ALGEMENE VOORWAARDEN ITDEAS Hieronder volgt een lijst van te definiëren begrippen:
U, Klant Natuurlijk of rechtspersoon die diensten of advies aankoopt bij ItDEAS. Ons, Wij, Leverancier ItDEAS Uitvoerder Natuurlijke persoon die deze opdracht uitvoert, kan een eigenaar of werknemer van ItDEAS zijn of een freelancer waarmede ItDEAS een overeenkomst heeft. Programma Bestaat uit een afgebakend onderdeel van een reeks oplossingen in de vorm van applicaties. Applicatie Bestaat uit één of meerdere ICT programma’s die in zijn geheel een applicatie vormen Software Bestaat in de vorm van: besturingsystemen, middleware toepassingen, standaard software van verschillende handelsmerken, of door ItDEAS op maat ontwikkelde applicaties en/of programma’s. Diensten Door de klant bestelde IT diensten bij ItDEAS. Advies Algemene adviezen, conform het contract tussen klant en ItDEAS. Project opdracht Bepaalt de afgebakende afspraken voor de uitvoering van een dienstverlening, binnen de regels van deze algemene voorwaarden. Prijs Vermeld in een contract, orderbevestiging, offerte en factuur.
Art. 1. Toepassing algemene voorwaarden 1.1. De in deze opgenomen bepalingen zijn van toepassing op alle aanbiedingen en overeenkomsten, waarbij leverancier diensten verleent, zoals bv. organisatie-en automatiseringsadviezen, toepasbaarheidsonderzoek, consultancy, apparatuurselectie, systeemanalyse, informatie-en automatiseringsplanning, systeembeheer, analyse, programmatie, Web-design, ICT-Audit, assistentie bij ontwikkeling van programmatuur, opleidingen en maintenance. Deze lijst is niet exclusief, sluitend of bepalend. Art. 2. Aanbiedingen en offertes - orderbevestiging 2.1 Alle aanbiedingen, offertes en overeenkomsten van leverancier zijn vrijblijvend tot op het ogenblik van de aanvaarding door de klant. De overeenkomst komt tot stand wanneer de klant de offerte ongewijzigd binnen de acht dagen voor akkoord ondertekent en terugzendt aan leverancier. Elke bestelling of orderbevestiging door de klant, verbindt de klant. De overeenkomst vervangt alle eerder afgesloten en/of mondelinge akkoorden. Art. 3. Uitvoering
1
3.1 Leverancier zal de dienstverlening met zorg uitvoeren, in voorkomend geval overeenkomstig de met de klant schriftelijk vastgelegde afspraken en procedures. De klant zal zorg dragen voor een gezonde en stimulerende werkomgeving en voor alle professionele faciliteiten. 3.2 In het algemeen dient er rekening mee te worden gehouden dat leverancier incidenteel plichten dient te vervullen buiten de overeengekomen opdracht. Met name zal een beroep op leverancier kunnen worden gedaan voor onderhoud aan vroegere opdrachten, deelname aan opleidingen en besprekingen. Deze onderbrekingen zullen in overleg met de klant worden ingedeeld en zullen vrijwel nimmer meer dan 15% van de beschikbare tijd bedragen. Tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen, kan leverancier slechts incidenteel beschikbaar zijn voor overwerk. Vakanties van leverancier zullen in overleg met de klant tijdens het project worden vastgelegd. Art. 4. Annulatie van de bestelling 4.1 De annulatie van een bestelling door de klant is mogelijk mits betaling van reeds gepresteerde diensten en betaling van reguliere uren ten belope van de opzegtermijn. Art. 5. Levering 5.1 De datum van levering wordt slechts als aanwijzing opgegeven en bindt leverancier niet. Vertraging in de levering geeft de klant geen recht op schade-vergoeding of prijsvermindering noch op ontbinding van de overeenkomst. 5.2 Indien de partijen uitdrukkelijk een bindende leveringstermijn zijn overeengekomen, wordt deze termijn verlengd indien de klant in gebreke blijft om informatie, documenten, originelen, beelden (tijdig) over te maken en de verbeterde proeven (tijdig) te aanvaarden, of indien de klant bijkomende bestellingen plaatst. Art. 6. Risico 6.1 Alle goederen die toebehoren aan klant en zich bij leverancier bevinden, worden er bewaard op risico van klant. Art. 7. Betalingsmodaliteiten 7.1 Leverancier zal de klant maandelijks op nacalculatie (dwz. na verrichting van de werkzaamheden, op basis van de gewerkte uren en de uurtarieven, welke ten tijde van het verrichten van die werkzaamheden gelden) factureren betreffende haar assistentie. In voorkomend geval worden additionele kosten afzonderlijk gefactureerd. De facturen dienen binnen 14 dagen na factuurdatum te worden voldaan. 7.2 Alle facturen zijn betaalbaar op hun vervaldag door overschrijving op het rekeningnummer van leverancier. Elke betaling wordt aangerekend op de oudste vervallen factuur, en eerst op de verschuldigde intresten en kosten. Toegestane kortingen vervallen bij het niet respecteren van de algemene voorwaarden. 7.3 Indien de klant niet overgaat tot betaling binnen 8 dagen na ontvangst van een aanmaning hiertoe door leverancier, is de klant aan leverancier een nalatigheidsintrest verschuldigd van 10% per jaar, en een forfaitaire schadevergoeding van 10% van het factuurbedrag met een minimum van 125 EUR, vanaf de datum van aanmaning tot aan de volledige betaling. Bovendien behoudt leverancier zich het recht voor om de verdere uitvoering van haar verbintenissen op te schorten totdat de klant de vervallen facturen 2
