A Bajai Önkormányzat illetve a Polgármesteri Hivatal új, belső, egységes informatikai rendszerének rövid ismertetése

A Bajai Önkormányzat illetve a Polgármesteri Hivatal új, belső, egységes informatikai rendszerének rövid ismertetése. A LOTUS NOTES keret programcsomagon belül a belső levelezés, az iktatás, a hálózati fax és a hálózati internet használatának bevezetése, különös tekintettel az adat- és információbiztonságra.

1. A Bajai Önkormányzat illetve a Polgármesteri Hivatal új, belső, egységes informatikai rendszerének rövid ismertetése 1.1. A rendszer az önkormányzati és hatósági feladatok magasabb színvonalon történő ellátását szolgálja, mely megfelelő szervezettség, egységesség, szabályozottság nélkül nem hasznosítható, üzemeltethető olyan szinten, ahogy az szükséges és gazdaságos. 1.2. A rendszer az önkormányzati intézményrendszerre és a kistérségi társulás tagjaira, feladataira is kiterjesztendő, az egységes és közös feladatkezelések érdekében. 1.3. Az komplex önkormányzati-közigazgatási-államigazgatási feladatok tekintetében beüzemelt rendszer szolgáltatásai még nem teljes körűek, azok további fejlesztésekkel fokozatosan bővülnek. 1.4. A rendszer hardver és szoftver elemeit az IBM platform jellemzi. 1.5. A 2004 évi fejlesztésekkel mintegy 130 db munkaállomás és 4 db új funkciókkal rendelkező szerver állt üzembe, olyan WINDOWS alapú szoftverekkel, melyek lényegesen eltérnek a régiektől. Egy szervergép maradt az előző időszakból, mely a térinformatikát szolgálja ki. 1.6. A 4 db szervergép funkcióinak szervezése: 1.6.1. központi, hálózati fax szerver 1.6.2. az internetes böngészést szabályzó és ellenőrző proxy szerver 1.6.3. a belső csoportmunkát és a külső lakossági kapcsolatot valamint együttműködést előkészítő, az internetes portál kiszolgálást, az internetes levelezést valamint a tűzfal és vírusvédelmi funkciót is biztosító alkalmazás szerver 1.6.4. a FILE szerver funkciót(a még használatos DOS-os programok kezelését is), a belső levelezést, az iktatást, az integrált költségvetési alrendszert, a tartomány vezérlést, a mentést, stb biztosító szerver 1.7. A hálózaton üzemelő általános, új, keretjellegű programrendszer IBM-LOTUS alapú, melynek főbb funkciói bármely munkaállomáson elérhetők, mely ezek használatára feljogosított: 1.7.1. korszerű csoportmunka lehetősége, mely lecsökkenti az anyagok, információk cseréjének időtartamát; az információ akkor is megosztható, ha valaki pillanatnyilag nem érhető el; lecsökkenti a papír adathordozók mennyiségét(belső levelezés, „papírcetlis” üzenethagyások, stb); felgyorsítja a munkavégzést; feleslegessé teszi a személyes találkozók-megbeszélések bizonyos körét; visszakereshetően tárolja a munkafolyamatokat, a tevékenységeket; az ügymenetet, stb. 1.7.2. belső és külső(internetes levelezés), faxolás 1.7.3. a belső levelek kézbesítéséről(KÉZBESÍTVE) és megnyitásáról(ELOLVASTA) automatikus visszajelzés megy a feladóknak, dátummal és időponttal 1.7.4. az elektronikus levelezés egy gyűjtőnézetben és szinte igény szerinti leválogatást szolgáló nézetekben, időrendben rendezhető, kereshető, például: 1.7.4.1. összes levél(belső levelek, faxok, céges Internet levelek, magán Internet levelek, stb) 1.7.4.2. kimenő elektronikus levelek 1.7.4.3. bejövő elektronikus levelek 1.7.4.4. faxok összeállította: Várhalmi Miklós informatikai tanácsnok, 2004.06.06.

