TANULMÁNY Veresegyház Város Önkormányzatának ÁROP-3.A.1/A-2008-0003 számú pályázatban vállalt intézkedéseinek felülvizsgálatáról
1. számú fejlesztési részterület 2014. március 28.
Dokuemtum verziószám: 3.0
Tartalomjegyzék 1.
Vezetői összefoglaló .................................................................................................................................................. 3
2.
Bevezető .................................................................................................................................................................... 5
2.1.
A project célkitűzései ............................................................................................................................................. 5
2.2.
Módszertan............................................................................................................................................................ 6
2.3.
2013. január 1-jét követő változások..................................................................................................................... 6
3. 3.1. 3.1.1.
A felülvizsgált ÁROP pályázat tartalmi áttekintése ................................................................................................... 8 A részfeladat bemutatása ...................................................................................................................................... 8 A Szervezetfejlesztési tanulmányban foglalt részfeladatok bemutatása .......................................................... 8
3.1.2. Képzés megvalósítása kommunikációs, együttműködés és asszertivitás-konszenzus tréning keretében a partneri viszonyban álló külső és belső érintettek részére............................................................................................... 10 3.1.3. 3.2.
Informatikai fejlesztés ..................................................................................................................................... 11 Az ÁROP pályázatban vállalt feladatok elemzése ................................................................................................ 11
3.2.1.
A szervezetfejlesztési tanulmányban vállalt feladatok megvalósulása ........................................................... 11
3.2.2.
A képzések és informatikai fejlesztések megvalósulása.................................................................................. 20
4.
Általános felülvizsgálatok és tapasztalatok ............................................................................................................. 22
4.1.
A szervezetfejlesztési tanulmányhoz kapcsolódóan............................................................................................ 22
4.2.
Az informatikai fejlesztésekhez és képzésekhez kapcsolódóan .......................................................................... 22
5. 5.1.
Mellékletek.............................................................................................................................................................. 24 Az önkormányzat által vállalt fejlesztési célkitűzések ......................................................................................... 24
5.2. A Polgármesteri Hivatal szervezeti felépítésének átalakítására tett javaslatok “Veresegyház Város Polgármesteri Hivatalának szervezeti átalakítása és racionalizálása” elnevezésű tanullmányban (2009. február) ......... 25 5.3. A Polgármesteri Hivatal szervezeti felépítése a Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzata alapján (hatályos: 2013. április 18-tól) ............................................................................................................................. 26 5.4.
” Együttműködést segítő kommunikáció” 2009. április oktatási segédanyag tartalomjegyzéke ........................ 27
5.5.
“Vezetői szervezetfejlesztési ismeretek” 2009. április oktatási segédanyag tartalomjegyzéke ......................... 28
5.6.
Tanulmány által javasolt akcióterv megvalósulásának beszámolója ................................................................... 29
5.7.
Ügyiratkezelő szoftver tanúsítványa.................................................................................................................... 33
5.8.
Feldolgozott dokumentumok, szabályzatok ........................................................................................................ 34
5.9.
Interjú alanyok listája .......................................................................................................................................... 34
5.10.
2
Interjúk kérdései ............................................................................................................................................. 34
1. Vezetői összefoglaló Veresegyház Város Önkormányzata sikeresen indult az Államreform Operatív Program keretében megvalósuló ÁROP3.A.2-2013 számú „Szervezetfejlesztés a Közép-magyarországi régióban levő önkormányzatok számára” című egyfordulós pályázaton. A Szakmai koncepció külön részterületben foglalkozik az előző szervezetfejlesztési pályázatban vállalt intézkedések felülvizsgálatával. Jelen tanulmány Veresegyház Város Önkormányzatánál a Polgármesteri Hivatalok szervezetfejlesztése Államreform Operatív Program ÁROP-3.A.1/A-2008-0003 számú pályázat keretében megvalósult szervezetfejlesztési munka eredményeit bemutató szervezetfejlesztési tanulmányban foglaltak megvalósításának felülvizsgálatára terjedt ki. Megvizsgáltuk továbbá a megvalósult képzések jelenlegi hatását, az informatikai fejlesztések alkalmazási gyakorlatát. A tanulmányban a három fejlesztési területet ennek megfelelően külön-külön mutattuk be. Az ÁROP pályázatban Veresegyház Város Önkormányzata célja egy új szervezési-működési struktúra kialakítása volt a Polgármesteri Hivatalban és az intézményekben az eredményesebb és hatékonyabb működés érdekében. Ennek fontos területei a stratégiai menedzsment, az eredményességi szemlélet, a jó gazda hozzáállás szemlélet és a költséghatékonyság figyelembe vétele. A projekt lefolytatása alatt kiemelkedő hangsúlyt fektettek egyrészt a Polgármesteri Hivatal alkalmazottainak képzésére, másrészt informatikai beruházásokra. A fejlesztés célcsoportjai voltak a Polgármesteri Hivatal dolgozói mellett a kapcsolódó Intézmények munkatársai is. A legfontosabb törekvés a Polgármesteri Hivatalban elsősorban a stratégiai menedzsment, az eredményességi szemlélet és a költséghatékonyság megerősítése, új, szervezetműködési kultúra kialakítása. A program megvalósítása öt részre tagolódott: 1. 2. 3.
4.
5.
3
Felmérés, a konkrét problémák és fejlesztési stratégiák kidolgozása a hivatali döntéshozókkal és a kulcsterületek vezetőivel történő interjú és egyeztetés-sorozat keretében. Képzés megvalósítása kommunikációs, együttműködés és asszertivitás-konszenzus tréning keretében a partneri viszonyban álló külső és belső érintettek részére. Tanulmány készült a polgármesteri hivatal szervezett fejlesztéséről. Kézzelfogható akcióterv és korszerűsített szervezeti struktúra, tiszta és átlátható döntési kompetenciák és folyamatok meghatározása volt a tanulmány célja, hogy a Hivatal modern és ügyfélbarát intézménnyé váljon. Bevezetésre került a netTeam-Magyarország Zrt. „Kontroller” programja, amely egy széles körben elismert és számos városban, kistérségben és a versenyszférában is bevezetett teljes körűen tanúsított irat- és dokumentumkezelő rendszer. A tanulmányban meghatározott akcióterv bemutatása, az érintettekkel való személyen konzultáció, személyes és intézményi elfogadás erősítése.
A tanulmányban a fő fejlesztési területek mentén haladva mutatjuk be az ÁROP pályázat eredménytermékeit, elemezzük azok megvalósulását. Külön kitértünk az elmúlt években lezajlott változásokra, az önkormányzatokat is érintő közigazgatási szervezeti- és feladatmegosztási változásokra. A fejlesztési területekre vonatkozó megállapításaink mellett javaslatokat is megfogalmaztunk a további fejlesztési irányokra. Összefoglaló véleményünk, hogy az Önkormányzat az ÁROP pályázatban vállalt intézkedéseit megvalósította, a szervezetfejlesztés területén meghozott döntéseit a közigazgatás feladatellátáshoz igazodva felülvizsgálta és megalkotta az új szervezeti struktúrát, az informatikai fejlesztés részterülete is sikeres volt. A 2014. évi új számviteli rendszerre történő átállás szakmai és informatikai megoldása jelentős kihívás lesz a költségvetési szervek számára a költségvetési gazdálkodás területén. Ehhez nagyon fontos az érintett szakemberek teljes körére vonatkozóan a képzések biztosítása.
