Deloitte
Deloitte Accountants B.V. Sint Jansweg 20 5928 RC Venlo Postbus 236 5900 AE Venlo Nederland
Tel: (088) 2882888 Fax: (088) 2889989 www.deloitte.nl
Assurance-rapport Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Venlo te Venlo Verstrekt ten behoeve van het Ministerie van Infrastructuur en Milieu Deze rapportage vormt de weerslag van de in opdracht van burgemeester en wethouders van de gemeente Venlo bij hun gemeente op 2 december 2014 uitgevoerde inspectie-onderzoek naar de uitvoering van de verplichtingen op grond van de wet- en regelgeving voor dè Basisregistraties Adressen en Gebouwen. Het inspectieonderzoek is uitgevoerd door Deloitte Accountants B.V. De inspectie is volledig uitgevoerd conform het Inspectieprotocol voor uitvoering audit Wet Basisregistraties Adressen en Gebouwen (uitwerking Artikel 42 Wet BAG) versie 2010 (044) gedateerd 1 november 2010 en het "Duidingsdocument BAG schemabeheer versie 2 mei 2014". Dit rapport bevat 5 bladzijden (exclusief bijlage). De Wet Basisregistraties Adressen en Gebouwen Op 1 juli 2009 is de Wet Basisregistraties Adressen en Gebouwen in werking getreden (Stb. 2009, 257). De wet regelt het instellen van een basisregistratie adressen (bestaande uit een adressenregister en een geautomatiseerde adressenregistratie) en een basisregistratie gebouwen (bestaande uit een gebouwenregister en een geautomatiseerde gebouwenregistratie). De Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG) maken deel uit van het stelsel van basisregistraties, dat bedoeld is om de informatiehuishouding van de overheid te verbeteren ter verhoging van de kwaliteit van de besluitvorming, de verbetering van de dienstverlening en de vermindering van bestuurlijke en administratieve lasten. Burgemeester en wethouders zijn op grond van de wet verplicht bepaalde brondocumenten in te schrijven in het adressenregister dan wel het gebouwenregister en een aantal gegevens die deze documenten bevatten op te nemen in de adressenregistratie dan wel de gebouwenregistratie. Bestuursorganen worden verplicht om de in de adressen- en gebouwenregistratie opgenomen authentieke gegevens bij het vervullen van hun publiekrechtelijke taak te gebruiken. Verder zijn afnemers verplicht om door hen gesignaleerde mogelijke onjuistheden in deze authentieke gegevens terug te melden aan de houder van de basisregistratie, zodat deze onderzoek kan doen naar de vermeende onjuistheden. De wet voorziet daarnaast in een centrale ontsluiting voor afnemers van de gegevens die zijn opgenomen in alle afzonderlijke gemeentelijke registraties via een Landelijke Voorziening BAG. Deze Landelijke Voorziening BAG wordt beheerd door het Kadaster.
Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853.
