ABSTRACT Backgrounds: The hospital is a health care institution that organizes personal health services in the plenary. One of the hospitals in an effort to provide good service to patients is by doing a good recording and documentation recorded in the medical record. Medical Recorder is obliged to make a written report on health care for the implementation of internal and external report generation. The report is a study of the structure and the information set forth in full, clear, comprehensive, correct, objective, and systematic. In this connection, the report can be used as a source for the consideration of a policy or decision-making for the work unit and the organization as a whole. Goals: This study aims to determine the internal reporting process in Unit Rekam Medis Rumah Sakit Bhayangkara Polda DIY in 2013 Methods: This type of research is a descriptive study a qualitative approach with a cross-sectional design. The technique of collecting data using interviews, observation, and documentation studies. Result: Internal report made in Unit Rekam Medis Rumah Sakit Bhayangkara Polda DIY in 2013 was in accordance with the requirements, the report consists of a report in the format X-KR and incidental reports. Reporting formats have not done X-KR socialization and evaluation of the use of the report to the parties and has not been done internally archiving for incidental reports in medical records. The process of making a report in Unit Rekam Medis Rumah Sakit Bhayangkara Polda DIY in 2013 consists of data collection, data processing, and data presentation. In the process of data collection and processing is done manually and is specialized in the implementation of data processing is less efficient. Keywords: hospital's internal report.
xvi
BAB I PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang Menurut Permenkes 269 tahun 2008 tentang Rekam Medis, sarana pelayanan kesehatan adalah tempat penyelenggaraan upaya pelayanan kesehatan yang dapat digunakan untuk praktik kedokteran atau kedokteran gigi. Berdasarkan Undang- Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009 Pasal 1 ayat 1 tentang Rumah Sakit, rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang
menyelenggarakan pelayanan kesehatan
perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat. Salah satu upaya rumah sakit dalam memberikan pelayanan yang baik kepada pasien yaitu dengan cara melakukan
pencatatan
dan
pendokumentasian
setelah
memberikan
pelayanan kesehatan kepada pasien, pencatatan tersebut berisi semua data pasien baik data administratif maupun data klinis yang dicatat di rekam medis. Menurut Hatta (2008), rekam medis diartikan sebagai berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain kepada pasien di sarana pelayanan kesehatan. Rekam medis harus dapat memuat informasi yang cukup dan akurat tentang identitas pasien, diagnosis, bagaimana perjalanan penyakit seseorang, proses pengobatan dan tindakan medis beserta dokumentasi hasil pelayanannya. Perekam medis berkewajiban untuk
1
membuat laporan tertulis mengenai pelayanan kesehatan yang beguna untuk pelaksanaan pembuatan laporan internal dan eksternal. Menurut Manullang (2008), pelaporan adalah suatu fungsi manajemen berupa penyampaian pengembangan atau hasil kegiatan atau pemberian keterangan mengenai segala hal yang berkaitan dengan tugas dan fungsifungsi kepada pejabat yang lebih tinggi, baik secara lisan maupun tertulis sehingga
dalam
penerimaan
laporan
dapat
memperoleh
gambaran
bagaimana pelaksanaan tugas orang yang memberi laporan. Menurut Depkes RI (1997), Pelaporan rumah sakit merupakan suatu alat organisasi yang bertujuan untuk dapat menghasilkan laporan secara cepat, tepat, dan akurat dengan terlebih dahulu melalui pengumpulan data dari unit-unit terkait dengan periode yang telah ditentukan. Secara garis besar jenis laporan rumah sakit dapat dibedakan menjadi dua kelompok, yaitu laporan intern dan laporan ekstern rumah sakit. Laporan intern disesuaikan dengan kebutuhan rumah sakit. Sedangkan laporan ekstern rumah sakit ditujukan kepada Departemen Kesehatan RI dan Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota. Menurut