4
2. Bevezető Veresegyház Város Önkormányzata (továbbiakban: Önkormányzat) az Államreform Operatív Program keretében sikeresen pályázott a szervezetfejlesztési konvergencia régiókban levő önkormányzatok számára kiírt ÁROP-3.A.22013 Szervezetfejlesztés a Veresegyházi Polgármesteri Hivatalban pályázaton. A Szakmai koncepció külön részterületben foglalkozik az előző szervezetfejlesztési pályázatban vállalt intézkedések felülvizsgálatával. Ezt különösen fontosnak tekinthetjük, mivel a jelenlegi pályázatnak logikailag kapcsolódódnia kell az előzőhöz, figyelembe kell vennie annak eredményeit, javaslatait, elindított fejlesztési irányvonalait, elképzeléseit, továbbá felül is kell vizsgálnia azt. Az 1. fejlesztési részterület megvalósítása során el kell dönteni, hogy mely javaslatok, eredmények építhetőek tovább (vagy változatlanul fenntarthatóak) és melyek azok, amelyek kifutásának, gyakorlati megvalósításának eredményessége elmaradt az elvárttól. Utóbbiak helyett, tárgyi projekt hivatott megtalálni az optimális, értékteremtő megoldást. Veresegyház Város Önkormányzata az ÁROP 3.A.1/A-2008-003 A polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése pályázati kiírásán nyert Veresegyház Város Polgármesteri Hivatalának szervezeti átalakítása és racionalizálása projektjére 14.870.880 forint támogatást 2008.második felében. A projekt támogatási intenzitása 92% volt. Jelen tanulmány Veresegyház Város Önkormányzatánál a Polgármesteri Hivatalok szervezetfejlesztése Államreform Operatív Program ÁROP 3.A.1/A – 2008-0003 számú pályázat (továbbiakban: ÁROP pályázat) keretében megvalósult „Veresegyház Város Polgármesteri Hivatalának szervezeti átalakítása és racionalizálása TANULMÁNY felülvizsgálatára terjed ki. Megvizsgáljuk továbbá a megvalósult képzések jelenlegi hatását, az informatikai fejlesztések alkalmazási gyakorlatát. A tanulmányban a három fejlesztési területet ennek megfelelően külön-külön mutatjuk be. 2.1. A project célkitűzései A 2008-as évben az Államreform Operatív Programok keretében olyan támogatási konstrukciók indultak el, amelyek a közigazgatás szervezési, szervezeti megoldásainak megújítását tűzték ki célul. A közigazgatás hatékonyságának fejlesztése jelenleg is kiemelt cél. A projekt megvalósításának elsődleges célja volt a veresegyházi Polgármesteri Hivatal döntési mechanizmusának korszerűsítése, a költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása Ennek megvalósítása szoftverbeszerzéssel, képzésekkel, tanulmány készítésével és akcióterv kidolgozásával történt. Ennek fontos területei a stratégiai menedzsment, az eredményességi szemlélet, a jó gazda hozzáállás szemlélet és a költséghatékonyság figyelembe vétele. A projekt megvalósulását akkor tekinthetjük eredményesnek, ha korszerűsödik a döntési mechanizmus, javul a gazdálkodás helyzete és nő a Polgármesteri Hivatal szolgáltatásait igénybe vevők elégedettsége. A projekt lefolytatása alatt kiemelkedő hangsúlyt fektettek egyrészt a Polgármesteri Hivatal alkalmazottainak képzésére, másrészt informatikai beruházásokra. A fejlesztés célcsoportjai voltak a Polgármesteri Hivatal dolgozói mellett a kapcsolódó Intézmények munkatársai is. A legfontosabb törekvés a Polgármesteri Hivatalban elsősorban a
5
stratégiai menedzsment, az eredményességi szemlélet és a költséghatékonyság megerősítése, új, szervezetműködési kultúra kialakítása, mely képes ellátni a megnövekedett feladatokat. Az önkormányzat által vállalt fejlesztési célkitűzéseket az 5.1. számú melléklet részletezi. 2.2. Módszertan A szakmai koncepciót követve áttekintettük az ÁROP pályázat eredménytermékeit, az önkormányzat által jóváhagyott szabályzatokat, határozatokat. A vizsgált dokumentumok jegyzékét a Melléklet 5.8. pont tartalmazza. A kiindulópontot az Államreform Operatív Program keretében a „Veresegyház Város Polgármesteri Hivatalának szervezeti átalakítása és racionalizálása” témára 2009. februárjában készült tanulmány megállapításai jelentik. A tanulmányban meghatározott célkitűzések megvalósulásához kapcsolódó dokumentumokat, helyi rendeleteket, szabályzatokat abból a szempontból vizsgáltuk, hogy milyen mértékben szolgálják a korábbi pályázatban meghatározott célkitűzések megvalósításának eredményét. A rendelkezésünkre bocsájtott dokumentumokban rögzített szabályozó eszközök és módszerek hatékonyságának vizsgálata érdekében kérdéseket fogalmaztunk meg a Polgármesteri Hivatal azon szervezeti egységei felé, akik a végrehajtásban közreműködnek, a stratégiai menedzsment erősítésében érdekeltek, továbbá tapasztalatokkal rendelkeznek az átalakulás folyamatáról, értékelhető információkkal rendelkeznek az újonnan kialakított rendszer hatékonyságáról, az átalakított szabályozás alkalmazhatóságáról. A személyes interjúk alkalmával jegyzőkönyveket készítettünk, az abban rögzített működéssel, információáramlással, döntési mechanizmussal kapcsolatos válaszok alapján elemezzük a pályázat eredményeképpen bekövetkezett változásokat, értékeljük a jelenleg működő rendszert, végül az összes részterület elemzését követően tett megállapítások alapján javaslatot teszünk a további szervezetfejlesztési irányvonalakra. Az interjúkat egy előre összeállított kérdéssor alapján végeztük el, melyet az 5.10. számú melléklet tartalmaz. Az interjúba bevont személyek listája az 5.9. számú mellékletben található meg. Polgármester Úr az interjún részt venni nem tudott egyéb teendői miatt. 2.3. 2013. január 1-jét követő változások A felülvizsgálandó ÁROP pályázat tartalmi áttekintése alkalmával figyelemmel voltunk a közigazgatásban lezajlott reform folyamatra, amelyek mind szervezetfejlesztési, mind a költségvetési részterület illetően jelentős átalakították az szervezeti- és feladatellátási struktúrát. A változások lényegét az alábbiakban foglaltuk össze a Veresegyház Város Önkormányzat Szakmai Koncepciója alapján: Az önkormányzatok működési környezetében, feladatellátási körében 2012-ben és 2013-ban alapvető, a korábbiaknál jóval nagyobb mértékű változások történtek. Az Országgyűlés megalkotta a járások kialakításáról -, valamint egyes ezzel összefüggő törvények módosításáról szóló 2012. évi XCIII. törvényt, ebben kialakította a járási hivatalok rendszerét, a korábban az önkormányzatok által ellátott feladatok nagy részét áthelyezve az új hivatalokhoz.
6
A Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. törvény és a Járási tv. rendelkezéseinek megfelelően megváltozott az önkormányzatok feladatköre, ami a polgármesteri hivatalok, az önkormányzatok által felügyelt intézmények szervezeti működésében is változásokat hozott és további módosításokat, „finomhangolást” tesz szükségessé. A közoktatási, köznevelési rendszer átalakítása szintén jelentősen befolyásolta az önkormányzati működést, feladatokat. A változásokat elsősorban a nemzeti köznevelésről szóló 2011. évi CXC. törvény valamint a köznevelési feladatot ellátó egyes önkormányzati fenntartású intézmények állami fenntartásba vételéről szóló 2012. évi CLXXXVIII. törvény rendelkezései tartalmazzák. Az önkormányzatokat érintő, az ellátandó feladatokat és a működési környezetet alapjaiban megváltoztató átalakítások következtében kiemelten fontos annak vizsgálata, hogy az átalakulás hogyan érinti az önkormányzat szerepét, működését, milyen szervezeti változásokra van szükség. A 2013. január 1-én létrejött járási hivatalhoz egyes feladatkörök átkerültek az önkormányzattól, ezért indokolt annak vizsgálata, hogy a szervezeti változások mennyiben követték az átalakítást, milyen további változtatások indokoltak. A közigazgatással – beleértve a helyi közigazgatást is – szemben folyamatosan nőnek az elvárások, a hatékonyabb, olcsóbb működés igénye, ugyanakkor jellemző, hogy a feladatokra – számszerűen vagy arányosan – kevesebb forrás jut. Így meg kell vizsgálni, hogy a korszerű megoldások, eljárások mennyiben alkalmazhatóak, illetve hogy a költségek racionalizálása érdekében jelen projekt milyen módon kapcsolódhat más, a közigazgatás fejlesztését szolgáló központi vagy helyi projektekhez – ide tartozhatnak jelenleg is futó, vagy a közeljövőben befejezett projektek is.
Veresegyház esetében további indokoltságot jelent, hogy az elmúlt 10 évben a lakosság száma kb. a duplájára nőtt, ami nyilvánvalóan jelentős terhet és egyidejűleg fejlesztési igényt jelent a helyi infrastruktúrával, az ellátandó közfeladatokkal szemben. Így a projekt tevékenységei között feltétlenül szükséges azok megjelenítése, amelyek a jelentős igénynövekedés kezelését, a jelenlegi helyzet értékelését és a jövőbeni fejlesztési lehetőségek, tevékenységek megalapozását szolgálják. Továbbá a fejlesztési igények felmérése érdekében indokolt a közvélemény, az elvárások megismerése és ennek alapján a szükséges és lehetséges irányok kijelölése. Olyan irányok meghatározása szükséges, amelyek egyszerre mutatnak a hatékonyabb, olcsóbb megoldások és ezzel egyidejűleg a nagyobb elégedettség elérése felé. Ennek érdekében szükséges megvizsgálni a korszerű lehetőségek, elsősorban informatikai jellegű fejlesztések megvalósíthatóságát és amennyiben szükséges, ezeket be is vezetni.
7
3. A felülvizsgált ÁROP pályázat tartalmi áttekintése 3.1. A részfeladat bemutatása 3.1.1. A Szervezetfejlesztési tanulmányban foglalt részfeladatok bemutatása A tanulmány célja Veresegyház Város Önkormányzat működési hatékonyságának feltárása, és az elvégzett elemzéseken alapuló – az Önkormányzatra vonatkozó – javaslatok megfogalmazása a vállalt fejlesztési célterületekhez kapcsolódóan, amely figyelembe veszi a pályázat által támasztott kritériumokat is. A szervezetfejlesztési tanulmány az alábbi három fő terület felülvizsgálatára és fejlesztésére irányult. (1) döntési mechanizmusok korszerűsítése, (2) költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása, valamint (3) a partnerség erősítése. Veresegyház Város önkormányzatának általános döntési kompetenciái részben a képviselő-testületnél, részben a bizottságoknál vannak, ám jelentős mértékben részesedik az érdemi döntésekből a település polgármestere is. A tanulmányban meg lett vizsgálva a hivatalban megjelenő döntésmegosztási megoldások sajátosságai, a lehetséges racionalizálási lehetőségek, valamint a szükséges és indokolt változtatási igények. Alternatív megoldások kerültek kidolgozásra arra nézve, hogy az egyes döntési szintek elkülönítése a törvényi keretek között miként változtatható meg az ésszerűsítés jegyében, továbbá, hogy az egyes megoldásoknak milyen előnyei és hátrányai merülhetnek fel. A költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása érdekében a következő intézkedésekre tett javaslatot a tanulmány: • A fenntartott intézményekkel való rendszeres információáramlás elsősorban a költségvetés elfogadásával kapcsolatban igényel változtatást. • Külső szakértővel indokolt kidolgoztatni, majd elfogadni a pénzügyi és gazdasági felelősségvállalás alapvető szabályait tartalmazó belső szabályzatot. • A költségvetés összeállítása nagyjából meghatározott, azonban a korszerű költségvetés-készítési ismeretek elsajátítására indokolt lenne magas szakmai színvonalú háttéranyag kidolgozása. A témában a Pénzügyi Osztály vezetőjével készített interjú során megállapításra került, hogy az Intézményekkel az információáramlás megfelelő, jól működik a költségvetés elfogadásának folyamata, abba megfelelően bevonásra kerülnek az Intézmények. A 2011. évi CXCV: törvény az államháztartásról (továbbiakban Áht.), valamint a 2011. évi CLXXXIX. törvény Magyarország helyi önkormányzatairól (továbbiakban Mötv.) alapján kötelező szabályzatok rendelkezésre állnak, melyek belső szakemberek által készülnek el, illetve kerülnek felülvizsgálatra.
