AANKOOP POLITIEK WERKEN
AANKOOP POLITIEK WERKEN Inhoud 1 Inle iding .................................................................................. 2 2 Algemeen proces ..................................................................... 2 3 De finities ................................................................................. 2 4 Kwalificatie Contracta nten ....................................................... 3 4.1 4.2 4.3
Kwalificatieprocedure...............................................................................3 Lijst van de erkende ondernemingen........................................................4 Opschortingsprocedure ............................................................................4 4.3.1 Inleiding ......................................................................................4 4.3.2 Opschorting na een 1 negatieve evaluatie ....................................5 4.3.3 Opschorting na 2 negatieve evaluaties .........................................5 4.3.4 Uitsluiting na minstens 3 negatieve evaluaties .............................5 4.3.5 Aanvullende regels ......................................................................5
5 Toe kenning van de projecten.................................................... 7 5.1 5.2
Inleiding ..................................................................................................7 In concurrentie stelling & toekenning via prijs ..........................................7 5.2.1 Toekenningsproces ......................................................................7 5.2.2 TCO.............................................................................................8
6 Debrie fing Contractante n e n bonus-malus system ..................... 8 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5
Template Debriefing + beoordelingssysteem ............................................8 Werfdebriefing.........................................................................................8 Beheer databank van de debriefings ........................................................9 Bonus – malus systeem ...........................................................................9 Evenement op het einde van een project .................................................9
Bijlage 1: Flowc hart opschorting/uitsluiting ................................10 Bijlage 2: Complexe taken et kritische fases ................................11 Bijlage 3: Opvolging van pilootprojecten......................................11 Bijlage 4: Vendor evaluation template .........................................11 Bijlage 5: Pass-fail systeem.........................................................11
Pagina 1 van 11
1
Inleiding Dit document beschrijft de gekozen methodologie voor de toepassing van de principes van toekenning van aannemingen waarbij veiligheid en kwaliteit deel uitmaken van het proces bij de selectie van een Contractant bij werken met in concurrentiestelling. Dit document is van toepassing voor alle aankoopcategorieën die aannemingswerken betreffen (Lijnen / Kabels / Onderstations / Optische vezel / Schilderwerken / Snoeiwerken). De Aankoper kan, indien nodig en door middel van onderbouwde motivatie, afwijken van dit document. De politiek is van toepassing voor elke nieuwe bestelling vanaf 01/07/2016.
2
Algemeen proces
Offerte
Toekenning
Vendor Evaluation System
Shortlist gekwalificeerde contractanten
3
Werf
Debriefing
Prekwalificatie
Definities Niet piloot project Project met een te grote complexiteit om te kunnen dienen voor de kwalificatie van een nieuwe Contractant. Piloot project Project dat kan dienen om een nieuwe Contractant te kwalificeren Volledige kwalificatie Kwalificatie voor alle projecten Gedeeltelijke kwalificatie Kwalificatie voor uitsluitend de piloot projecten. TCO (Total Cost of Ownership) Verwijst naar het model dat gebruikt wordt voor de toekenning van projecten. Dit model houdt rekening met verschillende financiële parameters zoals het risico op supplementen. Complexe taken en kritische fases Zie bijlage 2
Pagina 2 van 11
4
Kwalificatie Contractanten
4.1
