.7. Supply Chain Management Supply Chain Management (SCM) adalah modul sistem informasi yang menyatu didalam ERP, bertugas untuk mengendalikan aliran material secara efisien di dalam sistem enterprise. Submodul di dalam modul ini antara lain Production Planning, Inventory Management, Quality Managemnt, Plant Maintenance, Service Management, dan Warehouse Management. Teknologi yang biasa digunakan di dalam modul-modul SCM antara lain sebagai berikut : •
Radio Frequency Identification (RFID)
•
Vendor Managed Inventory
•
Electronic Data Interchange
BAB IV METODE PENELITIAN
Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitataif karena lebih memungkinkan untuk mempelajari fenomena secara mendalam dengan topic penelitian. Taylor dan Bogdan menjelaskan pendekatan kualitatif sebagai suatu cara mengumpulkan data deskriptif berdasarkan kata-kata yang keluar dari seseorang dan behavior yang muncul. Ciri-ciri penelitian kualitatif antara lain mendasarkan diri pada kekuatan narasi, studi dalam situasi alamiah, menggunakan analisis induktif, ada kontak personal langsung, perspektif holistic, perspektif dinamis, orientasi pada kasus unik, serta menjadikan peneliti sebagai instrument kunci. Peneliti memilih metode ini karena sesuai dengan tujuan dari penelitian yang telah peneliti sebutkan sebelumnya, yaitu mendapatkan gambaran penerapan konsep ERP sebagai sistem terintegrasi di lingkungan pendidikan beserta penyesuaian yang harus dilakukan khususnya di Universitas Parmadina. Jenis penelitian kualitatif pada penelitian ini menggunakan metode deskriptif dengan teknik pengambilan data melalui interview dan analisa dokumen. Metode deskriptif adalah suatu metode dalam meneliti status sekelompok manusia, suatu objek, suatu set kondisi, suatu sistem pemikiran, atau suatu kelas peristiwa pada masa mendatang. Tujuan dari penelitian deskriptif ini adalah untuk membuat deskripsi, gambaran atau lukisan secara sistematis, faktual dan akurat mengenahi faktafakta, sifat-sifat serta hubungan antara fenomena yang diselidiki.
4.1. Teknik Pengumpulan Data Teknik pengumpulan data dalam penelitian kualitatif ini adalah dengan menggunakan teknik interview dan analisis dokumen.
4.2. Interview Yang dimaksud dengan wawancara adalah proses untuk memperoleh keterangan untuk tujuan penelitian dengan cara tanya jawab, sambil bertatap muka antara si penanya atau pewawancara dengan si penjawab atau responden dengan alat yang dinamakan interview guide/panduan interview . Dalam penelitian ini interview dilakukan oleh peneliti dengan maksud untuk mendapatkan gambaran secara jelas mengenahi proses-proses yang terjadi di setiap departemen atau bagian. Responden dalam interview ini adalah masing-masing manager atau staf di setiap departemen di Universitas Paramadina.
4.3.
Subjek dan Informan Dalam penelitian ini peneliti akan meneliti departemen-departemen yang ada di Universitas
Paramadina. Penulis akan memohon untuk dapat melakukan interview terhadap manager masingmasing departement atau staff yang mewakilinya. Selanjutnya peneliti akan melakukan analisa dokumen berupa daftar “Job Description” dari masing masing bagian/departemen.
4.4. Prosedur dan Pelaksanaan Pengumpulan Data 4.4.1. Tahap Persiapan Tahap persiapan dari penelitian ini dimulai dengan pengumpulan informasi dan leteraturliteratur yang berkaitan dengan topic penelitian. Setelah mendapatkan literature yang cukup, kemudian peneliti menyusun pedoman interview berupa kisi-kisi pertanyaan dan daftar pertanyaan.. Selanjutnya peneliti melakukan expert judgment kepada dosen pembimbing untuk meminta feedback, apakah pedoman yang peneliti buat sudah baik atau belum. Tahap selanjutnya adalah melakukan membuat jandi dengan para informan dan melakukan interview serta analisa dokumen sesuai dengan negosiasi yang telah dilakukan dengan calon informan.