Member of Deloitte Touche Tohmatsu Limited
2015.15114/3114032640/SH
Deloitte Kwaliteit vereist Gezien het infrastructurele karakter van de Basisregistraties Adressen en Gebouwen en de gebruiksplicht van de daarin opgenomen authentieke gegevens voor afnemers, wordt aan de basisregistraties een groot aantal kwaliteitseisen gesteld. Deze kwaliteitseisen zijn opgenomen in de wet, het bijbehorende Besluit Basisregistraties Adressen en Gebouwen (Stb. 2009, 133) en de bijbehorende Regeling Basisregistraties Adressen en Gebouwen. De Basisregistraties Adressen en Gebouwen moeten (net als de andere basisregistraties binnen het stelsel van basisregistraties) verplicht worden gebruikt door de afnemers bij het uitoefenen van publiekrechtelijke taken. Dit betekent dat afnemers zonder nader onderzoek kunnen uitgaan van de juistheid van de in een basisregistratie opgenomen gegevens. Ze moeten er dus op kunnen vertrouwen dat de gegevens in de basisregistraties van een hoog kwaliteitsniveau zijn. Een goede kwaliteit van de gegevens bevordert het vertrouwen dat afnemers hebben in een registratie en daarmee ook de motivatie om die gegevens te gebruiken. Bovendien is een hoge kwaliteit van groot belang om te voorkomen dat onjuiste gegevens doorwerken binnen een groot aantal andere registraties. Om een hoog kwaliteitsniveau te bereiken zijn er in het systeem van de basisregistraties verschillende kwaliteitsbevorderende maatregelen voorzien. Daarbij kan in hoofdlijnen het volgende onderscheid worden gemaakt: 1. Maatregelen gericht op een goede inwinning van gegevens, het gebruiken van brondocumenten en het gebruiken van gegevens uit andere basisregistraties (maatregelen aan de "bronkant"). 2. Maatregelen die ervoor moeten zorgen dat het verwerkingsproces goed verloopt (zoals de mogelijkheid voor het uitvoeren van ambtshalve correcties en het stellen van termijnen waarbinnen brondocumenten in het register moeten zijn ingeschreven, gegevens in de registratie moeten zijn verwerkt en aangeleverd zijn aan de Landelijke Voorziening BAG). 3. Maatregelen die ervoor zorgen dat de kwaliteit gewaarborgd blijft en onjuistheden die tijdens het gebruik van gegevens aan het licht komen, bij de beheerder van de registratie terecht komen en daar onderzocht worden (via maatregelen als een terugmeldplicht van mogelijke onjuistheden door afnemers en een correctierecht voor geregistreerden). Daarnaast is een aantal kwaliteitsbevorderende maatregelen rechtstreeks verwerkt in het systeem van de registraties. Zo moet de inhoud van de BAG voor zowel bronhouders als afnemers volstrekt eenduidig en helder zijn. Om die reden is een beschrijving van de inhoud van de registratie vastgelegd in een bij de Regeling Basisregistraties Adressen en Gebouwen vastgestelde gegevenscatalogus en is voor de uitvoeringspraktijk een objectenhandboek opgesteld om het bereik van de in de registratie opgenomen objecten te verhelderen.
2015.15114/3114032640/SH
Deloitte Wettelijk verplicht periodiek inspectieonderzoek Naast de eigen interne beheersingsmaatregelen voor het adequaat uitvoeren van de verantwoordelijkheden rondom basisregistraties, is in Artikel 42 van de wet geregeld dat burgemeester en wethouders eens per driejaar de uitvoering van deze regelgeving laten controleren door één van de bedrijven, die zijn geaccrediteerd om deze controle uit te voeren. Dit rapport mag alleen in zijn geheel en met instemming van de opdrachtgever worden gekopieerd en/of verspreid. Object van inspectie: Gemeentelijke Basisregistratie Adressen en Gebouwen NAW gegevens Gemeente Venlo Contactpersoon Marjolein de Wit E-mail
[email protected] Vestigingsadres Garnizoenweg 3, 5928 NA Venlo Postadres Postbus 3434, 5902 RK Venlo Telefoonnummer 077-3599533 Gegevens Inspectie Datum inspectie Locatie inspectie Versie en datum inspectierapportage Naam inspectie-instelling Naam leadinspecteur en eventuele andere inspecteurs Naam inhoudelijk assistent Aanwezig vanuit gemeente
2 december 2014 Gebouw Openbare Werken gemeente Venlo 01, 2 februari 2015 Deloitte Accountants B.V. Drs. N.M.E. Bovend'eerdt RA Drs. S.D.J.J. Reyners Mevrouw M. de Wit (projectleider BAG-beheerder) Paul Jacobs (teamleider GEO informatievoorziening)
Opdracht en verantwoordelijkheden De doelstelling van de opdracht is te komen tot een assurance-rapport inspectie BAG ten behoeve van het Ministerie van Infrastructuur en Milieu. Met het oog hierop zijn onze inspectiewerkzaamheden gericht op het vaststellen dat de BAG conform de geldende wet- en regelgeving, waaronder het 'auditprotocol voor uitvoering audit Wet Basisregistraties Adressen en Gebouwen, uitwerking Artikel 42 Wet BAG, versie 2010 (044)' en het "Duidingsdocument BAG schemabeheer versie 2 mei 2014", wordt nageleefd.
