A Liszt Ferenc Zeneművészeti Egyetem KIKÜLDETÉSI SZABÁLYZATA
TARTALOMJEGYZÉK
I.
ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK .......................................................................................... 3
1. §........................................................................................................................................... 3 A szabályzat célja.................................................................................................................... 3 2. §........................................................................................................................................... 3 A szabályzat hatálya................................................................................................................ 3 3. §........................................................................................................................................... 3 Értelmező rendelkezések......................................................................................................... 3 II. A BELFÖLDI KIKÜLDETÉSEK RENDJE .............................................................................. 4
4. §........................................................................................................................................... 4 A belföldi kiküldetés fogalma ................................................................................................. 4 5. §........................................................................................................................................... 4 A belföldi kiküldetés elrendelése ............................................................................................ 4 6. §........................................................................................................................................... 5 Igénybe vehető közlekedési eszközök .................................................................................... 5 7. §........................................................................................................................................... 5 A belföldi kiküldetés költségei ............................................................................................... 5 8. §........................................................................................................................................... 7 A belföldi kiküldetés elszámolása........................................................................................... 7 III. AZ IDEIGLENES KÜLFÖLDI KIKÜLDETÉSEK RENDJE ................................................. 7
9. §........................................................................................................................................... 7 Az ideiglenes külföldi kiküldetés engedélyezése ................................................................... 7 10. §......................................................................................................................................... 7 Az ideiglenes külföldi kiküldetés engedélyezése ................................................................... 7 11. §......................................................................................................................................... 9 Az ideiglenes külföldi kiküldetés elszámolása ....................................................................... 9 12. §....................................................................................................................................... 11 Útijelentés ............................................................................................................................. 11 13. §....................................................................................................................................... 12 A külföldi kiküldetéssel kapcsolatos feladatok ..................................................................... 12 IV. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK ....................................................................................................... 12 2
I.
ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK 1. § A szabályzat célja