1/10

1.7.4.5. belső levelek 1.7.4.6. céges Internet levelek 1.7.4.7. magán Internet levelek 1.7.4.8. kézbesítési és elolvasta visszajelzések 1.7.4.9. határidős feladatok 1.7.4.10. telefonkeresés értesítők 1.7.4.11. küldő cégek, szervezeti egységek és/vagy személyek szerint 1.7.4.12. egyebek 1.7.5. központi és helyi címtár, azaz minden cég és/vagy személy cím és elérhetőségi adatai 1.7.6. a telefonhívásokról, a telefonos megkeresésekről egy erre szolgáló elektronikus sablonon(formon) értesítő küldés 1.7.7. egész- vagy törtnapi távollétek beállítása egy erre szolgáló formon, mellyel erről automatikus értesítés megy az ezen időszakban kapott belső levelek küldőinek, egyben az ezen időszakban érkező belső levelek átirányíthatósága lekezelésére a helyettesítőknek. 1.7.8. a belső levelezésben, az internetes levelezéshez hasonlóan minden levélbe bármilyen más dokumentum(anyag) elektronikus csatolhatósága (kép, hang, videó, stb) 1.7.9. komplex dokumentumkezelés: 1.7.9.1. karakteres dokumentumok(Pl. WORD szövegszerkesztővel vagy EXCEL táblázatkezelővel készült anyagok. Az eddig WORKS szövegszerkesztővel készült anyagokat egyszerűen át kell konvertálni, megfelelő szakirányítással) 1.7.9.2. grafikus, azaz képi dokumentumok(pl. szkennerrel rögzítettek) 1.7.9.3. hang-file-ok(a testületi ülések, a bizottsági ülések, vezetői értekezletek, megbeszélések, tanácskozások, stb digitálisan, azaz számítógéppel készült vagy hagyományos, kazettás, analóg felvételéből digitalizált hangfelvételeinek kezelése) 1.7.9.4. videó felvételek(pl. bármilyen eseményről készült digitális vagy digitalizált felvételnek kezelése) 1.7.10. internetes böngészés(ez a böngésző funkció szerényebb szolgáltatásokkal rendelkezik, mint például a MICROSOFT EXPLORER). 1.7.11. személyes elektronikus naptár és határidő napló használat, akusztikus és/vagy vizuális(képi) figyelmeztetéssel, riasztással. A naptárba különböző bejegyzési lehetőségek, időfoglalásokkal: 1.7.11.1. adott dátumra vagy dátum intervallumra 1.7.11.2. adott időpontra vagy időpont intervallumra 1.7.11.3. titkárnői vagy munkatársi közreműködéssel, a saját gépekről is tehetők bejegyzések mások gépein megjeleníthetően, a még szabad időpontokra 1.7.11.4. megbeszélések szervezésekor a résztvevő személyek előzetes időfoglalásai alapján elektronikusan kiválaszthatók a mindenkinek legmegfelelőbb időpontok 1.7.11.5. megbeszélésekhez, tanácskozásokhoz a legoptimálisabb teremfoglalások is ütemezhetők 1.7.12. határidős feladatkezelő rendszer, melynek segítségével mindenki önmagának vagy a vezetője, kapcsolódó munkatársa által határidős feladatokat határozhat meg, megfelelő határidő figyelés és ehhez kapcsolódó ütemezhető (elő)figyelmeztetések mellett(akusztikus és/vagy vizuális jelzéssel) 1.7.13. replikációs készség: földrajzilag külső helyről történő munkavégzés, információ elérés, megfelelő jogossági kategóriákban(például: vezetők bel- és külföldi távolléte esetén az adatbázisok internetes elérése, munkatársak távoli(otthoni, betegség-szabadság alatti) munkavégzése, képviselők információ ellátása). Ezzel a technológiával, megfelelő adatátviteli sebesség mellett ugyanúgy lehet összeállította: Várhalmi Miklós informatikai tanácsnok, 2004.06.06.

2/10

munkát végezni, mint helyben a Hivatal asztali gépeiről, azaz a külső szereplő is a hálózat részévé válik, annak egyik munkaállomásává válik. 1.7.14. az elektronikus levelek között teljes szövegre kereséssel sokoldalú és kombinált keresési szempontok, lehetőségek, mint az alábbiak: 1.7.14.1. küldő neve 1.7.14.2. címzett neve 1.7.14.3. dátum 1.7.14.4. tárgyszöveg(szótöredék is) 1.7.14.5. mező jellege 1.7.14.6. űrlap(iratsablon) jellege 1.7.14.7. a levél tartalma (több szó kombinációja és szótöredékek alapján) 1.7.14.8. egyéb 1.7.15. egyszerű internetes lakossági-vállalkozói információ ellátás és kapcsolat, ami még nem egy végleges interaktív portál, mint például a www.szegedvaros.hu. 1.7.16. nyitott és zárt, differenciálható internetes fórumok a munkatársaknak, a képviselőknek, a lakossági-vállalkozói körnek, stb. (értesítések, közvélemény kutatások, bizottsági egyeztetések, stb.) 1.7.17. belső(a Polgármesteri Hivatalon belüli) és/vagy külső(interneten bárki bevonásával), két- vagy többszereplős megbeszélés, konferencia, többféle formában: 1.7.17.1. képi, azaz videó támogatással(videó konferencia, ehhez egyszerű és olcsó WEB kamerák elégségesek azzal, hogy a képminőség csak egymás megfelelő felismerésére alkalmas) 1.7.17.2. hangtámogatással(hangkonferencia, a beszélők a hangjukról természetesen felismerhetők) 1.7.17.3. egy időben használt közös felíró tábla jelleggel, azaz egy időben mindenki jelen van a gépénél(Például: Itt bemutathat mindenki minden elektronikus dokumentumot, egy levelet, amit a többi is láthat. Az egymásnak írott szövegek egymás alatt olvashatók, így a chat-elés teljes terjedelmében követhető). 1.7.17.4. a fentiek igény szerinti kombinációjával 1.7.18. a jövőben fejlesztetésre kerülő: 1.7.18.1. ügyfélszolgálati alrendszer 1.7.18.2. ügykövető rendszer 1.7.18.3. az interaktív önkormányzati, intézményi és kistérségi internetes portál rendszer a lakosság és vállalkozások komplex kiszolgálására, mint például www.szegedvaros.hu 1.7.18.4. a határozatok-rendeletek tára 1.7.18.5. integrált költségvetési alrendszer 1.7.18.6. IP alapú telefonrendszer 1.7.18.7. rendszer felügyeleti és hálózatmenedzselési funkciók 1.7.18.8. a jelenlegi rendszer kiterjesztése az intézményrendszer felé 1.7.18.9. a jelenlegi rendszer kiterjesztése a kistérség tagjai felé 1.7.18.10. az Önkormányzati Informatikai Stratégiában megfogalmazott más projectek 1.7.18.11. egyéb 1.7.19. egyéb a fentiekben fel nem sorolt funkciók 1.8. A jövőben az eddig használatos WORKS szövegszerkesztő helyett MICROSOFT OFFICE keretében a WORD szövegszerkesztőt kell használni és a régi WORKS anyagokat át kell konvertálni, megfelelő szakirányítás mellett. 1.9. Fontos, hogy minden jelenlévő munkatársnak a munkaállomása teljes munkaidőben bekapcsolt legyen, még a törtnapi eltávozások alatt is. Az energiatakarékosságot és a monitorok védelmét az ehhez kapcsolódó beállításokkal biztosítani lehet.