2015.15114/3114032640/SH
Deloitte Verantwoordelijkheid van de aanvrager Wij vestigen er de aandacht op dat de gemeente Venlo verantwoordelijk is voor de gegevens in de processen van bijhouding rondom en het gebruikte informatiesysteem voor de Basisregistraties voor Adressen en Gebouwen. Verantwoordelijkheid van de accountant Wij zullen onze controle verrichten in overeenstemming met de wet- en regelgeving inzake BAG, waaronder Standaard 3000 "Assurance-opdrachten anders dan opdrachten tot controle en beoordeling van historische financiële informatie". Dienovereenkomstig zijn wij verplicht te voldoen aan de voor ons geldende gedragsnormen die zijn te raadplegen op de website van de beroepsorganisatie NBA. Ook zijn wij gehouden onze controle zodanig te plannen en uit te voeren dat de verantwoording deugdelijk tot stand is gekomen in overeenstemming met de voorwaarden zoals vastgelegd in het auditprotocol. Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de aantallen en de toelichtingen in de BAG. De keuze van de uit te voeren werkzaamheden is afhankelijk van onze professionele oordeelsvorming waaronder begrepen onze beoordeling van de risico's van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. In die beoordeling nemen wij in aanmerking het relevante interne beheersingssysteem inzake de BAG, teneinde een verantwoorde keuze te kunnen maken van de controlewerkzaamheden die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn maar die niet tot doel hebben een oordeel te geven over de effectiviteit van het interne beheersingssysteem. Wij willen er de aandacht op vestigen dat als gevolg van het toepassen van deelwaarnemingen en andere beperkingen die inherent zijn aan een controle, gevoegd bij de beperkingen die inherent zijn aan elk systeem van interne beheersing, er een onvermijdbaar risico bestaat dat zelfs een afwijking van betekenis onontdekt blijft. Normenkader en beoordelingscriteria Het gehanteerde normenkader bij deze beheeraudit is het 'auditprotocol voor uitvoering audit Wet Basisregistraties Adressen en Gebouwen, uitwerking Artikel 42 Wet BAG, versie 2010 (044)' (vanaf hier: het protocol) en het "Duidingsdocument BAG schemabeheer versie 2 mei 2014". In dit protocol is bepaald in paragraaf 4.3.3 dat voor de verplichte verificatiepunten (in de tabellen in dit rapport aangegeven met een 'V') een foutmarge geldt van O, met andere woorden geen van de verplichte verificatiepunten mag negatief scoren voor een positief oordeel. Voor de gewenste verificatiepunten (in de tabellen in dit rapport aangegeven met een "G") geldt dat deze het oordeel niet beïnvloeden, maar dat het ministerie aandringt op opvolging ervan. In de volgende paragraaf worden de bevindingen naar aanleiding van de beheerinspectie weergegeven.
2015.15114/3114032640/SH
Deloitte Werkzaamheden en bevindingen Samenvatting van de bevindingen tijdens de inspectie Motivatie Oordeel per onderdeel Vijf van de zeven verplichte Verificatiepunten bestandscontroles verificatiepunten scoren "Nee" • voldoende KI onvoldoende Twee van de drie verplichte Verificatiepunten steekproefregistratie en verificatiepunten scoren "Nee" -register • voldoende 13 onvoldoende Negen van de achttien verplichte Verificatiepunten controle inbedding processen verificatiepunten scoren "Nee" • voldoende KI onvoldoende Het verplichte verificatiepunt scoort Verificatiepunten controle werking processen "Nee" • voldoende IXI onvoldoende Het verplichte verificatiepunt scoort Verificatiepunten BAG conforme applicatie "Ja" Involdoende •onvoldoende Verificatiepunten continuïteitsysteem (uitwijk) Het verplichte verificatiepunt scoort "Ja" lEIvoldoende •onvoldoende Verificatiepunten continuïteitsysteem (back-up Het verplichte verificatiepunt scoort en herstel) "Nee" • voldoende lEl onvoldoende Uitsluitingen 13 geen • uitsluiting Samenvattende conclusies op basis van het inspectieonderzoek naar het voldoen aan de verplichtingen op grond van de wet- en regelgeving voor de Basisregistraties Adressen en Gebouwen Conclusies De resultaten stemmen • wel M niet overeen met de eisen in het inspectieprotocol Herinspectie geïndiceerd KI ja • nee Opmerkingen
Maastricht Airport, 2 februari 2015 e''Accountants B.V.
