Aan de Staatssecretaris van Economische Zaken Mevrouw ir. C.E.G. van Gennip MBA Postbus 20101 2500 EC Den Haag
Datum
Uw kenmerk
10-6-2004
Ons kenmerk
Bijlage(n)
RL/PS/2004/138
1
Onderwerp
Advies ICT-beleid vermindering administratieve lasten Geachte mevrouw Van Gennip, Het kabinet heeft zich ten doel gesteld om vóór 2007 de administratieve lasten voor het bedrijfsleven te verminderen met 25% netto ten opzichte van het referentiejaar 2002. Om verschillende redenen zal hierbij de inzet van ICT een belangrijke rol moeten spelen. Het College constateert dat met de departementale reductieplannen die nu zijn gepubliceerd in 2007 circa 18% bruto aan administratieve lastenverlichting wordt gerealiseerd. Dit betekent dat nog een flinke inspanning zal moeten worden geleverd om de kabinetsdoelstelling te realiseren. Bovendien is gebleken dat bijna de helft van de administratieve lasten in Nederland zijn oorsprong vindt in Brussel. Dit bemoeilijkt de realisatie van de kabinetsdoelstelling. Een aanpak van Europese wet- en regelgeving blijft noodzakelijk maar vergt tevens veel tijd. Het College is daarom van mening dat juist in de uitvoering van wet- en regelgeving (bijvoorbeeld door inzet van ICT) gezocht dient te worden naar mogelijkheden voor lastenverlichting. Op 23 februari 2004 heeft de minister van EZ de rijksbrede ICT-agenda naar de Tweede Kamer gestuurd met daarin een beschrijving van de wijze waarop de overheid met behulp van ICT een bijdrage zal leveren aan het reduceren van de administratieve lasten voor het bedrijfsleven. Op 25 mei 2004 heeft u de voortgangsrapportage over het programma ICT en Administratieve Lasten (ICTAL) naar de Tweede Kamer gestuurd. Over de conceptversies van deze rapportages heeft vooroverleg met Actal plaatsgevonden, onder andere met DG Frequin over de ICT-agenda. De genoemde documentatie en de contacten met ministerie van EZ hebben het College er nog niet van overtuigd dat het vernieuwde ICT-beleid maximaal zal bijdragen aan de kabinetsdoelstelling om de administratieve lasten voor bedrijfsleven met 25% te reduceren. Het parlement zal binnenkort door de minister van BVK schriftelijk worden geïnformeerd over het onderdeel ‘de Elektronische Overheid’ binnen het programma ‘Andere Overheid’. Gezien de dwarsverbanden met de departementale plannen om de administratieve lasten voor het bedrijfsleven te reduceren acht het College het van belang om ook te reageren op het ICT-beleid zoals dat in het programma ‘Andere Overheid’ tot uiting komt.
Deze brief betreft een verdere uitwerking van het Actal-advies van 19 mei 2004 op het kabinetsplan ‘Meer ruimte voor ondernemers door minder lasten’. In de bijlage bij deze brief is een advies opgenomen over die aspecten van het ICT-beleid van de overheid waar het College een andere aanpak voorstaat, namelijk regievoering, wettelijke verplichtingen, eenmalige gegevensverstrekking, ketenherinrichting, kwantificering/planning, en financieringsproblematiek. Hoogachtend,
R.L.O. Linschoten, Collegevoorzitter
ADVIES OP ICT-OVERHEIDSBELEID OM ADMINISTRATIEVE LASTEN TE REDUCEREN Op de volgende aspecten van het ICT-beleid van de overheid adviseert het College als volgt: 1. Regie Het College constateert dat de voortgang van ICT-projecten om administratieve lasten te reduceren tot voor kort tegenvalt. Hetzelfde geldt voor de toepassing van standaarden daarbij en de uitrol van ontwikkelde ICT-oplossingen. Dit betreft zowel de ontwikkeling van de infrastuctuur zelf als het gebruik van de infrastructuur en niet alleen bij de rijksoverheid, maar ook bij de andere overheden. Het College signaleert steeds meer overleg binnen de overheid op het terrein van ICT en ziet in beperkte mate ook onderlinge afstemming. De extra afstemming is echter gerealiseerd in de vorm van enkele nieuwe overlegorganen op het terrein van ICT en van administratieve lasten naast de diverse bestaande gremia op dit terrein. Meer structuur lijkt wenselijk. Het College betwijfelt daarnaast ten zeerste of extra overleg en afstemming voldoende is om daadwerkelijk alle overheidsorganisaties op één te lijn te krijgen. Daarvoor is centrale regie nodig. Overleg en afstemming is op zich mooi, maar bij tegengestelde belangen onvoldoende. Met een sterke regie kan het algemeen belang boven deelbelangen gesteld worden. Deze regie ontbreekt in belangrijke mate. Belangrijke punten waarop de regie zich in ieder geval zou moeten richten, zijn de volgende: a. Elektronische identificatie. Oop uiteenlopende plaatsen wordt aan systemen voor elektronische identificatie gewerkt, waarbij afhankelijk van het beveiligings-niveau een lichtere of zwaardere sleutel ontwikkeld wordt. Het belang van één enkele set elektronische sleutels ter identificatie in de gegevensuitwisseling tussen overheid en bedrijfsleven wordt door de overheid onderkend, maar om dit daadwerkelijk te realiseren is krachtig ingrijpen noodzakelijk. b. Randvoorwaarden. Bepaalde ICT-projecten fungeren als noodzakelijke voorwaarde voor de werking van andere ICT-oplossingen. Zo steunen veel ICT-toepassingen op