6. Over de RvC. Hoofdstuk 6: Over de RvC Samenstelling Profielschetsen. Governancecode 2015

6. Over de RvC

Hoofdstuk 6: Over de RvC

6.1. Samenstelling

6.1.1. Profielschetsen

Neem een tekst op over de profielschets van de RvC, ongeacht of deze is aangepast in het verslagjaar. Geef kort de essentie van het profiel weer. Verwijs naar de website. Is de profielschets in het verslagjaar geëvalueerd en/of aangepast? Vermeld dit.

Governancecode 2015 Bepaling 3.16 (‘pas toe’ of ‘leg uit’) Een evenwichtig samengestelde RvC betekent verscheidenheid (Denk daarbij aan geslacht, leeftijd, beroepsgroepen, kennis en expertise, etnische afkomst en persoonlijkheidskenmerken). Om dit te bevorderen stelt de RvC een profielschets op. In deze schets worden eisen gesteld aan de samenstelling van de RvC. Deze eisen moeten ervoor zorgen dat de RvC naast een diverse samenstelling ook de juiste kennis en ervaring in huis heeft (Zoals ervaring in de volkshuisvesting, financiële kennis en ervaring, deskundigheid op het gebied van HR, bestuurlijke ervaring bij naar omvang gelijkwaardige of grotere organisaties, relevante vastgoedexpertise en juridische kennis. In de profielschets kunnen ook kwalitatieve en kwantitatieve doelstellingen ten aanzien van diversiteit worden vastgelegd).

Nader bekeken

Een derde van de RvT uit huurderscommissarissen De Woningwet 2015 bepaalt dat minstens een derde van de RvT moet bestaan uit huurderscommissarissen die rechtstreeks zijn voorgedragen door huurders. Is uw profielschets en RvC-reglement hierop aangepast?

Voorbeeldtekst De RvC heeft een profielschets opgesteld voor zijn samenstelling. Hierin is onder andere opgenomen dat alle leden van de Raad van Commissarissen aan een aantal algemene functieeisen dienen te voldoen. Daarnaast is opgenomen dat in de Raad diverse specifieke deskundigheden aanwezig zullen moeten zijn om het brede spectrum van de woningcorporatie te kunnen overzien. (in het schema ‘Samenstelling RvC’ op pagina [p] is weergegeven aan welk profiel de betreffende commissarissen in het verslagjaar voldoen). Het functioneren van de Raad is gediend bij een goede teamsamenstelling en diversiteit; ook op dit gebied zijn in het profiel criteria opgenomen. De individuele leden dienen elkaar qua competenties aan te vullen en in goede harmonie met elkaar te kunnen samenwerken, maar dienen elkaar ook kritisch te kunnen aanspreken. De in de statuten en in de profielschets ten doel gestelde RvC bestaat uit [aantal] leden, waarvan twee voorkeurscommissarissen, aan te wijzen door de huurdersvereniging, en één voorkeurscommissaris, aan te wijzen door de OR (op basis van bindende voordracht). De profielschets is op [datum in verslagjaar] aangepast (of: geëvalueerd en ongewijzigd vastgesteld) als gevolg van de jaarlijkse herijking (of: de werving van een nieuwe commissaris. Of: de wetswijziging met betrekking tot het aantal voorkeurscommissarissen). Het document is gepubliceerd op de website van [woningcorporatie] [link invoegen]. De RvC is van mening dat de profielschets en de hierin opgenomen competenties, deskundigheden en ervaringen goed zijn uitgebalanceerd en mede zijn gebaseerd op de door de VTW opgestelde criteria voor goed intern toezicht.

Gezien in jaarverslagen

Haagwonen (2014, p52)

De Raad van Commissarissen kent een profielschets. De raad beziet jaarlijks of dit profiel nog voldoet of moet worden aangepast. De profielschets beschrijft de algemene en specifieke deskundigheden en de persoonlijke kwaliteiten waarover leden van de raad en de auditcommissie dienen te beschikken. De profielschets is in 2014 besproken in het kader van de werving van twee nieuwe commissarissen in 2015. De profielschets is aangevuld om tot een passende vervanging te komen.

Ymere (2014, p19)

De Raad van Commissarissen is van oordeel dat de Raad voldoende divers is samengesteld wat betreft deskundigheid en competenties. De samenstelling en deskundigheid van de raad sluiten aan bij de beschrijving daarvan in de profielschets van de Raad van Commissarissen.

Zie verder Intern toezicht; Het team en de spelers. Criteria voor goed intern toezicht (2009) Toolkit werving en selectie ‘De huurderscommissaris’ Deze handreiking geeft informatie en aanbevelingen over de invulling van het recht van huurdersorganisaties om een bindende voordracht te doen.

6.1.2. Benoeming

Zijn er commissarissen toegetreden tot de raad? Vermeld dit. Beschrijf de gevolgde procedure, waaruit blijkt dat u zorgvuldig te werk gaat en als raad onafhankelijk van het bestuur handelt.

Governancecode 2015 Bepaling 3.17 (‘pas toe’ verplicht) De gevolgde procedure van werving en selectie van leden van … RvC wordt in het jaarverslag verantwoord. Vacatures worden op de website van de corporatie gepubliceerd en openbaar opengesteld via bijvoorbeeld een advertentie. De RvC kiest hierin onafhankelijk. Het bestuur heeft een adviserende rol. Bepaling 3.18 (‘pas toe’ of ‘leg uit’) Het bestuur en de RvC zorgen voor de juiste ondersteuning van en samenwerking met de huurders(organisatie) bij hun voordracht van commissarissen als bedoeld in de Herzieningswet. Voor de op voordracht van de huurdersorganisatie(s) benoemde commissarissen gelden dezelfde criteria en vereisten als voor de andere commissarissen. (De handreiking van VTW en de Nederlandse Woonbond biedt een kader voor de profielschets, werving en selectie, de benoeming en de rol en taak van de ‘huurderscommissaris’.) Bepaling 3.20 (‘pas toe’ verplicht) Leden van de RvC worden benoemd door de RvC voor een periode van ten hoogste vier jaar en kunnen eenmaal voor een periode van ten hoogste vier jaar worden herbenoemd. In geval van

fusie van de corporatie gaat de termijn niet opnieuw in.

Nader bekeken Ingangsdatum fit & propert toets Wanneer een woningcorporatie (nieuwe) commissaris wil (her)benoemen, moet deze persoon een geschiktheids- en betrouwbaarheidstoets (fit & proper toets) ondergaan. De Autoriteit woningcorporaties voert deze fit & proper toets namens de minister uit. Uit deze test volgt een positieve of negatieve zienswijze. Een positieve zienswijze is een vereiste voor (her)benoeming. De ‘benoeming’ als bedoeld in de wet, waaraan een zienswijze over de geschiktheid en betrouwbaarheid vooraf moet zijn gegaan, is de datum van het besluit tot benoeming. Ligt deze datum vóór 1 juli 2015 dan heeft de Woningwet op deze benoeming geen invloed en geldt dus ook niet de verplichting tot het doorlopen van de fit en proper toets door de Autoriteit woningcorporaties. Ook niet indien de datum van aanvang van de werkzaamheden (feitelijke ingang benoeming) ná 1 juli is gelegen. Nevenfuncties In de nieuwe Woningwet staat welke (neven)functies niet te combineren zijn met een commissariaat bij woningcorporaties. Benoemingstermijn Indien u besluit een commissaris te benoemen voor een kortere periode dan vier jaar, mag er desondanks maar één maal worden herbenoemd voor ten hoogste vier jaar. In een dergelijk geval kan de totale zittingstermijn dus geen acht jaar bedragen!

Voorbeeldtekst Als gevolg van het bereiken van de maximale zittingsduur heeft commissaris [naam] op [datum] zijn functie als vice-voorzitter beëindigd. De Raad dankt [naam] voor zijn [typering werk]. De selectie- en benoemingscommissie is reeds in het voorjaar gestart met de voorbereiding van de wervings- en selectieprocedure. Na bespreking van de profielschets, gewenste deskundigheid en vacaturetekst in de RvC is de vacature op de website van de corporatie gepubliceerd en openbaar opengesteld via een advertentie in [website / dagblad]. Er was geen sprake van werving van een voorkeurscommissaris. De gewenste deskundigheden waren [deskundigheid1] en [deskundigheid2]. Vijf kandidaten zijn uitgenodigd voor een gesprek. De eerste ronde vond plaats met de voorzitter van de RvC en de voorzitter van de selectie- en benoemingscommissie. Twee kandidaten hebben een tweede gesprek gehad. Deze ronde vond plaats met de voorzitter en een ander lid van de raad. [naam] is op [datum] benoemd tot commissaris in de RvC. De RvC meent met haar benoeming

een uitstekende opvolger te hebben gevonden, die niet alleen bijdraagt aan de ervaring en deskundigheid van de raad maar ook aan zijn diversiteit.


