PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI AKADEMIK MENGGUNAKAN THE OPEN GROUP ARCHITECTURE FRAMEWORK (TOGAF) DENGAN ARCHITECTURE DEVELOPMENT METHODOLOGY (ADM) Brestina Gultom, S.Kom, M.S.I Dosen tetap STIKOM Dinamika Bangsa Jambi Program Studi Sistem Informasi, STIKOM Dinamika Bangsa; Jl. Jend Sudirman Jambi 36138 Email :
[email protected] ABSTRAK Penerapan arsitektur enterprise bertujuan untuk menciptakan keselarasan antara bisnis dan teknologi informasi bagi kebutuhan organisasi saat ini maupun di masa akan datang. Keberhasilan penerapan arsitektur enterprise tidak terlepas dari bagaimana suatu organisasi merencanakan dan merancang arsitektur enterprise tersebut. Merencanakan dan merancang arsitektur enterprise memerlukan suatu metodologi yang lengkap serta mudah digunakan. Pada penelitian ini dilakukan studi kasus untuk perencanaan strategis sistem informasi dengan menerapkan metode TOGAF ADM dengan bantuan model rantai nilai dan tools pemodelan lainnya pada SMP Negeri 7 Jambi. Tahapan-tahapan dari metodologi TOGAF ADM diterjemahkan ke dalam pemodelan arsitektur enterprise yaitu arsitektur visi, arsitektur bisnis, arsitektur sistem informasi dan arsitektur teknologi. Hasil dari pemodelan arsitektur enterprise dengan metodologi TOGAF ADM tersebut memberikan landasan untuk mengatasi masalah kurangnya integrasi data dan kurangnya dukungan sistem informasi bagi fungsi-fungsi bisnis. Kata kunci : Perencanaan arsitektur enterprise, TOGAF ADM, Perencanaan Strategis Sistem Informasi
1.
PENDAHULUAN Sistem informasi dan teknologi telah menjadi komponen yang sangat penting bagi keberhasilan bisnis dan organisasi dimana sistem informasi dan teknologi dapat membantu segala jenis bisnis untuk meningkatkan efesiensi dan efektifitas proses bisnis, pengambilan keputusan manajerial dan kerja sama kelompok kerja hingga dapat memperkuat posisi kompetitif bisnis dan organisasi dalam pasar yang cepat sekali berubah. Faktor tersebut menyebabkan banyak organisasi menerapkan sistem informasi dengan hanya memperhatikan kebutuhan sesaat. Hal tersebut mengakibatkan informasi saling tumpang tindih dan adanya platform sistem yang berbeda satu dengan yang lainnya, sehingga tidak sesuai dengan misi dan tujuan penerapan sistem informasi. Salah satu penyebab utama dari platform sistem yang berbeda tersebut adalah karena kurangnya perencanaan dan tanpa memikirkan kunci utama dalam proses pengembangan sistem informasi. Proses pengembangan sistem informasi yang baik adalah pengembangan sistem informasi yang berbasiskan arsitektur enterprise yaitu suatu paradigma dalam merencanakan, merancang, dan mengelola sistem informasi (Yunis dan Surendro.2008). Berbagai macam paradigma dan metode bisa dilakukan dalam perencanaan arsitektur enterprise yaitu Zachman Framework, TOGAF ADM, EAP dan lainnya. Metode TOGAF ADM ditujukan dalam Jurnal MEDIA SISFO Vol. 8, No.2, Juni 2013
perencanaan arsitektur enterprise untuk mendapatkan gambaran pengembangan sistem informasi yang bisa digunakan oleh organisasi untuk mencapai tujuan strateginya dan sesuai dengan kebutuhan bisnis. TOGAF selain sebuah framework namun juga menyediakan tahapan proses yang digunakan dalam pemodelan enterprise yang mengusulkan langkahlangkah sistematis dalam proses perencanaan sistem informasi yang dibutuhkan manajemen dan menghasilkan sebuah arsitektur enterprise yang dapat dijadikan sebagai arah dan kontrol untuk pengembangan sistem informasi ke depan. 2. 2.1
TINJAUAN PUSTAKA Sistem Informasi Sistem informasi dapat didefinisikan secara sebagai satuan komponen yang saling berhubungan untuk mengumpulkan (atau mendapatkan kembali), memproses, menyimpan dan mendistribusikan informasi yang dapat mendukung pengambilan keputusan dan kendali dalam suatu organisasi (C. Loudon dan P. Loudon, 2010;11). Sebagai tambahan sistem informasi dapat juga membantu para manajer dan karyawan untuk meneliti permasalahan, memvisualisasikan pokok-pokok yang kompleks dan menciptakan produk-produk baru 2.2
Perencanaan Sistem Informasi 11