összeállította: Várhalmi Miklós informatikai tanácsnok, 2004.06.06.

3/10

1.10. A még használatos DOS-os programok futtatása a WINDOWS XP operációs rendszer alól lehetséges, ami azt jelenti, hogy egy időben több alkalmazás is használatban lehet, például: 1.10.1. egy DOS-os program, ahol még használatos 1.10.2. a LOTUS levelezőrendszer(ez egyben fax és Internet kezelést is biztosít a belső levelezés mellett), 1.10.3. WORD szövegszerkesztő, 1.10.4. EXCEL táblázatkezelő, stb. 1.11. Az eddig használatos DOS-os iktató program helyett várhatóan 2004. 07.01.-től egy LOTUS alapú ügyirat- illetve dokumentum kezelő, az eddigi megnevezéssel IKTATÓ programot vezetnek be. Ez a program már nemcsak iktatási adatokat tartalmaz, hanem a konkrét ügyiratot illetve dokumentumot is tárolja(karakteres, grafikus, kép, hang, videó), így az bárkinek a számítógépén bármikor megjeleníthető, ha erre feljogosították. Emellett tartalmazza és kezeli az előző DOS-os iktató programba eddig felvitt adatokat is. 1.12. Az új rendszer hatékony és biztonságos használata kizárólag megfelelően felkészített és begyakoroltatott munkatársakkal lehetséges. Ehhez a hálózaton elérhetők a felhasználó kézikönyvként szereplő elektronikus anyagok, amelyeket bárki, bármikor a hálózaton elérve tanulmányozhat(igen gazdaságtalan lenne, ha mindenki kinyomtatná az akár több száz oldalnyi terjedelmet is elérő anyagokat). A LOTUS alkalmazások elektronikus HELP-je, SÚGÓ-ja szintén jó ismereti anyag(több ezer oldalnyi terjedelemben). Megfelelően programozott oktatások keretében kell a felhasználókat képezni, begyakoroltatni. A képzés csak fokozatos lehet, mivel olyan mennyiségű az új ismeret, hogy senkitől nem várható el azok rövid időn(néhány hét) belüli, teljes körű elsajátítása. Viszont néhány hónapon belül, az önképzés lehetőségét is felhasználva mindenkitől elvárható a jól begyakorolt használat. 1.13. A rendszer használata kihat a szervezési-, szabályozási- és munkafolyamat racionalizálási területekre is, így ezeket folyamatosan harmonizálni kell. 1.14. A teljes hálózatot egy rendszer felügyeleti szoftver felügyeli, melyben a hozzáférések, jogosságok, jelszavak, számítógép használati statisztikák, a teljes hálózat hardver és szoftver leltára, stb képezhetők, kezelhetők és minden fontosabb tevékenység naplózódik. Ennek keretében tilthatók vagy követhetők a hálózati és munkaállomási hibák, a vírusproblémák, az esetleges illetéktelen, jogtalan és szabálytalan tevékenységek, stb: 1.14.1. floppy vagy CD használat 1.14.2. adatkimásolások 1.14.3. saját szoftver telepítések 1.14.4. külső meghajtók és hordozható számítógépek használata 1.14.5. Internet használat 1.14.6. nyomtatások 1.14.7. egyebek 1.15. Az új informatikai rendszer a jellege miatt az Informatikai Osztálytól határozott szakirányítást és üzemeltetést igényel, amiben mindenkinek együtt kell működni. Az új rendszer üzemeltetése csak megfelelő üzemeltetési szabályozás mellett, megfelelő képzettségű és tapasztalatú létszámösszetétellel lehetséges. 1.16. Az önkormányzati intézményrendszer és a kistérség(majd később a régió) informatikai rendszerét a Polgármesteri Hivatal rendszerével összhangban, egységben kell fejleszteni és üzemeltetni. Ugyanis ez az a rendszerméret, melynek üzemeltetése és fejlesztése már gazdaságosabb, mint a kisebb, elkülönült, szigetszerű rendszereké, így a nagyobb rendszerméret elérésének ösztönzésére az IHM és EU pályázatok is elsősorban ezeket támogatják. 2. Biztonsági vonatkozások 2.1. Az önkormányzati adat- és információbiztonság az egyik legfontosabb szempont a munkában, mivel megfelelő adat- és a vírusvédelem nélkül igen jelentős károk összeállította: Várhalmi Miklós informatikai tanácsnok, 2004.06.06.