Stadgenoot (2014, p100)

Op voordracht van Huurgenoot is, na een open sollicitatieprocedure, [naam] 1 juli 2014 benoemd tot commissaris in de RvC. De RvC meent met haar benoeming een uitstekende opvolger te hebben gevonden voor [naam], die na acht jaar op grond van het rooster van aftreden de RvC eind 2013 heeft verlaten.

Mitros (2014, online)

De voorzitter van de commissie heeft in samenspraak met de huurdersorganisatie HNM de werving van een nieuw RvC-lid op voordracht van HMN ter hand genomen. De werving vindt plaats conform de aangepaste procedure voordracht lid RvC door huurdersorganisatie (2014).

Zie verder Handreiking Fit en proper toets Commissarissen en bestuurders

Is sprake van belet of ontstentenis van het bestuur en neemt een commissaris het tijdelijk over? Er gelden uitzonderingsregels. Zie bepaling 3.28.

Governancecode 2015 Bepaling 3.28 (‘pas toe’ verplicht) In geval van ontstentenis of belet van het bestuur kan een lid van de RvC bij hoge uitzondering voor maximaal drie maanden de rol van bestuurder op zich nemen. In dat geval treedt het lid tijdelijk terug uit de RvC en neemt dus niet deel aan de besluitvorming van de RvC. Na deze periode van maximaal drie maanden kan deze persoon weer toetreden tot de RvC . Hierbij wordt dit lid niet betrokken bij de besluitvorming over zaken die zich in die betreffende drie maanden hebben voorgedaan.

6.1.3. Schema samenstelling & rooster van aftreden

Neem een schematische weergave op van de samenstelling van de RvC.

Vermeld in het schema alle leden die tussen 1 januari van het verslagjaar en de datum van ondertekening van het verslag (één jaar en enkele maanden later): lid zijn (van de RvC); lid zijn geweest; zijn benoemd en nog moeten toetreden.

Vermeldt ook de vacatures, als die er zijn. Neem voor iedere functionaris de volgende informatie op: Voorletters en achternaam; Geboortejaar; Functies binnen RvC (indien het de voorzitter of vice-voorzitter betreft*); Of het een voordrachtsbenoeming betreft en zo ja, door wie (bijvoorbeeld door huurders of medewerkers)*; Deskundigheidsprofiel(en) uit profielschets; Datum in functie (cq. start eerste termijn); Datum uit functie (indien van toepassing); Benoemd tot en met (datum einde huidige termijn**). Vermeld of het de eerste of tweede termijn betreft, met verwijzing ‘herbenoembaar’ of ‘niet-herbenoembaar’); Lidmaatschap subcommissies*; Functies binnen subcommissies* (indien het de voorzitter of vice-voorzitter betreft*). Functie (indien elders werkzaam*) Nevenfuncties (inclusief maatschappelijke nevenfuncties*) NB Dit is verplicht op grond van artikel 36 lid 2 Woningwet 2015

Heeft u aankomende mutaties en gaat u werven? Overweeg een overlappende periode zodat een goede overdracht is geborgd. Mogelijk kunt tijdelijk een extra commissaris tewerkstellen (indien de statuten dit toelaten). Anders kan een nieuw geworven, aankomend commissaris als toehoorder meedraaien.

* Ook start en/of einddatum vermelden indien mutatie tussen 1 januari verslagjaar en dagtekening Verslag van de RvC. ** Peildatum = dagtekening Verslag van de RvC

Governancecode 2015 Uit: ‘Naleving, monitoring en handhaving’ Aedes en de VTW monitoren de naleving van vier specifieke bepalingen van de Governancecode, te

weten: … de zittingstermijn van commissarissen…

Voorbeeldtekst De volgende tabel bevat de gegevens die u voor ieder RvC-lid kunt weergeven: Mevr. Drs. J.A.C. (Jeanine) Bos Persoonlijke gegevens Geboortejaar 1964

Benoeming Aanvang 1e termijn 18 maart 2010 Aanvang 2e termijn 11 maart 2014 Einde huidige termijn Maart 2018 Herbenoembaar Nee

Functie Manager … Overige nevenfuncties Voorzitter RvC [A] miv. 3 april Lid RvC [A] tot 3 april Lid [B] miv. 30 september Lid [C] Lid [D] tot 6 juli Lid [E] miv. 2 februari 2016 Educatie PE-punten in verslagjaar

Gegevens mbt RvC [woningcorporatie]

6

Rol Voorzitter Vicevoorzitter Lid remuneratiecommissie Voorzitter strategiecommissie Profiel Deskundigheid

miv. 17 juni tot 17 juni

van 20 mei tot 12 december

Vastgoed &Woningmarkt


Zayaz (2014, p48)

Met het oog op de continuïteit van het toezicht heeft de Raad tijdelijk uit zes commissarissen bestaan. De vacature die eind 2014 zou ontstaan vanuit het rooster van aftreden is al sinds 1 oktober 2013 ingevuld vanuit het oogpunt van continuïteit en daarmee kwaliteit. Per 31-12-2014 is mevrouw [naam] afgetreden als commissaris. Daarmee bestaat de Raad vanaf 2015 weer uit vijf commissarissen.

6.1.4. Stagiaires

Heeft u stagiaires van de leergang Aankomend commissarissen gehad in uw raad? Maak hiervan melding.


Woonpunt (2014, p138)

Gedurende het hele jaar 2014 heeft [naam], in het kader van haar opleiding tot commissaris via de Vereniging Toezichthouders Woningcorporaties, stage gelopen bij de raad.


In 2014 heeft een deelnemer van de leergang aankomend commissarissen van de VTW stage gelopen bij de RvC van Mitros. Zij heeft zowel de reguliere vergaderingen als de overleggen van de auditcommissie Financiën bijgewoond.

Ymere (2013)

Van [begindatum] tot [einddatum] heeft de heer [naam] stage gelopen als commissaris. Deze stage komt voort uit een initiatief van de Vereniging Toezichthouders Woningcorporaties (VTW) om (kandidaat)commissarissen zo goed mogelijk voor te bereiden op hun werkzaamheden. Hij heeft zijn ervaringen in die periode op schrift gesteld. De Raad van Commissarissen vindt het een waardevol stuk. Onderdelen hiervan zijn bruikbaar voor de zelfevaluatie van de Raad van Commissarissen en ook biedt het goede aanknopingspunten voor een gesprek over rolopvatting.

6.1.5. Conclusie samenstelling

Neem een concluderende visie op omtrent de samenstelling van de RvC.

Ook al zijn alle profielen en reglementen op orde: dekt de deskundigheid en ervaring van de aanwezige commissarissen volgens u de opgave? Ook als vijf jaar vooruit wordt gekeken? Bent u als raad goed samengesteld voor wat betreft diversiteit? Heeft u een goed team?


Ymere (2013, p21)

De Raad van Commissarissen is van oordeel dat de raad voldoende divers is samengesteld wat deskundigheid en competenties betreft. De samenstelling en deskundigheid van de raad sluiten aan bij de beschrijving daarvan in de profielschets van de Raad van Commissarissen.

6.2. Functioneren

6.2.1. Integriteit en onafhankelijkheid

Verklaar dat u integer en onafhankelijk handelt. Beschrijf hoe u dit borgt en toetst.

