Aan de leden Vereniging Beheer Dordtse Kil III Alsmede overige ondernemers als huurder gevestigd op Kil III Dordrecht, 08 mei 2013 Onderwerp
: uitnodiging algemene ledenvergadering
Geachte heer, mevrouw, Hierbij nodigen wij u uit voor de jaarlijkse ledenvergadering van de “Vereniging Beheer Dordtse Kil III, welke zal worden gehouden op donderdag 23 mei a.s. in het “Van der Valk Hotel Dordrecht” op bedrijvenlocatie Amstelwijck Oost, aanvangstijd 18.00 uur. (voorafgaande aan de vergadering zal er gelegenheid zijn om gebruik te maken van het dan klaarstaande buffet ). Bijgaand treft u de vergaderstukken aan, bestaande uit : o de agenda voor deze bijeenkomst; o een antwoordbericht voor het bijwonen van de ledenvergadering; o de notulen van de op 24-05-2012 gehouden ledenvergadering; o tekst mbt prolongatie machtiging bestuur v/h voeren van juridische & incasso procedures; Separaat volgt nog: o het accountantsrapport / jaarrekening 2012 van Verstegen Accountants; o brief Verstegen Accountants inzake voorstel controle boekjaar 2013; Het wordt op prijs gesteld als alle ondernemers gevestigd op Kil III, dus zowel leden [eigenaren] van de vereniging als huurders bij de vergadering aanwezig zijn, dan wel zich laten vertegenwoordigen. Daar het mogelijk zou kunnen zijn dat er een stemming zal plaatsvinden, adviseren wij – indien u bent verhinderd op 23 mei 2013 – een collega lid dan wel het bestuur te machtigen namens u te stemmen. Deze machtiging dient voor aanvang van de vergadering aan het bestuur schriftelijk te zijn overlegd (een eventuele stemming zal geschieden op basis van de verenigingsstatuten zoals goedgekeurd in de ledenvergadering van 10 februari 2005). Zoals aangekondigd is er tussen 17.00 – 18.00 uur weer gelegenheid om de inwendige mens enigszins te versterken. In verband met de organisatie hiervan verzoeken wij u zich voor of uiterlijk op dinsdag 21 mei 2013 aan te melden c.q. af te melden door middel van het speciaal bijgevoegd ‘antwoordbericht’. Hoogachtend, Vereniging Beheer Dordtse Kil III Namens het bestuur H.Wiekart (Bestuurslid/Waarnemend Voorzitter)
AGENDA ALGEMENE LEDENVERGADERING VERENIGING BEHEER DORDTSE KIL III
Datum Locatie Inloop Buffet
: 23 mei 2013 : Van der Valk Hotel Dordrecht, Bedrijvenlocatie Amstelwijck Oost te Dordrecht : vanaf 16.30 uur : tussen 17.00 en 18.00 uur
Aanvang Vergadering
: 18.00 uur
1.
Opening Door de waarnemend bestuursvoorzitter de heer H. Wiekart; Benoeming notulist.
2.
Presentatie/Demonstratie a. SERIS Security [ v/h ANVD ] b. Camera-systeem Dordtse Kil III
[na afloop van de vergadering]
3.
Vaststelling Agenda & Bestuursmededelingen en/of toelichting
4.
Verslag vorige vergadering Algemene Ledenvergadering 24-05-2012
5.
Ingekomen stukken & inbreng vanuit de leden Alleen schriftelijk ingediende vragen zullen tijdens de vergadering direct beantwoord worden en deze dienen uiterlijk 7 dagen voor aanvang van de aangekondigde ledenvergadering ingediend te zijn bij het bestuur. Op vragen die tijdens de vergadering gesteld worden en waarop het bestuur zich niet heeft kunnen voorbereiden, zal naderhand schriftelijk gereageerd worden.
6.
Prolongatie machtiging van de ledenvergadering aan het bestuur Voor het voeren van juridische zaken & incasso procedures (zie bijlage)
Zie vervolgblad
Vervolgblad 1: Agenda Ledenvergadering 23 mei 2013
6.
Bestuursverkiezing & -samenstelling
*) toelichting tijdens ledenvergadering
(Tussentijds) aftredend en niet herkiesbaar : Mevrouw H. Wagenaar Mevrouw M. Meesters De heer K. Hensen Aftredend en herkiesbaar : De heer H. Wiekart Voordracht benoeming nieuw bestuurslid: Het bestuur stelt voor - ter aanvulling van het huidige bestuur als bestuursleden te benoemen : De heer M. HOOREMAN [directeur van Visser & van Walsum B.V.] De heer V. LANSBERGEN [directeur van de MAKRO vestiging Dordrecht] De heer M. den HEETEN [Controller bij Rob Heijkoop Trading B.V.] Tegencandidaten dienen uiterlijk 21 mei 2013 schriftelijk zijn te zijn ingediend bij het bestuur. 7.
Goedkeuring jaarrekening 2012 Accountantsrapport / verklaring / advies en goedkeuring controle boekjaar 2012
8.
Samenwerking met de SBBD Stichting Beveiliging Bedrijventerreinen Dordrecht
R.A. Heijkoop
Keurmerk Veilig Ondernemen Bedrijventerreinen (KVO-B)
D.v.Chastelet
9.
H.Wiekart
10. Verslag Parkmanager
A.v.d.Berg
11. Verslag Beveiligingscommissie
R.A. Heijkoop
12. Verslag Public Relations Commissie
H.Wagenaar
14. Rondvraag 15. Vaststelling e.v. ledenvergadering [voorstel: 22 mei 2013] & lokatie 16. Sluiting van de vergadering.
Na de ALV zal er een presentatie en demonstratie worden gegeven van het camerasysteem welk inmiddels op bedrijventerrein Kil III operationeel is.
ANTWOORDBERICHT KIL-III LEDENVERGADERING
DONDERDAG 23 MEI 2013
Ja, wij zijn aanwezig op de ledenvergadering van donderdag 23 mei 2013 Naam 1 ______________________naam 2________________________ en zullen
wel / geen gebruik maken van de catering/buffet gelegenheid van 17.00 – 18.00 uur. aantal personen: _______________
Nee, wij zijn niet aanwezig op de ledenvergadering van donderdag 23 mei 2013
Naam Bedrijf: Naam Contactpersoon: Telefoonnummer:
Handtekening:
VOOR OF UITERLIJK OP 21-05-2013 RETOURNEREN AAN:
Vereniging Beheer Dordtse Kil-III Postbus 259 3300 AG Dordrecht of via : e-mail adres van de parkmanager :
[email protected] of via : e-mail adres van de vereniging :
[email protected] of via : faxnummer : 078-6182966