4.4.2. Teknik Analisa dan Interpretasi Data Teknik analisa dan interpretasi data akan dimulai oleh peneliti dengan membaca catatan hasil interview dan observasi dengan seksama serta memutar ulang rekaman hasil interview. Peneliti akan melakukan kategorisasi permasalahan berdasarkan departemen, sistem yang ada, kendala sistem yang ada, serta penyesuaian sistem yang ada dengan konsep ERP. Setelah semua selesai kemudian peneliti membuat analisis dengan dinamika permasalahan yang ada. Kategorisasi
berdasarkan departemen dengan mempelajari
penyesuaiannya
akan
mempertimbangkan kemiripan fungsi departemen tersebut dengan modul yang terdapat di dalam ERP. Kemiripan fungsi ini akan diinterpretasikan ke dalam modul-modul ERP yang terdiri dari CRM, HCM, FAM, HCM.
BAB V HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
5.1.
Proses Pelaksanaan Interview Pada awalnya peneliti merencanakan untuk melakukan wawancara kepada empat
departemen yang ada di Universitas Paramadina, Departemen Keuangan, Direktorat Akademik, Departemen SDM, dan Departemen Fasilitas, sedangkan untuk departemen yang lain peneliti akan mencoba menganalisa literatur-literatur yang ada. Interview dengan Departemen Keuangan diwakili langsung oeh Ibu Emmy Rotua selaku Manager Departemen Keuangan Universitas Paramadina. Interview dengan Bagian Keuangan dilaksanakan di ruangan departemen keuangan pada hari Kamis, 22 Juli 2010 pukul 08.00 – 09.00 WIB. Interview kedua dengan Direktorat Akademik juga diwakili langsung oleh Ibu Prima Naomi selaku Direktur Akademik Universitas Paramadina. Interview ini di lakukan di ruang direktur akademik pada hari Kamis, 22 Juli 2010 pukul 12.00 – 13.00 WIB. Sedangkan interview yang terakhir dilakukan pada hari Jumat, 23 Juli 2010. Interview dengan Departemen Fasilitas ini juga langsung dengan Ibu Sari S. Karim, Manager Departement Fasilitas. Namun karena waktu yang diajukan peneliti untuk melakukan interview berbenturan dengan target pekerjaan Departemen SDM, menyebabkan Departemen SDM tidak dapat meluangkan waktu untuk melakukan interview.
5.2.
Dokumen Dasar Analisa Bersamaan dengan proses interview peneliti juga memohon untuk bisa mendapatkan
dokumen job description yang berisi deskripsi tugas serta kualifikasi umum masing masing departemen. Dari departemen keuangan peneliti mendapatkan dokumen job description untuk jabatan Manager Keuangan, Staf Keuangan, dan Cashier. Dari Direktorat Akademik, peneliti mendapatkan job description dari Direktur Akademik, Manager Informasi dan Pelayanan Akademik, dan Manager Perencanaan dan Operasional Akademik. Dasi Departemen Fasilitas peneliti dapat memperoleh job description untuk Manager Fasilitas, Supervisor Pengadaan Barang dan Jasa, Supervisor Manajemen Aset, Koordinator Pengadaan Barang dan Jasa, Koordinator Pemeliharaan dan Perawatan Aset, Staf Inventarisasi Aset dan Persediaan dan Pergudangan, Staf Pemeliharaan dan Perawatan Aset. Sedangkan untuk Departemen SDM, walaupun peneliti belum sempat melakukan wawancara, namun peneliti masih bisa mendapatkan dokumen job description dari departemen ini. Job description yang di peroleh meliputi Manager Sumber Daya Manusia, Staf Administrasi HRD, dan Staf Payroll dan Welfare.
5.3. Direktorat Akademik Sebagai CRM Dari hasil interview dan analisa dokumen yang berupa job deskription dari Direktorat Akademik, dapat diketahui bahwa direktorat akademik berada dibawah Deputi Rektor Bidang Akademik dan Riset. Direktorat ini di pimpin oleh seorang direktur yang membawahi dua orang manager, yakni Manajer Informasi dan Pelayanan Akademik dan Manajer Perencanaan dan Operasional Akademik. Dari uraian interview dan analisa dokumen peneliti merangkum tugastugas yang menjadi tanggung jawab direktorat akademik adalah sebagai berikut : •
Student Service Dalam hal ini mahasiswa dianggap menjadi customer dari universitas. Universitas melalui direktorat akademik memiliki tugas untuk memberikan layanan terhadap mahasiswa. Layanan ini diberikan kepada mahasiswa mulai dari mahasiswa melakukan pendaftaran, sampai mahasiswa menyelesaikan pendidikan di universitas. Namun pada pelaksanaannya proses pendaftaran dan Seleksi Mahasiswa Baru (SMB) dilimpahkan kepada Direktur Marketing dan Public Relation (Humas). Dalam menjalankan tugas student service ini terdapat beberapa kendala yang sering dihadapi diantaranya : •
Proses SMB masih belum bisa dilakukan secara online, sehingga departmen akademik terbebani tugas untuk melakukan entri data mahasiswa
•
Sistem yang dipakai saat ini (SIAP), tidak bisa mengantisipasi perubahan kurikulum. Hal ini mengakibatkan keluaran dari sistem harus selalu di croscek.