8
A költségvetés tervezéséhez rendelkezésre állnak elemi szintig segédtáblázatok, melyek megfelelően szolgálják a tervezés folyamatát, annak egységes alapon történő tervezését az egyes Intézmények által, illetve a tervezés standardizálását. Természetesen a folyamatos jogszabályváltozást ezen a területen is követni kell. A tanulmány néhány iroda feladatköreit túlzottnak találta és az egyes feladatok ellátására vonatkozóan új irodák létrehozására tett javaslatot (5.2 melléklet): •
•
•
célszerűnek tartotta a pályázati forrásokból megvalósuló projektek menedzselésére és előkészítésére egy külön iroda létrehozását, egy irodavezetővel és két fő projektmenedzserrel. A feladatkör az akkori Beruházási- és Vagyongazdálkodási Iroda alól került volna ki. a Közigazgatási Iroda feladatköreiből indokoltnak tartotta kiemelni a szociális feladatok ellátását egy új Szociális Iroda keretei közé. Az iroda egy irodavezetővel, két fő ügyintézővel és egy fő ügykezelővel működhet hatékonyan. A tanulmány javasolta az Építési Iroda beolvasztását a Beruházási és Vagyongazdálkodási Irodába.
A Pályázati, Beruházási és Vagyongazdálkodási Osztály vezetője elmondta a vele készített interjú során, hogy a javasolt szervezeti változás részben létrejött. A Szociális Iroda, valamint a Pályázati Iroda kiválása létrejött, azonban a mai struktúra szerint megtörtént a visszarendeződés is a járások kialakulása miatti jelentős feladatátcsoportosítás miatt, elkerülendő a nagymértékű szervezeti szétaprózódást. A partnerség erősítése terén Veresegyház esetében városi önkormányzatról van szó, így a civil és a vállalkozói szféra alapvetően szélesebb társadalmi szervezetet, egyesületet, illetve vállalkozót érint. Ennek megfelelően a tanulmány az önkormányzati döntéshozatalba való bevonásukat jelentőségüknek megfelelően kezelte. Olyan javaslatokat fogalmazott meg – azokat az eljárásokat írja le –, amelyek révén részt tudnak vállalni az önkormányzat fejlesztési koncepcióinak, stratégiai és operatív döntéseinek kimunkálásában, a helyi foglalkoztatási gondok megoldásában, érdekeltté tudnak válni az önkormányzati forrásszerzésben: •
•
A lakossági részvétel erősítésére, beleértve ebbe a helyi civil szervezeteket is, indokolt egy olyan rendszer létrehozása, amelyben a lakossági vélemények folyamatosan és rendszeresen jutnak el az önkormányzati döntéshozókhoz. Mindezek során különösen fontosak az informatikai eszközök, a honlap folyamatos frissítése, s külön vizsgálandó, hogy a lakossággal való e-mail kapcsolatok, illetve az elektronikus hírlevél miként tudja a hagyományos tájékoztatási formákat részben megtartva, de tovább is fejlesztve a részvételt erősíteni a helyi közügyek gyakorlásában.
A részvételi alapú tervezés meghonosításához szükséges eszközök előteremtése elengedhetetlen a településfejlesztés esetében is. Ennek következtében jóval nagyobb szerep hárul a lakosságra, az Önkormányzatra illetve a gazdasági és a civil szférára a tervezés folyamán. Főszabályként kijelenthető, hogy egy tervezés akkor lehet sikeres, ha minél szélesebb lokális kör kerül bevonásra a tervezési folyamat során. Veresegyház esetében a részvételi alapú tervezés már bevált gyakorlat.
9
A tanulmányban foglalt javaslatok megvalósítására a dokumentum egyik fejezetében akcióterv, megfogalmazott stratégiai célkitűzéseken alapuló cselekvési terv került kimunkálásra. A megfogalmazott javaslatok mindegyike a képviselőtestület, vagy a polgármester hozzájárulását igényelte. Azok megvalósulását a későbbiekben vizsgáljuk. 3.1.2. Képzés megvalósítása kommunikációs, együttműködés és asszertivitás-konszenzus tréning keretében a partneri viszonyban álló külső és belső érintettek részére. Az ÁROP pályázat ezen része a Polgármesteri Hivatal alkalmazottainak szervezeti fejlesztését, kommunikációs fejlesztését foglalta magában. A képzések az alábbi oktatási segédanyagok felhasználásával valósultak meg: •
„Együttműködést segítő kommunikáció” 2009 április (tartalomjegyzék: 5.4. melléklet)
•
„Vezetői Szervezetfejlesztési ismeretek” 2009 április (tartalomjegyzés: 5.5. melléklet)
A képzések oktatási naplóban, valamint jelenléti ívek vezetésével kerültek dokumentálásra. A hivatal belső szervezeti egységei közti együttműködés javítását kommunikációs és asszertivitás-konszenzus tréninggel érték el.
10
A Záró Projekt Előrehaladási jelentésben is leírtak alapján a képzésre előírt célérték teljesült. Az interjúk során megállapításra került, hogy a megvalósított képzések általános ismereteket nyújtottak, s egyszeri alkalommal kerültek megrendezésre. Ennek ellenére vitathatatlan a hasznosságuk, azonban egyszeri és általános jellemzőjükre tekintettel nem lehetett tartós eredményt elérni velük. A képzések eredményeképpen a Hivatal belső szervezetei közötti együttműködést, koordinációt tartósan nem sikerült javítani, szükséges lenne azok további folytatása, így véve fel a harcot a Hivatalban berögzült esetleges rossz gyakorlattal. Az interjúk során egyöntetű volt a vélemény abban, hogy az Intézményekkel folytatott kommunikáció kiegyensúlyozottnak és harmónikusnak mondható. Az interjúk alapján összegzően el lehet mondani, hogy a képzések bár önmagukban hasznosak voltak, de mivel nem volt folytatásuk, tartósan nem lehetett eredményt elérni segítségükkel. Szükség lenne a jövőben további képzésekre, melyek igazodnak a szervezet igényeihez, testreszabottan a Hivatalban, Önkormányzatnál felmerülő kommunikációs problémákat kezelik, javítják az együttműködést és a koordinációt. 3.1.3. Informatikai fejlesztés Az ÁROP pályázat egyik célja volt, hogy bevezetésre kerüljön a netTeam-Magyarország Zrt. „Kontroller” programja, amely egy széles körben elismert és számos városban, kistérségben és a versenyszférában is bevezetett teljes körűen tanúsított irat- és dokumentumkezelő rendszer. A szoftver tekintetében a minősége garantálta, hogy Magyarország önkormányzatainak 56 százaléka, a súlyponti kórházak 40 százaléka – köztük az ország legnagyobb gyógyító intézménye a Szent János Kórház – a netTeam iktató, iratkezelő rendszerét alkalmazta. Újszerű elemként tekintettek a lehetőségre, hogy hozzáférhetővé válik a Polgármesteri Hivatal számára az a tudás, amelyet a versenyszéfárban már korábban kidolgoztak és sikerrel alkalmaztak. Ez vonatkozik mind az irat- és dokumentumkezelő rendszerre, mind pedig a szervezetfejlesztés területén kidolgozott modern módszerekre és a tudományos eredmények képzésekben alkalmazott hasznosítására. A projekt egészétől azt várták, hogy a jelenleginél pontosabb információk legyenek kinyerhetőek az adatbázisokból, a reagálási idő lecsökkenjen, ezáltal az ügyfélszolgálati szolgáltatás színvonala emelkedjen, továbbá a döntéselőkészítések, statisztikák hatékonyabb és árnyaltabb információt szolgáltassanak. 3.2. Az ÁROP pályázatban vállalt feladatok elemzése 3.2.1. A szervezetfejlesztési tanulmányban vállalt feladatok megvalósulása 1. Döntési mechanizmusok korszerűsítése Megvalósítandó fejlesztési részterületek: a)
11
Általános döntési kompetenciák, eljárások korszerűsítése a stratégiai menedzsment erősítése érdekében.
b) A hivatal szervezetének átalakítása az ügyintézési idő csökkentése, vagy más, az ügyintézés eredményességét segítő mutató javítása érdekében. c)
Az ügyfélszolgálati tevékenységek ellátásának javítása (pl. munkaszervezés, ügyintézési folyamat átalakítása).
d) A hivatal belső szervezetei közötti együttműködés javítása. e)
A hivatalon belüli koordinációs funkció színvonalának növelése.
f)
Az önkormányzat által felügyelt intézményekkel való rendszeres információáramlás folyamatának korszerűsítése, illetve az intézményektől érkező visszacsatolás beépítése a hivatal működésébe.
g)
A közintézmények költséghatékonyabb és/vagy eredményesebb működésére irányuló szervezet átalakítási programok kidolgozása.
h) A szervezeti szintű teljesítménymérési és értékelési eszközök bevezetése. i)
A projekt szemlélet megerősítése.