Rustiyanto (2010), laporan internal rumah sakit yaitu laporan rawat jalan maupun rawat inap yang dibuat oleh pihak rumah sakit yang digunakan/ dimanfatkan oleh pihak rumah sakit itu sendiri, untuk disosialisasikan kepada unit/ bagian pelayanan yang ada di rumah sakit. Informasi kesehatan dapat digunakan oleh pihak intern rumah sakit. Adapun pihak-pihak intern yang memanfaatkan data rekam medis antara lain: Direktur, Wadir, Kabag/ Kabid, Ka instalasi, Ka.Subbag/kasi, Kaur, medis/ paramedis, nonmedis. Bagaimanapun pemimpin rumah sakit memerlukan data masukan dan keluaran untuk membuat suatu keputusan, serta
2
membuat kebijakan atau menyusun strategi dalam rangka mencapai tujuan. Menurut Hatta(2008), pemanfaatan data rekam medis sesuai dengan tujuan sekunder rekam kesehatan yang ditujukan kepada hal yang berkaitan dengan pengambilan kebijakan dimana kelompok pengambilan kebijakan ini yaitu manajer pelayanan dan penunjang pasien yang menggunakan rekam kesehatan untuk menilai kinerja fasilitas kesehatan serta manfaat pelayanan yang diberikan karena dengan masukan data yang agregat tersebut akan memudahkan manajer instansi pelayanan kesehatan dalam memperbaiki proses pelayanan, sarana dan prasarana ke depan. Menurut Sumarto dan Dwiantara (2000), dapat dikatakan bahwa laporan merupakan suatu susunan dan kajian informasi yang dituangkan secara lengkap, jelas, komprehensif, benar, objektif, dan sistematis. Sehubungan dengan hal itu, laporan dapat digunakan sebagai sumber pertimbangan untuk pengambilan suatu kebijakan atau keputusan bagi unit kerja dan organisasi secara keseluruhan. Oleh karena itu, suatu laporan harus disusun sebagaimana disyaratkan di atas, karena apabila dalam laporan disajikan data yang tidak objektif, maka keputusan yang diambil mungkin menyimpang dan tidak tepat. Berdasarkan studi pendahuluan pada bulan September 2013 di Rumah Sakit Bhayangkara Polda DIY, dengan mewawancarai salah satu petugas rekam medis. Hasil yang diperoleh dari wawancara tersebut adalah format khusus untuk laporan internal di Rumah Sakit Bhayangkara Polda DIY belum dibuat, laporan yang biasanya dibuat untuk kepala rumah sakit yaitu laporan insidental dan laporan format X-KR. Laporan X-KR sebenarnya merupakan laporan yang ditujukan kepada pihak eksternal rumah sakit yaitu ke
3
Pusdokkes Polri. Dari uraian tersebut, maka peneliti tertarik untuk mengambil penelitian di Rumah Sakit Bhayangkara Polda DIY. Penelitian ini berjudul “Pelaksanaan Pembuatan Laporan Internal Rumah Sakit di Rumah Sakit Bhayangkara Polda DIY Tahun 2013”
B. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang di atas, maka rumusan masalah dalam penelitian ini adalah “Proses pembuatan laporan internal rumah sakit di Rumah Sakit Bhayangkara Polda DIY pada Tahun 2013?”
C. Tujuan Penelitian 1. Tujuan umum Tujuan umum penelitian di Rumah Sakit Bhayangkara Polda DIY ini adalah untuk mengetahui proses pembuatan laporan internal rumah sakit di Rumah Sakit Bhayangkara Polda DIY pada Tahun 2013. 2. Tujuan khusus a. Mengetahui jenis-jenis laporan internal yang dibuat di Unit Rekam Medis Rumah Sakit Bhayangkara Polda DIY pada Tahun 2013. b. Mengetahui proses pembuatan laporan internal yang meliputi pengumpulan, pengolahan, dan penyajian data di Unit Rekam Medis Rumah Sakit Bhayangkara Polda DIY pada Tahun 2013.
4
D. Manfaat Penelitian 1. Bagi Rumah Sakit Dapat
dimanfaatkan
sebagai
bahan
pertimbangan
dalam
mengambil keputusan bagi instalasi pelayanan kesehatan yang terkait dalam menyempurnakan sistem penyelenggaraan rekam medis yang lebih baik khususnya pada bidang pelaporan di masa yang akan datang. 2. Bagi Peneliti Menambah wawasan, pengalaman, dan pengetahuan secara langsung dari rumah sakit tentang ilmu rekam medis khususnya dalam bidang pelaporan. 3. Bagi Institusi Pendidikan Dapat
menambah
referensi
di
institusi
pendidikan
yang
bersangkutan sehingga dapat digunakan untuk mengembangkan sistem pendidikan yang telah ada sebelumnya. 4. Bagi Peneliti Lain Dapat digunakan sebagai bahan referensi atau wacana bagi peneliti lain yang akan melakukan penelitian dengan tema yang hampir sama.
