6. SZÁM TARTALOM

2012/6. SZÁM TARTALOM Utasítások

oldal

8/2012. (IV. 21. MÁV-START Ért. 6.) sz. vezérigazgatói utasítás a MÁV-START Zrt. munkavállalóinak címhasználatáról tárgyú 24/2009. (X.27. MÁV-START Ért. 12.) sz. vezérigazgatói utasítás 1. sz. módosításáról (egységes szerkezetben) ..........................................

2

9/2012. (IV. 21. MÁV-START Ért. 6.) sz. vezérigazgatói utasítás a MÁV-START Zrt. Működésellenőrzési Szervezet Pénztárvizsgálati és Elszámolási Központ pénztárvizsgálóinak területi elosztásáról ...........

3

10/2012. (IV. 21. MÁV-START Ért. 6.) sz. vezérigazgatói utasítás az 1/2011.(III.04. MÁV Ért. 5.) GÁVIGH. sz. gazdasági általános vezérigazgató-helyettesi utasítás a Bejövő Számlakezelő Rendszer használatának hatályba léptetéséről........................................................

4

6. szám Budapest, 2012. április 21.

ÉRTESÍTŐ

Utasítások 8/2012. (IV. 21. MÁV-START Ért. 6.) sz. vezérigazgatói utasítás a MÁV-START Zrt. munkavállalóinak címhasználatáról tárgyú 24/2009. (X.27. MÁV-START Ért. 12.) sz. vezérigazgatói utasítás 1. sz. módosításáról (egységes szerkezetben) 1.0 AZ UTASÍTÁS CÉLJA A MÁV-START Zrt. munkavállalóinak hivatalos kapcsolataiban alkalmazható címhasználat meghatározása. 2.0 HATÁLY ÉS MEGHATÁROZÁSA

FELELŐSSÉG

2.1 Az utasítás hatálya kiterjed a MÁVSTART Zrt. valamennyi szervezeti egységére és munkavállalójára. 2.2 Az utasítás kidolgozásáért és karbantartásáért a HR igazgató, alkalmazásáért a munkáltatói jogkörgyakorlók felelősek. 3.0 FOGALOMMEGHATÁROZÁS 3.1 Címhasználat: a munkavállalók által a külső és belső hivatalos kapcsolatokban használható ismertető jelzés.

2 • az általános gazdálkodási vezérigazgató-helyettes. 4.2.3 igazgatói címet használhat: • a koordinációs vezető, • a kommunikációs vezető, • a jogi vezető, • a belsőellenőrzési vezető, • a biztonsági vezető, • az informatikai vezető, • az üzleti vezető, • a társasági szakmai koordinációs vezető, • a műszaki üzemeltetési vezető, • a technológiai üzemeltetési vezető, • a beszerzési vezető, • a portfoliógazdálkodási vezető, • a projektszervezet vezető (projektigazgató), • a gazdasági vezető, • a humánerőforrás menedzsment vezető (HR igazgató), • a működésellenőrzési vezető 4.2.4 egyéb címhasználat: • a jegyértékesítési projekt vezetője: stratégiai projektigazgató, • a minőségirányítási koordinátor: MIR vezető címet használhat 4.3 A 4.2 pont hatálya alá nem tartozó munkavállalók címhasználata a munkakörértékelésen alapuló besorolási rendszernek megfelelően betöltött munkakör elnevezésével egyezik meg, a mindenkor hatályos vonatkozó utasítás szerint.

4.1 A munkavállalók a hivatalos kapcsolataikban címhasználatra jogosultak.

4.4 A címhasználatra való jogosultság nem része a munkaszerződésnek, illetve annak változása nem minősül munkaszerződés módosításnak.

4.2 A MÁV – START Zrt. munkavállalóinak címhasználata az alábbi:

4.5 A menetkedvezményi ügyintézés kivételével fentiek alkalmazása kötelező.

4.2.1 vezérigazgatói címet használhat a Társaság vezérigazgatója,

5.0 HIVATKOZÁSOK, MÓDOSÍTÁSOK, HATÁLYON KÍVÜL HELYEZÉSEK Jelen utasításhoz hivatkozások, módosítások, hatályon kívül helyezések nem tartoznak.

4.0 AZ UTASÍTÁS LEÍRÁSA

4.2.2 vezérigazgató-helyettesi használhat: • az üzemeltetési, • az üzleti,

címet


ÉRTESÍTŐ 6.0 HATÁLYBA LÉPTETÉS Ez az utasítás közzététele napján lép hatályba.

3 Szervezet Pénztárvizsgálati és Elszámolási Központ megbízólevéllel ellátott munkavállalói:

BUDAPEST

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Biri János pénztárvizsgálati koordinátor Száraz Zoltán pénztárvizsgálati szakértő Goór Lívia pénztárvizsgáló Jónás Erzsébet pénztárvizsgáló Pallai Pál pénztárvizsgáló Pinczés Erzsébet pénztárvizsgáló Szűcs István pénztárvizsgáló Takó Zoltán pénztárvizsgáló Tóth Attila pénztárvizsgáló

DEBRECEN

1. 2. 3. 4. 5.

Pallai Zsolt pénztárvizsgáló Gáspár Elek pénztárvizsgáló Kiss László pénztárvizsgáló Nagy Gáborné pénztárvizsgáló Sári János pénztárvizsgáló

Jelen utasítás célja, hogy szabályozza a pénztárvizsgálók területi elosztását, valamint közzétegye a megbízólevéllel rendelkező, pénztárvizsgálat tartására jogosult munkavállalók nevét és a szolgálati helyét.

MISKOLC

1. 2.

Tolnai Zsuzsanna pénztárvizsgáló Ivancsó János pénztárvizsgáló

PÉCS

2.0 HATÁLY, - ÉS FELELŐSSÉG MEGHATÁROZÁSA

1. 2. 3.

Tóth Imre pénztárvizsgáló Boda Márta pénztárvizsgáló Pintér László pénztárvizsgáló

SZEGED

1. 2. 3. 4.

Gál Sándor pénztárvizsgáló András Mária pénztárvizsgáló Árki Márta pénztárvizsgáló Kormány Erzsébet pénztárvizsgáló

A Működésellenőrzési Szervezet vezetője

SZOMBATHELY

3.0

1. 2.

Horváthné Fodor Csilla pénztárvizsgáló Fülöpné Hujber Edit pénztárvizsgáló

7.0 MELLÉKLETEK Jelen utasításhoz mellékletek nincsenek. Kővári Zsolt sk. vezérigazgató

9/2012. (IV. 21. MÁV-START Ért. 6.) sz. vezérigazgatói utasítás a MÁV-START Zrt. Működésellenőrzési Szervezet Pénztárvizsgálati és Elszámolási Központ pénztárvizsgálóinak területi elosztásáról 1.0

AZ UTASÍTÁS CÉLJA

2.1. Az utasítás hatálya Az utasítás hatálya kiterjed a MÁVSTART Zrt. által üzemeltetett valamennyi pénztárra. 2.2. Az utasítás kidolgozásáért karbantartásáért felelős

és

FOGALOM MEGHATÁROZÁSOK

Jelen utasításban új fogalmak nem kerülnek bevezetésre. 4.0

AZ UTASÍTÁS LEÍRÁSA

A pénztárvizsgálatok szabályszerű lebonyolításáért a megbízólevéllel rendelkező pénztárvizsgáló felel. A megbízólevéllel rendelkező pénztárvizsgálóval együtt pénztárvizsgálat tartása céljából a pénztárhelyiségbe beléphet a

Hálózati szinten a MÁV-START Zrt. valamennyi pénztárában pénztárvizsgálat tartására jogosultak a Működésellenőrzési 6. szám Budapest, 2012. április 21.

ÉRTESÍTŐ 4 és

felügyelet alatt lévő pénztárvizsgáló gyakornok. A gyakornok személyéért és az általa végzett ellenőrzésért a megbízólevéllel rendelkező, felügyeletet gyakorló pénztárvizsgáló felel.

2.2 Az utasítás kidolgozásáért karbantartásáért felelős

4.0 HIVATKOZÁSOK, HATÁLYON KÍVŰL HELYEZÉSE

3. FOGALMAK MEGHATÁROZÁSA

Jelen utasítás hatályba lépésével a 2/2008.(X.15. MÁV - START Ért.18.) ÁAVH. sz. általános adminisztrációs vezérigazgató-helyettesi utasítás a pénztárvizsgálók területi elosztásáról tárgyú utasítás hatályát veszti. 5.0

HATÁLYBA LÉPTETÉS

Ez az utasítás a közzététel napján lép hatályba. 6.0

Az utasítás kidolgozásáért és karbantartásáért a MÁV-START Zrt. Számviteli Szervezet vezetője felelős.

A jelen utasítás 1. számú Mellékletének 3. számú pontja szerint. 4. AZ UTASÍTÁS LEÍRÁSA Az utasítás leírását a jelen utasítás elválaszthatatlan részét képező 1. számú Melléklet tartalmazza. A Basware számlatípusok jellemzői megfelelnek a MÁV Zrt. által e tárgyban kiadott, Gy.1196-14/2011. iktatószámú levélben foglaltaknak. 5. HIVATKOZÁSOK, MÓDOSÍTÁSOK HATÁLYON KÍVÜL HELYEZÉSEK

MELLÉKLETEK

Ezen utasításhoz nincs.

5.1. Hivatkozások A 15/280/2011. számú Alapítói Határozat. Kővári Zsolt s.k. vezérigazgató

10/2012. (IV. 21. .MÁV-START Ért. 6.) sz. vezérigazgatói utasítás az 1/2011.(III. 04. MÁV Ért.5.) GÁVIGH. sz. gazdasági általános vezérigazgató-helyettesi utasítás a Bejövő Számlakezelő Rendszer használatának hatályba léptetéséről

5.2. Hatályon kívül helyezések (részleges) A jelen utasításban nem szabályozott kérdésekben a „MÁV-START Zrt. kötelezettségek számlakezeléséről és ezek igazolásáról” szóló 5/2008.(VI.11. MÁVSTART Értesítő 15.) GVH.sz. gazdasági vezérigazgató-helyettesi utasítás rendelkezései irányadók. A jelen pontban hivatkozott MÁV-START utasítás egyéb pontjai hatályukat vesztik. 6. HATÁLYBALÉPTETÉS

1. AZ UTASÍTÁS CÉLJA

Ez az utasítás a közzétételének napján lép hatályba.

A MÁV Zrt., mint Alapító által a 15/280/2011. számon kiadott Alapítói Határozatban foglaltak végrehajtása.

7. MELLÉKLETEK

FELELŐSSÉG

1.számú Melléklet: 1/2011.(III.04. MÁV Ért.5.) GÁVIGH. sz. gazdasági általános vezérigazgató-helyettesi utasítás a Bejövő Számlakezelő Rendszer használatáról

Az utasítás hatálya kiterjed MÁV-START Zrt. valamennyi munkaszervezetére.