Governancecode 2015 Bepaling 3.25 (‘pas toe’ verplicht) De woningcorporatie verstrekt commissarissen onder geen beding persoonlijke leningen, financiële garanties of andere financiële voordelen die niet vallen onder het beloningsbeleid. Commissarissen mogen voorts onder geen voorwaarde activiteiten ontplooien die in concurrentie treden met de woningcorporatie, schenkingen aannemen van de corporatie en haar relaties, of derden op kosten van de woningcorporatie voordelen verschaffen. Commissarissen verrichten buiten hetgeen volgt uit hun functie als toezichthouder geen werkzaamheden voor de corporatie. Deze eisen worden voorzien van normen vastgelegd in de interne gedrags- of integriteitscode. Als beginsel geldt dat ook de schijn moet worden vermeden. Bepaling 3.26 (‘pas toe’ of ‘leg uit’) Commissarissen melden een (mogelijk) tegenstrijdig belang direct aan de voorzitter van de RvC en aan de overige leden van de raad. Daarbij geeft de commissaris inzicht in alle relevante informatie… Bepaling 5.7 (‘pas toe’ of ‘leg uit’) Naast de harde sturings- en beheersmaatregelen zoals bedoeld in 5.5, besteden bestuur en RvC, ieder vanuit hun eigen rol, aandacht aan soft controls: gedragsbeïnvloeding, ondersteund door voorbeeldgedrag, dat appelleert aan het persoonlijk handelen van alle betrokkenen, en waarvan een invloed uitgaat op waarden en normen (zoals integriteit, loyaliteit, motivatie). Hoewel minder meetbaar kan daarmee een belangrijke bijdrage worden geleverd aan het beheersen van risico’s. Bepaling 3.27 (‘pas toe’ of ‘leg uit’) Iedere commissaris moet onafhankelijk en kritisch bij kunnen dragen aan het toezicht van de RvC. De RvC stelt van iedere commissaris vast of hij/zij onafhankelijk toezicht kan houden en meldt dat in het jaarlijks Verslag van de RvC. Daarbij neemt de raad de bepalingen als genoemd in de Herzieningswet in acht.

Voorbeeldtekst Ieder RvC-lid dient te handelen volgens de integriteitsverklaring die hij/zij heeft ondertekend. Door deze ondertekening geeft een commissaris aan dat hij of zij zich in het verleden, het heden en in de toekomst integer en in overeenstemming met de hiertoe opgestelde weten regelgeving en bedrijfsregels heeft en zal gedragen. Bij de benoeming van nieuwe commissarissen hanteert de Raad van Commissarissen een zogeheten integriteitscheck. Commissarissen melden een (mogelijk) tegenstrijdig belang direct aan de voorzitter van de RvC en aan de overige leden van de raad. In het verslagjaar … [toelichting] De Raad is zodanig samengesteld dat de leden ten opzichte van elkaar, de directie en welk deelbelang dan ook onafhankelijk en kritisch kunnen functioneren en hun taak naar behoren kunnen vervullen. De leden van de Raad hebben geen nevenfuncties die tegenstrijdig zijn aan het belang van [woningcorporatie]. Met andere woorden: er is een waarborg dat de leden van de Raad op onafhankelijke wijze tot hun oordeel kunnen komen. Voor meer informatie verwijzen we u naar de website, rubriek ‘Governance’ [link invoegen]. U vindt hier onder andere de integriteitsverklaring, [verwijzing naar relevante stukken].



Op advies van de commissie is een meerjarig contract afgesloten met een extern bureau om de screening van toekomstige kandidaten voor het RvC-lidmaatschap uit te voeren. Deze integriteitscreening is een vast onderdeel geworden van de wervingsprocedure.

Ymere (2014, p27)

De leden van de Raad van Commissarissen hebben allen een integriteitsverklaring Raad van Commissarissen ondertekend. Door deze ondertekening geeft een commissaris aan dat hij of zij zich in het verleden, het heden en in de toekomst integer en in overeenstemming met weten regelgeving en bedrijfsregels heeft en zal gedragen. Bij de benoeming van nieuwe commissarissen hanteert de Raad van Commissarissen een zogeheten integriteitscheck.


Conform de in de Governancecode Woningcorporaties aangeduide criteria (bepalingen III 2.2) zijn de leden van de Raad onafhankelijk. De Raad is zodanig samengesteld dat de leden ten opzichte van elkaar, de directie en welk deelbelang dan ook onafhankelijk en kritisch kunnen functioneren en hun taak naar behoren kunnen vervullen. De leden van de Raad hebben geen nevenfuncties die tegenstrijdig zijn aan het belang van Mitros. Met andere woorden: er is een waarborg dat de leden van de Raad op onafhankelijke wijze tot hun oordeel kunnen komen. Commissarissen melden nieuwe (neven)functies en bespreken die in de Raad. De RvC concludeert dat alle leden in het verslagjaar aan deze criteria hebben voldaan en onafhankelijk hun taak hebben uitgeoefend. Voorts wordt bij de aanvaarding van nieuwe nevenfuncties aan de hand van de Wet Bestuur en Toezicht bepaald of de commissarissen zich houden aan het wettelijke toegestane aantal commissariaten. …

In het verslagjaar is er tweemaal een situatie geweest waarin de mogelijkheid van tegenstrijdige belangen ter sprake is geweest. In beide gevallen ging het om het besluitvormingsproces rondom verkooptransacties. Bij de eerste verkooptransactie kwam aan de orde dat de voorzitter van de RvC Mitros, mevrouw [naam], tevens zitting heeft in de RvC van [tegenpartij A], de beoogde koper. Er is contact geweest tussen de directie en de voorzitter over de vraag of hier sprake zou kunnen zijn een tegenstrijdig belang. In het tweede geval werd tijdens de uitwerking van de koopovereenkomst duidelijk dat gedurende het verkooptraject de heer [naam] was aangetreden tot de RvC en tevens werkzaam is bij [dochtermaatschappij 1] welke net als de beoogd koper [dochtermaatschappij 2] onderdeel uitmaakt van het moederconcern [moedermaatschappij B]. Deze constateringen waren aanleiding om compliance-toetsen uit te voeren en daaruit is gebleken dat in beide gevallen geen sprake was van een belangenverstrengeling; dat alle bestaande regelingen zijn nageleefd en dat de betrokkenen zorgvuldig en integer hebben gehandeld. Echter, om alle schijn van tegenstrijdige belangen te voorkomen is besloten om de RvC te betrekken bij de formele besluitvorming (hoewel dit conform de regelingen niet nodig zou zijn geweest) en heeft de besluitvorming buiten de aanwezigheid van de betrokken leden plaatsgevonden. Ook hebben zij de documenten over de voorstellen niet ontvangen. De geschetste processen zijn zowel met de afdeling compliance van [Tegenpartij A] als van [Moedermaatschappij B] afgestemd. …De RvC heeft de evaluatie van het integriteitsbeleid met de directie besproken. Geconcludeerd is dat het management een cruciale rol speelt in het bespreken van integriteitskwesties met de medewerkers.

Ymere (2014)

De Raad van Commissarissen is van oordeel dat elke commissaris zijn/haar functie in 2014 onafhankelijk heeft uitgeoefend. Dit komt onder meer tot uitdrukking in het feit dat alle commissarissen voldoen aan de onafhankelijkheidscriteria zoals omschreven in de Governancecode Woningcorporaties. Mogelijke strijdige belangen worden door leden van de Raad van Commissarissen gemeld in de plenaire vergaderingen. De bestuurders melden mogelijke tegenstrijdige belangen bij de voorzitter van de Raad van Commissarissen. In het verslagjaar deden zich bij de besluitvorming door de Raad van Commissarissen geen onverenigbaarheden voor. Er zijn geen transacties geweest waarbij sprake was van een tegenstrijdig belang.

De Key (2014, p11)

INTEGRITEIT EN ONAFHANKELIJKHEID Volgens de RvC voldoen de leden aan de criteria voor onafhankelijkheid. Enkele commissarissen kunnen door hun beroep of nevenfuncties te maken hebben met belangenverstrengeling in de zin van de Aedescode. Als dat nodig is, kunnen zij gebruikmaken van hun verschoningsrecht; dan onthouden ze zich van een mening of stemming. In 2014 is dit twee keer gebeurd.

6.2.2. Aanspreekbaarheid

Verklaar dat u aanspreekbaar bent. Organiseer dat mensen u kunnen vinden en bereiken indien hiertoe de behoefte bestaat.

Governancecode 2015 Principe 2 Het bestuur is aanspreekbaar op en legt verantwoording af over de maatschappelijke en financiële prestaties van de woningcorporatie als geheel, alsmede over de strategische keuzes die zijn gemaakt. De RvC is aanspreekbaar op en legt verantwoording af over het gehouden toezicht. Bepaling 3.11 (‘pas toe’ verplicht) De RvC is aanspreekbaar op zijn functioneren…

Voorbeeldtekst De RvC hecht grote waarde aan zijn aanspreekbaarheid. Eenieder is uitgenodigd zich tot de RvC te wenden als daartoe aanleiding is. De contactgegevens van de RvC staan op de website van de corporatie.


