TÁJÉKOZTATÓ Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény, a jövedéki adóról és a jövedéki termékek forgalmazásának különös szabályairól szóló 2003. évi CXXVII. törvény, illetve a 15/2008. (V.16.) PM rendelet és a 13/2008. (V.16.) PM-KüM együttes rendelet alapján a diplomáciai és konzuli képviseletek, valamint az ezekkel egy tekintet alá eső nemzetközi szervezetek TAGJAI által benyújtható adó-visszatérítési kérelemhez A Magyarországra delegált diplomáciai és konzuli képviseletek, valamint az ezekkel egy tekintet alá eső nemzetközi szervezetek tagjai (képviselet tagja) esetében kérelmező tag által aláírt adó-visszatérítési kérelem a Külügyminisztérium Protokoll Irodája által igazolt adó-visszaigénylési jogosultság esetén postai úton a Kiemelt Adózók Igazgatósága Külföldiek Adó-visszatérítését Intéző Főosztályára (a továbbiakban: Főosztály), vagy az Igazgatóság www.apeh.hu internetes oldalán fellelhető címére (Jelenlegi postai címe: 1410 Budapest, Pf. 138.), vagy személyesen az 1077 Budapest, Dob u. 75-81. szám alatt működő iratátvételre kijelölt helyen (ügyfélszolgálaton) hétfő és szerdai napokon 08:15 – 16:15 óra között nyújtható be. A kérelmeknek a Protokoll Főosztályhoz történő benyújtáskor a számlákat NEM kell csatolni. A Külügyminisztérium csak a jogosultságot igazolja. A nem Magyarországra delegált képviseletek tagjai esetében az általános forgalmi adó-visszatérítési jogosultságot, a Közösség területére, de nem Magyarországra delegált képviseletek esetében pedig a jövedéki adó-visszaigénylési jogosultságot a fogadó állam arra feljogosított illetékes hatósága igazolja a 15/2008. (V.16.) PM rendelet (a továbbiakban: Áfa Rendelet) 1. számú mellékletében szereplő formanyomtatványnak, illetve a 13/2008. (V.16.) PM-KüM együttes rendelet (a továbbiakban: Jövedéki Rendelet) 1. számú mellékletében szereplő formanyomtatványnak megfelelő igazolás kitöltésével és szabályszerű záradékolásával. Ezen képviseletek tagjai az 1. számú mellékletekben szereplő formanyomtatványoknak megfelelő, szabályszerűen kitöltött igazolásokkal nyújthatják be a kérelmüket a Főosztályra a fent megjelölt postai címen, vagy ügyfélszolgálaton. A kérelem magyar vagy bármely élő, idegen nyelven kiállítható. Utóbbi esetben nem szükséges hiteles fordítás, ha a Közösség valamely munkanyelvén (angol, francia, német) van kitöltve a kérelem. A jogosult kérelmező a személyes szükséglet céljára belföldön (Magyarországon) beszerzett termékek és igénybe vett szolgáltatások után igényelheti vissza az árban foglalt és általa megfizetett általános forgalmi adót és jövedéki adót naptári évente legfeljebb 300 000 forintnak megfelelő pénzösszegű értékkeret erejéig. A kérelmező természetes személyt nem illeti meg az adó-visszatérítési jog, ha magyar állampolgár, vagy állandó belföldi tartózkodásra jogosult. Az adó-visszatérítési jog az adót is magában foglaló ellenérték maradéktalan megfizetésekor keletkezik. A tárgyidőszak tehát ezen időpontot magában foglaló negyedév. Az adó-visszaigénylési jog a tárgyidőszakot követő naptári év január 1. napjától kezdődően, legfeljebb azonban ugyanezen év június 30. napjáig érvényesíthető. Így az illetékes hatóság által már igazolt kérelemnek ezen időpontig kell az Igazgatósághoz beérkeznie. Ha az adó-visszatérítési igény a tárgyév adott naptári negyedévében kérelmenként - áfa és jövedéki adó együttes összege - eléri vagy meghaladja a 40 000 Ft-ot, a tárgyév során, az adott naptári negyedévet követő hónap 1. napjától utolsó napjáig is érvényesíthető az adó-visszaigénylési jog. Amennyiben a kérelmező fogadó állama nem a Magyar Köztársaság, vagy fogadó állama ugyan a Magyar Köztársaság, de a kérelmező állomáshelyét véglegesen elhagyja, vagy az előzőektől függetlenül a visszatérítendő adó összege eléri, illetve meghaladja az 500 000 Ft-ot, akkor haladéktalanul érvényesíthető az adó-visszaigénylési jog. A fentieken túl az adó-visszaigénylési jog gyakorlásának feltétele: A kérelmező nevére kiállított eredeti számla (1. példány) vagy az előleg megfizetését tanúsító eredeti (1. példány) számla, valamint termékimport esetében az adó összegét közlő eredeti határozat csatolása, amely