E. Keaslian Penelitian Penelitian tentang “Pelaksanaan Pembuatan Laporan Internal Rumah Sakit di Rumah Sakit Bhayangkara Polda DIY Tahun 2013” belum pernah dilakukan oleh peneliti lain, namun penelitian yang hampir sama pernah dilakukan antara lain :
5
1. Simanjuntak (2013) dengan judul “Pelaksanaan Pembuatan Laporan Data Kegiatan Pelayanan Rumah Sakit (RL3) di Rumah Sakit Harapan Magelang”. Penelitian tersebut bertujuan untuk mengetahui gambaran umum pembuatan laporan data kegiatan pelayanan rumah sakit (RL3) di Rumah Sakit Harapan Magelang. Jenis penelitian yang digunakan adalah deskriptif kualitatif dengan rancangan cross sectional dan teknik pengumpulan data yang digunakan adalah observasi, wawancara, dan studi dokumentasi. Hasil dari penelitian adalah pelaksanaan pembuatan laporan data kegiatan pelayanan rumah sakit (RL3) di Rumah Sakit Harapan Magelang, sumber data pembuatan laporan RL3 berasal dari data rawat inap, rawat jalan, penunjang medis, rujukan, dan kamar obat yang
dikelola
secara
komputerisasi.
Pengolahan
laporan
RL3
menggunakan format formulir laporan standar yang telah ditetapkan oleh Ditjen Bina Upaya Kesehatan Kementrian Kesehatan RI. Penyajian laporan RL3 berupa tabel dengan format file Ms. Excel. Kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan pembuatan laporan adalah belum adanya petugas khusus yang menangani kegiatan pelaporan, prosedur tetap terkait kegiatan pelaporan belum diperbaharui, dan keterlambatan dalam pengumpulan sumber data oleh petugas unit penunjang. Persamaan penelitian ini dengan penelitian yang dilakukan Simanjuntak (2013) adalah sama-sama menggunakan jenis penelitian deskriptif kualitatif dengan rancangan cross sectional dan cara memperoleh data dengan menggunakan metode observasi, wawancara,
6
dan studi dokumentasi serta mengetahui pelaksanaan pembuatan laporan. Perbedaan penelitian ini dengan penelitian Simanjuntak (2013) adalah pada Simanjuntak (2013) tujuan penelitiannya lebih fokus untuk mengetahui gambaran umum pelaksanaan pembuatan laporan data kegiatan pelayanan rumah sakit (RL3), sedangkan pada penelitian ini bertujuan untuk mengetahui proses pembuatan laporan internal rumah sakit di Rumah Sakit Bhayangkara Polda DIY pada Tahun 2013. 2. Riastiti (2012) dengan judul “Pelaksanaan Pelaporan Morbiditas Pasien Rawat Jalan di Balai Pengobatan Penyakit Paru-Paru (BP4) Yogyakarta”. Penelitian tersebut bertujuan untuk mengetahui gambaran tentang pelaksanaan
pelaporan
Pengobatan
Penyakit
morbiditas Paru-Paru
pasien (BP4)
rawat
jalan
Yogyakarta.
di
Balai
Metodologi
penelitian menggunakan jenis penelitian deskriptif kualitatif dengan rancangan fenomenologis dan teknik pengumpulan data yang digunakan adalah observasi, wawancara, dan studi dokumentasi. Subjek penelitian adalah petugas kesehatan di BP4 Yogyakarta sebanyak sebelas orang. Objek penelitian ini adalah pelaksanaan pelaporan morbiditas pasien rawat jalan triwulan pertama tahun 2012, pelaksanaan pelaporan bulanan morbiditas pasien rawat jalan bulan Maret 2012, sensus harian rawat jalan bulan Maret 2012 atau register penyakit pasien rawat jalan bulan Maret 2012 dan kebijakan atau prosedur tetap yang digunakan di BP4 Yogyakarta. Hasil dari penelitian adalah penanggung jawab pembuatan laporan bulanan morbiditas pasien rawat jalan di setiap unit BP4 Yogyakarta berbeda-beda dan proses pengumpulan data laporan
7
bulanan tersebut juga dilakukan dengan cara yang berbeda-beda, hal ini terjadi karena belum terdapat prosedur tetap tertulis. Persamaan penelitian ini dengan penelitian yang dilakukan oleh Riastiti (2012) adalah adalah sama-sama menggunakan jenis penelitian deskriptif kualitatif dan cara memperoleh data dengan menggunakan metode observasi, wawancara, dan studi dokumentasi. Perbedaan penelitian ini dengan penelitian yang dilakukan oleh Riastiti (2012) adalah pada Riastiti (2012) tujuan penelitian lebih fokus untuk mengetahui gambaran tentang pelaksanaan pelaporan morbiditas pasien rawat jalan, sedangkan pada penelitian ini bertujuan untuk mengetahui proses pembuatan laporan internal rumah sakit di Rumah Sakit Bhayangkara Polda DIY pada Tahun 2013. 