Perencanaan strategi sistem informasi dibutuhkan untuk mempersiapkan organisasi dalam merencanakan pemakaian sistem informasi. Dimana perencanaan tersebut dibutuhkan sekali untuk menyesuaikan gerak langkah yang pas dengan irama perkembangan organisasi dan mampu untuk memenuhi kebutuhan sistem informasi organisasi di masa datang. Perencanaan strategi SI/TI mempelajari pengaruh SI/TI terhadap kinerja bisnis dan kontribusi bagi organisasi dalam memilih langkah-langkah strategi. Selain itu perencanaan strategi SI/TI juga menjelaskan berbagai tools, teknik dan kerangka kerja bagi manajemen untuk menyelaraskan strategi SI/TI dengan strategi bisnis, bahkan mencari kesempatan baru melalui penerapan teknologi inovatif (Ward dan Peppard, 2002:44). Arsitektur Enterprise Untuk mengelola sebuah organisasi atau sebuah sistem yang kompleks diperlukan arsitektur. Arsitektur menggambarkan struktur organisasi, proses bisnis, aplikasi dan infrastruktur serta hubungannya dalam sebuah organisasi. Menurut Open Group version 8.1 (2003:5) definsi arsitektur yang digunakan dalam ANSI/IEEE Std 1471-2000 adalah organisasi fundamental dari suatu sistem yang terdiri atas komponenkomponennya, yang berhubungan satu sama lain dan lingkungan dan serta panduan prinsip-prinsip yang mengatur desain dan evolusi. Dari definisi di atas deskripsi arsitektur juga merupakan deskripsi formal dari suatu sistem informasi, disusun secara terorganisir yang mendukung penalaran tentang sifat-sifat dari sistem. Hal ini mendefinisikan komponen yang membentuk sistem informasi secara keseluruhan dan menyediakan rencana dari mana produk dapat diperoleh dan sistem yang dikembangkan, yang akan bekerja sama untuk menerapkan system secara keseluruhan. Dengan demikian memungkinkan untuk mengeloa investasi IT secara keseluruhan berdasarkan kebutuhan bisnis. Open Group version 8.1 (2003:5) mendefinisikan Enterprise sebagai kumpulan dari organisasi yang mempunyai sekumpulan tujuan umum dan/atau sebuah single bottom line. Menurut Rachel Harrison (2009:15) terdapat dua definisi dari arsitektur enterprise yaitu: 1. Logika pengorganisasian untuk proses bisnis dan infrastruktur TI mencerminkan kebutuhan integrasi dan standarisasi dari model operasi perusahaan. 2. Suatu konseptual blueprint yang mendefiniskan struktur dan operasi organisasi. Maksud dari suatu arsitektur enterprise adalah untuk menentukan bagaimana organisasi dapat efektif mencapai tujuan saat ini dan masa depan.
3.
TOGAF ADM TOGAF Architecture Development Method (ADM) adalah hasil dari kontribusi yang berkelanjutan dari sejumlah besar praktisi arsitektur. ADM menggambarkan sebuah metode untuk mengembangkan arsitektur enterprise dan bentuk inti dari TOGAF. Hal ini mengintegrasikan unsur-unsur TOGAF serta asset arsitektur lainnya yang tersedia untuk memenuhi kebutuhan teknologi bisnis dan informasi organisasi ( Open Group, 2003:11 ). Adapun siklus ADM dapat dilihat pada gambar di bawah ini:
2.3
Jurnal MEDIA SISFO Vol. 8, No.2, Juni 2013
Gambar 1. Architecture Development Methodology ADM diterapkan bersifat iteratif seluruh proses, antara fase dan dalam diri fase itu sendiri. Adapun fase –fase ADM dapat dilihat pada table berikut ini:
12
Fase ADM
Sasaran
Preliminary phase
Siapkan organisasi untuk kesuksesan proyek-proyek arsitektur TOGAF. Melakukan persiapan dan kegiatan inisiasi yang diperlukan untuk memenuhi petunjuk bisnis untuk arsitektur enterprise baru, termasuk definisi kerangka kerja organisasiarsitektur dan alat-alat dan prinsip-prinsip.
Requirement Management
Setiap tahap dari proyek TOGAF didasarkan pada kebutuhan bisnis dan memvalidasi. Persyaratan diidentifikasi, disimpan, dan dimasukkan ke dalam dan keluar dari fase ADM yang relevan, membuang persyaratan yang tidak penting, dan mempriorotaskan kebutuhan
Phase A. Architecture Vision
Mengatur ruang lingkup, kendala, dan harapan untuk proyek TOGAF. Membuat visi arsitektur, mendefiniskan stakeholder. Validasi konteks bisnis dan menciptakan pernyataan kerja arsitektur, dan mendapatkan persetujuan.
