A projekt idő-, erőforrás és költségterve 2. rész
Információs rendszer projekt Feladat: időterv MPM háló formában + kritikus tevékenységek Tevékenységek
Közvetlenül megelőző tevékenységek
Időtartam (hét)
A: Igényfelmérés
-
4
B: A működési folyamat tervezése
A
10
C: A szoftvercsomag módosítása
B
8
D: A belső eljárások módosítása
B
6
E: A manuális folyamatok módosítása
B
16
F: A szofvercsomag tesztelése
C
6
G: A belső eljárások tesztelése
D
4
H: A manuális folyamatok tesztelése
E
4
I: Az új szoftvercsomag bevezetése
F, G, H
6
J: A felhasználók betanítása
F, G, H
2
I, J
1
K: A projekt kiértékelése
14 C 22
22 F 28
20 8 28
28 6 34 34 I 40 34 6 40
0
A
4
4
B 14
14 C 20
20 G 24
40 K 41
0
4
4
4 10 14
24 6 30
30 4 34
40 1 41 34 J 36 38 2 40
14 E 30
30 H 34
14 16 30
30 4 34
Tevékenységek A: Igényfelmérés B: A működési folyamat tervezése C: A szoftvercsomag módosítása D: A belső eljárások módosítása E: A manuális folyamatok módosítása F: A szofvercsomag tesztelése G: A belső eljárások tesztelése H: A manuális folyamatok tesztelése I: Az új szoftvercsomag bevezetése J: A felhasználók betanítása K: A projekt kiértékelése
Közvetlenül Időmegelőző tartam tevékeny(hét) ségek 4
ES
EF
LS
LF
TF
FF Kritikus
0
4
0
4
0
0
igen
A
10
4
14
4
14
0
0
igen
B
8
14
22
20
28
6
0
nem
B
6
14
20
24
30
10
0
nem
B
16
14
30
14
30
0
0
igen
C
6
22
28
28
34
6
6
nem
D
4
20
24
30
34
10
10
nem
E
4
30
34
30
34
0
0
igen
F, G, H
6
34
40
34
40
0
0
igen
F, G, H
2
34
36
38
40
4
4
nem
I, J
1
40
41
40
41
0
0
igen
Az erőforrás-allokáció és a tevékenységi időtartamok kialakítása
IDŐTARTAM ↔ ERŐFORRÁS
normák tapasztalati adatok szakmai becslés
Tevékenység-erőforrás mátrix
Emberi erőforrások szakmai leltárának mátrixa: a rendelkezésre álló munkatársak közül kik rendelkeznek a projekt teljesítéséhez szükséges szakmai kompetenciákkal
Feladat-felelősség mátrix
A költségek becslése
Tevékenység alapú költségtervezés (tevékenységek közvetlen költségei, projekt-általános költségek, egyéb általános költségek):
Tevékenység / Költségek
Közvetlen költség
Projekt általános költség
Egyéb általános költség
Tevékenység összes költsége
1 2 ... n Összesítés
Más módszerek: • Paraméteres költségbecslés • Egységárak alapján történő költségbecslés • Költségnemek szerinti csoportosítás alapján elvégzett költségtervezés
A projekt minél korábbi fázisában készül a költségterv, annál nagyobb becslési bizonytalansággal kell számolni.
A projektek finanszírozási lehetőségei
saját pénzügyi források (saját tőke) felhasználása; hitelből való finanszírozás; vissza nem térítendő támogatások megpályázása (nemzeti források, EU-s támogatások, külföldi intézmények által meghirdetett támogatások romániai vállalkozások részére); partnerek hozzájárulása; egyéb források bevonása; a fentiek kombinációja.
