Verbeterplan inkoop/aanbesteding en budgetbeheer op basis van rapport rekenkamercommissie (aanbiedingsnota) en bestuurlijke reactie (P.J. Vonk, hoofd concernstaf, ism de organisatie)
Het verbeterplan is opgesteld op basis van de volgende hoofdonderdelen: 1. 2. 3. 4.
Doelmatig financieel beheer bij ingekochte/aanbestede uitvoering. Administratieve organisatie en interne controle bij inkoop en aanbesteding Informatievoorziening over inkoop en aanbesteding in de p&c cyclus. Verankering duurzaamheid in inkoop- en aanbestedingsbeleid.
Onderdeel 1: Doelmatig financieel beheer Aanbeveling 1 uit rapport RKC (citaat aanbiedingsnota): De rekenkamercommissie adviseert bij het uitvoeringsproces van de inkoop meer prikkels in te bouwen voor een doelmatige inkoop. De rekenkamercommissie beveelt voorts aan om met regelmaat systematische analyses van aanneemsommen ten opzichte van realisaties uit te voeren. Argument (citaat aanbiedingsnota): Gegeven de omvang van inkoop (gemiddeld 30% van de jaarlijkse gemeentelijke uitgaven ad 43 miljoen euro) kan ondoelmatig financieel beheer in potentie enorm hoge financiële risico's met zich meebrengen. Nu is het aanbiedingsnota raad geraamde (of in de begroting opgenomen) budget leidend in plaats van de contractsom. Het budget is ruim en wordt jaarlijks aangevuld. Begrotingen en realisaties zijn dan ook in evenwicht zonder te letten op doelmatige inzet van mens en middelen. Verbetermaatregelen (citaat bestuurlijke reactie): Betere monitoring en analyse van verschillen om de leereffecten voor de organisatie te versterken.
Voorstel: Systematische analyses van aanneemsommen ten opzichte van realisaties uitvoeren. (zie ook onderdeel 2)
Opdrachtgever voor de digitale opdrachtkaarten is de afdeling CST. Uitvoerder van de digitale opdrachtkaarten is DIA. Invoeren van (digitale) “opdracht/inkoopkaarten” door middel van Smart documents in Corsa. Door middel van kenmerken in Smart documents kan later worden geselecteerd Dit zal wellicht op semi handmatige wijze moeten geschieden). Deze kenmerken worden later nog uitgewerkt. (de drempels voor werken en diensten/leveringen waarboven de analyses moeten worden gemaakt, worden bepaald in het inkoopbeleid).
1 juli 2013 CST DIA
Vergroten bewustzijn van de organisatie op het gebied van inkoopbeleid
De registratie/analyses worden in de volgende drie documenten vastgelegd: 1. Aanbestedingsbesluit a. Dienst, werk of levering; b. Begroot/geraamd bedrag; c. Wijze van aanbesteding (met motivering); d. Gunningscriteria (duurzaamheid, kwaliteit/ prijs, social return, etc.); e. Beschrijving van “wat” (prestatie/tijd/kwaliteit); f. Bij meervoudig/enkelvoudige aanbesteding -> Wie worden uitgenodigd en waarom. 2. Gunningsbesluit a. Overzicht ingeschrevenen; b. Aan wie is gegund; c. Reden (motivatie gunning); d. Aanbesteed bedrag; e. Actualisering raming/oormerking budget en zonodig bijstellen via P&C cyclus 3. Evaluatiebesluit a. Gerealiseerd bedrag; b. Analyse aanbesteed bedrag tov gerealiseerd bedrag; c. (besluit via college)Beschrijving meerwerk; d. Prestatie geleverd; e. Opstellen eindafrekening en resultaat verwerken in P&C cyclus Communicatieplan opstellen om bewustzijn van de organisatie op het inkoopgebied te vergroten
Communicatie, 1e hj 2013
Onderdeel 2: Administratie organisatie en interne controle Aanbeveling 2 uit rapport RKC (citaat aanbiedingsnota): De rekenkamercommissie adviseert meer aandacht te besteden aan de administratieve organisatie (centraal register, selectieproces, afwijkingen, nacalculatie/evaluatie) als onderdeel van het in beeld hebben van de rechtmatigheid van het beleid. Argument (citaat aanbiedingsnota): Bij de onderzochte casussen bleek alleen op prijs geselecteerd te zijn, terwijl het afwegingskader ook kwaliteitselementen bevat. Ook de selectie van potentiële aannemers in meervoudig onderhandse aanbestedingen is niet altijd duidelijk. Een kwaliteitsslag kan gemaakt worden door landelijke en eigen regels na te leven. Dit betreft niet in de laatste plaats het opzetten van een gemeente brede registratie van alle inkoop. Een centraal inkoopregister met alle inkoopcontracten betreffende aanbestedingen. Hier was bij de evaluatie van het inkoopbeleid in 2008 en de Quick Scan in 2009 al aangedrongen.” Verbetermaatregelen (citaat bestuurlijke reactie): Allereerst verdient het dossier-beheer verbetering. De decentrale werkwijze heeft gebleken nadelen op het gebied van dossiervorming. Met de digitalisering van alle inkomende en uitgaande stukken kan dit probleem adequaat worden opgelost, terwijl voorts een centraal contractenregister op eenvoudige wijze kan worden gerealiseerd. Daarnaast zal de gekozen aanbestedingsvorm consequenter moeten worden gedocumenteerd. Wij zijn voornemens jaarlijks meerdere inkoop- en/of aanbestedingsprocedures te monitoren en daarover te rapporteren in het kader van de P&C -cyclus. Wij zullen ons daarbij laten adviseren door onze accountant.
