A Modul6 Számla szoftver, valamint jelen dokumentáció a szerzői jogi törvények által védett, ezért a szerző engedélye nélküli terjesztése, másolása,

Felhasználói kézikönyv

MODUL6 SZÁMLA felhasználói kézikönyv

1

TARTALOMJEGYZÉK 1.

Rendszerkövetelmények __________________________________________________ 5

2.

A hardverkulcs _________________________________________________________ 6

3.

Telepítés és indítás ______________________________________________________ 7

4.

A program használata hálózatos környezetben_______________________________ 10

5.

Az adatkezelő ablakok használata _________________________________________ 11

6.

5. 1.

Áttekintés _____________________________________________________________ 11

5. 2.

A táblázatok használata__________________________________________________ 12

5. 3.

A gyorskereső használata ________________________________________________ 14

5. 4.

A beviteli mezők ________________________________________________________ 15

5. 5.

Adatkezelési műveletek __________________________________________________ 17

5. 6.

Lista nyomtatása _______________________________________________________ 17

5. 7.

Exportálás Excel formátumba ____________________________________________ 19

5. 8.

Az adatok szűrése_______________________________________________________ 20

5. 9.

Funkcióbillentyűk ______________________________________________________ 22

Alapadatok ___________________________________________________________ 23 6. 1.

Cégadatok (első indítás)__________________________________________________ 23

6. 2.

Kibocsátó cégek ________________________________________________________ 25

6. 3.

Bankszámlaszámok _____________________________________________________ 26

6. 4.

Fizetési módok _________________________________________________________ 27

6. 5.

Számlatömbök _________________________________________________________ 28

6. 6.

Partnerek _____________________________________________________________ 31

6. 7.

Mennyiségi egységek ____________________________________________________ 35

6. 8.

Termékkategóriák ______________________________________________________ 36

6. 9.

Termékek _____________________________________________________________ 38

6. 10.

Kedvezmények _______________________________________________________ 39

(c) 2010, Profit-X Kft.


6. 11.

7.

2

Kész szövegek________________________________________________________ 41

Szállítólevél készítése ___________________________________________________ 42 7. 1.

Áttekintés _____________________________________________________________ 42

7. 2.

Szállítólevél felvitele_____________________________________________________ 43

7. 3.

A szállítólevél nyomtatása ________________________________________________ 48

7. 4.

Boríték és ajánlott levél feladóvevény nyomtatása ____________________________ 49

7. 5.

Szállítólevél stornózása és törlése __________________________________________ 49

7. 6.

Új szállítólevél létrehozása egy meglévő bizonylatból__________________________ 50

8.

Számla készítése _______________________________________________________ 51 8. 1.

Áttekintés _____________________________________________________________ 51

8. 2.

Számla felvitele_________________________________________________________ 52

8. 3.

A számla nyomtatása ____________________________________________________ 59

8. 4.

Boríték és ajánlott levél feladóvevény nyomtatása ____________________________ 60

8. 5.

Számla stornózása és törlése ______________________________________________ 61

8. 6.

Új számla létrehozása egy meglévő bizonylatból______________________________ 61

9.

Előszámla rögzítése ____________________________________________________ 62

10.

Listák______________________________________________________________ 62

10. 1.

Szállítólevelek, számlák________________________________________________ 62

10. 2.

Borítéknyomtatás_____________________________________________________ 66

11.

Szervizfunkciók______________________________________________________ 68

11. 1.

Kapcsolat beállítás____________________________________________________ 68

11. 2.

Jelszóváltás __________________________________________________________ 68

11. 3.

Bejelentkezés más néven _______________________________________________ 69

11. 4.

Adatmentés__________________________________________________________ 69

11. 5.

Távoli adatbázis karbantartása _________________________________________ 69

11. 6.

Felhasználók_________________________________________________________ 70

11. 7.

Felhasználói csoportok és jogok _________________________________________ 71

11. 8.

Jogosultság bizonylattömbökre _________________________________________ 73 (c) 2010, Profit-X Kft.


3

11. 9.

Nyomtatóbeállítás ____________________________________________________ 74

11. 10.

Program futtatása ____________________________________________________ 74

11. 11.

Demo számlák törlése _________________________________________________ 74

11. 12.

APEH nyilatkozat nyomtatása __________________________________________ 74



4

A Modul6 Számla szoftver, valamint jelen dokumentáció a szerzői jogi törvények által védett, ezért a szerző engedélye nélküli terjesztése, másolása, sokszorozása, átruházása törvénybe ütköző cselekedet, amely jogi következményeket von maga után.



5

1. Rendszerkövetelmények

Minimális követelmény:

•

Intel Pentium I 400 MHz, vagy annak megfelelő teljesítményű más processzor,

•

32 Mb RAM,

•

20 Mb szabad lemezterület,

•

Legalább 800 x 600 pixeles felbontású, 256 színt megjelenítő grafikus vezérlő,

•

USB port a hardverkulcs számára,

•

Windows 98 operációs rendszer

Ajánlott konfiguráció:

•

Intel Pentium II 1 GHz, vagy annak megfelelő teljesítményű más processzor,

•

128 Mb RAM,

•

100 Mb szabad lemezterület,

•

Legalább 800 x 600 pixeles felbontású, 16 bites színmélységű grafikus vezérlő

•

USB port a hardverkulcs számára,

•

Windows XP operációs rendszer



6

2. A hardverkulcs A szoftver teljes verziója USB pendrive-ból kialakított hardverkulccsal működik. Ha a hardverkulcs nincs csatlakoztatva a számítógép valamelyik USB portjához, a program csak demo módban indul el. Használat közben a program időnként ellenőrzi a kulcs jelenlétét.

Ha a számítógép Windows 98 operációs rendszerrel rendelkezik, a hardverkulcs kezeléséhez szükség van a Windows Management Instrumentation (WMI) nevű kiegészítés telepítésére, amely a www.profit-x.hu –ról vagy a Microsoft oldaláról letölthető.

A hardverkulcs nincs konkrét számítógéphez kötve, bármelyik kulcs bármelyik gépen használható. Az azonosítást a kulcs gyökérkönyvtárában lévő .key kiterjesztésű fájlok, valamint a hardlock.dll nevű állomány segítségével végzi el a program. A meghajtó többi része szabadon használható.

A kulcs az egyedi hardverazonosító felhasználásával működik, így másik flash meghajtóra átmásolva nem működik még akkor sem, ha típusa megegyezik az eredeti pendrive-val. Meghibásodás vagy a kulcs elvesztése esetén kérjük, forduljon a szoftver fejlesztőjéhez.



7

3. Telepítés és indítás A szoftver automatikusan, telepítőprogram segítségével installálható.

Indítás után az üdvözlőképernyő jelenik meg, majd a Tovább gombra kattintva beállítható a telepítés célmappája. A Módosítás gomb segítségével másik könyvtárat lehet választani. A Tovább gomb indítja a telepítést.

A telepítés befejeztével a Befejezés gombra kattintva léphetünk ki a programból.

FIGYELEM! A telepítés során probléma léphet fel, ha a bejelentkezett Windows felhasználó nem rendelkezik rendszergazdai jogosultsággal. Ha a telepítő futása közben hibaüzenet jelenik meg, kérjük, forduljon a rendszergazdához.



8

A szoftver indítása az Asztalon vagy a Start menüben lévő ikon segítségével történik.

Indítás

után

a

program

kéri

a

hardverkulcsot. A képernyő jobboldalán lévő lenyíló lista a cserélhető meghajtók betűjeleit tartalmazza. Itt kell kiválasztani azt a betűjelet, amelyet a Windows a kulcshoz rendelt.

Az OK gombra kattintva a program ellenőrzi a kulcsot. Ha a hardverkulcs a későbbi indítások során is csatlakoztatva van és a megadott betűjellel rendelkezik, ez az ablak nem jelenik meg.

Ha a felhasználó nem rendelkezik hardverkulccsal, a program a DEMO gombra kattintva indítható. Ekkor legfeljebb 25 db számla rögzítésére van lehetőség, valamit a kinyomtatott számlákon megjelenik a MINTA felirat.

A következő lépés a felhasználói név és a jelszó bekérése. A program első indításkor az ADMIN (Rendszergazda) felhasználót kínálja fel, minden további futtatáskor pedig a legutóbb kiválasztott felhasználónév jelenik meg. Az ADMIN felhasználóhoz az ’sa’ alapértelmezett jelszó tartozik, ezt beírva és az OK gombra kattintva a program főablakába jutunk. (Megjegyzés: a jelszó ellenőrzésekor a program nem tesz különbséget a kis- és nagybetűk között.)



9

Az ADMIN felhasználó teljes jogosultsággal rendelkezik a program minden részéhez. A felhasználók kezeléséről és a jogosultságokról később részletesebben szólunk.

A program funkciói a főablak baloldalán lévő gombokra kattintva, legördülő menükből választhatók ki.

Az ablak alsó részén megjelenik az aktuális felhasználó neve, valamint az adatbázis elérési útja.

A program bezárása a jobb felső sarokban lévő „X”-re, vagy a bal alsó sarokban lévő Kilépés gombra kattintva történik.



10

4. A program használata hálózatos környezetben

A Modul6 Számla szoftver adatbázisához egyszerre korlátlan számú felhasználó csatlakozhat. Az egyes munkaállomásokon megjelennek a máshol felvitt adatok is, azonban ugyanazt a tételt (pl. számlát, partnert stb.) nem szerkeszthet két felhasználó egyszerre. Ha egy tételt egy másik felhasználó szerkeszt, a program egy üzenetet jelenít meg, és letiltja az adat módosítását addig, amíg fel nem szabadul.

A program telepítése után a DATA alkönyvtárban lévő adatbázishoz csatlakozik. Az adatbázis megosztásához másoljuk a DATA könyvtárban lévő XDB kiterjesztésű fájlt egy megosztott központi mappába (pl. egy szerverre), amelyhez minden leendő felhasználó fájl-szintű írási és olvasási joggal rendelkezik. Ezután telepítsük a programot minden munkaállomásra, majd egyenként állítsuk be a kliensek kapcsolódását a központi adatbázishoz („Szerviz” menü. „Kapcsolat beállítása” menüpont).

A Modul6 Számla program lehetőséget ad az egyes felhasználók jogosultságának beállítására is. Erről a funkcióról később részletesebben szólunk.



11

5. Az adatkezelő ablakok használata 5. 1. Áttekintés A program kezelőfelülete egységes, így az adatkezelő ablakok azonos módon használhatók. A program telepítése után ezért célszerű minél mélyebben elsajátítani az ablakok kezelését.