•
Lecturer Service Salah satu tugas lain departemen akademik adalah memberikan layanan kepada para dosen, baik dosen tetap maupun dosen luarbiasa. Tugas untuk memberikan memberikan layanan kepada dosen ini meliputi dari perencanaan dosen, pembuatan SK, absensi mengajar, sampai laporan jumlah pertemuan untuk pemberian renumerasi kepada departemen SDM, serta evaluasi. Namun untuk tugas evaluasi juga dilimpahkan kepada Departemen Quality Assurance (QA). Salah satu kendala dalam menjalankan tugas lecturer service ini adalah database akademik belum terintegrasi dengan sistem yang dipakai Departemen SDM. Hal ini mengakibatkan beberapa kendala seperti : •
Untuk penghitungan jumlah renumerasi, Direktorat Akademik harus memberikan laporan jumlah SKS yang diampu oleh dosen dan berapa kali pertemuan dosen yang
bersangkutan mengajar. Proses pelaporan manual ini sering terjadi human error.
•
Schedule Tugas untuk menjadwalkan segala hal yang berkenaan dengan kegiatan akademik menjadi tugas selanjutnya bagi departemen akademik. Penjadwalan ini meliputi penentuan kalender akademik,
penjadwalan
perkuliahan,
penjadwalan
ujian,
dan
sebagainya,
termasuk
penjadwalan penggunaan ruang kelas. Dalam penentuan jadwal ini pun, Direktorat Akademik tetap memiliki beberapa kendala diantaranya : •
Kendala pada pengisian IRS. Pada proses pengisian IRS ini sering terjadi kekurangan kelas yang dibuka. Hal ini dikarenakan tidak semua mahasiswa yang mengisi IRS melakukan pembayaran, dengan kata lain belum tentu mereka mengikuti perkuliahan. Otomatis jika sebuah kelas telah dinyatakan penuh dengan 40 orang mahasiswa, dan ternyata hanya 30 mahasiswa saja yang melakukan pembayaran otomatis terjadi inefisiensi kelas. Disisi lain ada sejumlah mahasiswa yang tidak bisa mengisi IRS dikarenak kelas telah penuh. Untuk mengatasi hal ini Direktorat memberlakukan IRS manual. Dengan adanya IRS manual ini juga menambah beban pekerjaan Deirektorat Akademik yang harus melakukan entri.