Kővári Zsolt s.k. vezérigazgató

2. HATÁLY ÉS MEGHATÁROZÁSA 2.1 Az utasítás hatálya


ÉRTESÍTŐ 5

1/2010. (III.04. MÁV Ért. 5.) GAVIGH. számú gazdasági általános vezérigazgató-helyettesi utasítás a Bejövő Számlekezelő Rendszer használatáról 1.0 AZ UTASÍTÁS CÉLJA A MÁV Zrt. saját és két leányvállalatához (MÁV-START Zrt. és a MÁV-TRAKCIÓ Zrt.) bejövő számlák és egyéb fizetési kötelezettségek kezelésének támogatására informatikai rendszert vezetett be 2010. január 1-vel. Jelen utasítás célja a Bejövő Számlakezelő Rendszer működési alapelveinek meghatározása, a számlakezelő rendszerrel kapcsolatos, szervezetekhez és személyekhez rendelt főbb feladatok egyértelmű meghatározása. 2.0. HATÁLY ÉS FELELŐSSÉG MEGHATÁROZÁSA 2.1. Az utasítás szervezeti és személyi hatálya Az utasítás személyi hatálya kiterjed a MÁV Zrt. valamennyi szervezeti egységére, továbbá az erre vonatkozó alapítói határozat, illetve közgyűlési határozat kibocsátását követően a MÁV-START Zrt. és a MÁVTRAKCIÓ Zrt. leányvállalatokra.

3.0. FOGALMAK MEGHATÁROZÁSA 3.1 Az utasításban alkalmazott fogalmak meghatározása Bejövő Számlakezelő Rendszer (BSZR): a MÁV Zrt., a MÁV-START Zrt. és a MÁVTRAKCIÓ Zrt. bejövő számla folyamatait támogató informatikai rendszer, mely a következő: • Szkennelt számlaképeket felismerő és betöltő rendszer (eFlow), • Számlafeldolgozási modul (Basware IP modul). A Basware informatikai rendszer bevezetésének kiemelt célja: a beszerzés1 és számlafeldolgozás folyamatok részben történő automatizálása, a beszerzések alakulásának a korábbinál pontosabb nyomon követése, a szállítói számlák befogadásának központosítása, a számlák elismerésének, feldolgozásának meggyorsítása és átláthatóbbá tétele, a beszerzéshez kapcsolódó számlafeldolgozás folyamatok kontrolljának biztosítása. A Basware rendszer általános folyamatát az 1. sz. melléklet mutatja be, melyekből az utasítás tárgyát a Számlafeldolgozási modul, a Basware IP modul képezi. Bejövő Számlakezelő Rendszer működttésében használt felhasználói szerepkörök, melyek egyben a rendszerben létrehozott egyedi jogosultságoknak felelnek meg:

2.2. Az utasítás tárgyi hatálya Az utasítás tárgyi hatálya kiterjed a bejövő számlakezelő rendszerrel kapcsolatos valamennyi tevékenységre, beleértve a rendszer munkavállalók általi használatát és üzemeltetésének alapelveit. Jelen utasítás a szkennelt számlaképeket felismerő és betöltő rendszer (eFlow) és a számlafeldolgozási rendszer (Basware IP modul) folyamataira vonatkozó végrehajtási szabályokat rögzíti. 2.3. Az utasítás kidolgozásáért karbantartásáért felelős

Jogosultság számlarögzítő controller számlakontírozó számlajóváhagyó számlakönyvelő adminisztrátor

és

Az utasítás kidolgozásáért és karbantartásáért a Számviteli Szervezet vezetője felelős.

Használt rendszer (eFlow) (eFlow) (Basware IP modul) (Basware IP modul) (Basware IP modul) (Basware IP modul)

1 A Basware rendszer további két modulja került bevezetésre, melyek nem képezik a jelen utasítás tárgyát: Beszerzési szerződések modul (CLM modul, Basware), Beszerzési modul (PM modul, Basware).


ÉRTESÍTŐ Beérkező bizonylatok feldolgozásában résztvevők meghatározása: Postabontó: A Számviteli szervezet Bejövő Számla Könyvelés munkatársa, aki a postai és személyesen átvett küldemények bontását, társaságonként számlatípusokra történő szétválogatását végzi. Szkennelő: A Bejövő Számla Könyvelés munkatársa, aki a papíralapú bizonylatokat vonalkóddal látja el és szkenneli és archiválja azokat. A bizonylat alapján ellenőrzi a vonalkód megfelelőségét és a szkennelt kép minőségét. Controller-folyamatellenőr: Bejövő Számla Könyvelés munkatársa, aki az eFlow rendszerben controller jogosultsággal rendelkezik, indokolt estben beavatkozik a folyamatba, szükség esetén számlákat priorizálhat vagy visszatarthat (Hold), illetve visszavonhatja ezeket a státuszokat. Számlarögzítő: A Bejövő számla könyvelés munkatársa. A beszkennelt és optikai karakterfelismerés révén az eFlow rendszerbe beolvasott adatok ellenőrzését, szükség esetén javítását végzi. Megvizsgálja a bizonylatok törvényi és belső szabályozási megfelelőségét, a szkennelt kép minőségét, eltérés esetén intézkedik a rendezés érdekében. Számlakontírozó – jelen utasítás szempontjából: Az üzleti, funkcionális terület kijelölt munkatársa, aki a részére megküldött számlát rendeléshez egyezteti, illetve a rendeléssel nem egyeztetendő számlák esetén elvégzi az IP modulban a kontírozást. Számlajóváhagyó – jelen utasítás szempontjából: Az üzleti terület kijelölt munkatársa, aki elismeri és engedélyezi a Basware IP modulban hozzá irányított számla pénzügyi rendezését. A jóváhagyóhoz számlánkénti egyedi értékhatár állítható be. Számlakönyvelő: A Bejövő Számla Könyvelés szakmai feladatokat ellátó munkatársa. Ellenőrzi a számlák kontírozását és adózási, számviteli adattartalmát. Belső szabályozásnak megfelelően adóminősítési céllal továbbítja a számlát az Adózásnak. Egyéb

6 számviteli bizonylatok (késedelmi kamatterhelők, határozatok, bírságok, peresített ügyekkel kapcsolatos kártérítések stb.) esetén a számlakontírozását és a számlajóváhagyását is elvégzi a kapott bizonylatok alapján (pl. pénzügyi értesítő). Ha szükséges elindítja a Basware IP modulban az automatikus reklamációs levélkészítés folyamatot és megküldi a partnernek. Engedélyezi a számlák GIR-be történő átadását. Ha a számlában csatolmányként „Adatközlő” lapot töltöttek fel, akkor továbbszámlázás céllal megküldi a Kimenő Számla Könyvelésnek. Adóminősítő: A Számviteli Adózás Szervezet munkatársa. Ellenőrzi az adóminősítési céllal megküldött számlák törvényi előírásoknak való megfelelését. HelpDesk munkatárs: A Számviteli Működéstámogatás Szervezet kijelölt munkatársa, aki a felhasználói jogosultságigényeket és hibabejelentéseket fogadja, és a felhasználók és az adminisztrátorok között kapcsolatot tartja. Adminisztrátor: A Számviteli Működéstámogatás Szervezet kijelölt munkatársai végzik a Basware IP modul felhasználói jogosultságok kiadásával kapcsolatos feladatokat, felügyelik a folyamatos működését és elindítják a transzferálásra engedélyezett számlák átöltését a GIR KÖ moduljába. Üzleti és funkcionális terület: a MÁV Zrt., a MÁV-START Zrt. és a MÁV-TRAKCIÓ Zrt. számlakontírozásra és jóváhagyásra felhatalmazott szervezeti egységei, melyek jellemzően egyben a szerződést kötő, teljesítést elismerő, a szállító partnerrel közvetlen kapcsolatot fenntartó egységek. További fogalmak: Beszerzést támogató rendszer: a Basware rendszer moduljainak összessége: Beszerzési szerződések modul (CLM), Beszerzési modul (PM) és Számlafeldolgozási modul (IP). Automatikus matching: a rendelések számlával történő automatikus összekapcsolása a Számlafeldolgozási modulban.


ÉRTESÍTŐ 7 Matching: a rendelések számlával történő kézi összekapcsolása a Számlafeldolgozási modulban. Basware rendelési előzmény: Beszerzés modulban (PM) rögzített igénylés és rendelés. Számla típus: a Bejövő Számlakezelő Rendszerben (eFlow, Basware IP modul) a kialakított csoportosítás, melyekhez szabályok tartoznak és a számlafeldolgozási folyamatot vezérlik. Adószámos magánszemély: az a természetes személy, aki adóköteles tevékenység végzése érdekében adószámot váltott ki (de nem váltott ki egyéni vállalkozói engedélyt). 3.2 Az rövidítések eFlow:

utasításban

alkalmazott

szkennelt számlaképeket felismerő és betöltő rendszer IP modul: a Basware informatikai rendszer számlafeldolgozási modulja PM modul: a Basware informatikai rendszer beszerzési modulja GIR: a MÁV Zrt. Gazdálkodási Információs Rendszere KÖ: a GIR Kötelezettség modulja KI: a GIR Kinnlévőség modulja BESZ: a GIR Beszerzés modulja BSZR: a bejövő számlák kezelését támogató informatikai rendszer (eFlow és Basware IP modulja) SZVFR: szállítói és vevői számla feladó rendszer, mely a sok költséghelyre kontírozandó számlák (pl. tankolás, gépjármű flottaüzemeltetés, telefon) felosztását végzi. IKSZR: integrált közüzemi számlakezelő rendszer, mely a közüzemi számlák fogyasztási helyenként, az azokhoz tartozó költségviselőkre történő megosztását és továbbszámlázását végzi. IGM: Az MÁV Térinformatika Rendszer Ingatlangazdálkodási modulja, ingatlankezelési

Kbt.:

számlák feldolgozását támogató modul. Közbeszerzési törvény

4.0. AZ UTASÍTÁS LEÍRÁSA 4.1. Bejövő bizonylatok feldolgozásának alapelvei 4.1.1. Érintett bizonylatok meghatározása A Bejövő Számlakezelő Rendszerben kerül feldolgozásra a három érintett társaság minden bejövő számlája, az alábbiak figyelembevételével: a. A beszerzéskor készpénzzel vagy bankkártyával kiegyenlített számlák nem kerülnek be a rendszerbe. b. A rendszerben rögzítésre kerülnek a fizetési kötelezettséget tartalmazó egyéb számviteli bizonylatok (késedelmi kamatterhelők, határozatok, bírságok, peresített ügyekkel kapcsolatos kártérítések stb., 007 számlatípusokban ld. 4. sz. melléklet). Ezen bizonylatok – kivéve késedelmi kamatterhelés – ügyiratban kerülnek az üzleti területtől a Bejövő Számla Könyvelésre. Az ügyirat tartalmazza az eredeti számviteli bizonylatot és az üzleti terület által kitöltött pénzügyi értesítő lapot (3. sz. melléklet), melyet iktatnak és szkennelnek. c. A közüzemi számlák (IKSZR), csoporton belüli anyageladási számlák (GIR KI-KÖ interfész), SZVFR és IGM számlák, valamint előlegszámlák az eFlown keresztül bekerülnek az IP modulba, de a számlaadatok és a hozzá tartozó kontírozások a GIR Kötelezettség moduljába egyéb módon (interfészek vagy kézi rögzítés útján) kerülnek betöltésre. (005, 008-014 számlatípusok ld. 4. sz. melléklet.) A Bejövő Számlakezelő Rendszerben feldolgozandó számlák elismerése elektronikus úton történik, csak egyéb számviteli bizonylatok egy részénél kell alkalmazni az ügyiratban történő intézést. A papíralapú bizonylatok – pl. számla, pénzügyi értesítő - archiválását, központi


