BAB 4 I{EIIU SISTEII DAI{ PBIIJELA$AN
4.L. 1.
DAFTAR IIBTIU APLIKASI. PEHGELOLAAII REKEIITIG PENCATATAN PEI'{AKAIAN BEBAN PENCATATAN PEHAKAIAN BEBAN AIR }TINUH TNNCETETEN PEHAKAIAN BEBAN LISTRIK }'IETER bETtEN EEBNN AIR HINUH YANG SUDAH TERISI YANG SUDAH TERISI 1.4. DAFTAR EEBTN ITSTNTT HETER BELU}I TERISI YANG DAFTAR EEBAT{ AIR HINU}i
i:i. i.i. i.'. i.5. I.6.DAFTAReEBAt{LI$TRIKHETERYANGBELUHTERISI 1.2 . HENCUBAH DATA BEBAN PEHAKAIAN AIR T{INUI{ 1.8.}TENGUBAHpeteBEBANPEHAKAIANLISTRIKHETER
PENCETAKAN TANDA PEHBAYARAN RETRIBUSI RETRIBUSI STAND/TEHPAT
2.L. 2.2. ?,,3. 2.4. 2.5. 2 .6 . 2.7 .
3.
4.
5.
RETRIBUSI AIR HINUT'I RETRIBUSI LISTRIK TETAP (U2) RETRIBUSI LISTRIK TETAP (U3) RETRIBUSI TISTRIK HETER (U2) RETRIBUSI LISTRIK }IETER (U3 ) RETRIBUSI PACHTER
PENCETAKAN REKAPITULASI REKENING REKAPITULASI REKENING STAND/TEI'IPAT 3. REKAPITULASI REKENING AIR ilINU}I REKAPITUTASI REKENING tI$TRIK TETAP (U?) REKAPITUTASI REKENING LISTRIK TETAP (U3} REKAPITULASI REKENING LISTRIK UETER (U2) REKAPITULASI REKENING LISTRIK }IETER (U3) REKAPITULASI REKENING PACHTER 3.7
1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. .
PEHROSESAN PIUTANG
4.1. 4.2. 4.3. 4.4. 4.5. 4.6.
POSTING PIUTANG PERIODE BERJALAN PENCATATAN PEHBAYARAN KOREK$I PEHBAYARAN PENGHAPUSAN PIUTANG KOREKSI PENGHAPUSAN TAPORAN-LAPORAN PIUTANG 4.6. 1. TAPORAN DETAIL PIUTANG PELANSGAN 4.6.2. LAPORAN PIUTANG TERPADU 4.6.3. TAPORAN TOTAL PIUTANG UNIT PASAR 4.6.4. DAFTAR PEHBAYARAN 4.6.5. DAFTAR PENGHAPUSAN PIUTANG TEHPO 4.6.6. DAFTAR PIUTANG LE}IAT JATUH 4. 6. ?. PERAHALAN PENDAPATAN
PEI'{ELIHARAAN
FILE
5.1. PELANGGAN
TABEL
36
5. 1. 1. 5. 1.2. 5. 1.3. 5. 1 .4. 5. 1. 5. 5. 1.6.
5.1.?.
5. 1. 8.
PENCATATAN DATA PELAI{GGAN }IENGUBAH DATA MENGHAPUS DATA I{ENON-AKTIFKAN DATA HENGAKTIFKAN DATA }'IELIHAT DATA NON-AKTIF HETIHAT DAFTAR PELANGGAN PENCETAKAN DAFTAR PELANGOAN
5.2. PACHTER 5.2. 1. I'IENAHBAH DATA PACHTER 5.2.2. HENEUBAH DATA 5. 2. 3. I,IENOHAPUS DATA 5.2.4. HETIHAT DATA PACHTER 5.2.5. PENCETAKAN DATA PACHTER 5.3. TE}IPAT 5.3. 1. T{ENA}IBAH DATA TABEL 5.3.2. HENGUBAH DATA 5.3.3. }IENGHAPUS DATA 5.4. AIR HINUH 5.4.1. UENAHBAH DATA TABEL 5.4.2. T{ENGUBAH DATA 5.4.3. }IENCHAPUS DATA 5.5. LISTRIK TETAP (U2) 5.5. 1. HENAI{BAH DATA TABET 5.5.?. HENOUBAH DATA 5.5.3. HENGHAPUS DATA 5.6. LISTRIK TETAP (U3) 5.6. 1. I,IENAHBAH DATA TABEL 5.6.2. I{ENGUBAH DATA 5.6.3. }IENGHAPUS DATA 5.?. LISTRIK HETER (UZ) 5. ? . 1. I,IENAI'IBAH DATA TABEL 5.7 .2. }IENGUBAH DATA 5. ?.3. HENGHAPUS DATA 5.8. LISTRIK HETER (U3) 5.8. 1. HENAT.IBAH DATA TABET 5.8.2. I'TENGUBAH DATA 5.8.3. HENGHAPUS DATA PA$AR 5.9. UNIT 5. g. 1. I{ENAI{BAH DATA TABEL 5.9.2. HENGUBAH DATA 5.9.3. I{ENGHAPUS DATA 6.