Voorstel: Gemeentebrede registratie van inkopen (zie onderdeel 1 ).
Evalueren van inkoopprocedures
Registratie van opdracht/inkoopcontracten > (de drempels voor werken en diensten/leveringen waarboven geregistreerd moet worden, worden bepaald in het inkoopbeleid). Opdrachtgever voor de registratie is de afdeling CST. Uitvoerder van de digitale opdrachtkaarten (via eenvoudige Workflow, rekenen geschiedt nog semi handmatig) is DIA. Vanuit de AO bij elke jaarrekening tien inkoopprocedures als onderdeel van de IC toetsen
1 juli 2013 CST DIA
FIN, 1e kw 2014
Onderdeel 3: Informatievoorziening in p&c cyclus Aanbeveling 3 uit rapport RKC (citaat aanbiedingsnota): De rekenkamercommissie adviseert de raad en het college met elkaar het gesprek aan te gaan over de vraag of de vastgestelde verantwoordelijkheidsverdeling tussen raad, college en ambtelijke organisatie nog wel de meest gewenste afspraken zijn. Argument (citaat aanbiedingsnota): Door de sterke decentralisatie, de administratieve vastlegging is het lastig te sturen op vastgestelde omissies, die blijken uit het onderzoek. Verbetermaatregelen (citaat bestuurlijke reactie): Inkoopparagraaf in begroting en rekening. Vanzelfsprekend is ons college altijd bereid om een constructieve discussie te voeren over de kaderstellende en controlerende rol van de raad bij inkoop en aanbesteding. In beginsel vinden wij het huidige decentrale model passend bij de gewenste taakverdeling tussen raad en college. Immers, de raad stuurt op hoofdlijnen en op basis van inhoudelijk samenhangende programma’s en doelstellingen. Inkoop en aanbesteding beschouwen wij primair als uitvoering, waarbij speelruimte noodzakelijk is om gewenste resultaten te optimaliseren. Tegelijkertijd vinden wij dat op adequate wijze verantwoording moet worden afgelegd en stellen wij voor om de informatievoorziening aan de raad te verstevigen door een extra paragraaf over inkoop en aanbesteding in de programmabegroting op te nemen. In deze extra paragraaf zullen wij relevante informatie opnemen over de belangrijkste inkoop- en aanbestedingstrajecten en afwijkingen boven een nader te bepalen norm, die in overleg met de accountant kan worden bepaald.
Voorstel: Vanaf de begroting 2014 in elk P&C document een paragraaf inkoop opnemen.
Vanaf de begroting 2014 in elk P&C document een paragraaf inkoop opnemen. In de begroting 2014 tien opdracht/inkoopprocessen opnemen, die in de P&C documenten worden gemonitord Vanaf de jaarrekening 2014 een pararagraaf inkoop opnemen waarin verantwoording wordt afgelegd.
CST, bij de begroting 2014
Onderdeel 4: verankering duurzaam inkopen in beleid Aanbeveling uit rapport RKC (citaat aanbiedingsnota): De rekenkamercommissie adviseert om het beleid op terrein van duurzaamheid beter te verankeren in het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Argument (citaat aanbiedingsnota): Het is zinvol later ontwikkelde meer algemene beleidslijnen te integreren in beleid van oudere datum. Verbetermaatregelen (citaat bestuurlijke reactie): Actualisatie nota inkoop en aanbesteding i.h.k.v. nieuwe wetgeving, daarbij duurzaamheidstreven expliciet borgen in nota inkoop en aanbesteding. In periodieke duurzaamheidsrapportage aan de raad verantwoording geven van toepassing van duurzaamheidseisen bij inkoop en aanbesteding.
Voorstel: Herformuleren inkoopbeleid
Inkoopbeleid herformuleren (op basis van de nieuwe wetgeving)
CST, 1 juli 2013
Duurzaamheid of het ondersteunen van de lokale economie als doelstelling van het inkoopbeleid noemen.
Bij actualisatie inkoopbeleid betrekken. Het “Manifest professioneel duurzaam inkopen” van het ministerie van Infrastructuur en Milieu vóór 1 januari 2014 te ondertekenen
CST, begroting 2014 (ism BEL)
*******