Stadgenoot (2014, 107)

Eenieder is uitgenodigd zich tot de RvC te wenden als daartoe aanleiding is. De cultuur binnen Stadgenoot is open en alles kan aan de orde komen.

6.2.3. Meldingsplicht

Verifieer wat de ‘brede meldingsplicht’ richting de Autoriteit woningcorporaties voor uw corporatie en voor uw RvC betekent. Indien u als RvC verplicht bent melding te doen aan de Autoriteit woningcorporaties en u heeft dit gedaan, neem dat dan op in het jaarverslag.

Nader bekeken Brede meldplicht raden van toezicht (Besluit toegelaten instellingen volkshuisvesting art.29 Voor raden van toezicht van toegelaten instellingen geldt op basis van de nieuwe regelgeving een brede meldingsplicht. Bij financiële problemen, dreigende sanering, het ontbreken van financiële middelen voor het voortzetten van verbindingen, twijfel over de integriteit bij beleid of beheer bij de corporatie, rechtmatigheidkwesties of bijvoorbeeld het niet halen van de toewijzingsnormen, dienen de raden van toezicht dit onverwijld te melden aan de Autoriteit woningcorporaties. Dit kan via een speciaal meldformulier ‘ongewone omstandigheden’ op de website van de Autoriteit woningcorporaties onder ‘meldingen en vragen/ongewone omstandigheden’.

Zie verder Meldingen ongewone omstandigheden

6.2.4. Informatievoorziening

Beschrijf de informatievoorziening aan de raad. Laat zien dat u zich breed informeert en hierbij niet alleen afhankelijk bent van het bestuur. Beschrijf hoe u uw ‘informatiehaalplicht’ invult.

Governancecode 2015 Bepaling 3.24 (‘pas toe’ of ‘leg uit’) De RvC en de afzonderlijk commissarissen hebben een eigen verantwoordelijkheid (zogenaamde ‘informatiehaalplicht’) om ervoor te zorgen dat zij beschikken over relevante informatie van bestuur, externe accountant en/of derden (zoals het management, adviseurs, de interne auditor of controller of de externe toezichthouder). Indien nodig kan de RvC informatie inwinnen bij functionarissen en externe adviseurs van de woningcorporatie. Het bestuur wordt daarvan vooraf op de hoogte gesteld en kan daar desgewenst bij helpen. Ook kan de RvC aan bepaalde functionarissen en externe adviseurs vragen bij vergaderingen van de RvC aanwezig te zijn. Bepaling 5.5 (‘pas toe’ verplicht) Het bestuur verschaft de RvC alle relevante informatie ten behoeve van (het toezicht op) de risicobeheersing. Hieronder kan worden verstaan:

Risicoanalyses van de operationele en financiële doelstellingen;

Handleidingen en procedures voor het opstellen van de financiële verslaggeving; Periodieke monitoring en rapportages waarmee al gedurende een jaar inzicht wordt gegeven in de (financiële) prestaties van de corporatie; Criteria die worden gehanteerd bij het aangaan en beëindigen van contracten en/of samenwerkingsverbanden met derden; Criteria die worden gehanteerd bij het doen van (des)investeringen in vastgoed; Vergelijkende benchmarks (waaronder in ieder geval de Aedes-benchmark). Hierbij worden de prestaties van de corporatie vergeleken met die van andere corporaties; Inzicht in en toezicht op de soft controls; dit zijn gedragsbeïnvloedende omstandigheden op het persoonlijk functioneren van medewerkers.

Voorbeeldtekst De RvC heeft een informatieprotocol opgesteld waarmee afspraken met het bestuur zijn gemaakt over de informatievoorziening. De Raad van Commissarissen ziet erop toe dat de ontvangen informatie de relevante aspecten laat zien op financieel, volkshuisvestelijk, maatschappelijk en organisatorisch gebied, en op het gebied van de dienstverlening aan de klanten van [corporatie]. Om zijn taken goed te kunnen vervullen heeft de Raad zich in het verslagjaar regelmatig mondeling en schriftelijk door de directie laten informeren over de volgende specifieke onderwerpen: [] De Raad laat zich ook informeren door relevante stakeholders binnen en buiten de organisatie. De RvC zorgt er ook voor dat zelfstandig informatie wordt ingewonnen over de gang van zaken bij [corporatie]. Zo zijn er gesprekken met de directieleden, de ondernemingsraad, de huurdersorganisatie, de maatschappijraad en de accountant. De RvC ervaart de contacten met de huurderorganisatie en de OR als zeer belangrijk omdat daarmee vanuit verschillende perspectieven informatie wordt verkregen over het functioneren van [corporatie]. De RvC is van oordeel dat de planning- en controlcyclus van [corporatie] goed functioneert en toereikende informatie genereert voor de toezichthoudende taak van de commissarissen. De specifieke doelen die de organisatie zich in een jaar stelt, worden in goed meetbare prestatieindicatoren gedefinieerd en er wordt bijgestuurd als daar aanleiding toe is. Verandering van omgeving – zoals wijziging van wetgeving – wordt systematisch bijgehouden en de implementatie van veranderingen wordt beheerst.

Nader bekeken* In een informatieprotocol maakt de raad afspraken met het bestuur over de informatievoorziening. Om proactief en professioneel toezicht te kunnen houden heeft een raad strategische informatie nodig. Die krijgt hij in eerste instantie van het bestuur. Daar is niets mis mee en de verstrekking daarvan gebeurt meestal op correcte wijze. Het punt is dat de raad onafhankelijk toezicht moet houden. Hij moet dus ook de informatie van het bestuur kunnen toetsen op juistheid en volledigheid. En als de risico’s voor een organisatie toenemen, dan heeft de raad zelfs de plicht om zelf informatie te vergaren. Dat hebben de politiek en de rechtspraak inmiddels voldoende duidelijk gemaakt en is nu ook opgenomen in de nieuwe governancecode, in bepaling 3.24. * Gedeelte uit ‘Vijf tips voor het opstellen van een toezichtvisie en toezichtkader’ © 2014, Instituut voor Governance &

Leiderschap


Ymere (2014, p26)

De Raad van Commissarissen baseert zijn oordeel mede op informatie van de Directieraad (onder andere via de maandrapportages, de tertiaal- of viermaandsrapportages en andere periodieke rapportages), de accountant, het Centraal Fonds Volkshuisvesting, het Waarborgfonds Sociale Woningbouw, het ministerie van BZK, de gemeenten en de pers. Daarnaast vormen de gesprekken van de Raad van Commissarissen met de huurdersorganisaties en de Ondernemingsraad een basis voor de beoordeling van de statutaire directie. De Raad van Commissarissen ziet erop toe dat de ontvangen informatie de relevante aspecten laat zien op financieel, volkshuisvestelijk, maatschappelijk en organisatorisch gebied, en op het gebied van de dienstverlening aan de klanten van Ymere. De Raad van Commissarissen ontvangt via de tertiaalrapportages informatie over onder meer: externe ontwikkelingen; financiële resultaten; successen en aandachtspunten; kwantitatieve en kwalitatieve ontwikkelingen ten aanzien van de Ymere-ambities Goede woningen en diensten op maat, Woongenot in leefbare wijken, Keuzevrijheid en wooncarrières; Talentontwikkeling en sociale stijging en Ontwikkelkracht voor sociaal duurzame wijken; ontwikkeling van de klanttevredenheid; financierbaarheid en efficiency; ontwikkeling van enkele kerncijfers.

Mitros (2014 online)

Om de toezichthoudende taak goed te kunnen vervullen heeft de Raad zich regelmatig mondeling en schriftelijk door de directie laten informeren over de maatschappelijke prestaties en de financiële resultaten in relatie tot de beoogde doelen, relevante externe ontwikkelingen en de wensen en behoeften van belanghebbenden. De Raad laat zich ook informeren door relevante stakeholders binnen en buiten de organisatie. … De RvC ervaart de contacten met de huurderorganisatie en de OR als zeer belangrijk omdat daarmee vanuit verschillende perspectieven informatie wordt verkregen over het functioneren van Mitros. … Tevens halen de leden van de Raad zelf informatie op, onder andere bij de VTW (Vereniging van Toezichthouders in Woningcorporaties) en Aedes, bij diverse sector-gerelateerde bijeenkomsten en bij eigen netwerkcontacten.