•
Academic Database Mengelola dan memaintenance database akademik juga merupakan tugas utama direktorat akademik. Database ini meliputi data mahasiswa, dosen perkuliahan serta dokumen-dokumen akademik termasuk IRS, Nilai, Transkrip, dan Ijazah. Kendala utama yang terjadi pada database adalah tidak adanya integrasi dengan database di departemen lain. Hal ini akan mengganggu efisiensi kerja staf akademik maupun bagian lain. Dalam penelitian ini peneliti mencoba untuk memposisikan Direktorat Akademik kedalam
sebuah modul ERP yang bertugas untuk fokus menangani customer, yakni CRM. Dalam hal ini yang dianggap sebagai customer adalah mahasiswa. Untuk melakukan hal tersebut, peneliti mencoba menyusun beberapa hal yang harus dikerjakan untuk memposisikan Direktorat Akademik ke dalam modul CRM. •
Membangun database mahasiswa yang kuat Dalam sebuah perusahaan, database pelanggan yang kuat dapat menjadi faktor kunci
kesuksesan perusahaan. Hal mendasar yang menjadi sebab ialah dari customer yang loyal, keuntungan perusahaan dapat dipertahankan dan bahkan semakin berkembang. Selain itu masih ada dua alasan utama. Pertama, database pelanggan adalah salah satu aset utama perusahaan, yang juga dapat dihitung performanya sebagaimana performa financial yang lain. Kedua, database pelanggan dapat dijadikan ukuran tentang nilai perusahaan sekarang dan kemungkinan performanya di masa yang akan datang. Pertanyaannya adalah bagaimana dengan perguruan tinggi. Berbeda dengan perusahaan retailer, misalnya. Perusahaan retailer tentunya akan sangat susah untuk memiliki database pelanggan yang kuat karena tidak mungkin mereka akan mencatat semua orang yang membeli produknya. Untuk memiliki database yang kuat bagi perguruan tinggi adalah hal yang relatif mudah. Hal ini karena memang sudah jela siapa saja mahasiswanya dan berapa jumlahnya. Yang menjadi sisa permasalahan adalah bagaimana membuat database mahasiswa ini nanti bisa menjadi acuan perguruan tinggi dalam menentukan usaha-usaha yang perlu dilakukan untuk meningkatkan mutu lulusan. Hal ini akan terkait erat dengan tujuan pendirian perguruan tinggi tersebut. •
Membuat profil dari setiap mahasiswa Salah satu strategi yang lumrah digunakan oleh perusahaan-perusahaan untuk meningkatkan keunggulan bersaing adalah dengan menjadi fokus terhadap salah satu segmen pasar tertentu. Jika kita melihat perguruan tinggi sebagai badan usaha, dan mahasiswa sebagai customernya, maka kita juga bisa melihat bahwa segmentasi pasar dalam hal ini mahasiswa juga nampak. Perguruan tinggi dengan kapasitas yang kecil dan minim fasilitas serta tenaga pengajar yang terbatas pastilah memiliki segementasi mahasiswa dari kalangan menengah kebawah. Sedangkan perguruan tinggi swasta dengan fasilitas mewah dan lengkap sudah tentu memilih segmentasi mahasiswa dari kalangan mampu. Bagaimana dengan perguruan tinggi yang dengan fasilitas cukup tapi tidak terlalu mewah, tenaga pengajar dan karyawan-karyawan yang berdikasi tinggi menginginkan mahasiswa dengan segmentasi memiliki kecerdasan yang tinggi. Hal ini tentunya akan mempermudah tercapainya tujuan perguruan tinggi untuk menghasilkan lulusan yang berkualitas. Ada 2 hal yang dapat menjadi parameter perusahaan dalam menentukan profiling pelanggan: pertama adalah usage, dan kedua adalah uses. Usage menyangkut seberapa banyak mereka menggunakan produk atau layanan perusahaan, kapan menggunakannya, dan produk atau layanan apa saja yang digunakan. Sedangkan uses menyangkut bagaimana pelanggan memakai produk atau jasa perusahaan. Kedua parameter ini juga bisa kita gunakan untuk melakukan profiling mahasiswa. Dari segi usage, perguruan tinggi dapat melakukan profiling
dengan menyesuaikan kurikulum yang diterapkan dengan kebutuhan segmen mahasiswa yang diinginkan. Sedangkan dari segi uses, perguruan tinggi dapat melakukan profiling dengan menciptakan suasana perkulaihan sesuai dengan keinginan mahasiswa.
•
Analisis profitabilitas dari tiap mahasiswa Dalam analisis profitabilitas yang biasa dilakukan oleh perusahaan, ada 2 hal yang dinilai dari masing-masing pelanggan. Pertama adalah penerimaan (revenue) yang dihasilkan dari masing-masing pelanggan, dan kedua adalah biaya (cost) yang harus dikeluarkan untuk melayani masing-masing pelanggan. Yang menjadi pertanyaan adalah bagaimana melakukan analisis profitabilitas ini di perguruan tinggi. Untuk dapat melakukannya kita harus kembali kepada apa yang dimaksud dengan revenue bagi perguruan tinggi. Jika yang dimaksudkan dengan revenue ini adalah keuntungan materi berarti untuk melakukannya tidak berbeda dengan yang dilakukan oleh perusahaan. Namun jika yang dimaksud revenue adalah sesuatu hal yang lain, misalnya lulusan yang memiki kompetensi tinggi, analisis ini dilakukan dengan membandingkan antara biaya rata-rata yang harus dikeluarkan untuk menghasilkan seorang lulusan dengan kompetensi yang dimiliki lulusan tersebut.