Phase B. Business Architecture
Mengembangkan arsitektur bisnis dengan menentukan model bisnis atau aktivitas bisnis yang diinginkan.
Phase C. Information System Architecture Phase D. Technology Architecture
Aplikasi sistem informasi (arsitektur aplikasi dan data)
Phase E. Opportunities and Solution
Lakukan perencanaan pelaksanaan awal dan identifikasi proyekproyek implementasi dan transisi arsitektur.
Pahse F. Migration Planning
Analisis biaya keuntungan dan resiko, mengembangkan detil implementasi dan rencana perpindahan sistem.
Phase G. Implementation Governance Phase H. Architecture Change management
Menyediakan pengawasan arsitektur untuk implementasi. Mempersiapkan dan menerbitkan kontrak arsitektur.
Teknologi di setiap kasus, mengembangkan baseline dan target arsitektur.
Menyediakan pemantauan terus menerus dan proses perubahan manajemen untuk memastikan bahwa arsitektur menanggapi kebutuhan perusahaan dan memaksimalkan nilai arsitektur untuk bisnis
4.
MODEL ARSITEKTUR DENGAN TOGAF ADM Dalam studi kasus ini, akan membahas secara singkat tentang perencanaan strategis system informasi akademik untuk sekolah menengah pertama yang berstatuskan rintisan sekolah bertaraf internasional (RSBI) dengan memanfaatkan metode TOGAF ADM. Pendefinisian visi arsitektur merupakan langkah penting dalam analisis rantai nilai yang meliputi domain dan fungsi bisnis utama dan fungsi bisnis pendukung dalam organisasi. Tujuan dari analisis rantai nilai adalah mengidentifikasi prosesproses yang terjadi di dalam organisasi dan memberikan margin yang tertinggi bagi stakeholder.
Analisis rantai nilai Sekolah Menengah Pertama dapat digambarkan dengan memetakan kebutuhan dalam lingkup fungsi bisnis utama dan fungsi pendukung yang ada dalam sekolah tersebut. Analisis rantai nilai dapat dilihat pada gambar 2.
Gambar 2. Rantai Nilai Sekolah Menengah Pertam
Jurnal MEDIA SISFO Vol. 8, No.2, Juni 2013
13
Berdasarkan analisis rantai nilai pada gambar 2, dapat terlihat jelas bahwa system akademik merupakan fungsi bisnis utama pada sekolah menengah pertama. Namun fungsi bisnis utama tidak dapat terlepas dari fungsi bisnis pendukung. Arsitektur bisnis dimulai dengan mendefinisikan fungsi bisnsi yang ada dalam rantai nilai yang telah ditetapkan. Untuk mendefinisikan fungsi fan layanan yang ada pada masing-masing fungsi bisnis dapat dimodelkan dalam bentuk proses bisnis. Pemodelan proses bisnis dapat menggunakan artefak yang disediakan TOGAF ADM atau dengan UML Diagram. Pemodelan proses bisnsi dalam arsitektur bisnis mempunyai tujuan untuk memberikan gambaran terhadap keadaan organisasi yakni stakeholder pendidikan, fungsi bisnis organisasi dan bagan hierarki fungsi. Pemodelan fungsi bisnis untuk operasional akademik dapat dilihat pada gambar 3.
Gambar 3. Arsitektur bisnis proses operasional akademik Arsitektur data bertujuan untuk mengidentifikasi dan mendefinisikan kebutuhan enterprise terhadap data yang mendukung fungsi bisnis. Arsitektur data menggambarkan seluruh entitas data yang akan dihasilkan, dikelola dan digunakan oleh semua fungsi/proses bisnis. Hasil identifikasi dipetakan ke dalam diagram kelas (class diagram). Arsitektur data dapat dilihat pada gambar 4, gambar 5, gambar 6 dan gambar 7.
Gambar 4. Arsitektur data untuk fungsi bisnis promosi sekolah
Gambar 5. Arsitektur data untuk fungsi bisnis penerimaan siswa baru
Jurnal MEDIA SISFO Vol. 8, No.2, Juni 2013
14
Gambar 6. Arsitektur data untuk fungsi bisnis operasional akademik
Gambar 7. Arsitektur data untuk fungsi bisnis penglepasan akademik Arsitektur aplikasi dibangun untuk mengidentifikasi dan mendefinisikan aplikasi-aplikasi utama yang dibutuhkan oleh enterprise dalam mengelola data dan mendukung fungsi bisnis. Arsitektur aplikasi diidentifikasi dan didefinisikan berdasarkan kebutuhan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan di tiap fungsi bisnis dan pertukaran informasi antar fungsi bisnis. Arsitektur aplikasi dibangun berdasarkan arsitektur data yang telah dibangun serta fungsi bisnis yang telah ditetapkan sebelumnya. Pemodelan arsitektur aplikasi dapat menggunakan application landscape yang tersaji dalam gambar 8.