Woonpunt (2014, 98)

…Stukken voor elke vergadering worden een week voorafgaande aan de vergadering ter beschikking gesteld van de leden. De besluitenlijst wordt, na vaststelling, ter informatie beschikbaar gesteld aan de ondernemingsraad en aan het managementteam…

Stadgenoot (2014, 107)

De RvC zorgt er ook voor dat zelfstandig informatie wordt ingewonnen over de gang van zaken bij

Stadgenoot. Zo zijn er gesprekken met de directieleden, de ondernemingsraad, de huurdersorganisatie, de Maatschappijraad en de accountant. Eenieder is uitgenodigd zich tot de RvC te wenden als daartoe aanleiding is. De cultuur binnen Stadgenoot is open en alles kan aan de orde komen.

6.2.5. Introductieprogramma

Heeft u nieuwe commissarissen gekregen in uw raad? Beschrijf het introductieprogramma voor commissarissen. Vermeld wie dit programma wanneer dit heeft doorlopen.

Governancecode 2015 Uit bepaling 1.2 (‘pas toe’ of ‘leg uit’) …Het aspect ‘voorbeeldfunctie’ is een belangrijk onderdeel van het introductieprogramma voor nieuwe bestuurders en commissarissen… Bepaling 3.21 (‘pas toe’ of ‘leg uit’) Alle commissarissen volgen na benoeming een introductieprogramma waarin de relevante aspecten van de functie aan bod komen. Daarbij wordt gedacht aan de volgende zaken:

De verantwoordelijkheden van een commissaris De risico’s die zijn verbonden aan het werk als commissaris; Algemene financiële en juridische zaken; De financiële verslaggeving; Kennis over volkshuisvesting; Opleiding en educatie; De Governancecode en de naleving daarvan.

Voorbeeldtekst In [maand] heeft [naam] een introductieprogramma doorlopen, waarin zij onder andere heeft kennisgemaakt met het management, diverse medewerkers en huurders van [woningcorporatie]. In het programma kwamen de volgende zaken aan bod: [beschrijving]. [naam] kijkt terug op een interessante week en dankt de betrokkenen. Met name met betrekking tot [onderwerp] heeft zij, dankzij de afdelingsbezoeken, een beter zicht gekregen op de actuele stand van zaken.


Woonpunt (2014, p138)

In juni 2014 hebben [naam] en [naam] een introductieprogramma doorlopen.

6.2.6. Excursiedagen

Vermeld excursiedagen, projecten bedrijfsbezoeken, indien deze hebben plaatsgehad.


Ymere (2014, p19)

Tijdens de excursiedag in augustus bezocht de Raad van Commissarissen projecten rond renovatie, bewonersparticipatie (zowel bij renovatieprojecten als bij projecten van bijvoorbeeld de Betere Buurtprijs), de kwaliteit van de openbare ruimte (onder andere de ontmoetingsplek van de 21e eeuw) en leefbaarheid (onder andere een Buurtbeheerbedrijf). De Raad vond de excursie waardevol en inspirerend.


Onder de titel ‘Er is meer tussen slopen en onderhouden’ heeft de Raad van Commissarissen op 28 november 2014 een aantal complexen van Haag Wonen bezocht. In het wooncomplex [naam1] lichtten actieve bewoners toe hoe zij samen met het wijkteam van Haag Wonen zorgen voor plezierig wonen in het complex en in de wijk. Bij het complex [naam2] kreeg de raad uitleg hoe Haag Wonen de uitvoering van het planmatig onderhoud heeft gecombineerd met het treffen van duurzaamheidsmaatregelen. Tot slot heeft de raad het net opgeleverde nieuwbouwproject [naam3] bezocht.

6.2.7. Lidmaatschappen

Vermeld uw lidmaatschappen.


Ymere (2014, p26)

De leden van de Raad van Commissarissen zijn lid van de Vereniging Toezichthouders Woningcorporaties (VTW). Ze ontvangen diverse vaktijdschriften en brochures. De leden worden daarnaast in de gelegenheid gesteld om opleidingen te volgen.

6.2.8. Zelfevaluatie

De RvC bespreekt ten minste één keer per jaar het eigen functioneren (in termen van effectiviteit) en dat van individuele leden van de RvC. Eens per twee jaar doet de RvC dat onder onafhankelijke, externe begeleiding. Beschrijf het proces van de zelfevaluatie, de bevindingen en de eventuele naar aanleiding hiervan genomen maatregelen.

Bent u tevreden over uw toezicht? Is er voldoende afstand van de RvC ten opzichte van de bestuurder en toch voldoende zicht op de corporatie? Werkt u goed samen als team? Dergelijke zaken komen bij een zelfevaluatie aan bod.

Governancecode 2015 Principe 3 Het vervullen van de maatschappelijke opdracht van woningcorporaties vraagt om deskundige bestuurders en toezichthouders, die permanent investeren in hun kennis en kunde. Daartoe moeten bestuur en RvC zodanig zijn samengesteld dat leden elkaar aanvullen en scherp houden. Bepaling 3.12 (‘pas toe’ verplicht) De RvC en zijn leden zijn geschikt voor hun taak volgens de vigerende geschiktheidsnorm. De RvC is zelf verantwoordelijk voor het goed uitoefenen van zijn taken en verantwoordelijkheden en moet zorgen voor voldoende tegenwicht (‘countervailing power’) binnen de RvC als ook tussen RvC en bestuur. Bepaling 3.23 (‘pas toe’ verplicht) De RvC bespreekt ten minste één keer per jaar het eigen functioneren (in termen van effectiviteit) en dat van individuele leden van de RvC. Eens per twee jaar doet de RvC dat onder onafhankelijke, externe begeleiding. Waar nodig worden afspraken gemaakt met betrekking tot het functioneren van (leden van) de raad. Ook de onderlinge samenwerking in de RvC en relatie tot het bestuur is onderwerp van de evaluatie.

Nader bekeken Herzieningswet

Artikel 30 lid 11 sub b schrijft voor dat de corporatie de procedure en frequentie moet vastleggen in de statuten. Jaarlijkse commissarissen-benchmarkonderzoek Aan het jaarlijkse commissarissen-benchmarkonderzoek van Aalt Klaassen en Herbert Rijken, editie 2014/2015 (hoofdsponsor: Grant Thornton, co-sponsor Board in Balance) namen 216 commissarissen en 5 secretarissen van RvC’s deel. Uit het onderzoek blijkt dat de evaluatie van de RvC niet meer ter discussie staat. De meeste instemming is er op de volgende aspecten van het onderzoek: de RvC als collectief te evalueren, het functioneren van de RvC als team te evalueren en het hanteren van duidelijke criteria. Maar ook het jaarlijks evalueren in plaats van tweejaarlijks, het vooraf invullen van een vragenlijst, het werken met zelfevaluatie en het beoordelen van de afzonderlijke leden mag op instemming rekenen.

Zie verder Evaluatie van de raad van commissarissen en zijn leden (2011, 2e herziene druk) Commissarissenbenchmarkonderzoek, Aalt Klaassen en Herbert Rijken


Ymere 2014, p23

Jaarlijks wordt uitgebreid aandacht besteed aan de evaluatie van de Raad van Commissarissen en het functioneren van de individuele leden. Deze zelfevaluatie over 2013, bestaande uit een digitale vragenlijst, input vanuit de statutaire directie en de bespreking van beide, vond plaats op 18 februari 2014. Enkele aandachtspunten waren: de betrokkenheid van de Raad bij stakeholders (wisselende commissarissen bij de overleggen met de Ondernemingsraad en de Samenwerkende Huurdersorganisatie Ymere (SHY), stakeholdersanalyse); de wens om sociaal-maatschappelijke trends en thema’s van buiten naar binnen te halen; de sparringrol en (team)ontwikkeling van de Raad van Commissarissen (ook in het kader van permanente educatie); het themagewijs kennismaken met niet-statutaire directeuren uit de Directieraad. Eind 2014 werd, met begeleiding van een externe deskundige, een start gemaakt met de zelfevaluatie over 2014.

6.2.9. Permanente educatie

Vermeld het aantal behaalde PE-punten van alle RvC-leden individueel.

Verklaar dat iedereen heeft voldaan aan het Reglement Permanent Educatie van de VTW. Zie er op toe dat de bestuurders de door hun behaalde PE-punten vermelden in het jaarverslag.