tartalmazza az általános forgalmi adó és jövedéki adó megállapításához szükséges adatokat, továbbá az adót is tartalmazó ellenérték maradéktalan megtérítését igazoló eredeti okiratok csatolása. A kérelemhez benyújtott eredeti számlákról, illetve a kiegyenlítést (vagyis az ellenérték, illetve import esetén a határozatban közölt adó megfizetését) igazoló bizonylatokról (banki átutalás esetén a banki terhelési bizonylat, készpénz-átutalási megbízással történő kiegyenlítés esetén a feladóvevény) célszerű egy - a kérelmező aláírásával hitelesített és dátummal ellátott - fénymásolati példány csatolása. A biztosítás alapján, káresemény következtében pótlásra kerülő vagyontárgyak érdekében történő beszerzések esetén a kérelmezőnek csatolni kell a biztosítási szerződés és a kárfelvételi jegyzőkönyv másolatát is. Amennyiben ezt a képviselet tagja nem csatolja – felhívásra sem -, úgy az éves értékkerete terhére történhet csak az engedélyezés. Az adó-visszatérítés forintban illeti meg a kérelmezőt. Amennyiben az adó-visszatérítést a kérelmező az általa megjelölt devizanemben kéri vissza, úgy az átváltáshoz kapcsolódó költségek a kérelmezőt terhelik, amely összeg a visszatérítendő adóból visszatartandó. A kérelem kitöltése során kérjük a következőket figyelembe venni: Amennyiben a kérelmező nem elektronikus úton tölti ki a nyomtatványt, akkor a Külügyminisztérium, illetve a fogadó állam arra feljogosított illetékes hatósága által kiállított igazolványon feltüntetett családi és utónevet olvashatóan, nyomtatott nagybetűvel kérjük kitölteni. Az adóhatóság által kiadott nyilvántartási számot – amennyiben az ismert a kérelmező előtt - a kérelmen fel kell tüntetni! Az aktuális külügyi igazolvány betűjelét és sorszámát kérjük feltüntetni. Azt a képviseletet kérjük megnevezni, amelynek a kérelmező tagja. Kérjük továbbá, hogy a kérelmező képviseletének típusát a megfelelő rész bejelölésével jelezni szíveskedjen. A levelezési cím kitöltése akkor kötelező, ha a kérelmező az egyes iratokat nem azon képviselet címére kéri postázni, amelyiknek egyébként a tagja. A levelezési címnél azon magyarországi cím megjelölését kérjük feltüntetni, ahová a határozatot (végzést) és az eredeti számlákat, okiratokat kéri visszaküldeni, míg a nem Magyarországra akkreditált képviseletek tagjainak esetében az ottani címét – az ország nevének feltüntetésével – kérjük jelölni. Kérünk megjelölni egy elérhetőségi telefonszámot, hogy amennyiben szükséges az ügy intézése során a kapcsolat felvehető legyen a kérelmezővel. Kérjük pontosan megjelölni a kérelmező saját vagy a vele közös háztartásban elő családtagja nevére szóló a hitelintézet nevét és a bankszámlaszámot, ahova az engedélyezett kéri az adóösszeget kiutalni és a számlatulajdonos nevét is. Külföldi bankszámlára történő utalás esetén szükséges a hitelintézet pontos címe, neve, a bankszámlaszám IBAN formátumban, a kívánt devizanem, valamint a SWIFT-kód (BIC). A közös háztartásban élő nem magyar állampolgárságú és állandó magyarországi tartózkodásra nem jogosult családtagok nevét kérjük olvashatóan, nyomtatott nagybetűvel kitölteni, valamint az adóhatósági nyilvántartási számuk és az aktuális külügyi igazolványszámuk betűjelét és sorszámát feltüntetni. Kérjük, hogy amennyiben rendelkeznek belföldi és külföldi bankszámlával is, úgy csak azt jelöljék meg, ahová a kiutalás teljesítését kérik. Felhívjuk figyelmét, hogy csak a kérelmen feltüntetett és a Külügyminisztérium, illetve a fogadó állam arra feljogosított illetékes hatósága által igazolt jogosultság esetén veszi figyelembe az adóhatóság a kérelem elbírálásakor a családtagokat! A számlaösszesítőn kérjük a visszaigénylésre benyújtott számlák megfizetésének időpontját, számát, a számla nettó összegét, az adóösszeget és a végösszeget feltüntetni és összesíteni. A jövedéki adó összegét nem kötelező feltüntetni, azt a benyújtott számlák alapján az adóhatóság - a vonatkozó jogszabályok alapján kiszámítja. A nem Magyarországra delegált képviselet tagjai esetében a számlaösszesítőn csak azok a számlák szerepelhetnek, amelyek tartalmára vonatkozóan az illetékes hatóság az Áfa Rendelet, illetve Jövedéki Rendelet 1. számú mellékleteiben szereplő formanyomtatványában a visszatérítési jogosultságot igazolta!