heeft betaald. Elke vertraging in de betaling door de klant maakt alle verschuldigde sommen ineens opeisbaar. 7.4 Vergoedingen die reeds mochten betaald zijn, zijn in geen geval recupereerbaar door de klant. Art. 8. Additionele kost 8.1 Specifieke onkosten (zoals oa. reiskosten en verblijfskosten, licentiekosten, ...) zullen, voor zover deze kosten niet rechtstreeks door de klant worden gedragen, afzonderlijk door leverancier aan de klant in rekening worden gebracht. Art. 9. Klachten – protest van de factuur 9.1 Elk protest dient per gemotiveerde aangetekende brief aan leverancier te worden bezorgd binnen een termijn van 8 dagen. Voor klachten of betwistingen met betrekking tot de geleverde diensten vangt de termijn aan daags na levering. Met betrekking tot de factuur begint de termijn op de factuurdatum. Bij gebreke aan tijdig protest zijn de diensten/facturen definitief aanvaard en is betaling verschuldigd. Art. 10. Aansprakelijkheid – Algemeen 10.1 Leverancier verbindt zich ertoe alle te verstrekken diensten met zorg uit te voeren. Alle prestaties van leverancier zijn middelenverbintenissen. Leverancier is niet aansprakelijk voor fouten in de uitvoering te wijten aan onvoldoende of verkeerde input door de klant. 10.2 Leverancier kan niet aansprakelijk worden gesteld voor enige fout (zelfs een grove fout) van haar of haar aangestelden, behoudens ingeval van bedrog. Leverancier zal, wat ook de oorzaak, de vorm of het voorwerp is van de vordering waarbij de aansprakelijkheid wordt ingeroepen, in geen geval aansprakelijk kunnen worden gesteld voor enige gevolgschade, indirecte schade of schade wegens gederfde winst zoals bijvoorbeeld verlies van verwachte winst, daling van omzet, verhoogde operationele kosten, verlies van cliënteel, welke de klant of derden zouden lijden ten gevolge van enige fout of nalatigheid van leverancier of een aangestelde. 10.3 De aansprakelijkheid van leverancier met betrekking tot aan de klant geleverde diensten is in elk geval beperkt tot ofwel de terugbetaling van de door de klant betaalde prijs, ofwel het opnieuw uitvoeren van de diensten, naar keuze van leverancier. De totale aansprakelijkheid van leverancier, zal nooit meer bedragen dan de prijs die door de klant aan leverancier werd betaald voor de diensten die aanleiding gaven tot het schadegeval. 10.4 Wat de diensten afkomstig van derde leveranciers betreft, aanvaardt leverancier geen enkele aansprakelijkheid boven of anders dan de aansprakelijkheid die de derde leveranciers bereid zijn te aanvaarden voor hun producten of diensten. 10.5 Voorwaarde voor het ontstaan van enig recht op schadevergoeding is steeds, dat de klant na het ontstaan daarvan zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk is, de schade schriftelijk bij leverancier heeft gemeld. De klant vrijwaart leverancier voor alle schade die leverancier mocht lijden als gevolg van aanspraken van derden die verband houden met de leverancier geleverde diensten, daaronder inbegrepen : aanspraken van derden, werknemers van klant daaronder begrepen, die schade lijden welke het gevolg is van onrechtmatig handelen van werknemers van leverancier die ter beschikking zijn gesteld van de klant en werken onder diens toezicht of op diens aanwijzingen; 3
aanspraken van derden, werknemers van leverancier daaronder begrepen, die in verband met de uitvoeringvan de overeenkomst schade lijden welke het gevolg is van handelen of nalaten van de klant of van onveilige situaties in diens bedrijf; aanspraken van derden die schade lijden welke het gevolg is van een gebrek in door leverancier geleverde producten of diensten die door de klant werden gebruikt, gewijzigd of doorgeleverd onder toevoeging van of in samenhang met eigen producten, programmatuur of diensten van de klant, tenzij de klant aantoont dat het gebrek niet het gevolg is van gebruik, wijziging of doorlevering als hiervoor bedoeld.