eeuwissen RA
Bijlage: Excel-sheet inspectie-onderzoek gemeente Venlo, versie 01, datum 2 februari 2015 2015.15114/3114032640/SH
Verificatiepunten bestandscontroles
erelateerde rettelijke norm
1. Worden mutaties die voortkomen uit reguliere brondocumenten en processen-verbaal van constatering alsmede schriftelijke verklaring van daartoe aangewezen ambtenaren binnen vier werkdagen na de brondocumentdatum opgenomen in de basisregistratie gebouwen of de -registratie adressen? 2. Zijn alle berichten aangeboden aan de Landelijke Voorziening BAG binnen vijf werkdagen na de documentdatum?
V
3. Zijn alle geweigerde berichten zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk opnieuw aangeboden aan de Landelijke Voorziening en daarbij alsnog geaccepteerd door de Landelijke Voorziening?
Norm
Toegestane antwoorden
Wet: Art. 12, 16
98%
Ja, Nee maar
Nee
Op basis van van de steekproef is geconstateerd dat van deel I van de steekproef 16% en van deel II 15% van de geselecteerde mutaties binnen vier dagen is opgenomen in de basisregistratie.
Wet: Art. 16, 31
98%
Ja, Nee maar
Nee
Zie toelichting hierboven bij verificatiepunt 1.
Wet: Art. 16, 31
98% in maximaal twee werkdagen
Ja, Nee maar
Nee
Niet mogelijk om achteraf te verifiëren. Oude weigeringsberichten worden uit het datasysteem verwijderd.
Op basis van het statusrapport van de landelijke voorziening blijkt dat 21,82% van de mutaties binnen de gestelde termijn van 6 maanden zijn verwerkt.
4. Is de status van panden binnen zes maanden na het verkrijgen van de status "pand gereed (niet ingemeten)" veranderd in "pand gereed" door de opname van de definitieve pandgeometrie?
V
Wet: Art. 7
98%
Ja, Nee maar
Nee
5. Hebben alle via de Landelijke Voorziening BAG ontvangen terugmeldingen, waarbij niet binnen twee werkdagen is besloten tot opname of wijziging van gegevens, geleid tot het in onderzoek plaatsen van de objecten waarop de terugmelding betrekking heeft?
V
Wet: Art. 39
90%
Ja, Nee maar
Ja
6. Heeft de gemeente in het geval van een ontvangen terugmelding of correctieverzoek, na het doen van onderzoek binnen een halfjaar een beslissing genomen over het al dan niet wijzigen van de opgenomen gegevens in de registratie?
V
Wet: Art. 39
90%
Ja, Nee maar
Nee
Wet: Art. 31
98%
Ja, Nee maar
Ja
7. Is het op een bepaalde peildatum opgenomen aantal objecten per objecttype in de gemeentelijke basisregistraties adressen en gebouwen exact gelijk aan het aantal op de peildatum opgenomen objecten in de Landelijke Voorziening BAG?
Op basis van het statusrapport van de landelijke voorziening blijkt dat in 10,32% van de gevallen inzake terugmeldingen of correctieverzoeken, tijdig en binnen de gestelde termijn van 6 maanden is gehandeld.
Voorl^^ ^ Rcatledoeleinden.