A projekt pénzáramlási terve
A pénzáramlási terv a projektteljesítés során felmerülő költségekkel összefüggő pénzmozgást foglalja magában. Ez a pénzmozgás az idő függvényében tervezhetővé válik. A pénzáramlási terv kialakításához ismerni kell, hogy a tevékenységek kalkulált költségei közül melyek a teljesítéssel arányosan felmerülő, melyek az időtartam arányában felmerülő és melyek a pontszerűen felmerülő költségek. A projekt teljesítésében való részvétel mindig negatív pénzáramlási egyenleggel kezdődik, a teljesítésből származó bevétel a teljesítési időszak elején nem fedezi a felmerült költségek finanszírozását. A pénzmozgások grafikusan is ábrázolhatóak.
A pénzáramlási egyenleg alakulását befolyásoló tényezők
A költségek keletkezése és a pénzügyi kiegyenlítésük közötti időtartam A teljesítés közbeni megszakítások időtartama és gyakorisága A vitás ügyek rendezésének gyorsasága Az infláció jellege (mértékének időbeni kialakulása)
Példa Egy hőszigetelő ablakokat gyártó vállalkozás a cég fejlesztése érdekében egy új műhely építését és a szükséges gépekkel való berendezését tervezi. A műhely felépítését alvállalkozó végzi, aki az építkezéshez szükséges anyagokat is megvásárolja. A projekt keretén belül 3 gép, valamint 2 számítógép vásárlását és két új személy alkalmazását tervezik, akiknek speciális képzést is nyújtanak. A projekt tervezett időtartama 6 hónap. Egy tanácsadó cég szolgáltatásait is igénybe veszik. A projekt megvalósítására a projekttulajdonos szervezet vissza nem térítendő támogatást igényel, a finanszírozás intenzitása 70%.
Ssz. 1 2
Tevékenység Projektmenedzsment Műhely felépítése
Gépek, berendezések beszerzése Két személy alkalmazása és 4 betanítása 3
1
2
Hónap 3 4
5
6
Tevékenység-erőforrás mátrix Erőforrások Tevékenységek
Emberi erőforrások
Technikai jellegű erőforrások
Anyagi jellegű erőforrások
1. Projektmenedzsment
projektmenedzser pénzügyi felelős technikai felelős
2 számítógép, irodai berendezések
fogyóanyagok
2. Műhely felépítése
projektmenedzser pénzügyi felelős technikai felelős tervezőmérnök építésvezető építőmunkások
szerszámok, gépek az építkezési munkálatok elvégzéséhez
építőanyagok
3. Gépek, berendezések beszerzése
projektmenedzser pénzügyi felelős technikai felelős
szállító eszköz
gép 1, gép 2, gép 3
projektmenedzser pénzügyi felelős technikai felelős kiképző szakemberek
szerszámok, gépek, taneszközök a képzés lebonyolításához
fogyóanyagok
4. Két személy alkalmazása és betanítása
A költségek becsült értéke (ÁFA nélkül) Költségtételek
Becsült érték (lej)
Projektmenedzser fizetése (6 hónap, napi 2 óra)
6000
Pénzügyi felelős fizetése (6 hónap, napi 2 óra)
4500
Technikai felelős fizetése (6 hónap, napi 2 óra)
4500
Projektmenedzsment tanácsadás a projekt előkészítésére és megvalósítására (ajánlatok alapján)
15.000
Technikai projektek kidolgozása, építkezési terv, stb. (az építkezési teljes költségével arányos, ajánlatok alapján)
6.000
Építkezés (paraméteres költségbecslés, 350 m2 alapterület x 1000 lej/m2)
350.000
Gép 1 (ajánlatok alapján)
80.000
Gép 2 (ajánlatok alapján)
70.000
Gép 3 (ajánlatok alapján)
55.000
Számítógép (2 db.) (ajánlatok alapján)
4.000
Alkalmazottak kiválasztása és betanítása (2 személy) (ajánlatok alapján)
4.000
Előre nem látható költségek (árfolyamváltozás stabilizálása)
6.000
Költségvetés (kiadási oldal) Költségtételek 0
1
1.1. Projektmenedzser fizetése
ÁFA nélküli érték ÁFA lej lej 2 3 1 TÉTEL - Fizetések és alvállalkozói díjak 6000
Teljes költség lej euró 4 5 0
6000
1395,35
1.2. Pénzügyi felelős fizetése
4500
0
4500
1046,51
1.3. Technikai felelős fizetése
4500
0
4500
1046,51
Projektmenedzsment tanácsadás a projekt előkészítésére és megvalósítására
15000
3600
18600
4325,58
1.5. Technikai projektek kidolgozása, építkezési terv
6000
1440
7440
1730,23
36000 5040 2 TÉTEL - Műhely felépítése 2.1. Építkezési szolgáltatás 350000 84000 2 TÉTEL ÖSSZESEN 350000 84000 3 TÉTEL - Gépek, berendezések beszerzése 3.1. Gép 1 80000 19200
41040
9544,19
434000 434000
100930,23 100930,23
99200
23069,77
1.4.