bijvoorbeeld het Basisbedrijvenregister (BBR), de overheidstoegangsvoorziening (OTV) en het burgerservicenummer (BSN) en/of Bedrijfsservicenummer (BN). c. Voortgang. De ontwikkeling van de Overheidstransactiepoort (OTP) is onlangs in een stroomversnelling gekomen, maar andere projecten van het ICTAL-programma blijven daarbij achter. Net zoals nu overheidsbreed gezocht wordt naar informatiestromen, waar de OTP ingezet kan worden, zou de brede toepassing van de andere ICTAL-instrumenten nu al voorbereid kunnen worden. Het College adviseert om de ontwikkeling van projecten als het BBR en Bedrijvenloket op dezelfde manier te versnellen, zodat ook deze instrumenten een brede toepassing kennen ruim vóór 2007 en daarmee zullen bijdragen aan het behalen van de reductiedoelstelling. d. Uitrol van ICT-applicaties. Met name bij mede-overheden constateert het College dat ICT-applicaties, die met succes op één plaats draaien, nauwelijks worden opgepakt door andere overheidsorganisaties. Ook hier is een krachtige regie onmisbaar om gemeenten, provincies en andere mede-overheden te laten profiteren van elkaars inspanningen en de randvoorwaarden daarvoor te scheppen. Het College adviseert om binnen de overheid op ICT-terrein organisatorische aanpassingen door te voeren zodat op één enkel punt knopen kunnen worden doorgehakt. Het College adviseert verder om te waarborgen dat bovengenoemde ICT-instrumenten tijdig beschikbaar komen en dat de kwaliteit niet te lijden heeft onder de tijdsdruk. Waar nog geen deadlines zijn vastgesteld zou dit alsnog moeten gebeuren.
2. Wettelijke verplichtingen infrastructuur Uit de recente Kamerstukken blijkt dat EZ en BVK/BZK de mogelijkheid van dwang openhouden met betrekking tot het realiseren van ICT-oplossingen om de administratieve lasten te reduceren, maar eerst andere wegen zoeken. Het is echter de vraag of dit niet al te lang duurt en daarom tot kostbaar tijdverlies zal leiden. Het uitgangspunt bij de rijksoverheid is momenteel dat bij het gebruik van ICT-infrastructuur departementen de vastgestelde standaarden zullen volgen, tenzij zij goede argumenten hebben om dit niet te doen. Het College wijst erop dat het implementeren van standaarden altijd weerstand zal oproepen en dat tegenargumenten altijd voorhanden zullen zijn. Derhalve adviseert het College om - naast het overtuigen en het zoeken naar gemeenschappelijke belangen - ook wetgevingsprocessen voor wettelijke verplichtingen alvast in gang te zetten en de invoering daarvan te laten afhangen van de resultaten uit het overleg met derden over samenwerking, acceptatie van standaarden e.d.. Dit betekent natuurlijk niet dat bij het ontwikkelen van standaarden geen rekening zou moeten worden gehouden met het toekomstige brede gebruik daarvan. Eventuele wettelijke verplichtingen dienen niet alleen aan overheidsorganisaties maar ook aan het bedrijfsleven opgelegd worden, zoals ook de elektronische versie van belastingaangifte voor bedrijven verplicht wordt. 3. Eenmalige gegevensverstrekking (EGV) In haar externe communicatie verstaat de rijksoverheid onder EGV alleen de informatieverstrekking aan basisregisters, terwijl andere partijen een algemeen principe bedoelen, dat op alle informatiestromen naar overheid betrekking moet hebben. Het College is voorstander van EGV voor alle informatiestromen, maar acht dit doel niet op korte termijn realiseerbaar. Door middel van een gefaseerde aanpak is dit doel op lange termijn wel haalbaar. Het College adviseert allereerst om helder te communiceren over de reikwijdte van het concept EGV. Bovendien adviseert het College om naast de 6 authentieke basisregistraties zo veel mogelijk basisregisters aan te wijzen. Want bij verplicht gebruik daarvan zullen de administratieve lasten sterk dalen. Naast de bekende voorbeelden (polisadministratie, kentekenregister RDW, etc.) moet gedacht worden aan basisregisters op het terrein van gevaarlijke stoffen, schepen, percelen, etc. Daarnaast adviseert het College om bij EGV ook aan andere vormen te denken, bijvoorbeeld aan de verplichting voor alle individuele overheidsorganisaties hun interne organisatie zodanig in te richten, dat gegevens nooit dubbel worden uitgevraagd. In bepaalde gevallen zou een uitvoeringsorganisatie of toezichthouder zelfs als primaire bron kunnen optreden voor de rest van de overheid. Het College adviseert om dit soort mogelijkheden te onderzoeken en door middel van een meerjarenplanning de stapsgewijze aanpak invulling te geven. 4. Ketenherinrichting In september 2001 werd op een invitational conference afgesproken tussen overheid en bedrijfsleven om de mogelijkheden van ketenomkering en -herinrichting te onderzoeken. De resultaten van dat onderzoek komen nu beschikbaar. De meest recente rapportage wijst op een brede aanpak, die heeft geresulteerd in een abstract analysemodel, waarin alle mogelijkheden om administratieve lasten te reduceren worden behandeld. De aandacht voor mogelijke verschuivingen in de taken en verantwoordelijkheden bij gegevensaanlevering blijft daarentegen onderbelicht.