2
Egy kérelemben ugyanazon évben megfizetett számlák nyújthatók be visszaigénylésre, ellenkező esetben az adóhatóság a megfizetés időpontjának megfelelően két (vagy szükség esetén több) kérelemként kezeli , amelyről értesíti a képviselet tagját. Amennyiben a kérelmező végleg elhagyja magyarországi állomáshelyét, ezt a tényt, várható időpontját a képviselet vezetőjének kell igazolnia. A Külügyminisztérium Protokoll Főosztályának, illetve a fogadó állam arra feljogosított illetékes hatóságának igazolása ebben az esetben a végleges állomáshely elhagyására is vonatkozik. A kérelmet az adóvisszaigénylésre jogosult kérelmezőnek kell aláírnia. Amennyiben meghatalmazott képviselő jár el az adó-visszatérítési ügyében, akkor a képviselő természetes azonosító adatait vagy adószámát/adóazonosító jelét kérjük olvashatóan, pontosan kitölteni. Meghatalmazott eljárása esetén a mindenkor hatályos, az adóhatóság előtti képviseletről szóló APEH irányelvben foglaltaknak megfelelő szabályszerű meghatalmazást kell a kérelemhez csatolni és a meghatalmazotti minőséget, valamint a személyazonosságot igazoló okmányok egy másolati példányát. Az adóhatósági eljárásban meghatalmazott képviselő lehet: - adótanácsadó, - adószakértő, okleveles adószakértő, - ügyvéd, - ügyvédi iroda, - európai közösségi jogász, - könyvelő, - számviteli, könyvviteli szolgáltatásra vagy adótanácsadásra jogosult gazdasági társaság alkalmazottja, tagja, - közokiratba vagy teljes bizonyító erejű magánokiratba foglalt eseti meghatalmazás alapján más nagykorú személy.
3
INFORMATION on tax refund applications to be submitted by MEMBERS of diplomatic and consular representations and of international organisations entitled to tax reimbursement under Act CXXVII of 2007 on VAT and Act CXXVII of 2003 on Excise duty and Special Regulations on the Distribution of Excise Goods and Decree 15/2008. (V.16.) of the Ministry of Finance and Joint Decree 13/2008. (V.16.) of the Ministry of Finance and the Ministry of Foreign Affairs In case of members of diplomatic and consular representations and of international organizations entitled to tax reimbursement, accredited to the Republic of Hungary – upon prior certification of the entitlement to tax refund given by the Protocol Department of the Ministry of Foreign Affairs - tax refund applications signed and stamped by the applicant shall be submitted to the Department for Tax Refund to Foreign Nationals of Directorate for Large Taxpayers of the Hungarian Tax and Financial Control Administration (APEH), hereinafter the Department, or sent to the postal address (see on internet: www.apeh.hu, currently: 1410, Budapest, Pf. 138.) or shall be handed over personally at the customer service (Dob u. 75-81, 1077, Budapest) on Mondays and Wednesdays between 8.15 am – 4.15 pm. No invoices shall be enclosed to the application forms submitted to the Protocol Department. The Ministry of Foreign Affairs certifies solely the entitlement to tax refund. In case of members of representations not accredited to the Republic of Hungary the entitlement to VAT refund, and in case of representations accredited in the territory of the EU, but not to Hungary, the entitlement to excise duty refund shall be certified by the competent authority of the receiving state by filling and signing the form set out in Annex 1 of the Decree no. 15/2008. (V.16.) of the Ministry of Finance(hereinafter: VAT decree) or the form set out in Annex 1 of the Joint Decree no. 13/2008. (V.16.) of the Ministry of Finance and the Ministry of Foreign Affairs (hereinafter: Excise decree). Correctly filled Annex 1 form must be attached to the application in case of such applicants and must be submitted to the Department at the above mentioned address. Applications and forms shall be submitted in Hungarian or in any other living language. No official translation in Hungarian is needed if the attached form is in one of the official languages of the European Union (English, French or German). Applications shall be submitted only on products and services acquired in the Republic of Hungary for personal purposes up to a limit of 300 000 forints/calendar year/person. The applicant has no tax refund right if he/she has Hungarian citizenship or has permanent residence in the Republic of Hungary. Entitlement to tax refund shall arise on the date when the price of the product or service has been fully paid. The reference period is the quarter of the year in which the payment is made. The tax refund right shall be exercised from the 1st of January of the calendar year following the reference period, but not later than 30 June of the said year. This means that applications previously certified by the Ministry of Foreign Affairs have to be submitted within this six month period to the Department. In case where the claimed amount of tax refund (VAT and excise duty together) in a calendar quarter of the year reaches or exceedes 40 000 HUF per application, the tax refund right shall be
4