Verificatiepunten steekproefregistratie en -register
Verplicht/ gewenst
1. Kan de gemeente alle brondocumenten behorende bij de
V
Gerelateerde
Norm
wettelijke norm Wet: Art. 9
Toegestane antwoorden
98%
mutaties die sinds de voorgaande audit hebben plaatsgevonden
Ja,
Ja
Nee maar
Tijdens het uitvoeren van de steekproef is gebleken dat bij
]
één waarneming de onderliggende brondocumenten niet
op de geselecteerde objecten, binnen een redelijke termijn
aangeleverd konden worden. Ten aanzien van dit onderdeel
raadpleegbaar en beschikbaar maken?
zijn niet meer dan drie (=maximale afwijking) afwijkingen geconstateerd.
2. Heeft het brondocument in het register betrekking op de
Wet: Art. 14a
98%
Ja
Nee
betreffende mutatie op het object in de BAG waarbij een
Niet alle documenten hadden betrekking op de geselecteerde mutatie (7 documenten). Ten aanzien van dit onderdeel zijn
verwijzing naar het betreffende brondocument is opgenomen?
niet meer dan drie (=maximale afwijking) afwijkingen geconstateerd.
3. Komen de bij het object gemuteerde gegevens in de registratie
V
Wet: Art. 14a
98%
Ja
Nee
Niet in alle gevallen kwam de mutatie op het brondocument
exact overeen met de gegevens zoals die in het betreffende
exact overeen met de mutaties in de registratie (23 gevallen).
brondocument zijn opgenomen?
Ten aanzien van dit onderdeel zijn meer dan drie (==maximale afwijking) afwijkingen geconstateerd.
Verificatiepunten controle-inbedding processen
Verplicht/ gewenst
1. Zijn de processen binnen de gemeente dusdanig vormgegeven
V
Gerelateerde
Norm
antwoorden
wettelijke norm Wet: Art. 16
dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden t o t in het
Toegestane
Proces-
Ja
toetsing
kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt? 2. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om
V
W e t : Art. 10,14a
ervoor te zorgen dat alle verleende bouwvergunningen die
Proces-
Ja,
toetsing
Nee maar
Proces-
Ja,
toetsing
Nee maar
Proces-
Ja,
toetsing
Nee maar
Proces-
Ja,
toetsing
Nee maar
Ja
relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden t o t opname van de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie gebouwen? 3. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om
V
W e t : Art. 10, 14a
ervoor te zorgen dat het intrekken van bouwvergunningen die
Ja
relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leidt tot verwerking van deze intrekking bij de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen? 4. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om
W e t : Art. 10, 14a
ervoor te zorgen dat het signaal dat is aangevangen met
Ja
bouwwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen? 5. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat bouwwerkzaamheden die
W e t : Art. 10,14a
Ja
relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen zijn afgerond, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie gebouwen?
\^or identificatie^elnden.
6. Is bij panden die op enig moment in de laatste drie jaar de
V
Regeling: catalogus
status "pand in gebruik (niet ingemeten)" hebben gekregen,
Proces-
Ja,
toetsing
Nee maar
Proces-
Ja
Nee
Over dit specifieke aspect is niets opgenomen in de Gebeurtenisomschrijvingen Werkprocessen BAG.
gecontroleerd of het (definitieve) bouwjaar bij ingebruikname afwijkt van het eerder opgenomen (voorlopige) bouwjaar en is dat voorlopige bouwjaar in dat geval bijgewerkt naar het definitieve bouwjaar? 7. Is bij wijzigingen aan een pand (zoals een aanbouw van een
V
Regeling: catalogus
Nee
toetsing
serre), het "bouwjaar" het bouwjaar gebleven waarin het pand
Over dit specifieke aspect is niets opgenomen in de Gebeurtenisomschrijvingen Werkprocessen BAG.