Art. 11. Aansprakelijkheid software 11.1 Onverminderd artikel 10, geldt inzake software het volgende: de feilloze werking van een computerconfiguratie (het geheel van hardware en software) kan nooit volledig worden gegarandeerd, dit zowel wegens externe factoren (stroomuitval of – storing, blikseminslag, hacking...) als wegens factoren eigen aan de computerconfiguratie (defecten, netwerkstoringen, onontdekte fouten in systeem- en toepassingssoftware,...), zodat o.m. onverwacht verlies van (zelfs alle) programma’s en/of gegevens kan optreden. De klant verbindt zich ertoe aangepaste mechanismen voor de beveiliging, de bewaring en de herstelling van gegevens te installeren. Art. 12. Intellectuele eigendomsrechten 12.1 Onder Intellectuele Eigendomsrechten wordt verstaan: alle intellectuele, industriële en andere eigendomsrechten (ongeacht of deze geregistreerd zijn of niet), met inbegrip van maar niet beperkt tot auteursrechten, naburige rechten, merken, handelsnamen, logo’s, tekeningen, modellen of aanvragen tot registratie als tekening of model, octrooien, aanvragen tot octrooien, domeinnamen, know-how, alsmede rechten op databanken, computerprogramma’s en halfgeleiders. 12.2 De klant krijgt een niet-exclusieve gebruikslicentie op alle voor het programma gebruikte codes, tenzij anders overeengekomen. Deze gebruikslicentie geldt voor de duur van de bescherming van de code door het auteursrecht en voor de gehele wereld. Indien het programma evenwel code bevat die niet door de klant werden aangeleverd, maar door leverancier werden gehaald van een website die online code ter beschikking stelt, al dan niet tegen betaling, dan is de gebruikslicentie die de klant op deze code verkrijgt, afhankelijk van de voorwaarden bepaald op de website van deze online bibliotheek. In de regel zal deze gebruikslicentie niet-exclusief zijn. Leverancier verstrekt geen enkele garantie met betrekking tot deze code. 12.3 De klant zal de Intellectuele Eigendomsrechten van leverancier te allen tijde respecteren en redelijke inspanningen leveren om die rechten te beschermen. De klant zal leverancier onmiddellijk in kennis stellen van iedere inbreuk door derden op de Intellectuele Eigendomsrechten van leverancier waarvan hij kennis neemt. Art. 13. Beëindiging van de overeenkomst 13.1 De overeenkomst kan, tenzij partijen anders overeenkomen, uitsluitend worden beëindigd door ontbinding en zulks uitsluitend indien de andere partij, na deugdelijke schriftelijke ingebrekestelling toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van wezenlijke verplichting ingevolge de overeenkomst. De ontbinding dient te geschieden bij aangetekende brief een maand vooraf de beëindiging van het lopende contract, rechterlijke tussenkomst is niet vereist. Indien de klant op het moment van de ontbinding reeds prestaties ter uitvoering van de overeenkomst had ontvangen, kan hij de overeenkomst slechts gedeeltelijk ontbinden en wel uitsluitend voor dat gedeelte, dat door leverancier nog 4