4/10

keletkezhetnek. Emiatt az informatikai rendszert komoly munkaeszközként kell kezelni, használni, megfelelő képzettség, szabályozások és felelősségérzet mellett. 2.2. A számítógépes rendszerbe a felhasználói belépések engedélyezése: 2.2.1. A Hivatal számítógépeinek használatához úgynevezett személyes USB kulcs szükséges, e-nélkül nem lehet a számítógépekbe belépni. 2.2.2. A személyes USB kulcsok és jelszavak határozzák meg mindenkinél a hozzáférési, tevékenységi jogokat a számítógépekhez, az adatokhoz, az adatbázisokhoz, a programokhoz. 2.2.3. Ez a rendszer biztosítja azt, hogy minden, a számítógépeken végzett művelet személy szerint követhető, amit automatikus naplózás biztosít. 2.2.4. Ezzel biztosított a Hivatal önkormányzati, hatósági, államigazgatási, közigazgatási tevékenységének, adatainak, adatbázisainak védelme is. 2.2.5. Minden számítógép használatra feljogosított személy egy személyre szóló USB kulcsot és egy ahhoz tartozó jelszót kap. 2.2.6. Az USB kulcsok és az ahhoz tartozó jelszavak senki másnak nem adhatók át még távollétek esetén sem, mert ezek illetéktelen vagy jogtalan használata esetén a tulajdonost terheli minden felelősség. A távollétek esetére meg kell határozni a helyettesítőket és azokat is fel kell venni a gép(ek) illetve az adatbázis(ok) elérésre jogosítottak közé, így nem szükséges és nem indokolt az USB kulcsok és jelszavak egymás közti átadása! Tehát előre meg kell tervezni, hogy kiknek a gépeihez kik férhetnek hozzá és ezeket minden érintett gépen bejegyezni. 2.2.7. A beállított jogossági szinttől függően bárki bármelyik számítógépen dolgozhat amely gépek használatára feljogosították azzal, hogy a saját USB kulcsa és jelszava alapján férhet csak hozzá az Őt illető adatokhoz, azaz bárki bármelyik számára is engedélyezett gépen dolgozik is, csak az általa kezelt adatbázisokhoz illetve adatokhoz férhet hozzá. 2.2.8. A személyes kezelésben és megőrzésben lévő USB kulcs a számítógép USB csatlakozójára csatlakoztatható, amit a munkavégzés után illetve a munkaállomások elhagyása előtt mindenkinek magához kell vennie. 2.2.9. Az USB kulcsok kódjait és a jelszavakat biztonsági okokból időszakonként meg kell változtatni, amit az Informatikai Osztály előzetes bejelentés mellett elvégez. 2.2.10. Az USB kulcsok elvesztése vagy megrongálódása cserét von maga után azzal, hogy az újak más kóddal és más jelszóval kerülnek kiadásra, az előző kódok és jelszavak letiltása mellett. Az elvesztés vagy megelőzhető megrongálódás kb. 10.000 Ft kártérítést von maga után, mivel ennyi a pótlás költsége. 2.3. A számítógépes rendszert egy tűzfal és egy komplett vírusvédelmi rendszer védi, de mivel nincs tökéletes védelem, így ez sem az, tehát a vírusfertőzés ellen mindenki felelősségérzetére és együttműködésére szükség van. Senki ne alapozzon és hivatkozzon kizárólag a vírusvédelemre, azaz kerüljük a vírusfertőzések kockázatait. A vírusfertőzések mellett az ügynevezett SPY = KÉM szoftverek is automatikusan és észrevétlenül feltelepülnek a gépünkre, akár egy ártalmatlannak látszó internetes honlapra való rálépésünkkor. A vírusvédelmi szoftverek ezeket nem fogják ki, ezért például egy erre a célra szolgáló, AD-AWARE nevű, LAVASOFT készítésű, ingyenes programot kell mindenki gépén lefuttatni alkalmanként, de az indítópultba elhelyezve automatikusan is feljön a program, mely után kézi indítást igényel (START majd TOVÁBB gombokkal), így a gépek indításakor mindenki maga futtatja, mivel teljesen nem automatizálható, csak az indításuk. A lefuttatás néhány percet vesz igénybe, de ezen idő alatt más munkát is lehet végezni, tehát nem kell megvárni a program futásának befejezését. A program a megtalált vírusokhoz hasonlóan a megtalált SPY programokat karanténba helyezi, ahonnan alkalmanként törölni kell. A lefutás után a programot a BEFEJEZÉS gombbal be kell zárni. Ezen műveletekhez elvégzéséhez is a rendszergazda segítségét kell igényelni, legalább a megismerés és a begyakorlás időszakában. Megjegyzés: a vírusok és más támadó szoftverek összeállította: Várhalmi Miklós informatikai tanácsnok, 2004.06.06.