ÉRTESÍTŐ tárolását a vonatkozó jogszabályok és a MÁV belső szabályzataiban foglaltaknak megfelelően a Számviteli szervezet Bejövő Számla Könyvelés végzi. Az archivált bizonylatok gyors beazonosítását az eFlow rendszerben rögzített vonalkód és a számlák adatai alapján történő lekérdezési lehetőség segíti. A számlaképek és mellékleteik megtekintése mind a számlakezelő rendszer, mind a GIR Kötelezettség moduljában biztosított, kivéve: előleg, IGM és SZVFR számlák esetén a számlaképek csak a Basware-ben kérdezhetőek le. 4.1.2. Bejövő bizonylatok benyújtásának rendje A MÁV Zrt., MÁV-START Zrt., MÁVTRAKCIÓ Zrt. részére beérkező valamennyi (nem készpénzes) szállítói számla a Számviteli szervezet Bejövő Számla Könyvelésnél kerül feldolgozásra. A szállítókkal kötött szerződésekben rögzíteni kell a befogadó társaság szerinti egységes befogadó címet. 2010. január 1-t követően új szerződés csak az erre vonatkozó rendelkezéssel köthető. A szerződéskötés során a számlabefogadás céljára külön levelezési címet kell meghatározni a következők szerint: Címzett

Számlázási cím, székhely 1087 Budapest, MÁV Zrt. Könyves Kálmán krt. 54-60. 1087 Budapest, MÁVKönyves START Zrt. Kálmán krt. 54-60. 1087 MÁV Budapest, TRAKCIÓ Könyves Zrt. Kálmán krt. 54-60. 1087 MÁV Zrt. Budapest, EU Könyves Kapcsolatok Kálmán krt. Osztálya 54-60.

Adószám Levelezési cím 1426 10856417Budapest, 2-44 Pf.24.

1426 13834492Budapest, 2-44 Pf.27.

1426 14070446Budapest, 2-44 Pf.76.

8 jövő számla könyvelésén teheti meg (1087 Budapest, Könyves Kálmán krt. 54-60.). Az Európai Unió támogatásával megvalósuló beruházás számlákat az EU Kapcsolatok Osztály részére kell közvetlenül eljuttatni postai úton vagy személyesen. A számla megfelelőségét az EU Kapcsolatok Osztálya ellenőrzi és ellátja az Irányító Hatóság által előírt azonosítókkal, legkésőbb a következő munkanapon átadja a Bejövő Számla Könyvelés részére. A Központi számlabefogadási címtől eltérő számlabefogadási címet, az EU Kapcsolatok Osztálya saját maga által kötött szerződésekben egyedileg határozza meg. 4.1.3. Közbeszerzés törvény hatása a benyújtandó bizonylatokra A Basware rendszerben már kialakított általános számlabefogadási folyamathoz képest

a 2010. szeptember 15-től hatályos Közbeszerzési törvény (Kbt.) új előírásai a számlázást és számlabefogadást érintően jelentős szigorításokat tartalmaznak. Az új követelményeknek és az automatikus számlabefogadás feltételeinek biztosítása érdekében az alábbi folyamatok kerültek módosításra a Beszerzést és Számlakezelést támogató rendszerben: • A Basware-ben rögzített szerződésekben, valamint hozzájuk kapcsolódó rendelésekben rögzítésre kerül a Kbt. minősítés az alább tartalommal: K0 - 2010.09.15 előtt indult eljárás, K1N - 2010.09.15 után indult eljárás, nincs alvállalkozó, K1A - 2010.09.15 után indult eljárás, van alvállalkozó. •

1426 10856417Budapest, 2-44 Pf.98.

Ha a szállító személyesen kívánja számláját benyújtani, azt a Számviteli szervezet Be-

•

Alvállalkozó igénybevétele esetén a szállító által nyújtott teljesítéshez (egy teljesítésigazoláshoz) legalább két számla tartozik. Annak érdekében, hogy az automatikus számlabefogadás továbbra is megvalósulhasson a bevételezéskor meg kell adni az alvállalkozónak járó értéket (a Kbt. által előírt nyilatkozat alapján). Az eFlow-ban a rendelésszám értéklistában, a rendelési szám mellett


ÉRTESÍTŐ megjelenik a közbeszerzési minősítési kód, amely alapján a számlarögzítőnek ellenőrizni kell, hogy a benyújtott számlával együtt csatolták-e a szükséges dokumentumokat: a) Ha a közbeszerzési minősítés a rendelés szám mezőhöz tartozó értéklistában az adott számlára vonatkozólag „K1AA 2010.09.15 után indult eljárás, van alvállalkozó, alvállalkozói rész (1. számla)”, akkor a Kbt. törvény által előírt alvállalkozók igénybevételéről szóló nyilatkozatot a számlához mellékelnie kell a szállítónak. A Bejövő Számla Könyvelés munkatársainak (számlarögzítő, számlakönyvelő) ellenőrizniük kell, hogy a benyújtott számla összege nem haladja-e meg az ahhoz csatolt nyilatkozatokon szereplő alvállalkozóknak járó ellenszolgáltatás összértékét. b) Ha a közbeszerzési minősítés a rendelés szám mezőhöz tartozó értéklistában az adott számlára vonatkozólag „K1AV 2010.09.15 után indult eljárás, van alvállalkozó, fővállalkozói rész (2. számla)”, akkor ellenőrizni kell, hogy az első számla összegét, az alvállalkozóknak járó rész átutalását igazoló dokumentumot csatolták-e. Amennyiben számlához nem csatolták az előírt mellékleteket, akkor a „Fizetési határidő” mezőn ki kell választani az „Egyéb okból törvényileg helytelen” kivételt és a számlát ezen kivétel alkalmazásával kell berögzíteni. A számlák az eFlow-ból átöltéssel bekerülnek a Basware Számlafeldolgozási rendszerbe, ahol automatikus reklamációs levelet kell létrehozni és visszaküldeni a számla kibocsájtó részére. A törvény módosításából adódó kötelezettségek végrehajtásának feltétele, hogy a Basware Szerződés (CLM) és Beszerzés (PM) moduljaiban a közbeszerzési eljárásban kötött szerződések felrögzítésre kerüljenek.

9 4.2. A számlabizonylatok feldolgozásának rendje 4.2.1. A számlák befogadásának általános folyamata A központi számlaérkeztetésből adódóan a számlák elsődleges alaki és tartalmi felülvizsgálata a Bejövő számla könyvelés feladata. Amennyiben megállapítja, hogy a számla nem felel meg a törvényi előírásoknak, vagy nem felel meg a jelen utasításban meghatározott követelményeknek illetve hatályos belső szabályozásoknak a BSZR-be történő bekerülés nélkül, reklamációs levéllel visszaküldi a szállító részére. Az üzleti és funkcionális szervezetek (szerződéskötő, teljesítés-elismerést végző és kontrolling szervezetek) azon munkatársai, akik a feldolgozási folyamathoz előzetesen meg lettek nevezve, a számlákat kontírozásra, beszerzéssel történő esetleges egyeztetésre, jóváhagyásra csak elektronikus úton kapják meg. Jelentősen lerövidítve átláthatóvá és ellenőrizhetővé téve a számlafeldolgozás folyamatát. A Bejövő Számlakezelő Rendszerben számla típusok (4. sz. melléklet) határozzák meg a számlák feldolgozási folyamatát, mely történhet: • automatikus egyeztetéssel, • egyeztetéssel, • kézi kontírozással. A beérkezett számlák feldolgozását az alábbi szabályok szerint kell végezni: •

Basware PM rendelési előzménnyel kell rendelkeznie a 001-004 számlatípusokba sorolt számláknak. Amennyiben szállító az általa benyújtott számlán, vagy a teljesítésigazoláson feltüntette a Basware rendelés számot, akkor azt a Bejövő Számla Könyvelés az eFlow-ban berögzíti a számlához, mely alapján az IP modulban a számla automatikus egyeztetéssel kerül a rendeléssel összekapcsolásra (automatikus matching). Ezek a számlák az üzleti szervezetek részére nem kerülnek megküldésre. Ha nincs Basware PM rendelési előzmény, azaz nincs rendelésszám, akkor a


ÉRTESÍTŐ Gy. 63-1038/2010. számú levélnek megfelelően kell eljárni: a szerződéskötő szervezeteknek a saját hatáskörben kötött szerződéseket meg kell küldeni a [email protected] elérhetőségre és a BKSZE központi szerződés adminisztrátornak. Ezt követően utólag be kell rögzíteni a Basware PM modulba az igénylést. Ha nem jött létre az automatikus egyeztetés (pl. a számlához nem egy rendelés tartozik, előleg számla tartozik a számlához, stb.), akkor könyvelők egyeztetik (matching) a számlát a rendeléshez.

10 Bejövő számlák átfutási ideje a feldolgozási folyamatban BSZR folyamatlépések

Feldolgozási határidők

1. Postabontás 2. Szkennelés

3 munkanap

3. Számlarögzítés 4. Számlakontírozás

3 munkanap

5. Számlajóváhagyás 6. Adóminősítés

3 munkanap

7. Számlakönyvelő ellenőriz

• Ha a 001-004 számlatípusokba sorolt bejövő számlán, vagy teljesítésigazoláson a szállító nem tüntette fel a Basware rendelés számot, akkor a számla továbbra is megküldésre kerül az üzleti terület részére (számlakontírozónak). A számlát nem kontírozhatja kézzel, azt neki kell a rendeléshez egyeztetnie (matching), majd a szokásos módon jóváhagyásra küldenie.

a. Postabontás A postabontó bontja a három társaság postafiókjába érkezett küldeményeket és a személyesen benyújtott bizonylatokat, majd szétválogatja a feldolgozandó bizonylatokat a többi beérkezett küldeménytől. Társaságonként a bizonylatok számlatípusonként kerülnek csoportosításra. Ellenőrizni kell, hogy a szállító a 4. számú mellékletben számlatípusokhoz előírt teljesítésigazolást csatolta-e benyújtott számlájához.

