van het aantal zakelijke maaltijden zou moeten vaststellen. In theorie is het immers mogelijk dat een werknemer verschillende keren aansluit bij de kassa; de ene keer met een broodje, dan weer met een soepje en dat hij op die manier via allemaal kleine consumpties een lunch bij elkaar scharrelt. U kunt dat niet zien en
4
de Belastingdienst ook niet. Deze kleine consumpties bij elkaar zijn echter fiscaal is deze belast. Wilt u daarover achteraf geen gedonder? Pak het probleem dan vooraf op met de Belastingdienst!
4.1.7.
Therapeutisch mee-eten?
Sommige werknemers in de gezondheids- of welzijnszorg zijn op grond van een publiekrechtelijke regeling of (collectieve) arbeidsovereenkomst verplicht samen te eten met de hun toevertrouwde patiënten, pupillen of bewoners. Voor dit therapeutisch mee-eten hoeft u bij deze werknemers niets bij het loon te tellen.
4.2.
De computer en de telefoon
Voor de computer en de telefoon gelden speciale regels. Dat was al zo vóór de WKR, maar ook onder de WKR is dat niet anders. In dit onderdeel daarom in detail aandacht voor de speciaal voor telefoon en computer geldende regelingen. We leggen u uit onder welke voorwaarden een telefoon of een computer belastingvrij is, maar ook hoe het zit met een vergoeding voor de telefoon en voor internet thuis. In maart 2013 is aangekondigd dat het begrip ‘werkplek’ opnieuw zal worden bekeken en wellicht zal worden vervangen. In dat geval kan het onderstaande, voor zover dit ziet op de telefoon op de werkplek, nog veranderen. Voorlopig geldt echter de onderstaand besproken regeling. Ga daar dus op dit moment van uit. Komen er aanvullingen/wijzigingen? Dan vindt u deze terug op de Download Zone.
4.2.1.
De regeling voor de telefoon, hoe werkt die?
In de WKR geldt de hiernavolgende regeling voor de telefoon: een uitsluitend op de werkplek ter beschikking gestelde telefoon is belastingvrij. De nihilwaardering is hierop van toepassing. Als de werknemer de telefoon vervolgens mee mag nemen, dan geldt dat de ter beschikking gestelde telefoon of het abonnement ervoor op nihil mag worden gewaardeerd (nihilwaardering van toepassing) wanneer deze telefoon: • •
meer dan 10% zakelijk gebruikt wordt; en mede dient voor gebruik op de werkplek (zie hoofdstuk 2 voor het begrip ‘werkplek’).
© De 100 meest gestelde praktijkvragen over de werkkostenregeling,
53
Diverse vergoedingen en verstrekkingen
wél een lunch en als de werknemer daarvoor minder betaalt dan het normbedrag,
Let
4
op.
Deze regeling betekent dat de kosten van de vaste telefoon thuis niet
meer belastingvrij kunnen worden vergoed! Vergoedt u de kosten voor een telefoonabonnement thuis of verstrekt u een abonnement voor thuis? Als u dat blijft doen onder de WKR, dan moet u de kosten van het abonnement (de prijs op de factuur inclusief btw) aanmerken als loon. U mag deze bij de werknemer individueel
Diverse vergoedingen en verstrekkingen
in de loonheffing meenemen, maar u kunt er ook voor kiezen deze in de eindheffing te betrekken. Heeft u nog budget over binnen de vrije ruimte? Dan mag u de vergoeding voor de telefoon thuis ook in het budget van de vrije ruimte laten vallen.
4.2.2. En de regeling voor internet? De verstrekking van internet op de werkplek is niet belast (nihilwaardering). Voor de WKR mag de verstrekking van internet (het data-abonnement) buiten de werkplek op nihil gewaardeerd worden indien internet: •
meer dan 10% zakelijk gebruikt wordt; en
•
mede dient voor gebruik op de werkplek (zie hoofdstuk 2 voor het begrip ‘werk plek’).
Let op. Internet bij de werknemer thuis óf een vergoeding voor zakelijk gebruik van internet mag niet tegen nihil gewaardeerd worden. U moet belasting berekenen over de waarde. Dit is de factuurprijs inclusief btw. U moet de kosten van het abonnement (de prijs op de factuur inclusief btw) aanmerken als loon. U mag deze bij de werknemer individueel in de loonheffing meenemen, maar u kunt er ook voor kiezen deze in de eindheffing te betrekken. Heeft u nog budget over binnen de vrije ruimte? Dan mag u de vergoeding voor de telefoon thuis ook in het budget van de vrije ruimte laten vallen.
4.2.3.
Hoe werkt de regeling voor de computer?
Voor de computer in de WKR geldt de volgende regeling. Als u een werknemer op de werkplek een computer ter beschikking stelt, dan is dit niet belast (denk aan de vaste computer die achterblijft op de werkplek). De nihilwaardering is hierop van toepassing. Een door u aan uw werknemer ter beschikking gestelde computer die hij meeneemt naar andere locaties, mag op nihil gewaardeerd worden wanneer deze: •
90% of meer zakelijk gebruikt wordt;
•
de computer mede dient voor gebruik op de werkplek (zie hoofdstuk 2 voor het begrip ‘werkplek’).