5/10

2.4.

2.5.

2.6. 2.7.

2.8.

2.9.

adattörléseket, lassulásokat, programlefagyásokat, program működések zavarait, internetes adattovábbításokat, stb is okozhatnak, emiatt minden munkatárs egyetemes felelőssége és kötelessége a biztonsági kockázatok elkerülése, azonnali jelzése! Súlyos vírusproblémák esetén a közvetlen Internet levelezést és böngészést mindenhonnan le kell tiltani és csak a hálózattal közvetlen kapcsolatban nem lévő, off-line számítógépről végezni, mint például egyik jelentős, magyar, rendvédelmi kormányszervnél(1.000 munkaállomásos hálózat). Ez esetben mindenki éppúgy küldheti és kaphatja az Internet leveleket, de közvetve, közreműködő személy által. A Hivatal adatai, adatbázisai a szervereken vannak, helyi, lokális gépen nem tárolható hivatali adat, dokumentum mivel ezek nem biztosítják a megfelelő adatbázis szervezést, a központilag végzett adatmentéseket, a rendszer megfelelő üzemét, a csoportmunkát, a tervezett és váratlan távollétek esetén a helyettesíthetőséget, a biztonságos adatkezelést, a megfelelő vírusvédelmet, stb. Az adatbázis szerveren az Informatikai Osztálynak kell kialakítani az elektronikus dokumentumok(FILE-ok) tárolására a megfelelő, mindenki által használatos könyvtárszerkezetet. Ehhez célszerű az iktatási rendszer tématerület és/vagy szervezeti egységek szerinti felbontását figyelembe venni. A hierarchikus könyvtárszerkezet és az egyes file nevek megnevezését közérthetően, egyéni rövidítések nélkül kell megadni, hogy mindenki számára kezelhető legyen. A könyvtár és file nevek maximum 256 karakteresek lehetnek, ékezetes betűket és bizonyos írásjeleket is tartalmazva. A nem engedélyezett írásjeleket mindenki ismerje meg, mert ezek használata működési zavarokat okoz. Célszerű a file nevek végére például kötőjellel elválasztva a dokumentum létrehozás vagy módosítás dátumát is megadni a létrehozó nevével vagy monogramjával együtt, például: FILE NÉV-LÉTREHOZÓ NEVE-ÉV-HÓ-NAP(pl: 2004-12-31 - testületi ülés meghívója Nagy Erzsébet - 2004-12-05). Ezzel elősegíthető a file név és így a dokumentum megtalálhatósága. A számítógépekbe floppy lemezt, CD-DVD lemezt, stb elhelyezni vagy bármilyen külső meghajtó, adattároló egységet csatlakoztatni csak az Informatikai Osztály előzetes szakmai egyetértése, átvizsgálása után lehet, mivel ily módon a vírus veszély fokozott és ezzel az önkormányzati és hatósági adatbázisok kockázata jelentősen megnő. Ugyanez vonatkozik bármilyen hordozható illetve mobil számítógépes egységre, amit az asztali számítógépekhez vagy a hálózathoz csatlakoztatnak, például magánhasználatú notebook, stb. Ez minden felhasználó személyes felelőssége! A számítógépekre senki, semmilyen hardver vagy szoftver eszközt nem telepíthet önállóan, mivel ez jelentős adatbázis sérüléseket is okozhat, amely ugyancsak fokozott felelősség. A munkaállomásokon lévő szoftverek(WINDOWS, WORD, EXCEL, LOTUS, stb.) helyi alapbeállításait az Informatikai Osztály végzi el a felhasználókkal együtt, az egységesítés érdekében. Ezzel biztosítható az, hogy egyrészt bárki bármelyik gépnél dolgozhasson, másrészt az elektronikusan küldött és kapott dokumentumok egyformán kezelhetők legyenek, harmadrészt minden érintett kezelni tudja a mások által készített dokumentumokat. A LOTUS programokat a számítógépek bekapcsolása után be kell hívni, el kell indítani és teljes munkaidőben futni kell hagyni, mivel a napi munkában ez a folyamatos munkakapcsolatot és azonnali, írásos információcserét biztosító alaprendszer. Ezt az automatikus programindításokat biztosító indító pultba be kell konfigurálni az Informatikai Osztálynak. A digitális aláírás és időpecsét jogszabályi szinten deklarált és elfogadott hitelesítési lehetősége az elektronikus dokumentumok nagy részének, mely testületi határozattal is megerősíthető: a belső elektronikus levelezésnél, a faxolásnál, az internet levelezésnél, stb. Ennek bevezetéséről és használatáról külön szabályozás intézkedik.

