A SIKERES ÜGYVITELI RENDSZER KIVÁLASZTÁS 5 + 1 KULCSKÉRDÉSE
ÜGYVITELI SZOFTVER EVOLÚCIÓ -
-
Kockás füzet Levelező rendszer, naptár (Outlook) Excel táblázat(ok) tömege Integrált ügyviteli rendszer pl. számlázás, pénzügy, megrendelések, készletek kezelése Vezetői / Vállalati információs rendszer (VIR) MIS (Management Information System) Feladatkezelő, ügyfélkapcsolatokat kezelő szoftver CRM (Customer Relationship Management) Gyártást támogató, Gyártás Erőforrás Tervezési Rendszer MRP / MRP II. (Manufacturing Resource Planing) Dokumentumkezelő rendszerek DMS (Document Management System) Vállalatirányítási rendszer EPR (Enterprise Resource Planning) Üzleti intelligencia rendszer, adattárház BI (Business Intelligence) Felhő alapú szolgáltatások
PÉLDA
AUTÓ SZERVÍZ
Számlázó
Munkafelvevő
Szerelő
Raktáros
4 alkalmazott
Könyvelő
4 különböző szoftver 4-szeres hiba
KOMPLEX ÜGYVITELI RENDSZER
BESZERZÉS (LOGISZTIKA)
SZERVIZ GYÁRTÁS SZOLGÁLTATÁS KERESKEDELEM
ÉRTÉKESÍTÉS
PÉNZÜGY, SZÁMVITEL
Egységes szoftver Megtervezett folyamatok Beépített ellenőrzések
VEVŐK
SZÁLLÍTÓK
KONTROLLING
A FOLYAMATBA ÉPÍTETT KONTROLL
KULCSKÉRDÉSEK AZ ERP RENDSZER KIVÁLASZTÁSÁNÁL
1. 2. 3. 4. 5.
Kinek a dolga a kiválasztás és a bevezetés ? Éppen most vágjunk bele, amikor….? Lehet egyáltalán ezzel a csapattal ? Merjem pont tőlük venni ? No de melyiket is?
Sok a macera…. Megtérül ez valaha?
1. AZ ERP KIVÁLASZTÁSA - IT PROJEKT-E
ERP igazi funkciója: „Csak egy eszköz” egy jól kitalált ügyviteli rendszer működtetésére.
Kötelező előfeltétel: vállalati folyamatok / munkakörök / kontroll + írásbeliség. Jó, ha van minőségirányítási rendszer. Jó, ha az ERP-vel összhangban lesz.
Vezetők, döntéshozók, de a végfelhasználók is. Projektvezető!
2. MEGÉRETT -E A CÉG AZ ERP BEVEZETÉSRE
Jelek, hogy szükség lehet-e az ERP bevezetésre -
Több rendszerből kell adatokat kinyerni? Lassú? Nehézkes? Nem tudjuk, mit csinál a kolléga, nincs kontroll lehetőség… Felduzzadt az elfekvő készletek állománya. Nem tudjuk, ki nem vásárolt az elmúlt X időben, stb.
No de megérett-e…? 1. Fókuszálás: a cégvezetés hajlandó-e elhagyni apróbb problémákat azért, hogy a globális döntésekre fókuszáljon? 2. Delegálás: megbízik-e a munkatársaiban, leosztja-e a felelősségi köröket? 3. Önjáró-e a cég legalább egyes folyamatokban? Ki tud-e a vezető jelölni helyettest, alsóbb szintű menedzsert részfeladatok végrehajtására?
2. MEGÉRETT -E A CÉG AZ ERP BEVEZETÉSRE
4. Hajlandóság: a cégvezető maga, a felső vezetők és a dolgozók hajlandók-e áttérni másik (magasabb szintű) rendszer használatára? Várják ezt? 5. A változás igénye: elő van-e készítve a várható többletmunka, az átállás nehézsége és a várható nyereség? 6. Újra tervezés: rugalmas-e a vezetés és a kollektíva annyira, hogy meglévő, jól bejáratott folyamatokon változtasson? 7. Nyitottság: elfogadnak-e tanácsokat a bevezető cégtől, vagy csak a saját fejük után mennek? 8. Projektmenedzser: fel tud-e mutatni a cég legalább egy olyan belső embert, akit a projektvezetéssel meg lehet bízni / ki lehet erre képezni? 9. Kommunikáció: megvannak-e a belső / külső kommunikációs csatornák, lehet-e azokat működtetni? 10. Elég stabil-e a cég működése ahhoz, hogy bevezetés során kialakított rendszert működtetni is képes lesz?
3. A MUNKATÁRSAK, MINT KOCKÁZATI FAKTOR
Az ERP kiválasztás és a bevezetés sikere a komponensek minőségén és azok működésén múlik. Emberi oldal: Szint alatti: akadályozni fogja a bevezetést. Megfelelő: rugalmas, nyitott, elfogadó, szakmájában jó, csapatjátékos. Meg kell becsülni! Folyamatosan motiválni! Képezhető: aki „majdnem megfelelő”. Kihívás, előrelépés – megéri. Kissé túlképzett: nem stabil az adott poszton, érdemes másik munkakörbe tenni, új feladatra. Nagyon túlképzett: általában veszélyes a cégre.
4. A BESZÁLLÍTÓK, MINT STRATÉGIAI SZEMPONT Mérlegelési szempontok: 1. Fejlesztő / beszállító 2. Múltja, tapasztalata, stabilitása, jövőképe 3. Érdemes elmenni hozzá, sokat beszélgetni vele cégvezető / értékesítők / fejlesztők 4. Óvatosan a referenciákkal! 5. Szellemiség (mennyire tudunk azonosulni?)
6. Dokumentáció minősége (tartalmi, formai, elektronikus, nyelvezet, helyesírás, videók, stb.) 7. Bemutatók – a szállító tartja a vevő szemszögével, a vevő értékel 8. Mi lenne, ha…. kérdések Hosszú távra választjuk, bízzunk meg a beszállítóban! Win - Win
5. ERP RENDSZEREK CSOPORTOSÍTÁSA: KINEK MELYIK
Statisztika: informatikai projektek 50%-a sikertelen. Fő ok: kiválasztás. Első ERP bevezetésnél legfőbb szempont az ár. Második ERP bevezetésnél legfőbb: a támogatás minősége a szállító, az ár: 5.helyen.
Belépő szintű ERP: olcsó, nem kockázatos. Kis cégnek, első megoldásként ajánlható. Kicsit felülméretezett ERP: jó húzóerő, fejlődési lehetőséget rejt, irányt mutat a növekedés során, akár 5-10 évre tervezhető. Eltúlzott ERP: bukás.
5+1 GONDOLATOK A MEGTÉRÜLÉSRŐL
Az ERP rendszer valódi ára 1. Szoftver licensz ára (használati jog): vásárlás, bérlet 2. Hardver költségek (számítógépek, nyomtató, mobil telefon, stb.) 3. Bevezetés költsége (külsősök és belső munkatársak) tesztelés, oktatás, folyamatok változtatása, dokumentálás, kezdeti adatfeltöltés, fejlesztések, testre szabások 4. Üzemeltetés költsége 5 – 10 év
Legyenek mérhető célok! Kulcs teljesítmény mutatók KPI Key Performance Indicator
Foglaljuk írásba! Céljainkat tárjuk fel az ERP bevezetést végző cég felé is.
KÖSZÖNÖM A FIGYELMET!
