Aanpak ontwikkeling portalen en thema-sites universitaire website in het kader van PAUW-fase 1 (Doelgroepen & Inhoud; Beheerorganisatie) Versie 3.0 - JdK/01-07-2004
Inhoud: 1. Aanpak en prioriteiten 2. Overzicht portalen en thema-sites universitaire website 3. Globale invulling per portaal/thema-site Bijlagen: - Schema “Opzet portal-structuur universitaire website” - Schema “Opzet portal-structuur universitaire website” met prioriteiten
1. Aanpak en prioriteiten Op 21 juni 2004 heeft de Stuurgroep PAUW een voorstel voor de ontwikkeling van portalen en themasites binnen de universitaire website besproken en vastgesteld. Tevens zijn daarbij prioriteiten gesteld voor de periode september 2004 tot januari 2005. Dit document bevat het overzicht van de te ontwikkelen portalen en thema-sites met, voor zover beschikbaar, een beknopte opsomming van de inhoud. De Stuurgroep PAUW heeft de volgende prioriteiten vastgesteld: Nr. C1
Portaal/thema-website Portaal voor aanstaande internationale studenten
Taal Engels
Deelprojectleiding IO/LUWP
C2
Portaal voor internationale studenten in Leiden
Engels
IO/LUWP
D2
Thema-website met corporate informatie (“Over de universiteit”) Verkenning voor een portaal voor studenten
Nederlands en Engels Nederlands
IO/LUWP
Thema-site over onderzoek (mits hiervoor voldoende capaciteit beschikbaar is bij ICS-C&W + BB-AZ)
Engels, deels ook Nederlands
B2 D4
ICS-Web i.o.m. alle betrokken partijen ICS-C&W
Voor deze vijf onderwerpen worden deelprojecten ingericht, met elk een looptijd van maximaal vijf maanden (september 2004 tot en met januari 2005). Ieder deelproject (met uitzondering van de verkenning voor het studenten-portaal) moet een website online opleveren, gebouwd binnen de bestaande technische infrastructuur (QCMS) en vormgeving. De inrichting van de bijbehorende beheerorganisatie (portaalredacties/themaredacties) zal onderdeel zijn van de verschillende deelprojecten.
1
2. Overzicht portalen en thema-sites universitaire website Als (ruime) definitie voor een web-portaal wordt hier gehanteerd ‘een website die relevante informatie voor een bepaalde doelgroep ontsluit’. Een volgende stap kan zijn om bezoekers te identificeren, informatie te personaliseren e.d. (aansluitend bij de nauwere definitie van het begrip portaal). Het is echter noodzakelijk eerst de informatie op de website te ordenen en te actualiseren en het beheer goed te organiseren. Naast portalen worden binnen de universitaire website thema-sites ontwikkeld. Informatie over één onderwerp wordt in een thema-site gegroepeerd, om te voorkomen dat dezelfde informatie op verschillende plaatsen in de website moet worden bijgehouden. Zie ook het schema in de bijlage.
A. Homepage A1. Homepage Universiteit Leiden (Nederlandstalig) A2. Internationale homepage Universiteit Leiden (Engelstalig) A3. Homepages faculteiten en eenheden (format ontwikkelen, aansluitend bij univ. homepage) B. Doelgroep-portalen (Nederlandstalig) B1. Aanstaande studenten (of: Studiekeuze) • aanstaande bachelorstudenten • aanstaande masterstudenten • overige aanstaande studenten (deeltijdstudenten, professionals, PAO, HOVO, e.d.) B2. Studenten B3. Medewerkers B4. Alumni B5. Bezoekers C. Doelgroep-portalen internationaal (Engelstalig) C1. Aanstaande studenten: • internationale postgraduate studenten: MA/MSc, LL.M., MBA en MPhil, PhD • internationale undergraduate studenten • internationale (betalende) Study Abroad studenten en uitwisselingsstudenten C2. Internationale studenten in Leiden C3. Buitenlandse staf en wetenschappelijk onderzoekers (in het buitenland) C4. Alumni and friends (possible sponsors) C5. Visitors C6. Partners en relaties (universiteiten, agenten, bedrijven, ambassades, e.d.) D. Thema-websites met corporate informatie (Nederlandstalig en Engelstalig) D1. Nieuws en agenda D2. Universiteit (corporate informatie: profiel/missie, historie, feiten & cijfers etc.) D3. Onderwijs D4. Onderzoek E. Thema-websites (geen uitputtende opsomming, kan nog worden uitgebreid) E1. Master’s programmes in Leiden (Graduate/Postgraduate Programmes) (gerealiseerd) E2. Leidse wetenschappers (bestaande website; moet verbeterd en uitgebreid worden) E3. Laureaten-website (wordt ontwikkeld i.h.k.v. PAUW-fase 2, pilot voor nieuwe vormgeving) E4. Virtual Tour E5. Vacatures (bestaande website) E6. Feiten en cijfers/Facts and figures (bestaande website) 2