A jelen szabályzat célja, hogy a vonatkozó hatályos jogszabályokban, valamint a kapcsolódó belső szabályozásokban foglaltak figyelembe vételével meghatározza a Liszt Ferenc Zeneművészeti Egyetemen (a továbbiakban: Egyetem) a belföldi és az ideiglenes külföldi kiküldetésekkel kapcsolatos eljárások rendjét, így különösen a kiküldetések elrendelésének, engedélyezésének és a kiküldetéssel kapcsolatos költségek elszámolásának szabályait. 2. § A szabályzat hatálya (1) A szabályzat személyi hatálya kiterjed: a) az Egyetem közalkalmazottaira, beleértve az Egyetem által fenntartott közoktatási intézmények közalkalmazottait is; b) az Egyetemmel munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyban álló személyekre; c) az Egyetem hallgatóira. (2) A szabályzat tárgyi hatálya kiterjed: a) belföldi és az ideiglenes külföldi kiküldetésekre (az Szja. törvény meghatározása szerint); b) az Egyetem alapító okiratában felsorolt tevékenységekkel kapcsolatos bel- és külföldi utazásokra; c) belföldi és külföldi együttműködési szerződésen, cserekapcsolaton alapuló utazásokra, szakmai konferencián és előadáson, mesterkurzuson való részvételre; d) tanulmányutakra; e) pályázat útján elnyert szakmai célú utazásokra. 3. § Értelmező rendelkezések (1) A szabályzat alkalmazásában: a) kiküldött: az Egyetemmel közalkalmazotti jogviszonyban, vagy munkavégzésre irányuló egyéb jogviszony keretében foglalkoztatott személy; b) kiküldetés: az Egyetem által munkavégzés céljából elrendelt belföldi kiküldetés és az ideiglenes külföldi kiküldetés; c) belföldi kiküldetés: az Egyetem által elrendelt, a kinevezésben meghatározott munkahelytől eltérő helyen történő munkavégzés, előadás, fellépés, mesterkurzuson való 3
részvétel, kutató tevékenység, szakmai tapasztalatcsere, konferencia, amennyiben ez a hely belföldön található; d) ideiglenes külföldi kiküldetés: az Egyetem tevékenységével összefüggő feladat ellátása érdekében a Magyarország területén kívüli tartózkodás, illetve az ezzel kapcsolatos külföldre történő utazás; e) pályázati forrásból finanszírozott külföldi utazás: olyan külföldi, munkavégzésnek nem minősülő oktatási, tudományos, szakmai kapcsolatépítési célú külföldi kinn-tartózkodás, amelynek finanszírozását részben vagy egészben pályázati forrásból finanszírozzák és az elszámolás feltételeit a pályázati kiírás tartalmazza; f) hallgatói kiküldetés: az Egyetem hallgatói részére engedélyezetett, az Egyetem érdekében felmerült, nem ösztöndíjból finanszírozott belföldi és külföldi utazás; g) engedélyezett utazás: olyan, az Egyetem nevében teljesített, belfüldi vagy külföldi kiküldetésnek nem minősülő utazás, amelyet a munkáltató nem elrendel, hanem csak hozzájárul az utazáshoz, de az utazással kapcsolatban felmerült költségeknek csak az engedélyben előre meghatározott részét vállalja. h) kiküldetési rendelvény: két példányban kiállított bizonylat, amely tartalmazza a kiküldött nevét, adóazonosító jelét, a kiküldetés célját, időtartamát, útvonalát, az utazás költségtérítését és a költségtérítés kiszámításához szükséges adatokat, valamint az elszámolást is.
II.
A BELFÖLDI KIKÜLDETÉSEK RENDJE 4. § A belföldi kiküldetés fogalma
Belföldi kiküldetés az Egyetem által elrendelt, a kinevezésben rögzített helytől eltérő helyen történő munkavégzés. A kiküldetés célja lehet tanulmányút, cserekapcsolat, versenyen, konferencián, mesterkurzuson, szakmai tanácskozáson, konferencián való részvétel, vizsgáztatás, oktatás, tárgyalás, szerződéskötés, kapcsolatépítés stb. 5. § A belföldi kiküldetés elrendelése (1) A belföldi kiküldetés elrendelésére a rektor, a rektor-helyettesek és a főigazgató, továbbá az engedélyezett keret terhére a szervezeti egységek keretgazdálkodó vezetői jogosultak. (2) Kiküldetés akkor rendelhető el, illetve engedélyezhető, ha az utazás költségeinek (közlekedés, szállás, részvételi díj, napidíj) fedezésére az adott szervezetnél rendelkezésre álló fedezet (keret) van, melynek felhasználhatóságáról az adott keretgazda rendelkezik. (3) Belföldi kiküldetés elrendelése az 1. sz. melléklet szerinti nyomtatvány aláírásával történik. 4
(4) A kiküldetési rendelvényt a kiküldő szervezeti egység állítja ki. A rendelvény eredeti példányát a kiküldött részére kell átadni, a másolati példány az Egyetem Pénzügyi Csoportjánál marad. (5) Hallgatók kiküldetése esetén a költségeket viselő (keretgazdálkodó) szervezeti egység vezetője az elrendelésre jogosult.
6. § Igénybe vehető közlekedési eszközök (1) A belföldi kiküldetés teljesíthető -
gépkocsival, tömegközlekedési eszközökkel.
(2) Az igénybe vehető közlekedési eszközök kiválasztásánál a gazdaságossági szempontokat minden esetben figyelembe kell venni, az engedélyezés ennek alapján történhet (pl. személygépkocsiban többen utaznak). Vasúti utazáshoz csak a II. osztály vehető igénybe. 7. § A belföldi kiküldetés költségei (1) A kiküldetés során felmerülő költségek lehetnek: -
étkezési költségek, utazási költségek, szállásköltségek, egyéb költségek.
