A minisztériumok és háttérintézményeik központi ellátását támogató web-es portál és munkafolyamat menedzsment-rendszer funkcionális működése

A minisztériumok és háttérintézményeik központi ellátását támogató web-es portál és munkafolyamat menedzsment-rendszer funkcionális működése Workflow - Tájékoztató

2014. november

• 250/2014. (X. 2.) Korm. rendelet a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóságról - Irodai ingatlanok üzemeltetése - Műszaki és irodai ellátási szolgáltatások - Gépjárművekkel kapcsolatos szolgáltatások - Központosított és intézményi közbeszerzés

2

Közbeszerzési Igazgatóság

Ellátási és Üzemeltetési Igazgatóság

CORE tevékenység

Gazdasági Igazgatóság

Jogi és Humánpolitikai Igazgatóság

NEM CORE tevékenység 3

Ellátott

• Igény keletkezik • Igényt jóváhagy

KEF

Ellátotti igény

• Igény beérkezik • Igényt kielégít

Ellátott

• Visszaigazolás • Elégedettség

KEF

• Mér • Dokumentál • Tervez

Végrehajtásra továbbított igény Ügyfélkapcsolat

Jóváhagyott igény

Teljesített igény 4

Milyen célra kívánjuk használni a Workflowt rendszerét? A működés rövid bemutatása Milyen előnyökkel jár a Workflow használata? BPM rendszer, üzleti folyamatok logikus szervezését szolgáló informatikai megoldás 5

Papíralapú társadalom  Az igénylés nehézkes és nem tervezhető, sok

időt és adminisztrációt igényel  Közben új feladatok keletkeznek:

Ellátottak

 Növekvő ellátotti létszám (cca. 8000 fő)  Mind vertikális, mind horizontális tagoltság

(szervezetek felépítése, székhelye, változásai nehezen követhetőek)  Szolgáltatások mérése nehézkes

Az Ellátottak elégedettsége a szolgáltatás minőségének értékmérője KEF

Információs társadalom  Az igénylés egyszerű, rövidebb időt és kevesebb

adminisztrációt igényel

 Netes „időablak” és ciklikus ellátotti igénylések  Az információk online gyorsan elérhetőek és

visszakereshetőek, mindig naprakészek

 Szolgáltatás: közvetlen és dokumentált, a

mérése egyszerűbb, optimálisabb erőforrás gazdálkodás valósítható meg

 Az Ellátottak elégedettsége növekszik a

szolgáltatás minősége javul

Az Ellátottak elégedettsége a szolgáltatás minőségének értékmérője

A KEF céljai a Workflow bevezetéssel  A KEF magas minőségű szolgáltatást legyen képes nyújtani az

ellátottak irányába  A nyújtott szolgáltatás SLA alapon kerül kialakításra  A szolgáltatások teljesítése során felhasznált erőforrás és

költségek kimutathatóak  Jobb erőforrás gazdálkodás valósítható meg, mert az adatok

naprakészek  Folyamat és működési költség optimalizálás

ÜSZR - igénybejelentő portál

Ellátás igénylő felület, folyamat specifikus űrlapokkal

ÜSZR - elektronikus űrlap

Ellátás igénylő űrlap - Irodaszer

ÜSZR – WorkflowGen keretrendszerben

Igény raktári kiszolgálása – on-line folyamatkövetés

ÜSZR – várható eredmények I.  A webes űrlapokon az adatbevitelt katalógusok, logikai- és

formátumellenőrzések támogatják, a kötelező adatbevitel és az adatok formátuma, függőségei ellenőrzésre kerülnek, ezáltal minimálisra csökken a hibás, alakilag/formailag hiányos igénylések száma.  Az eszköz-készlet igényléskor cikk katalógus használata

lehetséges, lehetővé válik a kínált eszközök körének kialakítása.  Az igénylők és kapcsolattartói/jóváhagyói szerepkörök

újradefiniálása áttekinthető igénykezelést biztosít

ÜSZR – várható eredmények II.  Lehetővé válik az igénylések nagy része tekintetében a

költségek, és költségkeret aktuális állapotának nyomon követése  KEF Ügyfélszolgálat munkája szervezettebbé, sokkal

hatékonyabbá válik, így más fontos tevékenységekre több erőforrás és figyelem jut  Az ügyfelek a KEF által kialakított/karbantartott cikk-

katalógusok használatával gyorsabban és költséghatékonyabban szolgálhatók ki.

ÜSZR – monitorozás, riportok

Riportok - lekérdezések

Erőforrás és készletgazdálkodás  A centralizáltan és periodikusan történő igénylés

költséghatékony  Igénylő visszajelzést kap a költségkeretéről, felhasználásokról  Követhető lesz a folyamat  Optimalizálja a folyamatokat és a működési költségeket  Vezetői riportok, igénylési statisztikák készíthetőek

Egyszerűbb folyamatok, áttekinthetőség  Szervezetenként nem egységes szempontú adatbázisok

megszűnése  Igénylési folyamatok monitorozhatóvá válnak, igénylők és

belső munkatársak, vezetők számára (jogosultságtól függően)  Ellátotti és KEF vezetők számára riportok, végrehajtott

tevékenységek, felhasznált erőforrások, költség keretek, SLA szerint

KEF – Ügyfélkapcsolati és Támogató Főosztály Kracskó Krisztina 17