A Pénzügyi Szervezetek Állami Felügyelete elnökének 1/2012. számú felülvizsgált módszertani útmutatója a biztosítók letétkezelői és portfóliókezelői szerződéseinek minimális tartalmi elemeire vonatkozóan A Felügyelet a biztosítóintézeteknél végzett helyszíni ellenőrzései során tapasztaltak alapján a biztosítók letétkezelői és portfóliókezelői szerződéseinek tartalmi elemeire vonatkozó alábbi módszertani útmutatót adja ki. A módszertani útmutatóban megfogalmazott véleménynek sem jogi ereje, sem kötelező tartalma nincs. A módszertani útmutató célja, hogy összefoglalja azokat a legfontosabb szempontokat, amelyekre mindenképpen indokolt figyelemmel lenni, amikor a biztosító kiválasztja a számára letétkezelést és portfóliókezelést végző szervezetet, majd szerződést köt vele. A letétkezelő kiválasztása 1. A letétkezelő esetében célszerű a biztosítónak független, valamint a piacon elismert, referenciával rendelkező céget választania. Továbbá célszerű a megkötendő szerződésben olyan kikötéssel élni, amely garantálja, hogy a biztosító a letétkezelő más hasonló ügyfeleihez képest ne kerülhessen hátrányos helyzetbe, ill. a letétkezelő más ügyfele a versenysemlegességet sértő előnyre ne tehessen szert. Ha a letétkezelő és a biztosító ugyanazon pénzügyi csoport tagja, a szerződés lehetőleg ne tartalmazzon olyan kitételt, amelynek alapján a biztosító olyan - pl. versenysemlegességet sértő - jogokat érvényesíthet, amelyek a hasonló nem csoporttagot nem illetik meg. A kiválasztás során javasolt komplex értékelést készíteni a letétkezelőről és az értékelés szempontokban célszerű sorrendiséget felállítani a különböző jellemzők alapján (pl. megbízhatóság, jó üzleti hírnév, szakértelem, kapcsolattartás, stb.), adott esetben pedig a pályáztatás alkalmazása nyújthat segítséget. A letétkezelővel kötendő szerződés követelményei 2. A letétkezelővel kötött szerződéseknek indokolt egyértelműnek, pontosnak és minden jogi szempontot kielégítőnek lennie. A letétkezelői szerződésnek különösen pontosan indokolt tartalmaznia a következőket: a) a felelősségi viszonyokat, b) a díjazás mértékét (mi után és mennyi díjazás jár, az ettől való eltérés esetei), c) ha a biztosítót a letétkezelő hibájából veszteség érte, milyen kártérítés jár; d) a szerződés felmondásának esetei, mi alapozza meg a rendkívüli felmondást, e) a letétkezelő által betartandó határidők, mulasztásuk esetén mi az eljárásrend.
A letétkezelői szerződésből egyértelműen ki kell derülnie, hogy a letétkezelő egyedi, vagy gyűjtőletétként veszi át az értékpapírokat (ezek fölött ki jogosult rendelkezni, pl. a letevő, vagy az általa kijelölt személy). A szerződés követelményként fogalmazhatja meg, hogy a letétkezelő figyeli a jogszabályban rögzített befektetési korlátok betartását, és az azoktól való eltérés esetén megteendő intézkedések (mely pl. a portfóliókezelő, a biztosító, a Felügyelet értesítése, a megbízás teljesítésének visszautasítása stb.) szükség szerint részletezett eljárásrendjét. A letétkezelővel kötött megbízási szerződés tartalmazhatja azt is, hogy a letétkezelő a biztosító befektetési szabályzatában és a portfólió kezelési irányelvekben rögzített befektetési korlátokat is figyelje. Ebben az esetben meghatározandó a szabályok megsértése esetére irányadó eljárásrend. A letétkezelői feladatokra célszerű felelősségi szabályokat megállapítani. A letétkezelővel kötött szerződésben határozza meg a biztosító azt is, hogy a letétkezelő milyen gyakorisággal (célszerű ezt negyedévente előírni) szolgáltat adatot, annak mi a határideje, tartalma (letéti igazolások, évközi vagy napi eszközértékelések). Kiemelten ajánlott, hogy a biztosító a letétkezelővel napi eszközértékelésről szóló megállapodást kössön. Napi eszközértékeléskor ki kell kötni, hogy a letétkezelő az értékelt portfóliókat (az egyes befektetési egységalapokra számított nettó eszközértékeket) naponta küldje meg a biztosító részére. Egyúttal kiköthető az is, hogy a letétkezelő vesse össze a saját adataival a portfóliókezelő által megadott nettó eszközértékeket, amivel kontrollt gyakorol. A letétkezelői szerződésben ilyenkor rögzíteni szükséges az alkalmazott értékelési szabályokat (különös tekintettel a befektetési egységekhez kötött - unit linked - életbiztosítások esetében). A két számítás alapján kapott esetleges eltérések kezelésére a biztosító írásban rögzítsen eljárásrendet. Célszerű, ha a biztosító megbízza a letétkezelőt a befektetési portfóliója után járó hozamok realizálásával is. A portfóliókezelő kiválasztása 3. A portfóliókezelő esetében a biztosítónak célszerű független, valamint a piacon elismert, referenciával rendelkező céget választania. Továbbá célszerű a megkötendő szerződésben olyan kikötéssel élni, amely garantálja, hogy a biztosító a portfóliókezelő más hasonló ügyfeleihez képest ne kerülhessen hátrányos helyzetbe, ill. a portfóliókezelő más ügyfele a versenysemlegességet sértő előnyre ne tehessen szert. Ha a portfóliókezelő és a biztosító ugyanazon pénzügyi csoport tagja, a szerződés lehetőleg ne tartalmazzon olyan kitételt, amelynek alapján a biztosító olyan - pl. versenysemlegességet sértő - jogokat érvényesíthet, amelyek a hasonló nem csoporttagot nem illetik meg. A kiválasztás szempontjainál célszerű sorrendiséget felállítani a különböző jellemzők alapján, adott esetben pedig a pályáztatás alkalmazása nyújthat segítséget (pl. megbízhatóság, szakértelem, kapcsolattartás, múltbéli hozamok, költségek, az ügyletek végrehajtása és kezelése ugyanazon szervezet keretében történik-e). A portfóliókezelővel kötendő szerződés követelményei 4. A portfóliókezelővel folytatott tárgyalás során a biztosító tanulmányozza át a portfóliókezelő üzletszabályzatát és csak ennek ismeretében kösse meg a portfóliókezelővel a szerződést. Különösen javasolt figyelemmel lenni az alábbiakra. 2
a) Szem előtt kell tartani, hogy nem feltétlenül az alacsony díjazású portfóliókezelő választása az indokolt, meg kell vizsgálni, hogy milyen költségek, vállalások és szolgáltatások állnak a díjak mögött. b) A szerződésben rögzíteni kell az átadott vagyon nagyságát. Ki kell térni arra is, hogy milyen befektetési arányokat, lejárati szerkezetet vár el a biztosító (minimum, maximum határok), melyek a megengedett és melyek a tiltott tranzakciók köre. Továbbá, ha a befektetett eszközök nem felelnek meg a befektetési szabályzatban előírt formáknak és arányoknak, hogyan és milyen határidővel kell azt a megfelelő keretek közé visszaállítani, ill. kezelni a megfelelő döntéshozó megjelölésével. c) Magasabb kockázatú ügylet (pl. repo, határidős, opciós, swap, stb.) az átadott értékpapírra kizárólag a biztosító előzetes hozzájárulásával köthető. Szabályozni szükséges, hogy a portfóliókezelő maximum milyen mértékig töltheti fel a biztosító portfólióját a portfóliókezelő által kibocsátott, forgalomba hozott, vagy a portfóliókezelő csoportjának valamely más tagja által kibocsátott, vagy forgalomba hozott értékpapírjával. Célszerű mindezt a portfóliókezelői szerződésben szabályozni, és rendszeresen a portfólió kezelők által szolgáltatott információk részévé tenni. 5. A portfóliókezelővel kötött szerződéseknek indokolt egyértelműnek, pontosnak és minden jogi szempontot kielégítőnek lennie. A portfóliókezelői szerződésnek különösen pontosan indokolt tartalmaznia a következőket: a) a felelősségi viszonyokat, b) a díjazás mértékét (a portfóliókezelő által kibocsátott, forgalomba hozott, vagy a portfóliókezelő csoportjának valamely más tagja által kibocsátott, vagy forgalomba hozott értékpapírja után felszámított portfóliókezelési díjat indokolt levonatni a duplikált díjazás elkerülése érdekében); mi után és mennyi díjazás, sikerdíj jár; referenciaindexeket, az ettől való eltérés esetei; c) ha a biztosítót a portfóliókezelő hibájából veszteség érte, milyen kártérítés jár; d) a szerződés felmondásának esetei, mi alapozza meg a rendkívüli felmondást, e) a portfóliókezelőnek átadott vagyon nagyságát, f) portfóliókezelői garanciák, az ehhez kapcsolódó határidők, költségtérítések rögzítése, vagyis milyen esetben számíthat fel költségeket a portfóliókezelő. Javasolt a szerződés részévé tenni, hogy a portfóliókezelő a biztosító befektetési szabályzatában lefektetett elvek (kockázati szinthez rendelt hozam, legnagyobb biztonság, folyamatos likviditás, kockázatmegosztás több befektetési forma választásával, jogszabályi előírások betartása) szerint járjon el. Ezt a biztosító a portfóliókezelő befektetési tevékenységének értékelésekor megvizsgálja, valamint azt, hogy a kitűzött hozamcélok vagy benchmark teljesültek-e és a portfóliókezelő a döntései meghozatalakor megtett-e minden szükséges intézkedést a lehető legjobb teljesítmény érdekében. 3