Kwalificatieprocedure De kwalificatie van de Contractant omvat een kwalificatie op financieel, technisch en veiligheidsvlak. De afdeling binnen aankoop “Contract management” is verantwoordelijk voor het kwalificatieproces. De financiële kwalificatie gebeurt door de Contract Manager. De technische kwalificatie gebeurt door Engineering Methods. De kwalificatie veiligheid gebeurt door Safety Kwalificatieproces Fase 1: administrative fase Fase 2: appel d’offre et phase technique et sécurité Fase 3: chantier pilote Voor meer detail wordt verwezen naar het document van de kwalificatieprocedure par categorie van werken beschikbaar op aanvraag. Een Contractant wordt jaarlijks door Elia gecontroleerd op hun conformiteit ten opzichte van de uitsluitingscriteria van de kwalificatie procedure en kan voor minstens één jaar geschorst worden als de voorgelegde cijfers niet meer voldoen aan de norm van Elia. Raamcontract Elke contractant zal bij fase 1 van het kwalificatieproces gevraagd worden de voorwaarden van het raamcontract te aanvaarden. Alle afroepen voor de Contractant zullen dan besteld worden volgens de voorwaarden van het overeengekomen raamcontract. Indien er geen akkoord is tussen Elia en de Contractant over de inhoud van het raamcontract, zal de Contractant niet kunnen overgaan naar fase 2. Audit & Pilootprojecten Aannemers die de administratieve fase van het kwalificatie dossier (fase 1) doorlopen hebben, kunnen aangeschreven worden voor een offerte aanvraag van een piloot project en dit in overleg met de project ingenieur van het respectievelijke project. Bij het indienen door de Contractant van een conforme en competitieve offerte bij de offerte aanvraag, zullen door Contract Management de interviews en/of technische en/of safety / quality audits ingepland worden. Vooraleer een bestelling definitief toe te kennen, moeten de resultaten van de audit gekend en positief zijn. Bij toewijzing zullen de werven van deze nieuwe aannemers door aankoop – contract management gevolgd worden samen met de andere stakeholders van de projecten (zie bijlage 3: “proces voor de opvolging van pilootprojecten”). Elia zal in bijzondere mate aandacht schenken aan de opvolging van de piloot projecten en zal voorts alle nodige steun verlenen, opdat de contractant zich Elia’s specificiteiten kan eigen maken. Wanneer de Contractant een bestelling ontvangt voor de verwezenlijking van een dergelijk proefproject, komen de andere, door de Contractant ingediende offertes niet meer in aanmerking, met uitzondering van de projecten waarvan de voorziene datum van toekenning op een later tijdstip gepland is dan de geraamde datum van definitieve kwalificatie van de Contractant. De Contractant zal niet meer aangeschreven worden voor andere projecten vooraleer de tussentijdse debriefing van het piloot project is uitgesproken.
Pagina 3 van 11
Een intermediaire debriefing van het piloot project vindt plaats ten vroegste na drie maanden werken op de bouwplaats, voor zover de vordering van de werken toelaat om een betekenisvolle beoordeling door te voeren. De vermoedelijke datum van de debriefing wordt op het ogenblik van de bestelling aan de contractant meegedeeld. De door de Contractant bij een debriefing verkregen evaluatie kan positief, neutraal of negatief uitvallen, dit naargelang de verworven sco res op Safety & Quality, zoals hernomen in de tabel hieronder:
Evaluatie
Safety
Quality
Positief
>70%
>70%
Neutraal
>70%
60%≤évaluation≤70%
Neutraal
60%≤evaluatie≤70%
>70%
Indien de uitslag van de intermediaire beoordeling positief is, verwerft de Contractant de definitieve kwalificatie en komt hij opnieuw in aanmerking voor de toekenning van projecten in aanbesteding. De finale Debriefing van het project zal in dat geval gebeuren op dezelfde wijze als voor elke andere definitief gekwalificeerde Contractant. Indien de uitslag van de intermediaire beoordeling neutraal is, dan kan de Contractant opnieuw aanbieden voor projecten die binnen de categorie van proefprojecten vallen. Zijn kwalificatie kan slechts definitief worden nadat hij tenminste één maal een positieve evaluatie verworven heeft. Indien de uitslag van de intermediaire beoordeling minder als neutraal is, dient de Contractant een door Elia goed te keuren actieplan voor te leggen . Een tweede evaluatie van het piloot project zal gebeuren bij de finale debriefing. In de tussentijd zal de Contractant nog niet mogen deelnemen aan andere offerte aanvragen. Wanneer de Contractant zijn definitieve kwalificatie behaalt, is deze geldig voor het lot van werken waarvoor hij voorlopig gekwalificeerd was.
4.2
Lijst van de erkende ondernemingen Een lijst van de erkende ondernemingen per categorie wordt bijgehouden door Contract Management.