Het College adviseert om niet langer te wachten, maar op korte termijn een besluit te nemen over een praktijkproef om de overheid basisgegevens bij bedrijven te laten ophalen en daar zelf de benodigde berichten uit op te bouwen en bewerkingen op los laten (Idea-concept). Met de praktijkproef kunnen meteen de kosten en baten van dit concept goed in beeld worden gebracht. 5. Kwantificering en planning Het College constateert dat er meer aandacht komt bij de departementen voor kwantificering van de mogelijke winst van ICT-oplossingen naast de kosten daarvan. Echter, dit is zeker niet het geval voor alle ICT-projecten, die direct of indirect invloed hebben op de administratieve lasten. Daarom adviseert het College om de gevolgen van ICT voor de administratieve lasten consequent voor alle relevante ICT-projecten te kwantificeren. Hierbij dient onderscheid gemaakt te worden tussen kosten/baten voor overheid en die voor het bedrijfsleven. Ook het onderscheid tussen eenmalige en structurele kosten/baten is relevant bij deze kwantificering. Bij planningen van deze ICT-projecten doet zich een soortgelijke situatie voor. Voor het jaar 2004 (en soms ook 2005) is duidelijk wat er staat te gebeuren, maar een concrete planning tot en met 2007 ontbreekt in veel gevallen. Het College vindt een concrete planning met deelstappen onmisbaar om een goed oordeel te kunnen geven over het ICT-beleid en te kunnen sturen op voortgang. Het College adviseert daarom om voor alle relevante projecten een planning tot de einddatum op te stellen. Het College realiseert zich dat het toekomstig gebruik van ICT-infrastructuur veel onzekerheden met zich mee brengt en adviseert bij de kwantificeringen daarom met scenario’s te werken. Dit is in de praktijk de beste oplossing gebleken als bij voorgenomen wet- en regelgeving zich soortgelijke onzekerheden voordoen. Ook de onzekerheden rond de voortgang van de projecten en onderlinge afhankelijkheden maken een realistische lange termijn planning lastig. Het College adviseert daarom om in bovengenoemde planningen de nodige speling in te bouwen en met name het kritieke pad duidelijk aan te geven. Door de onzekerheden te benoemen worden onrealistische verwachtingen voorkomen. 6. Financiering ICT-projecten Voor de ontwikkeling van de ICTAL-instrumenten is de financiering gerealiseerd door middel van een post op de begroting van EZ. Aan de financiering van het beheer van deze instrumenten wordt gewerkt. Binnen het programma Andere Overheid is echter een beperkt budget gereserveerd voor ICT-projecten. Het College betwijfelt of dit afdoende is om alle ambities te realiseren. Bij specifieke ICT-projecten van individuele overheidsorganisaties moet een oplossing gevonden worden voor het probleem dat de baten van ICT-oplossingen zich soms ergens anders voordoen dan de kosten: soms bij andere overheidsorganisaties, maar soms ook bij het bedrijfsleven. Maar zelfs als de baten zich bij dezelfde organisatie zich voordoen als de kosten, blijken de hoge initiële investeringskosten in bepaalde gevallen een reden om af te zien van het project. De elektronische infrastructuur van de algemene informatievoorziening is echter van groot belang voor de Nederlandse economie. Het College adviseert een structurele oplossing voor bovengenoemde problematiek te zoeken, bijvoorbeeld door een (beperkt) beroep te doen op de ICES-fondsen, waarmee grote (fysieke) infrastructurele projecten worden gefinancierd.