6. A biztosító portfóliókezelőjének tevékenysége ellenőrzésekor felülvizsgálja - az egyéb beszámolási kötelezettségeihez (pl. könyvelés) igazodva - a portfóliókezelő számára a befektetésekről szóló rendszeres jelentés és rendkívüli adatszolgáltatás tartalmi (úgy mint: portfólió összetétele, egyes értékpapírok árfolyamai, árfolyamváltozása, portfólió egészének piaci és/vagy könyv szerinti értéke, tranzakciós költségek és indokolásuk), formai elemeit, gyakoriságát. Célszerű, ha a biztosító az ellenőrzést dokumentummal támasztja alá, ami tartalmazza az ellenőrzést végző(k) nevét, az ellenőrzés dátumát, az ellenőrzött teljesítéseket (pl. a díjak elszámolását, a pénzügyi teljesítést). 7. A biztosító legyen figyelemmel arra, hogy a befektetések reálértékének megőrzése, biztonságos növelése a megvalósítandó cél. A portfóliókezelővel kötött szerződésben határozza meg, hogy a portfóliókezelő milyen gyakorisággal (célszerű ezt negyedévente előírni) számoljon be tevékenységéről. Ebben részletezze a hozamcél teljesítése érdekében tett lépéseit, valamint, azoknak az értékpapíroknak a tranzakcióját, amelyek jelentős értékvesztést szenvedtek el az utolsó beszámoló időpontjában bemutatott értékükhöz képest. E tranzakciók ismeretében a biztosító következtetéseket tud levonni arról, hogy a portfóliókezelő gondosan és a biztosító érdekeit szem előtt tartva járt-e el. Egyéb, a letét- és portfóliókezelői kapcsolatoknál figyelembe veendő szempontok 8. A biztosítónak a letétkezelő és portfólió kezelő kiválasztása során fokozott körültekintéssel és gondossággal kell eljárnia a kockázatok csökkentése érdekében. 9. Ajánlott kitérni a portfóliókezelővel és a letétkezelővel egy közös eljárásrendben a kettejük kapcsolatára, így pl. arra, hogy a portfóliókezelő naponta küldje meg az ügyletkötések listáját a letétkezelőnek. Indokolt, hogy a biztosító meggyőződjön a letét- és a portfóliókezelő közötti információcseréről, és erről lehetőleg rendszeresen követeljen is meg információt. 10. A Felügyelet javasolja: a) A biztosító rögzítse, hogy milyen gyakorisággal vizsgálja felül e két szolgáltatóval kötött szerződéseit. b) A biztosító készítsen rendkívüli helyzetek kezelésére kidolgozott intézkedési tervet, arra az esetre, ha a szolgáltatók a szerződéstől eltérően teljesítenek. c) A biztosító és a szolgáltatók között létrejött szerződés tartalmazza: - a szolgáltatók hozzájárulását a biztosító belső ellenőrzése, külső könyvvizsgálója, a Felügyelet helyszíni, illetve helyszínen kívüli ellenőrzéséhez, - a szolgáltatók felelősségét a tevékenység megfelelő színvonalon történő végzéséért, illetve a szerződés biztosító részéről történő azonnali felmondási lehetőségét a szerződés szolgáltató által történő ismételt vagy súlyos megsértése esetére, - a szolgáltatóktól elvárt, a tevékenység végzésének minőségére vonatkozó részletes követelményeket.
4
d) A biztosító a szerződésben követelje meg azt a szolgáltatótól, hogy amennyiben egyidejűleg több biztosító részére végez szolgáltatást, az így tudomására jutott tényt, adatot a többi biztosító adatától elkülönítetten kezelje. (Ez egyúttal feltételezi a más szervezetek adataitól is elkülönült nyilvántartást.) 11.Továbbá a Felügyelet felhívja a figyelmet a következőkre: a) A biztosító felelős azért, hogy a szolgáltatók a tevékenységet a jogszabályi előírások betartásával és a tőlük elvárható gondossággal végezzék. A biztosító jelentse a Felügyelet részére, amennyiben a szolgáltatók által végzett tevékenység jogszabályba ütközik. b) A biztosító ne bízzon meg olyan szolgáltatót, amelyben a biztosító vezető tisztségviselőjének vagy azok közeli hozzátartozójának tulajdonosi részesedése van. c) A Felügyelet a biztosítók által igénybe vett letétkezelők és portfóliókezelők kiválasztásával kapcsolatos eljárás során követendőnek tartja az egyes pénzügyi szervezetek által igénybe vett szolgáltatókkal, kereskedési partnerekkel kapcsolatos elvárásokról szóló 5/2012. számú Vezetői körlevél tartalmát. Felülvizsgálva: 2012. július
5