(2) Étkezési költségtérítés (napidíj): A belföldi kiküldetésben lévő kiküldött az élelmezéssel kapcsolatos többletköltségei fedezetére a kiküldetés tartamára élelmezési költségtérítés (a továbbiakban: napidíj) jár, mely a vonatkozó jogszabályok szerinti mértékben adóköteles. A napidíj számlával (egyszerűsített számlával) igazolt összegként vagy költségátalányként számolható el. Átalányként a kiküldöttet napi 500 (ötszáz) forint napidíj illeti meg. A rendszeresen kiküldetést teljesítő munkavállalónak havi átalány állapítható meg. Ennek összegét az egy napra megállapított napidíjátalány és a havi átlagban kiküldetésben töltött naptári napok figyelembevételével kell meghatározni. Nem számolható el napidíj: a) ha a távollét időtartama a 6 órát nem éri el, b) ha az Egyetem a közalkalmazott élelmezését a kiküldetés helyén biztosítja. A napidíj összegét 20%-kal csökkenteni kell, ha a szállodaköltség a kötelező reggeli árát tartalmazza. 5
(3) Utazási költségtérítés: Utazási költség elszámolásához az Egyetem nevére kiállított számlát kell kérni a jegyváltáskor és az utazáshoz megváltott menetjeggyel (helyjeggyel, pótjeggyel) együtt az elszámoláshoz mellékelni kell. Az országos közforgalmi vasutak, autóbuszjáratok vonalain, a II. osztályú menetjegy árát téríti meg az Egyetem. A kiküldetésnél elszámolható - gazdaságossági szempontok figyelembevételével, és előzetes engedély alapján – a saját (vagy a kiküldött házastársa tulajdonában lévő) személygépkocsi is. Igazolás nélkül elszámolható költség az Egyetem által a kiküldöttnek, a saját gépkocsi használatára tekintettel fizetett költségtérítés összegéből, a kiküldetési rendelvényben feltüntetett kilométer-távolság szerint, az üzemanyag fogyasztási alapnorma-átalány és legfeljebb az adóhatóság által közzétett – a kiküldetés időszakában érvényes – üzemanyagár, valamint 9,-Ft/km általános személygépkocsi fenntartási normaköltség alapulvételével számított összegből áll. A közúti gépjárművek üzemanyag-fogyasztásának igazolás nélkül elszámolható alapnorma átalány mértékét jogszabály rögzíti. A költségként elszámolható üzemanyag mennyisége nem haladhatja meg a vonatkozó jogszabályban meghatározott fogyasztási normákat. Az üzemanyag felhasználás értékét az átalány elszámolásnál a megtett kilométer, az alapnorma átalány és a kiküldetés időszakában az adóhatóság által közzétett üzemanyag egységár szorzata adja. Az autópályadíj elszámolásánál az alábbiak szerint kell eljárni: a kiküldetéshez kapcsolódóan esetenként az Egyetem nevére szóló számla ellenében a kiküldött megvásárolja a 10 napos matricát (amennyiben a többszöri utazás szükségessége ezt a gazdaságosság szempontjából indokolttá teszi: az 1 hónapra szóló matricát), melyet az Egyetem megtérít. Baleset, káresemény bekövetkeztekor, amennyiben az a kiküldött hibájából következett be, a káreseményhez kapcsolódó valamennyi költség a kiküldöttet terheli. A közlekedésrendészeti bírságok és a közlekedési szabálysértésből eredő minden költség kizárólag a gépkocsi vezetőjét terheli. Az így felmerült költségek nem számolhatók el. (4) Szállás költségtérítés: Belföldi kiküldetés során – figyelemmel a takarékossági szempontokra is – elsősorban a közepes (3 csillagos) árkategóriájú szállodákat kell igénybe venni. A költségek elszámolásához Egyetem nevére kiállított számla leadása szükséges. (5) Egyéb költségtérítés: kizárólag a kiküldetési cél érdekében felmerült költségek közül a) helyi tömegközlekedési jegyek b) szállás költség, számla ellenében c) indokolt esetben a taxiköltség d) autópályadíj, parkolási díj f) részvételi díj, regisztrációs díj az Egyetem nevére szóló számla alapján. (6) Nem számolhatók el kiküldetési költségként a személyes szükséglet kielégítését szolgáló, magánjellegű vagy vélelmezhetően annak tekintendő kiadások (pl.: hotel minibár, cipő,ruhatisztítás, gyógyszer, ital, ruhanemű vásárlás stb.) (7) A belföldi kiküldetéshez előleg vehető fel a pénztárból, amellyel utólag el kell számolni.