TUTUP BUKU
7.
UTILITY
1. Z. 3. 4.
PEUETIHARAAN ORGANI$ASI FILE BACK-UP HARIAN BACK-UP BUTANAN RESTORE DATA BACKUP
37
PEIIJELASAII PROSEDUR APLIKASI
4.2.
awal, lakukan peneatatan seluruh data unit pasar, tabel-tabe} tarip, data-data pelangElan non paehter dan data-data pelanggan paehter nelalui menu-
Pada tahap
nenupeneliharaanfl}e.}|enu-nenupeneliharaanininerupakan fasilitas untuk nenjaga kenutakhiran basis data. Berdasarkan "Daftar Peneriksaan l'leter Air Hinun"' lfFdate file pedaEanE! non pachter nelatui nenu pencatatan daftar neter air minum. Proses ini dilakukan untuk kepbntingan penerbitan rekening retribusi air ninun' Berdasarkan "Daftar Peneriksaan Heter Listrik Heter" '
updatefilepedaganBnonPachtermelaluinenuPencatatan daftar neter listrik neter. Proses ini dilakukanuntukkePentinganPenerbitanrekeningretribusi list,rik neter Lakukan proses peneetakan rekening retribusi' baik rekening retribusi stand, air ninum, listrik tetap u2, tetap u3, listrik neter u2, listrik neter u3 listrik naupun rekeninB retribusi Pachter
'
- Lakukan Proses peneatatan seluruh rekening retribusi kedalan file piutang (Proses posting piutang) ' Berdasarkan "Daftar Hasil Penagihan" lakukan perenaiaanfilepiutan€!nelaluiprosespencatatanpenbayaran p
iutang
.
- Lakukan proses penghapusan data-data piutang untuk da38
ta-data piutang yang dinyatakan dihapus' Lakukanptoaeapencetakanlapotan-laPoranpiutanBsebagai dokunentasl Pada setiaP akhir Periode Proaes' proses tutup buku dilakuhan pada actiap akhlr Berlode
untukncnperslapkanseluruhfilepadasistcnbasiEdatayan8adabaglkePerluanProacaPadaperiodeberl. kutnya.
3g
4.3. PSIIJBLASAN }IETIU SISTEII 1' 1' ] PENCATATAN PEI{AKAIAN BEBAN AIR I{INUH t HENU PENJEIASAN....
YanSdinaksuddenganpencatatanPenakalanbebanada-
lahpenasukandatayangberupaan8katerakhirpadaalat penunjuk neter bagi para pelanggan yang berlangElanan air minundanparapelangganyangberlanggananlistrikmeter. pencatatan penakaian beban adalah proses yang harus dilal'lenu kukan sebelun Proses pencetakan rekening ' .,PENCATATAN PEHAKAIAN BEBAN AIR I{INUH'' AdAlAh fASilitAS
untuk nenasukkan data neter yang berlan€lglanan air ninun' rekening retribusi air ninun, agar dapat ditentukan beraPa
akhir dari Para pelanel9an Sebelun proses penerbitan proses ini harus dilakukan neter kubik penahaian air
olehnasing-nasingPedagang(yan8berlanggananairninun) guna penerbitan rekening dalan bulan yang bersanEfkutan '
FIIE.. _ FILE
PELANGGAN NON-PACHTER
TREAD/I{RITE] tREADI
FILE UNIT PASAR
40
I{ENU
PBHCATATAN PEHATAIAII BBBAN
LISTRIK HSTER t 1.2. ]
PEf,JBLASAN....