Governancecode 2015 Bepaling 1.8 (‘pas toe’ verplicht) Leden van bestuur en RvC blijven hun kennis ontwikkelen door middel van trainingen en cursussen. Daarbij wordt aandacht besteed aan gewenst gedrag. De afgesproken Permanente Educatiesystematiek is hierop van toepassing (Aedes heeft dit vastgelegd in een Reglement Permanent Educatie en de VTW in een notitie PE-systeem commissarissen). In het jaarverslag worden in het verslagjaar behaalde PE-punten van bestuur en RvC vermeld. Uit: ‘Naleving, monitoring en handhaving’ Aedes en de VTW monitoren de naleving van vier specifieke bepalingen van de Governancecode, te weten: …het voldoen aan de eisen (behaalde punten) van de permanente educatie. Principe 3 Het vervullen van de maatschappelijke opdracht van woningcorporaties vraagt om deskundige bestuurders en toezichthouders, die permanent investeren in hun kennis en kunde…

Nader bekeken In de jaren 2015 en 2016 samen moet u minimaal 10 PE-punten behalen Bent u na januari 2015 tot commissaris benoemd dan wordt het minimum aantal PE-punten naar rato vastgesteld. Zie de regeling op de website van de VTW. Voor PE-activiteiten die u vindt onder het PE-aanbod op de VTW-website geldt, dat deze voldoen aan de voorwaarden voor toekenning van PE-punten. Registreer uw PE-punten op de website van VTW.

Zie verder http://www.vtw.nl/permanente-educatie-commissarissen

6.3. Bezoldiging

Geef een samenvatting van het bezoldigingsbeleid voor de Raad van Commissarissen. Verwijs naar de website voor het volledige beleid. Noem de bindende beroepsregel van VTW en –indien van toepassing– het feit dat de raad de hierin genoemde uitgangspunten van soberheid en doelmatigheid onderschrijft. Geef ook de grondslag weer om tot de bezoldiging(sklasse) te komen.

Governancecode 2015 Bepaling 3.15 (‘pas toe’ verplicht) De honorering van commissarissen valt binnen de vigerende wettelijke kaders en wordt in het jaarverslag vermeld en op de website van de woningcorporatie gepubliceerd.

Nader bekeken Substantiële matiging in de bezoldiging van toezichthouders in de corporatiesector De Algemene Ledenvergadering van de VTW heeft op 20 april 2015 een bindende beroepsregel vastgesteld voor een substantiële matiging in de bezoldiging van toezichthouders in de corporatiesector. De beroepsregel houdt rekening met de intentie van de WNT 2 om toezichthouders substantieel beter te belonen, omdat toezichthouden steeds professioneler wordt en de laatste jaren steeds meer tijd vergt, de risico’s groter zijn geworden en de eisen zijn veel strenger zijn geworden. Toch hanteert de beroepsregel een substantieel lager bezoldigingsniveau dan de WNT 2. De WNT 2 is op 1 januari 2015 ingegaan. Hierin wordt het percentage voor de bezoldiging van leden van een RvC/RvT verhoogd naar 10% en voor voorzitters van een RvC/RvT naar 15%. De wet geeft dus ruimte aan toezichthouders in de gehele semipublieke sector om hun bezoldiging met 100% te verhogen. De percentages bedroegen eerst immers 5% en 7,5%. De beroepsregel hanteert een lager bezoldigingsniveau dan de WNT 2. In de praktijk betekent dat een stijging (in percentage) van maximaal 7,7% (in plaats van 10%) voor RvC-leden en van maximaal 11,55% (in plaats van 15%) voor RvC-voorzitters.

VTW leden van een RvC/RvT die nog geen afspraken hebben gemaakt over de bezoldiging in 2015 zijn verplicht zich te houden aan deze maximale percentages van bij het vaststellen van de bezoldiging. Voor de VTW leden van een RvC/RvT die hun bezoldiging voor 2015 hebben vastgesteld vóór 20 april

2015 zijn er twee opties: Is de stijging binnen de normen van de beroepsregel, dan verandert er niets; Is de stijging buiten de normen van de beroepsregel, dan doet het bestuur een klemmend beroep op deze RvC’s een nieuw besluit te nemen en de bezoldiging aan te passen aan de beroepsregel.

Enkele aandachtspunten uit de Bindende VTW- beroepsregel Bezoldiging commissarissen 2015 en 2016 : Professionele commissarissen en een professioneel functionerende RvC zijn basisvoorwaarden (noot: met professioneel wordt bedoeld: ‘goed en vakkundig’ en niet ‘met het genoemde als beroep’); Uit artikel 4: …De bezoldigingsmaxima in de Regeling zijn gekoppeld aan de zwaarte van de functie van de RvC, die verband houdt met de zwaarte van de corporatie. Hierbij gaat het vooral om de omvang van de corporatie (aantal verhuureenheden dat de corporatie op de peildatum in eigendom of beheer heeft) en de complexiteit van de omgeving (aantal inwoners van de grootste gemeente waarin de corporatie op de peildatum minimaal 20% van haar verhuureenheden in eigendom of beheer heeft of, als de corporatie niet minimaal 20% van haar verhuureenheden in één gemeente in eigendom of beheer heeft, aantal inwoners van de gemeente waar zij het grootste deel van haar verhuureenheden in eigendom of beheer heeft). De zwaarte van de corporatie wordt uitgedrukt in bezoldigingsklassen. De zwaarte van corporaties in dezelfde bezoldigingsklasse kan verschillen (zie tabel 2, dit is de tabel op pagina 3 van de Regeling). De indeling in een bepaalde bezoldigingsklasse betekent dus niet zonder meer een bezoldiging tegen de hierbij behorende maximumnorm, maar vergt een zorgvuldige afweging van de RvC op basis van de zwaarte van de corporatie, de werkelijke werkbelasting van de RvC en de mate van professionalisering van de RvC. Uit Art 5: …Als de rol van vicevoorzitter zwaarder is ingevuld, namelijk als deze geacht wordt het werk van de voorzitter substantieel te verlichten en een deel van het werk van de voorzitter over te nemen, kan de RvC besluiten de vicevoorzitter een opslag toe te kennen. Hierbij dienen uiteraard de bezoldigingsmaxima van de WNT/Regeling in acht te worden genomen. Een toeslag voor de vicevoorzitter rechtvaardigt vervolgens geen bezoldiging van de voorzitter op het bezoldigingsmaximum. Art. 8: De bezoldiging is onafhankelijk van de prestaties van de corporatie. Dit is een voorwaarde om het onafhankelijk functioneren van de RvC te waarborgen. Art. 9: Als de commissaris btw in rekening moet brengen, dan komt deze voor rekening van de corporatie. Als de commissaris in aanmerking komen voor ontheffing of vermindering van btw mag dit niet ten gunste komen van de commissaris zelf. Art. 12: De corporatie vergoedt de onbelaste kosten die de individuele commissaris, uit hoofde van zijn/haar functie bij de betreffende corporatie, maakt. De vergoeding van gemaakte kosten kan de commissaris bij de corporatie declareren. Ten minste één keer per jaar ontvangt de voorzitter voor elke commissaris een overzicht van de declaraties die deze in dat betreffende jaar heeft ingediend en vormt zich een oordeel over de redelijkheid daarvan. De vicevoorzitter ontvangt het overzicht van de declaraties van de voorzitter en vormt zich daarover een oordeel.

BTW-plicht Als commissaris of toezichthouder bent u: in fictieve dienstbetrekking bij de corporatie (hoofdregel); werkzaam vanuit een eigen IB-onderneming of BV; of draagt u uw beloning af aan uw werkgever (doorbetaald loonregeling). In de VTW- beroepsregel Bezoldiging commissarissen 2015 en 2016 staat onder punt 9: ‘Als de commissaris btw in rekening moet brengen, dan komt deze voor rekening van de corporatie. Als de commissaris in aanmerking komen voor ontheffing of vermindering van btw mag dit niet ten gunste komen van de commissaris zelf.’

Hoe moet deze regel worden uitgelegd? Een belastingvermindering (kleineondernemersregeling) kan zich voordoen als de commissaris in een jaar minder dan € 1.883, maar meer dan € 1.345 aan btw moet afdragen. Dit is bij een totaal aan btw-plichtige inkomsten tot ongeveer € 9.000 per jaar. De VTW-beroepsregel bepaalt dat de vermindering van btw niet te gunste mag komen van de commissaris zelf. Dat geldt alleen als de btw-vermindering kan worden gerelateerd aan de ondernemersopbrengst van het corporatiecommissariaat. In de praktijk komt het vaak voor dat een commissaris meerdere ondernemersactiviteiten verricht. In dat geval is het onmogelijk vast te stellen welk deel van de btw-vermindering gerelateerd is aan de ondernemersopbrengst van het corporatiecommissariaat en geldt punt 9. van de VTW-beroepsregel niet.