A tanulmány a Veresegyházi Önkormányzat akkor hatályos Szervezeti- és Működési Szabályzatának áttekintésekor arra az álláspontra jutott, hogy az SZMSZ-ből több kérdés szabályozása hiányzik, de pontosabban, érthetőbben kellene meghatározni a rendszer működésének, alá-fölérendeltségi viszonyainak, az átruházott jog- és feladatköröknek az alapvető helyi szabályait is. A további dokumentumok és feladatkör lehatárolások, útvonalak átgondoltak és jól alkalmazhatóak, ezekre nézve a tanulmány nem fogalmazott meg javaslatokat. A Szervezeti és Működési Szabály módosítása megtörtént. A Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzata 2009. óta többször módosult a vezetők és az ügyintézők bevonásával. A 2011-es többször módosított, egységes szerkezetbe foglalt SZMSZ tartalmazza a járások kialakítása előtti legutolsó változatot, majd 2013-ban készült egy teljesen új SZMSZ, melynek szervezeti ábráját szintén szintén tartalmazza a melléklet. Az SZMSZ minden évben felülvizsgálatra kerül, de jogszabályváltozás, vagy a hivatal működésében történő változások azonnal felvezetésre kerülnek a szabályzatban. A hivatal dolgozóira vonatkozó egyes kérdésekről a jegyző a közszolgálati tisztviselőkről szóló 2011. évi CXCIX. tv. 75. § (5) bekezdése, a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. tv. 23. § (4) bekezdésének felhatalmazása alapján, valamint a kapcsolódó kormányrendeletek alapján Közszolgálati Szabályzatot adott ki, mely 2012. augusztus 1-jén lépett hatályba. A szabályzat rendszeresen felül van vizsgálva, és a változásoknak megfelelően naprakészen módosításra kerül. A szabályzat része a Cafetéria Szabályzat, mely minden évben a képviselő-testület által elfogadott költségvetés után a hatályos jogszabályoknak megfelelően módosításra kerül. A jelenleg hatályos szabályzat február 28-ig lesz újra módosítva. A tanulmány javaslatai magukba foglalták a hivatal szervezeti és mőködési szabályzatának módosítására, aktualizálására, az ügyintézés racionalizálására és gyorsítására vonatkozó elképzeléseket, különös tekintettel az alkalmazottak teljesítményének növelésére, a belső munkamegosztás ésszerűsítésére, s az elektronikus ügyintézés bevezetése megteremtésének lehetőségére. Ezek:
12
Az ügyfélszolgálati tevékenységek javítása részben az ügyintézők képzésével teremthető meg. A hivatal működésének átvilágítása kapcsán a rendeletalkotási eljárás felülvizsgálata és elemzése is folyamatosan indokolt. Korszerű informatikai eszközök alkalmazásával mód nyílik további racionalizálási lehetőségekre, a belső együttműködésben esetenként tapasztalható visszásságok száma is csökkenhet ezáltal. Egy, a hivatal irányítási folyamatait segítő szoftver telepítése a párhuzamosan végbemenő folyamatok áttekinthető módon történő megjelenítését biztosítaná, javasoljuk egy ilyen szoftver beszerzését és a betanítást. Indokolt az önkormányzati intézmények felügyeleti szabályozásának áttekintése. Mind a célszerűségi, mind a hatékonysági, mind a törvényességi szempontok figyelembe vétele elengedhetetlen a felügyeleti funkció hatékony, ám a törvényi kereteken túl nem terjeszkedő ellátásához. Elengedhetetlen az ügyintézők szakmai képzése, beleértve a más hivatalokkal való együttműködés, tapasztalatcsere intézményesítésének megvalósítását. Indokolt lenne szakértő szervezettel való folyamatos kapcsolattartás, egyeztetési rendszer kialakítása. Értékelhető mutatószámokat szükséges kidolgozni, a hivatal mőködésére és az ügyintézés minősítésére egyaránt. Természetesen ezt követően a mutatószámok folyamatos követése indokolt. A tanulmány megállapította, hogy a Polgármesteri Hivatalban érvényesülnek az esélyegyenlőségi alapelvek. Az Önkormányzat célkitűzései között a környezeti fenntarthatóság is kiemelt helyen szerepel, azonban a környezettudatosságot a mindennapi munka során és a beszerzéseknél is alkalmazni szükséges, mivel az önkormányzat mintateremtőként hat az egész városra. Javaslat született a környezeti fenntarthatósági felelős kijelölésére az intézményben.
Környezetvédelmi szakreferens kinevezése megtörtént. 2012. június 5-én Garai Tamás jegyző 8/2012. számú (VI.05.) jegyzői utasítása a „Zöld iroda” kialakításáról-a fenntartható irodai fejlődés érdekében hozott jegyzői intézkedések bevezetéséről szintén a környezeti fenntarthatóság céljából született. A projekt keretében az ügyfélszolgálati tevékenység javítása érdekében új iktató program került beszerzésre, ennek oktatása megtörtént, s szintén a projekt részeként, már korábban részletezettek szerint képzés is megvalósult. 2. Költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása Ezen belül megvalósítandó részterületek:
13
j)
A pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozása
k)
A stratégiai tervezés és éves költségvetés összekapcsolása
l)
A költségvetés készítésének és elfogadásának folyamata
m) Új költségvetés tervezési és végrehajtási technikák alkalmazása n) Közbeszerzési eljárások lebonyolítása o) Környezetbarát közbeszerzési gyakorlat bevezetése A tanulmány szerint a város gazdálkodásának eredményessége elsősorban a következő intézkedésekkel javítható: A fenntartott intézményekkel való rendszeres információáramlás elsősorban a költségvetés elfogadásával kapcsolatban igényel változtatást. Külső szakértővel indokolt kidolgoztatni, majd elfogadni a pénzügyi és gazdasági felelősségvállalás alapvető szabályait tartalmazó belső szabályzatot. A költségvetés összeállítása nagyjából meghatározott, azonban a korszerű költségvetés-készítési ismeretek elsajátítására indokolt lenne magas szakmai színvonalú háttéranyag kidolgozása. 3. A partnerség erősítése A partnerség erősítésének részfeladatai: p) Szervezeti megoldások bevezetése a lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásának javítására, a döntések nyilvánossá tételére. q) A civil és a vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok megszervezésének mechanizmusa. r)
Szervezeti és informatika megoldások a hálózatok létrehozására, illetve a hálózatokon nyugvó működési mód elterjesztésére.
Veresegyház esetében városi önkormányzatról van szó, így a civil és a vállalkozói szféra alapvetően szélesebb társadalmi szervezetet, egyesületet, illetve vállalkozót érint. Ennek megfelelően a tanulmány az önkormányzati döntéshozatalba való bevonásukat jelentőségüknek megfelelően kezeli. A tanulmány által javasolt intézkedések: • a lakossági részvétel erősítésére, • az informatikai eszközök, a honlap folyamatos frissítése. Veresegyház fontos feladatának tekinti a civil szervezetekkel, alapítványokkal és a vállalkozói réteggel történő folyamatos kapcsolattartást és együttműködést. Ennek érdekében partneradatbázis került létrehozásra. Rendszeres időközönként a Szabadidős és Gazdasági Innovációs Központ ad otthont a városban működő összes civil szervezet, egyesület, alapítvány, és egyházi felekezet programegyeztető fórumának. Az egyeztető megbeszélés célja, hogy minden új résztvevő a helyszínen bemutatkozhasson, tevékenységének lényegét összefoglalja és a város vérkeringésében szerepet vállaljon. Ennek eredményeként a partnerek már évek óta részt vesznek Veresegyház társadalmi életében társrendezőként és szervezőként egyaránt.
14
Megtörtént a városi honlapok RSS szolgáltatásának elindítása, kísérleti jelleggel történő beágyazása a facebook.com/veresegyház oldalba. A városi facebook oldalak összehangolása is megvalósult. A következőekben az akciótervben foglaltak megvalósulását mutatjuk be (5.6. számú melléklet). 1. pont Szervezeti és Működési Szabályzat átdolgozása A Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzata 2009. óta többször módosult a vezetők és az ügyintézők bevonásával. A mellékelt 2011-es többször módosított, egységes szerkezetbe foglalt SZMSZ tartalmazza a járások kialakítása előtti legutolsó változatot, majd 2013-ban készült egy teljesen új SZMSZ. Az SZMSZ minden évben felülvizsgálatra kerül, de jogszabályváltozás, vagy a hivatal működésében történő változások azonnal felvezetésre kerülnek a szabályzatban. A hivatal dolgozóira vonatkozó egyes kérdésekről a jegyző a közszolgálati tisztviselőkről szóló 2011. évi CXCIX. tv. 75. § (5) bekezdése, a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. tv. 23. § (4) bekezdésének felhatalmazása alapján, valamint a kapcsolódó kormányrendeletek alapján Közszolgálati Szabályzatot adott ki, mely 2012. augusztus 1-jén lépett hatályba. A szabályzat rendszeresen felül van vizsgálva, és a változásoknak megfelelően naprakészen módosításra kerül. A szabályzat része a Cafetéria Szabályzat, mely minden évben a képviselő-testület által elfogadott költségvetés után a hatályos jogszabályoknak megfelelően módosításra kerül. A jelenleg hatályos szabályzat február 28-ig lesz újra módosítva. 2. pont Munkakörök pontosítása A munkaköri leírások minta alapján készültek, melyeket 2012. októberben teljesen lecseréltek a minisztérium által kiadott mintára. A korábban a munkakör betöltőjéről szóló munkaköri leírást teljesen a munkakörökre szabták. 3. pont Intézmények finanszírozása Önkormányzat költségvetési helyzete javult. 4. pont Környezet-tudatosság növelése Környezetvédelmi szakreferens kinevezése megtörtént. 2012. június 5-én Garai Tamás jegyző 8/2012. számú (VI.05.) jegyzői utasítása a „Zöld iroda” kialakításáról-a fenntartható irodai fejlődés érdekében hozott jegyzői intézkedések bevezetéséről szintén a környezeti fenntarthatóság céljából született. 5. pont Hivatal állományi létszámának növelése A pénzügyi osztály által megküldött beszámolókból kiderülnek a pontos adatok arra vonatkozóan, hogy a hivatal állományi létszáma az elmúlt években hogyan alakult. Folyamatos növekedés látható, kivéve 2013. január 1-jén, amikor a járások kialakulásával 24 fő került átadásra a Gödöllői Járáshoz. A 2013. január 1-jei állapothoz képest a létszámunk azóta is folyamatosan növekedett. 6. pont