Egy törzsadat-karbantartó ablak a következő összetevőkből áll: Eszköztár Tételek száma Üzemmód választás

Beviteli mezők

Gyorskereső

Táblázat

A képernyő alsó részén lévő táblázat jeleníti meg az adatokat. Itt minden sor egyszerre tekinthető át, így könnyen kiválasztható a módosítani kívánt adat. A táblázat adatai nem szerkeszthetők.


12


A táblázat feletti keretezett rész tartalmazza az aktuális (a táblázatban kék színnel jelölt) rekord részletes adatait. Az itt lévő beviteli mezőkkel történik az adatok szerkesztése, illetve az új tételek felvitele. Az adatkezeléshez szükséges funkciók, a táblázat nyomtatása, az adatok exportálása Excel formátumba, valamint a táblázatban való mozgást segítő gombok a baloldali eszköztáron találhatók.

5. 2. A táblázatok használata A táblázatok a rekordban lévő összes adatot tartalmazzák. A legtöbb menüpontban az utolsó két oszlopban megjelenik az adott tétel utolsó módosításának dátuma és a módosítást rögzítő felhasználó neve.

Lehetőség van a táblázat méretének megnövelésére is. Ehhez kattintsunk a baloldali gombjára. Ekkor teljes méretű lesz a táblázat, így könnyebbé válik az

eszköztár

adatok közti navigáció. Az eredeti méret visszaállításához kattintsunk újra az említett gombra. A táblázat mérete az ablak átméretezésével is változtatható.

Az

adatok

sorba

rendezése

a

fejlécekre

kattintva

végezhető el. Ha egy fejlécben lefelé mutató kék nyíl jelenik meg, a táblázat adatai ezen oszlop szerint növekvő sorrendbe vannak rendezve. A felfelé mutató nyíl a csökkenő sorrendet jelzi, amely a fejlécre való újbóli kattintással állítható be.

Lehetőség van a táblázat celláiban a gyorskeresésre is: ehhez kattintsunk a kívánt oszlop egyik cellájába, majd írjuk be a keresett adat első néhány karakterét. Ekkor a program az elő olyan cellára ugrik, amelynek kezdőbetűi megegyeznek a beírt karakterekkel.

A

táblázat

oszlopainak

szélessége

szabadon

oszlopfejlécek közti elválasztó vonal húzásával.


állítható

az


13

Az oszlopok sorrendjének megváltoztatására is van lehetőség. Ha egy oszlopot át kívánunk helyezni, kattintsunk az oszlop fejlécére, tartsa nyomva az egér gombját, és húzzuk az oszlopot a kívánt helyre. Az oszlopok méretét és pozícióját a program felhasználóhoz kötve elmenti az adatbázisba, így minden táblázat az adott felhasználó legközelebbi belépése után is az előzőleg elmentett beállításokkal jelenik meg. Az eredeti állapotba való visszaállításhoz kattintsunk a táblázat jobb alsó sarkában lévő

gombra. Ekkor a

program törli a táblázat mentett beállításait, és az oszlopok méretét és pozícióját visszaállítja az eredeti értékre.

A táblázatok egy függőleges vonallal két részre bonthatók. A két részben ezután egymástól függetlenül lehet mozogni vízszintes irányban. A felosztáshoz húzzuk a táblázat bal alsó sarkában lévő fekete sávot jobbra. Az egér gombjának felengedése után megjelenik egy elválasztó vonal, amely a bal és jobb panelt választja el egymástól. A vonal bármikor áthelyezhető a fekete sáv húzásával. Az oszlopok méretéhez és pozíciójához hasonlóan a program az elválasztó sáv helyét is elmenti.

A táblázattól balra lévő gombok az adatok közti navigálást könnyítik meg. A felső gombbal a táblázat első sorára ugorhatunk, a másodikra kattintva pedig a program egy sort lép visszafelé. A harmadik gomb egyet lép lefelé, a negyedikkel pedig az utolsó sorra ugorhatunk.

Az adatkezelő képernyőkön lévő táblázatok a menüpont elindításakor leválogatott adatokat tartalmazzák. Az adatok frissítése bármikor elindítható a táblázat feletti gombra kattintva. Ekkor a többi felhasználó által időközben mentett változások és az új rekordok is megjelennek a képernyőn.



14

5. 3. A gyorskereső használata A táblázat feletti gyorskereső mezőbe begépelve pillanatok alatt megtalálható egy módosítani kívánt adat.

Egy adatkezelő képernyő elindításakor a kurzor rögtön a gyorskeresőre áll, amely általában az adatok megnevezésében keres először. Minden egyes karakter beírásakor a program megkeresi az első megfelelő adatot, és kijelöli a táblázatban. Ekkor a beviteli mezőkben is a talált sor jellemzői jelennek meg. A keresési feltételnek megfelelő következő adat megjelenítéséhez kattintson a keresőmező melletti

gombra. Ha nincs több találat, a táblázat egyetlen sora sincs kijelölve.

A gyorskeresővel szótöredékre is lehet keresni. Ha a beírt kifejezés ’*’ karakterrel kezdődik, a program az első olyan adatot találja meg, amelyben szerepel a beírt szöveg függetlenül attól, hogy az elején található-e.

A megnevezésen kívül bármely más mezőre is lehet keresni. A kívánt oszlop a keresőmezőtől jobbra lévő listából választható ki. Ezzel egyenértékű, ha a táblázat egy oszlopának fejlécére duplán kattintunk.



15

5. 4. A beviteli mezők Az adatok felvitelét vagy módosítását a beviteli mezők segítségével végezhetjük el. Ezek a következők lehetnek:

•

Szövegmező: Szövegek vagy számok bevitelére szolgáló mező. Szám bekérése esetén a mezőre duplán kattintva (vagy az F9 billentyűt

lenyomva)

számításokat

végezhetünk,

amelyek

eredményét a program megjeleníti a beviteli

mezőben.

A

beírt

képlet

eredménye megtekinthető a képernyő alján a bal alsó „=” gombra kattintva. A számítás eredményének mentéséhez kattintsunk az OK gombra. Ekkor a program bezárja a képletet tartalmazó ablakot, és a kiszámított érték megjelenik a beviteli mezőben. (Megjegyzés: Képletek beírásakor a program a tizedesvessző helyett csak pontot fogad el.)

•

Lenyíló lista: Előre bevitt értékekből való választást teszi lehetővé, ezen kívül néhány listába új elemeket is felvihetünk. A lista a mező jobboldalán lévő lefelé mutató nyílra kattintva jelenik meg. Ha a mezőre állva beírjuk a kiválasztani kívánt elem első néhány karakterét, a lista automatikusan rááll az első találatra. Ha egy lenyíló lista sárga színű, lehetőség van az értékek táblázatból

történő

kiválasztására,

vagy

új

elem

felvitelére. Ha jobb gombbal kattintunk a mezőre, majd a lenyíló listából a „Választás” elemre kattintunk, az adott törzsadatot kezelő ablak jelenik meg, ahol teljes méretű táblázatból választhatjuk ki a megfelelő elemet. A kiválasztás a táblázatra duplán kattintva, vagy az ablak bal alsó részén lévő „Választás” gombra kattintva történik.


16


Ekkor az ablak bezáródik, és a választott adat megjelenik a beviteli mezőben. A közvetlen választás a mezőre állva az F9 billentyű lenyomásával is működik. Ha jobb gombbal a mezőre kattintva a „Felvitel” menüpontot választjuk, új törzsadatot vihetünk fel, amely rögzítés után megjelenik a listában.

Azoknál

a

listáknál,

amelybe

szöveget

is

beírhatunk, többnyire működik az automatikus kiegészítés, amely a kezdőbetűk alapján felajánl egy

értéket

a

listából.

Ekkor

az

ENTER

billentyűvel fogadhatjuk el a felkínálást. A keresés nem különbözteti meg a kis- és nagybetűket.

•

Dátum

mező:

Dátumértékek

bevitelére alkalmas

billentyűzetről, vagy egy naptár-ablakból kiválasztva. A naptár a mező jobboldalán lévő lefelé mutató nyílra kattintva jelenik meg. Az évet és a hónapot a naptár feletti lenyíló listákból választhatjuk ki, az ablak alsó sarkain lévő két gombbal pedig egy hónapot léphetünk előre vagy vissza. A kívánt napra kattintva a dátum megjelenik a beviteli mezőben.

•

Jelölőnégyzet:

Igen

/

Nem

típusú

adatok

bevitelét teszi lehetővé.

•

Rádiógomb: A rádiógomb által felkínált opciók közül egyet lehet választani.

Bizonyos beviteli mezők kötelezően kitöltendők, vagyis addig nem rögzíthető egy adat, amíg minden kötelező mező nincs kitöltve. Számot tartalmazó mező esetén ez azt jelenti, hogy a mező értéke nem lehet nulla. A kötelező mezők felirata aláhúzva jelenik meg.



17

5. 5. Adatkezelési műveletek Az adatkezelés módját a baloldali eszköztár felső részén lévő rádiógombbal választhatjuk ki. Ha a „Tallóz” opció van kijelölve, a táblázat minden funkciója elérhető, vagyis szabadon lehet mozogni az adatok között. A beviteli mezők ekkor nem aktívak.

Ha a „Módosít” vagy az „Új” opciót választjuk, a beviteli mezők elérhetők lesznek, és lehetővé válik az aktuális sor módosítása vagy új adat felvitele. Az adatok rögzítését a „Rögzít” gombra kattintva, vagy az F2 billentyűt lenyomva indíthatjuk el. Ekkor a program ellenőrzi a bevitt értékeket, és ha minden rendben van, elmenti a tételt az adatbázisba.

Az aktuális adat törlése a „Töröl” gombra kattintva, vagy az F8 billentyű lenyomására történik. A program törlés előtt megerősítést kér, majd eltávolítja a tételt az adatbázisból. Ha egy adatra egy másik tábla egy vagy több sora hivatkozik (Pl. egy törölni kívánt partnerhez egy vagy több számla tartozik), a program nem engedélyezi a törlést, amíg ki nem töröltünk minden kapcsolódó adatot.

5. 6. Lista nyomtatása

Ha az eszköztáron lévő

gombra kattintunk, az aktuális szűrés és sorba rendezés

figyelembe vételével egy listát nyomtathatunk az adatokról. Ehhez először a használni kívánt nyomtatót kell kiválasztani.

A

nyomtató

a

lenyíló

listából

választható ki. A képernyő jobb oldalán

lévő

„Beállít”

gombra

kattintva megjelennek a választott nyomtató beállításai.



18

Ha az OK gombra kattintunk, megjelenik a nyomtatási kép. A nyomtatási és exportálási funkciók a nyomtatási kép melletti eszköztárból indíthatók.