6
8. § A belföldi kiküldetés elszámolása (1) A belföldi hivatalos kiküldetés befejezését követően a kiküldöttnek 5 munkanapon belül kell a kiküldetési rendelvényt és mellékleteit szabályszerűen kitöltve és a kiküldetést elrendelő teljesítésigazolásával ellátva a Pénzügyi Csoport részére eljuttatnia. Akadályoztatás esetén a belföldi kiküldetési rendelvényt a kiküldetés lezárulását követően legkésőbb harminc napon belül meg kell küldeni a Pénzügyi Csoportnak. Harminc napon túl leadott rendelvény alapján kifizetés nem teljesíthető. (2) A belföldi kiküldetés elszámolásához a Belföldi kiküldetési rendelvény „Költségelszámolás” részét kell kitölteni, és a szükséges aláírásokkal ellátva egy példányt a Pénzügyi Csoportnak leadni. (3) A kiküldetési rendelvényhez csatolni kell a tömegközlekedési eszközök menetjegyeit, a számlák eredeti példányait, továbbá, amennyiben a kiküldetést hivatalos rendezvényen, szakmai eseményen történő részvétel indokolta, a rendezvény részletes programját. (4) A napidíj elszámolásánál figyelembe kell venni az Szja. vonatkozó előírásait.
III.
AZ IDEIGLENES KÜLFÖLDI KIKÜLDETÉSEK RENDJE 9. § Az ideiglenes külföldi kiküldetés engedélyezése
(1) Ideiglenes külföldi kiküldetésnek minősül az a kiküldetés, melynek időtartama a 3 hónapot nem haladja meg. A kiküldetés célja lehet tanulmányút, cserekapcsolat, versenyen, mesterkurzuson, konferencián, szakmai tanácskozáson részvétel, stb. (2) Az ideiglenes külföldi kiküldetés engedélyezése a 2. sz. melléklet két példányának kitöltésével és aláírásával történik. (3) Az ideiglenes kiküldetéseket a rektor engedélyezi. A rektor ideiglenes külföldi kiküldetését a fenntartó engedélyezi, az engedélyezés e-mail útján is történhet. A rektor részére engedélyezett külföldi kiküldetéshez és a kiküldetés költség elszámolásához rendszeresített nyomtatványt a főigazgató írja alá. 10. § Az ideiglenes külföldi kiküldetés engedélyezése (1) Külföldi kiküldetés abban az esetben kezdeményezhető, ha a kiküldetés az Egyetem érdekében áll és a kiutazás indokolt. Az utazás indokoltságát, megfelelő dokumentummal kell igazolni (pl. meghívólevél, konferencia program, nyertes pályázat, e-mail visszaigazolás stb.) és annak másolatát a külföldi kiküldetési rendelvényhez (2. számú melléklet) kell csatolni. 7