15
Családbarát munkakörülmények megteremtése 5 fő részmunkaidős dolgozó van a Hivatalban, melyből 4-en kisgyermekes anyukák, és a munkájukat csak részmunkaidőben tudják összeegyeztetni a családi élettel. Valamint 1 fő köztisztviselő részben otthoni munkavégzést folytat, mely a munkaköri leírásában is szerepel. 1 fő tisztviselő pedig a messziről történő bejárás miatt 4 napos munkarendben dolgozza le a teljes munkaidejét. Családbarát munka-körülmények megteremtése - témakörben pályázatok előkészítése és benyújtása: 2012. nyarán beadásra került pályázat a TÁMOP-2.4.5-12/8 számú, A munka és a magánélet összehangolását segítő munkahelyi kezdeményezések, Rugalmas munkahelyek című pályázati kiírásra: A Polgármesteri Hivatal működési kultúrájához, munkamódszeréhez és üzletpolitikájához illeszkedő rugalmas szervezeti forma létrehozása, amely megfelel hazai viszonylatban a közszolgálattal szemben támasztott elvárásoknak, mind a gyorsan változó környezeti feltételeknek, valamint az Polgármesteri Hivatal rugalmas munkahellyel szemben támasztott követelményeinek is. Olyan működési modell kialakítása, amely biztosítja, hogy a munkatársak megfelelő feltételek mellett tudják végezni a munkájukat. Ennek érdekében a munkakörök és a munkaszervezési rendszer felülvizsgálata és átszervezése, valamint a szervezeti struktúra olyan jellegű átalakítása, amellyel a kidolgozott rendszerek hatékonyan működtethetők. Valamint biztosítja a munkatársak számára a megfelelő feltételeket a magánéletük és a munkahelyi kötelezettségeik összehangolására, életvitelük hatékonyabb menedzselésére. A projekt megvalósítása során tervezett tevékenységek: Képzések 1. A vezetők empatikus készségeinek növelése az új típusú munkakörök irányítása, és felügyelete tekintetében, feladatkiadás, delegálás, számon kérés, motiválás témakörében. A vezetők számára a teljesítményértékelő beszélgetésre történő felkészülés, a beszélgetés lefolytatása és utókövetése témában. A vezetők képessé válnak arra, hogy a munkatársak számára megfelelő módon adjanak visszajelzést a teljesítményükről, valamint definiált lesz a vezetői feladatok és felelősségek spektruma az új típusú munkakörök vonatkozásában. 2. A munkatársak képzése az új típusú munkakörökhöz kapcsolódóan: felelősségvállalás, időgazdálkodás, feladatok tervezése, szervezése témakörökben. Illetve a résztvevők számára világos lesz az új típusú munkakörben milyen hozzáadott értéket képvisel az egyén munkája. Munkafolyamat racionalizálása 1. Munkafolyamatok/szabályzatok átvizsgálása: A folyamatok és az Polgármesteri Hivatalnál érvényes szabályzatok felülvizsgálata abból a szempontból, hogy a megváltozott foglalkoztatási forma a folyamat vagy a szabályzat végrehajtásában milyen módosításokat, változtatásokat eredményez. 2. Munkafolyamatok szervezethez illeszthetősége: A jelenlegi folyamatok és szabályozások ismeretében meghatározásra kerülnek a szervezeti egységek és a folyamatok kapcsolódási pontjai. Minden kapcsolódási pont leírásra kerül a Crosby modell segítségével (input, inputtal szemben támasztott követelmények, output, outputtal szemben támasztott követelmények. A precíz leírásuk kiváltképp szükséges, hiszen a reorganizáció során a folyamatok megváltoznak, így a zökkenőmentes átállás, a szervezeti hatékonyság biztosítása és a minimális információveszteség elkerülése érdekében fontos, hogy minden szervezeti egység pontosan tudja, hogy meddig tart a feladata, és milyen
16
követelménynek kell megfelelni annak, amit tovább ad a többi szervezeti egység felé. A folyamatok hatékony működése a megváltoztatni kívánt munkarendek és munkakörök sajátos tulajdonságaiból fakadóan, azok sikeres beintegrálása miatt kiemelten fontos. 3. Munkavállalói teljesítmény-értékelési és motivációs rendszer kialakítása: A megváltozott foglalkoztatási formák szükségessé teszik , hogy az a munkatárs is aki nem a normál munkarendben dolgozik megfelelő visszajelzést kapjon az elvégzett munkájával, és a teljesítményével kapcsolatosan. Ezért a megváltozott foglalkoztatási formákhoz illeszkedő teljesítményértékelési és motivációs rendszer kialakítása szükséges. Munkakörök racionalizálása 1.Munkakör átszervezés: Annak meghatározása, hogy mely feladatokat kell mindenképpen az irodában ellátni, és melyek azok a tevékenységek, amelyek nem igényelik ezt. Valamint a munkaköri feladatokból kiindulva a feladatokat úgy csoportosítani, hogy ne legyenek átfedések az elvégzendő feladatok közt. A vizsgált profilok figyelembe vételével az új foglalkoztatási formáknak megfelelő feladatok kerülnek definiálásra a munkakörökhöz. 2. Szervezeti struktúra felülvizsgálata: annak vizsgálata, hogy az új típusú munkakörök és munkavégzési formák hogyan illeszkednek a szervezeti struktúrába, szükség esetén a szervezeti struktúra, a Polgármesteri Hivatal hierarchiájának átalakítása. Biztosítja, hogy a megfelelő döntések megszülessenek a megfelelő helyen és időben, valamint csökkenti a problémák eszkalálásnak számát. Dokumentációk 1. A rugalmas munkarendszerhez kapcsolódó dokumentumok kialakítása: dokumentumok, sablonok kidolgozása, ami alapján, nyomon követhetővé és ellenőrizhetővé válik a rugalmas munkarendben dolgozó munkatársak munkavégzése 2. Munkaköri leírások, munkaszerződések dokumentálása: A munkaköri leírások, a munkaszerződések megfelelnek a tényleges munkaköri feladatoknak és az MT/KJT előírásainak is, ennek megfelelő dokumentáció elkészítése. 3. A folyamatok, és a szabályzatok változásinak dokumentálása. 4. Munkavállalói teljesítmény értékelési és motivációs rendszer dokumentumainak kidolgozása: az atipikusan foglalkoztatott munkavállalók esetében. Munkaszervezés átalakítása 1. A rugalmas munkaszervezés rendszerének kialakítása: keretmunkaidőben történő foglalkoztatás. A munka időkeret a munkaidővel történő gazdálkodás feltételeinek rugalmasságát elősegítő jogintézmény. Alkalmazása értelemszerűen az egyenlőtlen munkaidő-beosztáshoz kapcsolódik, a munkaidőkeret segítségével - a munkáltató működési, gazdasági érdekeinek jobban megfelelve - a munkaidő nem hetente, hanem heti átlagban, a keret lejártakor kerül elszámolásra. A munkaidőkeret az egyenlőtlen munkaidő-beosztás ésszerű alkalmazása mellett lehetővé teszi a viszonylag rövidebb időtartam alatti jelentősebb hosszúságú rendkívüli munkavégzés elrendelését is.
17
2. A behívásos munkarend rendszerének kidolgozása: A behívásos munkarendben azokat a munkavállalókat kívánja foglalkoztatni a Polgármesteri Hivatal, akinek olyan szakértői feladataik vannak, amelyek nem igénylik a tipikus munkaviszony meglétét. Ezért szükséges egy olyan rendszer kidolgozása, amely biztosítja, hogy az adott munkát megfelelő szakértővel, határidőben el tudja végeztetni. Ezeknél a munkaköröknél mindenképpen ügyelni kell arra, hogy a szakértők leterhelésének megfelelő legyen, valamint a munkák előre tervezhetőek legyenek. 3. Részmunkaidő rendszerének kidolgozása: Ebben az esetben ki dolgozni a részmunkaidőben történő foglalkoztatást rendszerét, kereteit, szervezési, és működtetési rendszerét. A beadott pályázat tartaléklistára került (forráshiány miatt nem tudták támogatni, ha valamilyen okból felszabadul forrás, vagy átcsoportosítás történik, támogatható.) Hasonló témakörökben (is) a pályázatfigyelés folyamatos. Az Akcióterv 7. pontja: Ügyintézés hatékonyabbá tétele - Információs pult és tájékoztatás az ügyfelek számára. Az Akcióterv e pontjában megfogalmazott célok megvalósítása megtörtént, illetve a hivatali struktúra átalakításával folyamatosan változik, megújul, újabb elemekkel kiegészül. Az ehhez vezető első, egyben legfontosabb lépés a Városháza megépítése, a Polgármesteri Hivatal új, korszerű épületbe történő átköltözése volt, amely 2011. augusztus végén megvalósult. Az épület földszintjén, ahová az ügyfelek megérkeznek, két munkaállomásból álló információs pultot alakítottak ki, amelyiknek a tartalommal való megtöltése folyamatosan zajlik, egyre több funkcióval töltődik fel. Az információs pult mindkét munkaállomása számítógéppel felszerelt, egy ügyfélszolgálati munkatárs állandó jelleggel, minden nap teljesít szolgálatot. Ennek megfelelően az ügyfélfogadási napokon túl is, bármikor lehetősége van az ügyfeleknek a kérelmek benyújtására, az egyszerűbb ügyfajták azonnali elintézésére. A második munkaállomáson 2013. októbertől minden ügyfélfogadási napon az egyes osztályok ügyintézői – rotációs jelleggel – vesznek részt az ügyfélszolgálati munkában. Ennek megfelelően az adott szakterületen felmerülő valamennyi kérdésre az ügyfélszolgálaton választ kaphat az ügyfél, elkerülhető a lépcsőzés, a várakozás, stb. Valamennyi ügyfajtához – csoportosítva – a kérelmek rendelkezésre állnak, ügyfélfogadási időn kívül is beszerezhetők. Az ügyfelek jobb tájékoztatásához az is hozzájárul, hogy a korábbi négy hivatali épület (Fő út 106. – Városháza, Fő út 108. - Adóiroda, Fő út 39. – Gyámhivatal és Fő út 45-47. – Okmányiroda és Igazgatás helyett jelenleg a Polgármesteri Hivatal valamennyi szervezeti egysége egy helyszínen, egy épületben található, valamint az Okmányiroda épületében egységesen a Járási Hivatal Kirendeltsége került elhelyezésre. Jelentősen bővült az elmúlt időszakban a városi honlap funkciója, amelynek további bővítése, átalakítása jelenleg is folytatódik. Az ügyintézéshez szükséges kérelmek a honlapon elérhetőek, az önkormányzati hírek naprakészen megjelennek a honlapon. Az önkormányzati újság a képviselő-testületi határozatokat ismerteti, a döntések meghozatala előtt a beruházások tervezése során a lakosság tájékoztatást kap az önkormányzat terveiről, a Polgármesteri Hivatalban időszerű feladatokról, a közérdeklődésre számító eseményekről, információkról.