4.3
Opschortingsprocedure
4.3.1
Inleiding De Contractant wordt geëvalueerd aan het einde van elk project. Voor de werven met een duur van meer dan 1 jaar wordt jaarlijks ook een tussentijdse evaluatie georganiseerd. Voor de snoeiwerken, een jaarlijks gemiddelde zal berekend worden om de onderstaande criteria te evalueren. De Contractant heeft de mogelijkheid om de beoordeling van zijn debriefing te challengen. In geval van onenigheid of niet-deelname van de Contractant aan de Debriefing, zal de door Elia toegekende score gelden. De minimaal te bereiken score bij een evaluatie (debriefing) is 60% op de veiligheid en op de kwaliteit. Deze 2 elementen worden onafhankelijk van elkaar beoordeeld. Een Contractant met een negatieve debriefing (Q of S < 60%), wordt gedurende een bepaalde periode opgeschort. De uitsluiting start onmiddellijk, ook op lopende offertes. Verschillende negatieve debriefings na elkaar kunnen leiden tot de uitsluiting van de Contractant. Het uitsluitingsproces wordt in detail weergegeven op de flowchart in bijlage 1. Pagina 4 van 11
4.3.2
Opschorting na een 1 negatieve evaluatie Een Contractant met een negatieve debriefing voor 1 project wordt opgeschort:
4.3.3
Voor een periode van 1 maand met minimum 1 en maximum 3 offerteaanvragen indien de gemiddelde score van de debriefings over de voorbije 24 maanden hoger of gelijk ligt dan 70%;
Voor een periode van 3 maanden met minimum 1 en maximum 3 offerteaanvragen indien de gemiddelde score van de debriefings over de voorbije 24 maanden lager ligt dan 70%;
Opschorting na 2 negatieve evaluaties Een Contractant die 2 negatieve evaluaties heeft gekregen, al dan niet na elkaar, over een periode van 12 maanden, wordt opgeschort voor een periode van minstens 4 maanden. Indien de Contractant geen projecten in uitvoering meer heeft, geldt een opschorting voor een periode van 4 maanden. Na deze periode wordt hij terug gedeeltelijk gekwalificeerd. Hij bekomt zijn volledige kwalificatie na 2 opeenvolgende positieve debriefings van de piloot projecten. Als de Contractant nog lopende projecten heeft, wordt na 3 maanden een tussentijdse debriefing gerealiseerd over de lopende projecten. De score van deze debriefings en de finale debriefings die plaatsvonden sinds de datum van de opschorting, worden voor de herkwalificatie gebruikt volgens de volgende regel: 1. Als de Contractant bij alle debriefings meer dan 70% scoort op kwaliteit en veiligheid, bekomt hij zijn volledige kwalificatie na 4 maanden. 2. Als de Contractant niet voldoet aan het eerste criterium maar voor alle projecten >60% scoort op kwaliteit en veiligheid, bekomt hij een gedeeltelijke kwalificatie. De volledige herkwalificatie kan dan worden verkregen na 2 opeenvolgende positieve debriefings. 3. Als de Contractant voor minstens één project <60% scoort op kwaliteit en veiligheid, wordt de opschorting verlengd tot aan de eerste finale debriefing. Als deze debriefing positief is, bekomt hij een gedeeltelijke kwalificatie. Hij bekomt zijn volledige kwalificatie na 2 opeenvolgende positieve debriefings.
4.3.4
Uitsluiting na minstens 3 negatieve evaluaties 3 opeenvolgende negatieve debriefings leiden tot een uitsluiting van 2 jaar vanaf de datum van de laatste negatieve debriefing. Indien de Contractant nog projecten in uitvoering heeft en voor één daarvan een negatieve debriefing krijgt, worden de 2 jaar berekend vanaf de datum van de laatste negatieve debriefing. Een uitgesloten Contractant kan na zijn uitsluitingsperiode opnieuw worden gekwalificeerd en wordt dan beschouwd als een nieuwe Contractant. In dat geval is de kwalificatieprocedure voor de nieuwe Contractanten van de betreffende aankoopcategorie van toepassing.
4.3.5
Aanvullende regels o
Een Contractant die gekwalificeerd is voor verschillende aankoopcategorieën, wordt slechts opgeschort voor de categorie waarvoor zijn score ontoereikend is.
o
Voor tijdelijke verenigingen wordt de evaluatie toegekend aan de Contractanten die deel hebben uitgemaakt van deze tijdelijke vereniging.
o
Er kan altijd een actieplan worden gevraagd aan de Contractant (dit wordt geval per geval beslist).