•

A szállító által benyújtott számlát reklamációs levél kíséretében vissza kell küldeni, ha:

•

Csak a Basware PM rendelési előzménnyel nem rendelkező, 005-007 számlatípusokba besorolt számlákat lehet a számlafeldolgozási rendszerben kézzel kontírozni. A 008-014 számlatípusokba tartozó számlák nem kerülnek az IP modulban kontírozásra.

Az automatikus egyeztetés, illetve egyeztetés csak akkor tud megtörténni, ha a Basware PM modulban az igénylésből készült rendelés teljesítésigazolásra került és értékben egyezik a számlával. Amennyiben a rendelés teljesítésigazolása nem történt meg, akkor azt az igénylőnek pótolnia kell, majd a számlakontírozónak kell elvégeznie a számla rendeléshez való egyeztetését.

− a számlán magánszemély neve szerepel, de nem tüntette fel egyéni vállalkozói nyilvántartás számát és az „EV” rövidítést, vagy „egyéni vállalkozó” kifejezést, − adószámos magánszemélyként nyújtotta be a számlát és nem csatolt nyilatkozatot − Kbt. tv. által előírt alvállalkozói igazolásokat nem mellékelte a fővállalkozói részről (2. számla) szóló számlához. A reklamációs levélben mindig szerepeltetni kell a visszaküldés pontos okát. b. Bizonylat vonalkóddal történő ellátása A beérkezett számlabizonylatok első oldalára egyedi vonalkódot kell felragasztani – az eredeti számla számlaszámát, szöveg részét nem letakarva –, ami biztosítja a számlák beazonosítását és archiválást követően a bizonylatok visszakeresését. A vonalkódokról sorszám szerinti nyilvántartást kell vezetni.


ÉRTESÍTŐ A vonalkód adattartalmának felépítése a következő: • Társaság megnevezés 3 karakter (MAV/ STA/TRA) • Számla típus kód 3 karakter (pl. 001) • Szkennelés dátuma (pl. 20100501) • Sorszám 6 karakter (pl. 001987), naptári évenként újra indul, társaságonként számlatípustól függetlenül. c. Szkennelés Egyszerre egy adott társaság vonalkóddal már ellátott bizonylatai kerülnek szkennelésre számlatípusonként. Elválasztó lapokkal kell szétválasztani egymástól mind a számlabizonylatokat, mind a számlabizonylatokat és a hozzájuk tartozó mellékleteket. d. Számlabizonylatok és mellékleteik archiválása A Számviteli szervezet Bejövő Számla Könyvelése a szkennelést követően archiválja a bizonylatokat a hozzájuk tartozó mellékletekkel együtt. A bizonylatokon levő vonalkód azonos az eFlow rendszer „Iktatószám”, a Basware IP modul „Iktatószám (barcode)” és a GIR KÖ moduljának „Főnökség iktatószáma” mezőjében található vonalkóddal. Így biztosított, hogy a bizonylatokon szereplő vonalkód alapján bármikor beazonosíthatóak, visszakereshetőek és megtekinthetőek a dokumentumok. A BSZR-ben minden további ügyintézés (kivéve számla visszaküldés) az elektronikus számlaképek alapján történik. 4.2.2. Számlarögzítés A szkennelt számlaképeket felismerő és betöltő rendszerben, az eFlow-ban kerül sor a beszkennelt számlák és fizetési kötelezettséget tartalmazó számviteli bizonylatok fejadatainak automatikus optikai karakterfelismertetésére, ezt követően kerül sor a számlaadatok a számlarögzítő által történő feldolgozására (completion), azaz együtt a számlarögzítésre. A mellékletek a számviteli bizonylattal együtt – elválasztó lappal –

11 kerülnek beszkennelésre, de nem kell felismertetni őket. A beszkennelt bizonylatok automatikusan prioritási sorrendnek megfelelően érkeznek completion-re, melynek során a számlarögzítő ellenőrzi a felismertetett adatokat és a hibásan, vagy fel nem ismert adatokat pótolja, illetve javítja a számlakép alapján. Ez történhet billentyűzet vagy egér használatával (OCR on the fly funkció). Ha a felülvizsgálat a felismertetett adatokat hibásnak vagy hiányosnak minősíti, és az adattartalom helyes megadása az adott pillanatban nem biztosítható, akkor az adott mezőhöz tartozó kivételt kell rendelni. A következő kivételeket kell alkalmazni: − „Duplikálódott számla” Számla szám mezőn választható ki. Az eFlow a GIR-ből kapott törzsadatok által felismeri és figyelmezteti a számlarögzítőt arra, hogy az adott szállítóhoz a GIR-ben már létezik azonos számlaszám. A számlarögzítőnek meg kell vizsgálnia a duplikálódás okát. Amennyiben megállapítja, hogy a duplikálódás technikai jellegű és nem valódi duplikációról van szó, a szállító számlaszám mögött a következő jelölések alkalmazhatóak: /ÉRV: Érvénytelenített számla szkennelési hiba miatt. /USZ: Újra szkennelt számla. Reklamációs levéllel visszaküldött számlák újra befogadásakor kell alkalmazni. /GIR_évszám: GIR-ben már megtalálható ez a számlasorszám, de nem azonos az adott számlával. Például a szállító évente újraindítja az általa kibocsájtott számlasorszámot. − „Egyéb okból törvényileg helytelen” Fizetés határidő mezőn választható ki. Ha a közbeszerzési minősítés a rendelés szám mezőhöz tartozó értéklistában az adott számlára vonatkozólag: K1AA - 2010.09.15 után indult eljárás, van alvállalkozó, alvállalkozói rész (1. számla),


ÉRTESÍTŐ K1AV - 2010.09.15 után indult eljárás, van alvállalkozó, fővállalkozói rész (2. számla), akkor a Kbt. által előírt alvállalkozók igénybevételéről szóló nyilatkozatot – nemleges nyilatkozatot is – a számlához mellékelnie kell a szállítónak. A szállító által benyújtott második számla – „K1AV” Kbt. minősítés – , esetében ellenőrizni kell, hogy az első számla, azaz az alvállalkozói rész átutalását igazoló dokumentumot csatolták-e. Amennyiben az első és második számlához nem csatolták az előírt mellékleteket, akkor a számlákat ezen kivétel alkalmazásával kell berögzíteni. − „Ismeretlen szállító” Szállító név mezőn választható ki (lásd „Ismeretlen bankszámlaszám”). Új szállítói partnertől kapott számla során a táblázatban megadott kivételeket kell alkalmazni a törzsadatokat tartalmazó mezőkön és a partnertörzsből az „Ismeretlen szállító” partnert kiválasztva kell a számlát rögzíteni. Kivétel „Ismeretlen adószám” „Ismeretlen bankszámlaszám” „Ismeretlen szállító” „Ismeretlen szállító”

Mező Adószám Bankszámlaszám Szállító név Telephely

Normál működési folyamat során, a számlabizonylaton levő adószám - az eFlow rendszerben - összehasonlításra kerül a GIRből átvett partnertörzs állomány adószámaival. Ha azonosat talál, automatikusan kitölti a szállító törzsadatait (ld. fenti táblázatban). Ha a keresés eredménytelen, a számlát „Ismeretlen szállító” partnerre kell rögzíteni az eFlow-ban. A számlafeldolgozási rendszerbe (IP modul) történő áttöltést követően a beépített workflow értesítést küld a partnertörzs kezelő munkatársnak, aki a számlaképen levő szállító adatait ellenőrzi az interneten elérhető céginformáció adatbázisában. Ha az adatok egyeznek, a GIR-ben felviszi a partnertörzsbe az új szállítót. Ezt követően az IP modulban, a számla meg-

12 jegyzés mezőjébe berögzíti a következő szöveget: „új partner:” és a partnerkódot. Az IP modulban csak az a partner felvitelt követő automatikus éjszakai GIR törzsadat áttöltés után választható ki az új partner. A könyvelő a beépített workflow segítségével értesül - a partnertörzs kezelő munkatárs által a számla megjegyzés mezőjébe történt rögzítéséről - az új partner felviteléről. A számlában lecseréli az Ismeretlen szállító partnert a számlával egyező partnerre, a megjegyzés mezőben megadott partnerkód alapján. A kivétel jelölésekkel ellátott mezők adattartalmát a számlafeldolgozási rendszerben (IP modulban) kell javítani, illetve a számlát reklamációs levél kíséretében a szállító részére visszaküldeni. Ezért rendezést igénylő számláknál igénylőnek mindig könyvelőt kell választani az értéklistából, így a számla már a helyes szállítói partner adatokkal kerül az üzleti területhez. Ha a számla pénzneme deviza, vagy külföldi bankszámlaszám szerepel a számlán, akkor a „átutalás” fizetési módot kell megadni. Ha Adószámos magánszemély által benyújtott számláknál „elszámolás” fizetési módot kell berögzíteni. Teljesítést igazoló szervezetet a 4. számú mellékletben megadott összefüggések alkalmazásával kell megadni. 4.2.3. Export – áttöltés A számlabizonylatok, számlaképek és mellékletek az eFlow-ból áttöltésre kerülnek a Basware IP moduljába, azaz a számlafeldolgozási rendszerbe. A műveletre automatikusan munkanapokon 9-17 óráig két óránkét kerül sor, melyet a rendszeradminisztrátor felügyel, és szükség esetén beavatkozik. 4.2.4. Számlakontírozás és jóváhagyás Az üzleti területek kijelölt munkatársai végzik: • a Basware PM rendelési előzménnyel nem rendelkező 005-007 számlatípusba sorolt számlák kontírozását és jóváhagyását


ÉRTESÍTŐ • a Basware PM rendelési előzménnyel rendelkező 001-004 számlatípusokba sorolt számlák rendeléshez történő egyeztetését, ha a számlán vagy a teljesítésigazoláson a szállító nem tüntette fel a Basware rendelés számot. A Basware rendszerbe épített workflow e-mail üzenetet küld a számla címzettjének, így értesülnek az általuk kontírozandó számlákról. A számlakontírozás folyamata a Basware Thinclient (vékonykliens) applikációban történik, melyet webhivatkozással lehet megnyitni (http://szbbasapp.mav.hu/thinclient/). Számlakontírozást a számlasor adatok ablakban kell elvégezni és mentés nyomógombbal rögzíteni a bizonylatban. Mentéskor a rendszer ellenőrzi a kontírozás megfelelőségét a GIR-ben érvényes keresztellenőrzési szabályoknak. Érvénytelenséget a hibás szegmens hátterének pirossá válása jelzi, ekkor a kontírozás a számlában nem menthető el. A kontírozás után a továbbítás nyomógombbal kell a számlajóváhagyó, azaz címzettként kiválasztott felhasználó részére a számlát megküldeni. Amennyiben az üzletág belső eljárásrendjében további felülvizsgálatot ír elő, akkor jóváhagyás előtt a számlát el kell küldeni a felülvizsgálatra (pl. adóminősítés) jogosult személynek felülvizsgálathoz szükséges dokumentumok felcsatolásával. A számlakontírozás folyamatát úgy kell kialakítani, hogy ha a számla több szervezeti egységet érint, akkor az érintett szervezeti egységek tudtával, a szervezetek közötti előzetes megegyezés alapján azt egy személy (szervezet) végezze el. Amennyiben a számla közvetített szolgáltatást tartalmaz, akkor a számlában csatolmányként fel kell tölteni a kiszámlázáshoz szükséges „Adatközlő” lapot. A számlakontírozó felelősége és feladata a Kontírozásban a szervezet, tevékenység, pályaszakasz szegmensek hatályos számviteli szabályozások szerinti helyes kitöltése.