összeállította: Várhalmi Miklós informatikai tanácsnok, 2004.06.06.

6/10

2.10. A LOTUS belső levelezéséből, az elektronikus faxokból és a hivatali Internet levelekből törölni a felhasználóknak nincs joga, így törlést nem is lehet végrehajtani, mivel a számítógépes rendszer egy hivatalos munkaeszköze a lakosságot kiszolgáló önkormányzatnak. Az illetéktelen és jogtalan törléseket is naplózza a rendszer. A levelesládák telítődésének megelőzésére egyrészt a törölhető SPAM vírusokkal fertőzött leveleket a LOTUS program automatikusan egy SPAM könyvtárba teszi, amelyet a rendszergazdának alkalmanként törölni kell szerver szinten (a rendszergazda sem törölheti viszont a nem vírusos leveleket, mert ezzel a LOTUS NOTES levelezés, ügykövetés hitelességét sértené meg, ami jelentős jogkövetkezményekkel is járhat). A levelesládák telítődésének másik megelőzési lehetősége az automatikus és/vagy kézi archiválás. Az automatikus archiválásnál, a levél illetve dokumentum megjelenésétől számított és például1-12 hónap között beállítható archiválás történik. Tehát például 12 hónapos beállítás alapján minden 12 hónapnál régebbi levél automatikusan archiválódik, amikor is egy archív állományban ugyanúgy megtalálható minden, mint az élő postaládában. Az automatikus archiválás helyett vagy mellett mindenki, bármikor, kézi úton is archiválhat, egyéni válogatás alapján. 2.11. A Polgármesteri Hivatalon belüli papír adathordozójú levelezést mielőbb le kell csökkenteni, majd meg kell szüntetni, mivel a belső levelezőrendszerben feladó és a címzett a szervezeti egységek és a személyek biztonságosan és egyértelműen azonosíthatók. A belső levelezésnél a levél tartalma leírható, megadható közvetlenül az elektronikus levélben a LOTUS saját szövegszerkesztőjével és táblázatkezelőjével, de közvetve csatolható is hozzá, például egy WORD szövegszerkesztővel készült, fejléces iratsablonban megszerkesztett, beszkennelt aláírással és pecséttel ellátott elektronikus file formájában is, mely elektronikusan iktatható és szükség esetén ki is nyomtatható. Amennyiben eredeti ügyiratra is szükség van, úgy az elektronikus levelet ki kell nyomtatni és eredeti aláírással és pecséttel kell ellátni. 3. Központi és hálózatos faxhasználat 3.1. Az elektronikus, központi, hálózati faxolás lehetőségét két telefonvonal biztosítja. Egyiken a Hivatal informatikai rendszere a faxokat automatikusan küldi, a másikon a faxokat automatikusan fogadja, így forgalmi torlódás nem várható, különös tekintettel arra is, hogy az internetes levelezés lassan kiszoríthatja a faxokat. 3.2. A hálózat bármelyik számítógépéről, amelyiket erre feljogosítottak, küldhetők faxok, ezek elektronikusan, másolatban, iktatás céljából, automatikusan a központi Iktató számítógépére is eljutnak. 3.3. A bejövő faxokat a központi iktató számítógépe automatikusan fogadja, ahonnan elektronikus, de munkatárs közreműködésével végrehajtott iktatás után, rövid időn belül az érintetteknek elektronikusan kiküldik a hálózaton. A faxok érkezését vizuális és hangjelzés is jelzi a fogadó számítógépe(ke)n, bekapcsolt gépek valamint futó LOTUS programok esetén. 3.4. Fontos, hogy a postai levélküldeményekkel azonos szinten és jelleggel kezelődnek le a faxok is, mivel azok hasonlóan elfogadott dokumentumok a legtöbb esetben. 3.5. Az egyedi faxgépek használatát mielőbb meg kell szüntetni vagy minimálisra csökkenteni, mivel az új LOTUS szoftver csomag lehetővé teszi azt, hogy a helyibelső levelezés mellett a faxok küldését és fogadását is elektronikusan bonyolíthassák, a fax dokumentumokat(faxokat) is ugyanazon nézetrendszerben jelenítse meg, így biztosítva a gyors és egyszerű visszakereshetőséget, a központi iktatást, a papír adathordozók kezelésének(a hő papírok egy idő után kifakulnak) és tárolásának feleslegességét. Amennyiben az egyedi faxgépek is megmaradnak, úgy sérülhet az egységesítendő csoportmunkát és információ megosztást igénylő, gyorsítandó, egyszerűsítendő önkormányzati munka. Ahol mégis fennmaradnak az egyedi faxgépek ott az elektronikus iktatórendszerbe történő bevitelről feltétlenül gondoskodni kell. összeállította: Várhalmi Miklós informatikai tanácsnok, 2004.06.06.

7/10

3.6.