niet is uitgevoerd. Bedragen die leverancier voor de ontbinding heeft gefactureerd in verband met hetgeen hij reeds ter uitvoering van de overeenkomst heeft verricht, blijven onverminderd verschuldigd en worden op het moment van de ontbinding opeisbaar 13.2 In afwijking van het hierboven bepaalde, kan leverancier de overeenkomst met onmiddellijke ingang zonder rechterlijke tussenkomst dmv. een schriftelijke kennisgeving aan de klant geheel of gedeeltelijk beëindigen, wanneer de uitvoerder die deze opdracht uitvoert bij de leverancier uit dienst gaat, wanneer de afspraken volgens dit contract niet worden nageleefd, indien de klant in staat van faillissement wordt verklaard, indien aan hem -al dan niet voorlopig- surséance van betaling wordt verleend, indien hij anderszins niet in staat is van zijn betalingsverplichtingen te voldoen of indien zijn onderneming wordt geliquideerd of beëindigd, anders dan ten behoeve van reconstructie of samenvoegingen van ondernemingen. Leverancier zal wegens deze ontbinding nimmer tot enige schadevergoedingen gehouden zijn. 13.3 Indien de klant zich schuldig maakt aan een zware contractuele wanprestatie (bv. wanbetaling) die de klant niet herstelt binnen de 8 dagen na ontvangst van een ter post aangetekende ingebrekestelling, heeft leverancier het recht om ofwel (i) de overeenkomst te schorsen totdat de klant zijn verbintenissen is nagekomen, ofwel (ii) de overeenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen. De niet-betaling van een of meerdere facturen op hun vervaldag, zal altijd worden beschouwd als een zware contractuele wanprestatie. 13.4 Bij vroegtijdige beëindiging van de overeenkomst zal de klant alle door leverancier verleende diensten betalen, alsook de kosten die leverancier moet maken als gevolg van deze beëindiging, vermeerderd met een forfaitaire schadevergoeding van 30% van het bedrag dat leverancier nog had kunnen factureren aan de klant indien de overeenkomst volledig zou zijn uitgevoerd. Bovendien behoudt leverancier het recht om een hogere schadevergoeding te vorderen indien zij bewijst dat haar werkelijk geleden schade groter is dan de forfaitaire schade zoals hierboven bepaald. 13.5 Klant kan de overeenkomst beëindigen mits een opzegperiode van 1 maand, indien de duur van het contract maximaal 1 jaar is. Indien de duur van de overeenkomst langer dan 1 jaar bedraagt, geldt er een opzegperiode van 3 maanden. 13.6 Niettemin aanvaardt elke partij om aan de andere partij een redelijke termijn toe te kennen om haar eventuele tekortkomingen te verhelpen, en om steeds eerst te zoeken naar een minnelijke regeling. Art. 14. Geheimhoudingsplicht 14.1 Partijen verbinden zich ertoe de commerciële en technische informatie en de bedrijfsgeheimen die zij vernemen van de andere partij, zelfs na de beëindiging van de overeenkomst, geheim te houden en enkel te gebruiken voor de uitvoering van de overeenkomst. Art. 15. Verwerking persoonsgegevens 15.1 Voor zover klant persoonsgegevens verwerkt op de server van leverancier, heeft leverancier de hoedanigheid van verwerker. De klant heeft de hoedanigheid van verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens in de zin van de Wet Verwerking Persoonsgegevens. De klant verklaart de verplichtingen die rusten op de verantwoordelijke voor de verwerking, opgenomen in deze wet, integraal na te leven.