3. Globale invulling per portaal/thema-site (nader uit te werken in deelprojecten)
B1. Portaal ‘Aanstaande studenten’ (Studiekeuze) Doelstelling Doelgroepen Taal Functionaliteit
Marketingcommunicatie Nederlandse markt Potentiële bachelor-, master- en overige studenten en intermediairs Nederlands Formulieren (aanvraag brochures, aanmelding voorlichtingsactiviteiten), gekoppeld aan relatiedatabase Stipp
Aanstaande studenten Inhoud (* of link naar) - Aanstaande bachelorstudenten: Overzicht bacheloropleidingen Nieuws en agenda (voorlichtingsactiviteiten) Aansluiting vwo-wo bachelor Faciliteiten Praktische zaken Studentenleven Studieondersteuning Decanensite (doelgroep: vwo-decanen) Forum en vragen - Aanstaande masterstudenten Overzicht alle masteropleidingen * (= link naar recent ontwikkelde “master-site”) HBO-instroom Nieuws en agenda (voorlichtingsactiviteiten) Faciliteiten Praktische zaken Studentenleven Studieondersteuning Forum en vragen - Overige aanstaande studenten Overzicht ‘Anders studeren’ Nieuws en agenda (voorlichtingsactiviteiten) Faciliteiten Praktische zaken Forum en vragen
3
Coördinatie ICS-C&W
ICS-C&W i.o.m. IO en faculteiten ICS-C&W
ICS-C&W
C1. Portaal ‘Internationale aanstaande studenten’ Doelstelling Doelgroepen Taal Functionaliteit
Marketingcommunicatie internationale markt Potentiële undergraduate, postgraduate, Study Abroad en exchange studenten Engels Formulieren (aanvraag brochures) gekoppeld aan relatiedatabase Stipp
Prospective students (NB Hieronder is de huidige indeling weergegeven, deze moet geherstructureerd worden en de informatie moet worden geactualiseerd/aangevuld) Inhoud (* of link naar) Coördinatie Prospective undergraduate degree students Bachelor’s programmes IO BA Dutch Studies (in English and Dutch) Admission and Application Academic Affairs • Credits and Grading • Degree Structure Financial Information • Tuition and Application Fees • Living Expenses • Scholarships * Practical Information • Visa (MVV) and Residence Permit • Accommodation Services and Facilities Other • Exchange Programmes * • Study Abroad in Leiden * • Master’s taught in English (1-2 years) * Prospective postgraduate degree students Programmes and Admission IO i.o.m. ICSC&W en • Master’s taught in English & MPhil programmes * faculteiten • Application and Admission • Master’s taught in Dutch * • Application and Admission Doctorate (PhD) Research IO/faculteiten • The doctorate (PhD) • Research projects and institutes by Faculty • Paid research positions (“aio”), see: vacancies * • The Dutch Research Database * (External link) Academic Affairs IO • Academic Calendar • Credits and Grading • Degree Structure Practical Information To arrange before Arrival • Visa (MVV), Work Permit and Residence Permit • Accommodation • Health Insurance 4
What to do upon Arrival • Arrival Information • Check-in and Orientation • Timely Application for a Residence Permit Financial Information • Application and Tuition Fees • Method of Payment • Cost of Living • Scholarships Social and Cultural Activities • International Centre Services • Services and Facilities • International students and part-time jobs Prospective Study Abroad & Exchange Students (Non-Degree) Programmes & Admission • Study Abroad in Leiden (Courses in English, Leiden Law Courses, Special Programmes) • Summer Course 2004 • Exchange Programmes • Admission, Application • Dutch Language and Culture Course • Intensive Dutch Language Course Academic Affairs • Academic Calendar • Credits and Grading • Degree Structure Financial Information • Tuition and Application Fees • Living Expenses • Scholarships Practical Information Thinks to take care of before arrival • Visa (MVV) and preparation for a residence permit • Accommodation • Health Insurance To do directly upon arrival • Arrival Information • Check-in and Registration • Residence permit (within 3 days of arrival!) • Health Insurance • Orientation Days • Where to go upon arrival? • Where to find International Programme Co-ordinators Services • Services and Facilities • International students and part-time jobs Information Requests
5
IO en faculteiten
IO
B2/C2. Portaal ‘Studenten’ Doelstelling Doelgroepen Taal Functionaliteit
Relevante informatie en functionaliteit voor studenten ontsluiten via één toegangspagina Alle huidige studenten Nederlands en Engels Vanaf portalpagina eenmalig inloggen in: • ULCN (U-mail, U-twist etc.) • DLO (Blackboard, Teletop) • U-LIP
Studenten Inhoud (* of link naar) Nieuws en Agenda Faculteiten * Opleidingen • Bacheloropleidingen * • Masteropleidingen * (naar recent gerealiseerde “master-site”) • Overige opleidingen (HOVO, à la carte etc.) Studiegidsen • E-gids • Keuzevakkengids Online informatiesystemen (ICT) • U-mail • Aanmelding tentamens en onderwijs (U-twist) • Bibliotheekgebruik (U-LIP) • Digitale leeromgeving (Blackboard/Teletop) Voorzieningen Studeren Studentenbegeleiding Studentenleven Na het afstuderen
ICS ICS ICS ICS ICS
International Students in Leiden Inhoud (* of link naar) News and Events? Getting Started (First Orientation) Legal Requirements for staying in the Netherlands University Units and Buildings Study & Academic Information Study Resources ICT & Computers Services and Facilities Student and Study Support Housing Medical Services & Health Insurance Life in Leiden, Living in the Netherlands After Graduation
Coördinatie ? IO IO IO IO/ICS IO IO, ICS, BB-IM IO/ICS IO/ICS IO IO IO IO
6
Coördinatie ? ICS
ICS-FB
ICS + BB-IM
B3/C3. Portaal ‘Medewerkers’ Doelstelling
Doelgroepen Taal Functionaliteit
Relevante informatie en functionaliteit voor alle medewerkers ontsluiten via één toegangspagina Alle medewerkers Nederlands en Engels (nader in te vullen)
Medewerkers (nog niet uitgewerkt) Inhoud (* of link naar) Wegwijzer voor medewerkers Arbeidsvoorwaarden en personeelsbeleid Vacatures * en loopbaan Voorzieningen Bestuur en organisatie Feiten en cijfers * Onderwijs (link naar portaal ‘Onderwijs’) • Onderwijsbeleid • ICT & Onderwijs Onderzoek (link naar portaal ‘Onderzoek’) • Promoveren • Onderzoeksfondsen en subsidies • Organiseren van congressen
Coördinatie ICS? HRM HRM HRM ICS BB-IM ICS/BB
ICS/BB
Staff (nog niet uitgewerkt; deels een vertaling, deels specifieke informatie voor buitenlandse medewerkers. gastdocenten etc.) Inhoud (* of link naar) Coördinatie
7
B4/C4. Portaal ‘Alumni’ Doelstelling
Doelgroepen Taal Functionaliteit
Informatie voor alumni toegankelijk maken. In de toekomst uit te bouwen met werving LUF-donateurs en leden alumniverenigingen, fondsenwerving etc. Alumni Nederlands en Engels (nader in te vullen)
Alumni (reeds gerealiseerd; verder uit te bouwen op basis van nieuw te ontwikkelen universitair alumnibeleid) Inhoud (* of link naar) Coördinatie Nieuws en Agenda ICS Leids Universiteitsfonds (LUF) * LUF • Activiteiten • Leidraad • Alumni-databank Alumni-activiteiten en -verenigingen per faculteit/opleiding ICS Studiekeuze & Loopbaanservice ICS
Alumni (nog niet uitgewerkt; op dit moment biedt alleen LUSM informatie voor internationale alumni) Inhoud (* of link naar) Coördinatie
8
B5/C5. Portaal ‘Bezoekers’ Doelstelling Doelgroepen
Taal Functionaliteit
Bezoekers (fysiek, niet virtueel) van de Universiteit Leiden de weg wijzen Congresbezoekers, buitenlandse delegaties, ouders aanstaande studenten, zakelijke relaties, pers, etc. Nederlands en Engels