(2) A kiküldetés folyamatát a kiutazó a kiküldetési rendelvény kitöltésével indítja. A bizonylatnak tartalmaznia kell minden olyan adatot, amely a kiküldetés célját, időtartamát, szükségességét, illetve a várható költségeket tartalmazza. A kiküldetési kérelmet minden egyes kiutazóra vonatkozóan külön-külön kell kiállítani. (3) Kiküldetés akkor rendelhető el, illetve engedélyezhető, ha az utazással kapcsolatos költségek (közlekedés, szállás, részvételi díj, napidíj) fedezésére az adott szervezeti egységnél rendelkezésre álló fedezet (keret) van. (4) Az utazás megkezdése előtt az utazás várható költségeit meg kell becsülni. Az utazás tervezett költségeit a keretgazda hagyja jóvá. (5) Az utazás megszervezése, lebonyolítása (repülőjegy, szállásfoglalás stb.) a kiutazó feladata.* (6) A kiküldetés elrendelése esetében a munkáltató az előzetes költségtervben szereplő tételeken túlmenően a kiküldetés során felmerülő szükséges és igazolt többletköltségeket is megtérítheti. Ennek maximált összegét azonban legfeljebb a rendelkezésre álló szabad keret erejéig a kiküldetési rendelvényen szükséges jelezni. (7) A kiküldött a külföldi tartózkodás idejére napidíjban részesül. Az ideiglenes külföldi kiküldetést teljesítő személy külföldi napidíjának összege megkezdett naptári naponként maximum 40 euró, illetve a jelen szabályzat (9) bekezdése szerint ennek forintra átszámított összege. (a napidíj konkrét összegét – a rendelkezésre álló források (keretek) figyelembe vételével – a keretgazda állapítja meg, illetve a kiküldetést engedélyező hagyja jóvá) a) nem vehető figyelembe naptári napként az a nap, amelynek során az ideiglenes külföldi kiküldetést teljesítő személy 4 óránál rövidebb időt tölt külföldön, b) fél naptári napként kell figyelembe venni azt a napot, amelynek során az ideiglenes külföldi kiküldetést teljesítő személy 4 óránál hosszabb, de 8 óránál rövidebb időt tölt külföldön. (8) A Szja. tv. 3. számú melléklet II. 7. b) pontjára figyelemmel a napidíj 30 százaléka adó és járulékmentes, amely legfeljebb napi 15 eurónak megfelelő forintösszeg – a 40 eurót alapul véve napi 12 eurónak megfelelő forintösszeg – a külföldi kiküldetéshez kapcsolódó elismert költségekről szóló 285/2011. (XII.22.) Korm. rendelet 2. §-a szerint. (9) Az Szja. tv. 6.§ (4) bekezdés b) pontját alapul véve a napidíj forintra történő átszámítására a bevétel megszerzése napját megelőző hónap 15. napján érvényes MNB hivatalos devizaárfolyamot kell alkalmazni. (10) A napidíjat az ideiglenes külföldi kiküldetés megkezdése előtt kell – forintban – átutalni a kiküldött által megadott számlaszámra. (11) A kiküldetések költségeinek a fedezetére – utólagos elszámolási kötelezettséggel – előleg adható. Az Egyetemen valutapénztár nincs, a valutát a kiküldöttnek kell megvásárolnia. Az előleg legkésőbb a kiutazás előtti munkanapon kerül átutalásra forintban a közalkalmazott azon bankszámlájára, melyre a havi illetményét is kapja. * Az utazásszervezésre vonatkozó közbeszerzési eljárás lezárulásáig, illetve a külföldi utazásokat koordináló szervezet felállításáig.