Zie verder Bindende VTW- beroepsregel Bezoldiging commissarissen 2015 en 2016 Website VTW, Honorering – beroepsregel Website VTW, fiscale aspecten Website VTW, BZK komt in 2017 met de WNT-3 voor niet-topfunctionarissen

Voorbeeldtekst Bezoldiging Bij [woningcorporatie] bedraagt de bezoldiging over 2015 voor een RvC-lid € 12.000 en voor de RvCvoorzitter € 19.000. De bezoldiging van commissarissen bij [woningcorporatie] vindt plaats volgens de beroepsregel Bezoldiging commissarissen 2015 en 2016. Deze regeling van de VTW (de Vereniging van Toezichthouders in Woningcorporaties) is op 20 april 2015 door de Algemene ledenvergadering vastgesteld als een voor alle leden algemeen geldende en bindende beroepsregel. De RvC van [woningcorporatie] onderschrijft de uitgangspunten die in de beroepsregel worden gehanteerd, waaronder de gepaste terughoudendheid die een RvC van een woningcorporatie dient te betrachten bij het vaststellen van de hoogte van zijn eigen bezoldiging. Soberheid en doelmatigheid zijn gepast vanwege de publieke taak van de corporatie. De maximale bezoldiging die de beroepsregeling hanteert ligt daarom duidelijk onder de maximale bezoldiging die op basis van de wettelijke bepalingen van de WNT2 (Wet Normering Topinkomens 2) wordt voorgeschreven. De bezoldigingsmaxima in de beroepsregeling zijn gekoppeld aan de zwaarte van de functie van de RvC, die verband houdt met de zwaarte van de corporatie.

Grondslag bezoldiging Raad van Commissarissen

2015

2014

Aantal verhuureenheden 23.540

23.135 Aantal inwone rs gemee nte [naam] . (van de grootst e gemeen te waarin de corpora tie op de peildat um minima al 20% van haar verhuur eenhed en in eigendo m of beheer heeft of, als de corpora tie niet minima al 20% van haar verhuur eenhed en in één gemeen te in eigendo m of beheer heeft, aantal inwone rs van de gemeen te waar zij het grootst e deel van haar verhuur eenhed en in eigendo m of beheer heeft)

Bezoldigingsklasse

G

G

VTW-beroepsregel, maximale bezoldiging RvC-voorzitter RvC-lid

€ 19.289 € 12.859

– –

43.285

42.780

Bezoldiging conform bezoldigingsbeleid 2015 [corporatie] (excl. btw, indien van toepassing) RvC-voorzitter RvC-vicevoorzitter RvC-lid

€ 19.000 € 15.000 € 12.000

€ 19.000 € 12.000 € 12.000

De bezoldiging is onafhankelijk van de prestaties van de corporatie. Dit is een voorwaarde om het onafhankelijk functioneren van de RvC te waarborgen. Als de commissaris btw in rekening moet brengen, dan komt deze voor rekening van de corporatie. Als de commissaris in aanmerking komen voor ontheffing of vermindering van btw mag dit niet ten gunste komen van de commissaris zelf. Naast de bezoldiging stelt [corporatie] middelen ter beschikking voor activiteiten op het gebied van professionalisering en deskundigheidsbevordering (permanente educatie), evaluatie en onbelaste kosten die de individuele commissaris, uit hoofde van zijn/haar functie bij de betreffende corporatie, maakt. De corporatie voldoet ook de kosten voor de aansprakelijkheids- en rechtsbijstandsverzekering die zij heeft afgesloten voor de commissarissen in verband met het uitoefenen van de functie. Het bezoldingsbeleid is vastgesteld op [datum] en is gepubliceerd op de website van [woningcorporatie] [link invoegen]. De over 2015 aan commissarissen uitgekeerde bezoldiging is opgenomen in de jaarrekening op pagina [p].

Zie verder Bindende VTW- beroepsregel Bezoldiging commissarissen 2015 en 2016 Website VTW.nl, Honorering – beroepsregel



De Raad stelt de bezoldiging van de leden van de RvC vast. Deze is niet afhankelijk van de resultaten van de corporatie. De beloning van de commissarissen past binnen de Honoreringscode van de VTW en voldoet aan de Wet Normering bezoldiging Topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). De voorzitter en drie leden van de RvC zijn (her)benoemd voordat de WNT op 1 januari 2013 van kracht werd. Zij vallen onder het overgangsrecht. De overige drie leden zijn na 1 januari 2013 (her)benoemd. Zij werden gehonoreerd conform de WNT inclusief bijbehorende staffelregeling die per 1 januari 2014 van kracht werd. De honorering zag er in 2014 als volgt uit: Voorzitter RvC (benoemd voor 1 januari 2013): overgangsrecht, toeslag 40% conform Honoreringscode VTW € 15.280 (excl. BTW)

Leden benoemd voor 1 januari 2013: overgangsrecht, beloning conform Honoreringscode VTW € 10.915 (excl. BTW) Leden benoemd na 1 januari 2013: WNT inclusief staffelregeling minister Blok € 10.170 (excl. BTW) De periodieke indexering van de bezoldigingsmaxima heeft niet automatisch tot gevolg dat de honorering van individuele RvC-leden ook wordt geïndexeerd. De RvC bepaalt dit zelf en bij Mitros wordt deze periodieke verhoging gekoppeld aan die van de CAO Woondiensten van het voorafgaande jaar. De leden krijgen geen vaste onkostenvergoeding. Wel kunnen zij kosten in redelijkheid gemaakt in verband met hun functioneren, evenals reis- en verblijfskosten, declareren op basis van de Declaratierichtlijn RvC Mitros. Uitgaven t.b.v. Raad van Commissarissen Vergoedingen en onkosten (incl. BTW) € 108.375 (2013: € 102.842). De totale kosten RvC 2014 zijn circa 6000 euro hoger dan vorig jaar. Dit komt voornamelijk door de kosten van permanente educatie (PE).


… In 2014 zijn de vergoedingen van de voorzitter de heer [naam] en de leden de heer [naam], de heer [naam], mevrouw [naam] en de heer [naam] boven het maximum uitgekomen. Zij vallen echter onder de overgangsregeling. De bezoldiging voldoet derhalve aan de wettelijke regels. De overgangsregeling vervalt bij een herbenoeming of nieuwe aanstelling. Op basis van het rooster van aftreden zijn de heer [naam] en mevrouw [naam] herbenoemd in 2014. Op basis van de geldende norm voor 2014 heeft de herbenoeming van mevrouw [naam] tot gevolg dat zij over 2014 een te hoge vergoeding heeft ontvangen. Een bedrag van € 33,17 bruto wordt aangemerkt als onverschuldigde vergoeding en in 2015 gecorrigeerd.

6.4. Vergaderingen, overig

6.4.1. Vergader- en besluitenschema

Beschrijf het aantal vergaderingen dat u heeft gehad. Neem een tabel op met in chronologische volgorde: het type overleg, de besproken onderwerpen en de mededeling met betrekking tot inhoud, bijvoorbeeld de besluitvorming, de bespreking ter kennisname of anderszins.

Maak eventueel een bijlage bij het verslag van de RvC, waar u in deze paragraaf naar verwijst.

Voorbeeldtekst

De Raad vergaderde in het verslagjaar 9 keer met het bestuur. Voorafgaand aan 7 van deze vergaderingen vond een vooroverleg plaats, waaraan alleen de RvC-leden deelnamen.