A faxok kinyomtatását minimálisra kell csökkenteni vagy megszüntetni, mivel azok elektronikusan is iktatottak lesznek és így elektronikusan bármikor elérhetők az erre feljogosítottak gépeiről. 3.7. A faxok küldéséhez önkormányzati faxsablont kell készíteni és letárolni, hasonlóan vagy képileg azonosan az önkormányzati levélpapírhoz (megjegyzés: az Internet levelekhez is ugyanez a postai levélpapír sablon használható, akár színesben is, bár ez méretnövelő) 3.8. Faxokhoz és Internet levelekhez, a levélsablonokon(céges levélpapír) túl, aláírások és bélyegzők is beszkennelhetők, letárolhatók és megfelelő jogossági felhatalmazásokkal valamint automatikus használati naplózásokkal az elektronikus dokumentumokon elhelyezhetők, ezzel biztosítva az alakiságot. Például, ha valaki a WORD szövegszerkesztővel készít egy elektronikus, céges levélpapír sablonon egy levelet, akkor a végére, képként beszúrhatja, megfelelő jogossághoz kötötten az illetékes személy aláírását és egy bélyegzőnyomat képét. Ezzel lényegében egy olyan iratmásolat keletkezik, mint egy eredetinek a másolata. Ezzel a módszerrel nem lehet nagyobb visszaélést elérni, mintha valaki egy eredeti iratot másolt volna le. Természetesen eredeti aláírási igény és bélyegzés esetén a képi beszúrások elhagyandók vagy egy aláírás és bélyegző beszúrás nélküli verziót is ki kell nyomtatni, hiszen a másolati példány is jó, ha benne marad a rendszerben. Így nem kell az eredetben aláírt és lebélyegzett példányt újból beszkennelni. Mindehhez részletszabályozásra van szükség. 4. Honlapok böngészése 4.1. Az internetezést külön szerver számítógép biztosítja. 4.2. A böngészésre az MICROSOFT EXPLORER szolgál. 4.3. Ezen tevékenység is személyre szólóan naplózódik. 4.4. Munkaidőben a böngészés és/vagy letöltés korlátozható: 4.4.1. személyfüggően letiltható 4.4.2. személyfüggően engedélyezhető: 4.4.2.1. időintervallumban és/vagy időtartamban korlátozva 4.4.2.2. a honlapok jellege szerint korlátozva, azaz az önkormányzati munkához nem feltétlenül szükséges honlap kategóriák bizonyos pontossággal letilthatók(például szórakozást és a munkavégzéshez nem kapcsolódó, egyéni érdekeket szolgáló honlapok, stb) vagy csak a kijelöltek engedélyezhetők 4.4.2.3. a vírusveszélyt fokozottan jelentő adat, hang, kép, videó, stb letöltések külön tilthatók vagy korlátozhatók 4.5. Munkaidőn kívül a böngészés és/vagy letöltés korlátozható: 4.5.1. személyfüggően letiltható 4.5.2. személyfüggően engedélyezhető: 4.5.2.1. időintervallumban és/vagy időtartamban korlátozva 4.5.2.2. a honlapok jellege szerint korlátozva, azaz az önkormányzati munkához nem feltétlenül szükséges honlap kategóriák bizonyos pontossággal letilthatók (például szórakozást és a munkavégzéshez nem kapcsolódó, egyéni érdekeket szolgáló honlapok, stb) vagy csak a kijelöltek engedélyezhetők 4.5.2.3. a vírus és kémprogram veszélyt fokozottan jelentő adat, hang, kép, videó, stb letöltések külön tilthatók vagy korlátozhatók 5. Hálózatos internet levelezés 5.1. Az internetes levelezést külön Internet szerver számítógép biztosítja. 5.2. Ezen tevékenység is személyre szólóan naplózódik. 5.3. A levelezés csak a LOTUS rendszerből engedélyezett, más levelezőrendszer nem használható.

összeállította: Várhalmi Miklós informatikai tanácsnok, 2004.06.06.

8/10

5.4.