8
(12) Előleg igénylése a külföldi kiküldetési rendelvényen történik. Előleget csak abban az esetben lehet utalványozni, ha az igénylőnek nincs korábbi kiküldetéseiből származó el nem számolt előlege. Előlegnek minősül az előre számfejtett napidíj és a gépkocsi megelőlegezett költségtérítése is. (13) Az utas,- baleset,- illetve poggyászbiztosítás megkötéséről a kiutazónak kell gondoskodnia. A biztosítási költségek a kiküldetési költségekkel a számla ellenében elszámolhatók. Biztosítás hiányában az utazás során, a kiküldetés időtartama alatt bekövetkezett, elszenvedett károkért az Egyetem felelősséget nem vállal. (14) A jogosultak a Kincstártól igényelt VIP kártyát is használhatják a kiadások fedezetére. Az elszámoláshoz az Egyetem nevére kiállított számla és a VIP kártyával történő fizetést igazoló bizonylat szükséges. 11. § Az ideiglenes külföldi kiküldetés elszámolása (1) Az ideiglenes külföldi kiküldetés költségelszámolásához a „Kiküldetési rendelvény-ideiglenes külföldi kiküldetéshez” nyomtatvány (2. sz. melléklet) Költségelszámolás részét kell kitölteni, az 1. számú példányt a Pénzügyi Csoportnak kell leadni. Az előleggel a visszaérkezést követő öt napon belül kell elszámolni. (2) Amennyiben a közalkalmazott nem számol el a kiküldetéssel, részére új előleg nem folyósítható, és az előleg összege levonásra kerül a soron következő havi illetményéből. Amennyiben 30 napon belül nem történik meg az elszámolás, a hatályos jogszabályok alapján adófizetési kötelezettsége keletkezik a kapott előleg összege után. (3) A kiküldetések teljesítését kiküldetés elrendelője aláírásával az elszámoláshoz csatolt dokumentumon igazolja. (4) A kiküldetés időtartama az indulás és az érkezés tényleges időpontja között eltelt idő. Az időtartam megállapítása szempontjából az országhatár átlépését, légi és vízi út esetén az indulás szerinti időpontot egy órával megelőzően, illetőleg az érkezést egy órával követően kell alapul venni azzal, hogy az adott kiküldetésben töltött teljes (24 órás) napokhoz hozzá kell adni a tört napokon kiküldetésben töltött órák számának 24-gyel való osztásával kiszámított napokat úgy, hogy a fennmaradó tört rész - amennyiben az legalább 8 óra - egész napnak számít. Amennyiben a kiküldetésben töltött idő 24 óránál rövidebb, de a 8 órát eléri, az egy egész napnak számít, kivéve, ha a (5) bekezdés rendelkezése szerinti választható számítási módszer alkalmazási feltételei fennállnak. (5) Az (4) bekezdés alkalmazása szempontjából, az ugyanazon a naptári napon kezdődő, ismétlődő, 24 óránál rövidebb, egymást követő kiküldetések esetén az időtartam meghatározására választható az (4) bekezdés szerinti időtartamok egybeszámítása azzal, hogy
9
a) légi és vízi út esetén az együttesen számított utak között az érkezés utáni és az újabb indulás előtti egy-egy óra csak akkor vehető figyelembe, ha az érkezés szerinti időpont és az újabb indulás szerinti időpont között legalább két óra eltelik; b) ha az együttesen számított utak között az érkezés és az újabb indulás között eltelt idő nem több mint két óra, akkor ez az időtartam is kiküldetésnek minősül. (6) A hivatalos kiküldetést teljesítőket a napidíjon felül az alábbi költségtérítés illeti meg: Külföldön felmerülő elszámolható költségek: a) Szállásköltség – a kiküldött hivatali rangjának megfelelő színvonalú helyen. (Nem számolható el a fogyasztás a szobákban elhelyezett mini bár készletéből). b) Utazási költség – cél- és érintett országon belüli közlekedésnél az ésszerű takarékosság figyelembevételével. (Az utazást a legcélszerűbb útvonalon és költségkímélő módon kell teljesíteni. Repülőgéppel történő utazás esetén turista osztályú repülőjegyet vehet igénybe a kiutazó és az ún. alacsony díjtételű légitársaságok használatának lehetőségét is mérlegelni kell.) c) Utazáshoz kapcsolódó biztosítások. (utas-, baleset-, illetve poggyász) d) Külföldi taxi célállomásonként (repülőtér-szálloda, illetve szálloda-repülőtér közötti út). e) Hivatali célból felmerült telefon, telefax