•
Interaksi dengan mahasiswa dengan lebih targeted dan customized Dalam dunia usaha, dengan profil yang lebih jelas, perusahaan akan lebih mudah untuk melihat kebutuhan yang berbeda-beda dari setiap pelanggan. Informasi ini tentu saja akan memudahkan perusahaan untuk memberikan penawaran tentang produk dan layanan yang disesuaikan dengan kebutuhan mereka. Sedangkan dalam perguruan tinggi produk yang ditawarkan kepada konsumen dalam hal ini mahasiswa hanya satu jenis yakni kurikulum atau perkuliahan. Targeted disini dimaksudkan untuk lebih dapat mengarahkan mahasiswa untuk mencapai hasil studi yang maksimal. Sedangkan yang dimaksudkan dengan customized adalah memberikan wawasan yang luas dan bervariasi bagi mahasiswa. Selain Direktorat Akademik, masih terdapat departemen lain yang jika ditinjau dari
fungsinya juga layak untuk diintegraasikan kedalam modul CRM. Direktorat Quality Assurance, Research, & Knowledge Management (QUARK) memiliki tugas untuk melakukan evaluasi terhadap performa universitas secara menyeluruh, melakukan riset, serta mengelola perpustakaan dan studio. Tujuan dari dilaksanakannya tugas dari QUARK tidak lain adalah meningkatkan pelayanan terhadap mahasiswa yang dalam hal ini kita posisikan sebagai konsumen.
Departemen Kerjasama dan Fellowship, memiliki salah satu program yakni Paramadina Fellowship. Dari program ini universitas melakukan penyaringan terhadap mahasiswa berprestasi secara nasional. Hal ini bisa kita pandang sebagai usaha universitas dalam meningkatkan mutu lulusan, dengan menarik konsumen dengan segmen tertentu. Departemen Hubungan Masyarakat (Humas) memiliki tugas sebagai Public Relations serta front end dari universitas.
Pencitraan universitas baik ke dalam maupun ke luar akan
berpengaruh terhadap penerimaan mahasiswa secara kuantitas maupun kualitas. Departemen Kemahasiswaan dan Pengabdian Masyarakat (DKPM) memiliki tugas untuk mengelola pendidikan non-akademik serta kegiatan-kegiatan kemahasiswaan. Tujuan dari pengelolaan ini juga untuk meningkatkan pelayanan terhadap mahasiswa, di samping juga untuk meningkatkan kemampuan dan mental mahasiswa. Dari uraian ini, QUARK, Departemen Kerjasama dan Fellowship, Humas dan DKPM dapat kita integrasikan ke dalam modul CRM untuk universitas.
5.4.
Departemen Keuangan Sebagai FAM Dari hasil interview dan analisa dokumen, Departemen Keuangan Universitas Paramadina
adalah departemen yang bertanggung jawab kepada Deputi Rektor Bidang Operasional dan Keuangan. Departemen ini dipimpin oleh seorang manager yang membawahi beberapa staf. Pekerjaan yang menjadi tugas dan wewenang Departemen Keuangan, berdasarkan interview, adalah sebagai berikut : •
Mengelola keuangan universitas Salah satu tugas dari departemen keuangan adalah mengelola keuangan univesitas. Pekerjaan ini adalah pekerjaan yang dilakukan sehari-hari di departemen keuangan. Berdasarkan dari hasil analisa dokumen tugas ini akan meliputi penginputan data mahasiswa, membuat buku pembantu hutang, piutang, dan pendapatan dimuka, pengelolaan hutang dan piutang, pembayaran dan pengelolaan dana dari pihak ketiga, serta pengeluaran dana universitas sesuai dengan pengajuan. Dalam menjalankan tugas ini terdapat beberapa kendala yang dihadapi, diantaranya : •
Database mahasiswa di departemen keuangan tidak terintegrasi dengan data mahasiswa di database akademik. Database yang terpisah ini dapat menyebabkan database tidak singkron dan memerlukan tenaga ekstra untuk melakukan maintenance, disamping juga memerlukan tenaga ekstra untuk melakukan penginputan.