Az eszköztár elemei: Ugrás az első oldalra Ugrás az előző oldalra Oldalszám és az összes oldal számának kiírása. (Oldalszám beírásával az ENTER billentyűt lenyomva a kívánt oldalra ugrik a nyomtatási kép.) Ugrás a következő oldalra Ugrás az utolsó oldalra Nagyítás / kicsinyítés Elküldés a kiválasztott nyomtatóra A nyomtatási kép exportálása a kiválasztott képformátumba A nyomtatási kép exportálása Excel formátumba HTML oldal generálása, majd megjelenítése a webböngészőben (Csak bizonyos listák esetében működik megfelelően) Kilépés a nyomtatási képből

A

gombra kattintva a következő képformátumok közül választhatunk: •

TIFF: Többoldalas tömörített képformátum. Az exportálás eredménye egy TIF kiterjesztésű fájl, ami a lista összes oldalát tartalmazza. (Megjegyzés: Bizonyos képmegjelenítő szoftverek a többoldalas TIFF formátumú képeknek csak az első oldalát képesek megnyitni.)

•

JPEG, GIF: Egyoldalas, tömörített kép. A program annyi fájlt hoz létre, ahány oldalból áll az exportálandó lista. A bekért fájlnév ekkor automatikus számozással egészül ki.

•

BMP: Egyoldalas, tömörítetlen képformátum az előző pontban leírtak szerint exportálva és számozva.



19

A képformátum kiválasztása után megjelenő ablakban megadhatjuk, hogy a lista mely oldalait kívánjuk exportálni. Ugyanez a képernyő jelenik meg, ha a nyomtatást vagy a HTML exportálást választjuk.

A számok melletti jelölőnégyzetekkel állítható be, hogy az adott oldal szerepeljen-e az exportált / kinyomtatott listában. A jobboldali gombok további segítséget nyújtanak az oldalak kijelöléséhez. Az összes oldal kijelölése Az összes kijelölés törlése Az aktuális állapothoz képest fordított kijelölés Csak az aktuális oldal kijelölése

Az OK gombra kattintva megtörténik az exportálás vagy nyomtatás. Exportálás esetén a program bekéri a létrehozandó fájl(ok) nevét.

5. 7. Exportálás Excel formátumba

Ha az eszköztáron lévő

gombra kattintunk, a program egy formázatlan Excel

munkalapra exportálja a táblázat tartalmát az aktuális szűréssel és sorba rendezéssel együtt, az oszlopnevek feltüntetésével. Ehhez meg kell adni az új munkafüzet nevét. Mentés után elindul a táblázatkezelő program, és megjelenik a frissen létrehozott munkalap.



20

5. 8. Az adatok szűrése A szűréssel feltételeket adhatunk meg, amelyek a táblázatban megjelenő adatokat szűrik. A szűrés a

gombra kattintva indítható el. Az ekkor megjelenő ablakban

beállíthatjuk a szűrőfeltételeket. Korlátlan számú feltételt adhatunk meg, amelyek ÉS / VAGY kapcsolatban lehetnek egymással. A feltételek sorrendjének kialakításakor vegyük figyelembe, hogy program az ÉS műveletet mindig a VAGY előtt értékeli ki.

Az első listából kiválaszthatjuk a szűrendő oszlopot. Ezután kell kiválasztani a relációt (egyenlő, tartalmazza, kezdete, nagyobb, kisebb, nagyobb vagy egyenlő, kisebb vagy egyenlő, üres, nem üres). Ha nem az „üres” vagy a „nem üres” operátort választottuk, a következő mezőbe írhatjuk be a szűrendő értéket, amely a legtöbb mező esetében listából is kiválasztható. A választást segítő táblázat az Érték mezőre duplán kattintva jelenik meg. A kívánt adat megtalálását segíti a korábban már ismertetett gyorskereső, illetve a kezdőbetű beírása a táblázatba. Ha az OK gombot választjuk, vagy a táblázatban duplán kattintunk egy sorra, a kijelölt érték bekerül a szűrőfeltételbe.



21

Az érték megadása után kiválaszthatjuk, hogy a most beállított szűrőfeltétel „ÉS” vagy „VAGY” kapcsolatban álljon a következő feltétellel. Ezután megadhatjuk a többi feltételt.

A

gombbal új feltételt adhatunk a meglévő szűrésekhez.

Az aktuális feltétel törléséhez kattintsunk a jobboldali A szűrőfeltételek sorrendjét a

és

A jobb alsó sarokban lévő piros

gombra.

gombokkal módosíthatjuk. gombbal az összes szűrést

törölhetjük.

Ha végeztünk a szűrések összeállításával, az OK gombra kattintva érvényesíthetjük a feltételeket. Ekkor a program visszatér az adatkezelő képernyőre, ahol a táblázat már a szűrt adatokat tartalmazza. A jobb felső sarokban a sorok száma mellett megjelenik a „(szűrt)” felirat, az eszköztáron lévő „Szűrés” gomb pedig piros színű lesz.

A szűrések törléséhez kattintsunk újra az eszköztáron lévő „Szűrés” gombra.

A szűrőfeltételek beállítása után a

gombra kattintva az előzőleg megadott szűrés

elmenthető. Ez azt jelenti, hogy a menüpontba legközelebb belépve és a szűrést elindítva az elmentett feltételek jelennek meg. Az elmentett szűrések törléséhez először kattintsunk a

gombra, majd a törlés után válasszuk a


gombot.


22

5. 9. Funkcióbillentyűk A program egyszerűbb és gyorsabb használata érdekében érdemes elsajátítani a funkcióbillentyűk használatát, amelyek minden adatkezelő képernyőn egységesek. A szoftveren belül szinte az összes művelet elvégezhető a billentyűzet segítségével.

A billentyűparancsok a következők: •

F1: Kézikönyv megnyitása

•

F2: Rögzítés

•

F3: Gyorskeresés

•

F4: Lista nyomtatása

•

F5: Szűrés / szűrés törlése

•

F7: Üzemmód váltás (Módosít / Új)

•

F8: Aktuális sor törlése

•

F9: Ha a kurzor egy lenyíló listán áll: Választás táblázatból; Szám bevitele esetén: kalkulátor megjelenítése

•

F10: Táblázat nagyítása / kicsinyítése

•

F12: Exportálás Excelbe

•

Page Up: Léptetés az előző sorra

•

Page Down: Léptetés a következő sorra

•

Ctrl + Home: Ugrás az első tételre

•

Ctrl + End: Ugrás az utolsó tételre

•

TAB: Léptetés a következő beviteli mezőre vagy képernyőelemre

•

Shift + TAB: Léptetés visszafelé

•

Ctrl + F4: Aktuális ablak bezárása



23

6. Alapadatok 6. 1. Cégadatok (első indítás)

A Modul6 Számla első indításakor, használatba vétel előtt a program bekéri a kibocsátó cég adatait. Amíg ezek az adatok nem kerülnek mentésre, a szoftver többi része nem elérhető – a Mégse gombra kattintva a program futása befejeződik.

A cégadatok az alábbi mezőkből állnak: •

Cég teljes neve (kötelező)

•

Kapcsolattartó neve

•

Adószám (kötelező)

•

Közösségi (EU) adószám

•

Számlavezető bank neve (kötelező)

•

Bankszámlaszám (kötelező): 16 vagy 24 jegyű számlaszám megadására van lehetőség. Beíráskor a program ellenőrzi a számlaszámot.

•

Számlázási cím (székhely) (kötelező)

•

Szállítási cím: A Modul6 Készlet programban van szerepe ennek a mezőnek.



24

•

Telefonszám

•

Faxszám

•

Telefon- és faxszám megjelenjen-e a számlán (igen/nem)

•

E-mail cím

•

Weboldal címe

•

Logó: A számlán elhelyezendő kép tetszőleges méretű, BMP vagy JPG formátumú fájl lehet. A program feltölti a képet az adatbázisba, így a továbbiakban nem szükséges a fájl jelenléte a számítógépen. Ha a kép nagyobb méretű, mint a számlán rendelkezésre álló hely, a program a méretarányok megtartásával automatikusan lekicsinyíti a logót.

A logó beállításához kattintsunk a „Kép kiválasztása” gombra, majd válasszuk ki a feltöltendő fájlt. A „Feltöltés” gombra kattintva a logó megjelenik a képernyőn. A „kép törlése” gombra kattintva a program eltünteti a képet, vagyis nem jelenik meg a logó a számlán.

Ha a képre kattintunk, egy új ablakban megtekinthető a logó nagyított változata. A bezáráshoz kattintsunk a nagyított képre.

Az OK gombra kattintva a beállítások mentésre kerülnek, és az esetleg megadott képet a program feltölti az adatbázisba. A továbbiakban ez a képernyő nem jelenik meg, a beállítások az „Alapadatok” menü „Kibocsátó cégek” menüpontjában módosíthatók.



25

6. 2. Kibocsátó cégek Az „Alapadatok” menü „Kibocsátó cégek” menüpontjában lehetőség van az első indításkor megadott cégadatok módosítására, illetve korlátlan számú új cég felvitelére.

A beviteli mezők és a logó beállítása megegyezik az előző fejezetben leírtakkal.

A „Bankszámlák” menüpontra kattintva megjelennek az aktuális cég pénzforgalmi jelzőszámai. A bankszámlaszámok kezeléséről a következő fejezetben részletesen írunk.



26

6. 3. Bankszámlaszámok Az „Alapadatok” menü „Bankszámlaszámok” menüpontjában a kibocsátó cégek pénzforgalmi jelzőszámait vihetjük fel.

A menüpont az alábbi beviteli mezőkből áll:

•

Cég neve (kötelező): A kibocsátó cégek közül választhatunk egy lenyíló listában. Új cég felvitelére is lehetőség van (jobb gomb, „Felvitel”).

•

Országkód (kötelező): A nemzetközi bankszámlaszám részét képező országkód. Felvitelkor a program felkínálja a ’HU’ országkódot.

•

Bank neve (kötelező): A számlavezető bank megnevezése. Az eddig felvitt neveket lenyíló lista tartalmazza.

•

Bankszámlaszám (kötelező): 16 vagy 24 jegyű számlaszám megadására van lehetőség. Beíráskor a program ellenőrzi a számlaszámot.

•

IBAN szám: Nemzetközi pénzforgalmi jelzőszám, amelyet a program automatikusan generál a bankszámlaszám és az országkód alapján. Tájékoztató jellegű adat, nem módosítható.

•

Megjegyzés: A felvitt adatokhoz megjegyzést fűzhetünk, amelynek a működés szempontjából további szerepe nincs.



27

6. 4. Fizetési módok Az „Alapadatok” menü „Fizetési módok” menüpontjában korlátlan számú fizetési módot vihetünk fel.

A következő adatokat adhatjuk meg:

•

Megnevezés (kötelező): A fizetési mód neve, amely megjelenik a számlán.

•

Típus (kötelező): Készpénz / Átutalás.

•

Esedékesség: Ha itt beállítjuk az esedékességet, számlakészítéskor a program automatikusan felkínálja a dátumot a megadott szabály alapján. Természetesen

a

felkínált

dátum

felülírható.