13 Ha a számla vagy egyéb számviteli bizonylat káreseményhez kapcsolódik, akkor a 41/2010 (VII.09. MÁV Ért. 22) EVIG számú utasításban meghatározott főkönyvi számlákra történő kontírozások esetében kárkísérő Adatlapot csatolmányként fel kell tölteni. A káreseményekhez, kártérítéshez kapcsolódó számlák kezelését külön eljárásrend szabályozza. A számlajóváhagyó felelős a számlán szereplő adatok valódiságáért. Utalványozási funkció által - hozzá rendelt számlánkénti értékhatárig - végezheti el a kontírozott számla jóváhagyását. A számlajóváhagyónak lehetősége van a jóváhagyást megelőzően további megerősítést kérni a rendszerben beépített - számlaadatok ablakban kiválasztható - informatív folyamatba küldés funkció segítségével. A Pályavasúti Üzletág szervezeteinek vonatkozásában a számlakontírozó minden esetben ezen folyamattal köteles a számlát megküldeni a Pályavasúti Operatív Kontrolling illetékes szervezete részére megerősítésre. A számlajóváhagyónak felül kell vizsgálnia: – megvalósult-e a teljesítés, – teljesítésigazolás tartalmát (mennyiség, stb.), – a számla fizetési határideje összhangban áll-e a szerződéssel, – a számlán szereplő ár egyezik-e a szerződésben foglaltakkal, – a számlakontírozásban alkalmazott szervezet, tevékenység, pályaszakasz helyes-e, – a közbeszerzési számlák kötelező mellékletei (nyilatkozat, bankkivonat stb.) csatolásra kerültek-e. Az üzleti terület a számla visszaküldését kezdeményezheti, amennyiben a számla nem felel meg a szerződésben foglalt feltételeknek és a kiadott teljesítésigazolásnak. Ebben az esetben a továbbításkor a megjegyzés részben nevesíteni kell a reklamáció okát és vissza kell irányítani a számviteli szervezet könyvelőjéhez, aki elindítja az IP


ÉRTESÍTŐ modulban az automatikus reklamációs levélkészítés folyamatot és megküldi a partnernek az eredeti számlához csatoltan. A reklamációs levelet és a visszaküldött számla másolatát meg kell őrizni az irattárban. Ha nem az illetékes üzleti területre lett irányítva a számla kontírozásra/jóváhagyásra, a számlát vissza kell küldeni a számviteli szervezet könyvelőjéhez és a számla megjegyzés mezőjében kérni kell annak átirányítását. Amennyiben a kontírozó/jóváhagyó számára ismert az illetékes szervezet, a továbbküldést saját hatáskörben is megteheti. A számlaigazolásra és -jóváhagyásra felhatalmazott munkatársnak tartós távolléte (pl. szabadság) esetén más jóváhagyót, helyettest kell kijelölnie a rendszerben. Az üzleti területnek az értesítő e-mail megérkezésétől számított 3 munkanapon belül kell a kontírozást és a jóváhagyást elvégezni. A határidő napján a rendszer automatikus emlékeztető üzenet küld azon felhasználók részére, akiknél bizonylat várakozik mindaddig, amíg el nem végzi a feladatát. A számlakezelési rendszerben nem kerülnek kontírozásra és jóváhagyásra közüzemi számlák (IKSZR), csoporton belüli anyageladási számlák, SZVFR számlák (tankolás, gépjármű flottaüzemeltetés, telefon) és IGM (ingatlan) számlák. A beszerzésrendeléssel automatikusan egyeztethető számlák nem kerülnek megküldésre az üzleti területnek jóváhagyásra. A kibocsátott teljesítésigazolás (2. és 4. sz. mellékletek) egyben mennyiségi igazolás, a beszerzésrendelés egyben értékbeli igazolás, együtt a teljesítés elismerését és jóváhagyását jelentik. 4.2.5. Számlakönyvelés A Bejövő számla könyvelés munkatársainak a számlák GIR Kötelezettség modulba történő áttöltésének engedélyezése előtt, a bizonylatok törvényi és belső szabályzati előírásoknak történő megfelelőségét teljes

14 körűen ellenőrizni kell. Javítás vagy további megerősítés céljából visszaküldhetik a számlát az üzleti területnek. A számlák fejadataiban szükséges módosítások a kontírozás és jóváhagyás érvénytelenítése nélkül elvégezhetőek. A könyvelő megvizsgálja a Basware IP modulba berögzített számla adatok és a számlaképen szereplő adatok egyezőségét. Ezen felül vizsgálata a következőkre terjed ki: − − − − − − −

árfolyam, adóelszámolásokkal kapcsolatos dátu mok és adókódok, kontírozás főkönyvi szegmens, számviteli dátum, főkönyvi dátum, szállító bankszámlaszáma, teljesítési igazolás meglétére és számlával való összhangjára.

A számlakönyvelők kötelesek figyelemmel kísérni a feldolgozási határidőn túli számlákat (3 munkanapon túli). Jogosultak visszavenni a számlákat és más kontírozóhoz vagy jóváhagyóhoz irányítani. Az adott könyvelési időszak zárását megelőzően kiemelt figyelemmel kell kísérniük a könyvelési időszakba tartozó számlák státuszát annak érdekében, hogy a befogadott számlák hiánytalanul könyvelésre és átadásra kerüljenek a GIR-be. A számlakönyvelők nemcsak a 3 munkanapos feldolgozási határidő lejártát követően jogosult számlát visszavenni és jóváhagyásra más felhasználóhoz átirányítani, hanem minden esetben, amikor a könyvelés teljes körűsége érdekében azt szükségesnek ítélik. Beszerzéssel automatikusan egyeztetendő számláknál, amennyiben a rendelés és a számla között eltérés van és a számla helyes, a számlakönyvelőnek át kell irányítania a számlát (mely tartalmazza a számlaképet és mellékleteket) az igénylő szervezet számlakontírozójának, aki a módosítja a rendeléshez vagy teljesítésigazoláshoz kapcsolódó adatokat, illetve kezdeményezheti a számla visszaküldését a szállítónak.


ÉRTESÍTŐ Rendkívüli esetben indokolttá válhat egy, már kikontírozott és jóváhagyott számla törlése: − Ha az eFlow modulban a számla „Egyéb okból törvényileg helytelen” kivételt kapott. − Ha a számlakontírozó vagy jóváhagyó kéri a számlafolyamat megszakítását és a számla visszaküldését a szállító részére, akkor a könyvelő az eredeti szállító számla szám mögé „/T” rögzít és a „Számla törlés” menüpontban töröltre állítja a számlát. − Ha az eFlow exportot követően a könyvelő ellenőrzése alapján kerül visszaküldésre a számla, reklamációs levéllel a szállítónak, akkor a könyvelő az eredeti szállító számla szám mögé „/T” rögzít és a „Számla törlés” menüponttal a könyvelő kiveszi a számlát a folyamatból és az eredeti szállítói szám mögé „/T” rögzít. Mindig tájékoztatni kell a számla jóváhagyóját e-mail-ben a jóváhagyott számla törléséről! Ha a számlakönyvelő ellenőrzése során úgy ítéli meg, hogy a 4.2.1 fejezetben a számlajóváhagyó felülvizsgálati körébe soroltak változtatást igényelnek, akkor informatív folyamatban rövid indoklással vissza kell irányítani a számlajóváhagyónak javításra. Biztosításról szóló számlákat a Bejövő Számla Könyvelésnek mindig meg kell küldenie informatív folyamatban a TPF Kockázatkezelési és Kontroll Osztály részére ellenőrzés céljából. Az Osztály az ellenőrzés eredményét mindig a megjegyzés hozzáadással rögzíti be és egyúttal bevezeti a saját nyilvántartásába. Ha számla a szerződésben foglaltaktól eltér, akkor „Visszaküldés kéréssel” a Bejövő Számla Könyvelésre irányítja. A közbeszerzéshez, káreseményhez kapcsolódó számla, egyéb számviteli bizonylat esetén a könyvelőnek ellenőriznie kell a mellékletben, csatolmányban az előírt bizonylatok meglétét (nyilatkozatok, bankkivonatok, kárkísérő adatlap, stb.). Amennyiben nem csatolták fel, úgy a könyvelőnek vissza kell küldeni a számlát a kontírozónak pótlásra.

15 Befogadott számla összegének egy része vitatott, akkor a „Kifizetéskor visszatartott %” mezőben nem szabad használni, garanciális visszatartások esetében kell alkalmazni. 4.2.6. A számlák adóminősítése A számlák adóminősítését a Számviteli szervezet Adózás végzi. A számlakontírozást és -jóváhagyást követően a számlakönyvelő a számára előírt ellenőrzéseket követően átirányítja informatív folyamatban a számlát az Adózásra a következő esetekben: − a számla nettó értéke nagyobb, mint 20 millió Ft (ide értve mind a tárgyévi, mind az előző évet érintő gazdasági eseményről beérkező bizonylatokat), − helyesbítés és stornó esetében a 2 millió Ft-ot meghaladó nettó értékű számlák. Értékhatártól függetlenül: − külföldi szállító által kiállított számlák, − devizában kiállított számlák, − hozzájárulások (pl. érdekeltségi, víztársulat), támogatások, − Kommunikációs Igazgatóság által igazolt számlák, − minden természetbeni juttatással kapcsolatos számla (ide nem értve a VBKJ elszámolásokat), − az 5. számú mellékletben felsorolt adókódokra könyvelt bejövő tételeket. Ha a számlakönyvelő indokoltnak tartja, átirányíthatja a számlát egyedi felülvizsgálat kéréssel is az Adózás részére. 4.2.7. A számlák áttöltése Kötelezettség modulba

a

GIR

A Bejövő Számlakezelő Rendszer a számlakönyvelő által ellenőrzött és átadásra megjelölt – számla fejben „transzfer indítható” mező „IGEN” – számlák kerülnek be a három érintett társaság GIR orgjába. A számlák átadása a GIR Kötelezettség modulba az áttöltő program paramétereiben megadott ütemezés szerint éjszaka történik.