Vergaderschema en –verantwoording 2015

Datum

Overleg

Onderwerp

Mededeling

15 januari

Reguliere vergadering

Investeringsvoorstel project [A]

Goedgekeurd

Compliance

Ter kennisname

21 januari

RvC-vergadering zonder Beoordeling bestuur directie 2015

Voorstel remuneratiecommissie goedgekeurd

Reguliere vergadering

Compliance

Ter kennisname. In aanwezigheid van Compliance officer

Automatisering 15-17

Investeringsvoorstel goedgekeurd

Investeringsbesluit [project]

Uitgangspunten investeringsbesluit goedgekeurd


Woonbedrijf (2014, p114)

Een aantal besluiten van de directie, zoals vastgelegd in de Statuten en het Investeringsstatuut is onderworpen aan de goedkeuring van de RvC. In 2014 heeft de directie 20 besluiten ter goedkeuring voorgelegd aan de RvC. Alle voorgelegde besluiten zijn door de RvC goedgekeurd. De aan de RvC ter goedkeuring voorgelegde directiebesluiten betroffen: – vaststelling jaarverslag en jaarrekening 2012 Stichting de Ketting; – vaststelling jaarverslag en jaarrekening 2013 Stichting de Ketting; – investeringsbesluit nieuwbouw Carolusdreef Valkenswaard; – vaststelling jaarverslag en jaarrekening 2013 Stichting Eurostaete; – vaststelling jaarverslag en jaarrekening 2013 Woonbedrijf Holding; – vaststelling jaarverslag en jaarrekening 2013 Stichting Woonbedrijf SWS.Hhvl; – afdelings- en implementatieplan bedrijfsondersteuning; – investeringsbesluit nieuwbouw SPACE-S;

– investeringsbesluit nieuwbouw Coriolanuspad; – investeringsbesluit renovatie fase 3 Philipsdorp; – investeringsbesluit nieuwbouw Weverstraat Nuenen; – investeringsbesluit nieuwbouw Nuenen-West; – investeringsbesluit renovatie Tivoli fase 3; – investeringsbesluit nieuwbouw Kemphaan Veldhoven; – investeringsbesluit vernieuwbouw Haagacker Valkenswaard; – investeringsbesluit nieuwbouw Kloosterpark Valkenswaard; – investeringsbesluit renovatie nieuwe d’Ekker Veldhoven; – investeringsbesluit nieuwbouw Berkenheuvel in Geldrop; – investeringsbesluit renovatie fase 4 Plataanbuurt; – vaststelling begroting 2015 en meerjarenperspectief 2015-2024; – vaststelling koersplan 2015-2018.

Ymere (2013, p20)

In 2014 kwam de Raad van Commissarissen (aantal) keer bijeen voor een formele vergadering. Naast deze vergaderingen waren er besprekingen in de verschillende commissies en vonden diverse andere bijeenkomsten plaats.


Voorafgaand aan elke reguliere vergadering heeft de RvC een uur ‘RvC-only’. Dat biedt de mogelijkheid aan de leden om ervaringen uit te wisselen en vast te stellen wat de belangrijke gesprekpunten zijn in de vergadering met de directie. In deze bijeenkomsten zijn tevens remuneratieaangelegenheden en actuele kwesties aan de orde geweest, zoals de prestatieafspraken met de directie, de parlementaire enquête, permanente educatie en de ontwikkelingen rondom de WNT. De uitkomsten van de RvC-only’s worden in de reguliere vergaderingen gedeeld. …De Remuneratiecommissie bereidt de werkgeverstaken van de RvC ten aanzien van de directie voor. Naast deze taken heeft deze commissie in 2014 het RvC-groepsprofiel definitief vormgegeven en een notitie Spelregels Permanente Educatie RvC opgesteld. Beide documenten zijn in de RvC-only vastgesteld.

Ymere (2014, p20)

De statutaire directie was aanwezig bij alle bijeenkomsten van de Raad van Commissarissen (met uitzondering van het onderdeel zelfevaluatie). Voorafgaand aan de vergaderingen houdt de Raad van Commissarissen een intern beraad.

6.4.2. Overleg met huurders(vertegenwoordiging)

Geef een toelichting op uw overleg met de huurdersvertegenwoordiging. Beschrijf hierbij de rol van de

voordrachtscommissarissen door huurders. Geef aan welk belang u hecht aan de dialoog.


Ymere (2014, p23-24)

Het contact met de Samenwerkende Huurdersorganisaties Ymere (SHY) verloopt in de regel via de commissarissen die op voordracht van de SHY zijn benoemd (informeel overleg, jaarvergadering, jubileumconferentie). In 2014 was er eenmaal een officieel overleg tussen de SHY en een delegatie van de Raad van Commissarissen, waarbij naast de voordrachtcommissarissen ook een van de andere commissarissen aanwezig was. De gespreksonderwerpen waren onder andere de legitimatie van de corporatie en het participatiebeleid in tijden van schaarste. De Raad van Commissarissen is van mening dat de betrokkenheid en inzet van de SHY hoog zijn. De SHY heeft aangegeven een overleg met de voltallige Raad op prijs te stellen. De Raad gaat hier graag op in. Om agendatechnische redenen vindt dit overleg begin 2015 plaats.


In het verslagjaar bezocht de Raad, samen met de directie en de OR, het [Project] waar een project Groot Onderhoud uitgevoerd wordt. Vertegenwoordigers van de bewonerscommissie vertelden over de specifieke problematiek en er werd een logeerwoning bezocht. Met de huurdersorganisatie HNM bezocht de RvC de wijk [wijknaam]. De voorzitter van de bewonerscommissie lichtte de Raad in over de bewonersbegeleiding tijdens de renovatie. Ook ondernam de Raad een fietsexcursie door Leidsche Rijn.

6.4.3. Overleg OR

Geef een toelichting op uw overleg met de Ondernemingsraad. Beschrijf hierbij de rol van de voordrachtscommissaris door de OR. Geef aan welk belang u hecht aan deze dialoog.


De Aliantie (2014, p45)

In 2014 heeft een afvaardiging van de Raad van Commissarissen driemaal overleg gevoerd met de ondernemingsraad (OR). In het overleg tussen OR en een afvaardiging van de Raad is gesproken over de volgende thema’s: Kennismaking tussen de Ondernemingsraad en de nieuwe voorzitter van de Raad van Commissarissen;

Organisatieontwikkeling (…) en de daarbij behorende reductie; Digitalisering van de diensterlening en vernieuwing van de informatisering en automatisering (…); Dispositie VvE [project]. De Raad is positief gestemd over de proactieve rol die de Ondernemingsraad heeft gevoerd ten aanzien van de interne organisatieverandering.

Ymere (2014, p24)

De voordrachtcommissaris en de voorzitter van de Raad van Commissarissen spraken in het voorjaar met de Ondernemingsraad. In het najaar vond het overleg plaats met de voordrachtcommissaris en een andere commissaris. Deze overleggen stonden in het teken van de algemene gang van zaken, de financiële continuïteit van Ymere, de relatie met de externe toezichthouders, de reorganisatie bij Ymere en externe politieke ontwikkelingen. De Raad van Commissarissen ervaart de sfeer en de betrokkenheid in de Ondernemingsraad als prettig. Het is volgens de Raad van Commissarissen ook goed dat de organisatie zich betrokken voelt bij de Ondernemingsraad. Dit blijkt bijvoorbeeld uit het feit dat zich maar liefst 27 medewerkers kandidaat stelden voor de 14 zetels in de nieuwe Ondernemingsraad en er dat bij de verkiezingen een opkomst van gemiddeld ruim 81% was.

6.4.4. Overleg met overige stakeholders

Beschrijf met welke andere stakeholders u overleg heeft gevoerd, in welk kader, en –indien mogelijk- met welk resultaat.

Governancecode 2015 Bepaling 4.7 (‘pas toe’ verplicht) De RvC oriënteert zich regelmatig over wat er onder de gemeenten, (vertegenwoordigers van) huurders en andere stakeholders leeft en legt aan die belanghebbenden periodiek verantwoording af over de wijze waarop de raad toezicht heeft gehouden. Bepaling 4.8 (‘pas toe’ verplicht) In het ondernemingsplan en het jaarverslag wordt aan bovenstaande … ruim aandacht besteed.



In maart van het boekjaar vond een bezoek van het WSW plaats. Behalve een wederzijdse kennismaking gaf het de Raad ook de mogelijkheid meer inzicht te krijgen in de (nieuwe) beoordelingssystematiek van het WSW. In het voorjaar van 2014 heeft een delegatie van de Raad samen met de directie een gesprek gevoerd met het CFV. Naast het bespreken van de voortgang van het herstelplan (n.a.v. de onder verscherpt toezichtstelling eind 2013) is er ook gesproken over hoe de RvC en het CFV elkaar in het toezicht kunnen versterken.

Ymere (2014, p24)

De Raad van Commissarissen heeft zich door de directie van Ymere nadrukkelijk laten informeren over het gevoerde overleg met verschillende stakeholders. De Raad acht de dialoog met de stakeholders van belang om de volkshuisvestelijke opgave goed te kunnen uitvoeren. Ymere geeft hierdoor mede actief invulling aan haar maatschappelijke verantwoordelijkheid.

6. Over de RvC. Hoofdstuk 6: Over de RvC Samenstelling Profielschetsen. Governancecode 2015

Recommend Documents