A

következő

számítási

módszereket állíthatjuk be: o Számla kelte után x nappal / hónappal, o Teljesítés után x nappal / hónappal. •




28

6. 5. Számlatömbök A Modul6 Számla programban korlátlan számú számlatömb felvitelére és párhuzamos használatára van lehetőség. A számlák sorszámai több bizonylattömb esetén is egyediek, mivel a számlatömb felvitelekor meg kell adni egy hárombetűs egyedi azonosítót, amely a sorszám részét képezi. Így két különböző számlatömbben sem lehet ugyanolyan sorszámú bizonylat. Lehetőség van kezdő és befejező sorszám megadására is. Ha a számlatömb már tartalmaz számlát, a kibocsátó cég, a kezdő sorszám, valamint a korábban említett hárombetűs azonosító nem módosítható. Egy számlatömbhöz csak egy kibocsátó cég tartozhat, így minden cég számára külön számlatömböt kell nyitni.

A képernyőn az alábbi beviteli mezők jelennek meg:

•

A számlatömb megnevezése (kötelező): Számlakészítéskor a megnevezés alapján választjuk ki a számlatömböt. Több kibocsátó cég esetén célszerű a cég nevét feltüntetni a megnevezésben.

•

Kibocsátó cég (kötelező): A kibocsátó cégek közül választhatunk egy lenyíló listában. Új cég felvitelére is lehetőség van (jobb gomb, „Felvitel”). (c) 2010, Profit-X Kft.

29


•

Sorszám tartomány (kötelező): A számlatömb kezdő és befejező sorszámát adhatjuk meg. Ha az utolsó bizonylat sorszáma elérte az itt megadott maximumot, a tömb betelik, tehát újat kell rögzíteni, vagy nagyobb befejező sorszámot kell beállítani. A program felvitelkor az 1-99999 tartományt kínálja fel, ettől csak speciális esetben érdemes eltérni.

•

Számlaszám kód (kötelező): A számlaszám részét képező, kötelezően három karakterből álló egyedi azonosító, amely betűket vagy számjegyeket tartalmazhat.

•


Alapértelmezett számlázási adatok: •

Bankszámlaszám: Számlakészítéskor, átutalásos fizetési mód esetén a program automatikusan felkínálja az itt megadott bankszámlaszámot, amely később bármikor felülírható.

•

Devizanem: Számlarögzítéskor automatikusan felkínált devizanem.

•

Kerekítés: A számla tételeire és a végösszegre alkalmazott kerekítési módszer, amely számlakészítés közben bármikor módosítható, a felvitt összegek újraszámolhatók. A kerekítési módok a következők: o Kerekítés egészre o Kerekítés egy tizedesjegyig o Kerekítés két tizedesjegyig o Átutalás: kerekítés egészre, Készpénz: kerekítés 5 Ft-ra (a 2008-ban bevezetett szabályok alapján) – Utóbbi esetben a számlatételeket egészre kerekíti a program, az 5-tel osztható összegre való kerekítés a számla bruttó végösszegét érinti.

•

Kedvezmény a tételekre: A számlatételekhez automatikus kedvezmény rendelhető. Ha az alapértelmezett kedvezményt beállítjuk, a számlatömbben számlakészítéskor a program felkínálja az engedményt minden tételhez. A felajánlott kedvezmény módosítható és törölhető.

•

Kedvezmény a végösszegre: A számlatömb számláinak rögzítésekor felkínált

kedvezmény

a

számla

végösszegére.

kedvezményekről később részletesebben írunk.


Az

automatikus


•

30

Megjegyzés fent: A számla fejrészében megjelenő alapértelmezett szöveg adható meg a gombra kattintva.

Az ekkor megjelenő szerkesztőablakba lehet beírni a felkínálandó szöveget. A szöveg a számlarögzítés közben bármikor módosítható. Lehetőség van előre bevitt megjegyzések beszúrására, ehhez a jobb felső sarokban lévő gombra kell kattintani, majd a kiválasztott szöveget a „Választ” gombbal beszúrni. Az új szöveg a kurzor aktuális pozíciójához kerül. (A kész megjegyzések felviteléről később bővebben írunk.)

•

Megjegyzés lent: A számla végén megjelenő megjegyzés adható meg a gombra kattintva. Kezelése megegyezik az előző pontban leírtakkal.



31

6. 6. Partnerek Ebben a menüpontban a vevők adatait és alapértelmezett beállításait kezelhetjük.

Az „Általános adatok” oldal a következő beviteli mezőket tartalmazza: •

Partner neve (kötelező)

•

Partner adószáma

•

A partner áfa alany (igen / nem): Fordított adózás alá eső számla rögzítésekor van funkciója ennek a mezőnek.

•

EU (közösségi) adószám

•

Bankszámlaszám: 16 vagy 24 jegyű számlaszám megadására van lehetőség. Beíráskor a program ellenőrzi a számlaszámot.

•

Saját cég partnerkódja: A számlakibocsátó cég partnerkódja az ügyfél adatbázisából.

•



32


A „Kapcsolat” oldal az alábbi adatokat tartalmazza:

•

Számlázási cím: o Partner irányítószáma (kötelező) o Város (kötelező) o Utca, házszám (kötelező)

•

Postacím: o Irányítószám o Város o Utca, házszám

•

Telefonszám

•

Fax

•

E-mail

cím

(a

gombra

kattintva

elindul

az

alapértelmezett

levelezőprogram, amelyben megnyílik egy új levél szerkesztőablaka a megadott e-mail címmel.) •

Weboldal

címe

(a

gombra

kattintva

elindul az alapértelmezett

webböngésző, és megnyitja a partner weboldalát.)



33

Az „Alapértelmezések” oldal a következő beállítási lehetőségeket tartalmazza: •

Fizetési mód: A számlakészítéskor felkínált alapértelmezett fizetési mód.

•

Kedvezmény a tételekre: A számla tételeinek bevitelekor felajánlott alapértelmezett engedmény.

•

Kedvezmény

a

végösszegre:

kedvezmény,

amelyet

a

A

program

számla felkínál

végösszegére

vonatkozó

számlakészítéskor.

(A

kedvezményekről később részletesen írunk.) •

Megjegyzés fent: Az adott partnernek szóló számla fejrészében megjelenő alapértelmezett szöveg adható meg a gombra kattintva.



34

Az ekkor megjelenő szerkesztőablakba lehet beírni a felkínálandó szöveget. A szöveg a számlarögzítés közben bármikor módosítható. Lehetőség van előre bevitt megjegyzések beszúrására, ehhez a jobb felső sarokban lévő gombra kell kattintani, majd a kiválasztott szöveget a „Választ” gombbal beszúrni. Az új szöveg a kurzor aktuális pozíciójához kerül. (A kész megjegyzések felviteléről később bővebben írunk.)

•

Megjegyzés lent: Az adott partnernek szóló számla végén megjelenő megjegyzés adható meg a gombra kattintva. Kezelése megegyezik az előző pontban leírtakkal.



35

6. 7. Mennyiségi egységek Ebben a menüpontban a meglévő néhány mennyiségi egység mellé új mennyiségi egységeket rögzíthetünk. A mennyiségi egység a termékkategóriákhoz rendelhető.

Mennyiségi egységek felvitelekor a megnevezést kell kitölteni, amely kötelező adat.



36

6. 8. Termékkategóriák A Modul6 Számla programban a termékeket és szolgáltatásokat kategóriákba soroljuk. Egy kategórián belül a termékek / szolgáltatások alapértelmezett mennyiségi egysége, áfakulcsa, VTSZ / SZJ száma megegyezik.

A termékkategóriák törzse az alábbi beviteli mezőkkel rendelkezik: •

A kategória megnevezése (kötelező)

•

Típus (kötelező): Termék / Szolgáltatás – A Modul6 Készlet programban van szerepe ennek a beállításnak.

•

Mennyiségi egység (kötelező): A kategória termékeinek alapértelmezett mennyiségi egysége. Ha a lenyíló listára jobb gombbal kattintunk, lehetőség van a mennyiségi egység táblázatból való kiválasztására, illetve új adat közvetlen felvitelére.

•

Ártípus (kötelező): Szabad áras / Kötött áras – A Modul6 Készlet programban van szerepe ennek a beállításnak.

•

Áfakulcs: A számlázáskor használt áfa százalék.



•

37

Számlán megjelenített áfakulcs: A számlatételben megjelenített áfakulcs. 0 %-os áfa esetén pl. az „Áfa mentes” szöveget lehet ide beírni. (Ha a mező nincs kitöltve, az előző mezőbe beírt áfakulcs jelenik meg.)

•

Fordított adózás alá eső termék / szolgáltatás (igen / nem)

•

VTSZ, SZJ szám: A számlatételekben megjelenő besorolási szám. Ha mindkét mező ki van töltve, a program a tétel VTSZ számát írja ki a számlára.

•




38

6. 9. Termékek Ez a menüpont a számlatételekbe beválasztható termékek karbantartására szolgál. Számlakészítéskor a termék beválasztása kötelező, de a megnevezés és az ár átírható.

A menüpont a következő beviteli mezőket tartalmazza: •

Termék megnevezése (kötelező)

•

Megnevezés a számlán (kötelező): Ebben a mezőben lehetőség van megváltoztatni a készletnyilvántartás által használt megnevezést. Felvitelkor a program felkínálja az előző mezőbe beírt megnevezést, amely a

gombbal

később is bármikor átmásolható. •

Kategória (kötelező): Ez a tulajdonság határozza meg az áfakulcsot és a VTSZ / SZJ számot.

•

Nettó és bruttó egységár: Itt adható meg a számlatétel felvitelekor felkínált ár, amely természetesen módosítható. Ha az egyik mezőt kitöltjük, a program a termékkategória áfakulcsát figyelembe véve kiszámolja a másik árat. Kitöltésük nem kötelező.

•




6. 10.

Kedvezmények

A

Számla

Modul6

programban

39

lehetőség

van

automatikus

kedvezmények

használatára. A kedvezmény vonatkozhat az egyes számlatételekre, illetve a számla végösszegére. Előbbi esetben a kedvezmény alapja a nettó listaár a mennyiséggel szorozva, végösszegből számított kedvezmény esetén pedig az alap a bruttó számlaérték. Az engedmény lehet százalékos vagy abszolút összegű, és akár sávosan is változhat

összegtől

vagy

mennyiségtől

függően.

A

kedvezményeket

számlakészítéskor a nevük alapján választjuk ki, ezután a program automatikusan kiszámítja az összeget, és levonja a tétel összegéből vagy a számla bruttó összesenjéből.

A képernyőn az alábbi beviteli mezők jelennek meg: •

Megnevezés (kötelező): A kedvezmény neve. Ez alapján történik a kiválasztás számlakészítéskor.