ÉRTESÍTŐ Az IP modulból átadott számlákat a GIRben a következő módon lehet megkülönböztetni: – egyedi számlaköteg-név alapján, melyben a Basware szó mindig szerepel (pl. MAV-BASWARE-2010-AUG-26-11705173); – egyedi sorszámmal, mely a következőképpen épül fel: aktuális év + 5 numerikus karakter, pl. a 2010. évre beállított kezdősorszám - 201000001. (A GIR-ben manuálisan könyvelt számlák automatikus sorszáma 9 karakterből áll.) A GIR által hibásnak minősített és ezért át nem töltött számlák visszaállításra kerülnek, és a Basware-ben javítandók. Normál működésnél az átadott számlák további felülvizsgálatot (pl. kifizetésre jóváhagyás) nem igényelnek a GIR Kötelezettség modulban. A számlák ellenőrizve, könyvelt és pénzügyi szempontból jóváhagyott státuszban jelennek meg, majd normál módon kerülnek feladásra a főkönyvbe. Feldolgozási hiba következtében előfordulhat, hogy a számla nem megfelelő állapotú (nem került kifizetési jóváhagyásra, nem könyvelt és ellenőrzött, bankszámla vagy előleg hozzárendelése nem történt meg.). Ebben az esetben a számla állapotát a KÖ modulban a számlakönyvelő manuálisan rendezi. A rendezendő tételekről naponta, a beolvasást követően az importálást végző, Adminisztrátor jogosultsággal rendelkező felhasználó e-mail-ben értesíti a kijelölt könyvelőket. 4.3. A rendszerbe épített kontrollok A Bejövő Számlakezelő Rendszer a számlafeldolgozás során automatikus ellenőrzéseket végez a GIR-ből kapott törzsadatok és keresztellenőrzési szabályok alapján. A Bejövő Számla Könyvelés munkatársainak kell ellenőrizni a bizonylatok törvényi és belső szabályozási megfelelőségét és figyelemmel kell kísérniük a számlafeldolgozás egyes fázisait, s ha szükséges be kell avatkozniuk a zavartalan működés érdekében (7. sz. melléklet).

16 A Basware IP modul az értesítő e-mail küldésétől számított harmadik munkanapon automatikus emlékeztető üzenetet küld a felhasználó részére, akinél a számla várakozik. Bejövő Számla Könyvelésnek meg kell bizonyosodni arról, hogy minden beérkezett számla végig haladt a teljes folyamaton, azaz bekerült a GIR KÖ modulba. Ezért a következő ellenőrzéseket kell elvégezni a könyvelőknek: – A vonalkódokról nyilvántartást kell vezetni (tombolázás) társaságonként oly módon, hogy abból megállapíthatóak legyenek a felhasználásra nem került azonosítók. – a Főkönyvi lekérdező rendszerből minden könyvelési időszak zárását követően, a könyveléssel lezárt naptári hónap sorszámtartományára, le kell kéni a Barcode statisztika listát. Excel formátumba lementett – hetente frissített – listában azoknál a tételeknél, ahol az „Állapot” oszlop tartalma „4 – Törölt”, vagy üres, minden esetben szöveges módon dokumentálni kell az okokat a mellette levő oszlopban. – A Főkönyvi lekérdező rendszer Basware ellenőrző listák menüpontban heti rendszerességgel le kell kérni a „A legrégebben szkennelt és még folyamatban lévő számlák ” elnevezésű listát. Ahol a szkennelés dátuma 30 napnál korábbi a lekérdezés dátumához viszonyítva, ott meg kell vizsgálni, miért várakozik a folyamatban a számla és annak megfelelően kell eljárni (lásd következő bekezdésben). − A Basware IP modulban a „Számlák a folyamatban” menüpontban le kell kérni a számlákat és „Várakozási_idő” oszlopra kell rendezni. Ahol a várakozási idő értéke: o tíz napnál több, de egy hónapnál kevesebb, akkor e-mail-ben fel kell kérni a számla címzettjét a számla azonnali kontírozására, illetve jóváhagyására, o egy hónapnál régebbi, a Bejövő számla könyvelés a pénzügyi igazgató útján felszólítja a számlát várakoztató személyt a számla kontírozására, illetve jóváhagyására.


ÉRTESÍTŐ A könyvelőnek jogában van vissza venni, máshoz irányítani a számlát (pl. ha tudomására jut, hogy a címzettnek nem áll módjában a rendszert elérni). – A Basware IP modulban a „Transzferre készen álló számlák” menüpontban le kell kérni a „Tisztázatlan” számlákat. – Az Ismeretlen szállító partneren levő számlákat napi szinten figyelemmel kell kísérni, amint áttöltésre kerül a GIR-ből a partnertörzs kezelő által felvitt új partner, a számlában módosítani kell a partnert és ellenőrizni a hozzátartozó adatokat (pl. bankszámlaszám). – A Bejövő Számla Könyvelés vezetőjének folyamatosan figyelemmel kell kísérni a duplikálódott számláknál alkalmazott jelöléseket, és meg kell győződnie arról, hogy azok csak valóban indokolt esetben kerültek alkalmazásra. 4.4. HelpDesk rendszer A HelpDesk rendszer e-mail címe: [email protected], melyen minden felhasználó közvetlenül bejelentheti problémáját. A beérkezett e-mail adatai alapján automatikusan kerül létrehozásra a munkajegy: − tárgya a bejelentés rövid leírása, − e-mail feladójából kitöltődik a feladó nevét és e-mail címe, − e-mail törzs része kerül beemelésre a munkajegy részletes leírás részébe. A felhasználó (bejelentő) kap egy visszaigazoló e-mail-t, aminek tárgyában szerepelni fog az elkészült munkajegy száma. Ha erre az e-mail-re válaszol, akkor az e-mail tárgyában szereplő a munkajegy szám alapján hozzáfűzi a munkajegyhez a válasz e-mail tartalmát, mint munkajegy kiegészítés. Az e-mail mellékletei nem kerülnek beemelésre a munkajegybe. A bejelentések a HelpDesk munkatárshoz kerülnek, aki: − meggyőződik, hogy a bejelentés a Basware IP modulhoz kapcsolódik. − Jogosultságigény esetén ellenőrzi, hogy az igény az előírásoknak megfelelő-e. − Saját megítélése alapján priorizálja azt, és

17 elküldi azt a probléma jellege szerint illetékes (általa kiválasztott) rendszeradminisztrátornak vagy kulcsfelhasználónak, majd a bejelentőnek e-mailben visszajelez a munkajegy megnyitásáról és annak számáról. − A munkajegyek státuszát folyamatosan figyelemmel kíséri és ellenőrzi a munkajegyek és munkalapok állapotát.

4.5. A Bejövő Számlakezelő Rendszer üzemeltetése A Bejövő Számlakezelő Rendszer folyamatos felügyeletét a Számviteli Működéstámogatás Szervezet látja el. Felhasználói menedzsment feladatok Jogosultságigény esetén minden esetben szükséges a jogosultságigénylő lap (6. sz. melléklet) kitöltése és a vezető általi aláírása (a nevét nyomtatott betűkkel is ki kell írni) és annak munkajegyhez csatolása. Indokolt esetben a jogosultság igénylőt faxon is el lehet küldeni bejelentésként a HelpDesk munkatárs által megadott fax számra. A kapott dokumentum a munkajegyhez fel kell csatolni. A korlátozott licencszám miatt az adminisztrátor figyelemmel kíséri a kiosztott jogosultságokat: − az inaktív (három hónapja egyszer sem kapott számlát) felhasználókat előzetes egyeztetés után érvényteleníti, és erről az érintett felhasználót e-mailben értesíti, − a már nem aktív munkavállalók (kilépett, nyugdíjba vonult stb.) jogosultságait érvényteleníti. Rendszermenedzsment feladatok – A rendszer működéséhez szükséges GIR törzsadatok frissítése és módosítása, soron kívüli áttöltés indítása. – Szkennelt számlaképek a számlafeldolgozó rendszerbe történő automatikus áttöltésének felügyelete. – A BSZR-ben könyvelt számlák automatikus áttöltésének felügyelete a GIR Kötelezettség modulba, szükség esetén,


ÉRTESÍTŐ 18 soron kívüli áttöltés indítása. A BSZR működéséhez szükséges programok futásának ellenőrzése, illetve újraindítása. – HelpDesk bejelentéseket kezelése, ha nem tudja megoldani a problémát, mert annak jellege olyan, hogy a megoldásához nem rendelkezik megfelelő eszközrendszerrel, a munkajegyből munkalapot nyit, és azt továbbítja a rendszer supportját ellátó vállalkozó részére. A bejelentett probléma megoldásáról a felhasználó ugyanebben a rendszerben kap értesítést. – Ha a modulok működésében problémát észlel, és azt saját hatáskörben megoldani nem tudja, fel kell vennie a kapcsolatot a rendszer supportját ellátó végző vállalkozóval. – A felhasználók által lekérdezések elkészítése.

7.0 MELLÉKLETEK 1. számú melléklet: A Basware rendszer általános folyamata 2. számú melléklet: Teljesítésigazolás 3. számú melléklet: Pénzügyi Értesítő Kísérőlap 4. számú melléklet: BSZR számlatípusok és hozzájuk tartozó teljesítést igazoló szervezetek összefoglalása 5. számú melléklet: Bejövő számlabizonylatok adóminősítésre küldendő adókódjai 6. számú melléklet: Bejövő Számlakezelő Rendszer jogosultság igénylő lap 7. számú melléklet: Bejövő Számlakezelés feladat listája

futtatható

– A BSZR rendszerben kisebb változtatások beállítása. (pl. új oszlop megjelenítése a képernyőn). A fejlesztések és a hibajavítások megfelelőségének ellenőrzését elsődlegesen a Bejövő Számlakezelő Rendszer tesztkörnyezetén ellenőrzik a kulcsfelhasználók. A tesztkörnyezet GIR-rel szinkronban lévő frissítésének biztosítását ugyancsak az adminisztrátorok végzik. Számlamenedzsment feladatok – Felhasználó által megnyitott számla zárolásának feloldása. – Szükség esetén a számlák állapotának megváltoztatása, illetve számlák folyamatba való visszatétele.

5. HIVATKOZÁSOK, MÓDOSÍTÁSOK, HATÁLYON KÍVÜL HELYEZÉSEK Az utasítás hatályba lépésével a folyamatot korában szabályzó Gy. 48-5/2010 iktatószámú levél érvényét veszti. 6. HATÁLYBA LÉPÉS Az utasítás megjelenése napján lép hatályba.


Petrilla György s.k. pénzügyi igazgató

ÉRTESÍTŐ 19 1. számú melléklet

A Basware rendszer általános folyamata

6. szám Budapest, 2012. április 21


Teljesítésigazolás Beruházás

Készlet

Szolgáltatás*

Vállalkozó neve: Székhelye: Megrendelő neve:

MÁV-START Zrt

MÁV Zrt

MÁV TRAKCIÓ Zrt

1087 Budapest, Könyves Kálmán krt. 54-60.

Megrendelő székhelye:

Szerződéskötő szervezet kódja és neve: Szerződés v. megrendelés száma: Teljesítést igazoló szervezet kódja, neve: Teljesítés időpontja: Basware számlaigazoló neve: (Kontírozást végző BW felhasználó)

Telefonszám:

Teljesítés igazoló neve:

(Vasúti, városi vagy mobil)

(Nyomtatott nagybetűvel)

Munka megnevezése

Me

Mennyiség

Kelt: …………………, ……… ….……………… (helység) (év) (hó)

Teljesítve Igen Nem

……… (nap)

……………………… Vállalkozó

X

Megjegyzés

…………………….. Teljesítésigazoló

A megfelelő kockát kérjük X-el jelölni.