oorspronkelijk als zodanig is opgeleverd? 8. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om
V
W e t : Art. 10,14a
ervoor te zorgen dat alle verleende sloopvergunningen die
Ja
Proces-
Ja,
toetsing
Nee maar
Proces-
Ja,
toetsing
Nee maar
Proces-
Ja, Nee maar
Ja
toetsing
Proces-
Ja,
Nee
toetsing
Nee maar
Proces-
Ja
toetsing
Ja, Nee maar
Proces-
Ja,
Nee
toetsing
Nee maar
relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot wijziging van over de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen bijgehouden statusgegevens? 9. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om
W e t : Art. 10, 14a
ervoor te zorgen dat het signaal dat sloopwerkzaamheden die
Ja
relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen zijn afgerond, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie gebouwen? 10. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om
V
Wet: Art. 6a, 10 en 39
ervoor te zorgen dat een terugmelding over een object dat ten onrechte niet in de basisregistraties adressen en gebouwen is opgenomen, binnen twee werkdagen na ontvangst van de melding alsnog leidt tot de opname als geconstateerd object in de basisregistratie adressen en gebouwen (tenzij binnen deze periode wordt vastgesteld dat voor het ontstaan van dit object geen regulier brondocument vereist is)? 11. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen o m
V
Wet: Art. 40
ervoor te zorgen dat de resultaten van het onderzoek naar
Over dit specifieke aspect is niets opgenomen in de Gebeurtenisomschrijvingen Werkprocessen BAG.
aanleiding van een terugmelding ook worden gemeld aan degene die de terugmelding heeft gedaan? 12. Hebben burgemeester en wethouders bij de administratieve
V (met document) Regeling: Art. 2
inrichting van de registers en registraties de processen op een zorgvuldige, transparante en consistente wijze vormgegeven? 13. Beschikt de gemeente over een regeling waarin de in het kader van de Wet Basisregistraties Adressen en Gebouwen aan burgemeester en wethouders opgedragen taken zijn
V (met document)
Wet: Art. 2, 9,10,11, 14, 14a, 15, 31, 32, 37, 39, 40 en 41
De mandatering van het college van burgemeester en wethouders naar de ambtelijke organisatie is gemandateerd en aan ons overlegd tijdens de inspectiedag. De mandatering
gemandateerd aan één of meerdere medewerkers, indien deze
van gemeenteraad naar het college van burgemeester en
taken niet door burgemeester en wethouders zelf worden
wethouders conform Artikel 6 Wet BAG kon ons niet
uitgevoerd?
aangeleverd worden op de inspectiedag.
14. Als burgemeester en wethouders gebruik hebben gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast
V (met document) Regeling: Art. 2 i.c.m. Wet: Art 8
Proces-
Ja,
toetsing
Nee maar
Nee
Zie verificatiepunt 13.
met de vaststelling van de geometrie, zoals bedoeld in Art. 8 van de wet Basisregistraties Adressen en Gebouwen, beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt?
Voo • identificatie
Inden.
15. Hebben burgemeester en wethouders gebruik gemaakt van de V (met document) Regeling: Art. 2 i.c.m. mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met het Wet: Art 10 opstellen van een proces-verbaal van constatering zoals bedoeld in Art. 10, eerste lid, onder b van de Wet Basisregistraties Adressen en Gebouwen, en zo ja beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt?
Procestoetsing
Ja, Nee maar
Nee
Zie verificatiepunt 13.
16. Hebben burgemeester en wethouders gebruik gemaakt van de V (met document) Regeling: Art. 2 i.c.m. mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met het Besluit: Art. 7 en 8 opstellen van schriftelijke verklaringen strekkende tot het signaleren van wijzigingen in de feitelijke situatie die van invloed zijn op de adressen- of de gebouwenregistratie en die niet in een ander krachtens de Wet Basisregistraties Adressen en Gebouwen aangewezen brondocument zijn opgenomen, en zo ja beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt?
Procestoetsing
Ja, Nee maar
Nee
Zie verificatiepunt 13.
17. Zijn bij de opdrachtverlening voor het laten inmeten van de geometrie van panden eisen gesteld aan de kwaliteit van de op te leveren geometrie, die minimaal overeenkomen met de eisen die in de catalogus zijn opgenomen omtrent de geometrie van panden?