•
Tidak terintegrasinya database ini juga membuat staf keuangan harus bekerja ekstra yakni memberikan laporan kepada direktorat akademik terkait dengan pembayaran
mahasiswa. Dalam pengelolaan ini, departement keuangan juga harus berkomunikasi dengan mahasiswa dan orang tua mahasiswa.
•
Menyusun rencana kerja dan anggaran Penyusunan rencana kerja dan anggaran ini dimulai dari ketika departemen keuangan mengirimkan kalender kerja kesetiap bagian yang ada di universitas yang menginstruksikan setiap bagian untuk menyusun rencana kerja dan anggaran. Kemudian setelah setiap bagian mengirimkan rencana kerja dan anggaran, departemen keuangan akan melakukan simulai terhadap
anggaran-anggaran
yang
telah
diajukan.
Simulasi
ini dimaksudkan
untuk
menentukan apakah rencana kerja dan anggaran dari setiap bagian tersebut dapat diterima atau perlu dilakukan efisiensi. Untuk melakukan hal ini departemen keuangan akan merujuk pada performa masing-masing bagian pada tahun sebelumnya. Hal hal yang menjadi kendala dalam penyusunan rencana kerja ini diantaranya sebagai berikut : •
Pengajuan dengan template yang berbeda membutuhkan kerja ekstra untuk melakukan analisa
•
Penyerahan rencana kerja dan anggaran sering terjadi keterlambatan.
•
Penyusunan dengan proses manual membuat departemen keuangan harus melakukan croscek untuk memastikan tidak ada kesalahan dalam melakukan kalkulasi.
•
Menyusun laporan keuangan Tugas penyusunan laporan ini akan meliputi cashflow harian, laporan kas dan bank bulanan, laporan pajak, laporan keuangan tahunan, dan sebagainya. Satu hal yang sering menjadi kendala dalam melakukan tugas ini adalah untuk apat menyusun laporan, kadang-kadang departemen keuangan harus menunggu laporan dari bagian atau unit lain.
•
Menyusun laporan perpajakan Laporan perpajakan ini juga menjadi tugas yang sedikit merepotkan bagi departemen keuangan. Universitas sebagai lembaga pendidikan harus menunjukkan kebijakaan taat pajak, baik kepada lingkungan internal maupun eksternal. Beberapa hal yang menjadi kendala adalah
: •
Peraturan pajak yang cepat sekali berubah. Ketika baru mulai terbiasa dengan peraturan yang lama, peraturan yang baru sudah mucul dan memerlukan waktu ekstra untuk mempelajari.
•
Peraturan yang baru kadang-kadang tidak diikuti oleh kemampuan pejabat pajak untuk menjelaskan kepada masyarakat.
•
Ketika melakukan kerja sama dengan pihak lain, sering kali pihak yang diajak kerjasama tidak memiliki pemahaman yang sama mengenahi perpajakan.
Dalam analisa ini, peneliti mencoba untuk memposisikan Departemen Keuangan kedalam ERP sebagai modul FAM. Dengan terintegrasinya sistem yang ada di departemen keuangan dengan sistem yang lain, dapat dipastikan beberapa kendala seperti keharusan untuk melakukan entri kembali data mahasiswa, proses-proses pelaporan manual dan sebagainya dapat teratasi.
5.5. Departemen SDM Sebagai HCM Dari hasil analisa dokumen job description yang diperoleh dari departemen SDM, departemen SDM merupakan departemen yang berada di bawah Deputi Rektor Bidang Operasional dan Keuangan. Departemen ini dipimpin oleh seorang manager yang membawahi beberapa staf. Dari hasil analisa dokumen ini peneliti merangkum tugas-tugas yang menjadi pekerjaan utama departemen SDM diantaranya : •
Monitoring sistem dan database pegawai Tugas ini meliputi monitoring terhadap database pegawai, evaluasi sistem SDM yang mampu mensupport pekerjaan departemen SDM. Kendala utama yang dihadapi adalah tidak terintegrasinya database pegawai baik karyawan maupun dosen dengan database yang ada di bagian lain. Sehingga untuk dapat memprosesnya, staf departemen keuangan harus menunggu laporan manual dari bagian lain.