Internet levelek küldése-fogadása hivatali és magán email címekről is lehetséges, akinek ez engedélyezett. A hivatali és magán email-ezés feltétlenül szétválasztandó, külön postafiókokkal, hogy a kettő keveredése elkerülhető legyen. 5.5. A hivatali Internet emailek a belső levelezéssel és az elektronikus faxokkal egy nézetrendszerben jeleníthetők meg, így minden adat, információ, elektronikus és elektronizált(szkennelt) papír adathordozójú dokumentum együtt kezelhető, ezzel a belső, napi munkában már nem lesz feltétlenül szükség papír adathordozójú anyagokra. 5.6. A hivatali email címeket egységesíteni kell, célszerűen más kormányhivatalok, közigazgatási hivatalok email cím felépítéséhez, amelyből a bajai levelező személyek elvárhatóan felismerhetők: teljes vezetéknév.teljes keresztné[email protected]. Célszerű a levelezőszerveren mindenkinek alternatív email címeket is beállítani azzal, hogy a hivatali névjegyeken csak az első változat szerepelhet(a neveket ékezetes betűk nélkül kell megadni, hogy az ékezetes betűket még nem kezelő rendszerek is feldolgozhassák): 5.6.1. teljes vezeteknev.teljes [email protected]. 5.6.2. teljes keresztnev. teljes [email protected] vagy 5.6.3. teljes vezeteknev.keresztnev [email protected] vagy 5.6.4. keresztnev kezdobetuje. teljes [email protected] 5.7. Fontos, hogy a postai levélküldeményekkel azonos szinten és jelleggel kezelődnek le az Internet levelek is, mivel azokkal hasonlóan elfogadott dokumentumok a legtöbb esetben. 5.8. a hivatali email címeken a levelek másolatai automatikusan az iktatóba kerülnek, ahol megtörténik az iktatás, mivel az emailek ma már a faxokkal és a postai küldeményekkel azonosan elfogadott dokumentumok a legtöbb esetben. 5.9. A magán email címeken hivatali levelezés nem végezhető, mivel ezzel megkerülhető a hivatalos és felelősségteljes önkormányzati, államigazgatási munka, így esetleg fontos dokumentumok nem kerülnek be az egységes informatikai rendszerbe, ami erkölcsi és anyagi károkat is okozhat. 5.10. A hivatali és/vagy a magánlevelezés letiltható és korlátozható: 5.10.1. személyenként kezelhető 5.10.2. külön szabályozható a hivatali és magán levelezés 5.10.3. külön szabályozható a küldés és a fogadás 5.10.4. munkaidőre és munkaidőn kívülre is vonatkozhat a korlátozás, de bármilyen időszak beállítható 5.10.5. kötött külső email címekre is beállítható a korlátozás, tiltás vagy engedélyezés formájában 5.11. Az egyedi számítógépes(modemes) Internet kapcsolatokat és az Internet levelezéseket mielőbb meg kell szüntetni, mivel az új LOTUS szoftver csomag lehetővé teszi azt, hogy a helyi-belső levelezés mellett az Internet levelek küldését és fogadását is a központi Internet szerveren keresztül bonyolíthassák, az Internet leveleket is ugyanazon nézetrendszerben jelenjenek meg, így biztosítva a gyors és egyszerű visszakereshetőséget, a központi iktatást, a kinyomtatott internet levelek papír adathordozói kezelésének és tárolásának feleslegességét. Amennyiben az egyedi Internet elérések is megmaradnak, úgy sérül az egységesítendő csoportmunkát és információ megosztást igénylő gyorsítandó, egyszerűsítendő önkormányzati munka. 5.12. Az Internet levelek kinyomtatását minimálisra kell csökkenteni vagy megszüntetni, mivel elektronikusan már iktatottak lesznek és így elektronikusan is bármikor elérhetők. 5.13. Az Internet levelekhez elektronikus, önkormányzati levélsablont kell kialakítani, célszerűen az önkormányzati levélpapír elektronikus formájában.

összeállította: Várhalmi Miklós informatikai tanácsnok, 2004.06.06.

9/10

5.14. Aláírások és bélyegzők beszkennelésével, betárolásával valamint jogossághoz és automatikus naplózáshoz kötött használatával a papír adathordozójú levélpapírral azonos alakiság érhető le. 6. A belső levelezésből a kinyomtatások feleslegesek, ésszerűtlenek, pazarlóak és aki erre képes, az más elavult és korszerűtlen dologra is! 7. Fentiekben ismertetettek induló tájékoztatásul szolgálnak, melyet a későbbiekben, a használat és az üzemeltetés módosíthat, kiegészíthet, így aktualizálások és kiegészítések várhatók. 8. Minden szabályozás, információ és egyéb anyag elektronikus faliújságszerűen a hálózaton bárki számára elérhető. Az új információkról és a változásokról elektronikus körértesítést kap mindenki. 9. A rendszer most egy új rendszer, de ez az állapot nem állandó, hanem egy folyamat kiinduló pontja. Ez azt jelenti, hogy a hardver, a szoftver, az orgware(szervezés), a groupware(csoportmunka), a malware, stb folyamatos fejlődésben, változásban van, emiatt tudatosan követni kell az üzemeltetésben, a használatban, a fejlesztésekben, stb a változásokat és folyamatosan mindent aktualizálni kell a források függvényében is. A felsoroltakból sok minden nem kerül pénzbe, így csak tudatossággal és szakmai törődéssel is lehet követni a változásokat. 10. A rendszer használata az Önkormányzat olyan alapvető érdeke a lakossági-vállalkozói szolgáltatások mennyisége és minősége érdekében, hogy a köztisztviselői és közalkalmazotti minősítések egyik fontos szempontja a fentiek elsajátítása és alkalmazása. 11. A rendszer működtetésében aktív és használatának jobbítására vonatkozó konstruktív javaslattevői erkölcsi és anyagi elismerésben részesülhetnek. 12. A rendszer bevezetése és mindenkori továbbfejlesztése, az Informatikai Osztály szervezőkészsége mellett mindenkitől türelmet, öntevékenységet és megfelelő együttműködést igényel. Baja, 2004.06.11. Várhalmi Miklós informatikai tanácsnok

összeállította: Várhalmi Miklós informatikai tanácsnok, 2004.06.06.

10/10