* ide értendők a közvetlenül költségként elszámolandó anyagbeszerzések is. A teljesítésigazolás eredeti példánya a számla mellékletét képezi!



PÉNZÜGYI ÉRTESÍTŐ KÍSÉRŐLAP a ráfordítás elismerése és pénzügyi rendezés kérése 1. A kísérőlapot kiállító szervezet: Kódszáma és megnevezése: Iktatószáma: 2. A kedvezményezett (pénzügyi értesítőt kiállító) adatai: Neve: Címe: Bankszámlaszáma: fel 3. Könyvelendő és fizetendő összeg (Ft-ban): Könyvelendő összeg: Hivatkozás (közlemény): elős vez 4. Könyvelési adatok: Megnevezés (jogcím)

Fizetési határidő:

Eddig kifizetve:

Főkönyvi számla

Még fizetendő:

Szervezeti Tevékenységi kód kód (UTK)

Pályaszakasz vagy projekt, feladat száma

Összeg (Ft)

fel 5. Megjegyzések:

elős vezető 6. A kiállító adatai: Kiállító neve:

Csatolt mellékletek felsorolása:

Telefonszáma: E-mail címe: Kiállítás dátuma: A kifizetést engedélyező felelős vezető neve: (nyomtatott betűkkel) 7. A kiállító és a kifizetést engedélyező aláírása: A könyvelendő összeget a csatolt bizonylatok alapján elismerjük, kérjük pénzügyi rendezését és könyvelését:

8. Számviteli adatok: (a Bejövő számla könyvelés tölti ki!) Vonalkód:

9. Pénzügyi adatok: (a Pénzforgalmi könyvelés tölti ki!) Bank neve: Bank főkönyvi szám: Kifizetés dátuma:

Kifizetés összege:


Adatszolg. aláírása:

ÉRTESÍTŐ 22

KITÖLTÉSI ÚTMUTATÓ 1. A kísérőlapot kiállító szervezet: Adja meg a kiállító (szerződéskötő) szervezet ötjegyű kódszámát, nevét és saját iktatószámát. 2. A kedvezményezett (pénzügyi értesítőt kiállító) adatai: Adja meg a kedvezményezett (akinek az utalás történik) pontos nevét, címét, bankszámlaszámát és a pénzügyi rendezés fizetési határidejét. 3. Könyvelendő és fizetendő összeg (Ft-ban): Adja meg a könyvelendő összeget, az eddigi kifizetést, a még fizetendő összeget és az átutalási megbízáson szerepeltetendő hivatkozást (közleményt). A kétszeres kifizetés elkerülése érdekében nagyon fontos, hogy az „Eddig kifizetve” rovat minden esetben kitöltésre kerüljön, amennyiben az adott bizonylat alapján korábban utalás (fizetés) történt. Ebben az esetben kérjük, hogy a beazonosíthatóság érdekében csatolja a korábbi fizetés dokumentumát (átutalási megbízás, bevételi pénztárbizonylat, bankkártya bizonylat stb). Tényleges utalásra csak a fennmaradó különbözet fog kerülni. 4. Könyvelési adatok: Adja meg soronként a könyvelendő adat • Megnevezését, • Főkönyvi számát, • Szervezeti egység kódját, • Tevékenységi kódot (UTK), • Pályaszakasz kódot, a projekt és a feladat (ha van ilyen) számát, • és a sorhoz tartozó nettó összeget forintban. 5. Megjegyzések: Itt tüntessen fel minden olyan körülményt, amely a könyvelő számára szükséges. 6. Kiállító adatai: Adja meg nevét, telefonszámát, E-mail címét, kiállítás dátumát, a kifizetést engedélyező felelős vezető nevét nyomtatott betűkkel és csatolt mellékletek számát. 7. A kiállító és a kifizetést engedélyező aláírása: Itt kell a pénzügyi értesítő kísérőlapot hitelesítenie aláírásával a kitöltőnek és a kifizetést engedélyezőnek. 8. Számviteli adatok: Ezekben a rovatokban rögzíti a Számviteli szervezet Bejövő számla könyvelés a szkennelés során alkalmazott vonalkódot. 9. Pénzügyi adatok: Ezekben a rovatokban a Pénzforgalmi osztály rögzíti a Bejövő számla osztály által rögzített kötelezettséghez tartozó kifizetés pénzügyi adatait: e. Bank neve f. Bank főkönyvi szám g. Kifizetés dátuma h. Kifizetés összege i. Adatszolgáltató aláírása



BSZR számlatípusok és hozzájuk tartozó teljesítést igazoló szervezetek összefoglalása Beszerzési előzmény

Számlatípus

Számlatípus megnevezése

Basware PM

001

Szolgáltatás

Igénybe vett szolgáltatások, költségként elszámolandó anyagbeszerzések

Basware PM

002

Beruházás

Immateriális javak és tárgyi eszközök beszerzései, befejezetlen beruházások és felújítások

Basware teljesítésigazolás

Basware PM

003

Készlet

Készletként nyilvántartásba vételre kerülő anyagok

Basware teljesítésigazolás

Basware PM

004

Bizományosi készlet

nincs

005

Előleg

nincs

006

Egyéb számla

Leírás

Bizományosi készletbeszerzéshez kapcsolódó számlák Korábban már megfizetett előlegekről kapott előlegszámlák. Helyesbítő számla, szerződéstől eltérő áron történő számlázás, vagy mennyiségi korrekció

Teljesítést igazoló dokumentum Basware teljesítésigazolás vagy A szerződéskötő szervezet jogosult munkavállalójával aláírt kézi teljesítési igazolás 1.sz. melléklet (átmenetileg, ha még nincs Basware igénylés, rendelés)

Módosítási javaslat

nincs

nincs

Előlegbekérő.

nincs

Szállító által benyújtott kamatterhelés Hatóságok és bíróságok által

nincs

007

Egyéb típus

nincs

hozott fizetési kötelezettséget tartalmazó határozatok

Pénzügyi értesítő kísérőlap

Illetékfizetési kötelezettséget tartalmazó határozat


Fizetendő adó


Nem IKSZR-ben könyvelt közüzemi szolgáltatások (pl. vontatási energia, leányvállalatok közüzemi számlái) Kártérítés

nincs

008*

Csoporton belüli anyageladás

nincs

009*

SZVFR

nincs

010*

IGM

nincs

011*

IKSZR

nincs

012*

IKSZR

nincs

013*

IKSZR

nincs

014*

IKSZR

Teljesítést igazoló szervezetként rögzítendő

Teljesítésigazoláson szereplő Teljesítést igazoló szervezet, ha több, akkor a szerződéskötő szervezet

Teljesítésigazoláson szereplő Teljesítést igazoló szervezet Beszerzési és Készletgazdálkodási Szolgáltató Egység (61200) Beszerzési és Készletgazdálkodási Szolgáltató Egység (61200) Könyvelést végző számviteli szervezet (79723 vagy 67066). Az eredeti számlára vonatkozó szabályok szerint kell meghatározni. Könyvelést végző számviteli szervezet (79723 vagy 67066). Könyvelést végző számviteli szervezet (79723 vagy 67066). Pénzügyi Értesítő Kísérőlapon a kísérőlapot kiállító szervezet kódja. Pénzügyi Értesítő Kísérőlapon a kísérőlapot kiállító szervezet kódja. Pénzügyi Értesítő Kísérőlapon a kísérőlapot kiállító szervezet kódja Könyvelést végző számviteli szervezet (67066).

nincs


Csoporton belüli anyageladás számlája, mely a Kötelezettség modulba interfészen kerül betöltésre Az SZVFR alkalmazással feldolgozandó szállítói számla. Az MTR Ingatlangazdálkodási modulja által feldolgozott ingatlankezelési számlák Elektromos áram díját tartalmazó közüzemi számla Vezetékes gáz díját tartalmazó közüzemi számla Víz- és csatornadíjat tartalmazó közüzemi számla TÁVHŐ díját tartalmazó közüzemi számla

nincs

Pénzügyi Értesítő Kísérőlapon a kísérőlapot kiállító szervezet kódja. MÁV-START esetén 90472 MÁV TRAKCIÓ esetén 80101

nincs

Könyvelést végző számviteli szervezet (79723).

nincs

Könyvelést végző számviteli szervezet (79723).

nincs nincs nincs nincs

A *-gal jelölt számlatípusok nem a Basware rendszerből kerülnek a GIR-be.


Könyvelést végző számviteli szervezet (67066). Könyvelést végző számviteli szervezet (67066). Könyvelést végző számviteli szervezet (67066). Könyvelést végző számviteli szervezet (67066).


Bejövő számlabizonylatok adóminősítésre küldendő adókódjai B20_EU_LENEMV

Közösségen belüli termékbeszerzés le nem vonható áfa

B25_EU_LENEMV

Közösségen belüli termékbeszerzés le nem vonható áfa

B25_EU_SZOLFO B25_EU_SZOLTEFO B25_EU_SZOL B25_EU_SZOLTE B25_IMP_SZOL B25_IMP_SZOLTE B00_EU_TERM B05_EU_TERM

Közösségi adóalanytól igénybevett FŐSZABÁLY (37.§ 1.bek) szerinti szolgáltatás Közösségi adóalanytól igénybevett FŐSZABÁLY (37.§ 1.bek) szerinti szolgáltatás (tárgyi eszközhöz kapcs.) Közösségi adóalanytól igénybevett EGYÉB (kivéve 37.§ 1.bek.szerinti) szolgáltatás Közösségi adóalanytól igénybevett EGYÉB (kivéve 37.§ 1.bek.szerinti) szolgáltatás (tárgyi eszközhöz kapcs.) Harmadik országbeli adóalanytól igénybevett (import) szolgáltatás Harmadik országbeli adóalanytól igénybevett (import) szolgáltatás (tárgyi eszközhöz kapcs.) Nem beruházási célú, közösségen belülről történő adómentes termékbeszerzés Nem beruházási célú, közösségen belüli termékbeszerzés

B20_EU_KOZLESZK Közösségen belülről történő új közlekedési eszköz beszerzés B20_EU_KOZL_ELO Közösségen belülről történő 20%-os új közl. eszköz fiz. előleg B20_BER_EU_TERM Beruházási célú, közösségen belüli termékbeszerzés B20_BEREUTERMTE Beruházási célú, közösségen belüli termékbesz. tárgyi eszköz B20_EU_TERM