•
Payroll dan Welfare Diantara detil-detil pekerjaan yang mnajadi tanggung jawab departemen keuangan terkait dengan tugas menangani Payroll dan Welfare diantaranya pelaksanaan dan monitoring terhadap penggajian pegawai yang meliputi karyawan, dosen tetap, dosen luarbiasa dan juga asisten dosen. Hal lainya adalah pemberian upah lembur dan uang makan serta pelaporannya. Detil tugas lainnya adalah pelaksanaan, monitoring dan pelaporan hal hal yang berkaitan
dengan asuransi. •
Perencanaan SDM Perencanaan SDM ini meliputi proses recruitmen baik internal maupun eksternal, pelaksanaan legal formal, perencanaan pelatihan dan training, perencanaan remunerasi, perencanaan kerja, budget, dan laporan keuangan serta memonitoring pelaksanaan penilaian kinerja di akhir masa kontrak, akhir masa jabatan dan laporan keuangan.
Dari tugas utama departemen SDM tersebut, kendala utamanya adalah belum adanya database karyawan yang kuat dan terintegrasi. Rekapitulasi absensi pun harus di jalankan secara manual oleh staf administrasi untuk selanjutnya di serahkan kepada staf payroll. Hasil rekapitulasi ini selanjutnya diteruskan kepada manager SDM. Dari rapitulasi staf administrasi sampai jadwal penggajian membutuhkan waktu hampir dari dua minggu, yakni dari tanggal 16 sampai tanggal 28 untuk setiap bulannya. Dalam analisa ini, peneliti mencoba untuk mempatkan departemen SDM ke dalam ERP sebagai modul HCM atau yang biasa juga disebut sebagai Workforce Management dan Human Resources Management. Dalam HCM ini akan dibangun database pegawai yang meliputi karyawan, dosen tetap, dosen luar biasa, dan juga asisten dosen. Dengan database yang kuat dan terintegrasi dengan sistem departemen lain, proses kinerja departemen SDM dapat meningkat secara signifikan.
5.6. Departemen Fasilitas Sebagai SCM Didasarkan kepada hasil interview dengan Ibu Sari S. Karim selaku Manager Fasilitas, serta analisa dokumen deskripsi tugas dan kualifikasi umum dari Departemen Fasilitas, diketahui bahwa Departemen Fasilitas adalah departemen yang berada di bawah Deputi Rektor Bidang Operasional dan Keuangan. Departemen ini dipimpin oleh seorang manager membawahi dua bagian yakni divisi Pengadaan Barang dan Jasa dan divisi Managemen Aset. Kedua divisi ini, masing masing dipimpin oleh seorang supervisor. Tugas utama yang menjadi pekerjaan dari departemen ini antara lain : •
Perencanaan pengadaan barang dan jasa
•
Pengadaan, pendistribusian, dan penginventarisasian
•
Penyimpanan dan pendistibusian barang
•
Pemeliharaan sarada dan prasarana
•
Evaluasi dan analisa kegiatan
Beberapa kendala yang menjadi hambatan departemen fasilitas dalam menjalankan tugas pekerjaan diatas, secara garis besar adalah sebagai berikut : •
Untuk keperluan perawatan maupun pengadaan, anggaran dari departemen keuangan tidak bisa direalisasikan dengan cepat.
•
Barang-barang yang dibutuhkan dari verdor belum tentu tersedia.
•
Penambahan lokasi kampus dengan jarak yang cukup jauh menambah beban pekerjaan departemen fasilitas. Hal ini terjadi karena penambahan ini belum diikuti dengan penambahan jumlah staf.
Dalam pengimplementasian ERP disini, peneliti mencoba untuk memasukkan departemen fasilitas kedalam modul SCM. Hal mendasar yang sangat membedakan posisi keduanya adalah dari sisi tujuan. Adanya departemen fasilitas di Universitas Paramadina adalah sebagai departemen penunjang dalam menjalankan aktifitas-aktifitas universitas. Hal ini akan sangat berbeda dengan posisi SCM di dalam sebuah perusahaan manufactur. Dimana dalam keaadaan ini, SCM merupakan salah satu tulang punggung bisnis perusahaan tersebut. Dengan kata lain, ketika SCM ini benar benar menunjukkan performa yang bagus, maka kapasitas produsi perusahaan tersebut juga bagus. Dari uraian di atas peneliti menarik kesimpulan bahwa, tujuan dari dimasukkannya departemen fasilitas kedalam modul SCM hanyalah untuk memastikan terintegrasinya sistem departemen fasilitas dengan sistem secara keseluruhan. Dengan terintegrasinya departemen fasilitas melalui konsep SCM dengan sistem secara keseluruhan, dapat meminimalisir atau bahkan menghilangkan kendala yang dihadapi departen fasilitas sebagaimana sudah peneliti paparkan diatas. Selain Departemen Fasilitas, masih ada Departemen Umum dan Departemen Teknologi dan Informasi yang dapat kita integrasikan ke dalam modul SCM. Baik Departemen Umum maupun IT bertugas untuk membantu memberikan layanan dan support kepada departemen lainnya.