•

Miből számoljuk (kötelező): Eladási árból / Beszerzési árból / Szállítási költségból – Számlakészítéskor csak az első csoportba tartozó kedvezmények jelennek meg. A másik két csoportot a Modul6 Készlet program használja.



•

40

Érvényesség –tól –ig: Lehetőség van a kedvezmény érvényességének megadására. Ha az aktuális dátum nem esik bele ebbe az időtartamba, a kedvezmény kiválasztása ellenére sem számítja ki a program a levonandó összeget. A két mező közül bármelyik üresen hagyható.

•

A kedvezmény típusa (kötelező): o Százalék: A kedvezmény az alapösszeg megadott százaléka. o Összeg: A program az itt megadott összeget vonja le az alapból. o Sávos százalékos darabfüggő: Ha ezt a beállítást választjuk, három sáv alsó határának megadására van lehetőség. A sávok a termék mennyiségétől függenek, és mindegyikhez egy-egy százalékérték rendelhető. A „0” határértékű sávokat a program figyelmen kívül hagyja, kivéve, ha az első sávról van szó. o Sávos százalékos értékfüggő: Itt is három sáv adható meg, de a sávhatárok

a

számlatétel

összegétől

vagy

a

számla

bruttó

végösszegétől függenek. o Sávos abszolút összegű darabfüggő: A sávok a termékmennyiségtől függnek, minden sávhoz egy-egy abszolút összeg rendelhető. o Sávos abszolút összegű értékfüggő: A sávok a számlatétel összegétől vagy a számla bruttó végösszegétől függenek, minden sávhoz egy-egy abszolút összeg rendelhető.

•




6. 11.

41

Kész szövegek

A kész szövegek a számlafejben, illetve a számla végén megjelenő megjegyzésbe szűrhatók be. A beszúrandó szövegekhez rövid név tartozik, ami a gyors kiválasztást segíti.

A menüpontban megadható adatok: •

Rövid név (kötelező): A megjegyzés rövid neve, ami alapján a kiválasztás történik.

•

Szöveg (kötelező): A megjegyzés teljes szövege.



42

7. Szállítólevél készítése 7. 1. Áttekintés A „Bizonylatok” menü „Szállítólevél” menüpontjában tetszőleges mennyiségű szállítólevél készíthető. A szállítóleveleket a program „SL…” kezdetű folyamatos sorszámozással látja el. Az elkészített szállítólevelekből néhány kattintással számla rögzíthető.

A

szállítólevelek

felvitele

az

előző

fejezetekben

ismertetett

törzsadatokkal

megegyező módszerrel történik. A képernyő alsó részén lévő táblázat itt is a már elkészített szállítóleveleket jeleníti meg, a fölötte lévő beviteli mezők pedig az aktuális bizonylat adatait tartalmazzák.

A beviteli mezők két oldalon vannak elhelyezve. A „Szállítólevél” fülön a bizonylat alapadatait szerkeszthetjük.



43

A második („Tételek és összegek”) oldal a szállítólevél tételeinek és a tételek összegeinek megtekintését és módosítását teszi lehetővé.

7. 2. Szállítólevél felvitele Új szállítólevél rögzítéséhez válasszuk a „Bizonylatok” menü „Szállítólevél” menüpontját, majd a bal felső opciók közül kattintunk az „Új”-ra. Ekkor a képernyőn lévő beviteli mezők aktívak lesznek, és a kurzor rááll a „Szállítólevelek” fül első mezőjére.

Először a szállítólevelet kibocsátó céget kell kiválasztani. A lenyíló lista automatikusan rááll az első elemre, így ha csak egy cég szerepel az adatbázisban, továbbléphetünk a következő mezőre.

Második lépés a partner (a szállítólevél címzettje) megadása. Ezt megtehetjük úgy is, hogy a partnereket tartalmazó táblázatban ráállunk a megfelelő cégre (a korábban ismertetett gyorskereső funkciók itt is működnek). A másik lehetőség a partnernév első néhány betűjének beírása a táblázat feletti szövegmezőbe. Ha a beírt partner nem szerepel az adatbázisban (vagyis nincs kijelölt sor a táblázatban), a jobbra



44

található „Új partner” gombra kattintva vagy az F6 billentyűt lenyomva közvetlenül vihetünk fel új partnert a korábbiakban leírt módon. Az új cég mentése után bezáródik a partner felvitelére szolgáló ablak, és a felvitt vevő megjelenik a táblázatban.

Ha a partner valamelyik jellemzője megváltozott (pl. név, címváltozás), a táblázattól jobbra lévő „Módosít” gombra kattintva bármelyik adat átírható. Mentés után a szállítólevél is az aktuális adatokat fogja tartalmazni.

A következő lépés a szállítólevél keltének megadása. A program az aktuális dátumot ajánlja fel, amely billentyűzetről vagy a lenyíló naptárból kiválasztva felülírható. A dátum bevitelét a devizanem (3 karakter, nem kötelező) megadása követi.

A szállítólevélhez kettő, tetszőleges hosszúságú megjegyzést fűzhetünk. Az egyik („Megfegyzés fent” gomb) a szállítólevél felső részében, a tételek felett jelenik meg, a másikat („Megjegyzés lent” gomb) a bizonylat utolsó oldalának alján lévő bekeretezett rész tartalmazza. Ha a két gomb közül valamelyikre rákattintunk, egy szerkesztőablak jelenik meg, ahova begépelhetjük a kívánt szöveget. Lehetőség van előre bevitt megjegyzések beszúrására, ehhez a jobb felső sarokban lévő gombra kell kattintani, majd a kiválasztott szöveget a „Választ” gombbal beszúrni. Az új szöveg a kurzor aktuális pozíciójához kerül.



45

Ha a kiválasztott partnerhez alapértelmezett megjegyzés tartozik, szállítólevél felvitelekor megjelenik

a

Rákattintva választhatjuk

„Partnerhez egy ki,

rendelt”

legördülő hogy

az

gomb. menüből

alapértelmezett

szöveg a meglévő megjegyzés végére kerüljön, vagy felülírja a teljes szöveget. Ha nem fűztünk megjegyzést a szállítólevélhez, a két menüpont működése megegyezik.

A szállítólevek felvitelére szolgáló ablak második oldalán a tételek hozzáadását, módosítását végezhetjük el.



46

Az ablak felső részén lévő lenyíló listából a tételösszegek kerekítésének típusát választhatjuk ki, amely a következők egyike lehet: o Kerekítés egészre o Kerekítés egy tizedesjegyig o Kerekítés két tizedesjegyig o Átutalás: kerekítés egészre, Készpénz: kerekítés 5 Ft-ra (a 2008-ban bevezetett

szabályok

alapján)

–

Ennek

a

beállításnak

számlakészítéskor lesz jelentősége, a szállítólevél tételeinek kerekítése ebben az esetben mindig egészre történik. Ha a szállítólevél már rendelkezik tételekkel, a kerekítés átállítása után a jobbra található „Összegeket újraszámol” gombra kattintva a tételek összegeit újraszámolja a program az aktuális kerekítési beállítás szerint.

A kerekítési beállítások alatt egy táblázatban jelennek meg az aktuális szállítólevél tételeinek adatai. A táblázat tartalmazza a termék / szolgáltatás azonosítóját, a megnevezést, a nettó egységárat, a mennyiséget, a nettó értéket, az áfa százalékát, a tétel bruttó összegét, a kedvezmény százalékát, valamint a tételhez fűzött megjegyzést. A táblázat adatai közvetlenül nem szerkeszthetők.

Új tétel felviteléhez kattintsunk a táblázattól jobbra lévő „Új tétel” gombra.



47

Az ekkor megnyíló ablak egy táblázatban jeleníti meg a rendelkezésre álló termékeket és szolgáltatásokat. Az aktuális tételben szereplő termék innen válaszható ki úgy, hogy a táblázatban ráállunk a megfelelő sorra. (Felül megtalálható a már ismert gyorskereső, illetve lehetőség van a táblázatba való beírással is keresni.) Ha a felvinni kívánt termék vagy szolgáltatás nem szerepel a táblázatban, lehetőség van új adat rögzítésére az „Új termék” gombra kattintva. Ekkor a „Termékek” fejezetben ismertetett ablak jelenik meg. A „Módosítás” gombra kattintva az aktuális termék adatait változtathatjuk meg a már ismert módon. Új felvitel és módosítás esetén a termékeket tartalmazó táblázat adatai rögzítés után frissülnek.

Ha a termék vagy szolgáltatás kiválasztása megtörtént, a táblázat alatti szövegmezőben módosíthatjuk a szállítólevélen megjelenő megnevezést. Ezután az egységár megadása következik. A program által felkínált bruttó és nettó egységár is módosítható, bármely mező átírásakor a program az áfakulcs alapján automatikusan frissíti a másik mező értékét.

A következő lépés a mennyiség megadása, amelyből a program kiszámolja a tétel bruttó végösszegét. A tételhez kedvezményt is rendelhetünk a mennyiség alatti lenyíló listából kiválasztva. Kedvezmény megadása esetén a program automatikusan módosítja a tétel nettó értékét a „Kedvezmények” fejezetben leírtak szerint.



48

Az ablak alsó részén lévő „Megjegyzés” gombra kattintva tetszőleges terjedelmű megjegyzést rendelhetünk az aktuális tételhez. Ekkor a már ismert szerkesztőablak nyílik meg, ahova begépelhetjük a kívánt szöveget, vagy előre elkészített megjegyzéseket szúrhatunk be.

Ha a tétel minden adatát megadtuk, a bal alsó sarokban lévő „Mentés” gombra kattintva hozzáadható a tétel a szállítólevélhez. Ekkor egy pillanatra eltűnik a tétel adatait tartalmazó ablak, majd újra megjelenik a következő sor felvitelére várva. Ha nem kívánunk több tételt rögzíteni, kattintsunk a bal alsó sarokban lévő „Bezárás” gombra.

A meglévő tételek módosítása a sorokat megjelenítő táblázattól jobbra, a „Módosít” gombra kattintva történik. Ekkor az előbb ismertetett ablakban változtathatjuk meg a tétel adatait, majd a „Mentés” gombra kattintva bezárhatjuk az ablakot. Az aktuális sort a „Törlés” gombra kattintva távolíthatjuk el a szállítólevélről.

Ha a szállítólevél minden adatát kitöltöttük, a baloldali „Rögzít” gombra kattintva elmenthetjük a bizonylatot.

7. 3. A szállítólevél nyomtatása Rögzítés után a program megkérdezi, hogy kinyomtassa-e a szállítólevelet. „Igen” válasz esetén megjelenik egy ablak, amelyben kiválaszthatjuk a használni kívánt nyomtatót, valamint beállíthatjuk a példányszámot.