5
15.2 In het kader van de diensten voor de klant, verwerkt leverancier persoonsgegevens van de door de klant opgegeven contactpersonen. De contactgegevens van deze personen worden verwerkt voor het doeleinde ‘klantenbeheer’, i.e. om met de klant in contact te treden m.b.t. de diensten. De contactpersonen hebben een recht van toegang en verbetering m.b.t. hun gegevens. Art. 16. Modificeren van de programmatuur 16.1 Tenzij schriftelijk anders overeengekomen en behoudens uitzonderingen in de wet bepaald, is het klant niet toegestaan het programma geheel of gedeeltelijk te modificeren zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van leverancier. Leverancier is steeds gerechtigd toestemming te weigeren of aan zijn toestemming voorwaarden te verbinden, waaronder voorwaarden betreffende de wijze en de kwaliteit van uitvoering van de door klant gewenste modificaties. 16.2 Klant draagt het volledige risico van de door of in opdracht van klant door derden – al dan niet met toestemming van leverancier – aangebrachte modificaties. Art. 17. Garantie 17.1 Leverancier staat er niet voor in dat het in opdracht van klant ontwikkelde programma geschikt is voor het feitelijke en/of beoogde gebruik door klant. Leverancier garandeert evenmin dat het programma zonder onderbreking, fouten of overige gebreken zal werken of dat steeds alle fouten en gebreken worden verbeterd. 17.2 Leverancier zal zich naar beste vermogen ervoor inspannen fouten in het programma binnen een redelijke termijn te herstellen indien deze binnen een periode van drie maanden na aflevering, of, indien tussen partijen een acceptatietest is overeengekomen, binnen drie maanden na acceptatie gedetailleerd omschreven schriftelijk bij leverancier zijn gemeld. Het herstel wordt gratis uitgevoerd, tenzij het programma in opdracht van klant is ontwikkeld anders dan voor een vaste prijs, in welk geval leverancier volgens zijn gebruikelijke tarieven de kosten van herstel in rekening zal brengen. Leverancier kan volgens zijn gebruikelijke tarieven de kosten van herstel in rekening brengen indien er sprake is van gebruiksfouten of onoordeelkundig gebruik van klant of van andere niet aan leverancier toe te rekenen oorzaken of indien de fouten bij het uitvoeren van de overeengekomen acceptatietest hadden kunnen worden ontdekt. De herstelverplichting vervalt indien klant zonder schriftelijke toestemming van leverancier wijzigingen in de programmatuur aanbrengt of laat aanbrengen, welke toestemming niet op onredelijke gronden zal worden onthouden. 17.3 Herstel van fouten zal geschieden op een door leverancier te bepalen locatie. Leverancier is steeds gerechtigd tijdelijke oplossingen dan wel programmaomwegen of probleemvermijdende restricties in het programma aan te brengen. 17.4 Leverancier is nimmer gehouden tot herstel van verminkte of verloren gegane gegevens. 17.5 Leverancier heeft geen verplichting tot herstel van fouten die na afloop van de in artikel 17.2 van deze module bedoelde garantieperiode zijn gemeld, tenzij tussen partijen een separate onderhoudsovereenkomst is afgesloten die een zodanige plicht tot herstel omvat. Art. 18. Overmacht 18.1 Geen van partijen is gehouden tot het nakomen van enige verplichting, indien zij daartoe verhinderd is als gevolg van een omstandigheid die niet is te wijten aan haar schuld, noch 6
krachtens wet, rechtshandeling of in het verkeer geldende opvatting voor haar rekening komt. 18.2 Een partij die een geval van overmacht inroept teneinde zich van zijn uitvoeringsverplichtingen te bevrijden, zal de andere partij hiervan onmiddellijk schriftelijk verwittigen door middel van een brief die de aard en kenmerken van de overmacht aanduidt. Indien mogelijk zal deze tevens de andere partij verwittigen gedurende welke periode ze denkt haar verplichtingen niet te zullen kunnen uitvoeren. 18.3 Ontstaat er toch een overmacht, dan is de partij bevrijd van haar verplichtingen, zonder enige verplichting tot schadevergoeding, en dit zolang de oorzaak en de gevolgen van overmacht bestaan. Duurt deze overmacht meer dan zes maanden, dan kan deze overeenkomst verbroken worden zonder enige opzeggingstermijn. Art. 19. Nietigheid 19.1 Indien enige bepaling van deze algemene voorwaarden nietig is, zullen de overige bepalingen volledig van kracht blijven en zullen leverancier en klant de nietige bepaling vervangen door een andere bepaling die het doel en de strekking van de nietige bepaling zoveel mogelijk benadert. Art. 20. Toepasselijk recht – bevoegde rechtbank 20.1 De overeenkomsten tussen de klant en leverancier, worden beheerst door het Belgisch recht. Alle geschillen welke tussen Leverancier en de klant mochten ontstaan over de totstandkoming, de uitleg of de uitvoering van overeenkomsten gebaseerd op deze algemene dienstverleningsvoorwaarden, zullen worden beslecht door de bevoegde rechter te Antwerpen.
7