3. Mahanani (2012) dengan judul “Desain Tampilan Pelaporan Internal Rawat Inap Rumah Sakit Akademik Universitas Gadjah Mada”. Penelitian ini bertujuan untuk membuat desain tampilan pelaporan internal untuk rawat inap yang sesuai dengan kebutuhan pengguna di rumah sakit dan memaksimalkan sistem elektronik serta meninggalkan cara manual demi terciptanya hasil laporan yang lebih akurat, lebih tepat, dan lebih cepat. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah observasi nonpartisipatif dan wawancara. Subjek dalam perancangan ini adalah kepala rekam medis, satu petugas rekam medis bagian pelaporan, satu petugas IT (information technology), dan satu petugas rawat inap. Objek dalam perancangan ini adalah instalasi rekam medis khususnya bagian pelaporan rawat inap khsusnya bagian pelaporan rawat inap. Hasil dari penelitian ini adalah selain tampilan laporan
8
internal rawat inap harus memenuhi kebutuhan para penggunanya, tampilan pelaporan rawat inap yang mudah akan membuat petugas lebih tertarik untuk mengoperasikannya. Dengan melakukan langkah yang sedikit tetapi dapat menampilkan informasi yang dibutuhkan secara lengkap itulah fungsi sistem elektronik. Persamaan penelitian ini dengan penelitian yang dilakukan Mahanani (2012) adalah sama-sama meneliti tentang pelaporan internal di rumah sakit dan sama-sama menggunakan teknik pengambilan data dengan wawancara. Perbedaan penelitian ini dengan penelitian Mahanani (2012) adalah pada Mahanani (2012) tujuan penelitiannya lebih fokus untuk membuat desain tampilan pelaporan internal untuk rawat inap yang sesuai dengan kebutuhan pengguna di rumah sakit dan memaksimalkan sistem elektronik serta meninggalkan cara manual demi terciptanya hasil laporan yang lebih akurat, lebih tepat, dan lebih cepat, sedangkan pada penelitian ini bertujuan untuk mengetahui proses pembuatan laporan internal rumah sakit di Rumah Sakit Bhayangkara Polda DIY pada Tahun 2013. 4. Diani (2013) dengan judul “Pelaksanaan Pengolahan Pelaporan Morbiditas dan Motalitas Pasien Rawat Inap (RL 4a) di RSUD Sleman”. Penelitian
ini
bertujuan
untuk
mengetahui
pelaksanaan
pembuatan pelaporan morbiditas dan mortalitas pasien rawat inap (RL 4a) serta kendala dalam pembuatan laporan morbiditas dan mortalitas pasien rawat inap (RL 4a) di RSUD Sleman. Metode penelitian menggunakan jenis penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif
9
dan pengumpulan data secara cross-sectional. Teknik pengambilan data dalam penelitian ini adalah wawancara, studi dokumentasi, dan observasi. Subjek dalam penelitian ini adalah petugas pelaporan morbiditas pasien rawat inap. Objek dalam penelitian ini adalah kegiatan di bagian pelaporan morbiditas dan mortalitas pasien rawat inap. Hasil dari penelitian ini adalah pembuatan pelaporan morbiditas dan mortalitas pasien rawat inap terdiri dari pengumpulan data, pengolahan data, dan penyajian data. Pengumpulan data dalam pelaporan morbiditas dan mortalitas pasien rawat inap adalah berkas rekam medis pasien rawat inap. Pengolahan data laporan morbiditas dan mortalitas pasien rawat inap masih manual. Penyajian data laporan data keadaan morbiditas dan mortalitas pasien rawat inap (RL 4a) berupa tabel. Kendala dalam pembuatan pelaporan morbiditas dan mortalitas pasien rawat inap, didapat masih banyak rekam medis yang belum terisi dengan lengkap, kendala ini menghambat dalam proses pengolahan dan penyajian data pelaporan RL 4a, sehingga laporan RL 4a menjadi tidak lengkap, akurat, dan tidak tepat waktu. Persamaan penelitian ini dengan penelitian yang dilakukan Diani (2013) adalah adalah sama-sama menggunakan jenis penelitian deskriptif kualitatif dengan rancangan cross sectional dan cara memperoleh data dengan menggunakan metode observasi, wawancara, dan studi dokumentasi serta mengetahui pelaksanaan pembuatan laporan. Perbedaan penelitian ini dengan penelitian Diani (2013) adalah pada Diani (2013) tujuan penelitiannya lebih fokus untuk mengetahui
10