Lehetőség van angol vagy német nyelvű szállítólevél nyomtatására is. Idegen nyelv kiválasztása esetén a bizonylaton a magyar nyelvű megnevezések mellett a választott nyelven is megjelennek a feliratok. A fordítás a szállítólevélen lévő fix szövegekre vonatkozik, a törzsadatok megnevezései (pl. termék neve) eredeti formájukban jelennek meg, ezért célszerű a nevekbe beírni idegen nyelvű megfelelőjüket is.



49

Az „OK” gombra kattintva elindul a nyomtatás, és a program a bizonylat státuszát „Kinyomtatva”-ra módosítja.

Lehetőség van a szállítólevél későbbi nyomtatására is, ha nyomtatás nélkül rögzítettük a bizonylatot, a státusz „Elkészítve” lesz. A képernyő baloldalán lévő „Előnézet” gombbal képernyőre, a „Nyomtat” gombbal pedig közvetlenül a nyomtatóra küldhető a szállítólevél, a fent leírtak szerint. Utóbbi esetben a bizonylat státuszát is módosítja a program.

7. 4. Boríték és ajánlott levél feladóvevény nyomtatása A szállítóleveleket megjelenítő képernyő baloldalán lévő „Boríték” gombra kattintva az aktuális bizonylat címzettjének szóló borítékot nyomtathatunk. Nyomtatás előtt – egyéb beállítások mellett – választhatunk az elterjedtebb boríték-méretek közül. Ezen kívül lehetőség van ajánlott levél feladóvevény nyomtatására is.

A borítéknyomtatásról bővebb információ található a 10. 2. fejezetben.

7. 5. Szállítólevél stornózása és törlése A Modul6 Számla programban a szállítólevelek nem stornózhatók, csak törlésre van lehetőség, a szállítólevelek felvitelére szolgáló képernyő baloldalán lévő „Töröl” gombra kattintva. Ha az utolsó szállítólevelet töröltük, a következő rögzítéskor a bizonylatszámot újra kiosztja a program. Ha az aktuális szállítólevélből számla készült, a bizonylat nem törölhető. (c) 2010, Profit-X Kft.


50

7. 6. Új szállítólevél létrehozása egy meglévő bizonylatból A „Klónozás” funkcióval az aktuális szállítólevél adataival (beleértve a tételeket is) új bizonylatot rögzíthetünk. Ha a szállítólevelek felvitelére szolgáló képernyő baloldalán lévő „Klónozás” gombra kattintunk, a program átvált „új felvitel” üzemmódba, de a képernyőn megmaradnak az eredeti bizonylat adatai. A fej- és tételadatok ellenőrzése és esetleges módosítása után a szállítólevél a megszokott módon rögzíthető és nyomtatható.



51

8. Számla készítése 8. 1. Áttekintés A „Bizonylatok” menü „Számla” menüpontjában tetszőleges mennyiségű számla készíthető.

A

számlákat

a

program

bizonylattömbtől

függően

folyamatos

sorszámozással látja el. Lehetőség van számla készítésére a már elkészített szállítólevelekből is. Kinyomtatásig a számlák összes adata és tétele módosítható.

A számlák felvitele az előző fejezetekben ismertetett törzsadatokkal és a szállítólevéllel megegyező módszerrel történik. A képernyő alsó részén lévő táblázat itt is a már elkészített számlákat jeleníti meg, a fölötte lévő beviteli mezők pedig az aktuális bizonylat adatait tartalmazzák.

A beviteli mezők két oldalon vannak elhelyezve. A „Számlafej” fülön a bizonylat alapadatait szerkeszthetjük.



52

A második („Tételek és összegek”) oldal a szállítólevél tételeinek és a tételek összegeinek megtekintését és módosítását teszi lehetővé.

8. 2. Számla felvitele Új számla rögzítéséhez válasszuk a „Bizonylatok” menü „Számla” menüpontját, majd a bal felső opciók közül kattintunk az „Új”-ra. Ekkor a képernyőn lévő beviteli mezők aktívak lesznek, és a kurzor rááll a „Számlafej” fül első mezőjére.



53

Először a számlatömböt kell kiválasztani. A lenyíló lista automatikusan rááll a legutóbb

használt

bizonylattömbre,

választás

esetén

pedig

felkínálja

a

számlatömbhöz rendelt alapértelmezett adatokat (fizetési mód, megjegyzések stb.).

Második lépés a partner (a számla címzettje) megadása. Ezt megtehetjük úgy is, hogy a partnereket tartalmazó táblázatban ráállunk a megfelelő cégre (a korábban ismertetett gyorskereső funkciók itt is működnek). A másik lehetőség a partnernév első néhány betűjének beírása a táblázat feletti szövegmezőbe. Ha a beírt partner nem szerepel az adatbázisban (vagyis nincs kijelölt sor a táblázatban), a jobbra található „Új partner” gombra kattintva vagy az F6 billentyűt lenyomva közvetlenül vihetünk fel új partnert a korábbiakban leírt módon. Az új cég mentése után bezáródik a partner felvitelére szolgáló ablak, és a felvitt vevő megjelenik a táblázatban.

Ha a partner valamelyik jellemzője megváltozott (pl. név, címváltozás), a táblázattól jobbra lévő „Módosít” gombra kattintva bármelyik adat átírható. Mentés után a számla is az aktuális adatokat fogja tartalmazni.

Az „Etalon” gomb segítségével egy korábban rögzített szállítólevélből,

előszámlából

vagy

normál

számlából

állíthatunk ki új számlát. Ehhez először a partnert kell kiválasztani a fent leírt módon. Az „Etalon” gombra kattintva egy

lenyíló

menüből

lehet

kiválasztani, hogy szállítólevélből, előszámlából számlából

vagy

normál

kívánunk

számlát

készíteni. Ekkor egy táblázatban megjelennek

az

elkészített

bizonylatok, amelyeket az ablak alsó részén lévő „Választ” gombbal emelhetjük be.



54

Ezután a fizetési mód megadása következik. A fizetési mód egy lenyíló listából választható ki, illetve a listára jobb gombbal kattintva lehetőség van új adat felvitelére. A fizetési mód alatt található bankszámlaszám csak átutalás esetén aktív, és a kibocsátó cég első elérhető bankszámlaszámára, vagy a számlatömbhöz tartozó alapértelmezett beállításra áll rá.

A következő lépés a számla keltének, a teljesítésnek, valamint az esedékesség dátumának megadása. A program az aktuális dátumot ajánlja fel mindhárom mezőbe, amelyek billentyűzetről vagy a lenyíló naptárból kiválasztva felülírhatóak.

A dátumokat a hivatkozási szám (pl. szerződésszám) bevitele, majd a devizanem (3 karakter, nem kötelező) megadása követi.

A számlához kettő, tetszőleges hosszúságú megjegyzést fűzhetünk. Az egyik („Megfegyzés fent” gomb) a számla fejrészében, a tételek felett jelenik meg, a másikat („Megjegyzés lent” gomb) a bizonylat utolsó oldalának alján lévő bekeretezett rész tartalmazza. Ha a két gomb közül valamelyikre rákattintunk, egy szerkesztőablak jelenik meg, ahova begépelhetjük a kívánt szöveget. Lehetőség van előre bevitt megjegyzések beszúrására, ehhez a jobb felső sarokban lévő gombra kell kattintani, majd a kiválasztott szöveget a „Választ” gombbal beszúrni. Az új szöveg a kurzor aktuális pozíciójához kerül.



55

Ha a kiválasztott partnerhez alapértelmezett megjegyzés megjelenik

tartozik, a

Rákattintva választhatjuk

számla

„Partnerhez egy ki,

rendelt”

legördülő hogy

az

felvitelekor gomb. menüből

alapértelmezett

szöveg a meglévő megjegyzés végére kerüljön, vagy felülírja a teljes szöveget. Ha nem fűztünk megjegyzést a számlához, a két menüpont működése megegyezik.



56

A számlák felvitelére szolgáló ablak második oldalán a tételek hozzáadását, módosítását végezhetjük el.

Az ablak felső részén lévő lenyíló listából a tételösszegek kerekítésének típusát választhatjuk ki, amely a következők egyike lehet: o Kerekítés egészre o Kerekítés egy tizedesjegyig o Kerekítés két tizedesjegyig o Átutalás: kerekítés egészre, Készpénz: kerekítés 5 Ft-ra (a 2008-ban bevezetett szabályok alapján) – Utóbbi esetben a számlatételeket egészre kerekíti a program, az 5-tel osztható összegre való kerekítés a számla bruttó végösszegét érinti. Ha a számla már rendelkezik tételekkel, a kerekítés átállítása után a jobbra található „Összegeket újraszámol” gombra kattintva a tételek összegeit újraszámolja a program az aktuális kerekítési beállítás szerint. Ekkor a számla végösszegét is újra kiszámítja a program.

A kerekítési beállítások alatt egy táblázatban jelennek meg az aktuális számla tételeinek adatai. A táblázat tartalmazza a termék / szolgáltatás azonosítóját, a megnevezést, a nettó egységárat, a mennyiséget, a nettó értéket, az áfa százalékát,



57

a tétel bruttó összegét, a kedvezmény százalékát, valamint a tételhez fűzött megjegyzést. A táblázat adatai közvetlenül nem szerkeszthetők.

Új tétel felviteléhez kattintsunk a táblázattól jobbra lévő „Új tétel” gombra.

Az ekkor megnyíló ablak egy táblázatban jeleníti meg a rendelkezésre álló termékeket és szolgáltatásokat. Az aktuális tételben szereplő termék innen válaszható ki úgy, hogy a táblázatban ráállunk a megfelelő sorra. (Felül megtalálható a már ismert gyorskereső, illetve lehetőség van a táblázatba való beírással is keresni.) Ha a felvinni kívánt termék vagy szolgáltatás nem szerepel a táblázatban, lehetőség van új adat rögzítésére az „Új termék” gombra kattintva. Ekkor a „Termékek” fejezetben ismertetett ablak jelenik meg. A „Módosítás” gombra kattintva az aktuális termék adatait változtathatjuk meg a már ismert módon. Új felvitel és módosítás esetén a termékeket tartalmazó táblázat adatai rögzítés után frissülnek.

Ha a termék vagy szolgáltatás kiválasztása megtörtént, a táblázat alatti szövegmezőben módosíthatjuk a számlán megjelenő megnevezést. Ezután az egységár megadása következik. A program által felkínált bruttó és nettó egységár is módosítható, bármely mező átírásakor a program az áfakulcs alapján automatikusan frissíti a másik mező értékét.



58

A következő lépés a mennyiség megadása, amelyből a program kiszámolja a tétel bruttó végösszegét. A tételhez kedvezményt is rendelhetünk a mennyiség alatti lenyíló listából kiválasztva. Kedvezmény megadása esetén a program automatikusan módosítja a tétel nettó értékét a „Kedvezmények” fejezetben leírtak szerint.