18
8. pont Belső, valós értékelés megalkotása A teljesítményértékelést jogszabályok határozták meg korábban is, valamint jelenleg is. A Közszolgálati tisztviselőkről szóló 2011. évi CXCIX. tv. hatályba lépése előtt a Köztisztviselőkről szóló 1992. évi XXII. tv. szabályozta, mely szerint a képviselő-testület által kitőzött szervezeti célok és teljesítménycélok alapján kellett a tisztviselőket értékelni. Az átmeneti időszakban szakmai munkát kellett értékelni, melyet a 2012. évi V. tv. szabályozott. 2013. július 1-től lépett hatályba a közszolgálati egyéni teljesítményértékelésről szóló 10/2013. (I.21.) Korm. rendelet, és a közszolgálati tisztviselők egyéni teljesítményértékelésről szóló 10/2013. (VI.30.) KIM rendelet. Ettől az időponttól egy központilag szabályozott, internetes rendszeren keresztül (TÉR) végzik a hivatalban a vezetők a teljesítményértékelést. Az értékelés tartalmaz egyéni teljesítménykövetelményeket, valamint a Korm. rendelet által előírt kompetencia alapú munkamagatartás elemeket, melyek a rendelet mellékleteiben megtalálhatóak. A teljesítményértékelés félévente történik. Minden év január 31-ig kell kitűzni az egyéni teljesítménykövetelményeket. Az első félév értékelését július 31-ig kell elvégezni. A második félév követelményeit július 31-ig kell kitűzni, majd következő év január 31-ig kell az értékelést elvégezni. A két féléves értékelés átlaga adja az éves minősítést, melyet szintén január 31-ig kell elvégezni, és a tisztviselő részére átadni. Az értékelés egyes elemeit %-os formában kell megadni. Az követelmények kitűzése, valamint az értékelések átadása személyes beszélgetéshez kötött, melyen az értékelő vezető és az értékelt vesznek részt. 9. pont Civil-, vállalkozói-, önkormányzati együttműködés javítása Veresegyház fontos feladatának tekinti a civil szervezetekkel, alapítványokkal és a vállalkozói réteggel történő folyamatos kapcsolattartást és együttműködést. Ennek érdekében partneradatbázis került létrehozásra. Rendszeres időközönként a Szabadidős és Gazdasági Innovációs Központ ad otthont a városban működő összes civil szervezet, egyesület, alapítvány, és egyházi felekezet programegyeztető fórumának. Az egyeztető megbeszélés célja, hogy minden új résztvevő a helyszínen bemutatkozhasson, tevékenységének lényegét összefoglalja és a város vérkeringésében szerepet vállaljon. Ennek eredményeként a partnerek már évek óta részt vesznek Veresegyház társadalmi életében társrendezőként és szervezőként egyaránt. Megtörtént a városi honlapok RSS szolgáltatásának elindítása, kísérleti jelleggel történő beágyazása a facebook.com/veresegyház oldalba. A városi facebook oldalak összehangolása megtörtént. 2011.01.01-től önkormányzati referensi munkakör került kialakításra, mely gördülékenyebb kapcsolattartást biztosít. 10. pont Kommunikáció és belső együttműködés javítása 2009-ben a Polgármesteri Hivatal dolgozói kommunikációs tréningen vettek rész Balatonvilágoson. E két napos program keretében intenzív foglalkozásokon szituációs gyakorlatoknak voltak aktív résztvevői. A rendkívül hasznos és tanulságos program a munkatársak számára kivétel nélkül pozitív élményekkel zárult. Ebben az évben a Hivatal hagyományos kirándulásának úti célja Debrecen volt. Az egész napos program és a buszon töltött órák lehetőséget biztosítottak arra, hogy az összetartozás erősödjön és az egymás iránti tisztelet és megbescsülés hangsúlyt kapjon.
19
2010-ben a Polgármester kezdeményezésére Fenyőharaszton került sor a Hivatal dolgozói értekezletének a megrendezésére, melyen a Hivatal működésének a rendjét, annak hétköznapi tapasztalatait és az ebből levont következtetéseket taglalta. 11. pont Belső szervezeti problémák nyomonkövetése A Polgármesteri Hivatal 2011-es Szervezeti és Működési Szabályzataiban megtalálható a szervezeti ábra 2012. évig, valamint az új, 2013-as SZMSZ-ben a szervezeti felépítés 2013. január 1-től. A szervezeti ábra összekötő vonalai jelölik az utasítási-, valamint a munkáltatói és utasítási jogkört. Az SZMSZ tartalmazza továbbá az egyes szervezeti egységek feladat- és hatásköreit, melyek évente felülvizsgálatra kerülnek a szervezeti egységek vezetői és ügyintézői bevonásával, de az időközben felmerülő változások év közben már módosításra kerülnek, összhangban a Közszolgálati Szabályzattal. 12. pont Ügyfelek elégedettségének nyomon-követése Az akcióterv az ügyfélszintű elégedettségmérés rendszeres elkészítését, változások mérését javasolta minden évben. Az akcióterv ezen pontja nem valósult meg a szó szoros értelmében, azonban a Hivatal mindig kap külső visszajelzést a munkájáról. 13. pont Ügyfélfogadás körülményei Az ügyfélfogadás körülményei jelentős mértékben javultak 2009-et követően. A Polgármesteri Hivatal átköltözött az újonnan épített Városháza épületébe. Itt egy új, komplexen akadálymentes (fizikai és vizuális akadálymentesítés egyaránt megvalósult, indukciós hurokkal is felszerelt épület). A bejáratnál ügyfélszolgálati pultot helyeztek el, így az érkező ügyfél rögtön segítséget, útbaigazítást kérhet. Az épületben ügyfélmosdók és lift is működik. Az első emeleten kis játszósarkot helyeztek el a gyermekeknek. (Jellemzően szociális ügyekben érkeznek legtöbbször kisgyerekkel az ügyfelek, így az ezekkel az ügyekkel foglalkozó irodák közelébe tettük a játszósarkot.) Az új épületben valamennyi, a Polgármesteri Hivatalhoz köthető ügy elintézhető – a beruházás előtt több iroda, pl. az Adóiroda külön épületben volt elhelyezve. Az új épület akadálymentesen megközelíthető, és tömegközlekedéssel is elérhető, mivel a város központjában helyezkedik el. Ügyfélparkolót, illetve biciklitárolót is kialakítottak. Tárgyi beruházás a KMOP-5.2.1/B-2f-2009-0016 számú projekt keretében valósult meg. Az ügyfélfogadás körülményei tágabban értelmezve is sokat javultak – a lakosok nem csak a Polgármesteri Hivatalban, hanem az Önkormányzat többi intézményében is megjelennek ügyfélként. Mára elmondható, hogy valamennyi önkormányzati intézmény a Kölcsey Ferenc Városi Könyvtár kivételével akadálymentesen elérhető. Fentiekből megállapítható, hogy az Önkormányzat folyamatosan keresi a lehetőségeket, anyagi forrásokat intézményei fejlesztésére, bővítésére, hogy a lakosság ellátása minél szélesebb körű, korszerűbb és kényelmesebb legyen helyben, a város területén. 3.2.2. A képzések és informatikai fejlesztések megvalósulása a)
20
Az ÁROP pályázatában vállalt intézkedések nagy részét ölelik fel a megvalósult képzések. Az adott oktatásokra a munkatársak a munkakörük alapján, a képzés témájának megfelelően kerültek kiválasztásra.
Az ÁROP pályázat ezen része fejlesztését foglalta magában.
a Polgármesteri Hivatal alkalmazottainak szervezeti fejlesztését, kommunikációs
A képzések az alábbi oktatási segédanyagok felhasználásával valósultak meg: •
„Együttműködést segítő kommunikáció” 2009 április (tartalomjegyzék: 5.4. melléklet)
•
„Vezetői Szervezetfejlesztési ismeretek” 2009 április (tartalomjegyzés: 5.5. melléklet)
A képzések oktatási naplóban, valamint jelenléti ívek vezetésével kerültek dokumentálásra. Az interjúk során megállapításra került, hogy a megvalósított képzések általános ismereteket nyújtottak, s egyszeri alkalommal kerültek megrendezésre. Ennek ellenére vitathatatlan a hasznosságuk, azonban egyszeri és általános jellemzőjükre tekintettel nem lehetett tartós eredményt elérni a segítségükkel. A képzések eredményeképpen a Hivatal belső szervezetei közötti együttműködést, koordinációt tartósan nem sikerült javítani, szükséges lenne azok további fejlődése, így véve fel a harcot a Hivatalban berögzült esetleges rossz gyakorlattal. Az interjúk során egyöntetű volt a vélemény abban, hogy az Intézményekkel folytatott kommunikáció kiegyensúlyozottnak és harmónikusnak mondható. Az interjúk alapján összegzően el lehet mondani, hogy a képzések bár önmagukban hasznosak voltak, de mivel nem volt folytatásuk, tartósan nem lehetett eredményt elérni segítségükkel. Szükség lenne a jövőben további képzésekre, melyek igazodnak a szervezet igényeihez, testreszabottan a Hivatalban, Önkormányzatnál felmerülő kommunikációs problémákat kezelik, javítják az együttműködést és a koordinációt. b) A Net-Team Kontroller Iktató rendszer Az ÁROP pályázat eredményeképpen Veresegyházi Polgármesteri Hivatalban bevezetésre került a Net-Team Kontroller Iktató rendszer, mellyel korszerűvé, gyorsabbá és átláthatóbbá vált az ügykezelés. A versenyszférában is bevezetett teljes körűen tanúsított irat- és dokumentumkezelő rendszert kívánta Veresegyház Polgármesteri Hivatala a pályázat eredményeként bevezetni. Újszerű elemként tekintettek a lehetőségre, hogy hozzáférhetővé válik a Polgármesteri Hivatal számára az a tudás, amelyet a versenyszéfárban már korábban kidolgoztak és sikerrel alkalmaztak. Azt várták a program bevezetésétől, hogy a jelenleginél pontosabb információk legyenek kinyerhetőek az adatbázisokból, a reagálási idő lecsökkenjen, ezáltal az ügyfélszolgálati szolgáltatás színvonala emelkedjen. Az Irat- és dokumentumkezelő rendszer 1 fő rendszeradminisztrátor, 2 fő iktató, 10 fő ügyintéző, 1 fő lekérdező felhasználó – összesen 14 fő érintett – számára vált hozzáférhetővé. A Kontroller Iktató, Ügyiratkezelő az iratok teljes élettartamának nyomon követését megvalósítja, kezdve az irat érkeztetésétől az iktatáson át, az ügyintézésig és a levéltárba való átadásig, papíralapú és az elektronikus ügyintézést is támogatva. A rendszer által lefedett területeknek megfelelően három főmodult foglal magában: érkeztetés, iktatás, ügyiratkezelés.