Regeling: catalogus
Procestoetsing
Ja, Nee maar
Nee
In de opdrachtverlening aan de externe partij inzake de geometrie zijn de kwaliteitseisen niet specifiek benoemd.
18. Heeft de gemeente maatregelen genomen om de kwaliteit van de in de basisregistratie gebouwen opgenomen oppervlakte van verblijfsobjecten, te verbeteren indien gebruik is gemaakt van conversiefactoren voor niet-woningen?
Regeling: catalogus
Procestoetsing
Ja, Nee maar
Nee
Is niet zichtbaar te verifiëren en er is geen plan van aanpak hieromtrent waaruit dit blijkt.
Procestoetsing
Ja, Nee maar
Nee
Er is geen kwaliteitssysteem aanwezig bij de gemeente inzake de BAG.
G (met document) Gebaseerd op regeling: 19. Is de kwaliteitsbeheersing en -verantwoording inzake de Basisregistraties Adressen en Gebouwen in het bestaande Art. 2 kwaliteitssysteem van de organisatie ingebed of is er sprake van een specifiek regiem van kwaliteitsbeheersing en -verantwoording voor deze basisregistraties?
y/r,r^r identificatiedoeleinden.
Verificatiepunten controle werking processen
Verplicht/ gewenst
1. Worden de processen binnen de gemeente in de praktijk
V
Gerelateerde
Norm
antwoorden
wettelijke norm Wet: Art. 16
dusdanig uitgevoerd dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen
Toegestane
Proces-
Ja
Nee
toetsing
Uit de steekproef blijkt een aantal tekortkomingen die boven de hiervoor geldende normen uitkomen.
die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt? 2. Kan een verantwoordelijke voor de processturing op het
Regeling: Art. 2
aanleveren van gegevens die relevant zijn voor de
Proces-
Ja,
Ja
toetsing
Nee maar
Proces-
Ja
Ja
Ja
bijhoudingsprocessen rondom de basisregistraties adressen en gebouwen aangeven op welke wijze dit aanleveringsproces daadwerkelijk wordt uitgevoerd? 3. Kan een verantwoordelijke voor de processturing op het
Regeling: Art. 2
aanleveren van gegevens die relevant zijn voor de
toetsing
bijhoudingsprocessen rondom de basisregistraties adressen en gebouwen de relevante procesbeschrijvingen overleggen? Regeling: Art. 2
4. Kan een medewerker die belast is met het doorvoeren van mutaties, het in ontvangst nemen van meldingen of het
Proces-
Ja,
toetsing
Nee maar
Proces-
Ja
verwerken van terugmeldingen en correctieverzoeken aangeven op welke wijze dit verwerkingsproces daadwerkelijk wordt uitgevoerd? 5. Kan een medewerker die belast is met het doorvoeren van
Regeling: Art. 2
mutaties, het in ontvangst nemen van meldingen of het
Ja
toetsing
verwerken van terugmeldingen en correctieverzoeken de relevante procesbeschrijvingen overleggen? Verificatiepunten BAG conforme applicatie
Verplicht/ gewenst
1. Voldoet de door de gemeente gebruikte versie van de
V
Gerelateerde
Toegesta
wettelijke norm
antwoo
W e t : Art. 31
100%
Ja
applicatie aan de specificatie van de berichten ten behoeve van elektronisch berichtenverkeer zoals deze in de Regeling BAG is opgenomen?
Voor ide
iedoeleinden.
Verificatiepunten continuïteit systeem (uitwijk)
Verplicht/ gewenst
Gerelateerde
Toegestane
wettelijke norm
antwoorden
1. Heeft de gemeente een uitwijkconfiguratie beschikbaar voor de V (met document) Wet: Art. 14; Regeling:
Proces-
Ja,
basisregistraties adressen en gebouwen?
Art. 3
toetsing
Nee maar
2. Beschikt de gemeente over een actueel uitwijkdraaiboek
Gebaseerd op Wet: Art.