Fasilitae untuk nanaaukkan'data lotar akhir dari parapalang8anyan8berlan8gananlietrlkneter.$ebclun prosea.penarbitan rekcning retribucl llstrlk ncter, balh listrik leter U2 nauPun Listrik nctcr U3' Progsa ini harusdi}akukanagardapatditentukanbcraPanctarkwh pelakaian llstrik oreh aaslng-aaeing pedagang (yang berlangganan lietrih aeter) guna pcncrbltan tehcnln8 dalan bu.lan yang bersangkutin. FILE
- FILE PBTANCCA}I }ION-PACHTEh . FIIB UNIT PASAR
4t
tR/nl tRl
ltE!1U
t1'3'l - Daftar Beban Air l{inun Yang sudah Terisi DaftarBebantistrikt|eterYangSudahTerisltl.4.] t1'5'l Daftar.Beban Air uinun Yang Belun Terisi - Daftar Beban Listrik Heter Yang Belun Terisi t1'6'l PENJELASAN. . .
.
disiapkan untuk nenpernudah kontro'l dalam proses Pencatatan neter akhir (untuk nenentukan penakaian neter kubik air ninum naupun kwh listrik
Fasifitas
penduhunEf yang
neter) dari pelanggan yang berlangganan air ninun naupun listrik neter Efuna penerbitan rekening dalan periode yang bersangkutan '
Melalui fasilitas ini akan dapat ditanpilkan para pelansgan air ninun/listrik neter yang data neter-akhirnya sudah/belun diisikan. FILE
- FILE PELANGGAN NON-PACHTER . tR] tR] - FILE UI{IT PASAR
42
I{ENU
l{engubah Data Bcban Peaakaian llengubah Data Beban Pcnakaian PETIJBLASAN. . .
t1.?.1 Air l{lnua Listrlk Heter t1-8.l
.
Fasilitas untuk ncngkoreksi data aater ahhlr Yang "Pencatatan Beban eebeLunnya telah diiElkan nelalui nenu "Pencatatan Beban Penakaian Air Hlnul" dan nelalui aanu Penakaian Listrik lleter" ' FIIE... - FILE PETANCGAN NOTI-PACHTBR - FILE UTIIT PASAR
43
tR/rf
tRl
l
HENU. .
.
PENCETAKA}I TANDA PEI'IBAYARAN RETRIBUSI
(PENERBITAN REKENING
) t2.]
PEI{JEIASAN. . .
.
hanya Setiap lenbar rekening retribusi'.diterbitkan bu1an, seountuk satu jenis retribusi. sehin€Era setiap
rangpedaEanB.dapatnenerimarekeninglebihdarisatu (pelenbar. Sebagai contoh, iika seorang penakai stand langgan)adalahjuglaberlanE€ananairninundan}istrik lenneter U2, naka Pelanggan tersebut akan nenerina tiga barrekeninE!,yaiturekeningretribusistand'rekeninEf meter retribusi air ninun dan rekening retribusi listrik u2,.
Penerbitan rekeninE! retribusi nencakup - rekening retribusi stand./tenpat
:
tz.1.l tz.z.J t2.3, l t2.4.J t2.5. l t2.6. l
rekening retribusi air ninun
- rekeningf retribusi rekening retribusi rekenin€l retribusi - rekening retribusi rekenin9 retribusi
listrik listrik listrik listrik Pachter
tetap U2 tetap U3 neter UZ neter U3
t?.7 .J
'
Perlu. dicatat bahwa proses penerbitan rekening tidak tangsungnengupdatefilepiutanE!.Updateakandilakukan pada nenu "Posting Piutangi Periode Berjalan" FILE
- FILE PELAHGGAN NON-PACHTER tR] tR] - FILE PELANGGAN PACHTER 44
'
FILE
TABEL TARIP
tRl
FILE
UNIT PASAR
tRl
I,IENU
PENCETAKAH REKAPITUTA$I REKBNING
t3.]
PENJELASAN....
Laporan rekapitulasi rekeninel adalah laporan adnitentang penerbitan rekeningi per unit Pasar. nistratif Pencetakan rekapitulasi rekening! retribusi neneakup : t3.1.1 - rekapitulasi rekening stand/tenpat t3.2. l rekapitulasi rekeninE! air ninun t3.3. l rekapitulasi rekeninEt listrik tetap U2
rekapitulasi rekapitulasi rekapitulasi rekapitulasi FIIE.
rekening listrik rekening listrik rekehing listrik
tetap U3 neter UZ neter U3
PELANGGAN NON-PACHTER
FILE PELANGGAN
_ FIIE
tRl tRl
PACHTER
tRl
TABEL TARIP
_ FIIE UNIT PASAR
tRl
45
t3.5.
l
rg.s. l t3.'?. l
rekening Pachter.