Bezoekers Inhoud (* of link naar) Routebeschrijving (voor binnenlandse bezoekers) Plattegrond (stad en universiteit) Virtual tour Contactinformatie Visitors’ Centre Verblijfsmogelijkheden in Leiden Bezienswaardigheden in Leiden Openbaar vervoer in en om Leiden
Coördinatie ICS
Visitors Inhoud (* of link naar) Find your way to Leiden Map Virtual tour Contact Visitors’ Centre Accommodation in Leiden Sight seeing in Leiden Public Transport
Coördinatie IO
9
C6. Portaal ‘Partners en relaties’ Doelstelling
Doelgroepen
Taal Functionaliteit
- Informatie over de Universiteit Leiden toegankelijk maken voor (internationale) partners en relaties - Vanuit PR/Communicatie-oogpunt: voor andere doelgroepen duidelijk maken met welke (gerenommeerde) instellingen Leiden samenwerkt (nader uit te werken, ook in samenhang met portal “Corporate information” en met bestaande pagina “Internationalisering/ International Co-operation and Exchange”) - Nationale en internationale partners en relaties (universiteiten, agenten, bedrijven, ambassades etc.) - Alle overige doelgroepen (nader uit te werken) Engels
Partners and international relations (titel en inhoud nog niet uitgewerkt) Inhoud (* of link naar) Coördinatie
10
D1. Thema-site ‘Nieuws en Agenda’ Doelstelling
Doelgroepen Taal Functionaliteit
- Nieuwsberichten en universitaire agenda/evenementenkalender ontsluiten voor alle doelgroepen Alle doelgroepen Nederlands en Engels - Eén gemeenschappelijk bron voor berichten waaruit alle centrale en decentrale webpagina’s berichten voor specifieke doelgroepen kunnen putten - Uitgebreide zoekmogelijkheden
Nieuws & agenda (nog niet uitgewerkt) Inhoud (* of link naar) Nieuws Persberichten Evenementen Mare *
Coördinatie ICS
News & events (nog niet uitgewerkt) Inhoud (* of link naar)
Coördinatie
11
D2. Thema-site ‘Corporate Informatie’ (“Over de Universiteit Leiden”) Doelstelling Doelgroepen Taal
Op een snelle en toegankelijke wijze een beeld schetsen van de Universiteit Leiden Alle externe en interne doelgroepen van de Universiteit Leiden Nederlands en Engels (grotendeels dezelfde teksten, op enkele punten kan de tekst voor internationale doelgroepen afwijken).
Functionaliteit
Corporate Informatie (‘Over de Universiteit Leiden’) Inhoud (* of link naar) Heden en verleden Profiel en missie Feiten en cijfers* Organisatie Internationalisering Jaarverslag* Contact Virtual tour*
Coördinatie ICS/BB ICS/BB BB-IM ICS/BB IO ICS/BB ICS ICS
Corporate Information (‘About Leiden University’) Inhoud (* of link naar) Past en present Mission statement Facts and figures* Organisation Internationalisation Annual account* Contact Virtual tour*
Coördinatie ICS/IO/BB ICS/IO/BB BB-IM ICS/IO/BB IO ICS/BB ICS/IO ICS
12
D3. Thema-site ‘Onderwijs’ Doelstelling Doelgroepen Taal Functionaliteit
Inzicht bieden in het Leidse onderwijsaanbod en het Leidse onderwijsprofiel Alle doelgroepen Nederlands en Engels
Onderwijs Inhoud (* of link naar) Het Leidse onderwijs • De Leidse visie op universitair onderwijs • Het Leidse Onderwijssysteem • Accreditatie en kwaliteitszorg • Feiten en cijfers De Leidse opleidingen * Onderwijsorganisatie ICT & Onderwijs Toelating en inschrijving Terminologie
Coördinatie ICS + BB/AZ
Education (?) (Inhoud is grotendeels een vertaling van de Nederlandse versie; toevoegen: (verwijzingen naar) uitleg van het Nederlandse onderwijssysteem; internationale uitwisseling, etc.) Inhoud (* of link naar) Coördinatie
13
D4. Thema-site ‘Onderzoek’ Doelstelling
Doelgroepen
Taal
Functionaliteit
- Informatie over onderzoeksprogramma’s, onderzoekscholen toegankelijk maken - Leiden profileren als research intensive universiteit Alle doelgroepen, maar in het bijzonder: - pers - potentiële postgraduate studenten - buitenlandse onderzoekers, partnerinstellingen, potentiële subsidiegevers etc. Overwegend Engels, deels ook Nederlands (m.n. beschrijvingen Nederlandstalig onderzoek en informatie voor een breed publiek) Koppeling met het concernsysteem Metis (publicatielijsten Metis via het web ontsluiten)