és internet költsége. f) Repülőtéri vagy egyéb illeték - igazolás alapján. g) Rendezvény részvételi díja, konferencia regisztrációs díja. h) Egyéb a kiküldetés céljával kapcsolatosan felmerült költségek. (Pl. külföldi partner megvendégelése, szükséges irodaszer, szakkönyv, újság, stb.) Belföldi elszámolható költségek a) A lakóhely és az indulási hely közötti út taxiköltsége vagy a reptéri mini-busz oda-vissza útjának költsége. b) Vízumköltség (az utazás elrendelését követően automatikus). c) Belföldön megvásárolt menetjegy. d) Utólagos repülőtéri felár vagy illeték. e) Saját személygépkocsi használat engedélyezése esetén az a magántulajdonú gépkocsikra vonatkozó költségtérítés számolható el, amelyet a kiküldetési rendelvényben meghatározott km-távolság figyelembevételével a hatályos rendelkezések szerinti normaköltségekkel határoztak meg. Kiküldetési rendelvény hiányában saját gépkocsira költségtérítés a kiküldetés idejére nem számolható el. (7) Gépkocsi használat esetén a saját vagy házastárs tulajdonában lévő gépkocsi költségei számolhatók el a belföldi kiküldetések közlekedési költségtérítésénél (7.§) részletezettek szerint adómentesen. Más tulajdonában lévő gépkocsi használatának költségelszámolása jövedelemnek minősül és az Szja. tv-ben foglaltak szerint adózik. (8) Mobiltelefonnal fizetett parkolási díj, illetve autópálya díj a kiküldetési költségek között nem számolható el. (9) Számlával igazolható költségek esetén a számlákat az Egyetem nevére kell kiállíttatni. 10
(10) Az elszámoláshoz az utazás során keletkezett bizonylatokat, a költségeket igazoló eredeti számlákat, repülő-, illetve vonatjegyeket csatolni kell és azokat a visszaérkezés után 5 munkanapon belül az kiküldöttnek át kell adnia a Pénzügyi Csoportnak. (11) A kiküldött külföldi tartózkodása során feladatának elvégzésével kapcsolatban felmerült szükséges – e szabályzatban nem nevesített – kiadások bizonylattal igazolt elszámolását a rektor utólag is engedélyezheti. (12) Ha az ideiglenes külföldi kiküldetést teljesítő személy a kiküldetés időtartama alatt ebédben, illetve vacsorában részesül, az adott naptári napra jutó napidíját étkezésenként 30%-kal csökkenteni kell. (13) Amennyiben az ideiglenes külföldi kiküldetést teljesítő személy az előleg felvételekor nem adott át programot, a kiküldetés befejező időpontját követő három munkanapon belül nyilatkozik arról, hogy a kiküldetés időtartama alatt részesült-e ebédben, illetve vacsorában, továbbá - ha részére a napidíj teljes összegét előre kifizették - a kiküldetés befejező időpontját követő öt munkanapon belül vissza kell fizetnie a részére nem járó 30–30%-nak megfelelő összeget. (14) Amennyiben az ideiglenes kiküldetést teljesítő személy kiküldetésével kapcsolatban vendéglátási költséget kíván elszámolni, azt az adott számlán történő indoklással és aláírásával teheti meg. (15) Nem számolhatók el kiküldetési költségként a személyes szükséglet kielégítését szolgáló, magánjellegű vagy vélelmezhetően annak tekintendő kiadások (pl.: hotel minibár, cipő-, ruhatisztítás, gyógyszer, ital, ruhanemű vásárlás stb.) (16) A napidíj elszámolásánál figyelembe kell venni az Szja. vonatkozó előírásait, illetve azt, hogy az egyes adóévek között áthúzódó kiküldetés címén kifizetett összeg adókötelezettsége abban az adóévben keletkezik, amelyben a kifizetés, illetve a kiküldetés elszámolása megtörtént. (17) A külföldi napidíj összegét a vonatkozó hatályos jogszabályok alapján személyi jövedelemadó-fizetési kötelezettség terheli. (18) A Bér-és Munkaügyi Osztály feladata a napidíjhoz kapcsolódó személyi jövedelemadó illetményből történő levonása. 12. § Útijelentés (1) Minden külföldi kiküldetésről hazatérő kiküldöttnek 5 napon belül útijelentést kell készítenie a kiküldetéssel összefüggő szakmai tevékenységről. Az útijelentést a Rektori Titkárság részére kell átadni. (2) Az útijelentést az érintett vezetők és egyéb érdekeltek részére elektronikus formában meg kell küldeni, ez a kiküldött feladata.