also exercised from the first to the last day of the month following that quarter. Tax refund right shall be immediately excersised in the following cases: 1)if the receiving state of the applicant is not the Republic of Hungary 2)if the receiving state is the Republic of Hungary but the applicant definitely leaves , or irrespective of the above 3) the amount to be refunded reaches or exceedes 500 000 HUF In addition to those stated above, conditions for the exercise of the right of tax refund are: Attachment of: the original invoice or the original invoice of the advance; invoice stored by electronic means (in the form valid at the time of issue) and the original decision on the amount of the tax in case of imports issued to the name of the member of representation, containing the data required to the determination of VAT or excise duty, and the original documents certifying the total financial settlement including tax. It is advisable to submit with the application a photocopy (signed and dated by the applicant) of each original invoices and receipts (in case of bank transfer the debit document, in case of postal cheque the cash slip) certifying the financial settlement (the price or in case of import the payment of tax determined by the authority). In case of acquisition of products replacing goods lost or damaged due to accident, insurance contract and documents proving the damage shall be attached. If the applicant fails to attach these documents – even after notification – reimbursement shall be debited only for the charge of its annual refund-amount limit. The amount reimbursed shall be paid in Hungarian Forint. In case the applicant wishes the amount to be refunded in a foreign currency, the exchange charges shall be payable by the applicant and retained from the amount to be refunded. When filling in the application form, applicants are requested to observe the following: In case the application form is filled in with manuscript, the first and family names indicated in the certificate issued by the Ministry of Foreign Affairs or by the competent authority in an EU Member State should be given legibly and in capital letters in the application form. The file (or registration) number issued by the tax authority – if known by the applicant - –shall be indicated on the application form. Applicant shall also indicate the letter mark and number of its identity card issued by the MFA. Applicants are requested to name the representation they belong to. Applicants shall also indicate type of the representation they belong to, by specifying the right type in the form. If the postal address is different from the address of the representation, it shall be indicated, as well. For the postal address please indicate the Hungarian address where the decision and the original documents should be sent. In case of members of representations not accredited to Hungary, shall indicate the country where they are accredited and their address Applicant shall indicate a phone number to consultation.
5
Applicant shall indicate name of credit bank and bank account number of the applicant or a family member of the household into which the granted tax amount is requested to be transferred. Name of the bank account holder shall be also indicated. In case the applicant wishes the transfer to be made to one of its foreign bank account, it is important to show the exact name of the foreign credit bank, its address, the account number in IBAN format, SWIFT code (BIC) and type of currency. Names of family members in household, who are not Hungarian nationals and with no permanent residence in Hungary shall be indicated legibly and in printed capital letters, along with their tax registration numbers as well as the letter mark and serial number of their ID card issued by the MFA. If the applicant has both Hungarian and foreign bank accounts, it shall indicate the one into which the granted tax amount is requested to be transferred. It is important to note, that, when assessing and granting applications, the tax authority considers only those family members indicated in the application form with entitlement certified by the Protocol Department of the Ministry of Foreign Affairs or the relevant competent authorities. Applicants shall indicate in the summary invoice statement dates, numbers of the relevant invoices, the net amount, the tax paid and the grand total sum covered by the invoices submitted for reimbursement. The excise duty is calculated in accordance with national legislation in force by the tax authority based on the submitted invoices. Members of representations not accredited to the Republic of Hungary shall present only invoices previously certified on a form set out in Annex 1 of the VAT Decree or the Excise Decree by their respective competent authorities In one application only invoices issued in the same year shall be submitted for refund, otherwise the authority will consider it as two (or more) applications. In case the applicant definitively leaves the Republic of Hungary, this fact and its expected date are to be certified by the head of its representation or mission. In such a case, the certification by the Protocol Division of the Foreign Ministry also applies to the final departure from the mission location. The application shall be signed by the applicant entitled to tax refund. Should an authorized representative be acting in the matter of tax refund, then his/her natural identification data or tax number, tax identification number and registration number shall also be indicated precisely and legibly. If the authorized representative is entrusted to proceed in the matter, an authority to act – issued according to the APEH directive on representation – and copies of documentary proof of identity should be attached to the application. An authorized representative empowered to act in the tax authority procedure shall be: - a tax advisor, - a tax expert, chartered tax expert, - a private attorney, - a lawyers’ office, - EU lawyer, - accountant, - or a member of a company or other organization entitled to tax consultation or accounting. 6