21
Az interjúk során kiemelésre került, hogy a program bevezetése sikeres volt. Előrelépés volt, hogy a jogszabályoknak megfelelő, Tanúsítvánnyal rendelkező iktatási program magasabb színvonalú iratkezelést tett lehetővé. A program bevezetésére öt évvel ezelőtt került sor. A Hivatal is jelentős változásokon ment keresztül. Csak egy a változások közül, hogy a Hivatal egy magas színvonalú új épületbe költözött. Elkerülhetetlen a további fejlődés az iratkezelés magasabb színvonalú ellátása érdekében. Az egyik ilyen fejlődési irány lehet az iratok digitalizálása, mely az irattárazási feladatokat is megkönnyítheti, valamint a szükséges iratok előkeresése is minimális időt vehet igénybe. Jelenlegi pályázatban új program kerül bevezetésre, a Kontroller program továbbfejlesztéseként ,mellyel további minőségi javulás érhető el a feladat végrehajtásában.
4.
Általános felülvizsgálatok és tapasztalatok 4.1. A szervezetfejlesztési tanulmányhoz kapcsolódóan
A Polgármesteri Hivatal szervezetfejlesztése területén időközben lezajlott változásokra tekintettel módosításra kerültek a Polgármesteri Hivatal dokumentumai. Az ÁROP pályázatában vállalt intézkedések Veresegyház Polgármesteri Hivatalában a kitűzött céloknak eleget tettek. Az eredménytermékek elemzése során megállapítható, hogy olyan tevékenységeket valósítottak meg, amelyek a kritikus pontokat érintették, valamint az irányított intézményeket is érintő fejlesztést is végeztek. A szervezetfejlesztési tevékenységek olyan hatásokat eredményeztek, melyek a szervezeti felépítés módosítását, új kommunikációs fórumok bevezetését, új funkciók létrehozását javasolták. A szervezetfejlesztési változtatások kedvező hatást gyakoroltak a projektben érintett belső munkatársak együttműködési készségeire. 4.2. Az informatikai fejlesztésekhez és képzésekhez kapcsolódóan a.) Az informatikai fejlesztés a Polgármesteri Hivatal innovációjához nélkülözhetetlen volt. A megvalósult fejlesztések kivétel nélkül hozzájárultak a projekt sikeréhez. Az új iktatóprogram bevezetésével az ügyiratkezelés felgyorsult és egyszerűsödött. figyelembevételével célként lehetne kitűzni a "papírmenetes iroda" elérését. Kiegészítő lehetőség az e-iktató bevezetése, mely az e-mailen érkező beadványokat nyomtatás nélkül, digitális változatban viszi a rendszerbe. Az interjúk során kiemelésre került, hogy a program bevezetése sikeres volt. Előrelépés volt, hogy a jogszabályoknak megfelelő, Tanúsítvánnyal rendelkező iktatási program magasabb színvonalú iratkezelést tett lehetővé. A program bevezetésére öt évvel ezelőtt került sor. A Hivatal is jelentős változásokon ment keresztül. Csak egy a változások közül, hogy a Hivatal egy magas színvonalú új épületbe költözött. Elkerülhetetlen a további fejlődés az iratkezelés magasabb színvonalú ellátása érdekében. Az egyik ilyen fejlődési irány lehet az iratok digitalizálása, mely az irattárazási feladatokat is megkönnyítheti, valamint a szükséges iratok előkeresése is minimális időt vehet igénybe.
22
Jelenlegi pályázatban új program kerül bevezetésre, a Kontroller program továbbfejlesztéseként ,mellyel további minőségi javulás érhető el a feladat végrehajtásában. A képzések indirekt módon is növelték az ügyintézők és a vezetők közötti empátiát és az összetartást. A tartós eredményt azonban nem voltak képesek biztosítani azok egyszeri és általános tartalma miatt. Az interjúk alapján összegzően is el lehet mondani, hogy a képzések bár önmagukban hasznosak voltak, de mivel nem volt folytatásuk, tartósan nem lehetett eredményt elérni segítségükkel. Szükség lenne a jövőben olyan további képzésekre, melyek igazodnak a szervezet igényeihez, s melyek testreszabottan a Hivatalban felmerülő kommunikációs problémákat kezelik, javítják az együttműködést és a koordinációt.
23
5. Mellékletek 5.1. Az önkormányzat által vállalt fejlesztési célkitűzések
24
5.2. A Polgármesteri Hivatal szervezeti felépítésének átalakítására tett javaslatok “Veresegyház Város Polgármesteri Hivatalának szervezeti átalakítása és racionalizálása” elnevezésű tanullmányban (2009. február)
25
5.3. A Polgármesteri Hivatal szervezeti felépítése a Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzata alapján (hatályos: 2013. április 18-tól)
Jegyző
Polgármester
Polgármesteri és Jegyzői Kabinet
Aljegyző
Főépítész
Belső ellenőr
Építésügyi csoport
Pénzügyi Osztály
Pályázati, Beruházási és Vagyongazdálkodási Osztály
Adóügyi Iroda
Behajtási Csoport
Igazgatási Osztály
Szociális és Egészségügyi Csoport
Jelmagyarázat: Munkáltatói és utasítási jogkör Utasítási jogkör Utasítási jogkör
26
5.4. ” Együttműködést segítő kommunikáció” 2009. április oktatási segédanyag tartalomjegyzéke
27
5.5. “Vezetői szervezetfejlesztési ismeretek” 2009. április oktatási segédanyag tartalomjegyzéke
28
5.6. Tanulmány által javasolt akcióterv megvalósulásának beszámolója Sor-
Beavatkozást
szám
igénylő terület
Beavatkozás Szervezeti Szervezeti
és
és
Határidő
Eredmény
Megvalósulás
Működési
Szabályzat felülvizsgálata az
Működési
ügyintézők és igazságügyi
Szabályzat
szakértő
átdolgozása
átdolgozása
Módosított 2009. II.
Szervezeti
negyedév
Működési
és
1.
Megvalósult bevonásával, és
Szabályzat
előterjesztése Munkaköri
leírások
elkészítése / felülvizsgálata,
Pontosan lehatárolt Megvalósult,
Munkakörök
a munkavállaló bevonásával,
pontosítása
felelősségi
2009. II.
munkakörök
és
2.
egységes körök
negyedév
felelősségi munkaköri leírások
meghatározása
viszonyok
az
átdolgozott SZMSZ alapján Az
egyes
intézmények Önkormányzat
Intézmények
működtetésének
2009. II.
finanszírozása
kiszervezési lehetőségének
3.
költségvetési negyedév helyzete javul vizsgálata a) a)
2009.
II.
környezeti negyedév
4.
Környezet-
fenntarthatósági
tudatosság
referens kijelölése
növelése
A
munkavállalók
a)
megvalósult,
b) évente két
környezettudatossá
Székely
alkalommal
ga javul, elsajátítják
kinevezve
folyamatos
a jó gyakorlatokat
János
b) környezetvédelmi b) megvalósult
napok szervezése an A Hivatal
szervezet
bővítésének 5.
állományi
állományi vizsgálata
a
2009.
II.
Állományi létszám
létszámának költségvetés és az egyes
negyedév
emelkedik
növelése irodák igényeinek tükrében Családbarát munka-
a)
Rugalmas
munkaidő
körülmények
bevezetése, SZMSZ-ben való
a)
2009.
II.
Családbarát
a)
rész-munkaidő
6.
29
negyedév
munkahely
lehetséges
megteremtése
rögzítése b)
b) Munkakörönként
rögzíteni
az
munkavégzés
otthoni
2009.
II.
indokolt
negyedév
esetben b) Nem valósult
c) folyamatos
meg
lehetőségét,
amennyiben releváns
c)
a
c) témakörben pályázatok
pályázatfigyelé
előkészítése és benyújtása
s folyamatos,
(játszósarok,
rugalmas
gyermek
megőrző…)
munkaidő pályázat tartaléklistán Megvalósult, információs pult a
Ügyintézés
Információs pult és Információs pont kialakítása
7.
2009. IV.
bejáratnál (KMOP-
hatékonyabbá
tájékoztatás az ügyfelek számára
az
negyedév
5.2.1/B-2f-2009-
tétele
ügyfelek számára 0016
sz.
projekt
keretében) a)
Belső
teljesítmény
Alkalmazottak a) 2009. IV.