Proces-
Ja,
waarin alle taken, verantwoordelijkheden en acties zijn
14
toetsing
Nee maar
Ja
Nee
De gemeente beschikt over een uitwijkdraaiboek waarin de technische aspecten rondom een calamiteit zijn verwerkt. Hier staan echter geen taken, verantwoordelijkheden en
vastgelegd?
acties in benoemd. Ja
toetsing
Ja, Nee maar
Proces-
Ja,
Nee
toetsing
Nee maar
3. Is het draaiboek altijd beschikbaar, ook indien de reguliere
Gebaseerd op Wet: Art.
Proces-
locatie niet bereikbaar is?
14
4. Wordt de uitwijkconfiguratie tenminste eenmaal per twaalf
G (met document) Gebaseerd op Wet Art. 14 en Regeling: Art. 3
maanden getest op actualiteit en juiste werking?
De gemeente heeft aangegeven geen uitwijk op het BAGsysteem te kunnen testen, omdat er niet afdoende apparatuur op de uitwijklocatie staat om dit te kunnen verwezenlijken. Tevens heeft zulke uitwijk t o t op heden ook nog niet plaatsgevonden.
5. Zijn er zodanige voorzieningen getroffen dat de meest
Gebaseerd op Wet Art.
Proces-
Ja,
noodzakelijke activiteiten in het kader van het beheer en het
14 en Regeling: Art. 3
toetsing
Nee maar
Ja
gebruik van de BAG, binnen vier weken op een andere locatie kan plaatsvinden indien de reguliere locatie als gevolg van een calamiteit niet kan worden gebruikt?
Verificatiepunten continuïteit systeem (back-up en herstel)
Verplicht/ gewenst
1. Wordt van de in de adressen- en gebouwenregistratie
V
Gerelateerde
Norm
wettelijke norm
Toegestane antwoorden
Wet: Art. 14; Regeling:
Proces-
opgenomen gegevens iedere werkdag een back-up gemaakt?
Art. 3
toetsing
2. Worden de bronnen die sinds de laatste back-up gebruikt zijn
Wet: Art. 14a
Proces-
Ja
Nee
applicatie. Ja
Nee
toetsing
voor de mutaties in de basisregistraties adressen en gebouwen
Er is geen sprake van een specifieke back-up van de BAG-
Er is geen sprake van een overzicht waarin de mutaties sinds de laatste backup zijn doorgevoerd.
zodanig bewaard dat door het opnieuw invoeren of inlezen van de mutaties aansluiting wordt gevonden met de datum en het tijdstip van de laatste back-up? 3. Vindt er nadat de gegevens naar het back-up medium zijn
Gebaseerd op Wet Art.
Proces-
Ja,
gekopieerd altijd een handmatige of geautomatiseerde toets
14 en Regeling: Art. 3
toetsing
Nee maar
Nee
Er vindt na iedere backup een geautomatiseerde toets op correctheid van de back-ups plaats. Dit kon ons op de
plaats dat het kopieerproces correct is verlopen en of de gegevens
inspectiedag echter niet aangetoond worden.
kunnen worden terug gelezen? 4. Vindt de opslag van back-up media plaats in een andere ruimte
Gebaseerd op Wet Art.
Proces-
Ja,
dan die waarin de gegevens van de basisregistraties adressen en
14 en Regeling: Art. 3
toetsing
Nee maar
Proces-
Ja,
toetsing
Nee maar
Ja
gebouwen zich fysiek bevinden? 5. Wordt de reconstructie en het herstellen van de BAG tenminste G (met document) Gebaseerd op Wet Art. eenmaal per twaalf maanden getest?
14 en Regeling: Art. 3
Nee
Er is geen sprake van een plan omtrent de reconstructie en het herstellen van de BAG waaruit blijkt dat dit minimaal eenmaal per 12 maanden wordt uitgevoerd.
'^ij^ldentlflcatiedoelelnden.
Voo^^Wöpfificatledoelelnden.