BAB VI KESIMPULAN
Dalam perumusan masalah, peneliti telah mengemukakan bahwa kendala utama sistem informasi yang ada di Universitas Paramadina adalah tidak terintegrasinya sistem yang ada satu sama lain. Hal ini dibenarkan oleh masing-masing departemen melaui wawancara mengenai kendala-kendala yang sering di alami saat ini. Secara garis besar, nampak bahwa kendala itu disebabkan oleh faktor tidak terintegrasinya sistem yang ada. Berdasarkan pada pemaparan hasil dan analisa pada bab sebelumnya, peneliti mencoba menggambarkan sistem informasi Universitas Paramadina dengan sistem yang saling terintegrasi melalui konsep ERP seperti pada bagan dibawah ini. Gambar 3. Pemetaan departemen-departemen ke dalam modul ERP
DEPARTEMEN FASILITAS DEPARTEMEN TI DEPARTEMEN UMUM
(SCM) DEPARTEMEN SDM (HCM)
DEPARTEMEN KEUANGAN (FAM) DIREKTORAT AKADEMIK QUARK KERJASAMA & FELLOWSHIP HUMAS DKPM
(CRM) Gambar 3. Pemetaan departemen-departemen ke dalam modul ERP
Dari diagram di atas dapat kita lihat bahwa modul CRM merupakan modul yang paling komplek karena merupakan modul yang akan menggabungkan antara lima departemen, Departemen Akademik, QUARK, Kerjasama dan Fellowship, Humas, dan DKPM. Kemudian modul SCM yang juga menggabungkan tiga departemen, Fasilitas, TI, dan Umum. Dengan ERP memungkinkan semua modul dapat saling berkomunikasi. Dengan integrasi ini akan banyak kendala-kendala yang dapat teratasi, di antaranya sinkronisasi database pegawai
maupun
mahasiswa di berbagai departemen. Modul CRM akan bertugas utuk membuat dan memaintenance database akademik, mahasiswa, data kegiatan mahasiswa. Sedangkan modul HCM akan bertanggung jawab mengenahi database karyawan.
BAB VI REKOMENDASI
Dari penelitian ini, peneliti hanya bisa menyajikan kendala-kendala yang sebenarnya saat ini dialami oleh beberapa departemen yang ada di Universitas Paramadina. Peneliti mencoba menganalisa kendala tersebut dan menghasilkan sebuah rekomendasi berupa penerapan sistem informasi yang saling terintegrasi dengan menggunakan konsep ERP. Pada penelitian selanjutnya peneliti mengharapkan ada studi mengenahi cost dan revenue dalam penerapan ERP di Universitas Paramadina. Sehingga bisa didapatkan rekomendasi yang lebih jelas mengenahi Deskripsi Penerapan Sistem Informasi Terintegrasi di Universitas Paramadina melalui konsep ERP. Jika hasil analisis tersebut menunjukkan bahwa revenue yang didapat setara dengan cost yang dikeluarkan maka universitas dapat menerapkan ERP dengan langkah-langkah sebagai berikut : •
Perencanaan Perencanaan ini akan meliputi inisiasi awal dari sistem informasi yang akan diterapkan, termasuk pembentukan tim proyek yang akan menjalankan program ini.
•
Pemilihan Paket ERP memiliki banyak modul dengan fungsi yang berbeda-beda. Pada fase ini tim proyek akan menentukan modul apa saja yang akan digunakan.
•
Development/Pengembangan Fase ini adalah fase dimana pihak vendor melakukan coding untuk sistem yang yang sedang dikembangkan.
•
Implementasi Setelah pengembangan selesai, pada fase ini dilakukan testing dan segera digunakan.
•
Maintenance Setelah testing selesai dan sistem mulai digunakan, maka proses maintenance harus selalu dilakukan untuk memastikan sistem beerjalan dengan baik.