.
- FItE
t3.4. l
HEI.IU.
PEHROSESAN
PENJEIASAN. . .
PIUTANG t4. ]
.
Yang dinaksud denE'an piutang adalah piutang usaha, yang merupakan taBihan,/hak perusahaan kepada pedagang yang disebabkan oleh keglatan utana Perusahaan (penahaian tenpat, listrik, air ninum dan iasa pengelolaan./paehter) ' HENU
POSTING PIUTANG PERIODE BERJALAN
PENJETASAN. . .
t4.1.]
.
Postingl piutang dalan sisten ini -rrada Proses manual- identik dengan pengarsipan piutang-piutang kedalan kartu-kartu piutanE. Postin8Piutangakannencatatpiutang-piutangbaru'sebagai piutang usaha, kedalan file piutanE!. Proses ini cukup dilakukan satu kali dalan satu periode dan diialankan
sebelunproses.,TutupBuku..periodeberjalan. Total piutang rehening yang ditinbulkan pada bulan yang bersangkutan dicatat ke dalan file Pendapatan. (untuk keperluan analisa deret berkala / Eteranalan pendaPatan)' FILE
-
FILE
PETANCGAN NON-PACHTER
tRl
FILE
PELANGGAN PACHTER
tRl
FIIE TABET TARIP FIIE PIUTANG
tRl
FILE
ttf
tHl
PENDAPATAN
46
l
ilENU
-
t4.2. l [4.3. l
PENCATATAN PEI{BAYARAN
KOREKSI PE}IBAYARAN
PENJETASAN. . .
.
Henu untuk nencatat penbayaran/pelunasan atas Piutan6-piutang usaha Perusahaan. Penutakhiran posisi piutang ini dilakukan setelah diterinanya laPoran hasil penagihan.
FItE
- FIIE PIUTAHG - FIIE UNIT PASAR
TR/T]
tRl
HENU
-
l
PENGHAPUSAN PIUTANG
t4.4.
KOREKSI PENGHAPUSAN
t4.5. l
PENJELASAN....
Fasilitas untuk proses PenghaPusan data nota piutang tertentu. Penghapusan dilakukan denglan nenyebutkan nolror reglistrasi dari data piutangl yang bersangfkutan. Dapat dicatat bahwa nonor registrasi adalah kode identifikasi data-data piutang yang bersifat unik. Nonor registrasi piutang tereantun dalan lenbar rekening retribusi, rekapitulasi rekening dan iuga dalan laporan-laPoran detail piutang pelanggan. FILE
- FIIE
PELANGGAN
NON-PACHTER tR] 47
FILE
tRl
PELANGGAN PACHTER
- FILE PIUTANG I,IEHU
t R/r{
l
TAPORAN DETAIL PIUTANG PELANGGAN
PENJETASAN. . .
T4.6. 1. ]
.
Laporan yang berisikan deskripsi piutang dari setiaP
pelanggan. Untuk setiap pelanggan, laporan i.ni neliputi kolon tanggal dan nonor registrasi piutang, nilai piutang,st&tuspenbayaran(lunas,/belun),dansaldoakhir piutang dari pelanggan yang bersangkutan. FItE
HOH.PACHTER FILE PELANGGAN PACHTER FIIE PIUTANG FILE UNIT PASAR
FILE
PELANCGAN
I{ENU
tR] tR] tR] tR]
LAPORAN PIUTANG TERPADU
T4.6.2.7
PENJEIASAN....
Laporan yang berisikan total piutang dari nasingnasing jenis rekening untuk setiap pelanEgan. Untuk setiap pelanggan, laporan ini neliputi kolon total piutangl stand, total piutangl air ninun, total piutang listrik, dan total piutang paehter, iuga kolon-kolon usia piutang. 48
FILE. . .
-
FILE PELANGGAN NON-PACHTER
tRl
FILE PELANGGAH
tRl
PACHTER
FILE PIUTANG
. FIIE
U}TIT
tRl tRl
PASAR
TAPORAN TOTAL pIUTANG
}IE}TU.
PE}IJELASAN. . .