Az ablak alsó részén lévő „Megjegyzés” gombra kattintva tetszőleges terjedelmű megjegyzést rendelhetünk az aktuális tételhez. Ekkor a már ismert szerkesztőablak nyílik meg, ahova begépelhetjük a kívánt szöveget, vagy előre elkészített megjegyzéseket szúrhatunk be.

Ha a tétel minden adatát megadtuk, a bal alsó sarokban lévő „Mentés” gombra kattintva hozzáadható a tétel a számlához. Ekkor egy pillanatra eltűnik a tétel adatait tartalmazó ablak, majd újra megjelenik a következő sor felvitelére várva. Ha nem kívánunk több tételt rögzíteni, kattintsunk a bal alsó sarokban lévő „Bezárás” gombra.

A meglévő tételek módosítása a sorokat megjelenítő táblázattól jobbra, a „Módosít” gombra kattintva történik. Ekkor az előbb ismertetett ablakban változtathatjuk meg a tétel adatait, majd a „Mentés” gombra kattintva bezárhatjuk az ablakot. Az aktuális sort a „Törlés” gombra kattintva távolíthatjuk el a számláról.

A tételek alatt megjelennek a számla összegzett adatai (a nettó számlaérték, az áfa összege, a kedvezmény százaléka és összege, valamint a bruttó számlaérték). Az itt található jelölőnégyzet bepipálásával fordított adózás alá eső számla nyomtatására is van lehetőség. Ekkor a számla végösszege a nettó összeg lesz, mivel az áfa megfizetése

az

eladó

kötelezettsége.

Fordított

adózás

esetén

a

partner

adószámának megadása kötelező.

A számlához kedvezményt is rendelhetünk a tételek alatt lévő lenyíló listából kiválasztva. Kedvezmény megadása esetén a program automatikusan kiszámolja az összeget, és módosítja a számla bruttó értékét a „Kedvezmények” fejezetben leírtak szerint.

Ha a számla minden adatát kitöltöttük, a baloldali „Rögzít” gombra kattintva elmenthetjük a bizonylatot. (c) 2010, Profit-X Kft.


59

8. 3. A számla nyomtatása Rögzítés után a program megkérdezi, hogy kinyomtassa-e a számlát. „Igen” válasz esetén megjelenik egy ablak, amelyben kiválaszthatjuk a használni kívánt nyomtatót, valamint beállíthatjuk a példányszámot.

Lehetőség van angol vagy német nyelvű számla nyomtatására is. Idegen nyelv kiválasztása esetén a számlán a magyar nyelvű megnevezések mellett a választott nyelven is megjelennek a feliratok. A fordítás a számlán lévő fix szövegekre vonatkozik, a törzsadatok megnevezései (termék neve, kedvezmény neve) eredeti formájukban jelennek meg, ezért célszerű a nevekbe beírni idegen nyelvű megfelelőjüket is. A fizetési módok közül a „készpénz” és az „átutalás” szavakat lefordítja a program.

Az „OK” gombra kattintva elindul a nyomtatás, és a program a bizonylat státuszát „Kinyomtatva”-ra módosítja.

Nyomtatás előtt célszerű ellenőrizni a bizonylatot, mert a kinyomtatott számla nem módosítható, és a törlésre sincs lehetőség. Ha egy kinyomtatott számlának valamely adata nem megfelelő, stornózás után új számlát kell készíteni.

Lehetőség van a számla későbbi nyomtatására is, ha nyomtatás nélkül rögzítettük a bizonylatot, a státusz „Elkészítve” lesz. A képernyő baloldalán lévő „Előnézet” gombbal képernyőre, a „Nyomtat” gombbal pedig közvetlenül a nyomtatóra küldhető a számla, a fent leírtak szerint. Utóbbi esetben a bizonylat státuszát is módosítja a program.



60

8. 4. Boríték és ajánlott levél feladóvevény nyomtatása A számlákat megjelenítő képernyő baloldalán lévő „Boríték” gombra kattintva az aktuális bizonylat címzettjének szóló borítékot nyomtathatunk. Nyomtatás előtt – egyéb beállítások mellett – választhatunk az elterjedtebb boríték-méretek közül. Ezen kívül lehetőség van ajánlott levél feladóvevény nyomtatására is.

A borítéknyomtatásról bővebb információ található a 10. 2. fejezetben.



61

8. 5. Számla stornózása és törlése A Modul6 Számla programban csak azok a számlák törölhetők, amelyek még nincsenek kinyomtatva. Egy bizonylat törléséhez kattintsunk a számlák felvitelére szolgáló képernyő baloldalán lévő „Töröl” gombra.

A már kinyomtatott számlákat stornózással érvényteleníthetjük. Egy számla stornózásához a számlákat tartalmazó táblázatban álljunk rá a megfelelő bizonylatra, majd a képernyő baloldalán kattintsunk a „Stornó” gombra. A program ekkor megerősítést kér, majd rögzít egy stornó számlát az eredeti számla negatív összegeivel, ezután az eredeti bizonylat státuszát „Stornózva”-ra módosítja. Az új számla bizonylatszáma megegyezik a régivel, az első két karaktert kivéve, amelyeket a program ’ST’-re cserél. A stornó bizonylat hivatkozási száma az eredeti számla bizonylatszáma lesz.

A számlákat megjelenítő táblázatban a stornózott számlák sárga, a stornó bizonylatok pedig barackszínnel vannak kiemelve.

A stornó számlák kinyomtatásának módja megegyezik az előző fejezetben leírt normál számlák nyomtatásával.

8. 6. Új számla létrehozása egy meglévő bizonylatból A „Klónozás” funkcióval az aktuális számla adataival (beleértve a tételeket is) új bizonylatot rögzíthetünk. A művelet akkor is használható, ha egy stornózott számlát javított adatokkal újra kívánunk rögzíteni.

Ha a számlák felvitelére szolgáló képernyő baloldalán lévő „Klónozás” gombra kattintunk, a program átvált „új felvitel” üzemmódba, de a képernyőn megmaradnak az eredeti bizonylat adatai. A fej- és tételadatok ellenőrzése és esetleges módosítása után a számla a megszokott módon rögzíthető és nyomtatható. (c) 2010, Profit-X Kft.


62

9. Előszámla rögzítése Az előszámlák rögzítésének módja teljesen megegyezik az előző fejezetben leírt számlarögzítéssel. Különbség csak a bizonylat kezelésében van: az előszámla mentéskor rögtön kap bizonylatszámot, és nincs lehetőség stornózásra, viszont kinyomtatott állapotban is törölhető.

Az előszámlákból néhány kattintással számla állítható ki, ehhez az előző fejezetben leírt „Etalon” gombot kell használni.

10. Listák 10. 1.

Szállítólevelek, számlák

A Főablak baloldalán lévő „Listák” gombra kattintva egy legördülő menü jelenik meg, amelynek első két menüpontja a „Szállítólevelek” és a „Számlák”. A két menüpont működése megegyezik, ezért egy fejezetben mutatjuk be használatukat.

A két oldalból álló ablak első lapján állíthatjuk be a leválogatás szűrőfeltételeit és a megjelenítetés sorrendjét. (c) 2010, Profit-X Kft.


63

A szűrés korlátlan számú feltételből állhat. Az első oszlopban levő legördülő listából választhatjuk ki a szűrendő adatot (pl. bizonylat kelte, fizetési mód). A második oszlop a relációt tartalmazza („egyenlő”, „tartalmazza”, „kezdete”, „nagyobb, mint”, „kisebb, mint”, „nagyobb, vagy =”, „kisebb, vagy =”, „üres”, „nem üres”). A harmadik oszlopban adhatjuk meg az értéket, amely dupla kattintással egy táblázatból is kiválasztható. A negyedik oszlopban a következő feltétellel fennálló kapcsolatot (ÉS / VAGY) állíthatjuk be. (MEGJEGYZÉS: A szűrő használatáról részletes információ található az „Az adatok szűrése” fejezetben.) Ha a szűréseket tartalmazó táblázat alatti lenyíló listából kiválasztunk egy terméket (a lista feletti jelölőnégyzet bejelölése után), a program csak azokat a számlákat fogja megjeleníteni, amelyeknek legalább egy tétele tartalmazza a kiválasztott terméket. A fent beállított szűrőfeltételek ekkor is érvényesek maradnak.

A „Sorrend:” felirat alatti listákkal a megjelenítés sorrendjét állíthatjuk be. Legfeljebb 3 mezőt választhatunk ki. A listák melletti

gombbal törölhetjük az adott mezőt a

sorrendből.



64

A „Leválogatás” gombra kattintva a második oldalon táblázatos formában jelennek meg a beállított szűréseknek megfelelő bizonylatok.

A felső táblázat tartalmazza a bizonylatok alapadatait, az alsó táblázatban pedig a felül kiválasztott bizonylat tételei jelennek meg. Számlák lekérdezése esetén a stornózott számlák sárga, a stornó bizonylatok pedig barackszínnel vannak kiemelve. A táblázatokban a korábban ismertetett keresési és rendezési funkciók mindegyike elérhető.

A

gombra kattintva a program egy formázatlan Excel munkalapra exportálja a

táblázat tartalmát az aktuális szűréssel és sorba rendezéssel együtt, az oszlopnevek feltüntetésével. Ehhez meg kell adni az új munkafüzet nevét. Mentés után elindul a táblázatkezelő program, és megjelenik a frissen létrehozott munkalap.

A „Lista nyomtatása” gomb nyomtatható listát jelenít meg a képernyőn lévő bizonylatokról.


65


Ha a „Bizonylat tételek nyomtatása” ki van pipálva, a listán az alapadatok alatt megjelennek a tételek részletes adatai is.

A többi opció beállításával csoportosítást jeleníthetünk

meg

partner,

hónap,

státusz, fizetési mód vagy devizanem szerint. Ha ezen opciók valamelyike be van jelölve, a listán szürke háttérrel jelennek meg a csoportokhoz tartozó végösszegek. Ez a beállítás befolyásolja a lista sorrendjét is.

Az OK gombra kattintva a képernyőn megjelenik a nyomtatható lista.



10. 2. A

„Listák”

66

Borítéknyomtatás menü

„Borítéknyomtatás”

menüpontjára

kattintva

partnereink

meghatározott körének szóló borítékokat nyomtathatunk. Nyomtatás előtt – egyéb beállítások mellett – választhatunk az elterjedtebb boríték-méretek közül. Ezen kívül lehetőség van ajánlott levél feladóvevény nyomtatására is.

A képernyő felső részén lévő szűrővel a címzettek körét határozhatjuk meg. Az esetleges szűrőfeltételek beállítása után a „Leválogatás” gombra kattintva a gomb alatti táblázatban megjelennek a szűrésnek megfelelő partnerek adatai.