11
13. § A külföldi kiküldetéssel kapcsolatos feladatok (1) A kiküldetés kötelezettségvállalójának (keretgazda) feladata, hogy: a) gondoskodjon a kiküldetéssel kapcsolatos költségtérítések pénzügyi fedezetének a költségvetésben való szerepeltetéséről, b) rendszeresen ellenőrizze a kiküldetések jogszerűségét, célszerűségét. (2) A kiküldetést ellenjegyző feladata, hogy: ellenőrizze a kiküldetés fedezetéül szolgáló forrás meglétét. (3) A pénzügyi ügyintéző feladata, hogy: a) minden alkalommal ellenőrizze az adott költségtérítés feltételeinek meglétét, b) áttekintse a csatolt bizonylat helyességét, ellenőrizze a számításokat, c) gondoskodjon a kifizetést igazoló dokumentumok csatolásáról, d) teljesítse a pénzügyi kifizetést, e) elvégezze a kifizetésekkel kapcsolatos adatszolgáltatási kötelezettségeket, f) vezesse a vonatkozó nyilvántartásokat, g) ellenőrizze a felvett előlegek elszámolását, intézkedjen az előlegek rendezéséről. (3) A bérszámfejtési ügyintéző feladata, hogy gondoskodjon a személyi jellegű kifizetések (napidíjak) számfejtéséről. (4) A kiküldött feladata, hogy: a) a jogszabályok, illetve jelen szabályzatban számára előírt kötelezettségnek eleget tegyen, b) a kiküldetést előzetesen engedélyeztesse, c) a kiküldetési rendelvényhez szükséges személyes adatokat, információkat teljes körűen megadja, és a kapcsolódó igazolásokat csatolja, d) a vonatkozó számlá(ka)t határidőn belül az elszámoló bizonylathoz mellékelve benyújtsa, e) a szükséges nyilatkozatokat megtegye, f) a felvett előleggel határidőre elszámoljon, g) az útijelentést elkészítse és az érintetteknek megküldje. (5) A külföldi kiküldetések a vonatkozó jogszabályi előírás alapján közérdekű adatnak minősülnek, ezért az Egyetem honlapján közzé kell tenni.
IV.
ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK
(1) A jelen szabályzat 2013. április 22. napján lépett hatályba. A szabályzat egyes rendelkezéseit a rektor 2013. augusztus 1-i hatállyal módosította. A módosított rendelkezéseket az ezt követően elrendelt kiküldetésekre kell alkalmazni. 12
(2) A jelen szabályzat hatályba lépésével egyidejűleg a belföldi és az ideiglenes külföldi kiküldetésekkel kapcsolatos eddigi szabályozások, utasítások, illetve értelmezések hatályukat vesztik.
Mellékletek: 1. sz. Belföldi kiküldetési rendelvény 2. sz. Kiküldetési rendelvény - ideiglenes külföldi kiküldetéshez
Dr. Batta András rektor
13