Gambar 8. Arsitektur aplikasi untuk fungsi bisnis akademik Tujuan dari arsitektur teknologi adalah untuk mendefinisikan jenis-jenis teknologi yang diperlukan bagi aplikasi-aplikasi yang mengelola data pada suatu enterprise. Hasil dari klasifikasi teknologi adalah menghasilkan pemilihan teknologi untuk platform teknologi yang ada dalam aplikasi, mulai dari perangkat lunak aplikasi, system operasi, jaringan dan teknologi keamanan serta arsitektur internet yang mendukung aplikasi. Model arsitektur teknologi pada gambar 9 menggambarkan interaksi pengguna dalam menggunakan teknologi dan aplikasi. Ruang Kepala Sekolah
Tata Usaha
e rn te In
NOC (Network Operation Center)
t
Akses point
Printer
firewall
Printer router server
server
PC
PC
server
PC Firewall
Switch
PC
Firewall Switch
Perpustakaan
Lab 1
Lab 2
Ruang wakil kepala sekolah
Ruang Guru
Ruang RSBI
Ruang BK
Gambar 9. Arsitektur teknologi untuk model jaringan internet organisasi
Jurnal MEDIA SISFO Vol. 8, No.2, Juni 2013
15
5.
KESIMPULAN
a.
Pemodelan arsitektur enterprise dalam rangka perencanaan strategis sistem informasi yang dibentuk sesuai dengan aktifitas bisnis berdasarkan kebutuhan dan strategi bisnis. Arsitektur enterprise yang terbentuk dapat digunakan sebagai panduan pengelolaan sistem informasi dalam hal pengolahan data dan informasi sehingga dapat meningkatkan efisiensi bisnis. Arsitektur teknologi yang dirancang memberikan layanan jaringan yang sudah mewakili kondisi saat ini dan pengembangan ke depannya.
b.
DAFTAR PUSTAKA Boar, Bernard H. 2001. The Art of Strategic Planning for Information Tecnology. New York: JohnWiley & Sons inc. Cassidy, Annita. 2006. A Practical Guide To: Information Systems Strategic Planning. Second Edition. New york: Auerbach Publications. C. Laudon, Kenneth; & P. Laudon, Jane. 2010. Management Information Systems: Managing The Digital Firm. Eleventh Edition. New Jersey, United States of America : Pearson Prentice Hall. Dennis, Alan; Wixom, Haley Barbara: & Tegarden, David. 2005. Systems Analysis and Design with UML Version 2.0 : An Object-Oriented Approach. Second Edition. United States of America : John Wiley & Sons, Inc. Harrison, Rachel. 2009. TOGAF 9 Foundation Study Guide: Preparation For The TOGAF 9 Part
Jurnal MEDIA SISFO Vol. 8, No.2, Juni 2013
1 Examination. Publishing.
USA.
Van
Haren
Kerl E. PEarson dan Carol S. Saunders. Strategic Management of Information System. 2009.john wiley & sons,inc. Munawar. 2005. Pemodelan Visual dengan UML. Edisi Pertama. Yogyakarta : Penerbit Graha Ilmu. O’Brien, A. James. 2006. Pengantar Sistem Informasi : Perspektif Bisnis dan Manajerial. Jakarta : Penerbit Salemba Empat. Open Group.2003. The Open Group Architecture Framework Version 8.1: Enterprise Edition. USA. The Open Group Sharp,
A.& McDermott, P. 2001. Workflow Modelling : Tools for Process Improvement and Application Development, Artech House.
Turban, Efraim; Leidner, Dorothy; Ephraim, Mclean; & Wetherbe, James. 2008. Information Technology for Management : Transforming Organizations in the Digital Economy. Sixth Edition. Asia : John Wiley & Sons Pte Ltd Yunis, Roni & Surendro, Kridanto. 2009. Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi (SNATI 2009): Perancangan Model Enterprise Arsitektur dengan TOGAF Architecture Development Method. Yogyakarta: STMIK Mikroskil Medan Ward, John; & Peppard, Joe. 2002. Strategic Planning for Information Systems. Third Edition. England : John Wisley & Sons Ltd.
16