Let op. Dit betekent dus dat een vaste computer voor de werknemer thuis, ook al wordt deze 100% zakelijk gebruikt, belast is. Dit kan alléén anders zijn als de werk nemer thuis beschikt over een zelfstandige ruimte met een eigen ingang en sanitair die alleen wordt gebruikt voor het werk. Zie ook hoofdstuk 2 onder ‘Werkkamer’.
54
© De 100 meest gestelde praktijkvragen over de werkkostenregeling,
4.2.4.
Wat is ‘zakelijk gebruik’ en hoe toon je dat aan?
‘Zakelijk gebruik’ is gebruik in het kader van het werk. Het gaat hierbij om de tijd die wordt besteed ten behoeve van het werk. Of dat nu is het aanleren
4
van programma’s, het maken van brieven of iets dergelijks, het opstellen van
Sinds enkele jaren wordt het zakelijk gebruik voor een laptop of een telefoon die de werkgever ook op de werkplek ter beschikking stelt, door de Belastingdienst vooral getoetst op waarschijnlijkheid. Als het maar logisch is dat een werknemer gezien zijn functie een telefoon of een computer heeft en als uit de functie of de afspraken tussen werkgever en werknemer blijkt dat de werknemer deze laptop of telefoon echt nodig heeft. Tip. Leg in de afspraken met uw werknemer vast voor welke soorten werkzaam heden hij de computer nodig heeft. Bijvoorbeeld als tekstverwerker, om met bepaalde programma’s te werken, om zijn uren te registreren, etc. Zo voorkomt u achteraf discussies over de zakelijkheid. Let
op.
Voor een tablet (zoals een iPad bijvoorbeeld) geldt een afwijkende
behandeling (zie daarvoor verder bij paragraaf 4.2.6.).
4.2.5.
Wat is een ‘computer’ en wat een ‘telefoon’?
Zoals u hierboven heeft kunnen zien, kan er bij een computer bij gebruik buiten de werkplek pas bij een zakelijk gebruik van 90% of meer sprake zijn van een onbelaste terbeschikkingsstelling terwijl het bij een telefoon volstaat deze meer dan 10% zakelijk te gebruiken. Een telefoon is dus veel sneller belastingvrij. Met de opkomst van allerhande smartphones en tablets lag het daarom voor de hand dat belastingplichtigen zich op het standpunt stelden dat hier sprake was van een telefoon. De staatssecretaris van Financiën heeft al in zijn Besluit van 2011 aangegeven wanneer er volgens hem sprake is van een computer. Hij heeft aangegeven dat de omvang van het beeldscherm doorslaggevend is: “Smartphones en dergelijke apparaten met een beeldscherm (diagonaal) van maximaal 7 inch (17,78 cm) zijn fiscaal aan te merken als een telefoon of een dergelijk communicatiemiddel. Smartphones en dergelijke apparaten met een beeldscherm (diagonaal) groter dan 7 inch (17,78 cm), zoals tablets, zijn fiscaal gezien computers.” Verder geeft hij in dit Besluit aan dat u, wanneer werknemers een specifiek apparaat gebruiken met een scherm dat groter is dan 7 inch en u dit toch als communicatie middel wilt behandelen, aannemelijk moet kunnen maken dat er sprake is van
© De 100 meest gestelde praktijkvragen over de werkkostenregeling,
55
Diverse vergoedingen en verstrekkingen
berekeningen of het invoeren van data, maakt dan niet uit.
een telefoon of een vergelijkbaar communicatiemiddel. Dat kan bijvoorbeeld bij
4
apparaten waarvan de gebruiksmogelijkheden software- of hardwarematig zijn beperkt tot communicatie. Let
op.
Inmiddels is hierover in december 2012 al eens geprocedeerd. De
belastingplichtige stelde zich op het standpunt dat de tablet (een iPad in dat geval)
Diverse vergoedingen en verstrekkingen
een telefoon of vergelijkbaar communicatiemiddel was omdat de communicatie (mailen, videotelefoneren, whatsappen, e.d.) een centrale rol zou spelen. De rechter gaf de belastingplichtige ongelijk. De iPad heeft dermate veel computerfuncties (zoals spelletjes, lezen van e-boeken, muziek luisteren, e.d.), dat je niet kunt zeggen dat de communicatie centraal staat. De rechter acht daarom de regeling voor computers van toepassing.
Download Zone Op de Download Zone vindt u als nummer 12.1. het Besluit van het Ministerie van Financiën van 25 november 2011 (BLBK2011/1828M). De uitspraak van de Rechtbank Haarlem (LJN: BY4908) vindt u als nummer 12.7.
4.2.6.
De iPad en zakelijk gebruik
Zoals uit paragraaf 4.2.5. blijkt is een iPad fiscaal als een computer te behandelen. Dit betekent dat een zakelijk gebruik van 90% of meer aannemelijk moet worden gemaakt. Let
op.