Pagina 5 van 11
o
Zware inbreuken (zwaarste graad) in verband met Safety en geregistreerd in Safeguard kunnen onmiddellijk leiden tot e en opschorting van bepaalde of onbepaalde duur voor personen (geval per geval te bepalen);
o
Een Contractant kan altijd worden uitgesloten wanneer een project moet worden stopgezet volgens de algemene aankoopvoorwaarden van Elia .
Volgende uitsluitingscriteria zullen jaarlijks bekeken worden. Voor de snoeiwerken zal enkel het eerste punt van toepassing zijn. o
De Contractant beantwoordt niet meer aan de uitsluitingscriteria van de kwalificatieprocedure;
o
De Contractant heeft gedurende een periode van 24 maanden geen enkel, met zijn kwalificatie overeenstemmend representatief project voor Elia gerealiseerd;
o
De aannemer heeft geen competitief aanbod (binnen de 15 % ten opzichte van gemiddelde aanbiedingen) voor meer dan 3 opeenvolgende offerte aanvragen binnengebracht;
o
De Contractant heeft gedurende een periode van 6 maanden geen enkele offerte ingediend voor een Elia project in het kader van zijn kwalificatie; Voor de categorieën lijnen, kabels en schilderwerken is de periode 12 maanden
o
De Contractant heeft na 10 offerte aanvragen nog steeds geen project gewonnen;
Pagina 6 van 11
5
Toekenning van de projecten
5.1
Inleiding De algemene regel voor de toekenning van projecten is de volgende:
Type Project
Offerte aanvraag
Budget > 5000 k€ (EU procedure)
Politiek te bepalen binnen Multi Functional Team ELIA
Budget≥50k€
In concurrentie stelling & toekenning via prijs na pass/fail systeem op eerste offerte
Budget≤50k€
Directe raadpleging specifiek per categorie (**)
(**) Niet beschreven in deze procedure.
Dit is niet van toepassing voor snoeiwerken.
5.2
In concurrentie stelling & toekenning via prijs
5.2.1
Toekenningsproces
RFQ Round 1
T echnical alignment
RFQ Round 2
Shortlisting
RFQ Round 3
Alignme RFQ = Request for quotation (Prijsaanvraag) Technical alignment (Technische gelijkschakeling)
RFQ Round 1 Offerte aanvragen worden verzonden naar de Contractanten die gekwalificeerd zijn voor het werk dat moet worden uitgevoerd. De aanbiedingen moeten voldoen aan de in bijlage 5 beschreven criteria ( pass / fail–systeem) De Contractant zal de conformiteit aan commerciële, technische en veiligheidscriteria moeten bevestigen. Het zal belangrijk zijn om de kritische fases en de complexe taken goed te herkennen en de regels omtrent onderaanneming. Indien de Contractant niet conform is (dus “pass”) voor alle criteria, zal de offerte van de Contractant niet weerhouden worden onafhankelijk van de andere elementen van zijn offerte. Technische gelijkschakeling Bij de ontvangst van de offertes wordt een technische afstemming uitgevoerd en indien nodig, wordt aan de Contractanten bijkomende informatie over hun offerte gevraagd.
Pagina 7 van 11
RFQ Round 2 Als na de technische afstemming de prijs van de Contractant wordt gewijzigd, zal hij worden uitgenodigd om zijn prijs te bevestigen. De Contractanten moeten alle overgemaakte opmerkingen die voortvloeien uit de technische afstemming in acht hebben genomen. Elke offerte die na de technische afstemming als niet-conform wordt beschouwd, zal worden verworpen. Shortlisting De offertes waarvan het bedrag na de technische afstemming meer dan xx% hoger is dan de goedkoopste offerte worden verworpen, behalve als dit tot gevolg heeft dat voor de tweede ronde nog slechts één offerte overblijft. De indicatieve waarde van XX% is 15% en kan worden aangepast aan de specifieke kenmerken van de categorie en of de offerte. RFQ Round 3 De Contractanten die overblijven na de technische afstemming worden uitgenodigd om hun finale offerte in te dienen. De Contractanten worden aan het begin van de 3 de ronde door Elia geïnformeerd, als ze het finale bod moet indienen via de standaardmethode of via e-veiling. Tijdens de e-veiling, kan de contractant zijn finale prijs verminderen en krijgt hij feedback op de indeling van het klasseme nt.