1 TÉTEL ÖSSZESEN
3.2. Gép 2
70000
16800
86800
20186,05
3.3. Gép 3
55000
13200
68200
15860,47
3.4. Számítógép (2 db.) 4000 960 3 TÉTEL ÖSSZESEN 209000 50160 4 TÉTEL - Két személy alkalmazása és betanítása 4.1. Alkalmazottak betanítása (2 személy) 4000 960 4 TÉTEL ÖSSZESEN 4000 960 5 TÉTEL –Előre nem látható költségek Előre nem látható költségek (árfolyamváltozás 5.1. 6000 0 stabilizálása) 5 TÉTEL ÖSSZESEN 6000 0 TELJES KÖLTSÉG 605000 140160
4960 259160
1153,49 60269,77
4960 4960
1153,49 1153,49
6000
1395,35
6000 745160
1395,35 173293,02
Költségvetés (bevételi oldal)
Költség megnevezése
Teljes Teljes elszámol költség ható ÁFÁ-val költség (lej) (lej)
0 1 2 = 3+8 3 = 6+7 1 Terület 0 0 Épület (összesen), amelyből: 434000 350000 0 0 2 – Vásárlás – Építkezés 434000 350000 – Felújítás 0 0 Befektetett eszközök (összesen): 259160 209000 – Tárgyi eszközök 0 0 – 1 Tétel 99200 80000 3 – 2 Tétel 86800 70000 – 3 Tétel 68200 55000 – 4 Tétel 4960 4000 – Immateriális javak 0 0 Tanácsadás (összesen), amelyből: 26040 21000 – a projekt előkészítésére 7440 6000 4 – technikai elemzések kidolgozása, stb. 7440 6000 – a projekt megvalósítására 11160 9000 5 Speciális képzés 4960 4000 6 Árfolyamváltozás stabilizálása 6000 6000 7 El nem elszámolható költségek 15000 0 Összesen 745160 590000
Vissza nem térítendő támogatás
Saját hozzájárulás
(%)
Értéke (lej)
Támogatott költségekhez (lej)
5
6
7
0 70% 0 70% 0 70% 0 70% 70% 70% 70% 0 70% 70% 70% 70% 70% 70% 0 0
0 245000 0 245000 0 146300 0 56000 49000 38500 2800 0 14700 4200 4200 6300 2800 4200 0 413000
0 105000 0 105000 0 62700 0 24000 21000 16500 1200 0 6300 1800 1800 2700 1200 1800 0 177000
El nem számolható költségek (lej)
8 0 84000 0 84000 0 50160 0 19200 16800 13200 960 0 5040 1440 1440 2160 960 0 15000 155160
A hőszigetelő ablakokat gyártó vállalkozás fejlesztését szolgáló projekt pénzügyi forrásai Sorsz.