De Belastingdienst stelt zich vooralsnog op het standpunt dat u dit alleen
aannemelijk kunt maken wanneer: •
de iPad of andere tablet achterblijft op de werkvloer; of
•
de iPad bij extern gebruik niet gebruikt kan worden voor toegang tot internet.
In alle andere gevallen acht de Belastingdienst het zakelijk gebruik onvoldoende aannemelijk gemaakt. In de praktijk blijken deze voorwaarden echter meestal niet te hanteren, omdat de tablet bijvoorbeeld wordt gebruikt om op afstand informatie van het bedrijf te kunnen gebruiken. De iPad wordt dus meestal meegenomen van de werkplek; dit was nu juist de reden om een iPad aan te schaffen! En dat betekent dus weer dat u de tablet tegen factuurwaarde inclusief btw als loon moet beschouwen en bij de werknemer in de loonheffing moet betrekken. Dit loon mag u ook als eindheffingsloon aanmerken en als u nog vrije ruimte heeft, kunt u de kosten daar onderbrengen en zijn ze onbelast. Tip. De Belastingdienst gaat er geregeld mee akkoord dat u de waarde van de tablet over drie jaar mag verdelen en elk jaar 1/3 van de prijs in de loonheffing mag meenemen. Gaat het in uw geval om een groot bedrag aan tablets en is uw vrije ruimte beperkt? Kies dan in overleg met de Belastingdienst hiervoor. Zo kunt u mogelijk voor meerdere tablets gebruikmaken van de vrije ruimte.
56
© De 100 meest gestelde praktijkvragen over de werkkostenregeling,
Voorbeeld
4.2.7.
Het Nieuwe Werken en de WKR (de thuiswerkplek)
Vóór de invoering van de WKR bestond er een regeling voor de thuiswerkplek. Op basis van deze regeling mocht u uw werknemer belastingvrij een bedrag geven voor de inrichting van de werkplek thuis. Daarvoor golden wel voorwaarden. Deze oude regeling was de aanleiding voor veel werkgevers om afspraken te maken over vergoedingen of verstrekkingen bij thuiswerken. Let
op.
Deze regeling is onder de WKR geheel verdwenen! Dat betekent dat de
vergoeding of verstrekking voor de inrichting van de werkplek thuis in principe belastbaar is bij de werknemer. U kunt deze echter ook aanmerken als eind heffingsloon. Óf als u nog budget in uw vrije ruimte heeft, kunt u de thuiswerkplek ook in dit budget laten vallen en blijft belastingheffing dus achterwege. Praktisch betekent dit voor u dat wanneer u een regeling heeft voor thuiswerken, u het beste kunt nagaan of u nog wel vrije ruimte beschikbaar heeft. Is dat niet het geval, weet dan dat de eindheffing van 80% of belastingheffing bij de werknemer aan de orde is. Het kan dan ook een reden zijn om deze regeling af te schaffen. In hoofdstuk 9 kunt u meer lezen over het afschaffen en wijzigen van arbeidsvoorwaarden. Let
op.
Uit diverse hoeken is kritiek geuit op dit stelsel. In maart 2013 is aan
gekondigd dat de knelpunten WKR nog eens zullen worden bezien, waarbij ook het begrip ‘werkplek’ nader bekeken zal worden. Op dit onderdeel zijn derhalve wel wijzigingen te verwachten. Houd de Download Zone dan ook in de gaten om van het nieuws op de hoogte te blijven. Tip. Gaat het om arbovoorzieningen? Dan is er sprake van een uitzondering op het hiervoor genoemde. Als u aan uw werknemer mede voor de werkplek arbovoorzieningen ter beschikking stelt, mag u dit op nihil waarderen. Uitsluitend voor deze arboverstrekkingen geldt dat óók de plek in de eigen woning van de werknemer als werkplek meetelt! Op grond van deze regeling zou u uw werknemer dus mogelijk wél een op nihil gewaardeerde, aangepaste bureaustoel mogen verstrekken.
© De 100 meest gestelde praktijkvragen over de werkkostenregeling,
57
Diverse vergoedingen en verstrekkingen
4
Uw vrije ruimte per jaar is € 4.000,-. Hiervan heeft u al € 3.000,- gebruikt voor diverse andere vergoedingen en verstrekkingen. U heeft dit jaar dus nog een vrije ruimte over van € 1.000,-. Nu wenst u in 2014 aan vier werknemers een tablet ter beschikking te stellen met een waarde inclusief btw van € 650,per stuk. De WKR is van toepassing. De totaalprijs van de vier tablets is (€ 650,- x 4 =) € 2.600,-. Nu u nog een vrije ruimte van € 1.000,- heeft, zou het verschil als eindheffingsloon belast zijn tegen 80%, (€ 1.600,- x 80% =) voor € 1.280,- dus. Verdeelt u de kosten daarentegen over drie jaar, dan zijn de jaarlijkse kosten € 866,-. Omdat dit minder is dan de in 2013 resterende € 1.000,- blijft de iPad daar volledig buiten de heffing.