UNIT PASAR t4.6.3.1
.
Total piutang per unit pasar adalah laporan yang berisikan kolon kode unit, nana pasar, total piutang, total penbayaran dan total saldo akhir dari unit pasar yang bersangkutan.
FItE
- FIIE PIUTANG - FILE UNIT PASAR
tRl tRl
DAFTAR PEI'IBAYARAN T4 . 6 .4 . ]
HENU.
PENJETASAN.
penbayaran berisikan daftar penbayaran retribusi dalan periode berjalan. Daftar
FILE.
.
- FIIE
PELANGGAN NON-PACHTER
FILE PETANGGAN
tRl tRl
PACHTER
FILE PIUTANG
tRl
FILE U}TIT PASAR
tRl 49
penerinaan
DAFTAR PENGHAPUSAN PIUTANG
MENU.
PENJELASAN. . .
t4.6.5. ]
.
l{enberihan laporan yang berupa daftar nonor retlistrasi piutang yang telah diberi tanda penElhapusan. Laporan berisikan kolon-kolon kode dan nana pelanggan, tanggal dan nouror registrasi piutang, nilai dan status penbayaran piutang yang dihapus tersebut. FILE.
.
FItE
-
PETANGGAN NON-PACHTER
FILE PELANGGAN
tRl
PACHTER
FILE PIUTANG
tRl
_ FIIE UHIT PASAR
HENU
tRl
tRl
DAFTAR pIUTAt{c JATUH TEHPO
t4.6.6. l
PENJEIASAN....
Laporan yang dicetak berdasarkan eelisih tertentu (ditentukan oleh penakai) antara tanggal peneetakan dan tanggal piutang. Laporan berisikan kolon-kolon kode dan nana pelanggan serta piutang-piutang, dari pelanggan yang peneetakan. bersangkutan, yang nenenuhi kriteria FILE
FILE
PELANGGAN NON-PACHTER
- FIIE PETANGGAN _ FIIE PIUTANG
TR]
tRl
PACHTER
tRl
FILE UNIT PASAR
tRl 50
}TB}IU
PERAI{ALAN PBNDAPATAN 14. S. ?.
]
PBNJBLASAN....
Yang dinaksud pendapatan dleini adalah pendapatan yang berasal dari retribusi bulanan (retribusi sewa dan
Jasa pachter). Peranalan pendapatan dalan ElEten aplikaei retribuei buLanan PD. PASAR nenggunakan data buLanan. Hininar data yang harus tersedia adalah data (tota1 pendapatan PD. PASAR) Eelala tidla bulan terakhlr. FILE
- FILE PBNDAPATAN
tRl
51
,r/
UENU.
PEI,IETIHARAAN
FILE
HASTER DAN TABET
TARIP T5.]
PENJEIASAN....
Peneliharaan file adalah kegiatan penutakhiran data. rnti dari peneliharaan file adalah kegiatan uenanbah data
baru, nengubah data dan nenElhapus data. file terdiri atas, file naster pelanggan non-pachter file naster pelanggan pachter file tabel tarip stand f ile tabel tarirr aLr ninuu file tabel tarip listrik tetap UZ file tabel tarip listrik tetap U3 file tabel tarip listrik neter VZ file tabel tarip listrik neter U3 -' file naster unit pasar
5Z
Peneliharaan
t5. 1. l tb. Z. l
t5.3. l t5.4. l t5.5. l t5.8. l tb.2.1 t5.7. l t5.7. l
}IENU
TUTUP
BUKU t6. ]
PENJELASAN....
Proses tutup buku'adarah proses penutahhiran basis data yang dilakukan pada setiap akhir periode, dengan nenpersiapkan basis data tersebut untuk prosres periodd berikutnya. Dalan proses tutup buku ini akan dilakukan proses sebagai
berikut, - nenindahkan data neter ahhir, bagi para pelanggan air ninun dan,/atau listrik neter, ke dalan status neter awa1.
- nenbuang secara pernanen data nota-nota piutang
yang
sudah lunas (sudah terbayar).
- nenbuang secara permanen data nota-nota piutang yang sudah diberi tanda penghapusan (nelalui nenu proses pen$ftappsan piutang), sehingga tidak dapat dilakukan Froses koreksi penghapusan piutang untuk nota-nota piutang tersebut. FILE
HON-PACHTER tR/I{] FILE PIUTANG TR/t{]
FILE
PEIANG0AN
53