Finanszírozási források
Érték (lej)
i
A projekt teljes értéke
745.160
ii
A projekt el nem számolható költségei összesen
155.160
iii
A projekt elszámolható költségei összesen
590.000
1
Az igényelt támogatás összege
413.000
2
A kérelmező saját hozzájárulása
332.160
2.1
Készpénzben való hozzájárulás (saját megtakarítás)
2.2
Hitelből való hozzájárulás
99.648 232.512
A hőszigetelő ablakokat gyártó vállalkozás fejlesztését szolgáló projekt pénzáramlási terve Hónap 1
2
3
4
5
6
7
Kiadások (lej), ebből 93888 93888 93888 93888 223468 146140 Projektmenedzsment (fizetések és projektmenedzsment 5600 5600 5600 5600 5600 5600 tanácsadás) Műhely felépítése (technikai 88288 88288 88288 88288 88288 0 projektek kidolgozása, építkezési terv, építkezés) Gépek, berendezések 0 0 0 0 129580 129580 beszerzése
...
12
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Két személy alkalmazása és betanítása
0
0
0
0
0
4960
0
0
0
Előre nem látható költségek (árfolyamváltozás stabilizálása)
0
0
0
0
0
6000
0
0
0
99648 88128 93888 93888 223468 146140
0
0
0
0
0
0
0
0 88128 93888 93888 223468 146140
0
0 -413000
0
0
0
0
0
0
0
0
413000
5760
0
0
0
0
0
0
0
0
Bevételek (lej), ebből
Saját megtakarítás 99648 Banki hitel Vissza nem térítendő támogatás Egyenleg (lej)
0
0
0
0
Optimalizálás
Amikor a kritikus út hossza nagyobb a rendelkezésre álló időtartamnál, az optimalizálás a kritikus út rövidítéséből áll Az optimalizálás másik alapesete a hullámzó erőforrásigény kiegyenlítettebbé tételére irányul a projektköltségek csökkentése érdekében
A kritikus út rövidítése
A kritikus út rövidítésének szabályai :
A leghosszabb negatív teljes csúszási időtartammal rendelkező tevékenységeknél célszerű kezdeni A leghosszabb időtartamú tevékenységekre célszerű koncentrálni
A kritikus út rövidítésének módszerei
Több vagy nagyobb teljesítőképességű erőforrás alkalmazása A hosszabb időtartamra tervezett kritikus tevékenységek felbontása több, párhuzamosan is végezhető résztevékenységre A hatékonyság növelése a kritikus tevékenységek teljesítésében A kritikus tevékenységek közötti átfedések számának és mértékének növelése A tevékenységek közötti logikai-függőségi kapcsolatok újratervezése
A rövidítés növeli az érintett tevékenységek költségeit
A tervezés egy Rövidítés utáni költség – Eredeti költség időegységére jutó = Eredeti kritikus út – Rövidített kritikus út többletköltség
Az erőforrás-kiegyenlítés szabályai
Az erőforrás-kiegyenlítés a nem kritikus tevékenységekre támaszkodik Az erőforrás-kiegyenlítésre való törekvés megváltoztatja az érintett tevékenységek időterven belüli elhelyezését, és ezen keresztül a tevékenységek jellegét vagy teljes csúszási időtartamuk mértékét
A kritikus lánc szerinti tervezés (1) Kritikus lánc: a tevékenységek olyan összefüggő láncolata, ahol a technikailag párhuzamosan végezhető, de ugyanazon emberi erőforrást igénylő tevékenységek egymást követő tevékenységfolyamot alkotnak.
A kritikus lánc szerinti tervezés (2) Feltételezések: Ugyanaz az erőforrás nem alkalmazható több, párhuzamosan végezhető tevékenységben. A tevékenységi időtartamok tervezésében az 50%-os valószínűséggel elegendő időtartamot kell alapul venni. A tervezett tartalékidőt nem az egyes tevékenységeknél, hanem a tevékenységfolyamok végénél kell figyelembe venni. Indoklás:
feladatváltási probléma Diák-szindróma Parkinson trv.: a feladat mindig kitölti az arra szánt időt