(MEGJEGYZÉS: A szűrő használatáról részletes információ található az „Az adatok szűrése” fejezetben.)

A leválogatás után a táblázat első oszlopában lévő pipák törlésével eltávolíthatunk egy vagy több partnert a listából. Ebben segítséget nyújtanak a táblázattól balra lévő gombok: : az összes partner kijelölése : az összes kijelölés eltávolítása : kijelölés megfordítása. (c) 2010, Profit-X Kft.


67

A táblázatban a partnerek neve és postacíme beírással módosítható.

A következő lépés a nyomtatási beállítások megadása.

A „Nyomtatandó” listában az elterjedtebb boríték-méretek közül választhatunk, a lista utolsó elemét választva pedig a postán beszerezhető ajánlott levél feladóvevényt tölthetjük ki automatikusan.

Ha a „Feladó szöveg” négyzetből eltávolítjuk a pipát, a boríték bal felső sarkában a feladó neve és címe előtt nem jelenik meg a „Feladó:” szöveg.

Feladóvevény nyomtatása esetén itt választhatjuk ki a levél típusát (Ajánlott, Tértivevény, Csomag).

Ezután kitölthetjük a feladó nevét és címét (nem kötelező), majd a példányszám megadása következik.

A partnerek kiválasztása és a beállítások kitöltése után a képernyő bal alsó sarkában lévő „Nyomtatás” gombra kattintva megjelenik a borítékok nyomtatási képe.



11. 11. 1.

68

Szervizfunkciók Kapcsolat beállítás

A Szerviz menü Kapcsolat beállítás menüpontjában a használni kívánt adatbázis elérési útját állíthatjuk be. A fájlnév begépelhető, vagy a

gombra kattintva

tallózással is kiválasztható. Az OK gombra való kattintáskor a program ellenőrzi az elérési utat, majd csatlakozik a választott adatbázishoz. MEGJEGYZÉS:

A

szoftver

több

felhasználóval,

hálózaton

elérhető

közös

adatbázissal is használható. Bővebb információ a 4. fejezetben található.

11. 2.

Jelszóváltás

A Szerviz menü Jelszóváltás menüpontjában az aktuálisan bejelentkezett felhasználó változtathatja meg a belépési jelszavát. Ehhez először a régi jelszót kell megadni, majd a használni kívánt új jelszót kétszer egymás után. Ha a régi jelszó megjelelő, valamint a két új jelszó is megegyezik, a program elmenti a megváltoztatott jelszót. MEGJEGYZÉS: A program a jelszavakat a kis- és nagybetűk megkülönböztetése nélkül tárolja, a kezdő és befejező szóközök eltávolításával.



11. 3.

69

Bejelentkezés más néven

Ez a menüpont a 3. fejezetben már ismertetett bejelentkező ablakot jeleníti meg, ahol a program bekéri a felhasználó nevet és a hozzá tartozó jelszót.

11. 4.

Adatmentés

A Szerviz menü Adatmentés menüpontjában biztonsági mentés készíthető az aktuális adatbázisról.

A Mentés helye mező tartalmazza annak a mappának a nevét, ahova az adatbázis mentésre kerül. A könyvtár neve beírható kézzel, vagy a

gombra kattintva

tallózással is kiválasztható. Ha a ZIP tömörítés opció be van jelölve, valamint a program könyvtárában megtalálható az FBZIP.EXE nevű fájl, a biztonsági mentés eredménye egy tömörített állomány lesz. A fájlnév első 6 karaktere az aktuális dátumot, a 7-8. karakterek pedig a dátumon belüli folyamatos sorszámot tartalmazzák. Ha ZIP tömörítés nincs bejelölve, a program a megadott elérési úton egy új alkönyvtárat hoz létre az előzőleg leírt néven.

11. 5.

Távoli adatbázis karbantartása

Ez a menüpont egy karbantartó funkciót indít el, amely csökkenti az adatbázis méretét, és gyorsabbá teszi az adatokhoz való hozzáférést. A program gyakori használata mellett időnként érdemes futtatni a karbantartást. A művelet általában néhány másodperc alatt befejeződik, és kizárólagos hozzáférést igényel, ami azt jelenti, hogy futás közben más felhasználó nem csatlakozhat az adatbázishoz.


70


11. 6.

Felhasználók

A

menü

Szerviz

Felhasználók

menüpontjában

a

programba

bejelentkező

felhasználók adatait rögzíthetjük.

A menüpont működése megegyezik a korábban már ismertetett adatkezelő ablakokkal. A rögzíthető adatok a következők:

•

Felhasználói név (kötelező): A felhasználó bejelentkezési neve

•

Teljes név (kötelező)

•

Telefonszám

•

E-mail cím

•

Jelszó, jelszó újra (kötelező): A bejelentkezéshez szükséges jelszó, amelyet egymás után kétszer kell megadni. Csak akkor lehet menteni a felhasználó adatait, ha az ide beírt két jelszó egyezik. MEGJEGYZÉS:

A

megkülönböztetése

program nélkül

a

tárolja,

jelszavakat a

kezdő

a

kis-

és

és

befejező

nagybetűk szóközök

eltávolításával. •

Csoport (kötelező): Ebből a listából lehet kiválasztani, hogy az aktuális felhasználó

melyik

csoportba

tartozzon.


Mivel

a

jogosultságokat

a


71

csoportokhoz lehet rendelni, ez a beállítás határozza meg, hogy a felhasználó mely menüpontokhoz férhet hozzá. (A listára jobb gombbal kattintva lehetőség van új csoport közvetlen felvitelére. Ennek módját a következő fejezetben részletesen ismertetjük.) •

11. 7.

Leírás: Minden felhasználóhoz szabadon választott megjegyzés rendelhető.

Felhasználói csoportok és jogok

Itt a programba bejelentkező felhasználók csoportjai rögzíthetők, az egyes menüpontokhoz való hozzáféréseinek megadásával. Az alapfunkciók működése megegyezik a programban lévő többi adatkezelő ablakéval.

Új csoport rögzítésekor először a csoport nevét kell megadni. A név alatti Leírás mezőben szabadon választott megjegyzés rendelhető az aktuális csoporthoz.

A képernyő középső részén lévő táblázatban állíthatjuk be az egyes menüpontokra vonatkozó jogosultságokat. A táblázat sorai a menüstruktúrát tükrözik: nagybetűvel a menük (a főablak baloldalán lévő gombok), alattuk pedig a menüpontok jelennek (c) 2010, Profit-X Kft.


72

meg, a hierarchiának megfelelő behúzással. Az esetleges al-menüpontokat a jobb áttekinthetőség érdekében nagyobb behúzással jeleníti meg a program. A táblázat feletti listából egy menüt kiválasztva a program a választott menü elemeit jeleníti meg.

Az egyes menüpontokhoz háromféle jogosultság rendelhető: a „Nem elérhető” azt jelenti, hogy az aktuális csoport nem férhet hozzá a programrészhez, vagyis a menüpont rejtve marad. Teljes hozzáférés esetén a menüpont minden funkciója elérhető, adatkezelő ablakok esetén pedig lehetőség van „Csak olvasás” beálítására is, amikor a program letiltja az adatok módosítását és az új adatok rögzítését.

A jogosultság a táblázat jobboldalán lévő lenyíló listából választható ki. A táblázat sorainak háttérszíne is a beállított jogosultságot mutatja (zöld = teljes hozzáférés, piros = nem elérhető, sárga = csak olvasás).

Ha egy menühöz (Pl. Alapadatok) rendelünk jogosultságot, a hozzátartozó menüpontok is megkapják a beállított jogot. Természetesen ezután is lehetőség van az egyes menüpontokhoz más jogot rendelni.

MEGJEGYZÉS: Új csoport rögzítésekor a csoport automatikusan teljes hozzáférést kap minden menüponthoz.



11. 8.

73

Jogosultság bizonylattömbökre

Ebben a menüpontban beállítható az egyes felhasználó csoportok hozzáférése az adatbázisban szereplő bizonylattömbökhöz. Ez a funkció hasznos lehet pl. több kibocsátó cég (üzletág) esetén, a felhasználó elől ugyanis rejtve maradnak azok a bizonylatok, amelyek számára nem engedélyezett számlatömbbe lettek rögzítve.

A képernyőn lévő táblázat a felhasználói csoportokat és a bizonylattömböket tartalmazza. A táblázat feletti két lenyíló listával a jobb áttekinthetőség érdekében csoportra, illetve bizonylattömbre szűrhetjük az adatokat.

Az utolsó oszlopban egy lenyíló listából választható ki az aktuális csoport jogosultsága az adott bizonylattömbre. A jogosultság háromféle lehet: „Nem definiált” (nincs beállított jogosultság, a bizonylattömb hozzáférhető), „Engedélyezve”, illetve „Tiltva”. A táblázat sorainak háttérszíne a beállított jogosultságnak megfelelően változik.

A módosítások az OK gombra való kattintás után lépnek életbe.



11. 9.

74

Nyomtatóbeállítás

A Nyomtatóbeállítás menüpontra kattintva az aktuális nyomtató Windows beállításai jelennek meg. Ebben az ablakban módosítható a papírméret, a tájolás, illetve nyomtatótól függően egyéb beállítási lehetőségek is megjelenhetnek.

11. 10.

Program futtatása

Ebben a menüpontban a fejlesztőtől kapott .FXP, .PRG vagy .EXE kiterjesztésű szervizprogramok futtathatók.

11. 11.

Demo számlák törlése

A Szerviz menü Demo számlák törlése menüpontjára kattintva a program eltávolítja az adatbázisból azokat a bizonylatokat, amelyek a demo verzióban lettek rögzítve. (A program akkor fut demo üzemmódban, ha nem talál évényes hardverkulcsot a számítógéphez csatlakoztatva.)

A szoftver megvásárlása után célszerű ezt a funkciót elindítani, hogy tiszta adatbázissal kezdődjön meg a program használata. Az automatikus törlés csak a bizonylatokat távolítja el, a próbaverzióval rögzített partnerek, termékek stb. szükség esetén kézzel törölhetők.

11. 12.

APEH nyilatkozat nyomtatása

APEH ellenőrzés esetén ebben a menüpontban kinyomtatható a fejlesztő nyilatkozata arról, hogy a szoftver megfelel a hatályos jogszabályoknak. A nyilatkozaton szerepel a felhasználó cég adószáma, valamint a nyomtatás dátuma. Mivel a dokumentum a programból kerül kiírásra, az érvényességhez nem szükséges a fejlesztő aláírása.


A Modul6 Számla szoftver, valamint jelen dokumentáció a szerzői jogi törvények által védett, ezért a szerző engedélye nélküli terjesztése, másolása,

Recommend Documents