Onderzoek (beperkte versie in het Nederlands; veel links naar Engelstalige beschrijvingen) Inhoud (* of link naar) Coördinatie Nieuws en wetenschapsagenda ICS-WetenschapsRecent onderzoek (toegankelijk gemaakt voor een breed publiek, in voorlichting de “etalage” zetten op de voorpagina van dit portaal) • Recente onderzoeksresultaten • Recente boeken en publicaties • Informatie voor profielwerkstukken (voor vwo-scholieren) Onderzoeksprogramma’s BB-AZ + ICS Onderzoeksscholen/-groepen BB-AZ + ICS Publicaties (koppeling met Metis) BB-AZ + BB-IM Onderzoeksbeleid BB-AZ + ICS • Leidse visie op wetenschappelijk onderzoek • Nederlands onderzoekssysteem • Onderzoeksbeoordelingen Contractonderzoek en kennistransfer BB-AZ + ICS Leerstoelen * (link naar themasite ‘Leidse wetenschappers’) Partners en samenwerkingsverbanden BB-AZ + ICS • LERU Research (moet nog nader uitgewerkt worden) Inhoud (* of link naar) Research news/Spotlight Research projects Research centres Publications Research profile • Research assessments and rankings Scientific staff * Research alliances • League of European Research Universities
Coördinatie
14
E2. Thema-site ‘Leidse wetenschappers’ Doelstelling
Doelgroepen Taal Functionaliteit
- “Wetenschappelijk plein” bieden om Leidse onderzoekers te profileren; hoogleraren als “visitekaartje” van de Universiteit Leiden - Centraal overzicht met informatie over de wetenschappelijke staf volgens een uniform format, als gemeenschappelijke bron voor de gehele website (vanuit webpagina’s over onderzoek en onderwijs etc. kan steeds naar deze site worden gelinkt) Alle doelgroepen, met name pers, aanstaande (master)studenten en Nederlands en Engels
Leidse wetenschappers (bestaande website, moet verbeterd en uitgebreid worden) Inhoud (* of link naar) Coördinatie Achtergrond BB Index A-Z Index op faculteit
Scientific staff (?) (bestaande website, moet verbeterd en uitgebreid worden) Inhoud (* of link naar) Coördinatie Background BB Professors from A-Z Professors per Faculty
15
Studieprogramma's
E. Thema-sites
B/C. Portalen
Bachelorprogramma's
Aanstaande bachelorstudenten
Aanstaande studenten
jdk/01-07-2004
…
e-gids studieprogramma's
Postgraduate programmes
Aanstaande masterstudenten
Prospective students
Informatie ontsluiten via doelgroep-portalen en thema-sites Studieprogramma’s/cursusbeschrijvingen via e-gids Integratie Nederlandstalige/Engelstalige pagina’s en nationale/internationale doelgroepen NB Dit schema bevat nog niet alle doelgroepen/thema’s, maar is uitsluitend bedoeld om het concept weer te geven.
• • •
Opzet portal-structuur universitaire website
e-gids cursusbeschr.
Leiden studiestad
Undergraduate students
Studenten
Home
16
Leiden city for students
Postgraduate students
Students
Study abroad & Exchange
...
Medewerkers
Home international
A. Homepage
Staff
Faculty 2
Faculteit 2
Faculty 1
Faculteit 1
Education
Onderwijs
Research
Onderzoek
Corporate information:…
Corporate info: profiel, missie, feiten+cijfers,...
= Nederl.talig = Engelstalig
D. Corporate
Studieprogramma's
E. Thema-sites
B/C. Portalen
Bachelorprogramma's
Aanstaande bachelorstudenten
Aanstaande studenten
…
e-gids studieprogramma's
Postgraduate programmes
Aanstaande masterstudenten
Prospective students
Opzet portal-structuur universitaire website met prioriteiten
e-gids cursusbeschr.
Leiden city for students
Postgraduate students
Students
Study abroad & Exchange
...
Medewerkers
Home international
www.mastersinleiden.nl 17 gerealiseerd
Leiden studiestad
Undergraduate students
Studenten
Home
A. Homepage
Staff
Faculty 2
Faculteit 2
Faculty 1
Faculteit 1
Education
Onderwijs
Research
Onderzoek
Corporate information:…
Corporate info: profiel, missie, feiten+cijfers,...
= Nederl.talig = Engelstalig
D. Corporate