5.2.2
TCO De finale offertes worden vergeleken enkel op basis van prijs. Het project wordt toegekend aan de Contractant met de laagste prijs: Prijs De Prijs bestaat uit meerdere delen: 1. Prijs van de offerte (standaard waarde: 90) 2. Het risico op mogelijke supplementen en een simulatie op de regietarieven van het raamcontract (standaard waarde: 10) De standaard waarden kunnen worden aangepast door de Buyer.
6
Debriefing Contractanten en bonus-malus system
6.1
Template Debriefing + beoordelingssysteem De vragenlijst voor alle werken buiten snoei –en schilderwerken vindt u in bijlage 4. De vragenlijst voor snoei –en schilderwerken vindt u in bijlage 4. De vragenlijst kan herzien worden op elk moment voor elke nieuwe bestelling.
6.2
Werfdebriefing De werfdebriefing behoort tot de verantwoordelijkheid van de de project leider (voor infrastructuur projecten) en van de MAC maintenance manager (voor snoei –en schilderwerken) De resultaten van de werfdebriefings vormen een input voor het uitwerken van het mechanisme waarop voorliggende nota is gebaseerd (§4.3 Opschorting procedure & 6.4 bonus-malus).
Pagina 8 van 11
6.3
Beheer databank van de debriefings De databank van de debriefings wordt beheerd door Aankoop en gevoed door de interne klant.
6.4
Bonus – malus systeem Het bonus – malus systeem is gebaseerd op de score debriefing aannemer: Score safety
Score quality
Bonus (+) ; malus (-)
95%≤S
>80%
2%
90%≤S<95%
>80%
1%
65%≤S<90%
0%
60%≤S<65%
-1%
50%≤S<60%
-2%
S<50%
-4%
De bonus – malus zal berekend worden op de eindwaarde van de bestelling van het project en is van toepassing op de contracterende partij met Elia. Het maximumbedrag voor de bonus als voor de malus is 50 K€ Uitzondering : snoeiwerken: de bonus malus zal berekend worden op de gemiddelde score van de contractant per jaar. Het maximumbedrag voor de bonus als voor de malus is 10 K€
6.5
Evenement op het einde van een project Na de laatste in dienst name van een project, zal Elia een collectief evenement (food truck,...) organiseren om de ploeg van het project van de contractor & Elia te bedanken indien er geen incidenten gebeurd zijn gelinkt aan de veiligheid, het is te zeggen:
Geen fluïdum ongevallen of ongevallen met werkverlet
Geen infractie van niveau 2/3 of niveau 1 herhaaldelijk
Geen herhaaldelijke infracties van niveau 1
Dit evenement zal georganiseerd worden voor projecten met bestellingen van meer dan 250 k€. De principe is van toepassing voor schilderwerken en snoeiwerken op jaarlijkse basis.
Pagina 9 van 11
Bijlage 1: Flowchart opschorting/uitsluiting In Score Q of S<60% Y n
M24 = Gemiddelde
=1 (*)
(*) aantal opeenvolgende negatieve debriefings
N
=2 (*)
Y
van de debriefings over de voorbije 24 maanden
≥3 (*) Y
M24 ≥ 70%
Y
Opschorting 1 maand Min. 1 max. 3 projecten
N
N n Opschorting 3 maanden Min. 1 max. 3 projecten
Uitgesloten voor een periode van 2 jaar vanaf de datum van de laatste negatieve debriefing
Opschorting minstens 4 maanden
N
Lopende projecten?
Y Debriefing na 3 maanden (**) Voor alle lopende projecten
Y
Q &S > 60% (**)
N
Q &S > 70% (**)
Y
Volledige herkwalificatie na 4 maanden
N Gedeeltelijke kwalificatie voor piloot projecten na 4 maanden
Wachten 1ste einddebriefing lopende project(en)
Q &S > 60%
Y
Gedeeltelijke kwalificatie voor nietrisicovolle projecten
N 2 debriefings na elkaar met Q & S >60%
In
Volledige herkwalificatie
Pagina 10 van 11
Bijlage 2: Complexe taken et kritische fases Bijlage 3: Opvolging van pilootprojecten Bijlage 4: Vendor evaluation template Bijlage 5: Pass-fail systeem
Pagina 11 van 11