Nem beruházási célú, közösségen belüli termékbeszerzés

B25_EU_JOVEDEKI

Közösségen belülről történő jövedéki termékbeszerzés

B25_EU_KOZLESZK Közösségen belülről történő új közlekedési eszköz beszerzés B25_BER_EU_TERM Beruházási célú, közösségen belüli termékbeszerzés B25_BEREUTERMTE Beruházási célú, közösségen belüli termékbesz. tárgyi eszköz B25_EU_TERM

Nem beruházási célú, közösségen belüli termékbeszerzés

B05_IMP_TERMEK

Nem beruházási célú import termékbeszerzés

B20_IMP_BER_TE

Import termékbesz. tárgyi eszköz

B20_IMP_TERMEK

Import termékbeszerzés

B25_IMP_BER_TE

Import termékbesz. tárgyi eszköz

B25_IMP_TERMEK

Import termékbeszerzés



BEJÖVŐ SZÁMLAKEZELŐ RENDSZER JOGOSULTSÁG IGÉNYLŐ LAP 1. A változás oka:

Új igény

Módosítás

Megszüntetés

2. A felhasználó adatai: Név:

A számla irányításakor megjelenő teljes felhasználó név

Törzsszám:

Az alkalmazott törzsszáma

Azonosító:

Hálózat (MÁV/START/TRAKCIÓ domain) bejelentkezési név, egyben a BSZR bejelentkező név

E-mail cím:

Számla értesítés e-mail címe

Telefonszám:

A felhasználó elérhetősége

Szervezet kód:

Költségviselő szervezet (GIR főkönyvi szervezet kód)

Szervezet neve:

3. Az igényelt jogosultság: Vállalat: MÁV Zrt MÁV-START Zrt MÁV-TRAKCIÓ

Típus:

Kontírozó Jóváhagyó

Jóváhagyási értékhatár:

Jóváhagyó jogosultság esetén meg lehet adni azt a számlánkénti értékhatárt, ameddig az adott személy jóváhagyásra jogosult.

Helyettesítő személy:

BSZR-ben létező, megfelelő jogosultsággal rendelkező felhasználó teljes neve (opcionális)

Érvénytelenítendő felhasználó neve:

Új igény esetén a licenc korlát miatt érvénytelenítendő felhasználó neve, törzsszáma

4. Érvénytelenítendő felhasználó: Név:

A rendelkezésre álló licencek miatt új igény esetén kérjük adja meg azt a BSZR-ben létező, megfelelő jogosultsággal rendelkező felhasználót (ha van ilyen), akinek feladatait az új felhasználó veszi át, így a jogosultsága érvényteleníthetó

Törzsszám:

5. Engedélyezés: Kiállítás dátuma:

Engedélyező vezető aláírása:

Engedélyező vezető olvasható neve, beosztása:


ÉRTESÍTŐ 26 Bejövő Számlakezelés feladat listája Felelős

Ellenőrzési feladat

A számla és egyéb (nem szkennelendő) küldemények kiválogatása

A számla címzettje

Szkennelt bizonylatok ellenőrzése

Befogadó társaság

Számlatípus Több számla összefogása

Szállító neve, adószáma

Ismeretlen szállító partner lecserélésre került

Szállító bankszámlája

Számviteli dátum

Adódátum

Fizetési határidő ÁFA kód

ÁFA összeg

Feladat leírása

Csak számlák, pénzügyi értesítők, egyéb számviteli bizonylatok (pl. késedelmi kamat) valamint azok mellékletei kerüljenek szkennelésre Ha a vevő nem MÁV Zrt, MÁV-START Zrt vagy MÁV-TRAKCIÓ Zrt, akkor a számlát szkennelés nélkül vissza kell küldeni. Képminőség, minden bizonylat szkennelésre kerülte A számla címzettje megegyezik a vonalkódon lévő társaság nevével, és a megfelelő org-ba kerül-e a számla feladásra A számlatípusba sorolás megfelelő A szkennelésre került számlák megfelelően elválasztásra kerültek egymástól Az adószám alapján kiválasztott partner nevének egyezni kell a szállító számlán feltüntetett nevével. Új a partner esetén az „Ismeretlen szállító” partnert kell megadni. Új partnereknél az eFlow-ból Ismeretlen szállítóra érkező Basware számlákban az eredeti számlával egyező partnerre megtörtént e a módosítás ? A számlán feltüntetett bankszámlaszámot kell kiválasztani a partnertörzsből. Ha nincs benne, akkor partnertörzs módosítási folyamatot kell elindítani. A számviteli dátum a számlán vagy a csatolt dokumentumon szövegesen feltüntetett, tényleges teljesítés időpontját tartalmazza-e (időszakos teljesítés esetén a számlázott időszak utolsó napja) Az adódátum a számlán szereplő teljesítés dátumával egyezik meg (késett és helyesbítő esetén speciális szabályok érvényesek) A számlán feltüntetett fizetési határidő összhangban van-e a szerződésben előírtakkal Az áfa kód használata az előírásoknak megfelel Az áfa összege megegyezik a számlán feltüntetett áfa összegével (a le nem vonható adó figyelembevételével)

Gyakoriság

Postabontó

Szken nelő

folyamatos

V

E

minden bizonylat

V

E

Cont- Számla- Könyve roller rögzítő lő

minden bizonylat

V

E

minden bizonylat

V

E

minden bizonylat

V

E

minden bizonylat

V

E

minden bizonylat

V

minden bizonylat

Vezető (vagy kijelölt szakértő)

Adóminősítés

Számlaigazoló üzleti terület

E

V

minden bizonylat

V

E

minden bizonylat

V

E

minden bizonylat

V

E

F

minden bizonylat

V

minden bizonylat

V

F

minden bizonylat

V

F


ÉRTESÍTŐ 27 Felelős


ÁFA levonhatósága Szállító főkönyvi számla Társasági kód Kontírozás főkönyvi számla Kontírozás szervezeti kód Kontírozás tevékenységi kód Kontírozás pályaszakasz Kontírozás projektfeladat kód Pénznem

Árfolyam

Fizetési mód

GIR-ben számlajóváhagyás GIR-ben bankszámla javítás GIR-ben előleg hozzárendelés javítás

Feladat leírása

Gyakoriság

Az áfa levonhatóságának feltételei fennállnak A szállító főkönyvi számlája a hatályos számlarendnek megfelel A számlafejen és a számlakontírozásokban a társasági kód megfelelő A kontírozás főkönyvi számlája a hatályos számlarendnek megfelel A kontírozás szervezeti kódja megfelelő A kontírozás tevékenységi kódja a hatályos számlarendnek megfelel A kontírozás pályaszakasz megfelelő A kontírozás projekt-feladat kódja megfelelő A rögzítéskor alkalmazott pénznem a számla pénznemének megfelel Az alkalmazott árfolyam a hatályos szabályoknak megfelel Elektronikus: ha KPG-n keresztül utalható, Átutalás: ha GIR-en kívül utalták v. utalni fogják, Elszámolás: ha a számla egyelőre nem fizethető ki Az importálás során automatikusan jóváhagyásra nem került számlák kézi jóváhagyása 1 napon belül Az importálás során készült hibalista alapján javítás

minden bizonylat

V

minden bizonylat

V

minden bizonylat

V

minden bizonylat

E

Az importálás során készült hibalista alapján javítás

A transzferált előleg számlák GIR-ben történő kézi rögzítése Számviteli dátum – Adódátum Időszakos – Fizetési dátum egyezősége elszámolású esetén a számla tételes számlák ellenőrzése felülvizsgálata (lehetőleg még transzferálás előtt) A beérkezés és igazolásra Szkennelési idők küldés között eltelt idő ellenőrzése legfeljebb 72 óra lehet Több mint egy hónapja Hosszú ideje igazolás alatt lévő számlák folyamatban lévő sürgetése, intézkedés számlák kezdeményezése Kihagyott és dupla Vonalkód vonalkódok ellenőrzése és tombolázás dokumentálása A számlák végig haladtak e a Vonalkód teljes folyamaton? nyilvántartás – A más rendszeren keresztül eFlow – Basware – könyvelendő (008-014) GIR számlatípusok tételes számlaegyezőség egyezőségének ellenőrzése (darab és forint) GIR-ben előleg számla rögzítés

Postabontó

Szken nelő



Adóminősítés


F

V

minden bizonylat

V

minden bizonylat

V

minden bizonylat minden bizonylat

V V

minden bizonylat

V

minden bizonylat

E

V

minden bizonylat

V

E

naponta

V

naponta

V

naponta

V

naponta

V

havonta

V

havonta

V

havonta

V

negyedévente

V

negyedévente


V

ÉRTESÍTŐ 28 Felelős


eFlow - duplikált szállító számok Ki nem fizetett szállítók Törölt (visszaküldött) számlák Basware - áttöltésre nem került tételek TM (természetbeni) kódok Teljesítés megtörténte Ár, mennyiség, minőség

Továbbszámlázás

Káresemény csatolmánya

Biztosítási számlák

Adóminősítés "Tisztázatlan" számlák Főkönyvi számlaegyenlegek

Feladat leírása

Duplikálódott szállítói számlaszámok kiszűrése megfelelően történt? A GIR-ben nyitott szállítóállomány ellenőrzése (esedékesség, fizetési mód figyelembevételével) A törölt számlák indokoltságának ellenőrzése és dokumentálása Átöltésre nem engedélyezett (Transzferálható-ra át nem állított tételek) ellenőrzése A számla könyvelésekor alkalmazott természetbeni juttatás adókódok helyes alkalmazása Valós teljesítés került leszámlázásra? A helyes mennyiség, szerződés szerint áron, megfelelő minőségben került számlázásra Közvetített szolgáltatás esetén a számlában a kiszámlázáshoz szükséges adatközlőlap csatolmányként feltöltésre került-e Ha a számla vagy egyéb számviteli bizonylat káreseményhez kapcsolódik, akkor kárkísérő Adatlapot csatolmányként feltöltötték? Biztosításról szóló minden számlát megkapott a Kockázatkezelési és Kontroll Osztály? Adóminősítési kritériumoknak megfelelő számlák adóminősítésre küldése Basware IP modulban „Tisztázatlan” számlák ellenőrzése A Bejövő számla könyvelés felelősségi körébe sorolt főkönyvi számlák egyenlegének ellenőrzése

Gyakoriság

naponta

Postabontó

Szken nelő



Adóminősítés


V

negyedévente

V

minden bizonylat

V

naponta

V

minden bizonylat

V

E

minden bizonylat

V

minden bizonylat

V

minden bizonylat

E

V

minden bizonylat

E

V

minden bizonylat

V

E

minden bizonylat

V

E

minden bizonylat

V

E

havonta

V

E

V = végzi E = Ellenőrzi


ÉRTESÍTŐ 29

Szerkeszti: MÁV-START Zrt. Koordinációs Szervezet Felelős Kiadó: Kővári Zsolt vezérigazgató


6. SZÁM TARTALOM

Recommend Documents