értékelő Belső,
motiváltsága nő, a
Megvalósult 2011-
jövedelmek reálisan
ben és 2013-ban a
negyedév bevezetése
8.
rendszer
valós az
Ötv-ben
értékelés
b) évente foglaltaknak megfelelően
tükrözik a
megalkotása b) értékelés rendszeres éves
munkavégzés rendszeresen
elkészítése a)
minőségét
Közös
fejlesztését
projektek és
más Részvétel
Civil-,
vállalkozói-,
területeken
való
a)
2009.
önkormányzati
együttműködést
együttműködés
munkacsoport
javítása
partneradatbázis
ösztönző
alapú
IV. tervezés
további
negyedév
9.
mélyítése, és
b)
félévente partnerségi hálózat
rendszeresen létrejötte
létrehozása b)
30
vonatkozó
(decemberben)
rendszeres
korm.rend. szerint
munkamegbeszélések lefolytatása Csak
egy
alkalommal
volt,
csapatépítő kirándulások vannak
évi
2
alkalommal, illetve Kommunikáció
és
Éves
rendszerességgel
Együttműködési
volt
kihelyezett
hatékonyság javul,
összevont
pár-huzamosságok
munkaértekezlet a
megszűnnek
hivatali
Évente egy belső
kommunikációs-
és
10.
alkalommal együttműködés
hatékonyságnövelő tréning rendszeresen
javítása
az alkalmazottak számára
dolgozóknak nyarán,
2010
ahol
dolgozókat
érintő
problémákat ügyeket
a
és
lehetett
megvitatni A Belső
szervezeti
Szervezeti diagnózis térkép
Évente
éves rendszeres elkészítése,
(januárban)
Hivatal
belső
változásai 11.
problémák
Nem valósult meg nyomonkövet-
nyomonkövetése
változások nyomonkövetése
rendszeresen hetővé válnak
Ügyfélszintű Ügyfelek
Évente
A
Hivatal
külső
(januárban)
visszajelzést
kap
rendszeresen
munkájáról
elégedettségmérés 12.
elégedettségének rendszeres
Nem valósult meg.
elkészítése,
nyomonkövetése változások nyomonkövetése
Megvalósult, Infrastrukturális
Az Ügyfélfogadás
eszközfejlesztésekre
körülményei
rendelkezésre álló belső és
13.
Folyamatosan
ügyfélfogadás
akadálymentes
körülményei
hivatalépület
javulnak
bejáratnál
külső források vizsgálata ügyfélszolgálati
31
új,
és a
pulttal, ügyfelek
lifttel, számára
mosdóval, az első emeleten
kis
játszósarokkal (KMOP-5.2.1/B-2f2009-0016
sz.
projekt keretében)
32
5.7. Ügyiratkezelő szoftver tanúsítványa
33
5.8. Feldolgozott dokumentumok, szabályzatok
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
10. 11. 12. 13.
Támogatási Szerződés, 2009. 02.19 (Veresegyház részéről), 2009.02.25-én VÁTI Magyar Regionális Fejlesztési és Urbanisztikai Kht. Részéről, mint közreműködő szervezet Pályázat ÁROP-3.A.-1/A, pályázati adatlap ÁROP 3.A.1/A – 2008-0003 TANULMÁNY„Veresegyház Város Polgármesteri Hivatalának szervezeti átalakitasa és racionalizálása”elnevezésű pályázathoz 2009 február Veresegyház-elõadás-pdf a tanulmányról 1. Számú Projektfenntartási jelentés: 2009.07.01-2010.12.31. Együttműködést segítő kommunikáció 2009 április Vezetői Szervezetfejlesztési ismeretek 2009.április 2009 Záróprojekt jelentés, 2009.08.19. Veresegyház Város Önkormányzatának Polgármesteri Hivatala Szervezeti és Működési Szabályzata (A Képviselő-testület a Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatát a 45 /2011.(03.17.) sz. határozatával jóváhagyta) Kontroller program Felhasználói leírása Beszámolók az ÁROP-3.A.1/A-2008-0003 pályázat megvalósulásáról 2014.március 03-ai interjúk jegyzőkönyvei (4 db) Áttekintő táblázat az akcióterv megvalósulásáról.
5.9. Interjú alanyok listája
Az interjúra 2014. március 03-án került sor az előzetesen megküldött fejlesztési területekre vonatkozó kérdéslista alapján. Garai Tamás jegyző Niedermayer Miklósné aljegyző Jáger Ágnes Pénzügyi Osztály vezetője Cserháti Ferenc Pályázati- Beruházási- és Vagyongazdálkodási Osztály vezetője
5.10. Interjúk kérdései
1.
2.
34
A Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. törvény (továbbiakban: Mötv.) 2013. január 1. napjától hatályos 84-85. §-ai értelmében a járáson belüli, kétezer fős lakosságszámot meg nem haladó településeknek közös önkormányzati hivatalt kellett létrehozniuk, melyre 2013. január 1-jétől számított 60 napon belüli határidőt szabott az Mötv. 146. § (2) bekezdése. Történt-e ennek értelmében közös önkormányzati hivatal létrehozása? Ha igen, mely településeket érintően, az érintett települések mely döntése alapján? A projekt során megvalósított jelenléti ívek tanúsága szerint képzésenként hány fő volt a részvevő? Kommunikációs képzés
3. 4.
Vezetői tréning Kontroller program oktatása (netTEAm Kft) Valamint az akcióterv bemutatása Az oktatási napló/naplók tartalma? A képzéseket 4 csoportra oszthatjuk: Kommunikációs képzés Vezetői tréning Kontroller program oktatása (netTEAm Kft) Valamint az akcióterv bemutatása Kérem mondja el az egyes oktatásokról a véleményét, azok hasznosságát! Mennyiben voltak sikeresek az oktatások? Kérem indokolja!
5. 6. 7.
8. 9.
10.
11.
12.
13.
35
A képzések eredményeképpen sikerült-e a hivatal belső szervezetei közötti együttműködés javítása? Ha nem, akkor mi ennek az oka? A képzések eredményeképpen sikerült-e a hivatalon belüli koordinációs funkció színvonalának növelése? Ha nem, akkor ennek mi az oka? Sikeres volt-e az önkormányzat által felügyelt intézményekkel való rendszeres információáramlás folyamatának korszerűsítése, illetve az intézményektől érkező visszacsatolás beépítése a hivatal működésébe? Igen és nem válasz esetén is indokoljon! Az akcióterv megvalósulásánál a Szervezeti és Működési Szabályzat 2009. II. negyedévéig módosításra került. A Képviselő-testület mely döntése alapján, s mi változott? A Tanulmány javaslatai között szerepelt, hogy a fenntartott intézményekkel való rendszeres információáramlás elsősorban a költségvetés elfogadásával kapcsolatban igényel változtatást. Javult-e az intézmények között ezen a téren az információ áramlása? Ha igen, akkor milyen eszközökkel sikerült elérni? Ha nem, akkor mi a sikertelenség oka? A Tanulmány javaslatai között szerepelt: Külső szakértővel indokolt kidolgoztatni, majd elfogadni a pénzügyi és gazdasági felelősségvállalás alapvető szabályait tartalmazó belső szabályzatot. Sikerült-e a javaslat eredményeképpen ezt a szabályzatot megalkotni (mi az elnevezése, döntés száma, kelte, külső vagy belső szakember állította-e össze, stb,)? Ha nem sikerült, akkor ennek mi az oka? Tanulmány javaslatai között szerepelt: A költségvetés összeállítása nagyjából meghatározott, azonban a korszerű költségvetés-készítési ismeretek elsajátítására indokolt lenne magas szakmai színvonalú háttéranyag kidolgozása. A javaslat eredményeképpen született-e ezen a téren a későbbiekben eredménytermék? Ha igen, akkor mik voltak ezek, ha nem akkor mi ennek az oka? A megvalósítandó fejlesztési területek között szerepelt: a közintézmények költséghatékonyabb és/vagy eredményesebb működésére irányuló szervezet átalakítási programok kidolgozása. Sikerült-e ezen a téren eredményeket elérni? Ha igen, akkor ezek miben nyilvánulnak meg, ha nem akkor mi a sikertelenség oka? A Tanulmány szerint indokolt az önkormányzati intézmények felügyeleti szabályozásának áttekintése. Mind a célszerűségi, mind a hatékonysági, mind a törvényességi szempontok figyelembe vétele elengedhetetlen a felügyeleti funkció hatékony, ám a törvényi kereteken túl nem terjeszkedő ellátásához.
14.
15.
16. 17.
36
Volt-e eredmény ezen a területen? Ha igen, akkor kérem részletezze, ha nem, akkor véleménye szerint miért nem? Milyen lépéseket lát indokoltnak a jövőben? A Tanulmány szerint elengedhetetlen az ügyintézők szakmai képzése, beleértve a más hivatalokkal való együttműködés, tapasztalatcsere intézményesítésének megvalósítását. Indokolt lenne szakértő szervezettel való folyamatos kapcsolattartás, egyeztetési rendszer kialakítása. Megvalósult-e ez a javaslat? Ha nem valósult meg, akkor mi ennek az oka? A Polgármesteri Hivatal rendelkezik-e minden évben képzési programmal? A Tanulmány szerint értékelhető mutatószámokat szükséges kidolgozni, a hivatal működésére és az ügyintézés minősítésére egyaránt. Természetesen ezt követően a mutatószámok folyamatos követése indokolt. Sikerült-e eredményt elérni ezen a területen, s melyek azok? Ha nem akkor mi ennek az oka? Az elektronikus ügyintézés bevezetése megteremtésének érdekében történtek-e előrelépések? Mik ezek? Ha nem, akkor mi ennek az oka? A pályázat során bevezetésre került a netTEAM „Kontroller” programja. Kérem fogalmazza meg az ezzel kapcsolatban elért sikereket, annak mérhető hasznosulását! Hogyan látja, szükséges-e további lépések megtétele, s milyen irányba?
